«PROGRAMMA V.A.M.O.S.» BIJZONDER BESTEK Met het oog op de aanwijzing van één of verscheidene EUROPESE OPEN OFFERTEAANVRAAG

Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij

Gulledelle

Jourdanstraat 45/55, 1060 Brussel

Datum 24/10/2013

Onze referte: BB OvD Expertise- en adviesbureau VAMOS

Pagina 1

« PROGRAMMA V.A.M.O.S. » BIJZONDER BESTEK Met het oog op de aanwijzing van één of verscheidene ADVIES- EN EXPERTISEBUREAUS INZAKE ENERGIEONTWERP WARMTEKRACHTKOPPELING EN HERNIEUWBARE ENERGIE BRUSSELSE SOCIALE HUISVESTINGSSECTOR

EUROPESE OPEN OFFERTEAANVRAAG ALGEMENE ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OPENBARE OPDRACHT VAN DIENSTEN

AANBESTEDENDE OVERHEID DE BRUSSELSE GEWESTELIJKE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJ

Het V.A.M.O.S.-Programma wordt via de B.E.I. aan de hand van het E.L.E.N.A.-mechanisme gesubsidieerd (European Local ENergy Assistance)

ONDERVERDELING IN PERCELEN: • Perceel 1 : expertise in energieontwerp van woninggebouwen: assistentie, specifieke begeleiding van nieuwbouw- en renovatie projecten • Perceel 2 : expertise in warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie voor woninggebouwen: assistentie, begeleiding en ontwikkeling van projecten 1


Gulledelle


Datum 24/10/2013 Pagina


2

INHOUDSTAFEL

pagina

INLICHTINGEN TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING AFWIJKINGEN

3 4 4

EERSTE DEEL - REGLEMENTAIRE BEPALINGEN

5

ALGEMEEN Artikel 2 Artikel 3 Artikel 6 Artikel 23 Artikel 35 en 36 Artikel 61 t/m 66 Artikel 25 Artikel 19 Artikel 21§2 Artikel 53 Artikel 57 Artikel 66 Artikel 80 t/m 82 Artikel 81 Artikel 88 en 16 Artikel 89 Artikel 90 Artikel 92

Aanbestedende overheid Voorwerp van de opdracht Manier van prijsbepaling Wijze plaatsing opdracht Gemeenschappelijke bepalingen Voorwaarden en documenten betreffende kwaliteitsselectie Toewijzingscriteria inzake offerteaanvragen en varianten In de prijs vervatte elementen Prijsonderzoek Taalgebruik Verbintenistermijn van de offertes Tijdelijke vereniging Opstelling van de offerte Bij de offerte te voegen documenten Prijsopgave Opdracht in percelen Indiening offertes Opening offertes

TWEEDE DEEL - ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN Algemeen Artikel 2§20&67 Artikel 12 en 15 Artikel 14AAV Artikel 17§2 Artikel 18 Artikel 19§1 Artikel 19§2 Artikel 25 en 26 Artikel 27 Artikel 29 Artikel 30 Artikel 33&158 Artikel 35 Artikel 45

Voorschotten Onderaannemers Prijsherziening Afzonderlijke opdrachten Vertrouwelijkheid Intellectuele eigendomsrechten – Gebruik van de resultaten Intellectuele eigendomsrechten – Aankoopprijs en vergoedingen Borgtocht Bewijs van borgtocht Verzuim van borgstelling Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Vrijgave van de borgtocht Door de aanbestedende overheid opgestelde documenten Actiemiddelen ten opzichte van de dienstverleners die in gebreke blijven

5 5 5 6 6 6 6 9 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 13

13 13 13 13 13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 16 16 2

Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij Jourdanstraat 45/55, 1060 Brussel


Gulledelle

Datum 24/10/2013 Pagina 3

Artikel 53

Rechtsmacht

17

Artikel 72§1 Artikel 147 Artikel 150&160 Artikel 156

Aansprakelijkheid van de dienstverlener Uitvoeringstermijn Nazicht van diensten en betalingen Opleveringen

