Programma van eisen Accountantscontrole boekjaren 2015 t/m 2018
Gemeente Beuningen
Datum: december 2014
1. Inleiding 1.1 Aanleiding De gemeenteraad wijst op basis van artikel 213 van de Gemeentewet, een accountant aan die haar bij staat in haar controlerende taak. De overeenkomst, die gemeente Beuningen heeft met haar huidige accountant, loopt af na de controle van de jaarrekening 2014. Om tot een nieuwe overeenkomst te komen is de gemeente Beuningen deze aanbesteding gestart. 1.2 Doel van de aanbesteding De raad van de gemeente Beuningen (in het vervolg: opdrachtgever) is voornemens een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer voor het laten uitvoeren van de accountantscontrole voor de jaarrekening vanaf het boekjaar 2015. Daarnaast dient een overeenkomst afgesloten te worden voor de accountantscontrole van het Belastingkantoor Munitax. De huidige accountantsopdracht loopt na de controle van de jaarrekening 2014 af. Wij zoeken een accountant die kan instaan voor een hoge kwaliteit van dienstverlening, die zich inleeft in de specifieke situatie van onze gemeente en meedenkt vanuit onze situatie. De gezochte kwaliteit van dienstverlening heeft vooral betrekking op goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke organisatie. Voor de auditcommissie en de gemeenteraad bent u een gesprekspartner en vertrouwenspersoon op strategisch niveau. Voor college en management bent u een gesprekspartner die betrokken en kritisch is. Voor de concern controller een sparringspartner op het inhoudelijke vlak. De meerwaarde van de accountant (naast wettelijke controletaken) is gelegen in zijn praktische en toepasbare aanbevelingen om de relatie tussen bevoegdheden en verantwoording vanuit de financiële functie hanteerbaar en inzichtelijk te maken voor organisatie, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad. De accountant heeft oog voor de praktische kant van de zaak: de controledruk moet in balans zijn, planningen en werkafspraken dienen haalbaar en hanteerbaar te zijn Deze offerteaanvraag is bedoeld om de leveranciers de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. De gunning geschiedt na volledige beoordeling en analyse en is niet openbaar. Opdrachtgever gunt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Dit houdt in dat aanbiedingen beoordeeld worden op prijstechnische en kwalitatieve aspecten. 1.3 Aanvang en duur van de overeenkomst Met deze aanbesteding wordt een overeenkomst aangegaan voor een periode van vier jaren. De ingangsdatum van de overeenkomst is start controle boekjaar 2015. Als laatste dag van een overeengekomen periode wordt beschouwd de datum waarop de noodzakelijke werkzaamheden voor het boekjaar 2018 zijn afgerond. Indien gebruik wordt gemaakt van de verlengingsopties zal dit zijn het boekjaar 2019. De opdrachtgever besteedt de opdracht aan volgens een meervoudige onderhandse aanbesteding. Dit sluit aan bij onze raming. Mocht uit de aanbiedingen blijken dat de tarieven over onze raming heengaan en/of over de Europese aanbestedingsgrens, dan behoudt de opdrachtgever zich het recht de aanbesteding stop te zetten. De mogelijkheid tot verlenging is ter beoordeling van de opdrachtgever. In geval van grote tevredenheid van de dienstverlening, gekoppeld met ontwikkelingen op dat moment, kan het voor de gemeente efficiënt zijn om het contract te verlengen.
2
1.4 Continuïteitswaarborging en kwaliteit personeel De inschrijver dient te waarborgen dat medewerkers van het accountantskantoor tijdens de contractperiode voor langere duur worden ingezet bij de controlewerkzaamheden van de gemeente. Het aantal personeelswisselingen dient tot een minimum beperkt te worden. De opdrachtgever behoudt zicht het recht voor om accountantsmedewerkers af te wijzen óf te laten vervangen indien er twijfel bestaat over de kwalificaties of kwaliteit van geleverd werk. De uit afwijzing of vervanging voortkomende gevolgen zijn voor verantwoordelijkheid van de accountant. 1.5 Reactiesnelheid De inschrijver dient snel en adequaat te kunnen inspelen op actuele gebeurtenissen binnen de gemeente. We vragen de inschrijver duidelijk aan te geven of zij dit kunnen garanderen en hoe zij dit organiseren. 1.6 Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument Dit aanbestedingsdocument, met alle bijbehorende bijlagen, is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Mocht een potentiële inschrijver desondanks onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument, haar bijlagen of de aanbestedingsprocedure tegenkomen, dan dient hij de contactpersoon van de opdrachtgever op straffe van verval van recht, hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk zes dagen voor sluitingsdatum van de inschrijving, schriftelijk op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden bevat en deze niet door de potentiële inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de potentiële inschrijver. Eventuele onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden kunnen niet tot enige aansprakelijkheid aan de kant van de opdrachtgever leiden. Door in te schrijven conformeert u zich aan de inhoud van het aanbestedingsdocument en de procedure. 1.7 Planning aanbestedingsprocedure In onderstaande tabel staat de indicatieve planning weergegeven. Hieraan kunt u geen rechten ontlenen. Indien wijzigingen plaatsvinden, stellen we u hiervan op de hoogte. Activiteit
Planning 02-02-2015
Verzenden offerteaanvraag
27-02-2015
Uiterste datum stellen vragen door gegadigden
06-03-2015
Uiterste datum verzenden Nota van inlichtingen
13-03-2015
Uiterste datum ontvangst inschrijvingen
23/3 – 27/3 – 2015
Presentaties Beoordeling offertes/presentaties door aanbestedingscommissie Behandeling college raadsvoorstel ‘Definitieve gunning door gemeenteraad’ Verzenden afwijzingsbrieven en voornemen tot gunning
30/3 - 3/4 – 2015 21-04-2015 27/4 -1/5 - 2015 13-05-2015
Advisering commissie Bestuur en Strategie
09-06-2015
Definitieve gunning door gemeenteraad
3
1.8 Communicatie Alle communicatie dient uitsluitend schriftelijk te verlopen via de hierna genoemde contactpersoon van de gemeente Beuningen. Gemeente Beuningen t.a.v. Mevr. Diana Molendijk Postbus 14 Postcode: 6640 AA Beuningen Bezoekadres: van Heemstraweg 46, Beuningen Telefoon: 024-6780800 Email:
