EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM PENGGUNAAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DI KANTOR BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA
JURNAL SKRIPSI
YANUARISQI ANISSATUL MUFIDAH 098554258
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 2013
EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM PENGGUNAAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DI KANTOR BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA
Yanuarisqi Anissatul Mufidah Saino Fakultas Ekonomi, Unesa, Kampus Ketintang Surabaya Archives are documents (original text) that are made and received by States Institution and Government/Private/Individual Departrment in various forms, both single and collective for government activity and nation life. The purpose of the study is to know how the usage of electronic archives system at the Department of Archives and Library of Surabaya. The problems which are studied including: (1) archives arrangement, (2) system of archives protection, (3) archives utensils, (4) archives personnel, (5) decreased and destroyed archives, (6) work effectiveness This research was conducted at the Agency's offices and Archives Library located in the city of Surabaya JL. Dukuh Kupang Barat I no. 1B by taking the subject of research, officials or employees in the Administration Division and The Archive Maintainers. This type of research is qualitative, descriptive, with data collection method used is monitoring (observation), interviews, questionnaires and documentation. From the results of this research, it is known that the use of electronic records in the archives and library of the Agency's Office in Surabaya and has been running effectively, it is evident from the results of calculation of questionnaires that States 65% of respondents use of 20 archival electronic system certification bodies was extremely effective in assisting the tasks of archiving and archive retrieval process feels very quickly without having to see the physical evidence. Key word : Archives, Electronic Archives, and Work Effectiveness.
ABSTRAK Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintah/Swasta/Perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai dalam penggunaan sistem kearsipan elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Adapun permasalahan yang akan diteliti yaitu meliputi:(1) pengorganisasian arsip, (2) sistem penyimpanan arsip, (3) peralatan dan perlengkapan arsip, (4) personalia kearsipan, (5) penyusutan dan pemusnahan arsip, (6) efektivitas kerja. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang beralamat di Jl. Dukuh Kupang Barat I No.1B dengan mengambil subjek penelitian, pegawai atau karyawan di bagian Tata Usaha dan Bagian Pengelola Arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, dengan metode pengumpulan data yang digunakan adalah pengamatan (observasi), wawancara, dokumentasi dan angket. Dari hasil penelitian ini, diketahui bahwa penggunaan arsip elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya sudah berjalan dengan efektif, hal ini terbukti dari hasil perhitungan angket yang menyatakan 65% dari 20 responden menyatakn penggunaan sistem kearsipan elektronik ini sangat efektif dalam membantu tugas
pengarsipan dan proses temu balik arsip yang dirasa sangat cepat tanpa harus melihat bukti fisiknya. Kata kunci : Arsip, Arsip Elektronik, dan Efektivitas Kerja
perusahaan dalam mengelola kearsipannya
PENDAHULUAN Setiap lembaga atau instansi baik pemerintah
maupun
swasta
dalam
pelaksanaan kegiatan administrasi sehari – hari
tidak
dapat
dalam mencapai tujuannya. Badan Arsip dan Perpustakaan Kota
penciptaan arsip. Arsip adalah rekaman
Surabaya adalah Kantor Pemerintahan yang
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
melayani
bentuk
dengan
mulai dari masyarakat biasa sampai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
kalangan intelektual. Badan Arsip dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Perpustakaan Kota Surabaya ini merupakan
lembaga
daerah,
salah satu sumber informasi yang penting,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
sehingga mempunyai tugas dan tanggung
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
jawab yang besar dalam mempersiapkan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
sumber daya manusia.
media
negara,
dari
yang sesuai dengan keadaan organisasinya
proses
dan
lepas
harus memperhatikan sistem kearsipan
sesuai
pemerintahan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2). Arsip sebagai salah satu sumber
berbagai
lapisan
masyarakat
Kurangnya pemahaman orang dalam memahami
dan
kurang
menganggap
pentingnya
arsip,
mengakibatkan
arsip
informasi yang terekam memiliki multi
sering kurang mendapatkan perhatian dan
fungsi
untuk
kurang diminati. Informasi ini merupakan
menunjang proses kegiatan administrasi
gambaran sebagian dari aktivitas Badan
suatu organisasi dan manajemen birokrasi,
Arsip dan Perpustakaan, yang khusus
arsip akan terus tumbuh dan berkembang
menginformasikan
secara akumulatif seiring dengan semakin
kearsipan yang diharapkan dapat ketahui
meningkatnya volume tugas dan fungsi
oleh
organisasi.
