Gemeente Utrechtse Heuvelrug Managementletter Tussentijdse controle 2014
Ernst & Young Accountants LLP Euclideslaan 1 3584 BL Utrecht, Netherlands Postbus 3053 3502 GB Utrecht, Netherlands
Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 30 30 ey.com
VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug Postbus 200 3940 AE Doorn
Utrecht, 1 mei 2015
9W49BP/NvE
Managementletter tussentijdse controle 2014
Geacht College, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 2014. Deze rapportage geeft een beeld van uw organisatie en de stand van zaken ten aanzien van de interne beheersing en controle. Uw raad heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beschrijven wij onze bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van onze controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Aangezien dit onze eerste jaarrekeningcontrole van de gemeente Utrechtse Heuvelrug is, dient deze rapportage tevens als nulmeting.
Wij hebben op 11 december 2014 onze bevindingen toegelicht en besproken met uw management. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP
w.g. drs. J.M.A. Drost RA
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Inhoudsopgave 1. 2. 3.
Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Waar staat de gemeente? Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Bijlage
Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen
1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld Omgeving rondom de gemeente volop in beweging
De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Enerzijds zijn wettelijke taken vanuit de overheid gedecentraliseerd naar gemeenten. Anderzijds komt er nieuwe wet- en regelgeving zoals de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting (Vpb) op de decentrale overheden af. De gemeente Utrechtse Heuvelrug is volop bezig deze zaken in haar organisatie in te bedden. In deze managementletter rapporteren we u hoe de gemeente Utrechtse Heuvelrug er voor staat vanuit een financieel perspectief. De decentralisaties hebben een enorme impact, enerzijds financieel, maar ook op organisatorisch gebied. De gemeente Utrechtse Heuvelrug is op dit moment nog volop bezig met de inrichting van haar organisatie en de daarmee samenhangende processen. Aandachtspunt inzake het oppakken van de decentralisaties in is op welke wijze de uitvoerende instanties/ organisaties verantwoording af gaan leggen aan de gemeente. Naast de decentralisaties spelen er belangrijke dossiers ten aanzien van de invoering van de vennootschapsbelastingplicht en de reeds van kracht zijnde ‘Wet Markt en Overheid’. Wij stellen vast dat uw gemeente met deze ontwikkelingen bezig is.
De processen zijn over het algemeen goed op orde. Op onderdelen is verbetering gewenst
Op basis van onze interim-controle 2014 constateren wij dat de processen welke relevant zijn voor de jaarrekening bij gemeente Utrechtse Heuvelrug over het algemeen goed op orde zijn. Wel vragen wij uw aandacht voor de doorontwikkeling van deze processen op een aantal specifieke punten. Het gaat hier dan met name om het proces verstrekte subsidies, applicatie beheer en het actualiseren van procesbeschrijvingen. De aandachtspunten die uit onze tussentijdse controle voortvloeien zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van onze managementmeeting. Wij baseren ons oordeel over de effectiviteit van de bedrijfsprocessen voor een deel op de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden (verbijzonderde interne controlewerkzaamheden, VIC). Wij vragen uw aandacht voor het continu blijven door ontwikkelen van de verbijzonderde interne controle als gevolg van steeds stringentere regelgeving op dit gebied.
Pagina 4
1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Top 4
Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug: 1 Economische omgeving 2 Decentralisaties 3 Grondexploitaties 4 Vennootschapsbelasting
Economische omgeving blijft vragen om alertheid rondom de waardering van uw activa
Economische omgeving De economische omgeving is nog steeds volop in beweging. Ondanks het lichte economische herstel, resulteert de economische crisis van afgelopen jaren nog steeds in een verhoogd risico op financiële positie van verbonden partijen en de waardering van uw activa. Deze economische crisis in combinatie met de noodzakelijke (rijks)bezuinigingen en de decentralisaties brengen veel financiële onzekerheden met zich mee. Daarnaast is het van belang om zicht te houden op de waardering van uw vorderingen (debiteuren, uitstaande leningen), de mogelijke risico’s uit hoofde van verstrekte garanties en de waardering van uw vastgoed en grondexploitaties. Ten aanzien van het vastgoed en de grondposities merken wij op dat in eerdere jaren er reeds behoorlijke voorzieningen zijn getroffen. Hiermee is het risico op een te hoge waardering van de gronden en grondexploitatieprojecten verlaagd. Gezien de onzekere marktsituatie Wij wijzen u erop dat het evalueren van de waardering van gronden en grondexploitatieprojecten van wezenlijk belang blijft. Als onderdeel van onze accountantscontrole besteden wij specifiek aandacht aan de waardering van gronden en grondexploitatieprojecten. Hierbij richten wij ons onder meer op de onderbouwing van de getroffen voorzieningen. Ten aanzien van uw verbonden partijen merken wij op dat in de jaarrekening de (concept)cijfers 2014 van de betreffende partijen toegelicht dienen te worden. Wij adviseren u dan ook goede afspraken te maken met uw verbonden partijen voor een tijdige aanlevering van haar (concept) jaarcijfers 2014.
