Gemeente Moerdijk. Managementletter november 2012

Gemeente Moerdijk Managementletter 2012 28 november 2012

Inhoudsopgave

1.

Inleiding

2.

Doel en reikwijdte van de controle

Baker Tilly Berk contactpersonen met betrekking tot dit rapport zijn: drs. R. Opendorp RA Externe accountant [email protected]

3.

Management samenvatting

4.

Beheersing van de bedrijfsprocessen

A.P.C. Stoutjesdijk-Ringeling MSc RA Manager [email protected]

5.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

6.

Speerpunten interim controle 2012

Kantoorgegevens: Baker Tilly Berk N.V. Heerbaan 44-48 4817 NL Breda 076 – 525 00 00

7.

Landelijke ontwikkelingen

2

Hoofdstuk 1. Inleiding Geacht Raad, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Moerdijk brengen wij u hiermee verslag uit over de bevindingen naar aanleiding van de interim controle. Bij de interim controle richten wij ons voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. Wij merken op dat de bevindingen zijn gebaseerd op onze werkzaamheden uitgevoerd in oktober 2012. Onze bevindingen hebben derhalve uitsluitend betrekking op de periode januari tot en met september 2012. Deze managementletter is op 21 november 2012 besproken met de directie en management. Volledigheidshalve maken wij u erop attent dat het niet is toegestaan deze managementletter aan derden te verspreiden zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij bedanken de directie en de medewerkers van de gemeente Moerdijk voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij uiteraard graag bereid. Met vriendelijke groet,

drs. R. Opendorp Registeraccountant

A.P.C. Stoutjesdijk-Ringeling MSc Registeraccountant

3

Hoofdstuk 2. Doel en reikwijdte van de controle In het kader van onze controleopdracht inzake de jaarrekening 2012 van de gemeente Moerdijk hebben wij controlewerkzaamheden verricht waarbij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing centraal staan. De inhoud van deze brief is gebaseerd op onze normale werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening en derhalve op die onderdelen en in die omvang als voor deze doelstelling noodzakelijk is. Dit houdt in dat onze rapportage niet noodzakelijkerwijs alle aandachtspunten in de organisatie weergeeft die bij een meer uitgebreid en specifiek hierop gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. Onze werkzaamheden bestonden uit: • het onderzoeken en beoordelen van de opzet van de administratieve organisatie en de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen; en • het toetsen van de werking van de interne beheersingsmaatregelen. Onze aanpak is, conform afspraak, zoveel mogelijk gebaseerd op het steunen op de interne controle (die door de organisatie wordt uitgevoerd). Veel opmerkingen die in deze rapportage zijn opgenomen vloeien daarom ook voort uit de tekortkomingen die door de interne controle, uitgevoerd door de gemeente zelf, is geconstateerd. Wij hebben voor de belangrijkste tekortkoming onze eigen visie toegevoegd zodat dit ter ondersteuning van de uitgevoerde interne controle kan worden gezien. Onze managementletter is van nature kritisch, omdat deze gericht is op geconstateerde zwakten of leemten. Op uw verzoek geven wij in deze managementletter (op hoofdlijnen) aan op welke wijze verbeteringen in de interne beheersing van de bedrijfsprocessen kunnen worden doorgevoerd.

4

Hoofdstuk 3. Management samenvatting Naar aanleiding van ons onderzoek naar de interne beheersing van de bedrijfsprocessen zijn wij van mening dat deze - voor de onderzochte processen - voldoet aan de daaraan te stellen minimale eisen voor een goedkeurende controleverklaring. In 2011 is door uw organisatie de projectgroep “project Control” opgericht waarin de Top 10 van verbeterpunten op het gebied van control gerealiseerd moeten worden. De Top 10 verbeterpunten zijn bij aanvang van het project met ons afgestemd en dienden voor 1 juni 2012 te zijn gerealiseerd. De afdeling concern control heeft op 19 juni 2012 een Eindrapportage opgesteld welke ter kennisgeving aan het College van Burgemeester en Wethouders is verzonden. Door de interne controleurs zijn deze verbeterpunten ook meegenomen in de controle 2012 om te toetsen of de verbeterpunten daadwerkelijk zijn opgevolgd. Wij constateren dat diverse zaken zijn opgepakt. Op de afdeling SoZa zijn diverse slagen gemaakt. Een inhaalinslag is gemaakt met betrekking tot de re-integratie. Daarnaast is de nieuwe applicatie CiVision WIZ in gebruik genomen. Wij hebben vanuit de organisatie begrepen dat het vanuit de nieuwe applicatie lastig is om een aansluiting te maken met de financiële administratie. We raden u aan ervoor zorg te dragen dat deze aansluiting periodiek wordt gemaakt en bij de jaarrekening 2012 ook aanwezig is. Ook zien wij vooruitgang bij de projectbeheersing. In het voorjaar 2012 zijn per project de risico’s geïnventariseerd en gerapporteerd aan de Raad. Wij raden u aan om de informatie inzake de grondexploitatie te centraliseren in de paragraaf grondbeleid. Zeker gezien de huidige economische ontwikkelingen is het wenselijk om dit te centraliseren in een totaaloverzicht van de stand van zaken. Op deze wijze kan een goed beeld worden gevormd over het grondbeleid van de gemeente. De afdeling RBOR heeft in 2012 een verbeterplan opgesteld. De verbeteracties dienen in de loop van 2012 te worden gerealiseerd waarvan de resultaten begin 2013 getoetst kunnen worden. In de eindrapportage vanuit project Control is opgenomen dat de Sisa-verantwoording kwalitatief onvoldoende is en zal moeten verbeteren om te voorkomen dat er gelden door het ministerie worden teruggevorderd. Wij raden u aan om zorg te dragen dat voor het opstellen van de jaarrekening 2012 de kwaliteitsslag voor de SiSa regelingen wordt gemaakt. Als verbeterpunt in het project Control is tevens de raming en planning van de onderhoudsvoorzieningen opgenomen. Wij hebben van de organisatie begrepen dat de voorzieningen op dit moment zijn onderbouwd. De voorziening rioleringen zal bij het opstellen van het nieuwe GRP 2013-2017 wordt herzien. Wij zullen de onderbouwing van de voorzieningen meenemen bij de controle op de jaarrekening 2012.

5

Hoofdstuk 3. Management samenvatting Wij vinden het een goede ontwikkeling dat de organisatie door middel van het project Control heeft gewaarborgd dat opvolging van verbeterpunten plaatsvindt. Wij raden u aan om na te gaan welke verbeterpunten nog meer gerealiseerd dienen te worden omdat de projectgroep bewezen heeft op overzienbare tijd daadwerkelijk slagen te maken. Hierbij dienen tevens de bevindingen vanuit de jaarrekeningcontrole 2011, interim controle 2012 en de bevindingen vanuit IC over het tweede halfjaar 2011 en eerste halfjaar 2012 te worden meegenomen. De afwikkeling inzake Chemie Pack heeft in 2012 verder plaatsgevonden. De kostenverrekening met de provincie heeft plaatsgevonden. De bovengrondse sanering is afgerond binnen het krediet. Het risico ten aanzien van het opruimen (vloeistofdichte) vloer op het terrein Chemie-Pack is nog steeds aanwezig en wordt door de organisatie op dit moment op € 1 miljoen ingeschat. Bij het opstellen van de jaarrekening 2012 wordt opnieuw door de organisatie bekeken welke voorziening inzake de afwikkeling Chemie Pack dient te worden opgenomen in de jaarrekening 2012. Diverse dwangsommen zijn als vordering opgenomen in de financiële administratie. Door de organisatie dient een inschatting gemaakt te worden over de inbaarheid van deze dwangsommen. Hierbij dient het voorzichtigheidsprincipe in acht te worden genomen. De organisatie is zicht bewust dat de inbaarheid onzeker is, maar stelt alles in het werk om de mogelijke kosten te verhalen. Indien het niet aannemelijk is dat de dwangsommen kunnen worden geïnd, dient dit ook tussentijds op deze wijze verwerkt te worden in de financiële administratie. In de jaarrekening 2012 dient dit te worden opgenomen in de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen. Het regionaliseren van diverse onderdelen binnen de gemeente (Sociale Zaken, Regionale Uitvoeringsdienst Midden- en WestBrabant, belastingen en klantcontactcentrum) wordt op dit moment onderzocht. Sommige regionaliseringsprojecten zijn al in een ver gevorderd stadium. De regionalisering is erop gericht taken uit diverse deelnemende gemeenten te centraliseren in zelfstandige organisaties. Regionalisering is een lastig onderwerp met grote gevolgen. Diverse vragen spelen een rol bij de beslissing inzake regionaliseren: op welke wijze wordt vormgegeven aan het regionaliseren, tegen welke voorwaarden, welke mensen en middelen kunnen worden ingebracht, wat zijn de (financiële) effecten, op welke wijze vindt verantwoording plaats aan de gemeente en op welke wijze kan een gemeente nog sturing geven? Wij hebben van de organisatie begrepen dat deze vragen in beschouwing worden genomen bij het bepalen van de invulling van de regionalisering. Met name de dekking van de overhead en indirecte kosten is hierbij een belangrijk punt. Het is vaak lastig om de overhead in zijn geheel onder te brengen in de regionaal te vormen organisatie. Hierdoor blijft bij de gemeente een deel van de overhead achter. Indien meer taken worden ingebracht bij een regionaal samenwerkingsverband, wordt de druk van de achtergebleven overheadkosten op de overgebleven onderdelen binnen de gemeente groter.

6

Hoofdstuk 3. Management samenvatting Eind juni 2012 is door een externe adviseur een rapportage opgesteld inzake Inrichting afdeling Bedrijfsvoering en Beperken overhead. Daarnaast is de “Compensatie achterblijvende overhead en indirecte kosten” als gevolg van regionale samenwerking onderzocht en is een visie opgesteld voor intergemeentelijke en regionale samenwerking waarin de wenselijke vormgeving van samenwerking is opgenomen. Vanuit de organisatie hebben wij begrepen dat er op dit moment sprake is van een selectieve vacaturestop. Gezien de keuzes waar de gemeente voor staat is deze stop ons inziens ook noodzakelijk om te voorkomen dat de discussie door aanname nieuw personeel verder wordt beïnvloed. De organisatie is op dit moment de mogelijkheden van een verplichtingenadministratie aan het onderzoeken. In de laatste versie van de financiële applicatie is het namelijk mogelijk om een verplichtingenadministratie te voeren. Door het voeren van een verplichtingenadministratie wordt de beheersbaarheid van uitgaven vergroot, doordat tijdig en beter ingeschat kan worden welke ruimte er nog resteert binnen de budgetten. Het invoeren van een verplichtingenadministratie heeft diverse gevolgen voor de huidige processen. In het kader van het digitale werken wordt Verseon steeds belangrijker. De logische toegangsbeveiliging (wachtwoordpolicy) is echter voor verbetering vatbaar. Om deze reden raden wij u aan om de opmerkingen inzake toegangsbeveiliging van de informatie op te pakken.

