KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

ISBN 978-602-19496-8-9

KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA JAKARTA, 2013

KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta 12560 Telp. (62) (21) 7805851 http://www.anri.go.id email: [email protected]

LAPORAN KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

Tim Kajian: Achmad Syarif Rachmaji, S.IP Drs. Krihanta, M.Si Sari Hasanah, S.Si Hendro Subekti, S.Sos Harry Bawono, S.Sos Dwinda Meigita Norca G., ST

BIDANG JIBANG SISTEM KEARSIPAN STATIS PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2013

Judul Tebal Referensi Unit Kerja

: : : :

Kajian Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan (VI + 43 halaman) Buku, Tesis, Jurnal, Peraturan Perundang-undangan Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan

ABSTRAKSI Judul kajian ini adalah penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Kajian ini dilakukan sebagai langkah awal dalam penyusunan NSPK atau pedoman yang terkait dengan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Oleh karena itu, dalam kajian ini hanya akan mendeskripsikan mengenai struktur organisasi kearsipan di BUMN/BUMD serta pelaksanaan kearsipannya, karakteristik arsip statis yang ada di BUMN/BUMD, peran antar lembaga yang terlibat dalam penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan, dan prosedur pelaksanaan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundangundangan. Sedangkan, metode penelitian yang digunakan dalam kajian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus dan normatif. Penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan merupakan tujuan akhir dalam manajemen arsip dinamis yang dilakukan oleh BUMN/BUMD dan langkah awal dalam manajemen arsip statis yang dilakukan oleh lembaga kearsipan. Pelaksanaan penyerahan arsip statis juga merupakan amanat 2 Undang-Undang, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Rekomendasi dari kajian ini adalah (1) untuk BUMN/BUMD selaku pencipta arsip, bagi BUMN/BUMD yang belum mempunyai unit kerja kearsipan, hendaknya membentuk unit kerja kearsipan tersendiri sebagai amanat Undang-Undang, peningkatan skill sumber daya manusia di bidang kearsipan, dan menjalin kerja sama dengan lembaga kearsipan dalam penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan; (2) untuk lembaga kearsipan, meningkatkan sosialisasi kearsipan, khususnya mengenai adanya kewajiban bagi BUMN/BUMD untuk menyerahkan arsip statis miliknya ke lembaga kearsipan, membina dan bekerja sama dengan BUMN/BUMD dalam penyerahan arsip statis BUMN/BUMD, dan menyiapkan segala sarana dan prasarana dalam menyimpan, merawat, menjaga, dan memberikan akses yang mudah bagi BUMN/BUMD dalam mengakses arsipnya.

Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

I

KATA PENGANTAR Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan adanya kewajiban bagi Badan Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/BUMD) untuk menyerahkan arsip statis miliknya kepada lembaga kearsipan. Berkaitan dengan hal tersebut, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional republic Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggaran 2013 melaksanakan kegiatan Pengkajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan. Kajian ini bertujuan sebagai langkah awal dalam penyusunan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan. Kami menyadari kajian ini masih terdapat kekurangan, namun diharapkan kajian ini dapat mendeskripsikan dan memberikan informasi mengenai penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan baik bagi BUMN/BUMD selaku pencipta arsip dan lembaga kearsipan selaku Pembina kearsipan. Akhirnya, kami ucapkan terima kasih kepada Pimpinan ANRI, anggota tim, narasumber, responden, dan semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan pengkajian ini. Semoga, apa yang kita lakukan ini dapat bermanfaat bagi kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat.

Jakarta,


Desember 2013

II

DAFTAR ISI ABSTRAKSI ……………………………………………………………………………..

I

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………… II DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………..

III

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang …………………………………………………………………

1

B. Permasalahan …………………………………………………………………..

3

C. Pertanyaan Kajian ……………………………………………………………… 4 D. Tujuan Kajian ………………………………………………………………….. 4 E. Manfaat Kajian …………………………………………………………………. 4 F. Pembatasan Kajian ……………………………………………………………... 5

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL A. Tinjauan Penelitian Terdahulu

6

B. Kerangka Konsep 1.

Lembaga Kearsipan ……………………………………………………….. 7

2.

Pencipta Arsip ……………………………………………………………..

9

3.

Arsip Statis ………………………………………………………………...

11

4.

Penyerahan Arsip Statis …………………………………………………… 14

BAB III METODOLOGI KAJIAN A. Jenis Kajian …………………………………………………………………….. 16 B. Lokus Kajian …………………………………………………………………… 16 C. Teknik Pemilihan Informan ……………………………………………………. 17 D. Teknik Pengumpulan Data 1.

Studi Lapangan ……………………………………………………………. 17

2.

Studi Dokumen ……………………………………………………………. 18


III

E. Prosedur Pengolahan Data 1.

Validitas Data ……………………………………………………………… 18

2.

Analisis Data ………………………………………………………………. 19

BAB IV PEMBAHASAN A. Karakteristik Kelembagaan BUMN/BUMD …………………………………

21

B. Organisasi Kearsipan di BUMN/BUMD ……………………………………..

24

C. Karakteristik Arsip Statis BUMN/BUMD ……………………………………

27

D. Hubungan Antara BUMN/BUMD dengan Lembaga Kearsipan ……………

29

E. Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan yang Berlaku ……………………………..

32

BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. Kesimpulan ……………………………………………………………………

36

B. Rekomendasi ……………………………………………………………….…

37

DAFTAR PUSTAKA


IV

DAFTAR TABEL Tabel 1

Perbandingan Jumlah BUMN dengan Jumlah BUMN yang Arsipnya Telah Diakuisisi Periode 2007-2011 …………………………………………

3

Tabel 2

Karakteristik Pembentukan Kelembagaan BUMN dan BUMD ……………

22

Tabel 3

Prosedur Penyerahan Arsip Statis dalam Dua Peraturan Pemerintah ………

X


V

DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Model Analisis Interaktif Miles dan Huberman ……………………………

19

Gambar 2 Bagan Struktur Organisasi Direksi Perusahaan ……………….……………..

25

Gambar 3 Bagan Organisasi Kearsipan di BUMN/BUMD ……………………………

26

Gambar 4 Hubungan Antara BUMN/BUMD (Pencipta Arsip) dengan Lembaga Kearsipan dalam Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan …………………………………………………………………….


31

VI

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Perusahaan adalah organisasi yang didirikan oleh perorangan atau lebih dan bertujuan mencari laba/keuntungan. Perusahaan merupakan komponen penting suatu negara, karena dengan adanya perusahaan akan berdampak pada berbagai bidang yang bermanfaat bagi keberlanjutan suatu negara, salah satu tolak ukur keberhasilan pemerintah, dan motor penggerak roda perekonomian. Adapun, yang menjadi dampak tersebut antara lain: ketersedian lapangan kerja bagi masyarakat, pemenuhan kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat dan pemerintah, serta adanya pemasukan kas negara yang diperoleh dari berbagai pajak yang berasal dari perusahaan. Secara umum, perusahaan dikategorikan menjadi dua, yaitu: perusahaan negara dan perusahaan swasta. Dalam menjalankan peran sebagai pelaku ekonomi, pemerintah membentuk perusahaan negara yang merupakan suatu badan usaha yang khusus mempunyai fungsi sebagai lembaga profit milik pemerintah dan bertujuan untuk mengejar laba/keuntungan. Badan usaha tersebut terdiri dari Badan Usaha Milik Negara (untuk skala nasional) dan Badan Usaha Milik Daerah (untuk skala daerah/lokal). Badan usaha ini mempunyai ciri, sifat, dan jenis yang sama dengan perusahaan pada umumnya, hanya saja badan usaha ini seluruh/sebagian

modalnya

berasal

dari

pemerintah,

namun

dalam

pelaksanaan

operasional/kegiatan tidak jauh berbeda dengan perusahaan lainnya (baca. perusahaan swasta). Sebagai bukti adanya pelaksanaan operasional/kegiatan, badan usaha akan melakukan pencatatan, pendokumentasian maupun perekaman terhadap segala aktivitas/kegiatannya. Kegiatan pencatatan, pendokumentasian, maupun perekaman disimpan dalam berbagai bentuk media, baik media konvensional (berupa kertas) dan media baru (seperti: kertas foto, compact disk/CD, atau digital elektronik lainnya). Hasil dari kegiatan tersebut, baik pencatatan, pendokumentasian, maupun perekaman disebut sebagai arsip. Hal tersebut sesuai dengan definisi arsip menurut Jay dan Cherryl (Rudi Anton, 2010: 2) adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk yang diciptakan, diterima, dipelihara oleh perorangan maupun organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau transaksi bisnis dan disimpan sebagai bukti kegiatan.


1

Arsip sebagai bagian dari perusahaan (baca. badan usaha) yang tidak dapat dpisahkan, apalagi dalam konsepsi manajemen perusahaan modern.1 Peran arsip dalam manajemen perusahaan ini dikategorikan sebagai bentuk kegiatan administrasi perusahaan. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan/memory, informasi, dan alat pengawasan. Semua fungsi tersebut dapat dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai materi tertulis dalam melakukan kegiatan penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, dan pengambilan keputusan. Dalam manajemen kearsipan, arsip tersebut disebut dengan nama arsip dinamis. Berdasarkan fungsi dan kegunannya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pada dasarnya keberadaan kedua jenis arsip tersebut (arsip dinamis dan statis) selalu ada dalam perusahaan, hanya saja tingkat prosentase yang berbeda-beda. Menurut Betty R. Ricks tidak lebih antara 1% sampai dengan 5% arsip yang dimiliki lembaga pencipta arsip, hal tersebut juga sesuai dengan pendapat Boedi Martono yang memprosentasekan keberadaan arsip, bahwasanya ada, 1.

