Gemeente Heemstede Managementletter Tussentijdse controle 2012

Gemeente Heemstede Managementletter Tussentijdse controle 2012

Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 1005 www.ey.nl

College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE

Amsterdam, 23 november 2012

Betreft:

122.CYN.RE.evm

Managementletter tussentijdse controle 2012

Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie.

Geacht College, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 2012. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2012. In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2012 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college.

Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met respectievelijk de Hoofd Financieel Beleid, directeur Bedrijfsvoering en Publiekszaken en de portefeuillehouder Financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

R. Ellermeijer RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten

1 1 1

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Waar staat uw gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor De inrichting van uw interne controle Inkopen en aanbestedingen Automatiseringsomgeving

4 4 5 6 7

3 3.1 3.2

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2012 Afwikkeling SISA verantwoording 2011 Gebruik gemeentelijk eigendommen

8 8 8

Bijlagen 1 2

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Reikwijdte en controleaanpak

2012 Bestuurlijke samenvatting

Pagina 1 Managementletter 2012 Gemeente Heemstede

1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1

Algemeen beeld

Voldoende opvolging bevindingen 2011

Op basis van onze interim-controle 2012 constateren wij dat uw gemeente continu werkt aan de verbetering van uw organisatie. De organisatie heeft voldoende opvolging gerealiseerd ten aanzien van de bevindingen die wij vorig jaar hebben gerapporteerd. Zo zien wij duidelijke verbeteringen ten aanzien van de uniforme vastlegging van de verbijzonderde interne controle in het Key Control Dashboard.

Overheidsfinanciering onderhevig aan grote verandering

Daarnaast spelen er op dit moment een groot aantal actuele ontwikkelingen in gemeenteland. Met de verkiezingen achter de rug is het de vraag hoe de plannen van het nieuwe kabinet worden doorvertaald. In het onlangs gepresenteerd regeerakkoord, zijn een aantal maatregelen gepresenteerd die impact kunnen hebben op de gemeente Heemstede zoals: afschaffing van BTWcompensatiefonds, schaalvergroting door samenvoegen van gemeenten, Wet HOF, schatkistbankieren en omvangrijke bezuinigingen. Evenals vorig jaar stellen wij vast dat de processen van uw gemeente goed op orde zijn.

Uw processen zijn op orde De belangrijkste aandachtspunten van de jaarrekeningcontrole 2012, waar wij uw aandacht voor vragen, hebben vooral betrekking op afwikkeling van de SiSa-regelingen 2011. Gelet op de implicaties die deze bevindingen kunnen hebben op de jaarrekening 2012 hechten wij er waarde aan deze issues reeds nu aan de orde te stellen.

1.2

Bestuurlijke aandachtspunten

Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1 Realisatie van uw bezuinigen; 2 Wet HOF/Schatkistbankieren.

Monitoring en informatievoorziening bezuinigingen

Realisatie van de bezuinigingen De begroting 2013 laat een tekort zien van circa € 1,7 miljoen. De meerjarenbegroting 2014-2016 laat eenzelfde beeld zien. De oorzaak van deze begrotingstekorten is met name gelegen in:


►

lagere algemene uitkering;

►

lagere dividendinkomsten;

►

lagere inkomsten bouwleges

►

hogere uitgaven sociale zekerheid;

►

lagere parkeeropbrengsten.

De gemeente Heemstede wil de voorgenoemde tekorten wegwerken door: ► Besparingen op bedrijfsvoering; ►

Faseren/schrappen van gemeentelijke investeringen;

►

Versoberen van het voorzieningenniveau.

De voorgenoemde bezuinigingmaatregelen zijn financieel vertaald in het dekkingsplan 2013-2016. De structurele bezuinigingen per categorie zijn hierin nader uitgewerkt. Om de meerjarenbegroting 2013-2016 alsnog sluitend te krijgen wordt er incidenteel een beroep gedaan op de algemene reserve. Er zal over de jaren 2013 tot en met 2016 in totaal een bedrag van circa € 1,26 miljoen worden onttrokken. De omvang van de algemene reserve alsmede het benodigde weerstandsvermogen van de gemeente Heemstede zal hierdoor net op de ondergrens van 1,8 komen (uitstekend weerstandsvermogen). Tussentijdse monitoring van de bezuinigingen vinden plaats op basis van periodieke rapportages.

