ARTIKEL SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
DI SUSUN OLEH :
NAMA
:
DAYA KURNIAWAN
NIM
:
A12.2008.03256
PROGRAM STUDI :
SISTEM INFORMASI (S1)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2012
sehingga menimbulkan keragu-raguan PENDAHULUAN
dalam melaksanakan pelayanan arsip
Perkembangan teknologi yang sangat pesat menjadi suatu hal yang tidak dapat
dilepaskan
pada
kehidupan
manusia yang semakin modern ini. Mulai dari teknologi yang sederhana sampai pada teknologi yang paling canggih. Semua teknologi berkembang dan
dikembangkan
sesuai
dengan
kebutuhan manusia. Tidak terkecuali perkembangan informasi,
teknologi
yang
dibidang
juga
semakin
meningkat. Adanya teknologi dapat membantu
setiap
kegiatan
pekerjaan
organisasi
dan
maupun
perusahaan dengan cepat mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. Salah
satu
sumber
data
dan
informasi adalah arsip, karena arsip merupakan sumber ingatan, sebagai sumber informasi dan alat pengawasan. Digantikannya Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Kearsipan dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
beberapa
materi
mencantumkan baru
yang
memperjelas pelaksanan tugas-tugas kearsipan. Salah satunya adalah Akses dan Layanan Arsip. Pada UndangUndang No. 7 tahun 1971 tentang Kearsipan masalah keterbukaan dan ketertutupan
arsip
belum
diatur
bagi
pengguna.
Namun
reformasi
masalah tersebut sudah dilakukan dan dituangkan
dalam
Undang-undang
yang baru, yang telah diatur dengan sangat jelas tentang akses layanan yang dapat
diberikan
oleh
lembaga
kearsipan. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah salah satu lembaga kearsipan yang dibentuk oleh pemerintah yang berada dibawah pengawasan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang bertugas mengolah dan mengatur
dokumen-dokumen
arsip
statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan
pemerintahan,
penelitian
umum dan kepentingan umum. Dalam rangka
mendukung
terciptanya
pemerintahan yang transparan Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
dapat
dijadikan
refferensi
utama
bagi
informasi
mengenai
sebagai pencarian
arsip
statis.
Sebagai lembaga yang penyimpanan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat)
dimana
bahan-bahan
mengenai arsip-arsip statis terkumpul Badan
Arsip
dan
Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah menggunakan sistem penyimpanan dengan metode sistem
subjek
yaitu
sistem
penyimpanan
dokumen
yang
didasarkan pada isi dokumen dan
cepat dan mudah diketemukan kembali bila diperlukan sewaktu waktu.
kepentingan dokumen. Kondisi yang terjadi,
usaha-usaha
yang
sudah
TINJAUAN PUSTAKA
dilakukan dengan arsip statis yang
A. Konsep Dasar Sistem
sudah tersimpan dengan baik dan
Sistem adalah kumpulan elemen
teratur tidak diimbangi dengan akses
yang
pelayanan arsip yang baik sehingga
merupakan suatu kesatuan. Dari
terkesan
menitik
penyimpanan
saling
berhubungan
beratkan
pada
bahasa Latin dan yunani, istilah
bukan
pada
sistem dapat
arsip
diartikan sebagai
penemuan kembali arsip. Contoh nyata
penggabungan, untuk mendirikan,
yang dialami pada bagian pelayanan
dan menempatkan bersama.
kearsipan dengan jumlah arsip yang
B. Konsep Dasar Informasi
banyak dan dengan berbagai macam
Informasi dapat diibaratkan sebagai
subjek, peminjam arsip cenderung
darah yang mengalir didalam tubuh
kesulitan dalam mencari arsip yang
manusia, seperti halnya informasi
ingin dipinjam karena pencarian arsip
didalam sebuah periusahaan yang
masih
sangat penting untuk mendukung
menggunakan
cara
manual
dengan mencari arsip berdasarkan
kelangsungan
Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang
sehingga terdapat alasan bahwa
dibagi atas 2 macam daftar Pencarian
informasi sangat dibutuhkanbagi
arsip yang terdiri dari daftar Pencarian
sebuah perusahaan.
