VERKENNING INFORMATIE- VOORZIENING SOCIAAL DOMEIN

VERKENNING INFORMATIEVOORZIENING SOCIAAL DOMEIN Instructie en gebruik GEMSS 3D

VISD is een programma van de VNG dat wordt uitgevoerd in samenwerking met KING

Opgesteld door Datum Versie

KING 29 december 2014 1.0

Colofon Naam document Handreiking Gemeentelijk model voor standaardisatie en sanering (GEMSS) – 3D Alle in dit document gehanteerde cijfers en voorbeelden zijn illustratief. Versienummer 1.0 Versiedatum December 2014 Versiebeheer . Copyright © 2014 Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging, verspreiding en gebruik van deze uitgave voor het doel zoals vermeld in deze uitgave is met bronvermelding toegestaan voor alle gemeenten en overheidsorganisaties. Voor commerciële organisaties wordt hierbij toestemming verleend om dit document te bekijken, af te drukken, te verspreiden en te gebruiken onder de hiernavolgende voorwaarden: 1. KING wordt als bron vermeld; 2. het document en de inhoud mogen commercieel niet geëxploiteerd worden; 3. publicaties of informatie waarvan de intellectuele eigendomsrechten niet bij de verstrekker berusten, blijven onderworpen aan de beperkingen opgelegd door KING; 4. ieder kopie van dit document, of een gedeelte daarvan, dient te zijn voorzien van de in deze paragraaf vermelde mededeling. Rechten en vrijwaring KING is zich bewust van haar verantwoordelijkheid een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Niettemin kan KING geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel in deze uitgave voorkomende onjuistheden, onvolledigheden of nalatigheden. KING aanvaardt ook geen aansprakelijkheid voor enig gebruik van voorliggende uitgave of schade ontstaan door de inhoud van de uitgave of door de toepassing ervan.

3

Inhoud 1

1.1 1.2 2

4

5

9 10 11 12 13 14

Opbouw Inventarisatie Verwerking Toetsing

14 14 15 16 17

Opbouw Inventarisatie Verwerking Toetsing

17 17 18 21 22

Financieel aspect

4.1 4.2 4.3

6 6 7 9

Project aanpak Het doel bereiken Benodigde informatie Contactpersonen Applicatielijst

Operationeel aspect

4.1 4.2 4.3 4.4 4

Kernpunten van het model Opbouw Indicatie van besparingspotentieel

Functioneel aspect

3.1 3.2 3.3 3.4

5 5 6

Aanpak

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3

Achtergrond en doel van het document Doel van GEMSS-3D

Model

2.1 2.2 2.3 3

5

Inleiding

Opbouw Verwerking Toetsing

22 26 29

Onderhoud en beheer ingevuld GEMSS-3D model

31 32

Bijlage 1 - QA/QC – Veelgestelde vragen

A - Samenhang bij toekenning waarden binnen de drie aspecten B - Controle items (kosten bij items op vervuiling, versies)

32 34

Bijlage 2 - Definities functionele indeling

37

A - Applicatiefuncties B - Referentiecomponenten

37 45

4

1

Inleiding

1.1

Achtergrond en doel van het document

Dit document is geschreven als onderdeel van de Proof of Concept (PoC) Gemeentelijk Model Standaardisatie & Sanering en 3-Decentralisatie. Het document is een handleiding voor gemeenten om zelfstandig het GEMSS-3D uit te voeren als nieuwe en bestaande gebruiker van het model. Nieuwe gebruikers van het GEMSS-3D kunnen met behulp van deze handleiding GEMSS3D invullen voor hun gemeente(n). Bestaande gebruikers worden wegwijs gemaakt in het verdergaand gebruik van GEMSS3D, zodat kwaliteit geborgd blijft.

1.2

Doel van GEMSS-3D

Het GEMSS-3D stelt gemeenten in staat op een (gemeente) generieke manier, op basis van een (gemeentelijk) best practice inzicht te registreren op operationele, functionele en financiële aspecten van applicaties, zodat hiermee: 1. Potentiële besparingen kunnen worden onderkend, herkend en –daarna- in actie ter incassering van die besparingen kunnen worden omgezet; 2. De decentralisatie impact op veranderingen vanuit applicatieperspectief inzichtelijk kan worden gemaakt, zodat kans op hergebruik/kennisdelen binnen en over gemeenten vergroot wordt.

5

2

Model

2.1

Kernpunten van het model 1. Financiën leidend: alle directe en indirecte applicatiekosten worden op basis van diverse toewijzingsmethoden toebedeeld aan applicaties, waardoor altijd de financiële component inzichtelijk is en kan worden meegenomen in besluitvorming. 2. Proces leidend: voor alle applicaties is helder welke bedrijfsonderdelen/processen/functionaliteit het ondersteunt, zodat dit gebruikt kan worden in impactanalyses en besparingsonderzoeken. 3. Integraal: alle (voor management en besluitvorming) relevante eigenschappen van applicaties worden in dit model verzameld (uit bestaande bronnen). 4. Transparant en toegankelijk: eigenschappen van applicaties komen voort uit feiten en zekerheden, waarvan herkomst eenduidig en herleidbaar is; bij ontbrekende gegevens worden op eenduidige en verifieerbare wijze aannames gedaan, die gebaseerd zijn op best practices en marktstandaarden.

2.2

Opbouw

Consistente en integrale informatie verzamelen over applicaties wordt gedaan op basis van drie aspecten: financieel, functioneel en operationeel. Hieronder zijn de kernelementen van deze aspecten weergegeven, de basis onder het GEMSS-3D. Afgesloten contracten

Gebruikte functionaliteiten in proces

Werkelijke kosten

Mogelijke functionaliteiten van applicatie

Functioneel aspect

Financieel aspect Applicatie

Operationeel aspect

Continuïteit / Risico’s van het gebruik van de applicatie

Kwaliteit / Rendement van het gebruik van de applicatie

6

Onder deze aspecten wordt een veelheid aan gegevens verzameld, waarvan de diepgang mede wordt bepaald door de (kwaliteit van de) beschikbare gegevens. Samengevat valt het volgende onder de 3 aspecten: 2.2.1

• • • 2.2.2

•

• •

2.2.3

• •

Functioneel:

Het inventariseren van de functionaliteiten van een applicatie volgens onder ander het GEMMA 2.0 model, Referentiecomponenten 3D. Deze worden afgezet tegen de “huidige” gebruikte functionaliteiten van een applicatie om een besparingspotentieel te kunnen gaan vaststellen. Het analyseren van functionaliteiten op gebruikte processen. Financieel:

Richt zich op het verzamelen van aanschaf-, onderhoud- en licentiecontracten en de daarmee gemoeide kosten. Hiermee kan een TotalCost-of-Ownership (TCO)-berekening per applicatie worden gemaakt. Directe en indirecte kosten worden toegewezen over alle applicaties. Applicatie continuïteit inventarisatie, waarmee het risico van de applicatie inzichtelijk wordt. Het aantal afgesloten contracten zal worden afgezet tegen de werkelijk kosten. Operationeel:

Beslaglegging van de applicatie binnen beheersorganisatie, het aantal FTE per applicatie. Toekennen van server en databasegebruik per applicatie.

De drie perspectieven geven gezamenlijk een betrouwbaar beeld van de applicatie om de doelstelling te bereiken, besparingspotentieel en om de impact van veranderingen te kunnen bepalen. Om de doelstellingen te realiseren is het onvermijdelijk dat alle details worden meegenomen, omdat anders een onvolledig beeld kan worden gegeven. Dit betekent dat alle verschillende versies van alle (op een werkplek of netwerk of andere infra component) geïnstalleerde of gebruikte applicaties zullen worden meegenomen in de registratie omdat allen beslag leggen op resources, waaraan kosten zijn verbonden.

2.3

Indicatie van besparingspotentieel

Onderstaand geeft een indruk van het (type) besparingspotentieel dat kan worden onderkend binnen een gemeente: • Dubbele applicaties voor (gedeeltelijk) dezelfde functionaliteit. • Applicaties die niet gebruikt worden. • Voorkomen van aanschaf nieuwe applicaties. • Meerdere versies van dezelfde applicatie, onnodig resourcebeslag. • Hoge kosten/ TCO voor een applicatie die een proces ondersteund, waar uit de verzamelde integrale database blijkt dat andere gemeente voor dezelfde procesfunctie lagere kosten/TCO heeft.

7

•

Hoge beheerinspanning van applicatie (FTE), t.o.v. verzamelde integrale database.

8

3 Aanpak 3.1

Project aanpak Stap

1

Kick-off

2

Verzamelen/ invullen concept model

3

Bespreken concept model met gemeente

4

Bespreken concept besparingspotentieel met gemeente

5

Opleveren eindrapportage

6

Acceptatie door gemeente

Om controle te behouden over de voortgang is het raadzaam om onderstaande aanpak te hanteren tijdens de uitvoering. De aanpak is onderverdeeld in vier fases: Fase 1: Voorbereiding:

 

Kick-off bij gemeente inclusief voorbereiding Verzamelen en beoordelen broninformatie

Fase 2: Invullen GEMSS-3D:

     

Invullen model alle 3 aspecten Integrale controle, beoordeling, afstemming model Voorleggen ingevuld conceptmodel, invullen witte vlekken Bijwerken model aan de hand van gesprekken GEMSS-3D voor gemeente ingevuld Consistentie checklist uitvoeren

Fase 3: Bepalen besparingspotentieel:

  

Analyse, beoordeling en bepalen besparingspotentieel Maken eindrapportage Rapport bespreken met gemeente

Het is van belang eerst iedere fase (voorbereiding, invullen GEMSS-3D, bepalen besparingspotentieel) te voltooien voordat begonnen kan worden aan een volgende fase, dit ter voorkoming van inconsistenties binnen het model.

9

3.2

Het doel bereiken

Om de beheersituatie en impact over het applicatielandschap te kunnen vaststellen is onderstaande informatie noodzakelijk: 





Functionele informatie: o Applicatie status o Type besparing o Ambitie niveau o Afkomst van o Echte besparing o Incasseringtype o Mogelijk alternatief o Toelichting functioneel o Bedrijfsfuncties o Applicatiefuncties o Referentiecomponenten Financiële informatie: o Naam leverancier o Aanschafwaarde o Licentiekosten totaal o Contract functioneel beheer o Contract Technisch beheer o Support contract o Extern support contract o Actuele kosten o Totale directe kosten o Totale indirecte kosten Operationele informatie: o Beheersinspanning Functioneel beheer o Beheersinspanning Technische beheer o Beheersinspanning Ontwikkelaar

Bovenstaande informatie aspecten zal in hoofdstuk 4, 5 en 6 behandeld worden.