Pagina 5
1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Decentralisaties Nieuwe wetten, nieuwe doelgroepen, maar bovenal een nieuwe werkwijze zijn met ingang van 1 januari 2015 de verantwoordelijkheid van de gemeente. Dichtbij de burger, een integraal en goed afgestemd zorgaanbod op het terrein van participatie, WMO en jeugd. De impact van de decentralisaties op uw gemeente is op allerlei terreinen erg groot. Wij menen dat de dienstverlening aan de zorgcliënt van cruciaal belang is, zodat de zorg aan hen toekomt die dat nodig hebben. Wij richten ons vanuit onze rol als onafhankelijke accountant van de gemeente Utrechtse Heuvelrug echter natuurlijk vooral op de bedrijfsvoering aspecten van de decentralisatie. Ten aanzien van deze bedrijfsvoering aspecten onderscheiden wij een aantal mijlpalen die wij hierna kort toelichtingen.
Beleid en verordeningen onderhanden
1. Beleid Het beleid en de verordeningen van de drie decentralisaties moeten ten tijde van onze tussentijdse controle nog vastgesteld worden door de raad. Daarbij hebben wij vernomen dat deze in behandeling zijn bij de raad en dat de verordening inzake jeugdzorg is vastgesteld. Ten aanzien van het beleid hanteren wij de norm dat alle aspecten ten aanzien van het beleid inmiddels afgerond moeten zijn. Bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug is dit nagenoeg het geval en ook ten opzichte van andere gemeenten loopt de gemeente op schema.
Processen nog niet geheel ingericht.
2. Processen Voor de decentralisaties is het van belang dat de processen op een adequate manier worden ingericht waarbij voldoende beheersingsmaatregelen ingebouwd worden om de risico’s te beheersen. De gemeente Utrechtse Heuvelrug is op dit moment bezig de processen vast te stellen.
Pagina 6
1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?
1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Samenwerking ketenpartners
De gemeente heeft de regierol op de decentralisaties, maar voert de werkzaamheden niet alleen uit. Daarnaast zijn er aanpalende werkgebieden die betrokken (moeten) worden om de overgang van de wettelijke taken tot een succes te maken, de transformatie. Het gaat hier om partijen als het UWV, zorgverzekeraars, instellingen in de gemeente op het terrein van welzijn zorg en maatschappelijke opvang, niet zijnde aanbieders van zorg, in relatie tot de decentralisaties. De formele afspraken en vastleggingen rondom o.a. verantwoording en rechtmatigheid moeten hierbij in acht worden genomen. Wij hebben vastgesteld dat ten tijde van onze interimcontrole een aantal contracten nog getekend dienen te worden. Wij adviseren u expliciet afspraken te maken over verticale informatievoorziening en borging van rechtmatigheid. Hierbij dient tevens te worden vastgelegd in hoeverre informatie vanuit de samenwerking relevant is voor de verantwoording van de gemeente (in de reguliere P&C-cyclus) en hoe dit wordt georganiseerd.
Druk op de grondexploitaties leidt mogelijk tot minder winsten.
