Provincie Fryslân Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Rapportage aan Provinciale Staten

Provincie Fryslân Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Rapportage aan Provinciale Staten

+31 88 407 10 00 +31 88 407 3355 ey.com

Ernst & Young Accountants LLP Van der Nootstraat 2 8913 HV Leeuwarden Postbus 727 8901 BM Leeuwarden

VERTROUWELIJK Provinciale Staten van de provincie Fryslân T.a.v. de statengriffier, de heer A. Oortgiesen Postbus 20120 8900 HM LEEUWARDEN Leeuwarden, 31 maart 2014

BDIA-9HLE3K/DE/lg

Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Geachte leden van Provinciale Staten, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen en aanbevelingen. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening van de provincie Fryslân. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2013. Wij willen u als opdrachtgever met dit verslag zo goed mogelijk informeren. Wij beogen hiermee u met name in uw controlerende functie met raad en daad bij te staan. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging.

Het concept van dit rapport is d.d. 18 maart 2014 besproken met concern en financien en d.d. 24 maart 2014 toegelicht aan gedeputeerde mevrouw J. de Vries, algemeen directeur en secretaris van het college van Gedeputeerde Staten de heer Van den Berg en een afvaardiging vanuit concern en financien. Eventuele opmerkingen zijn verwerkt in dit verslag van bevindingen. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten. Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

D.E. Engwerda RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave

4

Onafhankelijkheid en controleproces

28

9

Onafhankelijkheid Ons controleproces

29 30

Bijlagen

32

Managementsamenvatting

3


Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Bijlage 1: overzicht controleverschillen Bijlage 2: SiSa-bijlage Totaal aantal pagina’s in dit rapport: 35

33 34



Pagina 4

Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân

Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân Uitkomsten jaarrekeningcontrole

De jaarrekening is getrouw

Bij de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân zullen wij, naar verwachting, een goedkeurende controleverklaring afgeven met betrekking tot de getrouwheid. Er resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen of materiële herrubriceringen voor de jaarrekening 2013. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2013 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de provincie Fryslân.

De jaarrekening is rechtmatig

Bij de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân zullen wij, naar verwachting, een goedkeurende verklaring afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2013 in overeenstemming zijn met de door Provinciale Staten vastgestelde wet- en regelgeving.

Geen fouten ten aanzien van de SiSabijlage. Onzekerheid aantallen jeugdzorg (conform bevinding 2012)

Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Wij hebben een onzekerheid inzake jeugdzorg geconstateerd omdat we de juistheid en volledigheid van de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” niet vast kunnen stellen. De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen. Deze bevinding was ook in 2012 van toepassing.

Geen controleverschillen

Wij hebben geen controleverschillen boven de door Provinciale Staten opgegeven rapporteringstolerantie geconstateerd.

Management samenvatting

Pagina 5

Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Voordracht Leeuwarden voor Culturele hoofdstad 2018

De provincie blijft zich vol inzetten voor de ontwikkeling en promotie van het Friese land en dong mee (met de stad Leeuwarden) naar de titel culturele hoofdstad 2018 van Europa. Het resultaat mag er zijn: Nederland draagt Leeuwarden voor als Culturele Hoofdstad van Europa in 2018. In het voorjaar van 2014 zal definitieve toewijzing door de ministers van Cultuur van de EU plaatsvinden.

Wurk yn utfiering

In 2013 is gewerkt aan verdere uitrol van de drie sporen in “ Wurk yn utfiering”. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan geconstateerde aandachtspunten op het gebied van bedrijfsvoering en samenwerking (PS, GS en organisatie). In onze managementletter constateren wij dat de opgestelde plannen een goede eerste stap zijn, waaraan momenteel nadere invulling en uitvoering gegeven wordt. Het monitoren van voortgang (tempo en gerealiseerde resultaten) blijft van belang. In het kader van de controle 2014 zullen wij (tussentijds) inzoomen op de voortgang en resultaten van de ingezette acties en onze waarneming en eventuele aanbevelingen in dit kader rapporteren.

Kwaliteit totstandkoming jaarrekening

In overleg met uw organisatie hebben wij in december al een aantal werkzaamheden op het gebied van SiSa, rechtmatigheid en jaarrekening (waaronder activa, obligaties, gronden) verricht. Het doel van deze tussentijdse controle was het eerder signaleren van mogelijke knelpunten in het jaarrekeningproces, alsmede de druk voor zowel uw organisatie als voor ons weg te halen uit de periode februari/maart. Daarnaast hebben in januari en februari diverse tussentijdse overleggen plaatsgevonden om het jaarrekeningproces soepeler te laten verlopen. Wij zijn van mening dat deze vernieuwde aanpak heeft geleid tot een soepeler verloop van het jaarrekeningtraject op een aantal gebieden (bijvoorbeeld obligaties). Wel constateren wij dat dit bij een aantal, met name, complexere posten nog verder ontwikkeld kan worden (bijvoorbeeld gronden, aanbestedingen en tijdelijke budgetten).


Pagina 6


Interne beheersing

In onze managementletter 2013, uitgebracht aan Gedeputeerde Staten, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2013 opgenomen. Wij constateren dat de provincie Fryslân onze aanbevelingen en bevindingen opgepakt heeft. Dit vinden wij een goede zaak. Er zijn nagenoeg geen punten die nog niet opgepakt zijn; daarmee zijn alle punten onderhanden. We hebben het college geadviseerd goed te sturen op de voortgang en afronding van de onderhanden punten.