Surabaya
yang
sangat
penting
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan merupakan
administrasi pusat
ingatan
karena
arsip
bagi
setiap
publik,
program
khususnya
tentang
layanan
publik
perkembangan
Kota dan
kemajuan layanan kearsipan yang telah dicapai selama ini sekaligus upaya dalam mendukung
merealisasikan
visi
Kota
atau
Surabaya yaitu “Surabaya Metropolitan
perusahaan. Tanpa arsip tidak mungkin
Madani 2010” dengan mengembangkan
seorang petugas arsip dapat mengingat
wawasan
semua
BUDI
kegiatan
dalam
catatan
suatu
dan
instansi
dokumen
secara
lengkap. Oleh karena itu suatu instansi atau
pembangunan
yang
berbasis
PAMARINDA
(
Budaya,
Pendidikan, Pariwisata, Maritim, Industri,
dan Perdagangan) serta Visi Badan Arsip
instansi pemerintah yang berperan sebagai
Dan Perpustakaan yaitu “ Menjadi Sumber
salah satu komponen informasi di Provinsi
Informasi Dan Mencerdaskan Masyarakat
Jawa Timur. Dalam perkembangannya
Surabaya”.
instansi
Ketidaktepatan
penanganan
arsip
secara konvensional bukan hanya dinilai
ini
dituntut
untuk
mampu
meningkatkan kualitas atau mutu kerjanya bagi masyarakat luas.
dari segi efektivitas ruang, waktu, dan biaya
Dalam perkembangannya instansi ini
saja akan tetapi juga merujuk pada aspek
selalu dituntut untuk mampu meningkatkan
keamanan atas arsip itu sendiri. Seperti
kualitas pelayanan atau mutu kerjanya.
yang kita ketahui sebagai manusia kita
Alasan
tidak bisa mengelak dari faktor human
penelitian
error yang acap kali terjadi pada proses
Perpustakaan Kota Surabaya adalah untuk
pengelolaan arsip. Dengan menggunakan
mengetahui seberapa efektif penggunaan
media elektronik dalam pengelolaan arsip
arsip elektronik bagi karyawan. Sehingga
akan
penulis ingin meneliti lebih jelas apakah
diperoleh
manfaat
kecepatan,
kemudahan dan hemat.
yang
pada
efektivitas
Instansi hanya memiliki arsip secara
mendasari
dilakukannya
Badan
penggunaan
Arsip
dan
sistem
arsip
elektronik ini dapat mempengaruhi kerja
fisik (dokumen kertas) tanpa back-up, yang
pegawai,
mana peluang atas kerusakan arsip karena
dipengaruhi
penanganan yang salah dan bencana alam
misalnya : semangat kerja, kepuasan kerja,
akan semakin besar dan tentunya sangat
pendidikan
merugikan
sebagainya.
pihak
terkait.
Berdasarkan
realita tersebut kini mulai dikembangkan
ataukah
kerja
oleh
pegawai
faktor-faktor
dan
pelatihan,
dan
Keberhasilan pekerjaan
lain
seseorang
sangat
arsip
organisasi atau lembaga dan kemampuan
lebih
efisien
Dengan
menggunakan
media
elektronik
dalam
secara
professional
oleh
lain,
inovasi-inovasi terbaru dalam pengelolaan yang
dipengaruhi
ini
sistem
terhadap
kerja
tanggung
pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat
jawabnya. Pada sisi lain keberhasilan
kecepatan,
kehematan
pekerjaan seseorang dapat dilihat dari cara
sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih
kerjanya atau yang biasa disebut dalam
efektif.
bidang
kemudahan,
Dalam penelitian ini organisasi atau
Pegawai
Badan
Arsip
Kota
disebut
istilah
“efektivitas dan efisiensi kerja”.
kantor yang menjadi subjek penelitiannya adalah
manajemen
Efektivitas pada
suatu
pengelolaan
instansi
atau
kearsipan organisasi
Surabaya. Badan Arsip dan Perpustakaan
dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja
Kota Surabaya merupakan salah satu
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas
yang
digunakan
dalam
membantu
Definisi Arsip
pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan,
pengamanan
dan
pemeliharaan arsip tersebut.
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wayuh arti. Arsip sendiri
Hal ini berpengaruh besar terhadap
memiliki banyak arti menurut beberapa
sistem pelayanan secara positif, sebab
sumber.
dengan
demikian dapat mempercepat
mengemukakan bahwa arsip adalah suatu
pekerjaan, waktu dapat lebih menjadi
kumpulan warkat yang disimpan secara
efisien. Sistem pelayanan ini akan berjalan
sistematis
dengan efektif dan efisien apabila faktor
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
pendukungnya
yaitu
secara cepat ditemukan kembali. Arsip
akan
disatu sisi berarti warkat yang disimpan
digunakan untuk melaksanakan tugas /
yang wujudnya dapat selembar surat,
pekerjaan layanan. Sarana sendiri terdiri
kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan
dari dua macam, yaitu sarana kerja dan
sebagainya. Arsip adalah warkat yang
fasilitas kerja.
disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
telah
diantaranya adalah
terpenuhi, sarana
yang
Seperti
The
karena
(2009:118),
mempunyai
ia
suatu
Di Badan Arsip dan Perpustakaan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan
Kota Surabaya sendiri juga terdapat sarana
nama “pertinggal”. Istilah pertinggal kurang
yang
pekerjaan
popular penggunaanya sehingga dikalangan
pegawainya. Karena tanpa sarana dan
petugas kurang dikenal (Sularso Mulyono,
nprasarana yang baik suatu pekerjaan akan
2012:3).
menunjang
kegiatan
sulit untuk diselesaikan dengan waktu yang
Menurut Wursanto (1991:18), Arsip
relative cepat. Berikut adalah sarana dan
sendiri secara umum terdapat 2 jenis arsip,
prasarana yang ada di Badan Arsip dan
yaitu : arsip dinamis dan arsip statis.