10

3.3

Benodigde informatie

Het applicatie landschap is onderverdeeld in drie aspecten; financieel, functioneel en operationeel. Binnen ieder aspect kunnen verschillende type informatiebronnen opgevraagd worden. Onderstaand overzicht dient als leidraad tijdens het invullen van het GEMSS-3D. Verzamel onderstaande informatiebronnen: Domein

Typering

Functioneel

Architectuurplaten

Functioneel

Procesbeschrijvingen

Functioneel

Gebruikershandleidingen (applicaties)

Functioneel

Indelingsclassificaties van functionaliteit van applicatie

Functioneel

Overige (lokale) inventarisaties

Financieel

Rapporten, documenten analyses en vergelijkingen kostenniveau (Benchmarking)

Financieel

Kostenoverzicht software applicaties

Financieel

Budget IT voorzieningen

Financieel

Werkelijke kosten IT

Financieel

Contractadministratie

Financieel

Personeelskosten

Financieel

Facturenadministratie

Operationeel

Overzicht gebruikte licenties

Operationeel

Servers en databases (CMDB)

Operationeel

Rapporten/analyses betrouwbaarheid etc. van de infra

Operationeel

Overzicht aanwezige applicaties

Operationeel

Overzicht van geregistreerde incidenten per applicatie

Operationeel

Netwerk overzichten

Operationeel

Proces/richtlijnen voor inkoop

Operationeel

Beheerportaal servers/ databases van applicaties

Operationeel

(Reeds uitgevoerde) Applicatie rationalisatie

Operationeel

Gebruikers inventarisatie

Overig

Organisatieschema gemeente

Overig

Organisatieschema IT-afdeling

Overig

Organisatieschema gemeente

Overig

Overzicht van TB/FB/DBA

11

3.4

Contactpersonen

Na het verzamelen en verwerken van de informatiebronnen kunnen de gespreken uitgevoerd worden. De gesprekken hebben een tweeledig doel, (1) functionele informatie vergaren en (2) het toetsen van de broninformatie in het model. Hieronder is een overzicht opgenomen die gebruikt kan worden als leidraad naar het zoeken / inplannen van de gesprekken binnen de domeinen. Domein

Functie

Financieel

Financieel medewerker

Financieel

Contract- en accountmanager

Functioneel

Functioneel beheer

Functioneel

Hoofd sectie ICT

Functioneel

Specialist GBA

Functioneel

Functioneel beheer(ders)

Functioneel

Superuser(s) / specialist

Functioneel

Functioneel beheer

Operationeel

Technisch beheer

Operationeel

Databasebeheerder

Operationeel

Adviseur ICT

Operationeel

Technisch applicatiebeheerder

Operationeel

Applicatiearchitect

Operationeel

Projectmanager

Operationeel

Projectleider

12

3.5

Applicatielijst

De voorbereidingen voor het opstellen van het GEMSS-3D staan centraal in fase 1. Onderdeel van fase 1 is de “Intake” van de gemeente, doel van de intake is om afspraken te maken rondom de tijdsduur van het project, beschikbaarheid van mensen en contactpersonen aanstellen. Na de voorbereidingen volgt de kick-off, hier zullen alle projectleden kennismaken met elkaar. De kennismaking, geeft direct de mogelijkheid om afspraken te maken rondom het uitwisselen van informatiebronnen van het financiële, functionele en operationele aspect. Doel van de afspraken is om alle relevante informatiebronnen te verzamelen en te beoordelen op relevantie / kwaliteit. Na het uitvoeren van de voorbereiding (fase 1) is het doel om het model in te gaan vullen (fase 2). Verzamelen daarvoor alle unieke applicaties (inclusief versies) en verwerk deze in de inventarisatielijst zoals hieronder weergegeven. Het kan voorkomen dat een applicatie niet consistent is geregistreerd in de brondocumentatie, zoals bijvoorbeeld: “Microsoft office 2010” en “Microsoft office service pack 3”. Noteer beide applicatienamen, op een later moment kan één van beide gekenmerkt worden als vervuiling (later hier meer over). GEMEENTE

ALGEMENE APPLICATIE INFORMATIE Document Organisatie Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente

App_Nr 1 2 3 4 5

Bron Applicatielijst gemeente Applicatielijst gemeente Totaaloverzicht_Software Applicatielijst gemeente - v2 Applicatielijst gemeente - v2

Applicatie naam Applicatie 1 Applicatie 2 Applicatie 3 Applicatie 4 Applicatie 5

Vul algemene informatie per applicatie toe aan de applicatielijst. Onderstaande punten vallen onder algemene applicatie informatie:   

Applicatienummer: is het uniek nummer per applicatie in de lijst. Document Bron: naam van het document zoals opgeslagen / aangeleverd. Versie: indien bekend uit de brondocumentatie.

Tijdens het gehele traject zullen mogelijke nieuwe bronnen en daarmee applicaties bekend worden gemaakt.

13

Versie 1.1 14.1.5 SP4 7 10.3

Funct. Beheerder

3

Functioneel aspect

3.1

Opbouw

Dit hoofdstuk behandeld de toelichting hoe functionaliteiten aan applicaties toe te kennen. Het doel van het functionele aspect is het bepalen van de functionaliteit van de applicatie, zodat inzichtelijk wordt welke processen ondersteunt worden. Nadat alle functionaliteiten bekend zijn kan de begonnen worden met de analyse uitgevoerd om het besparingspotentieel te lokaliseren. Het functionele aspect omvat:  Inventariseren van informatie(bronnen)  Toekennen van functionele classificatie volgens 3D Referentiecomponenten (Softwarecatalogus (SWC) en GEMMA 2.0)

3.2

Inventarisatie

Om de functionele classificatie aan een applicatie te koppelen zijn twee typebronnen vereist, (1) informatiebronnen (documentatie) en (2) interviews met functioneel en technisch beheerders, zowel binnen als buiten de vak afdelingen. Op basis van de informatie kunnen applicaties met gelijke functionaliteiten als doublure bestempeld worden waarmee een besparingspotentieel gelokaliseerd kan worden. 3.2.1

Stap 1: informatiebronnen

Verzamel alle informatiebronnen (documentenlijst) zoals opgegeven in hoofdstuk “3.3 Benodigde informatie”, die over enige informatie beschikken rondom applicatie functie(s). Verwerk deze informatie in de totaallijst “Opmerkingen” of als een goede classificatie gevonden is de kolom “Quantra typering”. De informatie zal ter ondersteuning zijn tijdens het voeren van interviews met functioneel en technisch beheerders. 3.2.2

Stap 2: gesprekken

Tijdens de gesprekken moet duidelijk worden welke functionaliteit(en) binnen de gemeente daadwerkelijk gebruikt worden. In de totaallijst staat de kolom “Toelichting functioneel” zorg voor iedere applicatie hier passende waarde, die direct duidelijk maakt wat de applicatie doet. Deze informatie zal dienen als invulling.

14

3.3

Verwerking

De te verzamelde broninformatie dient verwerkt te worden in het model binnen het functionele aspect in het tabblad totaallijst. Iedere relevante functionaliteit typering of classificatie uit de broninformatie dient opgenomen te worden in het model. Zoals bij 3.1 Opbouw is aangegeven wordt er op functioneel onderscheidt gemaakt middels classificatie:  3.3.1

Toekennen van 3D componenten uit de SWC en GEMMA20 3D functionele indeling.

Bovenstaande classificaties dient na de te voeren gesprekken toekend te worden. De functionele classificatie volgens de producten en diensten van een gemeente laat zien op welk (sub) domein de applicatie functionaliteit wordt toegepast. De afbeelding hieronder is anders weergegeven dan opgenomen in het GEMSS-3D om de leesbaarheid van de classificatie te waarborgen. Plaats achter ieder bedrijfsfunctie, applicatiefunctie en referentiecomponent een kruisje indien blijkt uit informatiebronnen of gesprekken de applicatie het proces ondersteunt. Het aantal functionaliteiten van de applicatie zal tijdens de analyse gebruikt worden om een eventueel besparingspotentieel te herkennen. Per applicatie dienen dus minimaal 3 kruisjes geplaatst te worden. Eén voor de bedrijfsfunctie, één voor de applicatiefunctie en één voor het referentiecomponent. Zie hoofdstuk 5 voor de definities.

15

3.4

Toetsing

Nadat de broninformatie verwerkt is binnen het functionele aspect moeten de volgende controles uitgevoerd worden om de consistentie van de gegevens te waarborgen. Nadien onderstaande controles uitgevoerd zijn, dient het model voorgelegd te worden aan de gemeente ter goedkeuring. Pas het model aan op basis van de feedback zoals door de gemeente aangeleverd. Nr

Categorie

10

Functioneel

Controle applicaties

Iedere applicatie dient te beschikken over een naam, applicatie en versienummer

11

Functioneel

Bedrijfsfuncties

12

Functioneel

Applicatiefunctie

13

Functioneel

Referentiecomponent

14

Functioneel

Toelichting functioneel

Iedere applicatie dient te beschikken over minimaal 1 kruisje (x) bij bedrijfsfunctie. Iedere applicatie dient te beschikken over minimaal 1 kruisje (x) proces classificatie. Iedere applicatie dient te beschikken over 1 kruisje (x) functionele classificatie. Ieder applicatie dient een functionele beschrijving te hebben. Controleer de velden op lege cellen.

16

4

Operationeel aspect

4.1

Opbouw

Dit hoofdstuk behandeld de toelichting hoe de personeelskosten en servers- en database toe te kennen als de operationele server- en database kernmerken. Binnen het operationele aspect staat het beheer in relatie met FTE, servers- en database management centraal. Door het toekennen van het operationele aspect in het model kunnen de beheerskosten berekend worden per applicatie.

4.2

Inventarisatie

Het operationele aspect bevat de beheersinspanning van een applicatie op de functioneel-, technisch beheerder als de ontwikkelaar. Afhankelijk van de gemeente toegewezen FTE van medewerkers zal een percentage toegekend worden per applicatie. Het doel hiervan is dat het verschil tussen grote (tijdrovende) en kleine (minder tijdrovende) applicaties de juiste FTE weging krijgen. Het verkrijgen van informatie van servers en database kan opgevraagd worden bij de database beheerder en systeem specialist. De doelstelling is per applicatie inzichtelijk te maken het aantal gekoppelde servers en databases met technische eigenschappen (type platform). Het toekennen van de servers en database per applicatie maakt het mogelijk de FTE beheerders kosten te bereken. De volgende gegevens zijn nodig voor het toekennen:  Overzichten van server en databases per applicatie.  FTE overzicht van medewerkers die enige vorm van beheer uitvoeren over applicaties. o Functioneel beheerder o Technisch beheerder o Technisch applicatie beheerder o Ontwikkelaar o Database beheerder Door de technische eigenschappen toe te kennen van de servers en database kan de impact van verandering bepaald worden bij het uitvoeren van het besparingspotentieel.

17

o

4.3

Verwerking

4.3.1

Server en databases

Het toewijzen van server en databases per applicatie dient als volgt uitgevoerd te worden: Neem uit het Configuration Management Data Base (CMDB) overzicht per applicatie het aantal server(s) en/of database(s) over. Het toekennen van servers en databases moet leiden tot het toekennen van de kostprijs per server en database zoals beschreven in hoofdstuk 6. Het voorbeeld* in de afbeelding laat de relatie zien tussen het aantal servers en databases en kosten hiervoor.

kostencomponenten 2 Infra/Hardware incl comm 3 Databases Servers Technisch beheer CMDB Database beheer

Totale beheerkosten

#Servers

Totaal FTE beheer kosten Algemene toeslag FTE € 32.531,90 € 11.855,34 € 13.467,67 € 52.827,40 € 11.855,34

EUR TB 1 1 1 5 1

€ 8.630,69 € 8.630,69 € 8.630,69 € 43.153,43 € 8.630,69

#Databases 3 2 3 6 2

EUR DB € € € € €

4.836,98 3.224,66 4.836,98 9.673,97 3.224,66

Totaal FTE beheer kosten

*Cijfers zijn slechts illustratief 4.3.2

Personeel (FTE)

Het toekennen van het FTE is driedelig:  Het toekennen van de functioneel en technisch beheerder, met een aanvulling of de applicatie intern ontwikkeld is (Ja/nee).  Het toekennen van FTE uren.  Het toekennen van de beheersinspanning (%) per applicatie. De functioneel- en technisch beheerder onderhouden de applicatie. De functioneel beheerder met name verantwoordelijk voor het goed laten aansluiten van de applicatie functionaliteiten naar de eindgebruikers toe, zodat zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren (business en IT-alignment). De technisch beheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden van o.a. de server en database koppelingen.

