Referte : brief namens VINO ivm financiële verslaggeving van de LMN Antwoorden op de gestelde vragen : 1. Eind 2009 heeft het RIZIV reeds een voorschot toegekend voor twee maanden. Moet dit bedrag gewoon mee afgerekend worden met het werkingsjaar 2010 ? Er wordt inderdaad van uit gegaan dat het eerste werkjaar eindigt op 31/12/2010. De in 2009 ontvangen voorschotten dienen dus opgenomen bij het werkjaar 2010. Dit geldt evenzeer voor de uitgaven die u in 2009 verrichte : ook deze dienen mee opgenomen te worden in het verslag over werkjaar 2010. 2. In de toelichting bij het financieel verslag van het RIZIV staat vermeld dat de provisie voor het sociaal passief te spreiden is over verschillende werkingsjaren. Kan de provisie niet beter ineens worden aangelegd, gezien er steeds een ontslag van een zorgtrajectpromotor(en) en/of de administratief medewerker(s) kan voorvallen? Moet hiervoor een attest van het sociaal bureau gevraagd worden of mogen we het sociaal passief zelf berekenen ? In principe wordt een “provisie sociaal passief” aangelegd voor het betalen van opzegvergoedingen bij mogelijke ontslagen. Als de medewerker als bediende is ingeschreven bij de LMN is die vooropzegperiode in principe 3 maanden. Dus : in theorie is er per tewerkgesteld persoon een reserve aan te leggen van drie brutomaandwedden. In praktijk zullen – in het geval er meerdere promotoren zijn tewerkgesteld - niet alle promotoren tegelijk of in de loop van één en hetzelfde jaar worden ontslagen en wordt er eerder een verhouding van één sociaal passief op drie werknemers gehanteerd. Deze verhouding kan zelfs naar één op vier worden gebracht in functie van de ingesteldheid van de betrokkenen. En ja, u mag deze berekening van het bedrag dat u als provisie aanlegt als sociaal passief zelf uitvoeren, bijvoorbeeld aan de hand van de beschikbare loonstaten of loonbriefjes waar de brutobezoldiging op wordt vermeld. En als u de lonen via een sociaal bureau beheert kan u inderdaad aan hen om zulk attest vragen.
3. Aansluitend bij punt 2 is het onduidelijk of de kosten van het sociaal secretariaat bij personeelskosten of bij werkingskosten gerekend moeten worden. De kosten voor het sociaal secretariaat horen bij de kosten voor tewerkstelling personeel. Zij kunnen als dusdanig worden opgenomen onder de rubriek “A.002 Totaal bezoldigingen, bijdragen sociale lasten en pensioenen” met als specificatie “Kosten sociaal secretariaat” 4. Er is nog heel wat onduidelijkheid over het al of niet overdragen van het overschot van de 40 % werkingsmiddelen: ‐ Wij danken u voor het elektronisch invulbare sjabloon. Wanneer wij dit invullen merken wij op dat bij de eindafrekening er geen rekening gehouden wordt met de werkingskosten. Betekent dit dat enkel het deel van de 60% dat niet gebruikt werd terugbetaald moet worden? ‐ In het contract wordt geen enkele verwijzing gemaakt naar de verhouding 60/40 wat betreft het teruggeven van gelden. Moeten de 40% in eenzelfde proportionaliteit teruggegeven worden indien de 60% niet volledig opgebruikt is? ‐ Er is onduidelijkheid over de verantwoording en betalingsprocedures aan het einde van het werkjaar. Omdat deze nog niet allemaal duidelijk gespecificeerd zijn vragen we enige soepelheid in dit eerste werkingsjaar. Enkel het deel van de 60 % dat niet gebruikt wordt dient terug betaald te worden. De 40 % financiële middelen die u niet gebruikt als werkingskosten dienen terugbetaald te worden aan het RIZIV. Het zijn middelen die u ter beschikking gesteld kreeg en die u niet aanwendde voor uw werking. Er is echter geen relatie tussen hetgeen u eventueel dient terug te betalen van de 60 % en het bedrag dat u niet aanwendde van de 40 %. U vraagt om enige soepelheid aan de dag te leggen inzake de afrekening over het eerste werkingsjaar : er bestaat onzes insziens voldoende duidelijkheid inzake de uitgaven : uitgaven die gebeurden in het eerste werkjaar (2009-2010) en waarvan de facturen pas worden ontvangen en betaald in het jaar nadien (2011) zijn uitgaven over 2010. Het is om die reden dat het financieel verslag pas bij het RIZIV dient ingeleverd te worden tegen uiterlijk 31 maart 2011. 5. Vallen de verplaatsingskosten allemaal onder werkingskosten? Is dit ook het geval wanneer dit op de loonfiche van de zorgtrajectpromotor(en) en/of de administratief medewerker(s) wordt vermeld en dus als loonkost wordt gezien (belastbaar)?De loonkost woon/werkverkeer zit normaal in de loonkost, de kosten eigen aan de werkgever (verplaatsingen) zouden dan moeten opgesplitst worden. Dit schept moeilijkheden.