Perpustakaan Kota Surabaya.
Sedangkan untuk arsip dinamis dibagi lagi
Dari uraian latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah yang peneliti ingin
kaji
penelitian “Efektivitas
dan ini
memfokuskan lebih
Kerja
menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif.
tema
dalam
tentang
Pegawai
dalam
Dalam proses penyimpanan surat atau
dokumen
penyimpanan
terdapat dokumen
tiga
sistem
yang
dapat
Penggunaan Sistem Kearsipan Elektronik
dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu
Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota
penyimpanan
Surabaya”.
penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua
KAJIAN PUSTAKA
sistem
Sukoco,2007:96).
terpusat
(Quible,
(sentralisasi),
2001
dalam
Menurut
Basuki
(dalam
Arsip dinamis ini pun memiliki
Sukoco,2007:85) untuk sistem pelacakan
berbagai bentuk. Dengan adanya berbagai
dapat menggunakan dua sistem, yaitu :
macam
sistem
pengelolaanya pun juga harus dilaksanakan
hastawi (manual) dann sistem
barcoding.
bentuk
arsip
dinamis
ini,
sesuai dengan aturan undang-undang yang
Sebagai
pusat
ingatan
tentang
berlaku. Sistem pengklasifikasian arsip
kegiatan – kegiatan yang telah berlangsung
dinamis
dan
keamanannya,
tempat
untuk
mecari
berbagai
ini
juga
perlu
diperhatikan
serta
akses
yang
akan
keterangan yang diperlukan bagi tindakan
digunakan nantinya. Pengamanan arsip
atau putusan yang akan datang dalam suatu
dinamis
instansi maka arsip harus diatur dan
perlindungan terhadap fisik dan informasi
dipelihara dengan sebaik-baiknya. Menurut
arsip
The ada 5 macam sistem penyimpanan
keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
warkat (arsip) yang dapat digunakan oleh berbagai
organisasi,
maupun
swasta,
baik
program
berdasarkan
klasifikasi
Menurut NARA (National Archives and
Record
Administration)
Amerika
Serikat arsip elektronik adalah arsip-arsip
(Alphabetic filing), sistem pokok soal
yang tersimpan dan diolah di dalam suatu
(Subject
tanggal
format dimana hanya mesin komputer yang
(Chronogical filin), sistem nomor (numeric
dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip
filing), dan sistem wilayah (geographic
elektronik seringkali dikatakan sebagai
filling).
machine readable records (arsip yang
Dengan klasifikasi
sistem
berbagai
tersebut
sistem
dinamis
adalah
abjad
filing),
yaitu
pemerintah
sendiri
macam
sistem
diharapkan
dapat
hanya bisa dibaca melalui mesin. Kearsipan
elektronik
merupakan
mempermudah pegawai kearsipan untuk
pengembangan dari kearsipan konvensional
mengarsip
penitng
yang menggunakan sistem penyimpanan
tersebut. Sehingga dokumen tersebut dapat
dengan menggunakan media komputer.
utuh dan tersimpan dengan baik.
Kearsipan elektronik ini arsip/warkat yang
dokumen-dokumen
disimpan berupa file yang disimpan dalam kabinet virtual, map virtual,
Arsip Dinamis Elktronik Menurut Undang-undang RI Nomor 43
Tahun
2009
tentang
Kearsipan,
Sistem Elektronik
Manajemen merupakan
sistem
Dokumen aplikasi
menjelaskan bahwa arsip dinamis adalah
pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas,
arsip yang digunakan secara langsung
microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
ke dalam format digital maupun Softcopy
selama jangka waktu tertentu.
berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg.,
avi, mkv, dll yang sudah di upload ke
arsip / dokumen yaitu: kebakaran, jamur
dalam software DMS tertentu.
dan lumut, debu, listrik mati, dan gangguan
Dokumen
yang
tersebut kemudian
sudah
diupload
dapat diakses, dicari,
ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna
lainnya.
dokumen
sistem
Untuk mengukur tingkat efektivitas
ini.
penggunaan sistem kearsipan elektronik
Dengan menggunakan metode pencarian
tidak jauh berbeda dengan mengukur
terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen,
tingkat efektivitas kerja pada umumnya.
pengguna
Dimana
manajemen
melalui
Efektivitas Sistem Kearsipan Elektronik
dokumen
elektronik
dapat
menampilkan
secara
dokumen
mudah
yang
sistem
kearsipan
elektronik
dituju
dikatakan efektif apabila dalam setiap
walaupun secara fisik dokumen atau arsip
kegiatannya dapat dilakukan dengan baik,
tersebut berada pada tempat lain.
