Gemeente Lingewaard Uitkomsten controle en overige info matie 2014 Rapportage aan de gemeenteraad
Building a better working world
EY
Suilding a better working world
Ernst S Younq Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem, Netherlands Postbus 30116 6803 AC Arnhem, Netherlands
Tel: +31884071000 Fax: +31 88 407 6005 ey.com
Gemeenteraad van gemeente Lingewaard Postbus 15 6680AA BEMMEL
Arnhem, 11 mei2015
lBlK-9W7ECM/JD/mb
Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Geachte leden van de raad, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van gemeente Lingewaard. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: uitkomsten jaarrekeningcontrole; kwaliteit beheersorganisatie; wensen en aandachtspunten; onafhankelijkheid en controleproces. Wij hebben de kernpunten van ons verslag opgenomen in het hoofdstuk Kernpunten.
De mogelijkheid om een open en eerlijke dialoog met u als lid van de gemeenteraad te voeren, vormt een essentieel onderdeel van het controleproces, evenals van de algehele governance. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voortkomen met u te kunnen delen. Het concept van dit verslag is d.d. 30 april 2015 besproken met de portefeuillehouder financiën en de betrokken medewerkers financiën. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Lingewaard.
Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2014. Bij de uitvoering van onze controle ondervinden wijde volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van gemeente Lingewaard.
EY~ Partners n Sport
Ernst Voung Accountants ILP is een limited Ilability partnerthip opgerictst naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Con,panieo House onder regittratienurnmer 0C335594. In relatie tot Ernst 8 Yousg Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een tvertegenwoordlger van een) vennoot van Ernst & Voung Accountants ILP. Ernst 8 Voung Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, Loudon SEI 7EU, Verenigd Koninkrijk. heett haar hoofdvestiging aat Boompjes 258. 3011 XZ Rotterdam, Nedertand en is geregistreerd bij de Kamer van Koopttandet Rotterdam onder nummer 24432944, Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid Is opgenomen.
E
Suilding a botter working world
Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden.
Hoogachte Ernst & Y ung Accountants LLP
dr.A.D’a’
Pagina 3
Inhoudsopgave Kernpunten uit onze rapportage
6
Bijlagen
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
1 Onafhankelijkheid en controleproces
Kwaliteit beheersorganisatie
2 SISa-bijlage
Rechtmatigheidsbeheer
18
Wensen en aandachtspunten
21
Kernpunten
kernpunten uit onze rapportage
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Conclusie van onze controle
Na afronding van onze controlewerkzaamheden resteren er geen ongecorrigeerde controleverschillen voor de jaarrekening 2014. Na afronding van de resterende werkzaamheden, zijn wïj voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2014. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2014 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en dein de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente Lingewaard.
De jaarrekening is rechtmatig
Wij zijn na afronding van onze werkzaamheden voornemens bij de jaarrekening van de gemeente Lingewaard een goedkeurende verklaring af te geven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2014 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en de ‘Beleidsregels toepassing WNT’,
Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage
Wij hebben dein de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2014. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.
Pagina 6
Uîtkornsten jaarrekeninqcontr&e
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2014
Voordelig resultaat nader besproken Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2014 bedraagt €903.000.- voordelig ten op7ichte van een begroot negatief çalrln van € 886.000,-. Het resultaat over 2014 ten opzichte van de gewUzigde begroting kan als volgt worden weergegeven:
Eigen vermogen neemt af Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, bedraagt per iaareinde 2014 volqens de jaarrekeninq € 52,4 miljoen en heeft zich vanaf 2012 als volgt ontwikkeld: 60.000
Bedragen x 1.000
50.000
Bedragen x € 1.000
Gewijzigde begroting
Rekening
2014
Afwijking
40.000 30.000
€
€
€
Totale baten Totale lasten
90.390 93.491
92.184 90.464
1.794 (3.027)
10.000
Resultaat vÔôr bestemming
(3.101)
1.720
4.821
0
20.000
-10.000
Mutaties in reserve
2.215
(817)
(3.032)
Resultaat na bestemming
(886)
903
1.789
Uit bovenstaande opstelling blijken zowel véér als na bestemming afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting, voortkomend uit zowel voor- als nadelen. In de jaarrekening worden de verschillen tussen de rekening en de gewijzigde begroting op inzichtelijke wijze nader toegelicht.
