PEDOMAN PENGELOL/A/AN KEARSIPAN
ARSIP IN AKTIF
rI
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2O1O
Kata Pengantar Selama ini kita masih belum memandang begitu pentingnya fungsi arsip. Hal ini dapat dilihat dengan cara penanganan arsip di unit-unit Pemerintahan maupun di
kantor swastia. Namun semua ini tentunya karena pemahaman terhadap fungsi
arsip yang masih kurang, yang menganggap bahwa arsip hanyalah tumpukan kertas usang yang kurang mendapat perhatian.
Dalam rangka lebih memahami pengertian tentang arsip secara lengkap, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta menyusun pedoman
yang dapat digunakan dalam mengisi materi workshop kearsipan maupun dalam proses belajar mengajar lainnya. Pedoman ini berisi teori-teori pengertian arsip, dasar hukum yang mendasari yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta petunjuk cara penanganan arsip yang bersifat praktis. Dengan pesatnya perkembangan teknologi sekarang ini membuat kita semua
harus memahami dan peduli terhadap arsip yang merupakan alat bukti autentik yang harus diselamatkan dan dilestarikan sebagai bahan informasi maupun sebagai
bahan pertanggungjawaban bagi generasi sekarang dan yang akan datang, untuk
itu perlu adanya persamaan visi, misi dan persepsi tentang upaya penyelamatan arsip.
Untuk memudahkan bagi para pejabat dan staf atau mereka yang sedang dalam menjalankan tugas dalam bidang kearsipan guna memahami apa itu arsip dan bagaimana cara penanganannya yang meliputi pengelolaan penyimpanan dan pemeliharaan serta dalam rangka pelayanan kepada yang membutuhkan, maka disusun pedoman ini dengan judul Pedoman Workshop Kearsipan : Arsip ln Aktif. Kami menyadari bahwa didalam pedoman ini masih belum sempurna namun
demikian diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak yang terkait dan mereka yang ingin mendalamitentang arsip. Akhirnya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman ini kamisampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih.
Juli 2A10
Jakarta,
KEPALA BIDANG PEMBINAAN DKI JAKARTA,
MADI b NrP 1 9541
i
1 1 81
979031 000
DAFTAR ISI Kata
Pedoman
1 : 1.
Pengantar Kearsipan. LatarBelakang......... Maksud dan Tujuan 1.2.1 Tujuan Pembelajaran Umum 1.2.2. Tujuan Pembelajaran Khusus
1.1 1.2
1 1
3 3 3
4 2. Konsep Arsip......... 4 2.1 Latar Belakang.. 2.2 Perbedaan Arsip dengan Perpustakaan dan Museum.... o 7 2.3 KarakteristikArsip...., Nilai Guna Arsip......... Fungsi dan 8 2.4 10 2.5 Rangkuman............... 12 3. Penyusutan Arsip...... 3.1 Pengertian Penyusutan Arsip...... 12 3.2 Tujuan Penyusutan Arsip...... 12 12 3.3 Pedoman Penyusutan............... Penyusutan.......... 3.4 Pelaksanaan 13 Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif.,........ ............. 16 Pedoman 2 : 1. ....... 16 1.1 Pengantar 1.2 Tata Persuratan......... 16 1.3 Pengurusan Surat..... 19 Klasifikasi Kearsipan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.... 21 Pedoman 3 : 1. 1.1 Pendahuluan........... 21 1.2 Klasifikasi Desimal Universal (KDU)....... 21 1.3 Penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan Berdasarkan KDU 216 2. Petunjuk Pengkodean Arsip...... ....... 29 2.1 Cara Menentukan Kode Klasifikasi Suatu/Arsip................. 29 2.2 Cara Penyimpanan Arsip......... 29 2.3 Pemindahan Arsip...... 30 Penyimpanan Arsip Dinamis.... Pedoman 4 : 1. 33 1.1 Pengantar 33 1.2 Prinsip Penyimpanan Arsip Dinamis.... 33 2. Pusat Arsip......... 35 2.1 Pengertian 35 t\
3. 3.1 3.2 4. 4.1
Pedoman
5
:
1. 1.1
1.2 1.3 1.4 1.5
Sarana dan Prasarana Penyimpan Arsip Dinamis..,........ Pgralatan Untuk Pengurusan Surat..,...........,...r..r.,.,r....... Pgralatan Untuk Filling Berkas Arsip...,,..,.......oo...,....,......
37 37 38
Teknik Perawatan Arsip Dinamis Peralatan Untuk Pengurusan Surat.
41 41
Penyimpanan Arsip Dinamis Pengertian Akses lnformasi Syarat Akses Layanan Peminjaman Rangkuman
43 43 43 46 48 50
laa
ilt
PEDOMAN 1
1
PENGANTAR KEARSIPAN
1.l Latar Belakang Dalam era globalisasi ini, yang ditandai oleh iklim yang sangat kompetitif, ketersediaan informasi yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan oleh
organisasi maupun dalam menunjang kagiatan usaha. Akhir-akhir ini, manajemen informasi mendapat perhatian yang sangat besar baik oleh instansi pemerintah maupun swastia. Salah satu sumber informasi adalah dalam bentuk arsip. Adanya perhatian terhadap manajemen informasi ini juga mempengaruhi perkembangan pengolahan arsip. Kesadaran dan perhatian terhadap arsip yang
secara informatif memberikan gambaran mengenai operasional bisnis. Oleh karena itu, penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip merupakan hal yang mulai menjadi perhatian di banyak organisasi modern.
Perkembangan komunikasi dan informasi dalam masyarakat melahirkan indust6
yang pada akhirnya menciptakan masyarakat yang bergantung pada informasi. Perkembangan ini mengisyaratkan perlunya manajemen informasi yang dapat
memenuhi kebutuhan sosial masyarakat tersebut. Ada beberapa karakter informasi yang menjadi alasan mengapa informasi perlu dikelola. Karakter tersebut adalah
:
1. Katidakpastian :
lnformasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai
berbagai peristiwa di dunia nyata, dan ini menjadi alasan utama orang untuk mendapatkan informasi;
2. Ambiguity
z
informasi selalu mengundang ambiguitas. Kita perlu menafsirkan
dalam suatu konteks untuk menemukan sebuah makna yang pasti;
3.
Pengetahuan
:
informasi memberikan dampak pada keadaan pengetahuan
yang kita miliki mengenai sesuatu (mungkin memberikan pembenaran bagi
suatu keyakinan). Perlu dicatat di sini bahwa keadaan pengetahuan ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau dengan kata lain pengetahuan sudah
ada sebelum informasi tiba, dan dapat berubah dengan cepat. Jelas disini bahwa informasi dapat merubah pengetahuan dalam cakupan yang berbeda; 4. lndeterminate
(tidak pasti)
: seseorang yang merekam atau mengirim
informasi tidak mempunyai jaminan mutlak mengenai : a) siapa yang akan menerima informasi tersebut, b) bagaimana mereka menafsirkan informasi tersebut. Hal ini terjadi karena berdasarkan fakta bahwa informasi terbentuk perwakilan bersandi dari suatu entiti atau badan di dunia nyata yang harus ditafsirkan;
5.
Redundant
:
komunikasi informasi selalu membawa unsur redundant
(adanya informasiyang tidak penting yang ikut);
6.
Sistem yang bergantung
:
pesan harus sebarkan dengan medium atau
perantara. Orang harus belajar bagaimana menggunakan medium ini (mulai
dari belajar bahasa sampai mengingat nomor telepon dan
mengenal
lambang-lambang) untuk mendapatkan makna pesan tersebut. Di sini kita melihat bahwa informasi tersedia dalam beberapa cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi pemanfaatannya.
Karakter ini, sejalan dengan perubahan dan perkembangan dalam dunia informasi mengakibatkan adanya perubahan pula bagi peranan profesi yang
berkaitan dengan pelayanannya seperti arsiparis, pustakawan, ilmuan informasi, manajer informasi, manajer kapital intelektual, operator sistem, dan
profesi lainnya. Merekalah pada kenyataannya, yang berada di garis depan dalam penciptaan masyarakat informasi.
Khusus dalam dunia kearsipan, ada berbagai sistem yang dibuat dan digunakan untuk mengontrol penciptaan arsip dimana selain untuk mendukung kegiatan bisnis dan kewajiban hukum, juga mengupayakan arsip
dikelola secara efisien. Manajemen arsip yang efisien inilah yang mendasari kerangka kegiatan kearsipan saat ini. Terlebih lagi dengan dimanfaatkannya
teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran yang berdampak pada perubahan lingkungan kerja, dari sistem perkantoran yang dijalankan secara
manual berubah menjadi sistem otomatisasi perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.
Modul ini disusun secara komprehensif untuk mengetahui kerangka kearsipan yang dimulai dengan pengenalan konsep arsip secara umum. Pada modul ini
akan dijelaskan mengenai pengertian arsip, perbedaannya dengan sumber
informasi lain, karateristik serta fungsi dan nilai guna arsip dinamis, diantaranya mengenai pengertian, tujuan, asas pengelolaan, metode pendekatan, peranan manajemen arsip dinamis, manajemen arsip aktif dan inaktif.
l.2Maksud dan Tujuan Maksud dari pembuatan modul ini adalah untuk memberikan pengetahuan dan
wawasan tentang dasar-dasar, konsep dan prinsip kearsipan sebagai suatu disiplin ilmu terapan.
1.2.1 Tujuan Pembelaiaran Umum Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diharapkan dapat memahami dan memiliki pengetahuan dan wawasan tentang dasar, konsep dan prinsip-prinsip kearsipan.
1.2.2 Tuluan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diharapkan dapat:
a. Menjelaskan b. Menjelaskan
konsep arsip. manajemen arsip dinamis
c. Menjelaskan manajemen arsip aktif d. Menjelaskan manajemen arsip inaktif e. Pola klasifikasi arsip
f.
Menjelaskan akses informasidan layanan peminjaman.
2
KONSEP ARSIP
2.1 Latar Belakang Sekecil apapun organisasi dalam pelaksanaan kegiatannya dipastikan akan menghasilkan arsip, demikian pula halnya perorangan dalam berhubungan
dengan lainnya juga akan menghasilkan arsip. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip berfungsi sebagai penghubung antara struktur sosial dan
interaksi manusia, karena dalam arsip terekam informasi mengenai bukti kegiatan dan hubungan sosial tersebut. Dalam arsip juga terkandung informasi mengenai kelompok orang, organisasi, kejadian dan tempat. Kalau demikian halnya apa yang dimaksud dengan arsip? Untuk mengetahui pengertian arsip tersebut di bawah ini akan disampaikan beberapa definisi, diantaranya;
Rick, Swafford dan Gow (1992:3) mendefinisikan arsip sebagai semua bentuk
informasi terekam dalam berbagai media dan karakteristik yang dibuat dan
diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, termasuk buku, berkas, photograph, map dan dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan karakteristik yang dibuat dan diterima untuk tujuan hukum dan operasional organisasi yang berhubungan dengan transaksi bisnis.
