PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KULON PROGO

Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)

1

PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KULON PROGO Penulis 1: Galuh Rusita Penulis 2: Djihad Hisyam Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Email : [email protected] ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, terutama yang berkaitan dengan prosedur pengelolaan, sistem penyimpanan, fasilitas kearsipan, pegawai kearsipan, lingkungan kerja kearsipan dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Informan penelitian yakni Arsiparis dan pegawai pengolah arsip di unit lain yang secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo sejumlah lima orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu triangulasi, baik sumber maupun metode. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa: 1) Pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo secara keseluruhan telah mengikuti prosedur/peraturan yang berlaku, akan tetapi masih belum optimal pada aspek sarana dan prasarana kearsipan, perawatan dan penyelamatan arsip. 2) Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, yaitu: a) faktor sarana dan prasarana, yakni peralatan kearsipan masih sederhana dan kurang memadai, ruang penyimpanan arsip statis masih bercampur dengan yang lainnya belum menjadi satu ruangan terpisah, belum ada alat pengatur suhu ruangan (AC) sehingga pada musim tertentu udara menjadi sangat lembab, b) faktor sumber daya manusia (SDM) yakni jumlah petugas kearsipan yang masih kurang, serta latar belakang pendidikan yang kurang sesuai, kesadaran masyarakat, pihak-pihak, serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon Progo tentang pentingnya arsip masih sangat rendah. 3) Upaya yang dilakukan oleh Kantor Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip statis, yaitu: a) memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber Daya Manusia (SDM), dengan cara mengikuti diklat-diklat, dan penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan. Kata kunci : Pengelolaan Arsip statis

THE MANAGEMENT OF THE STATIC ARCHIVE IN THE LIBRARY AND ARCHIVE OFFICE OF THE KULON PROGO DISTRICT ABSTRACT This research aims to understand the management of the static archive in the Library and Archive Office of the Kulon Progo District, especially in regard to management procedures, storage system, chancery facilities, employees chancery, chancery work environment and the obstacles facing the management of the static archive. This research is descriptive in nature adopting qualitative information. The subjects of this study, namely Archivist and another employee of archive unit in Library and Archive Office of the Kulon Progo District who manage the archives directly, numbers five persons. The data collection techniques that were used were observation, interview, and documentation. The interactive data analysis techniques used consist of the reduction of the data, the presentation of data and the withdrawal of a conclusion. Triangulation was used in order to validate the data. The results of the research show: 1) that management of the static archive in the Library and Archive of the Kulon Progo District office have overall followed the procedures and regulations, but yet have not achieved optimal chancery on the facilities and infrastructure,


2

care and archive rescue. 2) that barriers were faced in the management of the static archive, namely: a) facilities and infrastructure factors, simple and equipment chancery is still inadequate, archive storage space mingled with other static still have not become a separate room and do not yet have a thermostat in the room (AC) so that in certain seasons of the air becomes very moist, b) human resources: chancery officer is still lacking, education and background is not consistent and public awareness in the Kulon ProgoDistrict about the importance of the archives is still very low. 3) the efforts made by the Library and Archive Office of the Kulon Progo District for overcoming resistance in the management of static archive namely: a) the maximization of the function of pre-existing chancery equipment b) the increase in performance of human resources by means following of training and upgrading courses related to guidance chancery technique. Keyword: The management of the static archive

tidak terlalu penting dan harus dimusnahkan.

PENDAHULUAN Setiap

instansi

Tetapi banyak pula yang menyadari akan

menghasilkan dokumen dan naskah-naskah

pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip perlu

dalam menjalankan aktifitasnya. Dokumen

dikelola, disimpan dan dirawat dengan baik.

dan

organisasi

naskah

disimpan

yang

dengan

atau

dihasilkan

kemudian

menggunakan

sistem

Arsip seharusnya dikelola dengan baik, apabila arsip tidak dikelola dengan baik hal

tertentu agar menjadi teratur dan mudah

tersebut

dicari. Dokumen penting yang telah disimpan

permasalahan bagi suatu organisasi atau

secara teratur tersebut disebut arsip. Arsip

instansi. Keberadaan arsip pada suatu instansi

memiliki peran sebagai bahan perencanaan,

menjadi salah satu faktor yang sangat penting,

bahan

hal ini dikarenakan arsip merupakan penentu

pertimbangan

keputusan,

bahan

dan

pengambilan

penyelamatan

dapat

menyebabkan

berbagai

aset,

dalam proses pelaksanaan tugas instansi

perlindungan hak atas kekayaan intelektual,

khususnya dalam instansi pemerintahan yang

penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah,

berorientasi pada pemberian layanan secara

menanamkan nilai, dan pencitraan institusi.

langsung kepada masyarakat luas (publik).

