Gemeente Breda Boardietter Tussentijdse controle december EBuilding a better. working world

Gemeente Breda Boardietter Tussentijdse controle 2014 10 december 2014

E

Building a better working world

Y

Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP Prof.Dr.Dorgelolaan 12 5613 AM Eindhoven Postbus 455 5600 AL Eindhoven

Tel: +31 88407 1000 Fax: +31884074801 ey.com

VERTROUWELIJK De gemeenteraad van de gemeente Breda Postbus 90156 4800 RH BREDA Eindhoven, 10 december 2014 9RNBRG/SD/kvs/31 f362 Beha ~ oor: drs. S.H. 1 .n PA

Boardietter tussentijdse controPe 2014

Geachte raad, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze boardietter 2014. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2014. In ons dienstverleningsplan heeft u ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze boardletter. De boardletter betreft de bestuurlijke samenvatting van onze managementletter, welke is gericht aan het college van burgemeester en wethouder (d.d. 9 december 2014). In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw Organisatie.

H~7 Partners in Sport

/

Wij hebben onze conceptbevindingen in onze managementietter toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, concerncontroller, directeur bedrijfsvoering en de expert financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & ~

)untants LLP

Hair PA

Ernst & Voung Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bil companies House onder registratienummer 0c335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, Loudon SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aanspraketjkheid is opgenomen.

In oudsopg 1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten

4 4 5

e

2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijf svoerings monitor 2.2 De kwaliteit van uw verbijzonderde interne controle 2.3 Status verbijzonderde interne controle 2.4 Grondbedrijf 2.5 Inkopen een aanbestedingen 2.6 IT-volwassenheid

11 12 14 16 16 18 19

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Actuele ontwikkelingen automatisering Werkkostenregeling Actuele ontwikkelingen vennootschapsbelasting Wet Markt en Overheid De nieuwe controleverklaring Actuele ontwikkelingen in de controleverklaring

Bijlage 1. Reikwijdte en controleaanpak

24 25 29 31 32 33 33 34

.J

1

at zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Pagina4

1.1 Algemeen beeld Gemeente Breda is volop bezig de decentralisaties in haar organisatie in te bedden

De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Enerzijds worden wettelijke taken vanuit de overheid gedecentraliseerd naar gemeenten. Anderzijds komt er nieuwe weten regelgeving op de decentrale overheden af. De gemeente Breda is bezig deze zaken in haar organisatie in te bedden, maar kent ook een aantal gemeentespecifieke dossiers die verdere aandacht vergen. In deze boardletter rapporteren wij u hoe de gemeente Breda er voor staat vanuit een financieel perspectief. De aankomende decentralisaties hebben een enorme impact, enerzijds financieel, maar ook op organisatorisch gebied. De gemeente Breda is ten aanzien van decentralisaties nog bezig met de inrichting van haar Organisatie en de daarmee samenhangende processen. Beleidsmatig is de organisatie in een vergevorderd stadium. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om ten aanzien van de bedrijfsvoering nog substantiële stappen te maken ten aanzien van de financiële exploitatie, informatievoorziening en contractbeheer. Naast de decentralisaties spelen er belangrijke dossiers ten aanzien van de versterking van de financiële positie, inlopen van achterstallig onderhoud, de invoering van de vennootschapsbelastingplicht. Wij stellen vast dat uw gemeente intensief met deze ontwikkelingen bezig is.

Uw processen zijn op orde, de organisatie werkt continu aan verbetering

Wij hebben onlangs onze tussentijdse controle afgerond. In de controle 2014 hebben wij het maatschappelijk debat rondom transparantie en verantwoording meegenomen. Wij constateren dat het maatschappelijk verkeer en de toezichthouders steeds hogere eisen stellen aan de invulling en onderbouwing van uw verantwoording. In aanvulling daarop hebben wij ook aanscherpingen in onze controleaanpak aangebracht vanuit onze doelstelling om de kwaliteit van onze accountantscontrole verder te versterken. Voor deze boardletter betekent dit tevens dat we gemeente Breda hebben getoetst aan deze hogere ~meetlat”. Dit komt onder andere tot uiting bij onze weging van het proces inkoop en aanbesteding en de verbijzonderde interne controle. Op basis van onze interim-controle 2014 constateren wij dat de processen binnen uw gemeente op orde zijn en dat de organisatie continu werkt aan de verbetering van de interne beheersing rondom deze processen. Zoals te doen gebruikelijk binnen uw gemeente zijn de grondexploitaties halfjaarlijks herijkt. De uitvoering van de verbijzonderde interne controle ligt grotendeels op schema. Verder heeft de organisatie opvolging gegeven aan de bevindingen die wij vorig jaar hebben gerapporteerd. Wij hebben derhalve een aantal bevindingen op ~geborgd” gezet zodat deze komen te vervallen. Ten aanzien van de overige processen vragen wij met name de aandacht voor het inkoop- en aanbestedingsproces en sociaal domein/WMO en de tijdige en juiste uitvoering van de (interne) controles hierop.

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Paginas

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Belangrijkste bestuurlijke aandac-ht•spunten

Wij 1 2 3 4 5

onderkennen met u de volgende bestuurlijke aandachtspunten: Decent raI isaties Uw grond en vastgoed en waardering van uw overige activa Sturen op financiële positie Beheersing verbonden partijen Interne beheersing inkoop en aanbesteding en sociaal domein

U bereidt zich voor op de komende decentralisaties

Vanaf 1 januari 2015 is de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van een groot aantal nieuwe taken. De drie decentralisaties, begeleiding en persoonlijke verzorging, jeugdzorg en de Participatiewet worden per 1 januari 2015 van kracht en vergen grote organisatorische inspanningen van uw gemeente. Daarnaast staat uw gemeente voor de uitdaging om bij deze decentralisaties grote bezuinigingen te realiseren. Deze bezuinigingen gelden niet alleen voor het sociale domein, maar ook voor de overige activiteiten.

1 Decentralisaties

In voorgaande rapportages hebben wij u steeds gemeld dat de gemeente Breda hier voortvarend mee aan de slag is. Dit is ons beeld nog steeds, echter er zijn nog wel een aantal cruciale acties te ondernemen om tijdig klaar te zijn. Momenteel bent u druk doende het gemeentelijke beleid rondom de drie decentralisaties af te ronden. Beleidsregels, financieel besluiten en de mandaatbesluiten zijn grotendeels gerealiseerd of worden op korte termijn gerealiseerd en voorgelegd aan het college en de raad. Ten aanzien van de opdrachtverstrekking aan zorgaanbieders hebben de meeste gesprekken plaatsgevonden, waarbij de inkoopcontracten zijn afgesloten. Bij het afsluiten van de inkoopcontracten is het van belang dat de organisatie tevens aandacht besteed aan de afspraken rondom prestatie en financiële verantwoording, waardoor de gemeente in 2015 in staat is om de rechtmatigheid en de juistheid vast te stellen. Het college geeft aan hiermee in afdoende mate rekening gehouden te hebben en voldoende waarborgen in de contracten opgenomen te hebben.


Pagina6

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Financiële vertaling decentralisatie vraagt nog aandacht

Waar wij met name nog de aandacht van het college voor vragen is de financiële vertaling van de nieuwe taken. Opdit moment is voor de begroting 2015 het budget vanuit het Rijk ter hoogte van ongeveer € 121,3 miljoen als uitgangspunt genomen. De decentralisaties zijn budgettair neutraal opgenomen. Een meer gedetailleerde doorvertaling van kosten is inmiddels per decentralisatie opgesteld. De uitvoeringskosten zijn hierbij zo goed mogelijk in beeld gebracht. Om eventuele tekorten op het budget te dekken is in de bepaling van uw weerstandsvermogen € 20 miljoen gereserveerd. Er kan aanspraak gemaakt worden op deze reservering als aan de expliciete spelregels is voldaan en met separate goedkeuring door de raad. De risicoreservering is nog niet in detail onderbouwd door een risicoanalyse. Wij adviseren hierbij om in 2015 begrotingswijzigingen op te stellen op het moment dat de organisatie afwijkingen signaleert om zodoende de inschatting van de kosten steeds nauwkeuriger wordt. Deze nauwkeurige kostprjsbepaling kan vervolgens als solide basis dienen voor boekjaar 2016.

