Gemeente Heemstede Uitkomsten controle en overige informatie 2015 exclusief sociaal domein

Gemeente Heemstede Uitkomsten controle en overige informatie 2015 exclusief sociaal domein Rapportage aan de gemeenteraad

Deze rapportage geeft de stand van zaken van de accountantscontrole weer per 15 april 2016. Openstaande controlewerkzaamheden: . Afwikkeling van de controle sociaal domein, wordt uitgevoerd in de week van 16 en 23 mei 2016. . Update paragraaf verbonden partijen met huidige informatie (cijfers 2015) . Beoordeling premiepercentages personeelslasten, beoordeling ISAE3402 . Parkeerbaten, beoordeling controleverklaringen/ISAE3402 van SH VP en TMC

EY

Building a better working world

EY


Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag, Netherlands Postbus 90636 2509 LP Den Haag, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 41 87 ey.com

Gemeenteraad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE

Den Haag, 18 april 2016

JSCN-A959ET/dw

Uitkomsten controle en overige informatie 2015 exclusief sociaal domein Geachte leden van de raad, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole 2015 exclusief sociaal domein van de jaarrekening van de gemeente Heemstede. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: Uitkomsten jaarrekeningcontrole - Kwaliteit beheersorganisatie Rechtmatigheidsbeheer Wensen en aandachtspunten

controleproces, evenals van de algehele corporate governance. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voortkomen met u te kunnen delen. De bevindingen uit dit verslag zijn 13 april 2016 besproken met de directie, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder Financier) van de gemeente Heemstede. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede.

Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2015. Bij de uitvoering van onze controle ondervinden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van de gemeente Heemstede. De mogelijkheid am een open en eerlijke dialoog met u als lid van de gemeenteraad te voeren, vormt een essentieel onderdeel van het

EY

c99 110M

Partners in Sport

Ernst Young Accountants LLP Is een ilrnired lia0111ty partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en gereglstreerd bil Companies House onder reglstratlenummer 0C33559a. In relate tot Ernst I Young Accountants LLP wordt de term partner gelanMit nom een (vertegenwoordlger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst 6 Young Accountants LLP Is statutalr gevestlgd te 6 More London Place, London, SE1 20A. Verenlgd KonInkrIjk. heelt haar hooldvestIging aan Boompies 258, 3011. XZ Rotterdam, Nederland en Is gereglstreerd blj de Kanter van Koophandel Rotterdam coder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden Ain algemene voorwaarden van toepassIng, waarin een beperkIng van de aansprakellikheld Is opgenomen.


Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

S.B. S iessens RA

Pagina 3

Inhoudsopgave Uitkomsten jaarrekeningcontrole

6

Kwaliteit beheersorganisatie

14

Rechtmatigheidsbeheer

16

Wensen en aandachtspunten

19

Bijlagen 1 Onafhankelijkheid en controleproces 2 Overzicht controleverschillen 3 SiSa-bljlage Totaal aantal pagina's in dit rapport: 28

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2015

Voordelig resultaat nader besproken

Eigen vermogen neemt af

Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2015 bedraagt € 825.930 voordelig ten opzichte van een begroot saldo primair en na wijzigingen van nihil.

Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per jaareinde 2015 volgens de jaarrekening € 18,3 miljoen en heeft zich vanaf 2013 als volgt ontwikkeld:

Het resultaat over 2015 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven.

25.000 - Bedragen x 1.000 20.000 15.000

Totale lasten

53.401

50.316

3.085

Tatale baten

47.730

48.366

636

Totaal saldo van baten en

(5.671)

(1.950)

3.721

5.671

2.776

2.895

0

826

826

10.000 5.000

lasten Mutaties in reserve

2013

2014

2015

c Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo exploitatie Gerealiseerd resultaat

In de analyse van het resultaat in de programmarekening zijn de verschillen nader toegelicht.

Van het totale eigen vermogen ten bedrage van € 18,3 miljoen is € 4 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van 2014 afgenomen met € 1,3 miljoen. Het verloop van de algemene reserves is in de jaarrekening nader toegelicht en ingegeven door raadsbesluiten. Ratio's Als gevolg van een wijziging in het BBV dient de gemeente een aantal verplichte ratio's toe te lichten. Wij hebben vastgesteld dat de ratio's correct zijn toegelicht in de jaarrekening.

