VERSLAG VAN DE DAG VAN DE VERANTWOORDING PROVINCIALE STATEN VAN GRONINGEN 01 juni 2004
Behandeling van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2003 van de provincie Groningen door: Rekeningcommissie van 21.00 tot 22.05 uur Statenzaal Provinciehuis te Groningen
Aanwezige leden: Dhr R.A.C. Slager (voorzitter, ChristenUnie), dhr N.R. Werkman (CDA), dhr C. Swagerman (SP), mw T. Deinum- Bakker (D66), dhr Jaspers (PvdA) Afwezig: dhr J.J. Dijkstra (PvdA), dhr T.W. Oterdoom (VVD), mw D.J. Hoekzema -Buist (PvhN), dhr W. van der Ploeg (GroenLinks). Voorts aanwezig: dhr M.A.E. Calon (gedeputeerde), dhr D.P. Sennema (secret aris), dhr E. Hageman (ambtelijke bijstand), dhr J.Schrikkema (ambtelijke bijstand), dhr J.M.C.A. Berkhout (griffier), dhr Th. de Vries en dhr B. W. Littel (accountants bij Ernst & Young), dhr Th. Poggemeier (Verslagbureau Groningen, verslag). 1.
Opening en mededelingen
De voorzitter opent de vergadering die de zesde en laatste commissievergadering van deze Dag van de Verantwoording vormt. Hij meldt dat de fractie van GroenLinks ruim van tevoren duidelijk heeft gemaakt dat zij niet aanwezig zou zijn en dat, ondanks dat verder geen berichten van verhindering zijn ontvangen, er nog enkele leden ontbreken. Voorts drukt hij de commissieleden op het hart om alleen die zaken aan de orde te stellen die in de Rekeningcommissie thuis horen. Er zijn geen verslagen van de CdK aan de orde. Het gaat hier om de Jaarrekening 2003, het Jaarverslag 2003 en de bevindingen van de accountant inzake zijn controlewerkzaamheden. Deze vergadering is tevens op te vatten als jaarlijkse bespreking met de accountant.
2.
Behandeling van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2003 en het rapport van de accountant.
Dhr Werkman (CDA) stelt allereerst de baten en lasten uit voorgaande jaren aan de orde. Er is een voordeel geboekt van 2,2 miljoen euro en een nadeel van 0,7 miljoen euro. Dit zijn naar de mening van dhr Werkman forse bedragen en hij vraagt wat daarvan de oorzaken zijn. Is in voorgaande jaren slecht geraamd of is dit het gevolg van afwikkelingsverschillen die ten tijde van de vorige jaarrekening beslist niet bekend waren? Op pag. 72 geeft het jaarverslag aan dat er nog aangegane verplichtingen (AGV’s) zijn van vóór 2003. Dat gaat om een omvangrijk bedrag, te weten 5,6 miljoen euro. Dhr Werkman vraagt zich af hoe oud deze AGV’s zijn en wanneer het College denkt deze te kunnen afwikkelen. Het accountantsverslag. De accountant doet een groot aantal aanbevelingen. Die actielijst is achterin aan het rapport toegevoegd en veelal is de aangegeven status: ‘onder handen’. Betekent dat dat hier nog maar net mee is gestart en dat nog zo’n 90% van wat is aanbevolen, moet worden uitgevoerd, of ligt het net andersom en moet nog slechts 10% te worden uitgevoerd? Verder benadrukt dhr Werkman dat kritisch is gereageerd op het niet invullen van de afgesproken formats. Dat is zojuist in de commissie Bestuur en Financiën ook besproken. De accountant rapporteert aan Provinciale Staten en heeft een goedkeurende verklaring uitgebracht. Dhr Werkman is echter benieuwd naar de opvatting van de accountant over de voorliggende jaarrekening. Is de accountant van mening dat dit stuk als beleidsdocument toereikend is? Voorts zou dhr Werkman ook het oordeel van de accountant willen horen over in hoeverre doelmatig door de organisatie is gewerkt. Er dient een doelmatigheidstoets plaats te vinden en dhr Werkman vraagt hoe de efficiency meetbaar is vanuit de controlerende rol van de Staten. Voorts vraagt hij of de provincie het risico loopt dat rijkssubsidies terug betaald moeten worden of niet zullen worden ontvangen, daar bepaalde projecten niet gestart zijn in het jaar 2003.