Australian Standard memberikan definisi arsip dengan arsip dinamis atau record
dan arsip statis. Record manurut Australian Standard adalah informasi yang terekam dalam banyak bentuk termasuk
di
dalamnya data dalam sistem
komputer, yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau orang dalam transaksi bisnis dan memeliharanya sebagai pembuktian atas
segala aktivitasnya. Adapun contoh-contoh. record adalah paper, microfilm, gambar, peta, foto, pesan dan dalam bentuk email, video dan tulisan tangan. Sedangkan arsip adalah record yang memiliki nilai berkelanjutan dan memiliki nilai guna administratif, legal maupun sejarah.( Australian Standard, 1996).
Di lndonesia istilah record tidak dijumpai dalam Undang-Undang
(Katelaar,
1983) kecuali hanya istilah arsip. Adapun pengertian arsip tersebut terdapat
dalam Undang-Undang Nomor 4g Tahun 2OO9 tentang Kearsipan yang +
menyebutkan bahwa arsip adalah adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Pengertian arsip di lndonesia memang tidak membedakan antara arsip dinamis
dan statis seperti yang disebutkan oleh Australian Standard. Pengertian ini hampir sama dengan pengertian yang disebutkan oleh Sir Hillary Jenkinson, Deputy Keeper pada Public Records di lnggris yang menyebutkan bahwa arsip
adalah dokumen yang terakumulasi melalui proses alami dalam rangka pelaksanaan kegiatan bisnis organisasi pemerintah maupun swasta, kapan saja, yang disimpan ditempat di tempat penyimpanan serta digunakan sebagai bahan
referensi bagi pejabat yang bertanggung jawab terhadap fungsinya (Mckemmish, 1993, p.5-5).
Selain definisi yang disebutkan di atas, pengertian arsip juga mengacu pada organisasi penciptanya, baik organisasi pemerintah atau swasta, dan/atau perorangan yang bertanggungjawab terhadap arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas. Selain
itu, arsip dapat juga mengacu pada gedung atau tempat penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Melalui pengertian arsip juga dapat diketahui media penyimpannya.
Arsip-arsip keuangan atau database gaji, pelanggan, dosir pegawai, program kerja, laporan kerja, laporan khunan, bukti pembayaran dan pengambilan pajak, peta wilayah atau batas wilayah, rancangan bangunan, struktur dan tugas fungsi
organisasi, kerjasama pekerjaan dengan pihak lain, dokumen kontrak, kegiatan
administrasi, penyediaan dan penerimaan barang dan jasa, pengambilan keputusan, pendelegasian wewenang, pengembangan pegawai, dan lain-lain
merupakan arsip yang tercipta dari suatu organisasi. Akte kelahiran, kartu identitas, ijasah atau sertifikat kursus/keterampilan, surat nikah, surat kematian, passporf, dan vrsa, album foto, video rekaman kegiatan pribadi, buku harian,
statement kualifikasi pendidikan, surat warisan, riwayat hidup dan status, suratsurat yang berkaitan dengan hak seperti kepemilikan kendaraan bermotor, surat-
surat yang berkaitan dengan kewajiban dan lain-lain merupakan contoh dari arsip perorangan.
2.2 Perbedaan Arsip dengan Perpustakaan dan Museum Umumnya arsip berbeda dengan jenis informasi lain seperti perpustakaan dan museum. Ada beberapa elemen yang membantu kita untuk membedakan jenis-
jenis informasi ini, seperti fungsi, sasaran, akses, konten, cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (user), perizinan untuk mengakses, ketersediaan dan
cara mengakses, prosedur peminjaman, profesi, kualifikasi pendidikan,
sertia
masalah/problem yang dihadapi dalam profesi tersebut.
Perbedaan pertama adalah dari fungsinya. Fungsi utama perpustakaan adalah penyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak lainnya. Fungsi
arsip adalah memelihara akumulasi arsip, sedangkan fungsi museum adalah
menyimpan, mengkomunikasikan
dan
memamerkan bukti perkembangan
peradaban manusia.
Perbedaan kedua
adalah lembaga kearsipan didirikan untuk
melestarikan
bahan kearsipan yang dihasilkan oleh sebuah lembaga atrau beberapa lembaga
badan korporasi; lembaga kearsipan merupakan lembaga penerima. Perpustakaan merupakan lembaga pengumpul, dimana perpustakaan memperoleh koleksi dari berbagai sumber. Berbeda
lagi
museum dimana
didirikan untuk memperoleh, melestarikan dan memamerkan bukti material dari manusia.
Perbedaan berikutnya adalah media yang dikelola. Perpustakaan akan mengelola bahan tercetak buku dan sejenisnya, kalau arsip materi yang dikelola
adalah informasi terekam dalam bentuk tulisan dan manuskrip, dan umumnya materi tidak tercetak dan unik. Sementara itu museum memusatkan pada materi
berupa artefak atau objek tiga dimensi yang asli yang merupakan bukti perkembangan budaya manusia.
Perbedaan berikutnya adalah sarana dan prasarana yang digunakan untuk mengelola materi yang ada. Baik itu perpustakaan, kearsipan maupun museum. Disamping itu juga ada perbedaan akses diantara ketiganya. Meskipun terdapat
perbedaan, juga terdapat beberapa persamaan antara perpustakaan, kearsipan dan museum. Persamaan tersebut diantaranya adalah : ketiga lembaga tersebut sama-sama bertujuan untuk melestarikan masing-masing bahan yang dimilki.
2.3 Karakteristik Arsip Arsip adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti kegiatan seseorang atau badan koorporasi. Terry Eastwood (1991:78) mengatakan bahwa arsip memiliki
peran penting dalam masyarakat. Digambarkan olehnya bahwa arsip adalah penciptaan sosial untuk tujuan sosial karena arsip memberikan bukti (evrdence) untuk kegiatan masyarakat. Arsip memaparkan aktivitas-aktivitas yang bersifat otomotif yang kemudian membangun molekul-molekul tindakan pada masa lalu. Arsip menampilkan kejadian aktual (nyata) dan merupakan produk dari kegiatan organisasi atau perorangan (penciptaannya) yang bersifat lengkap (complete'1,
dapat dipercaya (reliable), tidak berubah (immufable),serta otentik (authentic). Arsip sebagai alat komunikasi budaya dikatakan oleh Mark Stevens bahwa arsip memiliki kultural bukan karena arsip merupakan barang langka namun karena arsip menghubungkan kita dengan transaksi dan kegiatan yang bernilai jangka panjang untuk alasan-alasan simbolik dan nyata. Nilai kultural arsip itulah yang merupakan suatu refleksiyang berasal dari sifat atau karakteristik arsip.
Karakteristik yang dimiliki arsip akan membedakannya dengan informasi lainnya.
Di bawah ini akan diuraikan beberapa karakterik arsip yang dikemukakan oleh Pederson
:
a. Lengkap (complete):
arsip telah memiliki hubungan antara struktur, content
dan konteks, serta mempunyai informasi mengenai tanggal (waktu dan tempat arsip itu diciptakan/diterima), alamat, pencipta, alamat penerima surat, judul/subyek yang berkaitan dengan isi/pesan.
b.
Tidak berubah (fixed): arsip adalah informasi yang dihadirkan dalam format yang statis. Elemen informasi yang melekat dalam struktur (format) memiliki
arsip sesuai dengan konteksnya, dan format tersebut dapat diduplikasikan atau diciptakan kembali.
c.
Memiliki arli (contextuat): arsip memiliki arti/makna, karena itu arsip memiliki
nilai berdasarkan isinya (content). Arsip merefleksikan tujuan dan kegiatan
suatu organisasi,
di
samping memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya. Sehingga pengguna arsip harus memahami fungsi, sistem kontrol, dan pola yang
digunakan dalam organisasi tersebut.
: karena arsip merupakan output yang secara alami muncul dari suatu proses kegiatan, maka setiap arsip memiliki hubungan dengan arsip sebelumnya dan mungkin pula dengan arsip-arsip
d. Tidak berdiri sendiri (organic)
berikutnya. Sehingga arsip tidak dikelola sebagai ifem tersendiri, namun dalam suatu kelompok yang disebut sebagai sen'es.
g.
Resmi (authoritative/officiat)
:
arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi
untuk mendukung tugas dan kegiatan bisnis memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan kegiatan bisnis yang dilaksanakan.
f.
Unik (Unrgue) : berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya, arsip yang dipelihara menurut konteksnya dan memiliki kronologi yang unik
selalu merupakan satu-satunya produk. Duplikasi (copy) arsip memiliki arti
yang berbeda baik untuk melaksanakan kegiatan bisnis maupun
bagi
staf/pejabat yang benrenang dengan kegiatan tersebut.
2.4 Fungsi dan Nilai Guna Arsip Arsip memegang peranan penting sekaligus memberikan kontribusi yang besar
dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas organisasi. Arsip tersebut dapat dijadikan alat untuk menyusun perencanaan, alat pengawasan, bahan bukti pertanggungjawaban dan dapat d'rjadikan dasar dalam pengambilan keputusan
yang diperlukan dalam pengembangan organisasi. Robert (1995) mengatakan bahwa pada dasarnya ada tiga fungsi dasar arsip dalam kegiatan organisasi. Fungsi tersebut meliputi fungsi bisnis, akuntabilitas dan kultural. Fungsi bisnis dimaksudkan sebagai peran arsip dalam kegiatan bisnis. Hal ini tampak jelas
ketika organisasi harus menyediakan layanan prima pada nasabah atau
masyarakat. Selain itu arsip dapat dUadikan bahan baku pengambilan keputusan
dalam melakukan tindakan bisnis. Fungsi akuntabilitas artinya arsip menjadi
unsur yang tidak terpisahkan dalam memberikan
pertanggungjawaban
organisasi baik secara internal maupun secara eksternal. Dengan arsip dapat
dilihat apakah suatu organisasi beserta elemen di dalamnya telah memenuhi persyaratan tertentu, baik secara legal, operasional, sosial maupun moral. Semua tingkah laku perilaku organisasi dan siapapun pelaku organisasi dapat diinvestigasi berdasarkan arsip. Sedangkan fungsi yang terakhir adalah fungsi
kultural. Fungsi
ini menunjukkan peran sebagi sumber daya kultural bagi
masyarakat, ketika digunakan untuk keperluan mengamati kegiatan bisnis yang
dilakukan dan peranan akuntabilitas yang dilakukan. Arsip merupakan bahan dasar riset historis dalam rangka menemukan informasi akurat dalam berbagai aspek, seperti kesehatan, lingkungan dan sosiologi.