Pagina 6

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van de financiele positie

Financiering

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In 2015 zijn geen nieuwe financieringen afgesloten en kon de gemeente voldoen aan de reguliere aflossing van € 2,8 miljoen. Dit is het gevolg van het schrappen en doorschuiven van investeringen, lagere uitgaven in het sociaal domein alsmede door het gerealiseerde positieve resultaat. De gemeente Heemstede blijft binnen de kasgeldlimiet en voldoet aan de renterisico-norm. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de financieringsparagraaf in het jaarverslag.

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico's en het beleid dat hieromtrent gedurende 2015 is gevoerd. Ten aanzien van deze paragraaf constateren wij het volgende.

Vanaf 2014 dient In de toelichting op de balans ten aanzien van schatkistbankieren het volgende te warden vermeld: Het drempelbedrag voor het begrotingsjaar waarover verantwoording afgelegd wordt. Voor ieder kwartaal van het jaar dient het bedrag aan middelen toegelicht te worden dat buiten de schatkist is gehouden. Wij hebben vastgesteld dat bovenstaande adequaat is toegelicht in de jaarrekening. Gedurende het jaar 2015 waren overtollige middelen aanwezig die op dag basis buiten's Rijks schatkist zijn aangehouden en het drempelbedrag overschrijden. De gemeente Heemstede heeft in de toelichting bij de jaarrekening hierover conform richtlijnen gerapporteerd. Hieruit is op te maken dat de gemeente in het tweede kwartaal het drempelbedrag heeft overschreden en niet voldaan aan de wet. Dit leidt tot deze kwalitatieve opmerking in ons verslag. Bepaald is dat overschrijdingen van het drempelbedrag uit hoofde van schatkistbankieren niet meewegen in onze foutenevaivatie ten aanzien van de rechtmatigheid.

De algemene reserve met een omvang van € 4 miljoen vormt het huidige weerstandsvermogen van de gemeente Heemstede om de geTdentificeerde risico's op te kunnen vangen. Het weerstandsvermogen is daarmee toereikend ten opzichte van de omvang van de ingeschatte risico's (€ 2,4 miljoen). Het is van belang om nader te analyseren in hoeverre gerapporteerde risico's al wel of niet zijn meegenomen in de (meerjaren)begroting en of overige bestaande bestemmingsreserves aanwezig zijn om deze risico's af te dekken. Net als in voorgaande jaren merken wij op dat in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing geen inzicht wordt gegeven in de cijfermatige opbouw van het totale weerstandsvermogen, dat naast de algemene reserve ook bestaat uit de post onvoorzien, de onbenutte belastingcapaciteit en eventueel aanwezige stille reserves. De omvang van de algemene reserve is als beschikbare incidentele weerstandscapaciteit toegelicht in de paragraaf, waarbij al rekening is gehouden met de voorgestelde bestemming van het rekeningresultaat. De onbenutte belastingcapaciteit is in de gemeente Heemstede op basis van het huidige financieel beleid geen onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Wij adviseren u om dit nader toe te lichten in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer.

Pagina 7

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van de gehanteerde grondslagen

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbebaling Naar onze mening zijn de door het college gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de des betreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Kwaliteit van het resultaat en belangrijke schattingen en oordeelsvormingen Wij stellen vast of de gemeenteraad is geinformeerd over het proces dat het college hanteert voor het tot stand komen van belangrijke oordeelvormingen ten aanzien van belangrijke subjectieve posten in de jaarrekening. Hierbij bijzondere aandacht voor de daarbij gehanteerde veronderstellingen en gemaakte inschattingen. Het geheel is inzichtelijk met de volgende tabel.

Kwaliteit jaarverslag Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de gemeentewet is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. eid

INIMIINOIMI JNIAtitrM li 11119

Hoog

Toerelkend

Verdere verbetering mogelijk

Ja

Geen

Waardering van uw deelnemingen

Ja

Geen

Waardering debiteuren

Ja

Waardering grond en gebouwen incl.