2012 Algemene reserve saldo exploitatie
2013 Bestemmingsreserve
2014
Het totaal aan bestemmingsreserves neemt af met € 2,2 miljoen. Dit wordt mede veroorzaakt door de omzetting van de bestemmingsreserve riolering naar een voorziening riolering. Deze verwerkingswijze is in lijn met de notitie Riolering van het BBV van 25juni 2013. voor een inhoudelijke behandeling wordt verwezen naar pagina 11 van dit rapport.
Pagina 8
Uitkomsten jaarrekeninqcontro~e Onze analyse van de financiële positie
Solvabiliteit
Risicobeheersing
De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Het huidige solvabiliteitspercentage voor uw gemeente bedraagt 31,7% (2013: 31,3%).
In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen opgenomen welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2014 is gevoerd. Ten aanzien van deze paragraaf constateren wij het volgende:
Financiering
De weerstandscapaciteit bedraagt per 31december2014 € 11,7 miljoen. De risico’s zijn berekend op € 8,7 miljoen. Het huidige weerstandsvermogen geeft een solide basis waarmee gemeente Lingewaard in staat is om eventuele risico’s op te vangen.
Gemeente Lingewaard financiert haar activiteiten deels door leningen aan te trekken bij externe financiers. Deze langlopende leningen bedragen ultimo 2014 €78,7 miljoen. Voor een nadere beschouwing ten aanzien van uw financieringspositie verwijzen wij u naar de paragraaf Financiering van het jaarverslag 2014. Wij merken op dat ten aanzien van de eerste twee kwartalen 2014 het kasgeldlimiet is overschreden. Dit is als zodanig adequaat toegelicht in de paragraaf financiering. Als uw accountant dienen wij van deze formele onrechtmatigheid melding te maken in ons verslag. Vanaf 2014 dient in de toelichting op de balans ten aanzien van schatkistbankieren het volgende te worden vermeld: Het drempelbedrag voor het begrotingsjaar waarover verantwoording afgelegd wordt. Voor ieder kwartaal van het jaar dient het bedrag aan middelen toegelicht te worden dat buiten de schatkist” is gehouden. Wij hebben vastgesteld dat bovenstaande adequaat is toegelicht in de jaarrekening.
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepalinq Naar onze mening zijn de door het college gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transactïes. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de Raad beoordelen wij deze door het college gemaakte schattingen. De belangrijkste schattingen betreffen de waardering van uw deelnemingen en de waardering van de bouwgrondexploitaties en de niet in exploitatie genomen gronden. De schattingen binnen gemeente Lingewaard komen op een prudente wijze tot stand en daarbij worden voorzichtige uitgangspunten gehanteerd. Wij kunnen instemmen met de door het college gemaakte schattingen binnen de jaarrekening 2014.
Pagina 9
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Inleiding
Achterblijvende uitgifte van bedrïjventerreinen
Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en hevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle die nog niet eerder in dit verslag zijn toegelicht.
In voorgaande rapportages hebben wij u gevraagd om meer inzicht te verkrijgen in de eigen programmering versus de vraag uit de markt (wat kan de markt aan aanbod absorberen). Uw gemeente heeft hiertoe in voorgaande jaren een extern bureau opdracht gegeven om kritisch te kijken naar het mogelijk afzetpotentieel in relatie tot de marktvraag en reeds maatregelen getroffen door onder andere het uitgifte bij te stellen, ontwikkelingstempo te verlagen en Iooptijden te verlengen. Hiermee is voor wat betreft de huidige inzichten balans gecreëerd tussen vraag en aanbod.
Grondexploitaties Waardering van grondexploitaties
De waardering van de grondexploitaties was een significant risico in onze controleaanpak, vanwege de mate van schattingsonzekerheid voortkomend uit de huidige economische situatie. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering op haar effectieve werking getest. Conform de nota grondbeleid zijn de exploitatieopzetten van de complexen ïn exploitatie herzien naar de peildatum van 1januari2015. In de paragraaf Grondbeleid wordt per project een korte samenvatting gegeven over het programma van de betreffende planexploitatie, de stand van zaken inzake de uitvoering en een financiële toelichting. De financiële effecten zijn verwerkt in de jaarrekening 2014. Een samenvatting van de herijkte parameters is hieronder opgenomen: Indexatie kostenstijging 2%. Rentepercentage 4%. Opbrengstindexatie: 0% (vanaf 2018 2%). Herziening uitgiftetempo. Kritische beoordeling en aanpassing kavelprijzen, hiertoe zijn de uitgifteprijzen in de omliggende gemeenten geïnventariseerd.