7

Hoofdstuk 4. Beheersing van de bedrijfsprocessen Als onderdeel van onze controle van de jaarrekening van de gemeente Moerdijk hebben wij een onderzoek ingesteld naar de administratieve organisatie en de interne beheersmaatregelen bij de gemeente. Onze werkzaamheden waren primair gericht op: • Inventariseren van (belangrijke) wijzigingen in de opzet van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen. • Vaststellen bestaan en werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole. Ter vaststelling van de beheersing van de bedrijfsprocessen wordt door uw gemeente verbijzonderde interne controle uitgevoerd om vast te stellen dat de interne controle in de lijn op een juiste wijze wordt ingevuld. In 2012 is geen overall rapportage opgesteld naar aanleiding van de IC/VIC-werkzaamheden. Wel hebben wij een verslag ontvangen van de belangrijkste ontwikkelingen over de eerste drie kwartalen. Wij raden aan om in een totaalrapportage een recapitulatie op te nemen van de gecontroleerde processen, de totale massa per proces, de omvang in € en aantallen gecontroleerd vanuit IC, de omvang van de geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. Door interne controleurs is in het IC-verslag op deze wijze gerapporteerd. Deze totaalrapportage kan dan direct bijdragen in het management team tot inzicht voor het gehele MT en ook als aftrap gelden voor een nieuw verbeterproject inzake de belangrijkste constateringen. Gebleken is dat met de ondersteuning vanuit concerncontrol de opvolging van verbeterpunten sneller en beter tot haar recht komt. Conclusie Naar aanleiding van ons onderzoek naar de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing zijn wij van mening dat deze voldoet aan de daaraan te stellen minimale eisen voor een goedkeurende controleverklaring. De bevindingen naar aanleiding van ons onderzoek hebben wij in deze managementletter weergegeven. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op: 1. Reclassificatie projecten van NIEGG naar voorraad gronden hulpstoffen (zie issue 4.1) 2. Paragraaf grondbeleid (zie issue 4.2) 3. Inkopen en aanbestedingen: formele rechtmatigheidsfouten (zie issue 4.7) 4. Inkopen: selectie IC vanuit analyse van de totale jaarlijkse inkopen (zie issue 4.6) Ten aanzien van deze bevindingen doen wij u aanbevelingen omtrent de wijze waarop geconstateerde tekortkomingen kunnen worden ondervangen.

8

Hoofdstuk 4. Beheersing van de bedrijfsprocessen Uitleg opbouw managementletter

Boekjaar

Voor u ligt de managementletter van de gemeente Moerdijk. In deze managementletter staan de constateringen die bij de accountantscontrole naar voren zijn gekomen. Per bladzijde van deze managementletter is een constatering opgenomen met daarbij het risico en een aanbeveling. Per constatering staat de datum van de eerste vermelding, de status en de gradatie weergegeven. Door middel van drie symbolen is aangegeven welke status de constatering heeft (nieuw, bestaand, opgelost). Bij de gradatie staat de mate van belangrijkheid en urgentie (1-4), waarbij gradatie 1 het meest belangrijk en urgent is.

9

Boekjaar eerste vermelding

Onderdeel

Status

In dit blok wordt toegelicht waar de constatering betrekking op heeft

!-

Het symbool geeft de status van de constatering aan. !

Nieuw item

-

Bestaand item



Verholpen item

Constatering / suggestie voor oplossing / reactie management Constatering

Risico

Aanbeveling

In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.

Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de constatering en wat de gevolgen voor uw onderneming kunnen zijn.

Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de constatering. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de constatering.

Aanbeveling nog op te pakken

Hoofdstuk 4. Beheersing van de bedrijfsprocessen

Aanbeveling reeds doorgevoerd

Overzicht gradatie van de punten in de managementletter Issue: 4.7

4.5

4.1

4.17

4.2 Paragraaf grondbeleid

4.3

4.3 Uitkeringen: bevindingen IC

4.18 4.6

Mate van Urgentie

4.1 Reclassificatie projecten van NIEGG naar voorraad gronden hulpstoffen

4.4 Projecten: projectbeheersing

4.4

4.5 Uitkeringen: dossiervorming

4.2

4.6 Inkopen: selectie IC 4.7 Inkopen en aanbestedingen: formele rechtmatigheidsfouten

4.9

4.13 4.15 4.14

4.12 4.8

4.10

4.8 Bouwleges: diverse verordeningen in omloop/controle op tarieventabel 4.9 Projecten: aansluiting met financiële administratie 4.10 Verhuur/pachtopbrengsten

4.11

4.11 Budgetsubsidies: IC 4.16

4.12 Inhuur: Verlenging contracten 4.13 Investeringen maatschappelijk nut 4.14 Kosten inzake Chemie Pack 4.15 Urenregistratie 4.16 Waarderingssubsidies 4.17 IC-rapportage

Mate van Belangrijkheid

10

4.18 Onderwijshuisvesting

Issue 4.1 Reclassificatie projecten van NIEGG naar voorraad gronden hulpstoffen Constatering

Risico

Aanbeveling

Door de commissie BBV is in februari 2012 de Notitie grondexploitatie (bijgesteld) uitgebracht (zie ook paragraaf 7.1). Vanaf de jaarrekening 2012 is de bijgestelde notitie van toepassing. In deze Notitie zijn strengere voorschriften opgenomen inzake niet in exploitatie genomen (bouw)grond.

Het risico is aanwezig dat niet wordt voldaan aan de voorwaarden van het waarderen van de niet in exploitatie genomen (bouw)grond. Gevolg kan zijn dat gronden dienen te worden afgewaardeerd tot de marktwaarde wat een aanzienlijk effect kan hebben op de financiële situatie van uw gemeente. Uitgangspunt van de notitie is dat het voorzichtigheidsprincipe bij de waardering wordt gehanteerd.

Wij adviseren u om voor de jaarrekening 2012 na te gaan aan de hand van de Notitie grondexploitatie (bijgesteld) wat de gevolgen zijn voor de waardering van de niet in exploitatie genomen bouwgronden. Hierbij dient tevens een analyse te worden uitgevoerd of de marktwaarde lager is dan de boekwaarde waardoor afwaardering van de gronden dient plaats te vinden.

Deze notitie is ook door ons met de interne controleur van RMO besproken. Hierbij is door de interne controleur aangegeven dat bij de gronden van Caldic op dit moment geen sprake is van een Raadsbesluit. Op basis van de notitie zou dit betekenen dat deze gronden moeten worden geclassificeerd onder de voorraad gronden hulpstoffen en niet onder de niet in exploitatie genomen bouwgronden.

11

Reactie management: Deze aanbeveling vloeit logischerwijs voort uit onze inbreng in het overleg met de accountants. We onderschrijven dan ook aanbeveling.

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 4.2 Paragraaf grondbeleid Constatering

Risico

Aanbeveling

In de begroting 2013 is de paragraaf grondbeleid opgenomen. Op diverse plekken in de begroting 2013 is informatie opgenomen inzake de grondexploitatie. In de begroting is echter geen totaal overzicht van de stand van zaken van het grondbeleid aanwezig.

Het risico bestaat dat onvoldoende inzicht is in de totaal te verwachte financiële resultaten van het grondbeleid.

Wij raden u aan om de informatie inzake de grondexploitatie te centraliseren in de paragraaf grondbeleid. Zeker gezien de huidige economische ontwikkelingen is het wenselijk om dit te centraliseren in een totaaloverzicht van de stand van zaken. Op deze wijze kan een goed beeld worden gevormd over het grondbeleid van de gemeente en eventueel te maken keuzes. Voorgaande geldt zowel voor de niet in exploitatie genomen gronden als de bouwgronden in exploitatie. Ook vanuit de afdeling RMO is aangegeven dat zij hier meer behoefte aan heeft. In het voorjaar 2012 is voor de Raad een presentatie gehouden over de risico’s per project (zie ook issue 4.5). Structureel zou de verantwoording per exploitatie in de paragraaf grondbeleid in de begroting en in de jaarrekening opgenomen dienen te worden. Per exploitatie dient informatie opgenomen te worden van het verwachte resultaat en de planning. Afwijkingen ten opzichte van de voorgaande rapportages dienen op hoofdlijnen te worden benoemd inclusief de redenen van de ontstane afwijkingen. Wij hebben van de interne controleur begrepen dat zij deze constatering ook zelf hadden gemaakt en hiermee aan de slag zijn gegaan.

12

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 4.2 Paragraaf grondbeleid (vervolg) Reactie management: Deze aanbeveling is gebaseerd op de uitkomsten van ons overleg met de accountants, waarin van onze zijde geattendeerd is op de in de begroting verspreid voorkomende informatie inzake de grondexploitatie. We hebben aangegeven aan de slag te gaan met het bijeenbrengen van deze informatie in de begroting. De aanbeveling van de accountant om de informatie inzake de grondexploitatie te centraliseren in de paragraaf grondbeleid kunnen we dan ook zonder meer onderschrijven.

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

13

Issue 4.3 Uitkeringen: bevindingen IC Constatering 2010 en 2011

Risico

Reactie management 2011

Diverse financiële fouten en onzekerheden waren geconstateerd bij de verrichte IC-werkzaamheden. De omvang van de bevindingen is beperkt, echter het aantal dossiers waarin bevindingen zijn geconstateerd is groot.

Financiële onrechtmatigheden bij het afgeven van beschikkingen welke mogelijk van invloed zijn op de accountantsverklaring

Wij kunnen ons vinden in de aanbeveling van de accountant.

Aanbeveling

De verbeterpunten voor sociale zaken zijn meegenomen in het project Control. Uit de IC-werkzaamheden 2012 blijken beperkte bevindingen welke met name formeel van aard zijn. Opvolging heeft adequaat plaatsgevonden.

Vanuit de applicatie Checkpoint, waarin de ICwerkzaamheden worden verricht, is het mogelijk om een standaard rapportage op te stellen waaruit de financiële fouten en opmerkingen blijken. Vanuit IC is geen overall rapportage opgesteld omtrent de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De interne controleur heeft aangegeven dit per jaareinde voor het gehele jaar te verrichten. Volgens het interne controleplan dient dit elk kwartaal plaats te vinden.

14

Wij adviseren u om zorg te dragen dat herstelacties worden ondernomen om de constateringen op te lossen. Nagegaan dient te worden of de constateringen incidenten betreffen of van structurele aard zijn. Tevens raden wij u aan om naar aanleiding van de bevindingen uit het eerste en het tweede halfjaar de selectie door IC uit te breiden tenzij sprake is van incidentele bevindingen. Daarnaast raden wij u aan om ook de bevindingen in de IC-rapportage op te nemen. Zie hiervoor ook issue 4.17. De omvang van de bevindingen moet wat ons betreft ook leiden tot het opstellen van een concreet verbeterplan om de kwaliteit van de uitvoering op het gewenste niveau te krijgen.

Opvolging 2012

Boekjaar 2010

Status

 Prioriteit

1

Issue 4.4 Projecten: projectbeheersing Constatering 2011

Risico

Opvolging 2012

Uit de IC-werkzaamheden zijn diverse bevindingen naar voren gekomen. Het naleven van de contractvoorwaarden, het monitoren van de ontvangsten e.d. dienen te worden verbeterd. Door de afdeling is direct adequate actie ondernomen. Projectleiders dienen voor het einde van het jaar een verplichtingen- en rechtenadministratie te hebben opgesteld voor alle projecten om de risico’s voor de jaarrekening 2011 inzichtelijk te hebben. De interne controleur zal hier extra controlewerkzaamheden op verrichten.

Het risico bestaat dat onvoldoende inzicht aanwezig is in de bewaking van de gelden.

De verplichtingenadministratie was bij de jaarrekening 2011 opgesteld. De opbrengsten die ten onrechte nog niet in rekening waren gebracht zijn in 2012 gefactureerd.

Voor de meeste projecten worden de risico’s niet gekwantificeerd. Risicomanagement kan verder worden verbeterd door ook de risico’s per project te kwantificeren.

Aanbeveling Vanuit de interne controle is reeds de actie vastgesteld dat de verplichtingenadministratie per jaareinde per project is opgesteld. Daarnaast dienen de rechten inzichtelijk te worden gemaakt. De interne controleur dient hier controlewerkzaamheden op te verrichten. Naar aanleiding hiervan dienen de mogelijke consequenties voor de jaarrekening 2011 te worden overwogen. Indien nodig dienen correcties doorgevoerd te worden in de jaarrekening. Daarnaast dient de verantwoordelijkheid voor het volledige project bij de projectleider te liggen. De organisatie heeft dit ook zelf gesignaleerd en besloten om werkzaamheden die door de afdeling FPJ werden verricht ook bij de afdeling RMO neer te leggen. Reactie management: De aanbeveling is in lijn met onze eigen (IC)-bevindingen en de naar aanleiding hiervan in gang gezette verbeteracties.

15

De afdeling heeft in april 2012 een presentatie gegeven aan het College van Burgemeester en Wethouders waarbij de risico’s per project inzichtelijk zijn gemaakt. Wij raden u aan om de risicoinventarisatie (inclusief kwantificering) standaard onderdeel te laten worden voor de bewaking van het proces. Zie hiervoor ook issue 4.2.