Het maatschappelijk verkeer stelt toenemende eisen aan interne beheersing en kwaliteit van verantwoording

In 2013 is de regelgeving rondom het positioneren en functioneren van de “Internal Audit Function” aangescherpt (COS 610). Deze ontwikkelingen zijn te plaatsen in het kader van toename van de eisen die het maatschappelijk verkeer (bijvoorbeeld de rijksoverheid en toezichthouders) stelt aan de kwaliteit van verantwoording (zoals de SiSa-verantwoording). De provincie heeft ook in het afgelopen jaar stappen gezet in de doorontwikkeling van de interne beheersing en de interne auditfunctie. De verzwaring van eisen vanuit het maatschappelijk verkeer vragen om een verdere doorontwikkelng van de interne auditfunctie en van de interne beheersing in brede zin. Bijvoorbeeld hanteert de rijksoverheid een meer strikte interpretatie en toepassing van regelgeving en is herziening van eerdere SiSa verantwoordingen aan banden gelegd. Dit betekent dat aan de interne beheersing en interne audit steeds hogere eisen worden gesteld om aan de (toenemende) vereisten te kunnen blijven voldoen. Wij gaan graag met uw organisatie in overleg hoe deze doorontwikkeling vorm gegeven kan worden.


Pagina 7


Tijdelijke budgetten

De stand van de tijdelijke budgetten bedraagt ultimo 2013 € 124,8 miljoen (2012: € 142,2 miljoen). Dit betreft het saldo van de positieve tijdelijke budgetten (€ 133 miljoen) en de negatieve tijdelijke budgetten (€ 8 miljoen). Hieruit blijkt dat, evenals afgelopen jaren, nog steeds sprake is van structurele onderbesteding doordat de uitvoering van projecten om diverse redenen vertraging heeft opgelopen waardoor budgetten doorschuiven. Uit ambtelijk onderzoek in het najaar van 2013 wordt geconcludeerd dat de zichtbare onderbouwing een aandachtspunt is. Hierop is direct actie ondernomen en is ingezet op verbetering van sturing op tijdelijke budgetten. Zo is in 2013 voor het eerst een monitor met sturingsinformatie, zoals voortgang, opgenomen in de directierapportages. Op basis van deze ontwikkeling is een intensivering uitgevoerd waarbij een herprioritering van budgetten van € 25 miljoen heeft plaatsgevonden. We adviseren om de verbeterslag die eind 2013 is ingezet en uitgevoerd te verankeren in de processen en onderdeel van de planning- en controlcyclus te maken, zodat door strakke sturing en duidelijke spelregels de beheersing en inzicht in (voortgang van) tijdelijke budgetten structureel verbeteren en geborgd worden. Ons inziens is de oorzaak van de afwijkingen deels terug te voeren door vertraging bij derde partijen en deels interne oorzaken; naar onze mening is op beleidsafdelingen nog niet altijd sprake van een strakke planning en sturing op het financiële budget (in relatie tot inhoudelijke voortgang), zodanig dat bestedingen beter worden geraamd en overschotten of tekorten vroegtijdig zichtbaar worden. Beleid / inhoud is onlosmakelijk verbonden met financiën. Wij hebben GS geadviseerd de beheersing en sturing op beleid en het financiële budget als een geheel te borgen in de organisatie, zodat ook voor de beleidsmedewerkers de verbinding tussen inhoud en financiën zichtbaar is en strakkere sturing daarop plaats kan vinden. Dit is te realiseren om middels een goede onderbouwing van de inhoud /beleid de relatie naar de (omvang van) de financiën te leggen. In dit proces is aandacht voor de "zachte" aspecten van planning & control, zoals cultuuraspecten van belang. Hierbij kan de directie een belangrijke sturende rol vervullen. Daarnaast hebben wij u de afgelopen jaren geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke toelichting in de jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door de onderliggende redenen en effecten waarom besteding achterblijft te beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor Provinciale Staten verder versterkt worden. Dit wordt door uw organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan gegeven. Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te blijven monitoren. Daarnaast hebben wij u de afgelopen jaren geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke toelichting in de jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door de onderliggende redenen en effecten waarom besteding achterblijft te beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor Provinciale Staten verder versterkt worden. Dit wordt door uw organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan gegeven. Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te blijven monitoren.


Pagina 8


Verwerking Thialf

In 2013 heeft de provincie aandelen in Thialf O.G. verworven tegen een koopsom van € 4 miljoen. Dit bedrag bestaat voor € 1,5 miljoen uit aankoopprijs van de aandelen vermeerderd met agio van € 2,5 miljoen. In de jaarrekenging 2013 zijn de aandelen en agio gewaardeerd tegen in totaal € 4 miljoen. Wij hebben de waardering van deze post op grond van het BBV getoetst waarbij de functie van het actief van belang is (maatschappelijke en/of economische functie). Wij kunnen met de gekozen waardering instemmen aangezien de provincie adequaat onderbouwd heeft dat Thialf een maatschappelijke functie heeft. In januari 2014 is een subsidie van maximaal € 50 miljoen toegekend aan Thialf voor de verbouw van de ijshal. De subsidie wordt voor € 20 miljoen gedekt uit REP middelen en voor € 30 miljoen uit NUON gelden. De in het najaar 2013 verstrekte lening van € 1 miljoen is begin 2014 verrekend met de subsidietoekenning. De lening van € 1 miljoen maakt feitelijk onderdeel uit van de totale subsidie en deze eerste tranche is reeds in 2013 uitgekeerd om voorbereidingskosten etc. uit te dekken. Aangezien de totale subsidietoekenning is gekoppeld aan het ritme van daadwerkelijke realisatie en ook het bedrag ad € 1 miljoen gekoppeld is aan het bestedingsritme, kunnen wij instemmen met verwerking van deze lasten in 2013. Wel is van belang om gedurende de gehele looptijd de werkelijke versus geplande realisatie van het project te blijven volgen.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân


Pagina 10

Conclusie van de controle

Controleverklaring Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van de provincie Fryslân afgegeven over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013. De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening. Voorts hebben wij vastgesteld dat voldaan wordt aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (de WNT). Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat Provinciale Staten de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de provincie Fryslân heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Wij hebben geen corrigeerde of ongecorrigeerde controleverschillen geconstateerd. In de verantwoording van specifieke uitkeringen (SiSa) hebben wij een onzekerheid inzake jeugzorg geconstateerd; dit betreft dezelfde bevinding als in 2012 van toepassing was. Zie onze eerdere toelichting (en zie bijlage 2) in dit verslag. Deze bevinding heeft geen gevolgen voor ons oordeel.


