Gemeente Steenwijkerland Uitkomsten controle jaarrekening 2007

ACCOUNTANTS

Gemeente Steenwijkerland Uitkomsten controle jaarrekening 2007 Verslag van bevindingen en

aanbevelingenvoor de Raad

1

Ernst & Young Accountants

Zwartewaterallee 27 8032 DZ Zwolle Postbus 634 8000 AP Zwolle Tel 038 - 4561777 Fax 038 – 4561756

Aan de Raad van de gemeente Steenwijkerland Postbus 162 8330 AD STEENWIJK

Zwolle, 27 mei 2008

As/Mt/08.202

Geachte leden van de Raad, In aansluiting op onze werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2007 van uw gemeente, presenteren wij u hierbij de resultaten van onze controle. Wij hebben een afschrift van dit verslag verstrekt aan het College van Burgemeester en Wethouders. Dit is het eerste accountantsverslag die wij als nieuwe accountant van uw gemeente onder uw aandacht brengen. Een accountant die met frisse blik kennis heeft gemaakt met uw organisatie en uw jaarrekening. Ook een accountant die kijkt waar de organisatie staat, waar ze vandaan komt, en waar ze naar toe wil en daar bij zijn advisering rekening mee houdt. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 januari 2008. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij in concept op 7 mei 2008 besproken met en toegelicht aan de heren Kuiper, Meijer en mevrouw Schotanus. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2007.

In onze bestuursbrief d.d. 15 februari 2008, gericht aan het College, hebben wij de belangrijkste uitkomsten van onze beoordeling van de inrichting en het functioneren van de besturing en beheersing en van de bedrijfsprocessen vastgelegd. In het hoofdstuk ‘Bestuurlijke samenvatting’ hebben wij hiervan een korte samenvatting opgenomen. Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants namens deze

R.H. Gosselink RA Bijlagen

2

INHOUDSOPGAVE 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Bestuurlijke samenvatting Accountantsverklaring bij de jaarrekening 2007 Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen inzake de jaarrekeningcontrole Het resultaat over 2007 en de financiële positie per 31 december 2007 De informatiewaarde van de jaarstukken 2007 Samenvatting bevindingen tussentijdse controle 2007 en aanbevelingen

1 1 1 1 2 2

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Onze controleaanpak Onze controleaanpak in het kort Reikwijdte van de opdracht en uw aandachtspunten Controle van de getrouwheid Controle van de rechtmatigheid Gehanteerde goedkeurings- en rapporteringstoleranties Single information en Single audit (SiSa)

4 4 4 5 5 6 6

3 3.1 3.2

De accountantsverklaring Accountantsoordeel Toelichting op het oordeel

7 7 7

4 4.1 4.2

4.3

4.4 4.5 4.6 4.7

De belangrijkste bevindingen Niet gecorrigeerde controleverschillen getrouwheid en rechtmatigheid Belangrijkste bevindingen in het kader van het getrouwheidsonderzoek 4.2.1 Reserve wachtgelden voormalige collegeleden 4.2.2 Waardering Materiële vaste activa 4.2.3 Grondexploitatie Belangrijkste bevindingen in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek 4.3.1 Interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer 4.3.2 Het voorwaardencriterium 4.3.3 De begrotingsrechtmatigheid 4.3.4 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) 4.3.5 Niet financiële beheershandelingen Belangrijkste bevindingen in het kader van de naleving van de verslaggevingsregels Bevindingen controle verantwoording in het kader van SiSa Uitkomsten controle Verordening fractieondersteuning Systematiek van urenschrijven

8 8 8 8 9 9 10 10 11 11 11 12 12 13 14 14

5 5.1 5.2

Totstandkoming en informatiewaarde verslaggeving 2007 Totstandkoming van de jaarstukken 2007 Informatiewaarde van de jaarstukken 2007

17 17 17

6 6.1 6.2 6.3

Analyse resultaat 2007 en ontwikkeling financiële positie per jaareinde 2007 Analyse resultaat Financiële positie per jaareinde 2007 Weerstandsvermogen

18 18 18 19

7

Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant

20

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

Actuele ontwikkelingen Wet verankeringen bekostiging gemeentelijke watertaken Het netteren van specifieke uitkeringen Verbod hypotheekverstrekking door decentrale overheden aan eigen personeel Wetsvoorstel Bestuurlijke boete overlast in de openbare ruimte Good Governance Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) De Grondexploitatiewet

22 22 22 23 23 24 25 26

1

Bestuurlijke samenvatting

In dit hoofdstuk geven wij kort weer onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2007. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk zijn de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen opgenomen van de uitgevoerde tussentijdse controle 2007. 1.1

Accountantsverklaring bij de jaarrekening 2007

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2007 van uw gemeente een goedkeurend oordeel te verstrekken zowel voor wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid. Hierbij gaan wij ervan uit dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld. 1.2

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen inzake de jaarrekeningcontrole

Uit onze werkzaamheden zijn geen resterende controleverschillen gebleken die afzonderlijk groter zijn dan de met uw Raad overeengekomen rapporteringstolerantie van € 146.000. Vanaf het boekjaar 2006 is uw gemeente verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. Uit de controle van deze bijlage zijn geen controleverschillen gebleken die per specifieke uitkering groter zijn dan de hieromtrent in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten voorgeschreven rapporteringstolerantie voor Single information en Single audit. 1.3

Het resultaat over 2007 en de financiële positie per 31 december 2007

Het saldo van baten en lasten over het jaar 2007 bedraagt € 20,0 miljoen voordelig. Dit is het saldo na verwerking van de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. In 2007 is tussentijds per saldo € 6,1 aan de reserves toegevoegd. Het totaal van de reserves volgens de balans ultimo 2007 bedraagt € 60,7 miljoen, hetgeen een stijging betekent van ongeveer € 11,4 miljoen ten opzichte van 2006. De belangrijkste financiële risico’s die uw gemeente loopt zijn toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. Naar verwachting is de daarin weergegeven weerstandscapaciteit van voldoende omvang.

1

1.4

De informatiewaarde van de jaarstukken 2007

Wij zijn van mening dat - gegeven de inrichting van de jaarrekening - deze een goed inzicht geeft in het gerealiseerde resultaat over het jaar 2007 en de financiële positie per 31 december 2007. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de over- en onderschrijdingen die ten opzichte van de door uw Raad goedgekeurde programmabegroting hebben plaatsgevonden. Conform de hiervoor geldende voorschriften is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Op grond hiervan hebben wij vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. 1.5