Sukamto (1997) mengatakan, arsip sebagai sumber informasi hanya dapat dipahami dalam kesatuan l<,etompoknya, sehingga penataan dalam kelompok arsip menjadi sangat penting. Lernnar demi lembar arsip dikelompokkan dalam unit-unit informasi untuk ditetapkan nilai guna dan jangka simpannya. Menurut
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Rl nilai guna yang dikandung oleh arsip meliputi nilai guna primer darr nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai
guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan
lembaga/instansi pencipta arsip. Penentuan nilai guna primer tidak hanya didasarkan pada kegunaannya dalam rnenunjang tugas pelaksanaan kegiatan
yang sedang berlangsung, namun juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta arsip dimasa depan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi,
hukum, keuangan, ilmiah dan teknologi. Nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi
lain dan/atau
kepentingan umum sebagai bahan bukti
dan bahan
pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian
dan informasional. Nilai guna kebuktian menjelaskan bagaimana
suatu
organisasi dijalankan untuk pertama kali, dirancang, diorganisasikan dan dikelola sumber-sumbernya. Nilai guna ini dapat diklasifikasikan kedalam empat
mengenai
visi dan misi
:
struktural (bahan organisasi, statement organisasi, peraturan), program (rancangan,
kategori fungsional (Pederson)
kebijaksanaan, prosedur, petunjuk), operasional (arsip kegiatan/fungsi) seperti
kontrak, transaksi, dokumentasi proses pekerjaan), evaluasi
(studi
kelayakan/kebutuhan/ penggunaan atau laporan hasil penelitian, sistem analisis,
pengembangan/percobaan produk
atau layanan). Sedangkan nilai
guna
informasional menjelaskan secara khusus mengenai orang, tempat dan organisasi yang memungkinkan kita dapat mengindentifikasi dan menganalisis situasi, kegiatan, dan prilaku yang tercermin dalam konteks arsip. Informasi ini menyediakan tolok ukur untuk melakukan studi analisis terhadap perubahan
yang ada. Sebagai contoh, arsip yang berisi informasi mengenai orang seperti arsip sensus penduduk, arsip pasien rumah sakit yang diciptakan untuk kepentingan bahan bukti kewenangan, peraturan pelaksanaan, perlindungan status, hak dan kewajiban, kegiatan untuk tujuan referensi dengan suatu proses, sertia menentukan pertanggungjawaban.
2.5 Rangkuman
Arsip adalah rekaman informasi mengenai apapun dan dalam bentuk apapun
yang diciptakan atau diterima, digunakan dan disimpan oleh
organisasi
pemerintah, swasta, atau perorangan (penciptanya) untuk kepentingan transaksi
bisnis dan pelaksanaan kegiatan tugas. Arsip dibedakan dengan jenis informasi lain seperti perpustakaan dan museum melalui elemen-elemen fungsi, sasaran, akses, content, tata cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (user), perizinan
untuk mengakses, ketersediaan dan cara mengakses, prosedur peminjaman, dan lain-lain.
Arsip memiliki enam karateristik yang membedakannya dengan jenis informasi lain, yaitu : lengkap (complete\, tidak berubah (fixed), memiliki arti (contextual), tidak berdirisendiri (organic), resmi (authoritative/officiai), dan unik (unrgue). Pada dasarnya ada tiga fungsi dasar arsip dalam kegiatan organisasi. Fungsi
tersebut adalah fungsi bisnis, akuntabilitas dan kultural. Fungsi bisnis dimaksudkan sebagai peran arsip dalam kegiatan bisnis. Fungsi akuntabilitas maksudnya adalah arsip menjadi hal yang tidak terpisahkan dalam memberikan
pertanggungjawaban organisasi baik secara internal maupun secara eksternal.
Sedangkan fungsi yang terakhir adalah fungsi kultural. Fungsi kultural 10
menunjukkan peran arsip sebagai sumber daya kultural bagi masyarakat ketika
digunakan untuk keperluan mengamati kegiatan bisnis yang dilakukan dan peranan akuntabilitas yang dijalankan serta sebagai wahana komunikasi politik, sosiat dan nilai-nilai budaya.
Nilai guna arsip dibedakan menjadi dua yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer berkaitan dengan nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah dan teknologi. Nilai guna sekunder berhubungan dengan nilai guna kebuktian dan informatif.
11
3,
PF-ruYU$T"'TAN ARSIP
3.1
Pengertian Penyusutatr lirsip Penyusutan merlipak.rl salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah menumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai niiai kepirrraan lagi (Wursanto : 1991). Sejalan dengan pengertian tersebut P'*ter \lJalne (1998) menambahkan bahwa penyusutan dan wakt,r freial,;irirnva masa simpan menurut perundangundangan, peraturan .;';ai.j pit$ecur adrninistrasi.
Pasal
2
Peraturan i''*ir;,:iriiifiir f'.lomor 34 tahun 1979, menyebutkan
bahwa Penyusutan iir'Ern ;lrjalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:
a.
meminciahkan ar:rp ii'r,ekrif *ari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lernbaEe ir.nrnaga rr€ga'd atau badan-badan pemerintah masing-mastng
b.
Memusnahkan ars,iii ssriuai ciengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c.
Menyerahkan el;'*rl statis oleh Unit Kearsipan kepada Lembaga Kearsipan.
3.2Tujuan Penyusutan A.rsip Tujuan penyusutair argil,atjaiah untuk
a.
:
mendayagunakan arsic dinarnis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b.
menghemat ruangari. g.reralatan dan perlengkapan.
c. mempercepat perremuien kembali arsip d. menyelamatkan bahcn hukti pertanggungjawaban
pemerintah.
3.3Pedoman Penyusutan Penyusutan arsin beri.,*$r:man pada jadwal retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah atau simpan permanen.
12
3.4 Pelaksanaan Penyusutan
1.
Jadwal Penyusutan
Agar penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tertib dan terencana,
setiap instansi perlu menetapkan jadwal waktu penyelenggaraan penyusutan. Arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 tahun penyusutannya dapat dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali
5 (lima) trahun. Adapun bagi arsip yang memiliki retensi lebih dari 10 (sepuluh) tahun sekurang-kurangnya dilakukan 1 (satu) kali dalam
dalam waktu 10 (sepuluh) tahun.
2. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Pemindahan dan pemusnahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut
a.
:
Memilih dan menyisihkan arsip yang telah mencapai masa inaktif sesuai dengan jadwal retensi arsip.
b.
Menyeleksi arsip untuk menentukan arsip yang dipindahkan dan
di
dapat dimusnahkan
unit pengolah. Penyeleksian ini juga
berpedoman pada jadwal retensi arsip. Pada umumnya arsip yang
tidak memiliki jangka simpan/retensi pada masa inaktifnya dapat dimusnahkan, kecuali bila ada pertimbangan lain. Dapat dimusnahkan misalnya:
-
Berkas yang informasinya tidak berlaku lagi karena telah diganti
dengan yang baru, misalnya catatan alamat dan nomor telepon yang sudah diganti.
-
Surat-surat perkenalan/penawaran, surat pengantar, formulir yang tidak digunakan lagi, pemberitahuan dan sejenisnya.
-
Salinan atau duplikat dan catatan-catatan lain, kecuali jika aslinya sudah tidak ada.
c.
Membuat daftar pertelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan ataupun yang akan dipindahkan.
d. Formulir daftar pertelaan arsip sekurang-kurangnya berisi keterangan mengenai
:
(1) Nama unit pengolah yang akan memindahkan/memusnahkan (2) Judul berkas 13
(3) Tanggal, bulan dan tahun berkas
(4) Retensi arsip sesuai dengan yang tercantum pada jadwal retensi arsip (5) Jenis fisik arsip (6) Kondisiarsip (7) Jumlah arsip yang dinyatakan dengan meter lari
(8) Keterangan lain bila dianggap perlu a 9.
Memasukkan arsip ke dalam boks arsip
f.
Menyampaikan usulan pemusnahan atau pemindahan kepada pimpinan unit pengolah
g.
Pemindahan/pemusnahan arsip yang dilakukan dengan membuat berita acara.
Pemindahan arsip inaktif dapat dilakukan dengan cara
-
Pemindahan dalam
:
satu tahap dalam waktu
tertentu,
maksudnya : arsip yang telah masa inaktif sesuai dengan jadwal retensinya secara otomatis dipindahkan ke unit kearsipan (pusat arsip).
-
Pemindahan 2 (dua) tahap dalam waktu tertentu, maksudnya
arsip yang telah mencapai masa inaktif tidak
:
langsung
dipindahkan ke pusat arsip tetapi ditahan dahulu sebagai file transfer untuk beberapa waktu lamanya. Jika arsip benar-benar
tidak digunakan lagi oleh unit pengolah sesuai dengan waktu yang di tetapkan dapat dipindahkan ke pusat arsip.
3.
Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan dan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan (Pusat Arsip). Penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan dan pemusnahan arsip
di unit kearsipan merupakan tindakan yang saling berkaitan. Kegiatankegiatan yang perlu dilakukan adalah
:
a. Penilaian arsip inaktif yang telah mencapai/melampaui
jangka
waktu simpannya sesuai dengan jadwal retensi. Arsip inaktif yang
telah melampaui jangka waktu simpannya akan tetapi frekuensi penggunaannya masih tinggi, maka arsip tersebut tetap T4
dipertahankan. Untuk arsip-arsip ini dibuatkan daftar khusus yang
dapat digunakan sebagai bahan penyempurnaan jadwal retensi arsip. b.
Menyisihkan arsip inaktif yang telah melampaui jangka waktu simpan serta membuat daftarnya.
c.
