Gemeente Beuningen Managementletter

Gemeente Beuningen Managementletter Tussentijdse controle 2014

17 november 2014

Ernst & Young Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem, Netherlands Postbus 30116 6803 AC Arnhem, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 60 05 ey.com

VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen Postbus 14 6640 AA BEUNINGEN

Arnhem, 17 november 2014

TROS-9QXJN4/JD/RH/mm

Managementletter tussentijdse controle 2014 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 2014. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2014. Uw raad heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie.

Wij hebben onze conceptbevindingen voorgelegd aan de interne controlefunctionaris en het hoofd Financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij graag bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

drs. J.M.A. Drost RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave 1

Bestuurlijke samenvatting

1.1 1.2

Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten

2

Waar staat de gemeente?

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Voortgang interne controle De inrichting van uw interne controle Opvolging aandachtspunten van de raad Inkopen en aanbesteden Decentralisaties sociaal domein SiSa controle De inrichting van uw interne controle

3

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

3.1 3.2 3.3

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2014 Actuele ontwikkelingen Toekomstige ontwikkelingen

4 5

11 13 13 14 15 16 17 18

20 22 26

Bijlagen 1 2 3 4 5

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen 2014 Opvolging bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren Aandachtspunten voor het jaarrekeningtraject Reikwijdte en controleaanpak

Pagina 2

Bestuurlijke samenvatting

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld Aanpak tussentijdse controle 2014

In deze rapportage zijn onze bevindingen opgenomen naar aanleiding van de tussentijdse controle bij de gemeente Beuningen. Onze tussentijdse controle is gericht op de toetsing van de opzet, het bestaan en de werking van de bedrijfsvoering waaronder de administratieve organisatie en interne controle op een rechtmatig financieel beheer en een getrouwe informatievoorziening, voor zover van belang voor het verkrijgen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van inkomsten en uitgaven en balansmutaties. Wij hebben ons gedurende deze controle voornamelijk gericht op de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (AO/IC). De in voorliggende rapportage opgenomen bevindingen hebben dan voornamelijk betrekking op de inrichting van de organisatie op dit vlak.

Omgeving rondom de gemeente volop in beweging

De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Enerzijds worden omvangrijke wettelijke taken vanuit de overheid gedecentraliseerd naar gemeenten. Anderzijds komt er nieuwe wet- en regelgeving zoals de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting (Vpb) op de decentrale overheden af. De gemeente Beuningen is volop bezig deze zaken in haar organisatie in te bedden. In deze boardletter rapporteren we u hoe de gemeente Beuningen er voor staat vanuit een financieel en organisatorisch perspectief. De aankomende decentralisaties hebben een enorme impact, enerzijds financieel, maar ook op organisatorisch gebied. De gemeente Beuningen is op dit moment nog volop bezig met de inrichting van haar organisatie en de daarmee samenhangende processen. De organisatie van de decentralisaties zal deels in regionaal verband worden opgepakt. Aandachtspunt inzake het oppakken van de decentralisaties in regionaal verband is op welke wijze er verantwoording afgelegd gaat worden aan elkaar dan wel hoe de uitvoerende instanties/organisaties verantwoording af gaan leggen binnen de regio. Naast de decentralisaties spelen er belangrijke dossiers ten aanzien van de invoering van de vennootschapsbelastingplicht en de reeds van kracht zijnde Wet Markt en Overheid. Wij stellen vast dat uw gemeente volop met deze ontwikkelingen bezig is.

Op punten is verbetering binnen de processen noodzakelijk

Op basis van onze interim-controle 2014 constateren wij dat de processen binnen uw gemeente op orde zijn. We hebben echter geconstateerd dat er door de gemeente keuzes zijn gemaakt om processen efficiënter te laten verlopen. Zo zijn, door het aanpassen van het mandaat de bevoegdheden binnen het proces bouwleges groter geworden, waardoor de interne beheersing in het proces onvoldoende is. Hierdoor is het voor uw IC medewerker noodzakelijk om extra deelwaarnemingen uit te voeren. Wij benadrukken, op basis van onze ervaring (bij andere klanten), dat op deze wijze de kans op fouten (die in een vroeg stadium worden ontdekt) toeneemt. Daarnaast zijn de bevoegdheden binnen sociale zaken lager in de organisatie belegd om het verantwoordelijkheidsgevoel te bevorderen. Om de interne beheersing rondom sociale zaken te bewaken heeft de gemeente de kwaliteitscontrole (achteraf) uitgebreid. De organisatie heeft op een aantal punten opvolging gegeven aan de bevindingen die wij vorig jaar hebben gerapporteerd. Dit neemt echter niet weg dat hierin nog steeds duidelijke stappen dienen te worden gezet. De aandachtspunten die uit onze tussentijdse controle voortvloeien zijn opgenomen in de bijlage van onze managementletter. Pagina 4

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Financiële positie en risicomanagement

De gemeente is opnieuw geconfronteerd met extra tekorten. Met name de grootste inkomstenbron van de gemeente, de algemene uitkering uit het gemeentefonds, laat volgens de meest recente circulaires een slechter beeld zien dan dat oorspronkelijk was verwacht. Ook zijn in de eerste helft van 2014 het aantal bijstandsontvangers gestegen. Desondanks heeft de gemeente in 2015 een sluitende begroting. Een nieuwe bezuinigingsronde was noodzakelijk om dit mogelijk te maken. Uiteindelijk zijn wel alle jaren sluitend, met zelfs een verwacht overschot van € 0,9 miljoen in 2018. De gemeente heeft de komende jaren overschotten nodig om de reservepositie te verbeteren. Door de huidige ontwikkelingen is het ook moeilijk om extra te besparen en het weerstandsvermogen aan te laten groeien. De financiële situatie van uw gemeente noodzaakt een goed zicht op de risico’s en om deze risico’s zo goed mogelijk te beheersen. In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting, jaarrekening en overige planning & control documenten rapporteert uw organisatie over de gesignaleerde risico’s die aanwezig zijn voor de gemeente.

Bezuinigingen

Huidige weerstandscapaciteit

Om te tekorten weg te werken heeft de gemeente de afgelopen jaren een structureel bedrag van € 9,5 miljoen aan bezuinigingstaakstelling opgenomen. Inmiddels is € 8,8 miljoen daarvan gerealiseerd. Bij de begroting 2015 wordt opnieuw ongeveer € 0,5 miljoen omgebogen. Dit wordt gerealiseerd door onder andere het verhogen van de toeristenbelasting en het verder bezuinigen op personeel en de organisatiekosten. Ook is de toekomstverwachting van het grondbedrijf verbeterd, waardoor het mogelijk is om een lagere bijdrage te begroten voor het wegwerken van de tekorten. Het delen van de beschikbare weerstandscapaciteit door de benodigde weerstandscapaciteit resulteert in een ratio voor het weerstandsvermogen. Samenvattend is het weerstandsvermogen binnen de gemeente als volgt opgebouwd, gebaseerd op de informatie in de programmabegroting 2015-2018: Weerstandscapaciteit (bedragen x € 1.000,-)

Benodigd

Beschikbaar

Ratio

Totaal

€ 5811,-

(€ 20.083,-)

(3,46)

Hieruit blijkt dat de weerstandscapaciteit zowel voor het grondbedrijf als de overige exploitatie ruim onvoldoende is. De weerstandscapaciteit is ontoereikend om alle geïnventariseerde risico’s van de gemeente Beuningen te dekken. Het verdient voor de gemeente Beuningen alle aandacht om in de komende jaren aan het verbeteren van het weerstandsvermogen te werken. De gemeente Beuningen heeft hiervoor een spaarplan ontwikkeld waarbij er in ieder geval tot 2023 voor het grondbedrijf en tot 2027 voor de Zandwinning gewerkt moet worden aan het op orde brengen van de benodigde reserves. Pagina 5