17 17 17 18

DERDE DEEL - TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN

20

Algemeen Artikel 2 Voorwerp van de opdracht Artikel 2.1 Voorwerp van de opdracht 1. Terugblik 2. Voorwerp 3. Doelpubliek

20 20 20 20 21

Artikel 2.2 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Inhoud van de opdracht Organisatie Taken Organisatie van het team Beheer van de vragen Service Level Agreements (SLA’s) Rapportering

21 21 22 23 23 23 24

Artikel 2.3

Omvang van de opdracht

26

Artikel 2.4

Overzichtstabel : bijlagen bij onderhavig bijzonder bestek en door de inschrijver in te dienen documenten

26

Bijlagen 1 tot 6 van onderhavig bijzonder bestek

28

INLICHTINGEN Inlichtingen over onderhavig bijzonder bestek kunnen op volgend adres worden verkregen: • Naam : mevrouw Catherine Grosjean, verantwoordelijke van de Expertisepool van « De Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij » • Adres : Jourdanstraat 45/55, 1060 Brussel - BELGIË • E-mail : [email protected] • Fax : +32 2 533 1900 OPMERKINGEN: Op initiatief van de inschrijvers kan de aanbestedende overheid bijkomende inlichtingen verstrekken die er enkel op gericht zijn de aard van de opdracht uit te leggen. 3


Gulledelle




Vragen om bijkomende inlichtingen moeten per een bij de post bestelde brief, via e-mail of faxbericht worden gericht aan het bovengenoemde contactpunt. Er worden geen inlichtingen telefonisch verstrekt. Voor zover de inlichtingen tijdig werden gevraagd, deelt de aanbestedende overheid bijkomende inlichtingen over de opdrachtdocumenten uiterlijk zes dagen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes mee. De aanbestedende overheid kan de belanghebbenden op eigen initiatief inlichten over fouten, onduidelijkheden, weglatingen of alle andere materiële onvolkomenheden in de redactie van de documenten voor de mededingingsoproep. In voorkomend geval worden de aanvullende inlichtingen en voornoemde informatie aan alle inschrijvers op dezelfde datum meegedeeld. N.B. : De in de prijslijst meegedeelde hoeveelheden worden enkel ter informatie meegedeeld en verbinden geenszins de aanbestedende overheid die als enige oordeelt over de eventuele wijzigingen die hieraan volgens de noodwendigheden of hoogdringendheden van het moment moeten worden aangebracht. Voor algemene inlichtingen kunnen de inschrijvers ook de website van de Aanbestedende overheid raadplegen: www.bghm.irisnet.be.

TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Voor zover hiervan in onderhavig bestek niet wordt afgeweken, is de onderstaande wetgeving van toepassing: 1. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 2. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sector. 3. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 4. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Alle wijzigingen aan voornoemde wet en Koninklijke besluiten die op de dag dat de offertes worden geopend, van kracht zijn.

AFWIJKINGEN Onderhavig bestek wijkt niet af van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten met uitzondering van de algemene bepalingen betreffende artikel 19 § 1 en 2 (auteursrechten), artikel 45 (bijzondere straffen) en artikel 151 (wijzigingen aan de opdracht) van het KB van 14 januari 2013. Aangezien het verstrekken van adviezen en expertise als dienst overgelaten wordt aan vaklui, worden de uitvoerders van de opdracht gevraagd de Service Level Agreements (gedefinieerd in deel 3 §5 van onderhavig bestek) en het neutraliteitsbeginsel (bijlage 4) na te leven. Gebreken met betrekking tot beide vereisten zullen het voorwerp uitmaken van straffen die worden bepaald in e artikel 45 van het 2 deel van onderhavig bijzonder bestek.

4



Gulledelle


EERSTE DEEL REGLEMENTAIRE BEPALINGEN Algemeen De in dit deel vervatte bepalingen verwijzen naar de wet van 15 juni 2006 en het KB van 15 juli 2011 (als het in de titel van het artikel wordt vermeld) en naar de wijzigingen achteraf ervan.

