Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Rapportage aan het College van Hoofdingelanden

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Rapportage aan het College van Hoofdingelanden

Ernst & Young Accountants LLP Arcadialaan 16C+D 1813 KN Alkmaar, Netherlands Postbus 344 1800 AH Alkmaar, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 92 05 ey.com

Het College van Hoofdingelanden van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 150 1700 AG Heerhugowaard

Alkmaar, 28 april 2015

BM/jh/9VZDC3

Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Geachte leden van het College, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: ► uitkomsten jaarrekeningcontrole; ► kwaliteit beheersorganisatie; ► rechtmatigheidbeheer; ► onafhankelijkheid en controleproces.

De mogelijkheid om een open en eerlijke dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van het controleproces, evenals van de algehele corporate governance. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voortkomen met u te kunnen delen. Het concept van dit verslag is besproken met de portefeuillehouder financiën, de directie, het afdelingshoofd FCB en de concerncontroller. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Wij hebben de kernpunten van ons verslag opgenomen in het hoofdstuk “Kernpunten uit onze rapportage”. Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2014. Bij de uitvoering van onze controle ondervinden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

B. Minks RA

Pagina 2

Inhoudsopgave

Kernpunten uitkomsten controle

5

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

7

Kwaliteit beheersorganisatie

16

Rechtmatigheid

19

Bijlagen 1 Onafhankelijkheid en controleproces 2 Overzicht controleverschillen



De kernpunten uit onze rapportage kunnen als volgt worden samengevat Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Een goedkeurend oordeel inzake getrouwheid

Na afronding van de resterende werkzaamheden zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2014. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2014 zijn ingericht in overeenstemming met het BBVW en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten, een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten.

De jaarrekening is rechtmatig

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening van HHNK een goedkeurend oordeel af te geven met betrekking tot de rechtmatigheid.

Resterende controleverschillen

Uit onze controlewerkzaamheden is een aantal (ongecorrigeerde) controleverschillen naar voren gekomen die niet door uw organisatie zijn gecorrigeerd, dan wel die niet kunnen worden gecorrigeerd. Deze verschillen vallen binnen de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening.

Jaarverslag niet strijdig met de jaarrekening

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBVW. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening.

Pagina 5


Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2014

Voordelig resultaat nader besproken Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2014 bedraagt € 15,4 miljoen voordelig ten opzichte van een begroot sluitend saldo (na wijzigingen). Het resultaat over 2014 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven. Bedragen x € 1.000

Gewijzigde begroting

Rekening 2014

Afwijking

€

€

€

Totale lasten

252.510

240.389

(12.121)

Totale baten

246.711

252.544

5.833

(5.799)

12.155

17.954

Resultaat vóór bestemming Mutaties in reserve

5.799

3.233

(2.566)



Toevoegingen

2.143

4.358

(2.215)



Onttrekkingen

(7.942)

(7.591)

(351)

0

15.388

15.388

Resultaat na bestemming

Uw begrotingsbeheer redelijk op orde Ondanks de grote afwijkingen op lasten, baten en mutatie reserves kan worden gesteld dat het begrotingsbeheer redelijk op orde is. Er wordt voortijdig geanticipeerd op financiële ontwikkelingen op basis van de

