4/29/2012
Kebijakan Kearsipan Nasional [Arti Penting Pemeliharan Arsip bagi Organisasi Kemasyarakatan]
Oleh
M. Asichin, SH., M. Hum Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Disampaikan pada Workshop Pengembangan Perpustakaan Digital dan Musyawarah Nasional III Forum Silaturrahmi Perpustakaan Perguruan Tinggi Muhammadiyah “Peran Muhammadiyah dalam Pelestarian Aset Budaya Bangsa melalui Digital Library Network” Kampus II Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka (UHAMKA) Saptu, 28 April 2012.
NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
1
4/29/2012
Arsip Nasional Republik Indonesia
VISI
Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa
4
2
4/29/2012
Misi ANRI 1.
Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan. 2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi. 3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah 4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.
5
3
4/29/2012
AGRESIVITAS PESERTA DIDIK
4
4/29/2012
1.
Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa, bermasyarakat dalam menjaga keutuhan NKRI dari ancaman disintegrasi bangsa.
2. Krisis multi dimensi setelah runtuhnya ORBA telah membawa pengaruh yang besar terhadap semakin lemahnya rasa kepercayaan diri dalam berbangsa dan bernegara, sikap menguatnya ketergantungan, sikap apatis, inferioritas. 3.
Menipisnya semangat nasionalisme dan patriotisme berakibat melemahnya kemampuan bangsa dalam mengelola ciri keindonesiaan yang saling toleransi, saling menghormati, kekeluargaan dan kebersamaan.
4. Sehingga menurun sikap rasa cinta tanah air, bangsa, dan negara Indonesia menimbulkan sikap kohesifitas kelompok etnik, kedaerahan dan keagamaan, sehingga dapat menimbulkan konflik horizontal, kegiatan separatisme, terorisme, dsb.
Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup materialistik, individualistik, hedonistik dan presentik Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu dan mangabaikan masa depan Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah (historical consciouness) Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa (historical national consciouness) Dimana rekaman itu diperoleh ? Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu) (Prof. Djoko Suryo, Akuisisi arsip sebagai Upaya Membangun Identitas Dan Jati Diri Bangsa, Rakor Akuisisi dan Penyerahan Arsip, Badan Arsip Daerah Jawa Timur, 28 November 2005
5
4/29/2012
Pertama adalah hubungan pendidikan dengan pembentukan watak, atau yang kita kenal dengan character building. Kedua, kaitan pendidikan dengan kesiapan dalam menjalani kehidupan setelah seseorang selesai mengikuti pendidikan itu. Ketiga, kaitan pendidikan dan lapangan pekerjaan, yang ini juga menjadi prioritas dalam pembangunan 5 tahun mendatang. Keempat, bagaimana kita membangun masyarakat berpengetahuan atau knowledge society yang kita mulai dari meningkatkan basis pengetahuan masyarakat. Kelima atau yang terakhir, bagaimana kita bisa membangun budaya inovasi, the culture of innovation yang sangat diperlukan agar negara kita benar-benar menjadi negara yang maju di abad 21 ini. (Sambutan Presiden Republik Indonesia Pada Acara “Puncak Peringatan Hari Pendidikan Nasional Tahun 2010” Istana Negara, 11 Mei 2010)
PENDIDIKAN KARAKTER Pendidikan nilai, pendidikan budi pekerti, pendidikan moral, pendidikan watak yang bertujuan mengembangkan kemampuan peserta didik untuk memberikan keputusan baik-buruk, memelihara apa yang baik dan mewujudkan kebaikan itu dalam kehidupan sehari-hari dengan sepenuh hati. (Rencana Aksi Nasional Pendidikan Karakter, 2010)
12
6
4/29/2012
KARAKTER Kemendiknas Karakter sebagai nilai-nilai yang khas-baik (tahu nilai kebaikan, mau berbuat baik, nyata berkehidupan baik, dan berdampak baik terhadap lingkungan) yang terpatri dalam diri dan terejawantahkan dalam perilaku (kebijakan Nasional Pembangunan Karakter Bangsa, 2010)
13
Imam Al-Ghozali (Hujjatul Islam) Karakter lebih dekat dengan Akhlaq, yaitu spontanitas manusia dalam bersikap, atau perbuatan yang telah menyatu dalam diri manusia sehingga ketika muncul tidak perlu dipikirkan lagi. Apabila lahir tingkah laku yang indah dan terpuji maka dinamakanlah akhlak yang baik. Dan apabila yang lahir itu tingkah laku yang keji dinamakanlah akhlak yang buruk. Tingkah laku seseorang itu adalah lukisan batinnya
7
4/29/2012
“….Nasionalisme, Patriotisme, Wawasan Kebangsaan, Rasa Kebangsaan, Cinta Tanah Air adalah sesuatu yang harus kita kemas kini kan, kita aplikasikan, kita aktualisasikan menghadapi tantangan masa sekarang ini.” (Sambutan Presiden RI pada acara Pembekalan Wawasan Kebangsaan kepada Peserta Pelayaran VI/2006 di Istana Negara, 11 Juli 2006)
Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963
8
4/29/2012
Amanat Pemimpin Besar Revolusi 1.