2
Zojuist is in de commissie Bestuur en Financiën een discussie gevoerd over de begroting, de rekening en over het feit dat toelichtingen niet altijd toereikend zijn. De CdK heeft aangegeven dat het probleem alleen bij de apparaatskosten ligt. Bij nadere bestudering wil dhr Werkman dit ontzenuwen. Dit is niet altijd het geval. Ook bij de programmakosten zijn afwijkingen van meer dan 10% aanwezig. Dit percentage werd door de CdK genoemd als legitimering voor het uitblijven van toelichtingen, maar zelfs als dit criterium wordt gehanteerd, blijven bepaalde afwijkingen onbelicht. Het ziekteverzuim. In het Sociaal Jaarverslag 2003 (pag. 18) en ook in de jaarrekening wordt daarover bericht. In het sociaal jaarverslag wordt aangegeven dat het nulverzuim gering is en daalt. De vraag aan het College luidt welke maatregelen worden getroffen om het verzuim daadwerkelijk terug te dringen. Wordt er op dat punt ook iets ‘aan de voorkant’ gedaan? Wordt er tijdig gesignaleerd dat er iets mis is? Zijn er terugkeergesprekken met medewerkers ook al is het verzuim kort? Ziekteverzuim kan een signaal zijn dat de werkdruk te hoog is of dat er iets anders aan de hand is. Dan is het belangrijk dat er iets aan de ‘voorkant’ wordt gesignaleerd in plaats van dat dit gebeurt als sprake is van langdurig verzuim. In- en uitstroom van medewerkers. Dhr Werkman heeft geconstateerd dat er vooral uitstroom plaatsvindt vanuit de lagere schalen en instroom en doorstroom plaatsvindt in hogere schalen. Dit, gecombineerd met de toename van de formatie, lijkt enigszins in strijd met de taakstelling – die volgens gedeputeerde Mulder heel serieus wordt genomen – om te komen tot reductie van de personeels kosten. Dhr Swagerman (SP) wil zich vooral richten op de accountantsverklaring. Hij betreurt dat de opdracht aan de accountant zich niet heeft uitgestrekt tot het constateren van onvolkomenheden in de organisatie, de interne controle en de maatregelen ter waarborging en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Dit punt is met andere punten een jaar geleden ook al naar voren gebracht en is ook nu in de stukken buiten beschouwing gelaten. Tot op zekere hoogte is dhr Swagerman tevreden met het voordelige saldo in de jaarrekening. Over de cijfermatige beoordeling door de accountant kan worden geconcludeerd dat deze feitelijk kloppend zal zijn. Hij stelt dit met nadruk te verklaren om te vermijden dat hij morgen tijdens de Statenvergadering hierover eventueel op de vingers zal worden getikt door de CdK. Dhr Swagerman wil een aantal aanbevelingen van de accountant benadrukken en tevens in deze commissie toetsen of er behoefte bestaat aan het nadrukkelijk opvolgen van deze aanbevelingen door deze kaderstellend aan GS mee te geven voor de jaarrekening 2004. Het eerste punt is in het kader van punt 3, de verslaggeving. In het kader van het in werking getreden ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV), waarin een aantal belangrijke wijzigingen zijn aangegeven ten opzicht van het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95), is het noodzakelijk geworden om op belangrijke punten wijzigingen aan te brengen. Het lijkt dhr Swagerman zeer belangrijk om de lijn die door de accountant is gegeven, op te volgen, namelijk: zo spoedig mogelijk dienen alle gevolgen van het BBV in kaart te worden gebracht voor de begroting, de jaarrekening en de interne procedures bij de provincie Groningen. Mogelijk is daarvoor al een eerste aanzet gedaan, maar als dat niet zo is, zou dhr Swagerman graag willen weten hoe de stand van zaken is. Met betrekking tot punt 4 van paragraaf 4.1 dringt hij er net als vorig jaar op aan – zoals ook de accountant doet – om alle balansposities eens per kwartaal door te lichten, te analyseren en te specificeren, zodat in een vroegtijdig stadium mee- en tegenvallers aan het licht kunnen komen en eventueel sneller tot actie kan worden overgegaan. Dhr Swagerman vraagt dit ook daar kwartaalrapportages verplicht zullen worden gesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Europese Commissie. Paragraaf 4, punt 2 baart de SP-fractie zorgen, daar kosten worden gemaakt zonder dat de begrote dekking vanuit de reserves was gerealiseerd. Dat leidt minimaal tot een onduidelijk beeld bij vorderingen en bestemmingsreserves, zoals is geconstateerd. Het doet
3
dhr Swagerman dan ook deugd te lezen dat is afgesproken met ingang van 2004 dat projecten in welk kader a l activiteiten zijn ont plooid, in de staat van baten en lasten zijn verwerkt. Ook hier kan de SP zich vinden in de aanbevelingen van de accountant om de administratieve organisatie zodanig aan te passen dat eens per kwartaal van alle projecten wordt vastgesteld of en in hoeverre al activiteiten zijn ontplooid en of de dekking vanuit de bestemmingsreserves op een adequate wijze aan het project is toegerekend. Het zal ertoe leiden dat beter ingespeeld kan worden op eventuele verschillen en dat tijdig aanpassingen kunnen worden gedaan. Echt grote zorgen heeft de SP met de geconstateerde problemen bij de administratie van derden, met name inzake de Equal-projecten. Het kan niet zo zijn dat uitbestede projecten aan derden leiden tot het besteden van provinciale gelden door diezelfde derden zonder een afdoend beheersinstrumentarium bij de provincie in werking te hebben gezet die de rechtmatigheid van die bestedingen waarborgt en eventuele financiële risico’s afdekt. Ook in dit verband wil de SP-fractie dringend adviseren om de aanbevelingen van de