Samenvatting bevindingen tussentijdse controle 2007 en aanbevelingen

Over 2007 hebben wij voor het eerst als uw nieuwe accountant een bestuursbrief met bevindingen onder de aandacht van het college hebben gebracht. Een accountant die met frisse blik kennis heeft gemaakt met uw organisatie. Ook een accountant die kijkt waar de organisatie staat, waar ze vandaan komt, en waar ze naar toe wil en daar bij zijn advisering rekening mee houdt. Uw organisatie heeft een roerige tijd achter zich. Een tijd met veel personele wisselingen, langdurige vacatures en organisatiewijzigingen. Door deze redenen is er veel blijven liggen, mede in afwachting van de vervulling van nieuwe vacatures. Vanuit deze bril is ook de temporisering van aanbevelingen erg relevant. Het is van belang de belangrijkste zaken eerst op te pakken en via een goede prioriteitsstelling te komen tot een plan van aanpak. Het is positief te noemen dat er op dit moment een aantal cruciale stappen worden gezet in de ontwikkeling van uw gemeente. Wij noemen het plan van aanpak voor de ontwikkeling van ConcernControl en het project ‘de andere overheid’. Wij onderschrijven deze prioriteitstelling. Met onze aanbevelingen hebben we hier bij aan proberen te sluiten. Samengevat hebben wij de belangrijkste bevindingen geëvalueerd naar een top vijf van aandachtspunten. De in deze top 5 genoemde onderwerpen kunnen worden gezien als een rode draad waarop onze meer in detail uitgewerkte aanbevelingen zijn terug te voeren. 1 Het doorontwikkelen van verbijzonderde interne controle Een beschrijving van de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne controle is beschikbaar, maar niet meer geheel actueel. Een verdere efficiency en ontwikkeling van de effectiviteit is mogelijk wanneer interne controle wordt geborgd in de processen. Dit zal een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de processen en de zelfcontroleerbaarheid van uw organisatie.

2

2 Automatisering Een EDP-auditor heeft een quick-scan uitgevoerd op de automatiseringsomgeving. Aangezien vastgesteld is dat de door ons beoordeelde geautomatiseerde gegevensverwerking op basis van onze waarnemingen in opzet positief is, geven wij u in overweging de ‘application controls’ nader te onderzoeken op bruikbaarheid. Door beheersingsmaatregelen in de geautomatiseerde systemen te borgen ontstaat een meer efficiënte en kwalitatief sterke control die naleving waarborgt. Een adequate inrichting van de geautomatiseerde omgeving kan in relatie tot het zelfcontrolerende vermogen een positieve bijdrage leveren. Naar onze mening kan het gebruik van geautomatiseerde koppelingen tussen de diverse applicaties hier eveneens een bijdrage aan leveren. 3 Naleving (Europese) aanbestedingsregels Er bestaat geen gemeentebreed inzicht in de naleving van het aanbestedingsbeleid. Samengevat hebben we de volgende aanbevelingen gedaan: • Voorafgaand in het aanbestedingsdossier zichtbaar en gemotiveerd vast te leggen om welke reden een bepaalde aanbestedingsprocedure wordt/is gevolgd. Overigens doelen wij hier met name op de vastlegging van de verwachte opdrachtwaarden in relatie tot de drempelwaarden binnen de (Europese) aanbestedingsregels. Een risico betreffen met name de bestedingen die als ‘dienst’ kunnen worden gekwalificeerd; • Het in kaart brengen van alle meerjarige contracten, zodat op deze wijze meer inzicht bestaat in de looptijd van de overeenkomsten. Daarmee kan op een effectieve wijze achteraf worden vastgesteld of de duurcontracten overeenkomstig de geldende regelgeving zijn afgesloten. In het verlengde hiervan wordt inzicht verkregen in de raamcontracten en de vaststelling dat bestedingen binnen de raamcontracten hebben plaatsgevonden; • Het borgen van een controle op de juiste naleving van termijnen en afspraken met derden zoals deze in de contracten zijn opgenomen, onder meer door het hanteren van een adequate termijnkalender. 4 Contractenregister Uw gemeente gaat gedurende het jaar veel verplichtingen aan. In de balans per 31 december uitten deze verplichtingen zich in de schulden, voorzieningen, de niet uit de balansblijkende verplichtingen en in risico’s in de risicoparagraaf van het jaarverslag. Een systeem van contractbeheersing geeft onder andere inzicht in de omvang en duur van aangegane en lopende verplichtingen. Op deze wijze kan overigens ook op een meer eenvoudige wijze worden vastgesteld of aanbesteding binnen de bepaalde kaders plaatsvindt. 5

De begrotingsystematiek en tussentijdse informatievoorziening bieden nog onvoldoende waarborgen voor adequate financiële en beleidsmatige stuurinformatie De begrotingssystematiek is sterk input georiënteerd. Hierdoor biedt de tussentijdse informatievoorziening (nog) onvoldoende waarborgen voor (met name beleidsmatige) stuurinformatie. Daarnaast kan ook de kwaliteit van tussentijdse informatie toenemen, door tussentijds “hard” de informatie af te sluiten. Hierbij kan ook worden gedacht aan het periodiek doorberekenen van de grondexploitatie.

3

Aangaande de voortgang van de implementatie van onze adviezen informeren wij u ook in de komende jaren over het verloop van het aantal door ons geconstateerde bevindingen. Het onderkennen van risico’s en het adviseren is onze taak! Onze adviezen zijn erop gericht het zelfcontrolerend verhogen van uw organisatie te verhogen. De implementatie van deze adviezen is de verantwoordelijkheid van uw college.

2

Onze controleaanpak

2.1

Onze controleaanpak in het kort

Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. De planning en uitvoering van onze controle en de daaraan gerelateerde advieswerkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een accountantsverklaring bij de jaarrekening 2007. Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de tussentijdse controle en de eindejaarscontrole. In onze tussentijdse controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en -programma’s, zowel ten aanzien van de getrouwheids- als de rechtmatigheidaspecten. Tijdens de balanscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk gegevensgerichte controlemaatregelen uit. Voorts beoordelen wij of de jaarrekening voldoet aan de eisen gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het jaarverslag toetsen wij marginaal op tegenstrijdigheden met de jaarrekening. De concreet met uw gemeente hieromtrent gemaakte afspraken zijn vastgelegd in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 januari 2008. 2.2

Reikwijdte van de opdracht en uw aandachtspunten

Onze controleaanpak richt zich zowel op het getrouwe beeld van de baten en lasten over 2007 en van de financiële positie per 31 december 2007 als op de financiële rechtmatigheid van die baten en lasten én van de balansmutaties in de jaarrekening 2007. De wettelijke plicht om het doelmatigheidsbeheer te laten beoordelen door de accountant is sinds 2004 overigens komen te vervallen. Inherent aan onze controleaanpak rapporteren wij u daar wel over indien wij bijzonderheden hebben geconstateerd en u hieromtrent adviezen kunnen verstrekken. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2007 is vastgelegd in het controleprotocol dat door uw Raad is vastgesteld op 23 oktober 2007. Deze is uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening 2007.