Arsip memiliki peranan sangat penting bagi

Selain itu, arsip juga merupakan sarana

kelancaran aktifitas organisasi atau instansi

evaluasi

karena arsip digunakan sebagai sumber

pemerintah dan pembangunan serta sebagai

informasi, sebagai pusat ingatan dan juga

bahan pertanggungjawaban nasional kepada

sebagai bukti.

generasi yang akan datang. Arsip harus

Setiap organisasi/instansi memandang arsip

secara

penyelenggaraan

dikelola dengan baik dan benar menggunakan suatu sistem yang baik dan benar pula agar

hasil

informasi yang tersimpan dalam arsip tetap

samping dari suatu kegiatan administrasi. Hal

terjaga keotentikannya. Pengelolaan arsip

tersebut

yang baik juga dapat mempermudah dalam

arsip

kemudian

sebagian

proses

besar

memandang

berbeda,

dalam

sebagai

sebuah

menjadikan

arsip

cenderung dipandang sebagai sesuatu yang


3

penemuan kembali arsip, ketika arsip tersebut

arsip yang belum baik (masih berantakan)

sewaktu-waktu diperlukan.

sehingga terkadang ada surat yang hilang atau

Kantor pemerintah sebagai salah satu

susah untuk ditemukan kembali, tempat

instansi pada umumnya berfungsi melayani

penyimpanan arsip yang belum memadai

kepentingan

karena

publik,

di

mana

administrasinya

dilakukan

Dengan

berlangsungnya

terus

kegiatan

secara

rutin.

kegiatan

masih

pengolahan

bercampur

dan

tersedianya AC

ruang

dengan

ruang

pegawai,

tidak

yang berfungsi sebagai

administrasi, maka volume arsip pada kantor

pengatur

pemerintah semakin hari semakin bertambah.

penyimpanan arsip, suhu ruang penyimpanan

Apabila bertambahnya arsip tidak dikelola

arsip seharusnya antara 22º C- 25º C, ruang

dengan

kantor

penyimpanan arsip yang masih bercampur

pemerintah akan terus menumpuk dan terus

dengan ruang pegawai dan ruang tamu,

bertambah sehingga akan terjadi tidak adanya

gedung yang sudah tua dan sempit serta ada

nilai guna arsip, sehingga hanya akan menjadi

sebagian atap gedung yang rusak, ruang

tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya

penyimpanan arsip yang berdebu karena

serta tidak dapat memberikan informasi

terkena dampak hujan abu letusan Gunung

dengan cepat saat diperlukan sewaktu-waktu.

Kelud tahun 2014, perawatan arsip statis yang

Di setiap instansi diperlukan pengelolaan

masih minim dan sederhana, sejauh ini arsip

arsip yang efektif dan efisien.

masih

baik

Kantor

maka

arsip

Perpustakaan

pada

dan

suhu

ruangan

dibersihkan

dengan

pada

ruang

menggunakan

Arsip

kemoceng dan sesekali di vacuum cleaner,

Kabupaten Kulon Progo merupakan salah satu

belum dilakukan fumigasi secara berkala,

instansi pemerintah yang bertugas menangani

serta fasilitas kearsipan yang belum memadai

dan mengelola arsip daerah, serta memberikan

hal ini terlihat dari kardus arsip yang masih

pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-

diletakkan di lantai karena rak sudah penuh.

pihak yang berkepentingan dengan arsip

Fasilitas yang memadai dan perawatan

daerah Kulon Progo. Pada saat dilakukan

yang

observasi pada Maret 2014, ditemukan ada

menunjang kelancaran kegiatan kearsipan

beberapa masalah dalam proses pengelolaan

pada suatu instansi. Fasilitas yang masih

arsip. Permasalahan tersebut diantaranya,

minim dapat mengganggu jalannya kegiatan

yaitu: waktu penemuan kembali arsip yang

kearsipan yang terus berlangsung. Perawatan

masih membutuhkan waktu cukup lama yakni

arsip yang tidak sesuai prosedur dapat

sekitar 5-15 menit, penemuan kembali arsip

menyebabkan arsip menjadi cepat rusak.