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Huidige weerstandscapaciteit

Er zijn echter risico’s waar de gemeente Beuningen rekening mee dient te houden. Zo ontvangt de gemeente per 1 januari 2015 een enorme hoeveelheid extra middelen, die op een breed en deels onbekend terrein besteed moeten worden. De decentralisaties Jeugd en Awbz, de omvorming van de huidige Wajong en Wet werk en bijstand en Wet sociale werkvoorziening naar de Participatieweg als ook de rijks bezuinigingen op de nieuwe taken. Ook Hulp bij het huishouden, brengt risico’s met zich mee. Er zijn verschillende typen risico’s te identificeren, die elkaar bovendien op onderdelen kunnen versterken: transitierisico’s (overgang van de oude naar de nieuwe situatie) transformatierisico’s (de wijze waarop het nieuwe sociaal domein ingericht gaat worden) en bedrijfsvoeringsrisico’s (de bedrijfsvoering en de financiële huishouding rondom de verantwoordelijkheden binnen het sociaal domein). Gezien de onzekerheden is het echter nog niet mogelijk om alle risico’s te kwantificeren. Verwacht wordt dat de decentralisaties steeds meer invulling krijgen zodat steeds meer in de risico inventarisatie opgenomen kan worden. Daarnaast staat de gemeente Beuningen weer voor de uitdaging om te bezuinigen. Bezuinigingen zijn niet nieuw aangezien de gemeente Beuningen al een bezuinigingsslag achter de rug heeft. In november 2014 bij de begrotingsbehandeling worden de bezuinigingsvoorstellen aan de raad aangeboden. Gezien de huidige weerstandscapaciteit van de gemeente Beuningen benadrukken wij dat het van belang is om bij de jaarlijkse (tussentijdse) rapportages hierover te blijven rapporteren.

Pagina 6

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Grondexploitaties blijvend onder druk

De gemeente heeft momenteel te maken met een vastzittende vastgoedmarkt, ondanks dat de woningmarkt momenteel licht aantrekt. Hierdoor blijft er sprake van risico’s ten aanzien van de waardering van de gronden.

Analyse parameters van groot belang voor financiële uitkomst grondexploitaties

In de afgelopen jaren heeft de gemeente Beuningen second opinions laten uitvoeren op de werkwijzen en uitgangspunten die gehanteerd worden binnen het grondbedrijf. De uitkomst van de laatste second opinion gaf aan dat de gehanteerde parameters juist waren. Diverse paramaters (rente, opbrengstenstijging, kostenstijging, uitgiftetempo et cetera) zijn van groot belang voor de financiële uitkomst van de grondexploitaties. Kanttekeningen werden geplaatst bij de gehanteerde grondprijzen en woningbouwaantallen, die zouden kunnen leiden tot onafgedekte risico’s. Om inzicht te krijgen in de actuele grondprijzen is door de Stek Groep een onderzoek uitgevoerd. Op basis van het onderzoek raad de Stek Groep de gemeente Beuningen aan de volgende drie uitgangspunten te hanteren voor het grondprijsbeleid: ► Reken met een functioneel grondprijsbeleid, wat betekent dat de waarde van de grond afhangt van de functie die daarop gerealiseerd kan worden. Concreet houdt dit in dat de grondwaarde afhankelijk is van de plek in de gemeente en de kenmerken van het vastgoed. ► Waar mogelijk rekenen zoals private partijen dat ook doen. Hiervoor kan de residuele methode worden gehanteerd. De residuele methode is de methode die marktpartijen het meest gebruiken in waardebepaling van grond voor hun ontwikkelingsportefeuille. ► Meer differentiëren in prijzen per locatie en functie. De gemeente Beuningen dient meer locatie- en functiespecifiek te kijken naar verschillen in waardeontwikkeling. Dit betekent dat u niet meer één vaste grondprijs voor woningbouw voor de gemeente hanteert, maar specificeert naar kern, woningtype en grooteklassen. Hierdoor wordt de bandbreedte voor grondprijzen groter, maar per locatie is sprake van een gerichter grondprijsbeleid dat recht doet aan verschillen in waarde tussen locaties en projecten. Concluderend kan worden gesteld dat grondprijzen geactualiseerd dienen te worden zoals de gemeente een marktconform en actueel grondprijsbeleid heeft. Op basis van een gesprek met uw planeconoom hebben wij vernomen dat de gehanteerde grondprijzen voor het merendeel van de grondexploitaties correct zijn. Voor slechts één locatie, de Linten, heeft dit advies een direct gevolg door de relatief grote kavels. Om de aanpassing van de lagere grondprijzen te beperken worden voorde locatie de Linten vier kavels van bijna 8.000 m² gehalveerd, waardoor er vier kavels toegevoegd worden. Na verwerking leidt dit tot een lagere grondopbrengst van € 1,3 miljoen. Met de taakstellende bezuiniging op de inrichtingskosten en bijdrage bovenwijks wordt het positieve resultaat € 1,1 miljoen lager. Pagina 7

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Analyse van de huidige NIEGGS

De onzekerheid over het in de toekomst in ontwikkeling nemen van NIEGGS is nog steeds groot. Voor de gemeente Beuningen zijn de afspraken die met de provincie Gelderland, alsmede de Stadsregio Arnhem – Nijmegen worden gemaakt, van essentieel belang om de toekomst van de NIEGGS te kunnen bepalen. De verwachting is dat in de loop van 2015 meer duidelijkheid komt over de toekomst van de woningbouw in Beuningen, met name ook gericht op de woningbouw na 2020. Voor de jaarrekening 2014 is het noodzakelijk om vast te stellen dat er voor iedere NIEGG een concreet plan ligt met een gedefinieerde looptijd welke is goedgekeurd door uw gemeenteraad. Indien voor een complex geen concreet plan aanwezig is dan is het volgens de verslaggevingsregels noodzakelijk om deze over te boeken naar de gronden onder de materiële vaste activa.

Actualisatie van de grondexploitaties

Voor de jaarrekening 2014 is het van belang dat alle grondexploitaties worden geactualiseerd. Wij hebben van uw planeconoom vernomen dat dit in januari en februari van 2015 zal plaatsvinden. Wellicht ten overvloede melden wij dat de uitkomsten van deze actualisatie verwerkt dient te worden in de jaarrekening 2014.

Aandacht voor betrouwbaarheid verantwoordingsinformatie decentralisaties is essentieel

Uw gemeente staat aan de vooravond van de grootste overheveling van taken die de decentrale overheid heeft meegemaakt. Nieuwe wetten, nieuwe doelgroepen, maar bovenal een nieuwe werkwijze worden met ingang van 1 januari 2015 de verantwoordelijkheid van de gemeente. Dichtbij de burger, een integraal en goed afgestemd zorgaanbod op het terrein van participatie, WMO en jeugd. De impact van de decentralisaties op uw gemeente is op allerlei terreinen erg groot. Allicht onderkennen wij als uw accountant natuurlijk dat de dienstverlening aan de zorgcliënt van cruciaal belang is, zodat de zorg aan hen toekomt die dat nodig hebben. Wij richten ons echter vooral op de bedrijfsvoeringsaspecten.

Regionale samenwerking

Door zowel de landelijke als regionale ontwikkelingen is uw gemeente op zoek naar samenwerkingsverbanden binnen de regio. Zo wordt er momenteel al samengewerkt met de gemeenten Heumen, Wijchen, Druten, Groesbeek en Millingen aan de Rijn op het gebied van de uitvoering van de wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen. Momenteel is de gemeente momenteel bezig met voorbereiding voor de ICT samenwerking en het realiseren van een regionaal werkbedrijf. Hierbij wordt samengewerkt met de gemeente Nijmegen, die op deze gebieden functioneert als gastheergemeente voor de regio.

