RENCANA STRATEGI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG BAB I PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG Perkembangan penyelenggaraan Negara dan pemerintahan, yang terjadi di Indonesia dalam kurun waktu terakhir ini, telah memberikan berbagai pengaruh dan kecendrungan terhadap sendi-sendi kehidupan berbangsa dan bernegara dari seluruh elemen yang ada dalam struktur Negara Kesatuan Republik Indonesia. Perkembanganperkembangan terkait dengan upaya penyelenggaraan Negara dan pemerintahan dapat diindikasikan dan ditandai melalui berbagai perubahan terhadap kebijakankebijakan yang berlaku, baik di tingkat nasional maupun regional bahkan di tingkat lokal. Perubahan kebijakan yang terjadi di tingkat nasional terkait dengan penyelenggaraan Negara, adalah telah disahkannya amandemen terhadap UndangUndang Dasar (UUD) Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan telah direvisinya Undang-Undang Republik Indonesia No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah melalui Undang-Undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2004 sebagai pengganti serta berlakunya Undang-Undang Republik Indonesia No. 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk merevisi dan menggantikan Undang-Undang No. 25 Tahun 1999. Perkembangan dan perubahan-perubahan seperti diindikasikan di atas, baik menyangkut penyelenggaraan pemerintahan daerah maupun kebijakan-kebijakannya, telah mendorong seluruh pihak dan elemen masyarakat untuk melakukan re-orientasi dan proses pengkajian kembali terhadap visi, misi, tujuan maupun sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan kemudian mempertimbangkan untuk melakukan penyempurnaan, penyesuaian atau merumuskannya kembali sesuai dengan perkembangan dan perubahan yang terjadi, terutama dalam rangka megantisipasi secara pro aktif berbagai bentuk kebutuhan dan tantangan masa depan terkait dengan dampak yang ditimbulkan oleh adanya perubahan kebijakan dimaksud. Disamping sebagai wujud implementasi amanat peraturan perundang-undangan dan kebutuhan pembangunan serta dengan telah terpilih dan ditetapkannya kepala daerah (Bupati) yang baru, maka perlu Rencana Strategi SKPD tahun 2010-2015.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, dalam posisi dan kapasitasnya sebagai salah satu SKPD yang berada dibawah struktur pemerintah Kabupaten Serang, sangat berkepentingan dan mempunyai relevansi langsung dalam menterjemahkan
seluruh
fenomena
perkembangan
maupun
perubahan
dalam
penyelenggaraan pemerintahan tersebut, melalui bentuk rencana strategis maupun rencana/program kerja pengembangan lembaga (Satuan Kerja Perangkat Daerah) secara proposional dan implementatif. Dalam konteks penyusunan perencanaan pembangunan di daerah, terkait dengan tugas dan fungsi satuan kerja perangkat daerah, penyelenggaraannya diatur melalui pasal 151 UU No. 32/2004 ,yang menyebutkan bahwa Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) menyusun rencana strategis yang selanjutnya disebut Renstra SKPD, memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya, berpedoman pada RPJMD daerah dan bersifat indikatif. Renstra SKPD sebagaimana dimaksud, dirumuskan dalam bentuk rencana kerja satuan kerja perangkat daerah yang memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan, baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat. 1.2. LANDASAN HUKUM PENYUSUNAN a.
Landasan idiil Pancasila
b.
Landasan Konstitusional Undang-Undang Dasar 1945
c.
Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang sistem perencanaan pembangunan nasional.
d.
Undang-Undang No. 32 Tahun 2004, tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang No. 12 Tahun 2004, tentang Pembahasan kedua atas Undang-Undang No. 32 Tahun 2004, tentang Pemerintah daerah.
e.
Undang-Undang No. 33 Tahun 2004, tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah.
f.
Undang-Undang No. 17 Tahun 2007, tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025.
g.
Undang-Undang No. 26 Tahun 2007, tentang Penataan Ruang.
h.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2007, tentang Perpustakaan.
i.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan.
j.
Peraturan Pemerintah Daerah Kabupaten Serang No. 27 Tahun 2006 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD)
k.
Peraturan Pemerintah Nomor 54 tahun 2010 sebagai pelaksanaan Peraturan pemerintah No. 8 Tahun 2008 tentang tahapan, tata cara penyusunan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah.
l.
Peraturan Presiden No. 05 Tahun 2010, tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2009-2014.
m.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
n.
Peraturan
Daerah
Kabupaten
Serang Nomor 20 tahun
2011 tentang
Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Serang; o.
Peraturan Bupati Kabupaten Serang Nomor 19 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok , Fungsi dan Uraian Tugas pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang .
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN Rencana Pembangunan
Jangka menengah
Satuan
Perangkat Daerah
selanjutnya disebut Renstra SKPD adalah dokuen perencanaan Satuan Perangkat Daerah utuk periode 5 ( lima ) tahun. Adapun maksud dan tujuan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang adalah : 1.
Meletakkan dasar-dasar rencana strategis program
Kantor
Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang untuk pembangunan 5 (lima) tahun. 2.
Memberikan pedoman dan pengetahuan bagi aparatur perencanaan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang dalam menentukan sasaran prioritas dan strategi pembangunan kearsipan dan perpustakaan. Maksud dan tujuan strategis pembangunan Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Serang, bertitik tolak dari pencapaian sasaran pembangunan Kearsipan dan Perpustakaan, dengan terwujudnya sistem yang handal, yang dikelola dengan profesional dengan kaidah dan kemampuan yang dimiliki oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah, yang dapat diimplementasikan pada point-point dibawah ini :
a.
Meningkatnya kualitas Sumber Daya Manusia penyelenggara administrasi pemerintahan, dengan sasaran meningkatnya sistem administrasi pengelolaan Arsip dan Perpustakaan.
b.
Meningkatnya akses dan kualitas Arsip dan Perpustakaan sesuai dengan perkembangan zaman, dengan sasaran meningkatnya kualitas pelayanan, sarana dan prasarana Arsip dan Perpustakaan dengan tersedianya koleksi bahan pustaka, dan tersedianya akses informasi bahan pustaka dengan cepat, tepat dan akurat.
c.
Meningkatnya sistem pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan;
d.
Meningkatnya pemberdayaan Arsip pemerintahan, perorangan, swasta dan Perpustakaan Daerah.
e.
Meningkatnya pemberdayaan Perpustakaan Umum Daerah , minat dan budaya baca masyarakat, dan pelayanan prima Perpustakaan Umum Daerah serta penguatan lembaga perpustakaan desa dan sekolah di Kabupaten Serang.
f.
1.4.
Meningkatnya sarana dan prasarana Arsip dan Perpustakaan.
SISTEMATIKA PENULISAN BAB I. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang 1.2. Landasan Hukum Penyusunan 1.3. Maksud dan Tujuan 1.4. Sistematika Penulisan 1.5. Asumsi BAB II. Gambaran Pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang Kedudukan
Organisasi dan Manajemen Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang 2.1
Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang
2.2
Gambaran Sumber Daya Organisasi
2.3
Kinerja Pelayanan SKPD
2.4
Tantangan dan Peluang pengembangan Pelayanan
BAB III. Isu-isu Strategis 3.1
Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan KAPD.
3.2
Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih.
3.3
Telaahan Renstra K / L dan Renstra SKPD
3.4
Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis.
3.5 BAB IV.
Penentuan Isue-Isue Strategis. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
4.1
Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang.
4.2
Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah.
4.3 BAB V.
Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah. RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
5.1 BAB VI.
Rencana Program dan kegiatan INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD
BAB VII. PENUTUP
1.6. ASUMSI Beberapa asumsi dasar
berikut yang menjadi landasan dalam mengukur
tingkat keberhasilan pencapaian tujuan, melalui perumusan dan pilihan pengelolaan strategi yang relevan :
a. Proses penyelenggaraan pemerintah yang terkait dengan tugas pembantuan, dekonsentrasi dan pelaksanaan desentralisasi kepada daerah tetap terjaga dan konsisten dalam koridor mendekatkan pemberian pelayanan kepada publik maupun masyarakat pengguna secara baik, efektif dan optimal serta tidak hanya semata-mata dimaknai sebagai proses pemindahan wewenang dan kekuasaan kepada daerah. Asumsi ini diwujudkan melalui penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih (clean and good government). b. Proses penguatan terhadap msyarakat sipil (civil society ) melalui upayaupaya pemberdayaan msayarakat dapat dilaksanakan serta berjalan baik atas fasilitas dan dukungan dari pihak pemerintah. Asumsi ini dicerminkan dalam bentuk peran aktif masyarakat pada proses penetapan kebutuhan , perencanaan , pelaskanaan serta pemantauan dan ealuasi secara konret dan proposional , terutama keterlibatan dalam proses pengambilan kebutusan (desicion making process) yang menyangkut publik. c. Proses merubah pandangan (mind set ) bahwa arsip adalah pilar good government dan membaca adalah proses untuk mencerdaskan meningkatkan taraf hidup masyarakat
dan
sehingga dengan demikian akan
terbangun kepercayaan kepada masyarakat kepada pemerintah daerah dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan adanya tertib arsip dan terbukanya wawasan pengetahuan dan ketrampilan melalui tertib arsip dan budaya gemar membaca. Asussi asumsi tersebut diatas terkait dengan kemauan dan motivasi Pemerintah Daerah Kabupaten Serang untuk melakukan perubahan di berbagai bidang dan aspek kehidupan berbangsa dan bernegara , terutama dalam hal memperbaiki kinerja layanan pemerintah kepada masyarakat melalui tertib arsip dan meningkatkan kualitas sumber Daya Manusia ( human development index) dan secara khusus melalui
meningkatnya kualitas pendidikan masyarakat melalui
budaya gemar membaca dalam rangka kemajuan pemerintah Kabupaten Serang.
B A B II GAMBARAN PELAYANAN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG ORGANISASI DAN MANAJEMEN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH
KABUPATEN SERANG Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten serang merupakan bagian yang tidak
terpisahkan
dari
sistem
penyelenggaraan
Pemerintahan
Daerah
Kabupaten Serang, yang melaksanakan fungsi utama di bidang Kearsipan dan Perpustakaan di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Serang yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 20 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah sebagai revisi dari Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 10 Tahun 2008, tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Serang, dimana terjadi perubahan struktur Organisasi dari Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah dirampingkan Perpustakaan Daerah
,
menjadi Kantor Arsip dan
mempunyai kewajiban melaksanakan tugas Pemerintah
Kabupaten Serang dan bertanggung jawab kepada Bupati. Adapun Tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 19 tahun 2011 tentang tugas pokok, fungsi dan uraian tugas sebagai revisi dari Peraturan Bupati Nomor 39 tahun 2008, adalah sebagai berikut : 1. Unsur Pimpinan Top Manajemen, dalam hal ini adalah Kepala Kantor ; 2. Unsur Pimpinan Middel Manajemen atau manajemen menengah, ada 1 (satu) Sub. Bagian dan 3 (tiga) Seksi
yang dikembangkan sesuai dengan fungsi
Organisasi, yang terdiri dari: a.
