RANCANGAN
RANCANGAN RENCANA KERJA (RENJA) KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG TAHUN 2017
PEMERINTAH KABUPATEN SUBANG TAHUN 2016
i
KATA PENGANTAR
Dalam rangka menindaklanjuti Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Tahapan Pelaksanaan Peraturan Pemerintahan Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata cara, Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah dan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPMJD) Kabupaten Subang Tahun 2014-2018 Sejalan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sebagai Lembaga Teknis peyelenggaraan Kearsipan dan berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 9 Tahun 2004 tentang Penyelanggaraan Kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Subang, maka Setiap instansi mempunyai kewajiban untuk menata, menyimpan dan memelihara Arsip sebagai bahan pertanggung jawaban (akuntabilitas) kinerja instansi yang bersangkutan Dengan selesainya penyusunan Rancangan Rencana Kerja Tahun 2017 ini, semoga bermanfaat bagi penyelenggaraan kearsipan pada Khususnya dan bahan pertanggung jawaban Pemerintahan Daerah pada umumnya.
Subang,
Mei 2017
Penulis
i
DAFTAR ISI RENCANA KERJA ( RENJA) KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG BAB I
BAB II
PENDAHULUAN ........................................................................... 1
Latar Belakang.............................................................................
2
Landasan Hukum.........................................................................
3
Maksud dan Tujuan......................................................................
4
Sistematika Penulisan..................................................................
EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN LALU; 1
Evaluasi Pelaksanaan Renja Tahun Lalu dan Capaian Renstra SKPD...........................................................................................
BAB III
BAB IV
2
Analisis Kinerja Pelayanan SKPD..............................................
3
Isu-isi Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD........
4
Review Terhadap Rancangan Awal RKPD................................
5
Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat.............
TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN ............ 1.
Telahaan Terhadap Kebijakan Nasional....................................
2.
Tujuan dan Sasaran Renja SKPD..............................................
3.
Program dan Kegiatan................................................................
PENUTUP .......................................................................................
ii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dalam mewujudkan Penyelenggaraan Pemerintahan yang baik dan bersih serta peningkatan kualitas pelayanan publik harus dilakukan dalam suatu sistem kearsipan yang komprehensif dan terpadu, sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, dan menjamin ketersediaan bahan informasi publik sebagaimana yang diamanatkan oleh undang–undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Ketersediaan arsip sebagai bahan informasi publik harus di dukung oleh kualitas SDM Pengelola Arsip dan sarana prasarana. Penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang selama ini telah cukup memberikan hasil yang positif di Satuan Kerja Perangkat Daerah bahkan di masyarakat. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, Kebutuhan akan sarana dan prasarana kearsipan bagi Kantor Arsip Daerah dirasakan masih kurang, namun Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang terus berupaya memaksimalkan kebutuhan tersebut secara bertahap untuk kelancaran pengelolaan arsip khususnya pada kantor Arsip Daerah dan umumnya Pemerintah Daerah Kabupaten Subang. Penyelenggaraan kearsipan yang semakin positip ternyata masih belum dapat merubah pandangan aparatur tentang kepentingan dan peranan arsip dalam suatu organisasi, masih banyak aparatur yang masih menganggap penyelenggaraan kearsipan yang yang dilakukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang bukan hal yang penting dan masih dipandang sebelah mata oleh pejabat dan bahkan oleh Aparatur Pemerintah Daerah itu sendiri dan hal itu menjadi sebuah tantangan bagi Kantor Arsip Daerah untuk bekerja dan berkontribusi lebih baik lagi. Dan dari segi Pendanaan Kantor Arsip Daerah masih sangat minim bila dibandingkan dengan program dan kegiatan yang akan dicapai sesuai dengan meningkatnya arus informasi dan teknologi, begitu pula dengan volume arsip SKPD yang diakuisisi yang semakin banyak. Pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu kegiatan dalam kearsipan sehingga arsip dapat bernilai guna tinggi bagi organisasi. Pengelolaan arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang menjadi prioritas dalam kurun waktu lima tahun terakhir diantaranya : 1).
Menyelamatkan
Arsip
sebagai
sumber
informasi
bahkan
bukti
pertanggungjawaban penyelenggaraan Pemerintahan; 1
2)
Meningkatkan kualitas penyelenggaraan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang;
3)
Meningkatkan layanan informasi kearsipan;
4)
Mengoptimalkan
pemanfaatan
arsip
untuk
kegiatan
pemerintahan
dan
kepentingan masyarakat; 5)
Menumbuhkan budaya tertib arsip dikalangan Aparatur Pemerintahan Daerah /Desa /Kelurahan;
6)
Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sebagai Pusat Arsip Daerah; Otonomi daerah merupakan pemberian kewenangan secara penuh kepada
daerah untuk mengurus rumah tangganya sendiri, khusus dalam penyelenggaraan kearsipan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dapat menumbuh kembangkan prakarsa, kreatifitas dalam membangun daerahnya sendiri, begitu pula halnya kewenangan Kabupaten Subang dalam bidang Kearsipan, dimana arsip ini merupakan rekaman kegiatan/informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan masyarakat yang mutlak harus melaksanakan penyelamatan, pengamanan dan pemeliharaan arsip, selain itu bahwa sesuai fungsinya, arsip adalah bahan evaluasi, perencanaan, pengambilan keputusan dan bahan bukti pertanggungjawaban jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
1.2. Landasan Hukum Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang menjadi landasan hukum sebagai acuan dalam pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut : 1)
Undang-undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang;
2)
Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih, dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
3)
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
4)
Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
5)
Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 Tentang Perimbangan keuangan Antara Pemerintah pusat dan Daerah (PKPD)
6)
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
7)
Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Pemerintahan Daerah;
8)
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan;
2
9) Peraturan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
PER/3/M.PAN/3/2009, tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya; 10) Peraturan Menteri Negara Menteri Dalam Negeri Nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah ; 11) Keputusan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2004 tentang Tata Kerja Tim Penilai Dan Tata Cara Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis; 12) Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 27 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Subang; 13) Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 8 Tahun 2004 tentang Penyelenggaraan Kearsiapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupeten Subang; 14) Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 3 tahun 2011 ( Perubanhan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 8 Tahun 2008 ) tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Subang; 15) Peraturan Bupati Subang Nomor 14D.10 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang
1.3. Maksud dan Tujuan 1.3.1. Maksud Rencana Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2017 dimaksudkan untuk: a.
menetapkan dokumen perencanaan yang memuat program dan kegiatan yang akan dilaksanakan, sehingga menjadi tolok ukur penilaian kinerja Kantor Arsip Daerah kabupaten Subang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya selama tahun 2017.
b.
