PENGELOLAAN SURAT DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR Fazatul Ahmamiya dan Bambang Suratman Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi Universitas Negeri Surabaya Abstract: Mail management in a company depends on the system used by the company. Mail management consists of some processes, those are:processes of creating, storage, re-finding, and storage of archives. The purpose of doing this research is for knowing mail management in library and archival board of East Java Province?This research is descriptive qualitative. The subjects in this study are all staff employees in the management letter. There are two staffs, Mrs. Dra. Tinoo Josetha DA, SS as archivists Implementing Advanced, and Mrs. Ibu Astiti S.E . The location of the study is taken at the Library and Archives of East Java Province Jl. Menur Pumpungan No. 32, Surabaya. Data collection techniques of this study are observation, interview and documentation. While the technique of data analysis in this study uses the theory of Miles & Hubermen by using triangulation source. Mail management goes well, it can be seen from the letter creation process , in creating a mail consists of inbox and outbox. Inbox is begun with receiving, manager, annotator, and storage. In mail storage phase, the mail is stored at every sector while in administration sector stores yellow controller card as a proof that the mail has been sent to every sector. Mail storage system uses subjeck or problem system uses subject or problem system, and principles of storage used are centralization for mail management and decentralization as mail storage. Mail management there is a condtraint that is not their lack of discipline borrowing letter archivists who really understand the management letter. Keywords: mail management Abstrak: Pengelolaan surat dalam suatu perusahaan tergantung pada sistem yang digunakan dalam suatu perusahaaan. Pengelolaan surat terdiri dari proses penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan pemeliharaan arsip”. Dalam hal ini peneliti akan meneliti pengelolaan surat yang berkaitan dengan penciptaan dan penyimpanan surat. Tujuan dilakukan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan surat dan Kendala dalam pengelolaan surat di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah seluruh staf pegawai dibidang pengelolaan surat. Lokasi penelitian dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model Miles & Hubermen dengan menggunakan triangulasi sumber. Pengelolaan surat di Badan Perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur sudah berjalan dengan baik hal ini dapat terlihat dari proses penciptaan surat, dimana surat masuk dimulai dari penerimaan, pengarah, pencatat, pengendali dan penyimpan. Sedangkan surat keluar meliputi pembuatan konsep ,Pencatatan, penandatanganan, Pengiriman,
dan Penyimpanan surat. Sistem penyimpanan surat yang
digunakan adalah sistem subjek atau masalah, dan azas penyimpanan yang digunakan desentralisasi. Pengelolaan surat mengalami kendala yaitu belum adanya tertib peminjaman surat, kurangnya tenaga arsiparis yang benar-benar memahami pengelolaan surat. Kata kunci: pengelolaan surat
lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi
PENDAHULUAN Badan perpustakaan dan kearsipan Provinsi
Jawa Timur dan Badan Arsip Provinsi Jawa
Jawa Timur merupakan sebuah lembaga baru
Timur dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah
yang dibentuk sebagai dampak pemberlakukan
Provinsi Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal
Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang
20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata
Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang
Kerja
merupakan
Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis
hasil
penggabungan
dari
dua
Inspektorat,
Badan
Perencanaan 1
Daerah Provinsi Jawa Timur. Terletak di
surat tersebut bisa didistribusikan kepada bidang
beberapa lokasi :Jl. Menur Pumpungan No. 32
yang dituju. Pendistribusian surat masuk dengan
Surabaya, Jl. Jagir Wonokromo No. 350
menggunakan kartu kendali. Sedangkan untuk
Surabaya, dan Gedung Depo Arsip di Pandaan.
surat keluar, penciptaan konsep dilakukan oleh
Sebagai lembaga baru, Badan Perpustakaan dan
tiap-tiap bidang yang bersangkutan. Barulah
Kearsipan juga masih perlu membina segala
setelah surat tersebut mendapat persetujuan dari
program
mewujudkan
kepala bidang, surat bisa dilanjutkan ke bagian
menjamin
umum untuk mendapatkan persetujuan dari
kegiatan
pembinaan
minat
terselamatkannya
dalam baca
dan
dan
terlestarinya
serta
didayagunakannya arsip di Jawa Timur.
keluar. Pendistribusian surat keluar di bidang ke
Adapun pengelolaan surat di perusahaan atau
organisasi,
tergantung
pada
Kepala Badan serta mendapatkan nomor surat
sistem
bagian umum juga menggunakan kartu kendali. Pada tahap penyimpanan surat manual dilakukan
administrasi kearsipan yang dipergunakan oleh
dengan
kantor yang bersangkutan. Pada dasarnya masih
penyimpanan surat berdasarkan pokok masalah,
banyak dijumpai pengelolaan yang berbeda
dan menggunakan Azas Desentralisasi (setiap
dalam
kantor.
unit kerja). Sedangkan pada sistem elektronik
Pengelolaan arsip terdiri dari beberapa unsur
dalam penanganan surat masuk dan surat keluar
pokok sebagaimana yang dikemukakan Amsyah
pada badan perpustakaan dan kearsipan Provinsi
(dalam Rahmi, 2012:2), bahwa “pengelolaan
Jawa Timur menggunakan aplikasi surat masuk
surat
dan
berbagai
terdiri
penyimpanan,
organisasi
dari
atau
proses
penemuan
penciptaan,
kembali,
sistem
surat
subjek
keluar
dimana
elektronik,
dalam
dalam
dan
penggunaanya hanya sebatas penyimpanan surat,
pemeliharaan arsip”. Dalam hal ini peneliti
dan untuk penomoran surat sudah menggunakan
hanya akan meneliti pengelolaan surat yang
elektronik.
berkaitan dengan penciptaan dan penyimpanan surat.