Penilaian arsip
:
penilaian dilakukan dengan meneliti ulang nilai
guna arsip yang berjangka waktu simpan 10 tahun lebih, untuk mendapatkan kemungkinan nilai permanen suatu berkas serta untuk meneliti jangka waktu penyimpanannya (retensi). penilaian
akan menghasilkan dua kelompok arsip, yakni arsip yang dapat dimusnahkan dan arsip yang wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Penilaian dilakukan oleh suatu panitia yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara atau badan-badan pemerintiahan,
yang terdiri dari berbagai pejabat yang memiliki pengalaman dan pengetahuan yang luas dibidang organisasi dan tugas pokoknya. d.
Membuat daftar pertelaan baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun untuk arsip yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Daftar pertelaan tersebut sekurang-kurangnya berisi
A Vr
:
Nama instansi Judul berkas Tanggal, bulan dan tahun berkas Jenis fisik Jumlah berkas yang dinyatakan dalam meter lari
Kondisifisik Retensi Hal-hal lain yang diperlukan
Mengajukan usul pemusnahan dan penyerahan kepada pimpinan instansi
Pimpinan instansi memberitahukan kepada Lembaga Kearsipan tentang penyerahan arsip. Penyerahan juga disertai dengan pembuatan berita acara penyerahan arsip.
15
PEDOMAN
2 1
,
PENGOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
{.{ Pengantar Surat merupakan salah satu sarana komunikasi kedinasan yang penting dalam organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta, informasi yang terulang dalam surat akan menjadi acuan karena memiliki aspek legalitas yang
kuat, karena itu surat-surat tersebut harus dikelola dengan baik. Pengelolaan terhadap persuratan ini harus sudah dilakukan pada tahap awal penciptaannya karena itu pada modul ini akan dibahas mengenai tata persuratan atau
trata
naskah, pengurusan naskah serta klasifkasi arsip.
1.2Tata Persuratan
Tata naskah adalah kegitan merancang dan mengatur bentuk dan susunan surat,ukuran dan kualitas kertas yang digunakan. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan komunikasi kedinasan yang dilakukan akan labih efektif. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai persuratan ini ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu definisi mengenai surat. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang di gunakan
sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berdasarkan ruang lingkupnya surat dapat di bedakan menjadi dua yakni surat
intern dan surat ekstern. Surat intern adalah surat yang di tunjukan sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan organisasi. Surat intern ini dapat berupa nota dinas, memo, pemberitahuan dan pengumuman. Sedangkan surat ekstern adalah surat-surat dinas yang di tunjukan pada pihak di luar organisasi.
Bila dilihat dari aspek keamanan dan legalitas kepemilikan dan kepentingan maka surat dapat dibedakan menjadi
:
15
o
Tingkat keaslian surat : berdasarkan tingkat keaslian surat dapat di bedakan menjadi
r' r' / {
r
:
Asli Tembusan Salinan Petikan
Bobot informasi : berdasarkan bobot informasi yang di miliki maka surat dapat dibedakan menjadi
{ { o
Surat penting; dan Surat biasa
Bila dilihat dari segi pengamanan informasinya, maka surat dapat dibedakan menjadi :
{ { ./ o
:
Sangat rahasia Rahasia Biasa
Bila dilihat dari segi kecepatan penyampaiannya maka surat dapat dibedakan menjadi sangat rahasia, segera dan biasa. Hal penting lainnya yang tidak dapat diabaikan dalam tata parsuratan adalah
format surat, karena akan menentukan sistematika informasi yang akan disampaikan. Format surat ini disesuaikan pula dengan ruang lingkupnya, yakni format surat intern dan ekstern. Format surat ekstern terdiri dari tiga bagian yakni:
a. Kepala surat, yang terdiridari
-
Lambang negara atau logo instansi Nama dan alamat instansi pengirim
Tanggal,bulan,dantahun Sifat surat Lampiran
T7
Hal
Alamat yang dituju
b. lsi surat meliputi
:
Pembukuan yang berisi latar belakang, mal<sud dan tujuan surat secara
ringkas dan jelas lsi/pokok uraian inti permasalahan surat Penutup
c.
Kaki surat, meliputi unsur-unsur
:
Nama jabatan
Nama penandatangan (NlP)
cap Bentuk surat merupakan tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Beberapa bentuk surat yang umum digunakan antara lain:
a. b.
Bentuk lurus (b/ock style) Bentuk lekuk (indented style)
c. Bentuk semi blok (serni block style) d. Bentuk lurus penuh (full block sgle) e. Bentuk alenia gantung(hanging paragraph) Hal lain yang perlu diperhatikan adalah masalah lambang, logo, cap dinas dan kewenangan penandatangan. umumnya lambang Negara dan logo serta cap dinas digunakan daalam manejemen perkantoran sebagai tanda pegenal atau indentifikasi yang bersifat resmi. Khusus cap dinas dapat dibedakan menjadi cap dinas jabatan dan cap dinas instansi.
Proses komunikasi dalam penyampaian informasi kedinasan membutuhkan suatu pengamanan khusus terutama fisik dan informasinya. Pengamanan ini berawal dari penentuan format, teknik pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas penyampaiannya. Faktor 18
penting lainnya yang harus dipertimbangankan dalam pengamanan surat
adalah: penentuan bobot informasi, tingkat kerahasian dan kecepatan penyamPaiannYa.
l.3Pengurusan Surat Pengurusan surat merupakan mekanisme kegiatan yang
di
lakukan dalam
proses pengelolahan surat yang bukan saja kegitan menerima dan mengirimkan surat masuk dan surat keluar tetapi juga mengarahkan serta menyalurkan surat
unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Mekanisme ini dapat dirancang dengan mempertimbangkan prinsip efisien, aman dan cepat.
Pengurusan surat masuk dimulai dengan kegiatan penerimaan surat. Dalam mekanisme pengurusan surat masuk harus diperhatikan kondisi dan karakteristik
organisasi, mengingat masing-masing organisasi berbeda baik luas lingkup, tugas dan fungsinya maupun kompleksitas pembagian oi'ganisasin'g' Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan dengan cara terpusat atau sentralisasi yang relatif kecil, sementara untuk organisasi yang besar penerimaan surat masuk di
lakukan secara desentralisasi. Kegiatan penilaian dan pengarahan akan menentukan tingkat pengaman informasi yang ternruat dalam surat tersebut sefta kemana surat tersebut diarahkan.
Surat-surat yang tergolong penting harus dikendalikan dengan menggunakan
sarana pengendalian. Penyampaian surat ke pimpinan harus disertai dengan formulir disposisi. Pendisposisian surat merupakan pendelegasian wewenang untuk menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan. Formulir ini pun dapat dijadikan sebagai sarana pengendalian pekerjaan.
Prosedur pengurusan surat keluar mencangkup beberapa kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan membahas surat keluar atas intruksi pimpinan. Dalam merancang surat keluar harus diperhatikan rnasalah bobot informasi surat tingkat pengamanan dan penyampaian surat dinas serta kemungkinan keterlibatan unit
kerja lain dalam surat yang diproses. Surat-surat yang terkait dengan kebijakan
organisasi sebaiknya ditandatangani oleh pimpinan puncak sedangkan surat
19
yang bersifat rutin yang bersifat teknis operasional dapat didelegasikan kepada bawahan.
Pengaman informasi surat sangat rahasia dan rahasia dapat dilakukan dengan melaksanakan pemrosesan secara khusus dan terbatas. Sedangkan pengaman fisik surat dapat dapat dilakukan dengan menggunakan kertas yang berkualitas.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengelolahan surat keluar adalah pembuatan konsep, tata Gara pengetikan, penggunaan sampul surat dan pengrnmannya.
20
PEDOMAN
3 1
KLASIFIKASI KEARSIPAN PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
{.1. Pendahuluan Dengan semakin meningkatnya kegiatan dalam bidang pembangunan baik yang
dilakukan oleh pemerintah/swasta
dan
masyarakat, maka diperlukan peningkatan pelayanan informasi yang lengkap, akurat dan tepat baik untuk pengambilan keputusan maupun dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. Salah satu sumber informasi yang sangat penting ialah arsip yang
disimpan secara sistematis.
Untuk dapat menciptakan sistem penyimpanan arsip yang tepat, perlu adanya
pola klasifikasi kearsipan. Berdasarkan pola klasifikasi maka arsip-arsip dapat ditata dan disimpan dengan tertib dan teratur. Pengalaman menunjukkan bahwa
pengklasifikasian secara tradisional baik yang berdasarkan pada struktur
organisasi maupun urutan waktu (kronologi) tidak dapat mengimbangi kebutuhan pelayanan informasi secara cepat dan tepat. Pemprov DKI Jakarta sejak tahun 1976 telah menggunakan sistem klasifikasi kearsipan berdasarkan U
nivercal Decimal Classification (UDC) atau Klasifi kasi Desimal Universal.
1.2. Klasifikasi Desimal Universal (KDU)
Klasifikasi Desimal Universal atau untuk selanjutnya disebut KDU adalah suatu
sistem klasifikasi untuk mengelompokkan sistem bidang pengetahuan. KDU dapat dipergunakan untuk mengatur semua bahan informasi dapat ditemukan
kembali apabila diperlukan. KDU telah diterima secara internasional sebagai
sistem yang standar. Pada dewasa
ini KDU dipergunakan untuk
mengelompokkan bahan perpustakaan, pusat dokumentasi dan arsip.
2L
1.
Prinsip Dasar KDU mempunyai 3 prinsip dasar, yaitu
a.
:
Merupakan suatu sistem klasifikasi dalam arti yang tegas tergantung
pada analisis dari ide, sehingga konsep-konsep atau kelompok yang saling berhubungan dikumpulkan bersama;
b. Merupakan klasifikasi yang universal mencakup semua
lapangan
pengetahuan manusia, dengan sistem notasi angka-angka utama dan angka pembantu;
c.
Merupakan suatu klasifikasi dan kode yang disusun berdasarkan prinsip
pengelompokan dari yang bersifat umum kepada yang lebih khusus
dengan menggunakan notasi angka arab yang rebih dikenal secara internasional.
2.
Struktur dan Notasi KDU
seluruh pengetahuan manusia dianggap sebagai suatu kesatuan yang dapat dibagi dalam 10 cabang utama, yang dinyatakan dengan klasifikasi desimal sebagai berikut:
0. Umum 1. Filsafat, Metafisika, 2.
Psikologi, Logika
Agama, teologi
3. llmu Sosial 4. Bahasa 5. llmu Pengetahuan Murni 6. llmu Pengetahuan Terapan, Teknologi 7. Kesenian 8. Sastra 9. llmu Bumidan sejarah Di atas dasar inilah perkembangan notasi dibangun atau disusun dengan cara perluasan terus menerus dan fraksi-fraksi desimal, dengan prinsip bergerak dari yang umum ke arah yang lebih khusus.