arsip
nama
instansi
dan
daftar
perkembangannya,
C. Pengertian Arsip
Pencarian arsip-arsip dari instansi yang
Arsip
sebagaimana
bersangkutan. Hal ini menyebabkan
dalam undang – undang No. 43
sulitnya mencari arsip yang baru
Tahun 2009 tentang Kearsipan,
tersimpan karena harus menunggu
adalah
dibuatnya Daftar Pencarian Arsip yang
peristiwa dalam berbagai bentuk
terbaru terlebih dahulu, maupun arsip
dan
yang sudah lama tersimpan karena
perkembangan teknologi informasi
daftar arsipnya pasti berada pada
dan komunikasi yang dibuat dan
tumpukan rak yang paling bawah.
diterima oleh lembaga
Selain itu hal ini menyebabkan tidak
lembaga
sesuai dengan prinsip suatu arsip yaitu
pendidikan, perusahaan, organisasi
rekaman
media
dijelaskan
kegiatan
sesuai
daerah,
atau
dengan
negara, lembaga
politik, organisasi kemasyarakatan,
elektronik,
dan
gambar,
perseorangan
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa
dan
bernegara.
peta,
cetak biru,
foto,
komputer,
dari
audio
dokumen
sistem
dan video,
tulisan
tangan,
formulir dan sebagainya.
arsip
dibedakan
menurut
Sedangkan
arsip
statis
yang
tidak
fungsinya menjadi 2 golongan,
adalah
yaitu arsip dinamis dan arsip
dipergunakan secara langsung
statis. Arsip dinamis adalah
untuk
arsip yang dipergunakan secara
penyelenggaraan
kehidupan
langsung dalam perencanaan,
kebangsaan
umumnya
pelaksanaan,
maupun untuk penyelenggaraan
kehidupan
penyelenggaraan kebangsaan
perencanaan,
pada
pada
sehari-hari administrasi negara.
dipergunakan
Jadi arsip dinamis adalah semua
umumnya
atau
secara
langsung
administrasi
arsip
negara.
dalam
arsip
yang
masih
Arsip
diberbagai kantor, baik kantor
dinamis juga berarti informasi
pemerintah,
terekam, termasuk data dalam
organisasi
sistem komputer yang dibuat
karena
atau diterima oleh organisasi
secara
dalam melakukan aktivitasnya.
perencanaan, pelaksanaan dan
Karena masih digunakan secara
kegiatan administrasi lainnya.
langsung
Arsip dinamis dalam bahasa
dalam
kegiatan
swata
berada
atau
kemasyarakatan,
masih
dipergunakan
langsung
organisasi, maka arsip dinamis
inggris
harus diciptakan dan dikelola
Sedangkan arsip statis adalah
untuk
arsip-arsip yang disimpan di
mendukung
aktivitas
disebut
dalam
Nasional
record.
organisasi. Arsip dinamis harus
Arsip
memenuhi
syarat
yang
Indonesia (ANRI) yang berasal
ditentukan,
lengkap,
cukup,
dari arsip dinamis diberbagai
bermakna, komprehensip, tepat
kantor.
dan tidak melanggar hukum.
bahasa inggris disebut Archieve.
Adapun bentuk arsip dinamis
Dua istilah record dan archieve
dapat
diatas sering disebut dengan
berupa
mikrofilm,
:
Kertas,
atau
media
Arsip
istilah arsip.
statis
Republik
dalam
D. Sistem Kearsipan Kata
Obyek penelitian pada Badan
sistem
dalam
Arsip
sistem
Provinsi Jawa Tengah yang
kearsipan biasanya menunjukan
beralamatkan Jl. Setiabudi No.
pada metode penyusunan atau
201 c Srondol Semarang
penggolongan, akan tetapi dapat
B. Metode Pengumpulan Data
hubungannya
juga
dengan
berarti
macam-macam
perlengkapan
yang
dipergunakan,
organisasi
dan
Perpustakaan
Wawancara (Interview) Yaitu
metode
pengumpulan data yang
penyusunan tenaga kerja dan
mengadakan
metode-metode
jawab langsung dengan
yang
tanya
dipergunakan apabila meminjam
bagian
atau mengembalikan surat-surat
bagian yang mencetak
(dokumen/arsip).