[email protected] 1.9 Uiterste datum van ontvangst om nadere informatie Het is voor de inschrijver mogelijk om nog aanvullende schriftelijke vragen te stellen tot uiterlijk 12 januari 2015 Deze vragen dienen per email te worden gesteld mevr. Diana Molendijk. Vragen die na de uiterste inleverdatum van 27 februari 2015 worden ingediend worden niet meer beantwoord. Alle vragen worden verwerkt in een Nota van Inlichtingen en deze wordt uiterlijk 5 werkdagen voor de uiterste inschrijfdatum naar alle inschrijvers verzonden. Alle vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het Programma van eisen. Het verdient dus aanbeveling de mogelijkheid voor het stellen van vragen te gebruiken, indien u ook maar bij enige eis twijfelt. In geval van tegenstrijdigheden tussen het Programma van Eisen en de Nota van Inlichtingen prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meer Nota’s van Inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden, de meest recente Nota van Inlichtingen. De definitieve overeenkomst prevaleert boven alle aanbestedingsdocumenten inclusief de Nota(‘s) van Inlichtingen. 1.10 Indienen van inschrijvingen Uw inschrijving dient in een gesloten envelop uiterlijk 13 maart 2015 12:00 uur in het bezit te zijn van de gemeente Beuningen. Een inschrijving die na dit tijdstip wordt bezorgd, wordt ongeopend aan de afzender geretourneerd. Op de envelop dient de volgende adressering te staan: Gemeente Beuningen t.a.v. Mevr. Diana Molendijk Postbus 14 Postcode: 6640 AA Beuningen Bezoekadres: van Heemstraweg 46, Beuningen Telefoon: 024-6780800 In de linkerbovenhoek van de envelop dient, duidelijk zichtbaar, te worden vermeld: Offertetraject accountantsdiensten. Niet openen. Uw inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en wordt in 2-voud aangeboden. Wij vragen u tevens om de offerte digitaal (in PDF formaat) op USB stick aan te leveren. Op de USB stick dient de bijlage Standaardformulier Prijsopgave als apart bestand weergegeven te worden. Dit in verband met het feit dat de prijzen pas na de beoordeling van de kwaliteit en de presentatie bekendgemaakt worden. 1.11 Beoordeling en gunning De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een van tevoren vastgestelde beoordelingscommissie. Deze beoordelingscommissie legt de beoordeling (volledigheid/tijdigheid) voor aan de aanbestedingscommissie. Deze aanbestedingscommissie (bestaande uit de
4
beoordelingscommissie aangevuld met de auditcommissie en portefeuillehouder financiën) zal de presentaties beoordelen. Als laatste worden de prijzen bekend gemaakt waarna een totaal beoordeling zal ontstaan. Op basis van het door de aanbestedingscommissie opgesteld gunningsadvies neemt de gemeenteraad een gunningsbesluit. Het gunningsbesluit zal aan alle inschrijvers schriftelijk kenbaar worden gemaakt. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik worden gemaakt nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. 1.12 Bekendmaking gunningsbeslissing Met de Inschrijver aan wie de opdrachtgever voornemens is de opdracht te gunnen, wordt in principe een overeenkomst gesloten indien binnen een termijn van 20 kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningsbeslissing worden ingesteld. Als binnen voornoemde termijn een civiel kort geding aanhangig is gemaakt, zal de uitspraak in kort geding worden afgewacht en zal alleen tot definitieve gunning worden overgegaan indien de uitspraak in kort geding zich niet tegen deze gunning verzet. De afgewezen inschrijvers ontvangen gelijktijdig met de bekendmaking van de gunningsbeslissing een afwijzend bericht met een motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen Inschrijving en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, dient binnen bovengenoemde termijn van 20 kalenderdagen na bekendmaking van de gunningsbeslissing, op straffe van nietontvankelijkheid en verval van recht, een civiel kort geding aan te spannen bij de Rechtbank te ‘s-Hertogenbosch. Een belanghebbende verliest zijn recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing wanneer de opdrachtgever niet binnen 20 dagen na bekendmaking van de gunningsbeslissing, is gedagvaard in kort geding door betekening binnen de genoemde termijn van een kort geding dagvaarding op het adres van de opdrachtgever. Indien binnen de eerder genoemde termijn een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dient de begunstigde aan wie de opdracht voorlopig is gegund, in het kort geding te interveniëren, op straffe van verval van het recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigde gunningsbeslissing. In geval de opdrachtgever naar aanleiding van de uitspraak in kort geding tot definitieve gunning overgaat en deze uitspraak naar aanleiding van hoger beroep/cassatie, een bodemprocedure of anderszins geheel of gedeeltelijk wordt vernietigd respectievelijk zijn betekenis verliest, leidt dit voor de opdrachtgever tot bevrijding van verplichtingen uit de gesloten overeenkomst, zonder verplichting tot schadevergoeding, boetes of ongedaanmakingsverplichtingen. Dit geldt ook wanneer de overeenkomst in een andere gerechtelijke procedure wordt vernietigd respectievelijk haar betekenis verliest. Door inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde.
2. ALGEMEEN 2.1 De gemeente Beuningen De gemeente Beuningen is een gemeente met ca. 25.000 inwoners. De jaarlijkse baten en lasten bedragen zo’n € 49 miljoen (2014) inclusief de exploitatie van het grondbedrijf. Op onze website www.Beuningen.nl kunt u informatie vinden over de begroting, de jaarstukken en de perspectiefnota. Daarnaast vindt u op onze site aanvullende informatie over onze gemeente.
5
Verder worden met dit document aan de uitgenodigde partijen toegezonden: - Controleprotocol jaarrekening 2014; - Intern controleplan gemeente Beuningen 2014 - Intern controleplan Belastingkantoor Munitax - Kwaliteits – Icplan 2014, afdeling Zorg, Werk en Inkomen De gemeenteraad bestaat uit 21 leden. Zij worden ondersteund door een griffie onder leiding van de griffier. Het college van Burgemeester en Wethouders bestaat uit 4 portefeuillehouders (burgemeester en 3 wethouders). De organisatie van Beuningen is momenteel bezig met een reorganisatie welke medio 2015 afgerond zal zijn. De organisatie bestaat op 1 januari 2015 uit ongeveer 155 fte. We kennen een eenhoofdige directie. De directeur en 4 managers vormen het managementteam. Zelfsturing door medewerkers en teams is uitgangspunt bij het uitvoeren van processen. Managers sturen op hoofdlijnen en vervullen een coachende rol. Het organigram ziet er als volgt uit:
gemeentesecretaris
afdeling beleid
afdeling dienstverlening
afdeling beheer
afdeling interne ondersteuning
De financiële organisatie en advisering zijn georganiseerd binnen de afdeling Interne ondersteuning – team Financiën. Ook de regie op de planning & controlcyclus vindt hier plaats.
6
3.
