RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG TAHUN

RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)

KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG TAHUN 2014 - 2018

PEMERINTAH KABUPATEN SUBANG TAHUN 2014 1

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Penyelenggaraan Kearsipan merupakan kegiatan yang sangat vital dalam suatu organisasi akan tetapi masih dianggap kurang penting serta dapat dilaksanakan oleh siapa saja dan merupakan kegiatan rutin yang menjenuhkan, anggapan tersebut menjadikan tantangan bagi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang untuk memacu agar kearsipan dapat menjadi hal yang menarik dan tidak menjenuhkan, maka dari itu untuk memacunya perlu disusun suatu rencana agar kearsipan dapat dianggap penting dan bermanfaat. Penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2014 - 2018, merupakan bentuk penjabaran kebijakan pemerintah yang dituangkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan dan Tata cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008, serta peraturan perundang-undangan terkait lainnya yang telah mengatur dan mengamanatkan penyusunan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD) untuk periode 5 (lima) tahun dan juga sebagai instrumen untuk menyusun dan mengukur kinerja sesuai tugas dan fungsi dari Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Rencana Strategis (Renstra) SKPD merupakan dokumen perencanaan jangka menengah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang akan dilaksanakan lima tahun mendatang.

1.2. Landasan Hukum

    

Undang-undang Nomor : 4 Tahun : 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Subang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun.1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran  Negara Republik Indonesia Nomor .2851); Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor : 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4286..) Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor : 104 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4421);

2

      

               

Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor : 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4437); Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 152 Tahun 2009, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 5071); Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun  2005 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor : 82  Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor .4737); Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun  2008 Nomor 28, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor .4815); Peraturan Menteri Dalam  Negeri Nomor 62 Tahun 2008 tentang Penerapan Standar Pelayanan Minimal; Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor  54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 ; Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Tata Kerja  Lembaga Teknis Daerah Lingkungan Pemerintah Kab. Subang Kantor Arsip Daerah Peraturan Bupati Subang Nomor 14D Tahun  2008 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang

1.3. Maksud danTujuan Rencana Strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2014 – 2018 selanjutnya disebut RENSTRA Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2014 – 2018 merupakan dokumen resmi perencanaan satuan kerja perangkat daerah untuk 5 (lima) tahun, yang menggambarkan visi, misi, strategi atau kebijakan umum serta tahapan program kegiatan strategis

yang akan dicapai dalam rangka penyelenggaraan

pembangunan daerah Kabupaten Subang dibidang Perencanaan penyelenggaraan

3

Kearsipan yang disusun sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan Pemerintah Kab. Subang . Renstra Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang tahun 2014 – 2018 ditetapkan dengan maksud : a. Sebagai dokumen perencanaan yang dijadikan pedoman atau acuan dalam menyusun Rencana KinerjaTahunan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang b. Untuk menentukan sasaran, arah kebijakan dan program serta kegiatan prioritas Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam jangka menengah. c. Untuk dasar penilaian kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang mencerminkan penyelenggaran pembangunan yang baik, transparan dan akuntabel. Adapun tujuan penyusunan renstra ini adalah : a. Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan pada setiap tahun anggaran selama lima (5) tahun yang akan datang. b. Menjamin

tercapainya

penggunaan

sumberdaya

secara

efektif,

efisien

dan

berkelanjutan. c. Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi dan sinergi antar pelaku pembangunan di Kabupaten Subang. 1.4. Sistematika Rencana Strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2014-2018 secara garis besar disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I

Pendahuluan. Berisi latar belakang penyusunan Renstra, landasan hukum penyusunan Renstra, maksud dan tujuan penyusunan Renstra dan sistematika penulisan dokumen Renstra.

Bab II

Gambaran Pelayanan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang. Memuat tugas, fungsi dan struktur organisasi SKPD; sumber daya yang dimiliki oleh SKPD, kinerja pelayanan sampai saat ini, tantangan dan peluang pengembangan pelayanan SKPD.

Bab III

Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Memuat identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan SKPD; telaahan visi, misi dan program kepala daerah dan wakil kepala daerah; telaahan renstra Arsip Nasional Republik Indonesia dan telaahan Renstra Badan

4

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jawa Barat; serta penentuan isu-isu strategis Kabupaten Subang. Bab IV

Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategi dan Kebijakan

Bab ini berisi visi dan misi SKPD, tujuan dan sasaran jangka menengah SKPD, serta strategi dan kebijakan dalam menjabarkan sasaran jangka menengah SKPD. Bab V Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif. Bab ini Memuat rencana program dan kegiatan SKPD selama 5 (lima) tahun kedepan yang dilengkapi dengan indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif. Bab VI

Indikator Kinerja Yang Mengacu Pada Tujuan dan Sasaran RPJMD

Bab ini memuat indikator kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang terkait langsung atau mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD Kabupaten Subang Bab VII Penutup. Berisi ringkasan singkat dari maksud dan tujuan penyusunan dokumen Renstra SKPD, disertai dengan harapan bahwa dokumen ini mampu menjadi pedoman pembangunan 5 (lima) tahun kedepan oleh SKPD.

5

BAB II GAMBARAN PELAYANAN KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG 2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi SKPD Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang merupakan unsur Pemerintahan yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati Subang. Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang mempunyai Tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : A. Tugas Pokok Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan kearsipan dalam rangka mendukung penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. B. Fungsi Untuk menyelenggarakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud, Kantor Arsip Daerah mempunyai Fungsi : 1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan yang meliputi program dan evaluasi serta pengelolaan arsip; 2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kearsipan. 3. Pembinaan dan Pelaksanaan tugas di bidang kearsipan. 4. Penyelenggaran teknis administrasi ketatausahaan. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud di atas, maka Kantor. Arsip Daerah Kabupaten Subang.mempunyai kewenangan sebagai berikut. 1. Penyelenggaraan Kearsipan Penyelenggaraan

kearsipan

Kabupaten/Kota

menjadi

tanggung

jawab

Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan Kabupaten/Kota. Pembinaan kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan Kabupaten/Kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah Kabupaten/Kota. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

tahun

yang

berasal

dari

satuan

kerja

perangkat

daerah

Kabupaten/Kota dan penyelenggara Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota; dan

6

Sosialisasi kearsipan ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat. 2. Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: o

andal;

o sistematis; o utuh; o

menyeluruh; dan

o sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: o penciptaan arsip; o penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan o penyusutan arsip 3. Pengelolaan Arsip Statis Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. 4. Akuisisi Arsip Statis Akuisis Arsip Statis oleh Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini oleh Kantor Arda terhadap arsip-arsip statis yang ada di setiap SKPD. Arsip statis yang di serahkan ke Kantor Arda harus dilengkapi BA Penyerahan Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip ( DPA ). C. Struktur organisasi Struktur organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tanggal 14 Agustus 2008 tentang Uraian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah: a. Kepala Kantor b. Sub Bagian Tata Usaha c. Seksi Program dan Evaluasi d. Seksi Pengelolaan e. Seksi Akuisisi dan f. Kelompok Jabatan Fungsional 7

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG (PERDA NOM0R 8 TAHUN 2008)

KEPALA KANTOR

KEPALA

KASUBAG. TATA USAHA

JABATAN KELOMPOK

FUNGSIONAL JAFUNG

KASI PROG. & EVALUASI

KASI PENGELOLAAN

KASI AKUISISI

2. 2. 1. Kepala Kantor. Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordnasi dan mengendalikan dalam melaksanakan tugas pemerintah daerah di bidang kearsipan 2. 2. 2. Sub Bagian Tata Usaha (1). Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan urusan umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pelaporan; (2). Untuk menyelengarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam pasal ini, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : a. Perumusan pelaksanaan administrasi umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pelaporan; b. Pembnerian pelayanan teknis administratif bagi seluruh satuan organiasi dalam lingkup kantor; c. Penyusunan dan penyiapan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum; d. Penyusunan dan Penyiapan rencana anggaran rutin dan pembangunan kantor; e. Pengumpulan, penyusunan dan pengkajian data dan Pembinaan bidang kearsipan; 8

f. Pengelolaan dan bimbingan administrasi kepegawaian, keuangan, peralatan dan perbekalan di lingkungan kantor; g. Penyelenggaraan urusan rumah tangga kantor, perjalanan dinas, hubungan masyarakat dan protokol; h. Penyelenggaraan pembinaan organisasi dan tata laksana dalam arti membina

dan

memelihara

ketatalaksanaan

seluruh

dilingkungan

kegiatan

kantor

kelembagaan dan

dan

usaha-usaha

pengembangannya; i. Penyiapan rancangan peraturan dan atau keputusan serta pelaksanaan penilaian dan pemantauan atas pelaksanaan peraturan dan atau keputusan yang berhubungan bidang tugasnya; j. Penyusunan laporan kegiatan kantor. 2. 2. 3. Seksi Program dan Evaluasi (1). Seksi Program dan Evaluasi

Mempunyai Tugas Pokok Membuat

Perencanaan, Evaluasi Program dan Kegiatan Teknis Bidang Kearsipan (2). Untuk penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam pasal ini, Seksi Program dan Evaluasi mempunyai Fungsi : a. Penyusunan Program Kerja Kearsipan; b. Perencanaan Kegiatan Teknis Kearsipan; c. Pengumpulan dan Pengolahan Data Kegiatan Kearsipan; d. Penyusunan Rencana Strategis dan Laporan Akkuntabilitas Kinerja Kantor; e. Penyelenggaraan Pembinaan Teknis Kearsipan; f. Penyelenggaraan Pembinaan Tenaga Kerja Fungsional Arsiparis Terampil/Ahli dan Tenaga Kerja Kearsipan; g. Pelaksanaan Penelitian dan Pengembangan Sistem Kearsipan; h. Pelaksanaan Evaluasi Program dan Kegiatan Teknis Kearsipan; i. Pelaksanaan Koordinasi dengan Unit Kerja Terkait dalam rangka Pelaksanaan Tugas; j. Penyusunan laporan Kegiatan Kearsipan.2. 2. 4. Seksi Pengelolaan (1). Seksi pengelolaan mempunyai tugas pokok menerima, menyimpan dan memelihara serta melayani pengguna jasa arsip; (2). Untuk menyelanggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam pasal ini, Seksi Pengelolaan mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja pengelolaan arsip; b. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka pengolahan arsip; 9

c. Penyiapan sarana dan prasarana penyimpanan, pemeliharaan arsip dinamis in-aktif; d. Penerimaan, pengumpulan,dan pengelolaan arsip dinamis in-aktif; e. Penyimpanan, penataan dan pemeliharaan arsip dinamis in-aktif; f. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna; g. Penyerahan arsip statis ke Bapusipda/ANRI; h. Pelayanan bidang kearsipan; i. Pemantauan dan pengevaluasian pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip; j. Pelaksanaan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka pelaksanaan tugas; k. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan tugas; 2. 2. 5. Seksi Akuisisi (1). Seksi Akuisisi mempunyai tugas pokok melaksanakan survey, pendataan dan pemindahan arsip dinamis in-aktif; (2). Untuk penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam pasal in, Seksi Akuisisi mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja dibidang akuisisi arsip; b. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka pengelolaan akusisisi arsip; c. Melaksanakan survey dan pendataan arsip dinamis in-aktif secara periodik ke SKPD; d. Melaksanakan survey dan pendataan arsip vital dari perorangan/ lembaga sesuai JRA; e. Melaksanakan penyeleksian dan penilaian arsip dinamis in-aktif; f. Melaksanakan pemindahan arsip dinamis in-aktif dari perorangan/ lembaga sesuai JRA; g. Penyiapan berita acara penyerahan arsip dinamis in-aktif/ Arsip Vital dari perorangan/ lembaga; h. Pemantauan dan pengevaluasian pelaksanaan kegiatan pengelolaan akuisisi arsip; i. Pelaksanaan Koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka pelaksanaan tugas; j. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan tugas.