Pagina 8

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Processen

Aandacht voor betrouwbaarheid verantwoordingsinformatie decentralisaties is essentieel

Voor de decentralisaties is het van belang dat de processen op een adequate manier worden ingericht waarbij voldoende beheersingsmaatregelen ingebouwd worden om de risico’s te beheersen. De gemeente Beuningen is op dit moment bezig de processen vast te stellen. Het is belangrijk om goed na te gaan hoe de interne beheersing en de verbijzonderde interne controle hiervoor wordt ingericht. Hierover zullen wij met uw organisatie nog nader overleggen. Vanwege de aanstaande overheveling van taken naar de gemeenten is de gemeente bezig inkoopcontracten af te sluiten met externe partijen of zijn deze reeds afgesloten. Om over betrouwbare verantwoordingsinformatie te beschikken, zal uw gemeente controleprotocollen voor de accountants van deze partijen moeten opstellen. Het is belangrijk om hierbij over de juiste expertise te beschikken. De NBA Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) stelde het afgelopen jaar vast dat een aantal gemeenten moeite heeft met het opstellen van controleprotocollen bij hun subsidieregelingen, waardoor het risico bestaat dat de accountantscontrole bij derden partijen niet aansluit op de verwachtingen van de gemeente en gemeenten daardoor mogelijk niet beschikken over betrouwbare verantwoordingsinformatie. COPRO heeft een Schrijfwijzer Accountantsprotocollen met begeleidende brief aan alle gemeenten in Nederland gezonden. De schrijfwijzer neemt de lezer stap voor stap mee bij het schrijven van een accountantsprotocol (ook wel controleprotocol). De brochure gaat in op vier concrete vragen: ► Is een accountantsprotocol nodig? ► Waarmee moet de schrijver rekening houden? ► Welk accountantsproduct is er beschikbaar? ► Hoe schrijft je een helder accountantsprotocol? Wij verwijzen u graag naar deze schrijfwijzer om te komen tot goede protocollen die bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente Beuningen: betrouwbare verantwoordingsinformatie over de geleverde zorg. Wij benadrukken daarnaast dat het noodzakelijk is om (verbijzonderde) interne controle uit te voeren op de aanbestedingen die zijn gedaan in het kader van de decentralisaties. De reden hiervoor is het feit dat de financiële beheershandelingen in 2014 hebben plaatsgevonden en derhalve ook de rechtmatigheid hiervan in boekjaar 2014 vastgesteld dient te worden.

Pagina 9

Waar staat de gemeente?

2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces

Rood

Oranje

Geel

Groen

Inkopen en aanbestedingen Personeel Belastingen Grondexploitaties Omgevingsvergunningen Subsidieverstrekkingen Uitkeringen WMO Begroting & rapportage

Rood

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Oranje

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Geel

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Groen

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

Voorgaand jaar Huidig jaar

Pagina 11

2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces

Rood

Oranje

Geel

Groen

Treasury

Rood

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Oranje

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Geel

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Groen

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

Voorgaand jaar Huidig jaar

Pagina 12

2 Waar staat de gemeente? 2.2 Voortgang interne controle Alle processen zijn voorzien van interne controle

Conform de planning van uw interne controle functionaris zijn alle processen voorzien van interne controle. Op basis van deze planning is vooralsnog geen interne controle uitgevoerd op de volgende processen: ► Grondexploitatie (urenverantwoording) ► Grondaankopen en verkopen ► Subsidieverstrekkingen ► Treasury ► Bestuursdeclaraties ► SiSa Het is van belang dat deze interne controle werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd zodat wij voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole deze werkzaamheden kunnen beoordelen. Op deze wijze wordt voorkomen dat eventuele tekortkomingen in een laat stadium van het controletraject naar voren komen. Op basis van de uitgevoerde interne controle kunnen wij ons een goed beeld vormen van de processen. De interne controle over het tweede halfjaar of over het laatste kwartaal zal eind 2014 of begin 2015 plaatsvinden. Deze werkzaamheden hebben betrekking op het follow up geven van aanbevelingen met prioriteit hoog en het doortrekken van deelwaarnemingen (zodat interne controle over het gehele jaar heeft plaatsgevonden).

2.3 De inrichting van uw interne controle Inrichting van de interne controle is goed

Wij zijn van mening dat de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden van een goed niveau zijn. De werkzaamheden zijn vooraf beschreven in het controleplan 2014 en is door ons beoordeeld. Wij achten de hierin opgenomen risicoanalyse en geplande controlewerkzaamheden van goed niveau. Daarnaast zijn wij van mening dat de uitgevoerde controlewerkzaamheden goed worden vastgelegd in interne controle rapportages. Tot slot merken wij op dat de interne controle functionaris haar bevindingen goed terugkoppelt naar de betreffende afdelingen.

Pagina 13

2 Waar staat de gemeente? 2.4 Opvolging aandachtspunten van de raad In het kader van de treasury: monitoring en beoordeling proces “afsluiten geldleningen”

Tijdens onze controle op de rechtmatigheid van de ontvangen kasgeldleningen hebben wij voorgaand jaar bij een tweetal kasgeldleningen (in totaal € 10 miljoen) geconstateerd dat deze zijn afgesloten zonder dat hierbij is voldaan aan het treasurystatuut. Aangezien bij het aantrekken van geldleningen het totale bedrag van de lening als onrechtmatig beschouwd moet worden, was er sprake van een significante onrechtmatigheid. Deze onrechtmatigheid is gerepareerd middels goedkeuring van de raad. In 2014 zijn er (nog) geen nieuwe kortlopende kasgeldleningen aangegaan, waardoor we de procedure niet hebben kunnen beoordelen. Wel hebben we begrepen dat het treasurystatuut (nog) niet is gewijzigd.

Proces waardevaststelling OZB en daaraan gekoppeld de volledigheidscontrole van de WOZ-opbrengsten

Ten aanzien van het proces waardevaststelling OZB en daaraan gekoppeld de volledigheidscontrole van de WOZ-opbrengsten zijn nog geen werkzaamheden verricht. De interne controlewerkzaamheden voor dit aandachtspunt zullen eind 2014 worden uitgevoerd. Wij zullen hierover rapporteren in ons rapport van bevindingen.

Pagina 14

2 Waar staat de gemeente? 2.5 Inkopen en aanbesteden Nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013

Met ingang van 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet in werking getreden. Het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) is op deze datum vervallen, waarbij geen overgangsbepalingen van toepassing zijn.

Risico op onrechtmatigheden voor de jaarrekening nemen toe

Onder het oude stelsel golden de wettelijke aanbestedingsbepalingen van de BAO alleen boven de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen. De Aanbestedingswet geldt voor alle inkopen, ongeacht de contractwaarde van de inkoop. Het risico op onrechtmatigheden op grond van het niet voldoen aan de wettelijke bepalingen bij aanbestedingen is daarmee groter. In de Aanbestedingswet wordt verwezen naar de Gids Proportionaliteit, die voorschriften bevat ten aanzien van de aanbestedingsprocedure. Hierbij wordt het “comply or explain” principe gehanteerd. Een belangrijk element in de Gids Proportionaliteit is dat de keuze voor de aanbestedingsprocedure gemotiveerd moet worden. Dit stelt eisen aan de interne documentatie bij aanbestedingen. Hieronder is schematisch weergegeven bij welke bedragen uw gemeente een risico loopt, indien binnen uw gemeente voor een afwijkende aanbestedingsprocedure wordt gekozen. Hierbij geldt dat interne onderbouwing van de gevolgde aanbestedingsprocedure zeer van belang is, indien de contractwaarde van de inkoop zich bevindt in het geeloranje gearceerde deel in onderstaand schema. Aanbestedingsprocedure

€25.000

€ 75.000

€ 125.000

€ 175.000

EU-drempel (€ 200.000)

1 op 1 Meervoudig onderhands Nationaal openbaar Europees

Door de gemeente Beuningen is in 2012 het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgelegd in de nota “Aanbesteden goed besteden”. In de nota is een verwijzing opgenomen naar de Gids Proportionaliteit. Interne controle aanbestedingen

Door de IC- functionaris wordt een integrale controle uitgevoerd op aanbestedingen. Op basis van deze interne controle is er een financiële fout geconstateerd met een totale omvang van € 36.000,-, welke herstelbaar is. Wij adviseren in het kader van de jaarrekeningcontrole om een overzicht op te stellen met aanbestedingen 2014 met daarin opgenomen de financiële fouten en toelichtingen.