Berdasarkan
hasil
wawancara
serta
pengamatan yang dilakukan oleh peneliti dengan
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang
Ibu Dra, Tinoo Josetha sebagai Arsiparis
dilakukan oleh peneliti, Pengelolaan surat di
Pelaksana lanjutan dan Ibu Astiti S.E selaku
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Pembantu Arsiparis lanjutan bahwa dalam
Jawa
semi
pelaksanaan kegiatan pengelolaan surat di Badan
elektronik, dimana dalam pengelolaan surat
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
masuk dan surat keluar menggunakan sistem
Timur mengalami kendala yakni pertama,
elektronik dan manual. Pada sistem manual
pertama belum adanya tertip peminjaman surat,
pengelolaan surat pada tahap penciptaan terdapat
kedua kurangnya tenaga arsiparis yang benar-
prosedur penanganan Surat masuk melalui
benar memahami pengelolaan surat dan yang
bagian umum, setelah itu surat tersebut langsung
bukan dari pendidikan arsiparis Berdasarkan
mendapatkan arahan kelanjutan penanganan
uraian
surat dengan dilampiri lembar disposisi. Barulah
tertarik untuk melakukan penelitian dengan
Timur
menggunakan
sistem
permasalahan
tersebut,maka
peneliti
2
judul “Pengelolaan Surat di Badan Perpustakaan
penyimpanan,
dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur”. Tujuan
pemeliharaan surat”.
dari dilakukan penelitian ini adalah untuk
Penciptaan Surat
mengetahui
pengelolaan
surat
di
Badan
penemuan
kembali,
dan
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
mengontrol
perkembangan
surat
dan
Timur, untuk mengetahui kendala pengelolaan
menetapkan aturan main sebagaimana sebuah
surat pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan
dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai
Provinsi Jawa Timur.
manfaatnya bagi organisasi. Pengurusan surat-
Pengertian urat
surat adalah suatu kegiatan terpenting dalam
“Surat adalah alat komunikasi tertulis
kantor. Surat-surat kantor dibedakan menjadi
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
dua yaitu surat masuk dan surat keluar, yang
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”
masing-masing memiliki Prosedur penanganan
(Barthos, 2013:36). Pada suatu organisasi, surat
surat yang berbeda.
menurut prosedur penggunaannya dibedakan
Prosedur Penanganan surat masuk
menjadi dua yaitu surat masuk dan surat
Prosedur surat masuk meliputi tahapan-
keluar. (Sedarmayanti:2009)
tahapan mulai dari pencatatan, pendistribusian,
Surat Masuk
dan
“Surat masuk merupakan surat atau dokumen
Prosedur penanganan surat masuk (Sugiarto dan
yang diterima dari luar organisasi” (Agus dan
Wahyono, 2014:47).
pengolahan.
Berikut
adalah
ilustrasi
Teguh, 2014:46). Surat Keluar Menurut Wursanto (dalam Agus
dan
Alur penanganan surat masuk
Teguh, 2014:46),
Gambar : 2.1
“surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat organisasi atau perusahaan yang dikirim atau yang ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan” PENGELOLAAN SURAT Adapun pengelolaan surat di perusahaan atau
organisasi,
dari pihak eksternal. Akan dilakukan pencatatan. Setelah pencatatan dilakukan surat masuk akan didistribusikan kepada unit pengelolah untuk diolah
dan
ditindaklanjuti,
setelah
proses
pengelolahan selesai, surat/ dokumen akan
administrasi kearsipan yang dipergunakan oleh
disimpan sebagai arsip kantor dalam tempat
kantor
penyimpanan arsip.
bersangkutan.
pada
masuk, begitu telah menerima surat/dokumen
sistem
yang
tergantung
Dari gambar diatas dapat kita lihat alur surat
Pada
dasarnya
pengelolaan surat terdiri dari beberapa unsur
Prosedur Penanganan Surat Keluar
pokok sebagaimana yang dikemukakan Amsyah
Sama halnya dengan Prosedur surat masuk,
(dalam Rahmi, 2012:2), bahwa “pengelolaan
surat keluar memiliki tahapan-tahapan meliputi
surat
administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan
terdiri
dari
proses
penciptaan,
3
pengiriman. Berikut adalah ilustrali Prosedur
Dwiantara (2006) tahapan-tahapan penyimpanan
penanganan surat keluar.
surat terdiri dari Pemeriksaan, Mengindeks, Membuat lembar atau kartu tunjuk silang, Menyortir surat, Penyimpanan.
Alur penanganan surat keluar
Sistem penyimpanan Dewi
Gambar : 2.2
(2011)
menyebutkan
sistem
Dari gambar diatas dapat dilihat alur surat
penyimpanan meliputi sistem kronologis, sistem
keluar, setelah surat/ dokumen sudah dibuat dan
abjad, sistem nomor, sistem geografis. Pada
sudah siap (jadi), akan dilakukan proses
umumnya sistem penyimpanan yang dapat
pencatatan surat keluar, dengan tiga alternatif
dipakai sebagai sistem penyimpanan yang
alat pencatatan. Stelah dicatat, surat kemudian
standar adalah sistem abjad (sistem nama),
didistribusikan atau dikirmkan kepada pihak-
sistem subjek(permasalahan), sistem geografis,
pihak yang dituju, yaitu tujuan utama, dan
dan sistem nomor.
kemungkinan
Azas Penyimpanan Surat
pihak
yang
mendapatkan
tindasan/tembusan surat tersebut. Selain itu satu
Menurut Quible (dalam Sugiarto dan
lembar surat dijadikan sebagai arsip kantor dan
Wahyono, 2014:41).
disimpan pada tempat penyimpanan arsip.