20-25% arsip aktif tersimpan di unit kerja;

2.

30-35% arsip inaktif disimpan di pusat arsip;

3.

35% arsip dapat dimusnahkan; dan

4.

Kurang dari 10% arsip disimpan secara permanen sebagai arsip statis.

Dari tingkat prosentase keberadaan arsip tersebut, arsip yang masuk kedalam kategori arsip statis wajib untuk diserahkan ke lembaga kearsipan. Pada kasus BUMN, hanya ada beberapa BUMN yang arsipnya sudah diserahkan atau diakuisisi (lihat tabel 1.), padahal jumlah BUMN yang ada di Indonesia cukup banyak belum lagi jika ditambah dengan anak perusahaan BUMN, seperti: BUMN Pertamina yang mempunyai 16 anak perusahaan.

1

Hal tersebut sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan ISN ISO 9001:2008 (E) Point 4.2 mengenai Persyaratan Dokumentasi yang dikeluarkan oleh Badan Standar Nasional. Dalam point tersebut menekankan adanya prosedur mengenai pengendalian dokumen dalam rangka efektivitas perencanaan , operasi dan kendalinya. Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

2

Tabel 1. Perbandingan Jumlah BUMN dengan Jumlah BUMN yang Arsipnya Diakuisi Tahun 2007-2011

Tahun

Jumlah BUMN

2007 2008 2009 2010 2011

160 160 160 158 154

Jumlah BUMN yang diakuisisi arsipnya 6 5 5 6 3

Jumlah arsip hasil akuisisi arsip di BUMN 218 93 126 186 69

692 Total 25 Sumber dari data statistic Kementerian Negara BUMN dan ANRI dan sudah diolah oleh penulis.

Dalam tabel tersebut menggambarkan sedikitnya jumlah BUMN yang sudah menyerahkan atau diakuisisi arsipnya serta jumlah arsipnya. Padahal, penyerahan arsip statis telah diamanatkan dalam peraturan perundang-undangan, yaitu: 1.

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan;

2.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

3.

Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan; dan

4.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Salah satu tujuan penting kegiatan penyerahan arsip statis adalah untuk meningkatkan

khazanah arsip statis BUMN pada lembaga kearsipan nasional dan BUMD pada lembaga kearsipan daerah. Keberadaan khazanah arsip statis BUMN/BUMD pada lembaga kearsipan ini sangat penting, karena dapat menjadi memori kolektif sejarah bangsa dan sumber penelitian.

B.

Permasalahan Penyerahan arsip statis BUMN/BUMD merupakan langkah untuk meningkatkan khazanah arsip statis BUMN/BUMD di lembaga kearsipan. Selain itu, penyerahan arsip statis oleh BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan merupakan amanat dua Undang-Undang


3

(UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) dan Peraturan Pemerintah (PP Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

C.

Pertanyaan Kajian Berdasarkan uraian pada subbab permasalahan tersebut, maka Pertanyaan umum (grand tour question) kajian ini adalah ”Bagaimana penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan?” Dan, sub grand tour question-nya adalah 1.

Bagaimana struktur kelembagaan kearsipan di BUMN/BUMD?

2.

Bagaimana kriteria arsip statis BUMN/BUMD yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan?

3.

Bagaimana hubungan antara BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan dalam penyerahan arsip statis?

4.

Bagaimana prosedur penyerahan arsip statis sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku saat ini?

D.

Tujuan Kajian Tujuan utama dilakukannya kajian ini adalah sebagai pra-penyusunan NSPK tentang Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan. Dan, tujuan lainnya dalam kajian ini adalah untuk, 1.

Mengetahui struktur kelembagaan kearsipan di BUMN/BUMD;

2.

Mengetahui jenis/karakteristik arsip statis yang ada di BUMN/BUMD;

3.

Mengetahui peran masing-masing antara BUMN/BUMD dan lembaga kearsipan dalam kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan; dan

4.

Mengetahui tata cara penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku saat ini.

E.

Manfaat Kajian Manfaat pengkajian ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1.

Manfaat pengkajian secara praktis


4

Manfaat pengkajian secara praktis, meliputi: a.

Memberikan informasi dan wawasan mengenai pelaksanaan kearsipan di BUMN/BUMD, khususnya dalam hal penyerahan arsip statis BUMN/BUMD;

b.

Menjadi bahan diskusi mengenai sejauh mana penerapan/pelaksanaan peraturan kearsipan pada BUMN/BUMD;

c.

Memberikan referensi tertulis dalam menyusun NSPK mengenai Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan;

2.

Manfaat pengkajian secara kelembagaan Manfaat pengkajian secara kelembagaan, meliputi: a.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), selaku lembaga kearsipan yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan nasional dan melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang kearsipan;

b.

Lembaga

Kearsipan

Daerah

(LKD),

selaku

lembaga

kearsipan

yang

bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi maupun kabupaten/kota; c.

BUMN/BUMD, selaku pencipta arsip pada BUMN/BUMD yang mempunyai kewajiban

untuk

pertanggungjawaban

menyerahkan nasional

arsip

kepada

statis lembaga

atau

yang

kearsipan

mempunyai

sesuai

dengan

tingkatannya.

F.

Pembatasan Kajian Lokus Kajian Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan ini hanya dilakukan pada beberapa BUMN/BUMD yang ada di Provinsi Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatera Utara, dan Sulawesi Utara. Hal ini mengingat terbatasnya sumber daya manusia dan anggaran untuk mencakup seluruh BUMN/BUMD yang ada di Indonesia. Sedangkan dari segi substansi, kajian ini tidak dibatasi selama masih dalam konteks penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan.


5

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL

A.

Tinjauan Penelitian Terdahulu Penelitian/studi terdahulu yang dapat dijadikan sebagai tinjauan pustaka dalam kajian ini. Hal ini dimaksudkan agar, pertama, membantu menguatkan dan menajamkan masalah atau topik yang hendak diteliti. Kedua, memperkaya referensi untuk memahami topik yang sedang diteliti secara keseluruhan. Ketiga, mencari korelasi antara penelitian terdahulu dan yang sedang dilakukan. Dan, keempat, menghindari adanya kesamaam judul maupun substansi penelitian/kajian. Tinjauan penelitian/studi tersebut adalah Tesis Iskhandiningsih M.I mahasiswa program pascasarjana Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia Jakarta. Judul tesis yang diteliti oleh Iskhandiningsih adalah Pusat Rekod dan Identifikasi Karateristik Manajemen Rekod In-aktif di Lingkungan BUMN. Dalam tesis tersebut Iskhandiningsih membahas mengenai manajemen arsip inaktif yang ada di pusat rekod BUMN

antara

tahun

1971-2001.

Iskhandiningsih

memfokuskan

penelitian

pada

implementasi/penerapan peraturan/undang-undang di bidang kearsipan dalam melakukan pengelolaan manajemen arsip in-aktif di pusat rekod yang ada di BUMN. Arsip-arsip yang berada di unit kerja diserahkan dan dikumpulkan oleh pusat rekod untuk disimpan di pusat rekod. Karateristik arsip tersebut merupakan arsip yang memang penggunaannya sudah menurun atau sudah tidak terlalu diperlukan lagi oleh unit kerja tersebut, sehingga arsip tersebut layaknya untuk diserahkan ke pusat rekod. Oleh karena itu, pusat rekod perlu untuk meningkatkan dan mengembangkan dalam melakukan manajemen rekod inaktif. Dalam manajemen rekod inaktif ini sendiri, arsip tersebut akan ditentukan kembali oleh jadwal retensi arsip/dokumen (JRA/D), apakah arsip tersebut tetap disimpan di pusat rekod, dimusnahkan, atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Pola hubungan antara unit kerja dengan pusat rekod diatas dan pelaksanaan manajemen rekod inakatif merupakan bentuk penerapan peraturan/undang-undang di bidang kearsipan. Dalam tesisnya, Iskhandiningsih menggambarkan bahwasanya manajemen rekod inaktif di lingkungan perusahaan BUMN memiliki 8 ciri, yaitu: a). sentralisasi pengelolaan dan penyimpanan rekod in-aktif; b). manajemen rekod in-aktif merupakan bagian integral Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

6

perusahaan; c). tujuan sentralisasi adalah kemudahan proses penelusuran dan temu kembali rekod in-aktif perusahaan; d). Pusat penyimpanan rekod in-aktif merupakan tujuan dari manajemen rekod in-aktif perusahaan; e). adanya Panduan Kerja Manajemen Rekod InAktif, f). pola bottom-up dalam rekrutmen staf g). bentuk Pusat Rekod Perusahaan adalah in-house records centre; dan h). tingkat kemampuan staf lebih menampakkan technical skill. Atas dasar itulah, dari hasil penelitian tersebut Iskhandiningsih memberikan kesimpulan, bahwasanya: 1.

Perusahaan memberikan dukungan yang diperlukan bagi pengembangan manajemen rekod inaktif dan Pusat Rekod Perusahaan dalam bentuk kepulusan, dana, proses evaluasi dan revisi, dan pembentukan Pedoman Kerja Manajemen Rekod lnAktif; dan

2.

Perusahaan masih perlu terus meningkatkan pengembangan manajemen rekod inaktif dan Pusat Rekod Perusahaan yang sudah ada. Sedangkan, jika tesis tersebut dikorelasikan dengan kajian ini adalah sebagai berikut:

1.

Pusat rekod sebagai unit kearsipan di perusahaan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Maksudnya adalah pusat rekod merupakan representasi dari pencipta arsip yang mempunyai kewenangan untuk melakukan penyusutan arsip, termasuk menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan; dan

2.

Arsip inaktif yang disimpan di pusat rekod merupakan salah satu sumber lahirnya arsip statis2. Maksudnya adalah akumulasi arsip dinamis yang penggunaannya sudah menurun, namun arsip inaktif tersebut mempunyai nilai-nilai sebagai kriteria arsip statis wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.