accountant over te nemen en de financiële bewaking van dit soort projecten bij de afdeling F&C onder te brengen, voor zover deze daartoe althans in staat is. Punt 5.2 Afwikkeling oude bodemsaneringen. Hierover staat zowat letterlijk neergeschreven wat vorig jaar ook al was vermeld. Het lijkt dhr Swagerman dan ook logisch dat, mede gezien de risico’s die aanwezig zijn, gewerkt wordt aan een oplossing, zoals ook in de aanbeveling van de accountant is neergelegd, waarin wordt aangegeven dat de verdeling van de verantwoordelijkheden onduidelijk zijn en dat er onvoldoende inhoudelijke financiële kennis bij de betrokken medewerkers aanwezig is. Het is dus zaak om daar zo snel mogelijk tot een oplossing te komen. Wat dhr Swagerman graag van de andere fracties wil horen is of zij het ermee eens zijn dat de opdracht aan de accountant nadrukkelijk aan de orde gesteld moet worden en dat GS worden gevraagd of opgedragen om de aanbevelingen van de accountant, of een deel daarvan, in absolute zin uit te voeren. Hij spreekt zijn waardering uit over de bijgesloten actielijst en de grote hoeveelheid punten die daarin staan uitgegeven waar ook al aan gewerkt wordt. Mw Deinum (D66) stelt niet over de ervaring van vorige jaren te beschikken. Over de apparaatskosten is a l voldoende en gedetailleerd commentaar door GS in de vergadering van de commissie Bestuur en Financiën geleverd. Voorts meent zij dat het goed is de aanbevelingen van de accountant over te nemen en om vroegtijdig inzicht te hebben in financiële mee- en tegenvallers en het ontvangen van kwartaalrapportages. Over het BTW-compensatiefonds is a l veel gezegd en verder is het belangrijk dat de verbeterpunten worden uitgevoerd. Dhr Jaspers (PvdA) is in het verlengde van de vergadering van de commissie Bestuur en Financiën ook geïnteresseerd in de opvattingen van de accountant over de mate waarin de aanbevelingen over de jaarrekening in de toezichtbrief van de minister van Binnenlandse Zaken, d.d. 16 februari 2004, voldoende adequaat zijn verwerkt in de voorliggende stukken. Het tweede punt. Dhr Jaspers voelt zich enigszins gehandicapt daar hij de ra pportage en verklaring van de accountant niet kent, hoewel deze rapportage, voorzien van een advies namens de commissie, morgen op de Statenvergadering van 02 juni 2004 wel aan de orde dient te komen. Hij kan wat de heer Swagerman onder zijn punt 3 heeft aangegeven, namelijk dat deze commissie de opdracht aan de accountant zou moeten formuleren, van harte ondersteunen, los van het feit dat het College zelf daarover met voorstellen zou kunnen komen. De overboeking van de kredieten. Ook is vandaag in meerdere commissies aan de orde geweest welke systematiek daar nu precies achter zit. Welke posten worden in welke mate overgeboekt? In totaal gaat het om 3,9 miljoen euro dat in principe niet besteed geld is, waarvan dhr Jaspers aanneemt dat vanuit de dienst aan het College is aangegeven dat verwacht wordt dat de betreffende activiteiten wel gaan plaatsvinden. Op dit
4
moment is onvoldoende helder hoe dit in elkaar zit en wellicht dat nadere informatie gegeven kan worden over welk beleid gevoerd wordt bij de overboekingen van kredieten. De fondsen. Er komt nu een aparte reservering bij. Er bestaat al een fonds voor de vertrekbevorderende maatregelen, evenals het managementcontract DWK en nu ook het BTW-compensatiefonds. De fractie van de PvdA heeft er nadrukkelijk moeite mee dat daar vele miljoenen in gaan zitten om risico’s af te dekken. Men kan zich dan ten aanzien van het weerstandsvermogen dat nu op een bepaalde manier is vastgesteld en waar ruim 23 miljoen euro mee gemoeid is, afvragen of er op basis van de samenstelling van dat weerstandsvermogen niet een andere discussie gevoerd moet worden, namelijk dat al die potjes (de potjes van dhr Moorlag) niet nodig zijn. De PvdA-fractie heeft er grote moeite mee dat vele miljoenen op deze wijze worden gereserveerd, terwijl andere zaken worden afgeknepen. Hij kan zich de vraag van de VVD-fractie in de zojuist gehouden vergadering van de commissie Be stuur en Financiën voorstellen of het nodig is dat een aantal externe instrumenten moeten worden ingezet om meer middelen te verwerven - de opcentenverhoging – en of dat in die mate dient te geschieden als nu is voorgesteld. De PvdA-fractie is voorstander van een conservatief beleid wat betreft de financiële begroting en de afdekking van risico’s, maar de opeenstapeling van maatregelen leidt tot een wel erg hoge reservering. De PvdA-fractie zou ten aanzien van het weerstandsvermogen bezien willen hebben of dit weerstandsvermogen met het bedrag van de betreffende posten niet al voldoende is afgedekt. De formatie en de fte’s. De conclusie van de PvdA-fractie was dat met de gepresenteerde cijfers appels en peren worden vergeleken. Illustratief was dat gedeputeerde Mulder in de zojuist gehouden vergadering van Bestuur en Financiën aangaf wat daaronder allemaal wordt verstaan. Dhr Jaspers stelt dat een dergelijke toelichting in het bedrijfsleven zou leiden tot een andere reactie dan wat zojuist op het allerlaatste moment niet meer kon worden gezegd door de statencommissie. Hij meent dat de Staten appels met appels moeten kunnen vergelijken. Als een taakstelling is afgesproken in 2002 dan dient in het kader van de verantwoording een vergelijking mogelijk te zijn met wat aanvankelijk was afgespro ken om na te gaan of de betreffende taakstelling is gehaald. Appels dienen appels te blijven en peren peren, want anders is het