Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga lembaga dan badan - badan Pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
¨ ¨
Arsip Dinamis Arsip Statis
Arsip Dinamis
adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip Dinamis dalam bahasa Inggris disebut R E C O R D.
Arsip Statis adalah arsip - arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa Inggris disebut Archieve.
Dengan semakin kompleksnya tugas yang ada dalam organisasi, mengakibatkan atau pada umumnya diikuti pula dengan semakin banyaknya jumlah arsip. Terjadinya arsip karena : 1. Dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan Misal : - Peraturan - peraturan - Pemberian ijin - Pemberian informasi ke pihak lain, dan sebagainya. 2. Organisasi menerima dari pihak lain Misal : - Saran - saran - Informasi – informasi Permohonan, dsb.
1. Alat utama ingatan organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Pada setiap unit kerja dari berbagai fungsi kegiatan yang ada di perkantoran akan memiliki pekerjaan administrasi. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Disamping sebagai hasil pekerjaan administrasi, arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi. Dalam pengorganisasian Arsip, sering disebut istilah : • File Aktif dan • File Inaktif
File aktif adalah file (disini: tempat arsip) yang berisikan arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan.
File
Inaktif
adalah
file
yang
arsipnya
sudah
jarang
dipergunakan setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama warkat bersangkutan disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa inaktifnya maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional pada Arsip Nasional (ARNAS)
Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip permanen, yaitu warkat yang disimpan selama - lamanya di perkantoran. Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte pendirian perusahaan dan surat - surat penting lain.
1. Sentralisasi Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kuitansi, laporan dan lain - lain. Agaknya sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil.
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat 2. Petugas dapat mengkonsentrasikan pekerjaan kearsipan.
diri
khusus
pada
3. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan 4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
1. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil 2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam 3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi Kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan arsip secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (Filing System) yang dipergunakan masing - masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Disini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan,
penyimpanan,
pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit
kerja masing - masing.
1. 2. 3.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing - masing Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
1.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
lokasi
dan
dapat
2.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
3.
Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
4.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang bersifat umum (dibutuhkan semua unit ), disimpan di pusat organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing - masing unit.
Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi Besar kecilnya struktur organisasi Banyak sedikitnya volume kerja
SISTEM ABJAD / Alphabetical Filing System SISTEM MASALAH / Perihal/Subject Filing System SISTEM NOMOR / Numerical Filing System SISTEM TANGGAL / Urutan Waktu / Chronogical Filing System
SISTEM WILAYAH / Daerah/ Regional / Geographical Filing System
SISTEM ABJAD / Alphabetical Filing System Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Abjad Memahami peraturan mengindeks Menyiapkan peralatan Arsip
SISTEM MASALAH / Perihal/Subject Filing System Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan - kegiatan yang berkenaan dengan masalah - masalah yang di dapat pada perusahaan yang menggunakan sistem ini. Masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Daftar Indeks.
Daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah - masalah yang terdapat di dalam kantor/ organisasi sebagai pedoman penataan berdasarkan masalah.
Kode
Masalah
PK
KEPEGAWAIAN
01 02 03 04 05 06 07 08
Pengadaan Pengangkatan dan Mutasi Kedudukan Kesejahteraan Pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian
KU
KEUANGAN
01 02 03 04 05 06 07
Gaji Biaya perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan
Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Masalah : 1. Menyusun daftar Indeks 2. Menyiapkan peralatan Arsip
SISTEM NOMOR / Numerical Filing System Sistem Nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Persiapan penataan arsip berdasarkan Nomor Menyusun Pola klasifikasi Arsip Menyiapkan Peralatan Arsip Dalam penyusunan pola klasifikasi arsip terdapat pola klasifikasi standar yang diciptakan Melvil Dewey yang dikenal dengan sebutan DCC (Dewey Decimal Classification ). Kelas utama DCC yaitu
000 Umum
500 Ilmu Murni
100 Filsafat
600 Ilmu Terapan
200 Agama
700 Kesenian
300 Ilmu Sosial
800 Kesusastraan
400 Bahasa
900 Sejarah dan Ilmu Bumi
OOO
UMUM O1O Urusan Dalam O11 Gedung Kantor O12 Rumah dinas O13 Listrik dan telepon O2O Peralatan O3O Penelitian O4O Perencanaan
1OO
KEPEGAWAIAN 11O Pengadaan 12O Mutasi 13O Kedudukan 14O Kesejahteraan Pegawai
2OO
KEUANGAN 21O Gaji 22O Biaya Perjalanan
SISTEM TANGGAL / Urutan Waktu / Chronogical Filing System Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas yang difile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan - bulan setiap tahunnya.
Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Tanggal 1. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun 2. Menyiapkan peralatan arsip.
Suatu formulir yang dipergunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu perihal yang sama dalam satu surat. Indeks
Kode
Tgl : No :
Isi Ringkas Dari
Kepada : Lihat Berkas
Indeks
Kode
Tgl : No :
Peminjaman Arsip Peminjaman arsip ialah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain. Sehingga perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui : 1. Dimana Arsipnya berada 2. Siapa yang menggunakan arsip tersebut
3. Kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.
Hal - hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip antara lain :
Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
Penetapan jangka waktu peminjaman Tatacara peminjaman arsip Semua peminjaman arsip harus dicatat pada lembar peminjaman arsip.