Om uiteindelijk grip te houden op de financiële uitwerking van de decentralisaties, onderschrijven wij het belang om vanuit een continu lerend proces in samenwerking met alle partijen dit te monitoren. De gemeente Breda heeft momenteel een kader opgesteld waarin er extra toezicht plaatsvindt op deze partijen. Uit onze gesprekken begrepen wij dat vanuit de gemeenteraad in dit stadium nog geen concrete kritische prestatie-indicatoren (PKI’s) zijn geformuleerd ten aanzien van de decentralisaties en dat de huidige focus met name ligt op het continueren van de zorg. Hierin zien wij naar de toekomst toe nog de nodige uitdagingen voor de gemeente Breda om op raadsniveau, maar ook op niveaus daaronder te komen tot concrete KPI’s en verantwoording hierover vorm te geven. Wij raden het college aan om hieraan zo spoedig mogelijk vorm aan te geven. Wij constateren dat het college anticipeert op de aankomende decentralisaties. Echter zullen er in de aankomende maanden nog grote stappen gezet dienen te worden om de decentralisaties in goede banen te leiden. We willen hierbij benadrukken dat de contracten die zijn afgesloten tot uitdrukking dienen te worden gebracht in de niet uit de balans blijkende verplichtingen van de jaarrekening 2014.

1

at zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Pagina 7

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Economische omgeving blijft vragen om alertheid rondom de waardering van uw activa zoals Via Breda, Teteringen en Rit•hrneesterpark maar ook uw vorderingen

2 Uw grond en vastgoed en waardering van uw overige activa Ook de economische omgeving is nog steeds volop in beweging. Ondanks het lichte economische herstel, resulteert de economische crisis van afgelopen jaren nog steeds in een verhoogd risico op de waardering van uw activa. Deze economische crisis in combinatie met de noodzakelijke (rijks)bezuinigingen en de decentralisaties brengen veel financiële onzekerheden met zich mee. Deze onzekerheden kunnen mogelijk een impact hebben op de diverse bezittingen van uw gemeente. Binnen de gemeente Breda liggen deze risico’s met name binnen de waardering van de grondexploitaties, waarbij de grootste risico’s gelegen zijn in complexen als Via Breda, Teteringen en Rithmeesterpark. Op de ontwikkelingen met betrekking tot uw grondexploitaties komen we in hoofdstuk nader op terug. Hierbij hebben wij kennis genomen van de tussentijdse herijking, waarbij opvalt dat u verwacht dat er slechts in beperkte mate sprake zal zijn van nadelige financiële effecten voor 2014. Daarnaast is het echter ook van belang om zicht te houden op de waarde van uw vorderingen (debiteuren, uitstaande leningen), de mogelijke risico’s uit hoofde van verstrekte garanties en de waardering van uw vastgoed (Rat Verlegh Stadion). Ten aanzien van deze andere activa vragen wij ook de aandacht van het college voor de risico’s ten aanzien van uw leningen en garantstellingen uit hoofde van de diverse contracten met uw verbonden partijen. Om bovenstaande reden is het van belang om de gebruikelijke analyses op te stellen waaruit blijkt dat de waardering van uw activa juist verantwoord is in de jaarrekening 2014 en dat waarderingsrisico’s afdoende afgedekt zijn door middel van voorzieningen.


Pagina 8

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten E~efinieer financiële normen en sturingsindicatoren

3 Sturen op financiële positie Bovenstaande ontwikkelingen kunnen allen een grote impact hebben op de houdbaarheid van uw financiële positie. Per 31 december 2013 bedraagt uw solvabiliteitsratio (gedefinieerd als eigen vermogen ten opzichte van balanstotaal) afgerond 17,3% waarbij u € 61,9 miljoen aan algemene reserves heeft. Uit de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” zoals opgenomen in de programmabegroting 2015 blijkt dat uw weerstandscapaciteit voldoende is om de door u onderkende risico’s af te dekken. De trend is hierbij tevens dat uw weerstandscapaciteit toeneemt ten opzichte van de gesignaleerde risico’s. Uw startpositie is hiermee adequaat. Dit neemt niet weg dat de genoemde ontwikkelingen druk leggen op uw begroting en het financieel sluitend krijgen van uw meerjarenperspectief. Op basis van uw begroting 2015 maken wij op dat de gemeente Breda voor 2015 een deel van haar uitgaven financiert door het inzetten van bestemmingsreserves, wat een negatief effect heeft op de vermogenspositie. Gemeente Breda kent echter een positief sluitend meerja~enperspectief over de periode 2015-2018. Wij stellen vast dat de gemeente Breda bovenstaand beeld onderkent en hierop acteert. Het pakket aan bezuinigingen welke in het verleden is opgesteld, is grotendeels gerealiseerd. Er wordt gewerkt aan het verder versterken van de financiële positie. In overeenstemming met uw financiële meerjarenperspectief nemen de algemene reserves naar verwachting toe tot € 94 miljoen per jaareinde 2018. Gemeente Breda heeft, in aansluiting op het duurzaamheidsmodel van de VNG, een aantal kengetallen opgenomen in de begroting 2015, welke in de volgende periode nader uitgewerkt worden. Deze hebben betrekking op: ~ Financiële wendbaaFheid ~ Schuld ~ Lokale lasten ~ Eigen vermogen/weerstandscapaciteit ~ Grondexploitaties Wij adviseren het college om de gedefinieerde vastgestelde normen periodiek te evalueren en hierop te sturen. Wij achten het sturen op bovenstaande normen een sterk instrument ter bewaking van de financiële positie en de houdbaarheid van uw uitgaven en investeringen.

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en a nbevelingen?

Pagina9

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Beheersing verbonden partijen

4 Beheersing verbonden partijen Wij constateren dat het belang van een adequate beheersing van verbonden partijen in het algemeen toeneemt door een aantal maatschappelijke ontwikkelingen, waaronder de decentralisaties. Anderzijds legt de huidige financiële situatie extra druk op de financiële positie van uw verbonden partijen. Het financieel risico voor de gemeente neemt hierdoor toe. De gemeente Breda heeft verschillende deelnemingen met een verhoogd (financieel of bestuurlijk) risicoprofiel, waaronder Belastingsamenwerking West Brabant, Brim en het Chassé theater. De gemeente Breda houdt toezicht op verbonden partijen door haar actieve rol en invulling van het aandeelhouderschap en benoemen van leden van de raad van commissarissen/bestuursleden. De spelregels zijn vastgelegd in de “nota verbonden partijen”. In 2014 heeft de organisatie onderscheid gemaakt in de klant- en eigenaarsrol die de gemeente kan spelen in een verbonden partij, hiertoe zijn per verbonden partij twee wethouders toegewezen. De eigenaarspositie wordt vanaf 2014 gevolgd vanuit twee perspectieven, te weten stabiliteit en kwetsbaarheid. De gemeenteraad wordt jaarlijks tweemaal geTnformeerd via de paragraaf “verbonden partijen”. Wij stellen vast dat de kwaliteit van deze paragraaf toereikend en verbeterd is ten opzichte van voorgaande jaar. Wij hebben vernomen dat er door de rekenkamer een quick scan wordt uitgevoerd naar de interne beheersing met rondom de verbonden partijen. Wij hebben nog geen kennis kunnen nemen van de bevindingen hieruit. Vanuit onze rol als accountant beoordelen wij tijdens de jaarrekening of er sprake is van een (duurzame) lagere waarde van deze deelnemingen en onderliggende leningen. Daarnaast beoordelen wij of er voor het kredietrisico op de rekening-courant en garantstellingen een voorziening gevormd dient te worden. Ten aanzien van uw verbonden partijen merken wij wellicht ten overvloede op dat in de jaarrekening de (concept)cijfers 2014 van de betreffende partijen toegelicht dienen te worden. Wij adviseren het college dan ook goede afspraken te maken met uw verbonden partijen voor een tijdige aanlevering van haar jaarcijfers 2014.

