PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA
SKRIPSI
Disusun dan diajukan Kepada Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh Wahyuni Sinaga 162009081
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa oleh karena segala berkat, anugerah, kasih dan penyertaan-Nya, penulis dapat menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi yang berjudul “Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga” dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari banyak pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis. 2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis. 3. Dra. Sri Muryani, MM. selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi yang telah memberikan banyak masukkan dan motivasi bagi para mahasiswa Progdi Pendidikan Ekonomi.
ii
4. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.si sebagai dosen pembimbing skripsidan Sebagai wali studi di Progdi Pendidikan Ekonomi yang banyak memberikan pengarahan,waktu, tenaga pikiran serta bimbingan kepada penulis dalam penyusunan skripsi dan selama studi di Progdi Pendidikan Ekonomi. 5. Seluruh dosen Pendidikan Ekonomi beserta staff Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan yang telah mendidik, memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis selama studi di Universitas Kristen Satya Wacana Progdi Pendidikan Ekonomi. 6. Kepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang memberikan
ijin
penelitian
kepada
penulis
dalam
memperlancar
penyusunan skripsi. 7. Orang tua tercinta yang telah mendukung dalam doa, motivasi dan biaya selama penulis mengenyam pendidikan di Pendidikan Ekonomi serta yang selalu memberikan perhatian dan kasih sayang, “I love You ...” 8. Suami tercinta Harry Seaga Hutagaol dan putri tercinta Audrey Anabel Romauli Hutagaol kalian segalaya dalam saat duka dan suka saat menyusun skripsi ini, “I Love You...” 9. Seluruh keluarga yang selalu memberi semangat dan motivasi dalam penyelesaian skripsi ini, terkhusus kak Mona Sinaga beserta keluarga, abang Herwin Sinaga beserta keluarga, kak Leni sinaga, adik tersayang Sandi Sinaga, Inang Simanjuntak, bang Hardi Hutagaol,Ryan Hutagaol, Hana Hutagaol, “I Love You....”
iii
10. Keluarga Besar Batak Salatiga , bang Petrus Pulungan, kak Ora Manik, Cia Pulungan, Lili Pulungan, kak Ribka Munthe, Ester Sirait, Tio Simarmata, Frengki Sinaga, Melvia Manik, Imanuel Sinaga, kak Hendayana Sinabariba, Ando Sinaga, Agung Limbong, Rocky Sigiro, Rara Purba, Rani Manjorang, Lamhot Sinaga, bang Raymond Sipayung, tulang Nimrod Saragih, kak Velany Tobing, kak Stevanie Lestari, kak Issaura, Merry Sembiring, Rani Sihombing, Sadrah Barus, Endang Naibaho, bang Eben Butar-butar, bang Andreas Butar-butar, bang Martin Butar-butar, bang Saut Hutahean, kalian semua keluarga kecilku di Salatiga terima kasih buat semuanya. 11. Teman dan sahabat terdekatku, Eka Murniasih, Riana Krama Dewi, Slamet Setyaningsih, terima kasih atas kebersamaan di kampus tercinta UKSW Salatiga.
iv
Penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan berkat dan anugerah-Nya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi. Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Tuhan memberkati kita semua dari dulu, sampai sekarang dan selama-lamanya. Salatiga,September 2014
Penulis
v
Persembahan Bapak dan Mama yang selalu ada untuk ku ...... Keluaraga besar yang selalu ada untuk ku..... Orang-orang yang selalu berada didekatku, teman-teman sahabatku........ Semua yang mencintaiku dan menyayangiku....... Semoga ini akan menjadi awal yang indah dalam perjalanan dan karirku ke depan DOA ku menyertaimu.......................