yang

Misalnya saja, fumigasi yang tidak dilakukan

diletakkan

di

lain

ruangan

bisa

membutuhkan waktu lebih lama, penataan

baik

sangat

dibutuhkan

untuk


4

secara berkala akan menyebabkan pelapukan

dan dapat memberikan informasi selengkap-

fisik arsip lebih cepat terjadi.

lengkapnya mengenai latar belakang dan

Berdasarkan permasalahan yang telah

keadaan yang sebenarnya dari objek yang

disebutkan di atas, maka peneliti tertarik

diteliti sehingga dapat diperoleh data yang

untuk

mengenai

akurat. Penelitian ini menggunakan informan

Kantor

kunci dan informan pendukung. Adapun

Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon

informan kunci (key informan) yang dipilih

Progo”.

adalah Arsiparis dan informan pendukung

METODE PENELITIAN

yaitu pegawai pengolah arsip di unit lain yang

Desain Penelitian

secara

meneliti

“Pengelolaan

Desain

lebih

Arsip

lanjut Statis

penelitian

ini

di

merupakan

penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian ini dipilih karena

peneliti

hanya

berupaya

untuk

langsung

melaksanakan

kegiatan

kearsipan. Teknik Pengumpulan data Penelitian ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data.

Adapun teknik

menyajikan data secara sistematis, faktual,

yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di

1. Observasi

lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali

Observasi dilakukan untuk memperoleh

fakta mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip

data yang sebenarnya tentang pengelolaan

statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip

arsip statis pada Kantor Perpustakaan dan

Kabupaten

Arsip Kabupaten Kulon Progo. Teknik ini

Kulon

Progo

dengan

menggunakan desain penelitian deskriptif

dilakukan

dengan

mengamati

secara

dengan pendekatan kualitatif.

langsung mengenai objek penelitian yang

Tempat dan Waktu Penelitian

berhubungan dengan pengelolaan arsip,

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor

mulai dari sistem penyimpanan arsip,


fasilitas, pemeliharaan, penataan ruangan,

Progo yang beralamat di Jalan Sanun No. 4

sarana dan prasarana, serta lingkungan

Wates, Kulon Progo, dan di Bagian Depo

kerja yang berkenaan dengan kondisi ruang

Arsip yang beralamat di Jalan Bhayangkara,

kerja, petugas kearsipan yang berkenaan

Wates, Kulon Progo. Adapun pelaksanaan

dengan keterampilan dan kinerja petugas.

penelitian dilaksanakan pada tanggal 01- 29

2. Wawancara

September 2014.

Wawancara digunakan untuk memperoleh

Informan Penelitian

data secara mendalam yang berkaitan

Pihak-pihak yang menjadi informan

dengan pengelolaan arsip statis di Kantor

penelitian adalah orang-orang yang terlibat



5

Progo. Pelaksanaan wawancara dilakukan

dianalisis secara deskriptif untuk memperoleh

langsung oleh peneliti kepada informan

gambaran tentang fakta yang ada di lapangan.

penelitian guna memperoleh informasi yang

akurat

dan

dapat

Proses

pelaksanaan

analisis

data

melengkapi

dilaksanakan melalui beberapa tahap. Tahap

informasi. Teknik wawancara digunakan

analisis data yang digunakan dalam penelitian

sebagai pengontrol agar tidak terjadi

ini, yaitu:

penyimpangan terhadap masalah yang

1. Reduksi Data

diteliti yaitu mengenai Pengelolaan Arsip

Reduksi data dalam hal ini sebagai proses

di

pemilihan,

Kantor

Perpustakaan

dan

Arsip

Kabupaten Kulon Progo.

penyederhanaan,

dan

transformasi data kasar yang didapat di

3. Dokumentasi

lapangan

dengan

tujuan

untuk

Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi

menggolongkan, mengarahkan, membuang

data yang telah diperoleh melalui observasi

yang tidak perlu, mengorganisasikan data

dan wawancara, dengan cara meminta data

sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir.

kepada pihak-pihak yang terkait baik yang

2. Penyajian Data

berupa arsip, dokumen ataupun foto-foto

Penyajian

yang terkait dengan pengelolaan arsip

penyusunan informasi-informasi agar lebih


mudah dipahami sehingga memungkinkan

Kabupaten

adanya

Kulon

Progo.