voor een gewoon Statenlid niet meer te volgen. Afkoopsommen wegen. In het jaar 2000 is een afspraak gemaakt voor drie jaar. Aan die voordracht lag een voorstel ten grondslag over hoe het met een aantal wegen zou mo eten gaan en wat er moest gebeuren. Het totaalbedrag is nu bereikt met de laatste 1,7 miljoen euro. Afgesproken is dat het zo moest gebeuren. Dat is nu klaar en het is geen automatisme dat dit zo gecontinueerd moet worden. Ook hier gaat het om veel geld en dan moet er een aparte discussie komen hoe verder met dit beleidsinstrumentarium inzake het onderhoud van wegen, et cetera, wordt omgegaan. Dat is momenteel een open zaak. Er is geen afspraak gemaakt over continuering. Graag hoort dhr Jaspers een reactie op zijn opme rking(en). Dhr Werkman (CDA) merkt inzake de bestemmingsreserve voor het BTWcompensatiefonds op dat de CDA-fractie ervan uitgegaan is dat het College een prognose heeft gemaakt over de voeding en de onttrekking aan dat fonds gedurende de komende jaren. Dat betekent dat het niet zozeer een fonds is ter afdekking van risico’s, maar dat aan dit fonds daadwerkelijke berekeningen ten gro ndslag liggen en dat het fonds op enig moment de nullijn bereikt. Dhr Werkman vraagt de PvdA-fractie of zij deze redenering deelt of dat zij daarop een geheel andere visie heeft. Deelt zij de mening dat na verloop van 10 of 15 jaar de nullijn weer wordt bereikt? Dhr Jaspers (PvdA) stelt dat het bedrag waarvan reservering wordt voorgesteld, uitkomt op precies 2.095.130 euro en dat hij ervan uitgaat dat hieraan een stuk ten grondslag ligt waarin de risico’s inzake bepaalde projecten expliciet zijn benoemd. Echter, vanwege het BTW-compensatiefonds is gekozen voor bepaalde constructies, zoals bij de Blauwe Stad, waarbij de provincie een verantwoordelijkheid op zich heeft genomen en bij de verantwoordelijkheidstoedeling een aantal zaken naar zich heeft toegetrokken omdat, bijvoorbeeld in de samenwerking met de waterschappen, een aantal zaken niet zouden
5
kunnen worden opgelost of, in verband met de BTW, veel meer zouden gaan kosten. Het gaat hierbij om grote bedragen en dan is de vraag op zijn plaats of middels die verantwoordelijkheidstoedeling het juiste beleid wordt gevoerd en of niet te grote risico’s worden genomen. In de stukken staat dat het hier een egalisatiefonds betreft, maar omdat de toestand zo onzeker is, is moeilijk voor te stellen hoe de toeko mst eruit ziet. Gezien de projecten zou het wel eens over heel veel geld kunnen gaan in een zeer korte tijd. Dan komt er dus in de begroting veel ‘dood’ geld te zitten, terwijl er ambities zijn aan de actieve kant en tegelijkertijd wordt voorgesteld om nie uwe middelen te verwerven om die ambities te realiseren. De voorzitter heeft namens de fractie van de ChristenUnie een paar aanvullende opmerkingen. Controle op rechtmatigheid. Dhr Slager heeft een artikel gelezen in Binnenlands Bestuur waarin stond dat geen enkele provincie of gemeente voldoet aan het criterium rechtmatigheid. Dat is dit jaar nog niet echt gedetailleerd bekeken, maar rechtmatigheid zal wel degelijk een rol gaan spelen in de komende jaren. Graag hoort dhr Slager de mening van de accountant hoe hij in dat verband de administratie van de provincie beoordeelt. Komt de provincie daar het volgende jaar op een goede manier uit? Voorts sluit dhr Slager zich aan bij de opmerkingen van dhr Swagerman bij het BBV. Projectbeheersing. Het is dhr Sla ger opgevallen dat voor een aantal projecten al kosten waren gemaakt, maar dat de dekking vanuit de reserves nog niet was gerealiseerd. De conclusie wordt dat zaken daardoor een onjuist beeld geven. Hij vraagt of dat een kwestie is van tijd, een verkeerde volgorde van boeken waardoor mogelijk een negatieve boekwaarde ontstaat, of is daar iets anders aan de hand? Dit betreft punt 4.2 op pag. 11. Equal-projecten. Dhr Slager sluit zich aan bij de betreffende opmerkingen van dhr Swagerman. Vervolgens geeft de voorzitter het woord aan de gedeputeerde. Dhr Calon (gedeputeerde) begint de beantwoording. Het vrijvallende saldo. Opschoning heeft plaatsgevonden tot en met 1995. Vanaf dat jaar moet nog opschoning plaatsvinden en het betreffende bedrag bedraagt 5,6 miljoen euro. De actielijst. De gedeputeerde maakt duidelijk dat het op dit moment onmogelijk is om precies aan te geven hoeveel a l is gerealiseerd. Hier wordt al langere tijd aan gewerkt. Het lukt niet meer om vóór morgen in percentages uit te drukken wat wel en niet is gerealiseerd. Dhr Werkman (CDA) verzoekt de gedeputeerde een voortgangsrapportage op een later moment. Dhr Calon (gedeputeerde) zegt toe dat dit vóór de volgende commissievergadering zal geschieden. Hij refereert aan de opmerkingen van dhr Alders en de vraag van dhr Moorlag in de voorafgaande vergadering van de commissie Bestuur en Financiën. Hij stelt dat als er zich een overschrijding in de kosten van een programma voordoet van een bedrag dat lager is dan 10% of 10.000 euro, die overschrijding niet is verklaard. Mogelijk zijn er meerdere criteria. Ziekteverzuim. Dhr Schrikkema zal dit nader toelichten. Kwartaalrapportages BBV. Met ingang van de verslaggeving over 2004 zal aan de verplichting om kwartaalrapportages te leveren worden voldaan. Op dit moment wordt met rapportages over vier maanden gewerkt die aansluiten bij de eigen cyclus. Uitbesteding van deeladministraties aan derden. Dhr Calon is het volledig eens met de opmerkingen die dhr Swagerman maakte over de uitbesteding van deeladministraties aan derden.