Artikel 2 – Aanbestedende overheid • •

Naam van de aanbestedende overheid: De Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij Adres : Jourdanstraat 45/55, 1060 Brussel, BELGIE

Artikel 3 – Voorwerp van de opdracht • Algemeen : Het V.A.M.O.S.-project (Vert .Aide à la Maîtrise d’Ouvrage Sociale) van de B.G.H.M. is erop gericht een « boost » te geven aan de investeringen die gericht zijn op de verbetering van de energieprestaties en in voorkomend geval de prestatieniveaus LE / ZLE / Passief / NZEB / ZEB of zelfs E+ (met positieve energie) na te streven in het kader van de investeringsprojecten van de sociale woninggebouwen in het BHG, ongeacht de vorderingsstaat van de projecten. Het doel van onderhavige opdracht is de terbeschikkingstelling van een technische en hooggespecialiseerde expertise om de V.A.M.O.S.-cel in die opdracht te ondersteunen. • De opdracht heeft hoofdzakelijk op de volgende taken betrekking: • De aanbreng van hooggespecialiseerde expertise in de domeinen die specifiek te maken hebben met de energieprestatie van woninggebouwen • De kritische analyse van investeringsprojecten betreffende energiebesparing • De uitvoering van doorlichtingen en haalbaarheidsstudies die gericht zijn op de optimalisering van de investeringen om de beste aanvaardbare financiële rentabiliteit te halen • Het ontwerp, de start en de verwezenlijking van warmtekrachtkoppelings- en/of hernieuwbare energieprojecten die geënt moeten worden op renovatie- of nieuwbouwprojecten • Diverse types begeleidingen • De opdracht omvat ook bijbehorende taken; • een feedback vanuit het terrein (hindernissen, kansen, methodologie,…) • de actieve deelname aan de kapitalisering van de opgedane ervaring en de verspreiding ervan • de actieve deelname aan de coördinatie en de rapportering • De opdracht in kwestie is als volgt in percelen onderverdeeld: • Perceel 1 : expertise in energieontwerp van woninggebouwen: assistentie, specifieke begeleiding van renovatie- en/of nieuwbouwprojecten • Perceel 2 : expertise in warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie voor woninggebouwen: assistentie, begeleiding en totstandkoming van projecten

5


Gulledelle




• Het toepassingsgebied van onderhavige opdracht : De investeringsprojecten hebben betrekking op het sociale woningpatrimonium in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dat bestaat uit ongeveer 39.000 woningen en gekenmerkt wordt door gebouwen met een uiteenlopende typologie. De te ondersteunen projecten bevinden zich hoofdzakelijk in collectieve woninggebouwen en kunnen betrekking hebben op: • nieuwbouw of hetgeen hiermee wordt gelijkgesteld (heropbouw) • volledige of gedeeltelijke renovaties van de gebouwschil • volledige of gedeeltelijke renovaties van de technische installaties De acties van de dienstverlener(s) kunnen tijdens alle stadia van de projecten plaatsvinden.

Artikel 6 – Manier van prijsbepaling Wat de prijsbepaling betreft, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht tegen prijslijst (bepaald in artikel 2 §1, 5° van het KB van 15 juli 2011) .

Artikel 23– Wijze plaatsing opdracht De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten na een Europese open offerteaanvraag overeenkomstig artikel 25 van de wet van 15 juni 2006. De keuze van de interessantste regelmatige offerte geschiedt op basis van de in artikel 25 vermelde toewijzingscriteria. Overeenkomstig artikel 26 §1,2°,b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, kan de Aanbestedende overheid beslissen om onderhavige opdracht aan dezelfde voorwaarden te verlengen middels onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Artikel 35 en 36 – Gemeenschappelijke bepalingen Het volbrengen van een procedure houdt geen verplichting in tot het gunnen van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Als de opdracht is onderverdeeld in verscheidene percelen heeft de aanbestedende overheid het recht er slechts enkele te gunnen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund.

