Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99
Provinciale Staten
Fax 038 425 48 88 overijssel.nl
[email protected] RABO Zwolle 39 73 41 121
Inlichtingen bij dhr. J.J. Wezenberg telefoon 038 499 87 84
[email protected]
Vergadering 6 november 2013.
Datum
21.11.2013 Kenmerk
PS/2013/980 Pagina
1
De Auditcommissie wil Provinciale Staten door middel van deze brief informeren over de volgende zaken: voortgang van het controleplan van de accountant bij de controle van de Jaarrekening 2013, het statenvoorstel financiële kaders 2013 etc. (PS/2013/549) en het statenvoorstel 217a-onderzoek risicomanagement (PS/2013/873). 1. Controleplan accountant. In haar laatste vergadering heeft de Auditcommissie een afrondend gesprek gevoerd met de accountant over de te hanteren aandachtspunten uit Provinciale Staten voor het Controleplan 2013. Reeds eerder zijn PS per brief door de Auditcommissie geïnformeerd over de door de Auditcommissie geformuleerde speerpunten. Daarnaast bent u in deze brief uitgenodigd om de bij u levende aandachtspunten door te geven aan de Auditcommissie. Vanuit de PVV-fractie heeft de Auditcommissie enkele aandachtspunten mogen ontvangen. De Auditcommissie informeert u via deze brief over de definitieve aandachtspunten voor het Controleplan 2013. 1. Organisatieontwikkeling Dit speerpunt was naar het oordeel van de accountant te breed geformuleerd door de Auditcommissie. Indien de Auditcommissie akkoord gaat met een beperkte analyse van de (a) formatieve ontwikkeling en (b) de ontwikkeling van de loonsom kan de accountant met de dit speerpunt uit de voeten. Externe inhuur is een lastig onderdeel in dit speerpunt. Het is een onderzoek op zichzelf dat erg veel tijd vraagt en in zijn aard beter bij de functie van provinciale Rekenkamer past. Op de vraag van de commissie of het ook een vooruitblik naar bijvoorbeeld de voorzieningen betreft, antwoordt de accountant bevestigend. Ten aanzien van externe inhuur wordt de griffier verzocht om contact op te nemen met de Rekenkamer of zij dit onderwerp kunnen / willen verkennen. Daarnaast staat het de Staten vrij om (en dat is inmiddels ook al gebeurd) zelf aandacht te vragen voor dit onderwerp. 2. Projectadministratie De uitvoering van dit speerpunt loopt al. In dit geval zal door de accountant specifiek worden gekeken naar: wat is er aan sturingsinformatie en wat wordt er mee gedaan richting PS?
Bijlagen
1 Datum verzending
3. Fondsen en deelnemingen De accountant geeft aan dat de commissie BBV aanscherping voorstelt ten aanzien van dit onderwerp. Ook ten aanzien van de fondsen en deelnemingen wordt er gekeken naar: wat is er aan informatie, welke risico’s loopt je en hoe wordt gerapporteerd aan PS? Formeel ligt hier geen controletaak voor de accountant.
4. Financiële administratie subsidies Dit is en was een behoorlijk aandachtspunt zowel bij GS als PS. Er is geadviseerd richting ambtelijke organisatie om te kijken naar wat kan worden geleerd van de ontwikkelingen die landelijk en Europees aanwezig zijn over dit onderwerp. 5. Stapeling subsidies: De accountant zal kijken naar de interne richtlijnen (welke toets hanteert de provincie?). Wat is stapeling? Wil je daarop controleren en hoe doe je dat dan? De accountant geeft aan dat deze toets vooral procesinformatie op zal leveren.