10

2. 2. 6. Kelompok Jabatan Fungsional (1). Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan kantor secara professional sesuai dengan kebutuhan; (2). Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam pasal ini, dalam melaksanakan tugas pokoknya bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.

2.2. Sumber Daya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Sumber daya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dapat dilihat pada Tabel sebagai berikut : TABEL : 1. Jumlah SDM berdasarkan Bagian/Seksie. NO

JABATAN

JUMLAH

SATUAN

1

KEPALA

1

Orang

2

KASUBAG. TU

1

Orang

3

KASIE. PENGELOLAAN

1

Orang

4

KASIE. AKUSISI

1

Orang

5

KASIE. PROGRAM

1

Orang

6

ARSIPARIS

5

Orang

7

PELAKSANA

12

Orang

JUMLAH

22

Orang

Sumber : Kantor Arsip Daerah Kab. Subang Desember 2013

Berdasarkan Tabel. 1 . tersebut dapat dilihat bahwa berdasarkan Struktur Organisasi sumber daya manusia yang ada sudah memenuhi sesuai dengan kebutuhan organisasi dimana setiap jabatan telah terisi berdasarkan ketentuan yang berlaku, akan tetapi jika ditinjau dari segi kuantitas SDM masih terdapat kekurangan pegawai yaitu untuk Arsiparis sebanyak 5 ( lima ) orang karena yang ada menjelang masa pensiun, dan untuk pelaksana dibutuhkan pegawai sebanyak 5 ( lima ) orang masing-masing untuk pendidikan DIII/SI Keuangan = 2 orang, Administrasi Negara = 1 orang, dan Informatika/Komputer = 2 orang.

11

TABEL : 2. Jumlah SDM berdasarkan golongan NO GOLONGAN DAN PANGKAT

JUMLAH

1

IV/ a Pembina

1

Orang

2

III/ d Penata TK.I

7

Orang

3

III/ c Penata

1

Orang

4

III/ b Penata Muda TK.I

7

Orang

5

III/ a Penata Muda

1

Orang

6

II/ d Pengatur TK.I

1

Orang

7

II/ c Pengatur

-

Orang

8

II/ b Pengatur Muda TK.I

4

Orang

9

II/ a Pengatur Muda

-

Orang

22

Orang

JUMLAH

Sumber : Kantor Arsip Daerah Kab. Subang Desember 2013

Pada Tabel .2. dapat dilihat jumlah Sumber Daya Manusia bedasarkan golongan yang ada. Dalam hal ini Golongan IV/a sebanyak 1 (satu) orang diduduki oleh Kepala Kantor Arsip, Golongan III/d sebanyak 7 orang yang terdiri dari 3 orang Kasie dan 4 orang Jabatan Fungsional Arsiparis, Golongan III/c ada 1 orang sebagai Jabatan Fungsional Arsiparis, Golongan III/b sebanyak 7 orang terdiri dari 1 orang jabatan Struktural dan 6 orang Pelaksana, Golongan III/a terdiri dari 1 orang staf, Golongan II/d ada 1 orang staf dan Golongan II/b sebanyak 4 orang staf,.

TABEL : 3 Jumlah SDM berdasarkan Pendidikan NO PENDIDIKAN

JUMLAH

Satuan

1

S2

1

Orang

2

S1

7

Orang

3

D3

1

Orang

4

SLTA

13

Orang

5

SLTP

-

Orang

22

Orang

JUMLAH

Sumber : Kantor Arsip Daerah Kab. Subang Desember 2013 Pada Tabel. 3 dapat dilihat bahwa Sumber Daya Manusia yang ada di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang terdiri dari yang terendah tingkat SLTP dan Tertinggi Tingkat S2,

12

2.3. Sarana dan Prasarana 1. Gedung Kantor Gedung Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang terdiri dari 2 (dua) lantai 2

2

dengan luas tanah seluas 528 M serta luas bangunan 854 M , terdiri dari : a. Ruang Rapat ( Home Teathre ) b. Ruang Pamer Arsip c. Depo Arsip I d. Depo Arsip II e. Ruang Arsiparis f.

Ruang Lobbi

g. Ruang Sekretariat h. Ruang Pengolahan Arsip i.

Ruang Gudang

j.

Ruang Dapur

k. Ruang Kepala Kantor l.

Ruang Kasubag TU

m. Ruang Kasi Pengelolaan n. Ruang Kasi Prog. dan EV o. Ruang Kasi Akuisisi p. Ruang Keuangan

2. Kendaraan Dinas Roda 4 sebanyak 2 buah dan Roda 2 sebanyak 6 buah 3. Pemadam Kebakaran / Fire Alarm System dan Fire Extinguiser Automatic Thermatic

13

TABEL : 4. Jumlah Aset Yang Dimiliki 1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Roll O‟pack/ CRS TW 8-200 W Roll Opack Conpacto S8 Rak Arsip Komputer CPU Printer Mesin Fax Filling Cabinet Laptop Scanner Mesin Pencercah / penghancur dokumen Kamera Profesional Cannon Digital Digital Signal Mixer CCTV AC Infocus Proyektor Slide Fire Alarm Meja Biro Meja ½ Biro Kursi Putar Kursi Rapat Meja Rapat Lemari Perpustakaan TV Stabilisator Vacum Cleaner Blower Kompor Gas Genset Portable Detector kebakaran Mesin Tik Mebeler lainnya Mixer Zice Lemari Es Monitor Allass Control Layar Film

11 unit 3 unit 64 buah 10 unit 2 unit 10 unit 2 unit 12 buah 7 buah 3 buah 2 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 3 buah 20 buah 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 11 buah 40 buah 9 buah 4 buah 2 buah 2 buah 1 unit 4 unit 1 unit 1 unit 1 set 2 unit 2 unit 1 unit 2 set 1 buah 2 buah 2 buah 3 buah

2.4. Kinerja Pelayanan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari selain melaksanakan tugas administrasi perkantoran, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang juga dapat memberikan layanan lain seperti :

14

2. 4. 1. Pelayanan Akusisi dari SKPD Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 2. 4. 2. Pelayanan Informasi Kearsipan Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat. 2. 4. 3. Pelayanan Kenaikan Pangkat dan Penghitungan Angka Kredit Fungsional Arsiparis Kenaikan pangkat Jenjang pangkat untuk masing-masing jabatan Arsiparis adalah jenjang pangkat dan jabatan berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki untuk masing-masing jenjang jabatan Penetapan jenjang jabatan Arsiparis untuk pengangkatan dalam jabatan ditetapkan berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki setelah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit, Untuk kenaikan pangkat dapat dilaksanakan minimal 2 tahun sekali dilihat dari jumlah angka kreditnya apakah sudah memenuhi syarat atau belum. KAD dapat mengajukannya ke Badan Kepagawaian Daerah dengan rekomendasi bahwa yang bersangkutan telah memenuhi syarat berdasarkan angka kredit yang diperoleh dan dapat diajukan untuk kenaikan pangkat satu tingkat diatasnya. Penghitungan angka kredit Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Arsiparis adalah tim penilai yang dibentuk dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan bertugas menilai prestasi kerja Arsiparis. Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang Arsiparis dalam rangka pembinaan karier kepangkatan dan jabatannya. 2. 4. 4. Pelayanan Pelatihan Kearispan Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya: a. pengadaan arsiparis (Penciptaan Arsiparis); b. pengembangan

kompetensi

dan

keprofesionalan

arsiparis

melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan. 15

Pendidikan adalah unsur kegiatan Arsiparis yang merupakan proses pengembangan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan melalui proses pembelajaran yang meliputi pendidikan formal (sekolah/akademik), pendidikan dan pelatihan (diklat) pra jabatan, diklat jabatan fungsional Arsiparis, diklat teknis kearsipan, diklat dasar kearsipan dan diklat peningkatan profesi Arsiparis. KAD Kab Subang melaksanakan kerjasama dengan ANRI dalam penciptaan tenaga Fungisonal Arsiparis dengan mengirimkan peserta untuk dididik menjadi Arsiparis

2. 4. 5. Pelayanan Sosialisasi Kearsipan Sosialisasi Kearsipan (1) Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip. (2) Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi. (3) Sosialisasi kearsipan ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan 2. 4. 6. Pelayanan Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip (1)

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

(2)

Pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.

(3)

Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, Pemerintahan Daerah dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

(4)

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

16

(5)

Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

2. 4. 7. Pelayanan Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan (1)

penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

(2)

Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

(3)

Penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Penyusutan arsip meliputi : a.

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b.

pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c.

Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

2.5. Kendala / Hambatan. Kendala atau hambatan yang dirasakan pada saat ini oleh Kantor Arsip Daerah adalah sebagai berikut : 1. Perlu adanya penataan dan pengelolaan kearsipan yang baik sehingga pelayanan kearsipan dapat maksimal 2. Kurangnya Koleksi arsip sejarah baik itu berupa Foto, film maupun dokumen sejak jaman Kolonialisme sampai dengan jaman Orde Baru 3. Kurangnya peran serta SKPD dalam menyerahkan arsip statis dan pelaporan pelaksanaan kegiatan kearsipan 4. Kurangnya jumlah Arsiparis (jabatan fungional arsiparis) 5. Kurangnya pengetahuan Arsiparis dalam mengelola arsip lama 6. Kurangnya pengetahuan Arsiparis dalam mengelola arsip Baru (Digital) 7. Kurangnya jumlah Pegawai / Pelaksana

17

2.6. Kekuatan dan Kelemahan, Tantangan dan Peluang 2. 6. 1. Kekuatan dan Kelemahan A. Kekuatan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Kekuatan Kantor Arsip Derah Kabupaten Subang. Lokasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang berada di Pusat Kota. Berada di lingkungan Pusat Perkantoran menyebabkan keberadaannya sangat strategis, oleh karena secara langsung maupun tidak langsung akan menjadi pusat informasi kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan kegiatan kemasyarakatan, selain itu arsip merupakan aset daerah yang tidak bisa dinilai dengan materi ataupun uang sehingga arsip harus terus dipelihara, dilestarikan sesuai dengan nilai guna arsip itu sendiri. Faktor-faktor kekuatan Lingkungan Internal 1) Adanya Lembaga Kearsipan Kantor Arsip Daerah merupakan salah satu Lembaga Teknis yang mempunyai kewenangan dalam pengelolaan kearsipan sebagai bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah Kabupaten Subang. Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sesuai dengan Perda Kabupaten Subang Nomor 8 tahun 2008 telah terisi semua. 2) Adanya Sumber Daya Manusia Pejabat Struktural yang mempunyai tugas manajerial secara hirarki. Pejabat Fungsional (Arsiparis) yang mempunyai tugas teknis dalam menyeleksi, menilai, menyusutkan arsip dan angaka kredit Arsiparis. Pelaksana sebagai unsur Bantu tugas Pejabat Struktural esselon IV/a 3) Tersedianya Sarana Dan Prasarana Sarana dan Prasarana kearsipan yang tersedia digunakan untuk kelancaran pelaksanaan tugas sesuai fungsinya. Adapun sarana yang dimiliki antara lain : Gedung Kantor Kendaraan Dinas Pemadam Kebakaran / Fire Alarm System dan Fire Extinguiser Automatic Thermatic Air Conditioner ditiap ruangan Ruang Rapat (Home Teather) Ruang Pameran Sarana Kearsipan

18

4) Adanya Koleksi Arsip Koleksi arsip berdasarkan Kode Klasifikasi sampai tahun 2013, terdiri dari : Kode Klasifikasi 000 …………….147 boks

~ ~

Kode Klasifikasi 100

……………. 257 boks

~


……………. 144 boks

~

Kode Klasifikasi 300 ………….

~


…………… 275 boks

~


…………… 227 boks

~


…………… 328 boks

~

Kode Klasifikasi 700 …………… 315 boks

~


~

Kode Klasifikasi 900 ……………

146 boks

…………… 412 boks 4149 boks

Koleksi arsip berdasarkan Klasifikasi pada tahun 2013, terdiri dari : ~ Arsip Permanen………........388 boks ~ Arsip Dinilai Kembali ……………

5.635 boks

Adanya Koleksi Arsip Film sejarah Perjuangan Bangsa Indonesia Adanya koleksi Asip Foto Subang jaman Kolonialisme (Jaman P&T)

B. Kelemahan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang 1)

Pelayanan Informasi Kearsipan Perlu diakui bahwa kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang belum optimal dalam memberikan pelayanan di bidang informasi kearsipan. Hal ini ditandai dengan masih adanya keluhan aparatur/ masyarakat/ mahasiswa/ pelajar yang membutuhkan informasi kearsipan belum sesuai dengan apa yang diharapkan yaitu cepat, tepat dan akurat, karena memang proses penentuan arsip statis dari arsip in-aktip memerlukan penilaian dan akuisisi dari SKPD atau fihak lain masih banyak yang belum diserahkan. Sedangkan arsip inaktif masih memerlukan juknis atau aturan lain berkaitan dengan Undang-Undang Keterbukaan Publik.

2)

Kualitas Sumber Daya Manusia Peningkatan Sumber Daya Manusia ditinjau dari segi pendidikan dirasakan masih belum optimal, terlebih lagi untuk keperluan Diklat Teknis Kearsipan yang mengarah kepada profesionalisme di bidang kearsipan (Arsiparis) belum maksimal, hal ini akan berdampak kepada kinerja aparatur.

19

3)

Rendahnya Produktifitas Pengolahan Kearsipan Arsiparis yang langsung mengelola arsip in- aktif belum seluruhnya melaksanakan kegiatan harian, sehingga nantinya akan bertumpu pada saat kegiatan rutinitas dan untuk pengumpulan Angka kredit sudah tidak memungkinkan dikarenakan jabatan sudah maksimal dan usia sudah mendekati Pensiun

4)

Belum Maksimalnya Upaya Penyelelamatan Arsip Penyelamatan arsip yang mengandung nilai pembuktian dan nilai sejarah baik yang berada pada instansi Pemerintahan, Swasta maupun di masyarakat (perorangan) belum semuanya dapat dilaksanakan karena menyangkut

anggaran,

waktu

dan

sarana

yang

tersedia,

sehingga

mengakibatkan kurang lengkapnya koleksi kearsipan 5)

Kurang Optimalnya Pemanfaatan Arsip Arsip dianggap sebagai sumber informasi primer sudah selayaknya didayagunakan untuk kepentingan bahan evaluasi, perencanaan, pelaksanaan dan pengambilan keputusan, namun tidak berarti arsip dapat diketahui oleh semua orang karena mengingat sifat kerahasiaannya dan kepentingannya. Hal tersebut akan berdampak kepada sikap apatis terhadap arsip.

6)

Kurangnya Jumlah Pegawai di Kantor Arsip Berdasarkan pada Tabel 2, jumlah pegawai di Kantor Arsip daerah berjumlah 22 orang, dalam pelaksanaan kegiatan dari jumlah tersebut, 2 Kasie tidak mempunyai

staf

administrasi,

yang

sangat

mengganggu

jalannya

penyelenggaraan kegiatan, diharapkan setiap kasi mempunyai 2 orang staf administrasi, dan jumlah Fungsional arsiparis hanya ada 5 orang dan diantaranya 3 orang akan memasuki batas pensiun 2 tahun mendatang.

2. 6. 2. Tantangan dan Peluang Dalam upaya penyelamatan arsip yang mengandung nilai guna pembuktian baik yang ada pada Instansi Pemerintah, Swasta dan Perorangan ( masyarakat ) merupakan tantangan sekaligus peluang bagi Kantor Arsip Daerah untuk memperluas jangkauan penyelamatan, pengamanan dan pemeliharaan arsip. Untuk itu dibutuhkan suatu straregi khusus untuk menghadapi peluang dimasa yang akan datang yang meliputi : 1)

Adanya Peraturan Perundang-undangan Peraturan

perundang-undangan

menjadi

acuan

Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Subang.

20

dalam

pelaksanaan

2)

Adanya Program Pendidikan Program pendidikan menjadi program prioritas dalam rangka peningkaatan Kualitas SDM baik melalui pendidikan formal yang mengembangkan kearsipan sebagai disiplin ilmu tersendiri maupun melaui Diklat teknis Kearsipan yang spesifik.

3)

Adanya Pengguna Jasa Arsip Dilihat dari fungsinya bahwa Arsip sebagai pusat informasi dan sumber sejarah, sudah tentu sangat penting bagi semua pihak dan untuk dimasa yang akan datang perlu diberdayakan semaksimal mungkin agar dapat digunakan dan disajikan secara cepat, tepat dan akurat.

4)

Adanya Teknologi Informasi Kearsipan Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), maka pengelolaan arsip yang tadinya secara manual kini telah beralih ke Media Komputer. Teknologi Komputer telah memperkuat aktivitas bidang kearsipan, antara lain penciptaan, pemrosesan, penemuan kembali serta pemusnahan arsip. Untuk itu keberadaan komputer dapat diterima oleh pengguna, karena selain fleksibel, biaya yang efisien, memiliki kecepatan yang tinggi, akurasi, juga mempunyai kapasitas yang tinggi/besar.

5)

Adanya Tuntutan Pemerintahan yang bersih dan terbuka Sebagaimana kita ketahui bahwa Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan yang meliputi dinas/Badan/Lembaga di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang harus membuat laporan pertanggungjawaban Bupati setiap tahun dan hal ini salah satunya dapat diketahui melalui keberadaan arsip.

6)

Semakin berkembangnya perhatian Terhadap Masalah Kearsipan Dengan adanya program pembinaan Kearsipan kepada Dinas / Badan / Lembaga diharapkan dapat menumbuhkan atensi aparatur terhadap kearsipan

21

BAB III ISU-ISU STRATEGIS 3.1. Identifikasi Permasalahan Dalam melaksanakan kegiatannya, suatu organisasi tentu akan menemukan suatu permasalahan, adapun permasalahan yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut : 1. Kurangnya sarana dan Prasarana kearsipan sehingga dalam pengelolaan arsip sering menjadi kendala ; 2. Kurangnya Koleksi arsip sejarah / vital yang merupakan sumber permasalahan Kantor Arsip Daerah, dikarenakan untuk pengadaan arsip vital memerlukan biaya yang cukup tinggi. Seperti Arsip sebelum Kemerdekaan pada jaman P&T Land, Arsip Perjuangan Kemerdekaan, Arsip Sesudah Kemerdekaan, Arsip Orde lama, dan Arsip Orde Baru 3. Kurangnya Partisipasi dari pihak SKPD dalam mengirimkan Arsip Statis untuk disimpan di Kantor Arsip Daerah ; 4. Kurangnya jumlah Pegawai yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan, 5. Kurangnya Pengkaderan pegawai yang menduduki Jabatan Fungisonal Arsiparis, dikarenakan pegawai yang menduduki jabatan fungsional Arsiparis yang ada di Kantor Arsip Daerah Kab. Subang sudah mendekati usia pensiun. Begitu juga Arsiparis yang ada di SKPD sudah banyak berkurang dikarenakan Pensiun atau beralih ke Struktural. 6. Perlu adanya Pelatihan kemampuan Arsiparis untuk mengelola Arsip serta perlu adanya Diklat dalam mengelola Arsip lama dan Diklat bagi Pengelola Arsip untuk menghadapi pesatnya perkembangan teknolgi (arsip Digital)

3.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah 1.