“Ada tiga asas penyimpanan yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan di tiap unit (desentralisasi), dan penyimpanan kombinasi di tiap unit sistem”. Sarana Pengelolaan Surat
Penyimpanan Surat Prosedur Penyimpanan Surat “Prosedur penyimpanan surat adalah langkah-
Dalam
langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat”, ( Amsyah 2001:62). Menurut Amsyah (2001), Ada
dua
macam
penyimpanan,
yaitu
penyimpanan sementara (file pending) dan penyimpanan
tetap
(file
tetap),
berikut
Penyimpanan sementara (file pending) pending
surat-menyurat
diperlukan sarana untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, agar surat dapat di kelola dengan baik. Menurut Amsyah (2005), sarana penunjang
kelancaran
tersebut
diantaranya:
Kartu kendali, Lembar disposisi, Folder, Map, Filling cabinet, Guide, Buku agenda, Ordner .
penjelasannya.
File
penanganan
atau
file
METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan pendekatan
tindak-lanjut
(follow-up) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.
kualitatif Sedangkan jenis penelitian ini adalah deskriptif, dalam penelitian deskriptif diarahkan untuk memeriksa gejala-gejala, atau kejadiankejadian, serta sistematis dan akurat. Hal ini
Penyimpanan tetap (permanen file) Untuk surat masuk dan surat keluar yang sudah dicatat, kemudian masuk dalam prosedur
yang dideskripsikan adalah pengelolaan surat pada
Badan
Perpustakaan
dan
Kearsipan
Provinsi Jawa Timur.
penyimpanan surat. Menurut Sumarto dan 4
Subjek Penelitian
Teknik Analisis Data
Subjek dalam penelitian ini adalah seluruh
Teknik analisis data yang digunakan oleh
staf pegawai dibidang pengelolaan surat yang
peneliti adalah model Miles dan Hubermen yang
berjumlah 2 orang di Badan Perpustakaan dan
meliputi data reduction, data display, dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
conclusion
Objek Penelitian
2014: 91).
Objek
dalam
penelitian
ini
adalah
pengelolaan surat di Badan Perpustakaan dan
drawing/verification
(Sugiyono,
Data Reduction ( Reduksi Data ) Mereduksi
data
adalah
merangkum,
kearsipan Provinsi Jawa Timur.
memilih hal- hal yang pokok, memfokuskan
Teknik Pengumpulan Data
pada hal- hal yang penting, dicari tema dan
Teknik pengumpulan data yang digunakan
polanya dan membuang yang tidak perlu
dalam
(Sugiyono, 2014). Dengan demikian data yang
penelitian
ini
meliputi
wawancara,observasi, dokumentasi,
telah direduksi akan memberikan gambaran
Wawancara
yang lebih jelas, dan akan mempermudah
Wawancara dalam penelitian ini dilakukan
peneliti untuk melakukan pengumpulan data
secara langsung bertatap muka dengan informan
selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan
dengan maksud mendapat gambaran langsung
Data Display (Penyajian Data)
tentang topik yang diteliti. Teknik wawancara
Penyajian
data
merupakan
upaya
dipilih untuk mengambil data yang berkaitan
penyusunan sekumpulan informasi yang telah
tentang
meliputi
disusun dari hasil reduksi data yang kemudian
penciptaan dan penyimpanan surat. melalui
disajikan dalam laporan yang sistematis dan
wawancara ini peneliti dapat menggali sesuatu
mudah dipahami. Dalam penelitian kualitatif
yang diketahui, dialami, dan di rasakan oleh
penyajian data dapat dilakukan dalam bentuk
informan.
uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori,
Observasi
flowchart dan sejenisnya. Penyajian data yang
pengelolaan
surat
yang
Observasi dalam penelitian ini dengan cara
sering digunakan dalam penelitian kualitatif
mengamati objek penelitian secara langsung
adalah dengan teks yang bersifat naratif
mengenai kegiatan pengelolaan surat yang
(Sugiyono, 2014).
meliputi penciptaan dan penyimpanan surat di
Conclusion
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
(Penarikan Kesimpulan)
Jawa Timur. Dokumentasi
Drawing
atau
Verification
Langkah selanjutnya dalam analisis data kualitatif menurut Miles dan Huberman, (1984)
Dalam penelitian ini, peneliti melihat,
adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi.
mencatat dan menganalisis data. Diantaranya
Kesimpulan awal yang dikemukakan masih
berupa profil dinas, struktur organisasi, sarana
bersifat sementara dan akan berubah apabila
pengelolaan surat, foto, dokumentasi dan lainnya
tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat yang
yang berkaitan erat dengan penelitian ini 5
mendukung pada tahap pengumpulan data
dilampiri
berikutnya (Sugiyono, 2014).
tersebut bisa didistribusikan kepada bidang yang
Selanjutnya untuk keabsahan data yang digunakan
dalam
penelitian
ini
adalah
lembar
disposisi.