Pagina 15

2 Waar staat de gemeente? 2.5 Inkopen en aanbesteden Werkzaamheden verbijzonderde interne controle

Wij achten het van belang dat uw interne controle functionaris in elk geval de volgende werkzaamheden uitvoert: ► Aan de hand van de checklist “Motiveringen in het aanbestedingsproces” vaststellen of de verschillende keuzes die de gemeente Beuningen maakt in het gehele proces afdoende worden gemotiveerd en gedocumenteerd. Deze motivering gaat verder dan enkel en alleen het gunningbesluit.

2.6 Decentralisaties sociaal domein Vertaling effecten decentralisaties is onderhanden

Blijvende monitoring van belang

Vanaf 1 januari 2015 is de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van een groot aantal nieuwe taken. De drie decentralisaties, begeleiding en persoonlijke verzorging, jeugdzorg en de participatiewet, worden per 1 januari 2015 van kracht en vergen grote organisatorische inspanningen van uw gemeente. Daarnaast staat uw gemeente voor de uitdaging om bij deze decentralisaties grote bezuinigingen te realiseren. Ons is medegedeeld dat uw organisatie volop met de uitwerking hiervan bezig is. Gemeenten blijven ondanks de volledige uitbesteding van de uitvoering van de re-integratieactiviteiten aan het Werkbedrijf altijd eindverantwoordelijk. Dit betekent dat zij zich dienen te verantwoorden in de eigen gemeentelijke jaarrekening en de herziene IV3 of de uitvoering conform de gemeentelijke verordeningen heeft plaatsgevonden (rechtmatige besteding). De afspraak hiertoe is gemaakt dat het Werkbedrijf hiervoor de (door de externe accountant gecertificeerde) verantwoordingsinformatie levert.

Pagina 16

2 Waar staat de gemeente? 2.7 SiSa controle SiSa in de grip

De verantwoording van de subsidieregelingen waarop het SiSa-regime van toepassing is, blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk. Als gemeente bent u zelf verantwoordelijk voor het volledig invullen van de SiSa-verantwoording. Een adequate interne controle (gebaseerd op risico-analyse) en dossiervorming is daarom essentieel, ook omdat het Rijk zich steeds strenger opstelt in situaties waarin de SiSa-verantwoording niet volledig is ingediend. Het invullen en het controleren van de SiSa-verantwoording blijft een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole. Aandachtspunten die wij onderkennen ten aanzien van SiSa 2014 zijn als volgt: ► Het tijdig starten van de voorbereidingen, inclusief het beoordelen van de wijzigingen in de wet- en regelgeving en de SiSa-bijlage. ► Het opstellen van een risicoanalyse per SiSa-regeling, waarin specifieke risico’s uit de regeling worden geïdentificeerd en beheersingsmaatregelen worden geformuleerd die deze risico’s afdekken. ► Het uitvoeren van deelwaarneming(en) waarbij zichtbaar (middels een uniforme tabel met toetspunten) wordt getoetst op vereisten zoals opgenomen in de regeling/regelingen. Deelwaarnemingen dienen hierbij onderbouwd te zijn met facturen of andere onderbouwingen, die in het SiSa-dossier zijn opgenomen. ► Het zorgen voor een uniforme dossieropbouw per SiSa-regeling. Wij merken hierbij op dat deze werkzaamheden de aandacht van uw gemeente hebben en reeds gepland staan.

Pagina 17

2 Waar staat de gemeente? 2.8 De inrichting van uw interne controle Vereiste inzake gebruik maken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functionaris in 2014 aangescherpt

In het kader van onze jaarrekeningcontrole maken wij – voor zover mogelijk – gebruik van de door u uitgevoerde verbijzonderde interne controles. Bij het gebruik maken van deze werkzaamheden is de Nederlandse Standaard 610 (voor accountants) “gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors” van toepassing. De vereiste ten aanzien van de uitvoering zijn in 2014 aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor de voor ons relevante, door de verbijzonderde interne controle afdeling uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze eigen professionals moeten uitvoeren. Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controle afdeling voor wat betreft: 1. Objectiviteit 2. Deskundigheid 3. Systematische en gedisciplineerde aanpak De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controle afdeling is afhankelijk van de beoordeling van de verbijzonderde interne controle afdeling op de bovengenoemde criteria. Als onderdeel van het kwaliteitsbeheersingssysteem is het van belang dat een zichtbare interne kwaliteitsreview plaatsvindt op het werk van de interne controlefunctionaris door leidinggevende. Op dit moment ontbreekt dit binnen de verbijzonderde interne controle functie. Dit achten wij als één van de belangrijkste verbeterpunten binnen de verbijzonderde interne controle functie. Mede op basis hiervan en onze kennis van de huidige kwaliteit en inrichting van de verbijzonderde interne controle functie, concluderen wij dat de interne controlefunctie niet voldoet aan de (aangescherpte) vereisten van de Standaard 610. Als gevolg hiervoor worden de werkzaamheden die in de verbijzonderede interne controle zijn uitgevoerd integraal door ons beoordeeld en daarnaast zullen wij zelfstandig ook meer werkzaamheden uitvoeren.

Pagina 18

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Aandachtspunten jaarrekening 2014 Inleiding

In dit hoofdstuk vragen we uw organisatie aandacht voor de accenten en belangrijke aandachtspunten voor wat betreft de jaarrekeningcontrole. Een aantal van de onderstaande zaken zijn reeds opgenomen in de planning voor de jaarrekening 2014, maar verdienen ons inziens aanvullende aandacht.

Wijzigingen binnen het BBV

In 2013/2014 heeft de wetgever een aantal wijzigingen aan het BBV doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn veelal van formele aard en zijn van kracht vanaf het begrotingsjaar 2014. Wij constateren dat u deze aanwijzingen voor de begroting 2014 reeds heeft meegenomen en ook nadrukkelijk heeft benoemd in de richtlijnen en planning van de jaarrekening 2014. Voor de volledigheid wijzen we u dan ook onderstaand op de belangrijkste wijzigingen: ► Benaming van Programmarekening is aangepast in “Overzicht van baten en lasten”. ► Wijziging term “gerealiseerde resultaat voor bestemmen” in “gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten”. ► Wijziging term “gerealiseerd resultaat na bestemmen” in “gerealiseerde resultaat”. ► Benaming paragraaf “Weerstandsvermogen” is aangepast in “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. ► Uitbreiding van de informatie in de paragraaf Verbonden partijen met: Naam en vestigingsplaats, het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd, veranderingen die zich gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente/provincie in de verbonden partij heeft, het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, resultaat van de verbonden partij. ► Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen. ► Toevoeging van het onderdeel Investeringen met economisch nut met “Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven”. ► In de toelichting op de jaarrekening dient een rapportage opgenomen te worden waarin op kwartaalbasis wordt gerapporteerd in welke mate de drempelbedragen in het kader van het verplicht schatkistbankieren wordt benut.

Nota reserves en voorzieningen

Wij hebben in ons accountantsverslag 2013 gerapporteerd dat in de jaarrekening 2013 aan de voorzieningen niet ten alle tijden een actueel beheersplan ten grondslag lag. Wij gaan er vanuit dat de uitgangspunten in de nota Reserves en Voorzieningen 2013 zullen worden toegepast ten aanzien van de jaarrekening 2014 en dat er actuele beheersplannen en berekeningen aan de voorzieningen ten grondslag liggen.