Functioneel en technisch beheerder 18

Het toekennen van de functioneel en technisch beheerder gebeurd op basis van een informatiebron (document) of via interviews. Zorg dat voor ieder applicatie in het model de functioneel en technische beheerder bekend is. Vul het model in met onderstaande gegevens in:  Functioneel beheerder, voornaam en achternaam voluit schrijven.  Technisch beheerder, voornaam en achternaam voluit schrijven.  Intern ontwikkeld: is de applicatie door de gemeente zelf ontwikkeld, aan te geven door functioneel en technisch beheerder. Aantal appl. excl. Vervuiling Aantal Dubbel/ Vervuiling

ALGEMENE APPLICATIE INFORMATIE Document Organisatie Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente Naam gemeente

App_Nr Bron 1 Applicatielijst gemeente 2 Applicatielijst gemeente 3 Totaaloverzicht_Software 4 Applicatielijst gemeente - v2 5 Applicatielijst gemeente - v2

Applicatie naam Applicatie 1 Applicatie 2 Applicatie 3 Applicatie 4 Applicatie 5

Versie 1.1 14.1.5 SP4 7 10.3

Functioneel

Technisch

Funct. Beheerder Functioneel beheerder 1 Functioneel beheerder 2 Functioneel beheerder 3 Functioneel beheerder 4 Functioneel beheerder 5

Tech. Beheerder Technisch beheerder 1 Technisch beheerder 2 Technisch beheerder 3 Technisch beheerder 4 Technisch beheerder 5

Intern ontwikkeld Applicatie status / Ja Nee Nee Nee Nee

Het kan voorkomen dat de informatiebronnen en interviews niet toereikend zijn om alle applicaties te voorzien van een beheerder. Stuur de inventarisatie lijst aan de relevante betrokkenen toe en verzoek alle lege cellen in de kolom “Functioneel” en “Technisch beheer” een naam (contactpersoon) aan te leveren. Verifieer vervolgens bij de opgegeven persoon of zij daadwerkelijk deze rol vervullen zoals aangeleverd. Belangrijk: Per applicatie dient 1 functioneel en 1 technisch beheerder toegewezen te zijn ter voorkoming van dubbele beheerskosten. FTE uren In het tabblad personeelskosten dienen alle IT-medewerkers opgenomen te worden die werkzaam zijn binnen het 3D domein. Voor het invullen van het FTE overzicht zijn de volgende gegevens nodig:     

Naam medewerker Afdeling medewerker Functie medewerker FTE percentage Valt de afdeling binnen of buiten de vakafdeling

Verwerk bovenstaande gegevens in het FTE overzicht zoals eerder in het financiële aspect is aangegeven. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld opgenomen van de FTE toekenning.

Beheerinspanning

19

Na het vaststellen van het FTE percentage per beheerder kan begonnen worden met het toekennen van de beheerinspanning. De afbeelding hieronder laat zien dat per applicatie een wegingspercentage toegekend kan worden om grote tijdrovende applicatie zwaarder te laten drukken dan kleinere applicaties. Deze specifieke informatie dient afkomstig te zijn van uit de gemeente.

% Beheersinspanning % Beheersinspanning FB TAB % Beheer inspanning ont. Naam Leverancier 14% 2% 11% 75% 9% 33% 65% 5% 45% 6% 24% 14% 7% 0% 9% De totale som van het percentage (%) dient altijd 100% te zijn per beheerder.

Server & Database Bij het toekennen van de server en database kernmerken de volgende gegevens ingevuld te worden:  Aantal Servers  Aantal Databases In de afbeelding hieronder is een voorbeeld opgenomen van de ingevulde velden.

#Servers 1 3 2

#Databases 1 4 2

Bovenstaande informatie dient opgevraagd te worden bij de technisch- en database beheerder. De technisch beheerder is verantwoordelijk voor het leveren van de gewenste server informatie en de databasebeheerder voor database informatie.

20

4.4

Toetsing

Nadat de broninformatie verwerkt is binnen het financiële aspect moeten de volgende controles uitgevoerd worden om de consistentie van de gegevens te waarborgen. Nadien onderstaande controles uitgevoerd zijn, dient het model voorgelegd te worden aan de betrokkenen ter goedkeuring. Pas het model aan op basis van de feedback zoals door de betrokkenen aangeleverd. Nr

Categorie

15

Operationeel

Controle Funct. Beheerder

De namen van de functioneel beheerders dienen 1-op-1 overeen te komen met de namen in het tabblad personeelskosten. Zowel binnen IT als Buiten IT. In geen van beiden tabbladen mogen namen voor komen die niet in de andere staan.

16

Operationeel

Tech. Beheerder

De namen van de technisch applicatie beheerders dienen 1-op-1 overeen te komen met de namen in het tabblad personeelskosten. In geen van beiden tabbladen mogen namen voor komen die niet in de andere staan. Technisch applicatie beheer komt niet voor buiten IT

17

Operationeel

Intern ontwikkeld

Voor alle applicaties die intern ontwikkeld zijn en waar kosten van de ontwikkelaars over verdeeld moeten worden, dient hier een “Ja” te staan.

18

Operationeel

Type applicatie

Elk veld dient gevuld te zijn met 1 van de volgende waarden: Bedrijfsapplicatie; Kantoorautomatisering; Tool; Beheer en Systeem

21

4

Financieel aspect

In onderstaand hoofdstuk wordt toegelicht hoe een financiële analyse wordt uitgevoerd om de kosten van applicaties inzichtelijk te krijgen. Het financiële aspect omvat:  Toewijzen van directe kosten aan applicaties  Toewijzen van indirecte kosten aan applicaties

4.1

Opbouw

Stappenplan 1. Verzamel brondocumentatie in de vorm van facturen, contracten, kostenkaarten, crediteurenkaarten. 2. Vul de financiële velden voor de direct toewijsbare kosten in de applicatielijst op basis van bovengenoemde documentatie. Voeg indien van toepassing nieuwe applicaties aan de lijst. 3. Bereken de indirecte kosten per applicatie a. Personeelskosten b. Algemene niet direct aan een applicatie toewijsbare kosten 4. Sluit de (sub)totalen in de applicatielijst aan met het financieel dashboard en het detailoverzicht van de personeelskosten per functiecategorie. Bij de toewijzing van kosten aan applicaties wordt onderscheidt gemaakt tussen kosten die direct en indirect toegewezen kunnen worden.

4.1.1

Directe kosten

Direct toewijsbaar zijn support- en licentiekosten, deze zijn te vinden in de contracten en op facturen. Vraag hiervoor bij de contactpersoon de IT gerelateerde (support en inkoop) contracten op. Hierin vind je informatie over de duur van de licentie, welke prijs daarvoor wordt betaald, regelingen omtrent support en verrekening hiervan, en het aantal licenties dat verstrekt is. Veel gemeenten beheren hun contractenadministratie niet centraal of in het geheel niet waardoor de administratie niet beschikbaar of niet volledig is. In dat geval zal een intensieve inventarisatie uitgevoerd moeten worden voor applicaties met een besparingspotentieel. Tevens is het zinvol om te inventariseren welk type contracten belangrijke leveranciers standaard aanbieden. Indien noodzakelijk kan er op basis van deze informatie een aanname worden gedaan. Hetzelfde geldt voor licentieadministraties, deze zijn vaak niet aanwezig, of worden pas sinds kort bijgehouden waardoor deze alleen volledig is voor 22

recent aangeschafte licenties. Voer in dat geval een intensieve inventarisatie voor applicaties met een besparingspotentieel en doe zo nodig een goed onderbouwde aanname op basis van de standaard licentieoverzichten die belangrijke leveranciers aanbieden. Inzicht in de standaardcontracten en – licenties kan verkregen worden op basis van desk research (website leverancier) en op basis van de contracten die we tijdens de inventarisaties bij andere gemeenten hebben ingezien. Let in het bijzonder op afspraken rondom support in de contracten. Hiervoor zijn twee voorkomende constructies:  

Support uren (gelimiteerd) zijn ingekocht tegen een vooraf overeengekomen tarief Support uren zijn niet ingekocht en worden verrekend naar ratio van gebruik.

Raadpleeg tevens de specificaties van de IT kostenrekeningen welke gebruikt worden binnen de ICT kostenplaats en de gemeentebreed gebruikte kostenrekening voor het boeken van IT gerelateerde kosten (bijvoorbeeld software-, onderhoud-, externe inhuurkostenrekeningen). Afhankelijk van de organisatorische inrichting binnen de gemeente zullen de kosten via de ICT kostenplaats lopen of via specifieke kostenrekeningen waarop verschillende kostenplaatsen boeken. Ook de crediteurenkaart waarbij gezocht wordt op leverancier kan als bron worden gebruikt wanneer het vermoeden bestaat dat kosten ook op andere kostenrekeningen geboekt zijn dan de ICT gerelateerde kostenrekeningen of –plaatsen. 4.1.2

Indirecte kosten

Personeelskosten intern Ten behoeve van het toewijzen van personeelskosten (beheer, ontwikkeling) aan applicaties moet een overzicht opgevraagd worden van het aantal FTE binnen de afdeling ICT ingedeeld in onderstaande functiegroepen: • Functioneel beheerder • Technisch applicatie beheerder • Technisch beheerder • Ontwikkelaar • Generiek (omvat alle functies anders dan bovenstaande. Bijvoorbeeld staff functies, helpdesk medewerker, werkplekbeheer) Tevens moet bepaald worden wat de personeelskosten van de afdeling ICT zijn. Dit biedt de mogelijkheid het aantal FTE binnen de afdeling ICT af te zetten tegen de totale personeelskosten van de afdeling waarmee een tarief voor 1 FTE bepaald kan worden.