Teknik

dokumentasi digunakan untuk memperoleh informasi tentang sejarah, visi dan misi,

data

dilakukan

penarikan

dengan

kesimpulan

dan

pengambilan tindakan. 3. Menarik Kesimpulan

tujuan, fungsi, tugas, struktur organisasi,

Teknik ini digunakan untuk mencari data

sarana dan prasarana, data pegawai, latar

selengkap-lengkapnya kemudian mengolah

belakang pendidikan, serta foto-foto yang

data. Data tersebut kemudian disajikan

berkaitan dengan pengelolaan arsip statis

dengan tulisan dan tabel agar mudah untuk

pada Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan

dipahami,

Pustaka serta penyimpanan arsip statis di

dibandingkan dengan teori yang sesuai

Kantor Arsip dan Dokumentasi (Depo

untuk mengambil keputusan.

Arsip).

Peneliti menarik hasil dari data yang telah

Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan

dan

selanjutnya

data

terkumpul dan kemudian memberikan makna,

tafsiran, data,

argument,

dalam penelitian ini adalah analisis interaktif.

membandingkan

dan

mencari

Data yang telah diperoleh disajikan dan

hubungan antara satu komponen dengan


6

komponen yang lain sehingga dapat ditarik

dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dapat

kesimpulan.

dilihat pada tabel berikut ini:

Teknik Pengujian Keabsahan Data

Jumlah Almari Arsip:

Teknik keabsahan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber

1. Almari Kayu, 1 buah

wawancara antara informan penelitian yang

2. Roll O’pack, 2 buah (Roll O’pack I berisi 6 buah, dan Roll O’pack II berisi 2 buah) 3. Almari Besi, 1 buah

satu dengan informan penelitian yang lain.

4. Filling Cabinet, 2 buah

dan metode. Teknik

triangulasi sumber

dilakukan dengan cara membandingkan hasil

Sedangkan

teknik

triangulasi

Total: 6 buah

metode

dilakukan dengan cara membandingkan serta mengecek informasi yang diperoleh dari penggunaan metode yang berbeda, yaitu antara

hasil

observasi,

wawancara

dan

dokumentasi. Hal ini bertujuan agar data yang diperoleh

bersifat

valid,

dan

diakui

kebenarannya. HASIL

PENELITIAN

DAN

PEMBAHASAN Kantor

Perpustakaan

dan

Arsip

Kabupaten Kulon Progo merupakan instansi

Fasilitas Kearsipan yang tersedia yaitu sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Jendela, tersedia sebanyak 28 buah Ventilasi, tersedia sebanyak 28 buah Alat ukur suhu, tidak tersedia Air Conditioner (AC), tidak tersedia Fire Detektor, tidak tersedia Tabung pemadam api, tidak tersedia Kipas angin, tersedia sebanyak 2 buah Rak arsip kayu, tersedia sebanyak 6 buah 9. Rak arsip baja, tersedia sebanyak 6 buah

pemerintahan yang salah satu tugasnya adalah

Arsiparis di Kantor Perpustakaan dan

mengelola, menyimpan, memelihara, serta

Arsip Kabupaten Kulon Progo berjumlah tiga

memberikan pelayanan kepada masyarakat maupun instansi lain yang membutuhkan

orang. Latar belakang pendidikan arsiparis ada yang lulusan SMA, D3 Kearsipan, dan S1

informasi dari arsip yang tersimpan. Prosedur dalam pengelolaan arsip statis

Administrasi Negara. Berikut ini adalah tabel

dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu: tahap pengumpulan, tahap penyimpanan, tahap perawatan, tahap penyelamatan, tahap penggunaan, kemudian tahap pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis. Fasilitas

kearsipan

(sarana

dan

prasarana) yang ada di Kantor Perpustakaan

yang menunjukkan daftar petugas kearsipan yang ada di Kantor Depo Arsip. Daftar Pegawai di Kantor Depo Arsip: 1. Widarjo, S. Sos (S1 Sospol Th. 2000) 2. Ir. Suroto (S1 Teknik Arsitek) 3. Sri Wursari, SE (S1 Managemen 2005)


4. 5. 6. 7.