Barulah
surat
dituju. Pendistribusian surat masuk dengan menggunakan kartu kendali.
triangulasi. Triangulasi yang digunakan dalam
Penerapan proses penciptaan surat dalam hal
penelitian
prosedur pengelolaan surat keluar
ini
Triangulasi
adalah sumber
triangulasi
melakukan
Dalam penciptaan surat keluar setiap
wawancara kepada Ibu Endang sofianti, S.Sos
bidang yang bertugas untuk membuat surat
sebagai Arsiparis penyelia, Ibu Sulis sebagai
dalam tiga rangkap langka selanjutnya konsep
Arsiparis. Data dikategorikan akan sah apabila
surat diserahkan kepada kepada bidang untuk
terdapat kesesuaian informasi antara subjek
dicek kebenarannya dan diberikan paraf hirarki
penelitian yang satu dengan subjek penelitian
setelah itu surat di masukkan dalam aplikasi
yang lain dan kesesuaian informasi antara hasil
surat
wawancara, observasi dan juga dokumentasi.
selanjutnya surat diserahkan pada Kepala Badan
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
untuk mendapatkan paraf koordinasi barulah
HASIL PENELITIAN
surat mendapatkan nomor surat dan tanggal
Wawancara
surat dan surat dapat dikirim.
Pengambilan
data
dengan
sumber.
dilakukan
dengan
wawancara terstruktur sesuai dengan pedoman
masuk
dan
surat
keluar,
Langkah
Kendala yang dihadapi dalam melakukan penciptaan surat
wawancara. Pertanyaan wawancara ditujukan ke
Pada saat pejabat atau pimpinan yang
seluruh informan agar mendapatkan data yang
membuat surat tidak memahami peraturan tata
benar. Berikut wawancara yang telah dilakukan
naskah maka surat tidak akan terkendali dengan
oleh peneliti:
baik.
Penerapan proses penciptaan surat dalam hal
Solusi untuk menangani kendala dalam
prosedur pengelolaan surat masuk
penciptaan surat
Pada Badan Perpustakaan dan kearsipan
Solusi untuk menangani permasalahan
Provinsi Jawa Timur menggunakan pedoman
tersebut dengan membuat tim setiap pengola
penciptaan Arsip nomor 26 tahun 2009 tentang
unit bidang yaitu setiap bidang di berikan TU
tata kearsipan di lingkup pemerintahan provinsi
(Tata Usaha) yang bertugas untuk bertanggung
jawa
surat
jawab pada setiap bidang, memberikan training
menggunakan Asas Sentralisasi Dimana surat
dan memberikan insentif setiap bulan agar dapat
keluar dan surat masuk melalui satu pintu, yaitu
motivasi dalam pengurusan tersebut. Sesuai
melalui bagian umum (unit pengolah tata usaha).
dengan UU 43 semua di wajibkan mengolah
Ada pun prosedur penanganan surat masuk
arsip dengan baik.
timur.
Dalam
pengurusan
meliputi Surat masuk melalui bagian umum, setelah itu surat tersebut langsung mendapatkan arahan kelanjutan penanganan surat dengan 6
Sarana pengelolaan surat yang digunakan
Azas yang digunakan dalam menyimpan
dalam penciptaan surat
surat. (sistem kronologis, sistem abjad, sistem
Sarana yang digunakan dalam penciptaan surat adalah kartu kendali, lembar disposisi,
nomor, sistem subyek, sistem geografis) Penyimpanan surat menggunakan azas
aplikasi surat masuk dan surat keluar, printer.
desentralisasi, dimana setiap bidang bertanggung
Penyimpanan
jawab untuk menyimpan dan mengelola sendiri
Prosedur penyimpanan surat
arsip-arsip yang berhubungan dengan bidang-
Dalam prosedur penyimpanan surat Badan
bidangnya.
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Kendala yang dihadapi dalam melakukan
Timur
penyimpanan surat
menggunakan pedoman penyimpanan
surat nomor 26 tahun 2009 tentang tata
Pada prosees penyimpanan kendala yang
kearsipan di lingkup pemerintahan provinsi jawa
dihadapi yaitu
timur.
pimpinan
Pada
Prosedur
penyimpanan,
surat
apabila surat dipinjam oleh
atau
bagian
lain
dan
tidak
disimpan pada setiap bidang masing-masing
dikembalikan lagi maka surat akan hilang.
sedangkan tata usaha pengelolah menyimpan
Solusi untuk menangani kendala dalam
kartu kendali warna kuning sebagai bukti bahwa
penyimpanan surat
surat sudah disimpan pada setiap bidang tersebut. Adapun tahapan
dalam prosedur
Untuk mengatasi kendala tersebut maka apabila surat dipinjam maka petugas mencatat
penyimpanan surat yaitu surat disimpan pada
dan memberikan batasan peminjaman.
bagian tata usaha dan setiap bidang pengolah
Sarana pengelolaan surat yang digunakan
menurut urutan kode klasifikasi, surat disusun
dalam penyimpanan surat
dalam folder atau map gantung sesuai urutan
Dalam
penyimpanan
surat
sarana
kode klasifikasi.
pengelolaan surat yang digunakan adalah filling
Sistem yang digunakan dalam penyimpanan
cabinet , lemari kaca arsip, folder, map gantung,
surat (sistem kronologis, sistem abjad, sistem
faximile, dan guide.
nomor, sistem geografis)
Observasi
Sistem
penyimpanan
yang
Kegiatan observasi dilakukan di Badan
digunakan adalah Sistem subjek (permasalahan),
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Sedangkan
disusun
Timur. Hasil yang diperoleh mengacu pada
Alasan
pedoman observasi yang telah dibuat oleh
menggunakan sisitem subjek dan sistem abjad
peneliti yang sudah terlampir. Berikut ini hasil
adalah disesuaikan dengan kebutuhan dan yang
dari observasi yang dilakukan oleh peneliti
dapat memudahkan dalam proses penemuan
selama melakukan penelitian.