1 Wat zij onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Pagina 10

1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Compliance inkoop en aanbesteding vraagt om uw verhoogde aandacht

5 Interne beheersing inkoop en aanbesteding en sociaal domein Wij constateren in het algemeen een toenemende nadruk op het kunnen voldoen aan de eisen zoals die door weten regelgeving worden opgelegd. Deze eisen zijn opgenomen in de interne aanbestedingsregels, de aanbestedingswet 2012 en de Europese regelgeving. Wij constateren uit hoofde van de interim-controle van dit jaar, maar ook van voorgaande jaren, nog een aantal belangrijke verbeterpunten. Deze zijn gelegen op het gebied van contractmanagement, prestatieverklaring en mandatering. Deze constateringen in combinatie met de toegenomen nadruk op “compliance”, betekent dat wij verhoogde aandacht vragen van het college voor het met urgentie oppakken van de verbeterpunten op dit gebied. Tevens vragen wij het college een uitgebreide inkoopanalyse per jaareinde op te stellen om zodoende het beeld scherpt te krijgen voor wat betreft aanbestedingsrechtmatigheid.

Processen sociaal domein

Daarnaast constateren wij een aantal verbeterpunten met betrekking tot de processen en posten binnen het sociaal domein. Deze hebben betrekking op de opzet van de verbijzonderde interne controle (zowel binnen stadskantoor gemeente Breda als bij ATEA) en de onderbouwing van jaarrekeningposten (participatiebudget en voorziening dubieuze debiteuren). Wij vragen de aandacht van het college voor een versterking van de interne beheersing rondom de processen in het sociaal domein, zeker gezien de omvang hiervan zal toenemen uit hoofde van de decentralisaties. Onderdeel hiervan is tevens het versterken van de cultuur binnen de gemeente waarbij het benoemen van proceseigenaren en de bereidheid om problemen op te lossen versterkt kan worden.

ta a

~

2

aar staat de gemeente?

Pagina 12

2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces

Rood

Oranje

Geel

Groen

Inkopen en aanbestedingen* Personeel Belastingen Burgerzaken Verhuuropbrengsten Grondexploitaties Opbrengsten bouwleges Parkeeropbrengsten Subsidieverstrekkingen

Rood

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Oranje

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Geel

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Groen

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

Voorgaand jaar Huidig jaar

De bevindingen van voorgaand jaar zijn door ons afgezet tegen de “nieuwe meetlat”. Gezien dit feit is bedrijfsmonitor voor voorgaand jaar teruggezet.

2 Waar staat de gemeente?

Pagina 13

2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoerinqsmonitor Proces

Rood

Oranje

Geel

Groen

Uitkeringen Wmo Financieel afsluitproces Controleomgeving Begrotingsbeheer Automatisering/ICT Treasury

Rood

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Oranje

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Geel

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Groen

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

Voorgaand jaar Huidig jaar

2 Waar staat de gemee te?

Pagina 14

2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Uw processen zijn in de basis op orde, inkoop en aanbesteding, uitkeringen, WM@ en IT vereisen aanscherpingen

Op basis van onze interim-controle 2014 hebben wij een eerste beeld gevormd omtrent de interne beheersing van uw primaire processen. Uit dit beeld komt een organisatie naar voren die op hoofdlijnen op orde is. In de bedrijfsvoeringsmonitor zoals op de voorgaande pagina’s opgenomen, geven wij onze beoordeling visueel weer. In deze boardletter gaan we eveneens in op de opvolging van de relevante bevindingen 2013. Wij merken volledigheidshalve op dat wij de werking van de interne beheersmaatregelen nog niet hebben getest, ons beeld komt derhalve voort uit het in kaart brengen van de opzet en het vaststellen van het bestaan van de verschillende processen. Ten aanzien van de processen inkoop, sociaal domein, belastingen, personeel en IT hebben wij tijdens onze controle bevindingen geconstateerd, welke opvolging behoeven. De belangrijkste van deze bevindingen betreffen: i naleving mandaatregister; ~ aandacht voor interne controle binnen sociaal domein en WMO; ~ aandacht voor contract- / aan bes~tedingsbeheer; ~ procedure rondom prestatieverklaring en -levering; ~ declaratie participatiebudget.

2.2 De kwaliteit van uw verbijzonderde interne controle Verantwoordelijkheid van de verbijzonderde interne controle is adequaat belegd in de organisatie

Binnen gemeente Breda is de verantwoordelijkheid voor de verbijzonderde interne controle primair neergelegd bij Control, welke onderdeel uitmaakt van de directie Concernstaf en een onafhankelijke positie inneemt binnen uw gemeente. De omvang en de diepgang van de werkzaamheden liggen vast in het interne controleplan. Wij achten dit interne controleplan toereikend. Voor de processen inzake wabo-vergunningen, burgerzaken, waardering WOZ-objecten en verhuur- en parkeeropbrengsten zijn de uitvoerende interne controlewerkzaamheden in de lijn gelegd. Op deze werkzaamheden worden vanuit de afdeling Control verbijzonderde interne controles uitgevoerd. Wij achten een dergelijke inbedding van de verbijzonderde interne controle met centrale review een adequate methodiek.


2.2

pagina 15

De kwaliteit van uw verbijzonderde interne controle

Audits worden op een hoog kwaliteitsniveau uitgevoerd

De wijze waarop het college invulling heeft gegeven aan de inrichting van de interne controles (IC) achten wij professioneel en toereikend. De afdeling Concerncontrol, welke verantwoordelijk is voor uitvoering van de VIC’s, heeft een onafhankelijke positie in uw organisatie en kent deskundige auditoren, waardoor de audits op een hoog kwaliteitsniveau uitgevoerd worden.

Kwaliteitsvereisten VBIC zijn aangescherpt

Voor onze controle maken wij zoveel mogelijk gebruik van deze (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Bij het gebruikmaken hiervan is voor de accountant de controlestandaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing, welke met ingang van 2014 is aangescherpt. Deze ontwikkelingen zijn te plaatsen in het kader van toename van de eisen die het maatschappelijk verkeer (bijvoorbeeld de rijksoverheid en toezichthouders) stelt aan de kwaliteit van de verantwoording.

Interne controle op sociaal domein voldoet niet aan de algemene kwaliteitsvereisten

Om optimaal gebruik te kunnen blijven maken en te kunnen blijven steunen op de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden blijft een onafhankelijke positionering van de controle vanuit onze beroepsregels een belangrijk vereiste. Dit geldt tevens voor de aanwezige deskundigheid van de met de interne controle belaste medewerkers. Voor wat betreft de interne controle op sociaal domein (uitkeringen en WMO) hebben wij geconstateerd dat niet aan deze vereisten voldaan wordt. De interne controle vindt plaats in de lijn en op deze uitgevoerde werkzaamheden vindt geen controle plaats door een onafhankelijk persoon vanuit de sector control. Dit geldt zowel voor de uitgevoerde werkzaamheden op het stadskantoor als bij de ATEA-Groep. Daarnaast is er nog geen actueel intern controleplan met voldoende diepgang. Om te kunnen steunen op de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden inzake sociaal domein is het van belang dat er professionele zorgvuldigheid wordt gehanteerd. De professionele zorgvuldigheid heeft onder meer betrekking op het plannen, uitvoeren en documenteren van de activiteiten zoals deze worden verricht bij de verbijzonderde interne controle. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden heeft de organisatie geen geactualiseerd intern controleplan en risicoanalyses beschikbaar. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 is het noodzakelijk dat er voor de uitvoering van de interne controle werkzaamheden van het sociaal domein een intern controleplan opgesteld wordt met daarin opgenomen de risicoanalyses van de processen uitkeringen en WMO. Verder is het noodzakelijk dat er door een onafhankelijk persoon een review uitgevoerd (verbijzonderde interne controlewerkzaamheden) wordt op de uitgevoerde interne controle werkzaamheden van de afdeling sociaal domein, welke in de lijn belegd zijn.


Pagina 16

2.3 Status verbijzonderde interne controle Voortgang verbijzonderde interne controle ligt op schema

Door de gemeente Breda is een interne planning opgesteld (met uitzondering van de afdeling sociaal domein), waarbij is aangegeven welke processen worden gecontroleerd en wanneer deze interne controles plaatsvinden. Wij constateren dat de uitvoering van deze interne controlewerkzaamheden grotendeels op schema ligt. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 is het noodzakelijk dat alle interne controles v66r de jaarrekeningcontrole gereed zijn. Wij verwachten vooralsnog geen problemen ten aanzien van deze tijdige afronding. Wij benadrukken echter wel dat de interne controles met betrekking tot het proces inkopen en aanbestedin gen en sociaal domein van essentieel belang zijn voor een soepel verloop van de controle.

