perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA ARCHIVE MANAGEMENT IN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi
Disusun Oleh : TITO HADYAN D1512086
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2015
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh: TITO HADYAN D1512086
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs.Sudarto, M.Si NIP. 19550202 198503 1 006 commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA Disusun Oleh : TITO HADYAN D1512086 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tim Penguji
Pada hari
:
Tanggal
:
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Ali, M.Si
2. Penguji 2
Drs. Sudarto,M.Si
Mengetahui, Dekan
Kepala ProgramStudi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si NIP. 19610825 198601 2 001
commit to user
iii
Drs. Ali, M.Si NIP. 19540830 198503 1002
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : TITO HADYAN NIM
: D1512086
Menyatakan
dengan
sesungguhnya
bahwa
tugas
akhir
dengan
judul
“PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juli 2015 Yang Membuat Pernyataan,
TITO HADYAN
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO “Hidup tidak menghadiahkan suatu barang kepada manusia tanpa bekerja keras” Unkwon “Sedikit pengetahuan yang digunakan untuk berkarya, sungguh lebih berharga dari pada banyak pengetahuan disimpan saja” Kahlil Gibran
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada: 1. Allah SWT yang memperlancar pengerjaan Tugas Akhir 2. Keluargaku tercinta, terutamaKedua orang tua, kakakdankeluargalainnya yang selalu memberidukungan. 3. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan ilmu, pelajaran hidup dan pengalaman yang berharga selama magang. 4. Caterina Sarlita Putri yang selalu memberikan semangat dan dukungan kepada saya. 5. Bapak Drs. Sudarto,M.Si yang sudah membimbing saya dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 6. Dosen pengajar selama kuliah di D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2012 baik kelas B maupun kelas A yang tidak dapat disebutkan satu per satu. 8. Pembaca yang berhati mulia.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahhirobbil’alamin, penulis panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan berkah, rahmat, kesehatan dan segala nikmat yang diberikan serta ilmu pengetahuan yang tiada ternilai sehingga atas ijin-Nya laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. Penulisan laporan tugas akhir dengan judul “Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta” disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selesainya laporan tugas akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Untuk itu saya ucapkan terimakasih kepada : 1.
Drs. Sudarto, M. Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah membimbing penulis dengan penuh kesabaran hingga penulisan ini selesai.
2.
Drs. Sri Wahyudi, M. Si selaku kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan Kuliah Kerja/Magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3.
Mahalani Kurniawati, SE selaku Pengelola Arsip yang telah memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama pembuatan Tugas Akhir.
4.
Drs. Ali, M. Si selaku penguji Tugas Akhir dan Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi.
5.
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si , selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6.
Ibu dan Bapak tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya commit to user untuk mengasuh, membimbing, maupun doa restu kepada penulis, vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7.
Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III Manajemen Administrasi angkatan 2012.
8.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan kekeliruan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran untuk langkah selanjutnya agar lebih baik. Semoga penulisan laporan tugas akhir ini dapat memberikan banyak manfaat. Surakarta,
Juli 2015
Penulis
Tito Hadyan
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
JUDUL PERSETUJUAN …………………………………………………………..
ii
PENGESAHAN …………………………………………………………...
iii
PERNYATAAN …………………………………………………………...
iv
MOTTO ……………………………………………………………………
v
PERSEMBAHAN …………………………………………………………
vi
KATA PENGANTAR …………………………………………………….
vii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………
ix
DAFTAR TABEL …………………………………………………………
xii
DAFTAR BAGAN ………………………………………………………...
xiii
ABSTRAK ………………………………………………………………..... xiv ABSTRACK ………………………………………………………………..
xv
BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………
1
A. LatarBelakang ………………………………………….................
1
B. RumusanMasalah …………………………………………………
3
C. TujuanPengamatan ………………………………………………..
3
D. ManfaatPengamatan ………………………………………………
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENELITIAN………...
