MODEL MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN TULUNGAGUNG OLEH: SLAMET HARIYANTO

Slamet Hariyanto, Model Mekanisme Pengelolaan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung

MODEL MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN TULUNGAGUNG OLEH: SLAMET HARIYANTO Abstrak Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak terlepas dari permasalahan arsip. Hal ini terjadi pada kantor pemerintah dan swasta bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan catatan secara tertulis (warkat) yang disimpan secara sistematis sehingga memudahkan dalam penemuan kembali. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Dari hasil kajian ini akan diketahui hal-hal sebagai berikut : (1) sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah menggunakan sistem kombinasi antara sistem nomor dan sistem subjek.(2) azas penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi, (3) peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah filling cabinet, almari, snelhechter, map, guide, dan lain-lain (4) prosedur pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah semua arsip yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan pemilahan, untuk memisahkan arsip asli, duplikat dan non arsip, setelah itu,

1

dilakukan pendataan arsip yang dibuat dalam Daftar Pertelaan Arsip, selanjutnya dilakukan pembungkusan arsip yang kemudian dimasukkan ke dalam kotak arsip dan terakhir dilakukanlah penyimpanan yaitu dengan meletakkan kotak arsip tersebut pada rak arsip yang terdapat pada ruang penyimpanan arsip., (5) prosedur penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah dengan cara menyusun arsip dalam folder menurut kode klasifikasi kemudian folder tersebut dimasukkan dalam kotak arsip in aktif dan di susun secara vertikal pada rak arsip dalam ruangan dengan pengaturan suhu yang telah ditentukan, (6) prosedur penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung yaitu dengan mengetahui subjek atau pokok masalah dan tahunnya, mencari nomor urut agenda surat dalam buku agenda, mencari arsip dalam snelhechter sesuai dengan pokok masalah dan tahunnya, setelah snelhechter ketemu langkah selanjutnya mencari arsip yang diperlukan dalam snelhechter sesuai dengan nomor urut buku agenda (7) kendala-kendala yang dihadapi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung antara lain tenaga-tenaga SDM, sarana dan prasarana, kurangnya perhatian arsiparis terhadap penataan arsip. Kata kunci : Mekanisme, Pengelolaan Arsip A.

Latar Belakang Setiap

kantor,

baik

kantor

pemerintah maupun swasta bahkan rumah tangga dan perorangan, akan senantiasa Setiap

terlibat

unit

mempunyai dengan

kerja arsip,

dengan

arsip.

diperkantoran demikian

pejabat-pejabat

pula

secara

2 Slamet Hariyanto, Model Mekanisme Pengelolaan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung

perorangan sering kali mempunyai

organisasinya

arsip. Jumlah masing-masing arsip

tujuannya.

yang

kearsipan

dikelola

mungkin

sedikit,

dalam

mencapai

Efektivitas pengelolaan pada

suatu

kantor

mungkin pula banyak. Kesemuanya

dipengaruhi pula oleh pegawai yang

menunjukkan bahwa setiap orang

bekerja pada unit kearsipan, sarana

cenderung hidup bersama arsip, baik

atau

ditempat kerja maupun di rumah. ”Hal

dalam membantu pengelolaan arsip

ini

dan

merupakan

ciri

kehidupan

manusia modern, yaitu manusia yang kegiatannya

dibantu

fasilitas dana

yang

dengan

berbagai macam media, dan salah

kesulitan

satunya

menemukan

(Amsyah,

Z.1990:6).

tersedia

untuk

Sering pula terjadi pegawai kantor

arsip”

dipergunakan

pemeliharaan arsip tersebut.

informasi. Informasi terdapat pada adalah

yang

tata

usaha

dalam

mengalami

mencari

kembali

dan

arsip

yang

diperlukan. Kesulitan tersebut bisa

Arsip

suatu

terjadi dikarenakan pengelolaan arsip

tertulis

yang kurang baik, kurang adanya

secara

kesadaran dari pegawai khususnya

memudahkan

pimpinan kantor akan pentingnya

dalam penemuan kembali. Kearsipan

arsip dalam administrasi terutama

merupakan bagian pekerjaan kantor

dalam

yang

keputusan.

kumpulan (warkat)

merupakan catatan yang

sistematis

disimpan

sehingga

sangat

secara

penting.

Informasi

proses

pengambilan

”Kemungkinan

lainnya

tertulis yang tepat harus tersedia

adalah sistem penyimpanan arsip

apabila diperlukan agar kantor dapat

yang kurang tepat, tidak tersediannya

memberikan pelayanan yang efektif.

tenaga atau pegawai yang ahli di

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam

dalam bidang kearsipan dan faktor

pelaksanaan

biaya

administrasi

karena

arsip merupakan pusat ingatan bagi

untuk

pengadaan

alat-alat

kearsipan” (Barthos,2005:126).

setiap kegiatan dalam suatu kantor.

