MANAJEMEN ARSIP DINAMIS (AKTIF & IN AKTIF)
Disampaikan Pada Pelatihan Kearsipan bagi Dosen dan Tenaga Administrasi PTS di Lingkungan KOPERTIS Wilayah IV
Peran Aparatur dalam Kearsipan PENGGUNA
PENCIPTA
APARAT
PEMUSNAH
PENGELOLA
Presiden Panama Ricardo J. Alfaro dalam pertemuan Sosiety of American Archivist tahun 1937 menyatakan ”Pemerintahan tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, Ibarat dokter tanpa obat, ibarat petani tanpa benih ibarat tukang tanpa alat, Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”
Organisasi Kearsipan
I C A International Council On Archives yaitu organisasi Kearsipan Tingkat Dunia Yang berdiri tahun 1948 di Paris Perancis;
SARBICA (Sout east Asian Regional Branch of Internasional Council on Archives) yang didirikan di Manila Filipina tahun 1968;
Di Indonesia: a.
b.
Lembaga yang secara khusus menyelenggarakan kegiatan kearsipan yaitu ditingkat Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI), di tingkat Provinsi Badan Kearsipan Daerah Provinsi dan di Kabupaten/Kota Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kota. Unit kerja yang memiliki fungsi melaksanakan kegiatan kearsipan yaitu Unit Kearsipan dan Unit Pengolah.
Kendala yang Dihadapi
Pengangkatan tenaga arsiparis belum sesuai dengan dasar pendidikan yang disyaratkan Belum tersedianya sarana kearsipan yang memadai seperti rak arsip, boks, kertas pembungkus, label, komputer dan lain-lain Insentif untuk jaminan kesehatan bagi pegawai arsip belum diperoleh para pegawai Masih banyak Dinas/Badan/Lembaga (Dibale) Provinsi dan Kantor-kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota di Jawa Barat yang tidak memiliki depo (gedung penyimpanan arsip) yang memenuhi standar Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dalam pengelolaan arsip yang diharapkan dapat menjadi solusi dalam pengelolaan arsip, pada saat ini belum menampakan hasil yang memuaskan
Pengertian Arsip Menurut kamus administrasi perkantoran “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana kerena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Menurut Basir Barthos a. “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam membentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan”. b. “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Basir Barthos, 1990:3).
Menurut Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara negara dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan, b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompo, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Manajemen Kearsipan Menurut Zulkifli Amsyah “Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Menurut Drs. IG Wursanto “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Menurut KEPMENPAN Nomor 09/Kep/M.Pan.2003 “Manajemen kearsipan adalah bagaimana mengelola arsip sejak diciptakan, dipergunakan, dirawat sampai disusutkan secara efektif dan efesien”.
Penggolongan Arsip
Arsip dapat dibedakan kedalam beberapa golongan tergantung dari sudut pandang meninjaunya, yaitu: a. b. c. d. e. f. g. h.
Penggolongan arsip menurut subyek/ masalah atau isinya Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya Penggolongan arsip menurut sifat kegunaannya Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya Penggolongan arsip menurut fungsinya Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaanya Penggolongan arsip menurut keasliannya
Penggolongan Arsip Menurut Subyek/Masalah atau Isinya a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Umum Pemerintahan Politik Keamanan dan ketertiban Kesejahteraan Perekonomian Pekerjaan umum dan ketenangan Pengawasan Kepegawaian Keuangan
Penggolongan Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya a. b. c. d.
Arsip Tekstual (Textual Record) Arsip pandangan dengar Arsip kartografi dan kearsitekturan Arsip kemputer atau disebut arsip elektronik
Penggolongan Arsip Menurut Nilai Gunanya a. b. c. d. e. f. g.