Fungsi Kesekretariatan memiliki
3 (tiga) fungsi yakni : Program dan
Evaluasi, Umum dan Kepegawaian, serta b.
Keuangan.
Fungsi Seksi Kearsipan, meliputi 2 (dua) fungsi yakni :
Pembinaan dan
Pengembangan Kearsipan, dan Akuisisi dan Pengolahan Arsip. c.
Fungsi Bidang Kepustakaan, meliputi 2 (dua) fungsi yakni : Pengembangan Perpustakaan.
Perpustakaan,
serta
pengadaan
dan
pembinaan Pengelolaan
d.
Fungsi Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan, membawahi 2 (dua) fungsi yakni: Pemeliharaan
dan
Pelayanan
serta
pemasyarakatan
arsip
dan
perpustakaan. Unsur Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis dan Fungsional Pustakawan, sebagai cerminan dari kelompok keahlian professional dalam bidang Arsip dan Perpustakaan. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang yang berlaku sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 20 tahun 2011, sebagai berikut :
KEPALA KANTOR
KASUBAG.TATA USAHA
JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS DAN PUSTAKAWAN
SEKSI KEARSIPAN
SEKSI PERPUSTAKAAN
SEKSI PEMELIHARAAN DAN PELAYANAN
2.1. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG Adapun tugas pokok dan fungsi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang tercantum dalam lampiran Peraturan Bupati Nomor 19 Tahun 2012, yang meliputi uraian sebagai berikut: 1. KEPALA Kepala KAPD berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah, yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi penyelenggaraan sebagian tugas pemerintah daerah di bidang arsip dan perpustakaan. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala KAPD mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis operasional dan administratif di bidang Arsip dan Perpustakaan Daerah dilingkungan pemerintah Daerah; b. Pengaturan penyelenggaraan tugas pemerintah daerah di bidang Arsip dan Perpustakaan; c. Pelaksanaan penyelenggaraan tugas pemerintahan daerah di bidang arsip dan perpustakaaan; d. Pengawasan penyelenggaraan tugas pemerintah daerah di bidang arsip dan perpustakaan; e. Pelaksanaan tugas tambahan. 2. KASUB. BAGIAN TATA USAHA Sekretariat dipimpin oleh seorang Kasub. Bagian Tata Usaha berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala KAPD, yang mempunyai tugas pokok memimpin,merencanakan, mengatur , melaksanakan dan mengawasi penyelenggaraan tugas ketata usahaan kantor antara lain penyiapan koordinasi penyusunan kebijakan pembinaan kepegawaian, pengaturan pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, dan perlengkapan KAPD, dan pelaksanaan laporan akuntabilitas dan evaluasi kinerja KAPD agar terlaksana dengan baik, efektif dan efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, adapun fungsi Kasubag. Tata Usaha sbb :
a. Perumusan rencana kebijakan penyelenggaraan operasional tugas ketatausahaan kantor; b. Pengaturan penyelenggaraan tugas ketatausahaan kantor; c. Pelaksanaan penyelenggaraan tugas ketatausahaan kantor; d. Pengawasan penyelenggaraa tuas ketatausahaan kantor ; dan e. Pelaksanaan tugas tambahan. 3.
SEKSI KEARSIPAN Seksi Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala KAPD, yang mempunyai tugas pokok memimpin dan merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi penyelenggaraan urusan kearsipan antara lain mengkoordinir, menyelenggarakan, dan mengawasi serta mengevaluasi kegiatan seksi Kearsipan, membagi tugas dan mengatur serta memberi petunjuk kegiatan Seksi Kearsipan kepada bawahan, dan memberikan laporan kepada pimpinan sehingga kegiatan di Seksi Kearsipan berjalan dengan baik, efektif dan efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, untuk melaksanakan tugas pokok Kepala Seksi Kearsipan mempunyai fungsi sbb : a. Perumusan rencana kebijakan penyelenggaraan urusan kearsipan; b. Pengaturan penyelenggaraan urusan kearsipan; c. Pelaksanaan penyelenggaraan urusan kearsipan; d. Pengawasan penyelenggaraan urusan kearsipan; e. Pelaksanaan tugas tambahan
4. SEKSI PERPUSTAKAAN Bidang Kepustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala KAPD, yang mempunyai tugas pokok memimpin
dan
merencanakan,
mengatur
,
melaksanakan
penyelenggaraan urusan perpustakaan diantaranya pengendalian kegiatan
dan
mengawasi
penyusunan program dan
Kepustakaan, mengkoordinir, menyelenggarakan, dan
mengawasi serta mengevaluasi kegiatan seksi Perpustakaan , membagi tugas dan mengatur serta memberi petunjuk kegiatan seksi Perpustakaan kepada bawahan, dan memberikan laporan kepada pimpinan, sehingga kegiatan di seksi Kepustakaan
berjalan dengan baik, efektif, dan efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala seksi Kepustakaan mempunyai fungsi sbb : a. Perumusan rencana kebijakan penyelenggaraan urusan perpustakaan; b. Pengaturan penylenggaraan urusan perpustakaan; c. Pelaksanaan penyelenggaraan urusan perpustakaan ; d. Pengawasan penyelenggaraan urusan perpustakaan e. Pelaksanaan tugas tambahan ;
5. SEKSI PEMELIHARAAN DAN PELAYANAN Seksi
pemeliharaan dan Pelayanan dipimpin oleh seorang Kepala seksi ,
berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala KAPD, yang mempunyai tugas pokok memimpin , merencanakan, mengatur , melaksanakan dan mengawasi penyelenggaraan urusan pemeliharaan dan pelayanan arsip dan perpustakaan, antara lain meliputi penyusunan program dan pengendalian kegiatan Seksi
Pemeliharaan dan Pelayanan, mengkoordinir, menyelenggarakan, dan
mengawasi serta mengevaluasi kegiatan Seksi
Pemeliharaan dan Pelayanan,
membagi tugas dan mengatur serta memberi petunjuk kegiatan Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan kepada bawahan, dan memberikan laporan kepada pimpinan sehingga kegiatan di seksi
Pemeliharaan dan Pelayanan berjalan dengan baik,
efektif dan efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala seksi Pemeliharaan dan Pelayanan, mempunyai fungsi sbb : a.
Perumusan rencana kebijakan penyelenggaraan urusan pemeliharaan dan pelayanan arsip dan perpustakaan ;
2.2.
b.
Pengaturan penyelenggaraan urusan pemeliharaan dan pelayanan ;
c.
Pelaksanaan penyelenggaraan urusan pemeliharaan dan pelayanan;
d.
Pengawasan penyelenggaraan urusan pemeliharaan dan pelayanan; dan
e.
Pelaksanaan tugas tambahan.
GAMBARAN SUMBER DAYA ORGANISASI Kantor
Arsip
dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Serang
masih
memerlukan sumber daya (arsiparis dan pustakawan) yang cukup memadai untuk
mendukung berbagai kegiatan yang berlangsung di masing-masing bidang, baik Arsip maupun Perpustakaan, sumber daya utama yang perlu di informasikan dalam Renstra ini antara lain sumber daya manusia yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, sarana dan prasarana pendukung yang dimiliki, besarnya anggaran untuk penyelenggaraan seluruh kegiatan yang ada di arsip maupun koleksi bahan pustaka di perpustakaan. Uraian berikut ini memberikan gambaran secara lebih rinci terkait sumber daya organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. 1. Sumber Daya Manusia Dengan pemberlakuan PP Nomor 41 tahun
2007,
tentang Organisasi
Perangkat Daerah di lingkungan Kabupaten Serang bahwa Kantor
Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang belum memiliki sumber daya manusia yang cukup memadai karena terjadinya penggabungan 2 (dua) lembaga. Kondisi sumber daya manusia pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang akan diklasifikasikan atas dasar jumlah personil untuk setiap kelompok fungsi yang terdapat pada bidang arsip dan bidang perpustakaan, juga akan dibedakan status, golongan / ruang serta tingkat pendidikan SDM. Khusus kelompok jabatan fungsional arsiparis dan pustakawan akan diklasifikasikan berdasarkan status dan jenjang propesionalisme dalam bidang keahliannya. Sumber
Daya Manusia Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Serang semuanya berjumlah 22 Orang yang terdiri dari 11 PNS , 3 TKK dan 8 TKS, bila diklasifikasikan atas dasar kelompok fungsi pada subbagian
Tata Usaha
,
dimaksudkan
agar
dapat
seksi dan
mendukung kelancaran
pelaksanaan program-program yang sudah direncanakan, Komposisi SDM Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, dapat dilihat dalam table di bawah ini.
Komposisi personil Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang Berdasarkan kelompok fungsi Jenis Kelamin N0.
Sub bagian / seksi
Laki-laki
Perempuan
Jumlah
1
2
3
4
5
1.
Kepala (Top Manajemen )
-
1
1
2.
Kasub. Bagian Tata Usaha
-
1
1
3.
Kepala Seksi Kearsipan
-
1
1
4.
KepalaSeksi Perpustakaan
-
1
1
5.
Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan
-
1
1
JUMLAH
-
5
5
SDM Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, diklasifikasikan berdasarkan status, golongan / ruang sebagai berikut: Tabel : Komposisi SDM menurut status kepegawaian N0.
Jumlah
%
5
23%
- Jabatan fungsional / calon Arsiparis
Tidak ada
0%
- Jabatan fungsional Pustakawan
Tidak ada
0%
- Staff PNS
6
27%
2.
Pegawai Kontrak
3
13%
3.
Pegawai Honorer
8
36%
Total pegawai
22
100%
1.
Status kepegawaian Pegawai Negeri Sipil
- Jabatan Struktural
No.
Golongan Ruang
a
b
c
d
e
Jumlah
%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1.
Golongan I
-
-
-
-
-
-
-
2.
Golongan II
-
-
2
-
-
2
3.
Golongan III
3
1
3
-
8
4.
Golongan IV
-
-
-
1
1
-
1
Jumlah
11
Dalam rangka mengoptimalkan pelayanan publik pada
Kantor
Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sangat diperlukan dukungan kelompok jabatan fungsional. Jabatan fungsional di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang ada 2 (dua)
kelompok yaitu fungsional arsiparis dan fungsional pustakawan. Kondisi jabatan fungsional arsiparis
yang semula
berjumlah
43 orang yang tersebar
di
Badan, Dinas,dan
Kecamatan,seiring perjalanan waktu berkurang dikarenakan terjadinya pensiun, struktural dan mutasi ke kota Serang. sehingga saat ini fungsional arsiparis tinggal 6 orang. Adapun pejabat fungsional
pada
KAPD sampai saat ini masih kosong. Jenjang jabatan untuk
fungsional di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang seperti nampak dalam table berikut ini : Tabel : Jenjang jabatan Fungsional Pustakawan dan Arsiparis Tahun 2014 Golongan No.
1.