Datum
21.11.2013 Kenmerk
6. Weerstandsvermogen De accountant heeft de Auditcommissie gewezen op de complexiteit van deze vraag.. Immers, bij projecten en programma’s zijn op tal van momenten ‘beschermingspotjes’ ingebouwd. Deze communiceren 1-op-1 met het totale weerstandsvermogen (daalt het niveau van de beschermingspotjes dan stijgt het weerstandsvermogen). De vraag die de accountant stelt is of, en zo ja, in hoeverre je als Staten wilt sturen op dit proces? Daarnaast ligt er een voorstel van GS voor met nieuwe kaders voor het risicomanagement. Na ampel beraad stelt de commissie vast dat dit speerpunt dient te worden betrokken bij het controleplan 2014 (in het bijzonder komt dan ook de vraag van de PVV-fractie aan bod of de post onvoorzien een stabiel of een grillig karakter heeft).
PS/2013/980 Pagina
2
2. Statenvoorstel financiële kaders 2013. De Auditcommissie heeft op dit moment geen inhoudelijke en procedurele adviezen ten aanzien van het GS-voorstel. De Auditcommissie constateert dat GS in het statenvoorstel een actualisatie aankondigen in het kader van het Schatkistbankieren. In het kader van deze actualisatie zal de Auditcommissie van gedachten wisselen (o.a. met de nieuwe accountant) over specifieke thema’s zoals instructienormen aan het College van Gedeputeerde Staten en agio en disagio’s. 3. Statenvoorstel Risicomanagement. De Auditcommissie heeft inhoudelijk kennis genomen van het statenvoorstel Risicomanagement. De Auditcommissie constateert dat voorliggend voorstel volgend is op het 217a-onderzoek (en het advies van de Auditcommissie op dit onderzoek) dat door Provinciale Staten (via de commissie Kwaliteit Openbaar Bestuur / Financiën) op 2 oktober 2013 is besproken. De Auditcommissie heeft de concerncontroller de volgende twee punten meegegeven: er moet aandacht zijn voor het dilemma ‘maatwerk per project versus standaard 10%’. In dat licht is de suggestie meegegeven dat via bijvoorbeeld de monitor inzicht wordt geboden aan PS in de voortgang van de risico’s. Deze beide punten zijn verwerkt in de nota risicomanagement. Daarmee geeft de Auditcommissie een positief advies aan Provinciale Staten over het voorstel risicomanagement en zijn er wat haar betreft geen aandachtspunten of opmerkingen.
Tevens biedt de Auditcommissie u het verslag van haar vergadering op 12 september aan. Hopende u met bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Auditcommissie Provincie Overijssel,
Voorzitter, Dhr. H. Kerkdijk MMO.
Datum
21.11.2013 Kenmerk
PS/2013/980 Pagina
3
VERSLAG VERGADERING AUDITCOMMISSIE D.D 12-9-2013 Aanwezig: Henk Kerkdijk (voorzitter), Pieter Schipper, Jan Westert, Henk Heskamp, Gerrit van Hofwegen, Rinie Scheutjens (bedrijfsvoering), Gea Hamhuis (bedrijfsvoering), Rick Anderson (concerncontroller), Sytse Jan Dul en Henk Boshove (PWC), Renee Wiggers evenals Jeroen Wezenberg (verslag). 1. Opening en welkom. De heer Kerkdijk opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. De heer Kerkdijk stelt voor om de voorliggende agenda gewijzigd vast te stellen. Allereerst, zo stelt de heer Kerkdijk voor, wil de dient de commissie stil te staan bij de resultaten van de individuele beoordelingen van de werving en selectie van de accountant. Hij stelt voor om dit onderdeel onder geheimhouding te bespreken. De agenda wordt vervolgens vastgesteld.