22
RINGKASAN PEMBAGIAN UTAMA KDU
0.Umum 01 . Biblografi
02. Perpustakaan 03. Enskilopedi, Kamus
}4.Brosur, Pamflet 05. Majalah 06. Lembaga
0T.Jurnalistik 08. Poligrafi 09. Manuskrip
1. Filsafat 10. lmu Bumi dan sejarah 11. Metafisika 12. Metafisi 13.
ka Kewaj iban
Aliran Filsafat
14. Psikologi
15. Logika 16. Etika
/ Moral
17. Estetika
2
AGAMA
21 .
Teologi Natural
22. lnjil 23. Dogma
z(.Menjalankan lbadat
2l.Teologi Pastoral 26 Gereja lfisten pada umumnya 27 Sejarah Gereja
28 Lembaga Agama Kristen 23
29 Agama Non Kristen
3 ILMU SOSIAL 30. Sosialogi 31. Statistik 32. Politik
33. Ekonomi 34. Hukum 35. Administrasi Pemerintahan
36. Kesejahteraan Sosial 37. Pendidikan 38. Adat lstiadat
4
BAHASA 41 . Umum
42. Bahasa lnggris 43. Bahasa Jerman, Belanda 44. Bahasa Perancis 45. Bahasa ltali
46. Bahasa Spanyol dan Portugal 47. Bahasa Latin 48. Bahasa Slavia
49. Bahasa Ketimuran
5 MATEMATIKA
DAN ILMU ALAM
51. Matematika 52. Astronomi, Geologi
53. Fisika dan Mekanika 54. Kimia 55. Geologi, Meteorologi
56. Kepurbakalaan 57
. Biologi, Antropologi
58. Botani 59. llmu Hewan 24
TEKNOLOGI, KEDOKTERAN 61
. Kedokteran, Kesehatan
62. Teknik Mesin
63. Pertanian, Kehutanan, Perikanan 64. Kesejahteraan Keluarga
65. Manajemen 66. lndustri Kimia 67. lndustri Kerajinan (Produksi)
68. Industri Kerajinan (Perdagangan) 69. Bangunan dan Bahan Bangunan
KESENIAN, REKREASI, OI.AHRAGA
71. Perencanaan Fisik, Tata Kota 72. Arsitektur 73. Seni patung 74. Gambar dan Kerajinan tangan kecil 75. Seni Lukis 76. Seni Grafika
77. Fotografi 78. Musik 79. Olahraga, Permainan
KESUSASTRAAN
81. Retorika Kritik 82. Sastra lnggris
83. Sastra Jerman, Belanda, Skandinavia
$
.Sastra Romawi, Perancis
8s.Sastra ltali 86.Sastra Spanyol dan Portugal 87.Sastra Yunani 88.Sastra Slavia 8g.Sastra Timur
25
9
ILMU BUMI, SEJARAH
91.llmu Bumi 92.Biografi 93.Sejarah Umum 94.Eropa 95.Asia 96.Afrika 9T.Amerika 9S.Amerika Selatan 99.Daerah Pasifik dan Kutub
Dari ringkasan pembagian utama KDU tersebut di atas tampak bahwa KDU dipergunakan untuk mengelompokkan. Namun demikian berdasarkan rincian lebih lanjut dari notasi atau angka 35 orang dimuat dalam buku KDU, semua aktivitas organisasi Pemerintah Tingkat Pusat dan Daerah dikelompokkan dalam
notasi 35. Atas dasar itulah Pola klasifikasi Kearsipan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta disusun.
1.3. Penyusunan Pola Klasifikasi Kearcipan Berdasarkan KDU
1. Cara penyusunan klasifikasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta menggunakan angka dasar 35 dari KDU, yang berartiAdministrasi Pemerintah.
Berdasarkan notasi 35 ini, kegiatan organisasi pemerintahan dibagi dua kelompok utama, yaitu
:
a. Kegiatan bersifat penunjang (fungsi fasilitatif) didalam KDU ditandai dengan notasi 35.07 dan 35.08 (keorganisasian dan kepegawaian)
b.
Kegiatan yang bersifat pokok (fungsi substantiD didalam KDU ditandai dengan notasi 351 (tugas-tugas pemerintahan pada umumnya) Secara ringkas, susunan notasi klasifikasitersebut adalah rincian berikut
35.07
| Keorganisasian
: digunakan untuk mengelompokkan
tentang kegiatan Pengelolaan, keuangsh, tempaUbangunan kantor, ketatalaksanaan
26
:
arsip
materil
35.08
Kepegawaian
:
diperlukan untuk pengelompokkan semua
kegiatan dalam rangka administrasi kepegawaian 351 .71
Milik umum, Pekerjaan Umum dan
Sumber-sumber
Pendapatan 351 .72
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
351 .73
Kepolisian
351 .74
Ketertiban Umum
351 .75
Moral / Kesusilaan Umum
351 .76
Kesehatan Umum
351 .77
Keselamatan Umum
351 .78
Tata Pengairan
351.81
Perhubungan
351 .82
Perekonomian
351.83
Tenaga Kerja
351 .84
Bantuan dan Perawatan Sosial
351.85
Pendidikan, Kebudayaan,Agama
351.86
Kesehatan Nasional
351 .87
Administrasi Peradilan
351.88
Hubungan Luar Negeri
351.89
Pengawasan
Dalam menuliskan kode arsip angka 35 tidak perlu ditulis, diganti dengan tianda: -07
-08 -1.71 s.d -1.79 -1.81 s.d - 1.89 -1.9
Rujukan Penyusunan Klasifi kasi Buku daftar klasifikasi kearsipan ini disusun berdasarkan
27
:
Universal Decimal Classification: Abgride English Edition, 1961 yang
dibahasa lndonesia akan menjadi Klasifikasi Desimal Universal sebagai pedoman utama b. Basrb
Archieevekode dari Veregining Van Nederlandse Gemen Ten
(VNG), sebagai bahan perbandingan.
Hakekat Klasifikasi dan lndeks
a. Buku pedoman
klasifikasi
ini pada hakekatnya merupakan suatu
daftar kelompok masalah (urusan, hal-ihwal) yang berkaitan dengan
kegiatan penyelenggaraan pemerintiahan, pembangunan
dan
kemasyarakatan yang disusun menurut angka kode (notasi)
b. Untuk
membantu menentukan kode surat, maka buku pedoman
klasifikasi ini perlu dilengkapi dengan indeks. Indeks adalah daftar
judul masalah atau kasus yang disusun menurut abjad. lndeks dimaksud akan diterbitkan kemudian.
28
2.
PETUNJUK PENGKODEAN ARSIP
2.1. Cara Menentukan
Kode KlasifikasiSuatu SuraUArsip
1. Setiap surat penting, baik surat masuk maupun surat keluar diberi tanda atau kode klasifikasisesuai masalahnya.
2. Perhatikanlah
apakah materi didalam surat (naskah dinas) tersebut
dalam rangka pelaksanaan tugas penunjang ataukah kegiatan pokok.
a.
Jika merupakan kegiatan penunjang yang bersifat keorganisasian, carilah kode klasifikasinya di bawah 07.
b. Apabila kegiatan penunjang tersebut menyangkut
masalah
kepegawaian, carilah dibawah notasi 081-089
c.
Apabila masalah dalam rangka kegiatan substantif maka harus dicaridibawah -1.71 s.d -1.79 atau -1.81 s.d -.88 atau -1.91
3.
Masalah-masalah yang berkaitan satu sama lain tentang urusan kasus
tertentu diberikan kode yang sama sehingga akhirnya terkumpul menjadi dosir.
4. Apabila dalam satu surat mengandung lebih dari satu
masalah,
tentukan masalah mana yang perlu penyelesaian lebih lanjut. Masalah itulah yang diberi kode klasifikasi.
5. Penggunaan
indeks relatif sebagai penolong
2.2. Gara Penyimpanan 1.
Arsip (Filling)
Penyampaian dalam bentuk berkas
Arsip-arsip yang mempunyai kesamaan masalah disimpan berdasarkan kode klasifikasi dalam bentuk berkas. Apabila dalam satu kode terdapat beberapa masalah dapat dibedakan dengan judul masalah. Misalnya:
73.537
Kendaraan Dinas - Perencanaan
Pengadaan - Distributor - Pemeliharaan - Penghapusan
29
2. Penyimpanan
dalam centuk dosir
Arsip-arsip tentang suatu kasus, keEiatan atau proyek tertentu mulai dari
awal sampai akhir rlahrn $enillk dosir. Arsip-arsip yang merupakan kelengkapan suatu pro$es misatnya proyek dikerompokkan pada judul proyek dengan rincian sui; rnasalah, misainya
-1.811.12
:
Pembuatanjenibatan
- Perencanaan -Pelelangan -Pelaksa*aun -Fenyeraha n hasililaporan
3. Perhatikan
Pula Petlrr:juk fferikut:
a. Arsip-arsip yang tidai." ;irla liaitannya satu sama lainnya
disimpan
berdasarkan kode rnasijta hRVa;
b. Arsip mengenai secrang pegav;ai pada berkas nama orang
yang
bersangkutan;
c. Lampiran surai yang uk:urarrnya
rebrih besar
dari pada
alat
penyimpanan yang terse
2.3. Pemindahan Arsip Pasal
2
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1g7g menyebutkan
bahwa penyusutan arsip adalah kegiatarr pengurangan arsip dengan cara:
1.
Memindahkan arslp inaqtif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oieh unit kearsipan kepada lembaga kearsipan. Berdasarkan pengertian uiatas maka ada kegiatan pemindahan arsip yang
dilakukan oleh unit kerja he lenrbaga kearsipan" pada pasal 6 pp yang sama disebutkan bahwa :
3ff
1.
Lembaga-lembaga negara dan Badan-badan pemerintahan masingmasing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, sesuaijadwal retensi arsip secara teratur dan tetap.
2. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan.
Sesuai dengan pasal diatas, pemindahan arsip dari unit pengolah ke
lembaga kearsipan harus didasarkan pada jadwal retensi arsip. Pemindahan arsip dari unit Pengolah ke Lembaga Kearsipan ditetapkan dan diatur oleh lembaga negara dan badan pemerintahan masing-rnasing.
Prosedur pemindahan arsip inaktif dibagi menjadi
2 kegiatan yakni
:
kegiatan pertama adalah memindahkan arsip inkatif dari central file yang
terdapat di unit kerja ke pusat arsip atau record center. Kedua untuk menyatukan informasi arsip inaktif dari unit kerja yang satu ke unit kerja yang lain.