Jenjang Jabatan
II/
II/
II/
II/
III/
III/
III/
III/
IV/
A
b
c
d
a
b
c
d
a
- Pustakawan Pelaksanana
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Pustakawan Pelaksana
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Pustakawan Pertama
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Pustakawan Muda
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Pustakawan Madya
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Pustakawan Utama
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Jumlah
PUSTAKAWAN Tingkat terampil
Lanjutan - Pustakawan Penyelia PUSTAKAWAN Tingkat Ahli
JUMLAH
0
2.
ARSIPARIS Tingkat Ketrampilam - Arsiparis Pelaksana
-
-
-
- Arsiparis Pelaksana
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Arsiparis Pertama
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Arsiparis Muda
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Arsiparis Madya - Arsiparis Utama
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Lanjutan - Arsiparis Penyelia Tingkat Ahli
JUMLAH
6.
0
Sarana dan Prasarana Sumber daya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, secara umum masih sangat kurang dan sangat terbatas, ditinjau dari sudut luasnya cakupan wilayah pembinaan maupun operasional kerjanya. Dalam bagian ini, tidak akan diuraikan seluruh sarana maupun prasarana yang ada, namun hanya terbatas mengindikasikan sarana dan prasarana yang paling banyak berperan dan sangat penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tugas rutin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. Jenis –jenis sarana dan prasarana tersebut, meliputi : gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan ,gedung pelayanan perpustakaan, kendaraan bermotor, komputer, koleksi bahan pustaka, khazanah arsip, dan perlengkapan Inventaris yang terdiri dari lemari, rak, kabinet, arsip/ filling kabinet, meja kursi dll. Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang berdiri di atas Tanah Seluas 900 m2, terdiri dari 2 (dua) bangunan dengan luas bangunan gedung sekitar 600 m2 untuk gedung induk dan 300 m2 untuk gedung Sekretariat, yang berlokasi di jalan Veteran No. 1. Disamping itu terdapat satu gedung perpustakaan yang berlokasi di Taman K3 Ciceri Serang dengan luas 200 m2. Jumlah buku koleksi buku dan non buku Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang sampai dengan akhir tahun 2014 adalah sebanyak 9.040 judul buku terdiri dari 19.072 eksemplar, dengan rincian jumlah : Hibah dari Perpustakaan Nasional sebanyak 2000 eksemplar, Hibah dari Perpustakaan Provinsi sebanyak 1.276 eksemplar, Hibah dari bagian organisasi SETDA Kabupaten Serang sebanyak 1.758 eksemplar, dan Hibah dari
UPTD Pendidikan sebanyak 6.000 eksemplar, dan pengadaan melalui
pembelian
sebanyak 8.038 eksemplar sampai tahun 2013 ,dengan spesifikasi buku terdiri dari; buku bacaan, ilmu agama, ilmu pengetahuan, ilmu pengetahuan umum, majalah dan refferensi lain, sedangkan khazanah arsip yang tersimpan dan dipelihara di Depo KAPD terdiri dari
418.077 berkas, sedangkan arsip in aktif /statis yang masih tersebar
/disimpan di masing-masing Dinas/Badan/Kecamatan dan belum diakuisisi kurang lebih 10.000.000 berkas per tahun .Kendala KAPD Kabupaten Serang adalah terbatasnya Ruang Depo Penyimpanan Arsip untuk menyimpan arsip in aktif dan statis dari SKPD . Arsip in aktif yang tersimpan di Depo KAPD Kab. Serang , terdiri dari : No.
Instansi Asal arsip
Jumlah Boks
Jumlah Berkas
1.
BPKD
2.658
265.800
2.
SETDA
2.305
115.250
3.
SETWAN
19
1.425
4.
BAWASDA
685
68.500
5.
DINAS TATA RUANG
200
20.000
6.
DINAS PU
362
18.100
7.
DEPPEN
4
400
8.
BKD
405
40.500
DISNAKER
22
2.200
J U M L A H
6.660
418.077
9.
Keterangan
Dilihat dari kapasitas untuk penyimpanan arsip dari hasil akuisisi SKPD se Kabupaten yang akan disimpan, diolah, dipelihara dan dilestarikan sebagai dokumen bahan bukti kegiatan pemerintahan dan sebagai bahan pelayanan kepada masyarakat, maka bangunan gedung arsip KAPD Kabupaten Serang kurang memadai, karena untuk saat ini sudah tidak dapat menampung arsip yang berasal dari instansi lain , dan untuk perencanaan program jangka panjang , KAPD sangat memerlukan bangunan
baru
dengan konstruksi khusus sebagai tempat (Depo) penyimpanan arsip yang berasal dari SKPD se Kabupaten Serang. Karena saat ini KAPD
menampung arsip dari SKPD
disamping juga menjadi satu ruang pelayanan Perpustakaan yang belum memenuhi standar ruang pelayanan sehingga berakibat berkurangnya pengunjung perpustakaan, untuk itu diperlukan ruang pelayanan perpustakaan yang lebih luas dan nyaman dengan menyewa gedung yang terpisah dan lokasinya strategis di wilayah Kabupaten Serang namun tidak terlalu jauh dari pusat Pemerintahan Kota Serang , karena aktivitas pemustaka yang tinggi masih tetap ada di wilayah kota Serang, maka KAPD berencana
sebelum
menempati
kawasan
Pemerintahan
di
Ciruas
untuk
mengantisipasi
berkurangnya pengunjung akan mengajukan sewa gedung ruang pelayanan sementara di sekitar wilayah antara Kecamatan Kramatwatu atau Kecamatan Ciruas . Selain daripada itu , Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang dalam
melaksanakan kegiatannya, didukung dengan kendaraan dinas Operasional; 4 ( empat ) Unit kendaraan mobil Operasional dan 10 (sepuluh ) unit kendaraan dinas roda dua. Sarana komputer di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang 11 (sebelas ) unit yang terdistribusi di setiap bagian dan bidang. Sedangkan perlengkapanperlengkapan inventaris lainnya terbagi secara merata dan terbatas pada setiap unit kerja yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. 2.3 Kinerja Pelayanan Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Serang Kinerja Pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, sebagai berikut: 1. 1.1
Seksi Kearsipan, meliputi kegiatan : Melakukan perumusan kebijakan dalam bentuk instruksi Bupati, tentang penerbitan,
perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip / dokumen
penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan pemerintah Kabupaten Serang; 1.2 . Melakukan pengkoordinasian dan pembinaan kegiatan terhadap para Arsiparis; 1.3
Melakukan pengendalian dan pengawasan pada Seksi kearsipan dalam bentuk monitoring, evaluasi, dan pelaporan kondisi situasi data kearsipan di SKPD, Kecamatan dan Sekolah se Kabupaten Serang;
1.4
Melakukan koordinasi dengan instansi/pihak terkait di bidang Kearsipan;
1.5
Melakukan Pendataan dan penataan arsip
hasil akuisisi dari SKPD yang
diserahkan ke KAPD untuk disimpan , dipelihara dan dilestarikan ; 1.6
Melakukan evaluasi dan pelaporan bidang kearsipan ;
1.7
Memberikan pelayanan Arsip;
2.
Seksi Perpustakaan, meliputi kegiatan :
1.1
Melakukan kegiatan perumusan kebijakan teknis di Seksi Kepustakaan;
1.2
Melakukan pengadaan peralatan, perlengkapan, seperti penyediaan fasilitas perpustakaan;
1.3
Melakukan pengadaan penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah dan bantuan bahan pustaka Perpustakaan desa/sekolah dan masyarakat ;
1.4
Melakukan koordinasi dengan instansi/pihak terkait pada bidang Kepustakaan;
1.5
Melakukan koordinasi dengan dinas, badan, lembaga, sekolah, tentang PKBM (Pusat Kegiatan Baca Masyarakat);
1.6
Melakukan evaluasi dan pelaporan Seksin Kepustakaan ;
1.7
Memberikan pelayanan Perpustakaan;
3.
Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan, meliputi kegiatan :
1.1
Melakukan penyelenggaraan program kegiatan dan perumusan kebijakan teknis di Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan;
1.2
Melakukan pemeliharaan dan pelestarian Arsip di Depo I, II dan III;
1.3
Melakukan pemeliharaan dan pelestarian bahan pustaka di perpustakaan Daerah KAPD
1.4
Melakukan perpustakaan
pemasyarakatan keliling,
gemar
membaca
pameran,
lomba,
melalui
event
sosialisasi,
hari
pelayanan kunjung
perpustakaan,seminar sehari, update website KAPD, dan lain-lain. 1.5
Melakukan pengendalian dan pengawasan di Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan, ;
1.6
Melakukan koordinasi dengan instansi/pihak terkait di Bidang Pemeliharaan dan Pelayanan;
1.7
Melakukan evaluasi dan pelaporan , perihal jumlah arsip , kondisi fisik arsip di Depo KAPD, keadaan buku, anggota, dan pengunjung di Perpustakaan KAPD;
1.8
Memberikan pelayanan kepada pengguna Arsip dan Perpustakaan ;
2.4.
Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Keberhasilan yang dicapai dalam pembangunan arsip dan perpustakaan dalm
periode sebelumnya yakni dengan berubahnya nomenklatur dari Kantor Arsip Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang menjadi Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, namun karena adanya pertimbangan efisiensi dan perampingan struktur maka BAPD kemudian berubah menjadi KAPD kembali pada tahun 2012 dengan mengacu pada Peraturan Daerah Nomor 20 tahun 2011 tentang pembentukan lembaga teknis daerah , hal ini justru membuat KAPD menjadi semakin meningkatkan kinerjanya untuk membangun masyarakat Kabupaten Serang melalui pelayanan arsip dan pelayanan perpustakaan yang mana masyarakat awam masih
kurang perduli akan pentingnya kesadaran untuk menjaga dan melestarikan arsip dan membudayakan kebiasaan membaca mulai usia dini, dan ini adalah tugas KAPD Kabupaten Serang agar ke depan masyarakat serang dapat menjadi masyarakat yang memiliki pola piker bahwa arsip bukan sekedar kertas yang disimpan namun arsip adalah sebuah informasi yang sangat penting untuk bahan bukti dan pengetahuan , selain itu masyarakat juga harus didorong untuk melakukan kebiasaan membaca sejak dini dan mengaplikasikannya untuk meningkatkan pengetahuan dan taraf hidupnya. Tantangan internal yang terdiri dari Faktor, kekuatan (strenght) dan kelemahan
(weakness). Keberadaan Arsip dan Perpustakaan akan makin kuat dengan adanya peraturan perundang-undangan, baik yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, di samping itu masih ada peraturan perundangan lain yang turut mempengaruhi kinerja lembaga arsip dan perpustakaan. Tantangan eksternal yang terdiri dari Faktor, peluang (opportunity) dan ancaman (treath). Tingginya kebutuhan masyarakat terhadap informasi ditengah arus reformasi dan globalisasi, memberi peluang pada lembaga kearsipan dan perpustakaan untuk mengumpulkan arsip dari SKPD-SKPD, swasta dan perorangan, memberikan layanan bahan pustaka baik manual maupun secara elektronic/ E library yang akan dikembangkan oleh KAPD , serta membuka / membina dan menguatkan lembaga perpustakaan
yang tersebar di seluruh pelosok Kabupaten Serang.