Pagina 11


Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de provincie heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Onderstaand is een overzicht van de materiële verschillen opgenomen, die zijn geconstateerd tijdens onze controle en welke zijn aangepast door het college. Wij hebben geëvalueerd in hoeverre onderstaande verschillen voortkomen uit een tekortkoming in de interne beheersing. Tevens is een overzicht opgenomen van de onjuistheden die wij tot aan de datum van dit verslag hebben gesignaleerd en niet door de provincie zijn gecorrigeerd. Daarnaast zijn eventuele rechtmatigheidsfouten in dit overzicht opgenomen. Gecorrigeerde verschillen Post/omschrijving verschil

Bedrag €/verwijzing naar regelgeving

Geen

Effect van deze constatering op de interne beheersing

Referentie in dit verslag


Pagina 12


In bijlage 1 is het overzicht met ongecorrigeerde controleverschillen opgenomen dat is verstrekt aan het college en als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening is gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen in bijlage 1 met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. Wij hebben geen fouten geconstateerd. In de SiSa-verantwoording hebben wij een onzekerheid geconstateerd in de doeluitkering jeugdzorg. De door u vastgestelde controletolerantie van respectievelijk € 7 miljoen en € 21 miljoen wordt door deze bevinding niet overschreden. De kwalitatieve factoren die hierbij in overweging zijn genomen, zijn: ► het effect op het resultaat voor en na bestemming; ► het effect op de balansposten, inclusief het eigen vermogen; ► het effect op significante toelichtingen, individuele items, subtotaal of totaal in de jaarrekening. Wij lichten de ongecorrigeerde verschillen nader toe. Ongecorrigeerde verschillen Post/omschrijving van de toelichting

Bedrag in

Referentie in dit verslag

€/verwijzing naar regelgeving Doeluitkering jeugdzorg (SiSa)

De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau Jeugdzorg Friesland verstrekte gegevens.

Onzekerheid (ten

Zie pag 26, SiSa en zie

aanzien van

bijlage 2

De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er geen betrouwbare verantwoording is afgelegd. De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen.

genoemde aantallen), Omvang: p.m.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân Kwaliteit totstandkoming jaarrekening Kwaliteit totstandkoming jaarrekening Evenals voorgaande jaren heeft de provincie Fryslân een gedetailleerde planning voor de totstandkoming van de jaarrekening opgesteld. Deze planning is vooraf met ons afgestemd. Een belangrijke wijziging in deze planning ten opzichte van 2012 is de tussentijdse controle in december. In overleg met uw organisatie hebben wij in december al een aantal werkzaamheden op het gebied van SiSa, rechtmatigheid en jaarrekening (waaronder activa, obligaties, gronden) verricht. Het doel van deze tussentijdse controle was het eerder signaleren van mogelijke knelpunten in het jaarrekeningproces, alsmede de druk voor zowel uw organisatie als voor ons weg te halen uit de periode februari/maart. Daarnaast hebben in januari en februari diverse tussentijdse overleggen plaatsgevonden om het jaarrekeningproces soepeler te laten verlopen. De interne controlemedewerkers stellen de SiSa-bijlage op en voeren de interne controle op de SiSa-regelingen uit. De afgelopen jaren hebben wij geadviseerd om de SiSa-controle gedurende het jaar meer voor te bereiden en tussentijds met ons af te stemmen. Wij constateren dat gedeeltelijk opvolging is gegeven aan dit advies. Zo heeft diverse malen tussentijds afstemming met ons plaatsgevonden over de SiSa-verantwoording. Bij de provincie zijn intern de SiSa-werkzaamheden in een eerder stadium opgepakt maar nog niet geheel afgerond. Dit heeft daarom voorlopig nog niet geleid tot het eerder uitvoeren van de SiSa-controles door ons. Door u is onderkend prioriteit te geven aan een verdere verbetering van de totstandkoming van de SiSa-bijlage. Dit gebeurt onder andere door het investeren in opleiding en training van medewerkers. Wij zijn van mening dat deze vernieuwde aanpak heeft geleid tot een soepeler verloop van het jaarrekeningtraject op een aantal gebieden (bijvoorbeeld obligaties). Wij constateren dat op een aantal andere, met name, complexere posten verdere ontwikkeling kan worden gerealiseerd (bijvoorbeeld gronden, aanbestedingen en tijdelijke budgetten).

Pagina 13


Pagina 14

Kwaliteit totstandkoming jaarrekening

Het maatschappelijk verkeer stelt toenemende eisen aan interne beheersing en kwaliteit van de verantwoording In 2013 is de interpretatie van de regelgeving rondom het positioneren en functioneren van de “Internal Audit Function” aangescherpt (COS 610). Deze ontwikkelingen zijn te plaatsen in het kader van toename van de eisen die het maatschappelijk verkeer (bijvoorbeeld de rijksoverheid en toezichthouders) stelt aan de kwaliteit van verantwoording (zoals de SiSaverantwoording). De provincie heeft ook in het afgelopen jaar stappen gezet in de doorontwikkeling van de interne beheersing en de interne auditfunctie. De verzwaring van eisen vanuit het maatschappelijk verkeer vragen om een verdere doorontwikkelng van de interne auditfunctie en van de interne beheersing in brede zin. Bijvoorbeeld hanteert de rijksoverheid een meer strikte interpretatie en toepassing van regelgeving en is herziening van eerdere SiSaverantwoordingen aan banden gelegd. Bij de provincie Fryslân worden de rechtmatigheidscontroles grotendeels uitgevoerd door de verantwoordelijke afdeling in samenspraak met de interne controlemedewerkers. In overleg met ons worden de werkzaamheden en de diepgang van de controle afgestemd. Daarnaast hebben wij diverse malen tussentijds overleg gehad over de stand van zaken. Evenals bij SiSa geldt dat wij onze controles pas gedurende de jaarrekeningcontrole geheel konden uitvoeren, terwijl het streven was om deze al (deels) in december uit te voeren. De werkzaamheden zijn, na een intensief proces van samenwerking, van voldoende niveau. Wij constateren dat de afgelopen jaren stappen zijn gezet in verbetering van werkzaamheden en vastlegging; dit is positief. Hierbij merken wij op dat verdere verbetering van belang is en adviseren daarom het proces van verbetering door te zetten.