Untuk
Daftar Pertelaan Arsip
memahami kegiatan pengarsipan
(DPA) sehingga dapat
yang
mengetahui history data
baik,
pemahaman
diperlukan prinsip-prinsip
dalam kegiatan kearsipan.prinsip
otomatisasi
yang jelas.
Observasi
dalam pengelolaan arsip yang
(Observation)
baik adalah ;
Metode
1. Pengelolaan
arsip
sedikit
data dengan melakukan
mungkin 2. Pengelolaan
pengumpulan
pengamatan arsip
yang
langsung
secara dan
benar-benar bermakna atau
pencatatan
berguna
bagaimana proses kerja
3. Pengelolaan
arsip
secara
pada Badan Arsip dan
hemat dan sederhana 4. Pengelolaan
arsip
Perpustakaan yang
mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali.
mengenai
Provinsi
Jawa Tengah tersebut.
Studi Pustaka Yaitu penelitian dengan menggunakan
dan
METODOLOGI PENELITIAN
mempelajari buku-buku
A. Objek Penelitian
maupun
literatur-
literatur
yang
berhubungan
dengan
memikirkan
bagaimana
sistem tersebut dibentuk.
masalah yang diteliti
sebagai landasan teori
Tahap implementasi sistem
bagi penulis.
adalah
Tahap Implementasi
menerapkan
atau
meletakan sistem supaya TAHAPAN
sistem tersebut siap untuk
PENGEMBANGAN SISTEM
dioperasikan
Proses pengembangan sistem
mencapai tujuan.
yang dipakai adalah System
Development
Tahap
Integration
Testing
adalah
Life
Cycle
(SDLC).
Identifikasi masalah
Meliputi
identifikasi
masalah yang terdapat di Sub Bidang Pelayanan.
Menganalisis penelitian
Hasil
Integration dan Testing
Operation
perlu
dan adalah
terhadap aplikasi dengan
menemukan jawaban apa
apakah
yang
masih
penyebab
masalah
tersebut
berusaha
untuk
serta mencari
solusi atas permasalahan tersebut. Design Sistem
Desain sistem merupakan yang
Operation
Maintenance
cara
tahap
dan
Maintenance
dianalisis sehingga dapat
menguji
penggunaan dan perawatan
penelitian
menjadi
dan
aplikasi yang dijalankan.
Tahap hasil
dalam
dilakukan
setelah
tahap
analisis
sistem.
Dalam
desain
sistem, analis sistem harus
selalu aplikasi
mengecek tersebut berfungsi
sebagaimana mestinya dan apakah
aplikasi
tersebut
perlu untuk di update.
