SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMKN 6 PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008
Andri Ardiansyah Jurusan Sistem Informasi STMIK PALCOMTECH PALEMBANG Abstrack Rancangan Sistem Administrasi Kesiswaan pada SMKN 6 Palembang ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan aliran data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa field yang digunakan dalam sistem tersebut. Sistem terdiri dari unitunit kerja yang tergabung didalam sistem dimulai dari data siswa, data guru, data ruang, data kelas, data jadwal, dan data nilai yang terhubung satu sama lain. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk menerapkan suatu sistem yang terintegrasi dengan database agar aktifitas kegiatan unit-unit kerja lebih efektif dan terkontrol dengan baik sehingga menghasilkan informasi yang baik pula. Dalam penulisan ini penulis dapat simpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah Sistem Administrasi Kesiswaan dengan Menggunakan Delphi 2007 dan SQL server 2008.. Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pengolahan data-data yang berkaitan dengan kegiatan sekolah yaitu penjadwalan dan pemagian kelas yang menghubungkan masing-masing bagian sehingga memudahkan kontrol kegiatan sekolah serta menghasilkan laporan yang berupa laporan data kelas, laporan data siswa, laporan data guru, laporan nilai, laporan jadwal pelajaran, laporan jadwal mengajar, Surat tugas mengajar dan Surat Tugas Menjadi Wali Kelas. Kata kunci : Sistem Administrasi,Kesiswaan, SMKN 6, Delphi, SQL server
PENDAHULUAN Dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak luput dari pegelolaan masalah Administrasi, karena Administrasi merupakan titik pokok di dalam perusahaan. Untuk berkembang, tumbuh, dan bergerak. Perusahaan itu dibutuhkan Administrasi yang baik. Administrasi adalah sesuatu yang terdapat didalam sesuatu organisasi modern yang memberi hayat kepada organisasi tersebut, sehingga organisasi itu dapat berkembang, tumbuh dan bergerak.Didalam sekolah, administrasi berperan penting dalam mendukung tertib administrasi lembaga pendidikan. Ketersediaan informasi yang akurat mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan cepat pada berbagai hal yang menyangkut siswa. Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 6 merupakan salah satu sekolah yang bertaraf internasional memiliki jumlah siswa pada tahun ajaran 2012-2013 sebanyak 1066 dan terbagi dalam 5 bidang keahlian telah menggunakan perangkat komputer dalam menlakukan aktifitas kerjanya begitu jg pada bagian kesiswaan. Tetapi belum secara menyeluruh hanya memanfaatkan dalam hal-hal kecil saja, seperti dalam pembuatan surat-surat dan laporanlaporan serta dalam pengolahan data yang masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell sehingga data-datanya masih belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Pengolahan data nilai dalam bentuk berkas yang dilakukan oleh divisi kesiswaan masih dimungkinkan hilang sehingga menyulitkan divisi kesiswaan ketika akan membuat laporan hasil belajar siswa yang baru.Pengolahan kelas dan wali kelas masih menggunkan Microsoft Excell menyulitkan bagian kesiswaan dalam pebagian kelas untuk siswa didik. Permasalahan yang sama juga terjadi didivisi kurikulum dimana pengolahan jadwal pelajaran jg masih menggunakan Microsoft Excell sehingga sering terjadinya jadwal
1
mengajar yang saling bertabrakan dengan jam pelajaran dikelas. Dan pada bagian tata usaha masih menggunakan pembukuan manual yang nantinya akan disimpan dalam berkas-berkas lemari penyimpanan sehingga akan menyulitkan saat membuat laporan data siswa dan permasalahan lain yang timbul akan terjadinya penumpukan berkas dilemari penyimpanan yang menyebabkan berkas tersebut rusak serta lamanya waktu yang diperlukan untuk mencari data karena berkas yang di simpan dilemari penyimpanan. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Menurut Kristanto (2008:1), sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Menurut Jogiyanto (2009:34), Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian Administrasi Menurut Herbert A. Simon (2011:2) mendefenisikan adminstrasi sebagai Kegiatankegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujauan bersama. Leonard D. White dalam Ilmu Kencana Syafiie dkk menurut kutipan pasolong (2011:2) mendfenisikan administrasi adaoah suatu proses yang umum pada usaha kelompok-kelompok baik pemerintah mauupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil Pengertian Sistem Administrasi Dari uraian pengertian sistem dan administrasi di atas dapat di simpulkan bahwa sistem administrasi merupakan sekumpulan prosedur atau element-elemet yang di kerjakan secara terencana yang di lakukan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan. Kesiswaan Kesiswaan adalah bagian dari sekolah yang bertugas untuk mengembangkan potensi siswa secara sistematis dan berkelanjutan sesuai dengan fungsi dan tujuan pendidikan nasional Pengertian Sistem Administrasi Kesiswaan Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Administrasi Kesiswaan merupakan usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Borland Delphi 2007 Menurut Wawan (2010:2), Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman berbasis visual yang merupakan pengembangan dari bahasa pascal SQL Server
2
Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1), SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Data Flow Diagram Menurut Hendrayudi (2008:201), Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran data/sistem secara logika. Data Flow Diagram biasanya digunakan untuk menggambarkan secara umum alur data yang meliputi input, proses, dan output. Gambaran input digambarkan dengan tanda panah yang menuju ke sistem informasi yang akan dibuat, proses digambarkan dengan sebuah lingkaran, dan output digambarkan dengan tanda panah yang menuju keluar dari proses
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.