Wet HOF kan gevolgen voor uw investeringsbeleid hebben

Wet HOF/schatkistbankieren De Tweede Kamer behandelt binnenkort het wetvoorstel Houdbare Overheidsfinanciën. In dit wetsvoorstel is de verankering van de Europese regelgeving ten aanzien van het landelijke begrotingstekort geregeld, waarbij de Europese grens van 3% is doorvertaald naar de decentrale overheden. Bij het onveranderd aannemen van dit wetsvoorstel kan dit grote gevolgen hebben voor het investeringsbeleid van de gemeente Heemstede. Met name het verschil in de toepassing van het kasstelsel bij het rijk (en de berekening van het EMU-saldo) en het stelsel van baten en lasten bij gemeenten heeft gevolgen. Het gevolg hiervan is dat ook investeringen en het inzetten van gespaarde reserves leiden tot bestedingen die negatief meetellen in het EMU-saldo. Door het rijk worden aan gemeenten normen toegekend waarbinnen gemeenten mogen handelen. Overtreding van de norm kan leiden tot een boete. Op basis van de septembercirculaire is door het rijk berekend dat het maximale EMU-saldo 2013 voor de gemeente Heemstede ongeveer € 2,0 miljoen bedraagt.


Wij adviseren de gemeente Heemstede om op korte termijn de gevolgen van dit wetsvoorstel in kaart te brengen door op basis van de bestaande liquiditeitenprognoses en investeringsplanningen het toekomstige EMU-saldo te berekenen. Wij hebben vernomen dat bij het opstellen van de kadernota 2013 hiermee rekening wordt gehouden.


2

Waar staat uw gemeente? 2.1

Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor

Uw processen zijn in de basis Onze interim-controle 2012 bevestigt het beeld uit voorgaande jaren dat uw processen in de basis goed op orde zijn. op orde De processen “inkoop en aanbestedingen” alsmede “administratie en vastlegging” hebben ten opzichte van vorig jaar een verbetering meegemaakt. De tussentijdse aansluiting met de subadministratie GOUW-IT zijn gemaakt. Verder is een deel van de werkzaamheden ten aanzien van aanbestedingen reeds uitgevoerd. Voor het proces “subsidieverstrekkingen” is geconstateerd dat een te late subsidieaanvraag heeft geleid tot een subsidieverstrekking. In de bedrijfsmonitor 2012 tonen wij onze beoordeling van de verschillende processen. Onderstaand een visuele weergave van uw processen. Kwaliteit van de beheersorganisatie is stabiel

Proces Inkopen en aanbestedingen Personeel en salarissen Belastingen

Oordeel



  

Burgerzaken



Begraafrechten



Bouwvergunningen



Parkeeropbrengsten






Subsidieverstrekkingen



Sociale Uitkeringen



WMO



Administratie en verslaglegging



Begrotingswijzigingen

2.2 Algehele aanpak interne controle verbeterd



Rood

Oranje

Geel

Groen

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

De inrichting van uw interne controle

Ten aanzien van de vastlegging van de verbijzonderde interne controle heeft u er voor gekozen om vanaf 2011 gebruik te maken van het Key Control Dashboard (KCD). Door middel van het centraal vastleggen van de werkzaamheden alsmede de bevindingen in het KCD kan er op elke gewenst moment inzicht worden verkregen in de status van de (verbijzonderde) interne controle.