Dalam amanat saja, Lahirnja Pantjasila, saja telah mengemukakan fikiran-fikiran jang mendasari proses “NATION BUILDING”, jaitu adanja keinginan bersama untuk membangunkan djiwa Bangsa jang bersatu, persatuan karakter karena persamaan nasib dan patriotisme.
2.
Proses “NATION BUILDING” itu terus-menerus memerlukan aktivitas jang dinamis, pemupukan mental dan djiwa jang ingin bersatu, persamaan watak atas dasar persamaan nasib, patriotisme, rasa setia-kawan dan rasa loyal terhadap Tanah Air Indonesia. Siapa jang tidak berdiri diatas landasan “NATION BUILDING” tadi, sesungguhnja dihinggapi oleh penjakit “retak dalam djiwa”, karena mungkin djiwanja dikuasai oleh loyalitas-kembar atau loyalitas-ganda.
3.
Saja membenarkan usaha-usaha djiwa muda dalam pembinaan kesatuan Bangsa ini, dengan menghilangkan sikap-sikap dan sifat-sifat menjendiri (eksklusivisme), dengan djalan penjatuan, pembauran (asimilasi) dalam tubuh Bangsa Indonesia.
4.
Saja gandrung akan kesatuan dan persatuan Bangsa Indonesia, saja tidak mau mengenal pembatasan “asli” dan “tidak asli”, persukuan, serta pementjilan-pementjilan jang berupa apapun dalam kesatuan tubuh Bangsa Indonesia. Bogor, 15 Djuli 1963. PEMIMPIN BESAR REVOLUSI BANGSA INDONESiA, S U K A R NO
Wawasan kebangsaan merupakan jiwa, cita-cita, atau falsafah hidup yang tidak lahir dengan sendirinya. Ia sesungguhnya merupakan hasil konstruksi dari realitas sosial dan politik (socially and politically
constructed). (Bennedict Anderson, 2002)
9
4/29/2012
Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa Sejak Kemerdekaan 1.
Orde Lama Presiden Republik Indonesia yang Pertama (Ir. Soekarno) telah meletakan bentuk/bangunan negara bangsa (National-State) tetapi juga dengan dasar filosofi negara/ pandangan hidup negara(philosipiche gronslaag) Nation and character building Indonesia dikagumi dan dihormati oleh bangsa-bangsa di Asia-Afrika (Konfrensi Asia Afrika 1955) Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena ditunggangi kepentingan politik yaitu “Politik sebagai Panglima” 2. Orde Baru Konsep “Manusia Indonesia Seutuhnya” melalui P4 (Pedoman, Penghayatan dan Pengamalan Pancasila), Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena sifat indoktrinasi dan tiada contoh “keteladanan” dan ditunggangi kepentingan politik yaitu “ekonomi sebagai panglima” 3. Orde Reformasi Konsep “ Desain Induk Pembangunan Karakter Bangsa” Perkembangan ke depan ?
10
4/29/2012
Kunci keberhasilan hidup yang sesungguhnya ternyata terletak pada attitude, karakter atau watak. Setelah watak, baru keberanian (courage), lalu kemampuan (ability). Bukan semata-mata pada kepintaran, inteligensia, maupun kerja keras. Ini kira-kira kesimpulan yang dikemukakan cendikiawan China Lu Kun (1536-1618) pada Dinasti Ming, Saigo Takamori (1827-1877), serta Kazuo Inamori, pendeta, pebisnis, dan salah satu guru manajemen terkemuka dunia pada saat ini.