OMSCHRIJVING VAN DE TE VERLENEN OPDRACHT
a. Voor de Gemeente Beuningen De dienstverlening door de accountant omvat: a) De certificering van de gemeentelijke (jaar)stukken, te weten: de controle van de jaarrekening inclusief regelingen opgenomen in Single information Single audit (Sisa) op getrouwheid van weergave (van baten en lasten en van activa en passiva) en rechtmatigheid van totstandkoming (voor wat betreft baten en lasten en balansmutaties), resulterende in een ‘Controleverklaring’ en een bijbehorend ‘Verslag van bevindingen’; b) Jaarlijkse interim-controle inclusief een tussentijdse controle van Sisa; c) Uitoefening natuurlijke adviesfunctie; d) Aanvullende controlewerkzaamheden voor af te geven Deelverklaringen. e) Het verrichten van reviews
b. Voor het Belastingkantoor Munitax De dienstverlening door de accountant omvat: a) De certificering van de gemeentelijke (jaar)stukken, te weten: de controle van de jaarrekening op getrouwheid van weergave (van baten en lasten en van activa en passiva) en rechtmatigheid van totstandkoming (voor wat betreft baten en lasten en balansmutaties), resulterende in een ‘Controleverklaring’ en een bijbehorend ‘Verslag van bevindingen’; b) Jaarlijkse interim-controle c) Uitoefening natuurlijke adviesfunctie d) Het verrichten van reviews 3.1 De controle van de jaarrekening In overeenstemming met de wettelijke kaders houdt de controle van de jaarrekening in: - Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - Het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties; - Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; - De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - Onrechtmatigheden in de jaarrekening.
7
Single audit Single information (Sisa) Bij de standaardwerkzaamheden behoren ook de specifieke uitkeringen waarop Sisa van toepassing is. In uw offerte dient u hiermee rekening te houden. In de Sisa-bijlage worden specifieke uitkeringen opgenomen die gelijktijdig betrokken worden bij de controle van de jaarrekening. Dit om verantwoording- en de controlelasten voor gemeenten te verminderen. Ter informatie, de volgende regelingen werden in de jaarrekening 2013 door middel van Sisa verantwoord*: - C7c – Investering stedelijke vernieuwing (ISV) II - D9 - Onderwijsachterstandenbeleid niet-GSB (OAB) - G1 - Wet sociale werkvoorziening (Wsw) 2013 - G1A – Wet sociale werkvoorziening (Wsw) 2012 - G2 - Gebundelde uitkering 2013 - G3 - Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (excl. levensonderhoud beginnende zelfstandigen) 2013 - G5 - Wet Participatiebudget 2013 * Het betreft hier informatie uit 2013 en geeft een beeld met betrekking tot het aantal regelingen die onder Sisa vallen. Deze informatie kan echter afwijken van de regelingen die in de komende jaren daadwerkelijk gecontroleerd dienen te worden. Dit dient verwerkt te zijn in de all-in prijs. Ondersteuning controlewerkzaamheden derden (reviews) Dit houdt in dat de accountant bij zijn werk op specifieke terreinen moet kunnen steunen op verklaringen van andere accountants. Hij kan door middel van reviews nagaan op welke wijze deze accountants hun werkzaamheden hebben ingericht en de controles ten behoeve van de gemeentelijke organisatie hebben uitgevoerd. Op basis van het boekjaar 2014 geldt dit in Beuningen voor de controles betreffende de regelingen Wsw, Gebundelde uitkering, Bbz 2004 en het Participatiebudget. Uiteraard dient hiermee rekening te worden gehouden in de offerteprijs. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties worden per controlejaar door de gemeenteraad vastgesteld. In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen die door de Gemeenteraad is vastgesteld. Deze toleranties zijn voor de looptijd van de opdracht van toepassing, tenzij de gemeenteraad anders besluit. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% van de omvangsbasis Onzekerheden in de controle (% van de omvangsbasis
Goedkeurende verklaring
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurende verklaring
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
Deze toleranties zijn in overeenstemming met de eisen in het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden. Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwalitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling (professional judgement) verwacht. Daarnaast bestaat een rapporteringstolerantie. Dit is het bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Bij afwijkingen rapporteert de accountant daarover in zijn verslag van bevindingen. De gemeente Beuningen hanteert een tolerantie van 10%
8
van de goedkeuringstolerantie. Op basis van de begroting 2014 dienen afwijkingen groter dan € 49.000 te worden gerapporteerd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole en in overleg met de opdrachtnemer, afwijkende goedkeurings- of rapporteringstoleranties vast te stellen voor de jaarrekening of delen daarvan. Jaarlijkse interim-controle Jaarlijks wordt één interim-controle gehouden gericht op de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de interne controle. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. Deze risicoanalyse bevat (ten minste) een overzicht van de geconstateerde concrete financiële risico’s en bedrijfsvoeringrisico’s en de daarmee samenhangende risico’s voor de jaarrekening. De interim-controle heeft mede als doel het vergroten van de efficiency en het versnellen van de jaarrekeningcontrole. De interim-controle dient in overleg plaats te vinden met de direct betrokkenen uit de organisatie. Voorafgaand aan de interim-controle vindt overleg plaats over afstemming van de controleonderwerpen en controlewerkzaamheden met: a. Manager Interne Ondersteuning b. De auditcommissie Ter voorbereiding op de interim-controle ontvangt de gemeente van de opdrachtnemer de schriftelijke planning van de controle, de daartoe op te leveren stukken en de specifieke onderwerpen die extra aandacht krijgen tijdens de interim-controle. Deze schriftelijke planning en overige documenten zullen minimaal vier weken voor aanvang van de interim-controle worden verstrekt, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. Controleplan Ten behoeve van de controle stelt de opdrachtnemer elk jaar, voor de eerste maal ten behoeve van het boekjaar 2015, een controleplan op en voert hierover vooraf en zonodig tussentijds overleg. Afstemming vindt plaats over de werkzaamheden van interne- en externe controle. Het moment waarop de bevindingen bij de controle en de controleverklaring beschikbaar dienen te zijn, wordt jaarlijks opgenomen in de door de opdrachtgever op te stellen planning voor de vervaardiging van het jaarverslag. Deze planning wordt, zodra ze beschikbaar is, aan de opdrachtnemer beschikbaar gesteld.