management rapportages. De afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting bestaan met name uit: Lasten: ► Lagere afschrijvingslasten van € 2 miljoen voornamelijk als gevolg van de alsnog verkregen vergoeding van de herstelkosten voor de afschuiving van de Zuiderdijk ad € 1,4 miljoen binnen het HWBP2 programma. Dit is bekend geworden in oktober 2014; ► Lagere personeelskosten ad € 4,9 miljoen door het niet invullen van vacatures en voorzichtigheid met betrekking tot externe inhuur; ► Lagere uitgaven aan goederen en diensten van derden ad € 5,2 miljoen door uitstel van (onderhouds)werkzaamheden, een efficiënter beheer van tractiemiddelen, besparing van energiekosten en diverse kleine besparingen. Baten: ► Boekwinst verkoop pand Edam ad € 1,6 miljoen, gerealiseerd in december 2014, welk bedrag tevens is toegevoegd aan de bestemmingsreserve huisvesting; ► Verkoop erfpachtgronden ad € 0,6 miljoen; ► Hogere belastingopbrengsten door inning van belastingen over oude jaren ad €1,2 miljoen, voornamelijk door geïntensiveerde controle op leegstand, en hogere opbrengsten over het heffingsjaar 2014 ad € 1,4 miljoen. Bij de Concernrapportage over het 3e kwartaal 2014 is een voordelig resultaat over 2014 geraamd van € 8,4 miljoen. Tevens werd in deze rapportage reeds melding gemaakt van de mogelijke bate inzake de alsnog verkregen vergoeding van de herstelkosten voor de afschuiving van de Zuiderdijk ad € 1,4 miljoen binnen het HWBP2 programma. Het werkelijke resultaat wijkt € 15,4 miljoen af van de begroting. Naar onze mening had een aantal van de oorzaken via begrotingswijzigingen verwerkt kunnen worden. Pagina 7

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van de financiële positie

Analyse van de financiële positie De solvabiliteit en liquiditeit hebben zich in 2014 verbeterd ten opzichte van 2013. Enerzijds wordt dit veroorzaakt door het voordelige resultaat over 2014, anderzijds worden de ratio’s beïnvloed door de tussentijdse ontvangst van HWBP subsidies. Eigen vermogen neemt toe Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, bedraagt per jaareinde 2014 volgens de jaarrekening € 94,7 miljoen en heeft zich vanaf 2012 als volgt ontwikkeld: 100.000

Bedragen x 1.000

Van de totale reserves ter hoogte van € 94,7 miljoen is € 25,0 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. Per saldo is gedurende 2014 € 3,2 miljoen onttrokken aan de reserves. Deze onttrekking (ten gunste van het resultaat) vormt samen met het resultaat voor bestemming (€ 12,2 miljoen) het resultaat na bestemming van € 15,4 miljoen. De bestemmingsreserve Zuiveringsbeheer toont een saldo vóór resultaatbestemming van negatief € 3,4 miljoen ultimo 2014. Na verwerking van het voorstel tot resultaatbestemming zal het saldo van de bestemmingsreserve positief zijn (€ 3,5 miljoen).

90.000

Solvabiliteit

80.000

De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Het huidige solvabiliteitspercentage voor het Hoogheemraadschap bedraagt 15,0% (2013: 13,2%).

70.000 60.000

50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2012 2013 Algemene reserve Bestemmingsreserve Egalisatiereserves Saldo exploitatie

2014

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2014 is gevoerd. Op basis van de geïnventariseerde risico’s en weging van de kans en het financiële effect, heeft uw organisatie een benodigd weerstandsvermogen berekend van € 24,6 miljoen. Dit afgezet tegen het aanwezige weerstandsvermogen van € 25 miljoen betekent dat de huidige weerstandscapaciteit voldoende is.

Pagina 8

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van de financiële positie

Wij vragen uw aandacht voor de risico’s rondom de HWBP(2)-projecten in het algemeen en het project Markermeerdijk HEA in het bijzonder. Aangezien dit project zich nog niet in de (beschikte) realisatiefase bevindt, bestaat het risico dat de voorbereidingskosten, thans groot € 31,9 miljoen, het subsidiabele maximum van 15% van de totale projectkosten zullen overschrijden. Dit risico is ook als zodanig opgenomen in de risicoparagraaf en aldus meegewogen in de berekening van het noodzakelijk geachte weerstandsvermogen. Overigens is de verwachting – op basis van de thans beschikbare informatie – dat de voorbereidingskosten het maximum van 15% van de totale kosten niet zullen overschrijden. Wij merken hierbij op dat de totale kosten pas inzichtelijk zijn na afloop van het aanbestedingstraject.