Untuk
menggunakan
kembali surat.
personal
sistem
surat
file
Abjad.
Pengelolaan surat dalam tahap penciptaan surat melalui dua prosedur yaitu prosedur penanganan
surat
masuk
dan
prosedur
penanganan surat keluar. Dalam penanganan 7
surat menggunakan Asas Sentralisasi Dimana
kearsipan di lingkup pemerintahan provinsi jawa
surat keluar dan surat masuk melalui satu pintu,
timur. Pada Prosedur penyimpanan surat, surat
yaitu melalui bagian umum (unit pengolah tata
disimpan setiap bidang yang dituju sesuai
usaha) sehingga surat dapat terkontrol dengan
dengan isi surat tersebut dan kartu kendali warna
baik. Adapun penanganan surat masuk yang
kuning di simpan bagian tata usaha pengelola
digunakakan yaitu meliputi Surat masuk melalui
sebagai bukti bahwa surat sudah di sampaikan
bagian umum, setelah itu surat tersebut langsung
kepada setiap bidang. Adapun tahapan dalam
mendapatkan arahan kelanjutan penanganan
prosedur
surat dengan dilampiri lembar disposisi. Barulah
disimpan pada bagian tata usaha pengolah
surat tersebut bisa didistribusikan kepada bidang
menurut urutan kode klasifikasi, surat disusun
yang dituju. Pendistribusian surat masuk dengan
dalam folder atau map gantung sesuai urutan
menggunakan kartu kendali. Sedangkan untuk
kode klasifikasi dan surat disimpan dalam filling
surat keluar, penciptaan konsep dilakukan oleh
cabinet.
penyimpanan
surat
yaitu
surat
tiap-tiap bidang yang bersangkutan. Barulah
Dalam proses penyimpanan surat Badan
setelah surat tersebut mendapat persetujuan dari
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
kepala bidang, surat bisa dilanjutkan ke bagian
Timur
umum untuk mendapatkan persetujuan dari
permasalahan sedangkan azas penyimpanan
Kepala Badan serta mendapatkan nomor surat
yang digunakan adalah azas desentralisasi yaitu
keluar. Pendistribusian surat keluar di bidang ke
surat disimpan pada setiap bidang agar setiap
bagian umum juga menggunakan kartu kendali
bidang mempunyai tanggung jawab dalam
akantetapi kurangnya tenaga arsiparis yang
penyimpanan surat akan tetapi surat masih saja
benar-benar memahami tentang pengelolaan
sering hilang yang di sebabkan peminjaman
surat dan yang bukan dari pendidikan arsiparis.
surat oleh pimpinan atau bagian lain yang lupa
Namun hal tersebut dapat diatasi dengan
dikembalikan maka arsip susah ditemukan dan
memberikan
dan
resiko terbesarnya adalah terjadi kehilangan
penetapan sebagai tenaga arsiparis kepada para
arsip akan tetapi hal tersebut dapat diatasi
pegawai meskipun bukan dari pendidikan
dengan pencatatan oleh petugas dan memberikan
arsiparis.
batasan waktu peminjaman.
pendidikan,
pelatihan,
Adapun sarana pengelolaan surat
yang
menggunakan
Sarana
sistem
penyimpanan
subjek
surat
yaitu
yang
terdapat di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
digunakan adalah fillingcabinet, map gantung,
Provinsi Jawa Timur adalah filling cabinet ,
folder, lemari kaca, guide.
lemari kaca arsip, folder, map gantung, faximile,
Dokumentasi
dan guide.
Penciptaan
Dalam prosedur penyimpanan surat Badan
Dalam melakukan Prosedur penanganan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
surat sarana yang digunakan adalah dua rangkap
Timur
lembar disposisi yang berwarna kuning dan
menggunakan pedoman penyimpanan
surat nomor 26 tahun 2009 tentang tata 8
putih, empat rangkap Kartu Kendali dengan
surat, membuka sampul surat dan meneliti
warna putih, hijau, kuning, dan merah
kelengkapan lampiran surat, jika sudah maka
Penyimpanan
surat disampaikan kepada pengara untuk di baca
Dalam Penyimpanan surat diperlukan
isi surat dan menentukan sifat surat (penting atau
sarana untuk menjaga dan melindungi surat dari
biasa,
kerusakan, penumpukan dan kehilangan surat.
mencantumkan disposisi pengarah pada bagian
sarana
kanan atas surat dengan menentukan kode
penyimpanan
yang
dibutuhkan
diantaranya folder atau map gantung, guide, dan Filling Cabinet.