4

Door uw commissie is in de vergadering van 4 december 2007 het onderstaande aspect als accent in de controle benoemd: “De gemeente Steenwijkerland hanteert een systematiek van urenschrijven. Deze systematiek heeft tot doel de uren toe te rekenen aan de producten. Wat is uw mening ten aanzien van het toepassen van deze systematiek in het licht van de kosten van de producten?” Over de uitkomsten hiervan rapporteren wij u in paragraaf 4.6. van dit verslag. 2.3

Controle van de getrouwheid

De controle van de getrouwheid van de jaarrekening heeft tot doel vast te stellen dat de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Bij deze controle maken wij gebruik van de bij de gemeente ingebouwde controles in de uitvoeringsprocessen en gaan wij na in welke mate gesteund kan worden op de interne organisatie. Wij stellen dus vooral vast dat de gemeente zelf de processen adequaat beheerst en daardoor betrouwbare financiële informatie tot stand kan brengen. In de afrondende controlefase gaan wij na of de door uw gemeente opgestelde conceptjaarrekening juist is afgeleid uit de financiële administratie en stellen wij vast of deze conceptjaarrekening voldoende inzicht biedt en ook verder voldoet aan de in wet- en regelgeving gestelde eisen. Gezien de aard van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, welke zijn gebaseerd op de door uw Raad aan ons verstrekte opdracht en de daarbij te hanteren goedkeuringstolerantie kan deze nooit de absolute zekerheid geven dat er geen materiële onjuistheden in de jaarrekening voorkomen. In onze accountantsverklaring geven wij dit weer met de woorden ‘redelijke mate van zekerheid’. 2.4

Controle van de rechtmatigheid

De controle van de rechtmatigheid richt zich op de naleving van relevante wet- en regelgeving en besluiten van de Raad, voor zover de foutenkans die voortvloeit uit het niet naleven van de weten regelgeving en/of raadsbesluiten direct financiële consequenties heeft voor de jaarrekening. In overeenstemming met de opdracht van de Raad, nader vastgelegd in het controleprotocol, hebben wij de rechtmatigheidscontrole uitgevoerd. Hierbij hebben wij als uitgangspunt het door de Raad op 23 oktober 2007 vastgestelde normenkader gehanteerd voor de wet- en (gemeentespecifieke) regelgeving die voor de gemeente van toepassing is. Wij toetsen, op basis van risicoanalyse, overigens primair of de organisatie voldoende maatregelen heeft getroffen om de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Dit houdt in dat wij niet zelfstandig alle wet- en regelgeving in detail beoordelen op de mogelijkheid van het zich voordoen van (juridische en financiële) risico’s. Wij maken hiervoor gebruik van de door uw gemeente uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot het rechtmatigheidsbeheer.

5

2.5

Gehanteerde goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) stelt de Raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons voor het boekjaar 2007 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Fouten in de jaar≤ 1% rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding –

Afkeurend ≥ 3%

>3%<10%

≥ 10%

–

Op basis van de jaarrekening 2007 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van ongeveer € 1,46 miljoen en een totaal van onzekerheden van ongeveer € 4.380.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen zijn wij met u een rapporteringstolerantie overeengekomen van € 146.000. Dit betekent dat, uitgaande bij de controle van de jaarrekening 2007 van een goedkeuringstolerantie van € 1.460.000 alle hierbij door ons geconstateerde fouten of zekerheden groter of gelijk aan € 146.000 in dit verslag van bevindingen zijn opgenomen. 2.6

Single information en Single audit (SiSa)

Met ingang van het boekjaar 2007 is uw gemeente op grond van wettelijk voorschrift verplicht de verantwoordingsinformatie voor de met name benoemde specifieke uitkeringen hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening op basis van een door het Ministerie van Bzk voorgeschreven model. Bij de controle van deze bijlage betrekken wij de door het Ministerie van Bzk hiervoor gegeven aanwijzingen. Circulaire Single Information Single Audit 2007. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het BAPG in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 10.000 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 100.000 en kleiner of gelijk aan € 1.000.000 zijn; • € 100.000 in dien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 zijn.

6

3

De accountantsverklaring

3.1

Accountantsoordeel

Wij hebben het College van Burgemeester en Wethouders van uw gemeente gemachtigd onze accountantsverklaring d.d. 22 mei 2008 bij de jaarrekening 2007 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze accountantsverklaring zijn als volgt: Oordeel over de getrouwheid: Oordeel over de rechtmatigheid:

Goedkeurend Goedkeurend

Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat de Raad de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze accountantsverklaring hierbij mag worden opgenomen. 3.2

Toelichting op het oordeel

De goedkeurende strekking van de accountantsverklaring voor zowel het getrouwheids- als het rechtmatigheidsoordeel betekent dat de jaarrekening met een redelijke mate van zekerheid geen fouten of onzekerheden bevat die in totaliteit de voor de jaarrekeningcontrole gehanteerde goedkeuringstolerantie overschrijden. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening en de verplichte bijlagen bij de jaarrekening, gecontroleerd. De in de programmarekening en in het jaarverslag opgenomen beleidsgegevens, prestatiegegevens en toelichtingen daarop, hebben wij niet gecontroleerd. In het kader van onze opdracht hebben wij deze gegevens alleen getoetst op tegenstrijdigheden met de in de jaarrekening opgenomen informatie.

7

4

De belangrijkste bevindingen

4.1

Niet gecorrigeerde controleverschillen getrouwheid en rechtmatigheid

Tijdens de controle hebben wij geen noemenswaardige fouten geconstateerd die hebben geleid tot een aanpassing van de jaarrekening. Het College heeft ons schriftelijk medegedeeld van mening te zijn dat de jaarrekening 2007 geen fouten bevat die gezamenlijk materieel is voor de jaarrekening als geheel. Wij kunnen met deze visie instemmen. 4.2

Belangrijkste bevindingen in het kader van het getrouwheidsonderzoek

In deze paragraaf geven wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen weer naar aanleiding van onze controle op het gebied van de getrouwheid. 4.2.1 Reserve wachtgelden voormalige collegeleden Collegeleden en werknemers die onvrijwillig de gemeente verlaten hebben recht op een uitkering. Afhankelijk van het moment waarop dit vertrek plaatsvindt, bestaat een recht op een wachtgelduitkering. Uw gemeente heeft een reserve voor de wachtgelduitkeringen opgenomen, die is gevormd om de wachtgelduitkeringen voor oud-collegeleden die in de periode 2001 tot en met 2005 wethouder van uw gemeente waren, te kunnen betalen. De stand van deze reserve bedraagt ultimo 2007 ca. € 544.000. Het BBV geeft aan dat voor arbeidsgerelateerde kosten voorzieningen gevormd mogen worden. Volgens het BBV mag geen voorziening worden opgenomen in geval de jaarlijkse verplichtingen een gelijkmatig karakter vertonen. Uw College heeft gebruik gemaakt van deze mogelijkheid om in dit verband geen voorzienig te treffen. De effecten van de wachtgelden en pensioenen van oud wethouders zijn wel verantwoord in de (meerjaren)begroting (tot en met 2010). Aanbevelingen Het is naar onze mening zeer wenselijk voor wachtgeldverplichtingen wel een voorziening te vormen. Hoewel u bij de jaarrekening 2006 expliciet terzake hebt aangegeven hiervoor een bestemmingsreserve te vormen, is het naar onze mening beter dit wel te doen. Wij hebben uw College dringend geadviseerd dit standpunt te herzien en een voorziening te vormen voor de verwachte netto kosten.

