Provincie Groningen Uitkomsten controle jaarrekening Verslag van bevindingen voor Provinciale Staten

Provincie Groningen Uitkomsten controle jaarrekening 2010 Verslag van bevindingen voor Provinciale Staten

Ernst & Young Accountants LLP Leonard Springerlaan 17 9727 KB Groningen Postbus 997 9700 AZ Groningen Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 2505 www.ey.nl

VERTROUWELIJK Provinciale Staten van de provincie Groningen t.a.v. de griffier, de heer J. Berkhout Postbus 610 9700 AP GRONINGEN

Groningen, 18 april 2011

67772/23486332/BWL/RTW/IHB

Geachte leden van Provinciale Staten, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2010 van de provincie Groningen, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen en aanbevelingen. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening van de provincie Groningen. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2010. Wij willen u als opdrachtgever met dit verslag zo goed mogelijk informeren. Wij beogen hiermee u met name in uw controlerende functie met raad en daad bij te staan. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging d.d. 22 oktober 2010. Het concept van dit rapport is d.d. 6 april 2011 besproken met en toegelicht aan de dames Faber en Huisman en de heren Broers en Meertens. Eventuele opmerkingen zijn verwerkt in dit verslag van bevindingen. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten. Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

drs. R.T.H. Wortelboer RA

drs. B.W. Littel RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Algemeen Controleverklaring bij de jaarrekening 2010 Controlebevindingen en aanbevelingen Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant van de Staten

1 1 1 1 1

2 2.1 2.2 2.3

Onze controleaanpak Reikwijdte van de opdracht Controleaanpak Single information en single audit

2 2 2 3

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2

Uitkomsten van de controle Controleverklaring Van accountantsverklaring naar controleverklaring Toelichting op de controleverklaring Oordeel controleverklaring Controleverklaring getrouwheid Controleverklaring rechtmatigheid

4 4 4 4 5 5 5

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6

Bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle Analyse resultaat 2010 en ontwikkeling financiële positie ultimo 2010 Analyse van het resultaat 2010 Financiële positie ultimo 2010 Kwaliteit totstandkoming jaarrekening Bevindingen en aanbevelingen – Getrouwheid en rechtmatigheid Inleiding Bevindingen naar aanleiding van eindejaarscontrole 2010 Bevindingen en aanbevelingen – Getrouwheid Bevindingen en aanbevelingen – Rechtmatigheid algemeen Bevindingen en aanbevelingen – Sisa Algemeen Doeluitkering jeugdzorg Bedrijfsvoering Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering De bedrijfsvoering in relatie tot de controle van de jaarrekening Risicomanagement MIP Samenstelling verstrekte geldleningen en beleggingen jaarrekening Algemene uitkering

6 6 6 7 7 8 8 9 9 12 14 14 15 15 15 15 15 16 17 17

ii

4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3

Specifieke aandachtpunten Onze visie op aanbevelingen werkgroep nieuwe programmabegroting? Regiotram Overheveling kredieten

19 19 21 21

5 5.1 5.2

Actuele ontwikkelingen Horizontaal toezicht Werkkostenregeling

23 23 23

6

Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant van de Staten 24

Bijlagen 1 2 3 4 5 6

Overzicht controleverschillen Bevindingen jaarrekeningcontrole Overzicht grote projecten Actiepuntenlijst Sisa Controleverklaring

2010 Uitkomsten controle

1

Inleiding

1.1

Algemeen

In dit hoofdstuk geven wij kort onze belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2010 weer. De controle van de jaarrekening 2010 valt globaal uiteen in een tweetal perioden: een tussentijdse (hierna: interim-controle) en een eindejaarscontrole. Onze interim-controle richt zich op de administratieve processen die ten grondslag liggen aan de belangrijkste posten van de jaarrekening. De eindejaarscontrole richt zich met name op de posten van de jaarrekening. Daarnaast hebben wij het rechtmatigheidsbeheer binnen uw provincie beoordeeld. Doel hiervan is om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de administratieve organisatie en het daarvan deel uitmakende systeem van interne controle ten behoeve van de in het kader van de controle van de jaarrekening relevante posten. Alleen indien en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, komen wij terug op onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle.

1.2

Controleverklaring bij de jaarrekening 2010

Bij de jaarrekening 2010 zullen wij, naar verwachting, een controleverklaring verstrekken met daarin een goedkeurend oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De goedkeurende strekking van de controleverklaring voor zowel het getrouwheids- als het rechtmatigheidsoordeel betekent dat de jaarrekening met een redelijke mate van zekerheid geen fouten of onzekerheden bevat die in totaliteit de voor de jaarrekeningcontrole gehanteerde goedkeuringstolerantie overschrijden.

1.3 — — — — —

1.4

Controlebevindingen en aanbevelingen Het nettoresultaat na overboeking van kredieten bedraagt € 4,2 miljoen. De financiële positie is ten opzichte van 2009 licht verbeterd. De kwaliteit van de verslaggeving was wederom van een goed niveau. De kwaliteit van de oplevering van de Sisa-dossiers is verbeterd ten opzichte van 2009. Voor overige bevindingen en aanbevelingen verwijzen wij naar hoofdstuk 4 van deze brief.

Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant van de Staten

Hoofdstuk 6 behandelt de informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant van de Staten. Daarnaast hebben de Staten ons aandachtpunten meegegeven. In hoofdstuk 4.6 zullen wij nader ingaan op de uitkomsten van ons onderzoek naar deze aandachtgebieden.

2

2

Onze controleaanpak

2.1

Reikwijdte van de opdracht

Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening van de provincie Groningen gecontroleerd. De jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van Gedeputeerde Staten opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) en het door de staten vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

2.2

Controleaanpak

Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de weten regelgeving relevante internebeheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het internebeheersingssysteem van de provincie. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. U heeft ons voor het boekjaar 2010 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie

Bedrag

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

€ 3.537.000

≤ 1%

> 1% < 3%

—

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

€ 10.611.000

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

—

Het normenkader en de goedkeuringstolerantie zijn op 15 december 2010 vastgesteld door Provinciale Staten als onderdeel van het controleprotocol. De rapporteringtolerantie bedraagt 10% van de goedkeuringstolerantie.

3

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

2.3

Single information en single audit

Uw provincie is op grond van wettelijk voorschrift verplicht de verantwoordingsinformatie voor de met name benoemde specifieke uitkeringen hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening op basis van een door het ministerie van BZK voorgeschreven model. Bij de controle van deze bijlage betrekken wij de door het ministerie van BZK hiervoor gegeven aanwijzingen (Circulaire Single information single audit 2010, waarin onder andere opgenomen de Nota verwachtingen accountantscontrole 2010). De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het BAPG in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: — € 10.000 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is; — 10% indien de omvangbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; — € 100.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

4

3

Uitkomsten van de controle

In dit hoofdstuk behandelen wij de uitkomsten van onze werkzaamheden naar aanleiding van de controle van de jaarrekening van de provincie Groningen.

3.1

Controleverklaring

Wij zullen het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen machtigen onze controleverklaring bij de jaarrekening 2010 van uw provincie op te nemen. Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat de Staten de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststellen. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierin mag worden opgenomen. De tekst van de controleverklaring hebben wij in bijlage 5 opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij alleen de financiële gegevens in de jaarrekening gecontroleerd. De in de jaarrekening opgenomen kengetallen en toelichtingen daarop hebben wij niet gecontroleerd. Dit is ook als zodanig aangegeven in de ‘opdrachtparagraaf’ van onze controleverklaring. Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 21,7 lid 3, onder d, Provinciewet hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

3.2

Van accountantsverklaring naar controleverklaring

Per 15 december 2010 zijn de standaardteksten voor accountantsverklaringen aangepast. De meest in het oog springende aanpassing is de wijziging van de accountantsverklaring in controleverklaring. Daarmee wordt een duidelijker relatie gelegd met de opdracht van de accountant. Een controleopdracht leidt tot een controleverklaring, een beoordelingsopdracht tot een beoordelingsverklaring en een samenstellingsopdracht tot een samenstellingsverklaring. De term accountantsverklaring is hierbij een containerbegrip geworden, namelijk een verklaring afgegeven door een accountant. De oude betekenis van de accountantsverklaring vervalt. Daarmee moet een einde komen aan de spraakverwarring rond verklaringen van accountants. Hoewel de wet vraagt om een accountantsverklaring, doet de wijziging van de term ‘accountantsverklaring’ in ‘controleverklaring’ niets af aan de essentie van de opdracht die de accountant uitvoert en de mate van zekerheid die hij als uitkomst van die werkzaamheden verstrekt. Achtergrond van deze veranderingen is de aanpassing van de in Nederland geldende Nadere Voorschriften Controle- en overige standaarden, welke zijn gebaseerd op de International Standards on Auditing (ISA’s). In 2009 zijn de ISA’s als gevolg van het Clarity-project grondig herzien en diende als gevolg hiervan ook de tekst van de Nederlandse accountantsverklaring te worden aangepast.

3.3

Toelichting op de controleverklaring

Op grond van het BAPG dienen de Staten de goedkeuringstolerantie vast te stellen die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie hebben wij in de paragraaf ‘werkzaamheden’ van de controleverklaring vermeld. Deze bedraagt voor tekortkomingen 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en is vastgelegd in uw controleprotocol, zoals vastgesteld op 15 december 2010.

5

3.4

Oordeel controleverklaring

3.4.1

Controleverklaring getrouwheid

Bij de jaarrekening van de provincie Groningen zullen wij, naar verwachting, een goedkeurende controleverklaring afgeven met betrekking tot de getrouwheid. Tijdens onze controle hebben wij een aantal fouten en onzekerheden geconstateerd. Deze fouten en onzekerheden kunnen zowel individueel als gezamenlijk als niet materieel voor de jaarrekening als geheel worden aangemerkt. De controleverschillen zijn opgenomen in de bijlagen 1 en 2 bij deze brief en vormen een integraal onderdeel van onze oordeelsvorming. Gedeputeerde Staten hebben ons schriftelijk medegedeeld in te stemmen met de door ons geconstateerde controleverschillen en onze mening rondom het materieel belang ervan te delen. Aanpassing van de jaarrekening naar aanleiding van de door ons in bijlage 1 opgenomen controleverschillen wordt daarmee ook door Gedeputeerde Staten niet noodzakelijk geacht.