Voornoemde ontwikkeling van toenemende vereisten vanuit het maatschappelijk verkeer betekent dat aan de interne beheersing en de kwaliteit van de verantwoording (en daarbij behorende interne en externe audit) steeds hogere eisen worden gesteld om aan deze (toenemende) vereisten te kunnen blijven voldoen. Wij gaan graag met uw organisatie in overleg hoe deze doorontwikkeling vorm gegeven kan worden. Een hulpmiddel hierbij is het Key Control Dashboard. Deze softwaretool zorgt voor een meer gestructureerde aanpak van de controles. Daarnaast wordt de zichtbaarheid van de uitgevoerde toetsingswerkzaamheden hiermee verbeterd. Uw organisatie heeft aangegeven de invoering van het Key Control Dashboard te overwegen. Graag gaan wij met uw organisatie in overleg hoe wij aan een soepele overgang naar deze tool bij kunnen dragen. Daarnaast gaan wij graag met uw organisatie in overleg hoe deze drie aspecten van een goed functionerende interne controle verder ontwikkeld kunnen worden binnen de provincie Fryslân. Naast bovengenoemde adviezen hebben wij met uw organisatie afgesproken om na afloop van de controle 2013 het proces te evalueren en concrete afspraken en voorstellen voor doorontwikkeling voor de controle 2014 te bepalen.


Pagina 15

Onze analyse van het resultaat 2013

Voordeligresultaat nader besproken Het rekeningresultaat over het jaar 2013 bedraagt € 2,8 miljoen voordelig ten opzichte van de gewijzigde begroting. Dit betekent een afwijking van 0,5%. Het resultaat over 2013 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven: Bedragen x € 1 mln

Gewijzigde begroting

Rekening 2013

Totale lasten

543,2

514,2

29

Totale baten

485,7

484,5

(1,2)

Resultaat vóór

€

(57,5)

(29,7)

27,8

58,6

33,6

(25)

1,1

3,9

2,8

bestemming

reserve

resultaat

2

Stoomtrein

2,3

Bedrijfsvoeringskosten

1,2 5,5

Diverse kleine nadelen €

Rekening-

Doefonds

Diverse kleine voordelen

Afwijking

€

mutaties is

Bedragen x Voordelig Nadelig € 1belangrijkste mln De verklaringen van het resultaat zijn als volgt:

TOTAAL SALDO

1,2 2,8

Uit deze analyse blijken een drietal forse afwijkingen. Allereerst betreft dit een voordeel van € 2 miljoen op het Doefonds. Dit betrof een geraamde bijdrage in 2013 aan het Doefonds. Aangezien het Doefonds pas eind 2013 is opgericht zal deze bijdrage naar verwachting in 2014 uitgekeerd worden. Ten tweede betreft dit de afboeking op de gemaakte kosten voor railinfrastructuur van de stoomtrein. In 2013 is het definitieve besluit gevallen dat de stroomtrein geen doorgang zal vinden. Ten derde is in het kader van mobiliteit en uitstroom met een dertigtal medewerkers een regeling getroffen voor het vrijwillig beëindigen van het dienstverband. Dit heeft geresulteerd in een nadeel van € 1,2 miljoen. Wij constateren dat daarnaast sprake is van diverse kleinere voor- en nadelen. De inhoudelijke analyse van de afwijkingen in de programmaverantwoording vindt plaats op alle afwijkingen boven € 100.000. De analyse kan nog verbeterd worden door in die analyse meer focus aan te brengen en te differentiëren (hoe uitgebreid wordt een afwijking toegelicht) op kwantiteit en kwaliteit. Ofwel in de mate van detail van toelichting wordt de focus gelegd op majeure afwijkingen (kwantitatief) of bijzondere afwijkingen die in kwalitatieve zin meer aandacht verdienen.


Pagina 16

Financiële positie ultimo 2013

Eigen vermogen

Solvabiliteit

Op basis van de jaarrekeningen 2013 en 2012 is de financiële positie van de provincie Fryslân als volgt samengesteld:

Ondanks dat de solvabiliteit is gedaald naar 79% (vorig jaar 80%), ligt deze ook in 2013 op een hoog niveau. Voor een nadere toelichting hierop wordt verwezen naar de volgende paragraaf inzake weerstandsvermogen.

Bedragen x € 1 mln

Algemene reserve Bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat

Rekening 2013

100%

Rekening 2012

95% 90%

€

€

87

174

1.446

1.383

75%

4

10

70%

1.537

1.567

85% 80%

65% Totaal Eigen Vermogen

60% 55%

Zoals uit bovenstaande opstelling blijkt, is de reservepositie van de provincie Fryslân ten opzichte van 2012 afgenomen met circa € 30 miljoen. Deze afname wordt met name veroorzaakt door de afname in de reserve NUON met € 30 miljoen vanwege de inzet voor de Centrale As (€ 15 miljoen) en diverse gebiedsontwikkelingen.

50% 2011

2012

2013


Pagina 17

Onze analyse van het weerstandsvermogen

Weerstandsvermogen

Schattingsprocessen binnen de jaarrekening

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen opgenomen. In deze paragraaf is opgenomen in hoeverre de provincie Fryslân in staat is financiële risico’s op te vangen door middel van het weerstandsvermogen. Hiervoor heeft de provincie Fryslân een risico-inventarisatie uitgevoerd en de risico’s zoveel mogelijk gekwantificeerd met een (verwachte) financiële impact.

Het college van Gedeputeerde Staten is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze door Gedeputeerde Staten gemaakte schattingen.

Jaarlijks wordt door de provincie Fryslân bij de kadernota een stresstest uitgevoerd. Hierbij worden de kans en impact van de aanwezige risico’s in beeld gebracht. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt dit overzicht geactualiseerd. Hieruit volgt een benodigd weerstandsvermogen van ruim € 137 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt geraamd op ruim € 527 miljoen. Uit deze analyse blijkt dat de weerstandscapaciteit ruim voldoende is.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het management gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Wij kunnen instemmen met de door Gedeputeerde Staten gemaakte inschattingen en waarderingsgrondslagen.