Visi Kabupaten Subang Terwujudnya Kabupaten Subang Yang Religius, Berilmu, Mandiri, Berbudaya dan Bergotong Royong

2. MISI Kabupaten Subang 1). Mewujudkan aparatur pemerintah yang cerdas, lugas dan terpercaya; (Gapura Permata/ Pemerintahan yang bermartabat) 2). Meningkatkan Ketersediaan Infrastruktur yang baik dan berwawasan lingkungan; (Gapura Intan/ Infrastruktur berkelanjutan) 3). Mewujudkan ekonomi mandiri berbasis ekonomi kerakyatan dan keunggulan daerah; (Gapura Emas/ Ekonomi Masyrakat) 4). Mewujudkan kualitas sumber daya manusia yang berilmu, religius dan berbudaya; (Gapura Perak/ Pendidikan Rakyat) 5). Mewujudkan masyrakat yang sehat, rapi, bersih dan indah dengan semangat gotong royong; (Gapura Serasi/ Sehat, Rapi, Bersih dan Indah) 22

Visi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang “Mewujudkan Arsip sebagai Sarana Informasi Utama dalam Penyelenggaraan Pemerintahan dan Kegiatan Masyarakat” Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : Misi Pertama, Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintah; Misi Kedua, Meningkatakan mutu penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang; Misi Ketiga, Meningkatkan layanan informasi kearsipan; Misi Keempat, Mengoptimalisasikan pemanfaatan arsip untuk kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat; Misi Kelima, Menumbuhkan budaya tertib arsip di kalangan Aparatur Pemerintah Daerah; Misi Keenam, Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Sebagai Pusat Arsip Daerah; 3.3. Telaahan Renstra Kementerian/Lembaga dan Provinsi 1. Visi Kementerian/Lembaga VISI (ANRI) Visi ANRI adalah Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dicapai pada Tahun 2025 MISI (ANRI) a. Memberdayakan arsip

sebagai

tulang

punggung

manajemen

pemerintahan dan pembangunan; b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi; c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah; d. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan e. Memberikan akses

arsip

kepada

publik

untuk kepentingan

pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang - undangan dan kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa. Arahan Visi dan Misi Kementerian/Lembaga dikaitkan dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sangat relevan karena fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sejalan dengan Misi ANRI.

23

2. Visi

BAPUSIPDA

Propinsi

Jawa

Barat VISI Perpustakaan dan Kearsipan sebagai sumber informasi yang handal menuju masyarakat Jawa Barat cerdas MISI 1. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan lembaga perpustakaan dan kearsipan 2. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi SDM pengelolaan perpustakaan dan kearsipan 3. Mengembangkan budaya masyarakat guna mewujudkan masyarakat belajar (learning society) 4. Mengembangkan budaya sadar arsip 5. Mengembangkan, mengelola dan melestarikan bahan perpustakaan dan arsip sebagai khazanah informasi dan pengetahuan 6. Menyelenggarakan layanan perpustakaan dan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi Keterkaitan Visi, Misi Bapusipda Provinsi Jawa Barat, Misi dengan Tugas pokok dan Kantor Arsip Daerah Kab. Subang sangat mendukung dan saling mengisi, dimana samasama untuk mengembangkan Potensi dan Sumber Daya Manusia dalam pengelolaan Kearsipan.

3.4. Penentuan Isu-Isu Strategis. Dalam perumusan strategi digunakan nilai-nilai yang menjadi acuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam melaksanakan kebijakan, program dan kegiatan untuk mewujudkan Visi dan Misi. Untuk mewujudkannya perumusan strategi tersebut perlu adanya perumusan sebagai berikut 1).

:

Strategi : S + O

a. Adanya Lembaga Teknis yang menangani masalah kearsipan ; b. Adanya Lembaga Teknis yang membina kearsipan ke Dinas/Badan/Lembaga di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang. 2).

Strategi : O + T a. Adanya Peraturan Perundang-undangan tentang kearsipan; b. Adanya sanksi hukum yang berindikasi untuk memusnahkan arsip sebagai barang bukti

3).

Strategi : O + W a. Peningkatan pembinaan kearsipan ke Dinas/Badan /Lembaga secara terprogram. b. Peningkatan Sosialisasi Kearsipan kepada masyarakat tentang pentingnya penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan mengandung nilai sejarah. 24

Setelah mengidentifikasi faktor-faktor Kekuatan, Kelemahan, Peluang serta Ancaman, maka faktor-faktor keberhasilan yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut : a. Kualitas Sumber Daya Manusia yang memadai serta objek atau sasaran yang tepat dalam pembinaan kearsipan b. Sistem kerja yang terukur, kreatif, inovatif dan komunikatif sehingga setiap gerak langkah organisasi dapat dipertanggung jawabkan serta memberikan kontribusi terhadap masyarakat c. Sarana dan prsarana yang mendukung terhadap tercapainya suatu tujuan dan sasaran yang telah direncanakan. d. Anggaran yang memadai sesuai dengan kebutuhan untuk setiap kegiatan yang telah direncanakan. e. Stabilitas Politik dan Keamanan di Daerah akan sangat mendukung terhadap penyelamatan arsip sebagai sumber informasi. f. Pemantauan potensi kearsipan untuk kepentingan evaluasi, perencanaan dan pengambilan keputusan

25

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

4.1

Visi dan Misi

4.1.1. Visi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang “MEWUJUDKAN ARSIP SEBAGAI SARANA INFORMASI UTAMA DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAN KEGIATAN MASYARAKAT”

Makna dari visi ini didasarkan kepada pemikiran bahwa peranan arsip sangat penting dan diharapkan dapat menjadi pusat informasi yang utama, dalam arti dapat diandalkan, dipercaya serta dibutuhkan dalam proses penyelenggaraan pemerintahan maupun bagi kepentingan masyrakat. Berkaitan dengan hal tersebut, diperlukan pegawai yang profesional dan yang mengabdikan diri pada kepentingan publik. Kemudian mengenai profesional yaitu bermakna sikap dan tindakan setiap pegawai baik secara individual maupun kolektif (organisasi) berbasis pada pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Pengetahuan dan keterampilan tersebut senantiasa dipupuk dan dikembangkan atas dasar pengabdian kepada profesi untuk mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan internal dan eksternal organisasi. Penjabaran makna dari visi tersebut adalah sebagai berikut : Sarana, dalam setiap penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan masyarakat arsip harus menjadi alat, tempat atau sesuatu yang sangat vital, yang sangat dibutuhkan untuk memberikan gambaran, bahan acuan untuk pengambilan keputusan, pemberi kebijakan,

arah

langkah,

serta

untuk

pertanggungjawaban

dan

kelancaran

penyelenggaraan/kegiatan pemerintah dan masyarakat itu sendiri. Informasi adalah merupakan data, keterangan yang akurat, otentik dan faktual sehingga dapat dijadikan sebagai tolok ukur dalam setiap penyelenggaraan pemerintahan maupun kegiatan masyarakat Utama adalah merupakan sesuatu yang didahulukan, pertama, dinomor satukan. Maka dari itu untuk mempermudah kelancaran di dalam penyelenggaraan pemerintah ataupun kegiatan di masyarakat arsip merupakan sesuatu yang utama/pertama yang dapat

26

diandalkan. Dipercaya dan dibutuhkan di dalam proses perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan sehingga apa yang menjadi tujuan akan tercapai. Pemerintahan adalah suatu organisasi/wadah tempat berkumpulnya orangorang/anggota secara formal untuk menciptakan proses perilaku yang meliputi : komunikasi, pembuatan keputusan, motivasi, dan kepemimpinan yang melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan organisasi. Masyarakat adalah sekumpulan orang-orang yang tidak secara formal terbentuk dan mendiami suatu daerah.

4.1.2. Misi : Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Untuk mendukung terlaksananya visi, maka Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang mempunyai misi sebagai landasan operasionalnya. Sedangkan misi merupakan penjabaran dari visi yang memuat tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu melalui penerapan strategi yang dipilih. Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : Misi Pertama

: Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintah ; Adalah upaya menyelamatkan arsip-arsip yang bernilai guna tinggi (vital) dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dalam setiap program

dan

kegiatan

yang telah

penyelenggaraan pemerintahan. Dan

dilaksanakan

dalam

diharapkan akan tercipta

pemerintahan yang bersih, bebas KKN. Misi Kedua

: Meningkatakan mutu peneyelenggaraan kearsipan di

lingkungan

Pemerintah Kabupaten Subang. Adalah upaya untuk memberikan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi atau memberikan yang terbaik dengan didukung Sumber Daya Manusia (Aparatur) yang profesional di bidangnya dan sarana kearsipan yang memadai. Misi Ketiga

: Meningkatkan layanan informasi kearsipan Adalah upaya meningkatkan layanan informasi kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan arus informasi dan teknologi (IT). Dalam era globalisasi ini Kantor Arsip Daerah berupaya baru sampai pada tahap komputerisasi (jaringan internal/Image Ware

Document

Manager Server) belum tercipta akses online Misi Keempat

: Mengoptimalisasikan

pemanfaatan

pemerintahan dan kepentingan masyarakat ;

27

arsip

untuk

kegiatan

Adalah upaya pemanfaatan arsip semaksimal mungkin dimana peranan arsip sangatlah penting dan diharapkan dapat menjadi sarana/alat informasi yang dapat diandalkan, dan dibutuhkan keberadaannya untuk

membantu

kelancaran

penyelenggaraan

pemerintah dan kepentingan masyarakat Misi Kelima

: Menumbuhkan budaya tertib arsip di kalangan Aparatur Pemerintah Daerah Adalah upaya menumbuhkan kesadaran bahwa peranan arsip sangatlah penting dan harus disadari di dalam penyelenggaraan pemerintahan sehari-hari tidak akan lancar bila tidak ada arsip. Arsip ini dapat membantu untuk pencapaian tujuan, sasaran yang akan dicapai, bila kesadaran telah tumbuh diharapkan terciptalah tertib arsip disetiap Aparatur Pemerintahan Daerah

Misi Keenam

: Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Sebagai Pusat Arsip Daerah ; Upaya untuk mempermudah mengelola, menyimpan dan memelihara arsip-arsip yang bernilai guna tinggi (vital) SKPD se Kabupaten Subang. Apabila suatu instansi memerlukan arsip, sebagai bahan acuan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan serta pengambilan keputusan dapat meminjam arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang.

