SISTEM INFORMASI PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DI BADAN ARSIP DAERAH SUMATERA SELATAN DI PALEMBANG MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Marsella Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Dalam penelitian yang dibuat ini saya membuat judul Sistem Informasi Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) di Badan Arsip Daerah Sumatera Selatan Palembang dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 2007 dan databases SQL Server 2008 dengan menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle ( SLDC ) . Penelitian dilakukan di Badan Arsip Daerah yaitu sebagai suatu lembaga pembina dan penyelenggara, pengelolaan pengarsipan di lingkungan pemerintah provinsi sumatera selatan yang keberadaan nya ditentukan oleh operasionalisasi dan implementasi berbagai kegiatan yang ada di sumatera selatan, sistem informasi yang ada di badan arsip daerah provinsi sumatera selatan di palembang kurang efektif dan efisien sehingga lamban dalam pengerjaan arsip dan sistem informasi peningkatan manusia (SDM) dapat mengatasi masalah yang terjadi di Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan Palembang didalam sistem ini terdapat form input petugas anri, form permohonan, form pembinaan, form pelaksanaan pembinaan, form hasil data pembinaan, form persetujuan, form hasil akhir pembinaan, Laporan permohonan, laporan pembinaan, laporan hasil akhir pembinaan. Kata Kunci : Sistem Informasi, Badan Arsip Daerah Sumatera Selatan, Delphi 2007, SQL Server 2008. PENDAHULUAN Badan Arsip Daerah Povinsi Sumatera Selatan adalah suatu lembaga pembina dan penyelenggara pengelolaan kerasipan dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan, keberadaannya sangat ditentukan oleh operasionalisasi dan implementasi berbagai kegiatan yang telah menjadi tanggung jawab Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan yang telah diatur dalam Peraturan Daerah Sumatera Selatan Nomor 8 Tahun 2012 dan Keputusan Gubernur Provinsi Sumatera Selatan Nomor 41 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan. Untuk tercapainya efisiensi aktivitas penemuan kembali informasi secara tepat, cepat dan akurat dalam rangka menunjang pengembalian keputusan, pelaksanaan operasional umum, penyediaan bahan bukti kebijakan dan kegiatan organisasi serta terciptanya profesionalisme yang handal dan bertanggung jawab di bidang kearsipan, maka perlunya sumber daya manusia yang kreatf dan efisien oleh karena itu perlu adanya pelatihan-pelatihan dan pembinaan arsip yang diberikan oleh Badan Arsip Daerah Povinsi Sumatera Selatan. Berikut adalah tabel data peserta pembinaan yang di selenggarakan oleh Badan Arsip Nasional yang di khususkan untuk Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan terhitung mulai tahun 2009 s/d 2011.
1
Tabel 1. Data Pelatihan di Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan 2009-2011 No Nama Pelatihan Tahun 2009 Tahun 2010 Tahun 2011 1. Diklat 50 Orang 45 Orang 56 Orang 2. Bintek 38 Orang 25 Orang 10 Orang 3. Beasiswa 30 Orang 25 Orang 44 Orang Pada saat ini sistem peningkatan maupun pembinaan sumber daya manusia di badan arsip daerah provinsi sumatera selatan palembang masih memiliki kekurangan pada penginputan maupun pengumpulan data pegawai yang akan dilakukan pembinaan yang masih dilakukan dalam sebuah kertas, sehingga memiliki kekurangan dalam pengumpulan dan memiliki kekurangan dalam penyimpanan data nya yang terbatas, memerlukan lembar kerja yang banyak dan dibuat berulang ulang, sehingga menyebabkan proses pencarian data memerlukan waktu yang lama dan mengakibatkan keterlambatan dalam pembuatan laporan. Untuk mengatasi kekurangan tersebut, dibutuhkan aplikasi yang mampu menampung data dalam jumlah besar dan memiliki keamanan yang baik sehingga mempermudah proses pengolahan data peningkatan maupun pembinaan sumber daya manusia di badan arsip daerah sumatera selatan di palembang, LANDASAN TEORI Sistem Menurut Abdul (2003:54), Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Kristanto (2007:1), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi Menurut Kristanto (2007:7), informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa sebuah informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Sistem Informasi Menurut Kristanto (2007:12), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Andri (2008:12), sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang kan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk arus dari data system, yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami system secara logika, tersrtuktur dan jelas. DFD terdiri dari diagram konteks (context diagram) dan diagram rinci (DFD Levelled).