Pagina 18

Onze analyse van het weerstandsvermogen

Verplichtingenbeleid bij subsidietoekenning De provincie Fryslân investeert aanzienlijk in de provincie; zo investeert de provincie in het kader van het programma Wurkje foar Fryslan in totaal € 300 miljoen. Dergelijke investeringen, bijdragen en subsidies dienen als last genomen te worden op moment dat de prestatie is verricht, bijvoorbeeld doordat met het afgeven van een verleningsbeschikking een onherroepelijke verplichting is aangegaan. Indien een subsidie wordt verstrekt die als exploitatiebijdrage voor een bepaalde periode wordt toegekend, dan vindt toerekening van de subsidielast aan betreffende periode plaats. Ingeval de prestatie expliciet is gekoppeld aan realisatie van in enig jaar te realiseren prestaties, moet het moment van het nemen van de last gekoppeld worden aan het moment van realisatie van de prestatie. De subsidietoekenning aan Thialf is concreet gekoppeld aan het ritme van (geplande) realisatie van de vernieuwbouw. Wij kunnen instemmen met deze verwerking; wij adviseren de werkelijke voortgang te blijven monitoren.

De provincie heeft spelregels voor verplichtingenbeleid beschreven. Hierbij wordt ingegaan op meerjarige verplichtingen en ook de procedure hoe om te gaan met het nemen van last en verplichting naar aanleiding van toegekende subsidies. Ingeval een subsidie gekoppeld is aan realisatie van een concrete prestatie (bijvoorbeeld ijshal Thialf), dan wordt het ritme van realisatie opgenomen in de subsidiebeschikking en wordt naar rato daarvan de last genomen. In overige gevallen wordt de last genomen op moment van de subsidietoekenning. Om consequent en op juiste wijze het BBV toe te passen (baten-lasten stelsel) is van belang dat gemonitored wordt op eventuele afwijkingen ten opzichte van planning, deze kunnen immers leiden tot een afwijking in het moment waarop de last genomen moet worden. Daarnaast is van belang om te borgen dat intern de spelregels inzake meerjarige verplichtingen consequent worden nageleefd en dat eventuele uitzonderingen of afwijkingen op de spelregels tijdig geconstateerd worden en getoetst worden op juiste verwerking conform het BBV.


Pagina 19

Bijzondere posten in de jaarrekening

Verantwoording tijdelijke budgetten Provinciale Staten heeft regels opgesteld omtrent de verantwoording van de zogenaamde tijdelijke budgetten. Wij hebben, evenals in afgelopen jaren, vastgesteld dat deze regels zijn nageleefd en dat de tijdelijke budgetten rechtmatig zijn verantwoord. De stand van de tijdelijke budgetten kan als volgt weergegeven worden: Bedragen x € 1.000

Rekening 2013

Rekening 2012

€

€

Tijdelijk budget categorie A

39.700

90.500

Tijdelijk budget categorie B

76.100

44.000

Tijdelijk budget categorie C

9.000

7.700

Totaal tijdelijke budgetten

124.800

142.200

Aan categorie A budgetten liggen meerjarige overeenkomsten met medeoverheden en andere partijen ten grondslag. Bij de jaarovergang blijven de toegekende middelen beschikbaar. Categorie B budgeten betreffen meerjarige tijdelijke budgetten. Hiervoor kunnen verplichtingen met derden worden aangegaan. Bij de jaarovergang blijven de toegekende middelen beschikbaar voor het deel waarvoor verplichtingen zijn aangegaan. Categorie C budgetten betreffen tijdelijke budgetten waarvoor alleen verplichtingen voor het huidige begrotingsjaar aangegaan mogen worden. Overheveling van budgetten kan voorkomen als er sprake is van vertraagde levering.

De stand van de tijdelijke budgetten bedraag ultimo 2013 € 124,8 miljoen (2012: € 142,2 miljoen). Dit betreft het saldo van de positieve tijdelijke budgetten (€ 133 miljoen) en de negatieve tijdelijke budgetten (€ 8 miljoen). Hieruit blijkt dat, evenals afgelopen jaren, nog steeds sprake is van structurele onderbesteding doordat de uitvoering van projecten om diverse redenen vertraging heeft opgelopen waardoor budgetten doorschuiven. De negatieve tijdelijke budgetten betekenen echter dat in een aantal gevallen de besteding ook voorloopt op de raming. Ons inziens is de oorzaak van de afwijkingen deels terug te voeren door vertraging bij derde partijen en deels interne oorzaken; naar onze mening is op beleidsafdelingen nog niet altijd sprake van een strakke planning en sturing op het financiële budget (in relatie tot inhoudelijke voortgang), zodanig dat bestedingen beter worden geraamd en overschotten of tekorten vroegtijdig zichtbaar worden. Beleid/inhoud is onlosmakelijk verbonden met financiën. Wij hebben GS geadviseerd de beheersing en sturing op beleid en het financiële budget als een geheel te borgen in de organisatie, zodat ook voor de beleidsmedewerkers de verbinding tussen inhoud en financiën zichtbaar is, en strakkere sturing daarop plaats kan vinden. Daarbij is aandacht voor de "zachte" aspecten van planning & control, zoals cultuuraspecten van belang om zodoende proces van borging in de organisatie zo optimaal mogelijk te realiseren. Hierbij kan de directie een belangrijke sturende rol vervullen. Daarnaast hebben wij GS geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke toelichting in de jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door de onderliggende redenen en effecten waarom besteding achterblijft te beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor Provinciale Staten nog verder versterkt worden. Dit wordt door uw organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan gegeven. Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te blijven monitoren.