4.2

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

4.2.1. Tujuan 1 Sebagai arah pijakan pembangunan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2014-2018, ditetapkan melalui tujuan dan sasaran masing-masing Misi sebagai berikut : Misi Pertama

: Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti

pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan ; Arsip-arsip yang bernilai guna tinggi (vital) sangatlah penting maka dari itu arsiparsip tersebut perlu disimpan dan dipelihara di tempat penyimpanan yang aman bebas dari rayap, jamur dan debu. Selain disimpan di Depo, arsip juga dimasukan ke dalam Compact Rolling Shelving (Roll o‟ pack ) untuk menghindari dari rusaknya arsip-arsip tersebut dari Api, air, rayap dan hama-hama lainnya. Dan diharapkan arsip-arsip tersebut bila diperlukan kembali dapat dipakai sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dalam setiap program dan kegiatan yang telah dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintahan dan tercipta pemerintahan yang bersih, bebas KKN. Dalam rangka 28

pemeliharaan dan penyimpanan, untuk menyelamatkan arsip-arsip vital tersebut dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :

   Pemberian kamper pada boks arsip ;       

Ruangan ber AC ;



Melakukan Fumigasi ( sejak tahun 2004 s/d sekarang rutin tiap tahun) Pemberian anti hama rayap Pengadaan Fire Alarm







Misi Kedua : Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang. Untuk menciptakan peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang perlu dukungan Sumber Daya Manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai ( Profesional ) di bidangnya dan didukung sarana kearsipan yang memadai. Untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia yang profesional harus memiliki : Sumber Daya Manusia yang sehat jasmani dan rohani. Sumber Daya Manusia yang berpendidikan. Sumber Daya Manusia yang beriman, bertaqwa dan berahlak mulia. Sumber Daya Manusia yang produktif, mandiri, maju, dan berdaya saing Misi Ketiga : Meningkatkan layanan informasi kearsipan Untuk memberikan layanan informasi kearsipan yang lebih baik lagi dan disesuaikan dengan semakin meningkatnya arus Informasi dan Teknologi ( IT ) maka tuntutan untuk melakukan perubahan-perubahan yang lebih mendasar sangatlah diperlukan yang pada intinya perubahan-perubahan tersebut harus lebih menekankan pada peningkatan kualitas layanan informasi kearsipan, untuk mencapai itu Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sudah memiliki jaringan internal/image ware server. Kantor Arsip Daerah dalam mewujudkan peningkatan layanan informasi kearsipan telah melaksanakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Pembinaan/penyuluhan Kearsipan untuk Dinas, Badan Lembaga, Kantor, Kecamatan dan Desa/Kelurahan, setiap tahun melaksanakan pembinaan kearsipan sebanyak 40 Unit Kerja. Penerbitan Bulletin, brosur, majalah dan pamphlet Media Masa : Cetak dan Elektronik seperti :

~ Melalui Radio Swasta ~ Melalui Radio Daerah ~ Mass Media.

29

Ikut serta dalam Pameran Pembangunan yang diadakan oleh Pemda Kabupaten Subang. Lomba Kearsipan ~ Mengikuti Lomba Penyelenggraan Kearsipan Tingkat Provinsi Jawa Barat ~ Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Kabupaten maupun Provinsi. Misi Keempat

: Mengoptimalkan pemanfaatan arsip untuk Kegiatan

Pemerintahan dan kepentingan masyarakat Untuk mengoptimalkan pemanfaatan arsip untuk kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat Kantor Arsip Daerah berupaya melakukan penyusutan arsip oleh Tim Penyusutan Arsip Kabupaten Subang, untuk memperoleh arsip-arsip yang bernilai guna tinggi sehingga arsip-arsip tersebut dapat disimpan dan dirawat dan dilestarikan. Dan apabila diperlukan arsip-arsip tersebut dapat dijadikan sarana /alat informasi yang dapat diandalkan, dipercaya dan dibutuhkan keberadaannya untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan kepentingan masyarakat. Misi Kelima

: Menumbuhkan budaya tertib arsip di kalangan Pemerintah

Daerah Arsip masih dipandang sebelah mata oleh Aparatur Pemerintah Daerah, agar arsip dapat memegang peranan penting maka harus ada upaya menumbuhkan kesadaran bahwa peranan arsip sangatlah penting dan tanpa disadari di dalam penyelenggaraan pemerintahan sehari-hari tidak akan lancar bila tidak ada arsip. Arsip ini dapat membantu untuk pencapaian tujuan, sasaran yang akan dicapai, bila kesadaran telah tumbuh mengenai peranan arsip sangatlah penting maka diharapkan terciptalah tertib arsip di setiap Aparatur Pemerintahan Daerah. Misi Keenam : Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten sebagai Pusat Arsip Daerah Untuk menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sebagi Pusat Arsip Daerah maka upaya yang telah dilaksanakan adalah mengelola, menyimpan dan memelihara arsip-arsip SKPD se Kabupaten Subang yang bernilai guna tinggi ( vital ), Agar arsip-arsip SKPD se Kabupaten Subang tersimpan dengan aman maka tempat yang tepat untuk menyimpannya adalah di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dan apabila suatu instansi memerlukan kembali arsip itu tersebut, maka yang bersangkutan, dapat menghubungi Kantor Arsip Daerah untuk meminjam arsip yang dibutuhkan sebagai bahan acuan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan serta pengambilan keputusan, sesuai peraturan yang berlaku.

30

Penetapan tujuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang, sebagaimana telah ditetapkan dalam Rencana Strategis mempunyai tujuan yaitu : “Meningkatkan Kualitas Pelayanan Informasi “. Kantor Arsip Daerah dalam mewujudkan Visi dan Misinya telah menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sampai dengan tahun 2018 adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan pengelolaan surat-surat, sehingga terciptanya tertib arsip; 2. Meningkatkan wawasan kearsipan melalui jaringan internet; 3. Meningkatkan pelayanan informasi kearsipan melalui IT; 4. Meningkatkan tertib arsip di setiap SKPD; 5. Meningkatkan disiplin dan etos kerja aparatur Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang; 6. Memberikan penilaian Angka Kredit bagi Arsiparis yang hendak naik pangkat; 7. Tersedianya sarana pengolahan dan penyimpanan arsip yang memadai sesuai dengan standar nasional; 8. Tersedianya arsip bernilai guna dalam bentuk informatika; 9. Terselamatkannya dan terlestarikannya arsip-arsip bersejarah/vital di wilayah Kabupaten Subang; 10. Meningkatkan pengetahuan aparatur Pengelola Kearsipan di Tingkat SKPD sampai tingkat Desa/Kelurahan;

4.2.2. Sasaran Sedangkan sasaran yang telah ditetapkan dalam rencana strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : 1. Terlaksananya penyelamatan dan pelestarian arsip sejarah/vital di wilayah Kabupaten Subang. 2. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup representative; 3. Meningkatnya kegiatan Pembinaan/Penyuluhan/Magang Kearsipan. Ketiga sasaran tersebut kemudian diukur dan sekaligus sebagai bahan evaluasi, kemudian hasilnya apakah telah mencapai sasaran atau sebaliknya tidak mencapai sasaran, hal ini dapat dilihat dari angka pencapaian prosentase peningkatannya.

Adapun hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dalam mencapai tujuan dan sasaran tersebut adalah : Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 1) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Surat Menyurat 2) Tersedianya

Pelayanan

Administrasi

Komunikasi SDA dan Listrik 31

Perkantoran

Melalui

Penyediaan

Jasa

3) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perijinan Kendaraan Dinas/Operasional 4) Tersedianya

Pelayanan

Administrasi

Perkantoran

Melalui

Penyediaan

Jasa

Kebersihan Kantoran 5) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan kerja 6) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Alat Tulis Kantor 7) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan 8) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Peralatan Rumah Tangga 9) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan bacaan dan peraturan Perundang-undangan 10) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan Makanan dan Minuman 11) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi ke luar daerah Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pembangunan Gedung Kantor 2) Tersedianya kendaraan dinas Operasional 3) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan perlengkapan gedung Kantor 4) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Peralatan Gedung Kantor 5) Tersedianya Pelayanan adminstrasi Perkantoran melalaui pengadaan mebeulair 6) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemeliharaan rutin /berkala Halaman Gedung Kantor 7) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemelihraan rutin /berkala kendaraan dinas/operasional 8) Tersedianya

Pelayanan

Administrasi

Perkantoran

Melalui

Rehabilitasi

sedang/berat rumah gedung kantor 9) Terpeliharannya Fire Alarm antisipasi terjadinya kebakaran Program Peningkatan Disiplin Aparatur 1) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Pakaian Dinas serta kengkapannya

32

Program Peningkatan Kapasitas sumber daya Aparatur 1. Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pendidikan dan Pelatihan Formal Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan 1) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan Laporan capaian kinerja dan ikhtisar realsiasi kinerja SKPD 2) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan aporan Keuangan Semesteran SKPD 3) Tersedianya

Pelayanan

Administrasi

Perkantoran

Melalui

Penyusunan

Pelaporan Keuangan Akhir Tahun 4) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan LAKIP, RENJA, RKA dan DPA, SKPD Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah 1) Tersedianya Sarana Kearsipan yang memadai 2) Terselamatkannya Arsip In- Aktif DIBALE 3) Arsip SKPD tersimpan rapi dan terawat dari hama 4) Tersedianya foto dokumentasi sebagai sumber arsip

Program peningkatan kualitas pelayanan informasi 1) Tersedianya Perubahan Keputusan Bupati Tentang Tata Kearsipan Pengganti Kep.Bup No.13 Tahun 2001 2) Tersedianya bahan soisalisasi yang layak untuk dipamerkan 3) Meningkatnya Pengetahuan Aparatur Desa / Kel. Terhadap Kearsipan 4) Tersusunnya Lap. Monitoring Evaluasi Kegiatan sebagai bahan perencanaan tahun yg akan datang 4.3 Strategi dan Kebijakan 4.3.1 Strategi 1 : Penyelamatan dan Pelestarian arsip sejarah/vital di wilayah Kabupaten Subang. 1. Terpenuhinya pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip; 2. Terlaksananya penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika; 3. Terpeliharanya arsip dengan melaksanakan Fumigasi (Fooging) pada ruang arsip sehingga dapat mencegah serangan serangga 4.3.2 Strategi 2 : Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup representative; 1. Pelayanan Adminisitrasi Perkantoran 2. Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 3. Pengembangan Sistem Pelaporan capaian kinerja dan Keuangan

33

4.3.3 Strategi 4 : Pembinaan, Penyuluhan/Sosialisasi dan Magang Kearsipan. 1. Memberikan Pembinaan Bagi Arsiparis dalam penilaian Angka Kredit Arsiparis di SKPD yang hendak naik pangkat; 2. Sosialisasi/penyuluhan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah/swasta 3. Terlaksananya monitoring, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kearsipan di SKPD dan Kelurahan/Desa 4. Kerjasama dengan Instansi Pendidikan mengenai Kearsipan khususnya pelaksanaan magang bagi Siswa SMK jurusan Administrasi Perkantoran dan Teknik Informatika.