De toelichting bij het financieel plan is hier duidelijk : verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer horen bij de kosten voor tewerkstelling. Alle andere verplaatsingen horen bij de werkingskosten. 6. In dit kader vraagt men of in het 60% budget-onderdeel voor contractuele loondienst van zorgtrajectpromotor(en) en/of administratief medewerker(s) ook de uitbestede opleidingskosten, de uitbestede contractuele supervisiekost en de interne logistieke werkingskosten opgenomen kunnen worden. Verantwoording hiervoor is dat dit allemaal contractueel vastgelegde en controleerbare kosten zijn die in directe relatie zijn tot de uitvoering van de opdrachten van de zorgtrajectpromotor(en) en/of de administratief medewerker(s). Voor de opleidingskosten verwijzen we naar de toelichting bij het financieel verslag punt “A.005 Opleidingskosten”. De zorgtrajectpromotor of de administratief medewerker volgt een (uitbestede) opleiding en de kost hiervan wordt (binnen de periode van 24 maanden na aanvang van de overeenkomst) opgenomen in rubriek A.005. Contractuele supervisiekosten en interne logistieke werkingskosten dienen beschouwd te worden als werkingskosten en kunnen naar gelang de aard van de kosten opgenomen worden onder “B.001 Huur, huurlasten gebouw” of onder rubriek B.006 Aankoop materialen” of onder rubriek “B.016 Andere”, telkens met de nodige specificatie van de kost. 7. U vertelde dat de opleidingskosten slechts twee jaar onder de loonkost vallen. Dit is echter niet logisch. De zorgtrajectpromotor(en) en/of de administratief medewerker(s) dienen zich steeds te vervolmaken en een continue vorming te genieten. Kan de kost hiervan niet ieder jaar opgenomen worden in het pakket 60% ? Wij aanvaarden de opleidingskosten gedurende 2 jaren als personeelskosten. Dit is echter een afwijking op de regel die werd toegestaan in het kader van de vervolmaking van de zorgtrajectpromotoren op het vlak van hun specifieke werkzaamheden.
8. In het oorspronkelijk contract met het RIZIV wordt vermeld dat “externe sponsoring verworven voor activiteiten in het kader van het zorgtrajecten dient te worden doorgestort aan het RIZIV”. Vermits de gesponsorde elementen van een activiteit niet betaald hoeven te worden, komen ze ook niet op de afrekeningen voor. Is het niet eenvoudiger een duidelijke richtlijn te vermelden in de zin van “dubbelfinanciering via externe sponsoring niet aanvaardbaar is” ?