Preventief toezicht

De gemeente Beuningen staat onder preventief toezicht bij de provincie Gelderland. Dit is het gevolg van de verslechterde financiële positie die sinds 2010 is ontstaan. Om de lezer van de jaarrekening meer inzicht te geven in de ontstane situatie, dient er een toelichting in de jaarrekening opgenomen te worden waarin de oorzaak en omvang van de financiële positie is toegelicht. Daarnaast dienen tevens de meerjarenafspraken inzake de aanzuivering van het negatieve eigen vermogen te worden toegelicht. Pagina 20

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Aandachtspunten jaarrekening 2014 Analyse volledigheid en risico’s “Niet Uit De Balans Blijkende Verplichtingen”

Binnen de BBV is een versterkte aandacht voor de niet uit de balans blijkende verplichtingen van gemeenten. In lijn met Artikel 53 van de BBV moeten gemeenten in de toelichting op de balans vermelden aan welke “niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen” uw gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: ► Verplichtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is). ► Verplichtingen uit huurcontracten. ► Verplichtingen uit PPS-constructies. ► Verplichtingen vanuit verbonden partijen. ► Verplichtingen vanuit de aankomende decentralisaties. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de niet uit de balans blijkende verplichtingen, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt op wat voor wijze u ervoor gezorgd heeft dat de volledigheid ervan gewaarborgd is en welke risico’s deze verplichtingen met zich meebrengen.

Analyse Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het bezoldigingsmaximum over 2014 bedraagt € 230.474,-. De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf maandsalarissen maar ten hoogste € 75.000,-. Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaar gemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiging hoger of lager is dan het maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau worden gedaan met naam en toenaam. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 2014 opgenomen dient te worden. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de WNT waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke functionarissen voldoen aan de WNT. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen kunt u gebruik maken van de mogelijkheid die paragraaf 6 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen. Hierbij kán en hoeft u niet volledig te voldoen aan de verplichting voor openbaarmaking van deze interim-functionarissen zoals voorgeschreven in Artikel 4.2 lid 2c van de WNT.

Pagina 21

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen De fiscale werkkostenregeling

De fiscale werkkostenregeling (WKR) zal van toepassing zijn met ingang van 1 januari 2015. De WKR kent een vrij jaarbudget van thans 1,5% van de fiscale loonsom en in 2015 zal dit naar verwachting verlaagd worden naar 1,2%. Het is voor een werkgever cruciaal dat hij alle relevante vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (inclusief btw) tijdig detecteert en juist administreert. Dit vereist een proces dat waarborgt dat: ► steeds managementinformatie beschikbaar is over de mate waarin het vrije WKR-budget is gebruikt en gedurende de resterende duur van het kalenderjaar zal worden gebruikt. Een (onverwachte) overschrijding kost de werkgever achteraf 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De gemeente mag deze heffing niet op werknemers verhalen; ► na afloop van het kalenderjaar een verantwoorde loonaangifte wordt gedaan, óók wat de werkkostenregeling betreft. In het kader van eventuele afspraken met de Belastingdienst over Horizontaal Toezicht (HT) zal ook deze dienst het totale WKR-proces toetsen. Onderdelen in een adequaat en multidisciplinair WKR-proces zijn onder meer: ► scholing van medewerkers die belast zijn met de salarisadministratie, maar zeker ook van medewerkers die belast zijn met de primaire boekingen in de financiële administratie; ► het zodanig inrichten van de financiële administratie en van boekingsprocessen, dat WKR-relevante vergoedingen en verstrekkingen tijdig worden gedetecteerd en juist geadministreerd; ► het toetsen van arbeidsvoorwaarden op WKR-aspecten (afdeling HR/P&O). Wij constateren dat u het WKR-proces voldoende in beeld heeft, waarbij binnen het P-punt de afspraken met de betreffende werknemer over de invulling van de fiscale werkkosten zijn geregeld.

Wet Markt en Overheid

Daarnaast is uw gemeente vanaf 1 juli 2014 verplicht om aan de Wet Markt en Overheid te voldoen. Deze wet is bedoeld om concurrentievervalsing door de overheid te voorkomen. Uw gemeente heeft hier op geanticipeerd door middel van het uitvoeren van een inventarisatie waarbij mogelijk concurrerende activiteiten in kaart zijn gebracht. Uit deze inventarisatie is gebleken dat voor een aantal economische activiteiten geen doorberekening van de integrale kosten plaatsvindt. Uw raad heeft door middel van een raadsvoorstel bevestigd dat deze activiteiten in het algemeen belang plaatsvinden, waardoor uw gemeente voldoet aan de vereisten van de wet. Wel constateren we dat dit raadsbesluit niet tijdig (voor 1 juli 2014) is genomen. In de kadernota rechtmatigheid is echter aangegeven dat de accountant dit niet als financiële onrechtmatigheid behoeft te wegen en kan volstaan met een formele opmerking in haar accountantsverslag, welke wij per jaareinde opnemen.

Pagina 22

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Vpb-plicht per 1 januari 2016

Op Prinsjesdag 2014 heeft het Kabinet het wetsvoorstel Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen aan de Tweede Kamer verzonden. De nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Uitgangspunt op basis van het wetsvoorstel is dat de gemeente Beuningen integraal belastingplichtig is, voor zover zij een onderneming drijft, tenzij een vrijstelling van toepassing is. Van (het drijven van) een onderneming is sprake indien met een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal wordt deelgenomen aan het economische verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Het winstoogmerk is geobjectiveerd in die zin dat dit geacht wordt aanwezig te zijn, indien meer dan incidenteel overschotten worden behaald. Indien dit niet kan worden vastgesteld, wordt toch een onderneming aanwezig geacht in het geval activiteiten worden verricht waarmee in concurrentie wordt getreden. Indien sprake is van een onderneming is mogelijk één van de vier vrijstellingen van toepassing. Interne activiteiten die voor de eigen kring worden verricht, leiden in beginsel niet tot belastingplicht, omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer. Wij hebben van vernomen dat uw gemeente op de hoogte is van dit wetsvoorstel. Echter heeft er nog geen inventarisatie plaatsgevonden op welke terreinen/activiteiten de Vpb-plicht gaat spelen. De gemeente heeft derhalve ook nog geen inzicht in de financiële impact. In ons accountantsverslag informeren wij u verder over de voortgang van de implementatie van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting.

Pagina 23

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen De nieuwe controleverklaring

De relevantie en informatiewaarde van de controleverklaring heeft de afgelopen jaren veel ter discussie gestaan. Zowel accountants, gebruikers maar zeker ook overheden en toezichthouders spelen een actieve rol in deze discussie. De maatschappij verwacht van de accountant meer transparante informatie maar ook dat de accountant explicieter is over de toekomst. Daarnaast wordt de huidige controleverklaring als te standaard en te technisch ervaren. Accountants moeten in hun verklaring meer informatie gaan geven over de aanpak van hun controle. Daarom heeft de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) besloten de nieuwe controleverklaring in Nederland te introduceren voor alle accountants die organisaties van openbaar belang controleren. Op dit moment vindt er overleg plaats om vast te stellen in hoeverre de nieuwe verklaring ook van toepassing is op gemeenten, provincies en organisaties in de sector Health care. Zodra de uitkomst hiervan bekend is, zullen wij direct met uw organisatie in overleg treden over de wijze waarop de controleverklaring nieuwe stijl zal worden geïmplementeerd. De traditionele controleverklaring is een standaardtekst die voor alle decentrale overheden gelijk is. De belangrijkste verandering in de controleverklaring nieuwe stijl is het opnemen van de kernpunten van de controle (“key audit matters”). Kernpunten zijn de meest belangrijke punten die de accountant met de Rekeningcommissie heeft besproken. Vanzelfsprekend betreft dit specifieke informatie over de gecontroleerde organisatie. Kernpunten kunnen betrekking hebben op de belangrijke risico’s die wij hebben onderkend bij de controle van de jaarrekening, bijvoorbeeld ten aanzien van waardering grondexploitaties, de deelnemingen, voorzieningen, rechtmatigheid of andere schattingsposten waarbij de waardering complex en in hoge mate subjectief is, maar bijvoorbeeld ook op bijzondere problemen die zich tijdens de controle hebben voorgedaan of omstandigheden die de accountant aanleiding hebben gegeven om de controle-aanpak gedurende het traject te wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van een belangrijke tekortkoming in de interne beheersing van de organisatie.

