RENCANA KINERJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG Jalan Hayam Wuruk No.1 Lumajang Telp. (0334) 889308 – 892600 DAFTAR ISI
1
Halaman DAFTAR ISI
i
BAB I PENDAHULUAN
1
A. UMUM
1
1. Latar Belakang
1
2. Maksud dan Tujuan
1
3. Ruang Lingkup
1
4. Landasan Hukum
1
B. KEDUDUKAN
2
C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
2
D. SUSUNAN ORGANISASI
2
E. KONDISI LINGKUNGAN ORGANISASI
3
1. Lingkungan Internal
3
2. Lingkungan Eksternal
3
F. FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
4
BAB II RENCANA STRATEGIS
5
A. VISI DAN MISI
5
B. TUJUAN DAN SASARAN
6
1. Tujuan
6
2. Sasaran
6
C. RENCANA KERJA TAHUN 2015
7
BAB III RENCANA KINERJA TAHUN 2015
8
A. PROGRAM UTAMA
8
B. SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA
9
C.JUMLAH ANGGARAN YANG DIALOKASIKAN
11
BAB IV PENUTUP
12
2
BAB I PENDAHULUAN A. UMUM
1. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Bupati No. 7 Tahun 2012 tentang Penjabaran APBD Kabupaten Lumajang, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang sebagai salah satu Instansi Pemerintah yang mempunyai urusan wajib untuk melaksanakan tanggung jawabnya sesuai tugas, fungsi dan peranannya dalam pengelolaan sumberdaya serta kewenangan yang ada melalui beberapa Indikator Kinerja Utama agar dapat dipercayakan kepada publik di Tahun 2015.
2. Maksud dan Tujuan Maksud dan Tujuan Penyusunan
Rencana Kinerja ini dimaksudkan
untuk menjabarkan isi dari Rencana Strategis yang telah disusun, dan melalui Rencana Kinerja Tahunan Tahun 2015 serta memberikan gambaran langkahlangkah
dalam penyelenggaraan program dan kegiatan dibidang Perpustakaan
dan Kearsipan sebagaimana tertuang dalam Renstra Tahun 2015 - 2019 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang.
3. Ruang Lingkup Rencana Kinerja ini disusun berdasarkan Indikator Kinerja Utama Kantor Perpustakaan dan Arsip yaitu dibidang Perpustakaan dan Kearsipan yang pelaksanaannya sudah diatur didalam Renstra dan dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan.
4. Landasan Hukum a. Undang-undang No. 22 Tahun 1999, tentang Otonomi Daerah; b. Peratuan Pemerintah No. 8 Tahun 2008, Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; c. Permenpan. No. 9 Tahun 2007, tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama dilingkungan Instansi Pemerintah; d. Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2007, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kab. Lumajang; e. SK. Kepala LAN No. 239 Tahun 2003, tentang Pedoman Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; . 3
B. KEDUDUKAN 1. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah unsur pelaksana dibidang Perpustakaan dan Kearsipan dalam urusan wajib. 2. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
C.
TUGAS POKOK DAN FUNGSI Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 22 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Pada Bab III Pasal (3) ayat 1 disebutkan bahwa Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah unsur pelaksana tugas dibidang Perpustakaan dan Kearsipan, Sedangkan pada Pasal (4) Kantor Perpustakaan dan Arsip mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyelenggarakan Pemerintahan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan Perdoman dan Kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kantor Perpustakaan dan Arsip mempunyai fungsi : a. Perumusan
kebijakan
teknis
Pembinaan
dan
Pengembangan
Progam
Perpustakaan dan Arsip; b. Pelayanan
penunjang
Pemerintahan
Daerah
dibidang
Pembinaan
dan
Pengembangan Program Kantor Perpustakaan dan Arsip; c. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
D. SUSUNAN ORGANISASI Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip disebutkan dalam Bab II Pasal (5) ayat 1, terdiri dari :
1. Kepala Kantor; 2. Sub Bagian Tata Usaha; 3. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan; 4. Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Perpustakaan; 5. Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Kearsipan; 6. Kelompok Jabatan Fungsional
4
E. KONDISI LINGKUNGAN ORGANISASI Dalam upaya pencapaian visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang terdapat faktor-faktor baik Internal maupun Eksternal untuk menetapkan strategi dengan memperhatikan Sumber Daya Organisasi dan keadaan lingkungan yang dihadapi.