3.4.2

Controleverklaring rechtmatigheid

Bij de jaarrekening van de provincie Groningen zullen wij een goedkeurende controleverklaring afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Tijdens onze controle hebben wij een aantal onrechtmatigheden en onzekerheden geconstateerd. Deze kunnen zowel individueel als gezamenlijk als niet materieel voor de jaarrekening als geheel worden aangemerkt. De bevindingen hieromtrent worden toegelicht in bijlage 2 en in bijlage 1 is het totaaloverzicht opgenomen.

6

4

Bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle

4.1

Analyse resultaat 2010 en ontwikkeling financiële positie ultimo 2010

4.1.1

Analyse van het resultaat 2010

Het rekeningresultaat van de provincie Groningen van € 12.100.000 kan als volgt nader worden geanalyseerd:

(in miljoenen euro’s) Baten Lasten Saldo na resultaatbepaling Mutaties reserves Rekeningresultaat

Begroting na wijziging

Rekening 2010

Rekening 2009

369,7 379,3

368,5 353,7

847,6 379,6

(9,6) 9,6

14,8 (2,7)

0,0

12,1

468,0 (461,1) 6,9

Hierbij valt het op dat een verschil van circa € 25 miljoen zit tussen de begrote lasten (na wijziging) en de rekening 2010. Het grootste deel van dit verschil wordt veroorzaakt doordat uitgaven PLG tijdsevenredig over de gehele looptijd (zeven jaar) zijn begroot en dat de werkelijkheid hiervan afwijkt. De niet-aangewende middelen worden verdeeld over de resterende looptijd. De belangrijkste verklaringen van het resultaat zijn als volgt: (in duizenden euro’s) Resultaat volgens de rekening 2010 Af: overboekingen van kredieten 2010 naar 2011 Nettoresultaat 2010

12.055 7.878 4.177

Waarvan: Onderschrijding budgetten programmakosten Voordeel apparaatskosten toegerekend aan programma’s Saldo van baten en lasten voorgaande jaren Vrijval krediet voorfinanciering grote projecten Vrijval onvoorzien en stelposten Hogere opbrengst opcenten motorrijtuigenbelasting Hogere uitkering provinciefonds Nadelig resultaat kapitaallasten, rente en dividenden Btw-compensatiefonds

2.274 2.191 590 273 234 62 24 (429) (1.042) 4.177

7

Voor een verdere inhoudelijke analyse van het resultaat verwijzen wij naar hoofdstuk 2 van de Programmarekening 2010.

4.1.2

Financiële positie ultimo 2010

Op basis van de jaarrekeningen 2010 en 2009 is de financiële positie van de provincie Groningen als volgt samengesteld: (in duizenden euro’s)

Rekening 2010

Rekening 2009

Algemene reserve Bestemmingsreserves Rekeningresultaat

58.771 746.669 12.055

269.435 526.367 6.862

Totaal eigen vermogen

817.495

802.664

64

65

Solvabiliteit in procenten balanstotaal (eigen vermogen/totaal vermogen)

Na de voorgestelde verwerking van het resultaat zal de stand van het eigen vermogen ultimo 2010 € 817 miljoen bedragen. Zoals uit bovenstaande opstelling blijkt, is de reservepositie van de provincie Groningen ten opzichte van 2009 licht verbeterd. Het verloop van de Algemene reserve is als volgt: (in duizenden euro’s) Boekwaarde 1 januari 2010 Bij: resultaatsbestemming 2009 Af: dotatie aan reserve compensatie dividend Essent dotatie aan reserve ESFI overige geautoriseerde mutaties, per saldo Boekwaarde 31 december 2010

4.2

269.435 6.862 (161.700) (53.000) (2.826) 58.771

Kwaliteit totstandkoming jaarrekening

Intern heeft de provincie Groningen een gedetailleerde planning en rekeningrichtlijnen opgesteld. Het doel hiervan is onder meer binnen de gestelde tijdslijn de noodzakelijke informatie op een kwalitatief toereikende wijze ter beschikking te hebben voor het opstellen van de jaarrekening, zodat deze aan de gestelde eisen voldoet. Het jaarrekeningtraject is (nagenoeg) conform planning verlopen. Voor komend jaar raden wij u aan te onderzoeken in hoeverre u de programmarekening (iets) eerder beschikbaar kunt hebben teneinde de internecontrolemogelijkheden hierop te verruimen.

8

Daarnaast hebben wij, in overleg met uw organisatie, een lijst met op te leveren stukken opgesteld. De daadwerkelijke oplevering is gedurende de controle met u besproken, rekening houdend met de afspraken terzake. De algemene kwaliteit van de oplevering is ten opzichte van voorgaand jaar verbeterd, met name de specificaties inzake de deelwaarnemingen van de overige vorderingen en overige schulden en met betrekking tot personeelskosten. Bij Single information en single audit (Sisa) wordt een aantal specifieke uitkeringen gelijktijdig met de jaarrekening verantwoord. In 2010 worden totaal tien specifieke uitkeringen verantwoord. Dit zijn zeven minder dan in 2009. Wij zijn wij van mening dat het proces van totstandkoming van de jaarrekening door uw provincie adequaat beheerst wordt, rekening houdend met de omstandigheden en de mogelijkheden die de tijdsplanning geeft. Wij zijn van mening dat de samenwerking met de afdeling F&C wederom harmonieus is verlopen.

4.3

Bevindingen en aanbevelingen – Getrouwheid en rechtmatigheid

4.3.1

Inleiding

Net zoals in onze brief over de jaarrekeningcontrole 2009 zijn in bijlage 2 bij dit verslag in tabelvorm de bevindingen naar aanleiding van de controle van de verschillende posten van de jaarrekening van de provincie Groningen opgenomen. Per post van de jaarrekening is concreet het volgende weergegeven: — de omschrijving van de post van de jaarrekening; — de omschrijving van de waarderingsgrondslag; — een analyse van de stijging of daling in de post, alsmede een verklaring van de verschillen; — indien van toepassing een beschrijving van onze bevindingen naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden; — op welke categorie de bevinding betrekking heeft: — rechtmatigheid, — getrouwheid; — of sprake is van een fout of onzekerheid; — een overzicht van aanbevelingen. Wij hebben voor dit format gekozen zodat uit onze rapportage op gestructureerde en uniforme wijze blijkt wat voor soort bevinding het betreft, wat het belang is en welke consequenties deze bevinding heeft. Daarnaast ontstaat hopen wij een korte samenvatting van de opbouw en samenstelling van de individuele balansposten. Dit heeft tot doel de communicatie en followup van onze bevindingen en aanbevelingen verder te verbeteren.

9

4.3.2

Bevindingen naar aanleiding van eindejaarscontrole 2010

Het aantal bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde controle laat zich als volgt weergeven: 2010 Totale bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole 2010 Bevindingen interim-controle 2009 Oude jaren (waarvan 1 op status afgerond) Totaal aantal bevindingen

2009

8 (conform actiepuntenlijst 2010) 4 (conform actiepuntenlijst 2010) 2 (conform actiepuntenlijst 2010) 14

5 3 6 14

De bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in bijlage 2. De bevindingen van de eindejaarscontrole bestaan zowel uit bevindingen uit rechtmatigheid als uit de bevindingen met betrekking tot de getrouwheid. Van de 14 punten van 2009 zijn 3 afgerond, 3 punten zijn hernieuwd (in iets gewijzigde vorm) opgenomen, 1 staat open en 7 zijn doorlopende acties (en om deze reden niet meer meegenomen in de actiepuntenlijst). Ten opzichte van 2009 is er één actiepunt extra opgenomen. Qua aard en inhoud zijn onze bevindingen overigens beperkt.

4.3.3

Bevindingen en aanbevelingen – Getrouwheid

4.3.3.1 Materiële Vaste Activa Bij de controle van de Materiële Vaste Activa hebben wij een aantal bevindingen: — Zodra activa volledig zijn afgeschreven worden deze activa het jaar daarop volgend niet meer opgenomen in de activastaat. Hierdoor gaat het inzicht verloren in de aanwezige (maar volledig afgeschreven) activa. Volgens BBV dienen activa niet meer opgenomen te worden bij verkoop of buitengebruikstelling. — Indien bij het desinvesteren van een activum een boekresultaat wordt behaald, wordt dit boekresultaat niet verantwoord in de programmarekening, maar wordt dit bedrag opgenomen in de activastaat. Dit is niet conform de richtlijnen van de BBV. De exacte impact voor 2010 is onduidelijk (aangemerkt als p.m.) omdat oorspronkelijke kostprijzen vaak niet te bepalen zijn per activum. — Jaarlijks wordt een deel van de apparaatskosten van de afdelingen Wegenbouw en Waterbouw geactiveerd. Hiervoor wordt een verdeelsleutel op basis van tijdsbesteding gehanteerd. Daarnaast worden bij een aantal specifieke projecten VAT-kosten geactiveerd (veelal om vervolgens een deel hiervan te kunnen declareren). Dit betekent dat een deel van de apparaatskosten dubbel geactiveerd worden. De impact van bovenstaande punten is niet inzichtelijk, maar wij verwachten dat dit beperkt/niet materieel is omdat een zogenoemd ideaalcomplex is ontstaan, waarbij de extra afschrijvingslasten als gevolg van het boekresultaat in voorgaande jaren ongeveer gelijk zijn aan het niet-verantwoorde boekresultaat van transacties in 2010. Resumerend raden wij u aan om de impact van bovenstaande punten in 2011 nader te onderzoeken en waar mogelijk uw werkwijze aan te passen.