tanpa adanya hambatan
Menurut
Ashe
(2004:3)
mengemukakan
beberapa
karakteristik
Efektivitas kemampuan
kearsipan organisasi
adalah menjamin
manajemen dokumen atau arsip elektronik
keselamatan dan penyediaan naskah yang
sebagai berikut : capture, storage, index,
berisi data atau informasi yang benar,
retrieval, dan access. Selain itu, menurut
kepada orang yang tepat, pada waktu yang
Sugiarto (2005:140) apabila suatu instamsi
tepat, dan dengan biaya yang serendah-
telah
rendahnya.
menerapkan
elektronik
nantinya
kemudahan
dan
penggunanya,
sistem akan
kearsipan medapatkan
keuntungan
yaitu
pelayanan, menghemat
:
Keselamatan
naskah
yang
dimaksudkan meliputi unsur keamanan
bagi
arsip dan keawetan arsip. Pada aspek ini
meningkatkan
kearsipan yang efektif menunjuk pada
ruang kearsipan,
keadaan
arsip-arsip
yang
terjaga
melindungi dokumen - dokumen penting,
keamanannya, tidak hilang, informasinya
dan menghemat biaya.
tidak diketahui oleh pihak-pihak yang tidak
Salah satu tanggung jawab manajer arsip dinamis ialah menjaga arsip dinamis terhadap kerusakan dan pemusnahan dan
berkepentingan, dan tidak rusak atau awet secara fisik. Efektivitas
kearsipan
di
setiap
mencoba mengatasi arsip dinamis yang
organisasi tergantung pada berbagai faktor.
terkena bencana. Bencana dapat dibagi
Faktor-faktor
menjadi dua, yaitu bencana alam dan
mempunyai
bencana akibat ulah manusia.
kearsipan di dalam penelitian ini yaitu
Berikut
adalah
macam-macam
bencana atau gangguan yang dapat merusak
yang kaitan
dengan
diidentifikasi efektivitas
faktor-faktor keadaan fasilitas,
kondisi
keuangan, kemampuan pegawai kearsipan,
dan kemampuan manajerial kepala bagian
untuk
tata usaha.
ditetapkan.
Ada istilah menarik untuk mengukur efektivitas
dan
Efektivitas
tujuan
yang
berbanding
telah
terbalik
manajemen
dengan efisien, sebagai contoh pada kalimat
kearsipan dalam suatu organisasi, yaitu
bekerja dengan seefisien mungkin (ini
arsip
mempunyai arti hemat) untuk menghasilkan
disimpan
efisiensi
pencapaian
untuk
ditemu
balik.
Kegiatan temu balik (retrieval) merupakan
hasil
kegiatan evaluasi atas penerapan sebuah
mempunyai arti banyak).
sistem kearsipan di suatu organisasi.
seberapa
jauh
seefektif
mungkin
(ini
Dalam mengukur efektivitas kerja
Menurut Sugiarto (2005:100)untuk mengetahui
yang
efektivitas
suatu organisasi perlu adanya ukuran atau indikator pengukurannya. Indikator untuk
manajemen arsip secara keseluruhan dapat
mengukur
efektivitas
kerja
menurut
dihitung dengan rumus sebagai berikut :
Richard dan M. Steers (1980:192 dalam Zuliyanti, 2005: 29) meliputi: kemampuan
Jmh arsip yang tidak ditemukan Rasio kecermatan =
x 100 Jmh arsip yang ditemukan
menyesuaikan diri, prestasi kerja, dan kepuasan kerja.
Untuk sistem penyimpanann yang
METODE PENELITIAN
sempurna, rasio kecermatan tidak lebih dari
Jenis
penelitian
yang
digunakan
0,5 %. Angka yang mencapai 3% atau lebih
dalam penelitian ini adalah penelitian
mengisyaratkan sistem pengarsipan yang
deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
tidak atau belum baik.
Penelitian deskriptif ini termasuk jenis penelitian
yang
didalamnya
menggunakan teknik wawancara, observasi,
Efektivitas Kerja Efektivitas
deskriptif
adalah
keadaan
dan
dokumentasi dan angket.
kemampuan berhasilnya suatu kerja yang
Dalam
penelitian
ini
yang
dilakukan oleh manusia untuk memberikan
dideskripsikan adalah penggunaan sistem
guna
kearsipan elektronik terhadap efektifitas
yang
diharapkan.
Kerja
adalah
pengorbanan jasa jasmani dan pikiran untuk
kerja
menghasilkan barang atau jasa dengan
Perpustakaan Kota Surabaya
memperoleh
imbalan
di
Badan
Arsip
dan
kerja
Subyek dari penelitian ini adalah
(Hasibuan, 2007:76). Jadi efektivitas kerja
pegawai atau karyawan yang pada Badan
adalah
memilih
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
tujuannya tepat atau peralatan – peralatan
Peneliti mengambil objek adalah Badan
kemampuan
prestasi
pegawai
untuk
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.di
observasi, dokumentasi, wawancara,
jalan Dukuh Kupang Barat I No. IB.
dan angket.
Dalam
mengumpulkan
data,
2. Mengolah dan menganalisis data yang
peneliti menggunakan teknik observasi,
diperoleh
dokumentasi,
dokumentasi, wawancara, dan angket.
wawancara,
dan
angket.