8

4.2.2 Waardering Materiële vaste activa Uw gemeente beschikt over activa met maatschappelijk nut en activa met een economisch nut. De totale boekwaarde per 31 december 2007 bedraagt circa € 61,9 miljoen. Hiervan heeft € 2,1 miljoen betrekking op investeringen met maatschappelijk nut, die op grond van het BBV overigens bij voorkeur ten laste van het resultaat worden gebracht. Het is belangrijk voor u om te weten of de boekwaarde per actief zich nog steeds onder de marktwaarde begeeft zodat u kunt vaststellen dat er geen overwaarderingen in de jaarrekening aanwezig zijn. Op onderdelen is hiervoor in uw organisatie aandacht. Gemeentebreed is dit geen onderdeel van uw systeem van interne beheersing. Wij hebben in onze controle geen aanwijzingen van een dergelijke beoordeling aangetroffen. Afwaarderingen kunnen grote consequenties hebben voor het resultaat over het jaar, zeker als er ontwikkelingen zijn die noodzaken tot het versneld afschrijven van vernieuwingsinvesteringen, als gevolg van maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Aanbevelingen Wij adviseren u om minimaal jaarlijks, maar ook gedurende het jaar in continuïteit te beoordelen of de boekwaarde nog steeds reëel is en noodzakelijke afwaarderingen tijdig (ook gedurende het jaar indien noodzakelijk) te doen. Wij adviseren u deze beoordeling goed te documenteren en hierbij eveneens de verantwoordelijkheden van de afdelingen te betrekken. 4.2.3 Grondexploitatie Wij constateren ten aanzien de uitvoering van de grondexploitatie dat er beperkt kennis in de organisatie is om de exploitatie te doorgronden. Naar onze mening maakt dit de organisatie erg kwetsbaar. Hoewel de omvang van de organisatie terzake beperkt is, wijzen wij u op dit risico. De norm voor het weerstandsvermogen terzake is gesteld op 14% van de boekwaarden, waarbij de negatieve boekwaarden worden geëlimineerd. Door u wordt dit als een minimale weerstandsnorm gehanteerd. Wij constateren dat deze norm niet periodiek op basis van het dan bestaande risicoprofiel wordt herbeoordeeld. Overigens wordt een bufferreserve terzake beperkt nodig geacht omdat de winsten achteraf worden genomen. Aanbeveling Wij adviseren uw College de voor het afdekken van de grondexploitatierisico’s benodigde bufferreserve jaarlijks te berekenen op basis van het verwachte risicoprofiel. Graag stemmen wij nader met uw College af op welke wijze dit mogelijk is.

9

Informatievoorziening Jaarlijks wordt bij het opstellen van de jaarrekening uitgebreid verslag gedaan van alle projecten en worden herberekeningen van de complexen uitgevoerd. Gegeven de risico’s en de omvang is het wenselijk vaker dan 2 keer per jaar (jaarrekening en meerjarenbegroting) inhoudelijk verslag te doen van de uitkomsten van de grondexploitatie. Er wordt tussentijds zeer beperkt informatie gegeven over de uitkomsten van de grondexploitatie. Waarderingsgrondslag winstneming Uw gemeente hanteert voor de winstneming op grondexploitaties de systematiek dat als de boekwaarde negatief is (na aftrek van de verwachte te maken kosten op complexniveau) het saldo als gerealiseerde winst wordt beschouwd. Verliezen worden genomen op het moment dat deze zich voordoen. Zoals uit de waarderingsgrondslag in de jaarrekening 2006 blijkt worden winsten uit de grondexploitatie slechts genomen indien en voorzover die met voldoende mate van betrouwbaarheid als gerealiseerd aangemerkt kunnen worden.’ Aanbevelingen Wij geven u in overweging de winstbepalingsmethodiek aan te passen aan de nieuwe ontwikkelingen. Steeds meer gemeenten maken voor de winstbepalingsystematiek gebruik van de zogeheten percentage of completion methode. Deze methode voorziet in een winstneming naar rato van de voortgang van de verkochte aantallen vierkante meters en geeft in een eerder stadium winst. Een dergelijke verwerkingswijze kan bijdragen aan meer inzicht in de samenstelling van de projectenadministratie. 4.3

Belangrijkste bevindingen in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek

Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid geven wij van de onderstaande aspecten onze belangrijkste overige bevindingen en aanbevelingen weer. Deze hebben betrekking op de interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer, het voorwaardencriterium, de begrotingsrechtmatigheid en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. 4.3.1 Interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer Over het boekjaar 2007 zijn nog veel interne controlemaatregelen achteraf uitgevoerd om de rechtmatigheid van de financiële beheersmaatregelen te kunnen vaststellen. Aanbevelingen Door de naleving (nog) meer in het proces te borgen kan op een meer eenvoudige wijze de rechtmatigheid worden aangetoond en het zelfcontrolerend vermogen worden vergroot.

10

4.3.2 Het voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium gaat in op de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen door het College. Wij hebben terzake geen bevindingen. 4.3.3 De begrotingsrechtmatigheid Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten alsmede de balansposten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de Raad geautoriseerde begroting. Op grond hiervan hebben wij vastgesteld dat de begrote lasten en/of kredieten op programmaniveau bij een aantal programma’s zijn overschreden. Deze overschrijdingen zijn door het College in de toelichting op het betreffende programma toereikend toegelicht. In nagenoeg alle gevallen is er sprake van waarschijnlijk compensabele baten waarvan de verwachting is dat deze alsnog zullen worden ontvangen. De overschrijdingen op de kredieten zijn naar onze mening toereikend toegelicht. De resterende overschrijdingen vallen ruimschoots onder de rapporteringstolerantie. Het College heeft uw Raad voorgesteld genoemde overschrijding te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2007. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons rechtmatigheidsoordeel. 4.3.4 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) Misbruik wordt gedefinieerd als het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of –uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik heeft betrekking op bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen hetgeen gelijk kan worden gesteld met fraude. Beheersmaatregelen die hierbij passen zijn fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Oneigenlijk gebruik wordt gedefinieerd als het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die hierbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik- en oneigenlijk gebruik te voorkomen.

11

Volgens de Financiële verordening biedt het college tenminste elke 4 jaar een een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Wij stellen vast dat de nota over 2007 voor het laatst is vastgesteld. Aanbevelingen Bij de uitwerking van het beleid, verordeningen en andere interne regels kan vervolgens op basis van deze kaders concreet worden uitgewerkt op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven. Door middel van interne toetsing dient periodiek te worden vastgesteld of naleving van de regelgeving inzake M&O op toereikende wijze heeft plaatsgevonden. Wij adviseren het College deze periodieke toets te integreren in de jaarlijkse interne toetsing. 4.3.5 Niet financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben we gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijke maakt. 4.4

Belangrijkste bevindingen in het kader van de naleving van de verslaggevingsregels

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening van de gemeente Steenwijkerland aan de belangrijkste bepalingen zoals deze in het BBV zijn opgenomen, voldoet. Conform de hiervoor geldende voorschriften is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Op grond hiervan hebben wij vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening.