10

4.3.3.2 Financiële Vaste Activa In het boekjaar 2009 heeft de provincie Groningen de aandelen Essent N.V. verkocht, wat heeft geleid tot een boekwinst van € 513,1 miljoen (zie voor meer informatie ons verslag van bevindingen 2009). Bij de verkoop hebben de verkopende aandeelhouders een aantal garanties gegeven aan RWE. Deze garanties zijn grotendeels overgedragen aan Verkoop Vennootschap B.V., waarvan de provincie Groningen medeaandeelhouder is. Tegelijkertijd is een gedeelte van de verkoopopbrengst ter verzekering van de genoemde schadeclaims door de verkopende aandeelhouders voor een bepaalde tijd op een aparte bankrekening (Escrow) aangehouden. In afwachting van de uiteindelijke afwikkeling van de afgegeven garanties, wordt door het bestuur van Verkoop Vennootschap B.V. geadviseerd om de nog te ontvangen gelden uit hoofde van de toekomstige vrijval van de bijbehorende Escrow niet te activeren. De provincie Groningen heeft deze deelneming gewaardeerd tegen een nagenoeg nihil bedrag en geeft daarmee gevolg aan bovenstaand advies. 4.3.3.3 Blauwestad Begin november 2009 is de samenwerking tussen de provincie Groningen en Koop Holding Europe B.V. met betrekking tot Blauwestad beëindigd. Hierdoor heeft de provincie Groningen het volledige projectrisico overgenomen, dat vervolgens geleid heeft tot het actualiseren van de grondexploitatie (GREX 2010). De uitkomst hiervan was een afwaardering van € 28,8 miljoen in het boekjaar 2009. De GREX 2010 Blauwestad loopt nog tot 2051 en sluit met een saldo van nihil. Het verloop van de GREX 2010 is in 2010 als volgt: (in miljoenen euro’s) Boekwaarde 1 januari 2010 Bij: reguliere investeringen 2010 rente Af: verkochte kavels en bijdragen

87,6 4,8 2,9 (2,5)

Boekwaarde 31 december 2010

92,8

Reguliere investeringen Het bedrag aan reguliere investeringen bestaat onder andere uit een kosten waterproblematiek NoordOosthoek, kosten fiscaliteit en kosten voor de projectorganisatie van € 1,1 miljoen. Rente Het rentepercentage staat in principe vast voor de gehele looptijd van de grondexploitatie (tot 2051). Eens per vijf jaar zullen echter wel alle parameters, inclusief rente, kritisch worden beoordeeld en indien nodig worden bijgesteld. Verkochte kavels en bijdragen Gedurende 2010 zijn er zes kavels verkocht (vier getransporteerd). De overige bijdragen bestaat met name uit de eindafrekening van de Kompassubsidie (€ 1,4 miljoen).

11

In opdracht van Provinciale Staten heeft AT Osborne een second opinion op de GREX 2010 uitgevoerd. De uitkomsten van haar onderzoek zijn aan de Staten gepresenteerd en gaven geen aanleiding om de GREX 2010 te herzien. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij de GREX 2010 in detail gecontroleerd en hebben wij een zogenoemde impairmenttest uitgevoerd. Bij een impairmenttest onderzoeken wij het realiteitsgehalte van de door u gekozen uitgangspunten, gegeven de huidige marktomstandigheden en de thans bestaande toekomstverwachtingen. Onze conclusie daarbij is dat wij kunnen instemmen met de GREX 2010 en daarmee tevens met de huidige boekwaarde van het project op de balans. Bij een grondexploitatie zijn de uitgangspunten (zoals verwachte kavelverkopen, rekenrente en inflatie) in grote zin bepalend voor de resultaten van het project. Door de lange looptijd van de GREX leidt een beperkte aanpassing van de parameters veelal tot een significante wijziging van het verwachte eindsaldo van de grondexploitatie in 2051. Wij raden u aan om periodiek de (uitgangspunten van de) GREX 2010 te blijven toetsen. 4.3.3.4 Voorziening frictiekosten In 2009 is een voorziening frictiekosten gevormd. Ultimo 2010 is het grootste deel van deze voorziening nog in stand en in 2010 hebben een beperkt aantal mutaties plaatsgevonden. De onttrekkingen aan deze voorziening zullen grotendeels plaatsvinden in de jaren 2011/2015. Om deze reden heeft u ultimo 2010 geen herberekening van de voorziening uitgevoerd. Wij kunnen hiermee instemmen. Wij raden u wel aan om ultimo 2011 een actualisatie van de berekening te maken om vast te stellen of de stand van de voorziening op 31 december 2011 toereikend is. 4.3.3.5 Voorziening nazorg In 2010 is de contante waarde voor de voorziening nazorg stortplaatsen geactualiseerd. Hiervoor wordt rekenmodel Rinas 3.0 gebruikt, waarbij verwachte kosten en opbrengsten contant worden gemaakt. De uitkomst hiervan is dat een voorziening noodzakelijk is van € 22,9 miljoen. De werkelijke voorziening is circa € 1,7 miljoen hoger. Eén van de redenen hiervoor is dat het model uitgaat van een rente van 5%. Dit percentage is de laatste jaren niet gehaald, waardoor de vermogensopbouw minder is dan het model voorspelt. Daarnaast is de voorziening oorspronkelijk gevormd door heffingen van afvalverwerkers. Indien uiteindelijk blijkt dat overtollige middelen aanwezig zijn, betekent dit dat de middelen terug betaald dienen te worden aan diegene die oorspronkelijk de dotaties hebben gedaan. Om bovenstaande redenen kunnen wij instemmen met de hoogte van de voorziening.

12

4.3.3.6 Voorziening WAO Sinds 1 januari 2005 is de provincie Groningen eigen risicodrager voor de WAO. Om onverwachte tegenvallers te kunnen opvangen is een reserve (later aangepast naar voorziening) gevormd die op 31 december 2010 een bedrag weergeeft van € 1,7 miljoen. In 2010 is de voorziening niet gemuteerd omdat er geen onverwachte tegenvallers zijn geweest en de kosten (circa € 65.000) ruimschoots gedekt kunnen worden door het beschikbare budget (€ 540.000). Hiermee ontstaat de vraag of deze voorziening nog immer gewaardeerd moet worden op € 1,7 miljoen. Wij hebben begrepen dat u verwacht deze middelen in de toekomst nodig te hebben omdat: — het aanwezige budget gereduceerd wordt tot € 100.000; — de inschatting aanwezig is dat de instroom van WAO’ers toeneemt als gevolg van oplopende leeftijd van medewerkers, langer doorwerken en toenemende werkdruk als gevolg van bezuinigingen. Wij kunnen instemmen met de door u aangegeven inschattingen. Wel raden wij u aan om in 2011 de voorziening getalsmatig nader te onderbouwen, waarbij de door u aangegeven aannames verwerkt zijn. 4.3.3.7 Meerstad De provincie Groningen heeft zich garant gesteld voor het afdekken van het restrisico in project Meerstad tot een maximum van 10% van € 60 miljoen. Een bedrag van in totaal € 1 miljoen is daarvan beschikbaar gesteld in de risicosfeer ter financiering van de stichting Zeggenschap en stichting Kapitaal, zodat het niet-ingezette deel van de garantie thans € 5 miljoen bedraagt. De zorgelijke ontwikkelingen op de woningmarkt hebben impact op de realisatie van project Meerstad . Of en in hoeverre de provincie gehouden zal worden aan de door haar afgegeven garantie is afhankelijk van (negatieve) aanpassing van de grondexploitatie, op basis van een nog te verrichten herijking daarvan. Thans is de grondexploitatie Meerstad nog sluitend en valt geen betrouwbare schatting te maken van een eventueel risico Meerstad voor de provincie Groningen. Een voorziening terzake is dan ook niet in de jaarrekening 2010 opgenomen. Wij adviseren overigens wel de situatie rondom Meerstad met klem te blijven volgen, niet alleen geredeneerd vanuit de eventuele gevolgen voor de provinciale financiën, maar zeker ook vanuit de rol die de provincie heeft in het kader van het toezicht op gemeenten. Ten behoeve van de garantie Meerstad is overigens € 3 miljoen gereserveerd in het weerstandsvermogen en tevens zijn de risico's benoemd in de risicoparagraaf.

4.3.4

Bevindingen en aanbevelingen – Rechtmatigheid algemeen

4.3.4.1 Rechtmatigheidsproces De opzet van de rechtmatigheidtoets is in 2010 gewijzigd. Daar waar voorheen de toets vanuit de regelgeving was opgezet, is vanaf 2010 ervoor gekozen om vanuit processen te opereren. Daarnaast is tevens Sisa-controle, voor zover mogelijk, geïntegreerd. Dit heeft geleid tot efficiëncyvoordeel, zowel voor F&C als voor de beleidsmedewerkers. Wij willen u complimenteren voor de wijze waarop u deze opzetwijziging (nagenoeg geruisloos) heeft doorgevoerd.

13

Voor 2011 raden wij u aan een controleplan op te stellen. In dit plan kunt u aangeven: — hoe u de rechtmatigheidscontrole 2011 gaat insteken; — wat uw specifieke aandachtsgebieden zijn; — wat de planning is (een deel van uw werkzaamheden kunt u bijvoorbeeld plannen in de ‘luwe’ zomerperiode); — hoe de steekproeven worden getrokken. Het opzetten van uw controleplan helpt u bij het verder professionaliseren van uw internecontrolewerkzaamheden. 4.3.4.2 De begrotingsrechtmatigheid De overschrijdingen inzake de begrote baten en lasten op programmaniveau zijn toereikend toegelicht in de jaarrekening. 4.3.4.3 Het Misbruik-en-Oneigenlijk-gebruikcriterium (M&O) In 2005 is door de provincie Groningen een voordracht opgesteld inzake de vaststelling van het beleid op het gebied van M(isbruik)-en-O(neigenlijk)-gebruik, inclusief de werkwijze ten aanzien van inschatting risico's en het treffen van beheersmaatregelen, alsmede de rapportagemethodiek. De controllers toetsen vervolgens de implementatie van bovenstaande maatregelen in de processen en de werking van deze maatregelen. Wij onderschrijven deze aanpak. 4.3.4.4 Bevindingen In bijlage 2 zijn onze bevindingen, ook die in het kader van rechtmatigheid, per jaarrekeningpost uiteengezet. Daarnaast hebben wij enkele formele onrechtmatigheden geconstateerd: — de aanvraag/vaststellingsdocumenten van een aantal (verstrekte) subsidies zijn te laat ingediend; — de formele goedkeuring om (deels) af te wijken van het interne aanbestedingsbeleid is niet vastgelegd; — de publicatie van gegunde opdrachten (aanbestedingsbeleid) is te laat gebeurd. 4.3.4.5 Niet-financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de provincie betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maken.

14

4.4

Bevindingen en aanbevelingen – Sisa

Wij hebben de in de Sisa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2010. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4, van het BAPG zwaardere rapporteringstoleranties dan de rapporteringstolerantie, die wij met uw Staten zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. Op grond van ons onderzoek en rekening houdend met de voorgeschreven kleinere rapporteringstolerantie per specifieke uitkering hebben wij bij de navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde fouten en/of onzekerheden geconstateerd: Nummer specifieke uitkering conform Sisa-bijlage

Specifieke uitkering of overig

Fout of onzekerheid

C7

Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Verzameluitkering VROM Externe Veiligheid Brede doeluitkering verkeer en vervoer Regionale mobiliteitsfondsen (Regio Groningen – Assen 2030) Regionale mobiliteitsfondsen (Zuiderzeelijn/RSP) Quick Wins Binnenhavens Bijdrage Hoofdvaarwegen Groningen en Fryslân Leren voor duurzame ontwikkeling (LvDO) Doeluitkering jeugdzorg

Geen

0

n.v.t.

