KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP PROFIL KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI
A. ALAMAT Kantor berada di tengah kota di sebelah selatan gedung DPRD Kab. Sumenep, dimana dipimpin oleh : Nama : AGUS D. PUTRA, S.Sos. NIP. : 19690811 198809 1 001 Jabatan : Kepala Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Alamat Kantor : KH. Sajad No. 2A Telp (0328) 667520. Email :
[email protected] :
B. SEJARAH INSTANSI Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep awalnya berdiri berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor : 24 tahun 2000 tanggal 7 desember 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah. Sedangkan tugas pokok dan fungsinya termuat dalam Keputusan Bupati Sumenep Nomor: 01 tahun 2001 tanggal 17 Januari 2001. Kantor ini merupakan penggabungan dari Dua Kantor yang tadinya masing-masing berdiri sendiri yaitu Kantor Arsip daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep (yang berdirinya berdasarkan Peraturan Daerah kabupaten daerah Tingkat II sumenep
Nomor: 05 tahun 1998 tanggal 16 Mei 1998 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten daerah tingkat II sumenep) dengan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep. Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan Kab. Sumenep diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah, serta Peraturan daerah Kabupaten sumenep Nomor 12 Tahun 2006 tentang perubahan Atas Peraturan Daerah kabupaten sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah . Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 04 Tahun 2006 tentang Tugas dan fungsi organisasi Lembaga Teknis Daerah ,pasal 245 sampai dengan pasal 258. . Kemudian Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan berubah menjadi Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep yang diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 17 Tahun 2008 tentang Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah , Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 29 Tahun 2008 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah Tahun 2008. . Berdasarkan Keputusan Bupati tersebut Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. C. STRUKTUR ORGANISASI
D. BIDANG PERPUSTAKAAN a. Pengertian Layanan perpustakaan adalah semua jenis kegiatan yang ditujukan untuk menyiapkan segara sarana ( fisik dan non fisik ) guna mempermudah perolehan informasi /bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai . layanan perpustakaan dapat berarti pula : Pengorganisasian secara teratur dan sistematis melalui kegiatan pencatatan, pendaftararn, pengklasifikasian, pemrosesan dan penyiapan bahan pustakadalam rak – rak buku serta penyusunan semua bahan pustaka yang ada diperpustakaan. Sistem peminjaman semua fasilitas perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemakai dengan mudah dan cepat sebagai suatu tugas layanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pemakai.
b. Tujuan Jenis layanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan : Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut secara maksimal. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi. Terjamninnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Diperoleh data kegiatan perpustakaan. Bila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. c. Syarat Agar tujuan dapat tercapai maka perlu diperhatikan syarat – syarat dalam pelayanan meliputi : Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah. Pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. d. Tugas – tugas 1. Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu bervariasi misalnya : Jangka lama : setahun, semester, kwartal, sebulan. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari, seminggu. Jangka pendek : tiga hari, dua hari, sehari. Jangka singkat : semalam, sesiang, sejam. 2. Pengembalian Kegiatan ini biasanya dijadikan satu dengan bagian pengembalian. Tugas di bagian ini harus tegas dan teliti, sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembalian. 3. Penagihan Bila terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaranperlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. 4. Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka meyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, penggantian koleksi, sanksi administrasi. 5. Statistik Kegiatan ini dilakukan pada akhir kegiatan dengan bertujuan untuk mengetahui perkembangan perpustakaan.
Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca. e. Unsur yang menyebabkan layanan 1. Koleksi Koleksi yang akan disajikan perlu dibina dahulu/seleksi setelah ini diolah dan didayagunakan / dilayankan. 2. Fasilitas Agar layanan kepada pemakai cepat dan tepat maka diperlukan ragam layanan atau sistem layanan. 3. Petugas Petugas diperlukan sebagai jembatan antara pemakai dengan bahan bacaan petugas bisa teknisi dan pustakawan. 4. Pemakai Pemakai perpustakaan berupa perorangan atau kelompok bisa ( mahasiswa, guru, pelajar ) Dimana setiap Anggota perpustakaan harus mempunyai kartu anggota : Kartu Anggota biasanya memuat : Nomor anggota Nama Alamat Pekerjaan Foto
Contoh kartu anggota bagian depan : Perpustakaan ............................ .......................................................................... No...............
Tahun ................ KARTU ANGGOTA
Nama Alamat Pekerjaan
: : : Kepala Perpustakaan
( Foto )
-------------------------
Kartu buku memuat : Nomor panggil Nama pengarang Judul buku Nomor anggota Tanggal kembali Contoh : 813 BUD b
123/BPP/p/2006 BUDIONO, Heri Bertempur melawan srigala
Kantong kartu buku memuat :
Nomor panggil Nama pengarang Judul buku Contoh :
813 BUD b
100/PD/95 BUDIONO, Heri Bertempur melawan srigala
Slip tanggal kembali. Slip tanggal kembali biasanya ditempelkan pada halaman akhir buku, dengan maksud kapan buku tersebut dikembalikan, sehingga anggota akan mengetahui.