Adapun faktor- faktor lingkungan tersebut meliputi :
1. Lingkungan Internal a.
Kekuatan - Adanya Struktur Organisasi dan Tata kerja; - Tersedianya Sumber Daya Aparatur; - Tersedianya Anggaran, Sarana dan Prasarana; .
b. Kelemahan - Keterbatasan Anggaran; - Terbatasnya Tenaga Pustakawan dan Tenaga Arsiparis; - Terbatasnya tenaga operator komputer - Terbatasnya Sarana Perpustakaan dan Kearsipan.
2. Lingkungan Eksternal a. Peluang - Adanya Kebijakan Bupati; - Adanya sinergitas instansi terkait dan pihak ke III; - Adanya partisipasi masyarakat untuk berkunjung ke Perpustakaan baik di Perpustakaan Umum Kabupaten
Lumajang, Perpustakaan Umum di 3
Kecamatan, Perpustakaan Desa, Rumah Baca Desa maupun Rumah Pintar, - Adanya Pelayanan Perpustakaan mobil keliling, Motor keliling ke sekolahsekolah dan desa-desa terpencil.
b. Ancaman - Belum meratanya tingkat ekonomi masyarakat; - Masih kurang berartinya Perpustakaan dan Tata Kearsipan bagi Lembaga masyarakat dan bagi Masyarakat itu sendiri; - Masih kurang berartinya Kearsipan bagi Stake Holder.
5
F.
FAKTOR- FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Faktor-faktor kunci keberhasilan yang dilandasi oleh Visi, Misi dan
nilai
kekuatan dari dalam Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang yang tertuang
dalam
Rencana
Strategis
agar
mudah
untuk
diterapkan
dan
dikembangkan.
Adapun faktor-faktor kunci keberhasilan yang telah diindentifikasi adalah sebagai berikut : 1. Pendayagunaan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip; 2. Peningkatan koordinasi dengan memanfaatkan dukungan dari Pemerintah Kabupaten Lumajang untuk mengurangi terjadinya ego sektoral dalam rangka mewujudkan keterpaduan antar sektor dalam melaksanakan penyelenggaraan kegiatan; 3. Peningkatan Sumber Daya Aparatur dalam rangka memberikan motivasi agar tercipta
iklim
kerja
yang
kondusif
dan
peningkatan
kinerja
dibidang
perpustakaan dan kearsipan; 4. Optimalisasi sarana dan prasarana yang tersedia dan sinergitas dengan Instansi terkait dalam rangka mewujudkan pelayanan kepada masyarakat.
6
BAB I I RENCANA STRATEGIS A. VISI DAN MISI Visi adalah cara pandang jauh ke depan dimana didalamnya tercermin apa yang ingin dicapai dan kemana suatu organisasi diarahkan, sehingga dengan Visi yang tepat, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang sebagai unsur penunjang pemerintah
dalam penyelenggaraan, pengumpulan
dan pengelolaan serta pelayanan Kearsipan
pada Pemerintah Kabupaten
Lumajang serta melayani masyarakat umum dibidang Perpustakaan, informasi dan membina segala jenis Perpustakaan yang ada
untuk melaksanakan
wewenang dan tanggung jawab tersebut. Dan sejalan dengan
Visi dan Misi
Pemerintah Kabupaten Lumajang dan tugas pokok Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, maka kami menetapkan Visi : “ TERWUJUDNYA MASYARAKAT LUMAJANG GEMAR MEMBACA DAN TERTIBNYA MANAJEMEN KEARSIPAN
BERBASIS TEHNOLOGI
INFORMASI ” Yang maknanya adalah : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang
sebagai instansi
pemerintah, berupaya untuk selalu meningkatkan minat baca masyarakat luas melalui pelayanan perpustakaan baik di pedesaan hingga masyarakat kota, dan selalu berupaya memberikan pembinaan kearsipan kepada Desa, Kelurahan hingga SKPD agar dapat mewujudkan tata kearsipan, baik di desa, kelurahan dan SKPD dapat tertib dan mudah dicari. Visi dijabarkan lebih lanjut ke dalam Misi karena secara jelas sebagai satu pernyataan yang menetapkan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan dan menilai lingkungan strategis yang berpengaruh serta menyelaraskan dengan tuntutan peran dan sumber daya organisasi yang dimiliki. Oleh karena itu Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Meningkatkan kwalitas dan kwantitas pelayanan perpustakaan; b. Meningkatkan kwalitas dan kwantitas pelayanan kearsipan;
7
Penjelasan Misi : 1. Menggambarkan arah strategi organisasi dan perbaikan-perbaikan yang ingin diciptakan sesuai dengan Tupoksi Kantor Perpustakaan dan Kearsipan; 2. Meletakkan
kerangka
prioritas
untuk
memfokuskan
arah
sasaran,
kebijaksanaan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka mewujudkan Misi tersebut. B. TUJUAN DAN SASARAN 1. Tujuan : Tujuan organisasi merupakan penjabaran dan implementasi dari pernyataan Misi organisasi yaitu : - Mewujudkan Gemar Membaca dikalangan masyarakat; - Mewujudkan Manajemen Kearsipan yang baik dan benar di SKPD sampai desa atau Kelurahan.