De gemeente Heemstede werkt volgens het principe van verbijzonderde interne controle. De interne controleurs stellen door middel van deelwaarnemingen vast dat de interne controles binnen de lijnafdeling van de gemeente Heemstede plaats hebben gevonden en dat deze kwalitatief van voldoende niveau zijn. De interne controleurs hebben gedurende 2012 een aantal bevindingen gerapporteerd. Er is echter verzuimd om de aard (incidenteel of structureel) van de bevindingen aan te geven. Afhankelijk van de aard van de bevindingen dienen er nog aanvullende werkzaamheden te worden uitgevoerd. In bijlage 1 van deze management letter zijn deze aanvullende werkzaamheden per bevinding opgenomen. Wij adviseren u voortaan om bij de vastlegging van de interne controle door de interne controleurs in KCD de aard van de bevinding (incidenteel/structureel) te laten rapporteren. Indien er sprake is van structurele fouten/bevindingen dan dient de deelwaarneming uitgebreid te worden.

2.3

Inkopen en aanbestedingen

Stichting RIJK faciliteert de gemeente Heemstede bij de aanbestedingen van infrastructurele projecten en diensten. De rechtmatigheid van inkopen en de aanbesteden zijn binnen de gemeente Heemstede echter nog steeds de eindverantwoordelijkheid van de afdelingen. Invoering centraal contractenregister onder de aandacht

Wij hebben geconstateerd dat er nog geen centraal contractenregister aanwezig is. Doordat een contractenregister ontbreekt, is niet op elk moment inzichtelijk welke contracten op welk moment aanbesteed moeten worden. De grote contracten zijn opgenomen in de aanbestedingskalender van Stichting RIJK, maar dat geldt niet voor alle contracten. Wij adviseren u om een centraal contractenregister op te zetten. Vanuit dit contactenregister kan worden bepaald op welke moment, welke contracten opnieuw aanbesteed moeten worden. Op deze wijze wordt de volledigheid van de aan te besteden contracten gewaarborgd.


2.4

Automatiseringsomgeving

Algemeen Wij hebben met het hoofd I&A afgesproken om deze werkzaamheden aan het eind van het jaar uit te voeren. Onze aanbevelingen alsmede opvolging van de in 2011 geconstateerde bevindingen zullen wij meenemen in ons rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole 2012.

Webrichtlijnen voor beveiliging

Webrichtlijnen voor beveiliging In een brief die u in februari 2012 van de VNG heeft ontvangen wordt u geattendeerd op de kortgeleden gepubliceerde „ICTbeveiligingsrichtlijn voor webapplicaties‟ van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Deze richtlijn is tot stand gekomen aan de hand van best practices van het NCSC in samenwerking met onder andere Ernst & Young. Logius heeft deze richtlijn ter hand genomen en de „Norm ICT-beveiligingsassessments DigiD‟ afgekondigd. Per eind 2013 moeten gemeenten een rapport opleveren aan Logius waarin ze verantwoording afleggen over de norm. De naleving van de norm moet worden getoetst door uw EDP-auditor. Wij maken graag hierover binnenkort afspraken met de gemeente Heemstede.


Bijlage 1

3

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2012 3.1

Afwikkeling SISA verantwoording 2011

Afwikkeling fout SiSaregeling Binnenklimaat

Bij de jaarrekeningcontrole 2011 hebben wij een fout van € 71.000 inzake de SiSa-regeling Binnenklimaat primair onderwijs gerapporteerd. Dit werd veroorzaakt, omdat er geen rekening werd gehouden met de wettelijke voorschreven normbedragen. Het resultaat van 2011 werd hierdoor negatief beïnvloed, omdat €71.000 teveel aan baten zijn geboekt vanuit het rijk. Dit bedrag is als fout opgenomen in de controleverschillen 2011. De ervaring leert dat het Rijk vóór het eind van boekjaar 2012 de gemeente op de hoogte stelt van de vaststelling van de subsidie.