TM. Luthfi Yazid (Pengajar dan peneliti di Fakultas Hukum Universitas Gakushuin, Tokyo) Majalah Gatra 18 Mei 2011, Hal 63.
Perubahan dan/atau penambahan kurikulum yang diinginkan:
“ Karakter bangsa khususnya pada generasi muda/pelajar Indonesia”
Pancasila Karakter- latin ”kharakter”, ”kharassein”, dan “kharax”, Inggris “character”, Yunani “character” dari “charassein” yang berarti membuat tajam, membuat dalam. Kamus Purwadarminta karakter diartikan “sebagai tabiat, watak, sifat-sifat kejiwaan atau akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari pada yang lain”.
(Posted on 03/05/2010 by adetruna)
11
4/29/2012
A = ORDE BARU B = ORDE REFORMASI C = PERSAINGAN GLOBAL (PERADIGMA BARU, REINVENTING GOVERNMENT, GOOD GOVERNANCE) D = OTONOMI DAERAH (KEMANDIRIAN SUBYEK PEMBANGUNAN
Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi : di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya kesejahteraan rakyat.
12
4/29/2012
GOOD GOVERNANCE Suatu penyelenggaraan manajemen pembangunan yang solid dan bertanggungjawab, yang sejalan dengan prinsip demokrasi dan pasar yang efisien, penghindaran salah alokasi dana investasi, dan pencegahan korupsi, baik secara politik maupun administratif, menjalankan disiplin anggaran serta penciptaan legal and political framework bagi tumbuhnya aktivitas usaha (versi Bank Dunia)
GOOD GOVERNANCE Mengandung makna Tata Kepemerintahan Yang Baik, pengelolaan pemerintah yang baik, penyelenggaraan pemerintah yang baik, penyelenggaraan negara yang baik ataupun administrasi negara yang baik Penerapan prinsip transparansi, partisipasi dan akuntabilitas diakui sebagai landasan awal bagi terwujudnya tata kepemerintahan yang baik secara umum Suatu gagasan dan nilai untuk mengatur pola hubungan antara pemerintah, dunia usaha dan masyarakat
13
4/29/2012
AZAS/PRINSIP GOOD GOVERNANCE
6.
Wawasan kedepan (Visionary) Keterbukaan dan Transparansi (Opennes and Transparency) Partisipasi Masyarakat (Participation) Tanggung Gugat (Accountability) Supremasi Hukum (Rule of Law) Demokrasi (Democracy)
7.
Profesionalisme dan kompetensi (Professionalism and
8.
12.
Daya Tanggap (Responsiveness) Keefisienan dan Keefektifan (Efficiency and Effectiveness) Desentralisasi (Decentralization) Kemitraan dengan Dunia Usaha dan Masyarakat (Private and Civil Society) Komitmen kepada Pengurangan Kesenjangan (Commitment to Reduce
13.
Komitmen pada Pasar yang Fair (Commitment to Fair Market)
1. 2. 3. 4. 5.
Competency) 9. 10. 11.
Inequality)
DASAR HUKUM REFORMASI BIROKRASI: Undang-undang Republik Indonesia No. 17/2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) Tahun 2005 – 2025). Lamp. UU 17/2007 Bab IV.1.2, huruf E angka 35, menyatakan
Pembangunan aparatur negara dilakukan melalui reformasi birokrasi untuk meningkatkan profesionalisme aparatur negara dan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik, di pusat maupun daerah, agar mampu mendukung keberhasilan pembangunan di bidang lainnya Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMN) Tahun 2010 – 2014 : - Dalam rangka mendukung terwujudnya Indonesia yang sejahtera, demokratis dan berkeadilan, kebijakan pembangunan di bidang hukum dan aparatur diarahkan pada perbaikan tatakelola pemerintahan yang baik. - Salah satu fokus prioritas pelaksanaannya adakah melalui: “pemantapan pelaksanaan reformasi birokrasi”
14
4/29/2012
UPAYA PEMERINTAH DALAM MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE Membangun kerangka kebijakan bagi penyelenggaraaan negara yang bersih
Membangun kerangka kebijakan bagi penyelenggaraaan negara yang bersih
Mendorong Reformasi Birokrasi
TAP MPR-RI No.XI/MPR/1998 tentang Penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari KKN.