Gerniddeld

Laag

Kwaliteit toelichting

afschrijvingen

Aannames over de toepassing van percentages kunnen beter warden onderbouwd

Beoordeling toereikendheid en onderbouwing voorzieningen

Ja

lnzicht in gereallseerd onderhoud versus het geplande onderhoud op basis van de planvorming en (aanpassing) van het gewenste onder-houdsniveau kan nog warden verbeterd.

Pagina 8

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Inleiding

De negatieve onderhanden werken wordt veroorzaakt door een vooruit ontvangst op het project Havendreef. De gemeente zal in 2016 voor dit vooruit ontvangen bedrag nog kosten realiseren en kan nog niet overgaan tot winstneming. In 2017 wordt verwacht dat het project met een positief resultaat wordt afgesloten en tot winstneming wordt overgegaan. Wij kunnen ons verenigen met de toelichting en waardering van de onderhanden werken zoals opgenomen in de jaarrekening.

Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle die nog niet eerder in dit verslag zijn toegelicht. Dit betreft de volgende onderwerpen: Onderhanden werken Voorziening pensioenen en wachtgelden Voorziening riolering en afvalstoffen Europese aanbestedingen Wet normering topinkomens Registratie activa in eigendom gemeente SiSa Overige bevindingen Decentralisaties Waardering projecten In het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente Heemstede hebben wij de onderhanden werken gecontroleerd. De post onderhanden werken van de gemeente Heemstede is als volgt te specificeren. . 31 december 2015 Havendreef Manpadslaan Totaal

31 december 201

(172.688)

37.312

20.942

682

(151.746)

37.994

Voorziening pensioenen en wachtgelden De voorziening pensioenen en wachtgelden is gestegen van € 1,361 miljoen eind 2014 naar € 2,612 miljoen eind 2015. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de gewijzigde verantwoording van de voorziening pensioenen en wachtgelden zoals besloten in de raadsvergadering van november 2015. Als gevolg van deze wijziging is een bedrag van € 1,3 miljoen overgeboekt van de algemene reserve naar de voorziening voor pensioenen en wachtgelden. Naar onze mening sluit de gewijzigde manier van verantwoorden beter aan bij de BBV. Artikel 44.3 stelt weliswaar dat geen voorzieningen kunnen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen met een vergelijkbaar volume. Echter in de notitie van de commissie BBV is specifiek aangegeven dat pensioenen wachtgeldverplichtingen van bestuurders niet zijn aan te merken als jaarlijks terugkerende verplichtingen met een gelijk volume, gelet op de beperkte groep met wisselingen in wethouders. Om die reden is het vormen van een voorziening naar onze mening terecht. De eind 2015 gevormde voorziening pensioenen is gebaseerd op actuarieel berekende voorzieningen per 31 december 2015. Voor de voorzieningen die extern zijn verzekerd worden geen voorzieningen gevormd in overeenstemming met de BBV.

Pagina 9

Kwaliteit resultaat Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Voorziening riolering en afvalstoffen

Europese aanbestedingen

De Commissie BBV heeft in november 2014 een notitie Riolering uitgebracht vanwege wijzigingen binnen het BBV. In de notitie worden stellige uitspraken gedaan over de presentatie van reserves en voorzieningen waarbij de gemeenten bij het opstellen van de jaarrekening rekening dient te houden. De notitie heeft ook uitwerking op de reserves en voorzieningen omtrent afvalstoffenheffing.

Gelet op de decentrale inkoopbevoegdheden is voor het boekjaar 2015 gedurende het jaar een uitgebreide inkoopanalyse uitgevoerd gericht op de naleving van de Europese Aanbestedingsregels en het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hieruit is een bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid naar voren gekomen. Deze bevinding was ten tijde van de interim controle bekend en gerapporteerd in onze managementletter d.d. 6 november 2015. De bevinding voor de rechtmatigheid van € 304.500 ieidt tot een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid. Uit de jaarrekening zijn geen andere fouten naar voren gekomen.