12

4.5

Bevindingen controle verantwoording in het kader van SiSa

Vanaf 2006 dient de gemeente zich niet langer afzonderlijk te verantwoorden over de aanwending van een aantal ontvangen specifieke uitkeringen. In plaats hiervan dient voor deze specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie te worden opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening waarbij het hiervoor te hanteren model verplicht is voorgeschreven. Deze bijlage is door ons betrokken in de controle van de jaarrekening 2007 van uw gemeente. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4 van het BAPG zwaardere rapporteringstoleranties dan de rapporteringstolerantie, welke wij met uw Raad zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening (zie hiervoor paragraaf 2.6 van dit verslag). Op grond van ons onderzoek en rekening houdend met de voorgeschreven kleinere rapporteringstolerantie per specifieke uitkering hebben wij bij de navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde fouten en/of onzekerheden. Nummer

41 47

Omschrijving specifieke regeling Onderwijsachterstandenbeleid Wet Educatie Beroepsonderwijs Inburgering Investeringsbudget stedelijke vernieuwing Spoorse doorsnijdingen Wet Sociale Werkvoorziening

49 50

Wet Werk en Bijstand IOAW

14 15 31 38

Fout of onzekerheid geen geen

Financiële omvang in euro’s n.v.t. n.v.t.

Toelichting fout/onzekerheid

geen geen

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

geen PM

n.v.t. 0

geen geen

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. • Van de 83 personen die ultimo 2007 op de wachtlijst stonden heeft 1 persoon vooralsnog niet gereageerd op het wachtlijstonderzoek. Wij hebben nog niet kunnen vaststellen dat betrokkene ultimo 2007 beschikbaar was voor arbeid; • In 2007 is in één geval het volgorde criterium ten aanzien van het wachtlijstbeheer niet nageleefd. De betrokken persoon is met voorrang geplaatst vanuit een WWBdienstbetrekking in een SWdienstbetrekking. n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

13

Nummer 51 52 55 68 72

Omschrijving specifieke regeling IOAZ Tijdelijke subsidieregeling schuldhulpverlening Bijstandverlening Zelfstandigen Regeling Buurt, Onderwijs en Sport Jeugdgezondheidszorg

Fout of onzekerheid geen geen

Financiële omvang in euro’s n.v.t. n.v.t.

Toelichting fout/onzekerheid

geen

n.v.t.

n.v.t.

geen

n.v.t.

n.v.t.

geen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Bovenstaande bevindingen zullen wij overnemen op het door het Ministerie van Bzk verplicht voorgeschreven format ‘SISA verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen’. Dit format dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. 4.6

Uitkomsten controle Verordening fractieondersteuning

Door uw medewerkers heeft interne controle plaatsgevonden op de naleving van de Verordening fractieondersteuning. De bevindingen terzake onderschrijven wij. Wij stellen vast dat de verantwoordingen over 2007 terzake niet alle tijdig zijn ingediend. Ook bestaat er op onderdelen onduidelijkheid over de relatie van kosten en het Raadslidmaatschap. Het verdient aanbeveling duidelijke regels te stellen ten aanzien van de onderbouwing van onderliggende bescheiden bij de ingediende verantwoording. Aanbeveling Wij onderschrijven de suggestie door met alle partijen het declaratiebeleid te evalueren en op elkaar af te stemmen. 4.7

Systematiek van urenschrijven

De vraagstelling terzake luidt als volgt: De gemeente Steenwijkerland hanteert een systematiek van urenschrijven. Deze systematiek heeft tot doel de uren toe te rekenen aan de producten. Wat is uw mening ten aanzien van het toepassen van deze systematiek in het licht van de kosten van de producten? In de programmabegroting en in de bedrijfsbegroting worden de te besteden uren ingeschat op basis van door de afdelinghoofden aangeven ingeschatte uren. Hieruit vloeien voorcalculatorische uurtarieven voort die gebruikt worden voor de verantwoording van de werkelijke uren.

14

Gedurende het jaar worden alleen voor speciale projecten en de grondexploitatie de werkelijk gemaakte uren geschreven en worden deze rechtstreeks toegerekend aan de betreffende projecten. De uren voor andere producten worden niet geschreven en derhalve niet specifiek toegerekend. De toerekening van die loonkosten gebeurt op basis van de voorcalculatie, waardoor het inzicht in de werkelijke urenbesteding en de werkelijke tarieven niet inzichtelijk is. In de jaarstukken zijn voor de grondexploitatie en de projecten de werkelijk gemaakte uren tegen het begrote tarief op de producten verantwoord. Voor de overige producten zijn de begrote uren tegen de begrote tarieven opgenomen. Dit betekent derhalve dat de urenbesteding gedeeltelijk achteraf en voor een groot gedeelte op basis van begrote uren en tarieven worden verantwoord. Met deze wijze van urenverantwoording blijft de confrontatie tussen de werkelijke uren en tarieven met de voorcalculatorische uren en tarieven achterwege. Samengevat concluderen wij het onderstaande: 1 Hoewel de systematiek in opzet consequent en consistent wordt toegepast, biedt de huidige systematiek naar onze mening een ‘kunstmatig’ inzicht in de werkelijke kosten per product. Het gevolg is dat de huidige systematiek geen recht aan de mogelijkheden om als budgethouder te sturen op de kosten; 2 Tot op heden vindt urenregistratie alleen plaats ten behoeve van de grondexploitatie en de projecten. Wij zijn van mening dat het instrument van urenregistratie niet optimaal wordt benut; 3 Het vergelijken in de tijd van de toerekening van uren wordt bemoeilijkt door de wisseling van de indeling en samenstelling van producten, de doorbelasting van kosten naar de grondexploitatie en doorgevoerde organisatorische veranderingen vanuit de reorganisatie. Deze elementen hebben een verstorend element gehad; 4 Een systeem van registratie van de werkelijke bestede uren is een instrument bij uitstek om op te sturen op de bedrijfsvoering, kosten toe te rekenen aan kostendragers, waarbij budgethouders volledig te mogelijkheid hebben bij te sturen. Van deze mogelijkheid wordt derhalve maar beperkt gebruik gemaakt. De huidige systematiek van urentoerekening is gebaseerd op het zogenaamde allocatie uitgangspunt. Dit betekent dat de urenverdeling zodanig is dat voornamelijk vooraf wordt bepaald welke bedragen ten laste van de producten/programma’s worden gebracht. Het voordeel hiervan is dat dit relatief weinig tijd vergt. Het nadeel is dat deze systematiek niet leidt tot een verantwoording van calculatieverschillen (prijs- en efficiencyverschillen) en het gebruik van de urenregistratie voor sturingsdoeleinden, anders dan voor de grondexploitatieprojecten en andere specifieke projecten waarvoor wel uren worden geschreven.

15

Het tegenovergestelde is een integrale urenadministratie als middel om kosten toe te rekenen aan producten vergt wel de nodige administratieve lasten, maar leidt wel tot een instrument om de werkelijke kosten in kaart te brengen. Tevens heeft de budgethouder een sturingsmiddel om invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid als budgethouder. De consequentie van meer inzicht in de werkelijke lasten kan eveneens leiden tot fluctuaties, afhankelijk van de inzet door de budgethouder en zou naar onze mening moeten gelden voor alle producten. Aanbeveling Wij zijn van mening dat uw College en u een principiële afweging te maken over het wel of niet invoeren van een integrale urenadministratie met hierbij de voorwaarde dit instrument te willen hanteren als sturingsmiddel. Aangezien een integrale urenadministratie wel de nodige administratieve lasten met zich meebreng, is een afweging van lasten en baten tegenover het nut noodzakelijk.