Datum
21.11.2013 Kenmerk
PS/2013/980 Pagina
4
2. Controleplan van de accountant (in aanwezigheid van de accountant). De auditcommissie ontvangt in de vergadering een voorstel van de accountant over de aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2013 (zie ook bijlage 1). De auditcommissie neemt van dit voorstel met instemming kennis. Tijdens deze bespreking heeft de auditcommissie aangegeven dat als het gaat om de controle van de projectadministratie (zie ontwikkelingen en speerpunten, pag. 4) nadrukkelijk de koppeling moet worden gezocht in de relatie tussen niet-financiële en financiële informatie. Tevens geeft de auditcommissie in overweging dat als het gaat om de investeringen in de kracht van Overijssel ook dient te worden gekeken naar de sturing op de grote fondsen en deelnemingen (bijvoorbeeld ADT, innovatiefonds en energiefonds). De accountant is daarnaast gewezen op het rapport ‘effecten van subsidies in beeld?’ van de rekenkamer Oost-Nederland. De auditcommissie is van mening dat de geconstateerde beperking van de rekenkamer inzake de financiële administraties ook door de accountant als aandachtspunt dient te worden opgenomen in het controleplan. Afsluitend geeft de auditcommissie aan de stand van zaken betreffende de organisatieontwikkeling als aandachtspunt mee te willen geven aan de accountant. In het bijzonder gaat het dan om de geuite voornemens in het coalitieakkoord, de stand van zaken op dit moment (loonsom, inhuur externen) en het perspectief in de tijd. De auditcommissie kan zich afsluitend voorstellen dat ook bij Provinciale Staten aandachtspunten leven die als input kunnen dienen voor de accountant. De auditcommissie informeert PS terzake via een brief met het verzoek om deze aandachtspunten in tijdens de Statencommissiedag op 2 oktober 2013 aan de auditcommissie kenbaar te maken. In de eerstvolgende reguliere vergadering komt dit onderwerp terug op de agenda van de auditcommissie. 3. Statenvoorstel financiële kaders 2013, Financiële verordening 2013 en nota Reserves, Voorzieningen en Doeluitkeringen 2013. Bespreking wordt op verzoek van de commissie aangehouden. PS worden via een brief over dit besluit geinformeerd. 4. 217a-onderzoek betreffende risicomanagement. De voorzitter meldt dat de Auditcommissie is gevraagd om Provinciale Staten te adviseren over dit onderzoek. Op hoofdlijnen neemt de auditcommissie met instemming kennis genomen van dit eindrapport. Besloten wordt om integraal het advies van de griffie over te nemen en deze als advies van de auditcommissie aan Provinciale Staten toe te zenden. 5. Begroting 2014. De auditcommissie kijkt vooruit naar de PS-behandeling van de begroting 2014. De auditcommissie constateert dat de bespreking van de begroting dit jaar kan worden beperkt tot de centrale vraag of de begroting een goede vertaling is van de vastgestelde Perspectiefnota. Evenwel wordt de Agendacommissie geadviseerd over het meerjarig
financieel perspectief waaronder doorwerking van de (aanvullende) beklemming van de reserves een informatiesessie te organiseren. Overigens is door de auditcommissie aan de agendacommissie geadviseerd de bij de Staten levende technische vragen af te doen via een telefonische ronde. 6. Terugblik behandeling monitor. Na ampel beraad wordt besloten om in ieder geval de monitor communicatief goed neer te zetten richting Provinciale Staten. 7. Brief L.W. Verhoef. De heer Schipper licht toe waarom deze brief en de wijze waarop de provincie Overijssel (door de Staten vastgelegd) reageert naar zijn mening dient te worden heroverwogen. De heer Schipper geeft aan graag de reactie van de overige leden van de auditcommissie te vernemen. Na ampel beraad wordt geconcludeerd dat (a) de auditcommissie geen reden ziet om thans het in 2004 genomen besluit van PS te heroverwegen en (b) dat het aan individuele Statenleden is om dit besluit op de agenda te plaatsen. 8. Rondvraag / vaststellen verslag 8 mei 2013. Datum
21.11.2013 Kenmerk
PS/2013/980 Pagina
5
Het verslag van 8 mei wordt ongewijzigd vastgesteld. De griffie wordt voorgesteld om het jaarlijkse gesprek met de fondsbeheerders voor te bereiden. Deze bijeenkomst zal worden georganiseerd onder de vlag van de commissie financien. 9. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering.