Geen Geen Geen

0 0 0

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Geen

0

n.v.t.

Geen

0

n.v.t

Geen Geen

0 0

n.v.t n.v.t.

Geen

0

n.v.t.

E5 E9 E27 E28 E28 E30 E34 F15 H8

Bevinding

Financiële omvang in euro’s

p.m.

Toelichting fout/ onzekerheid

zie 4.4.2

Bovenstaande bevindingen zullen wij overnemen op het door het ministerie van BZK verplicht voorgeschreven format ‘Sisa verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen’. Dit format dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.

4.4.1

Algemeen

Vanaf 2010 is het verantwoordingsstelsel van een aantal regelingen (BDU Verkeer en Vervoer, ISV) gewijzigd van het kasstelsel naar het stelsel van baten & lasten. Ter voorkoming van dubbel verantwoorde bestedingen is een extra indicator opgenomen in de verantwoordingsinformatie. De effecten van deze stelselwijziging is per regeling onderzocht en de indicatoren zijn overeenkomstig de door het ministerie uitgebrachte vraag- en antwoordenbrief, in de Sisa-bijlage ingevuld.

15

4.4.2

Doeluitkering jeugdzorg

De provincie Groningen heeft de indicator ‘Het aantal aanmeldingen en afmeldingen 2010 aan het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO)’ ingevuld aan de hand van door Stichting Bureau Jeugdzorg verstrekte gegevens. Deze gegevens zijn op 2009 gebaseerd en de accountant van Stichting Bureau Jeugdzorg heeft een assurance-rapport afgegeven waarbij is aangegeven dat gezien de aard van de LBIO-meldingen geen voldoende en geschikte assurance-informatie verkregen kon worden omtrent de juistheid en volledigheid van de LBIOmeldingen.

4.5

Bedrijfsvoering

4.5.1

Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering

Bij onze controle maken wij zoveel mogelijk gebruik van internebeheersingsmaatregelen in een organisatie, zoals de planning & controlcyclus, interne controle, risicomanagement etc. Deze internebeheersingsmaatregelen, ook wel de bedrijfsvoering, zijn bepalend voor de beheersing en sturing van een organisatie. Wij beoordelen deze internebeheersingsmaatregelen in de eerste plaats ten behoeve van de controle van jaarrekening van de provincie Groningen. Daarnaast besteden wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, in gesprekken, managementletters en rapportages veel aandacht aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en bestuurlijke informatievoorziening.

4.5.2

De bedrijfsvoering in relatie tot de controle van de jaarrekening

De interne beheersing van de provincie Groningen is naar onze mening adequaat ingericht. Op basis van deze interne organisatie kunnen wij tot een goedkeurende verklaring komen bij de jaarrekening. De administratieve organisatie van de significante processen is beschreven en de interne controle en rechtmatigheidscontrole worden over het algemeen steeds beter uitgevoerd. Dit wordt onder andere verklaard doordat de internecontroleervaring van de medewerkers toeneemt.

4.5.3

Risicomanagement

In 2010 is het risicomanagement bij de provincie Groningen verder ontwikkeld. Hiermee is een verdere stap gemaakt naar het realiseren van een provinciebreed uitgerold proces van risicomanagement. Voorbeelden van deze ontwikkelingen zijn: — Sinds 2009 wordt periodiek in het kader van de planning & controlcyclus een risicoinventarisatie uitgevoerd door middel van een vast format. In dit format wordt gevraagd naar een inschatting van de kans van optreden en naar de financiële omvang van de risico’s. Tevens worden naast de risico’s ook de internebeheersingsmaatregelen opgenomen in dit format. Waar dit voorheen met name voor de bestuursdocumenten begroting, IB, VJN en jaarrekening gold is dit nu ook verder uitgebreid naar de concernrapportages. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat de kwaliteit en navolgbaarheid van de planning & controlcyclus verder is verbeterd. — Alle acties vanuit de concernrapportages worden sinds 2010 voorzien van een deadline, waardoor de provincie Groningen beter in staat is om opvolging van deze acties te monitoren.

16

—

—

— — —

Naar aanleiding van het onderzoek naar het minimaal benodigd weerstandsvermogen is besloten om de paragraaf weerstandsvermogen verder aan te scherpen door de kans en omvang van de risico’s zoveel mogelijk te kwantificeren, onder meer met het houden van interviews. Ook is er een onderverdeling van de risico’s gemaakt naar drie categorieën, (kort, middel en lang). Door het hanteren van deze systematiek wordt het inzicht vergroot in het minimaal benodigd weerstandsvermogen en kan beter dan voorheen een relatie worden gelegd met de beschikbare (incidentele) weerstandscapaciteit en wordt ingespeeld op veranderingen binnen het risicoprofiel van de provincie Groningen. In tegenstelling tot voorgaande jaren zal voortaan één keer per jaar een interne toets door de provincie Groningen worden verricht op de risico’s in relatie tot de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit. Onderzoek naar het weerstandsvermogen werd voorheen eens per vier jaar verricht door de huisaccountant. Bij de opstelling van de interne begroting 2013 (voorjaar 2012) zal deze interne toets voor het eerst verricht worden. In de jaarrekening 2010 is een risicomatrix/risicokaart opgenomen waarbij het doel is om in één oogopslag inzichtelijk te maken bij welke projecten de grootste risico’s worden gelopen en waar de meeste aandacht is vereist. De evaluatie van de Rapport Professionalisering Subsidierelaties (RPS) is afgerond waardoor de balans tussen enerzijds de financiële en politieke risico's en anderzijds de beheerskosten voor het toepassen en naleven van het RPS is verbeterd. Controllers nemen meer dan voorheen proactief deel aan omvangrijke projecten zoals o.a. Meerstad, Regiotram en RSP. Voor deze projecten wordt indien nodig ook een beroep gedaan op externe deskundigen inzake risicomanagement

Wij zijn van mening dat de aandacht voor risicomanagement de afgelopen jaren verder is toegenomen. Waar voorheen het signaleren van risico’s met name een incidenteel en reactief proces was, zien wij nu dat de provincie Groningen een beleid geformuleerd heeft om zelfstandig de risico’s te beheersen. Wij juichen deze ontwikkeling toe.

4.5.4

MIP

De rapporteringstool MIP (Management Informatie Portal) is sinds 2007 door u in gebruik genomen. De aandacht voor MIP is de afgelopen jaren sterk toegenomen en MIP vormt dan ook een belangrijk onderdeel bij de opstelling van de periodieke rapportages en de bewaking van budgetten door verschillende budgetbewakers. MIP is een webbased rapportagetool die gegevens uit de database van CODA en PIMS genereert. Primaire gebruikers waren in het verleden met name afdelingshoofden. Inmiddels is de rapportage uitgerold binnen de hele organisatie en is het ook mogelijk om per afdeling deelautorisaties door te voeren. Hierbij hebben wij kunnen vaststellen dat er een rechtenstructuur aanwezig is die er op toeziet dat duidelijk is wie bevoegd is om welke informatie in te zien. Het gebruik van MIP kan in onze ogen alleen een succes zijn als de betrouwbaarheid verzekerd is. Om de betrouwbaarheid te verzekeren dienen maatregelen getroffen te worden. Een belangrijke maatregel is het periodiek toetsen van de aansluiting tussen MIP en CODA. Wij hebben begrepen dat deze aansluiting niet altijd periodiek wordt gelegd, echter wel op de belangrijke momenten. Wij raden u aan er op toe te zien dat deze aansluiting minimaal eens per twee maanden wordt gemaakt. U heeft aangegeven dat dit vanaf 2011 het geval is.

17

4.5.5

Samenstelling verstrekte geldleningen en beleggingen jaarrekening

De samenstelling van de verstrekte geldleningen ultimo 2010 is als volgt: (in duizenden euro’s)

2010

2009

NWB Ministerie van Financiën (Nederlandse Staat) ING Bank ABN AMRO Rabobank Fortis Bank BNG Landsbanki Islands Friesland Bank BNP Paribas SEB Gothenborg

25.000 70.000 116.000 87.916 35.000 — 25.000 — — 25.000 20.000

160.000 155.000 120.600 95.000 62.500 50.000 35.000 10.642 5.000 — —

Totaal kort

403.916

693.742

Rating Moody’s 31-3-11

Land

AAA AAA AA3 AA3 AAA nvt AAA nvt nvt AA2 A1

Nederland Nederland Nederland Nederland Nederland Nederland Nederland IJsland Nederland Frankrijk Zweden

Nederland Nederland Nederland Engeland/ Duitsland/ Nederland Nederland Nederland Frankrijk Frankrijk

De samenstelling van de beleggingen is als volgt: ABN AMRO Rabobank ING Bank UBS Warburg

45.000 130.575 40.000 -

53.214 50.000 40.000 19.598

AA3 AAA AA3 AA3

BNG NWB BNP Paribas Credit Agricole APG Landsbanki Islands Royal Bank of Scotland N.V.

100.000 35.000 64.724 30.000 7.578 5.246 8.425

8.037 -

AAA AAA AA2 AA1 nvt nvt

Totaal lang

466.548

170.849

IJsland Nederland

Uw aandeel in de uitzetting Landsbanki Islands heeft u vanaf 2010 gerubriceerd onder beleggingen.

4.5.6 Algemene uitkering Wereldwijd zijn sinds 2008 de economische vooruitzichten in een hoog tempo verslechterd. Ook de sterke economie van Nederland is niet ontkomen aan een neerwaartse bijstelling van de groeicijfers. Deze slechte economische vooruitzichten hebben ook consequenties voor de provinciale huishouding.