3.2 Op te leveren rapportages De producten naar aanleiding van de uitvoering van de opdracht zijn: - Een managementletter en een bestuurlijke samenvatting (boardletter) naar aanleiding van de interim-controle. - Het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. - De controleverklaring bij de jaarrekening als bedoeld artikel 197 van de Gemeentewet; Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
9
Managementletter en een bestuurlijke samenvatting (boardletter) naar aanleiding van de interimcontrole Jaarlijks in oktober wordt door de opdrachtnemer een interim-controle uitgevoerd, op basis van een door de auditcommissie (op voorstel van de accountant) vast te stellen controleplan. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de Managementletter. De Managementletter wordt geadresseerd aan het college van de gemeente. De Managementletter biedt college en organisatie op overzichtelijke wijze en op hoofdlijnen inzicht in het financiële beheer en in de (financiële) besturing van de organisatie. Daarnaast geeft de Managementletter de auditcommissie op overzichtelijke wijze en op hoofdlijnen inzicht in de kwaliteit van de beheersing van financiële processen en het signaleren van mogelijke knelpunten. De Managementletter bevat concrete aanbevelingen voor verbetering en de opdrachtnemer monitort de voortgang van opvolging op eerdere aanbevelingen. De Managementletter is in begrijpelijke taal geschreven, biedt een snel overzicht en een goede balans tussen relevante deelbevindingen en de algemene hoofdlijn. In de Managementletter dient uitdrukkelijk rekening te worden gehouden met de kosten/baten van het beheer. Met andere woorden: de adviezen op het gebied van beheer en de daaruit voortvloeiende inspanningen dienen in verhouding te staan tot de toegevoegde waarde voor de organisatie. De Managementletter wordt in conceptvorm voorgelegd aan de portefeuillehouder Financiën en de Manager Interne Ondersteuning. Binnen twee weken na afronding van de interim-controle brengt de accountant zijn bevindingen in definitieve vorm uit aan het college van burgemeester en wethouders. De bestuurlijke samenvatting (boardletter) wordt geadresseerd aan de auditcommissie. Deze samenvatting bevat de bestuurlijke relevante onderwerpen uit de managementletter. Verslag van bevindingen bij de jaarrekening Het verslag van bevindingen ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW bevat datgene wat de accountant met betrekking tot de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en de daaraan gerelateerde controles onder de aandacht van het management, het college en de gemeenteraad wil brengen. Daarbij komen ten minste de volgende onderwerpen aan de orde: - Een uiteenzetting van de accountant, hoe hij zijn controle inhoudelijk heeft ingericht en technisch heeft uitgevoerd; - Een bestuurlijke samenvatting met daarin de conclusies en aanbevelingen op hoofdlijnen waarin de accountant de kern van de bevindingen duidelijk en toegankelijk neerzet voor de gemeenteraad; - Een heldere, gespecificeerde verantwoording van zijn oordeel over de rechtmatigheid; - In hoeverre de bevindingen uit voorafgaande jaren hebben geleid tot de gewenste verbeteringen; - Van gesignaleerde fouten en onzekerheden geeft de accountant in het verslag stelselmatig de oorzaken aan, tevens doet de accountant suggesties voor het opheffen daarvan; - Signalering van tekortkomingen, risico’s en positieve ontwikkelingen ten aanzien van het financiële beheer met, daar waar nodig en mogelijk, suggesties (adviezen) voor concrete maatregelen; - Financiële positie en weerstandsvermogen; - Kwaliteit van verslaglegging (informatiewaarde jaarrekening); - Beoordeling van Planning en Control-instrumenten. De accountant legt het rapport van zijn bevindingen en de controleverklaring in conceptvorm voor aan de manager Interne Ondersteuning en de portefeuillehouder Financiën en bespreekt deze met hen in het kader van hoor en wederhoor. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door de gemeenteraad het verslag van bevindingen met de auditcommissie. De accountant zal worden gevraagd een nadere
10
toelichting te geven in de betreffende vergadering van de auditcommissie. De accountant zal eventueel een nadere toelichting geven in de betreffende gemeenteraadsvergadering. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 3.3 Planning van de werkzaamheden De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de tijdslimieten vastgelegd in de Planning en Controlcyclus van de gemeente Beuningen. De accountant overlegt uiterlijk vier weken voor zowel de aanvang van de interimcontrole als de jaarrekening controle een overzicht van de benodigde stukken aan de domeinmanager Interne dienstverlening. Dit betekent dat de controles op de volgende tijdstippen plaats dienen te vinden: - Interim-controle: dient plaats te vinden in de maand oktober van het boekjaar; - Controle jaarrekening: jaarlijks zal in overleg afspraken worden gemaakt wanneer de jaarrekeningcontrole plaatsvindt waarbij 15 maart volgend op het boekjaar dat is afgesloten als uiterste datum geldt. De definitieve rapportages dienen uiterlijk binnen 2 weken na afronding van de controle aan het college (interim) en de raad (jaarrekening) te worden aangeboden. Niet tijdig aanleveren van één van deze rapportages kan aanleiding zijn om de lopende overeenkomst met de accountant tussentijds (dus voordat de gehele contractperiode is verlopen) te beëindigen. 3.4 Communicatie en periodiek overleg Als overlegorgaan is binnen de gemeente Beuningen een auditcommissie samengesteld. De auditcommissie voert namens de raad het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. De auditcommissie fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering, eventuele tussentijdse bijstellingen, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole op basis van het concept en definitief rapport van de bevindingen. De aanbevelingen van de auditcommissie worden via het college ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. De auditcommissie bestaat uit twee raadsleden. De adviseurs van de auditcommissie zijn de griffier, de portefeuillehouder financiën en het hoofd van de afdeling financiën. De commissie wordt ondersteund door de medewerker Interne Controle. Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix uiteengezet. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing:
Waarover Concept-controleplan
Met wie Manager Interne Ondersteuning
Wanneer April/mei
Controleplan
Auditcommissie
juni
11
Toelichting Voordat het controleplan wordt voorgelegd aan de auditcommissie wordt afgestemd welke bijzonderheden en ontwikkelingen zich hebben voorgedaan. De auditcommissie kan bepalen dat de accountant aan posten uit de jaarrekening of deelverantwoordingen dan wel gemeentelijke producten of
Verificatiebespreking Interim-verslag (boardletter) Verificatiebespreking concept-verslag van bevindingen Verslag van bevindingen
Wethouder Financiën en manager Interne Ondersteuning Wethouder Financiën en manager interne ondersteuning Auditcommissie
November
April
Mei
organisatieonderdelen specifieke aandacht dient te besteden. Het controleplan wordt in de auditcommissie vastgesteld. Voordat de managementletter definitief wordt, vindt een verificatiebespreking plaats. Voordat het verslag van bevindingen definitief wordt, vindt een verificatiebespreking plaats. De accountant licht zijn bevindingen toe in de auditcommissie. De commissie doet daarvan verslag in de commissie Financiën en AZ.
3.5 Natuurlijke adviesfunctie Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeente voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de gemeente plaats te vinden. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen (waaronder regelgeving en wetgeving) en risico’s inclusief het innemen van een standpunt hieromtrent, is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht hoeft hiervoor niet te worden gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met en presentaties voor het ambtelijke management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. Binnen de natuurlijke adviesrol wordt nadrukkelijk gevraagd om mee te denken en mee te bouwen aan de invulling van de interne controle en de beheersmaatregelen bij een procesgerichte organisatie. Inlevingsvermogen in de organisatie speelt een belangrijke rol bij de invulling van de adviesfunctie. De natuurlijke adviesfunctie brengt ten minste met zich mee dat de verantwoordelijke accountant: - Direct aanspreekbaar is per mail of telefonisch voor de beantwoording van praktijkvragen, - Zorgt voor een actieve informatiestroom richting de organisatie met betrekking tot het vakgebied. De natuurlijke adviesfunctie dient volledig deel uit te maken van de aanbieding en de opdrachtnemer zal dus voor deze natuurlijke adviesfunctie geen aanvullende kosten in rekening brengen.