Sebagai dasar dalam menentukan program dan kegiatan yang prioritas yang akan dilaksanakan;
c.
Sebagai tindak lanjut pemecahan masalah;
1.3.2. Tujuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam pembuatan rencana ini bertujuan untuk : a.
Sebagai
acuan bagi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam
mengoperasionalkan Rencana Kerja Tahun 2017 sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditentukan;. 3
b.
Merumuskan program dan kegiatan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang selama tahun 2017.
1.4. Sistematika Penulisan Sistematika Rencana Kerja Pembangunan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang disusun sebagai berikut : BAB I
BAB II
: PENDAHULUAN 1
Latar Belakang
2
Landasan Hukum
3
Maksud dan Tujuan
4
Sistematika Penulisan
: EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN LALU; 1
Evaluasi Pelaksanaan Renja Tahun Lalu dan Capaian Renstra SKPD
BAB III
2
Analisis Kinerja Pelayanan SKPD
3
Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD
4
Review terhadap Rancangan Awal RKPD
5
Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat
: TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN 1. Telahaan terhadap Kebijakan Nasional 2. Tujuan dan Sasaran Renja SKPD 3. Program dan Kegiatan
BAB IV
: PENUTUP
Lampiran
4
BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN LALU
2.1. Evaluasi tahun lalu Evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan. Evaluasi mengandung pengertian: suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilai dari sesuatu.
2.1.1. Gambaran Tupoksi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Berdasarkan Peraturan Bupati Subang Nomor 14.D Tahun 2008 tentang Tugas pokok dan fungsi kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dapat kami uraikan sebagai berikut: Tugas Pokok Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas pokok melaksanakan pengolahan dan pembinaan di Bidang Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah. Fungsi Untuk menyelenggarakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud, kantor Arsip Daerah mempunyai Fungsi : 1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan arsip; 2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang arsip; 3. Pembinaan dan Pelaksanaan tugas di bidang arsip; 4. Penyelenggaraan teknis administratif ketatausahaan. 2.1.2. Gambaran Pelayanan dan Kinerja Kantor Arsip Daerah sesuai Tupoksi Tahun 2016 STRUKTUR ORGANISASI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG (PERDA NOM0R 8 TAHUN 2008) KEPALA KANTOR
KASUBAG TATA USAHA
KELOMPOK JAFUNG
KASIE PROG. & EVALUASI
KASIE PENGELOLAAN
KASIE AKUISISI
5
2.1.3. Sumber Daya Manusia Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang mempunyai pegawai untuk memberikan pelayanan sesuai Tugas Pokok dan Fungsinya terdiri dari : TABEL. 1. SUMBER DAYA MANUSIA No.
Jabatan
Pendidikan S II
SI
D3
SLTA
Jumlah
1
Kepala
-
1
-
-
1
2
Kepala TU
1
-
-
-
1
3
Kepala Seksi
1
2
-
4
Arsiparis
-
1
-
4
5
5
Pelaksana
-
7
1
8
16
2
11
1
12
26
Jumlah
3
Sumber Data Tahun 2015 Untuk memberikan pelayanan kearsipan lebih maksimal pada Kantor Arsip Daerah ada 5 orang Arsiparis dan diharapkan pada setiap SKPD harus di isi oleh seorang arsiparis atau setidaknya Kepala SKPD harus menunjuk 1 orang atau lebih petugas pengelola arsip. 2.1.4. Akuisisi Akuisisi suatu kegiatan untuk melaksanakan penambahan jumlah koleksi arsip baik dengan jalan membeli, tukar-menukar, hibah Atau dengan kesepakatan lainnya . Tahun 2014 Unit Kerja yang telah di Akuisisi adalah : 1) DPPKAD 2) Dinas Bina Marga dan Pengairan Pembelian arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia guna menambah khasanah kearsipan di Kabupaten Subang, antara lain : 1)
Pembelian Film sebanyak
3 Jenis
2)
Pembelian Arsip Tekstual sebanyak
5 lembar
3)
Pembelian Arsip Photo sebanyak
5 lembar
Tahun 2015 Unit Kerja yang telah di Akuisisi adalah : 1)
DPPKAD
2)
Dinas Bina Marga dan Pengairan Pembelian arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia guna menambah
khasanah kearsipan di Kabupaten Subang, antara lain : 1). Pembelian Film sebanyak
2 Jenis
2). Pembelian Arsip Tekstual sebanyak
5 lembar
3). Pembelian Arsip Photo sebanyak
5 lembar 6
2.1.5. Penyusutan Suatu Kegiatan menghilangkan baik secara fisik maupun informasi arsip dalam rangka pengurangan volume arsip yang ada, didasarkan pada kaidah-kaidah kearsipan, kebutuhan organisasi dan legalitas hukum informasi, dengan cara : 1). Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga Negara atau badan pemerintah; 2). Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketetuan yang berlaku; 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan dengan tujuan untuk efisiensi dan penghematan serta pemantapan pemeliharaan arsip permanent. Tahun 2015 Unit Kerja yang telah disusutkan : Instansi
: DPPKAD
Jenis Arsip
: Keuangan
Jumlah
: 268 boks Arsip yang disusutkan adalah arsip yang duplikasi, copyan (bukan asli)
kondisi rusak dan tak dapat dibaca dan tidak bernilai guna.
2.1.6. Pemusnahan Arsip Suatu kegiatan dalam rangka pengurangan arsip dengan cara penghancuran arsip baik dari segi fisik maupun informasinya sesuai dengan peraturan yang berlaku penghancuran ini secara total dengan cara dicacah, dibakar atau dengan cara lain. Pemusnahan Arsip dilakukan terhadap Arsip yang: 1)
Tidak memiliki nilai guna;
2)
Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3)
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4)
Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara; Pemusnahan Arsip yang
dilakukan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Subang yaitu baru Arsip-Arsip Duplikasi dan Arsip yang retensinya dibawah 10 Tahun. Arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu dilakukan penilaian oleh tim pemusnah. Kantor arsip Daerah Kabupaten Subang sampai saat ini telah melaksanakan kegiatan penyusutan arsip melalui pemusnahan arsip-arsip dari beberapa SKPD dengan proses penilaian dari tim bahwa arsip duplikasi serta barang yang sudah tidak bernilai guna lagi dapat dimusnahkan sesuai dengan keputusan Bupati Subang Nomor 7 Tahun 2005 tentang Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Subang.