Yuni Purwito (SMA Th. 2000) Subarjo, A.Md (D3 Kearsipan) Yuliah, A.Md (D3 Kearsipan) Sri Rahayu Yustina, S.IP Administrasi Negara) 8. Warsih (SMA) 9. Retno Wahyuningsih, A.Md Kearsipan)

7

Pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon (S1

Progo

sudah

berlaku, (D3

mengikuti

akan

tetapi

prosedur belum

yang

maksimal

khususnya aspek fasilitas kearsipan (sarana dan prasarana), perawatan dan penyelamatan

Arsip merupakan salah satu faktor

arsip.

kelancaran

Faktor penghambat dalam pengelolaan

suatu

arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip

organisasi/instansi. Kantor Perpustakaan dan

Kabupaten Kulon Progo adalah sebagai

Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan

berikut:

instansi

1) Faktor Sarana dan Prasarana

penting

yang

menunjang

penyelenggaraan

aktifitas

pemerintahan

yang

salah

satu

tugasnya adalah mengurusi tentang arsip

Yaitu kurangnya sarana dan prasarana yang

daerah. Kantor Perpustakaan dan Arsip

memadai,

Kabupaten Kulon Progo sebagai instansi yang

penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan.

menyimpan

2) Faktor Sumber Daya Manusia (SDM)

arsip-arsip

yang

berada

di

seperti

belum

adanya

ruang

wilayah Kabupaten Kulon Progo hendaknya

Belum adanya kesadaran tertip arsip, dan

mengelola serta menyimpan arsip dengan baik

kekurangan

dan sesuai prosedur. Pengelolaan arsip yang

pengarsipan dokumen sehingga menyebabkan

baik akan mempermudah pelaksanaan tugas

waktu penyelesaian pengolahan arsip statis

serta sesuai dengan pencitraan instansi, karena

menjadi

instansi

ditentukan sebelumnya/target.

ini

merupakan

instansi

yang

arsiparis

lebih

lama

yang

dari

menangani

waktu

yang

mengurusi tentang arsip. Kantor Perpustakaan

Faktor sarana dan prasarana yang belum

dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dituntut

memadai dan faktor jumlah SDM yang masih

memberikan

kepada

kurang, serta latar belakang pendidikan yang

pengguna arsip maupun pihak-pihak yang

tidak sesuai, perlu ditindaklanjuti untuk

berkepentingan dengan arsip statis yang

meminimalisir faktor penghambatnya misal

disimpan.

diperlukan

dengan penataan ruangan yang lebih efektif

pengelolaan arsip statis yang tepat agar proses

dan efisien, perluasan dan perbaikan gedung,

penemuan kembali arsip dapat dilakukan

pengecatan tembok sehingga warnanya lebih

secara cepat, serta pengguna arsip sesegera

terang,

penambahan

mungkin

sesuai

kebutuhan,

dibutuhkan.

pelayanan

Oleh

karena

mendapatkan

terbaik

itu,

informasi

yang

peralatan pemisahan

kearsipan ruang

penyimpanan arsip statis, serta pemasangan Air Conditioner (AC) sebagai pengatur suhu


8

supaya suhu di ruang penyimpanan arsip

arsip statis ditambahkan dengan adanya

statis tidak lembab.

pelaksanaan sosialisasi tentang pentingnya

Upaya yang dilakukan untuk mengatasi

arsip

ke

instansi-instansi

di

wilayah

faktor penghambat dalam pengelolaan arsip

Kabupaten Kulon Progo, serta upaya yang

statis, yaitu: mengikuti setiap diklat atau

berasal dari dalam, yaitu peningkatan kinerja

Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta

Sumber Daya Manusia (SDM ).

memaksimalkan

fasilitas

peralatan

Upaya pemenuhan sarana dan prasarana

kearsipan yang ada. Upaya tersebut telah

yang lebih memadai dapat membantu pegawai

dilaksanakan,

dalam menyelesaikan pekerjaan kearsipan

akan

tetapi

dan

belum

dapat

mengatasi hambatan yang ada secara efektif.