Wij zijn van mening dat uw gemeente proactief handelt op signalen uit de markt. Wel benadrukken wij het belang van een continue monitoring van de juiste balans tussen marktvraag en planaanbod, in het bijzonder voor de bedrijventerreinen. Indien besloten wordt om in een deel van het glastuinbouwgebied Bergerden ook agro-business toe te laten, kan dit leiden tot onderlinge concurrentie met het bedrijventerrein Agropark. Uw gemeente heeft dit reeds opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en het risico gekwantificeerd op € 2,3 miljoen. Het is van belang dat uw gemeente de ontwikkelingen hieromtrent ook in de toekomst nauw blijft monitoren. Etergerden
De verkoop van bouwrijpterrein in Bergerden ligt al geruime tijd stil. In voorgaand jaar hebben wij hiertoe een maximale onzekerheid van € 9,8 miljoen meegewogen in ons oordeel. Het dagelijks bestuur van Bergerden heeft in januari 2014 de Kadernota Toekomstperspectief Bergerden opgesteld waarover door gemeente Lingewaard en gemeente Nijmegen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Hierin is een nieuwe koers voor Bergerden opgenomen die leidend is voor de verdere uitwerking van het toekomstperspectief voor Bergerden.
Pagina 10
Uitkomsten jaarrekeningcontro~e Uitkomsten jaarrekeninqcontro~e
E3erqerden (vervo~q) De geactualiseerde grondexploitatie sluit met een nadelig projectresultaat van € 10,2 miljoen. Voor het gecalculeerde verlies is een verliesvoorziening getroffen. (aandeel Lingewaard: € 5 miljoen). Daarnaast is door beide gemeenten in de risicoparagraaf een aanvullend risico gekwantificeerd ad € 2,2 miljoen. De bepaling van de voorziening verbonden partijen Bergerden heeft plaatsgevonden op basis van de jaarrekening 2013 van de verbonden partij en de inzichten van begin 2015 zoals verwerkt in de herziene grondexploitaties inclusief de uitkomsten van de bijbehorende risico-analyse. Uiteraard betreft dit een inschatting die omgeven is door de nodige risico’s die periodiek moeten worden herzien en waarbij de hoogte van de voorziening zowel positief als negatief zal moeten worden bijgesteld.
Pagina 11
Uitkomsten jaarrekeningcontr&e Uitkomsten jaarmekeningcontrole
Voorzieningen
(Europese) aanbestedinoen
R~o~ednqsvoorzïeninq Onlangs heeft de commissie BBV (Besluit, Begroting en Verantwoording) de notitie inzake riolering herzien, welke van invloed zijn op het samenstellen van de jaarrekening 2014 van uw gemeente. Vanuit de notitie doet de commissie een aantal stellige uitspraken waarde gemeente bij het opstellen van haar jaarrekening 2014 rekening mee dient te houden.
Na~ev~nq van (Europese) aanbestedingsreqeR Voor 2014 zijn, conform voorgaande jaren, repressieve interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen in hoeverre de inkooplasten van uw gemeente conform de geldende aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Hierbij is de interne controle ingestoken op het niveau van inkoopcategorieën per crediteur. Deze repressieve controlemethodiek wordt achteraf uitgevoerd en is dus voornamelijk constaterend van aard.
Uw gemeente heeft in voorgaande jaren een bestemmingsreserve gevormd voor de egalisatie van uitgaven groot onderhoud en/of vervangingsinvesteringen. De relatie tussen het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) en deze bestemmingsreserve kan door de gemeente Lingewaard nog in onvoldoende mate inzichtelijk gemaakt worden. In het geval dat een gemeente geen directe relatie kan leggen tussen de voorziening Riolering en het GRP komen conform de nieuwe notitie Riolering deze gelden niet in een reserve maar in de voorziening riolering ex. Artikel 44, lid 2 BBV. Ultimo 2014 heeft uw gemeente de bestemmingsreserve omgezet naar een voorziening waarmee voldaan wordt aan de genoemde notitie BBV. Uit oogpunt van transparantie en ten behoeve van de periodieke bijstelling van het gemeentelijke rioleringsplan (GRP) is het van belang dat de voorzieningen onderhoud en vervanging riolering in de begroting en in de jaarrekening zodanig wordt toegelicht dat de relatie is te leggen met het GRP. Daarnaast dient inzicht te worden gegeven in het onderscheid onderhoudscomponent en de component voor vervangingsinvesteringen (spaarcomponent). Wij merken op dat het vereiste inzicht vooralsnog in onvoldoende mate in de onderbouwing van de voorziening tot uitdrukking komt en adviseren u dit inzicht zo spoedig mogelijk te verkrijgen.