De eerste tekenen van economische herstel en de effecten daarvan op de vastgoedmarkt kennen vooralsnog geen forse verbeteringen voor de grondexploitaties van gemeenten. Gemeente Utrechtse Heuvelrug merkt dat er sprake is van een licht aantrekkende vraag. Dit geldt voor zowel de woningmarkt als voor de bedrijvenlocaties, waarbij voor de bedrijvenlocaties op korte termijn concrete verkopen worden verwacht. Het is nog onzeker of de aantrekkende vraag in 2015 en verder daadwerkelijk zal resulteren in concrete verkopen, hierdoor resteren risico’s ten aanzien van de waardering van de gronden. Binnen de huidige planning en control cyclus vindt de actualisatie van de grondexploitaties normaal gesproken tweemaal per jaar plaats ten tijde van de begroting en de jaarafsluiting. Wij achten dit toereikend. Door tussentijdse actualisaties kan worden voorkomen dat achteraf ten tijde van de jaarrekeningcontrole (forse) bijstellingen noodzakelijk zijn.
Tussentijdse informatie voorziening grondexploitaties
Graag vragen wij uw aandacht voor het tijdig actualiseren van de grondexploitaties voor de jaarrekening 2014 zodat deze verwerkt worden in de versie van de jaarrekening bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole.
Pagina 7
1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?
1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Vennootschapsbelasting, de vraagstelling Toelichting op wetsvoorstel
Op Prinsjesdag 2014 heeft het Kabinet het wetsvoorstel ‘Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen’ aan de Tweede Kamer verzonden. De nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat overheidsondernemingen belastingplichtig zijn, tenzij een wettelijke vrijstelling van toepassing is. Van (het drijven van) een onderneming is sprake indien met een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal wordt deelgenomen aan het economische verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Het winstoogmerk is geobjectiveerd in die zin dat dit geacht wordt aanwezig te zijn, indien meer dan incidenteel overschotten worden behaald. Indien dit niet kan worden vastgesteld, wordt toch een onderneming aanwezig geacht in het geval activiteiten worden verricht waarmee in concurrentie wordt getreden. Indien sprake is van een onderneming is mogelijk één van de vier vrijstellingen van toepassing. Interne activiteiten die voor de eigen kring worden verricht, leiden in beginsel niet tot belastingplicht, omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer.
Gevolgen worden geïnventariseerd
Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Utrechtse Heuvelrug momenteel de gevolgen van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting inventariseert. Wij adviseren deze inventarisatie gepaard te laten gaan met een analyse van een ter zake deskundige belastingadviseur. Naar aanleiding van de inventarisatie kan de gemeente vervolgens een plan van aanpak opstellen voor de verdere implementatie van de vennootschapsbelastingplicht op basis van het huidige wetsvoorstel. In ons accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2014 zullen wij u verder informeren over de voortgang van de implementatie van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting.
Pagina 8
Waar staat de gemeente?
2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Financieel proces
Rood
Oranje
Geel
Groen
Informatievoorziening Inkopen en betalingsverkeer Belastingen (opbrengsten) Burgerzaken Personeel Grondexploitaties* Omgevingsvergunningen Subsidieverstrekkingen Interne controle Rood
Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Belangrijke aandachtspunten voor verbetering.
Oranje
Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan de te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.
Geel
Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.
Groen
Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.
Huidig jaar / nulmeting
*Ten tijde van de interim controle zijn er geen detailwerkzaamheden uitgevoerd omtrent de grondexploitaties. Wanneer hieromtrent bevindingen zijn ten tijde van de eindejaarscontrole zal u hiervan op de hoogte worden gebracht in ons accountantsverslag.
Pagina 10
Totaaloverzicht detailbevindingen Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Utrechtse heuvelrug hebben wij in de tabel op de voorgaande bladzijde de belangrijkste voor onze controle significante processen van de gemeente Utrechtse heuvelrug aan de hand van een aantal criteria op het gebied van betrouwbaarheid en rechtmatigheid beoordeeld. Wij hebben bij deze nulmeting de volgende criteria gehanteerd: ► Is het proces beschreven? ► Is de opzet van het proces toereikend? ► Bestaat het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? ► Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ► Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? ► Zijn er voldoende checks en balances aanwezig in de processen? ► Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de processen van de gemeente Utrechtse heuvelrug voldoen aan de daaraan te stellen eisen met uitzondering van de inrichting van de verbijzonderde interne controle. Bevindingen actueel voor 2014
Nr. 1
2
Proces
Bevinding
Aanbeveling
Algemeen
Geconstateerd is dat de huidige wijze van tussentijdse informatie voorziening enkel bestaat uit een cijfers. Grote afwijkingen worden kort toegelicht, er is geen toelichting op prestaties.