6
Bodemsanering. Hierover zijn afspraken gemaakt. Dhr Hageman zal daarop een toelic hting geven. Criteria overboeking fondsen. Deze staan op papier en kunnen morgen worden aangeleverd. Ongeveer anderhalf jaar geleden zijn daarin veranderingen aangebracht. Gekeken is of dit uit de hand gaat lopen, want het bedrag loopt op. Er is sprake van nieuw beleid dat niet wordt uitgevoerd. Vandaar dat cijfers zijn opgevraagd en vermeld in de voordracht. Het College heeft niet het beeld dat de zaak uit de hand loopt. De criteria hoeven niet strakker te worden aangetrokken. Een en ander wordt in de gaten gehouden. Vertrekbevorderende maatregelen. Hiervoor is geen aparte pot, maar de gelden daarvoor behoren tot de algemene reserves. Formatie en fte’s. Dhr Calon deelt de mening dat een goede vergelijking mogelijk moet zijn. De taakstelling is van toepassing op het overall-beeld. Afkoopsommen wegen. De gedeputeerde is het eens met de opmerking van dhr Jaspers dat hier niet sprake is van een automatisme. Hij stelt wel dat uitgegaan is van een bestendige gedragslijn. Ook is een andere benadering mogelijk. De wegen kunnen worden overgedragen en de afkoopsommen kunnen worden gekapitaliseerd en over bijvoorbeeld 10 jaar worden afgeschreven. Dit is een andere ke uze. Dhr Calon betwijfelt of dat per saldo zoveel oplost. BTW-compensatiefonds. Het is inderdaad een egalisatiefonds en de bedoeling is dat het fonds uiteindelijk op nul komt te staan. Het verhaal over de Blauwe Stad is een apart verhaal. De betreffende BTW wordt doorgesluisd naar de Blauwe Stad en blijft niet achter bij de algemene middelen. Dit betreft een uitzondering. Het bedrag van ruim 2 miljoen is tot stand gekomen op basis van wat dit jaar is gebeurd. Nu is het zo dat er in Nederland door overheden meer BTW is geclaimd dan dat er geld is gecorrigeerd bij het Provinciefonds. Dat betekent dat het ministerie van Financiën zich zal afvragen hoe dit mogelijk is. Is niet goed geraamd of wordt door de betreffende overheden geanticipeerd door snel allerlei zaken te gaan claimen? Uiteindelijk zal wel weer een stabiele situatie ontstaan. Het pro bleem is de workload en dhr Calon is het zeer eens met die Statenleden die daarover kritische opmerkingen hebben gemaakt. De ‘potjes’. Dhr Calon verklaart niet het beeld te hebben dat overal wordt opgepot. Het College heeft de behoedzaamheidreserve laten varen. Er wordt scherper geraamd. De financiële positie van de pro vincie Groningen is ten opzichte van andere provincies verslechterd. Dat is niet te wijten aan een slechte boekhouding of omdat de provincie slechter zou opereren, maar aan het trekken van zwaardere projecten. Voorbeelden zijn Kolibri, de Zuiderzeelijn, de Blauwe Stad. Een en ander zal blijken uit het onderzoek naar het weerstandsvermogen dat zeer binnenkort beschikbaar zal zijn. Rijkssubsidies. Dhr Calon denkt dat de vraag van dhr Werkman het beste door dhr Musschenga beantwoord kan worden. Hijzelf heeft het beeld dat er geen rijkssubsidies terugvloeien, maar hij heeft geen volledige zekerheid. Dhr Werkman (CDA) vraagt of er ook geen rijkssubsidies zijn gemist doordat projecten niet op tijd tot uitvoering zijn gebracht. Dhr Calon (gedeputeerde) antwoordt dat hij denkt dat dit niet het geval is, want er wordt behoorlijk strak op gestuurd. Als het beeld anders zou zijn, zal de gedeputeerde dit morgen melden. Dhr Schrikkema (ambtelijke bijstand) licht inzake het ziekteverzuim toe dat sinds 1 januari 2003 de provincie een nieuw ARBO-contract heeft. Dat betekent dat de procedures intern strakker zijn ingericht. Ziekmelding gebeurt bij de leidinggevende. Wanneer daartoe aanleiding bestaat, voert de leidinggevende verzuimgesprekken. Geconstateerd is dat dit beter kan. Op korte termijn wordt een verplichte training voor dergelijke gesprekken opgestart. Bekeken en vastgesteld is welke leidinggevende daarvoor het eerste in aanmerking komt. Voorts is in 2002 een ARBO- medewerker aangesteld die veel doet aan verzuimpreventie. Een tweemaandelijks SMO (Sociaal Medisch Overleg) is ingesteld
7
waarin casussen aan de orde gesteld worden door de dienst, maar ook door de leidinggevenden zelf, ten einde preventief te kunnen optreden. Dhr Swagerman (SP), refererend aan de discussie in de vorige commissievergadering Bestuur en Financiën inzake het Sociaal jaarverslag 2003, merkt op dat dit voorbeeld aangeeft dat het zinnig is om dergelijke thema’s te bespreken, omdat het betrokkenheid aangeeft met het personeel dat uiteraard ook voor PS werkt. Hij benadrukt dat hij bespreking van het sociaal jaarverslag graag wil handhaven. Dhr Werkman (CDA) vraagt wat de oorzaak is van de relatief hoog verzuimfrequentie (zie onderaan pag. 18, Sociaal Jaarverslag 2003) versus het vrij lage nulverzuim. Dhr Schrikkema (ambtelijke bijstand) antwoordt dat voor zover die er zou zijn, hij het antwoord schuldig moet blijven. Een en ander zal worden nagegaan. Dhr Swagerman (SP) vraagt zich af of dit iets is waar de commissie zich mee zou moeten bezig houden. Dit is een kwestie voor de bedrijfsorganisatie en slechts als er grote problemen zouden zijn, zou dit een kwestie zijn die hier besproken zou moeten worden. Dhr Werkman (CDA) denkt dat sprake is van een misverstand. Hij is lovend over het feit dat het percentage omlaag gaat, maar heeft zorgen over het feit dat de frequentie van het