Art. 61 t/m 66 van het KB van 15 juli 2011 – Voorwaarden en documenten betreffende kwaliteitsselectie Kandidaten moeten de documenten bijvoegen waarvan de lijst hierna is opgesteld. A/ Studiegetuigschrift (DOCUMENT nr. 1) Studiegetuigschriften en beroepsgetuigschriften van de inschrijver of/en de kaderleden van de onderneming en in het bijzonder van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten die verband houden met onderhavige opdracht, alsook hun C.V. B/ Naleving Art. 61, § 1 en § 2, 1°, 2° of 3° (DOCUMENT nr. 2)

6



Gulledelle


De kandidaat moet bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst bijvoegen. C/ Naleving Art.62 (DOCUMENT nr. 3) De kandidaat die geen personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 voegt bij zijn offerte een ondertekende verklaring op erewoord waaruit dat feit blijkt. De kandidaat of inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 voegt bij zijn kandidatuur een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. De kandidaat die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door hetgeen hiervóór wordt bedoeld, voegt een attest bij dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op het voorlaatste kwartaal dat afliep vóór de datum van ontvangst der kandidaturen. D/ Naleving Art.63 (DOCUMENT nr. 4) De kandidaat voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. E/ NEUTRALITEITSOVEREENKOMST (DOCUMENT nr. 5) De inschrijver verklaart akkoord te zijn met de inhoud van het document « neutraliteitsovereenkomst » dat als bijlage 4 bij onderhavig bestek is bijgevoegd. Hiertoe zal hij die overeenkomst behoorlijk ondertekend en gedateerd bijvoegen. Het ingediende document zal het nr. 5 dragen (cf. tabel achteraan onderhavig bijzonder bestek). F/ Technisch vermogen De inschrijver moet aan de volgende technische vereisten voldoen: DEEL A o

PERCEEL 1 : expert energieontwerp De inschrijver moet alle technische, administratieve en economische aspecten beheersen die verband houden met energieadvies, energieaudit, energiehaalbaarheidsstudie en energieontwerpstudie het ontwerp, de dimensionering en de realisatie van passief-, lage-energieen zeer lage-energiegebouwen (NZEB/ZEB/E+) de programma’s voor de dimensionering van de installaties, de simulering en de modelisering van de energieprestaties zoals de PHPP-software, ... 7


Gulledelle




het ontwerp, de dimensionering, de installatie en het beheer van technische installaties betreffende verwarming, productie van sanitair warm water, ventilatie de karakteristieke leefmilieuaspecten van duurzaam bouwen zoals duurzame materialen, gezondheid en comfort, akoestiek,... de financiële mechanismen betreffende het algemeen ontwerp van een passief-, zeer lage-energie- of lage-energiegebouw ( NZEB/ZEB/E+) en de technische installaties (rentabiliteitsberekeningen en berekeningen betreffende return on investment, de procedures en de berekeningen, premies,....)

PERCEEL 2 : expert in warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie De inschrijver moet alle technische, administratieve en economische aspecten beheersen die verband houden met

de programma’s voor de dimensionering van de installaties, de simulatie en de modelisering van de energieprestaties met daarin warmtekrachtkoppeling en/of hernieuwbare energie het ontwerp, de dimensionering, de installatie en het beheer van technische installaties: warmtekrachtkoppeling met fossiele brandstof en met hernieuwbare brandstof het ontwerp, de dimensionering, de installatie en het beheer van technische installaties : thermische en fotovoltaïsche zonne-installaties (> 25 m²), warmtepompen, biomassa en de andere vormen van hernieuwbare energie, de warmtenetwerken de haalbaarheidsstudies voor de diverse technische systemen het ontwerp, de dimensionering, de installatie en het beheer van technische installaties, aanvullend bij de systemen voor warmtekrachtkoppeling of hernieuwbare energie : verwarming, sanitair warmwaterproductie, verlichting, ventilatie de financiële mechanismen betreffende warmtekrachtkoppeling en hernieuwbare energie (rentabiliteitsberekeningen en berekeningen betreffende return on investment, financiële stimulansen in het BHG inclusief het systeem van de groenestroomcertificaten, de toekenningsvoorwaarden, de procedures en de berekeningen, premies, belastingverminderingen...)