18

De economische crisis heeft in een relatief kort tijdbestek het tekort op de rijksbegroting drastisch verhoogd. Door het kabinet Balkenende zijn er in het voorjaar van 2009 in combinatie met een aantal maatregelen ter stimulering van de economie in 2009 en 2010 ingaande 2011 aanvullende bezuinigingen op de rijksbegroting afgesproken. Onderdeel van deze aanvullende rijksbezuinigingen is een verlaging van de uitkeringen uit het Provinciefonds met € 300 miljoen, ingaande 2011. Het aandeel van de provincie Groningen daarin kan worden geraamd op circa € 16,1 miljoen. Deze rijksbezuinigingen in combinatie met verminderde inkomsten uit de opcentenheffing MRB is voor uw provincie aanleiding een bezuinigingsprogramma op te stellen dat als onderdeel van de Voorjaarsnota 2010 op 30 juni 2010 door Provinciale Staten is vastgesteld. Voor het jaar 2011 wordt een bezuiniging gepland van circa € 7 miljoen, oplopend tot circa € 34 miljoen in 2015. Met het aantreden van het nieuwe kabinet in het najaar van 2010 is er meer duidelijkheid gekomen over de budgetruimte van gemeenten en provincies in de komende jaren. In de Miljoenennota 2011 wordt voor 2011 een tekort op de rijksbegroting voorzien van circa € 24,3 miljard. Als gevolg van het tekort op de rijksbegroting en het achterblijvend economisch herstel, heeft het kabinet Rutte zich gericht op het verlagen van dit tekort door bezuinigingen. De voorgenomen bezuinigingen bedragen € 18 miljard, waarbij er door het kabinet van wordt uitgegaan dat dit een effect heeft van € 1,76 miljard op het Gemeente- en Provinciefonds. Rekeninghoudend met de middelen die al in de rijksbegroting 2011 zijn gereserveerd voor de accresontwikkeling van Gemeente- en Provinciefonds (€ 2,41 miljard) resulteert er per saldo een cumulatief accres voor het Gemeente- en Provinciefonds van circa + € 0,65 miljard in 2015. Het aandeel van het Provinciefonds daarin kan worden geraamd op + € 49 miljoen. Uw provincie heeft op basis hiervan — uitgaande van een eigen behoedzaam scenario — rekening gehouden met een verhoging van de uitkering uit het Provinciefonds oplopend tot circa € 0,28 miljoen per jaar vanaf 2015. Door deze ontwikkeling is de financiële positie van de provincie Groningen niet wezenlijk veranderd ten opzichte van het beeld dat in de Voorjaarsnota 2010 is gepresenteerd. Naast de doorwerking van de nieuwe rijksbezuinigingen op de accressen van het Provinciefonds zullen de provincies ook rekening moeten houden met onder meer de mogelijke negatieve gevolgen van rijksbezuinigingen op specifieke uitkeringen bij overdracht van taken naar de provincies en een mogelijke korting op het Provinciefonds in verband met de overdracht van de Jeugdzorg naar de gemeenten. Getracht wordt daarover in een bestuursakkoord en deelakkoorden met het Rijk nadere afspraken te maken. Wat de gevolgen van deze afspraken zullen zijn zal in de loop van 2011 duidelijk worden. De verwachting is dat de reeds gerealiseerde en nog komende rijksbezuinigingen een enorme impact zullen gaan hebben op de financiële positie en organisatie van de decentrale overheden. De bezuinigingen lijken over het algemeen niet meer te realiseren met de 'kaasschaafmethode'; er zijn vaak ingrijpende strategische (beleids)keuzes noodzakelijk. Omdat de bezuinigingen een belangrijk effect kunnen hebben op de interne organisatie en bedrijfsvoering, zullen wij deze in de komende periode blijven volgen. Zoals hierboven aangegeven heeft dit bezuinigingstraject uw volle aandacht.

19

4.6

Specifieke aandachtpunten

Tijdens de vergadering van uw commissie B&F heeft u ons specifiek een aantal aandachtpunten meegegeven voor onze controle. In dit hoofdstuk koppelen wij u onze bevindingen terug.

4.6.1

Onze visie op aanbevelingen werkgroep nieuwe programmabegroting?

In januari 2011 heeft de werkgroep programmabegroting, die is samengesteld uit statenleden en mensen uit de ambtelijke organisatie, per brief een zevental aanbevelingen gedaan aan de Statencommissie Bestuur en Financiën. In de vergadering van 19 januari 2011 heeft het college van gedeputeerde staten aangegeven de aanbevelingen te onderschrijven. Tevens heeft het college per brief in februari gereageerd op de aanbevelingen en tevens het traject van opvolging aangegeven. De planning is dat in de voorjaarsnota 2011 en de programmabegroting 2012 de aanbevelingen zullen worden opgevolgd. U heeft ons gevraagd om de aanbevelingen van de werkgroep programmabegroting in onze controleaanpak te betrekken. In onderstaand schema vindt u onze reactie per aanbeveling: 1

Zorg ervoor dat nog scherper en helderder wordt geformuleerd en dat verschillen tussen programma’s zoveel mogelijk worden opgeheven.

2

Zorg dat nieuwe beleidsplannen worden ingericht in overeenstemming met het nieuwe stramien van de Programmabegroting.

3

Zorg dat het aantal tussentijdse rapportages wordt teruggedrongen en dat verantwoording zoveel mogelijk plaatsvindt via de reguliere verantwoordingsstukken. Vraag het college van GS een overzicht te verstrekken van de rapportages die Provinciale Staten ontvangen. Vraag het college van GS hierbij aan te geven hoe dit anders ingericht kan worden in het licht van bovengenoemde opmerking dat verantwoording zoveel mogelijk via de reguliere verantwoordingsstukken zou moeten plaatsvinden.

4

Wij onderstrepen de aanbeveling. Het scherper en helderder formuleren vergroot de mogelijkheid om op hoofdlijnen te kunnen sturen. Als de verschillen tussen programma’s worden verkleind, vergroot dit de vergelijkbaarheid en de informatiewaarde. Ook hiervoor geldt dat hoe meer in lijn met het stramien gerapporteerd kan worden, hoe meer de informatiewaarde vergroot wordt, al moet het hanteren van het stramien geen doel op zich worden. Naar onze mening verhoogt dit de efficiëntie van uw toezichthoudende taak doordat de rapporteringvorm bekend is en doordat het aantal tussentijdse rapportages verminderd wordt. Naar onze mening verhoogt dit de efficiëntie van uw toezichthoudende taak doordat de rapporteringvorm bekend is en doordat het aantal tussentijdse rapportages verminderd wordt.

20

5

6

7

Zorg ervoor dat de integrale bijstelling is gericht op beleid en minder op alleen financiën. De integrale bijstelling moet ingaan op afwijkingen in de uitvoering van het voorgenomen beleid en de financiële vertaling daarvan. Zorg dat dubbelingen in teksten zoveel mogelijk wordt voorkomen. Verwijs naar andere documenten in plaats van dezelfde tekst meerdere malen op te nemen. Zorg dat de verantwoording van uitvoeringsprogramma’s zoals het PUP en de Versnellingsagenda geschiedt via de normale verantwoordingscyclus.

Wij kunnen de aanbeveling onderschrijven. Afwijkingen vinden primair plaats op beleid/uitvoeringsniveau en dit komt uiteindelijk tot uitdrukking in de financiën. Onnodige dubbelingen in tekst verlagen de informatiewaarde van de P&C-documenten. Waar mogelijk raden wij aan om te verwijzen zodat informatie maar één keer wordt opgenomen. Naar onze mening verhoogt dit de efficiëntie van uw toezichthoudende taak doordat de rapporteringvorm bekend is en doordat het aantal tussentijdse rapportages verminderd wordt.

Naast onze reactie op bovenstaande aanbevelingen hebben wij op basis van uw programmarekening 2010 de volgende opmerkingen: — In het algemeen wordt in de door ons geanalyseerde programma’s redelijk overzichtelijk verslag gedaan van de verschillende doelstellingen. Via de inleidende paragraaf ‘beleiden beleidsontwikkeling’ worden op hoofdlijnen de doelstellingen gecommuniceerd, waarna per project specifieke beoogde doelen worden opgesomd. — Ten aanzien van de meting van prestaties plaatsen wij de opmerking dat veelal doelstellingen niet specifiek, meetbaar en tijdgebonden zijn geformuleerd. — De door u gegeven beschouwing van de voortgang ten aanzien van gestelde doelen is niet in alle gevallen duidelijk of concreet en sluit niet altijd aan op de door u zelf geformuleerde doelstellingen. — Uw financiële analyse van de programma’s is opgesteld aan de hand van een opsomming van de verschillen tussen uw raming en uw realisatie per thema. Hierbij valt het ons op dat daarbij geen subtotalen zijn weergegeven, zodat het voor de lezer niet duidelijk is of de provincie Groningen volledig is in zijn analyse. Voorts stellen wij vast dat er een voor de lezer willekeurig overkomende volgorde wordt gehanteerd waarin de verschillen worden beschreven. Wij raden u aan om deze opsomming afbouwend naar grootte op te stellen, te eindigen met een categorie ‘overig’ en door middel van een subtotaal aansluiting te geven met de totale afwijking voor het betreffende thema. Wij adviseren u derhalve om meer aandacht te besteden aan de leesbaarheid van uw programmarekening en daarbij tevens het (huidige) verschil in kwaliteit van uitwerking tussen de verschillende programma’s te minimaliseren.

21

4.6.2

Regiotram

Op dit moment vinden de voorbereidingen plaats voor de Regiotram in de provincie Groningen. Voorlopig wordt gewerkt aan de voorbereiding van twee lijnen met als einddoel dat de trams buiten de stadsgrenzen de regio in rijden. Bij dit soort grote projecten kunnen verschillende soorten risico’s een rol spelen. U kunt bijvoorbeeld denken aan kostenoverschrijding van de aanleg of kostenoverschrijding van de exploitatie. Deze risico’s dienen vooraf inzichtelijk te worden gemaakt, inclusief kansinschatting en impactanalyse. In de zomer van 2010 heeft het projectbureau een risicoanalyse opgesteld (als onderdeel van de business case). In aanvulling op de risicoanalyse van het projectbureau heeft de provincie Groningen samen met gemeente Groningen een second opinion op de risicoanalyse van het projectbureau laten uitvoeren. De uitkomst hiervan is geweest dat het projectbureau de risico’s goed in beeld heeft en dat er een reële systematiek met gebruikelijke aannames is gehanteerd. Op basis van de beschikbare informatie heeft Provinciale Staten in 2010 een reserveringsbesluit genomen van € 75,8 miljoen ter dekking van het provinciale aandeel in het Raamwerk Regiorail (waarvan de Regiotram een onderdeel is). Tot en met 2010 heeft de provincie Groningen al € 4,2 miljoen aan het projectbureau betaald (ten laste van de algemene middelen) als bijdrage in de voorbereidingskosten. Wanneer het uitvoeringsbesluit genomen zal worden in naar verwachting 2012, dan zal de bijdrage aan de voorbereidingskosten alsnog ten laste van de gereserveerde € 75,8 miljoen komen. Bij onze gegevensgerichte werkzaamheden, die onder meer bestaan uit het beoordelen van financiële boekingen aan de hand van steekproeven, hebben wij aandacht besteed aan de Regiotram. Hierbij hebben wij specifiek onderzoek gedaan naar specifieke uitgaven (anders dan uit de gereserveerde € 75,8 miljoen) met betrekking tot Regiotram. Hierbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

