REPUBLIK INDONESIA
Petunjuk Penyusunan Usulan Kegiatan Yang Dibiayai Dari Hibah
Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/ Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
KATA PENGANTAR
Sesuai Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengajuan Usulan, Penilaian, Pemantauan, dan Evaluasi Kegiatan yang Dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri dan Hibah, pengajuan usulan kegiatan yang dibiayai dengan hibah harus dilengkapi dengan Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah dan Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah. Buku ini berisi petunjuk penyusunan usulan kegiatan yang dibiayai dari hibah. Diharapkan
buku
petunjuk
ini
dapat
membantu
Kementerian/Lembaga dalam menyiapkan usulan kegiatan yang dibiayai dari hibah. Jakarta,
Januari 2012
Wismana Adi Suryabrata Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i I.
UMUM ............................................................................................................. 1
II.
PENYAMPAIAN USULAN KEGIATAN .................................................. 2 A.
Surat Usulan ............................................................................................ 2
B.
Kelengkapan Persyaratan Usulan ........................................................ 2 B.1.
Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah ................... 3
B.2.
Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah ............................... 7
LAMPIRAN ............................................................................................................. 9 Lampiran 1: Contoh Surat Pengantar Usulan Kegiatan ......................... 10 Lampiran 2: Formulir DIPK Hibah............................................................. 12
iii
I.
UMUM
Sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan
Hibah,
dan
Peraturan
Menteri
Negara
Perencanaan
Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengajuan Usulan Penilaian, Pemantauan dan Evaluasi Kegiatan yang Dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri dan Hibah, usulan kegiatan yang akan dibiayai dari hibah dicantumkan dalam Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH). DRKH memuat rencana kegiatan yang diajukan untuk dibiayai dari hibah, yang diusulkan oleh instansi pengusul (Kementerian/Lembaga), baik berupa kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga, ataupun kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah (Pemda). DRKH
disusun
oleh
Kementerian
Perencanaan
Pembangunan
Nasional/Bappenas untuk periode 1 (satu) tahun. Dalam penyampaian usulan kegiatan yang dibiayai dengan hibah, instansi pengusul menyampaikan surat usulan yang dilampiri dengan persyaratan umum dan persyaratan khusus. Dalam
bagian
selanjutnya
dijelaskan
hal-hal
yang
perlu
diperhatikan dalam menyusun usulan kegiatan yang akan dibiayai oleh hibah.
1
II.
PENYAMPAIAN USULAN KEGIATAN
A. Surat Usulan Instansi pengusul menyampaikan usulan kegiatan untuk dibiayai dari hibah kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas, melalui surat yang ditandatangani oleh: 1.
Menteri untuk usulan yang berasal dari Kementerian; atau
2.
Pimpinan Lembaga untuk usulan yang berasal dari Lembaga;
Usulan tersebut kemudian disampaikan kepada : Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Badan Perencanaan Pembanguan Nasional Jl. Taman Suropati No. 2 Jakarta Pusat 10310
Contoh format surat usulan kegiatan dapat dilihat pada Lampiran 1
B. Kelengkapan Persyaratan Usulan Surat usulan kegiatan hibah harus dilengkapi dengan peryaratan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2011 , yaitu : (a) Persyaratan Umum, yang terdiri dari
2
1.
Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah, dan
2.
Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah.
(b) Persyaratan
Khusus,
untuk
usulan
kegiatan
dari
Kementerian/Lembaga yang direncanakan untuk diterushibahkan kepada Pemerintah Daerah, berupa Surat Usulan Pemerintah Daerah calon penerima penerusan hibah. Kelengkapan diusullkan
persyaratan
disampaikan
usulan dalam
untuk bentuk
setiap cetakan
kegiatan (hardcopy)
yang dan
elektronik (softcopy). Seluruh kelengkapan usulan dalam bentuk softcopy dapat disampaikan ke alamat email:
[email protected]. B.1. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) Hibah DIPK Hibah adalah dokumen yang berisi ringkasan informasi untuk pengusulan kegiatan yang dibiayai dari hibah. Format DIPK Hibah dapat dilihat pada Lampiran 2, dan dapat diunduh pada website http://www.bappenas.go.id. DIPK Hibah berisi informasi sebagai berikut : I.