DEEL B Voor elk perceel (1 en 2) moet de inschrijver beschikken over een goede kennis van : • •

• • •

• •

de 3 delen van de EPB-reglementering in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het goede energiebeheer van de collectieve en individuele woongebouwen en de installaties ervan: een globale en transversale visie, de beste praktijken betreffende energiebeheer en de uiteenlopende beschikbare technologieën de voor duurzame gebouwen kenmerkende leefmilieuaspect, zoals duurzame materialen, gezondheid en comfort, akoestiek, ecobouw, ... het begrip Nearly Zero Energy Building (NZEB) het Brussels Hoofdstedelijk en Europees reglementair kader betreffende energie, energiedoeltreffendheid, hernieuwbare energie, nulenergiebouw, passiefbouw, lageen zeer lage-energiebouw de beschikbare referentiesystemen betreffende duurzaam bouwen de technische of conceptuele vernieuwingen inzake duurzaam bouwen 8



• • •

Gulledelle


de realiteit in het veld van de sector duurzaam bouwen voor de diverse betrokken partijen de institutionele context in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het Nederlands en het Frans om de uitvoering van de opdrachten in deze beide talen te kunnen waarborgen

Om zijn technisch vermogen aan te tonen, moet de inschrijver het volgende aan zijn offerte toevoegen : 1. DOCUMENT nr.6 : de lijst met de belangrijkste diensten die de afgelopen drie jaar werden uitgevoerd en verband houden met onderhavige opdracht. Hierbij wordt melding gemaakt van het voorwerp, het gebouwtype, het bedrag, de datum, de openbare of private bestemmeling ervan en het getuigschrift van goede uitvoering.

2. DOCUMENT nr.7 : Voor elke uitvoering van de opdracht levert de inschrijver het bewijs van een ervaring met (technisch, administratief en economisch) ontwerp, advies en opvolging van minstens 5 projecten in de hem toebedeelde domeinen en die de afgelopen 3 jaar bestrijken. Het geheel van de uitvoerders die voor de diensten van onderhavige opdracht worden aangewezen, moeten alle technische vereisten bestrijken. De referenties houden bij voorkeur verband met woninggebouwen.

Bijkomend criterium waarmee het aantal kandidaten kan worden teruggebracht tot maximum 5: Er wordt een quotering gegeven voor de relevantie van de referenties voor de documenten nr. 6 en nr.7 die deel uitmaken van de selectiedocumenten betreffende het technische vermogen.

Art. 25- Toewijzingscriteria inzake offerteaanvragen en varianten De keuze van de interessantste regelmatige offerte geschiedt op basis van de volgende toewijzingscriteria:

•

De prijs (50%) : de inschrijvingsprijs voor de opdracht (documenten nr. 10, 11 en 12)

•

Technische en methodologische aanpak (50%) : o

DOCUMENT nr. 8 (30%) : Gezien het Contract met de E.I.B. (zie uittreksel als bijlage 5 van onderhavig bijzonder bestek) vraagt de aanbestedende overheid aan de inschrijver een nota (max. 10 A4-pagina’s) over de methodologische aanpak die hij vooropstelt om het doel te realiseren van het VAMOS-programma en er de kwaliteit van te waarborgen. Om de nota’s vergelijkbaar te maken, vraagt de Aanbestedende overheid dat er onder andere een (energie-) denkoefening wordt gemaakt met betrekking tot een in 1970 opgetrokken parallellepipedumvormig (theoretisch) gebouw van +/- 10 verdiepingen (+/- 100 appartementen) dat gerenoveerd zou moeten worden. 9