2
1. Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi peningkatan sumber daya manusia ( SDM ).
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terinci. 2.
Gambar 2. Diagram Level 0
3
3.
Diagram Level 1
Gambar 3 Diagram Level 1 4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkann hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengolah data peningkatan sumber daya manusia di Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan, program tersebut terdiri dari beberapa file pendukung yang terakumulasi dalam project program, file yang mendukung program tersebut yaitu:
4
a) Login Form login ini berfungsi untuk masuk ke form menu, yang terlebih dahulu harus mengisi username dan password khusus pengguna aplikasi, adapun tampilan form login seperti pada Gambar di bawah ini:
Gambar 5 Form Login b) Menu Utama Form menu utama merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti pada Gambar 6 :
Gambar 6 Form Menu Utama Menu utama terdiri dari beberapa sub menu diantaranya : a. Sub Input Data Petugas Anri , berfungsi untuk mengolah data petugas anri pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data petugas anri seperti pada gambar 7 :
Gambar 7. Form Menu Petugas ANRI
5
b. Sub Input Data Permohonan, berfungsi untuk mengolah data permohonan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data permohonan seperti pada gambar 8:
Gambar 8. Form Menu Permohonan c. Sub Input Data Pembinaan, berfungsi untuk mengolah data Pembinaan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data Pembinaan seperti pada gambar 9:
Gambar 9. Form Menu Pembinaan d. Sub Input Data Jenis Pembinaan, berfungsi untuk mengolah data jenis Pembinaan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data pelaksanaan Pembinaan seperti pada gambar 10:
Gambar 10. Form Menu Pelaksanaan Pembinaan
6
e. Sub Input Hasil Data Pembinaan, berfungsi untuk mengolah data hasil Pembinaan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data hasil Pembinaan seperti pada gambar 11.
Gambar 11. Form Menu Hasil Data Pembinaan f. Sub Input Data Persetujuan, berfungsi untuk mengolah data persetujuan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data persetujuan seperti pada gambar 12.
Gambar 12. Form Menu Persetujuan g.
Sub Input Data Hasil Akhir Pembinaan, berfungsi untuk mengolah data hasil akhir pembinaan pada Badan Arsip Daerah di Palembang. Adapun tampilan submenu input data hasil akhir pembinaan seperti pada gambar 13.
7
Gambar 13. Form Menu Hasil Akhir Data Pembinaan h. Sub Output Laporan Data Permohonan, merupakan opsi untuk mencetak semua laporan Permohonan,. Adapun tampilan submenu output laporan Permohonan,seperti pada gambar 14:
Gambar 14. Form Menu Laporan Permohonan i. Sub Output Laporan Data Pembinaan merupakan opsi untuk mencetak semua laporan Pembinaan,. Adapun tampilan submenu output laporan Pembinaan ,seperti pada gambar 15:
Gambar 15. Form Menu Laporan Pembinaan
8
j. Sub Output Laporan Data Hasil Akhir Pembinaan, merupakan opsi untuk mencetak semua laporan Hasil Akhir Pembinaan. Adapun tampilan submenu output laporan data Hasil Akhir Pembinaan seperti pada gambar 16.
Gambar 16. Form Menu Hasil Akhir Data Pembinaan KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan sudah diuraikan dalam, penelitian tentang Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) di Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan Palembang Maka, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Peningkatan Sumber Daya Manusia dapat mempermudah pengolahan peningkatan sumber daya manusia pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan Palembang dan dapat mempermudah dalam penginputan data peningkatan maupun pembinaan yang dilakukan oleh Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan Palembang serta mempermudah dalam pembuatan laporan hasil akhir dari pembinaan guna untuk meningkatkankan Sumber Daya Manusia di Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan Palembang 2. Sistem Informasi Peningkatan Sumber Daya Manusia yang dibuat dapat membantu proses peningkatan sumber daya manusia serta dapat mempercepat menyimpanan laporan hasil akhir dari peningkatan sumber daya manusia yang dilakukan. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jogyakarta : Gava Media.
9