Boekjaar 2011 Status

 Prioriteit

1

Issue 4.5 Uitkeringen: dossiervorming Constatering 2011

Risico

Tijdens onze controlewerkzaamheden waren drie geselecteerde dossiers niet beschikbaar voor ons omdat deze dossiers ‘onvindbaar’ waren. Ook door de interne controleur zijn diverse onzekerheden geconstateerd door het niet kunnen traceren van dossiers of het niet op orde hebben van dossiers. Bij de aanvraag werkvoorziening re-integratie is dit bijvoorbeeld geconstateerd bij 21 van de 47 geselecteerde dossiers.

Het risico bestaat dat de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen niet aangetoond kan worden cq. het veel inspanning kost om dossiers te vinden.

Door de organisatie is aangegeven dat de oorzaak hiervan ligt bij de overgang van de hardcopy archivering naar de digitale archivering. Er is afgestemd dat wij deze dossiers alsnog bij de eindejaarscontrole zullen ontvangen.

16

Aanbeveling 2011 Wij bevelen aan ervoor zorg te dragen dat de interne controleur alsnog de ontbrekende documentatie ontvangt zodat de onzekerheden uit de interne controle worden weggenomen. Daarnaast raden wij u aan ervoor zorg te dragen dat de dossiervorming ook bij overgang van hardcopy archivering naar digitale archivering wordt gewaarborgd en documentatie ook in de nieuwe situatie op een eenvoudige wijze te achterhalen is. De inrichting van een digitaal archief dient een afspiegeling te zijn van het hardcopy archief. Tevens raden wij u aan om naar aanleiding van de bevindingen uit het eerste en het tweede halfjaar de selectie door IC uit te breiden tenzij sprake is van incidentele bevindingen na aanlevering van de ontbrekende stukken.

Reactie management 2011 Het niet kunnen traceren van dossiers heeft te maken met de wijze waarop ons (digitale) archief ten aanzien van de WMO is ingericht. Dit is inmiddels opgepakt om hier serieuze aandacht aan te geven en verbeteringen te realiseren. In het kader van het op orde hebben van dossiers is reeds afgesproken het proces rondom re-integratie te gaan beschrijven, inclusief de zaken die voor een juiste dossiervorming van belang zijn. Opvolging 2012 Met betrekking tot de WMO konden alle dossiers worden achterhaald. Daarnaast is door de organisatie een inhaalslag gemaakt op de reintegratiedossiers. Opvolging heeft adequaat plaatsgevonden.

Boekjaar 2011

Status

 Prioriteit

1

Issue 4.6 Inkopen: selectie IC Constatering 2009, 2010 en 2011 Met betrekking tot de controle op de rechtmatigheid van inkopen / inhuur (aanbestedingen) constateren wij dat de wijze van selecteren van de deelwaarnemingen niet waarborgt dat het risico op onrechtmatige aanbestedingen wordt ondervangen. De steekproef op de inkopen geschiedt door voor een aantal betalingen te controleren of de interne aanbestedingseisen zijn nageleefd. Daarnaast vindt een controle plaats op de uitgevoerde aanbestedingen door het inkoopbureau. In dit geval wordt aan het inkoopbureau een overzicht gevraagd van de uitgevoerde aanbestedingstrajecten om op basis hiervan een aantal selecties uit te voeren.

Risico

Opvolging 2012

Door deze manier van selecteren is het mogelijk dat inkopen die wel aanbesteed hadden moeten worden, niet in de steekproef betrokken worden.

Vanuit de interne controle heeft aan het einde van 2011 de selectie plaatsgevonden op crediteurenniveau. Eind 2012 zal wederom deze controle op deze wijze plaatsvinden.

Aanbeveling Op basis van een analyse van de totale jaarlijkse inkopen is het mogelijk met weinig inspanning vast te stellen of alle materiële inkopen aanbesteed zijn, waardoor de onzekerheid voor rechtmatige aanbestedingen wordt beperkt. Vanuit het totale crediteurenbestand wordt bepaald wat de totaal uitgaven zijn per crediteur. Vervolgens dient onderzocht te worden of deze betrekking hebben op een specifieke aankoop en of deze op de juiste wijze is aanbesteed. Met betrekking tot de inhuur derden is sprake van een aparte registratie in de financiële administratie waardoor de controle kan plaatsvinden door de totale inhuurkosten in het boekjaar te analyseren. Deze aanpak zorgt ervoor dat u op een zo efficiënt mogelijke wijze de controle op de inkopen kunt uitvoeren. Het is ook mogelijk om te selecteren vanuit het contractenregister, waar de organisatie mee bezig is.

17

Bij de interne controle op de rechtmatigheid is bij diverse selecties aangegeven dat dit geen inkopen betreft aangezien het bijvoorbeeld de inkoop van elektra, kosten van telefonie of lidmaatschapskosten betreffen. Voor inkoop van elektra en telefonie dient echter ook een inkooptraject aanwezig te zijn. Wij raden u aan om deze selecties in het tweede halfjaar mee te nemen. Indien de verplichtingenadministratie wordt ingevoerd kan de selectie voor de rechtmatigheid van de inkopen ook plaatsvinden op basis van de verplichtingenadministratie. Hierdoor kan eerder worden geconstateerd of aanbestedingen op grond van het gemeentelijk beleid hadden moeten plaatsvinden omdat de verplichtingen vooraf zichtbaar zijn.

Boekjaar 2009

Status

-

Prioriteit

1

Issue 4.6 Inkopen: selectie IC (vervolg) Reactie management 2012 Het afgelopen jaar heeft er geen inkoop van elektra of telefonie plaatsgevonden. We hebben er echter geen problemen mee om de inkooptrajecten van elektra en telefonie bij de interne controle aan het einde van het jaar mee te nemen. De invoering van een verplichtingenadministratie biedt inderdaad de mogelijkheid om eerder in het proces na te gaan vanuit de interne controle of de geldende inkoopregels zijn gevolgd. De mogelijkheden ten aanzien van het invoeren van een verplichtingenadministratie binnen het financiële administratiesysteem worden momenteel onderzocht.

18

Boekjaar 2009

Status

-

Prioriteit

1

Issue 4.7 Inkopen en aanbestedingen: formele rechtmatigheidsfouten Constatering 2010 en 2011

Risico

Reactie management 2011:

Bij de interne controle zijn diverse selecties als onzeker of als formele rechtmatigheidsfout geclassificeerd. Deze formele rechtmatigheidsfouten hebben geen financiële impact. Oorzaken van de formele rechtmatigheidsfout betroffen: -het niet volledig zijn van het inkoopdossier (constatering 2010 en 2011), -het proces heeft niet plaatsgevonden volgens de interne regelgeving, waaronder het niet naleven van de mandaatregeling / budgethoudersregeling (constatering 2010).

Het risico is aanwezig dat bij onvolledige dossiervorming de financiële rechtmatigheid niet meer kan worden vastgesteld.

Binnen het management is in september 2011 nadrukkelijk afgesproken om de thans geldende vorming van het inkoopdossier te blijven handhaven. Dit geldt dus ook voor het uitzetten van de inkoopaanvragen. Verder is in het eerste halfjaar van 2011 een notitie m.b.t. deze aangelegenheid breed uitgezet in de organisatie. Het management zal erop toezien dat hier in de toekomst een verbeterslag te zien is. Afwijkingen op het inkoopbeleid moeten vooraf van een formele goedkeuring worden voorzien.

Op basis van het inkoopdossier kon in de geselecteerde gevallen wel de financiële rechtmatigheid worden vastgesteld. Daarnaast is in 2011 bij twee selecties afgeweken van het inkoopbeleid. Hierop is niet op voorhand een formele goedkeuring ontvangen vanuit de directie. De organisatie is dit aan het herstellen. Op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het toegestaan om af te wijken.

19

Aanbeveling 2010 en 2011 Wij raden u aan om na te gaan of de onzekerheden en de formele onrechtmatigheden nog kunnen worden hersteld en het naleven van de processen beter te waarborgen. Tevens adviseren wij om aanvullende waarnemingen uit te voeren om vast te stellen of sprake is van incidenten. Daarnaast verdient het aanbeveling de vorming van het inkoopdossier verder onder de aandacht te brengen van de organisatie en hierop testwerkzaamheden te verrichten. Wij raden u aan ervoor zorg te dragen dat op voorhand formele goedkeuring wordt gevraagd aan de directie indien wordt afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Opvolging 2012 Ook bij de interne controle van 2012 zijn weer diverse selecties (vanuit facturen > € 15.000 en facturen > € 5.000; < € 10.000) als onzeker of als formele rechtmatigheidsfout geclassificeerd. Vanuit totaal 26 selecties (€ 373.125) zijn 3 selecties (€ 28.529, 8% van de totaal gecontroleerde massa) als onzeker geclassificeerd en 6 selecties (€ 46.207, 12 % van de totaal gecontroleerde massa) als formele rechtmatigheidsfout. Van de 9 selecties die niet juist zijn, hebben 4 selecties betrekking op een opdrachtverlening in 2012 en 5 selecties op een opdrachtverlening van voor 2012.

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

1

Issue 4.7 Inkopen en aanbestedingen: formele rechtmatigheidsfouten (vervolg) Opvolging 2012 (vervolg) Zichtbaar is dat op diverse afdelingen een onzekerheid of formele rechtmatigheidsfout is geconstateerd, maar de bevindingen zitten met name op de afdeling RBOR (totaal 4 van de 9 selecties die niet juist zijn). Door de afdeling Rbor is aangegeven dat de constateringen met name de kleine inkopen betreffen waarvoor op basis van het inkoopbeleid van de gemeente één offerte nodig is. Deze offertes worden telefonisch opgevraagd. Vanuit de IC dient te worden nagegaan wat de totale omvang van de geselecteerde inkopen bedraagt om vast te stellen of terecht één offerte nodig is. De afdeling concern control zal met de afdeling Rbor afspraken maken hoe met telefonisch ontvangen offertes dient te worden omgegaan om onjuistheden te voorkomen. Door de afdeling concern control is ook IC uitgevoerd op opgenomen offertes in Verseon. Een uitdraai is gemaakt van de geregistreerde offertes in Verseon. In totaal zijn 19 selecties gecontroleerd waarvan 1 selectie als onzeker is geclassificeerd en 8 selecties als formele rechtmatigheidsfout. Wij raden u aan om na te gaan of de onzekerheden en de formele onrechtmatigheden nog kunnen worden hersteld. Tevens raden wij u aan om naar aanleiding van de bevindingen uit het eerste halfjaar de selectie door IC uit te breiden om vast te stellen of sprake is van incidenten.

20

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

1

Issue 4.7 Inkopen en aanbestedingen: formele rechtmatigheidsfouten (vervolg) Opvolging 2012 (vervolg) Daarnaast raden wij de IC aan om naast het factuur bedrag ook het bedrag van de opdracht op te nemen. Na de invoering van een verplichtingenadministratie is dit ook eenvoudiger. Door het opnemen van de omvang van de opdracht is ook te herleiden hoeveel offertes opgevraagd dienden te worden op basis van het inkoopbeleid van de gemeente. Tot slot adviseren wij u om het naleven van de processen beter te waarborgen bij de afdelingen waar de bevindingen structureel zijn. Op basis van de bevindingen van het eerste halfjaar is dit van toepassing op de afdeling RBOR. De geconstateerde rechtmatigheidsfout bij de controle 2011 (inkooptraject vanuit het verleden welke ten onrechte niet Europees is aanbesteed) loopt ook nog in 2012 door. Bij de jaarrekeningcontrole 2012 dient de omvang van de rechtmatigheidsfout te worden bepaald. Reactie management 2012 De tekortkoming in de inkoopdossiers betreft met name het ontbreken van telefoonnotities bij kleinere inkooptrajecten. Het heeft geen zin om achteraf een telefoonnotitie, waaruit de opdracht blijkt, toe te voegen aan het dossier. De inkoopcontracten zijn wel aanwezig. Het uitbreiden van de interne controle heeft alleen zin als het een ander beeld op zou leveren. Wij hebben niet die verwachting. Wij zullen met name bij de afdelingen waar het probleem zich structureel voordoet actie ondernemen om de administratieve organisatie te verbeteren.

