SISTEM PELAYANAN BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH DAN DIKLAT KOTA PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Dewi Maryati Dianni Doso Priyono Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Rancangan Sistem Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang. Dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yang menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut, Sistem Pelayanan ini meliputi beberapa sub sistem yang terintegrasi terdiri dari form pegawai, form syarat, form prasyarat, form update status, form surat izin, form surat pengantar, form SK, form karpeg, form karis/ karsu, form sertifikat satyalancana, form pelatihan, form surat edaran, form lampiran, form syarat registrasi, form registrasi, form sertifikat pelatihan, form pengambilan. Sub sistem harus terintegrasi dengan baik agar aktivitas dapat efisien dan efektif serta dapat saling mengontrol. Adapun tujuan penulis skripsi ini adalah agar dibagian pelayanan kepegawaian menjadi efisien dan efektif. Dalam penulisan ini Penulis dapat menyimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah Sistem Pelayanan badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang dengan Menggunakan Delphi dan SQL Server. Sebuah Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pelaynan kepegawaian di Badab Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang serta menghasilkan laporan yang berupa laporan SK, laporan, pelatihan dan laporan pengambilan. Kata Kunci : Sistem Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota palembang
PENDAHULUAN Pelayanan merupakan suatu usaha yang dilakukan kelompok atau seseorang atau birokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam Kamus Besar Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Kep. MenPan No. 81/93 menyatakan bahwa pelayanan adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan oleh pemerintah pusat/daerah, BUMN/BUMD, dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat, dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan adanya pelayanan, maka segala kegiatan akan berjalan dengan baik dan lancar. Pelayanan dapat memberikan informasi yang akurat sehingga tidak ada kesimpangsiuran dalam informasi yang disampaikan. Jika tidak ada pelayanan maka kegiatan yang berjalan didalam suatu organisasi, badan atau instansi tidak akan berjalan dengan baik dan lancar dalam penyampaian informasi. Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang ialah salah satu badan atau instansi yang melakukan pelayanan di bidang kepegawaian untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) wilayah kota Palembang dan terdapat 6 bidang yang melayani kebutuhan pegawai negeri yang ada di kota palembang, adapun jenis pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang adalah sebagai berikut : 1. Bidang Kepangkatan dan Penggajian dan Kesejahteraan Pegawai melayani : a. Pengurusan pensiun b. Pembuatan Kartu Istri/ Kartu Suami (Karis/Karsu)
1
2. 3. 4.
5.
c. Pengurusan kenaikan gaji berkala d. Pengusulan satyalencana karyasatya e. Pengusulan bapertarum f. Pembuatan kartu pegawai serta g. Pengurusan kenaikan pangkat/golongan. Bidang Pengembangan dan Pengolahan Data Pegawai melayani : a. Konversi NIP Bidang Formasi dan Pemindahan Pegawai Non Jabatan melayani : a. Pindah tugas (Mutasi) Bidang Pembinaan dan Administrasi Pegawai melayani : a. Cuti Sakit b. Cuti Tahunan c. Cuti Besar (Khusus Haji) d. Cuti Besar (Khusus Umroh) e. Cuti Bersalin f. Cuti Alasan Penting g. Cuti diluar tanggungan negara h. Izin Belajar Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai melayani : a. Diklat
