-, .1
I:]
TER'il "__"""'_L
_,
-.
INTRUKSI KERJA PEMINDAHAN ARSIP IN AKTIF DARI UNIT KERJA KE BIDANG KEARSIPAN TINGKA T UNIVERSITAS
SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATE MANAGEMENT SYSTEM (AIMS)
UNIVERSIT AS AIRLANGGA Revisi ke
0
Tanggal Revisi
-
Tanggal Berlaku
17 SEPTEMBER 2014
Kode Dokumen
IK-UNAIR-MUN-05-02-01
Diperiksa oleh: Kepala Bidang Kearsipan
Dyah Puspitasari
Srirahayu
S.Koll1.,M.Hulll.
19790515 20070 I 2 00 I
Disetujui oleh: Sekretaris
Universitas
Dr.M. Hadi Shubhan,
SH.,M.H.,CN
NIP 197304062003121002
Disetujui oleh: Wakil Rektor III
Prof. Soeti ipto,dr.,Ph.D NIP 195002171978031002
-_C~
__
";-::J!
1. TUJUAN Untuk
mengimplementasikan
dalam koordinasi
Pedoman
Prosedur
( PP-Unair-MUN-05-02)
agar
memudahkan
sesuai dengan tanggung jawabnya.
2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk pelaksanaan
tugas Kepala Bidang Kearsipan Universitas
Airlangga
3. TARGET Proses tat a kearsipan
4.
sesuai dengan tata aturan yang berlaku.
REFERENSI a.
Pedoman
b.
Peraturan perundang-undangann
5. INTRUKSI A.
Prosedur (PP-UNAIR-MUN-05-02)
KERJA
Prosedur
Pengelolaan
- Pemindahan Pemindahan
Arsip Inaktif Teratur
Arsip Unit kerja pencipta arsip ke Unit Kearsipan. arsip kegiatan
Bidang Kearsipan
Unit Pengoiah a.
memindahkan
ke
sebagai berikut :
Arsip
Memeriksa
Arsip
Menyeleksi,
menilai
untuk mengetahui yang tercantum
dan
Memeriksa
dalam JRA yang di keluarkan
lingkungan
UA ).
Mendaftar
Arsip
1) Unit kerja
arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah,
arsip tersebut sudah memasuki
No. 906 lIUN 3 IKRJ2 0 13 Tentang
b.
arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah
dalam satu Instansi.
Teknis pelaksanaannya
1.
yang relevan
pencipta
untuk mengelompokkan
Pedoman
arsip melakukan
masa retensi atau belum sesuai
oleh Universitas IRA
Subtantif
pemilahan
arsip yang akan dipindahkan
( SK Rektor UA dan
Fasilitatif
serta mengadakan
penataan
ke Bidang kearsipan.
di
2) Unit kerja
pencipta
arsip membuat
daftar
arsip
yang
akan dipindahkan
ke
Bidang Kearsipan. 3) Pelaksanaan
pemindahan
masing-rnasing
arsip
111
aktif harus
disertai
dibuat rangkap 2 (dua) dengan ketentuan
a. 1 lembar
Daftar
Arsip
Pindah,
:
untuk Unit kerja pencipta
arsip; b. 1 lembar
c.
untuk Bidang kearsipan.
Menata Arsip Setelah
dibuatkan
memasukkan
Daftar
arsip
dimasukkan,
Arsip kegiatan
beserta
foldemya
selanjutnya kedalam
terlebih dahulu dicantumkan
adalah
boks
menata
arsip.
arsip yaitu
Sebelum
folder
nomor urut pada folder di sudut kiri atas
sesuai daftar arsip. d.
Membuat Apabila
Berita Acara Pemindahan
arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan
Acara Pemindahan
e.
Arsip.
Berita Acara Pemindahan
ditandatangani
oleh Pimpinan
Unit kerjaiFakultas
serta diketahui
oleh pimpinan
terkait.
Melaksanakan
pemindahan
arsip
Yaitu menyerahkan
arsip inaktif
Acara Pemindahan
Kearsipan
maka dibuatkan
dibuat rangkap
dan Pimpinan
ke unit kearsipan
Berita
2 (dua) dan
Bidang Kearsipan
yang disertai
dan Daftar Arsip yang dipindahkan.