21

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

1

Issue 4.8 Bouwleges: diverse verordeningen in omloop/controle op tarieventabel Constatering 2010 en 2011

Risico


Door de interne controleur is in 2010 vastgesteld dat onjuiste legestarieven in de subadministratie van de bouwleges waren ingevoerd. Op de afdeling V&H was een verkeerde tarieventabel in omloop. Ook in 2011 was wederom naar voren gekomen dat er drie verschillende verordeningen in omloop waren binnen de organisatie.

Foutief opgelegde aanslagen bij het afgegeven van bouwvergunningen.

Na de constatering van de fout door de interne controlemedewerker is de kwestie intern besproken en heeft er onmiddellijk een aanpassing plaatsgevonden. Om te voorkomen dat er in de toekomst verschillende verordeningen in omloop zijn en gebruikt gaan worden bij het berekenen van leges, geldt vanaf nu de volgende afspraak: De heffingsambtenaar parafeert alle kopieën van vastgestelde (leges)verordeningen en zet deze uit in de organisatie. Alleen geparafeerde kopieën van (leges)verordeningen mogen door de vakafdelingen gebruikt worden.

Aanbeveling Wij raden u aan ervoor zorg te dragen dat de juiste tarieventabel wordt gepubliceerd. Dit is ons inziens de verantwoordelijkheid van de afdelingen. Daarnaast dient een controle plaats te vinden op de ingevoerde tarieven omdat de gemaakte typefout bij de invoer niet direct is ontdekt maar pas achteraf bij de interne controle.

22

Opvolging 2012 Ten aanzien van het toepassen van de juiste legestabel bij de bouwleges is in 2012 geen fout meer geconstateerd. Er vindt geen integrale controle plaats op de ingevoerde tarieven. Door de interne controleur vinden wel kort na aanpassing van de doorgevoerde wijzigingen controlewerkzaamheden plaats. Aangezien de invoer een handmatige actie is waarbij invoerfouten gemaakt kunnen worden adviseren wij u om de aanpassingen van de tarieven van de bouwleges zichtbaar integraal te laten controleren door een tweede functionaris.

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.8 Bouwleges: diverse verordeningen in omloop/controle op Tarieventabel (vervolg) Reactie management 2012 Wij nemen de aanbeveling van de accountant over en zullen met ingang van het nieuwe begrotingsjaar zichtbaar en integraal controleren op de juiste aanpassing van de legesinvoer in SBA (informatiesysteem). Inmiddels zijn hierover afspraken gemaakt tussen de applicatiebeheerder SBA en de interne controller van de afdeling.

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

2

23

Issue 4.9 Projecten: aansluiting met financiële administratie Constatering 2011

Risico


Bij de controle op projecten hebben we geconstateerd dat een budget van een projectopbrengst niet is opgenomen in de financiële administratie. In het Raadsbesluit was dit bedrag ten onrechte niet expliciet opgenomen als besluit. De interne beheersing in de lijn heeft niet adequaat gewerkt omdat dit niet is gesignaleerd. De kwaliteit van interne controle op projecten is in 2011 verbeterd echter deze bevinding is niet vanuit IC geconstateerd.

Het risico is aanwezig dat tussentijds onvoldoende inzicht is in de realisatie van budgetten.

De constatering van de accountant betreft een niet juiste verwerking van een te ontvangen bijdrage bovenwijks. Het betreft hier een omissie, waarmee financieel overigens geen geld wordt misgelopen. Een verbeterpunt dat in dit kader in gang gezet is, is het helder opnemen van bovenwijks in het financieel systeem CODA, zodat deze reserve beter gemonitord kan worden. De aanbeveling van de accountant nemen wij over en heeft reeds onze aandacht in het kader van de verbeteracties op het gebied van projectbeheersing- en verantwoording.

Bij de controle op de juistheid van kosten op de projecten is tevens door ons geconstateerd dat de budgetten niet altijd op de juiste kostensoort worden gebudgetteerd. Realisatie is op een andere kostensoort geboekt. De realisatie wordt geboekt in overeenstemming met de IV3indeling. Hierdoor is het niet mogelijk om een goede vergelijking tussen begroting en realisatie te maken voor projectleiders.

24

Aanbeveling Wij raden aan ervoor zorg te dragen dat budgetten juist en volledig worden opgenomen in de financiële administratie. De interne controleur dient deze controle mee te nemen bij zijn IC-werkzaamheden.

Opvolging 2012 De opzet van de projectexploitatie is geüniformeerd en afgestemd met de financiële administratie. Projectcontrol RMO was tevens onderdeel van project Control. Verbeterpunten zijn zichtbaar. Zie ook issue 4.2.

Boekjaar 2011 Status

 Prioriteit

2

Issue 4.10 Verhuur/ pachtopbrengsten Constatering 2009, 2010 en 2011

Risico

Reactie management 2011:

Voor verhuur diverse eigendommen vindt registratie plaats in verschillende Excel bestanden. De verbetering van de gebouwenbeheeradministratie is wel in gang gezet, maar verbeteringen zijn nog onvoldoende zichtbaar. Per jaareinde zal een vergelijking plaatsvinden tussen de verwachte positie (SOLL-positie) en de daadwerkelijke positie in de financiële administratie (ISTpositie). De tien grootste accommodaties worden door de interne controleur gegevensgericht gecontroleerd. Met betrekking tot de havenadministratie is een projectgroep bezig met het vormen van een advies met betrekking tot en de inrichting van het proces havenadministratie en een verbetering van de havenapplicatie. Klanten worden gevraagd om met pin te betalen, indien dit niet mogelijk is kan contant worden betaald. Na afloop van het jaar zal de maximale onzekerheid worden ingeschat.

Door het gebrek aan interne beheersing in het proces is op dit moment geen inzicht in de volledigheid van de verhuur en pachtopbrengsten.

We gaan onderzoeken in hoeverre het mogelijk is het proces anders in te richten.

Aanbeveling

Verhuur en pacht was onderdeel van het project Control. De afdeling RBOR heeft in 2012 een verbeterplan opgesteld. De verbeteracties dienen in de loop van 2012 te worden gerealiseerd waarvan de resultaten begin 2013 getoetst kunnen worden.

25

Wij adviseren een AO/IB rondom dit proces in te richten die de volledigheid van de opbrengsten waarborgt cq. risico’s op onvolledige opbrengsten mitigeert. Dit moet in de basis een goede borging geven waarbij nu achteraf bij benadering een analyse wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij na te gaan in hoeverre het mogelijk is om steekproefsgewijs de getrouwheid van de verhuurregistratie / administratie vast te stellen door bezettingscontroles uit te voeren.

Opvolging 2012

De gemeente dient bij de jaarrekeningcontrole een analyse op te stellen in hoeverre de opbrengsten van verhuur en pacht volledig zijn. Reactie management 2012 Wij nemen de aanbeveling over.

Boekjaar 2009

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.11 Budgetsubsidies: IC Constatering 2010

Risico

Aanbeveling 2011

De IC-werkzaamheden voor budgetsubsidies en waarderingssubsidies zijn in 2010 niet volgens het interne controleplan uitgevoerd. In het proces van in behandeling nemen van aanvragen en het afhandelen van de vaststelling is de afronding uiterlijk december. Voor de budgetsubsidies is een nieuwe interne controleur aangesteld. Bij de eindejaarscontrole 2010 is de rechtmatigheid gecontroleerd van de voorlopige subsidievaststelling 2010.

Door het later uitvoeren van de IC over de budgetsubsidies is niet tijdig een goed beeld aanwezig over de beheersing van het proces.

Het verdient de aanbeveling ervoor zorg te dragen dat de IC tijdig wordt uitgevoerd. Reactie management 2011 De constatering dat de voorlopige subsidietoekenningen 2011 gecontroleerd hadden moet worden, is juist. Het hiaat in de controle zal worden opgelost in het plan voor de IC in 2012. Wij zullen erop toezien dat de IC conform het plan plaatsvindt.

Opvolging 2011

Opvolging 2012

In het eerste halfjaar 2011 hadden de voorlopige aanvragen voor de budgetsubsidies voor 2011 gecontroleerd moeten worden. Dit is door miscommunicatie niet gebeurd door de interne controleur. In het tweede halfjaar dienen zowel de definitieve vaststelling 2010 als de voorlopige aanvragen 2011 gecontroleerd te worden.

In het eerste halfjaar 2012 zijn de voorlopige aanvragen voor de budgetsubsidies voor 2012 door IC gecontroleerd. Opvolging heeft adequaat plaatsgevonden.

26

Boekjaar 2010

Status

 Prioriteit

2

Issue 4.12 Inhuur: Verlenging contracten Constatering 2011

Risico


Ondanks de afbouw van de inhuur derden constateren wij dat een aantal ingehuurde krachten reeds lange tijd binnen de gemeente werkzaam zijn.

Door het ontbreken van de vastlegging bij verlening van inhuurcontracten bestaat het risico dat de kosten na verlenging in financiële zin als niet rechtmatige bestedingen moeten worden aangemerkt.

De constatering dat een aantal ingehuurde krachten reeds lange tijd binnen de gemeente werkzaam zijn is correct. Uit de actuele lijst met inhuurkrachten blijkt echter dat deze specifieke gevallen ingehuurd worden ter continuering van de bedrijfsvoering. Deze inhuur is vrijgesteld van het interne inkoopbeleid. Vanaf oktober 2011 maken we gebruik van een regionaal inhuursysteem waarbinnen iedere inhuuropdracht boven schaal 8 in een openbare aanbesteding wordt uitgezet. Hiermee zijn zowel de financiële rechtmatigheid als de juridische risico's afgedekt. Omtrent de verlenging van de lopende contracten in relatie tot dit systeem zal op korte termijn een standpunt bepaald worden. Voor de inhuur tot schaal acht werken we sinds begin 2011 met een raamcontract met drie partijen. De inhuur in deze categorie is binnen deze contacten tot stand gekomen.

Deze contracten worden in sommige gevallen telkens verlengd, ongeacht of dit in de oorspronkelijke overeenkomst als optie is opgenomen. In het kader van de financiële rechtmatigheid moet bij het aflopen van een contractperiode opnieuw een afweging worden gemaakt voor welke periode inhuur nodig is, wat de kosten hiervan zijn en welke procedure op basis van het inkoopbeleid moet worden gevolgd. Vervolgens kan de afweging worden gemaakt om de persoon, gezien de kennis, te willen behouden, waarvoor goedkeuring verkregen moet worden om af te wijken van het interne inkoopbeleid

27

Aanbeveling Wij adviseren in kaart te brengen welke inhuur nog binnen de organisatie aanwezig is en of er sprake is van verlening van contracten. Vervolgens dient te worden bezien of deze verlengingen in financiële zin rechtmatig zijn. In juridische zin ligt de eis nog strikter. Hiervoor adviseren wij u met uw eigen jurist in overleg te treden.

Opvolging 2012 De gemeente is overeengekomen met 26 andere gemeentes in regio WEST Brabant om samen te werken voor het inhuren van personeel. Alle ingehuurde personeelsleden worden via Flex West Brabant ingehuurd. Tevens worden de opdrachten hierin geregistreerd. Het is de bedoeling dat urenregistratie en monitoring van de facturen vanaf 1/1/2013 plaatsvindt via deze applicatie.

Boekjaar 2011

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.12 Inhuur: Verlenging contracten (vervolg) Opvolging 2012 (vervolg) Wij hebben gecontroleerd of de facturen van inhuur derden, zoals opgenomen in de financiële administratie, volledig is geregistreerd in het systeem van Flex West Brabant. Hierbij is geconstateerd dat de registratie in het systeem van Flex West Brabant onvolledig is.