Angket yang digunakan peneliti yaitu membahas masalah efektivitas penggunaan sistem kearsipan elektronikm di Badan
dari
hasil
3. Menyederhanakan
observasi,
data-data
yang
sudah dianalisis. 4. Untuk data dari hasil penyebaran
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
angket
dapat
diukur
dengan menggunakan pengukuran skala
menggunakan
likert yang digunakan untuk mengukur
responden yaitu sebagai berikut :
presentase
dengan kelompok
persepsi pengunjung terhadap efektivitas penggunaan
sistem
arsip
elektronik
terhadap kerja peawainya dengan skor pengukuran sebagai berikut: Tabel : Skor Penilaian Angket Pendapat Sangat Setuju (SS) Setuju (S) Tidak Setuju (TS) Sangat Tidak Setuju (STS) Sumber : Sugiyono (2011:94)
Skor 4 3 2 1
0 – 25%
= rendah
26% – 50%
= cukup
51% – 70%
= tinggi
71% – 100%
= sangat tinggi
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN Penyajian Data Dari hasil pengumpulan data yang
Jumlah skor ideal untuk seluruh item
terkait dengan penggunaan sistem kearsipan
pernyataan adalah 4 x 25 = 100. Secara
elektronik di Badan Arsip dan Perpustakaan
kontinum
Kota Surabaya, maka dapat dideskripsikan
dapat
digambarkan
sebagai
berikut (Sugiyono,2011:95) : Keterangan:
datanya sebagai berikut : 1. Pengorganisasian Arsip
0 – 25
= rendah
Berdasarkan hasil pengamatan serta
26 – 50
= cukup
wawancara yang dilakukan oleh peneliti
51 – 70
= tinggi
dengan beberapa pegawai Badan Arsip
71 – 100
= sangat tinggi
mengenai
pengorganisasian
arsip
menjelaskan bahwa Badan Arsip dan Teknik analisis data dalam penelitian
Perpustakaan Kota Surabaya dalam
ini yaitu :
melakukan
1. Pengumpulan data di Badan Arsip dan
menggunakan
perpustakaan kota Surabaya melalui
gabungan sentralisasi.
penyimpanan sistem
antara
atau
desentralisasi
arsip azas dan
Maksud dari sistem gabungan atau kombinasi dari azas desentralisasi dan sentralisasi
yaitu
sentralisasi
ini
kelancaran dalam mengarsip dokumen yang ada.
dimana
sistem
digunakan
untuk
proses
kegiatan
pengurusan tata persuratan atau tata
mudah
dan
naskah dinas. Sedangkan untuk sistem
perlengkapan tersebut selain digunakan
desentralisasi
juga harus dirawat atau dijaga agar tidak
ini
digunakan
untuk
menyimpan data/dokumen arsip.
Hal ini nantinya akan membantu kearsipan
lancar.
menjadi
Peralatan
dan
cepat rusak. Tentunya hal ini perlu
Seperti yang ada di Sekretariat yang memiliki tempat penyimpanan arsip tersendiri didalamnya
kesadaran dari tiap diri pegawai untuk menjaga barang-barang tersebut. 4. Personalia Kearsipan
2. Sistem Penyimpanan Arsip
Petugas
Di Badan Arsip dan Perpustakaan
dituntut
pengelolaan
untuk
memenuhi
kearsipan beberapa
Kota Surabaya ini terdapat dua sistem
persyaratan yaitu, ketelitian, kecerdasan,
yang digunakan, yaitu e-surat dan SIKD.
kecekatan, dan keterampilan. Petugas
Namun kedua sistem ini digabung
pengelola kearsipan yang ada di Badan
menjadi satu dalam proses kegiatan
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
kearsipannya, dengan nama e-surat-
ini sudah berjumlah cukup banyak
SIKD.
dengan latar belakang pendidikan yang
Dalam penyimpanan arsip atau dokumen tersebut sistem klasifikasi
berbeda-beda. Dengan
adanya
latar
belakang
yang digunakan untuk menyimpan arsip
pendidikan yang berbeda-beda tersebut
adalah menggunakan gabungan antara
juga tidak membuat mereka kesulitan
nomor dan abjad atau bisa disebut
terlalu jauh dalam proses pengarsipan
alphabetic
agar
dan penyimpanan arsip karena Badan
memudahkan pegawai dalam proses
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
penemuan kembali arsip.
juga mengadakan pelatihan sehingga
numeric.
Hal
ini
3. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dari hasil pengamatan dan tanya jawab dengan petugas pengelolaan arsip, untuk proses pengarsipan baik secara manual
ataupun
secara
elektronik
membuat pegawai lebih memahami dan cepat
menyesuaikan
diri
dengan
kerjanya. 5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dalam
proses
penyusutan
dan
peralatan dan perlengkapan pengarsipan
pemusnahan arsip yang ada di Badan
harus
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
diperhatikan
agar
menunjang
dijelaskan bahwa proses ini belum
pernah dilakukannya, karena dokumen
atau 95% responden menjawab setuju
yang ada masih tergolong sangat penting
dan sangat setuju. Jadi kesimpulannya
untuk dibutuhkan. Kalaupun melakukan
mayoritas responden khususnya pegawai
pemusnahan fotocopy
hanya
atau
berlebihan
saja.
dimusnahkan dicacah
berupa
hasil
Badan Arsip setuju dengan semua
penggandaan
yang
pernyataan dalam angket.