Pemindahan arsip dari central file ke pusat arsip terkait dengan tujuan
efisiensi penggunaan ruangan. Sedangkan pemindahan arsip dari unit kerja yang satu ke unit kerja yang lainnya dilaksanakan dalam rangka penyatuan keutuhan informasi arsip itu sendiri. Pemindahan arsip antar
central file dilaksanakan untuk arsip-arsip yang memiliki informasi yang saling melengkapi dan berhubungan, sehingga arsip yang ada di central fr/e disatu unit kerja perlu dipindahkan ke unit kerja lain yang secara fungsi
lebih berwenang melaksanakan kegiatan sebagaimana terekam dalam arsip.
Adapun prosedur pemindahan arsip dari central file Re pusat arsip secara umum adalah:
1.
Pemeriksaan
: pemeriksaan dilaksanakan
untuk mengetahui apakah
arsip-arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan
arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip dilaksanakan dengan melihat kolom retensi arsip aktif di dalam jadwal
retensi arsip. Dalam kegiatan pemeriksaan
ini dilaksanakan juga
kegiatan penyatuan file-file menjadi series arsip. Antara frle yang satu
31
ke file yang lain merupakan satu kesatuan informasi harus digabung menjadi satu sen'es arsip tanpa merubah penataan awal. 2.
Pendaftaran
: setelah diperiksa dan
ditentukan sebagai arsip inaktif
maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul senbs-nya/jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang digunakan). 3.
Penataan arsip
: penataan ini dilaksanakan untuk menjaga agar
penataan aslinya tidak diubah. Misalnya arsip yang ketika aktifnya disimpan dengan menggunakan sistem fitling subyek maka harus tetap dipertahankan. Penataan inijuga meliputi lembar perlembar, folder per folder dan boks per boks. 4. Pembuatan
berita acara pemindahan arsip
: hal ini dipandang
perlu
karena menyangkut pengalihan wewenang tanggungjawab dari satu unit ke unit lainnya. 5.
Pelaksanaan pemindahan : setelah arsip ditata dalam boks yang telah
diberi nomor sesuai dengan nomor didaftar pertelaan arsip yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilakukan sesuai dengan kondisi organisasi.
32
PEDOMAN
4 1
PENYIMPANAN ARSIP DINAMI$
t.l.
Pengantar Ada tiga kegiatan pokok yang dilakukan dalam sistem kearsipan. Ketiga kegiatan tersebut adalah pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan. Ketiga kegiatan ini saling berkaitan dan saling mempengaruhi
satu sama lainnya. Bila satu fungsi tidak berjalan dengan baik, maka akan berdampak pada kegiatan lainnya dan pada akhirnya akan mempengaruhi administrasi perkantoran yang juga rnerupakan kegiatan organisasi secara keseluruhan. Ketiga kegiatan tersebut harus dikelola dengan baik, dan pengelolaan tersebut dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan menurut pen (1ggg:s) adalah bagaimana mengelola arsip dengan memperhatikan fungsi dan unsur-unsur manajemen. Bila dikaitkan dengan tiga kegiatan bidang kearsipan tadi, maka manejemen kearsipan akan terdiri dari manajemen persuratan, manajemen penataan berkas dan manajemen persuratan.
Dari ketiga kegiatan tersebut, tampaknya pemberkasan
merupakan
kegiatan yang diperioritaskan untuk ditangani mengingat pemberkasan merupakan kegiatan yang diperoritaskan untuk ditangani mengingat pemberkasan ini belum dilakukan secara baik dan benar.
1.2.
Prinsip Penyimpanan Arsip Dinamis Pemberkasan dalam kegiatan mengatur dan menyusun arsip datam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. penataan arsip yang baik dan
teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu yang akan besar pengaruhnya pada masa yang datang. Ada dua tujuan penataan berkas yakni : 33
A a. Agar arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip.
Penataan berkas memerlukan sistem sendiri. Menurut Martono (1992:22't sistem pemberkasan dapat digolongkan menjadi tiga sistem yang masing-
masing adalah
:
sistem pernberkasan atas dasar angka, sistem
pemberkasan atas dasar abjad dan sistem pemberkasan berdasarkan subyek.
Pemberkasan atas dasar angka adalah sistem penataan berkas yang dilakukan berdasarkan nomor atau kode nomor. Martono menyebutkan bahwa sistem pemberkasan berdasarkan angka ini terdiri dari 4 tipe yang
meliputi : a) angka urut; b) terminal digit, c) middle digit: d\ urutan tanggal atau kronologis.
Pemberkasan berdasarkan masalah adalah pemberkasan yang didasarkan pada jenis kegiatan yang terdapat dalam ruang lingkup organisasi, yang disusun secara berjenjang berdasarkan permasalahan
yang ada/yang dihadapi. Sistem penataan ini merupakan sistem yang
paling sulit
di
antara sistem-sistem yang ada karena
sebelum
pemberkasannya harus diketahui terlebih dahulu permasalahan yang dijumpai dalam arsip tersebut. Sistem ini memerlukan pengelompokkan arsip sebagai sarana penyimpanan dan biasanya digunakan untuk arsiparsip korespondensi.
34
2
PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)
2.1 Pegertian Records Center (Pusat Arsip) dapat diartikan sebagai suatu bagian dari
unit kearsipan yang berfungsi untuk mengolah dan menyimpan arsip inaktif, menyusutkan dan menyajikannya bagi kepentingan organisasi/perusahaan.
Agar Records Center berfungsi secara efektif diperlukan
adanya
pengaturan. Pengaturan Records Center terutama berkaitan dengan penetapan standard/spesifikasi. Standar Records Center dimaksudkan
untuk menjamin efektifitas pengelolaan, keselamatan dan keamanan arsip. Adapun stiandar yang dimaksud meliputi
1.
:
Lokasi; lokasi Records Center harus bebas dari banjir dan kebakaran;
2. Konstruksi : kontruksi harus tahan api dan tahan rayap. 3. Ruang : ruang yang harus tersedia adalah : ruang
penerimaan,
pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemusnahan, fumigasi, ruang mikrofilm.
4. Suhu/temperatur, sirkulasi udara. 5. Peralatan : peralatan yang diperlukan. 6. Keselamatanlsafety. 7.
Keamananlsecurity.
Tujuan umum dari manajemen kearsipan adalah untuk mewujudkan
efisiensi dan efektivitas. Sehubungan dengan hal tersebut dalam pengelolaan Records Center, organisasi dapat menentukan pilihan apakah berupa in house records centre atau commercialRecords Center.
Pengolahan arsip
di Records Center (pusat arsip) pada dasarnya
dimaksudkan agar arsip dapat diakses apabila diperlukan (reference) dan
arsip untuk dimusnahkan (musnah, simpan permanen atau simpan sementara).
35
ln
house Records Center merupakan pengelolaan arsip inaktif yang
sepenuhnya dilakukan oleh organisasi/perusahaan. Keuntungan dalam pengelolaannya yaitu pengendalian sepenuhnya berada pada manajemen organisasi. Adapun kerugiannya adalah yakni pengeluaran biaya yang cukup besar untuk keperluan gedung, peralatan, tenaga dan sebagainya.
sedangkan commercial Records center merupakan kegiatan jasa pelayanan di bidang kearsipan khususnya dalam hal menyediakan jasa pengelolaan dan penyimpanan arsip. Dengan menggunakan jasa commercial Records center maka pengelolaan arsip inaktif akan dilakukan oleh pihak luar organisasi. Keuntungan penggunaan jasa ini adalah organisasi tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembangunan gedung, peralatan dan sebagainya, tetapi hanya mengeluarkan biaya jasa kepada pihak pengelola Records Center saia.
Adapun kewajiban/jasa yang diberikan Records Center meliputi
:
a. Penyediaan tempat penyimpanan arsip. b. Menjamin keselamatan arsip terhadap faktor-faktor memungkinkan hilang, rusak, atau musnahnya arsip.
c.
Pemusnahan arsip.
d.
Jasa mikrofilm.
e. Konsultasi
f.
kearsipan dan
Antar jemput arsip serta pelayanan arsip.
36
yang
3
SARANA DAN PRASARANA PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS
3.,l. Peralatan Untuk Pengurusan Surat Untuk menyelenggarakan pengurusan surat diperlukan berbagai peralatan baik
yang konvensional maupun yang inkonvensional (otomatis). Peralatan yang inkonvensional diantaranya untuk membuka dan menutup sampul, distribusi ke unit-unit kerja dan sebagainya. Tetapi pada bahan pelajaran ini baru dituangkan peralatan konvensional.
1. Alat Sortir Peralatan untuk mensortir surat bermacam-macam diantaranya kotak-kotak
tersebut dari karton (boks arsip). Alat sortir ini dipergunakan untuk menggolongkan surat masuk berdasarkan alamat yang dituju. Untuk memudahkan penempatan surat sesuai dengan alamat yang dituju pada masing-masing kotak diberi tanda-tanda (kode) yang menunjukkan unit kerja yang ada di dalam lingkungan suatu organisasi.
2.
Nampan Untuk mengorganisir berkas dapat pula menggunakan seperti pada gambar.
Nampan tersebut dapat digunakan untuk mensortir antara surat rahasia
(tertutup) dan terbuka (yang dapat dibuka). Untuk kepertuan ini setiap nampan diberi tanda-tanda : tertutup (maksudnya untuk menempatkan surat yang dapat dibuka).
Di samping itu pula dapat digunakan untuk menempatkan surat yang telah
disortir menjadi : penting dan biasa. Pada masing-masing nampan diberi tanda penting dan biasa. Alat tersebut dapat pula digunakan untuk menempatkan surat-surat yang akan dan sedang diproses.
Bentuknya ada yang tunggal, susun
dua
atau susun
3
bahannya tersebut dari metal, kayu, bahan palastik atau karton.
37
sedangkan
3. Meja Dorong
Meja dorong digunakan untuk membawa surat-surat yang
akan
didistribusikan. Alat ini untuk memudahkan dalam membawa surat-surat sehingga tidak mudah tercecer dengan jumlah surat yang optimal. 4. Kotak Kartu Kendali
Kartu kendali yang berukuran 10
x 15 cm diperlukan sebagai sarana
pengendalian surat penting dan disimpan pada kotak kartu kendali yang terbuat dari metal ataupun dari karton. Formulir kartu kendali ditempatkan
pada folder sesuai dengan ukuran kartu kendali. untuk memudahkan penatanaannya dan penemuannya kotak ini dilengkapi dengan guide (sekat). Jumlah sekat yang digunakan disesuaikan dengan sistem penataan
kartu kendalinya. Minimal 3 guide, khususnya jika penataan berdasarkan atas sistem masalah (itupun kalau rincian masalah dalam pola klasifikasi tiga jenjang).