rahasia),
langkah
selanjutnya
klasifikasi dan indeks pada surat. Setelah selesai surat disampaikan pada
PEMBAHASAN
pencatat untuk mencantumkan nomor urut pada
Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan
surat dan di masukkan dalam aplikasi surat
diatas, dapat diketahui bahwa:
masuk dan surat keluar elektronik, adapun
Pengelolaan surat di Badan Perpustakaan
tahapannya yaitu surat discan kemudian entry
dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
data pada database surat masuk yang meliputi
Penciptaan
No Agenda, klasifikasi surat, surat dari, tanggal
Untuk penciptaan
pembuatan surat
surat
ataupun
Badan Perpustakaan
surat, nomor surat, perihal, sifat surat, diterima
dan
tanggal, lampiran dan lain-lain. Pada lampiran
Kearsipan Provinsi Jawa Timur menggunakan
dimasukkan surat yang sudah di scan kemudian
pedoman penciptaan Arsip nomor 26 tahun 2009
disimpan. Langka selanjutnya surat dicatat
tentang tata kearsipan di lingkup Pemerintahan
dalam lembar disposisi rangkap 2 (dua) yaitu
Provinsi Jawa Timur. Dalam pengurusan surat
warna putih dan kuning. Lembar disposisi warna
menggunakan Azas Sentralisasi Dimana surat
putih disimpan oleh unit kearsipan (tata usaha)
masuk dan surat keluar melalui satu pintu, yaitu
sedangkan lembar disposisi warna kuning
melalui bagian umum (unit pengolah tata usaha).
dilampirkan pada surat, setelah itu surat di
Hal ini dibenarkan oleh Triangulasi Sumber Ibu
sampaikan kepada Kepala Bidang Tata Usaha
Endang sofianti, S.sos.
dan diberi paraf setelah itu surat disampaikan
Hal ini senada dengan penelitian yang
kepada sekertaris dan diberi paraf sebagai
dilakukan oleh Elita Bakhtarudin (2013) dimana
bentuk surat sudah di cek oleh sekretaris,
surat masuk yang ditujukan ke Kantor sekretaris
sekretaris menyampaikan surat kepada Kepala
Daerah
oleh
Badan selaku pimpinan untuk memutuskan
Subbagian Tata Usaha dan Arsip Karena
tindakan yang akan diambil sehubungan dengan
menggunakan azas satu pintu.
isi surat masuk tersebut. Tindakan yang dibeikan
Kota
Pariaman
di
lakukan
Ada pun prosedur penanganan surat
oleh pimpinan ditulis dengan jelas pada lembar
masuk meliputi Surat masuk di terima baik oleh
disposisi warna kuning dan surat dikembalikan
pengantar pos,kurir, email ataupun melalui
kepada sekretaris untuk ditindak lanjuti dengan
faximile, Setelah itu menyortir surat fungsinya
memberikan centang pada lembar disposisi
agar membantu memudahkan dalam penanganan
setelah itu diserahkan kepada unit kerasipan 9
(tata
usaha)
untuk
menyampaikan
arahan
hal ini konsep surat dibuat setiap bidang sesuai
pimpinan dengan menggunakan kartu kendali
dengan keperluan, konsep surat di buat rangkap
surat dan diberikan nomor urut surat. kartu
tiga konsep pertama akan dikirim kepada alamat
kedali sebagai tanda bukti surat telah diterima
yang dituju, rangkap kedua akan disimpan oleh
oleh bidang yang dituju sesuai dengan surat
badan yang membuat surat dan rangkap tiga
tersebut.
disimpan oleh unit kearsipan dalam hal ini
Surat asli disimpan pada setiap bidang
adalah tata usaha. Setelah konsep surat dibuat
masing-masing dengan menggunakan sistem
diserahkan kepada bidang untuk diperiksa
subjek (permasalahan), agar setiap bagian
kebenarannya dan akan diberi paraf hierarki.
mempunyai tanggung jawab pada surat tersebut.
Langka Dengan adanya paraf tersebut maka
Selain itu tidak hanya surat asli yang disimpan
surat siap untuk disampaikan kepada kepala
sebagai bukti bahwa surat sudah diterima setiap
badan untuk mendapat paraf koordinasi. Akan
bagian. Penyimpanan kartu kendali berdasarkan
tetapi sebelum itu surat dicatat dalam aplikasi
sistem subjek (masalah). Surat asli disimpan
surat masuk dan surat keluar elektronik.
agar pada saat surat dibutuhkan dengan cepat
Database surat keluar terdiri atas nomor surat,
dan mudah surat tersebut dapat ditemukan
tanggal surat, tujuan surat, dan perihal surat.
kembali dan informasi dapat segera disajikan.
Langkah selanjutnya konsep surat diberi nomor
Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh
urut surat dan tanggal surat, baru surat ditulis
Sugiarto dan Wahyono, (2014) alur surat masuk,
dalam daftar
begitu telah menerima surat/dokumen dari pihak
surat dimasukkan kedalam amplop yang sudah
eksternal. Akan dilakukan pencatatan. Setelah
di tulis alamat lengkap yang akan dituju, barulah
pencatatan
surat dapat dikirim.
dilakukan
surat
masuk
akan
didistribusikan kepada unit pengelolah untuk diolah
dan
ditindaklanjuti,
pengelolahan
selesai,
setelah
surat/dokumen
kendali. Sebelum surat dikirim,
Hal ini dibenarkan oleh Triangulasi
proses
sumber Ibu Endang sofianti, S.Sos sebagai
akan
Arsiparis penyelia, IbuSulis sebagai Arsiparis.
disimpan sebagai arsip kantor dalam tempat
Hal
penyimpanan arsip.
dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono
Hal ini berbeda dengan penelitian yang dilakukan
oleh
Ermawati
tahapan-tahapan
surat
(2013) masuk
dimana meliputi
penyortiran surat, pembukaan sampul surat, pengeluaran
surat
sesuai
dengan
teori
yang
(1014) yaitu surat keluar memiliki tahapantahapan meliputi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman surat. Sesuai dengan uraian diatas peneliti dapat memberikan analisis bahwa proses penciptaan
pembacaan isi surat, pencatatan di buku Agenda
surat secara manual di Badan Perpustakaan dan
surat masuk, dan pendistribusian surat.
Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat dikatakan
surat
dalam
juga
sampul,
Pengelolaan
dari
ini
keluar
di
Badan
efektif karena sudah sesuai dengan Peraturan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009
Timur dimulai dari konsep surat keluar, dalam 10
tentang tata kearsipan dilingkungan Pemerintah
oleh organisasi, dan juga proses pelaksanaan
Provinsi Jawa Timur.
pekerjaan.Azas yang digunakan pada Badan
Penyimpanan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Dalam prosedur penyimpanan surat Badan
Timur dalam penyimpanan surat menggunakan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
azas
desentralisasi,
dimana
setiap
bidang
Timur
menggunakan pedoman penyimpanan
bertanggung jawab untuk menyimpan dan
surat nomor 26 tahun 2009 tentang tata
mengelola sendiri arsip-arsip yang berhubungan
kearsipan di lingkup pemerintahan provinsi jawa
dengan bidang-bidangnya.
timur. Pada prosedur penyimpanan surat, surat
Hal ini sedana dengan penelitian yang
di sampaikan kepada setiap bidang yang dituju,
dilakukan oleh Elita Bakhtaruddin (2013) bahwa
agar setiap bidang memiliki tanggung jawab
proses penciptaan surat masuk dan surat keluar
dalam penyimpanan surat. dan kartu kendali
pada Sekretariat Daerah Kota Pariaman adalah
warna kuning di simpan bagian tata usaha
menggunakan
pengelola sebagai bukti bahwa surat sudah di
desentralisasi. Proses pengurusan surat di Kantor
sampaikan kepada setiap bidang.
Sekretariat Daerah Kota Pariaman dilakukan
Adapun
sentralisasi
dan
dalam
prosedur
bersama-sama yaitu antara Subbagian Tata
surat
disimpan
Usaha dan Arsip Bagian Umum dengan bagian
berdasarkan sistem subjek dan di lengkapi
lainnya. Penyimpanan surat keluar dilakukan
dengan kode klasifikasi, surat disusun dalam
oleh masing-masing bagian, namun proses
folder atau map gantung sesuai urutan kode
pemberian nomer dilakukan oleh sub bagian tata
klasifikasi. sistem subjek digunakan dalam
usaha dan arsip bagian umum. Untuk surat
penyimpanan surat di Badan perpustakaan dan
masuk penyampaian surat masuk disampaikan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat di katakan
oleh Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian
lebih efektif digunakan karena dirasa lebih
Umum
sesuai dengan kegiatan organisasi dan dapat
dengan surat masuk, yaitu sesuai dengan alamat
mempermudah dalam proses pencarian dan
tujuan surat. Sedangkan pengelolaan terhadap
penemuan kembali surat.
surat masuk dilakukan pada masing-masing
penyimpanan
tahapan
azas
surat
yaitu
Dalam pemilihan azas penyimpanan surat,
kepada
bagian
yang
bersangkutan
bagian.
harus disesuaikan dengan lingkup pekerjaan
Dari
uraian
diatas
peneliti
dapat
kantor, hal ini sesuai dengan teori yang
memberikan analisis bahwa penyimpanan surat
dikemukakan oleh Priansa (2013) bahwa setiap
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
organisasi dapat memilih azas mana yang cocok
Jawa Timur
diterapkan
dalam
dalam
organisasinya
dengan
dapat dikatakan efektif
prosedur
penyimpanan
karena surat
mempertimbangkan tugas dari organisasi itu
menggunakan sistem subjek untuk penyimpanan
sendiri, besar kecilnya struktuk organisasi,
surat dan sistem abjad untuk penyimpanan
banyak sedikitnya volume kerja, letak kantor
personal file, dan azas penyimpanan yang
pusat dengan dengan kantor cabang yang dimiki
digunakan
adalah
sentralisasi
untuk 11
mempermudah dalam pengelolaan surat dan
/organisasi, Peminjaman atau pemakaian surat
Desentralisasi sebagai penyimpanan surat karena
oleh pimpinan atau pegawai yang lain dalam
letak kantor yang berbeda sehingga azas
jangka waktu lama dan bahkan kadang-kadang
desentralisasi lebih tepat di gunakan.
tidak dikembalikan. Untuk
Kendala dalam pengelolaan surat di Badan
mengatasi
kendala-kendala
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
tersebut perlunya di pelajari, diatur, dan di
Timur.
perkembangkan pedoman-pedoman mengenai,
Belum adanya tertip peminjaman surat.
Sistem penyimpanan surat yang tepat bagi
Salah satu kendala yang dihadapi oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur
adalah
organisasi,
Tatakerja penyimpanan dan pemakaian surat. Dari uraian tersebut peneliti dapat
peminjaman surat yang disebabkan karena
memberikan analisis bahwa dalam peminjaman
peminjaman surat oleh pimpinan atau bagian
surat perlunya petugas untuk mencatat dan
lain dalam jangka waktu lama dan bahkan surat
memberikan batasan waktu bagi yang meminjam
tersebut hilang. Hal ini dibenarkan oleh Ibu
surat agar surat dapat tersimpan dengan baik.