16

5

Totstandkoming en informatiewaarde verslaggeving 2007

5.1

Totstandkoming van de jaarstukken 2007

Het opstellen van de jaarstukken 2007 is binnen de afgesproken planning gerealiseerd. Ten aanzien van de ondersteunende informatie (specificaties, onderbouwingen, aansluitingen, cijferanalyses etc.) merken wij op dat deze van een goede kwaliteit waren. 5.2

Informatiewaarde van de jaarstukken 2007

Over het algemeen kan worden gesteld dat de jaarstukken een goed beeld verschaffen van het (financiële) reilen en zeilen van de gemeente Steenwijkerland. De programmaverantwoording 2007 sluit aan op de begroting 2007 en geeft inzicht in de resultaten over 2007. In de toelichting op de programmaverantwoording is het resultaat nader geanalyseerd. Naar onze mening zijn overschrijdingen op een inzichtelijke en gestructureerde wijze geanalyseerd en toegelicht. Wel is de programmaverantwoording veel gericht op activiteiten (prestaties) en nog te weinig op behaalde beleidseffecten (doelstellingen), inherent aan de huidige inrichting van de begroting. Aanbeveling Een belangrijke stap is het - verder - vormgeven van de beleids- en prestatie-indicatoren, waarbij deze concreter dan nu het geval is worden verwoord (meer Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgeboden) zodat ook de (tussentijdse) meting en bijsturing kan plaatsvinden, zowel op beleidsniveau (doelstellingen) als beheersniveau (prestaties).

17

6

Analyse resultaat 2007 en ontwikkeling financiële positie per jaareinde 2007

6.1

Analyse resultaat

Het positieve resultaat over 2007 na bestemming bedraagt € 20, 0 miljoen ten opzichte van een begroot resultaat van nihil. Het gerealiseerde resultaat over het boekjaar wordt als volgt nader uitgesplitst. Omschrijving

in €

Rekening 2007 Beleid Rekening 2007 Beleid, Woningbedrijf Rekening 2007 Bedrijfsvoering Vrijval bedrijfsreserve Ten gunste van Beleid Resultaat 2007 Beleid

in € 3.993.041 15.137.775

522.348 347.000 869.348 20.000.164

Het positieve saldo van de rekening 2007 is € 20 miljoen is fors te noemen, maar wordt voor ruim € 15 miljoen veroorzaakt door de verkoop van het woningbedrijf. Het resultaat van de bedrijfsvoering is positief en de algemene dienst draagt ruim € 4,0 miljoen bij aan het resultaat. Dit lijkt fors, maar tot en met de najaarsnota was een resultaat verwacht van € 2,9 miljoen. Op pagina 4 van de jaarrekening is op hoofdlijnen een toelichting gegeven van het gerealiseerde resultaat ten opzichte van de voor- en najaarsnota. 6.2

Financiële positie per jaareinde 2007

Het eigen vermogen bedraagt per jaareinde 2007 volgens de jaarrekening, exclusief het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening, € 60,7 miljoen, waarvan € 27,9 miljoen betrekking heeft op bestemmingsreserves. Van de algemene reserve ten bedrage van € 32,8 miljoen is € 20,0 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. Uitgaande van de provinciale norm van 10% van de algemene uitkering – wat neerkomt op een bedrag van € 3,8 miljoen – voldoet deze reserve ruim aan de minimumeis. In de jaarrekening is een en ander toereikend toegelicht. Overigens hanteert u zelf de norm dat het weerstandsreserve (bufferreserve), zoals vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen dat omvang minimaal 10% van het samenstel van de algemene uitkering, de OZB-aanslag dient de bedragen. Zoals in het voorwoord bij de jaarrekening nader uitgewerkt, voldoet u aan deze (hogere) interne norm.

18

De algemene reserve grondexploitatie bedraagt ultimo 2007 € 4,5 miljoen. Deze reserve dient als buffer voor het opvangen van niet voorziene risico’s met betrekking tot de grondexploitatie. Voor de hoogte ervan is door de Provincie een indicatieve norm gesteld waarbij de ondergrens € 500.000 bedraagt en de bovengrens € 12,5 miljoen. Uitgaande van de provinciale norm voldoet de algemene reserve grondexploitatie aan deze norm. Kortheidshalve verwijzen wij tevens naar de betreffende paragraaf ‘grondexploitatie’ elders in dit verslag. 6.3

Weerstandsvermogen

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2007 is gevoerd. Voorzover wij hebben kunnen nagaan geeft de hierin opgenomen informatie een goed beeld van de ontwikkeling van het weerstandsvermogen gedurende 2007. Geconcludeerd kan worden dat het weerstandsvermogen van voldoende omvang is en dat het huidige beleid naar verwachting niet leid tot een aanzienlijke verslechtering van het weerstandsvermogen

19

7

Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant

In onderstaand schema hebben wij een aantal onderwerpen opgenomen die u als Raad behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van uw controlerende rol. Aandachtsgebied

Algemeen aanvaarde controlestandaarden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Dit betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen teneinde de mate en diepgang van onze testwerkzaamheden te plannen. Belangrijke verslaggevinggrondslagen Wij beoordelen de keuze van en de wijzigingen in belangrijke verslaggevingsgrondslagen en controleren de toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Onze mening over de gehanteerde waarderingsgrondslagen en naleving van wettelijke bepalingen en richtlijnen voor de financiële verslaggeving Wij bespreken met het College en het management de kwaliteit en niet alleen de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving. In deze bespreking komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals: - nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen; - schattingen, beoordelingen en onzekerheden; - bijzondere transacties; - waarderingsgrondslagen met betrekking tot significante jaarrekening posten, inclusief het tijdstip waarop transacties plaatsvinden en de periode waarin die worden verantwoord. Verschillen van inzicht met het management over administratieve en verslaggevingkwesties Beoordelingen en schattingen van het management Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het College en het management. Volledigheid verplichtingen, claims, risico’s en garanties De gemeente ………. gaat gedurende een boekjaar tal van transacties aan. Het overgrote deel van deze transacties hebben hun weerslag in de financiële administratie. Een deel van de door uw gemeente in 2007 aangegane transacties heeft geen weerslag in de financiële administratie over 2007, terwijl hieruit wel financiële consequenties kunnen volgen. Als voorbeeld in dit kader noemen wij afgesloten contracten en aansprakelijkheidsstellingen.

Mededeling Bij de jaarrekening 2007 hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven op het gebied van de getrouwheid en de rechtmatigheid.

Er hebben zich in 2007 geen belangrijke wijzigingen voorgedaan in de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen. De gekozen waarderingsgrondslagen zijn aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Er waren geen verschillen van inzicht met het College en het management over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of onze controlewerkzaamheden. Wij onderschrijven de schattingen en de wijze waarop deze worden gemaakt door het management en het College.