2.4 Grondbedrijf Crisis op de woningmarkt houdt aan

Hoewel er signalen naar voren komen dat de economie herstellende is, blijft de grondexploitatie door de huidige markt een onderdeel waar gemeenten risico’s lopen. Verwachte grondverkopen worden veelal niet of later in de tijd gerealiseerd en toekomstige projecten dienen bijgesteld te worden. Doordat verkopen vertragen ten opzichte van de initiële plannen, ligt de boekwaarde van de grondexploitatiecomplexen gedurende een langere tijd hoger dan de planning en hebben de complexen daarmee een hogere rentelast. Tevens staan de in de plannen gehanteerde verkoopprijzen onder druk door de crisis op de woning- en vastgoedmarkt. Beide zaken hebben naar verwachting een aanhoudend drukkend effect op het uiteindelijke resultaat van de lopende grondexploitatieprojecten. Het totale risicoprofiel van uw grondexploitatie blijft dan ook toenemen. De voor uw gemeente risicovolle bouwgrondexploitaties zijn met name de projecten Bouverijen, Rithmeesterpark en Via Breda. Om inzicht te verkrijgen in de huidige financiële positie van de grondexploitaties worden door uw gemeente de grondexploitaties tweemaal per jaar herijkt. Op het moment van onze tussentijdse controle heeft het college als onderdeel van de reguliere planning-en-controlcyclus de grondexploitaties herijkt op peildatum van 30 juni 2014. Deze herijking, welke wij niet integraal gecontroleerd hebben, laat het beeld zien dat de grootste verliezen reeds in het verleden zijn genomen. De inschatting van het verwachte toekomstige verlies bedraagt bij de tussentijdse herijking € 39,3 miljoen ten opzichte van € 39,6 miljoen per jaareinde 2013.


Pagina 17

2.4 Grondbedrijf Hetzelfde beeld is zichtbaar in de risicokaarten van de projecten. Het ingeschatte ~‘worst case” risico, waarmee bij de voorziening bepaling nog geen rekening is gehouden, stijgt van € 34,4 miljoen naar € 35,1 miljoen. De belangrijkste risico’s zijn geïdentificeerd binnen de projecten Bouverijen (€ 5,7 miljoen), Stationskwartier (€ 9,6 miljoen) en Rithmeesterpark (€ 3 miljoen), dit in lijn met voorgaand jaar. De voorziening voor verliesgevende grondexploitaties, inclusief de voorziening voor vertreklocaties, ligt in lijn met jaareinde 2013 (jaareinde 2013: € 67,3 miljoen; juni 2014: € 69,1 miljoen).

Naast deze punten constateren wij bij een aantal projecten nog zaken die financieel effect kunnen hebben op de verwachte uitkomsten, naast eventuele risico’s genoemd in uw begroting 2015. Met betrekking tot Via Breda stellen wij vast dat de bouw van het WTC moeilijk realiseerbaar blijkt. Momenteel is het college aan het onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn ter vervanging van deze planning. De eventuele effecten van deze ontwikkelingen zijn nog niet verwerkt in de grondexploitatie en dienen per jaareinde tegen het licht te worden gehouden. Voor wat betreft de exploitaties in het gebied Teteringen is het college momenteel bezig met het opstellen van een nadere herijking van het onderliggende programma. Op basis van marktgegevens wordt bepaald of de huidige woningbouwplanning realiseerbaar is. Ten aanzién van de ontwikkeling van bedrijvenlocaties beschikt de gemeente Breda over de exploitatie Rithmeesterpark. In de huidige exploitatieopzet Rithmeesterpark verwacht u vanaf 2015 jaarlijks 1,4 ha te verkopen. Gezien de huidige marktsituatie is het raadzaam deze afzetverwachting nauwgezet te volgen. Naast de rnarktsituaties bevat het gebied andere knelpunten waardoor ontwikkeling op korte termijn lastig is. Om deze reden achten wij het noodzakelijk om een gedegen onderbouwing op te stellen waarin op. basis van externe onderzoeken naar afzetmogelijkheden en vraag in de regio de verwachte verkopen worden onderbouwd. Deze dient ter onderbouwing bij de waardering in de jaarrekening 2014. -

-

Wij verwachten voor de jaarrekening 2014 dat het college, zoals te doen gebruikelijk, de uitgangspunten opnieuw toetst en daar waar noodzakelijk de waardering van de grondexploitatie bijstelt. Wij verwachten dat in deze toetsing nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de totale behoefte binnen de gemeente Breda naar woningbouw, industrieterrein en kantoren. Daarnaast dienen de objecten, welke op de verspreid liggende grondenlijst voorkomen te zijn onderbouwd met een actueel taxatierapport of andere documentatie die de huidige boekwaarde waarborgen.

2 Waar staat de gemeente? 2.5

Pagina 18

Inkopen en aanbestedingen

Proces inkoop en aanbestedingen bevat onvoldoende werkende beheersmaatregelen

Het inkoop- en aanbestedingsproces vindt binnen de gemeente Breda hoofdzakelijk decentraal plaats (met uitzondering van de Europese aanbestedingen). Wij constateren dat er binnen het inkoop- en aanbestedingsproces onvoldoende werkende beheersmaatregelen aanwezig zijn om te waarborgen dat de inkopen conform geldende weten regelgeving plaatsvinden. Ook zijn er geen werkende procedures om de volledigheid van de contractregistraties te waarborgen. Daarnaast is het gebruik van een verplichtingenadministratie optioneel, waardoor in de praktijk de feitelijke vastlegging van aangegane verplichtingen in veel gevallen niet (of onvolledig) plaatsvindt. Dit beeld wordt bevestigd door de afdeling JZ&l en interne controle. Uit de uitgevoerde analyses komt naar voren dat het contractenregister niet volledig is. Uit de steekproeven op de aanbestedingen zijn geen bevindingen geconstateerd. De inkoopanalyse over 2014 dient nog plaats te vinden. Wij adviseren het college preventieve controlemaatregelen te implementeren teneinde (aan de voorkant) te waarborgen dat de inkopen plaatsvinden in overeenstemming met geldende weten regelgeving. In het kader van de jaarrekeningcontrole dient de gemeente op basis van een integrale inkoopanalyse aan te tonen in welke mate de inkopen in 2014 rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Vast1egginq van de prest.abielevering is onvoldoende in~ebed in het inkeopproces

Naast bovenstaande opmerkingen, constateren wij dat de adequate vastlegging van de prestatielevering nog onvoldoende is ingebed in het inkoopproces. Als gevolg hiervan wordt de prestatielevering niet in alle gevallen in voldoende mate zichtbaar onderbouwd. Afgelopen jaar is als gevolg van een systeemaanpassing wel functiescheiding gerealiseerd tussen de prestatieverklaring en de accordering van de inkoopfactuur. Tevens zijn spelregels geformaliseerd rondom de prestatielevering. Daarnaast hebben we vernomen dat de organisatie momenteel aan het onderzoeken bent op welke wijze de 3-way-match dit is de aansluiting tussen bestelling, levering en factuur op eenduidige wijze en goed onderbouwd vastgelegd kan worden. -

-

-

-

Wij adviseren het college op korte termijn te komen tot een structurele oplossing teneinde te borgen dat de prestatielevering in voldoende mate en eenduidig wordt vastgelegd. In het kader van de jaarrekeningcontrole dient de gemeente aan te tonen dat prestatieleverin gen ten aanzien van de inkopen in 2014 voldoende zijn onderbouwd.