Financiering

De financiering van de HWBP projecten die vanaf 2014 zijn gestart, verloopt afwijkend van de HWBP2-projecten. De HWBP-projecten vanaf 2014 worden op basis van een overeengekomen lumpsum financiering gesubsidieerd. Het uitvoeringsrisico komt hierbij volledig bij het Hoogheemraadschap te liggen, hetgeen gevolgen heeft voor de opzet van de financiële beheersing hieromtrent. In 2014 is € 1,1 miljoen uitgegeven aan dergelijke nieuwe projecten, waarvan € 1,0 miljoen subsidiabel wordt geacht. Aangezien de financiële omvang van deze projecten onder de HWBP regelgeving zal toenemen, adviseren wij u dit risico mee te wegen in de berekening van de weerstandscapaciteit.

Voor een nadere beschouwing ten aanzien van uw financieringspositie verwijzen wij u naar de paragraaf Financiering van de jaarrekening 2014.

In 2014 heeft u twee langlopende leningen afgesloten voor een totaalbedrag van € 52 miljoen. De looptijd van deze leningen varieert van 15 tot 20 jaar en het rentepercentage ligt tussen de 1,248% en 1,369%. In 2014 werd in totaal voor € 56,2 miljoen afgelost, waardoor ruim binnen de maximale renterisiconorm werd gebleven. Vanwege de huidige lage rentestand op korte termijn gelden (kasgelden), is het aantrekkelijk om de financieringsbehoefte in te vullen met behulp van korte termijn kasgeldleningen. Dit heeft er wel toe geleid dat aan het begin van 2014 de norm van € 58,2 miljoen werd overschreden met € 26 miljoen. Wij merken op dat incidentele overschrijdingen onder voorwaarden zijn toegestaan.

Vanaf 2014 dient In de toelichting op de balans ten aanzien van schatkistbankieren het volgende te worden vermeld: ► het drempelbedrag voor het begrotingsjaar waarover verantwoording afgelegd wordt; ► voor ieder kwartaal van het jaar dient het bedrag aan middelen toegelicht te worden dat “buiten de schatkist” is gehouden. Wij hebben vastgesteld dat bovenstaande adequaat is toegelicht in de jaarrekening.

Pagina 9

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van de gehanteerde grondslagen

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het college gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Pagina 10

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van uw belangrijkste schattingen

Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het college van D&H is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze door het college gemaakte schattingen. In de onderstaande tabel hebben wij een beschouwing ten aanzien van de belangrijkste schattingen opgenomen. Dit is specifieke gericht op posten in de jaarrekening waarbij sprake is van inschattingen van het management. Als voorbeeld noemen we de voorziening voor oninbaarheid van debiteuren. De voorziening wordt Belangrijke schattingen

Waardering grond en gebouwen inclusief afschrijvingen

Beoordeling 2014

bepaald op basis van een inschatting van de inbaarheid van vorderingen. De werkelijkheid, die op een later moment tot uiting komt, kan afwijken. Sensitiviteit schattingen hoog, door onzekere (externe) omstandigheden Sensitiviteit schattingen is gemiddeld Sensitiviteit schattingen ligt laag Beoordeling 2013

Toelichting

Er is geen aanleiding te veronderstellen dat de gronden en gebouwen te hoog gewaardeerd zijn.

Waardering van de (belasting)debiteuren

De voorziening wordt dynamisch bepaald op basis van de opgelegde aanslagen, rekening houdende met (toekomstige) verminderingen en kwijtscheldingen. In 2014 heeft een opschoning plaatsgevonden van oude vorderingen.

Waardering van nog op te leggen aanslagen

Door middel van de verbandscontrole met gebruikmaking van

(externe) brongegevens, ontstaat een redelijk beeld van de nog op te leggen aanslagen. Op basis van de afloop van het voorgaand jaar is de kwaliteit van het schattingsproces getoetst. Beoordeling toereikendheid van uw voorzieningen

De voorzieningen zijn actueel onderbouwd en de uitgangspunten zijn adequaat gedocumenteerd.

Beoordeling van de risico’s ten aanzien van de niet uit de balans

De risico’s met betrekking tot de Cross Border Lease worden jaarlijks

blijkende verplichtingen

gemonitord, met name het koersrisico USD/EUR speelt hierbij een belangrijke factor.