Fungsi arsip sebagai ingatan,

Tanpa arsip tidak mungkin seorang

pusat informasi dan sumber sejarah

petugas

mengingat

perlu dikelola dengan baik agar dapat

semua catatan dan dokuman secara

mamperlancar seluruh kegiatan dan

lengkap. Oleh karena itu suatu kantor

proses

dalam mengelola kearsipannya harus

berhasil guna dan berdaya guna.

memperhatikan

sistem

kearsipan

Dalam hal ini unit kearsipan harus

yang

dengan

keadaan

senantiasa siap untuk memberikan

arsip

sesuai

dapat

pekerjaan

kantor

yang


pelayanan dalam

informasi

yang

memecahkan

administrasi

pada

akurat

berdayaguna

masalah

umumnya

dan

berhasil

3

guna

dapat tercapai dengan baik. Dan juga

dan

harus diakui bahwa sampai saat ini

dalam manejemen kearsipan pada

masih ada organisasi atau kantor

khususnya.

yang

Untuk dapat mengemban tugas

belum

manunjukkan

pengembangan di bidang kearsipan

seperti ini, pegawai yang bekerja

sehingga

pada unit kearsipan bukan hanya

administrasinya kurang begitu lancar.

ditunjang

kemauan

Dan parahnya, ini tidak dijadikan

terhadap pekerjaannya, melainkan

sebagai hal yang penting untuk

dituntut memiliki skill dan mempunyai

dibenahi.

ilmu pengetahauan yang dibutuhkan

pengelolaan arsip yang baik dan

dalam

benar

oleh

faktor

suatu

unit

pengelolaan

proses

Keperluan

sangat

kearsipan. Disamping itu tanggung

organisasi

jawab

efektivitas

terhadap

pekerjaan

yang

diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.

Namun

kenyatannya, masih

sebagian

enggan

tugas-tugas mereka

menerima

kearsipan

memandang

karena

bahwa

kerja

B.

Sistem Yang

Perpustakaan

tempat yang membosankan. Adanya

tersebut

kurang

dan

Digunakan

Tulungagung.

seperti

bahwa

menunjang kelancaran

Penyimpanan

kearsipan pada setiap kantor adalah

menunjukkan

oleh

administrasi perkantoran.

Dokumentasi

yang

diharapkan

dalam

unit

pandangan

akan

pada pegawai

untuk

kegiatan

Sistem

Arsip

Di

Kantor

Arsip

Dan

Kabupaten penyimpanan

arsip

ini

yang pada umumnya diterapkan olah

pegawai

suatu instansi atau kantor ada lima,

akan

yaitu: sistem abjad, sistem subjek,

pentingnya pengelolaan arsip dalam

sistem nomor, sistem tanggal dan

suatu

sistem

kantor

menyadari dalam

menunjang

efektifitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran inilah

yang

harus

mempunyai seperti

dihindari

dan

sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai

faktor

pengelolaan

penentu kearsipan

wilayah.

dalam yang

Setiap

kantor

wewenang

untuk

memnyesuaikan sistem penyimpanan arsip

manakah

yang

cocok

diterapkan. C.1

mengatakan

bahwa

”penentuan dipilihnya suatu sistem penyimpanan

arsip

itu

harus


disesuaikan dengan keadaan instansi

Berikut ini hasil pengumpulan

atau kantor yang bersangkutan tidak

data

menutup kemungkinan dalam satu

dengan jalan memanfaatkan catatan

instansi atau kantor menerapkan

yang

lebih dari satu sistem penyimpanan”.

penyimpanan arsip yang digunakan

Hal ini juga senada dengan

melalui

dokumentasi

tersedia

secara

tentang

umum

atau sistem

di

Kantor

pernyataan A.1 ”dalam satu instansi/

Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi

kantor diperbolehkan menggunakan

Kabupaten Tulungagung yaitu:

dua atau tiga sistem penyimpanan

1)

Arsip

aktif

disimpan

arsip asalkan sistem yang dipilih

dipelihara

tersebut sesuai dengan kualifikasi

masing-masing.

pekerjaan serta kondisi kantor yang

pada

unit

dan

pengolah

Cara-cara penyimpanan arsip

ada”.

aktif dilakukan sebagai berikut: Selaras

diatas,

dengan

pernyataan

Pimpinan

Perpustakaan,

Kantor

Arsip

menyimpan arsip aktif menurut

dan

Dokumentasi

Kabupaten

Tulungagung

memberikan

urutan kode klasifikasi.

halnya

Perpustakaan,

folder

Dokumentasi Tulungagung

dan Kabupaten

itu

disusun

atau

dalam

map

gantung

menurut urutan kode klasifikasi. Kantor

Arsip

Arsip

b)

komentarnya sebagai berikut : ”Seperti

Tata usaha pengolah

a)

2)

Penyimpanan

arsip

in

dipusatkan pada unit kearsipan. a)

menggunakan

Cara penyimpanan arsip in aktif dilakukan sebagai berikut:

sistem penyimpanan arsip ganda

1. Penyimpan menyusun arsip

yaitu yaitu kombinasi antara sistem

di

penyimpanan

urutan kode klasifikasi.

subjek

dan

aktif

nomor

(kode). Dengan menggunakan sistem

dalam

folder

2. Memasukkan

menurut

folder

ke

kombinasi ini, Kantor Perpustakaan,

dalam kotak arsip in aktif

Arsip dan Dokumentasi Kabupaten

dan disusun secara vertical.