Afwikkeling Wet inburgering periode 2007 t/m 2009

In ons rapport van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole 2011 hebben wij geadviseerd om de communicatie met het Ministerie over de interpretatie van wet- en regelgeving in het kader van de Wet Inburgering over de periode 2007 t/m 2009 schriftelijk vast te leggen teneinde onduidelijkheden te voorkomen. In afwachting van de definitieve vaststelling door het Rijk van het WI-budget, is voorzichtigheidshalve een bedrag van € 200.000 als vooruitontvangen subsidie in de jaarrekening verantwoord. Inmiddels is de beschikking tot het voornemen tot vaststellen van de subsidie van het Rijk ontvangen. Naar verwachting wordt de definitieve beschikking in januari 2013 ontvangen. Wij zullen de afwikkeling van de bovenstaande regelingen in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 nader onderzoeken.

3.2 Toelichting inzake gemeentelijke eigendommen die andere bestemming krijgen

Gemeentelijk eigendommen

Wij hebben vernomen dat er momenteel een onderzoek plaatsvindt over het optimaal gebruik van gemeentelijke eigendommen. Er wordt in dit kader nagedacht over verkoop van gemeentelijke eigendommen en het aanpassen van huurovereenkomsten. De beslissing om vastgoed te verkopen kan invloed hebben op toelichting van de activa in de jaarrekening van de gemeente Heemstede. In artikel 63 lid 5 van de BBV is het volgende opgenomen: “Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming op de balans opgenomen. Dit betekent dat indien de gemeente besluit om vastgoed te verkopen, de actuele waarde van het vastgoed in de toelichting van de jaarrekening moet worden opgenomen. Wij adviseren u om bij het opstellen van de jaarrekening 2012 met voorgenoemde rekening te houden.

Bijlage 1


Bijlage 1

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1

Inkoop en aanbestedingen

Sector

Alle

Jaar van constatering

2011

Kans op voordoen risico

Middel

Proces

Controleomgeving

Omvang risico

Middel

Bevinding of constatering

Advies/aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering De verbijzonderde interne werkzaamheden ten aanzien van de toetsing van de naleving van het inkoopbeleid zijn voor een deel uitgevoerd. De controle heeft plaatsgevonden op een aantal in 2012 uitgevoerde aanbestedingen. De werkzaamheden ter waarborging van de volledigheid van de aanbestedingen zijn nog niet uitgevoerd.

Advies Door het invoeren van een contractenregister wordt beter inzicht geboden in de volledigheid van de aan te besteden projecten/contracten. Wij adviseren u om een contactenregister in te voeren.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat er dossiers aanwezig zijn die niet zijn aanbesteed, terwijl dat wel had gemoeten.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Voor aanvang eindejaarscontrole dient er een beoordeling op het crediteurenbestand en verplichtingenadministratie uitgevoerd te worden. Grote saldi per crediteur of verplichtingen dienen nader onderzocht te worden of het geldende aanbestedingsbeleid (zowel interne als extern) is gevolgd.


Bijlage 1 Bevinding 2

Verstrekken WMO uitkeringen

Sector

IASZ


2011


Middel

Proces

Verstrekken WMO-uitkeringen

Omvang risico

Middel



Bevinding en/of constatering

Advies Wij achten het van belang dat de inrichting een dergelijke geautomatiseerde controle door een IT-auditor wordt beoordeeld.

De verwerking van de betalingen aan de zorgverleners van de huishoudelijke hulp geschied met ingang van 2010 middels een automatische match op persoonniveau door de uitkeringenadministratie met de digitale facturen van de zorgverleners. Hierdoor is ten opzichte van 2009 een verdere verbeterslag gemaakt ten aanzien van de controle van de rechtmatigheid van de in rekening gebrachte kosten van de zorgverleners. Voorheen werden de facturen van zorgleveranciers nog handmatig regel voor regel door een medewerker van de IASZ gecontroleerd. De zichtbare vastlegging van deze controlemaatregel ontbreekt doordat dit in de uitkeringenadministratie geschied. De uitkeringenadministratie genereert uitvallijsten waarin factuurregels die niet corresponderen met de uitkeringenadministratie worden geregistreerd. Deze lijstwerken worden met de zorgleverancier gecommuniceerd welke tot correcties leidt.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Voor aanvang eindejaarscontrole zal voor deze controle een IT-auditor worden ingeschakeld om de inrichting van de geautomatiseerde controle te controleren. Inmiddels zijn er al met de organisatie afspraken gemaakt.