verzuim stijgt. Dit is inderdaad een signaal voor het management van de organisatie. Dhr Calon (gedeputeerde) wijst erop dat 29% van de werknemers dat jaar in het geheel niet ziek is geweest, terwijl er een landelijk gemiddeld van 30% à 35% is gemeten. De vraag is dan of de alarmbel moet gaan luiden. De voorzitter concludeert dat de gedeputeerde ook niet precies weet hoe het zit. Dhr Hageman (ambtelijke bijstand) licht twee kwesties toe. De ‘potjes’. Hij verwijst naar pag. 395 en pag. 397 van de Jaarrekening 2003. Daaruit blijkt dat het aantal potjes het afgelopen jaar slechts met één potje is toegenomen. Het jaar daarvoor is dit aantal ongewijzigd gebleven. In de eerste kolom worden Algemene Reserves, de Bestemmingsreserves en de Rijksmiddelen weergegeven. De Bestemmingsreserves zijn door de Staten geaccordeerd en worden in stand gehouden. De Rijksmiddelen geven die middelen weer die op basis van een rijksregeling worden verkre gen. Eventuele plussen of minnen met eventueel renteverrekening moeten daar naar toe en in de jaren daarna moet alsnog aandacht aan de doelstelling worden besteed of dient eventueel geld terug betaald te worden. In totaal bestaan er 24 potjes. Dhr Werkman (CDA) stelt dat middelen van derden op korte termijn binnen het kader van het BBV niet meer als reserves gelden, maar als voorzieningen waarvoor de verplic hting bestaat om die reserves aan te houden. Wat dat betreft meent dhr Werkman dat er geen keuze open staat. Dhr Hageman (ambtelijke bijstand) bevestigt dat deze blijven bestaan, maar dat er wel een verschuiving zal optreden. Bij het BTW-compensatiefonds is wel sprake van een keuze. Alles waar onzeke rheid over bestaat, is ondergebracht in een aparte pot voor reservering van wat nog gaat komen op het gebied van het BTW-compensatiefonds. Bodemsanering. Er is opgemerkt dat dezelfde toelichting van het voorafgaande jaar is opgenomen. Deels is dat terecht. Vorig jaar is discussie ontstaan met een aantal gemeenten over de afwikkeling van projecten. Die discussie loopt nog steeds en dus heeft de accountant gemeend om daar een opmerking over te maken. In de risicoparagraaf is daar wederom op ingegaan. Dit jaar is er ten aanzien van bodemsanering een tweede punt bijgekomen. Dat betreft een probleem bij de aansluiting van de bodemsaneringsadministratie en de financiële administratie en dit probleem is intussen opgelost. Er zijn afspraken gemaakt tussen F&C en de uitvoerende afdeling. Dat ‘lek’ is nu gedicht en kan inmiddels van de actielijst worden afgevoerd. De voorzitter geeft het woord aan de twee accountants.
8
Dhr De Vries gaat in op de vraag van dhr Werkman naar de toereikendheid van de formats. In eerste instantie is geconstateerd dat de formats, vergeleken met het jaar ervoor, sterk zijn verbeterd. Dhr De Vries merkt echter ook op dat niet uitputtend is gekeken naar de verklaring van alle verschillen tussen werkelijkheid en begroting. Dit is typisch een punt dat volgend jaar als onderdeel van de rechtmatigheidcontrole wel aan de orde komt. Dan moet er intern een zodanig instrumentarium zijn opgetuigd dat zeker is dat al die opgenomen verklaringen ook toereikend zijn. De accountant zal expliciet worden gevraagd om hiernaar te kijken en op basis van steekproeven controleren of die verklaringen steekhoudend zijn. Op dit moment is een wat globalere beoordeling gerealiseerd, maar het volgend jaar komt dit expliciet terug. Een opdracht aan de accountant inzake de geautomatiseerde gegevensverwerking. De accountant wordt geacht in het kader van zijn functie hierover iets te zeggen, maar dat is een bewoording die standaard is en die ook het voorafgaande jaar is opgenomen. Er is geen expliciete opdracht verleend om uitgebreid te kijken naar de automatisering. Dit gebeurt overigens wel voor zover het noodzakelijk is voor de controle. Dat gaat natuurlijk minder diep dan het geval waarin een uitgebreid onderzoek wordt verricht. Vandaar de betreffende formulering. De accountantsverklaring. Deze verklaring is nadrukkelijk in het accountantsverslag opgenomen. Het betreft een goedkeurende verklaring. Dhr Jaspers (PvdA) merkt op dat hij hem zojuist heeft gelezen. Dhr De Vries vraagt waarop de eerder genoemde brief van 16-02-2004, waarover een vraag is gesteld, betrekking heeft. Dhr Jaspers (PvdA) verklaart dat de brief gericht aan PS afkomstig is van de minister van Binnenlandse Zaken, terwijl het College een nagenoeg gelijkluidende brief heeft ontvangen. Gevraagd wordt of een oordeel wordt uitgesproken door de toezichthoudende functie naar BZK over de begroting en jaarrekening van de provincie. Het is een vrij positieve brief over hoe het hier is geregeld, maar er worden wel een paar opmerkingen gemaakt met betrekking tot het weerstandsvermogen. Dhr Jaspers zou het op prijs stellen als hier een keer naar wordt gekeken. Dhr De Vries antwoordt de brief niet te kennen. Over het weerstandsvermogen is een rapport opgesteld waarvan de conclusies luiden dat het weerstandsvermogen qua hoogte vrijwel gelijk is gebleven, maar dat de samenstelling is veranderd. Er is in het rapport een uitgebreide weergave opgenomen van benoembare risico’s. Dhr Jaspers (PvdA) vraagt of de risico’s die hij eerder heeft genoemd, interessant genoeg zijn om die, in plaats van onder te brengen in een apart potje, te boeken bij het weerstandsvermogen. Dhr