Arsip yang dipindahkan
2.
Arsip
dengan
Berita
Berita Acara dan Daftar
dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama)
untuk Bidang
dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah.
Unit Kearsipan a. Menerima
Arsip
Yaitu menerima
arsip
Instansi Universitas b. Memeriksa Unit
yang diserahkan
dari unit pengolah
di Lingkungan
Airlangga.
Arsip
Kearsipan
dipindahkan
inaktif
sebagai
penenma
dengan daftar arsipnya.
arsip
selanjutnya
mencocokan
arsip
yang
"
Apabila ditemui ketidakcocokan pihak yang menyerahkan
antara arsip dengan daftarnya
sehingga
diperoleh
kepastian
maka ditanyakan
adanya
kesesuaian
ke
antara
arsip dengan daftarnya. c. Menata Arsip yaitu melakukan
penataan
arsip pada rak arsip berdasarkan
series arsip/jenis
arsip
dan nomor boks. B.
Prosedur Pengelolaan untuk arsip-arsip
yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori, yaitu :
1. Arsip kacau, antara
Arsip Inaktif Tidak Teratur
adalah
arsip yang tidak teratur
arsip dengan non arsip, berserakan
2. Arsip dengan masalah
susunan
satu dengan
kronologis,
disebabkan
pencampuradukan
tidak beraturan.
yaitu terdapat
yang lainnya
terjadinya
batas tahun yang masih jelas, tetapi
masih bercampur,
begitu juga
antara arsip dan non
arsip, 3. Arsip yang sudah tersusun namun
apabila
tidak memiliki
secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat Teratur
diperlukan,
untuk penemuan
Melakukan Langkah
(retrieval)
sulit dilakukan
karena
sarana jalan masuk. atau tidak.
Tahapan kerja dalam penanganan I.
kembali
pemilahan pertama
arsip inaktiftidak
teratur adalah:
arsip dan nonarsip
adalah
memisahkan
antara
arsip dan nonarsip.
Nonarsip
misalnya:
blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll. 2.
Pengelompokan Dalam
arsip Berdasarkan
pemberkasan
sebaiknya
tahap ini diperlukan hal tersebut (kesamaan 3.
petugas
pengetahuan
sulit dilakukan
pembuatan
menggunakan
maka pengelompokan permasalahan),
deskripsi.
Penyusunan
deskripsi,
at au kombinasi.
masalah
ini bisa berdasarkan:
sebagai
aturan
dossier (kesamaan
dasar
asli maka pada
dan tupoksinya.
dapat dilakukan
arsip Subyek Besar dipilah berdasarkan klasifikasi
pnnsip
tentang sejarah organisasi
jenis), rubric (kesamaan
Pengelompokan Yaitu
Subyek Besar
Tetapi jika
berdasarkan:
series
urusan/kegiatan).
Sub Subyek untuk
pola klasifikasi,
menyusun
struktur
kartu-kartu
organisasi,
tupoksi,
4.
Arsip yang sudah tertata per sub subyek kemudian Pemberian
nornor
definitif/nomor
di beri nomer berkas
urut pada berkas
yang telah tersusun
berdasarkan
skema 5.
Memasukkan
Arsip ke dalam boks dan pelabelan
Arsip/Berkas
6.
kemudian
dimasukkan
dalam
mencantumkan
informasi
Pendeskripsian
Melalui Media Komputer
Pendeskripsian
adalah
arsip. Secara standar nama unit pencipta, hal yang tercantum
boks
boks
kemudian
kode masalah arsip (Klasifikasi)
kegiatan
perekaman
pendeskripsian
arsip berisi hal-hal
no sementara, no definitif, dalam
isi informasi
kartu deskripsi
boks
diberi
label
yang
dan nomor urut arsip.
yang ada pada setiap berkas sebagai
berikut,
antara
lain:
kode, indeks, isi, keterangan, tahun. (Haldisesuaikan
dengan
kebutuhan/arsip
yang
dikerj akan). 7.
Boks di tata dirak Melakukan boks.
penataan
arsip pada rak arsip berdasarkan
series arsip/jenis
arsip dan nomor