Adapun jumlah pegawai negeri sipil yang dilayani oleh Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang sebagai berikut : Tabel 1. Angka Pengolahan Data Pegawai Negeri Sipil (PNS) Wilayah Kota Palembang No Jenis Pegawai Jumlah Satuan 1 Tenaga Pendidik 10.000 Orang 2 Tenaga Staff 5.000 Orang Jumlah 15.000 Orang Sumber : Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang Hasil dari tabel diatas dapat diketahui jumlah pegawai yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang dalam pelayanan kepegawaian berjumlah 15.000 orang, diantaranya 10.000 orang tenaga pendidik dan 5.000 orang tenaga staf. Sistem pelayanan yang sedang berjalan saat ini belum berjalan dengan baik dikarenakan pelayanan tidak efisien dan belum terintegrasi, sehingga masih membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan pelayanan kepegawaian terhadap pegawai negeri sipil. Pelayanan dalam pengajuan berkas pensiun memerlukan waktu paling lama 1 tahun dan berkas harus lengkap, pelayanan kartu istri/kartu suami dan kartu pegawai serta konversi NIP memerlukan waktu paling lama 1 bulan setelah pengajuan berkas jika berkas yang diajukan telah lengkap, pengajuan berkas satyalencana karyasatya memerlukan waktu paling lama 1 tahun karena memerlukan persetujuan dari Menteri Dalam Negeri, pelayanan pengajuan izin cuti dan izin belajar memerlukan waktu paling lama 1 minggu jika berkas yang diajukan lengkap dan jika berkas yang diajukan tidak lengkap maka akan lebih banyak memerlukan waktu 1 bulan, pelayanan pengajuan bapertarum memerlukan waktu 2 minggu setelah pengajuan berkas, pengajuan kenaikan pangkat memerlukan waktu 1 bulan sebelum tanggal penerbitan kenaikan pangkat, pengajuan mutasi atau pindah tugas memerlukan waktu 1 bulan jika berkas tersebut lengkap karena memerlukan persetujuan dari banyak pihak termasuk tempat atau kantor tujuan mutasi, belum teroganisirnya suatu pelayanan yang masih belum menjadi satu kesatuan atau belum saling ketergantungan, dan kurangnya fasilitas sehingga menjadi keterbatasan dalam proses pelayanan.
2
Dengan keadaan sistem yang berjalan saat ini maka Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang menghadapi suatu masalah tentang pelayanan, maka Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang memerlukan suatu sistem pelayanan untuk meningkatkan keefisienan waktu dalam pelayanan. Berdasarkan penjelasan diatas maka penulis mengambil judul “Sistem Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang menggunakan program Delphi 2007 dan Microsoft SQL Server 2008”. Sebagai tugas akhir atau skripsi pada program studi Sistem Informasi. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Kristanto (2008:1), sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Pelayanan Publik Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 pasal 1, pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sistem Pelayanan publik Bambang Istianto (2011:121) konsepsi pelayanan publik dan pelayanan umum pada dasarnya merupakan suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang, kelaompok atau birokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Kepegawaian M.Manullang (2010:10) mengemukakan bahwa manajemen kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan kepuasan hati pada diri para pekerja. Delphi Menurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyai banyak fasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan. SQL Server 2008 Menurut Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1), SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database.
3
HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. 1.
Diagram Konteks Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari system.
Gambar 1. Diagram Konteks
2.
Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan system.
4
Gambar 2. Diagram Level 0
5
3.
Diagram Level 1 Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap prosesproses dalam level 0.
Gambar 3. Diagram Level 1
4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram ERD merupakan kumpulan entitas, Skema ini menggambarkan implementasi teknis dari sebuah model data.
6
Gambar 4. Diagram ERD HASIL RANCANGAN 1. Tampilan Login a. Form Login Form login merupakan tampilan password, dan hak akses yang berfungsi untuk menjaga keteraturan data dalam mengakses sistem untuk masing-masing bidang.