4.6.3

Overheveling kredieten

De provincie Groningen heeft in het najaar 2009 onderzocht in hoeverre schulden in de administratie opgenomen waren waar geen verplichting meer tegenover stond. Tevens is beoordeeld of in de bestemmingsreserves onterecht bedragen geoormerkt waren, bijvoorbeeld doordat kosten reeds anders gefinancierd waren of doordat realisatie niet is doorgegaan. Hierbij is geconstateerd dat een deel van de gereserveerde middelen vrij besteed kon worden. Naar aanleiding van de door u gestelde vraag of het mogelijk was om een interne systematiek in te bouwen om ervoor te zorgen dat tijdig inzicht bestaat in onterecht gereserveerde middelen, hebben wij in ons verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2009 een aantal handvatten aangereikt om deze systematiek te bewerkstelligen. In 2010 is primair aandacht geschonken aan het opschonen en afsluiten van oude projecten (en de hiervoor nog aanwezige reserveringen). Daarnaast is begonnen om periodiek de openstaande schulden/reserveringen door de afdelingen te laten bevestigen op basis van het door F&C verstrekte lijstwerk zodat duidelijk is dat deze naar mening van de afdelingen, nog immer actueel zijn. In 2010 is dit opgestart bij een beperkt aantal afdelingen. Wij raden u aan om deze bevestiging in 2011 uit te breiden naar alle afdelingen.

22

Daarnaast hebben wij geconstateerd dat de aanwezige beleidslijn voor overige schulden (waarin onder meer is aangegeven dat nog te betalen posten die langer dan drie jaar op de balans staan worden afgeboekt tenzij door de budgethouder aannemelijk kan worden gemaakt dat de betreffende verplichting zeker tot een claim zal leiden) niet gehanteerd wordt voor de reserves. Wij raden u aan om na te gaan of deze beleidslijn ook van toepassing te verklaren is voor de reserves en toe te zien op naleving hiervan.

Vooruitblik naar volgend jaar

23

5

Actuele ontwikkelingen

5.1

Horizontaal toezicht

Horizontaal toezicht is een manier van werken van de Belastingdienst en staat tegenover verticaal toezicht. Bij verticaal toezicht onderzoekt de Belastingdienst achteraf of de door de belastingplichtige ingenomen fiscale standpunten juist zijn en legt, voor zover dit niet het geval is, vervolgens al dan niet een correctie op (eventueel verhoogd met boete). De belastingplichtige verkeert lange tijd in onzekerheid over zijn belastingpositie. Bij horizontaal toezicht gaat het om transparantie, begrip en vertrouwen. Er worden vooraf afspraken gemaakt met de Belastingdienst; deze afspraken kunnen betrekking hebben op de werkafspraken, maar ook op de inhoud. Bedoeling is dat er in het heden wordt gewerkt en dat zowel de belastingplichtige als de Belastingdienst weten wat ze aan elkaar hebben, waardoor ze achteraf niet met verrassingen worden geconfronteerd. Op deze wijze worden de fiscale risico’s verkleind. Tot op heden zijn er een aantal gemeenten en provincies in Nederland die een convenant horizontaal toezicht hebben afgesloten. Een groot aantal andere heeft inmiddels ook interesse getoond in deze vorm van toezicht en de daaraan verbonden uitgangspunten en voorwaarden. Wij hebben van u begrepen dat u uw interesse hiervoor bij de Belastingdienst kenbaar heeft gemaakt. De verwachting is dat na de afronding van de lopende belastingonderzoeken bij de provincie (jaren 2003-2007) en Blauwestad (jaren 2003-2009) de gesprekken met de Belastingdienst kunnen gaan beginnen.

5.2

Werkkostenregeling

Met de invoering van de werkkostenregeling verandert de regeling rondom loonbelasting op korte termijn ingrijpend. Dat de regeling er gaat komen staat nu onomstotelijk vast. Er zullen slechts nog marginale veranderingen plaatsvinden. Per 1 januari 2011 is de gehele systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers aangepast. Er wordt gewerkt met een onbelast forfait van 1,4%, in combinatie met gerichte aftrekposten. Voor de overige vergoedingen en verstrekkingen zal een eindheffing van 80% (!) gelden, die volledig voor rekening van de werkgever komt. Vanwege de ingrijpendheid van de regeling is er een overgangsregeling van kracht. De wijzigingen zijn zodanig ingrijpend te noemen, dat elke werkgever zijn totale arbeidsvoorwaarden zal moeten bezien. Wij hebben van u begrepen dat u gebruik maakt van de overgangsregeling en dat u reeds bent gestart met inventarisaties en maatregelen om de noodzakelijke veranderingen binnen uw organisatie vorm te gaan geven.

24

6

Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant van de Staten

Vanuit onze functie als controlerend accountant van de Staten hebben wij u in eerdere passages van deze brief geïnformeerd omtrent de resultaten en de financiële positie van uw provincie, een en ander gebaseerd op de jaarrekening 2010, de uitkomsten van onze controle en diverse nieuwe ontwikkelingen op het gebied van verantwoording en verslaggeving die voor uw Staten relevant zijn. Daarnaast hechten wij er tevens aan u terdege te informeren over de inhoud en reikwijdte van de door ons in het kader van de jaarrekeningcontrole uitgevoerde wettelijk uitgevoerde taken. Deze informatie treft u aan in onderstaand overzicht van aandachtgebieden: Aandachtgebied

Mededeling

Algemeen aanvaarde controlestandaarden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dit betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een evaluatie van de internebeheersingsmaatregelen teneinde de mate en diepgang van onze testwerkzaamheden te plannen.

Bij de jaarrekening 2010 hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgegeven op het gebied van de getrouwheid en de rechtmatigheid.

Belangrijke verslaggevingsgrondslagen Wij beoordelen de keuze van en de wijzigingen in belangrijke verslaggevingsgrondslagen en controleren de toepassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Er hebben zich in 2010 geen belangrijke wijzigingen voorgedaan in de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen. De in 2010 doorgevoerde wijzigingen in het BBV zijn, voor zover van toepassing, op toereikende wijze geïmplementeerd.

Onze mening over de gehanteerde waarderingsgrondslagen en naleving van wettelijke bepalingen en richtlijnen voor de financiële verslaggeving Wij bespreken met Gedeputeerde Staten en het management de kwaliteit en niet alleen de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan, alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving.

De gekozen waarderingsgrondslagen zijn aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

25

Aandachtgebied

Mededeling

In deze bespreking komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals: — nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen; — schattingen, beoordelingen en onzekerheden; — bijzondere transacties; — waarderingsgrondslagen met betrekking tot significante jaarrekeningposten, inclusief het tijdstip waarop transacties plaatsvinden en de periode waarin die worden verantwoord. Verschillen van inzicht met het management over administratieve en verslaggevingskwesties

Er waren geen verschillen van inzicht met Gedeputeerde Staten en het management over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of onze controlewerkzaamheden.

Beoordelingen en schattingen van het management Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van Gedeputeerde Staten en het management.

Wij onderschrijven de schattingen en de wijze waarop deze worden gemaakt door het management en Gedeputeerde Staten.

Volledigheid verplichtingen, claims, risico’s en garanties De provincie Groningen gaat gedurende een boekjaar tal van transacties aan. Het overgrote deel van deze transacties heeft zijn weerslag in de financiële administratie. Een deel van de door uw provincie in 2010 aangegane transacties heeft geen weerslag in de financiële administratie over 2010, terwijl hieruit wel financiële consequenties kunnen volgen. Als voorbeeld in dit kader noemen wij afgesloten contracten en aansprakelijkheidstellingen.

Aangezien wij als accountant niet in staat zijn vast te stellen dat alle niet uit de administratie blijkende relevante verplichtingen, risico’s en garanties volledig en juist in de jaarrekening zijn verwerkt, hebben wij Gedeputeerde Staten gevraagd schriftelijk te bevestigen dat bij het opmaken van de jaarrekening alle relevante (en bekende) feiten en omstandigheden zijn betrokken. Wij hebben deze bevestiging ontvangen.

26

Aandachtgebied

Mededeling

Werking van de internebeheersingsmaatregelen (waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen.

Wij hebben Gedeputeerde Staten in het kader van de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking adviezen gegeven.

Overige informatie in documenten die de gecontroleerde jaarrekening bevatten

Uit hoofde van onze wettelijke controletaak hebben wij alleen de jaarrekening gecontroleerd. Het jaarverslag is door ons beoordeeld op mogelijke tegenstrijdigheden met de jaarrekening.

Materiële fouten, fraudes en illegale handelingen

Hoewel hier niet specifiek op gericht, hebben onze controlewerkzaamheden het afgelopen jaar geen materiële fouten, fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door Gedeputeerde Staten, het management of andere werknemers, aan het licht gebracht.

27

Aandachtgebied

Mededeling

Onze onafhankelijkheid Onafhankelijkheid is naast deskundigheid een van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Wij hechten aan onze reputatie op het gebied van deskundigheid en onafhankelijkheid. Wij kennen een groot aantal maatregelen, vastgelegd in een continu geactualiseerde database, die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende diensten en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.

Wij voldoen op alle punten aan de onafhankelijkheidsregelgeving die op ons van toepassing is.