5. Tickler File Lembar disposisi disimpan pada ticler file. Lembar disposisi dipergunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi dari staf kepada pimpinan atau
untuk penyampaian instruksi dari pimpinan kepada pusat. Penyimpanan lembar disposisi diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat. Untuk keperluan tersebut diperlukan guide untuk tanggal, bulan dan tahun seperti
terlihat pada gambar. Ticler file dapat dibuat logam ataupun karton, ukurannya disesuaikan dengan ukuran lembar disposisi. 3.2. Peralatan Untuk Filling Berkas Arsip
Sebagaimana peralatan untuk pengurusan surat untuk fitting (penataan berkas)
juga terdiri dari alat yang konvensional dan inkonvensional. Peralatan untuk filling ini bermacam-macam tergantung dari jenis atau tipe arsip (arsip dalam bentuk surat, film, disket, peta dan sebagainya).
1. Arsip Korespondensi dan Sejenisnya
a. Folder 38
Folder untuk menyimpan arsip berukuran surat, folder memiliki tab untuk penempatian kode dan title. Folder yang ditata secara vertikal tab terletak
pada sebelah kanan atas, sedangkan untuk tatanan lateral tabnya terletak di samping. Folder ada dua jenis yakni folder biasa dan folder gantung. Folder gantung tabnya tidak menjadi kesatuan dengan badan
folder, tetapi menggunakan tab lepas (yang dapat dipasangkan
) dari
plastik. Folder pengendalian : folder diperlukan untuk pengendalian arsip yang dipinjam.
b. Guide(Sekat) Guide atau sekat digunakan sebagai batas atau tanda seri berkas yang satu dengan yang lainnya. Jumlah guide yang digunakan tergantung dari
penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab yang berbedabeda.
c.
Kotak Berkas aktif dapat pula disimpan pada kotak sebagaimana terlihat pada
gambar. Khususnya untuk berkas-berkas yang masih dalam proses, dimana kegiatannya atau transaksinya belum selesai. Jenis ukuran kotak
ini ada 2 yakni kotak untuk menempatkan arsip dengan ukuran A4 dan
A5. Penyimpanan pada kotak dilakukan secara lateral, dengan menggunakan folder untuk tatanan vertikal (tab diatas sebelah kanan).
d.
Ordner
Order khususnya dipergunakan untuk menyimpan baik kertas yang berukuran A4, A5 atau yang lebih besar lagi yang tidak disimpan pada folder, misalnya daftar gaji.
e.
FillingKabinet
Filling kabinet terbuat dari logam untuk menyimpan arsip berukuran surat, dengan laci yang beraneka ragam, ada yang empat laci ada pula yang memiliki 2 laci. Masing-masing laci dapat menampung sekitar 40-50 folder. Filling cabinet ada pula yang dapat direkayasa agar tahan api.
39
f.
Almari besitahan api
Untuk menyimpan arsip atau dokumen yang bersifat rahasia atau yang memiliki nilai informasi tinggidisimpan pada lemari besiyang tahan api.
g-
Rak Arsip
Untuk menyimpan berkas aktif dapat pula menggunakan rak sebagaimana pada perpustakaan. Folder diatur secara lateral. Penggunaan rak terbuka ini kurang aman bila dibandingkan dengan menggunakan filling kabinet (mudah dicuri, mudah terkena debu dan sebagainya).
h. Rotasi/lemari Karosel
Lemari karosel digunakan untuk menyimpan berkas ukuran kwarto dan
folio (baik aktif maupun inaktif). Lemari ini dapat menyimpan sekitar 2.500 map pada pada 5 buah piringan bertingkat yang dapat diputar. Jenis lemari ini ada yang bertingkat 2 sampai 6. Tempat penyimpanan ini
mudah dipindah-pindahkan. Piringannya dapat diputar dari tingkat
1
sampai dengan 6 tingkatan piringan.
Rollafile
Untuk menyimpanan map/berkas sepanjang 2 (dua) meter dan mudah dipindahkan.
2. Arsip
Non Korespondensi
Arsip non korespondensi jenisnya bermacam-macam diantaranya adalah
:
bagar/peta, film, disket dan masih bgVak lainnya. Dengan demikian alatnya pun berbeda-beda pula,
a.
Mikrofilm Jenis mikrofilm bermacam-macam dengan dengan demikian alatnya pun
bermacam-macam pula sesuai dengan bentuk atau tipe mikrofilm yang
bersangkutan, diantaranya adalah microfiche. Untuk menyimpan microfiche alatnya pun bermacam-macam sebagaimana gambar di
bawah ini. Microfiche ditempatkan pada boks khusus, selanjutnya ditempatkan pada laci yang didisain secara khusus pula.
4 TEKNIK PERAWATAN ARSIP DINAMIS 4.1 Peralatan Untuk Pengurusan Surat
Arsip merupakan salah satu sumber informasi. Karenanya arsip tersebut perlu dirawat agar informasi yang tersimpan di dalamnya dapat tetap digunakan dan
dilestarikan. Perawatan
ini sering diabaikan karena memerlukan
keahlian
khusus.
Untuk mengetahui perawatan arsip maka harus diketahui penyebab-penyebab kerusakan arsip. Dengan mengetahui penyebab kerusakan arsip tersebut maka
akan memudahkan dalam kegiatan perawatannya. Umumnya kerusakan arsip disebabkan oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut adalah
1.
:
Faktot Biologis
Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor biologis ini banyak terjadi didaerah tropis. Faktor biologis yang dimaksud adalah serangga. Jenis serangga yang banyak merusak arsip adalah rayap, ngengat, kutu buku, dan
psocids. Perawatan arsip terhadap faktor ini dapat dilakukan dengan cara
fumigasi dengan menggunakan bahan kimia yang dapat membunuh serangga- serangga tersebut.
2. Faktor Fisik Kerusakan fisik arsip dapat disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air
yang ketiganya menyebabkan perubahan-perubahan
phatochemical,
hydrolytic atau oxrdafic didalam kertas. Penyebab paling utama kehancuran
arsip khususnya arsip kertas adalah sinar ultraviolet. Kerusakan lainnya adalah karena radiant energy. Selain itu derajat panas dan kadar kelembaban
juga berpengaruh pada fisik arsip. Untuk menghindari kerusakan arsip ini adalah dengan menyimpan arsip tersebut di ruangan yang tidak menggunakan jendela akan tetapi cukup dengan menggunakan ventilasi yang
berfilter. Usahakan arsip tidak kena langsung oleh cahaya sinar matahari, lampu dan sumber panas lainnya. Ruang penyimpanan harus terang agar serangga tidak bersarang di ruang penyimpanan. Penggunaan AC di ruang
penyimpanan
arsip mutlak dilakukan. Penggunaan AC 4T
di
ruangan
penyimpanan arsip mutlak dilakukan, karena dengan
AC udara
dalam
ruangan penyimpanan dapat dikontrol dengan baik. Suhu yang stabil akan memperlambat kerusakan arsip.
3.
Faktor Kimiawi
Faktor kimiawi perusak arsip diantaranya adalah gas asidik, pencemaran atsmosfir, debu dan tinta. Faktor lainnya adalah keasaman yang dikandung oleh kertas arsip itu sendiri. Cara mengantisipasi kerusakan arsip oleh faktor
kimiawi
ini
adalah dengan pengaturan suhu dan kelembaban dan
penggunaan kertas yang bebas asam untuk arsip penting dan arsip vital.
4. Faktor lainnya
Adalah faktor alam seperti kebanjiran, gempa bumi dan kebakaran. Untuk mengantisipasi kerusakan arsip akibat faktor ini adalah dengan menggunakan sarana dan tempat penyinaran saja. Misalnya untuk menghindari banjir maka
ruang penyimpanan arsip tidak dilantai dasar atau dibawah tanah. Untuk menghindari kebakaran maka arsip-arsip penting harus disimpan dilemari yang tahan api.
42
I PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS
1.1.
Pengertian Tujuan kearsipan yang tertuang didalam Undang-Undang Kearsipan tidak
secara eksplisit mengatakan tentang akses informasi dan layanan peminjaman. Peraturan tersebut hanya menyebutkan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
serta untuk
menyediakan
bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kata penyediaan
disini dapat diartikan bahwa instansi pemerintah khususnya organisasi miliki pemerintah memiliki tugas dan wewenang untuk menyiapkan dan
menyediakan akses informasi
yang berkaitan dengan
bahan
pertanggungjawaban nasional, serta memberikan layanan peminjaman sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.
Sebagai contoh, ANRI sebagai suatu lembaga yang mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menyelenggarakan fungsi di bidang akses dan pemanfaatan arsip statis. Fungsi tersebut dilaksanakan dengan memberikan layanan dan referensi.
1.2.
Akses lnformasi Penentuan kebijakan mengenai akses informasi perlu disesuaikan dengan
peraturan yang berlaku pada masing-masing organisasi. Ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kebijakan tersebut, seperti tentang siapa pengguna informasi, apa yang dicari atau dibutuhkan, apa yang diharapkan hasilnya dan bagaimana perilaku mereka. Pertanyaan43
pertanyaan seperti ini harus muncul karena jumlah dan berbagai macam
pengguna dalam satu organisasi, bahkan oleh kedua pihak lain atau
masyarakat umum semakin meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.
Akses dimaksud sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi oleh lembaga dokumen untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur akses melibatkan pembuatan prosedur
yang memperhatikan segi hukum dan permintaan pihak yang memberi dokumen tersebut. Disamping itu data yang ada dalam arsip tersebut dijaga dari pencurian, kerusakan atau perubahan-perubahan yang disengaja.
Ada dokumen yang sesudah 30 tahun dari masa penciptaannya seperti dokumen commonwealfh misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada dokumen-dokumen yang masih tetap tertutup akses bagi masyarakat umum setelah 30 tahun dari masa penciptaannya. Jadi jelas tidak ada suatu aturan yang baku beberapa lama sebuah dokumen dapat
dapat diperlihatkan kepada masyarakat. Kebijaksanaan-kebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasiaan sering sifatnya berpihak tergantung kepada departemen atiau lembaga yang bersangkutan.