B.

Kerangka Konsep 1.

Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Sedangkan, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Berdasarkan pengertian diatas, lembaga kearsipan mempunyai dua tanggungjawab yang harus dilakukan, yaitu pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Hal

2

Penentuan arsip inaktif menjadi arsip statis ini, nantinya akan ditentukan oleh Jadwal Retensi Arsip.


7

tersebut sesuai dengan pendapat Cox (1992:31) yang menyatakan bahwa hal-hal berikut ini merupakan elemen yang penting dalam mengelola lembaga kearsipan yaitu: a.

Misi dari lembaga.

b.

Sumber keuangan yang memadai.

c.

Prosedur kearsipan.

d.

Tenaga kearsipan yang profesional.

e.

Keberhasilan program kearsipan dari suatu lembaga tergantung pada tenaga pelaksananya.

f.

Penyediaan fasilitas penyimpanan dan penggunaan arsip.

g.

Program kerjasama di bidang kearsipan.3 Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan membagi

lembaga kearsipan menjadi 4 (empat) tingkatan yaitu: a.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

b.

Arsip daerah provinsi yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. Dan, seringkali disebut sebagai lembaga kearsipan daerah provinsi.

c.

Arsip daerah kabupaten/kota yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota. Dan, seringkali disebut sebagai lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

d.

Arsip perguruan tinggi yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi. Dan, seringkali disebut sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Namun, jika disesuaikan dengan kajian ini, lembaga kearsipan yang terkait adalah ANRI, lembaga kearsipan daerah provinsi, dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

3

_. 2012. Kajian Memorial Presidensial. Pusjibang Siskar Arsip Nasional RI, Jakarta.


8

2.

Pencipta Arsip Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Pihak dalam definisi pencipta arsip ini dapat berupa lembaga/organisasi, baik yang dibentuk oleh pemerintah maupun non pemerintah (swasta). Perusahaan sebagai organisasi yang dapat dibentuk oleh pemerintah maupun swasta merupakan salah satu bentuk pencipta arsip, karena perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya melakukan pencatatan sebagai salah satu kegiatan dalam manajemen perusahaan. Perusahaan dalam UU No. 8 Tahun 1997 adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan/atau laba, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Selain itu, jika mengacu pada istilah company, perusahaan merupakan bentuk badan hukum dengan jenis usaha apapun, baik itu badan usaha jasa (service), usaha pabrik (manufacture), dan usaha niaga (trading commerce) yang semuanya memperhatikan keberadaannya sebagai profit centre4. Ada beberapa ciri-ciri perusahaan, adalah operatif, koordinatif, reguler, dinamis, formal, lokasi, pelayanan bersyarat. Dalam konteks kajian ini, pencipta arsip yang dimaksud adalah perusahaan yang dibentuk oleh pemerintah, yaitu badan usaha yang dibentuk oleh pemerintah (pusat/daerah) dan modalnya berasal dari pemerintah juga. Dan, jika disesuaikan dengan tingkatan lembaga pemerintahan di Indonesia, Badan Usaha yang dibentuk oleh pemerintah ini dibedakan menjadi dua, yaitu: a.

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.5 BUMN merupakan badan usaha yang didirikan oleh pemerintah pusat dibawah koordinasi Kementerian Negara BUMN. Oleh karena itu, sebagian/seluruh modalnya berasal dari keuangan negara dan keuntungan dari badan usaha tersebut juga akan menjadi penerimaan

4 5

Widodo, Bambang P._. Pendekatan Kesisteman Arsip Perusahaan dalam Manajemen. Majalah Cakrawala Baru Ed. 3. Pengertian BUMN dalam Pasal 1 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.


9

bagi negara (red. Pemerintah pusat). Secara normatif, tata cara pendirian sampai keorganisasian BUMN ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara. Berdasarkan jenisnya, BUMN dapat dibedakan menjadi dari tiga jenis, yaitu: 1) Perusahaan perseroan 2) Perusahaan perseroan terbuka dan 3) Perusahaan umum. Selain itu, BUMN dibagi kedalam 13 sektor yaitu: 1) Sektor pertanian, kehutanan, dan perikanan; 2) Sektor pertambangan dan penggalian; 3) Sektor industri pengolahan; 4) Sektor pengadaan listrik, gas, uap/air panas dan udara dingin; 5) Sektor pengadaan air, pengelolaan sampah, dan daur ulang, pembuangan pembersihan limbah dan sampah; 6) Sektor konstruksi; 7) Sektor perdagangan besar dan eceran; 8) Sektor reparasi dan perawatan mobil dan motor; 9) Sektor transportasi dan pergudangan; 10) Sektor penyedian akomodasi dan makan minum; 11) Sektor informasi dan komunikasi; 12) Sektor jasa keuangan dan asuransi; 13) Sektor real estate; dan 14) Sektor jasa profesional, ilmiah dan teknis. b.

Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) adalah semua perusahaan yang didirikan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan modal baik seluruhnya atau sebagian merupakan kekayaan daerah yang dipisahkan, kecuali jika ditentukan lain dengan atau berdasarkan Undang-undang6. Sedangkan, dalam Pasal 1 (Point 28) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 bahwasanya BUMD adalah badan usaha yang

6

Pengertian BUMD dalam Pasal 2 Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah. Dan, Saat ini Perusahaan Daerah disebut juga dengan Badan Usaha Milik Daerah, hal ini disesuaikan dengan penggunaan kata BUMN dalam UU No. 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara. Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

10

seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah daerah yang dipisahkan. Tidak jauh berbeda dengan penjelasan mengenai BUMN, modal badan usaha BUMD juga berasal dari pemerintah, yaitu pemerintah daerah. Selain itu, tata cara pendirian sampai keorganisasian BUMD juga diatur secara normatif, baik melalui Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, maupun Peraturan Daerah. Berdasarkan, tingkatan lembaga pemerintahan daerah dalam UndangUndang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Otonomi Daerah, maka BUMD dapat dibedakan menjadi 2, yaitu: 1) Badan Usaha Milik Daerah Provinsi (BUMD Provinsi); dan 2) Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Kota (BUMD Kabupaten/Kota). Sektor yang menjadi fokus kegiatan BUMD terdiri dari: property, pariwisata,

perkebunan,

pelabuhan,

perdagangan,

industri,

keuangan,

7

jasa/utility,transportasi, pertambangan, dan energi . Sedangkan, jenis BUMD dapat dibedakan menjadi dua,8 yaitu: 1) Perusahaan Umum Daerah (Perumda), yaitu seluruh modal usaha berasal dari pemerintah daerah; dan 2) Persero Daerah (Perseroda), yaitu sebagian modal usaha berasal dari pemerintah dan sebagiannya lagi berasal dari umum dalam bentuk saham.

3.

Arsip Statis Menurut Jay dan Cherryl, arsip adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk yang diciptakan, diterima, dipelihara oleh perorangan maupun organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau transaksi bisnis dan disimpan sebagai bukti.9 Sedangkan menurut Bradsher, arsip adalah dokumen-dokumen pemerintahan, masyarakat, ataupun perseorangan dengan tidak melihat waktu dan bentuk arsip tersebut, yang tidak digunakan lagi untuk keperluan bisnis tetapi dipertahankan keberadaannya untuk

7

Dikutip power point profil Badan Kerja Sama Badan Usaha Milik Daerah Seluruh Indonesia (BKS-BUMDSI). Ibid. 9 Anton, Rudi. 2010. Tesis: Jaminan Kepastian Hukum dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan (Studi Kasus Putusan Pengadilan Negeri Jambi Nomor: 56/Pdt.6/2008/PN Jbi tentang Pemusnahan Dokumen Perusahaan di Lingkungan Perbankan). Universitas Krisnadwipayana, Jakarta. 8


11

pembuktian suatu kegiatan atau karena informasi yang dimilikinya, baik itu yang sudah ataupun belum diserahkan kepada institusi kearsipan.10 Dan, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip mempunyai beberapa karakteristik yang membedakan dengan sumbersumber informasi lainnya, yaitu: a.

Adanya keterkaitan antara arsip dengan penciptanya. Arsip yang lahir secara khusus dikumpulkan sebagai akibat langsung dari aktivitas suatu organisasi dan sebagai gambaran dari kebijakan, fungsi, dan transaksi yang ada;

b.

Karakteristik yang kedua dari arsip adalah suatu bagian yang saling berhubungan atau dengan yang lainnya;

c.

Arsip merupakan hasil samping kegiatan transaksi dari suatu organisasi yang memiliki efek legalitas, sehingga dikatakan salah satu karakteristik arsip adalah arsip yang memiliki sifat ”resmi”; dan

d.

Karakteristik yang lain adalah arsip bersifat unik, yaitu arsip diciptakan secara tunggal atau satu-satunya.11 Sedangkan, menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi:

a.

Kumpulan naskah atau dokumen;

b.

Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen; dan

c.

Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Konsepsi arsip statis menurut Frank B. Evans dalam Boedi Martono (1990, 26),

adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value). Sedangkan,

10

Brdasher, James Gregory. 1988. An Introduction to Archives in Managing Archives and Archival Institutions. Mansell Publishing Ltd. London. 11 Dikutip dalam Kajian Memorial Presidensial Pusjibang Siskar ANRI dan dalam Buku James Gregory Bradsher, 1988 berjudul An Introduction to Archives in Managing Archives and Archival Institutions terbitan Mansell Publishing Ltd. London. Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

12

dalam terminology kearsipan, arsip statis adalah arsip yang menurut penilaian berdasarkan ketentuan teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan. Suatu arsip dapat dinyatakan sebagai arsip statis jika arsip tersebut masuk dalam kategori arsip bernilaiguna sekunder. Arsip bernilaiguna sekunder dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: a.

Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya; dan

b.

Nilai guna informasional (berupa informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya).12 Menurut Sulistiyo Basuki dalam Buku Manajemen Arsip Dinamis: pengantar

Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, yang menjadi fungsi arsip statis adalah a.

Sebagai memori perusahaan atau perorangan

b.

Untuk pembuktian

c.

Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan

d.

Sebagai sumber penelitian, khususny penelitian sejarah

e.

Untuk keselamatan manusia

f.

Untuk kepentingan masyarakat

g.

Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

h.

Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

i.

Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan

j.

Untuk menelusur istilah

k.

Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan

l.

Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun hak lainnya. (hal.342-347)

12

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

13

Jika dilihat dari komposisi jumlah arsip yang ada di pencipta arsip, keberadaan arsip statis sangatlah sedikit, hal tersebut sesuai dengan hasil penelitian Betty R. Ricks, bahwasanya keberadaan arsip statis tidak lebih dari antara 1% sampai dengan 5% arsip yang dimiliki lembaga pencipta arsip, hal tersebut juga sesuai dengan pendapat Boedi Martono yang memprosentasekan keberadaan arsip kurang dari 10%.13 4.

Penyerahan Arsip Statis Penyerahan arsip statis adalah kegiatan menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional. Penyerahan arsip statis merupakan kegiatan kearsipan yang sangat unik, karena dalam manajemen kearsipan, proses penyerahan arsip statis dapat dilihat dari dua sisi pengelolaan arsip, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Dalam, pengelolaan arsip dinamis, kegiatan penyerahan arsip statis merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip, hal tersebut sesuai dengan definisi penyusutan arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yaitu: kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyerahan arsip statis dalam konteks pengelolaan arsip dinamis merupakan akhir dari kegiatan kearsipan di pencipta arsip, karena arsip yang mempunyai nilai guna sekunder/pertanggungjawaban nasional yang dihasilkan oleh pencipta arsip akan menjadi arsip statis dan wajib untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan. Hal tersebut sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu: 1.

Pasal 18 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan bahwa dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan;

2.

Pasal 53 ayat 6 dan Pasal 61 ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

13

Widodo, Bambang P._. Modul Akuisisi Arsip Edisi 1. Universitas Terbuka, Jakarta.


14

undangan dan dalam Pasal 61 ayat 1 menyatakan bahwa Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta ... ; 3.

Pasal 4 Ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan bahwa Dokumen perusahaan tertentu yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampui jangka waktu wajib simpan; dan

4.

Pasal 86 ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa arsip statis BUMN atau BUMD wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.

Sedangkan, dalam konteks pengelolaan arsip statis, penyerahan arsip statis adalah rangkaian awal kegiatan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan. Penyerahan arsip sebagai bentuk akuisisi arsip merupakan bentuk keaktifan pencipta arsip untuk menyerahkan arsip permanen yang dimilikinya kepada lembaga kearsipan (Bambang, xxxx: 1.18).


15

BAB III METODOLOGI KAJIAN

A.

Jenis Kajian Kajian ini dilakukan dengan metode kualitatif, karena kajian ini hanya mendeskripsikan dan menyajikan satu gambaran terperinci tentang satu situasi khusus, setting sosial, atau hubungan. Sedangkan, Bogdan dan Taylor (dalam Moleong, 1998 : 3) mendefinisikan penelitian kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis dan atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Pendekatan kajian ini menggunakan studi kasus (case study), dengan tujuan untuk mengembangkan pengetahuan yang mendalam mengenai topik yang dikaji, yakni penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Pendekatan studi kasus memiliki kekhasan, yakni sebagai suatu pendekatan yang bertujuan untuk mempertahankan keutuhan (Wholeness) dari obyek, sehingga data yang dikumpulkan dalam studi kasus ini dapat dipelajari sebagai suatu keseluruhan yang terintegrasi (Yin, 1997 : 1-4). Selain itu, kajian ini juga menggunakan pendekatan normatif yang merupakan pendekatan yang digunakan untuk menelaah dan mengkaji data kajian yang bersumber pada aturan hukum atau peraturan perundang-undangan.

B.

Lokus Kajian Penentuan lokus kajian dipilih berdasarkan 13 sektor versi Kementerian Negara BUMN yang ada di provinsi dibawah ini, yaitu: 1.

2.

Jawa Timur a.

PELINDO III (BUMN)

b.

PT Pembangkit Jawa Bali (BUMN)

Jawa Tengah a.

Bank Jateng (BUMD Provinsi)

b.

PDAM Kota Semarang (BUMD Kotamadya Semarang)

c.

PDAM Kabupaten Banyumas (BUMD Kabupaten Banyumas)


16

3.

4.

C.

Sulawesi Utara a.

Bulog SubDrive Sulawesi Utara (BUMN)

b.

Bank Sulut (BUMD Provinsi)

Sumatera Utara a.

PTPN III (BUMN)

b.

Angkasa Pura II cabang Sumatera Utara (BUMN)

Teknik Pemilihan Informan Dalam kajian ini, teknik pemilihan informan yang digunakan adalah dengan cara purposive sampling, yaitu teknik menentukan informan melalui pertimbangan tertentu yang dipandang dapat memberikan data secara maksimal (Goertz dan Compte, dalam Sutopo, 1998: 22). Berdasarkan teknik pemilihan informan secara purposive sampling, maka informan dalam kajian ini adalah pejabat kearsipan dan/atau arsiparis/pengelola arsip di unit kearsipan BUMN/BUMD.

D.

Teknik Pengumpulan Data 1.

Studi Lapangan Studi lapangan dalam kajian ini dilakukan dengan dua cara, yaitu: a.

Wawancara Menurut Miles dan Huberman (Sutopo, 1988: 24) adalah wawancara informal yang dilakukan pada saat konteks yang dianggap tepat guna mendapatkan data yang mempunyai kedalaman dan dapat dilakukan berkali-kali secara frekuentif sesuai dengan keperluan peneliti. Teknik ini dimaksudkan agar peneliti mampu mengeksplorasi data dari informan yang bersifat nilai, makna, dan pemahaman yang tidak mungkin dilakukan melalui teknik survei. Dan, cara pengambilan data adalah dengan tanya jawab dengan informan, yaitu dengan menggunakan pedoman wawancara (daftar pertanyaan terstruktur) untuk mempermudah fokus pembicaraan (Ritzer, 2001 : 74).

b.

Observasi Observasi atau pengamatan merupakan upaya pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap fenomena sosial yang terjadi di lokasi penelitian, untuk mendapatkan data yang bersifat tindakan


17

atau tingkah laku sehari-hari. Dalam hal ini peneliti melakukan pengamatan terhadap sarana dan prasarana unit kearsipan BUMN/BUMD, khususnya yang terkait dengan penyerahan arsip statis. Oleh karena itu, tipe observasi yang dilakukan adalah observer as participant yaitu peneliti hanya berada ditempat penelitian dalam jangka waktu pendek. Namun, peneliti memberitahukan maksud dan kehadirannya terlebih dahulu kepada orang-orang atau kelompok yang diteliti. 2.

Studi Dokumen Studi dokumen dalam kajian ini adalah data sekunder yang berupa dokumen yang terkait dengan judul kajian ini. Menurut Bryman, data yang dikumpulkan melalui sumbersumber lain yang tersedia dinamakan data sekunder (Silalahi, 2010: 291). Oleh karena itu, data sekunder dalam kajian ini berupa:

E.

a.

Peraturan Perundang-undangan mengenai kearsipan maupun BUMN/BUMD;

b.

Struktur organisasi dan visi misi, serta jobdesk unit kerja BUMN/BUMD;

c.

Daftar/Klasifikasi arsip BUMN/BUMD yang dimiliki oleh unit kearsipannya; dan

d.

Buku/literatur/artikel yang terkait dengan kajian.

Prosedur Pengolahan Data 1.

Validitas Data Untuk menjamin validitas data yang diperoleh, dalam penelitian ini peneliti menggunakan Triangulasi. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu (Moleong, 2000 : 178). Ada empat macam triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yaitu pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik, dan teori (Denzim dalam Moleong, 2000 : 178). Triangulasi dengan sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam metode kualitatif. Hal itu dapat dicapai dengan jalan: a.

Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara;

b.

Membandingkan data yang dikatakan orang di depan umum dengan apa yang dikatakannya secara pribadi;

c.

Membandingkan apa yang dikatakan orang-orang tentang situasi penelitian dengan apa yang dikatakannya sepanjang waktu;


18

d.

Membandingkan keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang seperti rakyat biasa, orang yang berpendidikan menengah, atau tinggi, orang berada, orang pemerintahan; dan

e.

Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan (Patton dalam Moleong, 2000 : 178). Dalam hal ini teknik triangulasi yang dipergunakan adalah triangulasi sumber

karena berkaitan dengan teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Dari kelima cara tersebut di atas, peneliti hanya menggunakan cara pertama, yaitu membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara, dan cara yang kelima, yaitu membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan. 2.

Analisis Data Menurut Moleong (2000 : 103) analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja. Teknik analisis data yang digunakan oleh peneliti adalah teknik analisis kualitatif dengan menggunakan model analisis interaktif (interactive model of analisys). Model analisis interaktif ini terdiri dari tiga komponen analisis, yaitu reduksi data (data reduction), penyajian data (data display), dan penarikan kesimpulan (conclution/ verifying) yang dilakukan secara berlanjut hingga peneliti memperoleh kesimpulan akhir yang tepat selama penelitian. Adapun model analisis menurut Milles dan Huberman (1992 : 20) dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 1 Model Analisis Interaktif Miles dan Huberman Pengumpulan Data

Reduksi Data

Penyajian Data

Penarikan Kesimpulan/verifikasi Sumber : Dimodifikasi dari Milles dan Huberman (1992: 20)


19

Keterangan : a.