Masyarakat semakin sadar bahwa informasi menjadi komoditi yang penting dan diminati
sekarang
ini.
Apalagi
dengan
adanya
teknologi
informasi
dan
pemanfaatannya dalam administrasi pemerintah sudah semakin pesat. Tentu saja, hal ini akan meningkatkan jumlah arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis. Demikian pula dengan banyaknya jumlah perpustakaan, taman bacaan masyarakat yang dibuka, ini berarti sangat membutuhkan lebih banyak lagi bahan pustaka, untuk itu diperlukan bahan pustaka yang lengkap .
B A B III ISUE – ISUE STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 3.1 Identitas permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang Paradigma baru dalam pelayanan publik sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berlangsung dengan sangat cepat dan ekslusif pada dasawarsa terakhir ini. Sebagai konsekuensinya, informasi dengan cepat menjadi salah satu sumber daya masyarakat yang paling langka dan diminati. Untuk itu perlu satu strategi dan cara penggunaan yang kooperatif tanpa kompetitip jika ingin mendapatkan hasil yang optimal. Dan ini menimbulkan perubahan yang dramatis di masyarakat, sehingga perlu usaha–usaha baru untuk mengembangkan prosedur sebagai pemecahannya. Essensi permasalahan yang dihadapi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kabupaten Serang dalam melaksanakan pelayanan Arsip dan perpustakaan adalah belum optimalnya kualitas pelayanan yang diberikan, baik dari segi ketepatan sasaran maupun ketepatan dalam bentuk layanan yang diberikan. Hal ini disebabkan faktor keterbatasan fasilitas, sarana, infrastruktur dan SDM pengelola kearsipan dan perpustakaan. Faktor lain karena minimnya regulasi tentang Arsip dan Perpustakaan yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah, yang dapat dijadikan landasan hukum dalam penyelenggaraan pelayanan Arsip dan Perpustakaan. Dalam sebuah perencanaan, data sangatlah berguna agar sesuai dengan kebutuhan Arsip dan Perpustakaan. Adapun dalam pelaksanaan program dan kegiatan Arsip dan Perpustakaan, regulasi merupakan hal yang sangat penting, guna memperoleh hasil yang maksimal sesuai dengan rencana. 3.2 Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih Dalam RPJMD Kabupaten Serang tertuang Visi Kabupaten Serang periode 2010-2015 yakni :
”Terwujudnya masyarakat yang berkualitas menuju Kabupaten Serang yang agamis, adil dan sejahtera”.
Sedangkan Misi Kabupaten Serang periode 2010-2015 adalah : 1. Meningkatkan fungsi dan peran Agama sebagai landasan moral dan spiritual dalam kehidupan individu, bermasyarakat dan bernegara. 2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang sehat, cerdas, berakhlakul karimah dan berbudaya. 3. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana prasarana dan fasilitas pelayanan. 4. Meningkatkan kualitas pengelolaan lingkungan hidup. 5. Mengembangkan kawasan strategis, cepat tumbuh, pesisir, dan pulau-pulau kecil. 6. Meningkatkan penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik dan serta didukung kondisi sosial, politik, keamanan yang kondusif dan demokratis. Dari uraian visi dan misi Kabupaten Serang tersebut diatas, yang terkait dengan Tugas, Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang adalah : 1. Menyelenggarakan pembinaan, pengembangan infrastruktur kearsipan dan perpustakaan
serta
meningkatkan
menguatkan
lembaga kearsipan
dan
perpustakaan; 2. Mendorong terwujudnya Sumber Daya Manusia yang profesional dan terampil di bidang kearsipan dan Perpustakaan; 3. Mendorong terwujudnya pusat jaringan pelayanan kearsipan dan perpustakaan di kabupaten Serang, secara cepat, akurat ,mudah, murah dan fleksibel serta mewujudkan peningkatan sarana dan prasarana pengelolaan dan penyimpanan arsip dan perpustakaan ; 4. Mendorong peningkatan jumlah
arsip-arsip yang bernilai guna tinggi untuk
disimpan dan dipelihara di Depo arsip KAPD dan meningkatkan koleksi bahan pustaka Perpustakaan baik yang ada di KAPD Kabupaten Serang maupun perpustakaan desa/ masyarakat/sekolah di Kabupaten Serang; 5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas serta standarisasi sarana dan prasarana kearsipan; 6. Mengembangkan dan memperluas kesempatan masyarakat untuk memperoleh informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi serta kesempatan membaca dan belajar melalui pelayanan prima, baik bidang kearsipan maupun perpustakaan.
3.3 Telaahan Renstra K / L dan Renstra SKPD Provinsi Berbagai fenomena dan kejadian banyak bermunculan pada dekade ini. Hal ini sudah pasti
membawa
dampak
yang
sangat
beragam
pada
kinerja
kearsipan
dan
perpustakaan. Jika hal ini dibiarkan, bukan tidak mungkin akan menimbulkan krisis identitas bangsa, Kondisi ini patut mendapat perhatian dari lembaga kearsipan dan perpustakaan,
karena merupakan
lembaga yang
bertanggung
jawab
terhadap
pembinaan, pengembangan, pengaturan kebijakan dan juga penyelamatan sumbersumber informasi primer dan sekunder, jika dicermati secara seksama, banyak terdapat hal penting yang menjadi issue strategis. Adapun issue-isue tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Adanya tuntutan dari perbaikan kinerja pemerintah melalui reformasi birokrasi Wacana reformasi birokrasi yang bertujuan untuk terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN serta meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dan meningkatnya kapasitas dan akuntanbilitas kinerja birokrasi. Hal ini sangat mempengaruhi dalam pengelolaan arsip dimana arsip yang selama ini hanya dipandang sebagai berkas yang disimpan sekarang bagaimana arsip diolah dan disajikan dalam bentuk informasi yang lengkap dan akurat. Wacana pemerintah daerah untuk memperoleh WTP pun hanya akan diperoleh apabila dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahannya terutama pengelolaan dan penataan arsip dari hasil penyelenggaraan kegiatan pemerintahan telah tertib dan dapat ditemukan dengan cepat dan akurat apabila dibutuhkan terutama untuk kepentingan hukum dan pelayanan publik. Untuk itu adalah tugas berat yang diemban oleh Kantor Arsip dan Perpustakaaan untuk dapat menertibkan arsip-arsip yang dikelola di SKPD agar fisik dan informasinya tetap dapat disajikan secara utuh apabila diperlukan . 2. Munculnya
Peraturan
Perundangan
yang
berdampak
pada
bidang
kearsipan dan perpustakaan. Pemerintah merespon dampak perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dengan mengesahkan dua Undang-undang sekaligus, yaitu Undangundang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(KIP). Kehadiran Undang- undang Nomor 14 tahun 2008 , lebih disebabkan karena kebutuhan untuk mewujudkan transparansi dan akuntabilitas lembaga publik pada masyarakat serta memberikan hak-hak masyarakat dalam mengakses informasi yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah publik apapun bentuknya. Undangundang informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) jelas berdampak pada penciptaan dokumen pemerintah, sedangkan Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) berdampak pada penggunaan dan pelayanan informasi kepada publik. Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, sangat
mendorong terjadinya proses transformasi yang bertujuan untuk membangun dan memperkuat kelompok-kelompok di masyarakat. Perpustakaan menjadi Media pembelajaran bagi masyarakat. Upaya transparansi dan akuntabilitas dalam pengertian membangun pemahaman masyarakat tentang esensi keterbukaan dan pertanggungjawaban dilakukan untuk kepentingan publik. Di satu sisi, kehadiran transaksi elektronik akan membawa perubahan tersendiri bagi kinerja kearsipan. Arsip yang tercipta sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan akan sah secara hukum jika diberi tanda tangan atau cap institusi dalam transaksi elektronik , semuanya diatur secara elektronik dan dianggap sah secara hukum. Sudah barang tentu ini menjadi tugas lembaga untuk sesegera mungkin mempersiapkan diri dalam mengelola informasi berbasis elektronik. 3. Dampak pemekaran wilayah / daerah dan perubahan struktur organisasi terhadap penyelamatan dokumen pemerintah. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, pada akhirnya memberi peluang munculnya pemekaran wilayah di sejumlah daerah di Indonesia. Mereka umumnya merasa daerahnya mampu menghasilkan dan mengelola pendapatan sendiri, sehingga cukup untuk membangun daerahnya. Fenomena ini sangat menarik. Hal ini menandakan bahwa kesadaran demokrasi dan kepercayaan diri masyarakat Indonesia cukup tinggi. Sayangnya hal ini tidak diimbangi dengan kesadaran tanggungjawab terhadap administrasinya. Banyak fenomena yang terjadi di daerah ditemukan kehilangan dokumen / arsip yang seharusnya menyertai keberadaannya. Hal ini terjadi pula pada sejumlah institusi yang digabung atau terkena likuidasi sebagai hasil pemberlakuan Peraturan Pemerintah nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi Perangkat Daerah. Pemekaran wilayah dari Kabupaten
Serang menjadi kota Serang dengan
sendirinya terjadi penyerahan kewenangan dan asset dari Kabupaten ke kota , untuk itu asset berupa arsip sebagai bahan bukti pernyerahan kewenangan harus diselamatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah baik Kota maupun Kabupaten Serang . Sehubungan dengan hal tersebut, maka Kabupaten
serang
Pemerintah
pada tahun 2012 melaksanakan program prioritas daerah
(unggulan) yakni : 1. Pembangunan pusat pemerintahan kabupaten (puskemkab) Serang; 2. Pembangunan jalan interchange serang timur; 3. Pembangunan TPSA Bojong Menteng; 4. Pembangunan terminal Cikende; 5. Pengembangan pertanian dan kawasan agropolitan; 6. Pembangunan kawasan minapolitan; 7. Pengembangan kawasan industri kecil (KIK) lingkungan industri kecil (LIK) sentra UKM; 8. Pengembangan kawsan wisata terpadu Anyer-Rawa Dano.
Dari keseluruhan program unggulan tersebut di atas , Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang mempunyai tugas pokok untuk menyelamatkan arsip dari setiap kegiatan sebagai bahan bukti tertulis kegiatan sebagaimana tersebut di atas sebagai bahan bukti otentik kegiatan pemerintahan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di masa yang akan datang . KAPD Kabupaten Serang dalam rangka memperluas jaringan komunitas dalam masyarakat seperti PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat), dapat menjadi wahana pembelajaran yang menyediakan berbagai instrument praktis, agar proses pembelajaran dapat berjalan secara interaktif dan inovatif. Hal ini mendorong masyarakat agar lebih proaktif dan berani menyampaikan berbagai persoalan yang ada di sekitarnya, termasuk jika terjadi hilangnya sejumlah aset dokumen penting. Ini sangat penting terutama bagi mereka yang memiliki keterbatasan
akses
terhadap
pelayanan
publik,
termasuk
cara-cara
penyelesaiannya. Melalui komunitas ini, masyarakat dididik bagaimana sedini mungkin mengantisipasi secara dini berbagai hal yang bisa menimbulkan konflik internal.
