SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PADA BADAN DIKLAT PROVINSI SUMATERA SELATAN MENGGUNAKAN DELPI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Hendi Indra Kusuma Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan adalah suatu sistem yang akan membantu proses Badan Pemerintahan yang ada di Provinsi Sumatera Selatan yang akan bertujuan untuk pendidikan dan pelatihan bagi Pegawai Negeri Sipil dan membentuk sumber daya aparatur negara yang profesional, Badan Pemerintahan ini telah menggunakan komputer untuk menyimpan data tetapi masih secara manual, maka dari itu harus ada sistem informasi khusus untuk membantu dalam pengolahan data Pendidikan dan Pelatihan. Sistem Informasi ini dibuat dengan menggunakan pemrograman Delphi 2007 dan SQL Server 2008 sebagai basis data. Metode yang digunakan adalah metode waterfall pressman yang meliputi tahap analisis, desain, coding dan testing. Kata kunci : Pendidikan dan Pelatihan
PENDAHULUAN Sistem pengolahan data semakin berkembang bahkan dapat digunakan di berbagai perusahaan baik negeri maupun swasta, dimana dengan adanya sistem pengolahan data maka informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan ataupun instansi pemerintahan selalu memerlukan pengolahan data demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi tersebut. Badan Diklat Provinsi Sumatera Selatan dalam sistem pengolahan datanya masih dilakukan secara manual yaitu proses penginputan datanya kedalam aplikasi mikrosoft excel sehingga sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi berupa laporan seperti laporan data Pelatihan, laporan data peserta, laporan data biaya. Dengan adanya permasalahan sistem informasi pada badan diklat yang kurang baik, oleh karena itu penulis memberikan suatu solusi yang di harapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada, yaitu berupa suatu sistem informasi pengolahan data khusus yang menangani semua data Pendidikan dan Pelatihan dalam bentuk suatu informasi berupa suatu hasil kegiatan. Dari pemaparan singkat diatas maka dirancang suatu sistem informasi pengolahan data Pendidikan dan Pelatihan yang mampu menangani masalah-masalah yang sering terjadi yaitu masalah penyajian laporan-laporan instansi tersebut.
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:12), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sekumpulan prosedure organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi
1
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Kenneth dan Jane (2008:15), sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Borland Delphi 2007 Menurut Wahana Komputer (2009:3), Delphi adalah lingkungan pengembangan terintegrasi powerfull yang digunakan untuk merancang dan mengembangkan aplikasi, baik berbasis desktop maupun web yang dapat berjalan di semua versi Windows dan platform database secara cepat dan mudah. Delphi dimaksudkan untuk meyempurnakan versi delphi yang sudah dikembangkan sebelumnya dengan penambahan fitur serta fasilitas yang belum ada pada versi delphi sebelumnya. SQL Server 2008 Menurut Wahana Komputer (2009:2), SQL Server 2008 adalah sebuah terobosan baru dari microsoft dalam bidang database. SQL Server adalah sebuah DBMS (Database Manajeman Sytem) yang dibuat oleh microsoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingan dunia pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IBM dan Oracle. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlibat pada masing-masing proses dapat diidentifikasi. DFD terdiridari diagram konteks(context diagram)dan diagram rinci(DFD Levelled). 1.DiagramKonteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pada dinas peternakan provinsi sumatera selatan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
2
Gambar 1. Diagram Konteks 2.Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
3
Gambar2. Diagram Level 0
3.Entity Relationship Diagram (ERD) Rancangan database berupa Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan attribute penghubungnya. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan file yang akan digunakan dalam sistem, karena dari Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berapa file yang digunakan dalam sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
4