Reduksi Data Merupakan

proses

pemilihan.

Pemusatan

perhatian

pada

penyederhanaan,

pengabstrakan dan transformasi data “kasar” yang muncul dalam catatan tertulis di lapangan. Selain itu, analisis ini merupakan bentuk analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga kesimpulan dapat dilakukan. b.

Penyajian Data Merupakan rakitan organisasi informasi

yang memungkinkan pengambilan

kesimpulan riset dan pengambilan tindakan berdasarkan atas pemahaman yang di dapat dari penyajian data tersebut. Penyajian data ini dilakukan dengan sistematis melalui gambar atau skema, jaringan kerja yang berkaitan dengan kegiatan dan tabel. Semua di rancang guna merancang informasi secara teratur supaya mudah di lihat dan di mengerti. c.

Penarikan Kesimpulan Merupakan proses mengartikan segala hal yang ditemui selama penelitian dengan melaksanakan pencatatan keteraturan, pola-pola, penjelasan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur sebab akibat dan proposisi-proposisi. Denga kata lain, tahap ini merupakan proses untuk menarik kesimpulan terhadap apa yang di lihat selama penelitian.


20

BAB IV PEMBAHASAN

A. Karateristik BUMN/BUMD Secara umum karakteristik kelembagaan

Badan Usaha Milik Negara/Daerah

(BUMN/BUMD) sama dengan perusahaan, yaitu mempunyai tujuan bersifat profit, mempunyai modal awal, dan mempunyai struktur organisasi. Namun yang membedakan antara

BUMN/BUMD

dengan

perusahaan

pada

umumnya

adalah

pada

status

kepemilikannya, yaitu BUMN/BUMD adalah milik negara/pemerintah (baik pusat atau daerah). Landasan dasar pembentukan, pengelolaan, dan pembubaran maupun penggabungan BUMN/BUMD adalah Undang-Undang, yaitu Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMN dan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah. Oleh karena itu, segala hal yang terkait dengan BUMN/BUMD tidak terlepas adanya peran pemerintah sebagai pembuat Undang-Undang. Hal tersebut berbeda dengan perusahaan yang bukan milik pemerintah, dimana aturan perundang-undangannya bersifat umum dan berlaku juga bagi BUMN/BUMD. Berdasarkan dua undang-undang yang menjadi landasan hukum pembentukan BUMN dan BUMD, ada beberapa kriteria pembentukan kelembagaan BUMN dan BUMD, yaitu: 1.

Maksud dan tujuan pembentukan/pendirian BUMN/BUMD;

2.

Modal awal pembentukan/pendirian BUMN/BUMD;

3.

Struktur organisasi BUMN/BUMD; dan

4.

Jenis BUMN/BUMD.


21

Tabel. 2 Karakteristik Pembentukan Kelembagaan BUMN dan BUMD

BUMN Maksud dan Tujuan

1. Memberikan sumbangan bagi perkembangan

BUMD 1. Memberikan jasa;

nasional pada umumnya dan penerimaan Negara

2. Menyelenggarakan kemanfaatan umum;

pada khususnya;

3. Memupuk pendapatan;

2. Mengejar keuntungan; 3. Menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa

4. Melaksanakan pembangunan daerah khususnya dan pembangunan ekonomi basional umumnya dalam rangka

penyedian barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi

ekonomi terpimpin untuk memnuhi kebutuhan rakyat dengan

dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup orang

mengutamakan indutrialisasi dan ketentraman serta

banyak;

kesenjangan kerja dalam perusahaan, menuju masyarakat adil

4. Menjadi perintis kegiatan-kegiatan usaha yang belum

dan makmur.

dapat dilaksanakan oleh sector swasta dan koperasi; 5. Turut aktif memberikan bimbingan dan bantuan kepada pengusaha golongan ekonomi lemah, koperasi, dan masyarakat. Modal

Modal berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan

Modal berasal dari kekayaan daerah yang dipisahkan dan

dan penyertaan modal negara yang bersumber dari

penyertaan modal daerah yang berupa saham yang dapat dimiliki

APBN, kapitalisasi cadangan, dan sumber lainnya.

oleh daerah, perorangan dan/atau badan hukum.

Jenis

Persero dan Perum

Perusda dan Persero Daerah

Pembentukan dan

Pembentukan dan pembubaran maupun penggabungan

Pembentukan dan pembubaran maupun penggabungan

pembubaran

ditetapkan melalui peraturan pemerintah (pusat)

ditetapkan melalui peraturan pemerintah (daerah)


22

Jika hasil analisa normatif tersebut dibandingkan dengan lokus pada kajian ini, maka secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.

Untuk maksud dan tujuan dari BUMN/BUMD yang menjadi lokus kajian ini, semuanya bertujuan untuk mencari profit yang nantinya akan menjadi salah satu pendapatan/pemasukan bagi negara/pemerintah dan menjadi bentuk usaha terhadap pengelolaan sumber daya alam yang dikuasai oleh negara.

2.

Sedangkan, jika pada sisi modal, BUMN/BUMD seluruh modal awal pendirian berasal dari pemerintah baik pemerintah pusat/daerah. Oleh karena itu, penyebutan antara BUMN dengan BUMD tergantung dari mana modal awalnya berasal, apakah pemerintah pusat atau pemerintah daerah. Dalam kajian ini ada 5 (lima) BUMN yang modal awalnya berasal dari pemerintah pusat, yaitu PT. Perkebunan Nusantara III (PTPN III), PT. Angkasa Pura II Bandara Polonia Medan, Perum Bulog Sub Divre Manado, PT. Pembangkit Jawa Bali (PJB), dan PT. Pelindo III Surabaya. Dan, modal awal yang berasal dari pemerintah daerah, terdiri dari Bank Jateng, Bank Sulut, dan PDAM Tirta Moedal Kota Semarang.

3.

Jenis BUMN/BUMD pada lokus kajian ini dapat dibedakan menjadi beberapa jenis perusahaan, yaitu Persero, Perusahaan Umum (Perum), dan Perusahaan Daerah (Perusda). Persero terdiri dari PT. Perkebunan Nusantara III (PTPN III), PT. Angkasa Pura II Bandara Polonia Medan, PT. Pembangkit Jawa Bali (PJB), dan PT. Pelindo III Surabaya, Bank Jateng, dan Bank Sulut. Sedangkan, Perum terdiri dari Perum Bulog Sub Divre Manado. Dan, Perusda terdiri dari PDAM Tirta Moedal Kota Semarang.

4.

Untuk pembubaran BUMN/BUMD ini ditentukan dengan adanya peraturan yang dibuat oleh pemerintah, artinya jika ada BUMN/BUMD yang akan dibubarkan atau digabung dengan BUMN/BUMD lainnya harus diatur oleh peraturan yang dibuat oleh pemerintah baik peraturan pemerintah untuk BUMN dan peraturan daerah untuk BUMD.

Dalam konteks kearsipan, BUMN/BUMD sebagai bagian dari pemerintah juga diatur dalam dua (2) Undang-Undang, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997


23

tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

B. Organisasi Kearsipan di BUMN/BUMD Struktur organisasi merupakan hal yang mutlak ada pada suatu organisasi, terutama pada perusahaan seperti Badan Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/BUMD), karena dengan adanya struktur organisasi ini tujuan perusahaan akan dapat tercapai. BUMN/BUMD sebagai perusahaan milik pemerintah mempunyai struktur organisasi perusahaan pada umumnya, hal tersebut dapat dilihat pada jenis BUMN/BUMD yang telah diatur oleh Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMN/BUMD dan UndangUndang Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah. Berdasarkan pada sub bab sebelumnya (karakteristik kelembagaan) susunan organisasi pada BUMN dan BUMD sama dengan pada perusahaan pada umumnya. Oleh karena itu, struktur organisasi pada BUMN/BUMD dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu: 1.

Direksi;

2.

Komisaris; dan

3.

Dewan pengawas. Pelaksana operasional perusahaan dilaksanakan oleh direksi, yang terdiri dari

beberapa direktur dan dipimpin oleh seorang direktur utama. Oleh karena itu, unit-unit kerja pada struktur organisasi perusahaan berada dibawah direksi yang nantinya dibagi menjadi beberapa sub direktur dan unit kerja seperti gambar dibawah ini.


24

Gambar. 2 Bagan Struktur Organisasi Direksi Perusahaan

Direktur Utama

Direktur

Direktur

Unit Kerja

Unit Kerja

Unit Kerja

Direktur

Unit Kerja

Unit Kerja

Unit Kerja

Dalam bagan tersebut, jumlah direksi dan unit kerja pada struktur organisasi BUMN/BUMD berbeda antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan kebutuhan pada BUMN/BUMD tersebut. Kearsipan sebagai salah satu bagian kegiatan dari perusahaan, idealnya berbentuk unit kerja yang memang mempunyai fungsi khusus dalam bidang kearsipan. Hal ini mengingat dari definisi arsip yang merupakan sebuah rekam kegiatan yang dilakukan oleh organisasi (red. perusahaan). Selain itu, keberadaan unit kearsipan sebagai salah satu unit kerja pada struktur organisasi BUMN/BUMD merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 16 ayat (2) bahwasanya unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD). Namun, dari delapan (8) lokus kajian ini, hanya Bank Jateng yang memiliki unit kearsipan tersendiri yaitu Sub Divisi Kearsipan yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi dan mempunyai dua seksi yaitu Kepala Seksi Administrasi dan Kepala Seksi Penyiangan Arsip. Sedangkan, BUMN/BUMD yang lainnya belum memiliki unit kerja kearsipan tersendiri, walaupun fungsi kearsipannya melekat pada unit kerja lainnya. Oleh karena itu, keberadaan unit kearsipan pada struktur organisasi BUMN/BUMD dapat dikategorikan menjadi dua kategori, yaitu:


25

1.