Pagina 20


Waardering obligatieportefeuille en schatkistbankieren

Thialf

De provincie Fryslan beschikt over een obligatieportefeuille van € 725 miljoen ultimo 2013 (2012: € 827 miljoen). De obligaties zijn ondergebracht bij de twee vermogensbeheerders van de provincie. De afname van de obligaties met € 102 miljoen wordt veroorzaakt door verplichte verkopen vanwege de invoering van Schatkistbankieren per 1 januari 2014. De verworven obligaties na 4 juni 2012 dienden verplicht verkocht te worden. Wij hebben vastgesteld dat de provincie hieraan heeft voldaan. Bij deze verplichte verkopen is een uitzondering gemaakt voor Nederlandse staatsobligaties. Hiervoor is een overgangsregeling getroffen bij de wijziging van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO).

In 2013 heeft de provincie aandelen in Thialf O.G. verworven. In totaal zijn 12.000 (zijnde 2/3 van totale belang in Thialf O.G.) van Aegon Nederland B.V. respectievelijk Essent Nederland B.V. overgenomen tegen een koopsom van € 4 miljoen. Dit bedrag bestaat voor € 1,5 miljoen aankoopprijs van de aandelen vermeerderd met agio van € 2,5 miljoen. De agiostorting is bedoeld om de daling van het eigen vermogen ten gevolge van de versnelde afschrijving van de oude activa (afschrijving circa € 2,5 miljoen weer aan te vullen en zodoende de vermogenspositie stabiel te houden). In de jaarrekenging 2013 zijn de aandelen en agio gewaardeerd tegen in totaal € 4 miljoen. Wij hebben de waardering van deze post op grond van het BBV getoetst waarbij de functie van het actief van belang is (maatschappelijke en/of economische functie). Wij kunnen met de gekozen waardering instemmen aangezien de provincie adequaat onderbouwd heeft dat Thialf een maatschappelijke functie heeft.

In 2012 heeft Provinciale Staten een bestemmingsreserve gevormd van € 6 miljoen om mogelijke verliezen in 2013 vanwege de overgang naar Schatkistbankieren op te vangen. In de 2e Berap is hiervoor uit deze reserve € 2 miljoen onttrokken. Het resterende deel is vrijgevallen ten gunste van het begrotingssaldo 2013. De provincie Fryslân hanteert voor haar obligatieportefeuille een zogenaamde “buy and hold” strategie, wat zoveel betekent dat de obligaties worden aangehouden tot de einddatum, zodat uiteindelijk de nominale waarde zal worden ontvangen op het moment dat de obligatie afloopt. Door deze strategie hoeft de provincie bij de bepaling van de waardering niet direct rekening te houden met lagere koersen. Wij hebben vastgesteld dat de obligatieportefeuille juist gewaardeerd is en dat is voldaan aan de vereisten inzake Schatkistbankieren.

In januari 2014 is een subsidie van maximaal € 50 miljoen toegekend aan Thialf voor de verbouw van de ijshal. De subsidie wordt voor € 20 miljoen gedekt uit REP-middelen en voor € 30 miljoen uit NUON-gelden. De in het najaar 2013 verstrekte lening van € 1 miljoen is begin 2014 verrekend met de subsidietoekenning. De lening van € 1 miljoen maakt feitelijk onderdeel uit van de totale subsidie en deze eerste tranche is reeds in 2013 uitgekeerd om voorbereidingskosten etc. uit te dekken. Aangezien de totale subsidietoekenning is gekoppeld aan het ritme van daadwerkelijke realisatie en ook het bedrag ad € 1 miljoen gekoppeld is aan het bestedingsritme kunnen we instemmen met verwerking van deze lasten in 2013. Wel is van belang om gedurende de gehele looptijd de werkelijke versus geplande realisatie van het project te blijven volgen. Dit omdat eventuele (substantiële) afwijkingen ten opzichte van planning ook kunnen betekenen dat een deel van de lasten verschuift in de tijd (en op een ander moment genomen zou moeten worden).


Pagina 21


Waardering financiële vaste activa

Wet Normering Topinkomens (WNT)

Waddenglas

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

Door de provincie Fryslân is in het verleden een lening verstrekt aan de gemeente Franekeradeel voor het realiseren van het project Waddenglas (ultimo 2013 is het openstaande saldo € 3,1 miljoen). De terugbetaling van deze achtergestelde lening is gekoppeld aan de resultaten die de gemeente realiseert uit het project. De uitvoering van dit project ligt achter op schema en de exploitatieperiode is met een jaar verlengd. De realisatie van dit project blijft onzeker. Ultimo 2013 beschikt de provincie over een voorziening van € 1,5 miljoen vanwege mogelijke oninbaarheid van deze verstrekte lening. Per saldo resteert derhalve een vordering van € 1,6 miljoen. Wij kunnen ons vinden in de waardering van Waddenglas. Wel adviseren wij u de ontwikkelingen in dit project nauwlettend te blijven volgen. Bijdrage in activa stoomtrein In 2010 heeft de provincie Fryslân een bijdrage gedaan van € 2,1 miljoen in de aanleg van infrastructuur voor de stoomtrein Sneek-Stavoren. Deze bijdrage is, conform de bepalingen in het BBV, geactiveerd op de balans. In de tussentijd is de stichting die de stoomtrein zou gaan exploiteren failliet gegaan. In 2013 is definitief besloten dat het project geen doorgang zal vinden. De provincie heeft het geactiveerde bedrag van € 2,1 miljoen afgewaardeerd. Wij kunnen ons vinden in dit standpunt.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2013 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd.


Pagina 22


Waardering gronden De provincie Fryslân heeft gronden geactiveerd op haar balans. Deze balanspost is als volgt opgebouwd: Bedragen x € 1.000

Rekening 2013

Rekening 2012

€

€

27.577

27.553

8.390

7.642

72

153

Vooruitbetalingen

481

25

Totaal voorraden

36.520

35.373

Voorraad gronden IKG Grond voor Grond Onderhanden werken

Voorraad gronden IKG De onder het IKG opgenomen grondaankopen zijn door de provincie aangekocht voor toekomstige inzet in het kader van landbouw en EHS en met name bedoeld voor doorlevering aan terreinbeherende organisaties. In 2012 zijn alle IKG gronden getaxeerd. Indien de getaxeerde waarde lager was dan de historische kostprijs, is een verlies in aanmerking genomen. In totaal heeft dit geleid tot een voorziening van € 4,5 miljoen in 2012. Deze voorziening is in mindering gebracht op de post voorraden. Conform ons advies wordt vanaf 2013 jaarlijks een derde van de voorraad gronden opnieuw getaxeerd ten behoeve van de bepaling van de waardering. Deze taxatie heeft in 2013 plaatsgevonden. Dit heeft niet geleid tot een aanvullende verliesvoorziening.