De gemeente Heemstede beschikte eind 2014 over bestemmingsreserves ter egalisatie van tarieven en kapitaallasten voor riolering en afvalstoffenheffing ad € 322.000 respectievelijk € 652.000. De commissie heeft de stellige uitspraak gedaan om hiervoor een voorziening aan te houden, gekenmerkt als een zogenaamde voorziening art ikel 44 lid 2. Dit is een richtlijn die van toepassing is vanaf de jaarrekening 2014, tenzij kan worden aangetoond dat de reserves overwegend zijn ontstaan vanuit efficiency voordelen. Op basis van de notitie heeft door de gemeente een nadere analyse plaatsgevonden in 2014. Op basis hiervan kon geconcludeerd dat de reserves gehandhaafd konden blijven, aangezien deze waren opgebouwd uit efficiency voordelen uit het verleden waarbij geen sprake meer is van een reserve voor tariefegalisatie. In 2015 heeft de gemeente de reserves omgezet naar voorzieningen omdat

geconstateerd werd dat de efficiencyvoordelen niet meer in de huidige ramingen konden worden gekenmerkt, maar dat er sprake is van tarief egalisatie naar de toekomst. Dit is ook qua benaming aangepast in de jaarrekening en wij kunnen ons hiermee verenigen. Overeenkomstig de BBV heeft de gemeente de reserves laten vrijvallen in de exploitatie en de voorzieningen gevormd in de exploitatie over 2015.

Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector

in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2015 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of

er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en voiledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Pagina 10


In 2015 heeft de organisatie de beoordeling op de WNT looncomponenten voor de bezoldiging zuiverder benaderd op de van toepassing zijnde looncomponenten welke meegenomen dienen te warden in de bezoldiging. Door deze benadering is geconstateerd dat de toelichting in 2014 voor de looncomponenten in de bezoldiging te hoog waren gepresenteerd. De vergelijkende cijfers zijn door de zuiverdere benadering aangepast en een nadere toelichting voor de aanpassing is opgenomen. De aanpassing heeft geen impact op de toepassing van en voldoen aan de WNT. Wij kunnen ons verenigen met de gemaakte aanpassing en benadering in het kader van de WNT en de toelichting daarbij zoals opgenomen in de jaarrekening. Registratie activa in eigendom gemeente Bij de uitvoering van onze controle hebben wij geconstateerd dat er enkele activa in eigendom van de gemeente met een boekwaarde van nihil niet meer zijn geregistreerd in de activamodule. De gemeente heeft deze activa wel in beeld middels andere bronnen. Wij adviseren om deze active tevens te registreren in de activamoduleom daarmee de zichtbaarheid en informatie te waarborgen. Deze waarborging helpt eveneens bij een beoordeling van de volledigheid van baten en lasten inzake huur- en pachtopbrengsten en het inzicht in eventuele stille reserves in de activa module te waarborgen. SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2015. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te warden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is;

10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 3 bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS. Overige bevindingen Bij de uitvoering van onze controle hebben we geconstateerd dat de baten omgevingsvergunning te laag zijn verantwoording voor een bedrag van € 39.200. Deze omissie is ontstaan door het volgen van de opgave van het GBKZ voor deze batenstroom inzake omgevingsvergunningen. De gemeente is echter zelf verantwoordelijk voor het verantwoorden van de gerealiseerde baten, en de volledigheid daarvan, en GBKZ is verantwoordelijk voor het opleggen en innen van de leges. Wij hebben dit controleverschil opgenomen in de bijlage als ongecorrigeerd controleverschil.

Pagina 11


Verbonden partijen Wij constateren dat het belang van een adequate beheersing van verbonden partijen in het algerneen toeneemt door een aantal maatschappetijke ontwikkelingen, waaronder de decentralisaties in het sociaal domein. Anderzijds legt de huidige financiele situatie extra druk op de financiele positie van uw verbonden partijen. Het financieel risico voor de gemeente neemt hierdoor toe. De gemeente Heemstede heeft verschillende deelnemingen met een verhoogd (financieel of bestuurlijk) risicoprofiel. De gemeente Heemstede houdt toezicht op verbonden partijen door haar actieve rol en invulling van het aandeelhouderschap en het benoemen van leden van de raad van commissarissen/bestuursleden. De spelregels zijn vastgelegd in de financiele verordening. De gemeenteraad wordt jaarlijks tweemaal geTnformeerd via de paragraaf verbonden partijen als onderdeel van de P&C-cyclus en wordt gedurende het jaar geinformeerd over de begroting, eventuele tussentijdse rapportages en de jaarverantwoordingen van de verbonden partijen. De organisatie heeft inzichtelijk gemaakt op welk niveau en op welke momenten de gemeente toezicht uitvoert op de verbonden partijen. De toezichthoudende rol is hiermee voldoende. Als aandachtspunt merken wij op dat de vastleggingen van deze toezichthoudende rol verbeterd kan worden am daarmee de zichtbare beheersing verder te verbeteren. Vanuit de rapportage van de Rekenkamer is dit advies naar voren gekomen en volgt de organisatie het advies om in de komende begrotingen de verbonden partijen verder toe te lichten en indicatoren op te nemen.