Umum 1.
Judul Kegiatan Judul kegiatan harus menggambarkan kegiatan yang diusulkan secara singkat dan jelas.
2.
Bentuk Kegiatan Terdapat 2 (dua) pilihan bentuk kegiatan, yaitu Project Assistance (PA) dan Technical Assistance (TA). Project Assistance adalah suatu kegiatan pembangunan yang memanfaatkan berbagai sumber daya luar negeri dengan kegiatan utama meningkatkan aset fisik. Technical Assistance adalah suatu rencana kegiatan yang menggunakan sumber daya luar negeri yang diarahkan untuk meningkatkan kapasitas/kemampuan sumber daya manusia 3
dan sistem manajemen pemerintahan melalui pemanfaatan tenaga ahli, pendidikan dan pelatihan, penelitian, maupun lokakarya atau seminar. 3.
Instansi Penanggung Jawab Instansi penanggung jawab adalah instansi pengusul kegiatan hibah, yaitu Kementerian/Lembaga, yang bertanggung jawab atas kegiatan secara keseluruhan.
4.
Instansi Pelaksana Instansi pelaksana adalah instansi yang melaksanakan kegiatan sesuai dengan ruang lingkup kewenangan instansi yang bersangkutan,
yaitu
Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah. Instansi pelaksana ini dapat dicantumkan sampai ke tingkat unit kerja (setingkat eselon 1) yang akan mengelola kegiatan yang dibiayai dari hibah. 5.
Durasi Pelaksanaan Durasi
pelaksanaan
berisi
informasi
rencana
waktu
pelaksanaan kegiatan dalam satuan bulan. 6.
Perkiraan Tahun Pertama Pelaksanaan Perkiraan tahun pertama pelaksanaan merupakan perkiraan waktu dimulainya kegiatan.
II. Pembiayaan Dalam penyusunan perhitungan pembiayaan bagi usulan kegiatan ini, digunakan mata uang USD sesuai asumsi nilai tukar dalam APBN tahun berjalan.
4
7.
Nilai Pembiayaan Nilai pembiayaan menjelaskan rincian biaya dari setiap instansi pelaksana yang terlibat dalam kegiatan yang dibiayai dari hibah.
8.
Indikasi Sumber Pembiayaan (apabila ada) Bagian ini memuat informasi terkait indikasi (ketersediaan) sumber pembiayaan untuk kegiatan yang akan dilaksanakan.
III. Justifikasi 9.
Prioritas dalam RPJMN 2010 - 2014 Bagian ini memuat rujukan bidang pembangunan dari kegiatan yang diusulkan untuk dibiayai dari hibah, sesuai dengan RPJMN 2010-2014.
10. Latar Belakang Kegiatan Latar belakang kegiatan merupakan ringkasan dari latar belakang yang terdapat dalam Dokumen Usulan Kegiatan Hibah. 11. Ruang Lingkup Kegiatan Ruang lingkup kegiatan merupakan ringkasan dari ruang lingkup kegiatan yang terdapat dalam Dokumen Usulan Kegiatan Hibah. 12. Sasaran Bagian ini menggambarkan output dan outcome dari usulan kegiatan yang dibiayai dari hibah. Output dari kegiatan disajikan beserta indikator keluaran (indikator output) yang terukur. Adapun outcome ditujukan untuk melihat keterkaitan antara usulan kegiatan dengan RPJMN, misalnya:
5
Judul Kegiatan
:
Peningkatan Instansi A
Kapasitas
Manajemen
Output
:
Terselenggaranya diklat XYZ sebanyak 3 (tiga) angkatan di instansi A
Outcome
:
Peningkatan kapasitas dalam pelayanan XYZ
instansi
A
13. Keterkaitan dengan kegiatan lain Bagian ini menjelaskan tentang keterkaitan kegiatan yang diusulkan dengan kegiatan lain yang sudah/sedang/akan dilaksanakan. Kegiatan yang terkait tersebut dapat berasal dari dalam maupun dari luar lingkungan instansi pengusul kegiatan. IV. Dokumentasi Yang Dilampirkan 14. Persyaratan umum Berisi informasi mengenai ketersediaan dokumen yang menjadi Persyaratan Umum yang diperlukan dalam pengusulan kegiatan yang dibiayai dari hibah, yaitu Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah. 15. Persyaratan khusus Berisi informasi mengenai surat usulan Pemerintah Daerah calon penerima penerusan hibah, apabila usulan kegiatan direncanakan Daerah.