Aangezien wij als accountant niet in staat zijn vast te stellen dat alle niet uit de administratie blijkende relevante verplichtingen, risico’s en garanties volledig en juist in de jaarrekening zijn verwerkt, hebben wij het College gevraagd schriftelijk te bevestigen dat bij het opmaken van de jaarrekening alle relevante (en bekende) feiten en omstandigheden zijn betrokken. Wij hebben deze bevestiging d.d. 22 mei 2008 ontvangen.

20

Aandachtsgebied

Werking van de interne beheersingsmaatregelen (waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. Overige informatie in documenten die de gecontroleerde jaarrekening bevatten Materiële fouten, fraudes en illegale handelingen

Onze onafhankelijkheid Onafhankelijkheid is naast deskundigheid een van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Wij hechten aan onze reputatie op het gebied van deskundigheid en onafhankelijkheid. Wij kennen een groot aantal maatregelen, vastgelegd in een continu geactualiseerde database, die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende diensten en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.

Mededeling

Wij hebben het College in het kader van de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking adviezen gegeven.

Uit hoofde van onze wettelijke controletaak hebben wij alleen de jaarrekening gecontroleerd. Het jaarverslag is door ons beoordeeld op mogelijke tegenstrijdigheden met de jaarrekening. Hoewel hier niet specifiek op gericht, hebben onze controlewerkzaamheden het afgelopen jaar geen materiële fouten, fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door het College, het management of andere werknemers, aan het licht gebracht. Wij voldoen op alle punten aan de onafhankelijkheidsregelgeving die op ons van toepassing is.

21

8

Actuele ontwikkelingen

8.1

Wet verankeringen bekostiging gemeentelijke watertaken

Op grond van deze wet die in werking is getreden per 1 januari jl. hebben gemeenten de zorgplicht voor stedelijk afvalwater, hemelwater en voor de structureel nadelige gevolgen van de grondwaterstand. Voor de bekostiging van deze zorgplicht is per diezelfde datum een nieuwe bekostigingsbevoegdheid gecreëerd via de zogenaamde verbrede rioolheffing. Op grond van artikel 228a van de Gemeentewet kan de gemeente daarbij kiezen voor één integrale heffing voor zowel afvalwater als regen- en grondwater danwel voor twee afzonderlijke belastingen voor de kosten van enerzijds het afvalwater en anderzijds het regen- en grondwater. De nieuwe gemeentelijke rioolheffing heeft, in tegenstelling tot het rioolrecht, het karakter van een bestemmingsheffing, bedoeld om kosten voor noodzakelijk geachte beheersmaatregelen ten aanzien van riolering, hemelwater en grondwater te kunnen verhalen. Gemeenten hebben twee jaar de tijd om over te schakelen van het oude naar het nieuwe systeem. Basis voor de rioolheffing vormt de hiertoe op te stellen belastingverordening. Wij adviseren tijdig beleid te ontwikkelen met betrekking tot de uitvoering van de aan gemeenten toegekende nieuwe watertaken en op basis hiervan de uitgangspunten en grondslagen voor verhaal van de hieraan verbonden kosten vast te leggen in een verordening. 8.2

Het netteren van specifieke uitkeringen

Een van de gevolgen van de evaluatie van het BTW-Compensatiefonds is dat het kabinet besloten heeft om de btw-component van specifieke uitkeringen over te hevelen van de departementale begrotingen naar het gemeente- en provinciefonds (nettering btw). Dit besluit is bevestigd in het op 4 juni 2007 gesloten bestuursakkoord. In de voorcalculatorische uitname uit het gemeente- en provinciefonds is de btw-component van destijds bestaande (voor 2004 ingevoerde) specifieke uitkeringen betrokken. Nieuwe (na 2004 ingevoerde) specifieke uitkeringen worden sindsdien netto verstrekt. Het onderscheid tussen bestaande en nieuwe specifieke uitkeringen leidt tot een aantal problemen voor gemeenten en provincies. Deze problemen liggen voornamelijk in de sfeer van verantwoording aan departementen en complicaties bij wijzigingen in specifieke uitkeringen (zo zou bijvoorbeeld bij elke wijziging in de omvang van een specifieke uitkering de relevante btw-component dienen te worden nagecalculeerd).

22

Om deze problematiek te ondervangen is besloten om in één keer alle specifieke uitkeringen aan gemeenten en provincies te ontdoen van de relevante btw-component (netteren). Dit betekent dat met ingang van 2008 alle specifieke uitkeringen netto worden, dus exclusief de compensabele btw. De gemeenten en provincies worden voor de gederfde btw-component gecompenseerd via het gemeente- of provinciefonds. Voor de reeds toegekende specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording nog moet plaatsvinden kan dit tot gevolg hebben dat er een dekkingsprobleem aanwezig is doordat in de begrotingsfase rekening is gehouden met een bijdrage inclusief compensabele btw en de werkelijke bijdrage wordt gebaseerd op de werkelijke lasten exclusief de compensabele btw. Deels wordt dit op gemeenteniveau gecompenseerd door een hogere uitkering uit het gemeentefonds. Wij adviseren gemeentebreed te inventariseren wat de omvang van de gederfde bijdrage uit specifieke uitkeringen als gevolg van de nettering kan zijn en zonodig hiervoor aanvullende dekkingsmiddelen aan te wijzen. 8.3

Verbod hypotheekverstrekking door decentrale overheden aan eigen personeel

Het kabinet wil een verbod op hypotheekverstrekking aan het eigen personeel van de centrale overheden, inclusief hun politieke ambtsdragers. Hiertoe wordt de Wet financiering decentrale overheden gewijzigd. Het kabinet wil af van de onwenselijke situatie dat decentrale overheden tegen gunstige voorwaarden aan het eigen personeel hypotheken verstrekken voor het bekostigen van de eigen woning. Deze overheden doen dit als secundaire arbeidsvoorwaarde. Het kabinet vindt dat er dan met publieke middelen risico wordt gelopen zonder dat hiermee een publiek doel wordt gediend. Ook wordt oneigenlijk gebruik gemaakt van de positie van decentrale overheden op de kapitaalmarkt. Het verbod geldt voor nieuwe hypotheken. Bestaande leningen kunnen blijven doorlopen binnen de overeengekomen voorwaarden. Gezien het feit dat hypotheekvertrekking aan eigen personeel als secundaire arbeidsvoorwaarde is komen te vervallen verdient het aanbeveling te bezien of het beleid ten aanzien van bestaande hypotheken ook geen aanpassing behoeft. Een mogelijkheid zou hierbij kunnen zijn om de bestaande hypotheekportefeuille op bedrijfseconomische gronden elders onder te brengen. 8.4

Wetsvoorstel Bestuurlijke boete overlast in de openbare ruimte

Eind 2007 is het wetsvoorstel ‘Bestuurlijke boete overlast in de openbare ruimte’ door de Eerste Kamer aangenomen. Hierdoor krijgen gemeenten de mogelijkheid een bestuurlijke boete van maximaal € 340 per gedraging op te leggen voor natuurlijke personen en maximaal € 2.250 per gedraging voor rechtspersonen voor gedragingen die overlast veroorzaken in de openbare ruimte, zoals wildplassen, zwerfvuil op straat gooien en hondenpoep achter laten. Het gaat om gedragingen die strafbaar zijn gesteld bij gemeentelijke verordening. De gemeenten mogen de opbrengsten van de boetes zelf houden.