12
4. Aanvullende controlewerkzaamheden voor af te geven Deelverklaringen en overige advisering en ondersteuning 4.1 Aanvullende controlewerkzaamheden voor af te geven Deelverklaringen De gemeente (meestal het college van burgemeester en wethouders) dient jaarlijks één of meer afzonderlijke accountantsverklaringen te zenden naar het rijk (ministeries), de provincie en overige subsidieverstrekkers en instellingen, voor zover deze niet onder Sisa vallen. De planning van het afgeven van de Deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincie en eventuele andere subsidieverstrekkers en instellingen. De controlewerkzaamheden zijn niet geheel planmatig op jaarbasis te bepalen, maar van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen en controleprotocollen. De doorlooptijd voor de accountant tot het afgeven van aangevraagde deelverklaringen is vastgesteld op drie weken na ontvangst van het verzoek van de gemeente, tenzij er in gezamenlijk overleg een andere termijn overeen is gekomen. Het afgeven van deelverklaringen gebeurt op afroep door, of namens, het college/management. Afgegeven deelverklaringen zijn geadresseerd aan het college en een kopie wordt ook verstuurd aan het management. De gemeente behoudt zich het recht voor om de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Daarnaast wordt van de accountant verwacht mee te werken aan reviews van andere accountants naar door hen uitgevoerde controles. Een en ander kan bijvoorbeeld plaatsvinden in het kader van specifieke subsidieafrekeningen. De accountant offreert vooraf separaat per deelverantwoording de kosten van het afgeven van een verklaring en/of reviewwerkzaamheden. 4.2 Overige advisering en ondersteuning Overige dienstverlening en ondersteuning wordt in het kader van zuiverheid en onafhankelijkheid in principe niet ingehuurd bij de gecontracteerde accountant. De opdrachtgever hecht grote waarde aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de dienstverlening door de opdrachtnemer. Om deze reden wil de opdrachtgever gedurende de looptijd van deze overeenkomst in principe geen andere overeenkomsten voor overige dienstverlening en ondersteuning met de accountant, of met direct aan de accountant gelieerde organisaties, aangaan welke direct of indirect het gevolg zijn van de inhoud van de advisering door en aanbevelingen van de accountant. In incidentele gevallen kan de opdrachtgever hiervan afwijken.
5. Criteria prijs 5.1 Prijscondities Ten aanzien van de hierboven genoemde zaken gelden de volgende prijscondities: Controle van de jaarrekening Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd onder 3.1 tot en met 3.5 geldt een vaste prijs per jaar inclusief alle bijbehorende en bijkomende kosten.
13
Transities sociaal domein De transities op het gebied van jeugdzorg, Wmo 2015 en participatie betekenen een financiële onzekerheid voor gemeenten. De inschrijvers zullen hier zeker van op de hoogte zijn. Inmiddels is duidelijk geworden dat er geen sprake is van een tijdelijk sociaal deelfonds. De geoffreerde vaste prijs is inclusief de transities sociaal domein. Overige controles en opdrachten De offerte bevat een overzicht van de te hanteren vaste uurtarieven ten behoeve van de prijsbepaling van nader overeen te komen meer- en minderwerk voor verklaringen en/of reviews onder 4.1 c.q. meerwerk zoals hieronder nader omschreven. Door de accountant wordt voorafgaande aan de controle en/of reviewwerkzaamheden een opgave gedaan van de noodzakelijk geachte controle- en/of reviewwerkzaamheden, met een specificatie van het aantal benodigde mensuren, ingedeeld naar tariefsklasse waarvoor de in de vorige alinea genoemde uurtarieven worden afgegeven. De verklaringen en/of reviewwerkzaamheden worden gespecificeerd gefactureerd, met vermelding van bestede uren en gehanteerde uurtarieven. Meerwerk De gemeente verwacht dat alle controlewerkzaamheden en bijbehorende kosten zijn opgenomen in de offerte. Meerwerk kan alleen aan de orde zijn indien er zeer drastische wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving plaatsvinden of wanneer opdrachtgever aanvullende activiteiten wenst. Meerwerk geschiedt enkel op basis van een vooraf afgegeven schriftelijke akkoordverklaring van opdrachtgever. In deze akkoordverklaring dienen de kosten op basis van uurtarief uitgesplitst per medewerker en een maximumlimiet aan te besteden kosten meerwerk te zijn opgenomen. Bij facturering van meerwerk dient deze akkoordverklaring gelijktijdig met de factuur ingeleverd te worden door de opdrachtnemer. Nadrukkelijk wordt aangegeven dat achteraf in rekening brengen van meerwerk niet wordt geaccepteerd. Substantiële wijzigingen werkzaamheden Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs voorafgaand aan het controlejaar bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Het gaat hier om zeer ingrijpende en onvoorziene wijzigingen in de controleprocedures of wijziging van taken voortkomend uit wet- en regelgeving. Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen betekent bijstelling van de offerteprijs. De eerder omschreven organisatieveranderingen kunnen tijdens de looptijd van het contract geen invloed hebben op de geoffreerde all-in prijs. 5.2 Beschrijving prijs en facturatie Bij de samenstelling van de prijs en tariefstelling dient met de onderstaande uitgangspunten rekening te worden gehouden: - Voor de werkzaamheden beschreven onder 3.1 tot en met 3.5 geldt een vaste all-in prijs. Gesplitst in Algemene Dienst Beuningen en Belastingkantoor Munitax. - U dient een specificatie te geven van de vaste prijs. Uw prijsopgave moet worden ingevuld worden conform bijlage ‘Standaardformulier opgaven prijzen’. De verhouding tussen Controlewerkzaamheden en Advieswerkzaamheden wordt in uw offerte benoemd en uitgesplitst naar: niveau van de medewerker, uurtarief, aantal uren en activiteiten (let op: hier vallen ook onder de tarieven van stagiaires en nog niet volledig tot accountant opgeleide medewerkers); - De aangegeven tarieven moeten ook in meer- en minderwerk situaties van toepassing zijn; - De door de inschrijver opgegeven vaste prijs (all-in) dekt alle in het programma van eisen opgenomen eisen en voorwaarden volledig. Dit betekent dat alle kosten, winst, risico in de door
14
-
-
-
-
inschrijver aangeboden prijzen zijn verwerkt. Het totaalbedrag van uw inschrijving is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: instructie, aflevering, nazorg, overhead, reiskosten, arbeidsloon, voorrijkosten, administratie, facturering en creditering. De vaste prijs is gebaseerd op de huidige stand van zaken van de administratieve organisatie/interne beheersing binnen de gemeente Beuningen. Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Beuningen kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. Indien de inschrijver van mening is dat er in het interne controleplan zoals dat door de gemeente wordt gehanteerd, wijzigingen moeten worden doorgevoerd, maakt dit tevens deel uit van de vaste jaarlijkse vergoeding. Aanvullende kosten in verband met aanpassingen aan het interne controleplan worden dan ook op generlei wijze vergoed. alle hiervoor genoemde prijzen worden exclusief btw gevraagd op prijspeil 2015 en liggen vast tot en met 31 december 2015. Prijzen dienen dus gebaseerd te zijn op prijspeil 2015; Gedurende de duur van het contract heeft de opdrachtnemer het recht de tarieven aan te passen tot een maximum conform de CBS index ‘CAO-loon (EXCLUSIEF bijzondere beloningen) betreffende 70-74 Zakelijke dienstverlening sector Particuliere bedrijven. De prijs kan maximaal eenmaal per jaar per 1 januari van ieder jaar worden verhoogd of verlaagd, voor het eerst dus per 1 januari 2016 en dient uiterlijk op 1 december daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever aangetekend kenbaar gemaakt te worden. Indien in een jaar wordt afgezien van prijsindexering, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen over voorafgaande jaren zijn dus niet mogelijk; De vaste vergoeding voor uw werkzaamheden brengt u in vier termijnen en een opleveringstermijn in rekening conform onderstaande verdeling: e 1 : 15 september van het gecontracteerde boekjaar, grootte 20%; e 2 : 15 december van het gecontracteerde boekjaar, grootte 20%; e 3 : 15 maart van het boekjaar volgend op het gecontracteerde boekjaar, grootte 20%; e 4 : 15 juni van het boekjaar volgend op het gecontracteerde boekjaar, grootte 30%; Oplevering: na afronding en goedkeuring van alle activiteiten ten behoeve van het gecontracteerde boekjaar, grootte 10%. Betaling geschiedt binnen dertig dagen na goedkeuring van de ontvangen factuur.