Ten aanzien van uw verbonden partijen merken wij op dat in de paragraaf verbonden partijen van het jaarverslag, nog niet alle cijfers over 2015 zijn opgenomen. Hieraan is nog geen volledige invulling gegeven aangezien een

deel van de cijfers over 2015 van de betreffende verbonden partijen op dit moment nog niet bekend zijn. Deze cijfers zullen op het moment van de definitieve afwikkeling van de controle 2015 wet beschikbaar zijn en dienen am die reden opgenomen te worden in de definitieve jaarstukken 2015. Decentralisaties Controle nog uit te voeren.

Pagina 12

Kwaliteit beheersorganisatie

Kwaliteit beheersorganisatie Interne beheersmaatregelen

Algerneen

Frauderisico's

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2015 van uw gemeente hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw gemeente, in onze overwegingen betrokken. VVij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht, voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. In onze managementletter 2015, uitgebracht aan het college op 6 november 2015, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2015 opgenomen.

Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiele overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiele overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.

Autornatisering Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuiteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. Wij hebben de volgende algemene en applicatiespecifieke IT-beheersmaatregelen getest: Key2Finance Civision In onze managementletter 2015, uitgebracht aan het college op 6 november 2015, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze IT werkzaamheden opgenomen. De jaarrekeningcontrole heeft echter geen tekortkomingen in de continuiteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust zowel bij de gemeenteraad als bij het college. Het is van belang dat het college, onder toezicht van de gemeenteraad, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden am fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.

Pagina 14


Rechtnnatigheidsbeheer

Onze devindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2015 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2015 van de gemeente Heemstede. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: het rechtmatigheidsbeheer; de naleving van het voorwaardencriterium; de begrotingsrechtmatigheid; de kredieten; mutaties in de reserves; het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; de niet-financiele beheershandelingen.

lndien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan de raad, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij open-einde-regelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door de raad worden geautoriseerd.

Begrctingscriterium

Wij zijn nagegaan of de financiele beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde begroting. Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting.

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per programma. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid. De raad autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders cm begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan de raad. Door een goede inrichting van de planning-en-controlcyclus zorgt het college er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar)een besluit kan nemen.

Begrotingsafwijking. aste hrtjding prcigramma (x 1.000)

OnrechtOnrecht metig, telt mattg, teit ni ee wel mee

Programme 1

Kostenoverschrljdingen die passen

totaal € 216 (4,3%)

binnen het bestaand beleid, maar V niet tijdlg konden worden gesignaleerd.

Programma

Kostenoverschrijdingen die passen

totaal € 116 (5,6%)

binnen het bestaand beleid, compensatie inkomsten.

Programme 10 totaal € 1.036 (44,2%)

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaand beleid, compensatie inkomsten.

Pagina 16


In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma.

Niet-financiele beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiele aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.

Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij constateren de volgende overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten. Overschrijding krediet (€ 1.060) Ontwikkeling digitale dienstveriening

€ 20

Aanmeervoorzieningen woonboten in de Crugiushaven Aankoop grond Nijverheidsweg

€ 52

Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico's en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiele gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag.