5
A. TinjauanPustaka …………………………………………………..
5
1. PengertianPengelolaanArsip ……………………………..
5
2. JenisArsip……………………………………………….....
7
a.
ArsipDinamis………………………………………...
7
b.
ArsipStatis……………………………………………
7
3. TujuanKearsipan……………….…………………………
8
4. PengelolaanArsip ………………………………………..
8
a. b.
PenerimaandanPencatatanArsip …………………… commit…………………………………... to user PenyimpananArsip
ix
9 10
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
c.
PenyusutandanPemusnahanArsip …………………..
18
d.
FasilitasKearsipan ……………………………………
22
e.
PegawaiKearsipan ……………………………………
25
B. MetodePengamatan ……………………………………………….
26
1. JenisPengamatan ………………………………………….
26
2. Lokasi ……………………………………….......................
26
3. Sumber Data ……………………………………………….
27
4. TeknikPengumpulan Data ………………………………...
28
5. MetodeAnalisa Data ………………………………………
28
BAB III DESKRIPSI LOKASI …………………………………………..
29
A. LokasiPengamatan ………………………………………………..
29
B. SejarahBerdirinya Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………………………………………..
29
C. VisidanMisi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta ……………………………………………………………
31
D. TugasPokokdanFungsi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta ……………………………………………………...
32
E. StrukturOrganisasi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………………………………………… F. PegawaiSeksiPengelolaanArsip …………………………………
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ……………… A. HasilPengamatanPengelolaanArsip ArsipdanPerpustakaan
Daerah
di Kota
33 37
41
Kantor Surakarta
41
……………………………...
42
a.
Penerimaan dan Pencatatan Arsip ............................................
42
b.
PenyimpananArsip …………......................................……….
49
c.
PemusnahanArsip ……………………………………………
49
Faktor Pendukung Pengelolaan Arsip commit to user a. PelayananArsip ………………………………………………
49
x
51
perpustakaan.uns.ac.id
b.
digilib.uns.ac.id
FasilitasKearsipan ……………………………………………
53
B. PEMBAHSAN …………………………………………………….
56
BAB V PENUTUP ………………………………………………………...
56
A. Kesimpulan ………………………………………………………..
57
B. Saran ……………………………………………………………….
58
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………….. LAMPIRAN
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL Tabel3.1 DaftarNamaPegawaiBesertaJabatan ……………………………... 39 Tabel4.1 KartuFieches……………………………………………………….. 46 Tabel4.2 LembarPeminjamanArsip …………………………………………. 50 Tabel4.3 JumlahArsip yang Diterima ………………………………………... 52 Tabel4.4 Arsip yang TelahDikelola …………………………………………. 52
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN Gambar3.1 StrukturOrganisasi ……………………………………………… 33 Gambar 4.1 PenataanBoksKedalamRakArsip ……………………………... 49
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK TITO HADYAN, D1512086“PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”,Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2015. . Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta kendala apa saja yang dihadapi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancaradan, observasi. Pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan asassentralisasi. Dengantahap-tahap yang pertamaialah :Penerimaan dan Pencatatan Arsip – Penyimpanan Arsip – Pemusnahan Arsip.
Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Pengelolaan, dan Arsip,
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACK TITO HADYAN, D1512086 “ARCHIVE MANAGEMENT IN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”, Major Administration Management, Diploma Degree III, Faculty of Social and Political Sciences, SebelasMaretUniversity, Batch 2015. Archives have an important role for the successfulness of an organization’s activity as the source of information and the main memories. However, in fact, the low appreciation towards archives raises a problem so the archives are not well-organized. The purpose of this research is to understand the management of archives and its problems faced by Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Surakarta. The researcher took the research location more specifically in Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Surakarta. This research used descriptive qualitative method with an active observation. The source of data collected from the informants, the research location and other supporting document. The data were collected by doing interview and observation. The archives management in Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta applies centralization-basis. The steps for this type of management are Receiver and Entry – Storage – Annihilation.
Keyword: Archive Management, Management, Archive
commit to user
xv