Verhoog de informatie waarde van de tussentijdse rapportages. Gezien de belasting welke dit meebrengt voor de organisatie is het tevens aan te bevelen het aantal rapportage momenten terug te brengen.
Interne controle
Verbijzonderde Interne Controle nog niet op het aangescherpte niveau van Standaard 610. Binnen deze vereisten vallen de objectiviteit, de deskundigheid en een systematische en gedisciplineerde aanpak. Met name op het gebied van de systematische en gedisciplineerde aanpak valt veel te verbeteren.
Toets de processen en niet gegevensgericht. Zorg voor dossiervorming bij de uitgevoerde werkzaamheden en stel (tussentijdse)rapportages op. De wijze waarop u uw interne controle inricht is uiteraard een keuze van de gemeente. Graag gaan we met u in overleg wat passend is voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug.
Pagina 11
Totaaloverzicht detailbevindingen
Bevindingen actueel voor 2014
Nr.
Proces
Bevinding
Aanbeveling
3
Interne controle
Tijdigheid uitvoering interne controles moet verbeterd worden.
Ga procesmatig te werk, voer maandelijks controles uit op alle onderdelen van het normen kader en doe niet alle werkzaamheden per proces in 1 keer.
4
Applicatiebeheer
Het functioneel applicatiebeheer is belegd bij de afdeling. Hierdoor zijn er gebruikers van de applicatie met superuser rechten
Zorg ervoor dat accounts in de lijn geen superusers zijn, indien ongewenst draag zorg voor strikte maatregelen omtrent het inloggen met superuser rechten.
5
Verstrekte subsidies
Uitgaande subsidies worden extracomptabel geregistreerd in Excel
Draag zorg voor waarborgen op de volledigheid van het bestand en continueer de omzetting van Excel naar SBA (Stratech) door.
Pagina 12
Is uw gemeente klaar voor de toekomst?
3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Actuele ontwikkelingen De fiscale werkkostenregeling
De fiscale werkkostenregeling (WKR) zal naar alle waarschijnlijkheid verplicht van toepassing zijn met ingang van 1 januari 2015. De WKR kent een vrij jaarbudget van thans 1,5% van de fiscale loonsom en in 2015 zal dit naar verwachting verlaagd worden naar 1,2%. Het is voor een werkgever cruciaal dat hij alle relevante vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (inclusief btw) tijdig detecteert en juist administreert. Dit vereist een proces dat waarborgt dat: ► steeds managementinformatie beschikbaar is over de mate waarin het vrije WKR-budget is gebruikt en gedurende de resterende duur van het kalenderjaar zal worden gebruikt. Een (onverwachte) overschrijding kost de werkgever achteraf 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De gemeente mag deze heffing niet op werknemers verhalen; ► na afloop van het kalenderjaar een verantwoorde loonaangifte wordt gedaan, óók wat de werkkostenregeling betreft. In het kader van eventuele afspraken met de Belastingdienst over Horizontaal Toezicht (HT) zal ook deze dienst het totale WKRproces toetsen. Onderdelen in een adequaat en multidisciplinair WKR-proces zijn onder meer: ► scholing van medewerkers die belast zijn met de salarisadministratie, maar zeker ook van medewerkers die belast zijn met de primaire boekingen in de financiële administratie; ► het zodanig inrichten van de financiële administratie en van boekingsprocessen, dat WKR-relevante vergoedingen en verstrekkingen tijdig worden gedetecteerd en juist geadministreerd; ► het toetsen van arbeidsvoorwaarden op WKR-aspecten (afdeling HR/P&O).
Wet Markt en Overheid
Daarnaast is uw gemeente vanaf 1 juli 2014 verplicht om aan de Wet Markt en Overheid te voldoen. Deze wet is bedoeld om concurrentievervalsing door de overheid te voorkomen. Uw gemeente heeft hier nog niet volledig op geanticipeerd. De impact van de wet zal in kaart worden gebracht waarna vervolgens, indien daar aanleiding toe is, de raad zal worden geïnformeerd. Uw raad dient door middel van een raadsvoorstel bevestigen dat deze activiteiten in het algemeen belang plaatsvinden, waardoor uw gemeente voldoet aan de vereisten van de wet. In de kadernota rechtmatigheid is aangegeven dat de accountant het niet tijdig nemen van het raadsbesluit niet als financiële onrechtmatigheid behoeft te wegen en kan volstaan met een formele opmerking in haar accountantsverslag.