23

Personeelskosten afd. IT Totale personeelskosten afd. IT Gemiddelde per personeelslid

€ 2.500.000,00 € 62.500,00

Uitsplitsing personeelkosten FB binnen afd. IT TAB binnen afd. IT TB binnen afd. IT DB binnen afd. IT Ontwikkelaars binnen afd. IT Overige binnen afd. IT Totaal personeelskosten Verschil FB buiten afd. IT Totaal personeelskosten

€ 625.000,00 € 375.000,00 € 250.000,00 € 325.000,00 € 375.000,00 € 550.000,00 € 2.500.000,00 € 0,00 € 1.125.000,00 € 3.625.000,00

*Cijfers zijn illustratief

Voor functioneel beheer taken die verricht worden door medewerkers welke voor een andere afdeling werkzaam zijn dan de afdeling ICT moet hetzelfde standaard tarief per FTE gehanteerd worden. Ten behoeve van het overzicht dient een lijst samengesteld dan wel opgevraagd van de functioneel beheerders of superusers buiten de afdeling. Stem af met de ICT manager voor welk FTE percentage deze medewerkers zich inzetten voor het beheer van applicaties. De totale kosten voor functioneel beheer buiten de afdeling ICT kunnen op deze wijze worden bepaald en opgenomen worden in het financiële dashboard. Indien een van bovengenoemde functiegroepen volledig is uitbesteed zal het contract danwel jaarfactuur opgevraagd moeten worden. Deze kosten moeten in dat geval additioneel toegevoegd worden voor deze specifieke functiegroep zonder het vermelde aantal FTE verhogen. Indien de activiteiten voor een functiegroep in zijn geheel niet aanwezig is binnen de gemeente (bijvoorbeeld ontwikkelaars) dan worden hiervoor geen kosten toegekend aan applicaties. De gehele lijst moet gecontroleerd en bevestigd worden door de ICT-afdelingsmanager. Bijzondere aandacht moet er zijn voor het FTE percentage per medewerker en gecombineerde functierollen. Beheerkosten extern Door de kosten voor extern beheer (technisch, functioneel) apart van de andere directe kosten op te nemen kunnen de beheerskosten voor een applicatie nauwkeuriger bepaald worden. Kijk hiervoor op de factuur en bepaal of het supportkosten betreffen voor functioneel of technisch beheer betreft. Extrapoleer of deduceer deze kosten zo nodig tot een volledig jaar. Als het een contract betreft voor het beheer van meerdere applicaties verdeel de kosten dan conform de specificatie of evenredig over de applicaties. Investeringen en afschrijvingen Op basis van de Gemeentewet artikel 212, lid 2a mogen gemeenten en provinciën software (incl. implementatiekosten) en gebruiksrechten activeren met een waarde 24

boven de 25.000 euro. Opvallend daarbij is dat deze als materiele vaste activa (MVA) geclassificeerd worden. Gebruikersrechten (licenties) voor onbepaalde duur mogen geactiveerd worden, gebruikersrechten voor bepaalde duur maar meer dan 1 jaar mogen niet geactiveerd worden als MVA moeten in de transitoria opgenomen worden. In de praktijk blijken investeringen in hardware en software bij gemeenten zelden tot niet geactiveerd te worden. Vermoedelijk wordt door veroorzaakt doordat gemeenten qua organisatie geen winstoogmerk hebben en (jaar)budget georiënteerd werken en rapporteren. Gevolg is dat de kosten voor aanschaf van software en gebruikersrechten direct genomen worden in het jaar van aanschaf. Daardoor zijn veel aanschafkosten niet te vinden in het boekjaar dat als referentiejaar gebruikt wordt. Voor de inventarisatie heeft dit tot gevolg dat het activaregister slechts beperkt inzicht zal bieden in de aanwezige hardware en software, leeftijd en vervangingswaarde, en het merendeel van de aanschafkosten niet te vinden zijn in het referentiejaar. Door het saneren van een applicatie worden niet alleen de vaste en variabele kosten verlaagd voor de exploitatie van de applicatie maar hoeft deze ook niet vervangen te worden, evenals dat deel van de hardware waar de applicatie op geïnstalleerd staat. Hier kan op de volgende manier mee worden omgegaan: 1. Ga na of er voorziening is voor de vervanging voor specifieke applicaties. 2. Voor applicaties met besparingspotentieel waarbij geen directe kosten zijn gevonden factuur opzoeken van aanschaf in boekhouding (in andere boekjaren), bijvoorbeeld door het zoeken op leverancier. Voor applicaties met besparingspotentieel waarbij geen directe kosten zijn gevonden bij leverancier opvragen danwel door desk research. Project en implementatiekosten Project- en implementatiekosten van nieuwe applicaties zijn incidentele kosten die het beeld van de kosten van een applicatie kunnen vertekenen. Hoewel dit applicatie gerelateerde kosten zijn is het karakter van deze kosten niet representatief voor de jaarlijkse kosten van de applicatie. Omdat gemeenten over het algemeen deze kosten niet activeren worden de kosten genomen in het boekjaar waarin de activiteiten plaatsvinden. Het representatieve karakter van project- en implementatiekosten in een specifiek boekjaar is niet altijd eenduidig. Voor verschillende (met name) grote applicaties/ suites zijn er soms meerdere relevante implementaties per jaar van nieuwe functionaliteiten, updates en koppelingen en hebben daardoor een terugkerend jaarlijks karakter. Voor met name nieuwe applicaties geldt dat de implementatie- en projectkosten voor het inrichten en gebruik nemen van de applicatie eenmalig zijn. Hiermee kan op de volgende manier mee worden omgegaan: 1. Implementatie- en projectkosten bij nieuwe applicaties worden opgenomen in de kolom implementatiekosten en niet als actuele supportkosten. Deze kosten moeten in de analyse niet meegenomen worden als jaarlijkse kosten van een applicatie. 2. Incidentele kosten voor implementatie van nieuwe functionaliteiten, updates en koppelingen die niet jaarlijks voorkomen bij de applicatie worden opgenomen in de kolom implementatiekosten.

25

3. Voor applicaties waarbij vrijwel jaarlijks implementatie- en projectkosten zijn gemoeid met implementatie van nieuwe functionaliteiten, updates en koppelingen opnemen als actuele supportkosten. Maak hierbij een vergelijking maken met de kosten uit voorgaande jaren voor deze werkzaamheden om te bepalen of de kosten uit het geselecteerde boekjaar representatief zijn.

4.2

Verwerking

4.2.1

Directe kosten

Algemene informatie Algemene contractinformatie waaronder datum, looptijd, opzegtermijn dient overgenomen te worden van het contract danwel data zoals genoemd op de factuur. LEVERANCIERS INFORMATIE Contract

Contract

Contract

Contract

Contract

Contract

Naam Leverancier Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 Leverancier 4 Leverancier 5

Contract_datum

Contract_ID

Looptijd - maanden

Datumeinde

Opzegtermijn dagen

1-2-2013 1-1-2013 1-6-2012 1-10-2012 1-1-2013

AB1234 12X** PC-062012 BD02OK -

180 12 12 12 12

31-7-2013 31-12-2013 30-5-2013 30-9-2013 31-12-2013

30 30 120 180 30

Aanschafwaarde

Aanschafwaarde Specifieke kosten die betrekking hebben op de aanschaf van een applicatie (eenmalige aanschafprijs, implementatiekosten) worden wel opgenomen in het overzicht maar niet beschouwd als onderdeel van de kosten van het beheer en gebruik van een applicaties. Deze kosten worden daarom niet meegerekend in het eindtotaal. Licentie- en supportkosten worden wel toegerekend aan de applicaties en als terugkerend beschouwd. Licentiekosten Licentiekosten en –periode en het aantal afgenomen licenties kunnen worden overgenomen vanuit de betreffende contracten danwel facturen. Indien de licentieperiode minder dan 1 kalenderjaar bestrijkt extrapoleer dan de licentiekosten naar een volledig kalenderjaar. Mocht de periode meer dan 1 jaar bestrijken bereken dan het bedrag het relevante bedrag voor 1 jaar. Indien het contract meerdere jaren betreft waarin de kosten niet voor alle jaren hetzelfde zijn neem dan de gemiddelde kosten over de vermelde jaren. Contract

Contract

Aanschafwaarde € € € € €

Licentiekosten totaal 7.490,00 185.000,00 56.000,00

€ € € € €

contract FB

contract TB

Support contract

Actuele kst

8.550,00 2.450,00 68.300,00 14.597,40

Investeringskosten Indien er kosten worden gemaakt die niet onder support vallen maar ten behoeve van 26

Jaarlijks

doorontwikkeling van de applicatie om deze te laten functioneren binnen het IT landschap van de gemeente worden deze aangemerkt als additionele investeringskosten (na de initiële aanschaf en licentiekosten). Indien deze kosten niet geactiveerd kunnen worden op de balans maar direct ten laste van de resultatenrekening gaan moeten deze ook meegenomen worden in de kostprijs van de applicatie. Wijzigingen Bij een revisie van de applicatie lijst moeten bovenstaande gegevens aangepast worden conform de meest recente facturen en contracten voor bestaande applicaties, en nieuwe applicaties. Aandachtspunt daarbij is het toewijzen van de kosten aan de corresponderende versie van een applicatie. Support kosten Indien er sprake is van een support contract waarbij support vooraf is ingekocht kunnen de kosten overgenomen vanuit het contract dan wel de factuur. De contracten worden ingedeeld naar Functioneel Beheer, Technisch Beheer, dan wel software support/ onderhoud. Indien het contract <1 jaar oud is extrapoleer dan de supportkosten naar een volledig kalenderjaar. Indien het contract meerdere jaren betreft waarin de kosten niet voor alle jaren hetzelfde zijn neem dan de gemiddelde kosten over de genoemde jaren. Indien support los ingekocht wordt dan wel binnen het contract verrekend wordt naar ratio van gebruik moeten de kosten worden vastgesteld op basis van facturen. In dit geval worden de kosten geclassificeerd als “actuele support kosten”. Indien er geen contractenadministratie (bij de financiële administratie, IT manager, inkoopafdeling) is zullen de contracten bij de individuele afdelingen opgevraagd moeten worden. Ext. support

Ext. support

Extern

Ext. support

Investeringskosten

Contract

Contract

Contract

Boekhouding

Boekhouding

contract TB

Support contract

Actuele kst

€ € € € €

€ € € € €

Jaarlijks € € € € €

contract FB € € € €

4.2.2

-

€ € € € 2.100,00 €

1.000,00 -

10.000,00 1.250,00

5.174,06 6.500,00 -

Totaal direct 2.200,00 -

Indirecte kosten

De indirecte personeelskosten van een applicatie hebben betrekking op personeel, servers en databases. Personeel (functioneel beheer, technisch applicatie beheer, ontwikkelaars) Op basis van de informatie van de IT manager en de financiële administratie kan het aantal Full Time Employees (FTE) bepaald worden en de personeelskosten voor salarissen. Op basis hiervan kan een gemiddeld tarief per FTE bepaald worden. Per medewerker kan in het overzicht afhankelijk van het FTE percentage een kostprijs berekend worden. De kostentoewijzing aan applicaties gebeurt door het aantal applicaties dat de medewerker beheerd en de onderlinge procentuele tijdsverdeling

27

EUR FB

waarmee de medewerker zich met het beheer van deze applicaties bezighoudt. Zie hiervoor ook paragraaf 6.3.2. Indien een van bovengenoemde functiegroepen volledig is uitbesteedt zullen de jaarkosten additioneel toegevoegd worden voor die specifieke functiegroep zonder het vermelde aantal FTE verhogen. Wijzigingen in aantal FTE Bij wijzingen van het aantal FTE zullen de kosten gedurende het jaar stijgen of dalen. Daarom is het raadzaam een gemiddeld FTE tarief vast te stellen over een volledig jaar en uitgaan van het aantal FTE per 31 december. Tussentijdse wijzigingen in het aantal FTE te doorvoeren in de analyse lijst is mogelijk maar vereist twee acties: 1. Het aanpassen van het financiële dashboard waarbij de kosten worden verhoogd of verlaagd met het betreffende FTE percentage * FTE tarief; 2. Bij medewerkers met een beheer- of ontwikkelfunctie het toewijzen van applicaties indien het een nieuwe medewerker betreft, en bij het vertrek van een medewerker diens naam te verwijderen bij de gerelateerde applicaties. Indirect aan applicatie toewijsbare kostencomponenten 1. Beheer

2 Infra/Hardware incl comm 3 Databases

Functioneel

Servers

EUR FB € 0,00 € 21.000,00 € 0,00 € 90.000,00 € 6.500,00

Technisch appl.