De Vries antwoordt dat daar zojuist correct op is geantwoord. Het gaat om voorzieningen in het kader van het nieuwe BBV waarover niet vrijelijk mag worden beschikt. Voor zover dit wel het geval is, zijn deze terug te vinden in het overzicht over het nieuwe weerstandsvermogen. Met betrekking tot het BTW-compensatiefonds is er heel bewust voor gekozen om de betreffende gelden te parkeren en dit is, gezien de onzekerheden, conform de gedragslijn die in geheel Nederland wordt gevolgd. Als volgend jaar het BBV van kracht wordt, wordt heel precies aangegeven wat als een voorziening aangemerkt dient te worden en wat als een vrije reserve. Een aantal keren is het een en ander opgemerkt over de opdrachtformulering naar de accountant. Op dit moment is dit zodanig dat de accountant wordt geacht de jaarrekening te onderzoeken en te kijken of die een getrouw beeld weergeeft. In het kader van de dualisering en de gewijzigde verhoudingen zijn een paar gesprekken gevoerd met de griffier van PS om te komen tot een wat andere invulling van de accountantsfunctie, waarbij nadrukkelijk op een aantal momenten overleg met de Staten zal plaatsvinden over wat de accountant precies doet, hoe de formulering van zijn opdracht luidt, welke
9
de tolerantiegrenzen zijn, hoe de opzet van het controleplan luidt, et cetera. Dhr De Vries meent dat dit zo snel mogelijk verder vorm gegeven moet worden en dat daarbij ook naar de opdrachtformulering gekeken kan worden. Dhr Werkman (CDA) herinnert eraan dat dit een toezegging betreft die de gedeputeerde een paar vergaderingen eerder heeft gedaan. Er zou inspraak mogelijk zijn in de toeko mstige opdracht voor de accountant, afgezien of het een uitbreiding van de opdracht betreft. Het ging er om dat onderwerpen genoemd konden worden waar extra naar gekeken kon worden. Dhr Swagerman (SP) herinnert aan zijn vraag die hij zojuist heeft gesteld aan de fracties die hier zijn vertegenwoordigd. Het behoort tot de taak en verantwoordelijkheid van Provinciale Staten en niet van Gedeputeerde Staten om de accountant een opdracht te verlenen. Graag hoort hij de mening van de andere fracties. Dhr Werkman (CDA) antwoordt hier zeer positief tegenover te staan. Er dient in elk geval inspraak te zijn in de opdrachtformulering over waarop in enig jaar het accent moet liggen. Hij is nog niet zover dat hij meent dat het contract opengebroken moet worden en dat een bredere opdracht verstrekt moet worden aan de accountant. Uiteraard hangt daar weer een prijskaartje aan. Dhr Swagerman (SP) merkt op dat dit nog geen antwoord is op zijn vraag. Er zijn een aantal aanbevelingen gedaan. Hij wil graag van de andere fracties weten of zij ook menen dat die aanbevelingen zouden moeten worden uitgevoerd. Dat heeft niets te maken met inspraak, want PS geven eenvoudigweg de opdracht en bepalen hoe omvangrijk de opdracht is en dus ook hoeveel die gaat kosten. Dhr Calon (gedeputeerde) bevestigt dat PS opdrachtgever zijn van de accountant en dat PS bepalen wat de accountant gaat doen. Daar heeft het College niets over te zeggen. De voorzitter bevestigt de woorden van de gedeputeerde. Voorts stelt hij voor om dit onderwerp een andere keer in de Rekeningcommissie te bespreken. Op de vraag van dhr Swagerman kan in tweede termijn worden gereageerd. Hij geeft het woord wederom aan de accountants. Dhr Littel geeft antwoord op de vraag over in hoeverre door de provincie doelmatig wordt gewerkt. Doelmatigheid is een proces en van accountants wordt verwacht dat vastgesteld wordt in hoeverre dat proces gedurende het jaar resultaten heeft afgeleverd. Dat betekent dat vastgesteld moet worden dat de provincie in haar interne organisatie waarborgen heeft getroffen dat enerzijds efficiënt wordt gewerkt en anderzijds effectief wordt gewerkt. Daarin is de verhouding tussen kosten en nut van belang en het streven naar het realiseren van doelen. Eigenlijk zijn die waarborgen verankerd binnen de interne organisatie waar wordt gesproken over de cyclus van planning en control. Daarin is een sterke rol ingeruimd voor het budgetbeheer. Verantwoordelijkheden zijn vanuit een bepaalde managementfilosofie laag in de organisatie neergelegd, wat impliceert dat ook de realisatie van doelen en de verantwoording daarvan op dat niveau ligt. Daarmee beschikt de provincie over een systeem dat zich nog verder dient te ontwikkelen, maar wel toereikend is om de doelmatigheid te kunnen vaststellen. Overigens gaat de doelmatigheidscontrole met ingang van 2004 uit het verantwoordelijkheidspakket van de accountant en daar keert het rechtmatigheidscriterium voor terug. Rechtmatigheid valt uiteen in een drietal criteria. Onderscheiden wordt het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en ten derde het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik. Op de vraag in hoeverre de provincie daar nu al mee bezig is, antwoordt dhr Littel dat er op deze drie vlakken activiteiten gaande zijn. Met name heeft dit betrekking op het voorwaardencriterium en wel vooral als het gaat om het beheer van subsidievoorwaarden. Waar het om gaat is dat deze drie criteria en met name de toetsing daarvan vervat gaan worden in een procedure die ook weer ingebouwd wordt in de pro vinciale organisatie en die toetsbaar is. Dat is een belangrijk punt dat zich de komende tijd gedurende dit jaar zal moeten realiseren.