Grond voor Grond De provincie Fryslân is voor € 22,5 miljoen aan verplichtingen aangegaan voor grond en inrichting EHS voor de uitvoering van de bestuursovereenkomst, zoals deze in 2011 is gesloten met het Rijk. De provincie Fryslân veronderstelt dat zij de aangegane verplichtingen en ontwikkelopgave kan financieren uit het grond-voor-grond-principe. De provincie heeft tot nu toe € 8,4 miljoen aan gronden op de balans opgenomen, die gedekt moeten worden uit de opbrengsten van de gronden die worden verkregen van het Rijk. Vooralsnog zijn de boekwaarden van deze grond niet veel hoger dan de marktwaarde (agrarische bestemming) en is het risico beperkt. ILG - Bestuursovereenkomst grond In september 2013 zijn in de Bestuursovereenkomst grond afspraken gemaakt over de overdracht van alle BBL-oud-gronden van het Rijk aan de provincies, om het instrument grond op een effectieve manier in te zetten ter realisering van het robuuste natuurnetwerk zoals overeengekomen in het natuurpact. Tevens zijn in de Bestuursovereenkomst afspraken gemaakt over de betaling aan het Rijk. Gezamenlijk betalen de provincies € 160 miljoen voor overname van alle BBL-oud-gronden. Het deel van de provincie Fryslân betreft een bedrag van ongeveer € 21,5 miljoen. Een deel van de gronden zal om niet worden teruggegeven aan de natuur, waardoor de waarde daalt naar nihil. Dit staat toegelicht in de jaarrekening 2013. Aangezien de provincie nog geen besluiten genomen heeft welke gronden natuurbestemming zullen krijgen is per 31 december 2013 van een afwaardering nog geen sprake. De provincie heeft de situatie toegelicht in de jaarrekening 2013; hiermee kunnen wij instemmen. Zodra besluitvorming plaatsvindt en bekend is welke gronden een natuurbestemming krijgen, dienen deze gronden afgewaardeerd te worden naar nihil. De economische en juridische overdracht vindt per 1 januari 2014 plaats. De gevolgen van de Bestuursovereenkomst grond zullen derhalve verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2014.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân Opvolging managementletter 2013

Opvolging managementletter 2013 In onze managementletter 2013 hebben wij een aantal aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2013 benoemd. De belangrijkste betroffen: ► ► ► ► ►

Aanvullende werkzaamheden rechtmatigheid subsidies; Werkzaamheden SiSa; Toetsing op naleving aanbestedingswet; Verwerking Grond-voor-Grond; Analyse op risico’s bij verbonden partijen en overige samenwerkingsverbanden.

Wij hebben vastgesteld dat voldoende opvolging is gegeven aan deze aandachtspunten in het kader van de jaarrekeningcontrole 2013. Naast deze aandachtspunten hebben wij in onze managementletter diverse adviezen uitgebracht. Wij constateren dat uw college adequaat opvolging probeert te geven aan onze adviezen. Hierbij blijft het van belang om de juiste focus te bewaren en duidelijke prioriteiten te stellen. Wij zullen bij onze tussentijdse controle in het najaar van 2014 uitgebreid rapporteren over de opvolging van onze adviezen.

Pagina 23


Pagina 24

Uitkomsten Rechtmatigheid

Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid

Begrotingsrechtmatigheid

Wij hebben bij de controle over 2013 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2013 van de provincie Fryslân. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: ► het rechtmatigheidsbeheer; ► de naleving van het voorwaardencriterium; ► de begrotingsrechtmatigheid; ► het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; ► de niet-financiële beheershandelingen

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het algemene bestuur is gerespecteerd.

Rechtmatigheidsbeheer Het controleprotocol, inclusief het normenkader is Provinciale Staten vastgesteld. Het normenkader is intern bij uw provincie vertaald in een intern controleplan, waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn opgenomen. De werking van deze maatregelen is, na een aantal aanvullende overleggen en werkzaamheden, met voldoende diepgang getoetst en de uitkomsten hiervan zijn voor de processen vastgelegd. Wel merken wij op dat nog verbetering mogelijk is. Voor onze visie hierop verwijzen wij naar de paragraaf “Kwaliteit totstandkoming jaarrekening”.

Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. De Aanbestedingswet 2012 (inclusief de Gids Proportionaliteit) is meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole. In een aantal gevallen wordt afgeweken van de Gids Proportionalieit. Deze afwijkingen zijn gemotiveerd vastgelegd.

De overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door Gedeputeerde Staten in de toelichting op de programmarekening toereikend toegelicht. Gedeputeerde Staten stelt uw Provinciale Staten voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2013. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

Formele rechtmatigheidsfouten Naast fouten die meewegen in het oordeel van de accountant omtrent de rechtmatigheid van de baten en lasten kan ook sprake zijn van formele rechtmatigheisdfouten zonder financiële consequenties. Dit betreft veelal handelingen in strijd met regelgeving zonder financiële gevolgen. In het geval van de provincie Fryslân betreft het vooral het niet naleven van termijnen inzake subsidies. Aangezien aan deze formele rechtmatigheidsfouten fouten in de verordeningen geen financiële consequenties zijn verbonden, tellen deze niet mee als financiële rechtmatigheidsfout.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân Uitkomsten Rechtmatigheid

Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw provincie heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen in het interne controleplan. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de provincie Fryslân betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

Pagina 25


Pagina 26

Uitkomsten SiSa

SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde fouten en/of onzekerheden geconstateerd: Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in Toelichting euro’s fout/onzekerheid

Bodemsanering (excl. Bedrijvenregeling) 2005- Geen 2009

0

n.v.t.