7
2.1.7. Perawatan Arsip
Suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya, dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan dengan menggunakan tekni-teknik tertentu. Arsip dari hasil penyusutan yang disimpan pada lemari arsip ataupun rak arsip memerlukan perawatan supaya arsip-arsip tersebut akan tetap awet dan tidak cepat rusak, kegiatan pemeliharaan tersebut dilakukan dengan cara : 1)
Pemberian kamper pada boks-boks arsip;
2)
Ruangan cukup stabil (menggunakan AC);
3)
Melakukan Fumigasi secara rutin;
4)
Pemberian obat anti hama rayap;
2.1.8. Sosialisasi Untuk pelayanan pemasyarakatan kearsipan merupakan aspek yang sangat penting dalam upaya menumbuhkembangkan kondisi sadar arsip dikalangan aparatur pemerintah dan masyrakat. sosialisasi kearsipan melalui berbagai media baik itu media cetak maupun elektronik serta berbagai kegiatan lain, diharapkan akan membawa image/citra kearah yang lebih baik, sehingga bidang kearsipan dapat sejajar dengan bidang-bidang lainnya. Jenis kegiatan dalam rangka pemasyarakatan kearsipan ditempuh melalui : 1). Pembinaan Teknis Kearsipan Pada tahun 2014 melaksanakan pembinaan/sosialisasi pada 20 Desa, sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Nomor : 054.7/KEP.08-PROG/2014 tanggal 1 September 2014 perihal Pembentukan Tim Pelaksanan Sosialisasi/ Penyuluhan (Bimbingan Praktek Kearsipan) Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang, dengan rincian sebagai berikut: 1 Desa Purwadadi 2 Desa Purwadadi Barat 3 Desa Belendung 4 Prapatan 5 Desa Pagon 6 Desa Dawuan Kidul 7 Desa Rawa Lele 8 Desa Margasari 9 Desa Sukasari 10 Desa Manyeti 11 Desa Sagalaherang Kidul 8
12 Desa Sagalaherang Kaler 13 Desa Leles 14 Desa Dayeuh Kolot 15 Desa Sukamandi 16 Desa Jalancagak 17 Desa Tambakmekar 18 Desa Kumpay 19 Desa Bunihayu 20 Desa Curugrendeng Pada tahun 2015 melaksanakan pembinaan /sosialisasi pada 20 Desa, sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Nomor : 045.7/KEP.13-Prog/2015 tanggal 30 Oktober 2015, Tentang Pembentukan Tim Pelaksanan Sosialisasi/ Penyuluhan (Bimbingan Praktek Kearsipan) Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang tahun Anggaran 2015, dengan rincian Desa peserta sebagai berikut: 1
Desa Ciater
2
Desa Nagrak
3
Desa Cibeusi
4
Desa Talagasari
5
Desa Cintamekar
6
Desa Tanjungrasa
7
Desa Wanajaya
8
Desa Mariuk
9
Desa Bojonegara
10
Desa Bojongkeding
11
Desa Tanjungsari Timur
12
Desa Tanjungsari Barat
13
Desa Pasirmuncang
14
Desa Cikaum Barat
15
Desa Cikaum Timur
16
Desa Karang mukti
17
Desa Cipeundeuy
18
Desa Cimayasari
19
Desa Sawangan
20
Desa Lengkong
9
2).
Apresiasi Kearsipan Dalam rangka menyamakan persepsi aparatur terhadap masalah kearsipan dilakukan apresiasi kearsipan melalui : a. Pertemuan rutin Arsiparis dan Pengelola Kearsipan; b. Rapat-rapat di Tingkat Nasional (ANRI), Provinsi (BAPUSIPDA), Kabupaten di Jawa Barat dan Kecamatan di Dalam Kabupaten Subang; c. Briefing staff dengan para Kepala SKPD; d. Mengikuti Pameran Pembangunan dalam rangka HUT Kabupaten Subang e. Pembinaan yang sifatnya insidentil;
3).
Pembuatan Ruang Arsip Ruangan ini dipergunakan untuk Penyimpanan Arsip yang saat ini dirasakan ruang Depo yang ada dirasa sudah mulai penuh.
2.2. Analisis Kinerja Pelayanan SKPD Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari selain melaksanakan tugas administrasi perkantoran, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang juga dapat memberikan layanan lain seperti : 2.2.1 Pelayanan Akuisisi dari SKPD Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 2.1.2. Pelayanan Informasi Kearsipan Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat. 2.1.3. Pelayanan Kenaikan Pangkat dan Penghitungan Angka Kredit Fungsional Arsiparis A. Kenaikan pangkat Jenjang pangkat untuk masing-masing jabatan Arsiparis adalah jenjang pangkat dan jabatan berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki untuk masing-masing jenjang jabatan Penetapan jenjang jabatan Arsiparis untuk pengangkatan dalam jabatan ditetapkan berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki setelah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit, Untuk kenaikan pangkat dapat dilaksanakan minimal 2 tahun sekali dilihat dari jumlah angka kreditnya apakah sudah memenuhi syarat atau belum. KAD dapat mengajukannya ke Badan Kepagawaian Daerah dengan rekomendasi bahwa yang bersangkutan telah memenuhi syarat berdasarkan angka kredit yang diperoleh dan dapat diajukan untuk kenaikan pangkat satu tingkat diatasnya. 10
B. Penghitungan Angka Kredit Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Arsiparis adalah tim penilai yang dibentuk dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan bertugas menilai prestasi kerja Arsiparis. Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang Arsiparis dalam rangka pembinaan karier kepangkatan dan jabatannya.
2.1.4. Pelayanan Pelatihan Kearsipan Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya: i.
Pengembangan
kompetensi
dan
profesionalisme
arsiparis
melalui
penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; ii.
Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
iii.
Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
2.1.5. Pelayanan Sosialisasi Kearsipan Sosialisasi Kearsipan (1) Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip. (2) Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi. Sosialisasi kearsipan yang dilaksanakan pada tahun 2015 adalah pada 20 Desa dari 5 Kecamatan di Kabupaten Subang
2.1.6. Pelayanan Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip (1)
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. 11
(2)
Pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.
(3)
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, Pemerintahan Daerah dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
(4)
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
2.1.7. Pelayanan Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan (1) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. (2) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. (3) Penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Penyusutan arsip meliputi : a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
2.3. Isu-isu Penting Penyelengaraan Tugas dan Fungsi SKPD 2.3.1. Isu Strategis Dalam perumusan strategi digunakan nilai-nilai yang menjadi acuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam melaksanakan kebijakan, program dan kegiatan untuk mewujudkan Visi dan Misi. Untuk mewujudkannya perumusan strategi tersebut perlu adanya perumusan sebagai berikut
:
1). Strategi : S + O a. Adanya Lembaga Teknis yang menangani masalah kearsipan; 12
b. Adanya Lembaga Teknis yang membina kearsipan ke Dinas / Badan / Lembaga di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang. 2). Strategi : O + T a. Adanya Peraturan Perundang-undangan tentang kearsipan; b. Adanya sanksi hukum yang berindikasi untuk memusnahkan arsip sebagai barang bukti 3). Strategi : O + W a. Peningkatan pembinaan kearsipan ke Dinas/ Badan / Lembaga secara terprogram. b. Peningkatan Sosialisasi Kearsipan kepada masyarakat tentang pentingnya penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan mengandung nilai sejarah. Setelah mengidentifikasi faktor-faktor Kekuatan, Kelemahan, Peluang serta Ancaman,maka faktor-faktor keberhasilan yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut : 1). Kualitas Sumber Daya Manusia yang memadai serta objek atau sasaran yang tepat dalam pembinaan kearsipan. 2). Sistem kerja yang terukur, kreatif,inovatif dan komunikatif sehingga setiap gerak langkah organisasi dapat dipertanggungjawabkan serta memberikan konstribusi terhadap masyarakat. 3). Sarana dan prasarana yang mendukung terhadap tercapainya suatu tujuan sesuai dengan sasaran yang telah direncanakan. 4). Anggaran yang memadai sesuai dengan kebutuhan untuk setiap kegiatan yang telah direncanakan. 5). Stabilitas Politik dan Keamanan di daerah akan sangat mendukung terhadap penyelamatan arsip sebagai sumber informasi. 6). Pemantauan potensi kearsipan untuk kepentingan evaluasi, perencanaan dan pengambilan keputusan.
2.3.2. Permasalahan yang belum teratasi Penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang masih dipandang sebelah mata oleh Aparatur Pemerintah Daerah itu sendiri, bahkan dianggap tidak penting dan hal ini merupakan tantangan bagi Kantor Arsip Daerah untuk bekerja lebih keras lagi/lebih baik lagi. 1). Kurangnya minat PNS untuk menjadi Fungsional Arsiparis dikarenakan tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis sama dengan Fungsional Umum, sehingga tidak menarik dalam hal penambahan pendapatan pegawai. 2). Proses Asistensi dan pengesahan anggaran terlalu rumit dan memakan waktu yang cukup lama, sehingga berdampak pada jadwal pelaksanaan kegiatan. 13
3). Dari segi pendanaan Kantor Arsip Daerah masih sangat minim bila dibandingkan
dengan program/kegiatan yang akan dicapai sesuai dengan
meningkatnya arus informasi dan teknologi pada saat ini, begitu pula dengan volume arsip-arsip SKPD yang akan diakuisisi, disimpan dan dipelihara semakin tahun semakin bertambah. 4). Dengan bertambahnya volume arsip setiap tahunnya maka kebutuhan sarana penyimpanan arsip bertambah pula, maka dari itu pengadaan Roll Opack harus ditambah, setiap tahun hanya mampu pengadaan 1 unit dikarenakan cukup mahalnya Roll Opact sampai sekarang masih diperlukan sekitar 2 unit untuk Depo 2 dan 4 unit untuk Depo 3 dan lemari peta sebanyak 5 unit. 5). Seharusnya setiap SKPD terisi oleh jabatan arsiparis , hal tersebut dikarenakan Adannya perpindahan jabatan dari fungsional ke jabatan struktural. Adanya pengunduran diri dari jabatan fungsional Telah tiba saatnya purna bhakti/pensiun Adanya penambahaan SKPD baru/Pemekaran Wilayah Kecamatan Begitu harus adanya pengelola Arsip disetiap SKPD tersebut. masih banyak yang kosong, sehingga program surat keluar dan masuk yang kurang tertata dengan baik akibat ditangani oleh bukan oleh arsiparis 6). Pengangkatan Arsparis baru dirasa sangat sangat sulit karena persyaratan pendidikan minimal D3 dan S1 dan harus memilikinya sertifikat penciptaan arsiparis baik tingkat terampil maupun tingkat ahli, sedangkan pelaksanaan pendidikannya dan pelatihan hanya dilakukan oleh tingkat propinsi ataupun tingkat nasional dikarenakan cukup mahalnya biaya untuk kegiatan tersebut, serta minat para pegawai yang rendah untuk menjadi arsiparis dikarenakan minimnya tunjangan untuk arsiparis, sedangkan untuk menyelenggarakan sendiri terbentur dengan ketersediaan dana dan sumber daya manusia penyelenggara.