Gulledelle


Inschrijvers die voor de 2 percelen wensen in te schrijven, moeten voor elk perceel een afzonderlijke nota indienen. o

DOCUMENT nr.9 (20%) : Om een goed verloop van het VAMOS-project te waarborgen, vraagt de aanbestedende overheid aan de inschrijver een nota (van max.5 A4-pagina’s) over: o

de manier waarop hij van plan is de communicatie en de coördinatie, zowel intern (binnen de VAMOS-cel) als extern (met de diverse bij eenzelfde project betrokken partijen - zie deel 3, paragraaf 2.1.2 « doelpubliek ») en in voorkomend geval tussen de experts van Perceel 1 en 2 aan te pakken waarbij het de bedoeling is tot maximale doeltreffendheid te komen.

o

over hoe hij van plan is om voor een dienstcontinuïteit te zorgen om tijdens de opdracht de beschikbaarheid te waarborgen van de uitvoerder(s) om zodoende : De gevraagde termijnen te kunnen naleven zonder dat de kwaliteit van de dienst hieronder lijdt Over voldoende menselijke capaciteit te beschikken om tijdens de voor deze opdracht geplande periode op zoveel mogelijk vragen te kunnen inspelen om zoveel mogelijk middelen van het toegekende budget te kunnen gebruiken. (cf. Lijst met de vermoedelijke hoeveelheden – bijlage 2)

Vrije varianten zijn verboden. In ieder geval moeten de inschrijvers een offerte indienen voor het basisproject.

Artikel 19 KB van 15/07/2011– in de prijs vervatte elementen De inschrijver wordt geacht onder andere het volgende in zijn prijs te hebben inbegrepen (behalve de B.T.W.) : 1. 2. 3. 4. 5.

De coördinatie-, administratieve en secretariaatskosten; De kosten en uren voor verplaatsing, vervoer en verzekering ; De kosten voor de documentatie betreffende de diensten ; De levering van documenten of stuken die verband houden met de uitvoering van de diensten; De kosten voor de vertaling van de documenten.

Alle mogelijke kosten en belastingen met uitzondering van de B.T.W. In de prijs van de opdracht zijn onder andere de kosten vervat die verband houden met de deelname van de dienstverlener aan het opvolgingscomité (OC) waarvan sprake in artikel 156 van deel 2 van onderhavig bijzonder bestek.

Artikel 21§2 KB van 15/07/2011– Prijsonderzoek Vóór de toewijzing van de opdracht moeten de dienstverleners de Administratie in het bezit stellen van alle inlichtingen om de aangeboden prijzen te kunnen onderzoeken. Het prijsonderzoek kan al het nazicht omvatten van boekhoudkundige stukken en alle controles ter plaatse door de hiertoe door de Aanbestedende overheid afgevaardigde beambten.

10


Gulledelle




Artikel 53 van het KB 15/07/2011 – Taalgebruik Onverminderd de bepalingen van onderhavig artikel wordt de offerte in het Nederlands of in het Frans gesteld.

Artikel 57 van het KB 15/07/2011 – Verbintenistermijn van de offertes De termijn waarin de inschrijver door zijn offerte blijft verbonden, wordt voor onderhavige dienstopdracht op 120 kalenderdagen vanaf de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes gebracht.

Artikel 66 van het KB 15/07/2011 – Tijdelijke vereniging In geval van tijdelijke vereniging van dienstverleners moeten alle dienstverleners individueel het bewijs leveren dat zij zich niet in één van de hiervóór genoemde uitsluitingsgevallen bevinden.