BUMN/BUMD yang unit kerja yang khusus melakukan kegiatan kearsipan dengan nomenklatur kearsipan, seperti: Bank Jateng.

2.

BUMN/BUMD yang unit kerja salah satu fungsinya melaksanakan fungsi kearsipan, seperti: PT. Angkasa Pura II Polonia Medan, Bulog Divre Sulut, PDAM Kota Semarang, PDAM Kab. Banyumas, PTPN III, Bank Sulut. Selain itu, unit kearsipan sebagai unit kerja memiliki fungsi sebagai berikut:

1.

Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

2.

Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

3.

Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

4.

Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;

5.

Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Jika diamati dari fungsi unit kearsipan pada struktur organisasi BUMN/BUMD,

maka dapat dijabarkan menjadi dua point penting, pertama, adanya tanggung jawab yang harus dilakukan oleh unit kearsipan dalam mengendalikan, mengontrol, dan mengatur semua arsip yang tercipta/ada di BUMN?BUMD, bukan sekedar menyimpan arsipnya saja. Dan, point yang kedua, unit kearsipan merupakan unit kerja induk/pusat dari beberapa unit pengolah yang ada di unit kerja, jika digambarkan dalam bentuk bagan adalah sebagai berikut: Gambar. 3 Bagan Organisasi Kearsipan di BUMN/BUMD Unit Kearsipan

Unit Pengolah

Unit Pengolah

Unit Pengolah

Unit Pengolah

Unit Pengolah


26

Struktur organisasi kearsipan bukanlah struktur organisasi yang terpisah dari struktur organisasi BUMN/BUMD, melainkan struktur organisasi kearsipan (seperti pada gambar. 3) lebih bersifat sebagai hubungan atau wilayah kerja kearsipan yang tidak hanya terbatas pada penyimpanan arsip saja, melainkan pada pengelolaan arsip inaktif, pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi, pemusnahan arsip, penyerahan arsip statis, serta pembinaan dan pengevaluasian penyelenggaraan kearsipan yang ada di BUMN/BUMD. Selanjutnya adalah pelaksanaan kearsipan sebagai bagian yang tidak terpisakan dari sebuah organisasi, termasuk yang terjadi di BUMN/BUMD. Seperti dikatakan pada sub bab sebelumnya, BUMN/BUMD selaku pencipta akan selalu menciptakan arsip dalam pelaksanaan operasionalnya dan disebut sebagai arsip dinamis. Dalam kearsipan arsip dinamis dilakukan dengan cara manajemen pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Secara umum pelaksanaan kearsipan pada Sembilan (9) lokus kajian ini sudah berjalan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan adanya beberapa aspek kearsipan yang ada pada BUMN/BUMD, seperti: pedoman kearsipan, daftar arsip, klasifikasi arsip, dan jadwal retensi arsip. Sedangkan, dari segi prasarana, BUMN/BUMD ini telah memiliki ruang penyimpanan arsip tersendiri, rak arsip, dan boks arsip.

C.

Karateristik Arsip Statis BUMN/BUMD Dari sembilan (9) lokus kajian ini, semuanya telah menyimpan arsipnya secara rapi dan teratur serta memiliki sarana kearsipan yang memadai dalam menyimpan dan menjaga arsipnya, seperti adanya ruang penyimpanan, ketersedian boks dan rak arsip, serta adanya pengelola arsip Keberadaan arsip statis selayaknya berada di lembaga kearsipan untuk disimpan dan dikelola, kegiatan tersebut disebut juga dengan pengelolaan arsip statis14. Menurut Betty R. Ricks dan Boedi Martono, keberadaan arsip statis tidak lebih dari antara 1% sampai dengan 5% arsip yang dimiliki lembaga pencipta arsip, hal tersebut juga sesuai dengan pendapat Boedi Martono yang memprosentasekan keberadaan arsip kurang dari

14

Dalam beberapa literature pengelolaan arsip statis disebut juga sebagai manajemen arsip statis


27

10%.15 Artinya, jumlah arsip yang termasuk arsip statis dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan hanyalah sebagian kecil dari jumlah arsip yang ada di BUMN/BUMD (red. unit kearsipan BUMN/BUMD). Keberadaan arsip di BUMN/BUMD mempunyai peran strategis dan penting. Hal tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh Bambang P. Widodo, bahwasanya peran penting keberadaan arsip di perusahaan atau disebut dengan arsip perusahaan, keberadaan arsip perusahaan menyangkut beberapa hal, yaitu: 1.

Keberadaan arsip yang mencatat segala peristiwa dan aktivitas perusahaan di masa lalu, baik itu menyangkut cakupan pasar (market share) maupun proses peramalan (forecast) penjualan bagi perusahaan di masa mandatang;

2.

Keberadaan arsip sangat dibutuhkan sebagai data tambahan dalam proses marketing intelligence; dan

3.

Keberadaan arsip tidak bisa digantikan oleh sumber informasi yang lainnya, terutama dalam hal orisinalitas (originality) dan otentisitas (authenticity), khususnya terhadap jenis arsip konvensional.16

Walaupun keberadaan arsip sangat penting seperti yang telah disebutkan diatas, namun khusus untuk arsip yang dikategorikan sebagai arsip statis harus tetap diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagaimana yang telah diamanatkan oleh undang-undang. Secara umum, arsip yang dikategorikan sebagai arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan/sekunder dan telah habis retensinya17 serta berketerangan dipermanenkan. Secara rinci, arsip yang termasuk dalam kategori arsip statis pada BUMN/BUMD adalah sebagai berikut: 1.

Kebuktian/evidential (contoh: bukti keberadaan, struktur organisasi, fungsi, prosedur, dan transaksi yang bersifat khusus);

2.

Pertanggungjawaban (contoh: laporan kinerja perusahaan, keuangan, laporan hasil produksi perusahaan, maupun laporan tahunan);

15

Widodo, Bambang. P._. Modul Akuisisi Arsip Edisi 1. Universitas Terbuka, Jakarta. Widodo, Bambang. P._. Pendekatan Kesisteman Arsip Perusahaan dalam Manajemen. Majalah Cakrawala Baru Ed. 3. 17 Definisi arsip yang telah habis retensinya adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dan telah melewati masa sebagai arsip inaktif 16


28

3.

Informasional (contoh: informasi mengenai pendiri maupun jajaran pimpinan BUMN/BUMD, dan peristiwa yang terjadi di BUMN/BUMD);

4.

Intrinsik (contoh: gambar desain produk perusahaan, denah area produksi perusahaan); dan

5.

Telah habis masa retensinya sesuai dengan JRA/D dan berketerangan permanen. Pada dasarnya, semua responden dalam kajian ini telah memahami dan mengetahui

arsip-arsip yang masuk dalam kategori arsip statis seperti: sejarah pendirian perusahaan, laporan kinerja perusahaan, dan profil pimpinan perusahaan.

Sedangkan, menurut Sulstiyo Basuki, arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Arsip mendokumentasikan mengapa sebuah badan korporasi dibentuk, apa prioritasnya, siapa tokoh yang berpengaruh, mengapa badan korporasi berhasil atau gagal, bagaimana perkembangannya, bagaimana badan korporasi menerima dan menyesuaikan dengan teknologi baru, bagaimana menyesuaikan diri dengan pasar yang berubah dan bagaimana badan korporasi melihat dirinya sendiri, misalnya cukup besar atau kecil saja. Dokumen yang dapat digunakan untuk menemukan informasi ini dimuat dalam notulen pertemuan direksi, laporan komisi, laporan tahunan, rincian anggaran belanja, korespodensi intern dan ekstern, garis haluan dan pedoman prosedur, laporan kegiatan khusus, pernyataan rencana strategis dan badan organisasi. (hal. 331-332)

D.

Hubungan Antara BUMN/BUMD dengan Lembaga Kearsipan Pelaku kegiatan kearsipan ada dua, yaitu lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Kedua pelaku ini mempunyai peran masing dalam kegiatan kearsipan. Dalam konteks penyerahan arsip statis yang merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis, dimana lembaga kearsipan sebagai penerima arsip dan pencipta arsip sebagai pemberi arsip. Lembaga kearsipan mempunyai kewajiban untuk mengelola, menjaga, dan melestarikan arsip statis yang ada pada BUMN. Grant Mitchell berpendapat bahwa, pada dasarnya lembaga kearsipan mempunyai dua peran, yaitu merawat arsip dan merawat segala arsip yang berkaitan dengan sejarah bangsa.9 oleh karena itu, pengelolaan arsip


29

statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, disamping tanggung jawab dalam perumusan kebijakan dan pembinaan kearsipan sesuai dengan kewenangannya. Sedangkan, Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagai pencipta arsip yang mempunyai kewajiban untuk menyerahkan arsip statis miliknya kepada lembaga kearsipan. Sebagai pencipta arsip kegiatan kearsipan yang ada pada BUMN/BUMD adalah pengelolaan arsip dinamis, yang dimulai dari proses penciptaan arsip sampai dengan penyusutan arsip. Penyerahan arsip statis sebagai bagian dari penyusutan arsip adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh BUMN/BUMD melalui unit kearsipannya. Oleh karena itu, sebagai pelaku kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan, BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan mempunyai hubungan yang saling terkait Namun, pada kenyataannya sesuai dengan lokus pada kajian ini, hubungan antara BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan belum berjalan secara maksimal, terutama pada BUMD yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan daerah. Pada BUMN yang menjadi lokus dalam kajian ini, hubungan yang terjadi masih pada tataran pembinaan secara umum, seperti yang terjadi di PTPN III, PJB, dan PELINDO III. Sedangkan, untuk BUMN yang menjadi lokus kajian berkedudukan sebagai kantor cabang (seperti PT. Angkasa Pura II Bandara Polonia dan Perum Bulog Sub Divre Sulawesi Utara) penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan menjadi kebijakan kantor pusat mereka, sehingga hubungan yang dibangun adalah antara kantor pusat mereka dengan lembaga kearsipan, karena mereka hanya mengikuti aturan yang telah ditetapkan oleh pusat. Sedangkan, untuk BUMD yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan daerah belum ada hubungan yang massif. Sehingga pelaksanaan penyerahan arsip statis belum berjalan. Pada dasarnya, hubungan kedua lembaga ini diwujudkan dalam bentuk interaksi sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing lembaga tersebut. Penggambaran hubungan antara BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan dapat digambarkan sebagai berikut,