• UU No.31/1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (sebagian telah diubah dengan UU No.20/2001) • UU No.15/2002 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang sebagaimana telah diubah dengan UU No.25/2003 • Pembentukan Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi dengan UU No.30/2002 dan perangkat pengadilan khusus Tindak Pidana Korupsi (Tipikor) Tipikor) • Pembentukan Komisi Ombudsman Basional melalui Keppres No.44/2000 • Inpres No.5/2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi • UU No.17/2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional tahun 2005 – 2025 • Perpres No.7/2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional
Pembangunan Aparatur Negara dilakukan melalui Reformasi Birokrasi untuk meningkatkan profesionalisme aparatur negara dan mewujudkan tata pemerintahan yang baik, di pusat maupun di daerah agar mampu mendukung keberhasilan pembangunan di bidang-bidang lainnya (Lampiran UU No.17/2007 tentang RPJPN 2005-2025)
AREA PERUBAHAN DAN HASIL YANG INGIN DICAPAI
Organisasi
Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Budaya Kerja Aparatur
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Tata Laksana
Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Peraturan Perun dang-undangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
Sumber daya SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, manusia aparatur Profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera Pengawasan
Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan Bebas KKN
Akuntabilitas
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan Publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
15
4/29/2012
Tatalaksana
Sistem, proses dan prosedur kinerja yang jelas, efisien, efektif, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance E. Goverment (Inpres No. 3 Tahun 2003) Program Tata Arsip Dinamis (Berbasis TI & Kom) Peran ANRI sesuai amanat UU No. 43/2009 dalam isi pokok GDRM RB Nasional SKN SIKD
SJIKN
SIKS
Implementasi SKN-SJIKN K/L Pusat-Daerah Prioritas: 1. Design Sistem 2. Implementasi Try Out 3. Pembinaan
4. Supervisi & Monitoring 5. Penyempurnaan
16
4/29/2012
Proklamasi dalam foto
33
PIDATO/ PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI
PROKLAMASI
34
17
4/29/2012
TEKS PROKLAMASI
Ditulis tangan oleh Bung Karno
35
TEKS PROKLAMASI
Diketik oleh Sayuti Melik
36
18
4/29/2012
TEKS PROKLAMASI
38
19
4/29/2012
39
20
4/29/2012
Rapat Pimpinan Pusat
Pengurus Pusat Muhammadiyah
21
4/29/2012
22
4/29/2012
“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.” [Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]
23
4/29/2012
PENTINGNYA ARSIP
“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat … Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa.” (R.J. Alfaro, 1937)
47
PENTINGNYA ARSIP "Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya." (Sir Arthur Doughty, 1924) 48
24
4/29/2012
Arsip dan Organisasi Kemasyarakatan [Muhammadiyah]
Ruang Lingkup Penyelenggaran Kearsipan Nasional Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 5 (1) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. (2) Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.
25
4/29/2012
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 11
SKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semuaorganisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; dan c.
menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bagian Kelima Lembaga Kearsipan Paragraf 1 ANRI Pasal 19
(1 ) ANRI adalah Lembaga Kearsipan Nasional. (2) ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari: a. lembaga negara; b. perusahaan; c. organisasi politik; d. organisasi kemasyarakatan; dan e. perseorangan.
26
4/29/2012
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 22
(1) Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi. (4) Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; c. perusahaan; d. organisasi politik; e. organisasi kemasyarakatan; dan f. perseorangan.
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 24
(1) Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota. (4) Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; b. desa atau yang disebut dengan nama lain; c. perusahaan; d. organisasi politik; e. organisasi kemasyarakatan; dan f. perseorangan.
27
4/29/2012
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 71
(1) Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan. (3) Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 72
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara: a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
28
4/29/2012
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 73
(1) Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara: a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan; b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini; dan (2) Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip. (3) Pemerintah dapat memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA.