Status

Het risico bestaat dat er geen overzicht meer is in het ingehuurde personeel wat kan leiden tot rechtmatigheidsfouten inzake inhuur van derden. Daarnaast kan dit leiden tot onnodige kosten.

Prioriteit

Wij adviseren u om de registratie van personeel op volledigheid te controleren en periodiek een vergelijking te maken met de daadwerkelijke kosten in de financiële administratie. Daarnaast raden wij u aan om zorg te dragen dat ook bij inhuur via Flex West Brabant wordt gewaarborgd dat het gemeentelijke inkoopbeleid inzake inkoop en aanbestedingen wordt gehanteerd. Monitoring vanuit de gemeente dient hierop plaats te vinden. Reactie management 2012 Wij nemen de aanbevelingen over.

28

Boekjaar 2011

-

2

Issue 4.13 Investeringen maatschappelijk nut Constatering 2010

Risico

Aanbeveling 2010

De uitvoering van de investeringen maatschappelijk nut wordt niet tijdig gerealiseerd waardoor jaarlijks sprake is van grote overhevelingen van budgetten.

Doordat het tijdsbestek van de uitvoering en de voortgang van de uitgaven moeilijk in te schatten is bestaat het risico dat jaarlijks sprake is van budget onder- en overschrijving welke inherent zijn aan de maatschappelijke investeringen en welke onevenredig veel tijd voor de organisatie kosten om te verklaren / uit te zoeken.

Naar aanleiding van een overleg met de manager FPJ concluderen wij dat het voor de organisatie beter is om de investeringen maatschappelijk nut als investeringen (vaste activa) te beschouwen. Dit heeft als voordeel dat de aanwending van het totale beschikbare krediet voor de investering via de kredietmodule te volgen is en dat er geen sprake hoeft te zijn van het jaarlijks schuiven van budgetten, zoals nu het geval is. Daarnaast is ook de voortgang van de investeringen beter te volgen.

Constatering 2011 Ook in 2011 is sprake van grote overhevelingen. Pas bij de vaststelling van de notitie Reserves en Voorzieningen in juli 2011 is toestemming verleend om budgetten voor maatschappelijke investeringen die in 2010 niet zijn aangewend over te mogen halen naar 2011. Dit betekent dat formeel in de eerste 2 kwartalen van 2011 geen uitvoering mocht worden gegeven. Dit belemmert de voortgang van de uitvoering. Daarnaast geeft dit voor de bestuursrapportages veel afwijkingen die structureel verklaard moeten worden maar eigenlijk niet wezenlijk zijn.

29

Daarnaast is er geen goed zicht op de voortgang van de uitvoering van de investeringen omdat deze (soms) over meerdere jaren verwerkt worden in de realisatie.

Aanbeveling 2011 Bij het afronden van het krediet is het toegestaan het actief in één keer af te schrijven en dit te dekken uit de bestemmingsreserve. Het is door deze manier van verwerken ook mogelijk om o.b.v. toegekende kredieten vast te stellen wat de stand van de bestemmingsreserve dient te zijn.

Boekjaar 2010

Status

 Prioriteit

2

Issue 4.13 Investeringen maatschappelijk nut (vervolg) (Vervolg) Reactie management 2011 Discussies hoe om te gaan met de kredieten voor investeringen maatschappelijk nut zijn niet nieuw. Binnen de organisatie waren enkele ideeën uitgewerkt. Met de accountant is hierover gesproken. De in de aanbeveling opgenomen mogelijkheid lijkt aan alle wensen, maar ook eisen, te kunnen voldoen. Dit zal verder worden uitgewerkt. De nieuwe werkwijze met betrekking tot investeringen maatschappelijk nut zal gekoppeld worden aan het jaarrekeningtraject 2011. Opvolging 2012 Notitie investeringen maatschappelijk nut is opgesteld door de organisatie en goedgekeurd door de Raad. Opvolging heeft adequaat plaatsgevonden.

30

Boekjaar 2010

Status

 Prioriteit

2

Issue 4.14 Kosten inzake Chemie Pack Constatering 2011

Risico

Aanbeveling

Door de organisatie zijn diverse kosten gemaakt voor de activiteiten die voortvloeien uit de brand bij Chemie Pack. Hiervoor is budget beschikbaar gesteld.

Het risico bestaat dat kosten niet tijdig / volledig in kaart zijn waardoor deze niet meer op de Provincie verhaald kunnen worden.

Wij adviseren vanuit de inzichten uit de financiële administratie na te gaan welke activiteiten voor rekening van de Provincie komen. Vervolgens dient met de Provincie overleg plaats te vinden tot welk moment / activiteit kosten nog wel voor rekening van de gemeente komen, zodat de kosten volledig aan de Provincie kunnen worden doorbelast.

Gedurende de overlegfase wie verantwoordelijk is voor de verdere vervolgacties (uitvoering / aansturing en financieel verantwoordelijk) heeft de gemeente al vooruitlopend op de uitkomst acties ondernomen die in de tijd noodzakelijk waren. Nu bekend is dat de Provincie de verdere afwikkeling voor haar rekening moet nemen is het van belang dat de kosten die gemaakt zijn voor activiteiten die nu bij de Provincie zijn komen te liggen ook tijdig aan de Provincie kenbaar worden gemaakt.

Reactie management Het moment vanaf wanneer de kosten voor rekening van de Provincie komen is helder. De kosten die op basis van de overeenkomst voor rekening van de Provincie komen zijn apart geadministreerd en reeds door de projectorganisatie in beeld gebracht. Er zal in december overleg plaatsvinden met de provincie om het inbrengen van de kosten te bespreken. Opvolging 2012 De afwikkeling inzake Chemie Pack heeft in 2012 verder plaatsgevonden. De kostenverrekening met de provincie heeft plaatsgevonden. De bovengrondse sanering is afgerond binnen het krediet.

31

Boekjaar 2011

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.14 Kosten inzake Chemie Pack (vervolg) Opvolging 2012 (vervolg): Het risico ten aanzien van het opruimen (vloeistofdichte) vloer op het terrein Chemie-Pack is nog steeds aanwezig en wordt door de organisatie op dit moment op € 1 miljoen ingeschat. Bij het opstellen van de jaarrekening 2012 wordt opnieuw door de organisatie bekeken welke voorziening inzake de afwikkeling Chemie Pack dient te worden opgenomen in de jaarrekening 2012. Diverse dwangsommen die door de gemeente zijn opgelegd zijn als vorderingen opgenomen in de financiële administratie. Het is goed dat hierdoor een volledig inzicht bestaat in vordering die nog openstaan. De organisatie is zicht bewust dat de inbaarheid onzeker is, maar stelt alles in het werk om de mogelijke kosten te verhalen. Indien het niet aannemelijk is dat de dwangsommen kunnen worden geïnd, dient dit ook tussentijds op deze wijze verwerkt te worden in de financiële administratie. In de jaarrekening 2012 dient dit te worden opgenomen in de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen. Reactie management 2012 Wij nemen de aanbevelingen over.

32

Boekjaar 2011

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.15 Urenregistratie Constatering 2011

Risico

Aanbeveling

Vanaf 2011 is door het directie- en managementteam besloten dat, voor medewerkers met steeds dezelfde terugkerende taken, geen urenverantwoording op producten meer hoeft plaats te vinden. De algemene urenverantwoording van de totaal gewerkte uren vindt wel plaats.

Het risico is aanwezig dat de toegerekende uren aan programma’s geen reëel beeld geven van de daadwerkelijk gemaakte urenbesteding.

Wij adviseren u om na te gaan of het terecht is dat diverse personen geen tijd meer verantwoorden in het urenregistratiesysteem op producten en hoe wordt gemonitord en geregistreerd aan welke producten functionarissen werken met steeds dezelfde terugkerende taken.

Er is door de afdeling FPJ geconstateerd dat diverse functionarissen op dit moment ten onrechte geen uren meer verantwoorden in het urenregistratiesysteem terwijl deze functionarissen hiervoor niet zijn vrijgesteld. Dit betreft functionarissen die voorheen uren op verschillende producten / projecten schreven (geen constant aantal op week / maandbasis). Hierdoor worden ten onrechte niet alle product- / projecturen geregistreerd. De geschreven uren zijn onder andere van belang voor de kostenverdeling naar de kostenplaatsen.

33

Opvolging 2012 Regels inzake urenverantwoording 2012 zijn wel bepaald, maar verdere opvolging heeft (nog) niet plaatsgevonden. Reactie management 2012 In december a.s. wordt ter voorbereiding op de jaarrekening met de teamhoofden de stand van zaken met betrekking tot de urenverantwoording doorgenomen. Afhankelijk van de bevindingen zal de verdere strategie worden bepaald.

Boekjaar 2011

Status

-

Prioriteit

2

Issue 4.16 Waarderingssubsidies Constatering

Risico

Aanbeveling

Vanuit de IC werkzaamheden zijn 2 van de 15 geselecteerde waarderingssubsidies als onzeker geclassificeerd. Voor deze twee subsidieaanvragen heeft IC niet vanuit het dossier kunnen vaststellen of alle benodigde gegevens zijn ingeleverd bij de gemeente. De medewerkster waarderingssubsidies heeft de dossiers als volledig aangemerkt bij de gehanteerde checklist.

Het risico is aanwezig dat onrechtmatig subsidies aan instellingen worden toegekend.

Wij raden u aan om na te gaan of de onzekerheden nog kunnen worden hersteld. Tevens adviseren wij om aanvullende waarnemingen uit te voeren om vast te stellen of sprake is van incidenten.

34

Reactie management 2012 De aanbeveling om na te gaan of de geconstateerde onzekerheden van 2 waarderingssubsidies kunnen worden hersteld, nemen wij over. Dit in tegenstelling tot het advies om aanvullende waarnemingen uit te voeren om vast te stellen of sprake is van incidenten. Wij menen dat een score van 2 op de 15 dossiers nu geen aanleiding geeft voor het doen van aanvullende waarnemingen. Uiteraard zullen wij bij toekomstige ICwerkzaamheden nadrukkelijk toe zien op rechtmatige verstrekking van subsidies.

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

2

Issue 4.17 IC-rapportage Constatering 2010

Aanbeveling 2010

Opvolging 2011

In 2010 is een overall rapportage opgesteld naar aanleiding van de IC-werkzaamheden. De IC-rapportage bevat geen informatie over de omvang van de uitgevoerde werkzaamheden (aantallen en €).

Om de IC-rapportage als los document te kunnen doornemen adviseren wij u bij deze rapportage ook aan te geven wat de omvang is van de verrichte IC-werkzaamheden ten opzichte van de totale massa (aantallen en €). Hierbij kan ook bij mogelijke constateringen omtrent financiële fouten en onzekerheden een extrapolatie plaatsvinden indien geen sprake is van een incidentele fout.

In 2011 zien wij geen verbetering in de ICrapportage vanuit concern control.

Risico Door het ontbreken van de aantallen en de omvang in € van de massa, deelwaarneming en de bevindingen kan geen totaal conclusie getrokken worden over de status van de IC en de gevolgen voor het oordeel in de accountantsverklaring.


Vanuit de rapportage is het niet mogelijk om in één oogopslag de belangrijkste constateringen te signaleren. Wij raden aan om aan het begin van de ICrapportage een recap op te nemen van de gecontroleerde processen, de totale massa per proces, de omvang in € en aantallen gecontroleerd vanuit IC, de omvang van de geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. Op deze manier kan de kwaliteit van de rapportage verder worden verhoogd.

De aanbeveling van de accountant wordt onderschreven en past in de verbetergedachten die we vanuit het management hebben op het gebied van de IC-rapportages.

De kwaliteit en wijze van rapporteren door de interne controleurs is erg divers. Om de interne controle op een hoger platform te krijgen zal vanuit concern control meer inspanning moeten plaatsvinden dan tot op heden plaatsvindt. Wij willen met concern control dit punt verder uitwerken. Reactie management: De opmerkingen van de accountant op dit punt worden onderschreven en passen in de lijn die vanuit Concerncontrol in 2010 is uitgezet. Voor volgend jaar zal er een vast format gehanteerd gaan worden voor de IC-rapportages waarin alle punten die door de accountant worden genoemd zijn opgenomen. ICrapportages die niet voldoen aan de gestelde eisen zullen worden afgekeurd door Concerncontrol.