2.4. Review Terhadap Rancangan Awal RKPD 2.4.1. Kendala/Hambatan Kendala atau hambatan yang dirasakan pada saat ini oleh Kantor Arsip Daerah adalah sebagai berikut : 1. Perlu adanya penataan dan pengelolaan kearsipan yang baik sehingga pelayanan kearsipan dapat maksimal 2. Kurangnya Koleksi arsip sejarah baik itu berupa Foto, film maupun dokumen sejak jaman Kolonialisme sampai dengan jaman Orde Baru 3. Kurangnya peran serta SKPD dalam menyerahkan arsip statis dan pelaporan pelaksanaan kegiatan kearsipan 14
4. Kurangnya jumlah Arsiparis (jabatan fungional arsiparis) 5. Kurangnya pengetahuan Arsiparis dalam mengelola arsip lama 6. Kurangnya pengetahuan Arsiparis dalam mengelola arsip Baru (Digital) 2.4.2. Kekuatan Kekuatan Kantor Arsip Derah Kabupaten Subang. Lokasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang yang berada di Pusat Kota. Berada di lingkungan Pusat Perkantoran menyebabkan keberadaannya sangat strategis, oleh karena secara langsung maupun tidak langsung akan menjadi pusat informasi
kearsipan
dalam
penyelenggaraan
pemerintahan,
pelaksanaan
pembangunan dan kegiatan kemasyarakatan, selain itu arsip merupakan aset daerah yang tidak bisa dinilai dengan materi ataupun uang sehingga arsip harus terus dipelihara, dilestarikan sesuai dengan nilai guna arsip itu sendiri. Faktor-faktor kekuatan Lingkungan Internal 1)
Adanya Lembaga Kearsipan Kantor Arsip Daerah merupakan salah satu Lembaga Teknis yang mempunyai kewenangan dalam pengelolaan kearsipan sebagai bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah Kabupaten Subang. Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang sesuai dengan Perda Kabupaten Subang Nomor 8 tahun 2008 telah terisi semua.
2)
Adanya Sumber Daya Manusia Pejabat Struktural yang mempunyai tugas manajerial secara hierarki. Pejabat Fungsional (Arsiparis) yang mempunyai tugas teknis dalam menyeleksi, menilai dan menyusutkan arsip Pelaksana sebagai unsur Bantu tugas Pejabat Struktural esselon IV/a
3)
Tersedianya Sarana Dan Prasarana Sarana dan Prasarana kearsipan yang tersedia digunakan untuk kelancaran pelaksanaan tugas sesuai fungsinya. Adapun sarana yang dimiliki antara lain : Gedung Kantor Kendaraan Dinas Pemadam Kebakaran / Fire Alarm System dan Fire Extinguiser Automatic ThermaticAir Conditioner ditiap ruangan Ruang Rapat (Home Teather) Ruang Pameran Sarana Kearsipan
4)
Adanya Koleksi Arsip
Koleksi arsip berdasarkan Kode Klasifikasi sampai tahun 2015, terdiri dari : ~ Kode Klasifikasi 000 …………….
147 boks 15
~ Kode Klasifikasi 100
…………….
257 boks
~ Kode Klasifikasi 200
…………….
144 boks
~
………….
146 boks
~ Kode Klasifikasi 400
……………
275 boks
~ Kode Klasifikasi 500
……………
227 boks
~ Kode Klasifikasi 600
……………
328 boks
~ Kode Klasifikasi 700
……………
315 boks
~ Kode Klasifikasi 800
……………
412 boks
~ Kode Klasifikasi 900
…………… 4149 boks
Kode Klasifikasi 300
Koleksi arsip berdasarkan Klasifikasi pada tahun 2015, terdiri dari : ~ Arsip Permanen ……..........…........
388 boks
~ Arsip Dinilai Kembali …………… 5.635 boks
Adanya Koleksi Arsip Film sejarah Perjuangan Bangsa Indonesia
Adanya koleksi Asip Foto Subang jaman Kolonialisme (Jaman P&T)
2.4.3. Kelemahan A. Kelemahan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang 1) Pelayanan Informasi Kearsipan Perlu diakui bahwa kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang belum optimal dalam memberikan pelayanan di bidang informasi kearsipan. Hal ini ditandai dengan masih adanya keluhan aparatur/ masyarakat/ mahasiswa/ pelajar yang membutuhkan informasi kearsipan belum sesuai dengan apa yang diharapkan yaitu cepat, tepat dan akurat, karena memang proses penentuan arsip statis dari arsip in-aktip memerlukan penilaian dan akuisisi dari SKPD atau fihak lain masih banyak yang belum diserahkan. Sedangkan arsip inaktif masih memerlukan juknis atau aturan lain berkaitan dengan Undang-Undang Keterbukaan Publik. 2) Kualitas Sumber Daya Manusia Peningkatan Sumber Daya Manusia ditinjau dari segi pendidikan dirasakan masih belum optimal, terlebih lagi untuk keperluan Diklat Teknis Kearsipan yang mengarah kepada profesionalisme di bidang kearsipan (Arsiparis) belum maksimal, hal ini akan berdampak kepada kinerja aparatur. 3) Rendahnya Produktifitas Pengolahan Kearsipan Arsiparis yang langsung mengelola arsip in- aktif belum seluruhnya melaksanakan kegiatan harian, sehingga nantinya akan bertumpu pada saat kegiatan rutinitas dan untuk pengumpulan Angka kredit sudah tidak memungkinkan dikarenakan jabatan sudah maksimal dan usia sudah mendekati Pensiun 16
4) Belum Maksimalnya Upaya Penyelelamatan Arsip Penyelamatan arsip yang mengandung nilai pembuktian dan nilai sejarah baik yang berada pada instansi Pemerintahan, Swasta maupun di masyarakat (perorangan) belum semuanya dapat dilaksanakan karena menyangkut anggaran, waktu dan sarana yang tersedia, sehingga mengakibatkan kurang lengkapnya koleksi kearsipan 5) Kurang Optimalnya Pemanfaatan Arsip Arsip dianggap sebagai sumber informasi primer yang sudah selayaknya digunakan untuk kepentingan bahan evaluasi, perencanaan, pelaksanaan dan pengambilan keputusan, namun tidak berarti arsip dapat diketahui oleh semua orang karena mengingat sifat kerahasiaannya dan kepentingannya. Hal tersebut akan berdampak kepada sikap apatis terhadap arsip. 6) Kurangnya Jumlah Pegawai di Kantor Arsip Berdasarkan pada Tabel 2, jumlah pegawai di Kantor Arsip daerah berjumlah 26 orang, dalam pelaksanaan kegiatan dari jumlah tersebut, 2 Kasie hanya mempunyai
1staf
administrasi,
yang
sangat
mengganggu
jalannya
penyelenggaraan kegiatan, diharapkan setiap kasi mempunyai 2 orang staf administrasi, dan jumlah Fungsional arsiparis hanya ada 5 orang dan diantaranya 3 orang akan memasuki batas pensiun 2 pada tahun 2016.