6. Aanvullende voorwaarden en conceptovereenkomst De Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Beuningen 2002, zoals deze in de bijlage is toegevoegd, zijn van toepassing op de aan te besteden opdracht. De inschrijver dient in de offerte aan te geven of hij/zij akkoord is met de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Beuningen. Indien u niet akkoord gaat met deze voorwaarden dan wordt u uitgesloten van verdere deelname. Indien u vragen heeft over deze Algemene inkoopvoorwaarden kunt u deze stellen tijdens de eerder genoemde vragenronde. 6.1 Aanvullende voorwaarden Tevens gelden onderstaande aanvullende voorwaarden. 1. Inschrijving dient te geschieden in overeenstemming met de bepalingen als gesteld in deze offerteaanvraag. 2. De Inschrijving dient tot ten minste 180 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding geldig te zijn (gestanddoeningstermijn). Wanneer er een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dient de inschrijver de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 15 kalenderdagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter, voor zover deze termijn later eindigt dan bovenstaande termijn van 180 dagen.
15
3. De Inschrijving en alle gevraagde bijlagen dienen volledig ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend. 4. Het is niet toegestaan medewerkers van de opdrachtgever tijdens de procedure te benaderen over deze aanbestedingsprocedure, anders dan verwoord in dit document. 5. Het is niet toegestaan dat een inschrijver meer dan eenmaal (individueel dan wel in combinatie) een Inschrijving doet. 6. Door het indienen van een inschrijving verklaart u zich akkoord met alle voorwaarden en het daaromtrent gestelde in de aanbestedingsstukken. 7. Alle communicatie met de opdrachtgever geschiedt in de Nederlandse taal. 8. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de door de inschrijver ingediende documenten die niet voldoen aan de regels van de aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. 9. Bij geen of uitsluitend één geldige geschikte en/of aanvaardbare inschrijving behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de aanbesteding te annuleren/in te trekken. Desgewenst kan de opdrachtgever in dat geval een onderhandelingsprocedure starten. 10. Inschrijvers hebben in geen enkele situatie recht op vergoeding van de kosten gemaakt in het kader van de aanbesteding. 11. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. 12. Manipulatief inschrijven is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting. Er is sprake van een manipulatieve Inschrijving wanneer, als gevolg van miskenning door de Inschrijver van bepaalde aannames van de Aanbestedende dienst, de beoordelingssystematiek zo wordt gemanipuleerd dat het daarmee beoogde doel wordt verstoord. Een dergelijke Inschrijving wordt ongeldig verklaard. Alle prijzen van de afzonderlijke door de Opdrachtgever gevraagde en door de Inschrijver aangeboden producten, leveringen of diensten dienen realistisch te zijn en de beoordelingssystematiek niet te verstoren. 6.2 Rangorde In geval van discrepantie tussen de aanbestedingsdocumenten geldt onderstaande rangorde: 1. Overeenkomst 2. Nota van Inlichtingen 3. Offerteaanvraag inclusief alle bijlagen 4. Offerte 6.3 De Inschrijving/selectiecriteria De inschrijving dient de informatie te bevatten die hieronder wordt weergegeven. 6.3.1 Volledigheid offerte De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van haar offerte. De opdrachtgever heeft wel het recht na ontvangst van de offertes eventueel een toelichting te vragen. Naast een zelfstandige Inschrijving kan een Inschrijving in combinatie, danwel met onderaannemer plaats vinden. Dit dient op voorhand te worden gemeld. 6.3.2 Eigen Verklaring De Eigen Verklaring (het origineel) is onderdeel van de aanbestedingsprocedure en dient volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de inschrijver (zie bijlage). Indien de inschrijver zich aanmeldt in combinatie met andere organisaties, dient voor elke combinant een ingevuld exemplaar van de Eigen Verklaring ingediend te worden.
16
Als een uitsluitingsgrond van toepassing is op inschrijver leidt dit tot directe uitsluiting. Indien de ontvangen gegevens tegenstrijdig zijn met wat in de Eigen Verklaring is verklaard, leidt dat tot onmiddellijke uitsluiting. 6.4 Conceptovereenkomst In de bijlage is een conceptovereenkomst opgenomen. Inschrijver kan bij het stellen van vragen leidend tot de Nota van Inlichtingen suggesties doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Door inschrijving gaat de inschrijver akkoord met de conceptovereenkomst en de inkoopvoorwaarden, voor zover daar bij de Nota van Inlichtingen niet is afgeweken. 6.5 Vertrouwelijkheid De informatie met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten en de inschrijving wordt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor de aanbestedingsprocedure en de uitvoering van de overeenkomst. Inschrijvers mogen de gegevens die ter beschikking zijn gesteld alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, namelijk voor de inschrijving.