dengan baik. Selain faktor tersebut, upaya

Pengelolaan Arsip Statis di Kantor

peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia


(SDM) juga penting dilakukan. Hal ini

Progo

Terdapat

sebagaimana yang dikemukakan oleh Widjaya

beberapa faktor penghambat pelaksanaan

(1986: 130) bahwa ada 5 persyaratan yang

pengelolaan arsip, faktor penghambat tersebut

harus dipenuhi untuk menjadi seorang petugas

berasal dari sarana dan prasarana kearsipan

kearsipan, yaitu: a) memiliki pengetahuan

yang kurang memadai serta dari segi Sumber

umum, terutama yang menyangkut masalah

Daya Manusia (SDM) yang menangani arsip

surat-menyurat

statis yang jumlahnya masih kurang, serta

pengetahuan tentang seluk beluk instansinya

pihak-pihak dan instansi terkait yang berada

yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan

di wilayah Kabupaten Kulon Progo yang

pejabat-pejabatnya, c) memiliki pengetahuan

kesadaran akan pentingnya arsip masih sangat

khusus

rendah. Hambatan yang muncul harus segera

ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata

diatasi agar tidak berdampak besar dalam

kearsipan

pengelolaan arsip statis. Berdasarkan hasil

kepribadian,

penelitian menunjukkan bahwa upaya yang

kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,

dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip

kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat

Kabupaten Kulon Progo untuk mengatasi

menyimpan rahasia organisasi.

masih

belum

optimal.

faktor penghambat dalam pengelolaan arsip statis,

yaitu:

a)

memaksimalkan

fungsi

dan

tentang

yang

arsip,

b)

kearsipan,

sedang

yakni

memiliki

d)

memiliki

dijalankan,

memiliki

e)

ketekunan,

Demikian upaya yang telah dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten

peralatan kearsipan yang ada, b) mengikuti

Kulon

Progo

untuk

mengatasi

faktor

diklat-diklat, dan penataran terkait dengan

penghambat dalam pengelolaan arsip statis

bimbingan teknik kearsipan. Ada baiknya jika

perlu dilaksanakan secara berkelanjutan serta

upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan

perlu diadakannya sosialisasi yang merata


9

agar pengelolaan arsip statis dapat berjalan

boks apabila rusak, serta pemberian

secara optimal, efektif, serta efisien sehingga

kapur barus/kamper. Perawatan arsip

tujuan kearsipan dapat tercapai.

statis dan fumigasi belum dilaksanakan

KESIMPULAN DAN SARAN

secara berkala. d. Penyelamatan arsip statis dilaksanakan

Kesimpulan Berdasarkan

dan

terhadap kelengkapan dan keutuhan

pembahasan, dapat ditarik kesimpulan sebagai

kondisi fisik arsip serta informasi yang

berikut:

dikandung dalam arsip statis. Arsip

1. Pengelolaan

hasil

arsip

penelitian

statis

di

Kantor

statis disimpan di dalam boks arsip dan


diletakkan di rak arsip, penyelamatan

Progo secara keseluruhan telah mengikuti

arsip statis dilakukan dengan cara

prosedur/peraturan yang berlaku, akan

mengamankan

tetapi masih belum optimal pada aspek

arsip statis dari segala hal yang dapat

sarana dan prasarana kearsipan, perawatan

merusak arsip.

dan penyelamatan arsip. Pengelolaan arsip

serta

menghindarkan

e. Penggunaan arsip statis yang tersimpan


di

Kabupaten Kulon Progo, meliputi:

peminjaman maupun penggunaannya

a. Pengumpulan arsip statis dilaksanakan

masih sangat sedikit. Peminjaman arsip

melalui kegiatan penilaian, penataan,

statis pada tahun 2014 dalam sebulan

dan pembuatan daftar arsip statis.

hanya ada sekitar 1-2 peminjam saja.

Penilaian

dilakukan

terhadap

kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik arsip serta nilai informasi dari arsip

Kantor

Depo

f. Pembinaan

atas

Arsip

frekuensi

Pelaksanaan

Serah

Arsip Statis meliputi bidang: 1) Arsip,

statis.

baik

dalam

bentuk

naskahnya maupun dalam bentuk

b. Penyimpanan arsip statis di Kantor

lainnya.

Perpustakaan dan Arsip Kabupaten

2) Sumber daya kearsipan.

Kulon

3) Sarana dan prasarana kearsipan.