Artikel 80 t/m 82 van het KB 15/07/2011 – Opstelling van de offerte Als er in onderhavig bijzonder bestek specifieke formulieren of stramienen werden gepland voor de indiening van de offerte, maakt de inschrijver hiervan gebruik om zijn antwoorden op te stellen. De tabel aan het einde van het BB (deel III, paragraaf 2.4 ) geeft een overzicht van de in de offerte in te dienen documenten en de documenten waarvoor een formulier of stramien in de bijlagen is vervat. Als hij van die formulieren of stramienen geen gebruik maakt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. In dat geval moet hij in de hoofding van zijn document de volgende formule vermelden: “Ondergetekende..............................., certificeert hierbij de perfecte overeenstemming met alle in het door de aanbestedende overheid verstrekte bepaalde vermeldingen te hebben nagegaan en neemt hiervoor de volle verantwoordelijkheid. Alle vermeldingen die in tegenstrijd zijn met het door de aanbestedende overheid bepaalde model worden als ongeschreven beschouwd ”. Het offerteformulier moet zorgvuldig en volledig door de inschrijver of zijn gemachtigde zijn ingevuld en ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen in de offerte en haar bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht betreffende met name prijzen, termijnen en technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde zijn ondertekend.

Artikel 81 van het KB 15/07/2011 – Bij de offerte te voegen documenten OPMERKING : Achteraan onderhavig bestek bevindt zich een overzichtstabel waarin alle bij onderhavig bestek gevoegde documenten, alsook de door de inschrijver in zijn offerte in te dienen documenten met de nummering ervan zijn vermeld. Om de raadpleging van de dossiers te vergemakkelijken, worden de inschrijvers gevraagd de nummering en de volgorde na te leven en ook om tussen de bijgevoegde documenten een duidelijk onderscheid te maken. Naast de op basis van voorgaande artikelen vereiste kwaliteitsselectiedocumenten (DOCUMENTEN nr. 1 t/m 7) en de toewijzingsdocumenten (DOCUMENTEN nr. 8 en 9), voegt de inschrijver bij zijn offerte: 11


Gulledelle




• Het behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende inschrijvingsformulier (bijlage nr. 1) > DOCUMENT nr. 10 • Vergezeld van de bijbehorende prijslijst (bijlage nr. 2) > DOCUMENT nr. 11 • De verbintenisbrief (bijlage nr. 3) < DOCUMENT nr. 12 • in geval van tijdelijke vereniging of groepering zonder rechtspersoonlijkheid, de hoofdelijke verbintenis van de natuurlijke of rechtspersonen en de aanstelling van de vertegenwoordiger van de vereniging ten opzichte van de aanbestedende overheid. (DOCUMENT nr. 14 _ facultatief) • een bewijs van de bekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. (DOCUMENT nr. 13) • vermelding van het deel van de opdracht die de dienstverlener eventueel van plan is uit te besteden (cf. bijlage 1) • een verklaring waarin de jaarlijkse gemiddelde personeelsleden van de dienstverlener en de omvang van zijn kaderledenbestand van de afgelopen 3 jaar in het domein van de opdracht worden vermeld. Alle bewijzen en nota’s die bij onderhavige offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener gedateerd en ondertekend zijn.

Artikel 88 en 16 van het KB 15/07/2011 – Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen in euro uit. Het totale bedrag van de offerte wordt voluit geschreven en dat geldt ook voor de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen in euro mogen tot op vier cijfers na de komma worden uitgedrukt en het totaal wordt tot op twee cijfers na de komma afgerond. De belasting over de toegevoegde waarde wordt in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld en wordt bij de prijs van de offerte gevoegd. De prijsopgave gebeurt op basis van het in bijlagen 1 t/m 3 van dit bestek vermelde formulier.

Artikel 89 van het KB 15/07/2011: Opdracht in percelen Als de inschrijver voor meerdere percelen een offerte indient, mag hij één of verscheidene verbeteringsvoorstellen doen in het geval die percelen hem zouden worden gegund.