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing masing sebagai berikut : 1. Lembar peminjaman Arsip 1 disimpan oleh penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian
2. Lembar peminjaman Arsip 2 oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam 3. Lembar peminjaman Arsip 3 disertakan pada peminjam.
KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/ BERKAS Peminjam
Nama : Unit :
Arsip/ Berkas yang dipinjam Pokok surat :
Tanggal/No.Surat :
Dari
Kepada
:
:
Tanggal Pinjam :
Tanggal kembali :
TandaTangan peminjaman :
TandaTangan Pengembalian :
Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK). Angka perbandingan tersebut dinyatakan dengan prosentase.
Adalah untuk menentukan apakah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah waktunya untuk dirubah atau disempurnakan
Apabila AK = 3 % , berarti Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas (titik kritis). Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut. Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi bersangkutan, masih cukup baik.
RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :
AK = WTK WK
X 100%
Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
Menghemat ruangan, peralatan perlengkapan Mempercepat penemuan kembali arsip Menyelamatkan bahan jawaban pemerintah
bukti
dan
pertanggung
Jadwal retensi Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat segera dimusnahkan atau dikemudian hari. Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip, disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian.
• Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan. • Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut : Rumus : Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100% Jumlah seluruh arsip Atau : Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%) Arsip Catatan : • Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya <5% (lebih kecil dari 5%) maka arsip tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan • Makin besar angka pemakaian, berarti makin banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari - hari. • Sehingga Angka pemakaian lebih dari 5% berarti belum perlu melakukan penghapusan, karena arsip tersebut masih aktif.
Golongan Arsip
Arsip
Umur arsip aktif
Umur arsip inaktif
Abadi/ Dimusnahkan
1. Akte pendirian perusahaan 2. Daftar saham 3. Akte tanah 4. Surat keputusan 5. Dst
-
-
Abadi
-
-
Abadi Abadi Abadi Abadi
1. Pertanggung jawaban keuangan 2. Surat perjanjian
5 th
25 th
Dimusnahkan
Sesuai keperluan
Sesuai keperluan
Dimusnahkan
Berguna
1.Laporan tahunan 2.Neraca
2 th 2 th
10 th 10 th
Dimusnahkan Dimusnahkan
Tidak Berguna
1. Undangan 2. pengumuman
1 bl 1 bl
-
Dimusnahkan Dimusnahkan
Vital
Penting
Memeriksa
Mengindeks Mengkode
Menyortir Menempatkan
Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.
Dalam mengurus dan mengendalikan surat terdapat dua unit kerja yang akan berfungsi, yaitu
1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus mengurus masalah administrasi surat, seperti mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi, mengadakan, menyimpan.
2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)
Unit kearsipan
Unit pengolahan
Unit pengolahan
Unit kearsipan
Procedur surat masuk Unit Kearsipan
Unit Pengolahan
1. Menerima surat
1. Menerima surat dari Unit kearsipan 2. Mensortir surat berdasarkan jenis 2. Memberi paraf pada buku ekspedisi 3. Memberi tanggal, jam, paraf penerimaan 3. Mencatat dalam buku agenda masuk 4. Mencatat dalam buku Agenda Surat masuk
4. Menyerahkan surat kepada orang yang dituju 5. Mendistribusikan arsip ke unit pengolah yang dituju 5. Memproses surat sampai (bawa buku ekspedisi) selesai (termasuk disposisi)
• Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan • Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan
Agenda surat masuk No
Tgl terima
Dari
Kepada
Perihal
Keterangan
Procedur surat keluar Unit Pengolahan
Unit Kearsipan
1. Konsep & ketik surat (dengan 1. Terima surat yang sudah tembusan arsip) jadi dari Unit pengolah 2. Minta nomor surat pada Unit 2. Memberi paraf pada buku kearsipan Ekspedisi 3. Minta persetujuan
4. Tandatangan surat 5. Periksa ulang
3. Mengisi buku agenda surat keluar 4. Memberi cap perusahaan pada surat
6. Catat dalam buku Agenda surat keluar. Distribusikan 5. Mengirim surat pada unit kearsipan (bawa buku ekspedisi)
Penyimpanannya : Sentralisasi : tembusan arsip serahkan pada unit kearsipan Desentralisasi : tembusan arsip disimpan pada unit pengolah yang membuat surat.
Agenda surat keluar No
Tgl terima
Dari
Kepada
Perihal
Keterangan
1. Tempatkan hanya apa yang diperlukan untuk tugas yang bersangkutan pada meja tulis atau alas meja
2. Simpanlah suplai - suplai dan alat – alat sipekerja yang tidak diperlukan untuk tugas yang bersangkutan di dalam laci - laci atau di dalam lemari - lemari. 3. Tempatkanlah sertas - kertas, kartu - kartu dan alat - alat perkakas demikian rupa, sehingga mereka siap untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan. 4. Gunakanlah sebaik mungkin daerah - daerah kerja normal dan maksimum 5. Sediakanlah lingkungan fisik yang menyenangkan bagi para pekerja dan tempat - tempat kerja yang tepat serta konfortabel.