Hasil
itu
Data interval tersebut juga dapat
cara
dibakar,
dianalisis dengan menghitung rata-rata
dihancurkan
dengan
jawaban berdasarkan skoring setiap
dengan
atau
copyan
penghancur kertas.
jawaban dari responden. Berdasarkan
Apabila dokumen atau arsip tersebut harus dilakukan proses penyusutan dan pemusnahan, prosedur
maka
pemusnahan
penyusutan
dan
harus
sesuai
arsip.
Proses
pemusnahan
arsip
tersebut bila diakukan harus terlebih dahulu dibuatkan daftar arsip serta menggunakan
berita
acara
skor rata-rata yang telah ditetapkan dapat dihitung sebagai berikut: Tabel : Rata-rata Jawaban Responden Untuk Seluruh Item Pernyataan Jawaban (skor) SS (4) S (3) TS (2) STS (1)
Jumlah Perhitungan responden 6 6x4 13 13x3 1 1x2 0 0x1 Jumlah Total
dan
disaksikan oleh pejabat dari bagian
Untuk mengukur tingkat efektivitas penggunaan sistem kearsipan elektronik
24 39 2 0 65
Sumber : Angket Penelitian
hukum atau inspektorat. 6. Efektivitas kearsipan
Total
Jumlah
skor
rata-rata
yang
diperoleh dari penelitian untuk seluruh pernyataan adalah 65. Secara kontinum dapat digambarkan seperti berikut :
tidak jauh berbeda dengan mengukur tingkat efektivitas kerja pada umumnya. Dimana sistem kearsipan elektronik
25%
50%
75%
100%
dikatakan efektif apabila dalam setiap
65%
kegiatannya dapat dilakukan dengan
Dari gambar presentase jawaban
baik, tanpa adanya hambatan. Dari tabel data hasil rekapitulasi
responden
di
atas
terlihat
bahwa
presentase rata-rata jawaban responden
jawaban responden, terlihat bahwa dari
yang
20 responden yang ada untuk item soal 1
penggunaan sistem kearsipan adalah
sampai 15 yaitu rata-rata 6 orang
sebesar 65%
menjawab SS, 13 orang menjawab S,
menyatakan
dan 1 orang menjawab TS. Berdasarkan
sistem kearsipan elektronik di Badan
data tersebut rata-rata 19 orang (6+13)
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
berkaitan
dengan
efektivitas
yang berarti responden efektivitas
penggunaan
tergolong tinggi/baik dan sebanyak
dikemukakan oleh Quible,2001 dalam
35% responden menyatakan tidak baik.
Sukoco (2007;96) mengenai adanya
Jadi dari hasil penyebaran angket yang
berisi
tentang
tiga sistem penyimpanan dokumen
efektivitas
dalam suatu organisasi, yaitu sistem
penggunaan sistem kearspan elektronik
sentralisasi, sistem desentralisasi, dan
kepada para pegawai Badan Arsip dan
sistem kombinasi antar keduanya.
Perpustakaan Kota Surabaya sudah
Dimana dalam azas kombinasi ini,
ditampilkan dalam tabel-tabel diatas
arsip
terlihat
disentralisasikan sedangkan untuk unit
bahwa
memberikan
rata-rata
persepsi
pegawai
yang
positif
kerja
untuk
beberapa
yang
mempunyai
disetiap pernyataan yang disediakan di
tersendiri
dalam
bahwa
penyelenggaraan
sistem
arsipnya.
angket.
efektivitas
Itu
berarti
penggunaan
unit
kerja
spesifikasi
menyelenggarakan
sendiri
penyimpanan
Penyimpanan
kearsipan elektronik sudah terlaksana
menggunakan
dengan
kegiatan
gabungan ini dimaksudkan agar lebih
penyimpanan arsip ke media komputer
memudahkan petugas atau pegawai
belum dilakukan secara keseluruhan.
dalam penanganan arsip.
baik
meskipun
sistem
dengan atau
azas
2. Sistem penyimpanan arsip Pada sistem penyimpanan arsip ini,
Pembahasan Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh
peneliti
Perpustakaan
di
Badan
Kota
Arsip
Surabaya
dan
terlihat
petugas
mengklasifikasikan
dahulu
surat/dokumen
terlebih
yang
ada.
Merupakan jenis surat masuk atau surat
bahwa :
keluar. Kemudian memberikan kode
1. Pengorganisasian arsip
klasifikasi berupa nomor dan abjad
Pada sistem pengorganisasian arsip yang
ada
di
Badan
Arsip
dan
Perpustakaan Kota Surabaya terdapat berbagai
kegiatan
yang
dilakukan.
serta pokok permasalahan yang ada surat tersebut. Apabila kesemua itu terlaksana, arsip/dokumen
tersebut
disimpan
Diantaranya surat masuk, surat keluar,
kedalam tempat penyimpanan arsip,
dan proses peminjaman arsip. Semua
seperti box file, filling cabinet, lemari
kegiatan ini harus sesuai prosedur yang
arsip, dan lain-lain. Guna menjaga
telah diberlakukan.
keutuhan fisik isi dokumen tetap baik.