€ 120

De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen bestaande beleid of worden gecompenseerd door bijdragen binnen de kredieten. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht cm misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Pagina 17

Wensen en aandachtspunten

Wensen en aandachtspunten Specifieke aandachtsgebieden

Aandachtspunten van de raad Wij vinden het van groot belang onze controle af te stemmen op de specifieke situatie van de gemeente Heemstede en de wensen van onze opdrachtgever. Op die wijze kunnen wij nog gerichter toegevoegde waarde leveren. U heeft ons gevraagd dit jaar specifiek aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen: voorstel rapportagecyclus interbestuurlijk toezicht; beoordeling van het algemene informatiebeveiligingsplan, naast de beveiliging van de systemen van de financiele processen. Wij hebben deze onderwerpen geadresseerd in de managementletter d.d. 6 november 2015 en besproken met de audit commissie. Vennoctschapsbelast ng Op 1 januari 2016 is de Wet Vpb-plicht overheidsondernemingen ingevoerd, waardoor een groot aantal directe en indirecte overheidsondernemingen onder voorwaarden belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (Vpb) zijn geworden. De nieuwe regeling op hoofdlijnen Gemeenten en hun Gemeenschappelijke Regelingen met rechtspersoonlijkheid worden belastingplichtig, voor zover zij een fiscale onderneming drijven. Hetzelfde geldt voor door gemeenten beheerste stichtingen en verenigingen. Veel kapitaaldeelnemingen, waaronder by's, nv's en cobperaties, worden zelfs belastingplichtig voor at hun activiteiten. De regeling kent een aantal algemene en specifiekevrijstellingen op basis waarvan de Vpb-plicht mogelijk (deels) beperkt kan worden.

Gevolgen Ondernemingsactiviteiten van gemeenten zijn door de nieuwe regeling vanaf 1 januari 2016 belast met Vpb. Te denken valt bijvoorbeeld aan grondexploitatie, verhuur van vastgoed of de exploitatie van parkeergarages. Over de jaarlijkse (fiscale) winst is Vpb verschuldigd tegen een tarief van 25%, met een tariefsopstapje van 20% over de eerste € 200.000. Met deze belastinglast zal jaarlijks rekening moeten worden gehouden in de begroting en jaarrekening. Ook zal uiteraard jaarlijks na afloop van het boekjaar een aangifte Vpb moeten worden ingediend. De eerste aangifte zal dus in 2017 moeten worden ingediend en mogelijk zelfs later, indien gebruik wordt gemaakt van de uitstelregeling. Door de invoering van de Vpb-plicht per 1 januari 2016 zal een fiscale openingsbalans moeten worden opgesteld, die de vermogenstoestand per deze datum weergeeft. De samenstelling van deze openingsbalans is essentieel voor de Vpb-positie in toekomstige jaren en verdient dan ook serieuze aandacht. De activa en passiva die toerekenbaar zijn aan de belaste (en eventueel vrijgestelde) activiteiten komen als hoofdregel voor de waarde in het economische verkeer op de fiscale openingsbalans. Deze waarde komt doorgaans niet overeen met de waarde in de jaarrekening. Ook kan de fiscale winstbepaling afwijken van de commerciele winstbepaling. Daarom zal een gedegen proces moeten worden ingericht om ieder jaar van de jaarrekening tot een juiste aangifte vennootschapsbelasting te komen. De gemeente Heemstede heeft in samenwerking met EY Tax bij de belastingdienst gehele vrijstelling weten te realiseren voor de vennootschapsbelasting 2016. Wij adviseren u wet om de ontwikkelingen en afstemmingen ook gedurende 2016 nauwlettend te volgen.