29
4/29/2012
PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS
Reformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Perkembangan Teori Kearsipan Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) , beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC (Kanada), Kanada), University of Pittsburgh (Amerika (Amerika), ), Monash University (Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES” InterPARES” (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI Perubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi informasi//arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip
30
4/29/2012
BENTUK LAHAN BARU ARSIP
E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, Sheet, dll. dll.
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
31
4/29/2012
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP
• • • • •
Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description
DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP • • • •
Penggunaan intranet dan internet Penggunaan surat elektronik (e-mail) Penggunaan situs-web (website dan portal Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
32
4/29/2012
AUTOMATION DALAM RECORDS MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN: 1. INFORMATION INTEGRITY 2. FINDING FILES (INDEXING) 3. SECURITY AND PRIVACY 4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) 5. SCHEDULING/DISPOSAL 6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL 7. LINKS TO PAPER FILES 8. BACK UPS (RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT) 65
“KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”: 1. TATA PERKANTORAN WORD PROCESSING ELECTRONIC MAIL KEUANGAN & KEPEGAWAIAN 2. SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUTAN ARSIP LOKASI ARSIP PENILIKAN ARSIP PEMINJAMAN ARSIP JALAN MASUK – INVENTARIS (YULIANTI L. PARANI) 66
33
4/29/2012
DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI 1. 2.
KETERGANTUNGAN MANUSIA PENGAMANAN A. SISTEM (SOFT WARE) B. AKSES INFORMASI PASSWORD PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS) 3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN) 4. FRAGILITAS KOMPUTER: A. TERHADAP MEDIA B. KONDISI LINGKUNGAN C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI D. MANUSIA PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN 67
Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu ketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi, masalah pengamanan yang meliputi pengamanan terhadap sistem dan pengamanan terhadap akses informasi, informasi masalah legalitas pembuktian, pembuktian dan penggunaan teknologi komputer rawan terhadap medianya, medianya kondisi lingkungan, lingkungan penyimpanannya, penyimpanannya perkembangan teknologi dan rawan terhadap tindakan manusia. manusia 68
34
4/29/2012
Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi elektronik adalah bersifat netral, netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesional yang berwenang, berwenang jika tetap berjalan sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya Akta Otentik. Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak (Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)
69
PENGELOLAAN ARSIP DALAM KAITANNYA DENGAN UU NO. 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK
Arsip Sebagai Alat Bukti
Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008
Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik
35
4/29/2012
BAB X A HAK AZAZI MANUSIA (PERUBAHAN II UUD 1945 TAHUN 2000)
Pasal 28F Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum)
Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)
Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: 1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu; 2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara; 3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik
36
4/29/2012
PENGERTIAN KETERBUKAAN DALAM KEARSIPAN DIKENAL ISTILAH: 1. Access: - The availability of Record/ Archives for Consultation as a result
both of legal authorisation and the existence of finding aids. - In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.
2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation)
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
PENGERTIAN LAIN 1. Clearance An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category 2. Resticted Access A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces 3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
37
4/29/2012
PENGECUALIAN KETERBUKAAN Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:
1.
2.
Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara; Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified
3.
Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;
4.
Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy): − marital status − finger print − medical history − personal information bank
(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)
ASAS : 1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. 2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. 3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. 4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.
(pasal 2 UU KIP)
38
4/29/2012
TUJUAN: a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan; (pasal 3 UU KIP)
Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).
(Pasal 52 UU KIP)
39
4/29/2012
Pimpinan Satuan kerja, kerja,
Organisasi
(Eselon II /unit kerja mandiri) mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta
PPID Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
diumumkan
Tugas & Fungsi
kebijakan
kegiatan kegiatan
program
kegiatan
Arsip
Arsip
terbuka
Informasi
disediakan
Informasi
Dengan alasan pengambilan keputusan publik
kegiatan Arsip
tertutup Informasi
Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam
PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH KEPALA DAERAH
DPRD
SET. DAERAH
BAWAS
SKPD
INFO KOM
SKPD
BIRO humas
SET. WAN.
BIRO
Camat
Lurah
Lurah
Desa
= Posisi PPID = Pusat Layanan Informasi
40
4/29/2012
UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat UU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsisten
41
4/29/2012
Pengertian • INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg dihasilkan,, disimpan, dihasilkan disimpan, dikelola, dikelola, dikirim, dikirim, dan/ dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2). • BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, eksekutif, legislatif,, yudikatif, legislatif yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara,, yg sebagian atau seluruh dananya berasal negara dari APBN dan/ dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3). • KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya,, menetapkan juknis standar pelaksanaannya layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/ dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).