McCausland (1993,p.276-279), menjelaskan beberapa prinsip yang perlu dipertimbangkan masuk dalam kebijakan akses informasi.
1. Peraturan yang relevan, yakni mempertimbangkan ketentuan peraturan yang berlaku dalam suatu negara, provinsi, maupun lembaga di atasnya.
2.
Sensitivitas atiau kerahasiaan, yakni mempertimbangkan informasi yang berhubungan dengan kerahasiaan atau faktor sensitivitas lainnya bagi personal maupun organisasi, misalnya arsip medis seseorang.
3.
Perlindungan privasi individual, yakni mempertimbangkan informasi
mengenai seseorang, misalnya data pribadi seseorang atau yang berkaitan dengan rekening bank seseorang.
44
4. Batasan-batasan yang diberikan oleh pemberi arsip,
yakni
mempertimbangkan ketentuan yang disampaikan oleh pemberi arsip
untuk dapat mengakses informasinya. Dalam hal ini pertimbangan diberikan sebelum menerima dan mengakusisi arsip. Pembatasan ini perlu dicantumkan didalam finding ards dan formulir-formulir publikasi serta dalam layanan peminjamannya.
5.
Pengguna, yakni mempertimbangkan siapa pengguna atau komunitas pengguna informasi yang ada.
6. Kesamaan hak untuk mengakses
informasi, yaitu mempertimbangkan
prinsip kesamaan hak bagi semua orang untuk mendapatkan informasi, kecuali ada kekhususan yang diatur oleh hukum.
7. Level akses yakni mempertimbangkan tingkat akses yang
diberikan
kepada pengguna, seperti akses ruang baca dan finding ards, inspeksi
koleksi khusus atau kategori arsip, meneliti senes individual atau dokumen dalam senbs, mengkopi dokumen atau foto individu untuk studi pribadi, mengutip porsi dokumen, reproduksi atau publikasi dokumen, foto atau materi arsip lainnya.
L
Tingkat pengawasan terhadap khasanah yang
ada yakni
mempertimbangkan kondisi fisik arsip yang sering digunakan serta terhadap arsip yang belum siap untuk diakses sehubungan dengan masih dilaksanakannya proses pengolahan dan pendeskripsian.
9.
Kondisi fisik arsip, yakni mempertimbangkan penundaan pemberian akses terhadap arsip yang fisiknya rentan atiau rusak sampai selesai direstorasi oleh konservator.
10.
Keamanan arsip yakni mempertimbangkan perlindungan terhadap arsip dari kehilangan, kerusakan, kesalahan dalam penyimpanan atau pengambilan tanpa izin.
11.Biaya yakni mempertimbangkan biaya untuk menggunakan fasilitas dan layanan fotokopi.
45
1.3.
Syarat Akses
Bagi dokumen
perusahaan penentuan kebijaksanaan akses
kepenyimpanan arsip ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi
dan aturan mengenai akses terhadap arsip yang mengandung informasi perdagangan yang bersifat rahasia. Kebanyakan organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf mereka sendiri.
Disini terlihat jelas bahwa pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap dokumen/arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan didalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah
:
1. Memperhatikan Undang-Undang atau Aturan yang dibuat oleh lembaga yang lebih tinggi darinya yang telah berlaku mengenai akses
terhadap arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya banyak dipengaruhi oleh kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki oleh semua warga negara.
2.
Memperhatikan sensitivitas dan kerahasiaan arsip. Organisasi atau individu yang menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis atau pribadi. Jika informasi ini diketahui oleh
pihak lain, ia dapat menyebabkan kerugian keuangan yang besar atau menimbulkan rasa malu bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip
mempunyai informasi seperti misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atiau pribadi dengan badan lainnya, informasi yang
diberikan secara rahasia, arsip pribadi dan kesehatan staf atau
anggota keluarga, dan informasi yang berhubungan dengan penyelewengan atau prosedur dan sistem keamanan. Kebocoran pada
ini dapat menghambat operasi bisnis pihak yang bersangkutan. Karena itu pengawasan dan pembatasan akses
arsip-arsip
terhadap arsip jenis ini harus dilakukan.
46
3.
Perlindungan terhadap privasi individu Rincian data pribadi tentang seseorang yang masih hidup tidak boleh
diberikan kepada orang lain kecuali telah mendapat izin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh,informasi mengenai rekening bank
dan tingkat kredit nasabah harus dijaga kerahasiaannya oleh banyak yang bersangkutan. 4. Batasan-batasan yang dibuat oleh Depositor Arsip
Jika seorang arsiparis menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga diketahuinya. Sering'kita temui bahwa
untuk mendapatkan sebuah arsip pihak yang menentukan untuk memberikan izin bukanlah arsiparis itu sendiri tetapi depositornya.
5. Pemakai
Kebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan kelompok pemakai yang akan dilayani. Bagi arsip perusahaan, misalnya kelompok pemakainya adalah hanya karyawan, atau orang yang sedang berhubungan bisnis dengannya.
6. Akses yang sama terhadap Arsip
lni merupakan prinsip yang penting untuk menjamin bahwa lembaga
arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak
atau
prasangka terhadap pemakai yang ditetapkannya. la juga tidak akan memberikan hak istimewa atau eksklusif mengenai penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur oleh undang-undang depositor atau syarat pembelian.
7. Tingkat Arsip
Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki
ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk meproduksi atau menerbitkan dokumen tertentu.
47
8. Kondisi Fisik Arsip Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan. Cara ini dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.
9.
Keamanan Arsip
Bahan arsip adalah unik dan banyak arsip mempunyai nilai untuk membuktikan hukum atau pertanggungjawaban keuangan. Karena itu
pemberian akses harus memperhatikan terhadap kehilangan, kerusakan, salah pemberkasan, atau perubahan. Pemakai tidak diperbolehkan memasuki tempat penyimpanan arsip. Pengambilan dan
penyimpanan arsip hanya boleh dilakukan satu atau dua orang staf yang telah diberi wewenang.
{0.Biaya Pembayaran Dokumen kebijaksanaan akses
juga memuat aturan
mengenai
pembayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai
jika
ia
menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan. Pertimbangan terhadap kriteria
di atas
akan
membantu arsiparis di dalam merencanakan dan merancang sebuah kebijaksanaan akses yang sesuai dengan keperluan dan persyaratan
perusahaan atau organisasinya. Akan tetapi yang tidak kalah pentingnya dalam menunjang administrasi akses terhadap arsip adalah
keamanan gedung atau tempat penyimpanan arsip itu. Gedung atau
ruang yang tidak direncanakan dan dirancang secara baik untuk melindungi data arsip akan mengakibatkan kebijaksanaan akses terhadap bahan arsip menjaditidak berguna.
1.4. Layanan Peminjaman Akses informasi memerlukan prosedur administrasi yang berkaitan dengan layanan peminjaman. Prosedur dimaksudkan untuk mendukung
kebijakan akses informasl. Kegiatan yang perlu dilakukan adalah f8
mendesain formulir yang diiisi oleh pengguna arsip maupun arsiparb. Sebagai contoh, dalam formulir informasi, penguna harus mencantumkan data-data pribadinya seperti nama, alamat, dan telepon rumah, tanggal peminjaman dan tanda tangan persetujuan untuk mematuhi peraturan yang berlaku. Fotokopi kartu identitas perlu pula dilampirkan pada formulir tersebut. Formulir peminjaman mencantumkan komponen arsip yang dipinjam seperti nama organisasi pencipta arsip, informasi arsip, nomor dan tanggal. Menurut McCausland (1993, p.279-281) formulir peminjaman
ini harus disertakan pada setiap arsip yang dipinjam. Formulir tersebut digunakan untuk mencegah terjadinya pengrusakan terhadap arsip oleh pengguna yang tidak bertanggungjawab. Kegunaan lain dari informasi
yang ada dalam formulir peminjaman adalah untuk merencanakan program lain, misalnya pemikrofilman arsip yang paling sering digunakan. Formulir tain yang didesain adalah formulir untuk mengutip informasi yang ada dalam arsip. Kutipan harus memasukkan nama organisasi penyimpan arsip, nama organisasi pencipta arsip, informasi arsip, nomor, tanggal dan lain-lain. Datam hal ini peraturan mengenai kutipan informasi berhubungan
dengan hak cipta untuk menggunakan informasi itu sendiri, termasuk melakukan reproduksi dokumen dan foto. Komponen lain dalam administrasi layanan peminjaman adalah: a. Pendaftaran pengguna arsip dengan mengisi formulir peminjaman disertai dengan kartu indentitas.
b.
Pemberian kartu identitas pengguna selama menggunakan arsip untuk membatasi ruang gerak mereka kearah yang tidak dimaksudkan untuk umum.
c. Pendaftaran permintaan arsip yang dibutuhkan. d. Peraturan tertulis bagi pengguna arsip untuk tidak membawa tas, makanan dan minuman, penggunaan pensil dalam ruangan, tidak boleh mencoret arsiP.
e. Penggunaan
kamera untuk mengawasi penggunaan arsip.
49
Fasilitas layanan peminjaman tersebut termasuk
di dalamnya
layanan
bantuan bagi pengguna dalam menggunakan arsip. Layanan dapat diberikan pula melalui surat, faksimili, telepon ataupun e-mail. Sedangkan
fasilitas pendukung yang diberikan dalam layanan peminjaman adalah finding aids $alan masuk menuju arsip), bahan-bahan pustaka, penemuan
dan penempatan kembali arsip (berapa lama arsip dapat disediakan mengingat jarak yang harus ditempuh dari ruangan penyimpanan arsip ke ruang baca) dan reproduksi arsip.
{.5.
Rangkuman Kebijakan mengenai akses informasi dan layanan peminjaman perlu diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik dalam suatu negara, propinsi
maupun organisasi. Beberapa pertimbangan mengenai prinsip kerahasiaan, kesamaan hak dalam mendapatkan informasi dan sebagainya perlu menjadi perhatian. Pengaturannya harus memungkinkan
pengguna arsip dapat mengakses finding arUs untuk menemukan, mengidentifikasi, menyeleksi
dan mendapatkan arsip/informasi
yang
berguna atau sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, pengaturan akses berkaitan dengan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Termasuk pula perizinan yang dimaksud untuk memvalidasi pengguna
dan pengguanaan arsip yang berhubungan dengan hak cipta. Layanan yang berorientasi pada pengguna dapat dilakukan melalui bermacam alat komunikasi seperti surat, faksimili, telepon dan e-mail.
50