Ontwikkelaars

Eur TAB

EUR ONTW. #Servers € 19.064,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

€ 7.500,00 € 0,00 € 0,00 € 45.000,00 € 2.250,00

2 5 0 1 1

Totale beheerkosten

Technisch beheer CMDB

Database beheer

Totaal FTE beheer kosten

EUR TB

EUR DB € € € € €

Totaal FTE beheer kosten Algemene toeslag € 45.545,19 € 72.752,51 € 0,00 € 147.070,32 € 19.100,50

€ 17.261,37 € 43.153,43 € 0,00 € 8.630,69 € 8.630,69

#Databases 1 5 0 2 1

1.719,82 8.599,08 3.439,63 1.719,82

Servers (technisch beheerders) Voor de kosten voor servers worden de personeelskosten van de technisch beheerders gebruikt. Door het delen van de personeelskosten voor deze functiegroep (op basis van het eerder bepaalde gemiddelde tarief per FTE) kan er een tarief per server berekend worden door het aantal servers binnen de organisatie. Op basis van het servergebruik van een applicatie kunnen er serverkosten aan een applicatie toegewezen worden.

28

Databases (database beheerders) De kosten voor databases voor een individuele applicatie worden berekend door de personeelskosten voor databasebeheerders (op basis van gemiddeld FTE tarief) te delen door het aantal databases dat in gebruik is binnen de organisatie. Hiermee wordt een tarief per database bepaald. Doordat per applicatie het aantal gerelateerde databases is aangegeven kunnen de databasekosten voor een specifieke applicatie bepaald worden. Generiek personeel De kosten voor medewerkers in functies anders dan bovenstaand worden verdeeld onder alle applicaties gezamenlijk. Hiermee ontstaat er een tarief (algemene opslag) voor de applicaties. Overige indirecte kosten Niet alle kosten blijken direct te verbinden te zijn aan een specifieke applicaties. Naast personeelskosten voor generieke IT functies zijn dat bijvoorbeeld kosten voor informatiebeveiliging, verbindingenhuur, datalijnen. Het streven blijft om kosten om direct toe te wijzen aan applicaties, waar dat niet mogelijk wordt de som van deze kosten verdeeld over alle applicaties binnen de gemeente (algemene opslag). De uiteindelijke kostencalculatie van een applicatie is in onderstaand voorbeeld weergegeven: Voorbeeld kosten applicatie Directe kosten Personeelskosten beheer Algemene opslag Personeelskosten generiek Overige indirecte kosten

€ 16.924,06 € 73.218,98

Totale kosten applicatie

€ 95.294,14

€ 2.403,85 € 2.747,25

Aansluiting met het financiële dashboard De som van de toegewezen kosten in de applicatielijst moet overeenkomen met het totaalbedrag aan applicatie gerelateerde IT kosten in het financiële dashboard. Tevens zal er gecontroleerd moeten worden of de personeelskosten per functiecategorie (functioneel beheer, technisch applicatie beheer, ontwikkeling, database beheer en technisch beheer) aansluiten met het vastgestelde bedrag binnen de personeelskosten per categorie.

4.3

Toetsing

Nadat de broninformatie verwerkt is binnen het financiële aspect moeten de volgende controles uit om de consistentie van de gegevens te waarborgen. Indien onderstaande de consistentie controle worden uitgevoerd zijn dient het model voorgelegd te worden aan de gemeente te goedkeuring. Pas het model aan op basis van de feedback zoals door de gemeente aangeleverd.

29

Nr 27

Categorie I Financieel

Categorie II Technisch Beheer

28

Financieel

Database beheer

29

Financieel

Totaal FTE beheerkosten

30

Financieel

Overige kosten opslag

31

Financieel

32

Financieel

Totaal indirecte kosten Totale kosten

35

Financieel

36

Financieel

37

Financieel

Indirecte applicatiekosten. Indirecte applicatiekosten.

Indirecte applicatiekosten.

Controle Op basis van het aantal servers dient het bedrag opslag per server (Tabblad indirecte kosten) toegekend te worden aan alle applicaties waar 1 of meerdere servers zijn toegewezen. Het totaal bedrag van deze kolom moet aansluiten met totaal technisch beheer in tabblad indirecte kosten. Op basis van het aantal databases dient het bedrag opslag per server (Tabblad indirecte kosten) toegekend te worden aan alle applicaties waar 1 of meerdere databases zijn toegewezen. Het totaal bedrag van deze kolom moet aansluiten met totaal database beheer in tabblad indirecte kosten. Deze kolom moet aansluiten met het totaal van de kolommen EUR FB, EUR TAB, Euro Ontw, Euro TB, Euro DB Op basis van het #aantal applicaties excl. Vervuilingen dienen de kosten overige opslag zoals vermeld in tabblad indirecte kosten evenredig verdeeld te worden over alle applicaties. Totaal moet aansluiten. Kolom moet aansluiten met het fin. dashboard “indirect toegewezen kosten” Kolom moet aansluiten met het fin. dashboard totale kosten. Aantal Fte’s dient aan te sluiten bij de totalen op tabblad personeelskosten Aantal applicaties beheerd door FB, Superusers, TAB en ontwikkelaars dienen aan te sluiten met tabblad personeelskosten en tabblad Applicatie Inventarisatie Aantal servers en databases dienen aan te sluiten met tabblad Applicatie Inventarisatie

30

5

Onderhoud en beheer ingevuld GEMSS-3D model

Het ingevulde GEMSS-3D model heeft als doel inzicht te creëren in het gebruik en de kosten van applicaties, zodat daarmee vastgesteld kan worden of dit voldoende efficiënt en effectief is. Het invullen van de applicatielijst is daarmee geen doel op zich maar biedt de gebruiker de mogelijkheid om een grondige analyse te maken van het bestaande applicatielandschap binnen de gemeente. Het applicatielandschap is echter niet statisch en daarom is het noodzakelijk om de applicatielijst te onderhouden en beheren door het toevoegen, muteren of verwijderen van applicaties en beheerders, servers, databases en aan applicaties toegekende functionaliteiten en domeinen. Dit kan onderdeel zijn van het reguliere change process binnen IT. Deze tussentijdse aanpassingen bieden de mogelijkheid om actuele analyses te maken voor de effectiviteit en gebruik van applicaties vanuit het functionele en operationele aspect. Met betrekking tot financiële analyses is het raadzaam om aanpassingen binnen dat aspect jaarlijks door te voeren vanwege de samenhang tussen de operationele variabelen en de kosten voor personeel voor beheren van applicaties, servers, databases, en de algemene opslag. Door het actualiseren van het financiële dashboard uitgaande van een volledig boekjaar kunnen de nieuwe tarieven vastgesteld worden. Hiermee blijft de aansluiting van het ingevulde model met de financiële administratie behouden.

31

Bijlage 1 - QA/QC – Veelgestelde vragen A - Samenhang bij toekenning waarden binnen de drie aspecten

1

2

3

4 5

6

7

8

9

10

11

12

13

Waarom wijzigen jullie kosten toe van functies die niets met applicaties van doen hebben? (Management, Projectmanagement, adviseurs etc.)? Applicaties worden gebruik als middel voor kosten toewijzing. Overige functies leveren ook bijdrage bij het in stand houden/ondersteunen/vernieuwen van het applicatielandschap Waarom nemen jullie hardware kosten niet mee? Binnen gemeente is ervoor gekozen de hardware investeringen in 1x in de lasten op te nemen i.p.v. af te schrijven. Hierdoor geen jaarlijkse zuivere toewijzing mogelijk. Reductie #servers en #DB leidt wel tot reductie in licentiekosten en vermindering hardware vervanging Waarom nemen jullie kosten mee die buiten IT (Product automatisering) vallen? Het besparingspotentieel wordt gemeente breed bepaald. Beheerwerkzaamheden buiten IT worden daarom meegenomen. Waarom nemen jullie wel Tele- en Datacommunicatie kosten mee? (alleen datakosten, kosten mobiele telefoons zijn eruit gehaald) Datacommunicatiekosten hebben wij meegenomen. Mobiele telefoniekosten zijn eruit gehaald. Afschrijvingslasten zijn toch ook kosten? Afschrijvingslasten worden gemeente breed verdeeld en zijn niet uitgesplitst naar IT Waar komen opbrengsten vandaan op een kostenrekening? En waarom hebben jullie deze niet in mindering gebracht? Betreft interne boekhoudkundige opbrengsten. Geen echt geld Jullie hebben aan een groot deel van de applicaties geen directe kosten toegewezen. Wie zegt dat dit representatief is? Binnen gemeente is ervoor gekozen de software investeringen in 1x in de lasten op te nemen i.p.v. af te schrijven. Hierdoor geen jaarlijkse zuivere toewijzing mogelijk. Op het totaal zien is 2012 representatief jaar Personeelskosten buiten IT? Waarom meenemen? Zie 3. 2012 is niet representatief voor 2014. FTE-reductie is al (deels)doorgevoerd. Er valt dus niets indirect te besparen. Het gebruik van applicaties en beheer zijn wel getoetst qua gebruik in 2013. Indirecte besparing moet wel mogelijk zijn. Zoveel applicaties hebben wij niet in huis. Inventarisatie is tot stand gekomen uit diverse bronnen; Beheerportaal, Active directory, Licentieadm. en Fin. Administratie. Waarom overhead toeslag evenredig over alle applicaties? Elke applicatie kost geld Hoe hebben jullie de serverkosten berekend voor servers die niet te koppelen zijn aan applicaties? (DC’s, Storage, ESX servers) ESX servers zijn toegewezen aan Vmware. DC's vragen relatief weinig onderhoud en is zeer beperkt aantal servers. Waarom hebben jullie FTE kosten voor databases evenredig verdeeld? Er zijn databases die nauwelijks beheer vragen. Indien mogelijk is urenregistratie aan te leveren dan kan verdeling anders.