Tulungagung dianggap telah mampu mewujudkan

kemudahan

3. Kotak

dan

kebutuhan akan informasi dan telah sesuai dengan teori yang ada.”

in

aktif

ditempatkan di dalam rak

kelancaran kerja sehari-hari para pegawai sehingga dapat memenuhi

arsip

arsip. b)

Penyimpanan kartu kendali arsip in aktif dilakukan:


1. Tata

usaha

pengolah

dasar dalam pengelolaan arsipnya,

menyampaikan arsip in aktif

terutama

kepada penyimpan berikut

penyimpanan

kartu

penyimpanan

kendali

berwarna

2. Penyimpan menyampaikan

kegiatan

arsip. arsip

Azas

memerlukan

kendali

berwarna

yang diterapkan secara efektif dan efisien. Secara umum terdapat tiga

kuning kepada tata uasaha pengolah

sebagai

bukti

macam azas penyimpanan arsip,

bahwa arsip-arsip in aktif

yaitu

beserta

kendali

desentralisasi, dan azas campuran.

telah

Di kantor Perpustakaan Arsip dan

kartu

berwarna

merah

azas

sentralisasi,

Dokumentasi

diterima. Penyimpanan

c)

dalam

pedoman dalam pengelolaan arsip

merah. kartu

5

arsip

biasa

azas

Kabupaten

Tulungagung diperoleh data tentang

dipisahkan dari arsip penting

azas

penyimpanan

dan arsip yang bersifat rahasia.

tentang

Jadi, sistem penyimpanan arsip

tersebut dijelaskan sebagai berikut:

azas

arsip.

Uraian

penyimpanan

arsip

kantor

Azas yang diterapkan di kantor



Kabupaten

adalah

Kabupaten Tulungagung adalah azas

sistem

kombinasi antara azas sentralisasi

atau

dan desentralisasi. Azas sentralisasi

masalah, dengan pengaturan suhu

yang dimaksudkan adalah dalam hal

pada arsip yang berupa foto sekitar

kebijaksanaan yang mana azas ini

5°-10° sedangkan untuk arsip yang

dilakukan oleh Bupati Tulungagung,

berupa

sedangkan azas desentralisasi dalam

yang

digunakan

di

Tulungagung

sistem

kombinasi

nomor

dan

antara

sistem

subyek

kertas-kertas

pengaturan

hal pelaksanaannya dan dilakukan

suhunya sebesar 10°-23° (B.1).

oleh Satuan Organisasi Pemerintah C.

Azaz Penyimpanan Arsip Yang Digunakan Di Kantor Perpustakaan

di Daerah. Pada

awalnya

Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten

berfikir

bahwa

Tulungagung.

menerapkannya

azas

kita

semua dengan

kombinasi

kerja

sebagai azas untuk penyimpanan

suatu

arsip di kantor Perpustakaan, Arsip

pedoman yang dijadikan sebagai

dan Dokumentasi itu mempunyai

Dalam kantor,

melaksanakan

diperlukan

adanya


banyak

kelemahan,

yakni

Perpustakaan,

Arsip

dan

memerlukan ruangan yang luas dan

Dokumentasi

peralatan yang cukup banyak. Tapi

Tulungagung, antara lain: Stopmap,

dengan berjalannya waktu kita bisa

snelhecter, folder, ordner, guide, kartu

melewati kelemahan tersebut dan kini

kendali,

jadi berbalik bahwasanya dengan

indek, filling cabinet, dan rak arsip.

menggunakan azas kombinasi, dapat mangatasi

Kabupaten

lembar

disposisi,

daftar

Lebih diperjelas lagi oleh A.1

kelemahan-kelemahan

bahwa peralatan dan perlengkapan

atau setidaknya bisa meminimalisir

yang ada adalah (1) rak arsip, box

kelemahan pada azas sentralisasi

arsip, almari arsip, filling cabinet,

dan azas desentralisasi, (ujar B.1).

meja,

Hal

ini

senada azas

catalog,

stop

map,

dengan

snelhechter, guide, lembar disposisi,

bahwa

kartu kendali dan lain sebagainnya

kombinasi

(2) alat tulis berupa bolpoint, pensil,

pernyataan,C.3 “Menggunakan

kursi,

dirasa cukup menguntungkan dan

penghapus,

jika

sebagainnya serta (3) perlengkapan

arsip

tersebut

dibutuhkan

alat

spidol

sewaktu-waktu bisa dengan cepat

bukan

tulis

diketemukan”.

pembungkus/kraf,

dan seperti

tali

rafia,

lain kertas lem,

masker, sarung tangan dan lain sebagainnya. Alat penyimpanan arsip yang dipakai adalah stop map, snelhecter D.

Peralatan Dan Perlengkapan

dan guide. Stop map digunakan

Arsip Yang Digunakan Di Kantor

untuk menyimpan arsip sementara

Perpustakaan

Dan

selama satu periode yang sedang

Kabupaten

berlangsung. Snelhecter digunakan

Arsip

Dokumentasi

untuk menyimpan arsip selama satu

Tulungagung. Keberhasilan dan kelancaran

tahun setelah semua arsip yang telah

dari kegiatan kearsipan dipengaruhi

diproses sudah selesai. Sedangkan

oleh peralatan dan perlengkapan

guide digunakan sebagai pembatas

yang dipergunakan untuk menyimpan

antar pokok masalah.

arsip.