2 Waar staat de emeente?

Pagina 19

2.6 IT-volwassenheid Welke applicaties beoordelen wij in het kader van de jaarrekening?

Voor de jaarrekeningcontrole wordt elk jaar in toenemende mate gesteund op informatie afkomstig uit IT-systemen. Om op die informatie te kunnen steunen is het van groot belang dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking in de IT-systemen is gewaarborgd. Indien dat het geval is dan levert dat voordelen op voor de gemeente Breda doordat de informatiehuishouding efficiënter en, daarmee meer kostenbesparend, wordt uitgevoerd. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 hebben wij de (IT)-beheersmaatregelen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking beoordeeld. Daarbij hebben wij een toetsing uitgevoerd op applicaties die ondersteunend zijn aan processen dievan materieel belang zijn voor de jaarrekeningcontrole. Een overzicht van de applicaties die wij in de interim-controle 2014 hebben getoetst, hebben wij onderstaand opgenomen: ~ Key2financien (financiën) ~ GWS4aII (proces uitkeringen) ~ Workforce (proces HR) Voor de in scope zijnde applicaties hebben wij het wijzigingsbeheer en de logische toegangsbeveiliging onderzocht. Ook hebben wij een beoordeling uitgevoerd op verschillende geprogrammeerde beheersmaatregelen binnen applicaties en zijn wij nagegaan welke maatregelen de organisatie heeft ingericht ter waarborging van de continuïteit van de gegevensverwerking.

Breda is een traject gestart om de IT-beheersing te uniformeren en de informatiebeveiliging te verhogen.

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Breda in het afgelopen jaar diverse trajecten heeft opgezet gericht op het verder verhogen van het volwassenheidsniveau van de IT-beheerprocessen. Dit heeft ertoe geleid dat in opzet (beleid en procedures) veel verbeteringen zijn doorgevoerd. Zo geldt dat een traject is gestart om de IT-beheerprocessen gemeentebreed te uniformeren. Ook is verscherpte aandacht uitgegaan naar het verhogen van het niveau van informatiebeveiliging binnen de gemeente. Op basis van onze uitgevoerde controlewerkzaamheden zien wij dat deze verbetertrajecten ertoe bijdragen dat de volwassenheid toeneemt. De gemeente is hiermee dan ook op de goede weg om de IT-beheersing en governance adequaat te borgen. Wel zien wij nog wel verschillen in de mate van IT-volwassenheid als wij nader ingaan op de IT-beheersing per applicatie.

Conversie nog niet toereikend gedocumenteerd

Vanaf 2014 maakt de gemeente Breda gebruik van Key2financiën als financieel informatiesysteem. Naast het vertalen van wensen en eisen van de business naar een werkend eindproduct, is het van belang dat de uitgevoerde conversie van de gegevens naar het nieuwe financiële informatiesysteem voldoende is gewaarborgd. In het kader van de jaarrekeningcontrole zijn wij verplicht een oordeel te vormen over de juistheid en volledigheid van de conversie van gegevens die van invloed zijn op de jaarrekening.

2 Waa staat de gemeente?

2.6

Pagina 20

IT-volwassenheid

Het is derhalve belangrijk dat alle uitgevoerde (test)werkzaamheden en beslissingen (bijvoorbeeld het accepteren van fouten) op adequate wijze worden gedocumenteerd in een conversiedossier, zodat de juistheid en volledigheid van de gegevensoverdracht (efficiënt) door ons kan worden beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat het conversiedossier onvoldoende is om achteraf de juistheid van de geconverteerde crediteur stamgegevens te beoordelen. Als gevolg hiervan bestaat het risico dat onjuiste betalingen zijn verricht. De gemeente Breda heeft achteraf aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om de juistheid van overdracht vast te stellen. Onze beoordeling hierop is onderhanden. Volwassenheidsniveau per IT-element

Logische toegangsbeveiliging applicaties 5 4 2013

Volwassenheidsniveaus 1. Proces wordt op ad hoc-basis uitgevoerd 2. Opzet voldoende, uitvoering onvoldoende 3. Proces wordt beheerst uitgevoerd 4. Uitvoering is beheerst en er vindt sturing plaats 5. Proces wordt beheerst uitgevoerd en er vindt continue optimalisatie plaats

• 2014 Logische toegangs beveiliging infrastructuur

Wijzigingenbeheer

..

Informatiebeveiliging

.


Pagina 21

2.6 IT-volwassenheid Logische toegangsbeveiliging vertoont niveauverschillen per applicatie

Het doel van logische toegangsbeveiliging is het zorgdragen dat toegang tot de applicaties is beperkt tot daartoe geautoriseerde personen en dat rechten in de applicaties conform het “need-to-know” principe zijn ingericht. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente dit jaar is gestart met trajecten om de beveiliging van de informatievoorziening op een hoger niveau te krijgen. Zo zijn, met name in het kader van het DigiD beveiligingsassessment, beheerprocedures ingericht, firewalls vernieuwd en is een verbeterd wachtwoordbeleid voor het netwerk geïmplementeerd. Hoewel wij het belang van de doorgevoerde verbeteringen onderschrijven, hebben wij nog diverse aandachtspunten op het vlak van logische toegangsbeveiliging. Wij hebben vastgesteld dat verschillen bestaan in de toegangsbeveiliging van applicaties, de mate van vastlegging van registraties en het toekennen van vergevorderde rechten. Wij merken verder op dat de implementatie van het informatiebeveiligingsbeleid nog niet is afgerond. Hierdoor bestaan op dit moment onvoldoende handvatten om logische toegangsbeveiliging organisatie-breed op een gelijk niveau te krijgen, In de bijlage van deze rapportage gaan wij in op de specifieke bevindingen ten aanzien van logische toegangsbeveiliging. Wij bevelen het college aan de adviezen hierbij met prioriteit op te volgen.

Generiek wijzigingenbeheer voldoet van de gestelde eisen

Het doorvoeren van wijzigingen binnen de informatiesystemen moet beheerst verlopen om te voorkomen dat fouten optreden in de productieomgeving. Voor het doorvoeren van wijzigingen binnen applicaties zoals patches en releases wordt binnen de gemeente Breda sinds het voorjaar een generiek proces gehanteerd. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden stellen wij vast dat dit generieke wijzigingsbeheerproces voldoet aan de door ons gestelde eisen. Wij hebben wel vastgesteld dat op basis van deelwaarneming over de eerste periode van 2014, per applicatie onderscheid bestaat in de detaillering van werkzaamheden, documentatie en vastlegging. Zo hebben wij vastgesteld dat in enkele gevallen de vastlegging van testwerkzaamheden en of de goedkeuring van een proceseigenaar op de wijzigingen ontbreekt. Het risico bestaat dat door het ontbreken van vastleggingen achteraf niet eenduidig kan worden vastgesteld welke testwerkzaamheden zijn uitgevoerd. In het kader van verdere professionalisering en controleerbaarheid adviseren wij het college om alle goedkeuringen en testwerkzaamheden te documenteren.


Pagina 22

2.6 IT-volwassenheid Volwassenheid IT-beheerprocessen vanaf 2012 vertoont positieve ontwikkeling

In onderstaand overzicht geven wij, per applicatie, de ontwikkeling weer van de professionaliteit van uw IT-beheerprocessen ten opzichte van 2012 en 2013. Wij stellen daaruit vast dat de volwassenheid van de beheersprocessen van GWS4all structureel hoger ligt. Op basis van onze werkzaamheden verwachten wij dat de uniformering van de beheersprocessen het volwassenheidsniveau van de IT-beheersing organisatie-breed verder zal verhogen. Op de volgende pagina gaan wij in op de risico aandachtsgebieden per applicatie.

Voldoet

Voldoet niet geheel

Voldoet niet

GWS4aII

Key2Financiën*

2012

2013

Workforce 2014

*Niet beoordeeld in 2012 en 2013

Waar staat de gemeente?

Pagina 23

Risico’s aandachtsgebieden per applicatie Aandachtsgebieden

GWS4aII

K2F

Workforce

Legenda:

1. Gebruikersaccounts worden altijd conform een vast proces aangemaakt, gemuteerd of verwijderd,

Voldoet niet, risico hoog

2. Het aantal gebruikers met hoge rechten is beperkt tot die personen die deze rechten nodig hebben voor het juist uitvoeren van hun functie.

Voldoet niet, risico midden V Id t 0 oe

3. Wachtwoordinstellingen zijn voldoende strikt om misbruik van gebruikersaccounts tegen te gaan. 4. Doorgevoerde wijzigingen worden gestructureerd en gedocumenteerd getest. 5. Voordat wijzigingen in productie worden genomen, wordt een formeel akkoord gegeven. 6. Databasebeheerders hanteren persoonsgebonden accounts zodat mutaties te herleiden. 7. Kritieke gegevens worden tijdig veiliggesteld in een back-up die zonder problemen is terug te plaatsen.