Pengorganisasian arsip di Badan
Karena apabila sewaktu-waktu arsip
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
diperlukan secara fisik dapat dengan
ini
sesuai
dengan
teori
yang
mudah,
cepat,
dan
lengkap
diketemukannya. Hal
ini
kearsipannya. Personalia kearsipan adalah
sesuai
dengan
yang
petugas
yang
bekerja
mengatur proses atau alur dari surat
dikemukakan oleh The, bahwa dalam
masuk,
penyimpanan warkat/arsip terdapat 5
pendistribusiannya.
surat
keluar,
serta
macam kode klasifikasi yaitu sistem
Di Badan Arsip dan Perpustakaan
abjad, sistem nomor, sistem pokok soal,
Kota Surabaya yang menangani ini ada
sistem tanggal, dan sistem wilayah. Hal
pada
ini terbukti bahwa Badan Arsip dan
pengolahan. Para pegawai yang ada
Perpustakaan Kota Surabaya ini juga
harus
menggunakan sistem pengklasifikasian
mengindeks
dalam menyimpan arsip-arsipnya
Kebanyakan pegawai yang bekerja di
3. Peralatan dan perlengkapan arsip
Badan Arsip dan Perpustakaan Kota
bidang
akuisis,
mempunyai arsip
deposit
dan
keahlian
dalam
yang
ada.
Pada proses kegiatan pengarsipan,
Surabaya ini direkrut tidak berdasarkan
faktor utama yang harus dipenuhi
jenjang pendidikan yang sesuai dengan
adalah
bidangnya bekerja, dalam artian lulusan
tersedianya
peralatan
dan
perlengkapannya. Dengan tersedianya
administrasi perkantora atau tata buku.
perlengkapan dan peralaatan yang ada, proses
kegiatan
akan
mengalami kesulitan atau merasa tidak
berjalan dengan efektif.perlengkapan
paham dengan pekerjaan mengindeks
dan
dan mengelola arsip-arsip yang ada. Hal
peralatan
pengarsipan
Meskipun demikian mereka tidak
yang
juga
harus
disesuaikan dengan keadaan yang ada,
ini
jumlah dan kegunaan harus tepat.
mendapatkan pelatihan dan pembinaan
Jadi
saat
pengarsipan (konvensional)
proses
baik
kegiatan
secara
maupun
manual elektronik,
juga
dikarenakan
mereka
dalam mengelola arsip yang baik dan benar. 5. Penyusutan dan pemusnahan arsip
penggunaan peralatan dan perlengkapan
Untuk dokumen atau arsip yang asli
harus digunakan sesuai kebutuhan.
tidak pernah dilakukan pemusnahan
Karena selain menggunakan juga harus
karena arsip tersebut di anggap masih
melakukan
bernilai guna. Sehingga arsip tersebut
perawatan
terhadap
peralatan dan perlengkapan tadi. 4. Personalia kearsipan
Salah satu faktor penting agar terciptanya kearsipan yang baik dan terstruktur rapi adalah personalia
masih dismpan atau mungkin di alih mediakan ke dalam bentuk mikro untuk menghemat ruang arsip dan tetap menjaga kerahasiaan isi dokumennya.
Selain itu dalam proses penyusutan
menyesuaikan diri, indikator prestasi
dan pemusnahan arsip perlu diatur
kerja, dan indikator kepuasan kerja
secara khusus baik secara konvensional
sesuai dengan yang dikemukakan oleh
maupun secara elektronik. Maka dalam
Richard dan M. Steers (1980:192 dalam
prosesnya perlu dibuat berita acara dan
Zuliyanti, 2005: 29).
disaksikan oleh pihak terkai yang berwenang
seperti
perusahaan
atau
pemimpin pejabat
yan
bersangkutan.
Jadi,
dapat
disimpulkan
bahwa
penggunaan sistem kearsipan elektronnik yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan
Hal ini terbukti dengan adanya teori
Kota Surabaya ini dapat berjalan efektif.
yang dikemukakan oleh Palmer dalam
Apabila ketiga indicator tersebut telah
Zulianti
terpenuhi
(2005),
penghapusan
bahwa
dokumen
hendaknya
dilakukan
dalam elektronik
secara
berarti
penggunaan
sistem
kearsipan pola baru ini berjalan dengan
total,
efektif. Efektivitas adalah keadaan dan
termasuk pemusnahan duplikat yang
kemampuan berhasilnya suatu kerja yang
disimpan dalam media backup maupun
telah dilakukan oleh manusia. Hal ini
tempat penyimpanan lainnya.
sesuai dengan teori yang dikemukakan
6. Efektivitas kearsipan
oleh The Liang Gie dalam
Dari hasil penelitian yang telah
(2002:50)
yang
Saiman
mengatakan
bahwa
dilakukan oleh peneliti dapat simpulkan
efektivitas merupakan suatu keadaan yang
bahwa penggunaan sistem kearsipan
mengandung
elektronik ini sangat efektif diterapkan.