Gambar 1 Diagram Konteks yang diusulkan 2. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem.
3
Gambar 2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
4
3. Diagram Rinci Proses Laporan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses – proses internal yang menyusun setiap proses – proses utama dalam level 0
Gambar 3 DFD level 1 proses pembuatan laporan
4. Rancangan Database (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkompenen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atributatribut. Dengan entity Relationship Diagram (ERD) dapat di lihat pada gambar dibawah ini
5
Gambar 4 Entity Relationship Diagram
1. Form Login Form login merupakan tampilan password, dan hak akses yang berfungsi untuk menjaga keteraturan data dalam mengakses sistem untuk masing-masing bidang.
6
Gambar 5 Tampilan Fom Login
2. Form Menu Utama Form menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh admin dan user. Form menu dihasilkan berdasarkan desain rancangan menu login
Gambar 6 Tampilan Form Menu Utama
3. Form Data Siswa Form data Siswa adalah tampilan untuk memasukkan data Siswa. Form data Siswa dirancang berdasarkan desain input data siswa.
Gambar 7 Tampilan Form Data Siswa
4. Form Data Guru Form data Guru adalah tampilan untuk memasukkan data Guru. Form data Guru dirancang berdasarkan desain sistem input data guru
7
Gambar 8 Tampilan Form Data Guru
5. Form Mata Pelajaran Form Mata Pelajaran adalah tampilan untuk memasukkan data Mata Pelajaran. Form data Mata Pelajaran dirancang berdasarkan desain input mata pelajaran
Gambar 9 Tampilan Form Mata Pelajaran
8
6. Form Data Kelas Form Data kelas adalah tampilan untuk memasukkan data kelas. Form data kelas dirancang berdasarkan desain input data kelas
Gambar 10 Tampilan Data Kelas
7. Form Data User Form Data User adalah tampilan untuk memasukkan data User. Form data User dirancang berdasarkan desain input data user
Gambar 11 Tampilan Data User
9
PENUTUP
Setelah melakukan penelitian pada sistem administrasi kesiswaan pada SMKN 6 Palembang, penulis mencari cara penyelesaian masalah pada yang sering terjadi. Dengan membuat sistem administrasi kesiswaan yang baru unuk memperbaiki dan mengurangi kesalahan pada sistem administrasi kesiswaan yang telah ada. Maka penulis dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran pada sistem administrasi kesiswaan SMKN 6 Palembang agar berjalan lebih efektif dan efesien sehingga dapat membantu kelancaran aktifitas sekolah. Berdasarkan pada tahap-tahap penelitian. Penulis dapat mengambil kesimpulan: a. Sistem administrasi kesiswaan yang dibuat diharapkan mampu mengolah data siswa, data guru, data mata pelajaran, pembagian kelas, membuat jadwal pelajaran dan jadwal mengajar maupun data nilai secara terkomputerisasi serta menggunakan database sebagai media penyimpanan datanya. Sehingga pengolahan data tersebut akan menjadi lebih akurat serta mampu mengurangi kesalahan dalam pengimputan. b. Dengan sistem administrasi kesiswaan yang baru diharapkan dapat mempermudah dalam pencarian data siswa dan juga dalam penyajian informasi. DAFTAR PUSTAKA Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Jogiyanto. 2008. Sistem Teknologi Informasi, Edisi 3. ANDI : Yogyakarta: Wawan. 2010. Pemrograman Delphi 8.0. CV. Bandung : CV. Yrama Widya. Nugroho, Aryo. 2009. Mengimplementasikan Sql Server 2008. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. CV. Andi Offset : Yogyakarta. Hendrayudi. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat. Romney, Marshall B. 2006. Accounting Information System. Salemba Empat: Jakarta. Ali Faried 2011. Teori dan Konsep Admnistrasi dari pemikiran paradigmatik menuju redefenisi. RajaGrafindo Persada ; jakarta
10