Uit de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden blijken geen fouten ten aanzien van de naleving van Europese aanbestedingsregels. Wel hebben wij geconstateerd dat het gemeentelijk inkoopbeleid niet in alle gevallen is nageleefd. Aangezien het gemeentelijk inkoopbeleid geen onderdeel uitmaakt van het normenkader van uw gemeente wegen deze constateringen niet mee in ons oordeel. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat er in een aantal gevallen (betreft inhuur derden) niet voldaan is aan het verlicht regime ten aanzien van 2B-diensten (meldingsplicht). Voor deze zogenoemde 2B-diensten geldt een verlicht regime, omdat wordt aangenomen dat het niet-Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Deze constateringen tellen niet mee in ons oordeel omtrent de rechtmatigheid (betreft formele rechtmatigheidsbevinding). Wij hebben uw college geadviseerd de aandacht rondom een adequate dossiervorming te verscherpen en blijvend alert te zijn op het naleven van de interne afspraken omtrent inkopen en aanbestedingen.
Pagina 12
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zijde maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2014 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebbende juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
SiSa Wij hebben dein de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2014. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: € 12.500,-indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000,is. 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000,- en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,-is, € 125.000,-indiende omvangbasis groter dan € 1.000.000,- is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van dein de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 3 bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
Pagina 13
Kwaliteit beheersorganisatie
Kwaliteit beheersorganisatie Interne beheersmaatregelen
Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente hebben wijde interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw gemeente, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij steunen voor de meeste processen op uw interne beheersing. hetgeen betekent dat wij minder uitgebreide werkzaamheden per jaareinde behoeven te verrichten. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Bevindingen interne beheersing In onze managementletter 2014, uitgebracht aan het college op 5 maart 2015, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2014 opgenomen. In deze managementletter hebben wij aangegeven welke zaken v6ér de jaarrekeningcontrole 2014 opgepakt zouden moeten zijn. Hier is door de organisatie invulling aan gegeven. Wij hebben geconstateerd dat de voortgang van de aanbevelingen van zowel uw eigen interne controle als de controle door ons als accountant door uw organisatie gevolgd worden.
Pagina 15
Kwaliteit beheersorganisatie Interne beheersmaatregelen
Automatisering In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant ook verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen.
1
Om de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking te borgen vindt jaarlijks door EN’ een toetsing plaats op en rondom deze IT-systemen. Daarbij hebben wij een toetsing uitgevoerd op applicaties ondersteunend aan bedrijfsprocessen die van materieel belang zijn voor de jaarrekeningcontrole. Voor deze applicaties hebben wij de IT-beheerprocesseri wijzigingsbeheer en toegangsbeveiliging onderzocht. Daarnaast hebben wij ook de continuïteit van de gegevensverwerking getoetst. De jaarrekeningcontrole heeft geen materiele tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Op pagina 21 gaan wij verder in op de IPomgeving, als onderdeel van uw aandachtspunten 2014.
Pagina 16
Rechtmatigheidsbeheer
Rechtmatigheidsbeheer
Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2014 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2014 van gemeente Lingewaard. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: Het rechtmatigheidsbeheer. De naleving van het voorwaardencriterium. De begrotingsrechtmatigheid. De kredieten. Mutaties in de reserves. Het misbruik-en~oneigenlijk-gebruikcriterium. De niet~financiële beheershandelingen.
x €1.000 7. Wonen
5.423
x €1.000 11.424
x € 1.000 6.001
Deze overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het college in de toelichting op de programmarekening toereikend toegelicht en rechtmatig geacht.
Begrotingscriterium
Kredieten
Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. In hoofdstuk Ons controleproces van deze rapportage lichten wijde controleaanpak en de verantwoordelijkheden van college, raad en accountant nader toe.
Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de Raad geautoriseerde kredieten. Wij constateren geen materiële overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten.
In onderstaande tabel hebben wij per programma een samenvatting gegeven van de materiele overschrijdingen van de lasten op de begroting.