6
untuk
diterushibahkan
kepada
Pemerintah
B.2. Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah DUK Hibah adalah dokumen yang memuat latar belakang, tujuan, ruang lingkup, sumber daya yang dibutuhkan, hasil yang diharapkan, termasuk rencana pelaksanaan
untuk mendapatkan gambaran
kelayakan atas usulan kegiatan yang dibiayai dari hibah. Penyampaian format dan isi DUK Hibah dapat berbeda-beda sesuai dengan karakteristik kegiatan yang diusulkan. DUK Hibah harus diotorisasi (ditandatangani) oleh pejabat penanggung jawab usulan (setingkat eselon 1) DUK Hibah sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut: 1.
Latar Belakang Latar belakang menggambarkan tentang perlunya suatu kegiatan dilaksanakan, dan sasaran yang akan dicapai dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Kegiatan tersebut diusulkan untuk mendukung pencapaian sasaran pembangunan nasional sebagaimana tercantum dalam RPJMN. Selain itu, latar belakang juga memuat penjelasan diperlukannya pelaksanaan kegiatan yang diusulkan (justification).
2.
Tujuan Tujuan menggambarkan hal-hal apa yang ingin dicapai dengan kegiatan yang direncanakan.
3.
Ruang Lingkup Kegiatan Ruang lingkup kegiatan menjelaskan aktivitas yang akan dilaksanakan dalam melakukan suatu kegiatan. Ruang lingkup kegiatan perlu diuraikan dari kegiatan yang umum sampai ke bagian yang khusus.
7
4.
Sumber Daya yang dibutuhkan Sumber Daya yang dibutuhkan adalah hal-hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut, misalnya sumber daya manusia, barang dan jasa, serta biaya/kebutuhan dana.
5.
Hasil yang diharapkan Hasil yang diharapkan menggambarkan output dan outcome dari pelaksanaan kegiatan, yang disajikan secara kuantitatif dan kualitatif.
6.
Rencana Pelaksanaan kegiatan Rencana pelaksanaan kegiatan mencakup metode pelaksanaan, jadwal pelaksanaan dan rencana penyerapan (disbursement). Metode pelaksanaan kegiatan merupakan teknik-teknik yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan sehingga kegiatan tersebut dapat menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan. Jadwal pelaksanaan kegiatan menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan yang berisi alokasi waktu dan sumber daya yang diperlukan serta keluaran yang akan dihasilkan pada tiap tahap pelaksanaan kegiatan. Rencana penyerapan kegiatan menjelaskan rencana penyerapan kegiatan per tahun.
7.
Manajemen dan organisasi pelaksanaan kegiatan Bagian ini menjelaskan mengenai manajemen dan organisasi pelaksanaan kegiatan, antara lain berisi penjelasan mengenai struktur organisasi dan pihak-pihak yang bertanggung jawab serta bentuk tanggung jawab dari para pihak tersebut dalam pelaksanaan kegiatan.
8
LAMPIRAN
9
Lampiran 1: Contoh Surat Pengantar Usulan Kegiatan
KOP SURAT (nama tempat), (tanggal) Nomor Lampiran Perihal
: : Kelengkapan Persyaratan Usulan : Pengusulan Kegiatan yang dibiayai dari Hibah
Kepada Yth. Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas Di Jakarta
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2011, dan Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2011, bersama ini disampaikan kegiatan yang diusulkan untuk dibiayai dengan hibah dari ____(nama instansi)__ untuk dapat dicantumkan dalam Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH). Kegiatan yang diusulkan terdiri dari : No
Nama Kegiatan
Nilai (dalam USD)
1
......