Pemahaman dan kesadaran terhadap suatu kebijakan juga perlu dipikirkan guna menghindari konflik yang timbul, sekaligus penyelamatan dokumen-dokumen penting yang menjadi pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja masyarakat. Perlu diketahui bahwa Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD)
Kabupaten Serang sedang berbenah diri, baik personil dalam rangka peningkatan SDM nya, maupun pengembangan sarana dan prasarana pelayanan kepada masyarakat. Salah satu upaya pelayanan di Bidang Perpustakaan adalah semakin ditingkatkannya penambahan koleksi buku-buku perpustakaan yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dari para pemustaka , yang dipusatkan dikantor pelayanan perpustakaan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kendala yang dihadapi saat ini keterbatasan ruang pelayanan perpustakaan yang menyatu dengan aktivitas kantor , sehingga mengurangi jumlah pengunjung dikarenakan lokasi ada di dalam kompleks perkantoran yang membuat pengunjung sebagian sungkan dan sebagian tidak mengetahui bahwa terdapat Kantor pelayanan Perpustakaan.untuk mengantisipasi berkurangnya pengunjung , maka KAPD melakukan kegiatan pelayanan rutin road show mobil perpustakaan
keliling yang wilayah kerjanya meliputi 29 kecamatan, 326 desa dan sekolah sekolah di wilayah kabupaten serang.
Disamping itu KAPD juga sudah
menyediakan ruang baca anak , untuk memberikan kenyamanan kepada anak usia dini agar termotivasi untuk membaca dengan nyaman di ruangan yang di desain khusus untuk anak-anak walaupun tempatnya sangat terbatas.Namun ke depan KAPD masih harus terus meningkatkan jumlah koleksi yang bervariasi untuk segala usia, latar belakang pendidikan, sosial ekonomi terutama untuk buku-buku yang akan dihibahkan ke perpustakaan desa/masyarakat dan sekolah yang membutuhkan, karena jika pengadaan buku sudah sesuai maka akan dapat diaplikasikan
dan
bermanfaat
untuk
menambah
wawasan
pengetahuan,
keterampilan dan meningkatkan taraf hidup masyarakat. 4. Penyelamatan sumber-sumber Primer dan Sekunder Pasca Bencana Dari semua asset Negara yang ada, arsip (sumber primer) adalah asset yang paling berharga, karena dari situlah suatu bangsa dapat dilihat eksistensinya. Kabupaten Serang sebagai daerah yang rawan terhadap bencana , baik karena ulah manusia (human error) maupun alam harus mempersiapkan diri menghadapi bahaya ini. Bagi lembaga kearsipan dan perpustakaan, dampak nyata dari bencana
ini adalah rusak / hilangnya sejumlah informasi penting. Apabila sebagian besar khazanah dan koleksi yang dimiliki dalam media kertas yang mudah rapuh. Oleh karena itu, upaya antisipasi harus lebih didahulukan dengan memfokuskan diri pada penyelamatan arsip sebelum terjadi bencana. 5. Munculnya Sejumlah Teori Dalam Penulisan Sejarah Saat ini banyak bermunculan informasi sejarah /politik yang mengadopsi berbagai sumber, baik lisan maupun tertulis dari banyak pihak. Akibatnya, banyak Informasi bersejarah yang muncul dengan berbagai versi, dengan kecenderungan dan kepentingan yang
berbeda. Sudah barang tentu ini membingungkan
masyarakat pembacanya. Kasus seperti penulisan dan pengkodifikasian buku sejarah Banten yang simpang siur, dan hingga kini belum terkodifikasi dengan baik dan sempurna, sesuai dengan yang diharapkan akademisi dan masyarakat umum
(publik). Kondisi ini menjadi tantangan tersendiri bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, untuk menelusuri berbagai sumber dan pelaku sejarah. Informasi dan sumber yang bernilai historis ini penting untuk merangkai sejarah yang dapat dihimpun menjadi kesimpulan sejarah yang actual dan dapat dipercaya. Bagaimanapun jika sumber yang digunakan valid akan dapat menghasilkan karya yang menjadi panutan bagi penulisan sejarah yang lebih luas. Arsip maupun perpustakaan, akhirnya menjadi sumber informasi yang melengkapi untuk penulisan sejarah. 6. Sumber Daya Manusia sebagai Aset Organisasi yang perlu dikembangkan Kearsipan dan Perpustakaan senantiasa berkembang mengikuti kemajuan teknologi informasi. Karena itu, sumber daya manusia yang berkompeten dan senantiasa memperbaharui diri dengan berbagai wawasan dan pengalaman sangat diperlukan. Ke depan, ada beberapa tuntutan yang harus dipenuhi oleh mereka yang berkecimpung di bidang kearsipan dan perpustakaan.
Adapun syarat SDM yang mengelola bidang kearsipan dan perpustakaan harus memenuhi beberapa kriteria antara lain:
Pertama, memahami dan menguasai teknologi informasi yang sedang berkembang sehingga tidak ketinggalan zaman. Hal ini harus diimbangi pula dengan produk hukum yang melindungi, seperti : Undang-undang No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Kedua, mereka harus mampu aplikatif, selektif dan koordinatif dalam menyelaraskan ketentuan yang berlaku dengan peraturan perundang-undangan yang ada. Tuntutan masyarakat akan kecepatan layanan dan keterbukaan informasi sesuai dengan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menjadi tantangan tersendiri bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, agar bisa menjadi lembaga yang mampu menyediakan informasi bagi publik.
Ketiga, mereka harus mampu meningkatkan produktivitas pengolahan khazanah dan koleksinya, sehingga mudah diakses oleh pengguna. Oleh karena itu perlu peningkatan kualitas kemampuan teknis pengolahan, strategi dan prioritas kerja.
Keempat,
mereka
harus
diberi
motivasi
dan
kepercayaan
untuk
mengembangkan diri agar lebih leluasa berkiprah dan berkreasi di tengah berbagai tantangan yang menghadang. Arsiparis atau pengelola arsip dituntut dapat menyeleksi , mengolah , menyimpan dan menyajikan data dan informasi yang berasal
dari arsip yang
dikelolanya. Kendala yang dihadapi saat ini adalah karena keterbatasan kemampuan dalam mengelola arsip dan pola pikir daripada petugas yang mengganggap dokumen yang dikelola hanya untuk disimpan saja, namun tidak ada keinginan untuk mengelola dengan baik sesuai sistem yang baku, sehingga pada saat dokumen dicari/dibutuhkan pimpinan/pengguna arsip, akan mengalami kendala sulitnya menemukan kembali berkas yang dicari. Untuk itu peran KAPD secara terus menerus mendorong kepada seluruh SKPD di Kabupaten serang khususnya pimpinan dan tenaga pengelola kearsipan agar lebih menjiwai dalam melaksanakan tugas karena arsip ibarat ruh organisasi, apabila arsip hilang maka organisasi akan kehilangan seluruh aktivitasnya.
Selain itu Fungsional Pustakawan dan pengelola perpustakaan yang sangat dibutuhkan untuk mengelola perpustakaan juga masih terbatas di Kabupaten Serang. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sebagai lembaga teknis daerah yang diberi wewenang untuk membina dan mengembangkan SDM di bidang kearsipan dan Perpustakaan akan secara terus menerus mengadakan bimbingan teknis, sosialisasi, diklat
untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas
SDM Kearsipan dan Perpustakaan. Saat ini di kabupaten Serang fungsional arsiparis hanya berjumlah 6 orang yang tersebar di SKPD ( Setda, Dispenda, Kecamatan) , sedangkan fungsionak pustakawan hanya ada 1 ( akper Faletehan) , untuk itu tugas KAPD untuk mengadakan diklat penciptaan fungsional Arsiparis dan fungsional Pustakawan dalam rangka memenuhi
kebutuhan SDM di bidang
Kearsipan dan Perpustakaan . 7. Terjadinya Perubahan Pola Pikir Fakta yang ada saat ini, segala pekerjaan baik skala nasional, internasional maupun lokal berpijak pada arsip sebagai bahan bukti hukum yang sangat penting. Arsip baik dalam bentuk tekstual maupun non tekstual menjadi primadona dalam pembuktian segala kasus hukum. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), misalnya juga mendasari pengungkapan kasus melalui bukti tertulis arsip. Bahkan fenomena terkini, SMS (Short Message Services) pun menjadi bukti ampuh dalam pembuktian hukum. Inilah keampuhan dari Teknologi Informasi. Dunia Kearsipan dan Perpustakaan mau tidak mau akhirnya tertular pemikiran yang progresif. Dan ini menjadi tantangan besar bagi lembaga yang mengelola informasi baik yang terekam dalam media konvensional (kertas) maupun
media
elektronik
dipertanggungjawabkan.
Pola
agar pemikiran
informasi
yang
dikelola
yang tradisionalpun
harus
dapat segera
direformasi menjadi modern, dari tradisi lisan ke tertulis, dari yang tak terabaikan menjadi diabaikan. Ethos kerja perlu diubah, dengan mengelola informasi sebagai suatu asset yang lebih bermakna dan bernilai jual. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang lembaga penyedia informasi yang kredibel di masyarakat.
Dalam hal ini, masyarakat juga dapat berperan dalam membangun control sosial serta memberi kritisi terutama jika terkait dengan kebijakan publik yang menyentuh hajat hidup orang banyak. 8. Internasional Standard Organization (ISO) 15849 dan 2709 Fenomena memajukan organisasi dengan standard internasional banyak dilakukan oleh lambaga-lembaga pemerintah, swasta maupun BUMN/BUMD, terutama yang memiliki pelayanan. ISO 15849 tentang Records Management belum menjadi sepenting ISO 9000 series. Padahal ISO 15849 lebih spesifik mengatur tentang pengelolaan arsip dinamis dan ISO 2709 mengatur format basis data bibliografis untuk kelancaran kerjasama perpustakaan dalam pelayanan dan pengelolaan bahan pustaka. Belum populernya kedua standard ini menunjukkan masih lemahnya sosialisasi tentang pentingnya standard tersebut bagi pengelolaan arsip dan perpustakaan di masing-masing instansi / satuan kerja. Situasi dan kondisi ini merupakan peluang bagi lembaga kearsipan dan perpustakaan
untuk
meningkatkan
usaha
sosialisasinya
dengan
instansi
pemerintah/swasta, BUMN dan BUMD. Jasa konsultasi kearsipan merupakan upaya konkret yang bisa ditawarkan pada lembaga-lembaga yang membutuhkan.
9. Munculnya Kelompok-kelompok / komunitas dalam masyarakat Saat ini banyak bermunculan kelompok tertentu dalam masyarakat. Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan menghindari disintegrasi bangsa, perlu adanya pembinaan pada komunitas tersebut, dengan memberi arti positif pada setiap aktivitas yang dilakukan. Kelompok masyarakat ini jika bisa diberdayakan dengan baik bisa menjadi alat control kinerja lembaga publik dan menjadi sumber daya pembangunan yang luar biasa. Disamping itu kelompok-kelompok masyarakat yang bisa menjadi sumber penambahan khazanah maupun informasi.