2.4.4. Tantangan dan Peluang Dalam upaya penyelamatan arsip yang mengandung nilai guna pembuktian baik yang ada pada Instansi Pemerintah, Swasta dan Perorangan ( masyarakat ) merupakan tantangan sekaligus peluang bagi Kantor Arsip Daerah untuk memperluas jangkauan penyelamatan, pengamanan dan pemeliharaan arsip. Untuk itu dibutuhkan suatu straregi khusus untuk menghadapi peluang dimasa yang akan datang yang meliputi : 1)
Adanya Peraturan Perundang-undangan Peraturan
perundang-undangan
menjadi
acuan
dalam
pelaksanaan
Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Subang. 2)
Adanya Program Pendidikan Program pendidikan menjadi program prioritas dalam rangka peningkaatan Kualitas SDM baik melalui pendidikan formal yang mengembangkan kearsipan sebagai disiplin ilmu tersendiri maupun melaui Diklat teknis Kearsipan yang spesifik.
17
3)
Adanya Pengguna Jasa Arsip Dilihat dari fungsinya bahwa Arsip sebagai pusat informasi dan sumber sejarah, sudah tentu sangat penting bagi semua pihak dan untuk dimasa yang akan datang perlu diberdayakan semaksimal mungkin agar dapat digunakan dan disajikan secara cepat, tepat dan akurat.
4)
Adanya Teknologi Informasi Kearsipan Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), maka pengelolaan arsip yang tadinya secara manual kini telah beralih ke Media Komputer. Teknologi Komputer telah memperkuat aktivitas bidang kearsipan, antara lain penciptaan, pemrosesan, penemuan kembali serta pemusnahan arsip. Untuk itu keberadaan komputer dapat diterima oleh pengguna, karena selain fleksibel, biaya yang efisien, memiliki kecepatan yang tinggi, akurasi, juga mempunyai kapasitas yang tinggi/besar.
5)
Adanya Tuntutan Pemerintahan yang bersih dan terbuka Sebagaimana kita ketahui bahwa Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan yang meliputi dinas/Badan/Lembaga di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang harus membuat laporan pertanggungjawaban Bupati setiap tahun dan hal ini salah satunya dapat diketahui melalui keberadaan arsip.
6)
Semakin berkembangnya perhatian Terhadap Masalah Kearsipan Dengan adanya program pembinaan Kearsipan kepada Dinas / Badan / Lembaga diharapkan dapat menumbuhkan atensi aparatur terhadap kearsipan
18
BAB III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN
3.1. Telaahan terhadap Kebijakan Nasional 3.1.1. Telaahan Renstra Kementerian/Lembaga VISI ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) Visi ANRI adalah Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dicapai pada Tahun 2025 MISI ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) a. Memberdayakan arsip
sebagai
tulang
punggung
manajemen
pemerintahan dan pembangunan; b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi; c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah; d. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan e. Memberikan akses
arsip
kepada
publik
untuk kepentingan
pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan
rakyat
sesuai
peraturan
perundang - undangan
dan
kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa. 3.1.2. Bapusipda Provinsi Jawa Barat (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah) VISI Perpustakaan dan Kearsipan sebagai sumber informasi yang handal menuju masyarakat Jawa Barat cerdas MISI 1. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan lembaga perpustakaan dan kearsipan 2. Meningkatkan
profesionalisme
dan
kompetensi
SDM
pengelolaan
perpustakaan dan kearsipan 3. Mengembangkan budaya masyarakat guna mewujudkan masyarakat belajar (learning society) 4. Mengembangkan budaya sadar arsip 5. Mengembangkan, mengelola dan melestarikan bahan perpustakaan dan arsip sebagai khazanah informasi dan pengetahuan 6. Menyelenggarakan layanan perpustakaan dan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi
19
3.1.3. Telaahan Visi, Misi Kabupaten Subang VISI Terwujudnya Kabupaten Subang Yang Religius, Berilmu, Mandiri, Berbudaya dan Bergotong Royong MISI 1). Mewujudkan aparatur pemerintah yang cerdas, lugas dan terpercaya; (Gapura Permata/ Pemerintahan yang bermartabat) 2). Meningkatkan Ketersediaan Infrastruktur yang baik dan berwawasan lingkungan; (Gapura Intan/ Infrastruktur berkelanjutan) 3). Mewujudkan ekonomi mandiri berbasis ekonomi kerakyatan dan keunggulan daerah; (Gapura Emas/ Ekonomi Masyrakat) 4). Mewujudkan kualitas sumber daya manusia yang berilmu, religius dan berbudaya; (Gapura Perak/ Pendidikan Rakyat) 5). Mewujudkan masyrakat yang sehat, rapi, bersih dan indah dengan semangat gotong royong; (Gapura Serasi/ Sehat, Rapi, Bersih dan Indah)
3.1.4. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang VISI “Mewujudkan Arsip sebagai Sarana Informasi Utama dalam Penyelenggaraan Pemerintahan dan Kegiatan Masyarakat” MISI Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : Misi Pertama
: Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintah; Adalah upaya menyelamatkan arsip-arsip yang bernilai guna tinggi (vital) dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dalam setiap program dan kegiatan yang telah dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dan diharapkan akan tercipta pemerintahan yang bersih, bebas KKN.
Misi Kedua
: Meningkatakan mutu peneyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang. Adalah upaya untuk memberikan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi atau memberikan yang terbaik dengan didukung Sumber Daya Manusia (Aparatur) yang profesional di bidangnya dan sarana kearsipan yang memadai.