10
De voorzitter stelt voor een korte aanvullende ronde te houden waarin ook de vraag van dhr Swagerman aan de orde komt. Voor de duidelijkheid vraagt hij hem de vraag te herhalen. Dhr Swagerman (SP) merkt op dat de afspraak is dat de Rekeningcommissie gaat kijken in overleg met de accountant hoe de opdracht nu is geformuleerd en of en hoe de opdracht geherformuleerd moet worden. Er is voorts een aantal, dat niet direct te maken hebben met de uitbreiding van de taak en die uitgevoerd dienen te worden. Het gaat erom dat de Staten zich uitspreken over de aanbevelingen van de accountant. Dhr Calon (gedeputeerde) vraagt dhr Swagerman welke aanbeveling van de accountant niet in de actielijst staat of waarbij is aangeven dat die niet wordt uitgevoerd. Dhr Calon benadrukt dat alle aanbevelingen zullen worden uitgevoerd. Het punt is hoever de provinciale organisatie hiermee is gevorderd. Daarom heeft hij de toezegging gedaan dat vóór de volgende commissievergadering dit inzicht wordt gegeven. De vraag is dus welke aanbeveling vanuit het accountantsrapport niet in de actielijst voorkomt. De voorzitter constateert dat het stil blijft. Dhr Werkman (CDA) heeft een paar punten voor de tweede ronde. Aanbevelingen. Hij is met de gedeputeerde van mening dat de aanbevelingen van de accountant overgenomen worden door het College. Daarover is hij verheugd. Kwartaalafsluiting. Rest hem een punt van zorg en dat betreft de kwartaalafsluitingen die per 1 januari 2005 geëffectueerd moeten worden. Dat dient te geschieden op grond van het BBV 2004. Echter, als de status van deze activiteiten luidt: ‘nog op te starten’, maakt dhr Werkman zich ernstige zorgen of dat wel goed komt. Graag hoort hij daarop een reactie. De AGV’s van vóór 2003. De gedeputeerde heeft aangegeven dat er nog AGV’s bij zitten vanaf 1995. Die zijn nu bijna 10 jaar oud en dhr Werkman verwacht dat die toch zo langzamerhand moeten vrijvallen ten gunste van het rekeningresultaat. Dit beschouwt hij overigens als een redelijk trage afhandeling. Doelmatigheidstoets. Tot en met deze jaarrekening behoort het toetsen van de doelmatigheid tot de taken van de accountant, maar straks behoort dit tot de taken van het College. In dat kader is een verordening vastgesteld. Dhr Werkman beschouwt de rapportage van de accountant hierover als erg mager en hij verklaart er weinig mee te kunnen aanvangen. Dhr Swagerman (SP) meent dat een planning moet worden vastgesteld voor de voorbereiding voor het uitvoeren van kwartaalrapportages. Dhr Calon (gedeputeerde) bevestigt dat traag is gehandeld bij het oplossen van eerder aangegane verplichtingen. Er was een grote achterstand betreffende AGV’s van vóór 1995. Vorige jaren zijn daarover opmerkingen gemaakt door de accountant. Het is nu tot en met 1995 bijgewerkt. Ondertussen is een reorganisatie uitgevoerd en is een nieuw financieel systeem geïmp lementeerd. Als dhr Werkman dan spreekt over een trage afhandeling, heeft hij helemaal gelijk. Kwartaalrapportages. Dhr Calon informeert dat gedurende het tweede kwartaal en de rest van het lopende jaar daarmee proef wordt gedraaid. Het is dus niet zo dat dit nog moet worden opgestart. Volgend jaar zal men de zaak goed voorbereid voor elkaar hebben. Dhr Littel antwoordt inzake de vraag over doelmatigheid dat over doelmatigheid gerapporteerd wordt op een moment dat daartoe aanleiding is in het geval dat dit punt apart genoemd moet worden en niet in het licht van de brief rondom de getrouwheid van de jaarrekening tot uitdrukking kan worden gebracht. Dit is de reden waarom over doelmatigheid niet een expliciete rapportage is aangetroffen in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening.
11
De voorzitter concludeert dat alle vragen zijn beantwoord en alle opmerkingen zijn gemaakt. Hem rest nog het volgende. Het is gebruikelijk dat de Rekeningcommissie rapporteert aan de Staten over de resultaten van het onderzoek van de jaarrekening. Hij vraagt of er iemand bezwaar tegen heeft dat hij morgen aan de Staten rapporteert dat de zaak is besproken en dat er geen belemmeringen zijn om over te gaan tot behandeling en vaststelling van de jaarrekening. Niemand tekent bezwaar aan en de voorzitter concludeert dat hij dit morgen aan de voorzitter van de Staten kan melden. 3.
Sluiting
De voorzitter dankt iedereen voor de aanwezigheid op deze lange en inspannende dag en wenst iedereen: “Een goede avond, wel thuis en … tot morgen!” Hij sluit de vergadering om 22.05 uur.
12