Pagina 11

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Inleiding Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle die nog niet eerder in dit verslag zijn toegelicht.

Belastingopbrengsten In de loop van 2014 zijn door uw organisatie de laatste belangrijke stappen gezet met betrekking tot de administratieve organisatie (AO) en daarin vervatte maatregelen van interne beheersing (IB) rondom het proces belastingopbrengsten (heffing & invordering). De AO is scherper geformuleerd, de IB is transparanter gedocumenteerd en concreter verwoord. Wij zijn ervan overtuigd dat hiermee de basis verder op orde is gebracht en dat wij voor de controle van de jaarrekening 2015 gebruik kunnen maken van de AO/IB. Aangezien veel maatregelen in de loop van 2014 zijn aangebracht en/of verbeterd, hebben wij in overleg met concern control geconcludeerd dat het voor boekjaar 2014 niet mogelijk is om te steunen op de AO/IB, aangezien deze niet de gehele periode als zodanig aantoonbaar heeft gefunctioneerd. Derhalve hebben wij de door uw organisatie opgestelde verbandscontrole tussen bronnen (WOZ-waarden, aantal ingezetenen, oppervlakte e.d.), tarieven en werkelijk verantwoorde opbrengsten gecontroleerd aan de hand van externe beschikbare informatie. Wij hebben geconcludeerd dat de opgestelde verbandscontrole consistent en adequaat tot stand is gekomen, op basis van beschikbare brongegevens. Uit de afloop van de ingeschatte Nog op te leggen aanslagen ultimo 2013 ad € 0,7 miljoen blijkt dat in 2014 netto € 1,3 miljoen is opgelegd en dat eind 2014 nog verwacht wordt € 0,4 miljoen op te leggen in 2015. Gesteld

kan worden dat de schatting eind 2013 voorzichtig is geweest. Belangrijke oorzaak van de hogere afloop is het intensiveren van de controle op leegstand van objecten, waardoor ook oude jaren aangeslagen kunnen worden. De schatting van Nog op te leggen aanslagen over heffingsjaar 2014 bedraagt € 1,0 miljoen, hetgeen overeenkomt met de opgestelde verbandscontrole. De totale belastingopbrengsten kunnen als volgt worden afgezet tegen de begroting en vorig jaar. Bedragen x € 1.000

Bruto aanslagen Kwijtscheldingen en

Gewijzigde begroting

Rekening 2014

Rekening 2013

€

€

€

214.759

220.160

207.298

(7.062)

(9.360)

(8.698)

verminderingen

3,29%

4,25%

4,20%

Oninbaar en overig

(912)

(1.438)

(1.323)

Totaal belastingen

206.785

209.362

197.277

In 2014 is € 5,4 miljoen meer opgelegd dan begroot en € 12,9 (6,2%) meer dan in 2013. Het bedrag aan kwijtscheldingen en verminderingen blijft in lijn met 2013, al werd een lagere percentage begroot. De toename van de opgelegde aanslagen ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door hogere tarieven en een toename van het aantal ingezetenen en objecten.

Pagina 12


HWBP2 projecten In 2014 is voor in totaal € 145,7 miljoen geïnvesteerd in de diverse HWBP(2) projecten, waarvan De Zwakke Schakels een groot deel uitmaakt met een totaal bedrag aan investeringen van € 115,9 miljoen. Aan subsidie bevoorschottingen (en tussentijdse afrekeningen) is in 2014 in totaal €161,9 miljoen als ontvangst verantwoord. De financieringsbehoefte met betrekking tot de HWBP projecten is in 2014 gedekt uit de ontvangen bevoorschottingen. Ultimo 2014 is in de jaarrekening opgenomen een post Nog te ontvangen HWBP subsidies in verband met reeds gemaakte kosten ad € 56,9 miljoen (2013: € 51,7 miljoen). Daarnaast is een post Vooruitontvangen subsidies opgenomen ad € 24,0 miljoen (2013: € 3,9 miljoen). Bij het opstellen van de eindafrekening voor de Markermeerdijk HoornEnkhuizen heeft RWS alsnog de kosten van de dijkafschuiving ad € 1,4 miljoen als subsidiabele lasten vergoed. De in 2013 onder de kapitaalslasten verantwoorde last, is in 2014 onder de kapitaalslasten als negatieve inhaalafschrijving verantwoord.