Declaraties toelage onregelmatige dienst

Afdeling

P&O


2012


Middel

Proces

Personeel

Omvang risico

Lager



Bevinding en/of constatering De interne controleur heeft in 2012 geconstateerd dat bij de berekening van de toelage voor onregelmatige dienst fouten zijn gemaakt. Deze fouten zijn met terugwerkende kracht gecorrigeerd.

Advies Wij adviseren u om de procedures ten aanzien van het declareren van toelage voor onregelmatige dienst aan te scherpen. Wij adviseren u om de berekening van een declaratie door een tweede medewerker te laten controleren.

Risico/gevolg Onjuiste betalingen van toelages voor onregelmatige dienst.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Wij achten het noodzakelijk dat er aanvullende deelwaarnemingen plaats te vinden of op de juiste berekening van toelage voor onregelmatige dienst.



Niet zichtbare toepassingen mandaatregeling vaststellen subsidie

Afdeling

Welzijnszake n


2012


Lager

Proces

Subsidieverstrekkingen

Omvang risico

Lager



Bevinding en/of constatering De interne controleur heeft als onderdeel van de verbijzonderde interne controle op subsidieverstrekkingen voor één subsidiedossier (Les Petits Kinderopvang) geconstateerd dat de vaststelling hoger is geweest dan voorlopig toegekende subsidie. In de mandaatregeling van de gemeente is opgenomen dat hoofd Welzijnszaken bevoegd is tot vaststellen van subsidies indien deze conform aanvraag worden vastgesteld. Bij afwijking dient de portefeuillehouder goedkeuring hieraan te verlenen. Deze goedkeuring heeft niet zichtbaar plaatsgevonden.

Advies Wij adviseren u om de procedures ten aanzien van het verlenen van subsidies aan te scherpen indien sprake is van hogere vaststelling dan de verleende subsidie en deze zichtbaar vast te leggen.

Risico/gevolg Er is niet voldaan aan de mandaatregeling van de gemeente Heemstede.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Wij achten het noodzakelijk dat er aanvullende deelwaarnemingen worden gedaan om vast te stellen dat dit een incident is.



Opgave externe partij parkeeropbrengsten

Afdeling

Parkeren


2012


Middel

Proces

Parkeren

Omvang risico

Lager



Bevinding en/of constatering De gemeente Heemstede is in 2012 deels overgegaan op het parkeersysteem van Parkfolio. De volledigheid van de opbrengsten -voor de geldstromen pin en chipworden gecontroleerd aan de hand van opgaven vanuit het systeem van Parkfolio en niet meer door middel van parkeermeterstroken.

Advies Wij adviseren u om zogenoemde ISAE3402 verklaring te ontvangen van Parkfolio waardoor er meer zekerheid kan worden verkregen omtrent de opgaven van Parkfolio en de daarmee samenhangende volledigheid van de parkeeromzet van de gemeente.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat de parkeeropbrengsten niet volledig zijn, omdat er volledig gesteund wordt op de opgave Parkfolio.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Verkrijg een ISAE3402 verklaring van Parkfolio.

Bijlage 2


Bijlage 2

Reikwijdte en controleaanpak Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Heemstede brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden, die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2012 van de gemeente Heemstede. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringsen rapporteringstolerantie.


Bijlage 2

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend < 1% < 3%

Beperking >1% < 3% >3% < 10%

Oordeelsonthouding – > 10%

Afkeurend > 3% –

Op basis van de begroting 2012 van de gemeente Heemstede betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 440.000 en een totaal van onzekerheden van € 1.320.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op € 220.000 (0,5% van de lasten). Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van € 220.000. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

Controleaanpak In overeenstemming met de wet1 resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Heemstede terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse.

1

Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)


Bijlage 2

Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij tenslotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Gemeente Heemstede Managementletter Tussentijdse controle 2012

Recommend Documents