3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis Terjadinya perubahan kebijakan Pemerintah secara menyeluruh, sesuai dengan paradigma baru yang berkembang pada tataran nasional dan terefleksi pada penyadaran pemikiran masyarakat ditingkat regional, lokal, maupun daerah, tentunya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, harus mampu berupaya mengakomodir dan merespon hal tersebut. Sasaran dan strategi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang tidak terkait dengan pembangunan fisik, yang menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan hidup, akan tetapi sasaran dan strategi Kantor
Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Serang, adalah bagaimana merubah mind set /pola berpikir
bahwa arsip adalah sebagai indikator kinerja dan bahan pemeriksaan dan bahan pustaka sebagai sarana belajar sepanjang hayat , bagaimana meningkatkan sistem akses layanan arsip dan perpustakaan melalui jaringan informasi kearsipan dan perpustakaan , meningkatkan pengembangan dan pembinaan menuju pembangunan SDM di bidang Arsip dan Perpustakaan, bagaimana melestarikan dan mendayagunakan Arsip, serta meningkatkan minat budaya baca masyarakat. 3.5 Penentuan Isue-isue Strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang yang berkedudukan sebagai unsur penunjang Pemerintah Kabupaten Serang di bidang Arsip dan Perpustakaan, banyak dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan yang bersifat strategik. Lingkungan yang strategik yang dimaksud adalah faktor internal dan eksternal organisasi. Adapun analisisnya adalah sebagai berikut : 1
Faktor internal yang terdiri dari 2 Faktor, yaitu kekuatan (strenght) dan kelemahan (weakness). Keberadaan Arsip dan Perpustakaan makin kuat dengan adanya peraturan perundang-undangan, baik yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, di samping itu masih ada peraturan perundangan lain yang turut mempengaruhi kinerja lembaga arsip dan perpustakaan, seperti :
a. Undang-undang Dasar 1945 amandemen ke 2, pasal 28 F, tentang Hak Asasi Manusia Indonesia untuk memperoleh informasi. b. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 1999 Pasal 14, tentang Hak Asasi Manusia untuk mendapatkan informasi. c. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang, Keterbukaan Informasi Publik. d. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang, Informasi dan Transaksi Elektronik. e. Undang-undang
Republik
Indonesia
Nomor
43
Tahun
2007
tentang,
Perpustakaan. f.
Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan.
g. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undangundang Nomor 43 tahun 2009 tentang pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan Keberadaan peraturan perundangan ini tidak cukup mendukung kearsipan dan perpustakaan menjadi lebih kuat. Beberapa kelemahan justru tampak dari dalam organisasi, seperti :
Perhatian para pengambil keputusan terhadap masalah kearsipan dan perpustakaan
masih
bervariasi
dalam
arti
sebagian
sudah
sangat
mendukung dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan dan perpustakaan , namun ada sebagian yang masih belum begitu memahami arti pentingnya pengelolaan kearsipan maupun keberadaan perpustakaan sebagai wahana informasi yang mencerdaskan bangsa.
Masih minimnya minat untuk menjadi fungional arsiparis dan pustakawan, karena sebagian belum memahami bagaimana pentingnya posisi arsiparis dan pustakawan sebagai tenaga profesional yang wajib menyajikan informasi yang akurat dan menjadi kunci keberhasilan organisasi.
SDM Kearsipan dan Perpustakaan yang sudah terdidik masih belum merata di seluruh instansi /SKPD se Kabupaten Serang;
Tingginya rotasi dan mutasi pegawai mengakibatkan tidak meningkatnya pengelolaan kearsipan dan perpustakaan karena pegawai yang sudah di didik kemudian mutasi dan yang mengelola arsip ataupun perpustakaan mulai dari nol
Pedoman teknis pengelolaan kearsipan dan perpustakaan masih sangat terbatas.
Sarana prasarana kearsipan dan perpustakaan belum maksimal .
Pembinaan terhadap SDM kearsipan dan perpustakaan belum merata, untuk itu diperlukan pelatihan/sosialisasi/penyuluhan.
2. Faktor eksternal yang terdiri dari 2 faktor, yaitu peluang (opportunity) dan ancaman (treath). Tingginya kebutuhan masyarakat terhadap informasi ditengah arus reformasi dan globalisasi, memberi peluang pada lembaga kearsipan dan perpustakaan untuk mengumpulkan arsip dari SKPD-SKPD , arsip perorangan , penelusuran arsip sejarah serta
mengembangkan dan
membina perpustakaan
yang tersebar di seluruh
pelosok Kabupaten Serang. Masyarakat semakin sadar bahwa informasi menjadi komoditi yang penting dan diminati sekarang ini. Apalagi dengan adanya teknologi informasi dan pemanfaatannya dalam administrasi pemerintah sudah semakin pesat. Tentu saja, hal ini akan meningkatkan jumlah arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis
dimasing-masing
perpustakaan,
taman
SKPD. bacaan
Demikian
pula
dengan
banyaknya
jumlah
masyarakat
yang
dibuka,
ini
sangat
berarti
membutuhkan lebih banyak lagi bahan pustaka, baik terbitan dalam maupun luar negeri untuk menambah koleksi. Hal ini memberi peluang pada penerbit untuk menghasilkan bahan pustaka yang lebih banyak dan berkualitas. Di antara peluangpeluang yang ada, sebaiknya juga muncul sejumlah ancaman, seperti :
Masih rendahnya pemahaman dan kesadaran aparatur terhadap pengelolaan arsip maupun perpustakaan. Akibatnya banyak SKPD yang pengelolaan arsipnya masih belum sesuai sistem yang baku, kemudian banyaknya perpustakaan yang sudah dibina namun belum berjalan dengan baik karena kekurangan bahan pustaka serta SDM pengelola perpustakaan .
Muncul banyaknya peraturan perundangan yang berdampak pada pengelolaan kearsipan, juga banyaknya jasa commercial records center
yang dikelola
pihak swasta, sehingga mengurangi peran penting lembaga kearsipan.
Kemiskinan ,pengangguran masyarakat
dan tidak meratanya tingkat pendidikan di
menjadi problem khusus bagi masyarakat dalam mengakses
informasi publik.
Pemahaman masyarakat terutama daerah pinggiran kota dimana untuk mengakes buku sangat dibutuhkan biaya yang besar sehingga rata rata masyarakat mengganggap buku bukan menjadi kebutuhan pokok dan tidak akan menunjang dalam peningkatan taraf hidup.
Disisi lain, banyaknya bencana alam di Negara kita menimbulkan tantangan baru dan sekaligus menjadi hambatan yang sangat krusial dalam penyelamatan dokumen. Dalam hal ini, bencana bukan hanya berasal dari faktor alam,tetapi juga faktor lain seperti pencurian, kebakaran, kerusuhan / demonstrasi masa, serta faktor lain yang disebabkan oleh manusia (human error). Isu-isu inilah yang ke depan harus segera diprediksi dari awal. Kita harus menghadapi dan mencari solusi, dimana lebih mengedepankan kebijakan, pada kebijakan yang berpihak pada penyelamatan
budaya dan asset bangsa sebagai suatu ilmu dan pengetahuan di masa mendatang.
B A B IV VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN 4.1
VISI MISI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG
A. VISI Dalam rangka mewujudkan tugas pokok dan fungsinya , maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kabupaten Serang menetapkan visi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah tahun 2010-2015 sebagai berikut : “
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sebagai
pusat informasi dan wahana mencerdaskan bangsa menuju masyarakat kabupaten serang yang cerdas , sejahtera dan agamis” B. MISI Untuk melaksanakan visi tersebut, maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kabupaten Serang melakukan penjabaran format visi tersebut untuk meningkatkan kinerjanya dengan upaya-upaya sebagai berikut : a. Menguatkan kelembagaan Kearsipan dan Perpustakaan; b. Mewujudkan profesionalisme SDM Kearsipan dan Perpustakaan; c. Mewujudkan pengembangan sistem kearsipan; d. Mewujudkan standarisasi sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan. e. Memasyarakatkan Arsip dan Perpustakaan. 4.2 Tujuan Dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan visi dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan dan sasaran strategis dalam jangkauan waktu 5 (lima) tahun mendatang, dengan asumsi bahwa Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang tetap konsisten dengan misi yang dikembangkan dalam periode tersebut.
Adapun pernyataan tujuan dan sasaran jangka menengah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang beserta indikator kinerjanya sebagai berikut : 1. Tujuan Jangka Menengah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang yaitu : a. Optimalisasi lembaga kearsipan dan perpustakaan; b. Mendorong terwujudnya Sumber Daya Manusia yang profesional dan terampil diBidang Arsip dan Perpustakaan. c.
Penetapan Standar Opersional Prosedur (SOP) dalam bentuk Peraturan dan pedoman di bidang kearsipan dan perpustakaan;
d.
Terwujudnya standarisasi sarana dan prasarana kearsipan dan Perpustakaan;
e.
Optimalisasi pemasyarakatan kearsipan dan perpustakaan, melalui tatap muka , media cetak maupun elektronik;
2. Sasaran yang diharapkan dapat dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun mendatang (sampai dengan akhir tahun 2015), terkait dengan perumusan tujuan di atas, diindikasikan sebagai berikut : a.
Teroptimalnya peran lembaga kearsipan dan perpustakaan yang lebih profesional dan proposional;
b.
Meningkatnya profesionalisme dan pengetahuan SDM bidang kearsipan dan perpustakaan di seluruh SKPD se kabupaten serang secara merata ;
c.
Penetapan Standart Operasional Prosedure kearsipan dan Perpustakaan yang ditunjang dengan sistem informasi berbasis elektronik sehinga memudahkan akses dan pelayanan arsip dan perpustakaan;
d.
Meningkatnya pengelolaan arsip dan perpustakaan secara cepat, akurat, mudah dan dapat dipertangungjawabkan ;
e.