34

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF

Dalam penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Indikator Kinerja, kelompok sasaran dan Pendanaan Indikatif terdiri dari :

1. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 1. Program

: Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Outcome

: a.

Tersedianya Sarana Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip

b. Tersedianya Arsip Inaktif DIBALE c. Arsip Tersimpan rapih dan bebas hama d. Tersedianya Foto Dokumentasi sebagai sumber arsip Indikator

a. Tersedianya Sarana Kearsipan yang memadai sehingga Arsip

Kinerja

bernilai guna tinggi disimpan ditempat yang aman dan representative (Roll o‟pack) b. Terselamatkannya Arsip In- Aktif DIBALE Arsip bernilai guna tinggi tersimpan dalam bentuk Tekstual dan Digital c. Arsip SKPD tersimpan rapi dan terawat dan bebas dari hama d. Tersedianya foto dokumentasi sebagai sumber arsip

Kegiatan

a. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip b. Akuisisi dan Penyusutan Arsip c. Fumigasi Arsip d. Penciptaan Khasanah Arsip Sejarah di Kabupaten Subang

Outcome

a. Tersediannya

Pengadaan

Sarana

Pengolahan

dan

Penyimpanan Arsip b. Terlaksananya Akuisisi dan Penyusutan Arsip c. Terlaksananya Fumigasi Arsip d. Terlakasanya

Penciptaan

Khasanah

Arsip

Sejarah

di

Kabupaten Subang Indikator put

out

a. Optimalisasi Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah melalui sarana pengolahan dan penyimpanan arsip b. Optimalisasi Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah melalui akuisisi dan penyusutan arsip

35

c. Optimalisasi Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah melalui Fumigasi arsip d. Optimalisasi Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah melalui Penciptaan Khasanah Arsip Sejarah Kab. Subang Kelompok

a. Arsip-arsip dinamis in-aktif pada Kantor Arsip Daerah b. Arsip-arsip dinamis in-aktif pada Kantor Arsip Daerah c. Arsip-arsip dinamis in-aktif pada Kantor Arsip Daerah d. Arsip-arsip dinamis in-aktif pada Kantor Arsip Daerah

Pagu Indikatif

a.

b.

c.

d.

Tahun 2014

Rp.

198,860,000

Tahun 2015

Rp.

205,000,000

Tahun 2016

Rp.

215,000,000

Tahun 2017

Rp.

230,000,000

Tahun 2018

Rp.

250,000,000

Tahun 2014

Rp.

38,765,000

Tahun 2015

Rp.

40,000,000

Tahun 2016

Rp.

42,500,000

Tahun 2017

Rp.

45,000,000

Tahun 2018

Rp.

47,500,000

Tahun 2014

Rp.

20,000,000

Tahun 2015

Rp.

45,000,000

Tahun 2016

Rp.

50,000,000

Tahun 2017

Rp.

55,000,000

Tahun 2018

Rp.

60,000,000

Tahun 2014

Rp.

-

Tahun 2015

Rp.

50,000,000

Tahun 2016

Rp.

55,000,000

Tahun 2017

Rp.

61,000,000

Tahun 2018

Rp.

70,000,000

2. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

2. Program Outcome

: Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi : 1. Tersedianya buku Panduan Tentang Tata Kearsipan 2. Tersedianya Foto dan Dokumen/Arsip Kabupaten Subang 3. Meningkatnya Pengetahuan Aparatur tentang Kearsipan 4. Tersedianya Data Pelaksanaan kearsipan 36

Indikator

a.

Kinerja

Tersedianya Perubahan Keputusan Bupati Tentang Tata Kearsipan Pengganti Kep.Bup No.13 Tahun 2001

b.

Tersedianya bahan sosialisasi yang layak untuk dipamerkan

c.

Meningkatnya Pengetahuan Aparatur Desa / Kel. Terhadap Kearsipan

d.

Tersusunnya Laporan Monitoring Evaluasi Kegiatan sebagai bahan perencanaan tahun yang akan datang

Kegiatan

: a.

Penyusunan dan penertiban naskah-naskah sumber arsip

b.

Penyediaan sarana layanan informasi kearsipan

c.

Sosialisasi /Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta

d.

Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Penyelenggaraan Kearsipan

Indikator out put

: a.

Optimalisasi penggunaan Tata Naskah Dinas Kearsipan

b.

Optimalisasi pemanfaatan Ruang Pamer dan Kegiatannya

c.

Optimalisasi Peningkatan kualitas pelayanan informasi melalui sosialisasi/penyuluhan kearsipan

d.

Optimalisasi monitoring,

peningkatan evaluasi

dan

kualitas

informasi

pelaporan

melalui

penyelenggaraan

kearsipan Kelompok

Pagu

a.

Arsip-arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip Daerah

b.

Arsip-arsip dinamis in-aktif pada Kantor Arsip Daerah

c.


d.


a.

Tahun 2014

Rp.

-

Tahun 2015

Rp.

-

Tahun 2016

Rp.

100.000.000

Tahun 2017

Rp.

-

Tahun 2018

Rp.

-

Tahun 2014

Rp.

-

Tahun 2015

Rp.

10,000,000

Tahun 2016

Rp.

12,500,000

Tahun 2017

Rp.

15,000,000

Tahun 2018

Rp.

17,500,000

Tahun 2014

Rp.

29,087,500

Tahun 2015

Rp.

35,000,000

Tahun 2016

Rp.

40,000,000

Tahun 2017

Rp.

45,000,000

Indikatif

b.

c.

37

Tahun 2018

Rp.

50,000,000

d. Tahun 2014

Rp.

11,600,000

Tahun 2015

Rp.

12,000,000

Tahun 2016

Rp.

17,500,000

Tahun 2017

Rp.

21,000,000

Tahun 2018

Rp.

22,500,000

38

Tabel 8. 2 INDIKASI RENCANA PROGRAM PRIORITAS YANG DISERTAI KEBUTUHAN PENDANAAN KABUPATEN SUBANG TAHUN 2014 - 2018

KODE

BIDANG URUSAN PEMERINTAHAN DAN PROGRAM PRIORITAS PEMBANGUNAN

INDIKATOR KINERJA PROGRAM (OUT COME)

KONDISI KINERJA AWAL RPJMD (TAHUN

CAPAIAN KINERJA PROGRAM DAN KERANGKA TAHUN ( 2014 ) TARGET

2013)

1 24

URUSAN KEARSIPAN

6 Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perijinan Kendaraan Dinas /Operasional

8 Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor

9 Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja

TARGET

1,259,989,00

01 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 1 Penyediaan Jasa surat menyurat Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Surat Menyurat 2 Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik

R P

TAHUN ( 2015 )

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Komunikasi SDA dan Listrik Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perijinan Kendaraan Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Kebersihan Kantoran Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan kerja

R P

TAHUN ( 2016 ) TARGET

1,411,085,0

264,856,500

R P


1,513,770,000

327,800,000

360,820,000

RP


RP

KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE RPJMD TARGE T

SKPD PENANGGU NG JAWAB

R P

1,851,490,000

1,979,470,000

8,015,804,000

430,960,000

470,870,000

1,855,306,500

K A

1 tahun

600,000

1 tahun

650,000

1 tahun

700,000

1 tahun

750,000

1 tahun

800,000

5 tahun

3,500,000

1 tahun

58,200,000

1 tahun

65,000,000

1 tahun

72,000,000

1 tahun

78,000,000

1 tahun

86,000,000

5 tahun

359,200,000

1 tahun

2,500,000

1 tahun

3,000,000

1 tahun

3,300,000

1 tahun

3,700,000

1 tahun

4,000,000

5 tahun

16,500,000

1 tahun

41,930,000

1 tahun

46,000,000

1 tahun

50,500,000

1 tahun

55,550,000

1 tahun

61,000,000

5 tahun

254,980,000

1 tahun

9,600,000

1 tahun

10,500,000

1 tahun

11,550,000

1 tahun

12,700,000

1 tahun

14,000,000

5 tahun

58,350,000

39

10 Penyediaan Jasa Alat Tulis Kantor Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Alat Tulis Kantor 12 Penyediaan Komponen Instalasi Listrik Penerangan Bangunan Kantor

11 Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

14 Penyediaan Peralatan Rumah Tangga

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Komponen Instalasi Listrik Penerangan Bangunan Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Peralatan Rumah Tangga

BIDANG URUSAN KODE PEMERINTAHAN DAN PROGRAM PRIORITAS PEMBANGUNAN

15 Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan

17 Penyediaan Bahan Makanan dan Minuman


Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan bacaan dan peraturan Perundang-undangan

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan Makanan dan Minuman

18 Rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi ke Tersedianya Pelayanan luar daerah Administrasi Perkantoran Melalui Rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi ke luar daerah

1 tahun

28,864,200

1 tahun

32,000,000

1 tahun

7 Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan perlengkapan gedung Kantor

35,000,000

1 tahun

1 tahun

38,500,000

1 tahun

42,500,000

5 tahun

176,864,200

1 tahun

35,000,000

1 tahun

35,000,000

2 tahun

70,000,000

50,374,800

1 tahun

5,500,000

1 tahun

56,050,000

1 tahun

56,660,000

1 tahun

7,400,000

5 tahun

175,984,800

1 tahun

8,641,000

1 tahun

95,000,000

1 tahun

54,500,000

1 tahun

65,000,000

1 tahun

126,500,000

5 tahun

349,641,000

KONDISI KINERJA AWAL RPJMD (TAHUN 2013)