Misi Ketiga
: Meningkatkan layanan informasi kearsipan Adalah upaya meningkatkan layanan informasi kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan arus informasi dan teknologi (IT). 20
Dalam era globalisasi ini Kantor Arsip Daerah berupaya baru sampai pada tahap komputerisasi (jaringan internal/Image Ware Document Manager Server) belum tercipta akses online Misi Keempat
: Mengoptimalisasikan
pemanfaatan
arsip
untuk
kegiatan
pemerintahan dan kepentingan masyarakat; Adalah upaya pemanfaatan arsip semaksimal mungkin dimana peranan arsip sangatlah penting dan diharapkan dapat menjadi sarana/alat informasi yang dapat diandalkan, dan dibutuhkan keberadaannya untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pemerintah dan kepentingan masyarakat Misi Kelima
: Menumbuhkan budaya tertib arsip di kalangan Aparatur Pemerintah Daerah Adalah upaya menumbuhkan kesadaran bahwa peranan arsip sangatlah penting dan harus disadari di dalam penyelenggaraan pemerintahan sehari-hari tidak akan lancar bila tidak ada arsip. Arsip ini dapat membantu untuk pencapaian tujuan, sasaran yang akan dicapai, bila kesadaran telah tumbuh diharapkan terciptalah tertib arsip disetiap Aparatur Pemerintahan Daerah
Misi Keenam
: Menjadikan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Sebagai Pusat Arsip Daerah; Upaya untuk mempermudah mengelola, menyimpan dan memelihara arsip-arsip yang bernilai guna tinggi (vital) SKPD se Kabupaten Subang. Apabila suatu instansi memerlukan arsip, sebagai bahan acuan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan serta pengambilan keputusan dapat meminjam arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang.
3.2. Tujuan dan Sasaran Renja SKPD 3.2.1. Tujuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dalam pembuatan rencana ini bertujuan untuk : a. Menjadi
acuan
Kantor
Arsip
daerah
kabupaten
Subang
dalam
mengoperasionalkan rencana kerja tahun 2017 sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditentukan;. b. Merumuskan program dan kegiatan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang
selama tahun 2017.
21
3.2.2. Sasaran 3.2.3. Sasaran yang ingin dicapai selama tahun anggaran 2017 adalah dapat terwujudnya arsip sebagai sarana informasi utama dalam penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan masyarakat. Sedangkan sasaran yang telah ditetapkan dalam rencana strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : 1. Terlaksananya penyelamatan dan pelestarian arsip sejarah/vital di wilayah Kabupaten Subang. 2. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup representative; 3. Meningkatnya kegiatan Pembinaan/Penyuluhan/Magang Kearsipan. Ketiga sasaran tersebut kemudian diukur dan sekaligus sebagai bahan evaluasi, kemudian hasilnya apakah telah mencapai sasaran atau sebaliknya tidak mencapai sasaran.
3.3. Program dan Kegiatan 3.3.1. Program dan Kegiatan Tahun Sebelumnya Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 1)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Surat Menyurat
2)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Komunikasi SDA dan Listrik
3)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perijinan Kendaraan Dinas/Operasional
4)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor
5)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan kerja
6)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Jasa Alat Tulis Kantor
7)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan
8)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Peralatan Rumah Tangga
9)
Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan bacaan dan peraturan Perundang-undangan
10) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyediaan Bahan Makanan dan Minuman 22
11) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi ke luar daerah Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1) Tersedianya kendaraan dinas Operasional 2) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan perlengkapan gedung Kantor 3) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pengadaan Peralatan Gedung Kantor 4) Tersedianya Pelayanan adminstrasi Perkantoran melalaui pengadaan mebeulair 5) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemeliharaan rutin /berkala Halaman Gedung Kantor 6) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pemelihraan rutin /berkala kendaraan dinas/operasional 7) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Rehabilitasi sedang/berat rumah gedung kantor Program Peningkatan Kapasitas sumber daya Aparatur 1. Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Pendidikan dan Pelatihan Formal Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan 1) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran SKPD 2) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun 3) Tersedianya Pelayanan Administrasi Perkantoran Melalui Penyusunan LAKIP, RENJA, RKA dan DPA, SKPD Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah 1) Tersedianya Sarana Kearsipan yang memadai 2) Terselamatkannya Arsip In- Aktif DIBALE 3) Arsip SKPD tersimpan rapi dan terawat dari hama 4) Tersedianya foto dokumentasi sebagai sumber arsip Program peningkatan kualitas pelayanan informasi 1) Tersedianya bahan sosialisasi yang layak untuk dipamerkan 2) Meningkatnya Pengetahuan Aparatur Desa / Kel. Terhadap Kearsipan 3) Tersusunnya Lap. Monitoring Evaluasi Kegiatan sebagai bahan perencanaan tahun yg akan datang
23
3.3.2. Arah Kebijakan Pembangunan Tahun Yang direncanakan Dalam mewujudkan tujuan dan sasaran Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang mempunyai arah kebijakan yaitu ”Keputusan Bupati Subang Nomor 13 Tahun 2001 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Subang”. Sedangkan sebagai arah kebijakan pembangunan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dengan mengacu sasaran RPJMD dan Renstra ditetapkan melalui tujuan dan sasaran masing-masing Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang adalah sebagai berikut : No
Misi
1
Menyelamatkan sebagai
Arsip sumber
informasi
dan
bahan
Kebijakan
Sasaran
Capaian Tahun 2017
Adanya
- Sebagai acuan /pedoman dalam
Semakin banyaknya arsip vital/Arsip
penyelenggaraan kearsipan
Statis bersejarah dari SKPD/lembaga
peraturan
perundang-undangan (Program: Penyelamatan
- Keberadaan arsip lebih terlindungi
lainnya yang dapat disimpan, dikelola,
bukti
dan pelestarian dokumen/
- Tidak semena-mena dalam pemusnahan
dipelihara/di lestarikan keberadaannya
pertangungjawaban
arsip)
arsip
penyelenggaraan
- Tersedianya gedung arsip yang luas
pemerintahan
- Tersedianya depo arsip - Tersedianya sarana kearsipan yang memadai. -
Tersedianya penyimpanan arsip
yang aman (roll opack)
2
Meningkatkan
mutu
Mewujud kan Sumber
penyelenggraan
Daya Manusia yang
kearsipan dilingkung an
profesional di bidang
pemerintah
kearsipan
kabupaten
subang
(program:
Peningkatan daya
aparatur
Semakin
banyaknya
SDM
yang
program diklat kearsipan dan
propesional di bidang kersipan yang
meningkatnya kualitas sarana
kreatip, inovativ dan berdaya saing
- Meningkatnya kualitas sarana dan
kapasitas Sumber
3
- Meningkatnya kualitas prasarana
tinggi
prasarana kearsipan - Meningkatnya teknologi informasi penyelenggraan kearsipan
Meningkatkan
Meningkat kan
- Meningkatnya atensi aparatur dan
sosilisasi
sosialisasi penyeleng
masyarakat terhadap
Semakin baiknya pemahaman peranan
penyelenggaraan
garaan kearsip an
penyelenggaraan kearsipan
arsip
kearsipan
(Program peningkatan
- Terwujudnya penerbitan
aparatur dan masyarakat
kualias pelayanan informasi ).