Berdasarkan pernyataan diatas dan

tentang peralatan dan perlengkapan

perlengkapan yang digunakan untuk

arsip yang digunakan di Kantor

penyimpanan


Menurut

C.2

peralatan arsip

di

Kantor

7


Kabupaten Tulungagung yaitu sudah

memperhatikanprosedur

baik

langkah-langkah pengelolaan arsip.

dan

tidak

penambahan

perlu

adanya

peralatan

dan

atau

Pernyataan ini dipertegas oleh

perlengkapan secara khusus. Kalau

B.1

bahwasanya

memang

dilihat dari segi jumlah, peralatan dan

pengalaman

perlengkapan yang sudah ada sangat

banyak dokumen atau warkat yang

begitu banyak, tetapi peralatan dan

hilang pada prosedur permulaan,

perlengkapan akan bertambah dan

tetapi

berkurang dengan sendirinya pada

penyimpanan, kecepatan penemuan

saat ada arsip yang masuk dan arsip

kembali yang disimpan memegang

yang keluar.

peranan yang sangat penting.

menunjukkan

kalau

sudah

bahwa

sampai

ke

Dibawah ini diuraikan tentang E.

Prosedur pengelolaan arsip di kantor

Perpustakaan Arsip dan

Dokumentasi

Kabupaten

Tulungagung. Prosedur

kearsipan

menyelesaikan sampai

selesai.

prosedur

pengelolaan

arsip yang digunakan di Kantor Perpustakaan,

Arsip

Dokumentasi adalah

kegiatan atau langkah-langkah untuk bersangkutan

bagaimana

pekerjaan sejak Dalam

permulaan prosedur

dan Kabupaten

Tulungagung adalah sebagai berikut: 1.

Pengurusan

Naskah

Dinas

Masuk Pengurusan naskah dinas masuk meliputi

kegiatan

yang

kearsipan terdiri dari dua prosedur

dilaksanakan oleh unit kearsipan

yaitu

dan tata usaha pengolah.

prosedur

permulaan

dan

prosedur penyimpanan. Setiap

kantor

a. Pada niscaya

unit

kearsipan

dilaksanakan kegiatan-kegiatan

mengikuti suatu prosedur tertentu

penerimaan,

untuk mengawasi lalu lintas surat

pencatatan, pengendalian dan

masuk dan surat keluar. Prosedur

penyimpanan.

seperti ini disebut dengan prosedur

1) Penerima mempunyai tugas:

pencatatan

dan

prosedur

pendistribusian surat. Prosedur

pengelolaan

pengarahan,

Menerima naskah

a)

dinas yang disampaikan arsip

baik pengantar, pos atau

sebenarnya sangatlah penting tetapi

telkom

kenapamasih banyak di segenap

caraka atau perorangan.

instansi atau kantor begitu kurang

maupun

oleh


Meneliti

b)

c) Menentukan

kebenaran

alamat

naskah dinas tersebut. Membubuhkan

c) paraf

pada

bukti

penerimaan dinas. dan

mengeluarkan

naskah

dinas

dari

sampul.

naskah

dinas

penting. d) Menyampaikan

naskah

kepada pencatat. a) Mencantumkan

nomor

urut pada naskah. b) Mencatat naskah dinas penting

Dalam hal alamat

f)

indeks

3) Pencatat mempunyai tugas: Membuka sampul

e)

pada

dan

dinas penting atau biasa

Mensortir naskah

d)

klasifikasi

kode

dalam

kartu

kendali.

pengirim tidak tercantum

c) Mencatat naskah dinas

di dalam naskah dinas,

biasa dan naskah dinas

sampul

tertutup

diikutsertakan

bersama

naskah

dinasnya. kelengkapan

lampiran

dinas

kepada

pengarah naskah

lembar

kartu kepada

pengendali. e) Menyampaikan

naskah

dinas biasa dan naskah

Menyampaikan

i)

(empat) kendali

Menyampaikan naskah

naskah

dinas penting beserta 4

naskah dinas. h)

lembar

pengantar. d) Menyampaikan

Meneliti

g)

dalam

dinas

tertutup

kepada pencatat

dinas tertutup beserta 2 (dua)

rangkap

pengantar

2) Pengarah mempunyai tugas: a) Membaca naskah dinas

lembar kepada

pengandali 4) Pengendali

mempunyai

dan

mencantumkan

tugas:

naskah

dinas

a) Manerima naskah dinas

penting

atau naskah dinas biasa. b) Mencantumkan

penting beserta 4 (empat)

diposisi

lembar kartu kendali dan

pengarahan dan bagian

naskah dinas biasa serta

kanan atas naskah dinas.

naskah

dinas

tertutup

9


beserta 2 (dua) rangkap

Menyimpan

lembar

lembar III berwarna kuning

pengantar

dari

pencatat.

kartu

kendali

yang diterima kembali dari

b) Meneliti

kebenaran

tata

usaha

pengolah

ke

dan

dalam file sebagai pengganti

pengisian kartu kendali

arsip selama naskah dinas

serta

masih

nomor

kode

meneliti

kelengkapan lampiran. c) Menyampaikan dinas

naskah

penting

beserta

b. Pengurusan masuk pengolah

berwarna

kegiatan:

lembar

IV

dan

di

unit

pengolah.

kartu kendali lembar III kuning

berada

naskah

dinas

tata

usaha

pada

meliputi

kegiatan-

berwarna

1) Menerima naskah dinas dan

merah kepada tata usaha

kartu kendali lembar III dan

pengolah.