32

Er moeten investeringen (inspanningen) worden gedaan om applicaties uit te faseren of om in 14 een alternatief te voorzien. Dus geen of lager besparingspotentieel. Dat is correct, investering is eenmalig. Besparing is jaarlijks terugkerend. ROI

15

16

17

18

19

Waarom neem je de proces/handling kosten van een proces dat wordt ondersteund door een applicatie niet mee? Daarmee neem je ook efficiencyverbetering mee in het BP (met A veel goedkoper dan met B); Besparingspotentieel beperkt zich tot applicatiekosten. Efficiency verbetering kan wel onderdeel zijn van de BuCa in vervolgfase We hebben net veel geïnvesteerd in het serverpark, die blijven echt wel staan. Dus ook (veel van de) kosten zullen doorlopen, incl. de FTE's van beheer….daar kunnen we weinig/niet op besparen !!! Servers zullen blijven draaien, maar er hoeven minders servers vervangen te worden op termijn. Resources kunnen ook efficiënter ingezet worden voor andere doeleinden. Daarmee dus besparing Het is toch onzin om ook kosten van management van IT mee te nemen in de toewijzing? IT Management levert ook een bedrage voor het instant houden/vernieuwen van het IT Landschap Als alleen applicaties zonder directe kosten worden gesaneerd, is er dan ook nog aan indirecte kosten te besparen? Niet direct gekoppeld aan betreffende applicatie. Substantiële reductie van het aantal applicaties leidt wel tot een reductie van de indirecte kosten. Hoe duur is een SAAS bij jullie? Indien SaaS onderdeel is van het applicatiecontract, dan zijn de kosten hiervan toegewezen in de directe kosten. (Bij Rijswijk) is SaaS indirect verdeeld (Econocom/Plusine) niet direct toewijsbaar aan specifieke applicatie

33

B - Controle items (kosten bij items op vervuiling, versies) Nadat alle aspecten (financieel, functioneel en operationeel) verwerkt voer onderstaande controles uit. Nr 1 2

Categorie Algemeen Algemeen

App_Nr Bron

3

Algemeen

Versie

4

Functioneel

Funct. Beheerder

5

Functioneel

Tech. Beheerder

6

Functioneel

Intern ontwikkeld

7

Functioneel

Type applicatie

8

Functioneel

Applicatiestatus

9

Functioneel

Type besparing

10

Functioneel

Afkomstig van

11

Functioneel

Incasseringstype

12

Functioneel

Mogelijk alternatief

13

Functioneel

Toelichting functioneel 1

Controle Elke applicatie moet voorzien zijn van een uniek app_nr Bij elke applicatie moet een herleidbare bron vermeldt staan Indien meerdere versies van 1 applicatie in de lijst voorkomen, dient gecontroleerd te worden of de versies ook daadwerkelijk actief zijn. Versies die niet meer acties zijn, dienen op vervuiling te worden gezet. De namen van de functioneel beheerders dienen 1-op-1 overeen te komen met de namen in het tabblad personeelskosten. Zowel binnen IT als Buiten IT. In geen van beiden tabbladen mogen namen voor komen die niet in de andere staan. De namen van de technisch applicatie beheerders dienen 1-op-1 overeen te komen met de namen in het tabblad personeelskosten. In geen van beiden tabbladen mogen namen voor komen die niet in de andere staan. Technisch applicatie beheer komt niet voor buiten IT Voor alle applicaties die intern ontwikkeld zijn en waar kosten van de ontwikkelaars over verdeeld moeten worden, dient hier een “Ja” te staan. Elk veld dient gevuld te zijn met 1 van de volgende waarden: Bedrijfsapplicatie; Kantoorautomatisering; Tool; Beheer en Systeem Elk veld dient gevuld te zijn met de 1 van de volgende waarden: Moet blijven; Besparingspotentieel; Vervuiling; Voor elke applicatie die als status besparingspotentieel heeft, dient in dit veld de volgende waarden ingevuld te staan: Wordt niet gebruikt; Vermindering in gebruik zijnde versies; Doublure in functionaliteit Voor elke applicatie die als status besparingspotentieel heeft, dient in dit veld de volgende waarden ingevuld te staan: Was bekend; PoC Voor elke applicatie die als status besparingspotentieel heeft, dient in dit veld de volgende waarden ingevuld te staan:1;2;3;4; Voor elke applicatie die als status besparingspotentieel heeft, dient een alternatieve applicaties vermeld te zijn of n.v.t.: Voor elke applicatie die als status besparingspotentieel heeft, dient hier een inhoudelijke onderbouwing te staan.

34

14 15

16

17

18

19

20

21

22

23 24 25

Functioneel

Software catalogus

Voor elke applicatie dient een SWC classificatie ingevuld te zijn. Functioneel Quantra typering Voor elke applicatie dient dit veld gevuld te zijn met een korte omschrijving waarvoor de applicatie gebruikt wordt. Operationeel Beheersinspanning Voor elke applicatie waar een FB is ingevuld dient hier FB een % te staan hoeveel FTE er aan deze specifieke applicatie worden toegewezen. Het totaal % per beheerder moet altijd 100% zijn. Operationeel Beheersinspanning Voor elke applicatie waar een Technische Applicatie TAB Beheerder is ingevuld dient hier een % te staan hoeveel FTE er aan deze specifieke applicatie worden toegewezen. Het totaal % per beheerder moet altijd 100% zijn. Operationeel Beheersinspanning Voor elke applicatie waar Intern ontwikkeld op “ja”staat Ontwikkelaar dient hier een % te staan hoeveel FTE er aan deze specifieke applicatie worden toegewezen. Het totaal % per beheerder moet altijd 100% zijn. Financieel Totaal directe Deze kolom dient aan te sluiten met het financieel kosten dasboard welke kosten direct zijn toegewezen aan applicaties o.b.v. crediteurenkaarten/facturen. Financieel Beheer functioneel Voor elke applicatie waar een FB is ingevuld dient hier de kosten in euro’s vermeld te staan op basis van het % wat toegewezen is aan de applicatie. Het bedrag op het totaal van de applicaties die de persoon beheerd, dient aan te sluiten met de FTE-kosten vermeld in het tabblad personeelskosten. Financieel Beheer TAB Voor elke applicatie waar een TAB is ingevuld dient hier de kosten in euro’s vermeld te staan op basis van het % wat toegewezen is aan de applicatie. Het bedrag op het totaal van de applicaties die de persoon beheerd, dient aan te sluiten met de FTE-kosten vermeld in het tabblad personeelskosten. Financieel Beheer Voor elke applicatie waar Intern ontwikkeld op “ja”staat Ontwikkelaar dient hier de kosten in euro’s vermeld te staan op basis van het % wat toegewezen is aan de applicatie. Het bedrag op het totaal van de applicaties die de persoon beheerd, dient aan te sluiten met de FTE-kosten vermeld in het tabblad personeelskosten. Operationeel #servers Het totaal aantal servers dient aan te sluiten met de brondocumentatie (CMDB) Operationeel #databases Het totaal aantal databases dient aan te sluiten met de brondocumentatie (CMDB) Financieel Technisch Beheer Op basis van het aantal servers dient het bedrag opslag per server (Tabblad indirecte kosten) toegekend te worden aan alle applicaties waar 1 of meerdere servers zijn toegewezen. Het totaal bedrag van deze kolom moet aansluiten met totaal technisch beheer in tabblad

35

26

Financieel

Database beheer

27

Financieel

Totaal FTE beheerkosten

28

Financieel

Overige kosten opslag

29

Financieel

30

Financieel

Totaal indirecte kosten Totale kosten

31

Functioneel

Domein

32

Functioneel

33

Financieel

34

Financieel

Generieke Functionaliteit Indirecte applicatiekosten. Indirecte applicatiekosten.

35

Financieel

Indirecte applicatiekosten.

indirecte kosten. Op basis van het aantal databases dient het bedrag opslag per server (Tabblad indirecte kosten) toegekend te worden aan alle applicaties waar 1 of meerdere databases zijn toegewezen. Het totaal bedrag van deze kolom moet aansluiten met totaal database beheer in tabblad indirecte kosten. Deze kolom moet aansluiten met het totaal van de kolommen EUR FB, EUR TAB, Euro Ontw, Euro TB, Euro DB Op basis van het #aantal applicaties excl. Vervuilingen dienen de kosten overige opslag zoals vermeld in tabblad indirecte kosten evenredig verdeeld te worden over alle applicaties. Totaal moet aansluiten. Kolom moet aansluiten met het fin. dashboard “indirect toegewezen kosten” Kolom moet aansluiten met het fin. dashboard totale kosten. Elke applicatie dient toegewezen te zijn aan 1 of meerdere gemeente domeinen Elke applicatie dient toegewezen te zijn aan 1 of meerdere generieke functionaliteiten. Aantal Fte’s dient aan te sluiten bij de totalen op tabblad personeelskosten Aantal applicaties beheerd door FB, Superusers, TAB en ontwikkelaars dienen aan te sluiten met tabblad personeelskosten en tabblad Applicatie Inventarisatie Aantal servers en databases dienen aan te sluiten met tabblad Applicatie Inventarisatie

36

Bijlage 2 - Definities functionele indeling A - Applicatiefuncties Naam Declareren geleverde diensten

Distribueren en synchroniseren gegevens en signalen

Bieden statistische informatie

Ontsluiten open en closed data

Beschrijving Functionaliteit van een (contract)partner die gebruikt wordt om de aan de gemeente geleverde diensten te factureren. Functionaliteit die door de gemeente wordt gebruikt om gegevens en signalen van een bron (door) te leveren aan binnengemeentelijke afnemers. Afnemers krijgen gegevens en signalen geleverd op basis van abonnementen en afnemerindicaties die door de afnemers zijn ingesteld. Bieden van informatie en verantwoording naar het algemene publiek over geleverde diensten in het sociaal domein. Het betreft hierbij het als gemeente leveren van gegevens ten behoeve van bestaande landelijke monitors (in verschillende vormen zoals grafieken, tabellen of thematische plattegronden en kaarten. Dit gebeurd op basis van bestaande aanleveringsprotocollen. Functionaliteit waarmee open data en (sectorale) closed data worden ontsloten naar belanghebbenden. Het verschil in closed en open data ligt in de beperkingen die er ten aanzien van het vrij delen van gegevens gelden. Open data is een term die wordt gebruikt om vrij beschikbare informatie te duiden en closed data is een term die gebruikt wordt om gegevens mee te duiden die alleen gedeeld mogen worden met partijen die daar doelbinding voor hebben. Voorwaarden waaraan bij Open Data aan voldaan moet worden zijn: *Er berust geen auteursrecht of andere rechten van derden op; *De data zijn bekostigd uit publieke middelen, beschikbaar gesteld voor de uitvoering van die taak; *De data voldoen bij voorkeur aan 'open standaarden' (geen barrières voor het gebruik door ICT-gebruikers of door ICT-aanbieders); *Open Data is bij voorkeur computer-leesbaar, zodat zoekmachines informatie in documenten kunnen vinden.