Voorzieningen Natuurterreinen Naar aanleiding van tussentijdse uitspraken inzake de definiëring van natuurterreinen is in 2014 een doorrekening gemaakt van het aantal hectare dat onder de ‘nieuwe’ definitie van natuurterreinen valt. De uitkomst hiervan is dat het aantal hectare dat als natuurterrein moet worden gekwalificeerd toeneemt met 7.328 hectare. Eind 2013 werd rekening gehouden met een toename van 3.500 hectare op basis van de

destijds bekend geworden uitspraken omtrent de definities. De voorziening die eind 2014 is verantwoord in de jaarrekening bedraagt € 4,3 miljoen. De dotatie ten laste van het resultaat van € 2,7 miljoen bestaat voor ongeveer € 0,8 miljoen uit de te hoog opgelegde heffing 2014 en voor € 1,9 miljoen uit een aanvullende dotatie in verband met het hoger aantal hectare over de jaren 2009-2013. Pensioenen Oud-bestuurders Aan de pensioenvoorziening voor oud-bestuurders ligt een actuariële berekening ten grondslag. De berekening geeft een waarde aan die € 136.000 lager is dan het verantwoorde bedrag in de jaarrekening van € 2,6 miljoen. Op dit moment bestaat onvoldoende aanvullende onderbouwing voor deze afwijking van € 136.000, waardoor wij dit bedrag als controleverschil hebben meegenomen. Verbetering organisatie De voorziening voor verbetering van de organisatie, ingesteld naar aanleiding van het Henze traject, bedraagt per 31 december 2014 € 0,5 miljoen. De voorziening kent twee aspecten: enerzijds de dekking van boventalligen, anderzijds de dekking van garantiesalarissen. Ultimo 2013 werd bij de berekening van de voorziening uitgegaan van een resterende garantieperiode van 3 jaar.

Pagina 13


Wet normering topinkomens

Voorraden

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

De voorraad stenen e.d. die wordt aangehouden voor onderhoudswerkzaamheden had eind 2013 een waarde van € 1,2 miljoen. In verband met een heroriëntatie op het gebruik van de voorraad in het kader van de versterking van de waterkeringen, is besloten de waarde van de voorraad op nihil te stellen. Wij adviseren u wel periodiek het bestaan van de voorraad vast te stellen.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2014 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Bij de berekening van de voorziening ultimo 2014 is dit uitgangspunt “losgelaten” en is besloten dat de garantiesalarissen uit de exploitatie gedekt moeten worden. Dit leidt tot een lagere voorziening. Het effect hiervan is € 194.000. Omdat hier sprake is van een inconsistente gedragslijn hebben wij dit bedrag als controleverschil meegenomen.

Pagina 14


Kwaliteit beheersorganisatie Interne beheersmaatregelen

Algemeen

Positie verbijzonderde interne controle

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2014 van het Hoogheemraadschap hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Omtrent onze bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij de directie gerapporteerd in onze managementletter d.d. 3 november 2014.

Bij het gebruikmaken van werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functie is de Nederlandse Controle Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing. Deze standaard is in 2013 aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat de accountant de voor zijn relevante, door de verbijzonderde interne controle functie uitgevoerde werkzaamheden evalueert en test om zich ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor zijn doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden zijn eigen professionals moeten uitvoeren.

Algemeen beeld bedrijfsvoering Wij constateren dat het Hoogheemraadschap voortdurend werkt aan de verdere verbetering van de bedrijfsvoering. In 2014 is met name gewerkt aan het inzichtelijk maken van de AO/IB rondom het proces Heffing & Invordering en is het Informatiebeleidsplan 2014-2017 vastgesteld.