In uw vraagstelling heeft u het over een “oorspronkelijk” contract. Er is slechts sprake over één contract en dus de woordkeuze lijkt me verkeerd. Het contract – of zo u wil : de overeenkomst – werd niet gewijzigd ! Er werden wel meerdere voorstellen opgesteld tot de wijze waarop we de financiële verslaglegging zouden kunnen doen. Het voorliggend ‘financieel verslag’ houdt in de mate van het mogelijke rekening met opmerkingen vanwege de vertegenwoordigers van de LMN. Uw formulering “dubbelfinanciering via externe sponsoring is niet aanvaardbaar” is inderdaad een mogelijke andere formulering om hetzelfde resultaat te bekomen. Gesteld dat er een subsidiëring gebeurt door een provinciebestuur of een gemeentebestuur waar de LMN gesitueerd is, dan is dit geen sponsoring, maar wordt dit eerder beschouwd als een inkomst uit andere bronnen met de bedoeling dat de vzw haar doelstellingen bereikt. Deze subsidiëringen dienen aan het RIZIV te worden betaald. 9. Leiden we correct af dat sponsoring kan, en niet terug betaald moet worden, zolang het gesponsorde geld volledig opgebruikt wordt voor dat evenement ? Dit klopt. U kan de aldus bekomen middelen volledig en volgens afspraak met de sponsor besteden aan de huur van een zaal, aan catering bij gelegenheid van een evenement, ….. Deze inkomsten, al dan niet uitgekeerd in natura, kunnen op deze wijze perfect verantwoord worden en toch opgenomen worden in het financieel verslag en in het activiteitenverslag van het LMN. 10. Waaronder valt het lidmaatschap voor verengingen (b.v. VDV, Domus Medica,…) in het kader van het uitbouwen van een netwerk ? Het lidmaatschap voor verenigingen - in zoverre dit kadert in de doelstellingen van het LMN - kan opgenomen worden onder de rubriek B 007 Abonnementen tijdschriften, aangevuld met een specificatie. Het uitbouwen van “een netwerk” is echter stricto senso niet in de doelstellingen van de overeenkomst opgenomen. U kan dit echter ook onder de rubriek B.016 Andere, aangevuld met een specificatie opnemen. 11. Onder welke rubriek kunnen de kosten voor het aanstellen van een externe firma, bv. een communicatiefirma, geplaatst worden ? Valt dit onder ‘B.011: coaching LMN’ of onder ‘B.016: Andere’ ? Dezelfde vraag wordt gesteld in verband met kosten van een IT-firma voor ondersteuning. Het antwoord op uw vraag is dezelfde als het antwoord op uw vraag 3.: deze kosten horen bij de werkingskosten en kunnen dus opgenomen worden onder rubriek B.016 Andere met toevoeging van een specificatie
12. Er is in het financieel verslag blijkbaar geen rubriek voorzien voor uitgaven voor vormingsmomenten voor artsen. Onder welke rubriek kan dit dan wel gerekend worden ? Als je het onder D (Uitgaven voor de uitvoering van evenementen) plaatst, dan is de voorwaarde dat er ook inkomsten zijn (F). Dezelfde vraag wordt gesteld rond catering, indien het LMN zelf de catering betaalde. In de overeenkomst wordt onder doelstellingen geen melding gemaakt van vormingsmomenten van artsen. Er wordt in Artikel 1, 2° van de doelstellingen van de overeenkomst wel melding gemaakt van “ondersteunen en faciliteren van lokale initiatieven inzake informatieverstrekking aan zorgverleners en aan patiënten met een zorgtrajectcontract (onder meer uitwisseling ‘good practices’ en ervaringen tussen zorgverleners; informatie over lokale aangeboden dienstverlening) en in Artikel 1, 3° wordt melding gemaakt van het ondersteunen en faciliteren van de communicaties, het partnership en het lokaal overleg tussen de zorgverleners die meewerken aan de zorgtrajecten (o.m. oplijsting en aanpak probleemsituaties met het oog op een optimale zorgkwaliteit); Dit “ondersteunen en faciliteren” wordt verondersteld door de zorgtrajectpromotor te gebeuren en hij is daartoe betaald. Opleidingen of vormingen die hieronder niet thuishoren worden betaald door diegene die ze volgt. Kosten gepaard gaande met catering in het kader van vergaderingen (stuurgroep e.d.) vallen ten laste van rubriek B 005 Kantoorkosten
X________X