Pagina 24

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Informatiebeveiliging

Binnen de overheid is de noodzaak om informatiebeveiliging op orde te brengen in de afgelopen jaren scherp verhoogd door belangrijke ontwikkelingen als decentralisaties, zaakgericht werken, ketensamenwerking en wijzigingen in privacy- en regelgeving. Ook is de bewustwording van burgers over informatieveiligheid verhoogd, mede veroorzaakt door beveiligingsincidenten als Diginotar, Lektober en Dorifel. De noodzaak van informatiebeveiliging positioneert zich hierdoor als een belangrijk bedrijfsrisico in de informatiehuishouding van gemeenten. Het is daarbij van belang dat binnen uw gemeente dagelijkse aandacht wordt besteed aan informatieveiligheid en privacy van de processen waarin (burger)gegevens worden geregistreerd en uitgewisseld. Aangezien uw gemeente momenteel een ICT-samenwerking aan het voorbereiden is met de gemeente Nijmegen is het van belang om bewust te zijn van de informatiebeveiliging. Wij adviseren u om bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst, ten aanzien van informatiebeveiliging, minimaal de volgende aandachtspunten mee te nemen: ► Heeft u inzichtelijke wat de impact is op uw gemeente, indien zich een beveiligingsinbraak voordoet bij uw organisatie? ► Heeft u zowel de interne als externe bedreigingen overwogen bij de aansluiting tussen uw beveiligingsstrategie en de inspanning die uw organisatie levert aan het beheersen van beveiligingsrisico’s? ► In hoeverre zijn uw uitgaven in verhouding tot het beheersen van de belangrijkste beveiligingsrisico’s? ► In hoeverre sluit uw risicobeheersingsstrategie aan op uw bedrijfsstrategie?

Pagina 25

Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.3 Toekomstige ontwikkelingen Oprichting Werkbedrijf

Het jaar 2015 staat in het teken van de transitie van tien organisaties, namelijk de afdelingen Werk van de (nu nog) negen deelnemende gemeenten en het SW‐bedrijf Breed naar één organisatie: het Werkbedrijf Rijk van Nijmegen. De (negen) gemeenten in de regio Rijk van Nijmegen (Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen, Ubbergen en Wijchen) hebben hiertoe eind 2011 de intentie uitgesproken om gezamenlijk één Werkbedrijf te bouwen. Deze intentie is nader uitgewerkt tot de oprichting van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen (MGR) per 1 juli 2014 waar het Werkbedrijf de eerste module (afdeling) van is. Vanaf 1 januari 2015 is het Werkbedrijf operationeel. Het Werkbedrijf wordt samen met het SW bedrijf Breed, het UWV en andere organisaties, voor de regio verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen van de Participatiewet.

Pagina 26

Bijlage 1

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Bijlage 1

In onderstaande tabellen geven wij een overzicht van de bevindingen weer met daarbij de prioriteitstelling. De eerste tabel geeft de bevindingen weer die in 2014 nog actueel zijn. De tweede tabel geeft de bevindingen weer die wij gerapporteerd hebben in 2013 maar welke zijn afgewikkeld. Bevindingen actueel voor 2014 Nr.

Proces

Bevinding

1

Inkopen

Procesbeschrijving inkopen

2

Aanbestedingen

Contractenregister

3

Subsidieverstrekkingen

Subsidievaststelling

4

Bouwleges

Tarieventabel

5

OZB

Gereedmelding bouwprojecten

6

Personeel

Declaraties

7

Personeel

Mandaatbesluiten

8

Personeel

Salarisbetalingen

9

Controleomgeving

Single information, Single audit (SiSa) & Investeren met gemeenten (IMG)

10

Bouwleges

Mandaatregister

11

Aanbestedingen

Naleving “Aanbesteden goed besteden”

12

WMO/WWB

Volledigheid dossiers Sociale Zaken

Prioriteit 2013

Prioriteit 2014

Niet van toepassing Niet van toepassing Niet van toepassing Pagina 28

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Bijlage 1

Bevindingen gerapporteerd in 2013 of eerder welke zijn afgewikkeld Nr.

Proces

Bevinding

Prioriteit 2013

Prioriteit 2014

1

Grondexploitatie

Urenregistratie

Opgepakt

2

Bouwleges

Aansluiting Squit XO met financiële administratie

Opgepakt

Verwijzing naar nummer in tabel van bevindingen: zie bijlage 2 & 3 Wij hebben hierbij de volgende prioritering aangehouden: Prioriteit H Prioriteit M Prioriteit L

Gerealiseerd op moment van jaarrekeningcontrole 2014 (voorjaar 2015). Gerealiseerd op moment van de tussentijdse controle 2015 (najaar 2015). Te realiseren op langere termijn (bijvoorbeeld in een organisatie-ontwikkelingstraject van de gemeente).

Pagina 29

Bijlage 2

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen 2014

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2

Bevinding 1

Procesbeschrijving inkopen

Jaar van constatering

2011 tot en met 2014

Kans op voordoen risico

Midden

Proces

Inkopen

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering Voorgaand jaren hebben wij gerapporteerd dat de procesbeschrijving van het proces inkopen aangepast diende te worden na de invoering van het workflow management systeem.

Advies Wij hebben van de IC-functionaris vernomen dat de nieuwe procesbeschrijving zich in een ver gevorderd stadium begeeft. Wij adviseren u dan ook om zo spoedig mogelijk de procesbeschrijving definitief te maken op basis van het huidige workflow management systeem.

Risico/gevolg De procesbeschrijving geeft direct betrokken medewerkers alsmede de IC-functionaris handvatten bij de uitvoering van de werkzaamheden. Een goede procesbeschrijving is van belang om het juiste inzicht te verschaffen.

Pagina 31


Bevinding 2

Contractenregister




Midden

Proces

Aanbestedingen

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Conform voorgaande jaren hebben wij geconstateerd dat het contractenregister nog niet volledig is. Contracten blijven erg lang op de afdelingen liggen voordat ze naar het archief worden verzonden. Hierdoor is het contractenregister niet actueel.

Advies Wij adviseren u om contracten volledig en tijdig op te nemen in het contractenregister.

Risico/gevolg Teneinde voldoende inzicht te krijgen in de lopende contractuele verplichtingen alsmede de noodzaak tot het opnieuw aanbesteden van diensten en leveringen, is het van belang om het contractenregister volledig en tijdig bij te houden.

Pagina 32


Bevinding 3

Subsidievaststelling




Midden

Proces

Subsidievertrekkingen

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Bij subsidies groter dan € 5000,- dient de subsidie na verantwoording definitief te worden vastgesteld. Uit de interne controle is gebleken dat dit niet in alle gevallen gebeurd.

Advies Wij adviseren om bij alle subsidies groter dan € 5000,- een subsidievaststelling op te stellen nadat de subsidieontvanger verantwoording heeft afgelegd. Daarnaast adviseren wij om de subsidieverordening te actualiseren.

Risico/gevolg Indien de subsidievaststelling niet wordt opgesteld wordt de laatste stap in het subsidieproces niet uitgevoerd. Er wordt niet zichtbaar vastgelegd of dat de subsidieontvanger aan alle voorwaarden heeft voldaan en daarmee de subsidieverstrekking rechtmatig is geweest.