Contoh : Perpustakaan ................... ............................................... Kembali buku ini sebelum atau pada tanggal yang tertera dibawah ini.
f. Jumlah Koleksi buku Perpustakaan
No. Klasifikasi
Judul
eksemplar
000
508
2032
100
508
2032
200
1525
6100
300
1525
6100
400
1017
4068
500
1017
4068
600
2034
8136
700
1017
4068
800
1017
4068
900
1017
4068
Referensi
750
3000
g. Gedung Perpustakaan Kabupaten Sumenep
Bangunan Gedung Perpustakaan ini dibangun terpisah, yang terletak di belakang Gedung Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep. Dengan dipisahkannya bangunan Gedung Perpustakaan diharapkan dapat memberikan Pelayanan Kepada Masyaratakat lebih Maksimal. Dimana Perpustakaan mempunyai peran penting untuk mencerdaskan masyarakat khususnya di Kabupaten Sumenep.
h. Ruang Perpustakaan Sirkulasi Ruang Peminjaman Bagi anggota Perpustakaan yang telah mempunyai Kartu Anggota bila akan meminjam atau mengembalikan buku.perpustakaan
Ruang Baca Buku di Lantai I Buku yang terdapat di lantai I merupakan buku yang disediakan untuk pelajar, mahasiswa dan masyarakat untuk dipinjam. Diruangan ini juga tersedia ruang baca bagi yang ingin membaca buku di diperpustakaan. Ruang Baca Buku Referensi di Lantai II Buku referensi merupakan buku yang disediakan untuk Pelajar, Mahasiswa, masyarakat untuk menambah wawasan. Buku referensi ini tidak dapat dipinjam tetapi bisa dibaca di tempat yang telah disediakan . Pelayanan Internet Gratis Dengan semakin berkembangnya teknologi Informasi. Maka Perpustakaan menyediakan internet gratis untuk mempermudah Pelajar, Mahasiswa dan Masyarakat memperoleh pengetahuan dan informasi terbaru yang ada. Rak Buku Untuk menunjang semakin bertambahnya koleksi buku perpustakaan setiap tahun, Perpustakaan menambah rak buku yang terbuat dari bahan besi yang dapat dibongkar pasang dan lebih kokoh.
i. Kegiatan Perpustakaan Perpustakaan Keliling Perpustakaan Keliling merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh kantor perpustakaan, dimana sampai tahun 2011 jumlah perpustakaan keliling mencapai 39 perpustakaan Sekolah. NO.
NAMA DESA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
SDN Legung Barat I RA Atta'awun MTs Atta'awun MA Atta'awun MTs Al Karimiyah SMP Al Hidayah/SMPIT SMPN 5 Sumenep MA Mathla'ul Amien PP Mathla'ul Amien MI Mathla'ul Amien MTs Mathla'ul Amien FKKT Batang-Batang MI Al Qadiri Jenangger K5( Khazanah Kajian Kitab Klasik) MA Nurul Islam Tamidung TK Al Karimiyah SMP Islam Raudlatul Amal MA Nurud Dhalam SDN Daramista PP Pesantren Annuqoyah SDN Moncek tengah PP Al Ishlah TK,MI,MTs,MA,MD, Umum SDN Sendir SMP Islam Ar Raudah MTs Sumber Mas MTs NU Bukabu MA Aswaj MI Darul Ulum MTs Darul Ulum RA Darul Ulum RA Agung Damar MA Nurur Rahmah MTs Nurur Rahmah MI Agung Damar (PA ) MI Agung Damar (PI ) MTs Agung Damar SDN Nambakor 1 no.27
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
KECAMATAN Batang – batang Batang – batang Batang – batang Batang – batang Gapura Pangarangan Pamolokan Dungkek Dungkek Dungkek Dungkek Batang-Batang Batang-Batang Gapura Batang-Batang Gapura Ganding Ganding Lenteng Guluk-guluk Lenteng Guluk-Guluk Lenteng Kota Sumenep Ganding Ambunten Ambunten Batu Putih Batu Putih Batu Putih Pragaan Pragaan Pragaan Pragaan Pragaan Pragaan Nambakor
Foto kegiatan perpustakaan keliling
E. BIDANG KEARSIPAN Tugas : Membantu Bupati dalam penyelenggaraaan kewenangan bidang kearsipan dan perpustakaan. Fungsi : 1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan 2. Pengadaan dan pengolahan bahan kearsipan. 3. Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan 4. Pengolahan arsip inaktif perangkat daerah 5. Pengumpulan dan pengolahan arsip statis 6. Pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan kearsipan. 7. Pelaksanaan dan pengelolaan warung informasi dan teknologi
a. Jumlah Arsiparis Tingkat Ketrampilan : Tingkat Keahlian : Petugas Kearsipan : 3 orang b. Pedoman Kearsipan yang diciptakan Daerah Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan c. Sarana Prasarana Penyimpanan Arsip Depo/ruang penyimpanan sementara masih diruang perkantoran dan sebagian besar masih tersimpan di masing-maing SKPD.