Pagina 14
3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 IT ontwikkelingen Informatiebeveiliging
Binnen de overheid is de noodzaak om informatiebeveiliging op orde te brengen in de afgelopen jaren scherp verhoogd door belangrijke ontwikkelingen als decentralisaties, zaakgericht werken, ketensamenwerking en wijzigingen in privacy- en regelgeving. Ook is de bewustwording van burgers over informatieveiligheid verhoogd, mede veroorzaakt door beveiligingsincidenten als Diginotar, Lektober en Dorifel. De noodzaak van informatiebeveiliging positioneert zich hierdoor als een belangrijk bedrijfsrisico in de informatiehuishouding van gemeenten. Het is daarbij van belang dat binnen uw gemeente dagelijkse aandacht wordt besteed aan informatieveiligheid en privacy van de processen waarin (burger)gegevens worden geregistreerd en uitgewisseld. Wij merken op basis van de gesprekken wel op dat op technisch vlak veel aandacht wordt besteed aan beveiliging maar dat op het vlak van organisatie en processen dit nog niet altijd het geval is. Wel geldt dat meer activiteiten in uitvoering zijn om het beveiligingsbewustzijn bij medewerkers te vergroten zoals het geven van workshops en trainingen. Wij adviseren u om bij de diverse activiteiten die nu plaatsvinden, ten aanzien van informatiebeveiliging, minimaal de volgende aandachtspunten mee te nemen: ► Heeft u inzichtelijke wat de impact is op uw gemeente, maar ook op de publieke sector binnen Nederland, indien zich een beveiligingsinbraak voordoet bij uw organisatie? ► Heeft u zowel de interne als externe bedreigingen overwogen bij de aansluiting tussen uw beveiligingsstrategie en de inspanning die uw organisatie levert aan het beheersen van beveiligingsrisico’s? ► In hoeverre zijn uw uitgaven in verhouding tot het beheersen van de belangrijkste beveiligingsrisico’s? ► Heeft u voldoende inzicht in uw risicobereidheid om op gecontroleerde wijze risico’s te durven nemen? ► In hoeverre sluit uw risicobeheersingsstrategie aan op uw bedrijfsstrategie?
Pagina 15
Bijlage 1
Reikwijdte en controleaanpak
Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 1
Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2014 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie.
Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend
Beperking
Oordeelsonthouding
Afkeurend
≤ 1%
>1% < 3%
-
≥ 3%
≤ 3%
>3% < 10%
≥ 10%
-
Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 0,75 miljoen en een totaal van onzekerheden van € 2,25 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op € 100.000. Pagina 17
Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 1
Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van € 100.000. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.
Controleaanpak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Utrechtse Heuvelrug terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controle maatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij, voor zover aan de voorwaarden wordt voldaan, op de interne controle werkzaamheden zoals deze door uw interne controle functionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan.
Pagina 18
Bijlage 2
Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Bijlage 2
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Waardering grondexploitatie
Om de juiste waardering van de grondexploitaties vast te kunnen stellen zullen jaareinde tenminste de volgende werkzaamheden zichtbaar moeten zijn uitgevoerd en gedocumenteerd: ► Aansluiting van de grondexploitatie met een actueel marktonderzoek. Aansluiting dient zowel op (woning)aantallen. (woning)type en prijs plaats te vinden alsmede per individuele exploitatie en op totaal niveau. ► Vaststellen wat de impact van de geactualiseerde structuurvisie en woonvisie is op de waardering van de grondexploitaties ► Aansluiting van de in de grondexploitatie gehanteerde verkoopprijzen met de door de raad vastgestelde prijzen. ► Analyse van het aantal in de grondexploitatie verwachte transacties en de daadwerkelijk gerealiseerde transacties de laatste drie jaar. Analyse dient te zijn uitgesplitst in omvang (euro’s en m²) en type object alsmede per individuele exploitatie en op totaal niveau. ► Analyse van de kosten door de verschillende kostencomponenten in de verschillende exploitaties met elkaar te vergelijken en afwijkingen te analyseren en te verklaren. Daarnaast dienen de kostencomponenten te zijn onderbouwd met objectieve marktinformatie dan wel met in de historie gerealiseerde kosten. ► Onderbouwing van de gehanteerde parameters (rente en indexatie).