BAB X A HAK AZAZI MANUSIA (PERUBAHAN II UUD 1945 TAHUN 2000)
Pasal 28F Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegarayang demokratis
42
4/29/2012
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum) Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)
Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: kini: 1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu; lalu; 2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara; negara; 3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/ umum/publik
PENGERTIAN KETERBUKAAN DALAM KEARSIPAN DIKENAL ISTILAH: 1. Access: - The availability of Record/ Archives for Consultation as a result
both of legal authorisation and the existence of finding aids. - In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.
2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation)
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
43
4/29/2012
PENGERTIAN LAIN 1. Clearance An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category 2. Resticted Access A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces 3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
ISI ACCESS MENJELASKAN: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pengguna (siapapun dilayani); Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi); Pembatasan ( dari instansi pencipta); Standar dan Indeks (sarana temu balik); Pelayanan Copy (arsip/dokumen); Hak Cipta (intelektual); Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding) Kondisi fisik arsip (media rekam); Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli arsip/dokumen); 10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room).
44
4/29/2012
PENGECUALIAN KETERBUKAAN Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:
1.
2.
Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara; Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified
3.
Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;
4.
Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy): − marital status − finger print − medical history − personal information bank
(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)
ASAS : 1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. 2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. 3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. 4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.
(pasal 2 UU KIP)
45
4/29/2012
TUJUAN: a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan; (pasal 3 UU KIP)
TUJUAN Lanjutan…..: d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak; e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas. (pasal 3 UU KIP)
46
4/29/2012
KEWAJIBAN BADAN PUBLIK : 1. 2. 3.
4.
5.
Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara (pasal 7 UU KIP)
Lanjutan…… 6.
Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan noneletronik (pasal 7 UU KIP)
7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangundangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) (pasal 8 UU KIP)
47
4/29/2012
HAK BADAN PUBLIK : Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup: 1. Informasi yang dapat membahayakan negara 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi
Lanjutan…. 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan 5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan
48
4/29/2012
Pasal 13 1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik :
a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional. 2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional
Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).
(Pasal 52 UU KIP)
49
4/29/2012
Pimpinan Satuan kerja, kerja,
Organisasi
(Eselon II /unit kerja mandiri) mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta
PPID Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
diumumkan
Tugas & Fungsi
kebijakan
kegiatan kegiatan
program
kegiatan
Arsip
Arsip
Informasi
terbuka
disediakan
Informasi
Dg alasan pengambilan keputusan publik
kegiatan Arsip
Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam
PPID Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
Unit Kearsipan
kegiatan
kegiatan
Arsip
Arsip Arsip
Informasi
Terbuka
Informasi
diumumkan
Pimpinan Satuan kerja, kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri mandiri)) bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta
tertutup Informasi
disediakan Tertutup
kegiatan
Arsip
Informasi
Alasan : Politik, ekonomi, Sosial, hankam
50
4/29/2012
ALUR PERTANGGUNGJAWABAN OTENTISITAS DAN RELIABILITAS DOKUMEN DAN INFORMASI PADA BADAN PUBLIK
Unit kerja kehumasan
Unit kerja kearsipan
Unit kerja pemilik kegiatan
PPID Kebijakan
Program Program
Kegiatan Program Kegiatan Dokumen otentik
alasan pengambilan keputusan publik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
informasi
PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH KEPALA DAERAH
DPRD
SET. DAERAH
BAWAS
SKPD
INFO KOM
SKPD
BIRO humas
SET. WAN.
BIRO
Camat
Lurah
Lurah
Desa
= Posisi PPID = Pusat Layanan Informasi
51
4/29/2012
KESIMPULAN 1. Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa, bermasyarakat dan ancaman disintegrasi bangsa, keutuhan NKRI; 2. Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya Kepemerintahan yang baik dan Pemerintah yang bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang konprehensif dan terpadu, termasuk di dalamnya pemerintahan desa; 3. Diperlukan dukungan political will, sarana prasarana, SDM dan kelembagaan yang jelas/tegas dan segera.
103
52