De aangescherpte standaard stelt eisen aan de kwaliteit en inrichting van de verbijzonderde interne controle functie. De eisen hebben betrekking op objectiviteit en onafhankelijkheid, deskundigheid en systematische en gedisciplineerde aanpak en dat de VIC geen vervanging van de IC is. Daarnaast is goede communicatie tussen de verbijzonderde interne controlefunctie en de accountant van groot belang. De accountant kan en mag gebruik (blijven) maken van eerder verrichte interne controles bij het Waterschap indien deze voldoen aan de aangescherpte voorwaarden met betrekking tot objectiviteit, deskundigheid en kwaliteit. Wij hebben de gevolgen van de Standaard 610 in kaart gebracht voor het Hoogheemraadschap en hebben geconcludeerd dat de huidige inrichting van de VIC voldoende waarborgen biedt. Vanzelfsprekend zullen wij dit jaarlijks evalueren.

Pagina 16


Automatisering Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. Wij hebben de volgende algemene en applicatiespecifieke IT-beheersmaatregelen getest rondom FIS2000 en Key2Belastingen: ► Logische toegangsbeveiliging (passwords); ► Changemanagement procedures; ► Backup en recovery procedures. De jaarrekeningcontrole heeft geen belangrijke tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Pagina 17

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2014 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2014 van het Hoogheemraadschap. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: ► het rechtmatigheidsbeheer; ► de naleving van het voorwaardencriterium; ► de begrotingsrechtmatigheid; ► de kredieten; ► mutaties in de reserves; ► het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; ► de niet-financiële beheershandelingen.

Begrotingscriterium Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het CHI is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per programma. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid.

Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan het CHI, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het CHI geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door het CHI worden geautoriseerd. Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het CHI geautoriseerde begroting. Wij constateren de zich geen overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting hebben voorgedaan.

Het CHI autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan het CHI. Door een goede inrichting van de planning & controlcyclus zorgt het dagelijks bestuur er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het CHI, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.

Pagina 19

Rechtmatigheid

Kwijtscheldingen

Mutaties reserves

De interne controle op het proces “heffing en invordering” heeft aangetoond dat in een aantal gevallen de beoordeling van kwijtscheldingen niet toereikend is geweest. In een enkel geval is duidelijk dat dit heeft geleid tot een onterechte kwijtschelding (rechtmatigheidsfout). Gezien de grote aantallen kwijtscheldingen zijn de bevindingen uit de steekproef geëxtrapoleerd. Deze extrapolatie leidt tot een inschatting van een rechtmatigheidsfout van € 65.000 (1% van totaal aantal handmatig verwerkte kwijtscheldingen) en een onzekerheid van € 259.000. Gewerkt wordt aan het scherper beoordelen van de toewijzingen. Daarnaast zullen kwijtscheldingsverzoeken vanaf april 2015 via het Inlichtingenbureau worden ontvangen, waardoor de beoordeling aanzienlijk eenvoudiger wordt.

De mutaties in de reserves conform de exploitatierekening kunnen als volgt worden gespecificeerd:

De rapporteringstolerantie voor verschillen is door het CHI bepaald op € 200.000. In dit kader hebben wij de onzekerheid hierboven vermeld. In het kader van de controle van de jaarrekening liggen de genoemde verschillen onder onze toleranties voor het wegen van controleverschillen. Dientengevolge zijn deze verschillen niet genomen bij de bepaling van onze oordeel over de jaarrekening.

Kredieten

Bedragen (€ 1.000) / (last)

Begroting na wijziging

Rekening 2014

Afwijking

Dotaties

2.143

4.358

2.215

Onttrekkingen

7.942

7.591

351

Per saldo

5.799

3.233

2.566

De hogere dotaties hebben voornamelijk betrekking op: ► toevoeging boekwinst verkoop pand Edam ad € 1,6 miljoen; ► toevoeging verkoop erfpachtgronden ad € 0,6 miljoen. De lagere onttrekkingen hebben voornamelijk betrekking op: ► lagere uitgaven in het kader van de egalisatiereserve Maatregelen CO2emissiereductie ad € 0,4 miljoen. Aan de afwijkingen liggen besluiten van het CHI ten grondslag inzake de gehanteerde systematiek. De rechtmatigheid is door ons vastgesteld.

Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het CHI geautoriseerde kredieten. Wij constateren geen overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten, cumulatief bezien.

Pagina 20

Rechtmatigheid

Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw organisatie heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik impliciet neergelegd in interne controleplannen. Uit de diverse interne controlemaatregelen zijn geen bevindingen naar voren gekomen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen van het Hoogheemraadschap.

Pagina 21

Bijlagen

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1

Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO die we hieronder hebben opgenomen, betreffen: ► langdurige betrokkenheid ► samenloop van dienstverlening ► geschenken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s vanaf 1 januari 2013 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders.

Impact nieuwe regels op relatie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en EY Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van onafhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (sr) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: ► B. Minks, betrokken sinds boekjaar 2010; ► D. Bruin, betrokken sinds boekjaar 2010.

Dit betekent dat op dit moment geen rotatie noodzakelijk is. Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over interne overdrachtsprocedures, zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling. Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurance dienst niet van materiële invloed is op het assurance-object. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: ► subjectief of niet-routinematig is; of ► een verwerkingswijze in het assurance-object ten gevolge heeft waarvan het assurance team twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of ► leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij hebben geen werkzaamheden uitgevoerd die verboden zijn. Geschenken en giften Hierbij informeren wij u over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Ons zijn geen geschenken e.d. bekend die de waarde van € 100 overstijgen.

Pagina 23


Bevestiging

Controleaanpak en -uitvoering

Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Daar waar onafhankelijkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd. Wij kunnen u bevestigen dat zowel als organisatie en als controleteam onafhankelijk zijn van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem-en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle.

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van D&H opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het CHI vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2014 onderkend: ► belastingopbrengsten; ► schattingen en toelichtingen in de jaarrekening. Wij rapporteren u over onze werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van onze aandachtspunten in dit accountantsverslag.

Pagina 24


De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Op grond van het Bado stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.

Fouten in de

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

jaarrekening

De goedkeuringstolerantie zijn vastgesteld door het CHI.

(% lasten)

Op grond van de jaarrekening 2014 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 2.447.000 (1% van de lasten en dotaties aan reserves) en voor onzekerheden € 7.342.000 (3% van de lasten en dotaties aan reserves). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden.

Onzekerheden in de controle (% lasten)

Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het CHI bepaald op € 200.000.

Pagina 25

Overzicht controleverschillen Bijlage 2

Het hierna opgenomen overzicht met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het dagelijks bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het bestuur besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het bestuur moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het bestuur om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten, per saldo € 58.000 zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van respectievelijk € 2.447.000 en € 7.342.000. De kwalitatieve factoren die hierbij in overweging zijn genomen, zijn: ► het effect op het resultaat voor en na bestemming; ► het effect op de balansposten, inclusief het eigen vermogen; ► het effect op significante toelichtingen, individuele items, subtotaal of totaal in de jaarrekening. Wij lichten de ongecorrigeerde verschillen nader toe op de volgende pagina.

Pagina 26

Overzicht controleverschillen Bijlage 2

Ongecorrigeerde verschillen Post/omschrijving van de toelichting

Bedrag in €

De pensioenvoorziening oud bestuurders is te hoog opgenomen

De actuariële berekening geeft een lagere uitkomst

Uitkomsten controle

136.000

De voorziening verbeteren organisatie is niet consistent bepaald overeenkomstig uitgangspunten van voorgaande jaren De systematiek van het voorzien van garantiesalarissen is losgelaten

Recapitulatie van de verschillen per saldo en de invloed op het resultaat van het boekjaar Fouten per saldo Onzekerheden

Referentie in dit verslag

Uitkomsten controle -/- 194.000

Getrouwheid

Rechtmatigheid

58.000

58.000

0

0

Pagina 27

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Rapportage aan het College van Hoofdingelanden

Recommend Documents