Nilai guna administrasi Nilai guna hukum Nilai guna keuangan Nilai guna untuk kebijaksanaan Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan Nilai guna sejarah Nilai guna untuk penelitian
Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya a. Arsip esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak memiliki nilai kepentingan apapun b. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara c. Arsip penting yaitu yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, sejarah d. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen
Penggolongan Arsip Menurut Frekuensi Penggunaanya a. Arsip aktif b. Arsip pasif c. Arsip abadi Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya a. Arsip dinamis yang meliputi :
Arsip aktif Arsip semi aktif Arsip in aktif
b. Arsip statis Menurut pasal 2 undang-undang nomor 7 tahun 1971 a) Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam administrasi negara; b) Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara;
Penggolongan Arsip Menurut Tempat Penyimpanan dan Pemeliharaannya a. Arsip terpusat/arsip sentral, yaitu arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya dipusatkan, merupakan gabungan dari arsip berbagai unit b. Arsip unit/tersebar yaitu arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya berada di unit-unit organisasi
Sistem Kearsipan Pola Baru
Sub Sistem Pengurusan Surat dengan Sarana Kartu Kendali: a. Azas sentralisasi untuk surat masuk/keluar b. Azas sentralisasi untuk pengurusan surat
Sub Sistem Penataan Berkas (Arsip) Penataan Berkas adalah pengaturan secra sistematis keseluruhan data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali.
Tujuan Penataan Berkas a. memudahkan penemuan kembali dan penyajian data b. melindungi arsip supaya tidak cepat rusak dan disalahgunakan
Langkah Kegiatan Penataan Berkas a. Persiapan: a) Sistem yang digunakan:
Abjad Kronologis Nomor Tempat/geografi Klasifikasi/masalah
Pola Klasifikasi Arsip
Kegunaan Pola Klasifikasi: a. Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung dalam arsip b. Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip c. Sebagai alat penataan dalam berkas/filling sistem d. Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin e. Efesiensi waktu dan tenaga
Contoh Pola Klasifikasi Arsip a. 000 Umum b. 100 Pemerintahan c. 200 Politik d. 300 Keamanan dan Ketertiban e. 400 Kesejahteraan f. 500 Perekonomian g. 600 Pekerjaan Umum dan Ketenangan h. 700 Pengawasan i. 800 Kepegawaian j. 900 Keuangan
Menentukan bentuk susunan berkas: a. seri berdasarkan kesamaan jenis b. Rubrik berdasarkan kesamaan masalah c. Dosier berdasarkan kesamaan urusan
Sarana yang diperlukan: a. Perangkat lunak : Pola klasifikasi b. Perangkat keras : 1. Arsip aktif : a) Sekat kecil/sekat besar b) Folder kecil/folder besar c) Filling kartu d) Filling cabinet 2. Arsip in aktif: a) Folder b) Sampul c) Box d) Rak/roll o’pack
Penyortiran a. b. c. d.
pemisahan antara arsip dan non arsip pengelompokan menurut permasalahan pencatatan dalam kartu pembuatan daftar pertelaan
Pelaksanaan Penyimpanan: a. b. c. d. e.
Box Filling cabinet Roll O’pack Rak arsip Lemari gambar
Sub sistem penyusutan a. Penilaian arsip dengan jadwal retensi arsip b. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan/dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan c. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional/ke Badan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat d. Pemusnahan arsip
Perlindungan Arsip Yang dimaksud dengan perlindungan arsip adalah : a. tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman. b. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip,menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman. c. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. (Wusanto)
Jadi dengan perlindunagn arsip diharapkan agar arsip : a. Tidak hilang b. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang tidak berhak atas arsip tersebut. c. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi. d. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.
Usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan: menyimpan, merawat, mengamankan dan mengawetkan arsip.
Faktor Penyebab Kerusakan Arsip Faktor-faktor yang menyebabkan arsip itu rusak adalah faktor intern dan faktor ekstern. (Wusanto). 1. Faktor Intern a. Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik) b. Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka lama. c. Lem. Juga gunakan lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas.
2.
Faktor Ekstern a. b. c. d. e. f. g. h.
Kelembaban udara; Udara yang terlalu kering; Sinar matahari; Udara yang kotor; Debu; Jamur; Rayap; Ngengat.