30

Gambar. 4 Hubungan Antara BUMN/BUMD (Pencipta Arsip) dengan Lembaga Kearsipan dalam Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

Pengelolaan Arsip Dinamis

BUMN/BUMD (Pencipta Arsip)

Pengelolaan Arsip Statis

Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUM D

Lembaga Kearsipan

Dalam gambar tersebut menggambarkan adanya hubungan antara BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan dalam kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD. Seperti dijelaskan pada bab sebelumnya, bahwasanya penyerahan arsip statis BUMN/BUMD dapat dilihat dari dua sisi pengelolaan, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan statis. Hubungan interaksi kedua lembaga tersebut tidak akan berjalan, tanpa adanya dukungan dari setiap lembaga tersebut. Bentuk dukungan kedua lembaga tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu: 1.

Lembaga kearsipan, dukungan lembaga kearsipan diwujudkan dalam bentuk sosialisasi kearsipan dan pembinaan secara teknis dalam konteks penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan, serta kesiapan mengenai prasarana dan sarana dalam menerima, menyimpan, merawat, dan menjaga arsip statis yang diterima dari BUMN.

2.

Pencipta arsip (BUMN/BUMD), dukungan BUMN/BUMD selaku pencipta arsip diwujudkan dalam bentuk pengelolaan manajemen arsip dinamis yang baik dengan dukungan sumber daya kearsipan (terutama dalam konteks penyusutan arsip).


31

Dan, lebih jauh lagi wujud hubungan tersebut dapat diimplementasikan dalam bentuk kerja sama antara BUMN/BUMD selaku pencipta arsip dan lembaga kearsipan, karena dengan adanya hubungan kerja sama ini akan memainkan peran penting dalam memaksimalkan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan sesuai dengan amanat peraturan perundang-undangan.

E.

Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan yang Berlaku Dalam mengimplementasikan suatu kegiatan, tentulah membutuhkan adanya suatu prosedur/tata cara dalam melaksanakan kegiatan tersebut, karena dengan adanya prosedur/tata cara tersebut tujuan dari kegiatan tersebut dapat terlaksana secara teratur, terperinci, dan sempurna, serta tidak terjadi ketimpangan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Prosedur/tata cara tersebut juga berlaku pada bidang kearsipan. Sebagai bidang teknis, tentunya pelaksanaan kearsipan tidak akan terlepas dari prosedur/tata cara, termasuk penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Seperti disebutkan pada sub bab sebelumnya, penyerahan arsip statis sebagai kegiatan yang terkait dengan dua lembaga (BUMN/BUMD dengan lembaga kearsipan) membutuhkan adanya sebuah prosedur/tata cara dalam melaksanakan kegiatan penyerahan arsip statis tersebut. Namun, dari delapan (8) lokus dalam kajian ini, kesemuanya belum melakukan prosedur penyerahan arsip statis ini. Dan dari 8 lokus tersebut beranggapan, bahwasanya belum adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis mengenai prosedur penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan. Bahkan, untuk akuisisi arsip BUMD belum menjadi prioritas kegiatan bagi lembaga kearsipan daerah, baik provinsi maupun kabupaten/kota. Belum adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis, bahkan ada yang belum menjadi prioritas kegiatan bagi lembaga kearsipan, tentunya ini menjadi suatu hal yang sangat disayangkan, mengingat penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan adalah amanat dua undang-undang, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun


32

1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada dasarnya prosedur/tata cara penyerahan arsip statis BUMN/BUMD sudah ada dalam peraturan perundang-undangan, dalam bentuk peraturan pemerintah sebagai peraturan pelaksana dari dua undang-undang. Adapun peraturan pemerintah tersebut terdiri dari (1) Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan, sebagai peraturan pelaksana dari Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Dan, (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebagai peraturan pelaksana dari UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penjabaran prosedur penyerahan dalam dua peraturan pemerintah tersebut dijabarkan dalam tabel dibawah ini:

Tabel. 3 Prosedur Penyerahan Arsip Statis dalam dua Peraturan Pemerintah Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan Pasal 7 ayat 1 ”Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan ..., pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional” Ayat 2 ”Kepala Arsip Nasional memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal diterimany surat pemeberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan: 6. Waktu penerimaan; 7. Tempat penerimaan; 8. Pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahaan dokumen; dan 9. Rincian dokumen yang dapat diterima.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 81 Ayat 1 ”Prosedur penyerahaan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut: a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. Penilaian oleh penitia penilai arsip terhadap usul serah; c. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan BUMN/BUMD kepada kepala lembaga kearsipan sesaui wilayah kewenangannya, disertai dengan surat pernyataan dari pimpinan BUMN/BUMD bahwa arsip yang diserahkan auntentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; d. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah


33

Ayat 3 ”Apabila setelah lewat jangka waktu 60 (enam puluh) hari sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan”

kewenangannya; e. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh BUMN/BUMD; dan f. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan BUMN/BUMD kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

Pasal 8 Ayat 1 ”Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dalam pasal 7 dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat: a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan penyerahan; b.Keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan c. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.” Ayat 2 ”Berita Acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 (dua), dengan ketentuan: a. Lembar pertama untuk pimpinan perusahaan; dan b. Lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.” Ayat 3 ”Pada setiap lembar berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan dalam daftar pertelaan dan dokumen perusahaan yang diserahkan”

Walaupun prosedur penyerahan arsip statis dalam dua peraturan pemerintah tersebut tidak menjelaskan secara terperinci/detail, namun jika dicermati secara seksama dari dua peraturan pemerintah tersebut, ada beberapa unsur yang perlu ada dalam Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan

34

penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan (disamping fisik arsip/dokumen), yaitu surat pemberitahuan beserta daftar usul arsipnya dari pimpinan BUMN/BUMD, surat persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan, berita acara penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan, dan daftar pertelaan/arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan. Oleh karena itu, kedua peraturan pemerintah ini dapat menjadi landasan awal dalam menyusun atau membuat peraturan pelaksana yang lebih teknis dan terperinci mengenai penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan, sehingga unit kearsipan pada BUMN/BUMD dapat mengimplementasikan kewajibannya untuk menyerahkan arsip statis miliknya ke lembaga kearsipan, disamping adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis mengenai penyerahan arsip ini.


35

BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A.

Kesimpulan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) sebagai pencipta arsip mempunyai kekhasan tersendiri dibandingkan dengan pencipta arsip lainnya, karena BUMN/BUMD dalam kegiatan kearsipan mengacu pada dua UndangUndang, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam konteks manajemen kearsipan, Penyerahan arsip statis adalah tujuan akhir dari pengelolaan arsip dinamis dan awal dari kegiatan pengelolaan arsip statis. Penyerahan arsip statis BUMN/BUMD adalah kegiatan menyerahkan arsip/dokumen milik Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang mempunyai nilaiguna sekunder atau pertanggungjawaban nasional kepada lembaga kearsipan. Oleh karena itu, penyerahan arsip statis merupakan kegiatan kearsipan yang mengkaitkan dua lembaga, yaitu pencipta arsip (BUMN/BUMD) dan lembaga kearsipan. Selain keunikan tersebut, umumnya struktur kelembagaan kearsipan pada BUMN/BUMD dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1.

BUMN/BUMD yang mempunyai unit kerja kearsipan tersendiri, maksudnya adalah BUMN/BUMD tersebut telah mempunyai unit kerja khusus yang bertanggung jawab dalam bidang kearsipan dan mempunyai nomenklatur kearsipan.

2.

BUMN/BUMD yang tidak mempunyai unit kerja kearsipan tersendiri. Maksudnya adalah BUMN/BUMD tersebut belum mempunyai unit kerja khusus yang bertanggung jawab dalam bidang kearsipan, namun fungsi kearsipannya melekat pada unit kerja lainnya. Sedangkan untuk arsipnya, tidak semua arsip yang ada di BUMN/BUMD dapat

dikategorikan menjadi arsip statis dan diserahkan kepada lembaga kearsipan. Ada beberapa karakteristik yang dikategorikan sebagai arsip statis BUMN/BUMD, yaitu: 1.

Kebuktian/evidential (contoh: bukti keberadaan, struktur organisasi, fungsi, prosedur, dan transaksi yang bersifat khusus)


36

2.

Pertanggungjawaban (contoh: laporan kinerja perusahaan, keuangan, laporan hasil produksi perusahaan, maupun laporan tahunan)

3.

Informasional (contoh: informasi mengenai pendiri maupun jajaran pimpinan BUMN/BUMD, dan peristiwa yang terjadi di BUMN/BUMD)

4.

Intrinsik (contoh: gambar desain produk perusahaan, denah area produksi perusahaan)

5.