....
2
......
....
dst
......
....
dengan kelengkapan persyaratan sebagaimana terlampir.
10
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Direksi *) (nama instansi pengusul kegiatan) (Tanda Tangan)
(................................) *)
coret yang tidak perlu
11
Lampiran 2: Formulir DIPK Hibah
DAFTAR ISIAN PENGUSULAN KEGIATAN (DIPK) HIBAH
I.
UMUM 1. Judul Kegiatan Bahasa Indonesia: Bahasa Inggris: 2.
Bentuk Kegiatan
Project Assistance Technical Assistance 3.
Instansi Penanggungjawab/Executing Indonesia dan bahasa Inggris)
Agency
(dalam
bahasa
dan
fungsi
Kementerian/Lembaga : mengusulkan kegiatan: dalam rangka pelaksanaan Kementerian/Lembaga tersebut
tugas
yang direncanakan untuk diterushibahkan kepada Pemda: 4.
Instansi Pelaksana/Implementing Agency (dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris)
a. b. c. 5.
12
Durasi Pelaksanaan :
bulan
6. II.
Perkiraan Tahun Pertama Pelaksanaan :
PEMBIAYAAN 7.
Nilai Pembiayaan Instansi Pelaksana
Pembiayaan (USD) Hibah
Pendanaan dalam negeri
Total Biaya (USD)
1. 2. Dst. TOTAL 8.
Indikasi Sumber Pembiayaan Apakah kegiatan ini sudah memiliki indikasi sumber pembiayaan? Ya, sebutkan : ………………………………………………… *Mohon dilampirkan salinan dokumen yang menunjukkan indikasi sumber pembiayaan untuk kegiatan hibah yang diusulkan (misal MoU, surat, dan lain-lain)
Tidak
13
III.
JUSTIFIKASI 9.
Prioritas dalam RPJMN 2010-2014
Bidang Pembangunan *)
:
1). Bidang Pembangunan Sosial Budaya dan Kehidupan Beragama; 2). Bidang Ekonomi; 3). Bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi; 4). Bidang Sarana dan Prasarana; 5). Bidang Politik; 6). Bidang Pertahanan dan Keamanan; 7). Bidang Hukum dan Aparatur; 8). Bidang Wilayah dan Tata Ruang; 9). Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup; 10). Pengarustamaan dan Lintas Bidang; 11). Sistem Pendukung Manajemen Pembangunan Nasional. 10. Latar Belakang Kegiatan /Project Background
(Maksimal 250
Kata) Bahasa Indonesia :
Bahasa Inggris :
11. Ruang Lingkup Kegiatan/Scope of Work (Maksimal 250 Kata) Bahasa Indonesia :
Bahasa Inggris :
14
12. Sasaran a.
Output dilengkapi dengan indikator output: Dalam Bahasa Indonesia : 1. 2. 3. Dst. Dalam Bahasa Inggris : 1. 2. 3. Dst.
b. Outcomes: Dalam Bahasa Indonesia : 1. 2. 3. Dst. Dalam Bahasa Inggris : 1. 2. 3. Dst. 13. Keterkaitan Dengan Kegiatan Lain Judul Kegiatan
Sumber
Tahun
Dana
Pelaksanaan
Keterangan *)
1. 2. Dst. *) Penjelasan keterkaitan dengan kegiatan yang diusulkan 15
IV.
DOKUMENTASI YANG DILAMPIRKAN 14. Persyaratan Umum Dokumen Usulan Kegiatan (DUK) Hibah 15. Persyaratan Khusus Untuk usulan kegiatan yang direncanakan untuk diterushibahkan kepada Pemda harus melampirkan: Surat Usulan Pemda calon penerima penerusan hibah Penanggung Jawab Usulan (Pejabat setingkat eselon I) (Tanda Tangan & Stempel) ______(Nama) ____ (Jabatan)
16
17