Pagina 18
Rechtmatigheidsbeheer
Wet Markt en Overheid Uw gemeente is vanaf 1juli2014 verplicht om aan de Wet Markt en Overheid te voldoen. Deze wet is bedoeld om concurrentievervalsing door de overheid te voorkomen. Uw gemeente heeft hier op geanticipeerd door middel van het uitvoeren van een inventarisatie waarbij mogelijk concurrerende activiteiten in kaart zijn gebracht. Uit deze inventarisatie is gebleken dat voor een aantal economische activiteiten geen doorberekening van de integrale kosten plaatsvindt. Uw Raad heeft door middel van een raadsvoorstel bevestigd dat deze activiteiten in het algemeen belang plaatsvinden, waardoor uw gemeente voldoet aan de vereisten van de wet. We constateren dat dit raadsbesluit niet tijdig (v66r 1 juli 2014) is genomen. In de kadernota rechtmatigheid is aangegeven dat de accountant dit niet als financiële onrechtmatigheid behoeft te wegen en kan volstaan met een formele opmerking in haar accountantsverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in de interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.
Niet~tinanciële beheershandeflngen vaHen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en heslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.
Pagina 19
Wensen en aandachtspunten
Wensen en aandachtspunten Aandachtspunten vanuit de Raad
Aandachtspunten van de Raad Wij vinden het van groot belang onze controle af te stemmen op de specifieke situatie van gemeente Lingewaard en de wensen van onze opdrachtgever. Op die wijze kunnen wij nog gerichter toegevoegde waarde leveren. U heeft ons gevraagd dit jaar specifiek aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen: Decentralisaties. ICT Omgeving. Contractenbeheer.
Decentrailsaties De decentralisaties in het sociaal domein zijn een feit. Sinds 1januari2015 bent u als gemeente Lïngewaard verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdwet, participatiewet en wet maatschappelijke ondersteuning (WMO 2015). Er is een bijzonder grote inspanning geleverd door uw medewerkers om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op de inwerkingtreding van de nieuwe wetten. Het beleid is vastgesteld, procesinrichting is in volle gang en contracten zijn grotendeels afgesloten. Hoewel de lasten en baten rondom de decentralisaties natuurlijk pas in 2015 worden verantwoord, zien wij het als een belangrijk onderdeel van onze natuurlijke adviesfunctie om vroegtijdig uw gemeente in gesprek te zijn over de decentralisaties. Wij vragen daarbij met name uw aandacht om op korte termijn te komen met een goed intern controleplan aangaande de decentralisaties, waarin wetgeving en contractafspraken zijn door vertaald in risico’s en de daaraan gekoppelde beheersmaatregelen. Tevens adviseren wij u tijdig met de uitvoering van de controlewerkzaamheden te starten zodat tijdig bijgestuurd kan worden.
CT-O m q cv ing Het belang om informatiebeveiliging op orde te brengen is in de afgelopen jaren toegenomen door belangrijke ontwikkelingen als zaakgericht werken, ketensamenwerking en wijzigingen in privacy- en regelgeving. Ook is de bewustwording van burgers over informatieveiligheid verhoogd mede veroorzaakt door beveiligingsincidenten als Diginotar, Lektober en Dorifel. De noodzaak van informatiebeveiliging positioneert zich hierdoor als een belangrijk bedrijfsrisico in de informatiehuishouding van gemeenten en provincies. Het is daarbij van belang dat binnen uw gemeente dagelijkse aandacht wordt besteed aan informatieveiligheid en privacy van de processen waarin (burger)gegevens worden geregistreerd en uitgewisseld. De interne controlewerkzaamheden omtrent de ICT-omgeving zijn door uw organisatie afgerond. Conform het Verslag interne controle IT 2014” dienen de volgende punten extra aandacht te krijgen: Formaliseren van procesbeschrijvingen van de verschillende processen binnen de IT-omgeving. Procedures omtrent toegangsbeveiliging en wachtwoordenbeheer aanscherpen: Complexiteit wachtwoordvereisten, hoe vaak worden wachtwoorden veranderd, worden uitdiensttreders tijdig afgemeld en indienstreders tijdig aangemeld, krijgen ze de juiste rollen et cetera). Opvolgen aanbevelingen uit BIG-rapportage. Hierin zijn diverse aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de informatiebeveiliging. Wij adviseren u de beheersing van de IT-omgeving verder door te ontwikkelen op bovenstaande aandachtspunten.