Aandachtspunten SiSa 2014
De toezicht en controle van het Ministerie van Binnenlandse Zaken op de SiSa–verantwoordingen nemen jaar na jaar strengere vormen aan. In dit kader willen wij u de volgende aandachtspunten meegeven voor het juist invoelen van de SiSa–bijlage: ► Maak gebruik van de ter beschikking gestelde werkprogramma’s. ► Vul de SiSa–bijlage in overeenstemming met de invulwijzer en bij twijfel consulteren bij Postbus IBI. ► Zorg voor objectieve en gecontroleerde verantwoordingen. ► Let op juiste verantwoording bij projecten met co–financiering gedurende de gehele looptijd van het project. ► Verantwoording ten laste van provincie of rijk kan niet meer zijn dan de ter beschikking gestelde subsidie. ► Voor de op afstand gezette activiteiten, niet alleen SiSa, gelden de volgende voorwaarden: • De gemeente stelt vast dat de overeengekomen afspraken zijn nageleefd. • Gemeente heeft de tussentijdse rapportage s zichtbaar beoordeeld en heeft vastgelegd welke impact deze hebben op de verantwoording. • De gemeente beschikt tijdig, voor opstellen van de jaarrekening, over de afrekeningen van de uitvoeringsorganisaties inclusief controleverklaring.
Pagina 20
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Bijlage 2
3.1 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Analyse Wet normering bezoldiging Op 1 januari 2013 is de WNT van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het topfunctionarissen publieke en bezoldigingsmaximum over 2014 bedraagt € 230.474. De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf semipublieke sector (WNT) maandsalarissen maar ten hoogste € 75.000. Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaar gemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiging hoger of lager is dan het maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau met naam en toenaam worden gedaan. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 2014 opgenomen dient te worden. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de WNT waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke functionarissen voldoen aan de WNT. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen kunt u gebruik maken van de mogelijkheid die paragraaf 6 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen. Hierbij kán en hoeft u niet volledig te voldoen aan de verplichting voor openbaarmaking van deze interimfunctionarissen zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de WNT.
Pagina 21
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Bijlage 2
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Waardering van uw activa
Wij vragen voornamelijk aandacht voor de waardering van de materiële vaste activa en grondexploitaties. De boekwaarden ultimo 2014 hierbij zijn aanzienlijk waarbij continue de vraag moet worden gesteld of er indicatoren zijn voor een duurzame waardevermindering van deze activa. Wij vragen u om voor de jaarrekening 2014 analyses te maken of de huidige boekwaarde, zoals opgenomen in de balans, nog gerechtvaardigd is.
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Binnen het BBV is een versterkte aandacht voor de niet uit de balans blijkende verplichtingen van gemeenten. In lijn met artikel 53 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden vermeld aan welke “niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen” uw gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: ► Verplichtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is); ► Verplichtingen uit huurcontracten; ► Verplichtingen uit PPS-constructies; ► Verplichtingen vanuit verbonden partijen; ► Verplichtingen vanuit de aankomende decentralisaties; ► Reeds aangegane investeringsverplichtingen. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de “niet uit de balans blijkende verplichtingen”, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt op welke wijze u ervoor gezorgd heeft dat de volledigheid ervan gewaarborgd is en welke risico’s deze verplichtingen met zich meebrengen.
Afronding interim-controle
Afronding van de interne controle 2014 is van essentieel belang om tot een tijdige afronding te komen van onze werkzaamheden. Wij constateren dat u reeds verbeteringen heeft aangebracht in de opzet van de interne controle. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat uw organisatie reeds gestart is met een aantal interne controlewerkzaamheden. Ondanks dat u verbeteringen heeft aangebracht in het proces van de interne controle vragen wij u aandacht voor een tijdige en volledige afronding van de interne controle voordat wij starten met onze werkzaamheden van de jaarrekeningcontrole. ` Wij zullen met de organisatie nadere afspraken maken over het afronden van de interim-controle.
Pagina 22