Bijlagen

28 Bijlage 1

Overzicht controleverschillen (in duizenden euro’s)

A

Fouten

Onzekerheden

Recapitulatie

Ten behoeve van getrouwheidsoordeel onderdeel controleverschillen rekeningresultaat

456

244

Totaal controleverschillen in kader van getrouwheid

456

244

Controleverschillen in kader van getrouwheid, die ook van invloed zijn op de rechtmatigheid Specifieke verschillen in het kader van de rechtmatigheid

456 813

244 308

1.269

552

157

—

299

244

456

244

456

244

351 434 28

— — 308

1.269

552

Totaal controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid

B

Specificatie controleverschillen in het kader van het getrouwheidsoordeel

B.1 1 B.2 1

Vorderingen Te hoog verantwoorde bate provinciefonds Kortlopende schulden Onterecht niet opgenomen schulden

Totaal controleverschillen ten behoeve van het getrouwheidsoordeel (saldering is mogelijk)

C

Specificatie controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid

C.1

Getrouwheidsverschillen dienen voor de navolgende bedragen betrokken te worden bij het rechtmatigheidsoordeel (saldering is niet mogelijk) Specifieke rechtmatigheidsverschillen Te late afdracht Wet op de omzetbelasting Aanbestedingen Overige

C.2 1 2 3

Totaal controleverschillen ten behoeve van rechtmatigheidsoordeel

29 Bijlage 2

Bevindingen jaarrekeningcontrole Balanspost

Materiële vaste activa

Omschrijving

Dit betreft het geheel van bezittingen die duurzaam aan de provincie Groningen zijn verbonden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen investeringen in economisch nut (onder andere gebouwen) en investeringen in maatschappelijk nut (wegen en waterwegen).

Waarderingsgrondslag

De waardering van de materiële vaste activa geschiedt tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs en wordt afgeschreven op basis van de geschatte levensduur (zie hiervoor hoofdstuk 1.2 van de toelichting op de balans).

Leadsheet 2010

Economisch nut Maatschappelijk nut Totaal

€ € €

34.455.000 54.200.000 88.655.000

Leadsheet 2009

Economisch nut Maatschappelijk nut Totaal

€ € €

10.787.000 58.989.000 69.776.000

Verschil

Economisch nut Maatschappelijk nut Total

€ € €

23.668.000 (4.789.000) 18.879.000

Beschrijving belangrijkste verschillen

De stijging van de materiële vaste activa wordt voornamelijk veroorzaakt door de aankoop van het pand Sint Jansstraat.

Bevinding of constatering

Mening/conclusie/advies

Zie hiervoor hoofdstuk 4.3.3.1

Zie hiervoor hoofdstuk 4.3.3.1

Controleverschil rechtmatigheid

Controleverschil getrouwheid

p.m., zie 4.3.3.1

p.m., zie 4.3.3.1

30 Bijlage 2

Balanspost

Financiële vaste activa

Omschrijving Waarderingsgrondslag

Dit betreft het geheel van kapitaalverstrekkingen en leningen aan deelnemingen en overige verbonden partijen. Daarnaast bestaan de financiële vaste activa uit overige langlopende geldleningen en beleggingen. De deelnemingen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, dan wel tegen lagere marktwaarde. De langlopende geldleningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. De beleggingen geschieden tegen verkrijgingsprijs, eventueel vermeerderd met minimaal gecumuleerde rente.

Leadsheet 2010

€ 620.532.000

Leadsheet 2009

€ 324.719.000

Verschil

€ 295.813.000


De toename van de financiële vaste activa wordt met name veroorzaakt door het langdurig uitzetten van overtollige middelen. Ultimo 2009 waren deze met name kortlopend uitgezet.



Geen.

Financiële vaste activa akkoord.


Nee


Nee

31 Bijlage 2

Balanspost

Onderhanden werk


Dit betreft het geheel van investeringen voor de Grondexploitatie Blauwestad. De waardering van het onderhanden werk vindt plaats tegen verkrijgingsprijs, verhoogd met de kosten van het bouwrijp maken van de gronden.

Leadsheet 2010

€

91.919.000

Leadsheet 2009

€

87.634.000

Verschil

€

4.285.000




Geen.

onderhandenwerk akkoord.


Nee


De toename van het onderhanden werk wordt met name veroorzaakt door de kosten van het bouwrijp maken, zie voor meer informatie 4.3.3.3.

Nee

32 Bijlage 2

Balanspost

Vorderingen


Dit betreft het geheel van vorderingen, zowel aan privaatrechtelijke als publiekrechtelijke partijen. De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Waar nodig zijn voorzieningen voor oninbaarheid getroffen.

Leadsheet 2010

Openbare lichamen Kasgeldleningen Overige Totaal

€ 32.862.000 € 403.916.000 € 8.460.000 € 445.238.000

Leadsheet 2009

Openbare lichamen Kasgeldleningen Overige Totaal

€ 33.489.000 € 688.533.000 € 8.380.000 € 730.402.000

Verschil

Openbare lichamen Kasgeldleningen verge Totaal

€ (627.000) € (284.617.000) € 80.000 € (285.164.000)


De daling wordt met name veroorzaakt doordat overtollige middelen (verkregen naar verkoop aandelen Essent N.V.) ultimo 2010 langlopend zijn uitgezet in plaats van kortlopend.



De definitieve vaststelling van het provinciefonds is € 157.000 lager geweest dan de opgenomen vordering. Dit niet-opgenomen bedrag leidt hierdoor tot een controleverschil.

Het geconstateerde controleverschil van € 157.000 is niet materieel en derhalve niet gecorrigeerd in de jaarrekening.



Controleverschillen € 157.000

Controleverschillen € 157.000

33 Bijlage 2

Balanspost

Liquide middelen


Dit betreft het bedrag waarover de provincie Groningen beschikt op de reguliere bankrekeningen en in diverse kassen. De liquide middelen worden tegen nominale waarde gewaardeerd.

Leadsheet 2010

€

25.088.000

Leadsheet 2009

€

13.765.000

Verschil

€

11.323.000




Geen.

Liquide middelen akkoord.


Nee


Er zijn geen noemenswaardige mutaties.

Nee

34 Bijlage 2

Balanspost

Reserves


Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening. De reserves worden opgenomen op kasbasis. Dit betekent dat reeds aangegane verplichtingen per 31 december niet als schuld zijn opgenomen.

Leadsheet 2010

€ 817.495.000

Leadsheet 2009

€ 802.664.000

Verschil

€


14.831.000



Geen.

Reserves akkoord.


Nee

Het belangrijkste verschil is de toevoeging van het rekeningresultaat 2010.


Nee

35 Bijlage 2

Balanspost

Voorzieningen

Omschrijving

Waarderingsgrondslag

Voorzieningen worden gevormd wegens of verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten of op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten of kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

Leadsheet 2010

€

34.358.000

Leadsheet 2009

€

33.525.000

Verschil

€

833.000




Zie hoofdstukken 4.3.3.4 tot en met 4.3.3.6.

Voorzieningen akkoord.



Nee


Nee

36 Bijlage 2

Balanspost

Langlopende schulden


Dit betreft de langlopende schulden die de provincie Groningen heeft opgenomen van derden. De langlopende schulden zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Leadsheet 2010

€

154.000

Leadsheet 2009

€

158.000

Verschil

€

(4.000)





Geen.

Langlopende schulden akkoord.


Nee


Nee

37 Bijlage 2

Balanspost

Overige schulden en vlottende passiva


Dit betreft het geheel van kortlopende schulden en vooruitontvangen bedragen. De overige schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Leadsheet 2010

Leadsheet 2009

Verschil

Kortlopende schulden Uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Overige Totaal

€ 233.059.000

Kortlopende schulden Uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Overige Totaal

€ 254.778.000

Kortlopende schulden Uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Overige Ttaal

€ (21.719.000)

€ 184.964.000 € 1.403.000 € 419.426.000

€ 134.227.000 € 822.000 € 389.827.000

€

50.737.000

€ €

581.000 29.599.000


De stijging wordt voor het grootste deel veroorzaakt door vooruitontvangen bedragen van ministeries. Onder andere vooruitontvangen RSP (circa 15,5 miljoen), ILG (€ 10 miljoen) en krimp Eemsdelta (€ 14,5 miljoen). Het geconstateerde controleverschil van € 299.000 is niet materieel en derhalve niet gecorrigeerd in de jaarrekening.

38 Bijlage 2



Onder de overige schulden zijn bedragen opgenomen voor een totaalbedrag van € 244.000 waarvan de verplichting onzeker is. Dit bedrag kan wellicht vrijvallen en leidt hierdoor tot een onzekerheid. Daarnaast hebben wij kosten met betrekking tot 2010 gedetecteerd die niet zijn opgenomen in de programmarekening voor een bedrag van € 299.000. Dit leidt tot een controleverschil. Tot slotte is voor een bedrag van € 351.000 te laat btw afgedragen, wat leidt tot een onrechtmatigheid. Controleverschil rechtmatigheid

Controleverschillen € 299.000 Overige onrechtmatigheid € 351.000 Onzekerheden € 244.000


Controleverschillen € 299.000 Onzekerheden € 244.000

39 Bijlage 2

Staat van baten en lasten

Baten en lasten


Betreft het geheel van baten en lasten waaruit uiteindelijk het rekeningresultaat volgt. De provincie Groningen hanteert het stelsel van baten en lasten.

Leadsheet 2010

€

Leadsheet 2009

€

6.862.000

Verschil

€

5.193.000

12.055.000 (rekeningresultaat)


In deel 2 van de programmarekening is een analyse opgenomen van de verschillen.



Inzake rechtmatigheid hebben wij onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot aanbesteding (€ 434.000) omdat de dossiervereisten met betrekking tot het aanbestedingstraject niet zijn nageleefd. Daarnaast nog een aantal kleine onrechtmatigheden tot een bedrag van € 28.000 en een onzekerheid met een totaalbedrag van € 308.000.

Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en laten, alsmede de balansposten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de Staten geautoriseerde begroting. Wij hebben vastgesteld dat de programmaoverschrijdingen op voldoende wijze zijn toegelicht in de programmarekening 2010.



Onrechtmatigheden € 462.000 Onzekerheden € 308.000

Nee

40 Bijlage 3

Grote projecten Naar aanleiding van het publiek debat rondom Blauwestad heeft Provinciale Staten besloten om een nieuwe commissie op te richten die zich gaat richten op grote projecten. Dit betekent dat deze nieuwe commissie van informatie moet worden voorzien. Op dit moment wordt door de provincie Groningen nagedacht hoe deze informatiestroom eruit zal zien. Vooruitlopend hierop hebben wij voor de volgende grote projecten in kaart gebracht op welke wijze invulling is gegeven aan risicobeheer: 1 Blauwestad 2 Regiotram 3 RSP In de navolgende paragrafen gaan wij verder op elk project in. Een dergelijk format zou mogelijkerwijs in de bijlage bij het accountantsverslag kunnen worden opgenomen als een specifieke rapportage van ons aan de commissie grote projecten. Graag bespreken wij met u hoe deze rapportage in definitief format, en in lijn met uw eigen interne-informatievoorziening aan de commissie, vorm te geven.