IV berwarna kuning dan

d) Menyampaikan

naskah

dinas biasa dan naskah

merah dari pengendali. 2) Membubuhkan paraf pada

dinas tertutup beserta 2

kartu

(dua)

berwarna

rangkap

lembar

kendali

lembar

kuning

III

sebagai

pengantar kepada tata

tanda bukti bahwa naskah

usaha pengolah.

dinas sudah diterima.

e) Menyusun

kartu

3) Mengembalikan

kartu

kendalilembar I berwarna

kendali lembar III berwarna

putih di

kuning kepada pengendali.

dalam lemari

katalok urutan susunan

berdasarkan kode. kode,

kendali

Dalam kartu disusun

berdasarkan urutan abjad pada indeks. lembar II berwarna hijau dalam almari katalog. tugas:

mempunyai

kartu

kendali

lembar IV berwarna merah dalam

almari

katalok

berdasarkan urutan nomor kode. 5) Mengisi

f) Menyusun kartu kendali

5) Penyimpan

4) Menyimpan

lembar

disposisi

rangkap 2 (dua). 6) Menyampaikan

naskah

dinas yang diterima dari unit kearsipan kepada pengolah


untuk diselesaikan, disertai

3) Menyimpan

lembar disposisi.

berwarna

7) Menyimpan 1 (satu) lembar yang

ada

pada

biasa

naskah

beserta

2

pengolahannya

dan

dinas

menyampaikan

naskah

(dua)

dinas yang sudah selesai pengolahannya

dari pengendali.

penyimpan.

9) Membubuhkan paraf pada

Unit kearsipan

tanda bukti bahwa berkas

1) Pengendali

1

(satu)

pengendali.

• Memberikan

nomor

urut

pada kartu kendali. • Menyimpan kartu kendali

Naskah

Dinas

Keluar

berwarna

putih

menurut

urutan nomor kode.

Pengurusan naskah dinas keluar

mempunyai

tugas:

lembar pengantar kepada Pengurusan

kepada

b)

lembar pengantar sebagai dinas sudah diterima.

2.

naskah

dinas yang belum selesai

rangkap lembar pengantar

10) Mengembalikan

menurut

4) Mengendalikan

pengolah. 8) Menerima

merah

kendali

urutan nomor kode.

disposisi sebagai pengganti arsip

kartu

meliputi

dilaksanakan

kegiatan

oleh

tata

yang usaha

pengolah dan unit kearsipan. usaha

pengolah

mempunyai

tugas: 1) Mencatat

kartu

kendali berwarna kuning kepada penyimpan. • Mengembalikan

Tata

a)

• Menyampaikan

kartu

kendali berwarna merah kepada

tata

usaha

pengolah. naskah

dinas

• Mengembalikan

konsep

keluar dalam kartu kendali

yang diterima dari pengirim

rangkap 3 (tiga) berwarna

kepada

putih, kuning, dan merah.

pengolah.

2) Menyampaikan konsep dan

2) Penyimpan

tata

usaha

mempunyai

net beserta 3 (tiga) kartu

tugas:

kendali kepada pengendali

Menyimpan

pada unit kearsipan.

berwarna kuning menurut

kartu

kendali

urutan nomor kode sebagai

11


pengganti

arsip

selama

tentang pemungutan sampah. Setiap

naskah dinas masih berada

akhir tahun dilakukan pergantian dan

di unit pengolah

penyimpanan

3) Pengirim mempunyai tugas: a) Mengirim

net

sementara

akan

berubah menjadi penyimpanan tetap Penyimpanan arsip dilakukan

kepada

oleh arsiparis dengan cara menyusun

alamat. b) Menyampaikan

arsip di dalam folder menurut urutan

konsep

kode

kepada pengendali.

klasifikasi,

kemudian

folder

tersebut dimasukkan ke dalam kotak F.

arsip in aktif dan disusun secara

Prosedur penyimpanan arsip di kantor Perpustakaan Arsip dan

vertical.

Dokumentasi

ditempatkan di dalam rak arsip dalam

Kabupaten

Kotak

arsip

in

aktif

suatu ruangan tertentu dengan suhu

Tulungagung. Menurut

seorang

pengaturan suhu yang ditentukan.

staf

mengatakan bahwa tujuan diterapkan prosedur penyimpanan arsip salah

Kecepatan Penemuan Kembali

G.

satunya adalah bila sewaktu-waktu

Arsip

Di

Kantor

Perpustakaan

arsip tersebut diperlukan bisa dengan

Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten

mudah dan cepat ditemukan kembali.

Tulungagung. Salah satu tujuan dari kegiatan

Untuk surat masuk, surat yang disimpan adalah surat yang asli dan

kearsipan

copy

arsip tersebut dapat dengan cepat

suratnya

disimpan

unit

adalah

pengolah, dan surat keluar yang

dan

disimpan adalah copy suratnya.

Penemuan kembali arsip sangat erat

Prosedur penyimpanan arsip

mudah

sewaktu-waktu

hubungannya

ditemukan dengan

kembali. prosedur

terdiri dari dua macam cara, yaitu

penyimpanan arsip yang digunakan,

penyimpanan

serta

sementara

dan

tergantung

dari

kecekatan

Penyimpanan

tugas kearsipan. Oleh sebab itu perlu

sementara dilakukan terhadap arsip

dipertimbangkan tentang pemilihan

yang sifatnya biasa dan masih ada

sistem

kelanjutannya, seperti arsip yang

sesuai dengan kebutuhan. Untuk

harus

mempermudahkan

penyimpanan

tetap.

dilaporkan

setiap

bulan

penyimpanan

arsip

yang

petugas

laporan

kearsipan dalam penemuan kembali

pemungutan dan penyetoran sticker

arsip diperlukan prosedur penemuan

parkir dan karcis parkir dan laporan

kembali arsip yang tepat.

misalnya

tentang


Data Penemuan Kembali Arsip

petugas arsip memasuki ruangan

Prosedur penemuan kembali arsip

dimana arsip yang akan dicari

berdasarkan

observasi,

tersebut disimpan, lalu diambilnya

wawancara dan tes kecepatan

sebuah folder yang didalamnya

yang dilakukan peneliti di Kantor

ada banyak arsip yang sejenis,

Perpustakaan

setelah itu petugas mengambil

1.