RP


RP


RP


RP


RP

KONDISI KINERJA PADA AKHIR PERIODE RPJMD

TARGET

10,500,000

1 tahun

11,500,000

1 tahun

12,650,000

1 tahun

14,000,000

1 tahun

15,500,000

5 tahun

64,150,000

1 tahun

31,036,500

1 tahun

34,150,000

1 tahun

37,570,000

1 tahun

41,400,000

1 tahun

45,500,000

5 tahun

189,656,500

1 tahun

22,610,000

1 tahun

24,500,000

1 tahun

27,000,000

1 tahun

29,700,000

1 tahun

32,670,000

5 tahun

136,480,000

594,635,000

519,500,000

1 paket

102,510,000

1 paket

130,000,000

-

1 paket

48,640,000

1 paket

53,500,000

1 paket

-

59,000,000

775,930,000

-

1 paket

-

65,000,000

870,800,000

SKPD PENANGGUNG JAWAB

RP

1 tahun

568,295,000 Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pembangunan Gedung Kantor

1 tahun

1 tahun

02 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 3 Pembangunan Gedung Kantor

1 tahun

3,329,160,000

1 paket

173,000,000

3 paket

405,510,000

1 paket

71,500,000

5 paket

297,640,000

KAD

9 Pengadaan Peralatan Gedung Kantor

10 Pengadaan Mebeuler

22 Pemelihraan Rutin /berkala Gedung Kantor

24 Pemelihraan Rutin /berkala Kendaraan Dinas/ Operasional

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Peralatan Gedung Kantor Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Mebeuler Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemeliharaan rutin /berkala Halaman Gedung Kantor

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemelihraan rutin /berkala kendaraan dinas/operasional

1 paket

199,111,000

1 paket

220,000,000

1 paket

250,000,000

1 paket

275,000,000

1 paket

303,000,000

5 paket

1,247,111,000

1 paket

54,140,000

1 paket

42,035,000

1 paket

46,000,000

1 paket

50,000,000

1 paket

55,000,000

5 paket

247,175,000

1 tahun

55,850,000

1 tahun

5,000,000

1 tahun

5,500,000

1 tahun

6,100,000

1 tahun

6,800,000

5 tahun

79,250,000

1 tahun

15,480,000

1 tahun

17,100,000

1 tahun

19,000,000

1 tahun

31,000,000

1 tahun

35,000,000

5 tahun

117,580,000


Penataan Taman dan Halaman 34 Kantor 42 Rehabilitasi Sedang/berat Rumah Gedung Kantor

52 Pemeliharaan Fire Alarm




Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Rehabilitasi sedang/berat rumah gedung kantor

1 paket

RP

TARGET

RP

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Pakaian Dinas serta kengkapannya

1 tahun

18,875,000

1 tahun

97,350,000

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan aporan Keuangan Semesteran SKPD

RP

TARGET

RP

TARGET

1 paket

193,830,000

1 paket

55,000,000

2 paket

248,830,000

112,500,000

1 paket

124,000,000

1 paket

136,500,000

5 paket

567,564,000

1 paket

25,000,000

1 paket

27,500,000

1 paket

31,000,000

1 paket

35,000,000

5 paket

118,500,000

21,000,000

1 tahun

21,000,000

23,000,000

1 tahun

107,100,000

1 tahun

107,100,000

23,000,000

25,500,000

1 tahun

118,000,000

1 tahun

13,550,000

118,000,000

25,500,000

29,000,000

1 tahun

130,000,000

1 tahun

14,950,000

130,000,000

29,000,000

117,375,000

1 tahun

143,000,000

1 tahun

17,100,000

143,000,000

18,300,000

KAD

117,375,000

595,450,000

1 tahun


RP

1 paket

12,300,000

1 Penyusunan Laporan capaian kinerja dan Tersedianya Pelayanan ikhtisar realsiasi kinerja SKPD Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan Laporan capaian kinerja dan ikhtisar realsiasi kinerja SKPD

TARGET

TAHUN ( 2018 )

102,000,000

97,350,000 Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pendidikan dan Pelatihan Formal

TAHUN ( 2017 )

1 paket

18,875,000

06 Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan

2 Penyusunan aporan Keuangan Semesteran SKPD

92,564,000

Terpeliharannya Fire Alarm antisipasi terjadinya kebakaran

05 Program Peningkatan Kapasitas sumber daya Aparatur 1 Pendidikan dan Pelatihan Formal

TARGET

TAHUN ( 2016 )

Optimalisasi peningkatan sarana dan prasarana aparatur Melalui Penataan taman dan halaman gedung/kantor

03 Program Peningkatan Disiplin Aparatur 2 Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya

RP

TAHUN ( 2015 )


KAD

595,450,000

76,200,000

1 tahun

1,500,000

1 tahun

1,650,000

1 tahun

1,800,000

1 tahun

2,000,000

1 tahun

2,200,000

1 tahun

9,150,000

1 tahun

2,500,000

1 tahun

2,750,000

1 tahun

3,100,000

1 tahun

3,500,000

1 tahun

3,800,000

1 tahun

15,650,000

KAD



4 Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tersedianya Pelayanan Tahun Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun

11 Penyusunan LAKIP, RENJA, RKA dan DPA SKPD

Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan LAKIP, RENJA, RKA dan DPA, SKPD


CAPAIAN KINERJA PROGRAM DAN KERANGKA TAHUN ( 2014 )

TAHUN ( 2015 )

1 tahun

1,500,000

1 tahun

1,650,000

1 tahun

1,800,000

1 tahun

2,500,000

1 tahun

2,200,000

1 tahun

9,650,000

1 tahun

6,800,000

1 tahun

7,500,000

1 tahun

8,250,000

1 tahun

9,100,000

1 tahun

10,100,000

1 tahun

41,750,000

16 Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

257,625,000

290,000,000

TARGET

307,500,000

RP

TAHUN ( 2018 )

RP

TARGET

RP

TAHUN ( 2017 )

TARGET

TARGET

RP

TAHUN ( 2016 )

TARGET

391,000,000

RP


TARGET

357,500,000

RP

1,603,625,000

1 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip

tersedianya Sarana Kearsipan yang memadai

77,78%

198,860,000

83,33%

205,000,000

88,89%

215,000,000

94,44%

230,000,000

100%

250,000,000

18 buah

1,098,860,000

5 Akuisisi dan Penyusutan Arsip

Terselamatkannya Arsip InAktif DIBALE

1 paket

38,765,000

1 paket

40,000,000

1 paket

42,500,000

1 paket

45,000,000

1 paket

47,500,000

5 paket

213,765,000

Arsip SKPD tersimpan rapi dan terawat dari hama

1 paket

20,000,000

2 paket

45,000,000

2 paket

50,000,000

2 paket

55,000,000

2 paket

60,000,000

9 paket

230,000,000

61,000,000

-

6 Fumigasi Arsip

7 Penciptaan Khasanah Arsip Sejarah di Kabupaten Subang

2 Penyediaan sarana layanan informasi arsip

sebagai sumber arsip

-

-

33 SKPD

40,687,500 Tersedianya Perubahan Keputusan Bupati Tentang Tata Kearsipan Pengganti Kep.Bup No.13 Tahun 2001

-

-

Tersedianya bahan soisalisasi yang layak untuk dipamerkan

3 Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan di Meningkatnya Pengetahuan Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta Aparatur Desa / Kel. Terhadap Kearsipan 6 Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Penyelenggaraan Kearsipan

KAD

Tersedianya foto daokumentasi

18 Program peningkatan kualitas pelayanan informasi 1 Penyusunan dan penertiban naskah sumber-sumber arsip


Tersusunnya Lap. Monitoring Evaluasi Kegiatan sebagai bahan perencanaan tahun yg akan datang Jumlah

50,000,000 20 Bangunan Bersejarah 57,000,000

-

-

55,000,000 30 Kec. Dan 8 Kelurahan 170,000,000

81,000,000

33 SKPD, 30 Kec, 253 kel/Desa

100,000,000

-

-

-

116,000,000

90,000,000

-

438,687,500

-

100,000,000

1 paket

10,000,000

1 paket

12,500,000

1 paket

15,000,000

1 paket

17,500,000

4 paket

55,000,000

1 tahun

29,087,500

1 tahun

35,000,000

1 tahun

40,000,000

1 tahun

45,000,000

1 tahun

50,000,000

5 tahun

199,087,500

1 tahun

11,600,000

1 paket

12,000,000

1 paket

17,500,000

1 paket

21,000,000

1 paket

22,500,000

5 tahun

84,600,000

1,259,989,000

1,411,085,000

1,513,770,000

1,851,490,000

1,979,470,000

Subang, April 2014 Kepala Kantor Arsip Daerah Kab.Subang TTD

UYUS RUSLAN, SE NIP. 19681124 198703 1 001

8,015,804,000

KAD

40

BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD 1. Misi I

:

Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan; Tujuan

: a. Adanya peraturan perundang-undangan b. Meningkatnya kualitas prasarana & sarana kearsipan

Sasaran

: a. Sebagai acuan/pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan b. Keberadaan arsip lebih terlindungi c. Tidak semena-mena dalam pemusnahan arsip d. Tersedianya Gedung Arsip yang luas e. Tersedianya Depo Arsip. f. Tersedianya sarana kearsipan yang memadai. g. Tersedianya sarana penyimpanan arsip yang aman ( roll o„pack )

Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran: a. PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN /ARSIP (Kegiatannya : Pengadaan Sarana Pengolahan Dan Penyimpanan Arsip ). b. PROGRAM

PENINGKATAN

SARANA

DAN

PRASARANA

KANTOR (kegiatannya : Pembangunan Gedung Kantor )

2. Misi II Meningkatakan mutu peneyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang Tujuan

: a. Mewujudkan sumber daya manusia yang profesional di bidang kearsipan. b. Meningkatkan sosialisasi Penyelenggaraan Kearsipan.

Sasaran

: Meningkatnya program diklat kearsipan yang berkualitas Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana

kearsipan Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran: PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR

3. Misi III Meningkatkan Layanan Informasi Kearsipan 41

Tujuan

: Meningkatkan sosialisasi Penyelenggaraan Kearsipan.

Sasaran

: a. Meningkatnya atensi Aparatur dan masyarakat terhadap penyelenggaraan kearsipan b. Terwujudnya penerbitan Bulletin, Brosur, Majalah, dan Pamplet. c. Terwujudnya sosialisasi melalui Media Masa, baik elektronik maupun cetak.

Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran : a. PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI (Kegiatannya : Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta )

4. Misi IV Mengoptimalkan pemanfaatan arsip untuk kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat Tujuan

: Meningkatkan pemanfaatan arsip secara optimal

Sasaran

: a.