7
Gambar 5. Form Login b. Form Menu Utama Form menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh admin dan user
Gambar 6. Form menu utama 2. Tampilan Form Pegawai a. Menu Pegawai Masukkan data pegawai adalah tampilan untuk memasukkan data pegawai. Form masukkan data pegawai
8
Gambar 7. Form Pegawai b. Form Berkas Form masukkan data berkas adalah tampilan untuk memasukkan data berkas
Gambar 8. Form Berkas c. Form Syarat Form masukkan data syarat adalah tampilan untuk memasukkan data syarat
9
Gambar 8. Form Syarat d. Form Pengambilan Form masukkan data pengambilan adalah tampilan untuk memasukkan data pengambilan
Gambar 9. Form Pengambilan e. Form SK Form masukkan data SK adalah tampilan untuk memasukkan data SK
10
Gambar 11. Form SK f. Form Pelatihan Form masukkan data pelatihan adalah tampilan untuk memasukkan data pelatihan
Gambar 12. Form Pelatihan g. Form Master Detail Form masukkan data master detail adalah tampilan untuk memasukkan data surat edaran dan data lampiran
11
Gambar 13. Form Master Detail h. Form Registrasi Pelatihan Form masukkan data registrasi pelatihan adalah tampilan untuk memasukkan data registrasi pelatihan
Gambar 14. Form Registrasi Pelatihan i. Form Syarat Registrasi Form masukkan data syarat registrasi adalah tampilan untuk memasukkan data syarat registrasi
12
Gambar 15. Form Syarat Registrasi
j. Form Sertifikat Satyalancana Form masukkan data sertifikat satya lencana adalah tampilan untuk memasukkan data sertifikat satya lencana
Gambar 17. Form Sertifikat Satyalanana k. Form Sertifikat Diklat Form masukkan data sertifikat diklat adalah tampilan untuk memasukkan data sertifikat diklat.
Gambar 18. Form Sertifikat Diklat
13
l. Form Surat Izin Form masukkan data surat izin adalah tampilan untuk memasukkan data surat izin
Gambar 19. Form Surat Izin m. Form Kartu Pegawai Form masukkan data karpeg adalah tampilan untuk memasukkan data karpeg.
Gambar 20 .Form Kartu Pegawai n. Form Update Status Form masukkan data update status adalah tampilan untuk memasukkan data update status
Gambar 21. Form Update Status
14
o. Form Surat Pengantar Form masukkan data surat pengantar adalah tampilan untuk memasukkan data surat pengantar
Gambar 22. Form Surat Pengantar p. Form Karis/Karsu Form masukkan data karis/karsu adalah tampilan untuk memasukkan data karis/karsu
Gambar 23. Form Karis/Karsu q. Form Tanda Terima Form masukkan data tanda terima adalah tampilan untuk memasukkan data tanda terima
15
Gambar 24. Form Tanda Terima
PENUTUP Berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari analisisi system pelayanan yang telah dilakukan Selama ini dan pada bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa : Pemasalahan yang lama yang muncul pada Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang yaitu: 1. Sistem yang belum efisien tentunya akan memerlukan waktu yang lama, belum teroganisirnya suatu pelayanan yang masih belum menjadi satu kesatuan atau belum saling ketergantungan, dan kurangnya fasilitas sehingga menjadi keterbatasan dalam proses pelayanan. Dengan adanya sistem pelayanan ini akan dapat memberikan kemudahan dalam setiap proses pelayanan pada Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang. 2. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi secara optimal ini akan mempermudah dalam mendapatkan informasi mengenai proses pelayanan yaitu Pengurusan pensiun, Pembuatan Kartu Istri/ Kartu Suami (Karis/Karsu), Pengurusan kenaikan gaji berkala, Pengusulan satyalencana karyasatya, Pengusulan bapertarum, Pembuatan kartu pegawai serta, Pengurusan kenaikan pangkat/golongan, Pengajuan Konversi NIP, Pengajuan Mutasi, Izin cuti dan izin belajar serta Registrasi pelatihan. 3. Mempermudah dalam menyampaikan informasi pelayanan kepada kepala bidang serta pembuatan laporan yang untuk diserahkan kepada Kepala Badan. 4. Sistem yang dirancang ini akan dapat memberikan kemudahan bagi pengguna dalam pencarian data sehingga lebih cepat dibandingkan pencarian data secara manual. DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. CV. Andi Offset : Yogyakarta. Harsono. 2011. Sistem Administrasi Kepegawaian. Fokusmedi: Jakarta. Hendrayudi. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat.
16
Istianto, Bambang. 2011. Manajemen Pemerintahan Dalam Perspektif Pelayanan Publik. Mitra Wacana Media: Jakarta. Jogiyanto. 2008. Sistem Teknologi Informasi, Edisi 3. ANDI : Yogyakarta: Nugroho, Aryo. 2009. Mengimplementasikan Sql Server 2008. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
17