Pagina 33


Bevinding 4

Tarieventabel




Hoog

Proces

Bouwleges

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering In 2012 heeft de IC-functionaris eenmaal geconstateerd dat een bouwlege op basis van de tarieventabel 2011 in plaats van de in 2012 geldende tarieventabel is berekend. Vanaf 2013 worden derhalve de ingevoerde tarieven gecontroleerd door een Senior medewerker Bouw- en woontoezicht. Vanaf 2014 zou de senior medewerker Bouw- en woontoezicht middels een geautoriseerd memo aangeven of de juiste tarieven in Squit doorgevoerd zijn. Dit is niet gebeurd, er is echter wel digitale correspondentie aanwezig dat de controle is uitgevoerd.

Advies Wij adviseren u om de controle op de nieuwe tarieventabel zichtbaar vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u om de procedures met betrekking tot het berekenen van bouwleges aan te scherpen.

In 2014 heeft de IC-functionaris uit de reguliere steekproef van vijftien bouwleges een viertal fouten geconstateerd, welke betrekking hebben op het onjuist berekende bouwleges. Risico/gevolg Het risico is dat de verantwoorde bouwleges onjuist, dan wel onvolledig zijn.

Pagina 34


Bevinding 5

Gereedmelding bouwprojecten




Midden

Proces

OZB

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering In voorgaande jaren hebben wij geconstateerd dat de tijdigheid van gereedmeldingen van bouwprojecten niet voldoende wordt bewaakt.

Advies Wij adviseren u om te bewaken dat alle bouwprojecten tijdig worden verwerkt in de WOZ-waarde van woningen.

Risico/gevolg Het risico is dat mutaties in de WOZ-waarde van een woning pas veel later worden doorgevoerd dan de werkelijke afronding van een bouwproject waardoor opbrengsten uit OZB onvolledig zijn.

Pagina 35


Bevinding 6

Declaraties




Hoog

Proces

Personeel

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering Uit de interne controle op declaraties is geconstateerd dat er enkele declaraties zijn uitbetaald zonder dat hiervoor de noodzakelijke bonnen zijn ingediend. Declaraties dienen altijd te worden onderbouwd met bewijsstukken.

Advies Wij adviseren u bij alle declaraties de nodige bewijsstukken in uw dossier op te nemen voordat de declaratie wordt uitbetaald aan de betreffende medewerker. Zodoende wordt bewaakt dat er geen onrechtmatige declaraties worden gedaan.

Risico/gevolg Het risico dat bestaat is dat er onterechte (onrechtmatige) declaraties worden gedaan. Dit risico is met name een politiek risico. Op de uitbetaling van ingediende declaraties is veel aandacht bij gemeenteraad, burgers en in de media. Het financiële risico is beperkt aangezien het relatief kleine bedragen betrof.

Pagina 36


Bevinding 7

Mandaatbesluiten


2013 + 2014


Midden

Proces

Personeel

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering Ten aanzien van de 100% controle op mutaties in de bruto salarissen is geconstateerd dat er geen overzicht aanwezig is van genomen mandaatbesluiten.

Advies Wij adviseren u om wekelijks een overzicht op te stellen van genomen (genummerde) mandaatbesluiten vergelijkbaar met de B&W-besluitenlijst, waardoor de volledigheid van besluiten wordt gewaarborgd.

Risico/gevolg Doordat er geen overzicht aanwezig is van genomen mandaatbesluiten bestaat het risico dat de IC-functionaris niet volledig is in zijn controlewerkzaamheden.

Pagina 37


Bevinding 8

Salarisbetalingen


2013 + 2014


Midden

Proces

Personeel

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Maandelijks worden mutaties doorgevoerd door medewerker P&O. Beleidsmedewerker P&O autoriseert mutaties voor akkoord, echter zonder deze daadwerkelijk te controleren.

Vanaf april 2014 wordt de salarisbatch zichtbaar gecontroleerd en geautoriseerd door Hoofd P&O waarmee afdoende controletechnische functiescheiding is aangebracht in het betalingsproces. Echter in het personeelsproces zelf is er nog steeds onvoldoende controletechnische functiescheiding. Hierdoor is een 100% controle op mutaties in de bruto salarissen noodzakelijk.

Advies Wij adviseren u om mutaties te laten controleren door een functionaris die geen mutaties kan doorvoeren. Daarnaast adviseren wij om een standenregister te hanteren om salarisbetalingen te controleren en te autoriseren voor akkoord. Op deze wijze is een 100% controle op mutaties in de bruto salarissen niet langer noodzakelijk.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat er onjuiste mutaties worden doorgevoerd, waardoor de salarisbetaling onjuist is.

Pagina 38


Bevinding 9

Single information, Single audit (SiSa)


2013 + 2014


Midden

Proces

Controleomgeving

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering De SiSa-verantwoording blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk en is van belang voor uw gemeente. De aansturing vindt centraal plaats, waarbij de afdelingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden per specifieke regeling. Op basis van voorgaande controles hebben we geconstateerd dat de SiSa-verantwoording in de basis toereikend is. Echter identificeren wij de volgende aandachtspunten: • Uniformiteit aanbrengen in de vastlegging en diepgang van risicoanalyses. Uniformiteit binnen het proces zal leiden tot een duidelijkere verantwoording, wat de kans op mogelijke onjuistheden vermindert. • Naleving planning en bewaking tijdigheid verantwoording. De aansturing vanuit financiën heeft enkel betrekking op de invulling van de verantwoording. De aanwezigheid van een adequaat projectdossier blijft de verantwoordelijkheid van de afdelingen. Doordat hierop geen centrale toets plaatsvindt, kan de tijdigheid van de aanlevering leiden tot knelpunten in de controle en verantwoording. • Tijdige interne controle op de SiSa-verantwoording.

Advies Wij adviseren u de mogelijkheden te onderzoeken om uniformiteit te bewerkstelligen in de uitvoering en vastlegging van de risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden ten aanzien van de SiSa-verantwoording. Wij adviseren u deze werkzaamheden tijdig op te starten en vanuit Financiën aan te sturen. Wij adviseren onze aanbeveling ten aanzien van de vastlegging van specifieke risico’s voortvloeiend uit de wet- en regelgeving in de risicoanalyse duidelijk naar voren te laten komen. Daarnaast adviseren wij u om een centrale toets in te voeren op de aanwezigheid van een adequaat projectdossier (volledige en toereikende documentatie), de diepgang en vastlegging risicoanalyses en het voldoen aan de wet- en regelgeving. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 Uw organisatie dient de noodzakelijke controles en verantwoording rondom SiSa tijdig af te ronden. Hierbij dienen de uitgevoerde werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een adequate risico analyse.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat specifieke eisen en voorwaarden vanuit de wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden niet worden nageleefd c.q. de verantwoording onjuistheden bevat, wat kan leiden tot het terugbetalen van de ontvangen subsidie.

Pagina 39


Bevinding 10

Mandaatregister


2014


Hoog

Proces

Bouwleges

Omvang risico

Hoog

Bevinding en/of constatering Wij hebben geconstateerd dat de procedure ten aanzien van het verstrekken van omgevingsvergunning is versimpeld. Hiervoor is door de gemeente gekozen om de procedure efficiënter te maken. Middels een aanpassing van het mandaat zijn de bevoegdheden groter geworden, waardoor er geen sprake meer is van controletechnische functiescheiding binnen het proces. Het aangepaste procedure is echter al in werking getreden vanaf begin 2014. Hierdoor zijn in het eerste halfjaar door niet gemandateerd functionarissen vergunningen verstrekt. Dit leidt tot een onrechtmatigheid fout van € 140.000,-.

