SISTEM INFORMASI BANTUAN DAN PENANGGULANGAN BENCANA PADA DINAS SOSIAL PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL. SERVER 2008 Indah Permata Sari Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Dinas Sosial Kota Palembang membangun kesejahteraan masyarakat melalui program bantuan sosial untuk korban bencana. Penulis melakukan penelitian di Kantor Dinas Sosial Kota Palembang. Dinas Sosial mengolah data bantuan dan penanggulan bencana dengan menggunakan buku besar dan aplikasi microsoft word. Penyajian informasi dan pengolahan data bantuan dan penanggulangan bencana dapat dilakukan lebih cepat, tepat dan sesuai dengan data yang diinginkan maka dibuatlah suatu sistem informasi dengan menggunakan delphi dan sql server. Sistem Informasi ini terdiri dari 9 (sembilan) form data bencana, data tagana, data pengiriman tagana, data detail tagana, data cek lokasi, data surat permohonan bantuan, data surat persetujuan bantuan, data distribusi, data hasil distribusi. Sistem Informasi ini dibuat dalam bentuk non server. Dilihat dari siatem informasi yang dibuat dapat mengolah data bantuan dan penanggulangan bencana, sistem informasi ini berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data bantuan dan penaggulangan bencana pada Dinas Sosial Kota Palembang. Kata Kunci: Sistem informasi, Delphi, Sql Server, Penanggulangan Bencana, bantuan.
PENDAHULUAN Dinas Sosial Kota Palembang mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan otonomi daerah di bidang sosial. Untuk itu guna mewujudkan pelaksanaan tugas membangun bidang kesejahteraan sosial telah dilaksanakan upaya peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui program bantuan sosial untuk korban bencana. Semua itu terurai dalam visi dinas sosial yaitu memberikan pelayanan sosial kepada publik atau masyarakat yang ada di Kota Palembang. Pemerintahan Dinas sosial yang telah dilaksanakan pada umumnya telah memberi kontribusi peran pemerintah dan masyarakat di dalam mewujudkan kesejahteraan sosial yang makin adil dan merata. Sasaran utama program kesejahteraan sosial adalah manusia, maka perubahan-perubahan yang secara langsung terkait dengan sasaran program tersebut terutama permasalahan dan kebutuhannya, serta ukuran-ukuran taraf kesejahteraan sosialnya sangat berpengaruh terhadap arah, tujuan dan kegiatan-kegiatan program. Dalam rangka kelancaran dan kecepatan dalam pengumpulan data informasi tentang penanggulangan korban bencana dibutuhkan sesuatu sistem informasi yang khusus yang dapat menampung semua data-data penanggulangan korban bencana, bagaimana mengkoordinasi bantuan penanggulangan korban bencana saat ini di Dinas Sosial Palembang masih melakukan pendataan dengan menggunakan tulisan tangan dan file-filenya masih diarsipkan dalam aplikasi Microsoft word dan Microsoft Excel maka timbulnya berbagai masalah yang muncul saat melakukan pencatatan transaksi data bantuan dan penanggulangan bencana yang mengakibatkan informasi data yang kurang akurat serta proses yang dilakukan sangat memakan waktu sehingga waktu terbuang sia-sia. Dengan adanya sistem pengolahan data bantuan dan penanggulangan bencana diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat dalam pembuatan laporan.
1
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Fatta (2007:3) Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut ini definisi sistem secara umum. 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksiserta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan dan organisasi. Informasi Tata (2005:23-24) Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Teori informasi lebih tepat disebut teori matematis, komunikasi juga memberikan beberapa pandangan yang berguna bagi sistem informasi manajemen. Sistem Informasi Tata (2005 : 42) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Delphi 2007 Program Delphi menurut pendapat Wahana Komputer (2006:1), adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasi berbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, Microsoft Word, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya. SQL Server Menurut Nugroho (1:2008) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database Management System) yang handal dalam mengolah data dengan disertai User Interface yang cukup mudah untuk digunakan. Microsoft sebagai vendor dari SQL Server terus mengembangkan produk mereka yang satu ini untuk menjadikannya sebagai Tools database terbaik.