PERANCANGAN SISTEM A. Data Flow Diagram Project Name: SISFO KEARSIPAN STATIS Project Path: d:\sisfo_~1\ Chart File: dfd00002.dfd Chart Name: Yourdon - Context Diagram Created On: Dec-22-2012 Created By: quiksilver Modified On: Jan-24-2013 Modified By: quiksilver
Data Arsip Statis Data Ikhtisar Pencipta Arsip Data Pengolah
SUB BIDANG PENGOLAH
Data Ikhtisar Masalah Arsip
0 Data Anggota PENGGUNA LAYANAN ARSIP
SUB BIDANG PRESERVASI
Data Pengembalian Arsip Data Peminjaman Arsip Formulir Peminjaman Arsip
SISFO KEARSIPAN STATIS
Daftar Ikhtisar Arsip Statis Data Preservasi Data Tempat Penyimpanan Arsip
Laporan Daftar Anggota Daftar Pencarian Arsip Laporan Peminjaman Arsip Laporan Pengembalian Arsip
Daftar Pencarian Arsip Laporan Pengolah dan Preservasi Daftar Arsip Statis
KEPALA BIDANG LAYANAN
KEPALA LEMBAGA KEARSIPAN
Gambar 1. Dfd Sistem Kearsipan Statis Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
B. Decomposisi Diagram 0 SISFO KEARSIPAN STATIS
2 PENDATAAN
1 KLASIFIKASI
3 TRANSAKSI
4 LAPORAN
1.1 KLASIFIKASI MASALAH
2.1 PENDATAAN ARSIP STATIS
3.1 PENYIMPANAN ARSIP STATIS
4.1 FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
1.2 KLASIFIKASI PENCIPTA
2.2 PENDATAAN PRESERVASI ARSIP STATIS
3.2 PEMINJAMAN ARSIP STATIS
4.2 LAPORAN PENGGUNA LAYANAN ARSIP
2.3 PENDATAAN PENGOLAH ARSIP STATIS
3.3 PENGEMBALIAN ARSIP STATIS
4.3 LAPORAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
2.4 PENDATAAN PENGGUNA LAYANAN ARSIP
4.4 LAPORAN PENGEMBALIAN ARSIP STATIS
4.5 DAFTAR IKTHISAR ARSIP STATIS
4.6 LAPORAN ARSIP STATIS
4.7 LAPORAN DAFTAR PENCARIAN ARSIP
4.8 LAPORAN PENGOLAH DAN PRESERVASI
Gambar 1. Dekomposisi Diagram Sistem Kearsipan Statis Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Statis
KESIMPULAN 1. Dengan
adanya
dengan
penggunaan
sistem
Informasi Kearsipan Statis
penyimpanan
dengan
pada
dan
menggunakan
metode
Perpustakaan Provinsi Jawa
sistem subjek.
Badan
Sistem
sesuai
Arsip
Tengah, dapat mendukung lahirnya
Undang-Undang
SARAN
No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dengan baru
yaitu
materi
Akses
dan
Layanan Arsip. 2. Dengan
adanya
Badan
masih terdapat banyak kekurangan dan
masih
perlu
upaya
pengembangan, untuk itu saran Sistem
Informasi Kearsipan Statis pada
Sistem yang baru ini tentunya
Arsip
dan
yang ada yaitu : 1. Pelatihan sistem
pengoperasian
terhadap
staf-staf
Perpustakaan Provinsi Jawa
khusus agar dapat segera
Tengah, dapat membantu
dilakukan.
Akses dan Pelayanan Arsip
2. Perlu dilakukan dublikasi
menjadi lebih efektif dan
(backup) terhadap file-file
lebih efisien.
penting
3. Dengan
adanya
Sistem
Informasi Kearsipan Statis pada
Badan
Arsip
dan
untuk
kemungkinan
menjaga kerusakan
pada file yang asli. 3. Menggunakan
Komputer
Perpustakaan Provinsi Jawa
dengan
Tengah, dapat menangani
telah
pengelolaan
kelancaran pengoperasian.
data
Arsip
DAFTAR PUSTAKA 1. Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama Jakarta, 1996 2. Bagian Humas, Arsip Nasional RI. ” Peran Arsip Dalam Reformasi Birokrasi.” Arsip Media Kearsipan Nasional, Th 2011, Edisi 55.
spesifikasi ditentukan
yang untuk
3. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan, Jakarta, Bumi Aksara, 2009 4. Fathansyah (2004). Basis Data. Bandung : Informatika Bandung. 5. Hariyanto, Bambang. Pengarsipan dan Akses pada Sistem Berkas, Penerbit Informatika, Bandung, 2000
6. Hm., Yogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 7. Najirah Umar, SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DIGITAL ,Jurnal Ilkom, ISSN:2087-1716, Volume 2, Nomor 3, Desember 2010 8. Sugianto, Agus. Wahyono, Teguh. Manajemen Kearsipan Modern, Gava Media, Yogjakarta
9. Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 10. Undang – Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 11. Undang – Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Public. 12. Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Penerbit KANISIUS, 1991