Memperluas kesempatan kepada masyarakat untuk memperoleh informasi , ilmu pengetahuan dan teknologi , serta memberikan kesempatan belajar melalui pelayanan prima baik kearsipan maupun perpustakaan;
4.3. STRATEGI DAN KEBIJAKAN A. STRATEGI Konsep dan kerangka strategi manajemen Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, disusun atas dasar permasalahan dan isu-isu strategis yang ada dan dengan memperhatikan sasaran-sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Kabupaten Serang, secara kontekstual dan konseptual, penyusunan kerangka strategis diorientasikan atas dasar pendekatan aspek internal dan aspek eksternal. Pendekatan internal Pendekatan ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan internal di atas dirumuskan sebagai berikut : a. Peningkatan kapasitas managemen dan pengembangan, pembinaan infrastruktur kearsipan dan perpustakaan; b. Peningkataan profesionalisme SDM kearsipan dan perpustakaan; c. Teraksesnya jumlah koleksi arsip yang bernilai guna tinggi dan bahan pustaka secara cepat dan akurat; d. Peningkatan
sarana
dan
prasarana
bagi
pengelolaan
arsip
dan
perpustakaan secara berkesinambungan; e. Peningkatan pemahaman masyarakat melalui permasyarakatan arsip dan perpustakaan secara berkesinambungan; Pendekatan eksternal Pedekatan
ini digunakan untuk merespon permasalahan –permasalahan
maupun isu-isu strategis yang ada, dan disusun sebagai berikut : a. Implementasi upaya penanggulangan minat budaya baca di kalangan masyarakat dan pemberdayaan masyarakat yang langsung
menyentuh
rakyat melalui Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM), dan kerjasama dengan Sekolah, Perguruan Tinggi dan Tim Penggerak PKK yang ada di Kabupaten Serang. b. Melengkapi pelaksanaan upaya tertib pengelolaan adminstrasi yang baik di Seluruh SKPD , dan desa - desa se Kabupaten Serang
c. Pelaksanaan upaya peningkatan akses pelayanan arsip kepada masyarakat dan minat baca melalui peran perpustakaan. Mengacu pada strategi pembangunan Kabupaten Serang Tahun 2010 s/d 2015, agar mampu mendorong dan menciptakan pertumbuhan sumber daya manusia yang berkualitas dan berkesinambungan dalam peningkatan pelayanan publik, guna meningkatkan kualitas kehidupan yang lebih baik ( dual track strategy). Berikut ini beberapa upaya penjabaran strategi dan prioritas pemerintah Kabupaten Serang, yang terkait dan mempunyai relevansi dengan tugas pokok dan strategi dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. Adapun strategi yang akan ditempuh melalui : 1. Peningkatan kapasitas manajemen
dan pengembangan , pembinaan
infrastruktur kearsipan dan perpustakaan; 2. Peningkatan profesionalisme SDM kearsipan dan perpustakaan; 3. Teraksesnya jumlah koleksi arsip bernilai guna dan bahan pustaka secara cepat dan akurat; 4. Peningkatan sarana dan prasarana bagi pengelolaan arsip perpustakaan berkesinambungan; 5. Peningkatan pemahaman masyarakat melalui pemasyarakatan sadar arsip dan sosialisasi gemar membaca . B. Kebijakan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang Dalam upaya mengakomodasi dan merespon perubahan kebijakan pemerintahan secara menyeluruh sesuai dengan paradigma baru yang berkembanga di tataran nasional dan terefleksi pada penyadaran pemikiran masyarakat, berikut ini beberapa perumusan kebijakan terkait dengan reposisi peran arsip dan perpustakaan di waktu-waktu mendatang. 1. Arsip sebagai memori kolektif adalah pilar dalam pelayanan publik dan perpustakaan merupakan wadah pendidikan demokratis masyarakat dalam kerangka mencerdaskan kehidupan bangsa; 2. Arsip dan perpustakaan dapat berperan sebagai pusat pembelajaran masyarakat decara independen, sehingga perlu mendapatkan kepedulian dari semua pihak pemerintah; 3. Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang diarahkan
untuk mengakomodasi berbagai perubahan kebutuhan dan keinginan
masyarakat terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi; 4. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kaupaten Serang diarahkan untuk mampu mengembangkan kerjasama yang saling mendukung serta menguntungkan dengan seluruh pihak , baik pemerintah , swasta maupun masyarakat, dan diarahkan dapat mengikuti perkembangan dan berperan secara nyata dalam proses pemberdayaan masyarakat dan daerah; 5. Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang diharapkan
menjadi pusat informasi penting se Kabupaten Serang yang menyediakan informasi tentang ilmu pengetahuan dan berguna bagi penulisan – penulisan lainnya. Beberapa
arah
kebijakan
berikut
ini
akan
menjadi
acuan
dan
pertimbangan dalam upaya melaksanakan misi, tujuan dan sasaran dilingkup tugas-tugas kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang : a. Penguatan lembaga baik internal maupun eksternal; b. Peningkatan pendidikan, pelatihan dan pembinaan SDM kearsipan dan Perpustakaan; c. Peningkatan jumlah koleksi arsip bernilai guna dan bahan pustaka sebagai bahan pelayanan berupa pengelolaan , akuisisi arsip SKPD, pengolahan arsip dan pemeliharaan /pelestarian arsip bernilai guna tinggi; d. Mengembangkan dan memantapkan kemitraan di bidang keasipan dan pepustakaan dalam bentuk sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pengelolaan dan pelauyanan arsip dan perpustakaan berbasis teknologi untuk mengakomodasi perubahan dan pemenuhan kebutuhan; e. Peningkatan kualitas layanan publik dalam bentuk pembinaan , kajian sistem administrasi kearsipan dan perpustkaan, sosialidai/bintek/diklat kearsipan
dan
perpustakaan;
perpustakaan,
monitoring/evaluasi
kearsipan
dan
Adapun program kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mengaplikasikan kebijakan sebagaimana tersebut di atas dilakukan antara lain: a.
Peningkatan jangkauan pelayanan perpustakaan kepada kelompok PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masayarakat), yang meliputi : 1. 29 PKBM, pada 29 Kecamatan, 326 Desa, di Kabupaten Serang 2. 29 Perpustakaan Pesantren di Kabupaten Serang 3. Perpustakaan sekolah –sekolah ; 4. Membangun komunitas belajar dan membaca di tingkat masyarakat. 5. Pelaksanaan survey suara warga penerima manfaat tentang pelayanan publik dibidang perpustakaan sebanyak 12 kali, dalam setahun. 6. Memberi pelayanan yang seluas-luasnya dan sebanyak-banyaknya pada masyarakat melalui pelayanan langsung dan tidak langsung. 7. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana temu balik arsip. 8. Meningkatkan program akuisisi arsip yang bernilai efisiensi tinggi.
b.
Pemenuhan hak atas layanan pendidikan non formal untuk kelompok berpendapatan rendah, dengan jangkauan : 1. Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM). 2. Perpustakaan pesantren. 3. Penyediaan buku ilmu pengetahuan, buku bacaan dan majalah. 4. Mengembangkan pilot project model
Perpustakaan desa, sekolah ,
pesantren dan masyarakat. c.
Pemantapan, pembinaan dan peningkatan seluruh potensi dan sumber daya arsip dan perpustakaan yang ada di seluruh SKPD, dengan sasaran terukur meliputi : 1. Pelaksanaan semiloka (seminar dan lokakarya) tentang penyiapan dan pelaksanaan peraturan maupun perundang-undangan tentang sistem kearsipan dan perpustakaan. 2. Pelaksanaan pelatihan teknis terkait dengan peningkatan kemampuan pendampingan masyarakat dalam pengembangan Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM). 3. Penyebarluasan
dan
sosialisasi
pedoman
tentang
kearsipan
dan
perpustakaan. 4. Pembuatan ILM (Iklan Layanan Masyarakat) melalui media cetak dan elektronik, untuk pelaksanaan kampanye budaya baca dan tertib arsip.
5. Pembuatan advertorial (advertising editorial) melalui surat kabar, dalam rangka promosi budaya baca dan tertib arsip. 6. Pameran kearsipan dan perpustakaan. 7. Pelaksanaan workshop kearsipan dan perpustakaan. 8. Pelaksanaan sosialisasi kearsipan dan perpustakaan melalui media cetak maupun elektronik. d.
Dukungan manajemen administrasi operasional internal dalam menjangkau target dan sasaran Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Serang, secara keseluruhan meliputi : a. Penyediaan paket sarana dan prasarana pembelajaran untuk mendukung pengembangan Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM). b. Penyediaan tenaga pembelajar/fasilitator untuk pendampingan pada Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM). c. Penerbitan naskah sumber arsip
dan publikasi informasi layanan arsip
dan perpustakaan, agar dapat dijangkau masyarakat luas. e.
Pengelolaan arsip-arsip statis yang berhasil diselamatkan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang hingga dapat berdayaguna untuk kepentingan publik, meliputi : 1. Program akuisisi arsip statis. 2. Pengolahan dan penataan arsip in aktif dan statis. 3. Perawatan dan pemeliharaan arsip in aktif dan statis.
f.
Pemeliharaan dan penyelamatan arsip pemilu, meliputi : 1. Pendataan dan survei. 2. Akuisisi dan Pengolahan. 3. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF Penyusunan program kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang diorientasikan terhadap sasaran yang diharapkan
dapat
dicapai
dalam
periode 5 (lima) tahun mendatang sampai dengan tahun 2015. Rencana Program dan kegiatan, indikator kinerja, kelompok sasaran, dan pendanaan indikatif yang mengacu pada misi Kabupaten Serang Tahun 2010 -2015 tersebut dapat diuraikan dalam tabel
sebagai berikut.
5.2.
INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD Indikator kinerja, program dan kegiatan, kelompok sasaran, pendanaan indikatif
merupakan alat ukur kinerja suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu. Untuk itu indikator kinerja harus direncanakan sesuai degan kondisi faktual organisasi, sehingga memungkinkan organisasi mencapainya. Untuk mengukur kinerja Kantor
Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten serang pada kurun waktu 5 (lima) tahun yaitu tahun 2010 – 2015, sebagai komitmen guna mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD, maka indikator kinerja, program dan kegiatan, kelompok sasaran, pendanaan indikatif kinerja Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang tersaji dalam tabel
Rencana Strategis Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sebagai
berikut : Tabel Indikator Kinerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang yang mengacu pada tujuan dan sasaran RPJMD NO.
INDIKATOR
1
2
1
3
b.
c.
d.
e.
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat ketersediaan jasa kebersihan kantor
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat ATK
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat pelayanan administrasi perkantoran a.
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
Tingkat penyediaan jasa surat menyurat Tingkat ketersediaan jasa komunikasi , sumber daya air dan listrik Tingkat jasa keuangan
ketersediaan administrasi
100%
ketersediaan
NO.
1 f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
2
INDIKATOR
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
2
3
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
2 mobil 10 motor
3 mobil 12 motor
4 mobil 14 motor
5 mobil 15 motor
6 mobil 17 motor
10 mobil 20 motor
Tingkat ketersediaan barang cetakan dan penggandaan Tingkat ketersediaan komponen listrik /penerangan bangunan kantor Tingkat ketersediaan peralatan dan perlengkapan kantor Tingkat ketersediaan makan dan minuman Tingkat koordinasi dan konsultasi dengan instansi lain(luar daerah) Tingkat koordinasi dan konsultasi dengan instansi lain ( dalam daerah) Terlaksananya pembangunan gedung kantor / penyimpanan arsip Tingkat kenyamanan pegawai di lingkungan kantor
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
100%
Tingkat ketersediaan kendaraan dinas /operasional
2 mobil 10 motor
Tingkat kenyamanan pegawai di dalam kantor
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat kenyamanan pegawai di dalam kantor
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat kenyamanan pegawai di dalam kantor
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
Tingkat kenyamanan pegawai di dalam lingkungan kantor Tingkat kenyamanan pegawai di dalam lingkungan kantor Tingkat kedisiplinan pegawai di dalam lingkungan kantor
100%
NO.
1 3.
INDIKATOR
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
2
3
Meningkatnya efektivitas sistem administrasi kearsipan daerah a.
b.
c.
d.
f.
g.
h.