Arsip

Dokumentasi

dan

Kabupaten

arsip

yang

dicarinya

dengan

data

yang

Tulungagung, maka data tentang

mencocokkan

prosedur penemuan kembali arsip

dicatatnya dari komputer dengan

dapat

arsip yang ditemukannya

diperjelaskan

sebagai

Perhitungan

berikut: a.

Mengetahui

subjek

atau

pokok masalah dan tahunnya. b.

Mencari nomor urut agenda Mencari

arsip

snelhechter

sesuai

menemukan

arsip dimulai ketika petugas atau arsiparis berada di depan rak

dalam

pada saat dimulai pencarian dan

dengan

berakhir pada saat arsip yang

pokok masalah dan tahun surat d.

untuk

yang

arsip. Perhitungan detik dimulai

surat dalam buku agenda c.

diperlukan

waktu

diminta

telah

ditemukan.

snelhecter

Perhitungan detik diakhiri pada

ditemukan, langkah selanjutnya

saat arsiparis sudah menemukan

yaitu

stop

Setelah mencari

diperlukan

arsip

dalam

yang

snelhecter

map

halaman

agenda.

kode mencari

arsip

snelhechter

meskipun belum diambil tetapi di

sesuai dengan nomor urut buku Misalnya

atau

depan

yang

sudah

diminta.

menggunakan handphone

sebagai

penyetoran

digunakan

untuk

parkir

dan

karcis parkir. Langkah pertama

berapa

yang akan dilakukan petugas arsip

diperlukan

yaitu mengetahui arsip yang akan

kembali arsip.

Peneliti

stopwatch

tentang laporan pemungutan dan sticker

tertera

lama

alat

yang

mengukur

waktu

untuk

dari

yang

menemukan

tergolong arsip

Dari hasil tes kecepatan

sementara atau arsip tetap dalam

penemuan kembali arsip yang

katalog di komputer dan tidak lupa

telah dilakukan berdasarkan arsip

mencatat kode, nomor urut serta

surat

tahun arsip tersebut, kemudian

diketemukan,

dicari

tersebut

yang

diminta

untuk

maka

angka


kecermatan penemuan kembali

dan angka efisiensi penemuan

arsip di

Kantor

kembali

Arsip

dan

Perpustakaan, Dokumentasi

arsip

bawah ini:

sangat cermat karena semua arsip

Angka Kecermatan

yang

diminta

telah

ditemukan dan jika dilihat dari angka

efisiensinya,

tergolong

sangat baik karena dari hasil perhitungan berdasarkan hasil tes kecepatan menunjukkan kurang dari 1 (satu) menit. Kriteria

Jangka

Waktu

Penemuan Kembali Arsip Dari hasil tes kecepatan penemuan kembali arsip, maka dapat diperoleh kriteria tentang jangka waktu penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan Arsip dan

Dokumentasi

dengan

menggunakan rumus seperti di

Kabupaten Tulungagung tergolong yang

2.

13

Kabupaten

Obj100

AK =

Keterangan: AK

= Angka Kecermatan

∑WTK =Jumlah warkat tidak diketemukan ∑WK =Jumlah warkat yang diketemukan Maka perhitungannya: Jumlah

warkat

yang

tidak

ditemukan= 0 Jumlah warkat yang ditemukan = 30

Tulungagung Obj101

Prosentasi Penemuan Arsip Kembali No 1

Waktu < 1 menit

2 3

1 menit > 1 menit

4

Tidak ditemukan Jumlah

Kriteria Sangat cepat Cepat Kurang cepat Tidak ditemukan

F 27

Presentase 90 %

1 2

3,3 % 6,7 %

0

0%

30

100 %

Sumber: Hasil tes kecepatan penemuan kembali arsip

Dari hasil tes kecepatan

Jadi, AK = = 0 %

Dari hasil tersebut diketahui bahwa

angka

kecermatan

penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan Dokumentasi

Arsip

Kabupaten

Tulungagung adalah berada pada criteria ”Sangat Cermat” karena kurang dari 3 %. Angka efisiensi

penemuan kembali arsip dapat dicari besarnya kecepatan dan angka efisiensi penemuan kembali arsip. Besarnya angka kecepatan

dan

Obj102

AE= Keterangan:

AE

= Angka efisiensi


∑WP =Jumlah waktu yang

masih ada yang belum terlatih

diperoleh

karena pegawai kearsipan yang

∑WPA = Jumlah permintaan arsip

ditunjuk untuk tugas pengelolaan

Dari rumus diatas, maka diperoleh

arsip, ada yang tidak memiliki latar

perhitungan sebagai berikut:

belakang

Jumlah waktu yang diperoleh =

kearsipan. Hal ini terbukti dengan

1218

cara kerja petugas-petugas yang

Jumlah permintaan arsip = 30

mengurusi arsip hanya berpacu

pendidikan

tentang

pada salah satu petugas. 2.