Adapun keterkaitan antara Misi dan Tujuan dapat dilihat sebagai berikut : NO 1.
MISI
TUJUAN
Meningkatkan kwalitas dan Mewujudkan kwantitas
pelayanan
per- masyarakat
pustakaan
gemar melalui
membaca pelayanan
dikalangan perpustakaan
yang ada di Sekolah, Desa, Kecamatan dan Kabupaten
2.
Meningkatkan kwalitas dan Mewujudkan Manajemen Kearsipan yang baik, kwantitas
pelayanan tertib,
kearsipan
rapi dan handal di SKPD,
Kecamatan
atau Kelurahan serta Desa.
2. Sasaran : Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi yang ingin dicapai melalui tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu sasaran ditetapkan adalah : - Meningkatnya Minat Baca Masyarakat; - Meningkatnya pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal.
8
TUJUAN – SASARAN SASARAN NO
TUJUAN URAIAN
1
INDIKATOR
Menjadikan perpustakaan Meningkatnya Minat Prosentase
peningkatan
sebagai sarana penambah dan Budaya Baca jumlah pengetahuan masyarakat
Masyarakat
kunjungan
masyarakat ke perpustakaan
Prosentasi
peningkatan
jumlah peminjam 2.
Mengembangkan
sistem Meningkatnya
administrasi pemerintahan pengelolaan dan
pengelolaan
arsip pemerintah
daerah
Prosentase
SKPD
yang
arsip memiliki tata kearsipan yang daerah baik
yang tertib, rapi dan handal.
Prosentase
Desa
dan
Kelurahan yang memiliki tata kearsipan yang baik
C. RENCANA KINERJA TAHUN 2015. Sesuai dengan pengajuan Rencana Kinerja Anggaran Tahun 2015, maka dapatlah
disusun Rencana Kerja Tahunan Tahun 2015 yang bertujuan untuk
memberikan
gambaran
kegiatan
yang
akan
dilaksanakan
oleh
Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dalam periode satu tahun, sebagaimana terlampir dalam Rencana Kinerja Tahun 2015, agar lebih mudah mengaplikasikan kedalam kegiatan sehari-hari dan tentunya dengan tujuan dan sasaran dari pada Visi dan Misi.
9
BAB III RENCANA KINERJA TAHUN 2015.
A. PROGRAM UTAMA Penyusunan
Rencana Kinerja Tahun 2015 Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kabupaten Lumajang berdasarkan pada Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, sedangkan pelaksanaan untuk mencapai sasaran adalah melalui kegiatan-kegiatan sebagaimana dibawah ini : PROGRAM UTAMA DAN KEGIATAN KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015 NO
PROGRAM
KEGIATAN
PERPUSTAKAAN 1.
Program daya
Pengembangan
Baca
dan
Bu- - Pengembangan Minat dan Budaya Baca;.
Pembinaan - Bimbingan Teknis Perpustakaan - Publikasi dan sosialisasi Minat dan Budaya Baca;
Perpustakaan.
- Pengadaan Sarana dan Prasarana Perpustakaan; - Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan; - Lomba Bercerita dan Mengarang; - Lomba Pengelolaan Rumah Baca Desa; - Pengelolaan Rumah Pintar; - Operasional dan Pemeliharaan Perpustakaan
KEARSIPAN 2.
Program
Perbaikan
Sistem - Kajian Sistem Administrasi kearsipan - Lomba Kearsipan Desa
Adiministrasi Kearsipan 3.
Program
Penyelamatan
dan -
Pelestaran Dok./Arsip Daerah
Program Rutin/Berkala
Sarana
Pengolahan
dan
Pe-
nyimpanan Arsip -
4.
Pengadaan
Penilaian Arsip/Dokumen Daerah
Pemeliharaan Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data Sarana
dan
Prasarana Kearsipan 5.