7. Beoordeling van de aanbiedingen 7.1 Overzicht gunningscriteria Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving. Bij de beoordeling van de inschrijvingen worden de navolgende gunningscriteria gehanteerd: Gunningscriteria 1. Prijs (totaal) 1.1 Beuningen 1.2 Munitax 2. Social Return 3. Kwaliteit
Punten (max.) 25
5 70
G-1
G-2 G-3-1 G-3-2 G-3-3 G-3-4 G-3-6
Totaal
Subgunningscriteria Totaalprijs jaarrekening
Investering in Social Return Controle aanpak Adviespotentieel Risico’s en beheersmaatregelen Controleteam Presentatie
100
Punten (max.) 25
5 15 15 10 15 15 100
De scores op de drie gunningscriteria (prijs, social return en kwaliteit) worden opgeteld, resulterend in een totaalscore. Deze worden afgerond op 2 decimalen achter de komma. Op basis van de einduitkomst stelt de aanbestedingscommissie de gemeenteraad voor om over te gaan tot gunning aan de inschrijver met het hoogste aantal punten. G-1 Prijs Omschrijving gunningscriterium G-1 Prijs Voor de omschrijving van dit gunningscriterium verwijzen wij u naar de paragraaf 5.2 “Beschrijving prijs en facturatie”. Beoordeling G-1 Prijs De inschrijver die de laagste totaalprijs offreert behaalt de maximale score van 25 punten voor dit onderdeel.
17
De punten van de overige inschrijvers worden als volgt berekend:
Rekenvoorbeeld –
G-2 Social Return Omschrijving gunningscriterium G-2 Social Return Opdrachtnemer wenst een inschrijver te contracteren die een zinvolle bijdrage levert aan het bevorderen van werkgelegenheid voor personen met een moeilijke toegang (afstand) tot de arbeidsmarkt. Dit zijn: - Uitkeringsgerechtigden UWV (Wajong, WAO/WIA, WAZ, WW), - Uitkeringsgerechtigden WWB, IOAW en IOAZ, - Inburgeraars, - SW’ers, en - Leerlingen van VMBO, VSO, MBO en praktijkscholen Daarom kennen wij punten toe aan het percentage (%) van de opdrachtwaarde, per contractjaar, dat ingezet wordt ten behoeve van op social return. Wij vragen u aan te geven (onderbouwd door een plan van aanpak, leesbaar op maximaal twee A4’tjes) hoeveel procent van de opdrachtwaarde u per contractjaar inzet of gaat inzetten ten behoeve van social return. Het mag hier gaan om zowel bestaande initiatieven als nieuwe initiatieven. In het plan van aanpak willen wij ten minste terugzien: - Hoe u het genoemde percentage van de opdrachtwaarde in gaat zetten. - Op welke manier u dit vorm geeft en welke kaders daarbij gelden. - Hoe u de resultaten hiervan inzichtelijk en meetbaar maakt. Wij vragen u bovenstaande vragen te beantwoorden in een plan van aanpak social return. Dit plan van aanpak mag maximaal drie A4’tjes bevatten en maakt onderdeel uit van de inschrijving. Dit betekent dat na gunning dit plan van aanpak onderdeel is van het contract. Na het voornemen tot gunning én voor het overgaan tot gunning, kunnen wij eventuele aanvullende documentatie ter onderbouwing opvragen. Mocht blijken dat de opdrachtnemer onvoldoende inspanning levert voor het realiseren van het bovenstaande plan van aanpak dan leidt dit tot ontbinding van de overeenkomst. Beoordeling G-2 Social return - Indien 5 % of meer dan 5% van de opdrachtwaarde tegemoet komt aan Social Return behaalt u de maximale score van 5 punten. - Indien minder dan 5% van de opdrachtwaarde tegemoet komt aan Social Return behaalt u 2 punten. - Indien u geen Social Return toepast krijgt u 0 punten. G-3 Kwaliteit Omschrijving gunningscriteria G-3 Kwaliteit De accountant dient bij de beantwoording van onderstaande onderdelen beknopt maar duidelijk inzicht te geven hoe zij anticipeert op de beschreven situaties/onderwerpen. In de beantwoording dient rekening te worden gehouden met de door de gemeente gestelde eisen. De inschrijver dient zich tijdens de uitvoering van het contract te houden aan de voorgestelde werkwijze.
18
De waardering geschiedt door toekenning van cijfers. Het uiteindelijke cijfer wat een inschrijver krijgt zal genomen worden op basis van consensus. Welke kwaliteiten zoeken wij in de accountant: Wij zoeken een accountant die kan instaan voor een hoge kwaliteit van dienstverlening, die zich inleeft in de specifieke situatie van onze gemeente en meedenkt vanuit onze situatie. De gezochte kwaliteit van dienstverlening heeft vooral betrekking op goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke organisatie. Voor de auditcommissie en de gemeenteraad bent u een gesprekspartner en vertrouwenspersoon op strategisch niveau. Voor college en management bent u een gesprekspartner die betrokken en kritisch is. De meerwaarde van de accountant (naast wettelijke controletaken) is voor ons gelegen in zijn praktische en toepasbare aanbevelingen om de relatie tussen bevoegdheden en verantwoording vanuit de financiële functie hanteerbaar en inzichtelijk te maken voor organisatie, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad. De accountant heeft oog voor de praktische kant van de zaak: de controledruk moet in balans zijn, planningen en werkafspraken dienen haalbaar en hanteerbaar te zijn G-3-1 Controleaanpak (15 punten) De inschrijver dient door middel van een beschrijving (leesbaar op maximaal twee A4’tjes) beknopt en duidelijk inzicht te geven in de beoogde werkwijze van de controle aanpak die gehanteerd wordt in de gemeente Beuningen. Aandacht wordt in ieder geval besteed aan de specifieke onderwerpen: grondexploitatie, risicomanagement, ICT beveiliging, fiscale wet- en regelgeving, kwaliteit van de inrichting en werking van de (financiële en administratieve) processen en interne beheersingsmaatregelen en treasury. U dient een beschrijving te geven van uw controlefilosofie: de controleaanpak, de eisen/wensen met betrekking tot interne controle, een stappenplan en de administratieve organisatie. Tevens dient de inschrijver aan te geven, wat hij verwacht van de interne (ambtelijke) organisatie, gedurende de gehele contractperiode. Het gaat hierbij met name om de scheidingslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de werkzaamheden die door de gemeente verricht (dient te) worden. De verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zoals deze door de gemeente wordt uitgevoerd ligt vast in het interne controleplan. G-3-2 Adviespotentieel (15 punten) De inschrijver dient door middel van een beschrijving (leesbaar op maximaal twee A4’tjes) de volgende vragen te beantwoorden: - de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant bij de uitvoering van de opdracht in zijn eigen organisatie kan terugvallen bijvoorbeeld bij adviezen over treasury, rechtmatigheid, administratieve organisatie, interne controle; - het dienstaanbod (back office kennis) op het gebied van gemeentelijke financiën en regelgeving op deelterreinen zoals volkshuisvesting, de drietransities (jeugdzorg, Wmo en participatiewet) en openbaar vervoer; - de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de specialismen ter ondersteuning van de accountantsfunctie; - de kennis en ervaring op het gebied van samenwerkingsverbanden in relatie tot het opstellen van deelverklaringen; - U dient aan te geven in hoeverre u in staat bent gestalte te geven aan de natuurlijke adviesfunctie zoals de opdrachtgever die blijkens paragraaf 3.5 verlangt. U dient aan te geven welke