Telah habis masa retensinya sesuai dengan JRA/D dan berketerangan permanen Penyerahan arsip statis BUMN/BUMD juga merupakan sebuah bentuk korelasi

antara BUMN/BUMD selaku pencipta arsip dengan lembaga kearsipan, karena keduanya mempunyai peran penting dalam kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Dimana, BUMN/BUMD selaku pencipta arsip mempunyai peran untuk menyiapkan arsip yang akan diserahkan kepada lembaga kearsipan dalam bentuk daftar arsip yang diserahkan, penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ini diserahkan baik dalam bentuk fisik maupun informasinya. Sedangkan, lembaga kearsipan berperan dalam memaksimalkan akan

pentingnya penyerahan arsip statis

BUMN/BUMD pada

BUMN/BUMD dan menyiapkan segala sarana dan prasarana yang ada di lembaga kearsipan terkait dengan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD. Salah satu perwujudan kesiapan dalam kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ini adalah menyiapkan prosedur penyerahan arsip statis BUMN/BUMD. Secara normatif, prosedur penyerahan arsip statis BUMN/BUMD telah dijabarkan dalam 2 peraturan pemerintah, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

B.

Rekomendasi Keberhasilan pelaksanaan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan sangat ditentukan oleh BUMN/BUMD selaku pencipta arsip dan lembaga kearsipan, karena keduanya mempunyai kewajiban yang setara dalam kegiatan kearsipan ini, yaitu: adanya kewajiban BUMN/BUMD selaku pencipta arsip untuk menyerahkan arsip statis miliknya ke lembaga kearsipan dan bagi lembaga kearsipan mempunyai


37

kewajiban untuk menyimpan dan merawat arsip statis BUMN/BUMD bagi kepentingan bangsa, negara, dan masyarakat. Oleh karena itu, dalam kajian ini akan merekomendasikan kepada dua lembaga tersebut, agar dapat memaksimalkan kegiatan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. 1.

BUMN/BUMD BUMN/BUMD selaku pencipta arsip hendaknya memiliki unit kerja kearsipan tersendiri dalam nomenklatur organisasi BUMN/BUMD, hal tersebut sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 16 ayat 2. Selain itu, peningkatan SDM kearsipan juga sangat diperlukan dalam implementasi kearsipan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dan, hendaknya BUMN/BUMD menjalin kerja sama dengan lembaga kearsipan dalam penyerahan arsip statis BUMN/BUMD

2.

Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan selaku pembina kearsipan hendaknya meningkatkan sosialisasi kearsipan khususnya mengenai adanya kewajiban bagi BUMN/BUMD untuk menyerahkan arsip statis miliknya ke lembaga kearsipan, membina dan bekerja sama dengan BUMN/BUMD dalam penyerahan arsip statis BUMN/BUMD. Selain itu, lembaga kearsipan juga harus dapat menyiapkan segala sarana dan prasarana dalam menyimpan arsip statis milik BUMN/BUMD yang telah diserahkan ke lembaga kearsipan,

termasuk

adanya

kemudahan

akses

dan

layanan

arsip

bagi

BUMN/BUMD yang menyerahkan arsip statis miliknya, termasuk membuat Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) tentang Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan. Serta, adanya koordinasi antar unit kerja yang terkait dengan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD yang baik di lembaga kearsipan.


38

DAFTAR PUSTAKA

Anton, Rudi. 2010. Tesis: Jaminan Kepastian Hukum dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan (Studi Kasus Putusan Pengadilan Negeri Jambi Nomor: 56/Pdt.6/2008/PN Jbi tentang Pemusnahan

Dokumen

Perusahaan

di

Lingkungan

Perbankan).

Universitas

Krisnadwipayana, Jakarta. Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Brdasher, James Gregory. 1988. An Introduction to Archives in Managing Archives and Archival Institutions. Mansell Publishing Ltd. London. Fuad, M dkk. 2000. Pengantar Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Milles, Mathew dan A. Michael Hubberman. 1992. Analisa Data Kualitatif. Universitas Indonesia Press, Jakarta. Moleong, Lexy J, 2000. Metode Penelitian Kualitatif. PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. Robert K. Yin, 1997. Studi Kasus dan Metode. Rajawali Pers, Jakarta. Silalahi, Uber Dr, MA, 2010. Metode Penelitian Sosial. PT. Refika Aditama, Bandung. Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju, Bandung. Widodo, Bambang P._. Modul Akuisisi Arsip Edisi 1. Universitas Terbuka, Jakarta. _. Pusjibang Siskar Arsip Nasional RI. 2012. Kajian Memorial Presidensial. Jakarta.

Sumber Lain: Azmi. Penyusutan Arsip BUMN dan/atau BUMD Berdasarkan Peraturan PerundanganPerundangan Kearsipan. Disampaikan pada Diskusi Pengelolaan Arsip Perusahaan di Provinsi Sulawesi Utara, 11 Juni 2013. Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan ISN ISO 9001:2008 Widodo, Bambang P._. Pendekatan Kesisteman Arsip Perusahaan dalam Manajemen. Majalah Cakrawala Baru Ed. 3. http://arsipilmu04936.blogspot.com/2012/05/peranan-penyusutan-dalam-manajemen.html, diakses pada Minggu, 13 Mei 2012


39

Peraturan Perundang-Undangan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.


40

Lampiran: PEDOMAN WAWANCARA KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

Bapak/Ibu/Saudara yang terhormat, Pedoman wawancara ini disusun dalam rangka Penyusunan Kajian Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan, yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Berkaitan dengan hal ini, maka akan dilaksanakan kegiatan pengumpulan data terkait dengan penyerahan arsip statis BUMN/BUMD ke lembaga kearsipan. Untuk maksud tersebut, kami mohon dukungan Bapak/Ibu/Saudara untuk berkenan sebagai nara sumber/informan dalam menjelaskan proses penyerahan arsip statis. Pedoman wawancara ini diharapkan mendukung Penyusunan Kajian Penyerahan Arsip Statis BUMN/BUMD ke Lembaga Kearsipan. Semua jawaban dan keterangan yang Bapak/Ibu/Saudara berikan dalam wawancara ini kami jamin kerahasiaannya. Atas kerja sama Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih. Identitas Informan : Nama : Jabatan : Nama Organisasi : Alamat Organisasi : Telepon/Fax Email

..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... : ..................................................................................................... : .....................................................................................................

Kelembagaan BUMN/BUMD

1. Bergerak dibidang apa BUMN/BUMD anda? 2. Apakah BUMN/BUMD ini mempunyai cabang? Jika iya, ada berapa dan dimana saja? 3. Bagaimana nomenklatur organisasi BUMN? 4. Bagaimana nomenklatur unit kearsipan?

Organisasi kearsipan BUMN/BUMD

5. Adakah unit kerja khusus yang mempunyai tugas dan wewenang mengelola kearsipan? 6. Dalam struktur organisasi, berada dimanakah unit kerja kearsipan tersebut? 7. Apakah tingkatan unit kerja yang menangani kearsipan sudah ada? Jika ya, sebutkan ...........


41

8. Menurut pendapat saudara, bagaimana hubungan kerja antara unit kerja kearsipan pusat dengan cabang?

SDM

9. Adakah petugas khusus yang menangani arsip dan berapa jumlah petugasnya? 10. Adakah pelatihan/pendidikan khusus bagi petugas kearsipan?

Arsip

11. Apakah unit kearsipan sudah memiliki: a. buku pedoman pengelolaan kearsipan sudah belum b. daftar arsip sudah belum c. klasifikasi arsip sudah belum d. Jadwal Retensi Arsip/Dokumen (JRA/JRD) sudah belum 12. Informasi arsip apa saja yang dimiliki oleh BUMN/BUMD? 13. Media arsip apa saja yang dimiliki oleh BUMN/BUMD? 14. Berdasarkan arsip yang dimiliki, arsip apa saja yang mempunyai nilai kesejarahan dan bukti pertanggungjawaban nasional?

Prosedur Penyerahan

15. Sudah pernahkah unit kearsipan BUMN/BUMD melakukan penilaian untuk menetapkan arsip statis/permanen/mempunyai nilai kesejarahan dan bukti pertanggungjawaban nasional? 16. Sudah pernahkah unit kearsipan BUMN/BUMD menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan? 17. Jika sudah pernah menyerahkan: a. Berapa kali menyerahkan .......... b. Arsip apa saja yang diserahkan (termasuk periode arsipnya) ........... c. Berapa jumlah arsip yang diserahkan .............. d. Bagaimana prosedur penyerahannya ................ e. Siapa saja yang terlibat dalam penyerahan tersebut


42

........... f. Apa bukti penyerahannya ............. 18. Jika belum pernah, apa kendalanya? 19. Menurut anda siapa yang berwenang melakukan penyerahan arsip: Direktur Kepala Divisi Kepala Bagian atau lainnya ........... 20. Menurut anda siapa yang berwenang melakukan penandatanganan berita acara: Direktur Kepala Divisi Kepala Bagian atau lainnya ........... 21. Pertanyaan Untuk BUMN yang ada di Daerah dan mempunyai cabang a. Menurut pendapat anda penyerahan arsip harus diserahkan ke ANRI atau ke lembaga kearsipan daerah dimana anda berada dan apa pertimbangannya? b. Apakah unit kearsipan mempunyai kewenangan untuk menyerahkan arsip statisnya langsung ke lembaga kearsipan? c. Jika tidak, bagaimana prosedurnya? 22. Sudah pernahkah unit kearsipan anda dibina oleh lembaga kearsipan terkait penyerahan arsip statis/permanen ke lembaga kearsipan? Tambahan

23. Bolehkah arsip BUMN/BUMD yang telah diserahkan ke lembaga kearsipan diakses oleh masyarakat? 24. Apakah anda sudah mengetahui mengenai a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan c. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan? 25. Apa saran dan masukan terhadap kegiatan kami?


43


44

KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

Recommend Documents