Pagina 19


Vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Het definitieve Wijzigingsbesluit vernieuwing BBV met de wijzigingen voortvloeiende uit het traject Vernieuwing BBV en uit de invoering van de Vennootschapsbelasting is op 17 maart 2016 geplaatst in het Staatsblad. Deze wijzigingen hebben enerzijds effect op de begrotingsjaren 2017 en verder van de gemeente Heemstede. Anderzijds hebben deze wijzigingen ook op specifieke gebieden effect op de jaarrekening 2016. In het wijzigingsbesluit is geregeld dat met een ministeriele regeling nadere regels kunnen worden vastgesteld. Daarnaast heeft de commissie BBV naar aanleiding van het wijzigingsbesluit een aantal geactualiseerde richtinggevende notities gepubliceerd. Bijgaand infornneren we u op hoofdlijnen over de effecten voor de gemeente Heemstede, wij informeren u in een later stadium door middel van onze vaktechnische uitgave Overheid over de nadere details van deze wijzigingen. Wijzigingen begroting 2017 Met ingang van begrotingsjaar 2017 (voor openbare lichamen ingesteld op grond van de Wgr vanaf 2018) dient de gemeente Heemstede rekening te houden met de volgende belangrijke wijzigingen: Indeling en verantwoording naar voorgeschreven taakvelden, deze voorgeschreven taakvelden zijn bij ministeriele regeling bepaald. Invoering van voorgeschreven beleidsindicatoren, oak deze zijn bij ministeriele regeling bepaald. Opnemen van een apart overzicht kosten overhead en meer inzicht in toerekening overhead, onder andere in overzicht overhead en paragrafen financiering en lokale heffingen. Meer inzicht in prestaties verbonden partijen, door een betere koppeling tussen eigen taken en taken uitgevoerd door verbonden partijen.

Voor de categorie Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut vervalt de keuzemogelijkheid tot het wel of niet activeren. Deze investeringen dienen met ingang van 2017 te warden geactiveerd. Tevens is het niet [anger toegestaan onn reserves direct hierop in mindering te brengen of versneld af te schrijven. Wij adviseren u bovenstaande zaken mee te nemen bij het opstellen van de begroting 2017. Wijzigingen jaarrekening 2016 De eerder genoemde wijzigingen hebben pas effect op de begroting 2017 en de daarmee samenhangendejaarrekening 2017. De jaarrekening 2016 wordt echter op een aantal vlakken al geraakt door de vemieuwing BBV: Het verplaatsen van de balanscategorie bijdragen aan activa in eigendom van derden van de financiele vaste activa naar de immateriele vaste activa. Het vervallen van de categorie Niet in exploitatie genomen bouwgronden. Nadere uitsplitsing van de ontvangen en nog te ontvangen voorschotbedragen met specifiek bestedingsdoel naar verstrekker, te weten: Europese overheidslichamen Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen Uitbreiding verplichte toelichting aangaande bouwgronden in exploitatie. Wij adviseren u bovenstaande zaken mee te nemen bij het opstellen van de jaarrekening 2016.

Pagina 20


Nieuwe notities Commissie BBV De commissie BBV heeft de afbakening, definiering en verslaggevingsregels rondom grondexploitaties kritisch onder de loep genomen. De reden hiervoor is een aantal ontwikkelingen op het gebied van grondexploitaties, zoals de wijzigende weten regelgeving (BBV, Omgevingswet en Vpb) en de forse afboekingen die de decentrale overheden hebben moeten nemen op haar grondexploitaties. Deze analyse heeft recent geleid tot het uitbrengen van een tweetal notities, te weten de notitie Grondexploitatie 2016 en de notitie Faciliterend grondbeleid. Beide notities treden per 1 januari 2016 in werking. De verwachting is dat de commissie op korte termijn met een herziening van de notitie Rente en een nieuwe notitie Overhead komt.

Pagina 21

)nafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1

Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten ander Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die we hieronder hebben opgenomen betreffen: langdurige betrokkenheid samenloop van dienstverlening geschen ken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor 00B's vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiele jaren van 00B's vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders. Op 17 juni 2016 wordt een gewijzigde ViO van kracht vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en de raad van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiele overzichten van organisaties van openbaar belang.

periode van vijf jaar waarbij verder een afkoelingstermijn van drie jaar geldt. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: Steven Spiessens, betrokken sinds de jaarrekeningcontrole 2015 Steven van der Ven, betrokken sinds de jaarrekeningcontrole 2013 Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over interne overdrachtsprocedures, zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling. Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van 0013's is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurance-diensten. Voor niet-00B's is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurance-dienst niet van materible invloed is op het assurance-object. Als er wel materiele invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurance-dienst niet: subjectief of niet-routinematig is; of een verwerkingswijze in het assurance-object ten gevolge heeft waarvan het assurance-team twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Onze kosten voor 2015 hebben alien betrekking op kosten van de controle en kosten van de met de controle samenhangende werkzaamheden en hebben niet geleid tot samenloop van dienstverlening.