2
HASIL DAN PEMBAHASAN Model Proses Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru. Salah satu alat bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu DFD (Data Flow Diagram). Menurut Fatta (2007:105), “Data Flow Diagram adalah alat yang sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik data akan tersimpan”. Data flow diagram juga sering disebut dengan nama Bubble chart diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi. Data flow diagram menggambarkan penyimpanan data yang menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.
Gamba 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada Gambar 2 :
3
Gambar 2. Level 0 Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada Gambar 3 :
4
Gambar 3. Level 1 Model data Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Fatta (2007:121), Entity Relationship Diagram gambaran atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Berdasarkan uraian di atas, Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan file yang digunakan dalam sistem, karena dari Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berapa file yang digunakan dalam sistem. Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam ERD.
5
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Hasil Rancangan Desain Input Login File ini adalah file form Login yang merupakan tampilan awal sebelum masuk menu utama dari program, adapun tampilan Login seperti pada Gambar 5:
6
Gambar 5. Tampilan Form Login Menu Utama File ini adalah file form Menu Utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti pada Gambar 6 :
Gambar 6. Tampilan Form Menu Utama Form Input Data Bencana Form input data bencana, berfungsi untuk mengolah data bencana, adapun tampilan form input data bencana seperti pada Gambar 7 :
7
Gambar 7. Tampilan Form Input Data Bencana Form Input Data Tagana Form input data tagana, berfungsi untuk mengolah data tagana, adapun tampilan form input data tagana seperti pada Gambar 8 :
Gambar 8. Tampilan Form Input Data Tagana Form Input Data Pengiriman Tagana Form input data pengiriman tagana, berfungsi untuk mengolah data pengiriman tagana, adapun tampilan form input data pengiriman tagana seperti pada Gambar 8 :
8
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Pengiriman Tagana Form Input Data Detail Tagana Form input data detail tagana, berfungsi untuk mengolah data detail tagana, adapun tampilan form input data detail tagana seperti pada Gambar 10:
Gambar 10. Tampilan Form Input Data Detail Tagana Form Input Data Cek Lokasi Form input data cek lokasi, berfungsi untuk mengolah data lokasi, adapun tampilan form input data cek lokasi, seperti pada Gambar 11 :
9
Gambar 11. Tampilan Form Input Data Cek Lokasi Form Input Data Surat Permohonan Bantuan Form input data surat permohonan bantuan, berfungsi untuk mengolah data permohonan bantuan, adapun tampilan form input data permohonan bantuan seperti pada Gambar 12 :
Gambar 13. Tampilan Form Input Data Surat Permohonan Bantuan Form Input Laporan Data Surat Persetujuan Bantuan Form input data surat persetujuan bantuan, berfungsi untuk mengolah data persetujuan bantuan, adapun tampilan form input data persetujuan bantuan seperti pada Gambar 14 :
10
Gambar 14. Tampilan form Input Data Surat Persetujuan Bantuan Form Input Data Distribusi Form input data distribusi, berfungsi untuk mengolah data distribusi, adapun tampilan form input data distribusi seperti pada Gambar 15 :
Gambar 15. Tampilan form Input Data Distribusi Form Input Data hasil Distribusi Form Input data hasil distribusi, berfungsi untuk mengolah data hasil distribusi, adapun tampilan form input data hasil distribusi seperti pada Gambar 16:
11
Gambar 16. Tampilan form Input Data Hasil Distribusi
PENUTUP Berdasarkan hasil pemecahan masalah dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan, kegiatan pengolahan bantuan dan penanggulangan bencana pada Dinas Sosial telah menggunakan sistem komputerisasi namun belum maksimal. Oleh karena itu penulis membuat aplikasi khusus untuk pengolahan bantuan dan penanggulangan bencana pada Dinas Sosial palembang untuk dapat mempermudah bagian seksi bantuan dan penanggulangan bencana memberikan informasi bencana kepada bagian yang memerlukannya, sehingga proses kerja menjadi lebih cepat karena dengan aplikasi ini pencarian data dan pembuatan laporan menjadi lebih cepat. DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Nugroho, Aryo. 2009. SQL Server 2008. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Wahana, Konputer. 2006. Aplikasi Cerdas Menggunakan Delphi. Yogyakarta : Andi.
12