Brede Doeluitkering Verkeer en Vervoer

Geen

0

n.v.t.

Regionaal mobiliteitsfonds

Geen

0

n.v.t.

Regionale mobiliteitsfondsen (Zuiderzeelijn)

Geen

0

n.v.t.

Bijdrage hoofdvaarwegen Geen Fryslân en Groningen

0

n.v.t.

Verzameluitkering EZ

0

n.v.t.

p.m.

Zie paragraaf “Doeluitkering Jeugdzorg – Aantal aan en afmeldingen”

Geen

Doeluitkering Jeugdzorg Onzekerheid

Onze controleaanpak hierbij hebben wij in het hoofdstuk Onafhankelijkheid en controleproces nader toegelicht. De SiSa-bijlage dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 2 bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

Doeluitkering Jeugdzorg – aantal aan- en afmeldingen De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau Jeugdzorg Friesland verstrekte gegevens. De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er geen betrouwbare verantwoording is afgelegd. De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân Kwaliteit beheersorganisatie

Onze bevindingen in het kader van uw interne beheersing In onze managementletter 2013, uitgebracht aan Gedeputeerde Staten, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2013 opgenomen. Wij constateren dat de provincie Fryslan onze aanbevelingen en bevindingen opgepakt heeft. Dit vinden wij een goede zaak. Er zijn nagenoeg geen punten die nog niet opgepakt zijn; daarmee zijn alle punten onderhanden. Wij hebben het college geadviseerd goed te sturen op de voortgang en afronding van de onderhanden punten zodat ingezette verbeteringen concreet (en conform planning) afgewikkeld worden.

Automatisering In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant ook verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Pagina 27



Pagina 29

Onafhankelijkheid

Inleiding De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2013 een wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en advies, alsmede vanaf 2016 verplichte kantoorrotaties bij OOB’s. Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in december 2013 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnierakkoord is een verbod op bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf 2014 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien uit de perceptie van het publiek.

Belangrijkste wijzigingen in de ViO De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op: ► een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid; ► een verbod van sponsoring van een assurancecliënt ter verkrijging van naamsbekendheid;

►

►

het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van de jaarrekening en andere assurancediensten (bijvoorbeeld controle van een MVO-verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor andere assurancediensten; de introductie van het begrip gelieerde derde dat de reikwijdte van het verbod op het leveren van adviesdiensten aan andere entiteiten binnen de groep bij OOB’s inperkt. Relaties met zustervennootschappen worden buiten beschouwing gelaten. Daarnaast vallen moedervennootschap(pen) wel onder het begrip gelieerde derde, ongeacht het materiële belang.

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. De jarenlange discussie over het beroep en het functioneren van de accountant, hebben uiteindelijk geresulteerd in een aanpassing van de accountantswetgeving, welke van toepassing is voor organisaties van openbaar belang (OOB’s) met als doel de onafhankelijkheid van de accountant beter te waarborgen richting het maatschappelijk verkeer. Ondanks het feit dat een gemeenschappelijke regeling zich volgens de wet niet kwalificeert als een organisatie van openbaar belang, vinden wij het als uw accountant belangrijk om eventuele bedreigingen ten aanzien van de onafhankelijkheid te melden. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd.


Pagina 30

Ons controleproces

Wat is de reikwijdte van onze opdrachten Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door Provinciale Staten vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Onze controleaanpak in het kort Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de provincie Fryslân.

Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die Gedeputeerde Staten heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt Provinciale Staten de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Op grond van de jaarrekening 2013 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 7 miljoen (1%) en voor onzekerheden € 21 miljoen (3%). Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door Provinciale Staten bepaald op 5% van de goedkeuringstolerantie, zijnde een bedrag van € 350.000.

Onafhankelijkheid en controleproces Ons controleproces

Frauderisico’s Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij Gedeputeerde Staten. Het is van belang dat het management, onder toezicht van Provinciale Staten, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. We hebben mogelijke risico’s rondom fraude alsmede interne beheersing in dit kader op diverse niveaus besproken in onze controle. Uit onze controle zijn geen bevindingen gebleken.

Pagina 31

Bijlagen Bijlage 1: Overzicht van controleverschillen Bijlage 2: SiSa-bijlage

Overzicht controleverschillen

Pagina 33

Bijlage 1

(in duizenden euro's) Onzekerheden

Fouten A

Recapitulatie

Ten behoeve van getrouwheidsoordeel, onderdeel controleverschillen rekeningresultaat

0

0

Totaal controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid

0

0

die ook van invloed zijn op de rechtmatigheid

0

0

Specifieke verschillen in het kader van de rechtmatigheid

0

0

Totaal controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid

0

0

0

0

0

0

Controleverschillen in kader van getrouwheid

B

Specificatie controleverschillen in het kader van het getrouwheidsoordeel

Geen C

Specificatie controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid

Geen

SiSa-bijlage

Pagina 34

Bijlage 2

Het is volgens de nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer specifieke

Specifieke

Fout of

Financiële

uitkering conform

uitkering

onze-

omvang in

kerheid

euro’s

SiSa-bijlage 2013 I&M E6

I&M E27

I&M 28 I&M 28B

I&M 34

EZ F3

Bodemsanering (excl. Geen Bedrijvenregeling) 2005-2009 Brede Doeluitkering Geen Verkeer en Vervoer Regionaal mobiliteitsfonds

Geen

Regionale mobiliteitsfondsen Geen (Zuiderzeelijn) Bijdrage hoofdvaarwegen Geen Fryslân en Groningen Verzameluitkering Geen EZ

0

n.v.t.

0

n.v.t.

0

n.v.t.

0

n.v.t.

0

n.v.t.

0

n.v.t.

VWS H8 Doeluitkering Jeugdzorg

Toelichting fout/onzekerheid

Onzekerheid p.m.

De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau Jeugdzorg Friesland verstrekte gegevens. De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er geen betrouwbare verantwoording is afgelegd. De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen.

Provincie Fryslân Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Rapportage aan Provinciale Staten

Recommend Documents