Advies Wij adviseren om meer controletechnische functiescheiding aan te brengen in het proces verstrekken van omgevingsvergunningen. Daarnaast adviseren wij u om extra aandacht te hebben voor het naleven van het mandaat. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 Door de gemeente dient de totale fout in kaart te worden gebracht. Daarnaast dienen er herstelwerkzaamheden plaats te vinden om af te mogen wijken van het mandaat. Wij hebben vernomen dat het college hierover een aanvullend besluit gaat nemen ten einde deze onrechtmatigheid te herstellen.

Risico/gevolg Het risico is dat bij proceswijzigingen vastgestelde mandaten niet worden aangepast, waardoor werkzaamheden worden uitgevoerd door niet gemandateerde functionarissen. Hierdoor zijn deze werkzaamheden onrechtmatig.

Pagina 40


Bevinding 11

Naleving “Aanbesteden goed besteden”


2014


Midden

Proces

Aanbestedingen

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Uit de interne controle op aanbestedingen is geconstateerd dat het regelmatig voorkomt dat er een B&W voorstel dan wel B&W besluit ontbreekt. Na deze constatering wordt er achteraf een B&W voorstel dan wel B&W besluit opgesteld en geautoriseerd.

Advies Wij adviseren om meer aandacht te besteden aan het naleven van de aanbestedingsprocedures zodat er achteraf, na constatering van fouten door de IC-functionaris, geen herstelwerkzaamheden hoeven te worden uitgevoerd.

Risico/gevolg Het risico bij het niet naleven van het aanbestedingsbeleid is dat aanbestedingen als onrechtmatig kunnen worden bestempeld.

Pagina 41


Bevinding 12

Volledigheid dossiers Sociale Zaken


2014


Midden

Proces

WMO/WWB

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Bij de controle van de WMO/WWB hebben we geconstateerd dat de cliënten dossiers, welke de kwaliteitsmedewerker heeft getoetst, niet ten alle tijden volledig zijn.

Advies Wij adviseren om meer aandacht te besteden aan de volledigheid van cliënten dossiers zodat de controle efficiënter kan worden uitgevoerd.

In de cliënten dossiers waarvoor de kwaliteitsmedewerker de checklist heeft afgewerkt, ontbrak bijvoorbeeld de volgende onderliggende documentatie: ► Aanvraagformulier ► Suwinet ► Beschikking ► Registratie in GWS ► Identiteitsbewijs Risico/gevolg Het risico bij onvolledige cliënten dossiers is dat toekenningen van uitkeringen niet te controleren zijn. Dit zou kunnen leiden tot rechtmatigheidsfouten.

Pagina 42

Bijlage 3

Opvolging bevindingen en aanbevelingen 2013 en voorgaande jaren

Opvolging bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 3

Bevinding 1

Urenregistratie




Midden

Proces

Grondexploitatie

Omvang risico

Midden

Bevinding en/of constatering Vanaf 2012 wordt er een interne controle uitgevoerd op de verantwoorde uren van medewerkers op de grondexploitaties. Wij hebben vastgesteld dat de controle van de verantwoorde uren in de grondexploitaties is opgenomen in het interne controleplan van 2014.

Opvolging Dit punt is in 2014 opgevolgd.

Pagina 44

Opvolging bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 3

Bevinding 2

Aansluiting Squit XO met financiële administratie


2012 + 2013


Hoog

Proces

Bouwleges

Omvang risico

Laag

Bevinding en/of constatering Ten opzichte van 2012 is de procedure aangepast waardoor het voortaan mogelijk is dat correcties in de financiële administratie ook worden doorgevoerd in de Squit XO. Hierdoor is het verschil tussen Squit XO en de financiële administratie aanzienlijk gereduceerd.

Opvolging Dit punt is in 2014 opgevolgd.

In de tussentijdse aansluiting tussen de subadministratie (Squit XO) en de financiële administratie is een verschil geconstateerd ad € 3000,(2012: € 33.000,-). Als gevolg van de geconstateerde verschillen sluit de subadministratie niet aan met de financiële administratie. Teneinde een goed inzicht te behouden in de opbrengsten uit bouwleges is het van belang dat deze administraties met elkaar aansluiten.

Pagina 45

Bijlage 4

Aandachtspunten voor het jaarrekeningtraject

Aandachtspunten voor het jaarrekeningtraject Bijlage 4

Onze tussentijdse controle is bedoeld om een indruk te verschaffen van de bedrijfsvoering, de interne beheersmaatregelen en de belangrijkste aandachtspunten in het kader van de jaarrekeningcontrole. Tijdens onze tussentijdse controle hebben wij diverse gesprekken gevoerd om mogelijke knelpunten ten aanzien van de jaarrekeningcontrole in een vroegtijdig stadium te identificeren. Wij hebben hieronder schematisch getracht weer te geven welke problematiek er speelt en wat wij noodzakelijk achten om bij aanvang van de controle (in april 2015) gereed te hebben. Wij willen u erop wijzen dat onderstaande lijst niet limitatief is.

Aandachtspunt

Omschrijving

Verbijzonderde interne controle

►

Efficiënte balans controle

Doel is de balanscontrole efficiënt te laten verlopen: ► Wij stellen een handleiding ter beschikking voor inrichting en waarborgen volledigheid van het balansdossier. ► Uitvoeren acties in het kader van de jaarrekeningcontrole zoals benoemd in hoofdstuk bijlage 1 en 2 van deze managementletter.

Single Information Single Audit (SiSa)

Afronden van enkele verbijzonderde interne controles, met name laatste testwerkzaamheden voor volledige dekking over hele jaar. Hiervoor wordt tevens verwezen naar de bevindingen per proces.

Doel is de balanscontrole efficiënt te laten verlopen: ► Wij stellen een handleiding ter beschikking voor inrichting en waarborgen volledigheid SiSa-dossier.

Gevolg voor jaarrekening ►

Op leveren dossiers inzake afrondende interne controle per proces.

►

Op te leveren stukken balansdossier labelen aan verantwoordelijkheden. Voortgang en kwaliteit aanlevering strak monitoren.

►

► ► ► ►

►

►

Opstellen risico-analyse per regeling. Identificeren risico-analyse per regeling. Zichtbare rechtmatigheidtoetsing. Tijdige aanlevering verantwoordingsdocumentatie (voor balanscontrole). Tijdige verantwoording uitvoerende instellingen voor SiSa-regelingen die op afstand zijn gezet. Vastlegging in SiSa-controledocumentatie welke werkzaamheden de gemeente heeft uitgevoerd om rechtmatigheid vast te stellen van verstrekte gelden aan uitvoerende instellingen.

Pagina 47

Aandachtspunten voor het jaarrekeningtraject Bijlage 4

Aandachtspunt

Omschrijving

Gevolg voor jaarrekening

(Tijdige) informatieverstrekking verbonden partijen en serviceorganisaties

►

Bewaking van tijdige beschikbaarheid informatie verbonden partijen en serviceorganisaties.

Beschikbaarheid informatie inzake: ► WSW-instellingen; de WSW-kengetallen die in de SiSa-bijlage moeten worden opgenomen. ► Assurancerapporten van zorgaanbieders in het kader van WMO (ISAE 3402-verklaring).

Verslaggeving jaarrekening

►

Interne controle op het voldoen van de jaarrekening 2014 aan de verslaggevingsvereisten vanuit het BBV. Hiertoe zullen wij u een separate BBV-checklist ter beschikking stellen.

►

Op te leveren ingevulde BBV checklist voor de jaarrekening 2014.

Pagina 48

Bijlage 5

Reikwijdte en controleaanpak

Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 5

Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Beuningen brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd.

Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2014 van de gemeente Beuningen. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelsonthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1% < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3% < 10%

≥ 10%

-

Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Beuningen betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 490.000,- en een totaal van onzekerheden van € 1.470.000,- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringtolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op € 49.000,-. Pagina 50

Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 5

Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van € 49.000,-. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

Controleaanpak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Beuningen terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Pagina 51

Gemeente Beuningen Managementletter

Recommend Documents