35

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

3

Issue 4.17 IC-rapportage (vervolg) (Vervolg) Opvolging 2012 In 2012 is geen overall rapportage opgesteld naar aanleiding van de IC/VIC-werkzaamheden over het eerste halfjaar. Wel hebben wij een verslag ontvangen van de belangrijkste ontwikkelingen over de eerste drie kwartalen. Wij raden aan om in de totaalrapportage IC/VIC werkzaamheden een recapitulatie op te nemen van de gecontroleerde processen, de totale massa per proces, de omvang in € en aantallen gecontroleerd vanuit IC, de omvang van de geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. Door interne controleurs is in het ICverslag op deze wijze gerapporteerd. Door deze wijze van rapporteren is het mogelijk een bespreekdocument in het MT in te brengen en met het MT een nieuw verbeterplan op te zetten waarbij de prioriteiten in gezamenlijkheid worden bepaald. Reactie management 2012 Het is onze ambitie om een halfjaarlijkse totaalrapportage van de uitgevoerde interne controle op te stellen zoals door de accountant wordt geadviseerd. Om die overallrapportage op te kunnen stellen moesten eerst de diverse IC-rapportages verbeterd worden wat betreft tijdigheid, kwaliteit en uniformiteit. Deze verbeterslag is nu grotendeels gerealiseerd zodat de volgende stap, zijnde het opstellen van een overallrapportage, kan worden gezet.

36

Boekjaar 2010

Status

-

Prioriteit

3

Issue 4.18 Onderwijshuisvestiging Constatering 2011

Risico

In de bijlage van de begroting 2012 is opgenomen dat de onderwijshuisvestingreserve negatief wordt. De prognose wordt op dit moment geactualiseerd.

Het risico bestaat dat extra middelen benodigd zijn om de voorzieningen op het juiste niveau te brengen om de kwaliteit in stand te houden.

Aanbeveling

2011 Reactie management: In het vierde kwartaal 2011 zal de onderbouwing van de reserve Onderwijshuisvesting worden geactualiseerd. Indien hiertoe aanleiding is, zal vervolgens een advies aan B&W worden voorgelegd om de reserve op korte termijn of in de loop van 2012 aan te vullen. Opvolging 2012 Onderwijshuisvestiging was onderdeel van het project Control. Bij de Notitie Reserves en Voorzieningen 2012 is voorgesteld om de onderwijsreserve weer op voldoende peil te brengen door middel van overheveling van een bedrag van € 2,3 miljoen van de algemene reserve naar de reserve onderwijshuisvesting.

37

Boekjaar

Status

 Prioriteit

3

Hoofdstuk 5. Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking in opzet en bestaan voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zou plaatsvinden. Conclusie Bij ons onderzoek van de general IT controls hebben wij een aantal constateringen gedaan. De belangrijkste constateringen zijn: 1. Logische Toegangsbeveiliging - Uitvoeren attack & penetratietest (zie issue 5.1) 2. Logische Toegangsbeveiliging – Wachtwoordbeleid (zie issue 5.2) 3. Changemanagement – Opstellen procedure changemanagement (zie issue 5.3) Ten aanzien van deze constateringen doen wij u aanbevelingen omtrent de wijze waarop deze tekortkomingen kunnen worden ondervangen.

38

Hoofdstuk 5. Geautomatiseerde gegevensverwerking Overzicht gradatie van de punten in de managementletter Aanbeveling nog op te pakken 5.1

Aanbeveling reeds doorgevoerd

Mate van Urgentie

5.2 Issue:

5.5 5.3

5.4

Mate van Belangrijkheid

39

5.1 Logische toegangsbeveiliging Uitvoeren attack & penetratietest 5.2 Logische toegangsbeveiliging – Wachtwoordbeleid 5.3 Changemanagement - Opstellen procedure changemanagement 5.4 Management & Organisatie – Beoordelen diensten, uitgevoerd door derden 5.5 Management & Organisatie – Informatie- en automatiseringsbeleid

Issue 5.1 Logische toegangsbeveiliging – Uitvoeren attack- & penetratietest Constatering 2012

Risico

Aanbeveling

Wij hebben vastgesteld dat het beheer van de firewall is uitbesteed. Hieraan liggen contracten ten grondslag en daarover wordt maandelijks gerapporteerd. Een attack- en penetratiestest wordt niet periodiek uitgevoerd. Manager van de afdeling I&F verwacht dat de test dit jaar nog zal plaatsvinden.

Het risico bestaat dat de inrichting van de firewall van onvoldoende kwaliteit is, waardoor toegang van onbevoegden tot het interne netwerk mogelijk is.

Wij bevelen aan om periodiek een poortscan uit te laten voeren om de kwetsbaarheid van het netwerk van buitenaf in kaart te brengen. Zie ook paragraaf 7.7 Landelijke ontwikkelingen, DigiD.

40

Reactie management Wij nemen de aanbevelingen over. Vanwege de regionale samenwerking op het gebied van automatisering, die start per 1-1-2013, moeten wij met de andere gemeenten een gezamenlijke activiteitenplanning maken. Wij zullen de genoemde verbeteracties hierin opnemen en proberen deze ook prioriteit te geven in 2013.

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 5.2 Logische Toegangsbeveiliging - Wachtwoordbeleid Constatering

Risico

Aanbeveling

AS400 netwerk Op basis van de wachtwoordpolicy van het AS400-netwerk hebben we vastgesteld dat de volgende vereisten zijn gedefinieerd: •Vervaltermijn 90 dagen met een waarschuwing voor vervallen van 7 dagen; •Wachtwoordlengte minimaal 1, maximaal 10: •Wachtwoord mag hetzelfde zijn als oud wachtwoord; •Geen complexiteit afgedwongen.

Het risico bestaat dat de integriteit en beschikbaarheid van de bedrijfsvoering niet is gewaarborgd.

Alle gebruikers behoren het advies te krijgen om: a) wachtwoorden geheim te houden; b) wachtwoorden niet vast te leggen (bijvoorbeeld op papier, in bestand of in handcomputer), registratie veilig op te slaan en de methode van opslag goed te keuren; c) wachtwoorden te wijzigen zodra er aanwijzingen zijn dat het systeem of het wachtwoord gecompromitteerd is; d) een wachtwoord van voldoende minimumlengte te kiezen, dat: 1) gemakkelijk te onthouden is; 2) niet is gebaseerd op iets dat iemand anders gemakkelijk zou kunnen raden of verkrijgen, te maken van persoonsgerelateerde informatie, zoals namen, telefoonnummers, geboortedata enz.;

Novell netwerk Op basis van de wachtwoordpolicy van het Novell-netwerk hebben we vastgesteld dat de volgende vereisten zijn gedefinieerd: •Wachtwoordlengte 6 tekens; •Complexiteit minimaal 1 lower case en 1 upper case; •Wachtwoord mag hetzelfde zijn als oud wachtwoord; Coda Op basis van de wachtwoordpolicy van Coda hebben we vastgesteld dat de volgende vereisten zijn gedefinieerd: •Wachtwoordlengte = 4; •Vervaltermijn 30 dagen met een waarschuwing voor vervallen van 7 dagen; •Aantal toegestane foutieve aanmeldingen: 3; •Geen wachtwoordhistorie; •Geen complexiteit.

41

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 5.2 Logische Toegangsbeveiliging – Wachtwoordbeleid (vervolg) Aanbeveling (vervolg) 3)

e)

f) g)

42

niet kwetsbaar is voor woordenboekaanvallen (d.w.z. niet bestaat uit woorden die in een woordenboek voorkomen); 4) geen opeenvolgende gelijke tekens bevat en niet uitsluitend uit numerieke of alfabetische tekens bestaat; wachtwoorden met regelmatige tussenpozen of op basis van het aantal malen dat men toegang tot het systeem heeft gehad te wijzigen (wachtwoorden voor accounts met speciale bevoegdheden vaker worden gewijzigd dan normale wachtwoorden) en hergebruik of rouleren van oude te voorkomen of gebruik te maken van een wachtwoord-zin; tijdelijke wachtwoorden bij eerste inlog te wijzigen; geen wachtwoorden te gebruiken in automatische inlogprocessen, bijvoorbeeld opgeslagen of onder een functietoets;

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 5.2 Logische Toegangsbeveiliging – Wachtwoordbeleid (vervolg) Aanbeveling (vervolg) h) i)

geen individuele gebruikerswachtwoorden met anderen te delen; niet hetzelfde wachtwoord te gebruiken voor zakelijke en particuliere doeleinden.


43

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 5.3 Changemanagement – Opstellen procedure Changemanagement Constatering

Risico

Aanbeveling

Wijzigingen worden vastgelegd in Topdesk, echter eenduidig beleid omtrent Changemanagement is in onvoldoende mate aanwezig.

Het risico bestaat dat de integriteit en beschikbaarheid van de bedrijfsvoering niet is gewaarborgd.

Wij bevelen aan om een pragmatisch change management proces in te richten. Het opstellen van testprocedures, vastleggen van de testwerkzaamheden systeemdocumentatie en versiebeheer maken onderdeel uit van de changemanagementprocedure. Reactie management Wij nemen de aanbevelingen over. Vanwege de regionale samenwerking op het gebied van automatisering, die start per 1-1-2013, moeten wij met de andere gemeenten een gezamenlijke activiteitenplanning maken. Wij zullen de genoemde verbeteracties hierin opnemen en proberen deze ook prioriteit te geven in 2013.

44

Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

1

Issue 5.4 Management & Organisatie – Beoordelen diensten, uitgevoerd door derden Constatering

Risico

Aanbeveling

Wij hebben vastgesteld dat de volgende overeenkomsten zijn gesloten: • Knipkaart (DBA) wederom voor 1 jaar verlengd; • Reguliere onderhoudscontracten; • ClientICT voor technische ondersteuning en hardware repair en strippenkaart voor ondersteuning; • Personeelsinformatiesysteem bij Centric, hiervoor is tevens een SLA overeengekomen.

Het risico bestaat dat werkzaamheden van derden niet voldoen aan de gestelde norm waardoor aan de overeengekomen eisen van de beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid niet wordt voldaan.

Wij bevelen aan om diensten, rapporten en registratie die door de derde partij worden opgeleverd periodiek te controleren.

Ten aanzien van Centric hebben wij de ISAE3402 rapportage ontvangen. Daarnaast hebben wij de maandrapportage van het beheer van de firewall ontvangen. Over de overige uitbestede diensten wordt niet periodiek gerapporteerd over hetgeen is afgesproken in de SLA / contract.

45


Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

2

Issue 5.5 Management & Organisatie - Informatie- en automatiseringsbeleid Constatering

Risico

Aanbeveling

Wij hebben vastgesteld dat er een visiedocument ten aanzien van Automatisering aanwezig is, dit betreft echter een document uit 2005 dat geactualiseerd dient te worden. Jaarlijks wordt via de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting aandacht geschonken aan ontwikkelingen op gebied van I&A, echter dit heeft veelal een horizon van een jaar.

Het risico bestaat dat door het verouderde visiedocument onduidelijk is welke strategie / visie gevolgd wordt op het gebied van automatisering.

Wij bevelen aan om een beleid op te stellen voor de gemeente Moerdijk aangaande informatie- en automatiseringsbeleid voor de komende 4-5 jaar.

46


Boekjaar 2012

Status

!