Progo

sentralisasi,

menggunakan dengan

asas sistem

penyimpanan

menggunakan

subjek/pokok

masalah.

sistem

Penggunaan

2. Hambatan

yang

pengelolaan

arsip

dihadapi statis

di

dalam Kantor


sistem tersebut memudahkan dalam

Progo,

yaitu:

a)

faktor

sarana

dan

penyimpanan arsip statis.

prasarana, yakni peralatan kearsipan masih

c. Perawatan arsip statis dilakukan dengan

sederhana dan kurang memadai, ruang

cara membersihkan arsip, mengganti

penyimpanan arsip statis masih bercampur


10

dengan yang lainnya belum menjadi satu

terjadi lebih cepat,

ruangan terpisah, belum ada alat pengatur

penyimpanan arsip statis karena arsip statis

suhu ruangan (AC) sehingga pada musim

perlu disimpan pada satu ruangan khusus

tertentu udara menjadi sangat lembab, b)

agar terhindar dari berbagai hal yang dapat

faktor sumber daya manusia (SDM) yakni

merusak arsip, serta pengecatan tembok

jumlah SDM yang masih kurang, serta

ruangan agar tidak kusam dan terlihat

latar belakang pendidikan yang kurang

terang sehingga menimbulkan semangat

sesuai, kesadaran masyarakat, pihak-pihak,

untuk bekerja.

serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon

b. Pemeliharaan

dan

pemisahan ruang

pengamanan

arsip

Progo tentang pentingnya arsip masih

sebaiknya dilaksanakan secara rutin dan

sangat rendah.

berkala, fumigasi hendaknya dilaksanakan

3. Upaya

yang

Kantor

setiap 6 bulan sekali supaya arsip tetap

Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon

terjaga, tidak cepat rusak serta terhindar

Progo untuk mengatasi faktor penghambat

dari jamur dan serangga perusak kertas.

pengelolaan

dilakukan

arsip

statis,

oleh

yaitu:

a)

c. Hendaknya faktor penghambat yang ada,

memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan

dapat

yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber

pengelolaan

Daya

Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon

Manusia

(SDM),

dengan

cara

mengikuti diklat-diklat, dan penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.

diatasi

arsip

baik

statis

sehingga

di

Kantor

Progo dapat berjalan lancar. d. Sebaiknya diadakan sosialisasi tentang kearsipan

Saran

dengan

secara

menyeluruh,

dan

Adapun saran yang menjadi masukan

bimbingan teknik/diklat kearsipan di setiap

dari penulis untuk pihak pengelola arsip statis

instansi yang ada di Kabupaten Kulon

di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten

Progo sebagai upaya untuk meningkatkan

Kulon Progo, yaitu hendaknya pengelolaan

kesadaran masyarakat akan pentingnya

arsip statis dapat terus ditingkatkan demi

arsip sehingga pengelolaan arsip statis

kualitas pelayanan publik dengan cara sebagai

menjadi optimal.

berikut:

DAFTAR PUSTAKA

a. Sebaiknya sarana dan prasarana kearsipan

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

dilengkapi,

seperti

pemasangan

Air

Conditioner (AC) untuk mengatur suhu ruangan sebab suhu udara yang tidak sesuai prosedur atau terlalu lembab dapat menyebabkan kerusakan pada arsip statis

Manajemen Kearsipan Yogyakarta: Gava Media.

(2005). Modern.


Arifudin David Dhanianto. (2014). Pengelolaan Arsip Statis di SMK Muhammadiyah 1 Tempel Kabupaten Sleman. Yogyakarta: Skripsi. Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. Basir Barthos. (1997). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. (2007). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Burhanudin dan Dwi Rokhmatun. (2013). Profesi Kearsipan. Yogyakarta. Hesti

Ambarwati. (2008). Pelaksanaan Penyimpanan Arsip Statis Pada Subbagian Arsip dan Ekspedisi Kantor Regional I Badan Kepegawaian Negara Yogyakarta. Yogyakarta: Skripsi.

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Lexi

J. Moleong. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Maulana, M.N. (1982). Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara. Sardiman, dkk. (2011). Pedoman Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi UNY. Yogyakarta: FISE. Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar-Dasar Kearsipan. Jakarta: Liberty. Sutarto. (1987). Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. The

Liang Gie. (2000). Perkantoran Modern. Liberty.

Administrasi Yogyakarta:

Undang-Undang Nomor 7 tentang Ketentuan Kearsipan. Jakarta.

11

Tahun 1971 Pokok-Pokok

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Jakarta. Widjaja, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Edisi Revisi. Jakarta: PT Raja Grafindo. Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Zulkifli Amsyah. (1998). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KULON PROGO

Recommend Documents