37

Bieden horizontale en verticale verantwoording

Beheren zaken

Inzage in klantgegevens en lopende zaken

Genereren documenten

Ondersteunen burgerparticipatie

Functionaliteit om geanonimiseerde gegevens te leveren die geaggregeerd zijn op een gewenst niveau (bijvoorbeeld op wijkniveau). Horizontale verantwoording: verantwoording vanuit het College van B&W aan de gemeenteraad, de lokale rekenkamer en het lokale publiek over geleverde diensten en bereikte resultaten, vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid in het sociaal domein Verticale verantwoording: verantwoording vanuit de gemeente aan het rijk, ten behoeve van de systeemverantwoordelijkheid van de minister. Via het beheren van zaken kunnen geautoriseerde professionals zaken agenderen en zaakdocumenten en zaakgegevens raadplegen en bijwerken. Ook is het mogelijk om van openstaande en afgesloten zaken het verloop van de afhandeling van de zaak in te zien. Dit betreft de 2e lijns zaken als een aanvraag wwb-uitkering of een wmo-aanvraag, etc. Voor het opvolgen van meldingen, signalen en/of het voeren van het gesprek moet de regisseur kunnen beschikken over (een beperkte) set gegevens over de burger. Deze gegevens komen zowel uit bronsystemen van organisaties die betrokken zijn bij de ondersteuning van die burger (en zijn gezin) als uit de gemeentelijke systemen. Bij de hulpverlenende organisaties is in het algemeen veel informatie bekend over de situatie van de burger op een bepaald leefgebied en de al geleverde dienstverlening. Ter voorbereiding op het eerste gesprek kan de regisseur zich laten informeren of er iets op de verschillende leefgebieden van de burger speelt. Ook voor derden is deze informatie relevant. De medewerker van het gemeentelijke KCC moet bijvoorbeeld kunnen vaststellen of voor een burger die belt al een (gezins)plan is opgesteld. Deze medewerker mag het (gezins)plan niet inzien kijken, maar moet wel kunnen zien tot welke professional/regisseur hij zich kan richten. Functionaliteit om documenten te genereren op basis van sjablonen met behulp van zogeheten 'samenvoegvelden' Functionaliteit waarmee ingespeeld wordt op ideeën en denkkracht van inwoners. Via burgerparticipatie worden bewoners uit de wijk samenwerkingspartners bij planning, ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van gezondheidsbevordering. Het doel van

38

burgerparticipatie kan verschillen, er is geen vast format voor; de uitkomst ervan staat niet vast. Beheren van contracten en SLA´s

Tonen integraal klantbeeld Beheren groepstraject

Matchen vraag en aanbod

Beheren werkvoorraad

Tonen sociale kaart

Om zicht te krijgen en te houden op de resultaten van de sociale wijkteams en de kosteneffecten daarvan, wordt een systematiek van resultaatsturing en verantwoording ontwikkeld. Deze systematiek kan uit de volgende onderdelen bestaan: # Sturing op kwaliteit van de uitvoering (maatschappelijke effecten); # Sturing op kwantiteit en kosten (monitoring van de kosten in het brede maatschappelijke domein en monitoring op de doorverwijzing naar de tweede lijn); # Een vergelijking met de andere sociale wijkteams (benchmark). Functionaliteit die aan de professional/ regisseur wordt geboden om ofwel het systeem rondom de burger in kaart te brengen en de rol daarvan in de te leveren hulp en ondersteuning ofwel hulp en ondersteuning aan een groep burgers/ een gezin in kaart te brengen Functionaliteit die vraag en aanbod van individuele burgers aan elkaar koppelt.. Vrijwilligers kunnen hier hun aanbod plaatsen en burgers(of hun mantelzorgers) met een hulpvraag hun verzoek. Burgers kunnen onderling tot overeenstemming komen of worden daarbij begeleid door professionals of vrijwilligers. De rol van de gemeente kan, variëren van ondersteunend, faciliterend tot regulerend en initierend. De werkvoorraad toont de taken die door professionals uitgevoerd moeten worden. en kunnen geïnitieerd worden vanuit een (digitale) aanvraag van een burger of via een signaal. De werkvoorraad geeft de zaken weer die door het zaaksysteem worden bijgehouden, maar ook zaken die in andere taakspecifieke backoffices worden geregistreerd. In de werkvoorraad is op eenvoudige wijze te zien wat de status van een taak is en hoe taken geprioriteerd zijn. Een voorziening waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke partijen lokaal of regionaal beschikbaar zijn voor welke diensten. Een digitale gids met informatie over dienstverleners en instellingen. Deze informatie kan als een lijst worden weergegeven maar het is ook mogelijk om

39

deze informatie weer te geven op een kaart van de buurt, de gemeente of de regio. Leveren van statistische informatie Ondersteunen ontvangen en beoordelen van signalen

Maken afspraken

Beheren voorraad producten en diensten Bieden van managementinformatie

Ketenpartner levert data aan clearinghouse en van daaruit wordt informatie gegenereerd richting departement of gemeenten. Functionaliteit waarmee gebeurtenissen die vanuit bronsystemen (op basis van een abonnement) worden gemeld, eerst worden beoordeeld/gefilterd en indien nodig als signaal worden geregistreerd. De functionaliteit is in staat om bij opeenvolging van meldingen en signalen (op basis van businessrules) de verantwoordelijke professional te informeren.. Hiermee kan door vroegtijdige interventie voorkomen worden dat problemen cumuleren of escaleren en gezinnen zwaardere en/of langdurige vormen van ondersteuning nodig gaan hebben. Een melding bevat minimaal de volgende gegevens: * Identificatie van de betreffende persoon, gezin * (Contact)gegevens van de melder * Relatie tussen melder en betrokken persoon / gezin * De situatie die aanleiding gaf tot de melding * De inhoud van de melding In het verlengde van de definitie van multiprobleemgezinnen is het nodig dat meldingen uit verschillende probleemgebieden kunnen worden gecombineerd en geverifieerd. Daarnaast is het van belang dat de meldingen op één plek samen komen (bij voorkeur bij de regisseur). Deze (agenda)functionaliteit is voor zowel de burger, de zaakwaarnemer en de professionals om afspraken te plannen. De burger, de zaakwaarnemer en de professional worden in staat gesteld om via alle gemeentelijke kanalen afspraken te maken met elkaar: telefonisch (via 14+), digitaal via de website, fysiek bijvoorbeeld aan het loket of via de frontlijn/ wijkteam.

Bieden van specifieke management informatie voor de interne organisatie , ten behoeve van sturing op beleids- of ketenniveau.

40

Tonen gemeentelijke producten en diensten

Beheren klantcontacten

Ondersteunen intake

Ondersteunen inhoudelijke afhandeling

Uitzetten en monitoren opdrachten

Voor burgers is het allereerst noodzakelijk dat alle relevante informatie over gemeentelijke producten en diensten digitaal beschikbaar is en dat deze actueel wordt gehouden. Met die informatie moet de burger kunnen bepalen of hij bij de gemeente aan het juiste adres is. Voordat de producten en diensten worden getoond kan de burger eerst op andere mogelijkheden worden gewezen (eigen netwerk, collectieve voorzieningen, digitaal zorgplatform) Ook moet duidelijkheid worden gegeven over de voorwaarden waaronder een beroep op de gemeente kan worden gedaan ( eigen bijdrage etc.) Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. Er is een relatie met andere voorzieningen waaronder het meldingenregister en de backofficesystemen. Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. Er is een relatie met andere voorzieningen waaronder het meldingenregister en de backofficesystemen. Functionaliteit waarmee de afhandeling van specialistische zaken ondersteund wordt. Voorbeelden hiervan zijn Jeugd en Onderwijs, Werk en Inkomen- en Zorg en Welzijn informatiesystemen. Gemeenten moeten zorg dragen voor de koppelvlakken om gegevens te kunnen uitwisselen tussen de voorziening van de ketenpartner en hun eigen voorziening. Gemeenten kunnen er ook voor kiezen om een webbased applicatie beschikbaar te stellen die door ketenpartners kunnen worden gebruikt. Er is sprake van executie van het plan. Hierbij moet de regisseur gebruik kunnen maken van verschillende zorgaanbieders waarmee afspraken gemaakt zijn of waar diensten zijn ingekocht. Dit is deels een standaard proces voor gemeenten. Het bieden van een helder overzicht aan de regisseur welke zorgaanbieders welke diensten bieden- en tegen welke kosten - is een randvoorwaarde voor het uitzetten en monitoren van opdrachten.

Opslaan en ontsluiten content

41

Melden

Opslaan en ontsluiten zaakgegevens en documenten

Inzage in afhandeling declaraties Tonen content wijkteam

Bieden triage- en diagnoseinstrumenten

Koppelen met externe voorzieningen en systemen

Functionaliteit voor burgers en professionals om (mogelijke) problemen bij een burger of gezin te melden. Deze functionaliteit kan aan burgers bijvoorbeeld worden geleverd via een e-formulier en aan professionals via een (web)service welke zij vanuit hun eigen specialistische informatiesystemen kunnen aanspreken. De ontvangst van de melding wordt bevestigd, bij voorkeur op het moment dat de melding door de ontvanger in behandeling wordt genomen. Geautomatiseerde ontvangstbevestiging kan, zolang de verwerking van de melding is geborgd (een melding mag niet verloren gaan). Het opslaan en beschikbaar stellen van zaakgegevens en documenten uit zaakdossiers aan geautoriseerde afnemers. Deze applicatiefunctie levert zowel diensten aan de specifieke functionaliteit van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de functionaliteit voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken). Uitwisseling van zowel zaakgegevens als zaakdocumenten wordt bij voorkeur gerealiseerd conform vigerende standaarden (StUF-ZKN/CMIS) en koppelvlakken (Zaak-DMS koppelvlak). Functionaliteit die door de gemeente aan partners geboden wordt om de voortgang van de afhandeling van declaraties mee te volgen. De website van wijkteams waarop de dienstverlening van de wijkteams onder de aandacht van de burger wordt gebracht. Deze website staat veelal los van de gemeentelijke website en bevat enkel informatie die voor bewoners van de wijk relevant is Functionaliteit die bij intake en diagnose door de regisseur met de burger ingezet kan worden om bijvoorbeeld aan de hand van een beslisboom een vraag te verhelderen, te selecteren en door te routeren. Voorbeelden van diagnose-instrumenten zijn de Zelfredzaamheidsmatrix en de Participatieladder. Functionaliteit waarmee de technische koppeling met de verschillende keten- en netwerkpartners tot stand wordt gebracht. De gegevensuitwisseling binnen en tussen de verschillende partijen in de domeinen Zorg (jeugdzorg en AWBZ) en Werk&Inkomen is randvoorwaardelijk om de transitie en transformatie vorm te geven

42

Bijwerken status van levering product of dienst

Ondersteunen digitaal samenwerken

Aanvragen producten en diensten

Ondersteunen inkoop Opslaan en ontsluiten van afspraken

Leveren van verantwoordingsinformatie

Gemeenten moeten zorg dragen voor de koppelvlakken om gegevens te kunnen uitwisselen tussen de voorziening van de ketenpartner en hun eigen voorziening. Gemeenten kunnen er ook voor kiezen om een webbased applicatie beschikbaar te stellen die door ketenpartners kunnen worden gebruikt. Ondersteunen voor het digitaal samenwerken in team verband om tot een gezamenlijk eindresultaat te komen. Denk aan een omgeving voor sociale wijkteams, die gezamenlijk afspraken kunnen maken, documenten kunnen opstellen en delen, etc. Voorbeelden van systemen die dit ondersteunen zijn groupware en wiki's. Via meerdere kanalen wordt de burger in staat gesteld om gemeentelijke producten en diensten aan te vragen. In het kader van digitaal 2017 is het streven minimaal 80% van de aanvragen digitaal af te handelen. Het digitale kanaal sluit aan bij de wens van de burger om snel zaken te kunnen doen. Betreft een agenda functionaliteit waarmee gemeenten afspraken kunnen beheren; planning en beschikbaarheid lokaties, plannen en beschikbaarheid medewerkers en de afspraaktypes. Er is een waarborg dat geautoriseerde personen afspraken mogen inplannen. Met de gecontracteerde (keten)partner zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop verantwoording aan de gemeente wordt afgelegd. Dit betreft naast de verantwoording met betrekking tot de rechtmatigheid ook de verantwoordingsinformatie m.b.t. de . effectiviteit van geleverde diensten en ondersteuning , kwaliteit (bijv. Klachten- en aklachtafhandeling) en de realisatie van de uitgaven (budgetuitputting). Met de gemeente worden afspraken gemaakt over termijn en frequentie van aanlevering (maandelijks/per kwartaal/ jaarlijks) en de wijze van aanlevering (bijvoorbeeld via landelijke clearinghouseconstructie, afzonderlijke rapportages, burgerenquete/-monitor e.d.)