Obj103

Kondisi

AE = = 40.6” → 41”

prasarana

Dari hasil perhitungan diatas

maka

dapat

Sarana Dan Prasarana

dikatakan

yang

penemuan kembali arsip di Kantor

Dokumentasi

Perpustakaan

Tulungagung

Dokumentasi

dan

terbatas

Kabupaten

Tulungagung

adalah

dan

diterapkan

di

kantor Perpustakaan, Arsip dan

bahwa

Arsip

sarana

Kabupaten dalam

seperti

kategori

halnya

filling

cabinet, rotary arsip,dsb. Hal ini

“Sangat

telah dibuktikan dengan masih

Baik” karena kurang dari 1 menit.

adanya warkat-warkat yang belum ditempatkan

Kendala Yang Dihadapi Dalam

H.

Pengelolaan

Arsip

Perpustakaan

Di

Kantor

Arsip

Dan

Dokumentasi

belum

ditata

bertumpukan

Kabupaten

dan di

masih

rak

dalam

ruangan tertentu.

Beberapa

kendala

yang

dihadapi dalam pengelolaan arsip di Perpustakaan

Arsip

Dokumentasi

dan

Kabupaten

Tulungagung, antara lain: 1.

dengan

tempatnya. Banyak arsip yang

Tulungagung

kantor

sesuai

Sumber Daya Manusia

3.

Kurangnya Perhatian Arsiparis Terhadap Penataan Arsip. Perhatian

arsiparis

dikategorikan

sebagai

penghambat dengan alasan tidak seimbangnya

antara

petugas

Salah satu staf menyatakan

arsiparis dengan arsip yang harus

bahwa di Kantor Perpustakaan,

ditangani. Dalam hal ini, banyak

Arsip

Dokumentasi

latar belakang petugas arsip yang

Kabupaten Tulungagung, petugas

tidak sesuai bidangnya sehingga

yang khusus menangani arsip

kurang

dan

akan

keahlian

dan


ketrampilan

yang

dimiliki

azas

desentralisasi

sedangkan pekerjaan arsip yang

pelaksanaannya

harus ditangani begitu besar.

oleh

dalam

dan

15

hal

dilakukan

Satuan

Organisasi

Pemerintah di Daerah. I. Proposisi Hasil Kajian

3. Peralatan Dan Perlengkapan

1. Sistem Penyimpanan Arsip Di

Arsip

Yang

Digunakan

Di

Kantor Perpustakaan, Arsip Dan

Kantor Perpustakaan Arsip Dan

Dokumentasi

Dokumentasi

Kabupaten

Tulungagung

Tulungagung.

Sistem penyimpanan arsip yang

digunakan

Perpustakaan Dokumentasi Tulungagung

Kabupaten

Dilihat

dari

segi

jumlah,

di

kantor

peralatan dan perlengkapan yang

Arsip

dan

sudah ada sangat begitu banyak,

Kabupaten

tetapi peralatan dan perlengkapan

adalah

sistem

akan bertambah dan berkurang

kombinasi antara sistem nomor

dengan sendirinya saat ada arsip

dan sistem subyek atau masalah,

yang

dengan pengaturan suhu pada

keluar.

arsip yang berupa foto sekitar 5°-

4.

masuk

dan

arsip

yang

Prosedur Pengelolaan Arsip Di

10° sedangkan untuk arsip yang


berupa kertas-kertas pengaturan

Dokumentasi

suhunya sebesar 10°-23°.

Tulungagung

2. Azas Penyimpanan Arsip Di

Langkah-langkah


menyelesaikan

Dokumentasi

bersangkutan

Kabupaten

Tulungagung.

Kabupaten untuk pekerjaan sejak

permulaan

sampai selesai. Dalam prosedur

Azas yang diterapkan di

kearsipan terdiri dari dua prosedur

kantor Perpustakaan Arsip dan

yaitu prosedur permulaan dan

Dokumentasi

prosedur penyimpanan.

Tulungagung

Kabupaten adalah

azas

5. Prosedur Penyimpanan Arsip Di

kombinasi antara azas sentralisasi


dan

Azas

Dokumentasi

dimaksudkan

Tulungagung

desentralisasi.

sentralisasi

yang

adalah dalam hal kebijaksanaan

Penyimpanan

Kabupaten arsip

yang mana azas ini dilakukan oleh

dilakukan oleh arsiparis dengan

Bupati

cara menyusun arsip di dalam

Tulungagung, sedangkan


folder

menurut

klasifikasi,

urutan

kemudian

kode

antara sistem nomor dan sistem

folder

tersebut dimasukkan ke dalam

subjek atau masalah. Azas penyimpanan arsip di

2.

kotak arsip in aktif dan disusun


secara vertical. Kotak arsip in aktif

Dokumentasi

Kabupaten

ditempatkan di dalam rak arsip

Tulungagung

adalah

dalam

menggunakan

suatu

ruangan

tertentu

azas

gabungan

dengan suhu pengaturan suhu

antara azas sentralisasi dan azas

yang ditentukan.