Meningkatnya kesadaran aparatur dan masyarakat untuk menyimpan, memelihara dan melestarikan arsip-arsip yang bernilai guna tinggi/vital.

b. Menurunnya pemusnahan arsip dengan semena-mena. tanpa prosedur yang benar. Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran: PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN / ARSIP (kegiatannya : Penduplikasian Dokumen/ Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika ).

5. Misi V Menumbuhkan budaya tertib arsip dikalangan Aparatur Pemerintah Daerah Tujuan

: Meningkatkan budaya tertib arsip

Sasaran

: a. Menumbuhkan kesadaran aparatur pemerintah bahwa arsip salah satu imdikator untuk pencapaian tujuan dan sasaran. b. Meningkatnya efektivitas dan efisiensi kerja. c. Menurunnya angka kehilangan arsip

Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran: a. PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN /ARSIP b. PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI.

6. Misi VI Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sebagai Pusat Arsip Daerah. 42

Tujuan

: Mewujudkan Kantor Arsip daerah Kabupaten Subang sebagai pusat informasi.

Sasaran

: a.

Meningkatnya kesadaran SKPD bahwa

untuk menyimpan,

mengolah, memelihara, melestarikan arsipnya di Kantor Arsip Daerah, aman dan terjamin keselamatannya. b.

Meningkatnya kesadaran SKPD bahwa Kantor Arsip daerah hanya satu-satunya sebagai pusat informasi kearsipan yang dapat memenuhi kebutuhan penyelenggaraan

pemerintahan dan

kegiatan kemasyarakatan dengan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat. Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran: a. PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASARANA APARATUR (kegiatannya : Pembangunan Gedung Kantor /Depo ) b. PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN /ARSIP c. (kegiatannya : Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip)

Tabel (keterkaitan Indikator Tujuan dan Sasaran RPJMD).

43

Tabel. 6 MATRIK STRATEGI PENCAPAIAN RENSTRA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG TAHUN 2014-2018

STRATEGI PENCAPAIAN RENSTRA KANTOR ARSIP DAERAH TAHUN 2014-2018 VISI

MISI

No

KETERANGAN CAPAIAN TAHUNAN Kebijakan

1 Mewujudkan arsip sebagai sarana informasi utama dalam penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan masyarakat

Sasaran

2

3

4

5

Misi Pertama : Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggungjawaba n penyelenggaraan pemerintahan

1.

Adanya peraturan perundangundangan

~ sebagai acuan/pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan ~ keberadaan arsip lebih terlindungi ~ tidak semenamena dalam pemusnahan arsip

Meningkatnya kualitas prasarana & sarana kearsipan

~ Tersedianya Gedung Arsip yang luas

2014

2015

2016

2017

2018

6

7

8

9

10

Semakin banyaknya arsip vital, bersejarah dari SKPD/ lembaga lainnya yang dapat disimpan, dikelola dan dipelihara/ dilestarikan keberadaa nnya.

Semakin banyaknya arsip vital, bersejarah dari SKPD/ lembaga lainnya yang dapat disimpan, dikelola dan dipelihara/ dilestarikan keberadaanny a.



Semakin banyaknya arsip vital, bersejarah dari SKPD/ lembaga lainnya yang dapat disimpan, dikelola dan dipelihara/ dilestarikan keberadaann ya.

11 2 PROGRAM 1. PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN / ARSIP ( Kegiatannya : Pengadaan Sarana Pengolahan Dan Penyimpanan Arsip ). 2. PENINGKATAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR (kegiatannya : Pembangunan Gedung Kantor )

~ Tersedianya Depo Arsip. ~ Tersedianya sarana kearsipan yang memadai/ cukup ~ Tersedianya

44

Misi Kedua : Meningkatakan mutu peneyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang

Misi Ketiga : Meningkatkan layanan informasi kearsipan

Mewujudkan sumber daya manusia yang professional di bidang kearsipan.

Meningkatkan sosialisasi Penyelenggaraa n Kearsipan.

sarana penyimpanan arsip yang aman ( roll o ‘ pack ) ~ Meningkatnya program diklat kearsipan yang berkualitas ~ Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana kearsipan ~ Meningkatnya teknologi informasi penyelenggaraan kearsipan. ~ Meningkatnya atensi Aparatur dan masyarakat terhadap penyelenggaraan kearsipan ~ Terwujudnya penerbitan Bulletin, Brosur, Majalah, dan Pamplet.

Misi Keempat Mengoptimiskan pemanfaatan arsip untuk kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat

Meningkatkan pemanfaatan arsip secara optimal

~ Terwujudnya sosialisasi melalui Media Massa, baik elektronik maupun cetak. ~ Meningkatnya keinginan aparatur dan masyarakat untuk menyimpan, memelihara dan melestarikan arsip-arsip yang

Semakin banyaknya SDM yang professional di bidang kearsipan yang kreatif, inovatif, berdaya saing tinggi.





1 PROGRAM

Semakin baiknya pemahaman peranan terhadap arsip sangat penting di kalangan aparatur dan masyarakat





1 PROGRAM

Semakin baiknya kepercayaan Aparatur dan masy. Bahwa arsip-arsip tsb dapat

Semakin baiknya kepercayaan Aparatur dan masy. Bahwa arsip-arsip tsb dapat dijadikan



Semakin baiknya kepercayaan Aparatur dan masy. Bahwa arsip-arsip tsb dapat

1 PROGRAM

45

PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI ( kegiatannya : Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta )

PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN / ARSIP ( kegiatannya :

bernilai guna tinggi/vital.

Misi Kelima : Menumbuhkan budaya tertib arsip di kalangan Aparatur Pemerintah Daerah

Meningkatkan budaya tertib arsip

~ Menurunnya pemusnahan arsip dengan semenamena. Tanpa prosedur yang benar. ~ Menumbuhkan kesadaran aparatur pemerintah bahwa arsip dapat membantu untuk pencapaian tujuan dan sasaran. ~ Meningkatnya efektivitas dan efisiensi kerja.

Misi Keenam : Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Sebagai Pusat Arsip Daerah

Mewujudkan Kantor Arsip daerah Kabupaten Subang sebagai pusat informasi kearsipan.

~ Menurunnya angka kehilangan arsip ~Meningkatnya kesadaran SKPD untuk menyimpan, mengolah, memelihara melestarikan arsipnya di Kantor Arsip Daerah, aman dan terjamin keselamatannya.

~Meningkatnya kesadaran SKPD bahwa Kantor Arsip daerah hanya satusatunya sebagai

dijadikan sarana/alat informasi yang dapat diandalkan, dipercaya dan dibutuhkan keberadaann ya Semakin baiknya penataan arsip di kalangan aparatur pemerintah daerah dan menyadari arsip dapat membantu dalam penyelenggar aan tugas seharihari. Semakin banyaknya kepercayaan aparatur dan masyarakat untuk menyimpan arsipnya di Kantor Arsip daerah Kabupaten Subang.

sarana/alat informasi yang dapat diandalkan, dipercaya dan dibutuhkan keberadaanny a



Semakin baiknya penataan arsip di kalangan aparatur pemerintah daerah dan menyadari arsip dapat membantu dalam penyelenggara an tugas sehari-hari.



Semakin banyaknya kepercayaan aparatur dan masyarakat untuk menyimpan arsipnya di Kantor Arsip daerah Kabupaten Subang.




~ koleksi arsip vital bertambah





46

dijadikan sarana/alat informasi yang dapat diandalkan, dipercaya dan dibutuhkan keberadaann ya Semakin baiknya penataan arsip di kalangan aparatur pemerintah daerah dan menyadari arsip dapat membantu dalam penyelenggar aan tugas sehari-hari.

Penduplikasian Dokumen/ Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika ).

2 PROGRAM 1. PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN /ARSIP 2. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI.

3 PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASARANA APARATUR ( kegiatannya : Pembangunan Gedung Kantor / Depo ) PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN / ARSIP ( kegiatannya : Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip ).

pusat informasi kearsipan yang dapat memenuhi kebutuhan penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan masyarakat dengan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat.

47

BAB. VII PENUTUP Susunan Rencana Strategis yang telah ditetapkan dalam lingkungan Kantor Arsip Daeah Kabupaten Subang sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang dimilikinya, walaupun dalam penyusunan ini masih harus banyak bebenah dan masih jauh untuk dikatakan sempurna, apabila dalam penyelenggaraan kearsipan jika dikaitkan dengan hasil kegiatan yang diinginkan. Demikian halnya dengan tujuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang lebih bersifat kegiatan operasional keluar jelas sekali merupakan langkah nyata untuk memberikan Kualitas prima dalam pelayanan penyelenggaraan kearsipan baik kepada aparatur maupun kepada masyarakat Kabupaten Subang Dari tujuan tersebut jelas pula sasaran yang ditetapkan sangat berkaitan erat dan mudah untuk mengukur keberhasilannya dilihat dari indikator sasaran. Nilai lebih yang dimiliki Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah disamping melalukkan evaluasi terhadap lingkungan didalam tubuh Kantor Arsip Daerah juga dituntut untuk melakukan evaluasi akhir kegiatan penyelenggaraan kinerja di Bidang kearsipan. Untuk meningkatkan mutu dalam penyelenggaran kearsipan baik kepada aparatur maupun masyarakat Kabupaten Subang diperlukan beberapa faktor pendukung yang dapat mewujudkan keberhasilan kegiatan pemerintahan tersebut. Dengan dijadikannya arsip sebagai sarana informasi utama dalam penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan masyarakat maka diharapkan penyelenggaraan kearsipan dapat memberikan pelayanan prima dalam penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan terbuka bebas dari KKN. Namun dalam pelaksanaannya tidak luput dari faktor-faktor yang menghambat diluar kemampuan kami dalam melaksanakan kegiatan. Terlepas dari keberhasilan dan kegagalan tersebut diatas sudah barang tentu dilatarbelakangi oleh permasalahan yang dihadapi sehinga memerlukan bantuan dan dukungan dari setiap dinas dan instansi terkait guna mewujudkan Visi dan Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sesuai dengan yang kita harapkan.

48

Demikian semoga rencana startegis ini dapat menjadi acuan dalam melaksanakan penyelenggaraan kegiatan kearsipan pada lima tahun yang akan datang (Tahun 2014 s/d 2018). Akhirulkalam Wasalamualaikum Wr, wb.

Subang,

April 2014

KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG

UYUS RUSLAN, SE NIP. 19681124 198703 1 001

49

RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG TAHUN

Recommend Documents