43

Opslaan en ontsluiten basis- en kerngegevens

Afhandelen en beheren declaraties en facturen

Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens

Ondersteunen budgetbewaking

Het beschikbaarstellen van gegevens uit de kern- en basisregistraties voor (geprotocolleerd) gebruik door burger, gemeente en/of ketenpartner (voor zover de ketenpartner een publieke organisatie is). Onder basisregistraties verstaan we hier de registraties die 'relevant' zijn voor de taken in het Sociaal Domein: BRI, BLAU, BRV, BRK, LV-WOZ, BRP, BGT, NHR, BAG, RNI Onder kernregistraties verstaan we hier gemeentelijke registraties die binnengemeentelijk behandeld worden als een basisregistratie. Voorbeelden van kernregistraties zijn de medewerkeradministratie en de gemeentelijke producten en diensten. Hierbij wordt rekening gehouden met de doelbindings- en privacyaspecten. Het inkopen van zorg en ondersteuning levert uiteraard ook een stroom op van facturen en declaraties. Voor de gemeente als financier is het noodzakelijk dit financiële verkeer zorgvuldig te beheren. Om de administratieve last voor gemeente en zorgaanbieders te beperken is het noodzakelijk dit financiële berichtenverkeer op zoveel mogelijk dezelfde wijze en op een veilige manier elektronisch in te richten. Daardoor blijft de administratieve component van de werkzaamheden beperkt tot één uitgebreide functie, in plaats van een proces per gemeente en zorgverzekeraar. Ten behoeve van de transitie van de extramurale zorg (naar WMO) zijn declaratieberichten van de zorgaanbieder naar de gemeente beschikbaar. Op deze wijze kunnen de declaraties elektronisch worden ingediend. Deze elektronische declaratieberichten zijn binnen de WMO ook inzetbaar voor bijvoorbeeld de huishoudelijke hulp. Functionaliteit waarmee de burger zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Het dossier is lokaal toegankelijk maar (op termijn) ook via mijnOverheid.nl. Binnen het sociaal domein is dit gecompliceerder dan voor de 'traditionele' dienstverlening. Functionaliteit waarmee de uitputting van de gemeentelijke budgetten op het gebied van de decentralisaties gemonitord en bewaakt kan worden.

44

Beheren identiteiten en autorisaties

Ondersteunen zelfdiagnose

Opslaan en ontsluiten terugmeldingen

Opstellen en beheren plan

De gemeente, dan wel een of meerdere ketenpartners, gaat werken met een veelheid aan systemen, applicaties en informatiebronnen met daarachter verschillende structuren voor authenticatie en autorisatie. Het is van belang dat er een zorgvuldig proces is ingericht voor het verstrekken van autorisaties en identificaties, gebruikmakend van de e-overheidsbouwstenen DigiD Burger, DigiD Machtigen en eHerkenning. Functionaliteit voor zelfdiagnose door de burger, waarmee deze kan inschatten voor welke ondersteuning hij of zij wel of niet in aanmerking komt. Functionaliteit waarmee enerzijds gerede twijfel aan de juistheid van (authentieke) gegevens gemeld kan worden aan de bronhouder van de betreffende registratie, en waarmee anderzijds ontvangen terugmeldingen afgehandeld kunnen worden. De regisseur stelt een plan op waarin de afspraken met de burger worden vastgelegd. Hierin wordt aangegeven wat de burger zelf of met behulp van zijn netwerk, kan doen en welke dienstverlening wordt ingezet. Ook wordt vastgelegd op welke termijn resultaten worden verwacht.

B - Referentiecomponenten Naam Datawarehouse (DWH)

Contractbeheer e-Formulieren Gemeentelijke website

Omschrijving In een datawarehouse worden actuele en historische gegevens opgeslagen voor het uitvoeren van trendanalyses en verantwoordingsrapportages. Een datawarehouse (vaak afgekort tot DWH) is een gegevensverzameling die in een dusdanige vorm is gebracht dat terugkerende en ad-hoc vragen relatief in korte tijd beantwoord kunnen worden zonder dat de bronsystemen zelf daardoor overmatig belast worden. Een systeem dat contracten met klanten en leveranciers beheert. Systeem voor ondersteuning van het publiceren, ontwerpen, bouwen en beheren van e-formulieren. Systeem voor realisatie van de gemeentelijke website. Het gemeentelijke website systeem ondersteunt het publiceren van informatie op de gemeentelijke website en het integreren van gepubliceerde informatie uit andere informatiesystemen, zoals een geo- of e-formulieren systeem in de website.

45

Burgerparticipatiesysteem

Zakenmagazijn

Producten- en dienstencatalogus Wmovoorzieningenadministratie Documentenbeheer (DMS)

Leerlingenbeheer Budgetadvies en schuldbemiddeling Klantcontactbeheer (CRM)

Buurtmarktplaats

Loket voortijdig schoolverlater (RMC)

Webcontentbeheer (CMS)

Digitale marktplaats voor vrijwilligerswerk en mantelzorg. Vrijwilligers/mantelzorgers kunnen hier hun aanbod plaatsen en cliënten/burgers hun vraag. Systeem voor registratie van zaak- en daaraan gerelateerde klant- en statusgegevens. Dit systeem dient als bron om zowel interne als externe stakeholders inzicht te geven in de status en doorlooptijd van afhandeling van zaken en daarmee ook in de kwaliteit van uitvoer van het proces. Systeem voor ondersteuning van het beheer van de gemeentelijke producten- en dienstencatalogus. Systeem voor ondersteuning van de processen behorende bij de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Systeem voor beheer van documenten en bijbehorende metadata. Een documentbeheer systeem of document management systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken als metadata van documenten worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. Systeem voor ondersteuning van de controle op de naleving van de leerplichtwet. Systeem voor ondersteuning van budgetadvies en schuldbemiddeling. Systeem voor beheer van contacten en relaties met klanten (burgers en bedrijven). Systeem voor administratie van contacten, die burgers, bedrijven en instellingen met de gemeente onderhouden, vaak als onderdeel van CRM. Een digitale gids met (regionale) informatie over dienstverleners en instellingen. Deze informatie kan als een lijst worden weergegeven maar het is ook mogelijk om deze informatie weer te geven op een kaart van de gemeente of buurt. Systeem voor ondersteuning van het registreren van voortijdig schoolverlaters en informeren, adviseren en begeleiden van jongeren van 18 tot 23 jaar naar een opleiding, werk of een ander traject. Systeem dat het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig documenten en gegevens op de website kunnen publiceren (contentmanagement). Als afkorting wordt ook wel CMS gebruikt: content management system.

46

Leerlingvervoer

Gegevensmagazijn Digimelding portaal

Documentcreatie

Mijn gemeente Gegevensdistributie

Afsprakenregistratie

Samenwerkingssysteem

Identity management

Geo-publicatie

Managementinformatie

WWB-ondersteuning

Inkoopsysteem

Systeem voor ondersteuning van het afhandelen van aanvragen leerlingvervoer en tegemoetkoming vervoerskosten. Systeem voor opslag van gemeentelijke basisgegevens, bij voorkeur conform het RSGB. Via het webportaal van Digimelding meldt een ambtenaar aan de Basisregistratie dat hij vermoedt dat bepaalde gegevens niet kloppen. Ook is het mogelijk om vanuit eigen interne bedrijfssystemen rechtstreeks berichten bij Digimelding aan te leveren. Systeem voor documentcreatie, ook wel tekst-data integratie genoemd. Andere namen zijn soms sjabloonbeheer. Website die toegang biedt tot gepersonaliseerde digitale dienstverlening van de gemeente. Systeem voor distributie van gemeentelijke basis-, en optioneel, kerngegevens naar afnemende applicaties binnen en buiten de gemeente. Het gegevensdistributiesysteem wordt gevoed vanuit applicaties die basis- en kerngegevens onderhouden. Systeem voor ondersteuning van burgers, bedrijven en instellingen om afspraken te maken met ambtenaren van de gemeente teneinde dienstverlening op een van te voren gepland tijdstip te laten plaatsvinden. Samenwerkingssysteem (ook wel groupware of collaborative software) is een categorie van software die gebruikers met een gemeenschappelijk taak ondersteund bij het bereiken van hun eindresultaat. De centrale opslagplaats voor het administreren van de identiteiten en rechten van gebruikers van IT- en informatiesystemen. Systeem voor publicatie van geometrische gegevens eventueel in combinatie met administratieve gegevens, op inter- en intranet. Met behulp van een managementinformatie (ook wel business intelligence) systeem wordt data verzameld en geanalyseerd met als uitvoerproduct kennis en informatie. Systeem voor ondersteuning van de uitvoering van de inkomensaspecten van Wet Werk en Bijstand (Wwb). Een systeem dat het inkopen van producten alsook het beheren van leveranciers en contracten ondersteunt.

47

Re-integratie en werkzoekendenadministratie Signaalsysteem

Financiële administratie Extract Transform Load (ETL)

Subsidies

Gemeentelijke servicebus

Inburgeringadministratie Zelfdiagnosesysteem

CORV systeem

Zaaksysteem

Regiesysteem

Systeem voor ondersteuning van de uitvoering van de werktoeleidingsaspecten van Wet Werk en Bijstand (Wwb). Informatievoorziening waarmee signalen die door burgers en (keten)partners worden gemeld omtrent de status van een burger op waarde geschat kunnen worden. Signalen uit verschillende probleemgebieden kunnen worden gecombineerd en geverifieerd voor het in kaart brengen van de behoefte(n) van een gezin. Systeem voor financiëel management, administratie en budgetbeheersing. Systeem voor het lezen, laden en transformeren van gegevens uit gegevensverzamelingen, typisch in de vorm van periodieke batches. ETL staat voor Extract-Transform-Load. Systeem voor ondersteuning van registratie, verwerking, bewaking en rapportage van subsidieaanvragen en -toekenning. Systeem waarmee koppelingen tussen gemeentelijk systemen gerealiseerd worden. Een gemeentelijke servicebus is in de basis een generieke Enterprise Service Bus (ESB) waarmee gemeente specifieke koppelingen worden gerealiseerd. Een ESB biedt minimaal functionaliteit voor het versturen en beheren van elektronische berichten. Tevens kan een ESB services aanbieden voor het routeren, transformeren en eventueel orchestreren van het berichtenverkeer. De component die deze services aanbiedt, wordt ook een Integratie server of een broker genoemd. Systeem voor ondersteuning van de uitvoering van de Wet Inburgering (Wi). Digitaal platform voor zelfdiagnose, waarmee een burger kan inschatten voor welke ondersteuning hij of zij eventueel in aanmerking komt. Systeem voor gemandateerde medewerkers voor het melden en inzien van berichten in het kader van de justitiële jeugdzorg die via de Collectieve Opdracht Routeervoorziening (CORV) worden verstuurd en ontvangen. Systeem voor beheer van zaken, bij voorkeur conform het RGBZ en de Zaaktypecatalogus. De feitelijke opslag van de zaken vindt plaats in het zakenmagazijn. Informatievoorziening t.b.v. de ondersteuning van de professionals in het gemeentelijk sociale domein: 1-gezin 1-plan 1-regisseur.

48

49