Blauwestad Verantwoordelijk gedeputeerde Ambtelijk verantwoordelijk

Wordt periodiek een risicoanalyse opgesteld door dit kernteam? Is deze risicoanalyse gekwantificeerd (kans, impact)? Wordt periodiek gerapporteerd aan gedeputeerde (vast stramien)?

Pim de Bruijne. Verantwoordelijk MT-lid is Hans Schrikkema. Marco Groenhof is als directeur Vastgoed ambtelijk verantwoordelijk. Daarnaast is een kernteam Blauwestad geformeerd, waarin diverse disciplines vertegenwoordigd zijn. Nee. Mondeling is ons medegedeeld dat het kernteam als belangrijkste risico de voortgang van de kavelverkopen ziet. Niet van toepassing. Periodiek wordt gedeputeerde geïnformeerd over de voortgang van het project en in het bijzonder de ontwikkeling van de kavelverkopen.

Regiotram Verantwoordelijk gedeputeerden Primair verantwoordelijk

Ambtelijk verantwoordelijk

Marc Jager en William Moorlag (hebben zitting in stuurgroep Regiotram). Projectbureau, zonder juridische status. Uiteindelijk verantwoordelijk zijn de gemeente Groningen en de provincie Groningen. Ambtelijk verantwoordelijk is MT-lid Hans Schrikkema. Informele projectgroep waarin verschillende disciplines zitting hebben.

41 Bijlage 3

Stelt projectbureau periodiek een risicoanalyse op?

Is deze risicoanalyse gekwantificeerd (kans, impact)? Indien ja, beoordeelt de provincie Groningen deze? Zo nee, stelt de provincie Groningen periodiek een risicoanalyse op?

Wordt periodiek gerapporteerd (vast stramien?) door het projectbureau aan de provincie Groningen? Wordt periodiek gerapporteerd aan gedeputeerde?

De risicoanalyse is een living document dat continu wordt bijgewerkt. Het projectbureau regiotram kent diverse werkgroepen. De projectleiders van deze werkgroepen hebben wekelijks overleg (projectleidersoverleg). Hier komt de risicoanalyse geregeld aan de orde. Bij de stuurgroep komt de risicoanalyse aan de orde wanneer dit relevant is. Dit zal onder meer het geval zijn wanneer de uitkomsten van de actualisatie van de business case worden besproken (voorjaar 2011). Ja. De provincie Groningen heeft een eigen risicoanalyse opgesteld en deze vergeleken met de risicoanalyse van het projectbureau. Daarnaast bevat deze risicoanalyse de risico's die binnen de projectscope geen risico zijn, maar wel een risico voor de provincie. Maandelijks wordt een stuurgroepoverleg gehouden. Bij het overleg zijn geen vaste agendapunten; er worden actuele ontwikkelingen besproken. Alle documenten die behandeld worden in de stuurgroep worden door de informele projectgroep behandeld en geanalyseerd. Gedeputeerde ontvangt, naast deze analyse ook zelf deze documenten. Daarnaast worden ook andere documenten aan de gedeputeerden gegeven als input voor stuurgroepvergaderingen.

RSP Verantwoordelijk gedeputeerden Primair verantwoordelijk Ambtelijk verantwoordelijk Stelt de afdeling periodiek een risicoanalyse op? Is deze risicoanalyse gekwantificeerd (kans, impact)? Wordt periodiek gerapporteerd aan gedeputeerden?

Marc Jager en William Moorlag. Afdeling RSP. Voor het REP ligt de primaire verantwoordelijkheid bij afdeling EZ. Informele projectgroep waarin verschillende disciplines zitting hebben. De risicoanalyse op programmaniveau is opgesteld door een externe partij. Deze partij verleent ondersteuning bij het inbedden van risicoanalyse in de projecten zelf. Nee. Ja, periodiek worden voortgangsrapportages RSP gemaakt. Deze gaan ook naar PS.

42 Bijlage 4

Actiepuntenlijst ML-punt

Risico

Aanbeveling

Hoofdstuk 4.3.3

Onjuiste waardering Materiële vaste activa. Onjuiste waardering Blauwestad. Onjuiste waardering Voorziening Frictiekosten. Onjuiste waardering Voorziening WAO.

Onderzoeken impact bevinding en mogelijkerwijs aanpassen werkwijze. Periodieke evaluatie uitgangspunten GREX. Actualisatie berekening voorziening frictiekosten per 31 december 2011. Actualisatie berekening voorziening WAO per 31 december 2011. Opstellen jaarlijks controleplan.

Hoofdstuk 4.3.3 Hoofdstuk 4.3.3 Hoofdstuk 4.3.3 Hoofdstuk 4.3.4 Hoofdstuk 4.5.4 Periodieke aansluiting MIP en Coda

Hoofdstuk 4.6.3

Hoofdstuk 5.2 Werkkostenregeling

Onvoldoende focus bij rechtmatigheidscontroles. Gebruikers van MIP gebruiken de informatie om hun afdeling te sturen en te beheersen. Indien data onbetrouwbaar zijn, zal op verkeerde gronden gestuurd en beheerst worden. Onjuiste opname overige schulden/reserves Door veranderde weten regelgeving kan de werkkostenregeling gevolgen hebben voor uw organisatie en medewerkers.

Actie door F&C

Status Op te starten

F&C F&C

Continue actie Op te starten

F&C

Op te starten

F&C

Op te starten

Periodiek aansluiting MIP en Coda.

F&C

Onderhanden (2011)

Uitbreiding bevestigingen naar alle afdelingen en beleidslijn van toepassing verklaren voor reserves. Tijdig inventariseren en maatregelen treffen om de noodzakelijke veranderingen binnen uw organisatie vorm te geven, zodat u vóór 2011 gereed bent.

F&C

Op te starten

P&O

Onderhanden

43 Bijlage 4

Actie door IVT

ML-punt

Risico

Aanbeveling

Interim-managementletter: Hoofdstuk 5. Wachtwoordcomplexiteit voor de applicaties CODA, Corsa en PIMS@ALL. Interim-managementletter Hoofdstuk 5. De provincie beschikt niet over een formeel beschreven procedure voor het proces van logische toegangsbeveiliging. Interim-managementletter: Hoofdstuk 5. Het formeel goedkeuren en het documenteren van testbevindingen maken geen expliciet onderdeel uit van de beschreven wijzigingsprocedure.

Uw organisatie loopt het risico dat wachtwoorden triviaal zijn of bekend raken binnen de organisatie, uiteindelijk kan dit leiden tot ongeautoriseerde transacties.

Wij adviseren u om van de genoemde applicaties een risico-inschatting te maken en de wachtwoordeisen daarop aan te passen.

Het risico is dat onterecht toegangsrechten worden verleend of niet tijdig worden gedeactiveerd of gewijzigd.

Wij adviseren u, in de op te zetten organisatieIVT brede procedure, naast het beschrijven van het proces voor het toekennen, verwijderen en wijzigingen van toegangsrechten, het opstellen van autorisatiematrices en periodieke controles ook aandacht te besteden aan het adequaat vastleggen van de verschillende onderdelen in dit proces. Wij adviseren u om deze aspecten op te nemen IVT in de (beschrijving van de) procedure, waarbij ook wordt aangegeven wat de verantwoordelijkheden per functionaris zijn.

Het risico hierbij is dat wijzigingen in productie worden genomen zonder dat deze zijn geautoriseerd of getest.

Status Onderhanden

Onderhanden

Onderhanden

44 Bijlage 4

Actie door IVT

ML-punt

Risico

Aanbeveling

Status

Interim-managementletter: Hoofdstuk 5. Een calamiteitenplan, waarvan een uitwijktest van de ene productieomgeving naar de andere deel uitmaakt, is niet aanwezig. Verslag van bevindingen 2009. Totstandkoming jaarrekening. Interim-brief 2009 Doorlooptijd facturen in Corsa.

Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat de vereiste beschikbaarheid van de applicaties in geval van een calamiteit niet is gewaarborgd.

Wij bevelen u aan een calamiteitenplan op te stellen en periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, een uitwijktest uit te voeren.

Door tijdsdruk bestaat het risico dat onvoldoende tijd beschikbaar is voor de adequate interne controle op de opgestelde jaarstukken. Overschrijding van de betalingstermijn.

Analyseren waardoor tijdsvertraging in het jaarrekeningproces is ontstaan en, indien nodig, maatregelen treffen voor 2010.

F&C

Afgerond

Wij adviseren om een maatregel te koppelen aan de e-mail met openstaande facturen in Corsa.

F&C

Onderhanden

Onderhanden

45 Bijlage 5

Sisa Nummer specifieke uitkering conform Sisa-bijlage

Specifieke uitkering of overig

Fout of onzekerheid

C7

Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Verzameluitkering VROM Externe Veiligheid Brede doeluitkering verkeer en vervoer Regionale mobiliteitsfondsen (Regio Groningen – Assen 2030) Regionale mobiliteitsfondsen (Zuiderzeelijn/RSP) Quick Wins Binnenhavens Bijdrage Hoofdvaarwegen Groningen en Fryslân Leren voor duurzame ontwikkeling (LvDO) Doeluitkering jeugdzorg

Geen

0

n.v.t.

Geen Geen Geen

0 0 0

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Geen

0

n.v.t.

Geen

0

n.v.t

Geen Geen

0 0

n.v.t n.v.t.

Geen

0

n.v.t.

E5 E9 E27 E28 E28 E30 E34 F15 H8

Bevinding

Financiële omvang in euro’s

p.m.

Toelichting fout/ onzekerheid

zie 4.4.2

46 Bijlage 6

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: Provincie Groningen

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2010 van de provincie Groningen te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2010 en de exploitatierekening over 2010 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving, de Sisa-bijlage en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders Het college van Gedeputeerde Staten is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluitbegroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens. Tevens is het college van Gedeputeerde Staten verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Het college van Gedeputeerde Staten is daarnaast verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en het controleprotocol dat d.d. 15 december 2010 vastgesteld is door Provinciale Staten van de provincie Groningen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

47 Bijlage 6

Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de provincie Groningen. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is d.d. 15 december 2010 vastgesteld door Provinciale Staten van de provincie Groningen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van de activa en passiva van de provincie Groningen per 31 december 2010 en van de baten en lasten over 2010 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder provinciale verordeningen.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 217, lid 3, onder d, Provinciewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Groningen, 18 april 2011 Ernst & Young Accountants LLP w.g. drs. B.W. Littel RA

Provincie Groningen Uitkomsten controle jaarrekening Verslag van bevindingen voor Provinciale Staten

Recommend Documents