Endang
Arsiparis
Kurangnya tenaga arsiparis yang benar-
penyelia bahwa pada saat pimpinan meminjam
benar memahami pengelolaan surat dan yang
surat, lupa di kembalikan dan pada saat surat
bukan dari pendidikan arsiparis.
S.sos
adanya
perusahaan/
tertip
sofianti,
belum
masing-masing
sebagai
tersebut di butuhkan kadang surat terselip
Sampai saat ini Badan Perpustakaan dan
sehingga membutuhkan waktu lama dalam
Kearsipan
penemuan kembali.
tersedianya tenaga arsiparis yang memenuhi
Untuk
mengatasi
kendala
Provinsi
Jawa
Timur
belum
tersebut
kualifikasi yang sesuai dengan bidang arsiparis.
Badan perpustakaan dan kearsipan provinsi Jawa
sehingga dalam pengelolaan surat belum bisa
Timur
menetapkan apabila pimpinan atau
berjalan dengan baik. Hal ini di benarkan oleh
bagaian lain meminjam surat maka ada petugas
Ibu Endang Sofianti S.sos bahwa pada saat
yang mencatat dan memberikan batasan waktu
penggabungan
peminjaman surat, apabila sudah jatuh tempo
Kearsipan, dalam pengelolaan surat mengalami
peminjaman akan tetapi surat masih belum di
banyak
kembalikan maka surat tersebut bisa diminta
Perpustakaan
kepada peminjam sehingga peminjaman surat
penanganan surat.
akan terkontrol dengan baik.
Badan
Perpustakaan
dan
kesulitan karena pegawai Badan tidak
memahami
prosedur
Untuk mengatasi permasalahan tersebut
Menurut Menurut Liang Gie (2009)
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
kendala-kendala pokok di bidang pengelolaan
Jawa timur membuat tim setiap pengola unit
surat yang umumnya dihadapi oleh suatu
bidang yaitu setiap bidang di berikan TU (Tata
perusahaan
dapat
Usaha) yang bertugas untuk bertanggung jawab
menemukan kembali secara cepat dari bagian
pada setiap bidang, memberikan training dan
surat yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan
memberikan insentif setiap bulan agar dapat
diantaranya:
Tidak
12
motivasi dalam pengurusan tersebut. Sesuai
Saran
dengan UU 43 semua di wajibkan mengolah arsip dengan baik.
Perlu adanya tenaga Arsiparis yang sesuai dengan kinerjanya agar pengelolaan surat
Hal ini sedana dengan penelitian yang
dapat terkendali dengan baik.
dilakukan oleh Roza Erlita (2013) bahwa dalam
DAFTAR PUSTAKA
kegiatan
Arlita,
korespondensi
kurang
terlaksana
Roza
dan
Nelisa
Malta.
dengan baik di Kantor Perpustakaan Arsip dan
Problematika
Dokumentasi Kabupaten Tanah Datar yang amat
Bagi
penting
adalah
Arsip
kantor
Tanah Datar. Jurnal Ilmu Informasi
Dokumentasi
Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 2,
namun
pelatihan
bagi
Perpustakaan
sering para
terabaikan pegawai
Arsip
dan
di
Kabupaten Tanah Datar.
memberikan analisis bahwa dalam pengelolaan surat sangat dibutuhkan tenaga arsiparis yang benar-benar memahami prosedur penanganan surat agar surat dapat di kelolah dengan benar. PENUTUP
surat
menggunakan
pedoman peraturan gubernur Jawa Timur nomor 26 tahun 2009 tentang tata kearsipan di lingkup Pemerintahan Provinsi Jawa Timur. Prosedur penanganan Surat masuk meliputi penerimaan, pencatat,
pengendali,
penimpan.
Sedangkan surat keluar meliputi pengolah, pengirim,
penyimpan.
Pada
penyimpanan surat, surat disimpan berdasarkan subjek
(masalah),
sedangkan
azas
penyimpanan suat adalah azas desentralisasi. Dalam
Dokumentasi
Perpustakaan Kabupaten
3 januari 2015). Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara. Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen
Elita dan Bakhtaruddin Nst. Penanganan Surat
Pengelolaan
sistem
dan
Kantor
Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
Simpulan
pencatat,
Pegawai
Resmi
No. 1, September 2013, Seri D (diakses
Dari uraian tersebut peneliti dapat
pengarah,
Korespondensi
2013.
peminjaman surat perlunya petugas
untuk mencatat dan memberikan batasan waktu bagi yang meminjam surat agar surat dapat tersimpan dengan baik, dan dalam pengelolaan surat sangat dibutuhkan tenaga arsiparis yang benar-benar memahami prosedur penanganan
Masuk dan Surat Keluar Di Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum SekretariatDaerah
Kota
Pariaman,
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri B (diakses 10 Januari 2015). Priansa, Donni Junidan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta. Soedarmayanti. 2009. APU Dasar-dasar Pengetahuan
Tentang
Manajemen
Perkantoran
Suatu
Pengantar.
Bandung: Mandar Maju. Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen
Kearsipan
Elektronik.
Yogyakarta: Penerbit Gava Media. Sugiyono.
2014.
Memahami
Penelitian
Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
surat agar surat dapat di kelola dengan benar. 13