desentralisasi. Azas sentralisasi dilakukan oleh Bupati dan azas desentralisasi

6. Kecepatan penemuan kembali dan

Dokumentasi

Kabupaten Tulungagung Angka

Daerah. Peralatan dan perlengkapan

3. yang

kecermatan

oleh

Satuan Organisasi Pemerintah di

arsip di kantor Perpustakaan Arsip

dilakukan

digunakan

Perpustakaan,

di Arsip

Kantor dan

penemuan kembali arsip di Kantor

Dokumentasi

Perpustakaan

dan

Tulungagung sudah baik seperti

Kabupaten

rak arsip, box, filling cabinet,

Tulungagung adalah berada pada

folder, ordner, snelhechter dan

kriteria “Sangat Cermat” karena

lain-lain

kurang dari 3 %.

penambahan

peralatan

perlengkapan

secara

Arsip

Dokumentasi

Dan kembali

efisiensi arsip

Perpustakaan

penemuan di

Tulungagung

perlu

adanya dan khusus,

Kantor

kalau dilihat dari segi jumlah,

dan

peralatan dan perlengkapan yang

Kabupaten

ada sudah ada sangat banyak,

“Sangat

tetapi tidak menutup kemungkinan

Arsip

Dokumentasi

tidak

Kabupaten

adalah

Baik” karena kurang dari 1 menit.

akan

bertambah

dengan

sendirinya pada saat ada arsip KESIMPULAN

J. 1.

yang masuk.

Sistem penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi

Kabupaten

Tulungagung

adalah

menggunakan sistem kombinasi

Mekanisme pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah semua arsip yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan pemilahan, untuk memisahkan arsip asli, duplikat dan non arsip, setelah itu, dilakukan pendataan


arsip yang dibuat dalam Daftar Pertelaan Arsip, selanjutnya dilakukan pembungkusan arsip yang kemudian dimasukkan ke dalam kotak arsip dan terakir dilakukanlah penyimpanan yaitu dengan meletakkan kotak arsip tersebut pada rak arsip yang terdapat pada ruang penyimpanan arsip. Mekanisme

4.

penyimpanan

arsip di

Kantor

Arsip

Dan

Kabupaten dengan

Perpustakaan,

menyusun kemudian

folder

arsip tersebut dimasukkan dalam rak arsip di suatu ruangan tertentu dengan pengaturan suhu yang telah ditentukan. mekanisme

penemuan

arsip

di

Perpustakaan,

Kantor

Arsip

Dan

Dokumentasi

Kabupaten

Tulungagung

dilakukan dengan

mengetahui

subjek

atau

sumber masalah serta tahunnya terlebih dahulu, kemudian mencari nomor urut agenda surat dalam buku agenda, mencari arsip dalam snelhechter sesuai dengan pokok masalah setelah

dan

Tulungagung

yaitu

mengenai

tenaga-tenaga SDM, sarana dan prasarana,

serta

perhatian

arsiparis

kurangnya terhadap

penataan arsip.

Abubbakar, H. 1985 Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan

secara vertical. Kemudian kotak

cara

Kabupaten

arsip

kotak arsip in aktif dan disusun

kembali

Dokumentasi

DAFTAR PUSTAKA

tersebut dimasukkan ke dalam

5.


yaitu

dalam folder menurut urutan kode kualifikasi,

Kendala yang dihadapi di

Dokumentasi

Tulungagung

cara

6.

17

tahun

snalhechter

suratnya, ditemukan

langkah selanjutnya yaitu mencari arsip yang diperlukan.

Amsyah, Z. 1990. Manajemen kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Arikunto, S. 1992. Prosedur Penelitian Suatu pendekatan Praktik. Edisi Revisi. Jakarta: PT Karya Cipta Barthos, B. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Bogdan, R.C & Taylor, S.J. 1975. Introduction to Qualitative Research Method: A Phenomenological Approach to the Social Sciens. New York: john wiley & Sons Bogdan, R.C & Biklen, S.K. 2003. Qualitative Research for Education: An Introduction to the Theory and Method. Boston: Ally and Bacon,Inc Hardiyanto. 2007. Penentuan Nilai Guna melalui Analisis Isi dalam Pengelolaan Arsip Vital Substansi. (online). Vol.16, No.2 (http://www.freejournal.com),


diakses pada September 2008

tanggal

15

Miles, M.B & Huberman, A.M. 1984. Qualitative Data Analysis. Beverly Hill, California: SAGE Publication Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju Moleong. 1996. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda karya Mulyono, S, dkk. 1984. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty Nazir. M. 1988. Metode penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia Nasution. 1998. Metode Penelitian Kualitatif Naturalistik. Bandung: Torsita Patton, M.Q. 1987. Qualitative Evaluation Methodes. Beverly Hill. Sage Publication Sapir. 1994. Manajemen Perkantoran. Malang: OPF IKIP Malang Sedarmayanti, Dr. M.Pd. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung: CV Mandar Maju Sugiarto, A, dkk. 2005. Manajemen Kearsipan Modern, Edisi Pertama, Yogyakarta: Gaya Media Sugiyono, Prof. Dr. 2004. Metodologi Penelitian Bisnis. Bandung: CV ALFABETA Taylor, C. 1991. Practical Office Skill. London: McGraw-Hill Book Company The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Universitas Negeri Madang. 2000. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah. Malang: UM Press. Wijaya, AW. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Yakarta: W Rajawali Yin, R. 1994. Case Study Research: Design and Method. London: Sage Publication

MODEL MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN TULUNGAGUNG OLEH: SLAMET HARIYANTO

Recommend Documents