Impact ViO op relatie Heemstede en EY Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Per 17 juni 2016 moet de externe accountant roteren na een

Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, dienen wij u te informeren over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Voor controlejaar 2015 hebben geen van de hierboven genoemde situaties voorgedaan. Pagina 23

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2015 van de gemeente Heemstede gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontroledecentrale overheden (Bado) en het door de raad vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Status van onze controle Wij hebben onze werkzaamheden nagenoeg afgerond. Op dit moment dienen wij nog de volgende resterende werkzaamheden te verrichten: Controle nieuwe taken sociaal domein. Openstaande controledocumentatiezoals benoemd op de voorpagina. Controleaanpak en -ultvoering Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico's. Op basis van onze gesprekken met het management en audit commissie over de belangrijke financiele en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2015 door ons onderkend: financiele positie en kwaliteit resultaat

schattingen en toelichtingen in de jaarrekening verwerking decentralisaties waardering onderhanden werken aanbestedingen verbonden partijen Wet normering topinkomens SiSa-bijiage Wij rapporteren u over onze werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van onze aandachtspunten in dit accountantsverslag. De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie zijn vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en vervolgens ter besluitvorming gebracht van de raad. Op grond van de jaarrekening 2015 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 540.000 (1% van de fasten) en voor onzekerheden € 1.620.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden.

Pagina 24

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1

Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door de raad bepaald op € 270.000. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Fouten in de

> 1 <3% < 1%

Oordeelonthouding > 3%

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

<3% > 3 < 10% >10%

Pagina 25

Overzicht controleverschillen Bijlage 2

Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de genneente heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Onderstaand is een overzicht van de materiele verschillen opgenomen, die

zijn geconstateerd tijdens onze controle en welke zijn aangepast door het college. Wij hebben geevalueerd in hoeverre onderstaande verschillen voortkomen uit een tekortkoming in de interne beheersing. Tevens is een overzicht opgenomen van de onjuistheden die wij tot aan de datum van dit verslag hebben gesignaleerd en niet door de gemeente zijn gecorrigeerd. Daarnaast zijn eventuele rechtmatigheidsfouten in dit overzicht opgenomen.

Gecorrige-erde verschillen Post/omschrijving verschtl Gedrag Effect van deze constatering op de interne beheersing.

Referentie in dit verslag

€/verwljzing naar regelgeving Toelichting WNT, Wet normering Geen effect op de interne beheersing. Zuiverdere benadering toegepast op de van toepassing zijnde aanpassingen vergelijkende Topinkomens looncomponenten voor de bezoldiging.

Pagina 10/11

cijfers 2015

Pagina 26

Overzicht controleverschil en Bijlage 2

Het hieronder opgenomen overzicht met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. WI] hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten ad € 39.200 en onzekerheden ter hoogte van € 0 zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van respectievelijk € 270.000 en € 810.000.

De kwalitatleve factoren die hierbij in overweging zijn genomen, zijn: het effect op het resultaat voor en na bestemming; het effect op de balansposten, inclusief het eigen vermogen; het effect op significante toelichtingen, individuele items, subtotaal of totaa I in de jaarrekening. Wij lichten de ongecorrigeerde verschillen nader toe.

Ongecorrigeerde versc _ Postiomschrijving van de toelichting

Bedrag in Referentie in dlt verslag Eiverwljzing naar regelgeving

Baten omgevingsvergunningen De baten omgevingsvergunningenzijn te laag verantwoord in de jaarrekening

€ 39.200 Pagina 11

Pagina 27

SiSa-bijlage Bijlage 3

Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2015 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. -Nummer specif uitkering conform SiSa-bijlage 2015 OCW Dll E27I3

SZW GlA

SZW G2

SZW G3

1 Fout of onzekerheid Financiele omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

Wet participatiebudget 2014

n.v.t.

n.v.t.

Brede doeluitkering Verkeer en Vervoer

n.v.t.

n.v.t.

Wet sociale werkvoorziening (Wsw)_totaal 2014 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Gemeentedeel 2015 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)

Pagina 28

Gemeente Heemstede Uitkomsten controle en overige informatie 2015 exclusief sociaal domein

Recommend Documents