Wahyuni Sinaga
vi
Motto
“Ku bersyukur selalu pada-Mu ya Tuhan... Karna ku tau semua akan indah pada waktunya Dan setiap pencobaan yang ada tak akan melebihi Kekuatanku... ”
“ Berbahagialah orang, yang menaruh kepercayaannya pada Tuhan” “Serahkanlah segala kekuatiranmu kepadaNya, sebab Ia yang memelihara kamu”
vii
ABSTRAK Setiap kantor baik Pemerintah maupun Swasta memerlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan administrasi, dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu organisasi.Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah “Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, dan mengetahui faktor-faktor yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Penelitian ini dilakukan di Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data menggunakan metode wawancara, observasi, dokumentasi. Hasil penelitian pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga meliputi : sistem penyimpanan, filling sistem penyimpanan arsip dinamis, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis, peralatan dan perlengkapan, penemuaan kembali arsip dinamis, syarat-syarat pegawai kearsipan, dan sistem kearsipan yang baik. Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga belum secara maksimal. Hal ini dibuktikan karena belum tersedianya sumber daya manusia yang memadai, peralatan penyimpanan arsip yang kurang, dan belum adanya pelaporan secara teratur. Saran yang bisa penulis berikan adalah peralatan penyimpanan arsip ditambah. Sumber daya manusia perlu diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan arsip, serta perlu pelaporan kegiatan kearsipan secara teratur sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan lebih baik. Kata kunci: Arsip, Pengelolaan arsip .
viii
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xii ABSTRAK ........................................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ......................................................................................1 1.2. Rumusan masalah..................................................................................4 1.3.Tujuan penelitian ....................................................................................5 1.4.Signifikansi penelitian............................................................................5 1.4.1. Signifikansi Teoritis ......................................................................5 1.4.2. SignifikansiPraktis .........................................................................5 1.5.Keterbatasan ..........................................................................................6 BAB II LANDASANTEORI 2.1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................................7 2.1.1. Pengertian Arsip ............................................................................7 2.1.2.Pengertian Kearsipan ......................................................................8 2.2. Pengertian Arsip Dinamis .....................................................................9 2.3. Kegunaan Arsip Dinamis ....................................................................10 2.4.Pengelolaan Arsip Dinamis ..................................................................13 2.4.1.Sistem Penciptaan ........................................................................13 2.4.2.Filling sistem penyimpanan arsip .................................................15 2.5.Pemeliharaan arsip dinamis..................................................................16 2.6.Penemuan kembali arsip dinamis .........................................................17 2.7. Penyusutan arsip dinamis ....................................................................19 2.8. Sistem kearsipan yang baik .................................................................20 2.9. Kerangka dasar penelitian ...................................................................24 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ....................................................................................26 3.2.Metode Penelitian.................................................................................26 3.3.Lokasi Penelitian ..................................................................................28
ix
3.4. Metode pengumpulan Data .................................................................27 3.4.1. Wawancara ..................................................................................27 3.4.2. Observasi .....................................................................................27 3.4.3.Dokumentasi .................................................................................28 3.4.4.Matode Trianggulasi Data ............................................................28 3.5.Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis..............................................28 3.6. Metode Analisis Data ..........................................................................29 3.7.Instrumen Penelitian.............................................................................31 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian ...................................................................................33 4.1.1. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ......................................................................................33 1. Visi .........................................................................................33 2. Misi ........................................................................................33 4.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ..............................................................................34 1. Tugas pokok ...........................................................................34 2. Fungsi ....................................................................................34 4.1.3. Struktur Organisas .....................................................................34 4.1.4. Tugas Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ..........................35 4.1.5. Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ....36 4.1.6. Pengelolaan arsip dinamis .........................................................38 4.1.7. Sistem Penciptaan Arsip dinamis ..............................................38 4.1.8. Filling sistem kearsipan yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis ..............................................................................38 4.1.9. Pemeliharaan arsip dinamis .......................................................39 4.1.10. Penemuan kembali arsip dinamis ............................................40 4.1.11. Penyusutan arsip dinamis pada Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga .................................................................40 4.2. Pembahasan .........................................................................................42
x
4.2.1. Sistem pengelolaan arsip dinamis .............................................69 4.2.1.1. Filling sistem penyimpanan arsip dinamis ...................42 4.2.2. Penemuan kembali arsip dinamis ..............................................44 4.2.3. Penyusutan arsip dinamis ..........................................................45 4.2.4. Syarat-syarat pegawai kearsipan ...............................................46 4.2.5. Sistem kearsipan yang baik .......................................................47 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan..........................................................................................49 5.2. Saran ....................................................................................................51
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
xi
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Gambar 3.1 Gambar 4.1
Kerangka Dasar Penelitian ............................................................. 24 Komponen analisis Data Model Miller dan Hubermman ............. 29 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ........................................................... 34
xi
Daftar Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7
Wawancara…………………………………………………...53 Data Collection……………………………………………...54 Reduksi Data………………………………………………... 62 Data Display…………………………………………………66 Coding……………………………………………………….69 Kuesioner…………………………………………………….73 Foto……………………………………………….………….76
xii