Ctk_penggandaan Dokumentasi
Prjlnn_dinas
Bhn_prlgkpn_psrta
Publikasi
ATK
Konsumsi
Panitia
Uang_Saku_Psrta Tgl_pembukaan
Instruktur
Nm_diklat
Panitia
Tgl_penutupan
Petugas Nm_diklat
Nm_bidang Nm_bidang
Jml_peserta
Nm_diklat
Id_pelatihan
Id_permohonan
Id_pelatihan
1
1
1
Permohonan
Tgl_biaya
Id_biaya
Nm_instansi
Id_permohonan
Nm_bidang
M
Pelatihan
Melakukan
Biaya
Mempengaruhi 1
1
M Memiliki Mempengaruhi
M
Serifikat
Mempengaruhi
Peserta
Mendapatkan
1
1
1
Mendapatkan 1
Id_peserta
Id_peserta
Id_instansi
Nm_peserta
Alamat_Kantor
Gol
Tgl_lahir
Alamat_Rumah
Jabatan
Kualifikasi
1
Jadwal 1
Id_pelatihan
Nm_peserta Id_sertifikat
1
1
1
NIP
Tempt_lahir
Tgl_lahir Jenis Kelamin No_Telp
Instansi
Id_peserta
Id_jadwal
Nm_bidang
Id_Pelatihan
Nm_diklat
Nm_Peserta
Tanggal pelatihan Nm_instruktur Jam pelatihan
Gol
1 Mendapatkan
Status
Jabatan
Penilaian
Nama Suami / Istri
Jumlah anak
Kursus Sebelumnya
1
Id_penilaian Mempunyai
Dinas
Id_peserta
Nm_perserta
Prakarsa
Kedisiplinan
Uji_materi
Kerja sama
Nilai_komulatif Keterangan
Id_instansi alamat
Nama_instansi No_telephone
Gambar 3. Entity Relationship Diagram HASIL RANCANGAN 1.Tampilan Form Sistem a.Menu Login Form login adalah suatu wadah untuk masuk ke menu utama dengan tujuan keamanan admin. Adapun tampilan Tampilan form login dapat dilihat pada gambar 4.
5
Gambar 4. Menu Login b. Tampilan Form Permohonan Tampilan input data Permohonan berfungsi untuk mengolah data Permohonan, adapun tampilan sub menu input data Permohonan seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Tampilan Form Permohonan c. Tampilan Form Pelatihan Tampilan input data Pelatihan berfungsi untuk mengolah data Pelatihan, adapun tampilan sub menu input data Pelatihan seperti pada gambar 6.
6
Gambar 6. Tampilan Form Pelatihan
d.Tampilan Form Biaya Pelatihan Tampilan input data Biaya Pelatihan berfungsi untuk mengolah data Biaya Pelatihan, adapun tampilan sub menu input data Biaya Pelatihan seperti pada gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Form Biaya Pelatihan
e. Tampilan Form Jadwal Pelatihan Tampilan input data Jadwal Pelatihan berfungsi untuk mengolah data Jadwal Pelatihan, adapun tampilan sub menu input data Jadwal Pelatihan seperti pada gambar 8.
7
Gambar 8. Tampilan Form Jadwal Pelatihan f.Tampilan Form Penilaian Tampilan input data Penilaian berfungsi untuk mengolah data Penilaian, adapun tampilan sub menu input data Penilaian seperti pada gambar 9.
Gambar 9.Tampilan Form Penilaian
g.Tampilan Form Sertifikat Tampilan input data Sertifikat berfungsi untuk mengolah data Sertifikat, adapun tampilan sub menu input data Sertifikat seperti pada gambar 10.
8
Gambar 10. Tampilan Form Sertifikat h.Tampilan Form Dinas / Instansi Tampilan input data Instansi berfungsi untuk mengolah data Instansi, adapun tampilan sub menu input data Instansi seperti pada gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Form Dinas / Instansi
j. Tampilan Form Peserta Tampilan input data Peserta berfungsi untuk mengolah data Peserta, adapun tampilan sub menu input data Peserta seperti pada gambar 12.
9
Gambar 12. Tampilan Form Peserta PENUTUP Berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari analisis sistem informasi yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan yaitu: Sistem yang ada pada Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Selatan selama ini di sebabkan karena minimnya suatu sistem informasi terintegrasi baik yang mampu mengelola data Pendidikan dan Pelatihan secara cepat dan tepat. Sistem yang ada saat ini hanya menggunakan komputer sebagai sarana Pendukung, Dengan adanya Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan Pada Badan Diklat Provinsi Sumatera Selatan, Dapat membantu dalam mempercepat hasil dari keseluruhan Pembuatan Laporan data Kegiatan Pelatihan Pada Badan Diklat Provinsi Sumatera Selatan dan Uji coba dan analisa terhadap sistem yang baru diterapkan perlu dilakukan untuk mengetahui adanya perbaikan dan pengembangan lebih lanjut dengan kebutuhan pemakai.
DAFTAR PUSTAKA Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Laudon, Kenneth C dan Laudon Jane P. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Salemba Empat. Wahana Komputer. 2009. Aplikasi Cerdas Menggunakan Delphi. CV. Andi Offset : Yogyakarta.
10