Prioriteit

3

Hoofdstuk 6. Speerpunten interim controle 2012 De speerpunten vanuit de Raad zijn bij de interim controle betrokken. 6.1 Automatiseringskosten Vraag: In de begroting staat een post van ruim € 3,5 miljoen voor dit onderwerp (p. 109) en een vervangingsinvestering van € 582.000. Hebben we daar in 2012 voor gekregen wat is aangegeven? Is de aanschaf allemaal correct verlopen, zijn de afschrijvingstermijnen realistisch enz.? Antwoord: Is in 2012 gekregen wat is aangegeven? De facturen worden allemaal door één verantwoordelijk medewerker geautoriseerd. Hierbij controleert hij of de prestatie is geleverd. Dit doet hij op basis van de kennis die hij heeft over de applicaties die gebruikt worden. Deze kennis wordt onder andere opgebouwd door de helpdesk meldingen en de applicatiebeheerdersoverleggen die een aantal keer (ongeveer vier maal) per jaar plaatsvinden. Bij de applicatiebeheerdersoverleggen worden de plannen met betrekking tot de applicaties besproken. Als er twijfels zijn over een factuur dan wordt informatie bij de applicatiebeheerders ingewonnen. Voor persoonlijke hardware (bijv. telefoons en iPads) wordt per persoon bijgehouden (in een Topdeskpakket) welke hardware (op serienummer) in bezit is. De bestellingen worden door één medewerker ontvangen en hij beheert de producten tot ze aan de betreffende werknemers worden vertrekt. Producten worden besteld als daarvoor bekend is voor welke werknemer deze producten zijn. Er worden enkel voorraden aangehouden van hardware om de continuïteit van de bereikbaarheid te waarborgen, zoals leentelefoons. Op basis van de door ons verrichte deelwaarnemingen concluderen we dat de uitgaven van automatiseringskosten correct zijn verlopen. Is de aanschaf correct verlopen? Binnen het routinematige proces van inkopen is sprake van voldoende administratieve organisatie en hierin vervatte maatregelen van interne beheersing. Op basis van een lijncontrole hebben wij vastgesteld dat de interne beheersingsmaatregelen bestaan zoals deze in opzet zijn beschreven. Voor de interne beheersingsmaatregelen betreffende het inkoopproces zijn proceduretests uitgevoerd ter toetsing van de juiste werking. Op basis van deze proceduretests is vastgesteld dat de getoetste interne beheersingsmaatregelen werken en derhalve zijn deze effectief bevonden. Zijn de afschrijvingstermijnen realistisch? Alle hard- en software wordt afgeschreven in 4 jaar. Dit is op 4 jaar gesteld omdat software normaliter over 5 jaar wordt afgeschreven en de hardware in 3 jaar. De afschrijvingstermijnen worden door financiën bepaald op basis van richtlijnen. De afschrijvingstermijn van 4 jaar wordt door ons als realistisch gezien. Beter zou zijn om de afschrijvingstermijn voor hardware en software gelijk te stellen aan de economische levensduur in plaats van het gemiddelde van beide. Financieel gezien zal de impact hiervan beperkt zijn.

47

Hoofdstuk 6. Speerpunten interim controle 2012 6.2 WMO-uitgaven Vraag: Kloppen de declaraties die door de zorgaanbieders in het kader van de huishoudelijke hulp, de verstrekking van voorzieningen, de beschikbaarstelling van scootmobielen, trapliften etc. worden gedaan? Dit in relatie tot de indicatie van de gemeente. Antwoord: Vanuit de interne controle wordt maandelijks door middel van een deelwaarneming de rechtmatigheid vastgesteld voor de processen Hulp bij het huishouden, Rolstoelvoorziening, Vervoersvoorziening en Woonvoorziening. Daarnaast vindt een factuurcontrole plaats. Vanuit de interne controle en onze controlewerkzaamheden zijn geen bijzonderheden geconstateerd. Ons niets gebleken dat de declaraties die door de zorgaanbieders worden gedaan niet in overeenstemming zijn met de indicatie van de gemeente. 6.3 Startersleningen Vraag: Verloopt het proces rond de verstrekking van de startersleningen correct en vindt de evaluatie en de toetsing conform de vastgestelde regelingen plaats? Antwoord: Starters dienen te voldoen aan specifieke voorwaarden welke zijn opgenomen in de verordening VROM Startersregeling Moerdijk, welke in 2010 is herzien. Door middel van een intakeformulier bepaalt de gemeentewinkel op het moment van aanvraag of wordt voldaan aan de voorwaarden. Dit wordt digitaal vastgelegd. Indien aan de voorwaarden wordt voldaan ontvangt de aanvrager een aanvraagformulier op naam. Het aanvraagformulier inclusief bijlagen stuurt de aanvrager naar Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten (SVn). In 2008 heeft de gemeente Moerdijk een deelnemingsovereenkomst met SVn afgesloten. Het SVn voert een inkomenstoets uit en stuurt het kredietadvies naar de gemeente Moerdijk. De gemeente Moerdijk geeft op basis van het advies een beschikking af. De aanvrager levert bij het SVN de geaccepteerde hypotheekofferte aan. Controle op deze offerte vindt plaats door het SVN. Hierna stelt het SVN de offerte voor starterslening op welke wordt verzonden naar de aanvrager. Na goedkeuring passeren beide leningen (1e geldverstrekker en starterslening) bij de notaris. De gemeente krijgt de mededeling dat de lening verstrekt is. De documentatie wordt bewaard bij SVN. De toetsing en evaluatie van de gestelde vereisten in de Verordening VROM Startersregeling Moerdijk ligt in eerste instantie bij de gemeente zelf. De toets hiervoor vindt plaats op het moment van aanvraag. Het verstrekkingproces van de startersleningen vindt correct plaats.

48

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen In deze paragraaf nemen wij actuele ontwikkelingen op die een rol spelen binnen uw sector. Binnen de controle van de jaarrekening hebben wij onderstaande punten niet in alle gevallen specifiek beoordeeld danwel toegepast voor uw organisatie. Wij zijn vanzelfsprekend bereid om met u van gedachten te wisselen over de gevolgen en beantwoording van mogelijke vraagstukken voor uw organisatie. 7.1 Gewijzigde notities commissie BBV In 2012 heeft commissie BBV de werkzaamheden van Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten overgenomen. Het Platform Rechtmatigheid is opgeheven en bestaat niet meer. Deze werkzaamheden bestaan met name uit het beantwoorden van vragen en het onderhoud van de Kadernota rechtmatigheid. In 2012 is een vernieuwde Kadernota rechtmatigheid uitgebracht. De wijziging ten opzichte van de vorige Kadernota rechtmatigheid 2010 bestaat uit een toegevoegde paragraaf over verbonden partijen. In 2012 heeft de commissie BBV de volgende notities uitgebracht die met ingang van het boekjaar 2012 moeten worden toegepast in de verslaggeving. • Notitie grondexploitatie • Notitie investeringen • Notitie incidentele en structurele baten en lasten In de notitie grondexploitatie is een aantal stellige uitspraken opgenomen. Met name over Niet in Exploitatie Genomen Gronden (NIEGG) en winstneming. Daarnaast staat er een aantal aanbevelingen met betrekking tot met name het opnemen van procedures rond de jaarlijkse actualisatie grondexploitaties in Verordening 212. In notitie investeringen staat een aantal voorbeelden hoe en wanneer begrotingswijzigingen en kredietverhogingen aan de raad moeten worden gevraagd. In notitie incidentele en structurele baten en lasten staat een niet limitatieve lijst met voorbeelden van wat incidentele baten en lasten zijn.

49

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.2 Wet HOF Het wetsvoorstel van de Wet HOF is controversieel. Vanuit meerdere gremia is kritiek geuit op de uitwerking van de wet en is aangegeven wat de (negatieve) consequenties zullen zijn wanneer deze wet wordt aangenomen. De Wet HOF vertaalt de scherpere Europese afspraken van het Stabiliteits- en Groeipact in nationale wetgeving. Volgens die afspraken dient Nederland het financieringstekort te beperken tot 3 procent van het bruto binnenlands product. De beperking gaat gelden vanaf 2013. Dit heeft ook verstrekkende gevolgen voor gemeenten, want de beheersing van het EMU-saldo geldt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het betekent een beperking van de begrotingsvrijheid. De strekking van het wetsvoorstel is dat provincies, gemeenten en waterschappen vanaf volgend jaar door het Rijk een investeringsplafond krijgen opgelegd. Het is onzeker of de Wet HOF zal worden aangenomen, maar als dat het geval is zullen gemeenten last krijgen van de beperkingen op de investeringen en uitgaven die de wet tot gevolg heeft. Voor zover dat niet reeds is gebeurd, adviseren wij de gemeente een rekenmodel te ontwikkelen op basis waarvan de consequenties van een investeringsplafond en de eventuele boete van het Rijk, wanneer het plafond wordt overschreden, snel in beeld kan worden gebracht. Het investeren via een leaseconstructie zou de mogelijkheid kunnen bieden om toch investeringen te kunnen blijven doen zonder negatief effect. Hoewel dit niet de bedoeling kan zijn van de Wet HOF, lijkt leasing wel een alternatief dat onderzocht moet worden wanneer een gemeente bepaalde investeringen door wil zetten. Vanzelfsprekend adviseren wij de ontwikkeling van de Wet HOF nauw te blijven volgen. 7.3 Schatkistbankieren In het Begrotingsakkoord 2013 is afgesproken dat decentrale overheden in 2013 gaan schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en zal de staatsschuld dalen. Daarnaast zal het Rijk bij het schatkistbankieren minder rente vergoeden dan het rendement dat gemeenten nu via beleggingen behalen. Het verplicht schatkistbankieren wordt ingevoerd voor gemeenten, provincies, waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen. Dit heeft een positief effect op de omvang van de staatsschuld. Depositotarieven en inleentarieven worden geharmoniseerd. Decentrale overheden krijgen op de deposito’s een rente vergoed die gelijk is aan de rentes die de Nederlandse staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat. De komende maanden zal dit besluit verder worden uitgewerkt, waarbij de benodigde aanpassing in wet- en regelgeving zo spoedig mogelijk in gang wordt gezet. Een leenfaciliteit, namelijk dat er ook via de schatkist geleend kan worden, is niet aan de orde. Op de website van het Agentschap van de Generale Thesaurie van het Ministerie van Financiën kunt u meer informatie vinden over de praktische aspecten rond schatkistbankieren: http://www.dsta.nl/Onderwerpen/Schatkistbankieren/Schatkistbankieren_voor_decentrale_overheden.

50

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.4 Wet Normering Topinkomens Het wetsvoorstel normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, afgekort WNT, stelt een maximum aan de beloning van bestuurders en hoogst leidinggevenden in de publieke en semipublieke sector en bevat regels over het openbaar maken van de beloning. Als de WNT van kracht wordt vervalt de huidige wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT). De WNT geeft de betrokken minister de bevoegdheid om de wettelijke beloningsafspraken te handhaven. In het uiterste geval kunnen betalingen die op grond van de wet verboden zijn, aan de werknemer worden ontnomen. Gemeenten in 1e regime: maximaal 30% meer dan minister De WNT kent drie beloningsregimes. Gemeenten vallen evenals woningcorporaties, het onderwijs, de publieke omroep, de drinkwaterbedrijven en de zorg in het strengste regime. Daarbij mag de beloning van bestuurders en hoogst leidinggevenden niet uitstijgen boven een beloningsmaximum, gebaseerd op 30 procent meer dan het brutosalaris van een minister. Bestuurders en hoogst leidinggevenden zijn bij gemeenten volgens het wetsvoorstel: burgemeesters, wethouders, secretarissen en griffiers. Dit komt neer op een bedrag van 187.340 euro (peildatum 1 januari 2011) aan beloning plus de volgende onderdelen: het werkgeversdeel van de sociale verzekeringspremies, een gemaximeerde werkgeversbijdrage aan pensioenpremie (28.767 euro) en een gemaximeerde onkostenvergoeding (7.559 euro). De ontslagvergoeding wordt gemaximeerd op 75.000 euro. Verplichting tot openbaarmaking Voor alle instellingen geldt dat de beloning van bestuurders openbaar wordt gemaakt. Deze verplichting tot openbaarmaking geldt ook voor de beloning van andere werknemers, als deze uitstijgt boven het voor hun geldende beloningsmaximum in de WNT. Op 5 mei 2012 hebben Eerste Kamerfracties een schriftelijke inbreng geleverd op het wetsvoorstel normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT). De plenaire behandeling is gepland op 30 oktober 2012. De verwachting is dat de WNT door de Eerste Kamer zal worden aangenomen en per 1 januari 2013 in werking zal treden.