19
werkzaamheden volgens u onder de natuurlijke adviesfunctie vallen, zonder dat dit leidt tot meerwerk. Tevens dient u aan te geven wanneer volgens u sprake is van meerwerk. G-3-3 Risico’s en beheersmaatregelen (10 punten) De inschrijver dient door middel van een beschrijving (leesbaar op maximaal twee A4’tjes) de volgende vraag te beantwoorden: - Benoem de top vijf van de grootste risico’s, die op onze organisatie van toepassing zijn (naar uw inschatting) en geeft daarbij de beheersmaatregelen aan. G-3-4 Controleteam (15 punten) De inschrijver dient beknopt en duidelijk antwoord te geven (leesbaar op maximaal twee A4’tjes) op de volgende vragen: - Hoe is de onafhankelijkheid van het controleteam gewaarborgd? - Geef een korte beschrijving van de karakteristiek van het controleteam. Wat maakt deze groep mensen tot een team en wat zijn de teamrollen? - Op welke wijze wordt de continuïteit binnen het controleteam gewaarborgd? - Wat zijn de profielen van de in te zetten personen van het controleteam? - Op welke wijze werken de teamleden aan de eigen deskundigheidsbevordering? G-3-5 Presentatie (15 punten) Inschrijver wordt in de gelegenheid gesteld een presentatie te geven voor leden van de aanbestedingscommissie. De samenstelling van deze aanbestedingscommissie wijkt af van degene die de eerste beoordeling hebben gedaan. Het tijdstip van de presentatie wordt u tijdig per e-mail meegedeeld. De presentatie dient in ieder geval te worden verzorgd door de certificerende accountant en de controleleider, die de werkzaamheden binnen de gemeente Beuningen zal leiden. Het is toegestaan voor overige medewerkers van het controleteam om de presentatie bij te wonen, maar zij doen niet mee aan de presentatie. De locatie van de presentatie is het gemeentehuis van Beuningen. De gemeente draagt zorg voor een beamer en projectiescherm. Wij vragen of u de presentatie op een eigen laptop wil zetten en niet op een usb-stick. Voor de presentatie aan de aanbestedingscommissie is 60 minuten gereserveerd, globaal opgebouwd als volgt: a. 5 minuten voor kennismaking en presentatie bureau b. 15 minuten voor het gunningscriterium G-3-1 visie op controle c. 20 minuten voor de presentatie van onderstaande casussen d. 10 minuten voor verdiepingsvragen van de beoordelingscommissie naar aanleiding van de gegeven uitwerking van de casussen e. 5 minuten voor de afsluiting De beoordeling zal plaats vinden door het toekennen van een cijfer volgens de tabel zoals weergegeven bij het onderdeel kwaliteit wordt gebruikt. Een onvoldoende (cijfer < 6) voor de presentatie zal nimmer (kunnen) leiden tot gunning van de opdracht aan desbetreffende inschrijver. Voor de presentatie zijn twee casussen vastgesteld: 1. Casus 1: raad Met ingang van 2015 komen gemeenten als gevolg van de drie decentralisaties in het sociaal domein voor een forse taakuitbreiding te staan. Een forse maatschappelijke opgave, een grote veranderopgave, substantiële toename van budget en risico’s en intensieve samenwerking met partners en andere gemeenten. Tegelijkertijd moet het slimmer en anders, met minder budget.
20
2.
Hoe kunt u als accountant de gemeenteraad helpen in het kader van deze decentralisaties om beter in positie te komen, zowel op het gebied van de kaderstellende- als controlerende rol? Casus 2: ambtelijke organisatie In het kader van de decentralisaties in het sociale domein vragen wij u in te gaan op onderstaande vragen: a. Welke belangrijke risico’s/ontwikkelingen ziet u voor de gemeentelijke organisatie? b. Wat zijn hiervan de consequenties voor de controleaanpak c.q. welke vernieuwende mogelijkheden ziet u in uw controleaanpak?
Beoordeling G-3 Kwaliteit De kwaliteitsaspecten hebben de volgende wegingsfactoren: Scoretabel G-3 kwaliteit: Subgunningscriteria
G-3-1 Controle aanpak G-3-2 Adviespotentieel G-3-3 Risico’s en beheersmaatregelen G-3-4 Controleteam G-3-5 Presentatie
Wegingsfactor
Cijfer inschrijver
Cijfer x wegingsfactor x 10
15% 15% 10% 15% 15% Totaal cijfer inschrijver
Score inschrijver Kwaliteit (max. score = 70
De beoordeling zal plaats vinden door het toekennen van een cijfer volgens onderstaande tabel. Voor de toekenning van de cijfers wordt de volgende systematiek gehanteerd. Schaal Uitstekend: overtreft de verwachting ruimschoots, voegt extra waarde toe Goed: overtreft de verwachting Voldoende: komt overeen met de verwachting, sluit aan bij de vraag Onvoldoende: voldoet slechts ten dele aan de verwachting Slecht: inhoudelijk weinig relevant, voldoet niet of nauwelijks aan de verwachting Geen antwoord
Cijfer 10 8 6 4 2 0
Naarmate de inschrijving beter voldoet aan het gevraagde zal dit met een hoger cijfer gewaardeerd worden. Het uiteindelijke cijfer wat een inschrijver per subgunningscriterium krijgt zal genomen worden op basis van consensus. Deze cijfers per subgunningscriterium worden vermenigvuldigd met de wegingsfactor zoals is aangegeven in scoretabel G-3 Kwaliteit. Dit zal vervolgens bij elkaar worden opgeteld, resulterend in een Totaal cijfer inschrijver. De scores voor dit gunningscriterium worden als volgt berekend: - De inschrijver met het hoogste Totaal cijfer krijgt de maximale score van 70 punten - De Score inschrijver Kwaliteit voor de overige inschrijvers wordt berekend volgens onderstaande formule: Score inschrijver Kwaliteit (G-3) = (Totaal Cijfer Inschrijver/Hoogst behaalde Totaal cijfer inschrijver) * 70
21
De Score inschrijver Kwaliteit wordt afgerond op 2 decimalen achter de komma. 7.2 Gelijke score Bij gelijke score zal de voorkeur uitgaan naar de inschrijver met de beste score op het gunningscriterium ‘prijs’. Indien deze weer gelijk is dan gaat de voorkeur uit naar de inschrijver met de beste score op het gunningscriterium ‘presentatie’. Biedt dit geen uitsluitsel dan zal worden overgegaan tot loting.
22