Niet beoordeeld

3 Is uw gemeente klaar oor de toekomst?

Pagina 25

3.1 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Inleiding

Naar aanleiding van onze tussentijdse controle zien wij, naast de meer reguliere onderwerpen zoals grondexploitaties en vastgoed, enkele onderwerpen, welke wij nader willen duiden in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Kredietwaardigheid verbonden partijen geeft een verhoogd financieel risico

De gemeente Breda heeft verschillende deelnemingen met een verhoogd risicoprofiel, waaronder Chassé Theater, Brim en REWIN. Vanuit onze rol als accountant beoordelen wij tijdens de jaarrekening of er sprake is van een (duurzame) lagere waarde van deze deelnemingen en onderliggende leningen. Daarnaast beoordelen wij of er voor het kredietrisico op de rekening-courant en garantstellingen een voorziening gevormd dient te worden. Wij verwachten van het college per jaareinde een uitgebreide analyse op basis van (concept)cijfers per 31 december 2014 ten aanzien van de waardering en krediet waardigheid van uw verbonden partijen. Uit deze zichtbare analyse dient te blijken dat de waardering van de door de gemeente verstrekte leningen en kapitaalbijdragen juist is opgenomen in de jaarrekening. Wij vragen daarbij tevens aandacht van het college voor een juiste toelichting van de (voorlopige) cijfers in de paragraaf verbonden partijen.

Analyse volledigheid en risico’s “niet uit de balans blijkende verplichtingen” heeft versterkt de aandacht van de regelgever

Vanwege de toetsing aan een hogere “meetlat” is er een versterkte aandacht voor de “niet uit de balans blijkende verplichtingen” van gemeenten. In lijn met artikel 53 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden vermeld aan welke “niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen” uw gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: ~ Verplichtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is). ~ Verplichtingen uit huurcontracten. ~ Verplichtingen vanuit verbonden partijen. ~ Verplichtingen vanuit de aankomende decentralisaties. Verplichtingen uit overeenkomsten met ontwikkelaars en andere partijen binnen uw grondexploitaties. ~.

Wij verwachten dat het college per jaareinde een analyse maakt van de “niet uit de balans blijkende verplichtingen”, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt op welke wijze u ervoor gezorgd heeft dat de volledigheid ervan gewaarborgd is en welke risico’s deze verplichtingen met zich meebrengen.

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1

Pagina 26

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Analyse en opschonen UWV inschrijvingen noodzakelijk

In 2014 heeft het college een inventarisatie gemaakt van de niet ingeschreven personen bij het UWV. De personen welke niet zijn ingeschreven bij het UWV worden op basis van deze inventarisatie alsnog ingeschreven. In uw sanctiebeleid wordt aangegeven dat er een korting van 10% op de uitkering plaatsvindt bij het ontbreken van een UWV Trijving. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2014 dient de organisatie een inventarisatie te maken van de niet in geschreven personen bij het UWV in 2014. Daarnaast dient in kaart te worden gebracht wat de omvang is van de verstrekte uitkeringen over de periode waarin de inschrijving bij het UWV over 2014 ontbreekt. Het bedrag wat onterecht als uitkeringen is verstrekt dient door de gemeente verschoond te worden.

Waardering Rat Verlegh stadion: position paper actualiseren

De gemeente Breda heeft de aankoopwaarde van het Rat Verlegh stadion geactiveerd. Voorgaand jaar heeft het college uitgesproken dat dit stadion als maatschappelijk vastgoed gedefinieerd kan worden. Hierdoor kan de waardering tegen boekwaarde gehandhaafd blijven. Wij vragen het college het position paper rondom het stadion te actualiseren. Tevens vragen wij hierbij in te gaan op de onderhoudsstatus van het stadion (er zou sprake zijn van constructiefouten) in relatie met de getroffen onderhoudsvoorziening en tevens op kredietrisico’s rondom de ontvangst van de huurpenningen.

Voorziening dubieuze debiteuren sociaal domein onderbouwen

In voorgaande jaren constateerden wij dat de voorziening voor oninbare vorderingen rondom sociaal domein niet adequaat onderbouwd was met een analyse naar ouderdom en mate van inbaarheid. Op basis van globale analyses heeft de organisatie aangetoond dat de voorziening toereikend was. In deze boardletter constateren wij wederom dat de voorzieningsberekening niet voorhanden is. Wij vragen het college met klem om de berekening van de benodigde voorziening voor oninbaarheid gereed te hebben ten behoeve van de jaarrekening 2014.

Inkoopanalyse uit te voeren ten behoeve van de rec-htmat.igheid van inkoop en aanbest.edingen

Gezien de procesmatige bevindingen in het proces inkoop en aanbestedingen en er verder onvoldoende waarborgen zijn om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen, dient de organisatie een integrale crediteurenanalyse op te stellen, met inachtneming van de drempelwaarden uit de gids proportionaliteit. Daarnaast heeft u de interne aanbestedingsregels in het normenkader opgenomen. Graag praten wij met het college verder op welke wijze de inkoopanalyse het best kan worden opgezet en met welke diepgang de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden.


Pagina 27


Extra aandacht voor toereikende onderbouwing voorzieningen

In voorgaande jaren hebben wij bij de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de toereikendheid van uw (onderhouds)voorzieningen, wat in een aantal gevallen ook heeft geleid tot opmerkingen in ons accountantsverslag. Wij vragen het college om per jaareinde extra aandacht te besteden aan een toereikende onderbouwing van de voorzieningen. Enerzijds een deugdelijke onderbouwing van de mutaties in de voorziening, anderzijds een onderbouwing in hoeverre de voorzieningen toereikend zijn. Specifiek vragen wij de aandacht voor mogelijke voorzieningen in relatie tot ontvangen claims.

Analyse Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

Op 1 januari 2013 is de WNT van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het bezoldigingsmaximum over 2014 bedraagt € 230.474. De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf maandsalarissen maar ten hoogste € 75.000. Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaar gemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiging hoger of lager is dan het maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau met naam en toenaam worden gedaan. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 2014 opgenomen dient te worden. Wij verwachten dat de Organisatie per jaareinde een analyse maakt van de WNT waarbij inzichteljk wordt gemaakt welke functionarissen voldoen aan de WNT. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen kunt u gebruik maken van de mogelijkheid die paragraaf 6 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen.

Participatiebudget

In voorgaande jaar is geconstateerd dat de toerekening aan het participatiebudget niet op eenduidige wijze plaatsvond. Ten aanzien van de toerekening van de kosten aan het participatiebudget, vragen wij de organisatie in een vroegtijdig stadium het te hanteren model op te stellen en deze aan ons voor te leggen zodat helder is welke kosten op basis van welke verdeelsleutels worden toe gerekend aan het participatiebudget.


Pagina 28


Naleving mandaat vereist een inhoudelijke toets

Wij hebben geconstateerd dat in een aantal gevallen de (onder)mandateringen niet formeel vastliggen. Hierdoor is niet vast te stellen of de autorisatie door daartoe bevoegde functionarissen conform mandaatregeling is verleend. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 is het noodzakelijk dat de huidige besluitvorming in lijn wordt gebracht met het geldende mandaat. -

-

Er dient een inhoudelijke toets plaats te vinden op de genomen besluitvorming zodat de hiaten in de verschillende processen in kaart gebracht worden. Wijzigingen binnen het BBV van toepassing in 2014

In 2013/2014 heeft de wetgever een aantal wijzigingen binnen het BBV doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn veelal van formele aard en zijn van kracht vanaf het begrotingsjaar 2014. Wij constateren dat u deze aanwijzingen voor de begroting 2015 deels reeds heeft meegenomen. Voor de volledigheid wijzen wij u dan ook op de belangrijkste wijzigingen: ~ Benaming van Programmarekening is aangepast in “Overzicht van baten en lasten”. ~ Wijziging term “gerealiseerde resultaat~ voor bestemmen” in “gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten”. ~ Wijziging term “gereali~eerd resultaat na bestemmen” in “gerealiseerde resultaat”. ~ Benaming paragraaf “Weerstandsvermogen” is aangepast in “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. ~ Uitbreiding van de informatie in de paragraaf “Verbonden partijen” met: Naam en vestigingsplaats, het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd, veranderingen die zich gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente/provincie in de verbonden partij heeft, het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, resultaat van de verbonden partij. Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, waarbij per programma tenminste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen. Toevoeging van het onderdeel “Investeringen met economisch nut” met “Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven”. ~ In de toelichting op de jaarrekening dient een rapportage opgenomen te worden waarin op kwartaalbasis wordt gerapporteerd in welke mate de drempelbedragen in het kader van het verplicht schatkistbankieren benut wordt. Ten slotte wijzen wij op een tweetal nieuwe BBV notities, welke in 2014 van kracht zijn geworden, te weten de. “notitie riolering” en de “notitie verbonden partijen”. Wij vragen de aandacht van de college bij het opstellen van de jaarrekening voor het adequaat invullen van de checklist BBV in het algemeen en de toets op opname van bovenstaande punten specifiek.