23

De hoogte van de boetes wordt zoveel mogelijk bij Algemeen Maatregel van Bestuur vastgesteld en volgt de boeten hoogten die zijn vastgelegd voor dergelijke overtredingen door het Openbaar Ministerie. De wet is op 19 februari 2008 uitgegeven en gepubliceerd in Staatsblad 2008, nummer 44. De planning is dat de wet samen met de Algemene Maatregel van Bestuur in de loop van 2008 in werking zal treden. Het was de bedoeling dat deze wet tezamen met de wet Bestuurlijke boete fout parkeren en andere lichte verkeersovertredingen zou worden ingevoerd. De Eerste Kamer heeft echter laatstgenoemde wet niet aangenomen, waardoor er voorlopig geen nieuwe mogelijkheid komt voor gemeenten om boetes op te kunnen leggen voor het fout parkeren van auto’s. De gemeenten blijven echter wel verantwoordelijk voor de uitvoering van betaald parkeren. 8.5

Good Governance

In 2006 is door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het programma Good Governance gelanceerd. Doel van het programma is de tevredenheid van burgers en bedrijven met de publieke dienstverlening te vergroten en de vele initiatieven die de laatste jaren op dit vlak zijn genomen, versterken en consolideren. Voorbeelden zijn het Programma Andere Overheid, de Elektronische Overheid en de BurgerServiceCode en de vele initiatieven van organisaties zelf. Het programma bestaat uit twee sporen: een checklist voor het uitwerken van de principes van Good Governance en een stimuleringsprogramma. In de checklist zijn de principes van Good Governance gegroepeerd rond drie thema’s: • de kwaliteit van de dienstverlening; • transparantie en integriteit; • bestuur, toezicht en verantwoording. Het stimuleringsprogramma richt zich op feitelijk handelen, cultuur en houding in de afzonderlijke organisaties en bij hun professionals. Het programma heeft vier aandachtsvelden: • de oriëntatie op burgers en bedrijven; • het lerend vermogen van individuele medewerkers en organisaties als geheel; • leiderschap; • maximale transparantie en integriteit. Het stimuleringsprogramma bestaat onder meer uit het beschikbaar stellen van eenvoudig toegankelijke en goedkope instrumenten waarmee organisaties vaak via eenvoudige internettoepassingen prestaties kunnen vergelijken, integriteitproblemen kunnen identificeren en afspraken met burgers en bedrijven kunnen vastleggen.

24

Aanbevelingen Wij adviseren de checklist Good Governance voor uw gemeente in te vullen en met behulp hiervan na te gaan in welke mate binnen uw gemeente, conform de principes van Good Governance wordt gehandeld. De uitkomsten kunnen eventueel aanleiding geven om de kwaliteit van de dienstverlening, de transparantie en integriteit en het bestuur, toezicht en verantwoording te verbeteren. 8.6

Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO)

De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) treedt naar verwachting op 1 januari 2009 in werking. De kern van deze nieuwe wet is het integreren van de huidige vergunningen op het gebied van bouwen, wonen, ruimte, natuur en milieu tot één omgevingsvergunning. Als gemeente verstrekt u nog maar één omgevingsvergunning aan de aanvrager (bedrijven of burgers). De aanvrager kan voor alle activiteiten in één keer een vergunning aanvragen bij één loket. Hij krijgt daarbij te maken met maar één procedure, één bevoegd gezag en één besluit en één handhaver. Belangrijke gevolgen voor uw organisatie zijn: • oprichten van één loket; • inrichten van front – en backoffice; • aanpassen van de bestaande processen en procedures; • beïnvloeding van de organisatiecultuur; • aanpassen ICT-huishouding. Gemeente Digitale aanvraag tot vergunning (één loket)

Externe partijen Informatie provincie

Gemeentelijke afdelingen, zoals bouwzaken en burgerzaken

Proces verlenen vergunning

Informatie waterschap Informatie brandweer

Beslissing op aanvraag (één besluit)

25

Het resultaat is: • verbetering van de dienstverlening aan burger en bedrijf; • verlaging van administratieve lasten; • versnellen van procedures en vergroten transparantie overheid. Aanbevelingen De onderstaande aandachtspunten zijn hierbij van belang: • Te inventariseren welke vergunningen er verleend worden in u organisatie; • Het inventariseren van de huidige situatie van vergunningverlening. Daartoe zullen de huidige werkprocessen in kaart moeten worden gebracht; • Het bepalen van uw gewenste situatie. Hierbij kan gekozen worden uit een drietal scenario’s: 1. voldoen aan de minimale vereisten van de WABO; 2. gedeeltelijke herinrichting van het proces vergunningsverlening; 3. volledige herinrichting van het proces vergunningsverlening; • Het vergelijken van de huidige situatie met de gewenste situatie; • Het in kaart brengen van de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie Met andere woorden: wat moet er precies gebeuren alvorens aan de WABO wordt voldaan? • Inventariseren van de benodigde en beschikbare ICT; • Opstellen stappenplan met tijdsfasering om te kunnen komen tot een tijdige implementatie van de nieuwe regelgeving. 8.7

De Grondexploitatiewet

Gelijktijdig met de inwerkingtreding van de nieuwe Wet op de Ruimtelijke Ordening, wordt op 1 juli 2008 als onderdeel daarvan de Grondexploitatiewet ingevoerd. Deze wet schept een nieuw publiekrechtelijk kader voor gemeenten om bij projectontwikkeling en particuliere grondexploitatie regels te stellen inzake het verhaal van kosten, de verdeling van kosten en opbrengsten en locatie-eisen. Daarbij blijft het privaatrechtelijke spoor voorop staan. Het publiekrechtelijk instrumentarium dat met deze wet wordt geïntroduceerd fungeert als stok achter de deur. Eisen voor kostenverhaal, bouwrijp maken, inrichting voor de openbare ruimte en de nutsvoorzieningen kunnen worden opgenomen in een exploitatieplan. Het kostenverhaal en de toetsing aan locatie-eisen vinden plaats via de bouwvergunning. Gemeenten kunnen een aantal woningbouwcategorieën opnemen in het bestemmingsplan. Alleen voor kosten, welke niet via de bouwvergunning kunnen worden verhaald, blijft de baatbelasting openstaan. Aanbevelingen Kortom voldoende kansen voor een gemeente om te komen tot een transparant grondbeleid. Hiervoor is het wel zaak dat het hiervoor noodzakelijk beleid tijdig wordt ontwikkeld en dat hiervan afgeleid de relevante procedures en instructies worden geactualiseerd en zonodig nieuw worden ontwikkeld. Wij adviseren op planmatige wijze hieraan invulling te geven.

26