4.
Ketersediaan database informasi kearsipan Terkumpulnya arsip dari pemerintah
data lembaga
Terklasifikasinya data fungsional arsiparis kab. Serang Tingkat pengelolaan daerah
efektivitas arsip
Tingkat ketersediaan sarana penyimpanan Meningkatnya kajian system administrasi kearsipan Terpeliharanya jaringan informasi kearsipan Meningkatnya dokumen daerah diselamatkan, dipelihara dilestarikan
a.
a.
b.
c.
d.
e.
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
arsip yang 100% dan
Pembangunan gedung kantor / depo penyimpanan arsip Tingkat ketersediaan sarana dan penyimpanan arsip Tingkat ketersediaan sarana pengolahan arsip Tingkat ketersediaan data dokumen arsip daerah Terduplikasinya dokumen/arsip daerah dalam bentuk informasi Tingkat keamanan penyimpanan arsip daerah
NO.
1 5.
INDIKATOR
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
2
3
Meningkatnya sarana penunjang perawatan dan pemeliharaan arsip a.
b.
c.
d.
6.
Tingkat terpeliharanya sarana pengolahan dan penyimpanan arsip Tingkat terpeliharanya arsip daerah secara rutin/berkala Terlaksananya kegiatan monitoring ,evaluasi dan pelaporan kondisi situasi data kearsipan Tingkat terpeliharanya peralatan elektronik kearsipan Meningkatnya apresiasi dan pemasyarakatan kearsipan daerah
a. b.
c.
7.
Tingkat ketersediaan naskah sumber arsip Tingkat ketersediaan sarana layanan informasi arsip Terlaksananya sosialisasi /penyuluhan kearsipan Pemenuhan kebutuhan pakaian dinas pegawai
a.
8.
Tingkat ketersediaan pakaian dinas dan kelengkapannya Tersusunnya laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD
a.
b.
Tingkat ketersediaan laporancapaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD Tingkat ketersediaan laporan keuangan semesteran
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
21
25
25
30
30
30
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100%
100%
100%
100%
NO.
1 9.
INDIKATOR
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
2 Meningkatnya dan budaya masyarakat
3 minat baca
Tingkat pemasyarakatan budaya minat dan kebiasaan membaca Tingkat pengembangan budaya minat dan budaya Tingkat kelengkapan sarana dan prasarana pada perpustakaan umum/khusus/sekolah/ perpustakaan masyarakat Tingkat pengelolaan bahan pustaka perpustakaan desa/sekolah Tingkat publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca Tingkat ketersediaan bahan pustaka perpustakaan desa/sekolah dan masyarakat Tingkat ketersediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 10
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
100%
Meningkatnya penyelenggaraan kegiatan keagamaan dan pembinaan kebangsaan dalam kehidupan bermasyarakat Tingkat rasa cinta tanah air dan nasionalisme kebangsaan Tingkat ketaqwaan kepada Tuhan YME Tingkat rasa kebangsaan
NO.
1
INDIKATOR
DATA CAPAIAN PADA TAHUN AWAL PERENCANAAN
2
3
4
5
6
7
8
9
100%
100
100
100
100
100
100
100%
100
100
100
100
100
100
Tingkat prosentase kunjungan perpustakaan Tingkat prosentase kesadaran tertib arsip
TARGET KINERJA POGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN (Rp. Juta) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE
5.3. Kelompok Sasaran Kelompok sasaran kinerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang untuk kurun waktu tahun 2010 – 2015 sebagai berikut : 5.3.1. Masyarakat, Pengguna Arsip, Pemustaka ; 5.3.2. Instansi Pemerintah,desa dan sekolah-sekolah di 29 kecamatan; 5.3.3. SDM Kearsipan / arsiparis; 5.3.4. SDM Pengelola Perpustakaan / Pustakawan; 5.3.5. Arsip Tekstual dan Arsip Media Baru; 5.3.6. Semua jenis Perpustakaan; 5.4. Pendanaan Indikatif Keberhasilan suatu rencana kerja sangat bergantung pada anggaran yang tersedia. Guna menunjang keberhasilan Rencana Kerja Kantor
Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang untuk kurun waktu tahun 2010 – 2015, maka rencana pendanaannya naik dan teralokasi 20% dalam setiap tahunnya.
B A B VI PENUTUP Rencana strategis Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang,
merupakan kebijaksanaan kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang dalam melaksanakan pembangunan Daerah Kabupaten Serang di bidang Kearsipan dan Perpustakaan, diarahkan pada peningkatan usaha pembinaan dan penyempurnaan SKPD Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang, dalam rangka meningkatkan
pengembangan
dan
pembinaan
Sumber
Daya
Manusia
Arsip
dan
Perpustakaan,
penyelamatan, pelestarian dan pendayagunaan arsip, serta meningkatkan minat budaya baca masyarakat. Pengembangan Desa Informasi sebagai bagian dari pembangunan pedesaan, dimaksudkan untuk menciptakan sebuah Desa yang memiliki akses informasi yang baik, serta memiliki informasi yang lengkap tentang warisan budaya dan sejarah yang dimiliki oleh Kabupaten Serang secara khusus, Provinsi Banten secara umum dan menyeluruh. Masyarakat pedesaan dalam pemberdayaan informasi, memiliki kemauan dan kemampuan, serta kebijaksanaan untuk mendayagunakan informasi dengan peningkatan kesejahteraan dan ketahanan pribadi dan lingkungannya, upaya yang dilakukan oleh Kantor Arsip
dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Serang
dengan
mengembangkan
Perpustakaan Kecamatan dan perpustakaan Desa melalui PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat) di Kabupaten Serang, dan melaksanakan program arsip masuk Desa. Pengembangan Perpustakaan Kecamatan didasarkan pada adanya Gerakan Pemberdayaan Perpustakaan yang Berbasis Masyarakat yang dicanangkan oleh Presiden Republik Indonesia pada tanggal 17 Mei 2006, setiap masyarakat memiliki hak yang sama untuk memperoleh layanan Perpustakaan, pengembangan Perpustakaan Kecamatan, dengan maksud mendukung program Nasional Wajib Belajar dan meningkatkan minat baca masyarakat. Disamping
itu
juga
mendekatkan
masyarakat
Pedesaan
dengan
sumber
pembelajaran yang ada di perpustakaan, lebih jauh lagi dengan meningkatnya mutu Sumber Daya Manusia (SDM) di Pedesaan. Meningkatnya pengkajian dan penelitian dengan tersedianya standarisasi sarana dan prasarana Arsip dan Perpustakaan, yang akan dapat dijadikan pedoman pokok dalam
kebutuhan
pengelolaan,
penyelamatan,
pelestarian
dan
pemberdayaan
Arsip
dan
Perpustakaan di tingkat instansi, satuan kerja, dan masyarakat Kabupaten Serang secara umum. Demikian semoga menjadi pedoman selanjutnya.
Serang,
Februari 2014
KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG
Hj. RATU LAELATUL AKHADIYAH, S.Sos NIP. 19600318 198603 2 009
RENCANA STRATEGIS KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG 2010 - 2015
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG 2014
VISI ’’ MEWUJUDKAN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG SEBAGAI PUSAT INFORMASI DAN WAHANA MENCERDASKAN BANGSA MENUJU MASYARAKAT KABUPATEN SERANG YANG CERDAS, SEJAHTERA DAN AGAMIS”
DAFTAR ISI Kata pengantar...........................................................................
i
Daftar isi.....................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN............................................................ 1.1.
LATAR BELAKANG..................................................
HUKUM PENYUSUNAN.........................
1 1.2. LANDASAN
2
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN............................................
3
1.4. SISTEMATIKA PENULISAN.......................................
4
1.5. ASUMSI..................................................................... BAB II GAMBARAN
PELAYANAN
KANTOR
6 ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG....... 2.1.
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KAPD KAB. SERANG
2.2.
GAMBARAN SUMBER DAYA ORGANISASI............
2.3.
KINERJA LAYANAN SKPD.......................................
7 12 17
2.4. TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN LAYANAN...............................................................
18
BAB III ISU- ISU STRATEGIS.................................................. 3.1.
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI PELAYANAN KAPD................
3.2. TELAAH VISI, MISI DAN
PROGRAM
20
KEPALA.....
20
DAERAH DAN WAKIL KEPALA DAERAH TERPILIH
20
3.3. TELAAH RENSTRA K / L DAN RENSTRA SKPD....
21
3.4. TELAAH RENCANA TATA RUANG WILAYAH DAN KAJIAN LINGKUNGAN HIDUP STRATEGIS........ 3.5. PENENTUAN ISU –ISU STATEGIS.........................
BAB IV
VISI, MISI , TUJUAN DAN SASARAN , STRATEGI DAN
29 30
KEBIJAKAN .................................................................. 4.1. VISI DAN MISI KAPD..................................................
BAB V
34
4.2. TUJUAN DAN SASARAN JANGKA MENENGAH KAPD
34
4.3. STRATEGI DAN KEBIJAKAN......................................
36
RENCANA PROGRAM
DAN KEGIATAN , NDIKATOR
KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF..................................................................... 5.1.
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN...................
41
5.2.
INDIKATOR KINERJA DAN KELOMPOK SASARAN
43
BAB VI PENUTUP.........................................................................
48
KATA PENGANTAR Dalam rangka melaksanakan visi Kabupaten Serang periode tahun
2010-2015
adalah terwujudnya masyarakat berkualitas menuju kabupaten Serang yang islami, adil dan sejahtera, hal ini sangat relevan dengan visi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Serang yaitu ” Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang sebagai
pusat informasi dan wahana mencerdaskan bangsa menuju masyarakat serang yang cerdas , sejahtera dan agamis” . Visi tersebut perlu ditindaklanjuti dengan sungguh-sungguh sebagai kebijakan implementatif yang dirumuskan dalam perencanaan stratergis (Renstra) Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang tahun 2010-2015. Renstra Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang merupakan komitmen pimpinan dan seluruh aparatur Kantor dalam memberikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat di bidang kearsipan dan perpustakaan . Penyusunan Renstra Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang ini mengacu kepada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Serang , yang menjadi dasar penyusunan rencana kerja tahunan (RKT) dan rencana kerja dan anggaran (RKA). Dalam dokumen renstra ini merumuskan visi, misi, strategi , arah kebijakan dan langkah-langkah capaian kegiatan , disusun secara sistematis dan sinergis dalam upaya mendukung visi kabupaten Serang dalam pembangunan Kabupaten Serang lima tahun ke depan. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan Renstra ini masih terdapat banyak kekurangan dan masih berlum dapat memenuhi harapan semua pihak . Oleh karena itu masukan dan saran dalam rangka perbaikan Renstra ini kami terima dengan terbuka. Akhirnya dengan segala keterbatasan , kami berharap Renstra ini dapat berguna sebagai pedoman dalam pembangunan di bidang kearsipan dan perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang. Serang, Februari 2014 KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG,
Hj. Ratu LAELATUL AKHADIYAH, S.Sos NIP. 19600918 198603 2 009