terjadinya suatu akibat yang dikehendaki.
pengertian
mengenal
Menurut sebagian besar responden (Pegawai
Badan
Arsip)
mereka
menyatakan bahwa dengan adanya sistem kearsipan pola baru ini mampu memudahkan
dan
mempercepat
penyelesaian tugas-tugas pengarsipan. Selain
itu,
sistem
kearsipan
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
pembahasan yang telah di uraikan oleh peneliti, maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa
Kantor
Badan
Perpustakaan
seluruh pegawai Badan Arsip dan
berjalan efektf, dimana setiap kebutuhan
Perpustakaan Kota Surabaya karena
pegawai bisa terpenuhi dengan baik. Hasil
sudah memenuhi indikator atau kriteria
penelitian tersebut dapat diuraikan sebagai
efektivitas kerjanya.
berikut :
kriteria kerja tersebut adalah indikator
Surabaya
dan
elektronik ini dikatakan efektif bagi
Indikator atau
Kota
Arsip
terlihat
1. Efektivitas
kerja
penggunaan
pegawai
sistem
dalam
penggunaan sistem kearsipan elektronik
keaarsipan
dan atau kegiatan kearsipan secara umum di
elektronik yang ada di Badan Arsip dan
Badan
Perpustakaan Kota Surabaya saat ini
Surabaya, yaitu :
sudah berjalan dengan efektif. Hal ini
1. Dalam penggunaan sistem kearsipan
bisa
Arsip
dan
Perpustakaan
Kota
dilihat
pada
sistem
elektronik perlu ditingkatkan lagi atau
pengorganisasian
arsip,
sistem
dikembangkan
penyimpanan
serta
personalia
sehingga informasi yang disajikan dapat
kearsipannya (sumber daya manusianya)
lebih jelas, lebih banyak, serta lebih
2. Dalam penggunaan sistem kearsipan
lengkap agar dapat menjadi suatu sistem
arsip
lagi
lebih
elektronik yang ada di Badan Arsip dan
informasi
Perpustakaan
dipertanggungjawabkan.
Kota Surabaya
masih
lanjut,
yang
dapat Serta
perlu
terdapat juga kelebihan dan kekurangan
dibuat adanya sistem backup, agar data-
dalam prosesnya, misalnya saja dalam
data yang telah ada tersimpan dalam
prose
pengarsipan
dokumen
(surat)
data
masih
banyak
dilakukan agar sewaktu-waktu data yang
dijumpai surat yang ada tidak segera
ada di komputer hilang dapat di cari
dilakukan penscanan sehingga bila ingin
kembali di dalam media lain (CD,
melihat isi detail surat masih harus
Disket, dll)
kedalam
komputer
history.
Pem-backup-an
ini
mencarinya terlebih dahulu ke dalam
2. Sistem kearsipan elektronik memiliki
filling cabinet. Selain itu, penggunaan
pengaruh yang cukup kuat terhadap
sistem elektronik ini juga memberikan
peningkatan
kemudahan dalam proses pencarian atau
informasi. Sehingga pemanfaatan sistem
temu balik arsip, serta memberikan
kearsipan
kemudahan
signifikan mempengaruhi peningkatan
dalam
pengelolaan
dan
kualitas
elektronik
pelayanan
dapat
penyimpanan surat masuk dan surat
kualitas
pelayanan
keluar, dan dapat mengurangi biaya
karena
itu,
untuk
penyimpanan
kearsipan elektronik yang baik akan
karena arsip sudah di digitalisasikan
secara signifikan membantu peningkatan
atau disimpan dalam bentuk digital.
kualitas pelayanan informasi.
perawatan
dan
Saran Adapun
pemanfaatan
Oleh sistem
DAFTAR PUSTAKA saran-saran
yang
penulis
kemukakan mungkin dapat dijadikan bahan masukan
informasi.
secara
atau
pertimbangan
dalam
Ashe, Carolyn & Nealy, Chynette. 2004. Records Management:
Effective Information System. New Jersey. Prentice Hall. Hasibuan, Malayu S. P. 2007. Organisai dan Motivasi dasar peningkatan produktivitas. Jakarta. PT Bumi Aksara Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta. Penerbit: Ghalia Indonesia Sugiarto, Agus & Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari e Ke Basis Komputer. Jogjakarta. Penerbit Gava Media. Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R & D. Bandung. CV Alfabeta. Sukoco. Badri, M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Penerbit: Erlangga Sularso Mulyono, dkk. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang. Penerbit : Unnes Press The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta. Penerbit : Liberty Undang - undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Online : http://www.google.co.id/pdf di akses tanggal 12/02/2013) Wursanto.1991. Kearsipan 1. Yogyakarta. Penerbit Kanisius Zuliyanti, Sri. 2005. Pengaruh Pengembangan dan Pengawasan terhadap Efektivitas Kerja Bagian Produksi PT Tri Cahya Purnama