Pagina 21
Wensen en aandachtspunten Aandachtspunten vanuit de Raad
Contractenbeheer Een adequaat contractenregistratiesysteem is een belangrijk beheersingsinstrument voor wat betreft risicomanagement en de uitvoering van het aanbestedingsbeleid. Wij hebben begrepen dat intern is vastgesteld dat het contractregistratiesysteem volledig is. Wanneer de volledigheid van het contractenregister ïs vastgesteld dient een invulling te worden gegeven aan het contractmanagement. Hieronder valt het monitoren van de afloop van contracten en het tijdig initiëren van nieuwe contractonderhandelingen en offerte en/of aanbestedingsprocedures. Daarnaast is het van belang om te monitoren dat het contractregistratiesysteem up-to-date blijft. Indien de contractenmodule niet up-to-date is bestaat er een verhoogd risico dat verlenging van overeenkomsten niet tijdig worden gesignaleerd. Eveneens is het niet mogelijk om op contractniveau de actuele risicos en verplichten voortkomend uit de contracten te monitoren. Dit brengt een verhoogd risico ten aanzien van claims (aanbesteding) en boetes (onder andere inhuur van derden) met zich mee. De verantwoordelijkheid voor het opnemen van contracten in het contractenregister en een adequate dossiervorming ligt in beginsel bij de verschillende afdelingen. Het is van belang te bewaken dat de afzonderlijke afdelingen hierin hun verantwoordelijkheid nemen.
Pagina 22
Bijlagen
Onafhankefljkheid en contr&eproces Bijlage 1
Onafhankelijkheid De onaFhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO die we hieronder hebben opgenomen, betreffen: Langdurige betrokkenheid. Samenloop van dienstverlening. Geschenken en giften. Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s vanaf 1 januari 2013 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders.
Samen~oop van dienstver~ening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurance dienst niet van materiële invloed is op het assurance-object. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: subjectief of niet-routinematig is; een verwerkingswijze in het assurance-object ten gevolge heeft waarvan het assurance team twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; leïdt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100,-.
Impact nieuwe regels op relatie gemeente Lingewaard en EY Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnende externe accountant en (sr) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Dit betekent dat een andere accountant van EY de werkzaamheden van de huidige partner overneemt. Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over interne overdrachtsprocedures, zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling.
Pagina 24
Onafhankefljkheid en controleproces Bijlage 1
Bevestiging Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Daar waar onafhankelïjkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd. WU kunnen u bevestigen dat we zowel als organisatie en als controleteam onafhankelijk zijn van gemeente Lingewaard. VerantwoordeIijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van gemeente Lingewaard gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in Artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door de Raad vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Controleaanpak en. -uitvoering Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant,
waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. In hoofdstuk Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle hebben wij u inzicht gegeven in de significante risico’s, onze controleaanpak en bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management en de Raad over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen hebben wij ten aanzien van de waardering van grondexploitaties in het algemeen en Bergerden in het bijzonder, een verhoogd risico voor de jaarrekening 2014 onderkend. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Pagina 25
OnafhankeUjkheid en contro~eproces Bijlage 1
1
De met u afgesproken goedkeurïngs~ en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt de Raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie zijn vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en vervolgens ter besluitvorming gebracht van de Raad. Bij de jaarrekening is het normenkader bijgesteld ten aanzien van toleranties worden geen wijzigingen aangebracht. Op grond van de jaarrekening 2014 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 940.000,- (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 2.820.000,- (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen.
Fouteninde jaarrekening (% lasten)
≤1%
>1<3%
Onzekerheden in de controle (14 lasten)
~
>
3
<
10%
-
>
10%
Frauderisico’s Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.
Pagina 26
Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1
Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het college, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust zowel bij het college. Het is van belang dat het college, onder toezicht van de gemeenteraad, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Naleving wet- en regelgeving Wij informeren de gemeenteraad over fraude en illegale handelingen waarbu het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben.
Pagina 27
SiSérbijlaqe BijFaqe 2
Het is volgens de nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wijde geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.
C7C
Investering stedelijke vernieuwing (ISV) II
0
0
n.v.t.
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2015 (OAB)
0
0
n.v.t.
Gi
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) gemeente 2014
0
0
n.v.t.
G1A
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) totaal 2013
0
0
n.v.t.
G2
Gebundelde uitkering op grond van Artikel 69 WWB_gemeente 2014
0
0
n.v.t.
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2014 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2014
0
0
n.v.t.
G5
Wet participatiebudget (WPB) gemeente 2014
0
0
n.v.t.
Pagina 28