51

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.5 Invoering SEPA Single Euro Payments Area (SEPA) bewerkstelligt één systeem van betalingen voor de gehele eurozone. In Nederland zal elk bankrekeningnummer gaan bestaan uit 18 tekens, een combinatie van landencode, controlegetal, bankcode en het bankrekeningnummer. Dit SEPA-nummer zal het Europese betalingsverkeer gemakkelijker en efficiënter maken. Alhoewel de uiterste invoeringsdatum nog wel eens wijzigt (thans is de uiterste datum van invoering 1 februari 2014), is de invoering en gebruik van SEPA een plicht. Aanpassingen voor gemeenten betreffen de aanpassing van systemen teneinde te kunnen blijven communiceren met banken. Daarnaast wijzigt het format waarin gemeenten hun betaalbestanden aan de bank mogen aanleveren (XML-format). Een nieuwe standaard die aanpassing van software vereist. Voorts vereist de invoering van SEPA de aanpassing van incassosystemen zodat burgers en bedrijven facturen kunnen blijven voldoen. Volgens nieuwe Europese regels moeten gemeenten telkens bij het aanbieden van automatische incasso’s, gelijktijdig digitale informatie meesturen waaruit blijkt waartoe de gemeente is gemachtigd. Ook dit vereist een softwarematige aanpassing. Tot slot moeten acceptgiro’s worden aangepast teneinde het invullen van 18 tekens mogelijk te maken en moet bijvoorbeeld PIN-apparatuur worden aangepast. Ondanks dat de meeste aanpassingen vooral door banken en softwareleveranciers moeten worden gerealiseerd, is het voor gemeenten aan te bevelen op tijd te starten met het inventariseren van benodigde aanpassingen. Met name ingeval de gemeente beschikt over maatwerksoftware of aangepaste standaardsoftware is het van belang de voorbereidingen tijdig te starten. Daarbij is het van belang inzicht te krijgen in de kosten van aanpassingen die ten laste van de gemeente komen. 7.6 Publieke managementletter voor gemeenten Het NBA heeft in juni 2012 een publieke managementletter voor gemeenten uitgebracht. Hierin zijn de volgende vijf signalen opgenomen: - Taak op taak, risico op risico, - Verliezen grondbedrijf ondermijnen financiële positie - Bij samenwerking lijkt niemand verantwoordelijk - Digitalisering is een eiland - Accountantskwaliteit staat onder druk Wij willen u adviseren deze publieke managementletter te lezen en na te gaan of deze algemene signalen ook op uw gemeente van toepassing kunnen zijn.

52

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.7 DigiD Wij willen u attenderen op het gegeven dat voor eind 2013 alle overheidsorganisaties die gebruik maken van DigiD een ICTbeveiligingsassessment moeten hebben uitgevoerd conform de richtlijnen van de National Cyber Security Center (NCSC). Het ICT-beveiligingsassessment moet onder de verantwoordelijkheid van een Register EDP-auditor (RE) worden uitgevoerd. Het risico bestaat dat uw organisatie niet tijdig gereed is met de voorbereidingen en/of uitvoeren van de ICT beveiligingsassessment met als gevolg dat Logius (beheerder DigiD) sancties gaat opleggen. Wij bevelen aan, ter voorbereiding op het ICT-beveiligingsassessment, om het volgende stappenplan te hanteren (bron: Logius). Stappenplan DigiD Stap 1: Zelf toetsen aan de hand van de richtlijnen Wij adviseren om een nul-meting uit te voeren conform de richtlijnen van NCSC. Het uitvoeren van deze nul-meting kan worden ondersteund door een IT-auditor van Baker Tilly Berk, waardoor de nul-meting snel en efficiënt kan worden uitgevoerd. De nul-meting maakt inzichtelijk waar u met uw ICT-organisatie ten opzichte van het ICT-beveiligingsassessment staat. Tevens heeft u inzichtelijk op welke punten verbeteringen noodzakelijk zijn. Stap 2: Maatregelen treffen Voer naar aanleiding van de nul-meting noodzakelijke maatregelen door om uw systemen beter te beschermen tegen misbruik van buiten af. Baker Tilly Berk kan u ondersteunen bij het implementeren van de beheersmaatregelen. Stap 3: Penetratietest uitvoeren Wij adviseren om een penetratietest uit te voeren, alvorens de ‘definitieve’ ICT-assessment wordt uitgevoerd. Stap 4: Bevindingen penetratietest oplossen Neem maatregelen om de bevindingen uit de penetratietest op te lossen. De IT-auditors van Baker Tilly Berk kunnen u hierbij assisteren.

53

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.7 DigiD (vervolg) Stap 5: Audit uitvoeren Baker Tilly Berk kan voor u het ICT-beveiligingsassessment conform de richtlijnen van NCSC uitvoeren. Stap 6: Bevindingen naar Logius sturen Baker Tilly Berk zal rapporteren conform de voorgeschreven richtlijn 4400. Vervolgens zal een rapportage naar Logius worden gestuurd. 7.8 Computervirus Het computervirus XDocCrypt/Dorifel heeft een aantal instellingen getroffen de afgelopen tijd. Inmiddels zijn de meeste virusscanners al uitgerust met de juiste bestrijding. Het is belangrijk om continu de virusscanners en systemen actueel te houden. De geüpdatete scanners staan inmiddels op de lijst van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Dit centrum onderzoekt alle meldingen en heeft inmiddels ook veel gestelde vragen op de site gezet. Daar staat ook welke preventieve maatregelen genomen kunnen worden. Wij willen u adviseren om de beveiliging van uw ICT kritisch te beoordelen en adequaat te reageren op beveiligingsincidenten. Aan de hand van onze beveiligingskennis zijn wij in staat om de recente ontwikkelingen in het juiste perspectief te plaatsen. 7.9 Wachtgeldregeling De Eerste Kamer heeft op dinsdag 11 september 2012 unaniem ingestemd met de Wet aanpassing uitkeringsduur Appa. De Senaat koos er kort voor de zomer uitdrukkelijk voor dit wetsvoorstel nog binnen het parlementaire jaar af te handelen, zodat het onmiddellijk kon ingaan. De maximale duur van het wachtgeld, de werkloosheidsuitkering voor politieke ambtsdragers, zal voortaan gelijk zijn aan de duur van een normale werkloosheidsuitkering: drie jaar en twee maanden. Het ministerie van BZK stelde dat er vanwege de huidige maatschappelijke en economische situatie bewust geen overgangsregeling is. Wel is er een uitzondering voor politici en bestuurders die ouder dan 55 zijn en op het moment van aftreden meer dan 10 jaar in dienst waren. Voor hen geldt onverminderd een verlengde uitkeringsduur tot aan hun 65e. Wij willen u adviseren hier rekening mee te houden wanneer dit zich voor doet binnen uw gemeente.

54

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.10 AWBZ Onlangs is door de Sociaal-Economische Raad (SER) aan de regering geadviseerd om de uitvoering van de AWBZ door zorgverzekeraars te laten gebeuren en niet door gemeenten. In het voorlopige advies staat dat de AWBZ flink hervormd moet worden en dat ouderen en anderen die langdurige zorg nodig hebben de kosten voor huisvesting, welzijn en voedsel zelf moeten betalen, ook als ze in een instelling wonen. Volgens de SER moet er een collectieve verzekering blijven voor gehandicapten en mensen met chronische psychische stoornissen. De rest moet uit de AWBZ. Hierbij moeten veel zaken voortaan door mensen zelf betaald worden zoals wonen, verblijf, welzijn en voeding. Een aantal Kamerpartijen is voorstander van uitvoering van deze AWBZ-taken door gemeenten. Volgens de SER is dat onverstandig ‘zolang de verschillen tussen gemeenten groot zijn, en de belangen van zorgpersoneel onvoldoende in acht worden genomen.’ De SER stelt dat inkoop door de zorgverzekeraar de kans biedt op een meer doelmatige uitvoering en een meer geïntegreerd zorgaanbod met één aanspreekpunt. In een vervolgadvies zal de SER deze optie, inclusief de optie van overheveling naar de Zorgverzekeringswet, nader verkennen. Het tussentijdse advies van de SER is bedoeld voor de informateurs, die het kunnen gebruiken bij het opstellen van een nieuw regeerakkoord. Er komt in oktober nog een vervolgadvies. Wij willen u adviseren deze ontwikkelingen nauw te volgen. Het is van belang om de effecten voor de begroting en financiële positie van uw gemeente bij verdere berichtgeving in kaart te brengen.

55

Hoofdstuk 7. Landelijke ontwikkelingen 7.11 Jeugdzorg De Algemene commissie voor Jeugdzorg van de Tweede Kamer heeft op 30 mei 2012 besloten de Stelselwijziging Jeugdzorg niet controversieel te verklaren. Dit betekent dat de voorbereiding van deze stelselwijziging volgens de huidige planning - per 1 januari 2015 alle jeugdzorg onder verantwoordelijkheid van gemeenten – wordt voortgezet. In het nieuwe jeugdstelsel ontvangen gemeenten een decentralisatieuitkering in het Gemeentefonds. Hiervoor wordt een verdeelmodel ontwikkeld, met als uitgangspunt het principe van kostenoriëntatie. Op deze manier sluit het Gemeentefonds aan bij de kosten die gemeenten moeten maken om aan maatschappelijke opgaven te voldoen. Dit betekent dat de gemeente ook voor jeugdigen, die zorgverlening krijgen in een andere gemeente, de kosten moet dragen zolang het gezin waaruit de jeugdige afkomstig is en vermoedelijk weer naar terugkeert, binnen deze gemeente blijft wonen. In de concept wettekst is, analoog aan de Wmo Invoeringwmo.nl , opgenomen dat de gemeente kan besluiten om een PGB (persoonsgebonden budget) te verstrekken, met uitzondering van jeugdbescherming, jeugdreclassering en JeugdzorgPlus. Het wetsvoorstel biedt de mogelijkheid om voor jeugdhulp een eigen bijdrage te vragen die vanaf 2015 €70 miljoen moet opleveren. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor inning van deze eigen bijdragen, maar hebben de vrijheid om hiervan af te zien. Voor jeugdhulp zijn, conform de Wmo Invoerinwmo.nl , de gemeenten vrij in de keuze voor het subsidiëren of aanbesteden van zorgaanbieders. Wij adviseren u om tijdig de keuzemogelijkheden na te gaan. 7.12 Participatiewet In het regeerakkoord tussen VVD en PvdA blijkt onder meer dat het wetsvoorstel Werken naar Vermogen wordt vervangen door een nieuwe Participatiewet per 2014. Naarmate het aantal Wsw-plaatsen afneemt, neemt het aantal reguliere plaatsen voor arbeidsgehandicapten toe. Hierbij helpt de quotumregeling die gaat gelden voor grotere werkgevers (> 25 werknemers) om arbeidsgehandicapten in dienst te nemen. Het quotum wordt vanaf 1 januari 2015 stapsgewijs in zes jaar ingevoerd en loopt uiteindelijk op tot 5%. Een bedrijf dat niet aan het quotum voldoet wordt beboet met 5.000 euro per werkplaats voor een arbeidsgehandicapte. In zes jaarlijkse stappen wordt op de SW een efficiencykorting toegepast. Met ingang van 1 januari 2014 stopt de instroom in de Wsw in zijn huidige vorm. Gemeenten krijgen binnen de wettelijke kaders ruimte om zelf beschut werk als een voorziening te organiseren. Uiteindelijk blijft er geld over voor dertigduizend beschutte werkplekken tegen honderd procent van het wettelijk minimumloon. Werknemers werken hooguit tijdelijk onder WML-niveau en krijgen een aanvullende uitkering. Hoe dit precies gebeurt, wordt mede op basis van de ervaringen met de pilots loondispensatie besloten.

56

Gemeente Moerdijk. Managementletter november 2012

Recommend Documents