d. Khasanah Arsip Arsip Inaktif No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Asal Arsip
BP-7 Dep. Penerangan Dep. Koperasi Pembantu Bupati Sumenep Pembantu Bupati Kangean Pembantu Bupati Sapudi Pambantu Bupati Bluto Pembantu bupati Ambunten Dispenda Dinas Perhubungan Dinas Pendidikan Disnaker Diperta Disperindag DPU Bina Marga Dinas kesehatan Dinas Infokom BPPMD Bapedalda Bakesbang dan Linmas Kantor Kepegawaian Daerah Kantor Satpol PP RSD Dr.H.Moh.Anwar Kantor Kependudukan & Capil
JUMLAH
Jumlah Berkas
2795 56 404 899 1750 455 1498
Boks
7 144 1 60 3 55 577 53 151 122 216 333 80 228 2021 123
34 1 13 11 12 9 10 37 1 1 1 5 15 1 1 1 1 1 1 1 1 7 1
12.174
167
Kurun Waktu 1999 2000 2000 2001 2001 2001 2001 2001 5 Des 2005 17 maret 06 24 jan 2006 20 Jan 2006 5 Jan 2006 12 Jan 2006 -
Jenis Arsip
e. Program Unggulan / Prioritas -
Sosialisasi peraturan pemerintah no 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang – undang no.40 tahun 2010 tentang kearsipan di lingkungan pemerintah kabupaten sumenep
-
Penggunaan Kartu Kendali Murni (Sekarang sebagai Percontohan Kabupaten) Rapat Koordinasi penyelamatan dan pelestarian dokumen / arsip daerah bagi desa / kelurahan binaan kearsipan kabupaten sumenep tahun 2013
-
Arsip Masuk Desa dimulai sejak tahun 2007. Desa yang sudah menjadi binaan sebanyak 34 Desa sampai tahun 2013. DAFTAR DESA BINAAN KEARSIPAN KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP TAHUN 2013 NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
NAMA DESA PABIAN KEBUNAN BENARESEP TIMUR CANGKRENG KASENGAN TENONAN MANDALA BUN BARAT GINGGING SERA BARAT BULA’AN LARANGAN KERTA SODDARA PRANCAK TAMBAAGUNG TENGAH KELES BILLAPORA TIMUR GADU TIMUR BABAN LONGOS JELBUDAN MANTAJUN PANANGGUNGAN PAYUDAN DUNDANG KAMBINGAN TIMUR TANAMERAH PRAGAAN LAOK PAKAMBAN DAYA DUNGKEK ROMBEN GUNA NYABAKAN BARAT NYABAKAN TIMUR KOMBANG POTERAN
KECAMATAN KOTA SUMENEP LENTENG MANDING RUBARU BLUTO BATUPUTIH PASONGSONGAN AMBUNTEN GANDING GAPURA DASUK GULUK - GULUK SARONGGI PRAGAAN DUNGKEK BATANG - BATANG TALANGO
-
Foto Pembinaan Kearsipan
-
Untuk menunjang tertib administrasi, maka desa diberi bantuan / hibah sarana pengolahan dan penyimpanan Arsip ( filing cabinet ) oleh kantor perpustakaan arsip dan dokumentasi. Berikut data nama desa yang telah dberi bantuan : NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
NAMA DESA PAKANDANGAN BARAT KETAWANG LAOK MONCEK TENGAH GELUGUR BABBALAN GUNGGUNG LARANGAN PERRENG TANJUNG BUNPENANG BANRA’AS BANCAMARA TENGEDAN BELLUK RAJA BASOKA KALEBENGAN PINGGIR PAPAS KACONGAN PANGARANGAN ROMBIYA TIMUR CABBIYA GENDANG BARAT KARANG TENGAH SOMBER SONOK TALAGA SOKARAME PASESER GALIS BRINGSANG AENGANYAR JATE BANBARU BANMALING
KECAMATAN BLUTO GULUK – GULUK LENTENG BATUAN BATUAN BATUAN PRAGAAN SARONGGI DUNGKEK DUNGKEK DUNGKEK BATUPUTIH AMBUNTEN RUBARU RUBARU KALIANGET KOTA SUMENEP KOTA SUMENEP GANDING TALANGO GAYAM GAYAM NONGGUNONG NONGGUNONG NONGGUNONG NONGGUNONG GILIGENTING GILIGENTING GILIGENTING GILIGENTING GILIGENTING GILIGENTING
-
Foto pemberian bantuan filling cabinet
f. Hambatan yang dihadapi 1. Tidak adanya Depo arsip 2. Kurang tersedianya SDM (Arsiparis) 3. Tidak adanya ruang khusus perawatan arsip 4. Belum mengelola arsip statis