3 Is uw gemeente klaar voor de toeko st?

Pagina 29

3.2 Actuele ontwikkelingen automatisering L~e gemeente heeft belangrijke

verbeteringen gemaakt op het gebied van IT

In 2014 heeft de gemeente belangrijke verbeteringen gemaakt op het gebied van IT-benutting en beheersing. Door de implementatie van nieuwe systemen is de organisatie beter in staat om het IT-aanbod beter aan te sluiten op de IT-vraag vanuit de organisatie. Om ook in de toekomst IT optimaal te benutten is door de gemeente een strategie opgesteld in de vorm van een “Strategische bedrijfsvoeringagenda 2018”. Belangrijk onderdeel van deze strategie is het optimaliseren van de informatiehuishouding onder de noemer “De digitale gemeente 2018”. Aansluitend op de strategie en de ambitie van de gemeente willen wij uw aandacht vragen voor de belangrijke onderwerpen IT-governance, uniformiteit (beheer)processen en informatiebeveiliging. Deze onderwerpen hebben wij hierna nader toegelicht.

IT strategie afstemmen op de organisatie brede strategie

Een belangrijke randvoorwaarde om IT-Governance op een effectieve wijze uit te kunnen voeren, is om de IT-strategie goed afgestemd te hebben met de organisatiebrede strategie en daaronder liggende doelstellingen. Deze afstemming wordt ook wel Business-IT alignment genoemd. Uit de strategische stukken blijkt dat de gemeente wil aanhaken bij architectuurmodellen als GEMMA en NORA. Deze architectuurmodellen vormen een belangrijk hulpmiddel om een organisatie meer inzicht en grip te geven op de informatievoorziening. Op basis van onze werkzaamheden en het doornemen van strategische en beleidsdocumentatie stellen wij vast dat de gemeente momenteel procedureel concrete verbeteringen doorvoert. Zo zijn door de gemeente organisatiebrede verbetertrajecten op het gebied van informatiebeveiliging en het uniformeren van beheerprocessen zoals wijzigingenbeheer en autorisatiebeheer opgestart. Wel merken wij op dat deze verbeteringen nog niet op alle vlakken als zodanig zijn geïmplementeerd. Ook merken wij op basis van onze interviews op dat medewerkers niet altijd op de hoogte zijn van de procedures en richtlijnen die moeten worden gevolgd met als consequentie dat medewerkers hun eigen methodes hanteren. Wij adviseren het college om erop toe te zien dat op operationeel vlak wordt voldaan aan de baselines en procedures die door de gemeente zijn gesteld.

3 Is uw ge eente klaa voor de toekomst?

Pagina 30

3.2 Actuele ontwikkelingen automatisering Uniformiteit beheersprocessen vergroot betrouwbaarheid IT-infrastructuur

Voor de primaire processen van de gemeente zoals inkoop, sociaal domein en HR wordt in belangrijke mate gesteund op informatie afkomstig uit applicaties. Om te waarborgen dat informatie betrouwbaar en integer is, wordt gebruik gemaakt van preventieve geprogrammeerde controlemaatregelen. Voorbeelden hiervan zijn invoercontroles en functiescheiding. Om te kunnen vertrouwen op deze geprogrammeerde controlernaatregelen en daarmee op de gegevens die uit het systeem worden gehaald, is het van belang dat de betrouwbaarheid van de IT-infrastructuur en applicaties gewaarborgd. Om effectief te kunnen steunen op de betrouwbaarheid van de geprogrammeerde controles is het van belang dat IT- beheersprocessen wijzigingenbeheer en logische toegangsbeveiliging op een volwassen en op een te controleren wijze ingericht zijn. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente de afgelopen jaren veel stappen heeft gezet om het volwassenheidsniveau van deze processen te verhogen. Zo heeft de gemeente dit jaar een uniform wijzigingenbeheerproces geïmplementeerd en is gestart met het inrichten van een gemeentebreed autorisatiebeheerproces. Ondanks dat recent een uniform wijzigingenbeheerproces is geïmplementeerd, constateren wij dat niet iedereen bekend is met het proces en de afgesproken werkwijze. Op basis van onze werkzaamheden constateren wij dat de beheerders over voldoende kennis en ervaring beschikken om de beheerwerkzaamheden uit te voeren. Echter ontbreken vastleggingen van uitgevoerde werkzaamheden waardoor de deskundigheid niet achteraf kan aangetoond worden. Wij willen dan ook het belang van het implementeren van de uniforme beheerprocessen benadrukken. Ook adviseren wij het college om periodiek door middel van audits vast te stellen of (beheer)processen adequaat uitgevoerd worden.

L~e uitvoering van de beheerspro€essen en de beveiligingsinstellingen van applicaties bevat hiaten

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente dit jaar een organisatiebreed informatiebeveiligingsbeleid heeft opgesteld. Hoewel wij het belang onderschrijven van het hebben van een geactualiseerd informatiebeveiligingsbeleid, constateren wij hiaten in de uitvoering van de beheersprocessen en de beveiligingsinstellingen van applicaties. Adequaat uitgevoerde beheersprocessen en ingerichte beveiligingsinstellingen zijn een voorwaarde om te kunnen vertrouwen op de in applicaties ingerichte controlemaatregelen. Verder constateren wij dat bij de implementatie van Key2financien onvoldoende rekening is gehouden met belangrijke beveiligingsvereisten zoals opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid. Wij adviseren het college om in de ontwerpfase van (beheers)processen, architectuur en de inrichting van applicaties voldoende rekening te houden met de vereisten uit het informatiebeveiligingsbeleid.


Pagina 31

Werkkostenregelinq

De fiscale werkkostenregeling voldoende in beeld

De fiscale werkkostenregeling (WKR) zal naar alle waarschijnlijkheid verplicht van toepassing zijn met ingang van 1 januari 2015. De WKR kent een Vrij jaarbudget van thans 1,5% van de fiscale loonsom en in 2015 wordt dit verlaagd naar 1,2%. Het is voor een werkgever cruciaal dat hij alle relevante vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (inclusief btw) tijdig detecteert en juist administreert. Dit vereist een proces dat waarborgt dat: steeds managementinformatie beschikbaar is over de mate waarin het vrije WKR-budget is gebruikt en gedurende de resterende duur van het kalenderjaar zal worden gebruikt. Een (onverwachte) overschrijding kost de werkgever achteraf 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De gemeente mag deze heffing niet op werknemers verhalen; na afloop van het kalenderjaar een verantwoorde loonaangifte wordt gedaan, 66k wat de werkkostenregeling betreft. In het kader van eventuele afspraken met de Belastingdienst over Horizontaal Toezicht (HT) zal ook deze dienst het totale WKR-proces toetsen. Onderdelen in een adequaat en multidisciplinair WKR-proces zijn onder meer: scholing van medewerkers die belast zijn met de salarisadministratie, maar zeker ook van medewerkers die belast zijn met de primaire boekingen in de financiële administratie; het zodanig inrichten van de financiële administratie en van boekingsprocessen, dat WKR-relevante vergoedingen en verstrekkingen tijdig worden gedetecteerd en juist geadministreerd; het toetsen van arbeidsvoorwaarden op WKR-aspecten (afdeling HR/P&O). Wij constateren dat de organisatie het WKR-proces voldoende in beeld heeft.