sangat
penting
di
kalangan
buletin,brosur,majalah dan pamlet. - Terwujudnya sosialisasi melalui media masa baik elektronik maupun cetak
4
Mengoftimalkan pemanfaat an arsip
Meningkat nya pe-
- Meningkatnya keinginan aparatur
Semakin baiknya kepercayaan apratur
manpaatan arsip secara
masyarakat untuk menyimpan,
masyarakat bahwa arsip-arsip tersebut
untuk kegiatan
optimal.
memelihara dan melestarikan
dapat di jadikan sarana/ alat informasi
pemerintah dan
(program:penyelamatan
arsip-arsip yang bernilai guna
yang dapat di andalkan, diper caya dan
kepentingan
dan pelestarian dokumen
tinggi/vital.
dibutuhkan keberadaanya.
masyarakat
arsip.)
- Menurunnya pemus-nahan arsip dengan semena mena yang benar.
5
Menumbuhkan budaya
Meningkatnya buda ya
tertib arsip dikalangan
tertib arsip di kalangan
pemerintah derah dalam bahwa
dikalangan aparatur pemerintah
aparatur pemerintah
aparatur pemerintah
arsip dapat membantu un tuk
daerahdan menyadri arsip dalam
daerah
daerah
penyampian tujuan dan sasaran.
penyelengraan tugas sehari hari.
( Program: Peningkatan kapasitas Sumber daya
- Menumbuhkan kesadaran aparatur
Semakin baiknya penataan arsip
- Meningkatkan epektipvitas dan evisiensi kerja.
aparatur)
6
Menjadikan kantor
Mewujudkan kantor arsip
arsip daerah
daerah kabupaten subang
menyimpan, memelihara dan
aparatur dan masyarakat untuk
kabupaten subang
sebagai puasat informasi
melestarikan arsip yang bernilai
menyimpan arspnya di kantor dan
sebagai pusat
proram penigkatan
guna tinggi di kantor arsip derah
koleksi arsip vital yang bertambah.
informasi
kualitas pelayanan informasi 1.
2.
- Meningkatnya kesadaran SKPD untuk
Semakin banyaknya kepercayaan
yang aman dan keselamatanya - Meningkatnya kesadaran SKPD
peyelamatan dan pe-
bahwa kantor ARDA hanya satu
lestarian
satu-nya pusat informasi yang
dokumen/arsip.
dapat memenuhi kebutuhan
peningkatan sarana
penyelenggraan pemerintahan dan
dan prasarana
kegiatan masyarakat dengan
aparatur
pelayanan yang cepat dan akurat
24
3.3.3. Program Prioritas Tahun yang direncanakan Program prioritas dan capaian program Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang tahun 2017 mengacu kepada Rencana strateg (RENSTRA) dan hasil evaluasi kegiatan yang sebelumnya, akan dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan pada tahun berikutnya. Adapun program prioritas dan capaian program prioritas tahun 2017 dapat dilihat pada lampiran berikut ini : PROGRAM PRIORITAS DAN CAPAIAN PROGRAM PRIORITAS TAHUN 2017 No .
Program prioritas
1
2
1
PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ ARSIP
Sasaran program NO 3 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip Akuisisi dan Penyusutan Arsip Fumigasi Arsip
2
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI
Penyediaan sarana layanan informasi arsip Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Penyelenggaraan Kearsipan
Indikator kinerja program 4 Tersedianya Sarana Kearsipan yang memadai Terselamatkannya Arsip In- Aktif DIBALE Arsip SKPD tersimpan rapi dan terawat dari hama Tersedianya bahan soisalisasi yang layak untuk dipamerkan Meningkatnya Pengetahuan Aparatur Desa / Kel. Terhadap Kearsipan Tersusunnya Lap. Monitoring Evaluasi Kegiatan sebagai bahan perencanaan tahun yg akan datang
Capaian Program Prioritas 5 Dengan tersedianya prasarana yang memadai dapat mendukung kegiatan kearsipan
Semakin meningkatnya pemahaman arsip dikalang an aparatur dan masyarakat.
Dalam penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Tahun 2017 adalah dapat dilihat pada tabel Indikasi Rencana Program Yang Disertai Kebutuhan Pendanaan Kabupaten Subang Tahun 2017.
25
BAB IV PENUTUP
Demikian rumusan Rancangan Rencana Kerja (RENJA) Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang Tahun 2017 yang dapat kami sampaikan, semoga dapat dijadikan bahan untuk perencanaan dan evaluasi selanjutnya. Dalam penyusunan Rancangan Renja ini masih banyak diperbaiki dan jauh dari kesempurnaan, apalagi dalam penyelenggaraan kearsipan ini dikaitkan hasil kegiatan dengan keinginan yang hendak dicapai mungkin ibarat bagai panggang jauh dari api. Demikian halnya dengan tujuan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang lebih bersifat kegiatan operasional keluar, ini jelas sekali merupakan langkah nyata untuk memberi “kualitas prima dalam penyelenggaraan kearsipan”
baik kedalam khususnya
sesama aparatur maupun ke luar secara umum kepada masyarakat Kabupaten Subang. Untuk meningkatkan kualitas dalam penyelenggaraan kearsipan diperlukan beberapa faktor pendukung yang selama ini sangat sulit untuk dapat mewujudkan keberhasilan kegiatan pemerintah tersebut. Dengan dijadikan arsip sebagai sarana informasi utama dalam penyelenggaraan pemerintah dan kegiatan masyarakat, maka diharapkan penyelenggaraan kearsipan dapat memberikan pelayanan prima dalam penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Terlepas dari segenap keberhasilan dan kegagalan tersebut sudah barang tentu dilatarbelakangi permasalahan yang memerlukan perhatian dan dukungan dari setiap institusi guna terwujudnya Visi dan Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Subang dimasa yang akan datang.
Subang,
Mei 2016
KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SUBANG,
UYUS RUSLAN, SE NIP. 19681124 198703 1 001
26