Program Peningkatan Kualitas Sosialisasi /penyuluhan, bimtek / kearsipan di Pelayanan Informasi
lingkungan Pemerintah Kabupaten Lumajang.
.
10
B.
SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA Sasaran dan Indikator Kineja adalah upaya untuk mencapai tujuan yaitu terwujudnya gemar membaca dan Budaya baca dikalangan masyarakat melalui kebersamaan masyarakat dalam menyediakan koleksi buku bacaan pendukung sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan dalam menciptakan iklim yang kondusif dan terwujudnya manajemen yang baik dan benar serta berhasil guna, maka sasaran dan indikator sasaran harus diupayakan sebagai berikut :
SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015 NO 1.
PROGRAM Terwujudnya
SASARAN -Meningkatnya
INDIKATOR
TARGET KINERJA
Output :
kunjungan Baca -Jumlah dan pengguna Pengembangan Masyarakat internet masyarakat ke Perpustakaan Budaya Baca dalam 1 (satu) tahun dan Pembinaan Program
Minat
- Pelaksanaan Pameran dan Bursa Buku
Perpustakaan
- Jml Pengadaan Koleksi buku - Penambahan jumlah lokasi layanan perpustakaan fasilitas sarana -Meningkatnya
dan prasarana dan
- RBD yg berkualitas
159.477
1 (satu) Kali, 7 hari
84.024 Eks.
35 Desa
42 RBD
sdm
Perpustakaan
- Jumlah penambahan SDM Pengelola Perpustakaan
5 orang
Outcomes : Terpenuhinya kegiatan peningkatan Minat dan Budaya
Baca
bagi
masyarakat
11
2.
Terwujudnya
Meningkatnya
Output :
Program
pengelolaan
- Aplikasi
Perbaikan
Arsip pemerin-
Sistem
tah Darah yg - Lomba
Administrasi
tertib, rapi dan
Kearsipan
handal.
(Sofwair)
1 unit
adm.kearsipan kearsipan
1 kali dalam 1 tahun
desa Outcomes : Tersimpannya
arsip
yang rapi dan cepat ditemukan
3.
Terwujudnya
Output :
Program
- Jml. Boks Arsip
Penyelamatan
- Tersedianya Arsip
1.650 Buah
dan Pelestarian
Yang masih mem-
Dokumen/Arsip
punyai Nilai guna Outcomes :
Daerah
Tersimpannya
arsip
yang rapi dan cepat ditemukan 4.
Terwujudnya
Output :
Program
- Jml. Desa yang
35 Desa
Pemeliharaan
Mempunyai
Rutin/berkala
kearsipan yang baik
Sarana Prasarana Kearsipan
dan
- Jml.
tata
SKPD
yang
80 DKPD
sudah tertata rapi Outcomes : Terbinanya pengelola
petugas kearsipan
desa. 5.
Terwujudnya
Output :
Program
- Jml.Tenaga Peng.
Peningkatan
Kearsipan
Kualitas
yang trampil
Pelayanan
Outcomes :
Informasi
Terbinanya
205 Orang
Desa
petugas
peng. Arsip desa yang trampil
12
C. JUMLAH ANGGARAN YANG DIALOKASIKAN Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk mendukung pelaksanan Program dan Kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Tahun Anggaran 2015
telah
ditetapkan, sebesar Rp. 3.132.507.234,- Yaitu untuk Belanja Tidak Langsung sebesar
Rp. 1.327.707.234,- Dan untuk Belanja
Langsung sebesar
Rp. 1.804.800.000,- adapun untuk perincian sebagaimana lampiran RKT Tahun 2015.
13
BAB IV. PENUTUP
Seperti yang telah kami sampaikan pada bab-bab dimuka, bahwa penyusunan Rencana Kinerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang Tahun 2015 adalah sebagai pedoman atau petunjuk untuk menentukan kebijakan dalam melaksanakan program dan kegiatan dalam mencapai tujuan dan sasaran. Dalam mewujudkan harapan sebagaimana tersebut diatas, maka diperlukan kebersamaan dari semua aparatur Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang agar kegiatan yang tertuang dalam Rencana Strategis dapat tercapai dengan maksimal. Demikian Rencana Kinerja Tahun 2015 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang ini disusun, semoga semua Program dan Kegiatan dapat terwujud sesuai dengan Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang.
KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG Ttd Drs. SISWINARKO,M.M Pembina Tingkat I NIP. 19620207 198303 1 011
14