3 Is u

gemeente klaa voor de toekomst?

Pagina 32

3.4 Actuele ontwikkelingen vennootschapsbelasting Nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2®’l 6

Op Prinsjesdag 2014 heeft het Kabinet het wetsvoorstel Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen aan de Tweede Kamer verzbnden. De nieuwe Wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Uitgangspunt op basis van het wetsvoorstel is dat de gemeente Breda belastingplichtig is, voor zover zij een onderneming drijft, waarop geen vrijstelling van .toepassing is. Van (het drijven van) een onderneming is sprake indien met een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal wordt deelgenomen aan het economische verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Het winstoogmerk is geobjectiveerd in die zin dat dit geacht wordt aanwezig te zijn, indien meer dan incidenteel overschotten worden behaald. Indien dit niet vastgesteld kan worden, wordt toch een onderneming aanwezig geacht in het geval activiteiten worden verricht waarmee in concurrentie wordt getreden. Interne activiteiten die voor de eigen kring verricht worden, leiden in beginsel niet tot belastingplicht, omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer. Indien sprake is van een onderneming in fiscale zin is mogelijk één van de vier vrijsteltingen van toepassing: (i) Interne activiteiten;

(ii) Overheidstaken en publiekrechtelijke bevoegdheden; (iii) Samenwerkingsverbanden; (iv) “Quasi”-inbesteding. Gevolgen zijn op hoofdlijnen bekend

Wij constateren dat de gemeente de gevolgen van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting in beeld heeft. In ons accountantsverslag informeren wij u verder over de voortgang van de implementatie van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting.

3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

Pagina 33

3.5 Actuele ontwikkelingen Wet Markt en Overheid Wet Markt en @verheid: raadsbesluit niet t.ijdig genomen

Daarnaast is uw gemeente vanaf 1 juli 2014 verplicht om aan de Wet Markt en Overheid te voldoen (overgangsregime afgelopen). Deze wet is bedoeld om concurrentievervalsing door de overheid te voorkomen. Uw gemeente heeft hier op geanticipeerd door middel van het uitvoeren van een inventarisatie waarbij mogelijk concurrerende activiteiten in kaart zijn gebracht. Uit deze inventarisatie is gebleken dat voor een aantal economische activiteiten geen doorberekening van de integrale kosten plaatsvindt. Uw raad heeft d.d. 10 juli 2014 door middel van een raadsbesluit bevestigd dat de volgende activiteiten in het algemeen belang plaatsvinden: ~ De activiteiten van Stichting Werk aan de Wijk ~ Het exploiteren van fietsenstallingen; ~ Het exploiteren van parkeergarages en straatparkeren ~ Het exploiteren van binnen- en buitensportaccommodaties ~ Het verhuren/in gebruik geven van maatschappelijk vastgoed ~ Het verhuren antikraak ~ Het inzamelen van bedrijfsafval Er heeft reeds een volledige inventarisatie plaatsgevonden waarop een externe (vrijwillige) audit is uitgevoerd door de autoriteit Consumenten Markt.-De. rapportage hiervan is reeds gedeeld met de raad en eventuele bevindingen zijn verwerkt. Wer~con≤tateren wij dat dit raadsbesltJit7~ieftijdig (voor 1ji1li20ï451s genomen. In de kadernota rechtmatigheid. is echter aangegeven dat de accountant dit niet als financiële onrechtmatigheid behoeft te wegen en kan volstaan met een formele opmerking in haar accountantsverslag, welke wij per jaareinde opnemen.

3.6 De nieuwe controleverklaring Inhoud controleverklaring wijzigt

De relevantie eninformatiewaarde van de controleverklaring heeft de afgelopen jaren veel ter discussie gestaan. Zowel accountants, gebruikers maar zeker ook overheden en toezichthouders spelen een actieve rol in deze discussie. De maatschappij verwacht van de accountant meer transparante informatie maar ook dat de accountantexplicieter.is over de toekomst. Naast de conclusie van de accountant is men geïnteresseerd in informatie over de belangrijkste kernpunten tijdens de controle. Deze kernpunten behandelt de a~ccouhtant op dit moment in het accountantsverslag,en bespreekt dit met de portefeuillehouder, werkgroep Çyclische producten en raad. Door het opnemen van deze kernpunten in de verklaring worden ook zij nu bediend. Accountants moeten in hun verklaring meer-informatie gaan geven over de aanpak van hun controle.

3 Is uw ge eente klaar voor de toekomst?

Pagina 34

3.7 Actuele ontwikkelingen in de controleverklaring L~e nieuwe controleverklaring geeft meer inzicht in kernpunten van de €ontrole

Daarom heeft de NBA~(Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) besloten de nieuwe controleverklaring in Nederland te introduceren voor alle accountants die organisaties van openbaar belang controleren. Vanwege onze en uw maatschappelijke functie passen wij deze nieuwe controleverklaring ook voor uw organisatie toe in 2014. De traditionele controleverklaring is een standaardtekst die voor alle decentrale overheden gelijk is. De belangrijkste verandering in de controleverklaring nieuwe stijl is het opnemen van de kernpunten van de cçntrole (“key audit matters”). Kernpunten zijn de meest belangrijke punten die de accountant met de werkgroep cyclische producten heeft besproken. Vanzelfsprekend betreft dit specifieke informatie over de gecontroleerde organisatie. Kernpunten hébben betrekking op de belangrijke risico’s die wij hebben onderkend bij decontrole van de jaarrekening, bijvoorbeeld ten aanzien van waardering grondexploitaties, de deelnemingen, voorzieningen, rechtmatigheid of andere schattingsposten waarbij de waardering complex en in hoge mate subjectief is, maar bijvoorbeeld ook op bijzondere problemen die zich tijdens de controle kunnen hebben voorgedaan of omstandigheden die de accountant aanleiding hebben gegeven om de controleaanpak gedurende het traject te wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van een belangrijke tekortkoming in de interne beheersing van de organisatie. Andere belangrijke veranderingen hebben betrekking op de prominente plaats van het oordeel, helemaal aan het begin, een bevestiging van de accountant dat de onafhankelijkheidsvoorschriften zijn nageleefd en een verbeterde beschrijving van de verantwoordelijkheden van de accountant. Ook zal in de controleverklaring nieuwe stijl meer informatie worden verstrekt over de wijze waarop de controle is opgezet. Hierbij zal de accountant een toelichting op de gehanteerde materialiteit opnemen. Het begrip materialiteit kan hierbij als volgt worden gedefinieerd: “Leemtes of onjuistheden van de items (posten, transacties) zijn materieel als ze individueel of collectief, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van de jaarrekening/SiSa-bijlage/WNT-verantwoording maken.” Met bovenstaande aanpassingen wordt invulling gegeven aan een meer organisatie specifieke controleverklaring. Met deze opzet geeft de accountant meer verantwoording en toelichting over de specifieke aspecten en aandachtspunten tijdens de controle. De controleverklaring nieuwe stijl leidt niet tot een andere werkwijze of diepgaandere controle. Graag gaan we met u de dialoog aan over de toegevoegde waarde van een dergelijke controleverklaring.

1 Ii

k

eikwijdte en controleaanpak

Pagina 36

Bijlage 1 Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Breda brengen wij u hierbij verslag uit van de’belangrJjkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden, die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole~maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal doQr ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gerieht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze boardletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2014 van de gemeente Breda. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamhecten hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. U als raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Goedkeuringstolerantie

Goecikeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤

>1% < 3%

-

~

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤

3%

>3% < 10%

≥

3%

10%

Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Breda betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 5,0 miljoen en een totaal van onzekerheden van € 15,0 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op € 250.000.

Reikwijdte en co troleaanpak

Pagina37

Bijlage 1 Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid ‘van de informatie in de SiSa-bijlage en 85 bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van € 250.000: Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Control ea a n pak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde weten regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de finaneiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Breda terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht). Om uiteindelijk te kunnen steunen op. de internè controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij tenslotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van.de werking). ‘

Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamhedenzijn momenteel onderhanden. In deze boardletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Gemeente Breda Boardietter Tussentijdse controle december EBuilding a better. working world

Recommend Documents