Artikel 90 van het KB 15/07/2011 – indiening offertes De offerte op papier wordt via een postdienst verzonden of door een drager aan de aanbestedende overheid afgegeven. De offerte wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop de datum van de openingszitting en het opdrachtvoorwerp wordt vermeld. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " offerte " en het hierna vermelde adres worden vermeld. Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij « Offerte VAMOS » Jourdanstraat 45/55 1060 BRUSSEL Offertes die niet door de postdiensten worden verzonden noch door een drager worden afgegeven, worden aan de Voorzitter tijdens de openingszitting afgegeven alvorens hij de openingszitting voor geopend verklaart. 12



Gulledelle


Offertes die bij de voorzitter toekomen nadat hij de zittingsopening voor geopend heeft verklaard worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt met een laattijdig toegekomen offerte rekening gehouden voor zover: 1° de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten ; 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

Artikel 92 van het KB 15/07/2011 – Opening offertes De opening van de offertes vindt plaats op dinsdag 21/01/2014 om 14:00 uur en wordt voorgezeten door Mevrouw Valentine Colot of door haar vertegenwoordiger in de kantoren van de B.G.H.M. te 1060 Brussel, Jourdanstraat 45/55.

TWEEDE DEEL ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN Algemeen In dit tweede deel wordt de procedure die de uitvoering van de opdracht regelt, beschreven. Behoudens andersluidende bepaling is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. Onderstaande nummering van de artikelen is gebaseerd op voormeld koninklijk besluit.

Art. 2§20 en 67- Voorschotten Overeenkomstig artikel 7 van de wet van 15 juni 2006 wordt geen enkel voorschot aan de dienstverlener toegekend. De leidende ambtenaar voor onderhavige opdracht wordt aangesteld in de persoon van de heer Lemmens, Directeur-generaal van de BGHM.

Artikel 12 en 15 – Onderaannemers De dienstverlener moet de opdracht uitvoeren in zijn persoonlijke naam of met de onderaannemers die hij in zijn offerte heeft vermeld. De onderaannemers van de opdrachtnemer moeten in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten zijn opgelegd. De uitvoering van de taken door andere onderaannemers of leden van het projectteam blijft steeds onderworpen aan de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de Administratie.

Artikel 14 Algemene aannemingsvoorwaarden – Prijsherziening Voor deze opdracht wordt geen enkele prijsherziening gepland.

Art. 17§2 – Afzonderlijke opdrachten Indien de opdracht meerdere percelen bevat, wordt met het oog op de uitvoering elk perceel als een afzonderlijke opdracht beschouwd, behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten.

Art. 18 - Vertrouwelijkheid § 1er De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid die bij de uitvoering van de opdracht kennis 13


Gulledelle


Datum 24/10/2013


Pagina 14

hebben van informatie of documenten of gegevens van gelijk welke aard ontvangen die als vertrouwelijk worden aangemerkt en met name betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van de aanbestedende overheid, nemen de nodige maatregelen om te voorkomen dat deze informatie, documenten of gegevens aan derden worden medegedeeld die er geen kennis mogen van nemen. § 3. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht.

Artikel 19§1 – Intellectuele eigendomsrechten – Gebruik van de resultaten De aan de auteursrechten gehechte vermogensrechten en alle rechten inzake de door de opdrachtnemer(s) afgeleverde documenten, uitgezonderd alle elementen waarop er reeds een auteursrecht of een ander recht bestaat, zullen uitsluitend tot de Aanbestedende overheid behoren. De Aanbestedende overheid kan al die rechten of een deel ervan aan derden overdragen. De opdrachtnemer(s) specificeert of specificeren alle elementen waarop er al een auteursrecht of een ander recht bestaat. Hierbij waarborgt hij of waarborgen zij van de houder(s) van deze rechten of van hun wettelijke vertegenwoordigers de toestemming te hebben gekregen om deze elementen te gebruiken. Betalingen die de opdrachtnemer(s) eventueel verschuldigd is (zijn) als prijs voor deze toestemming zijn uitsluitend te zijnen of hunner laste. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 3 § 3 van de wet 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten worden alle aan de auteursrechten gehechte vermogensrechten en alle rechten inzake de opgestelde documenten, de onderzoeksverrichtingen en de resultaten ervan overeenkomstig onderhavige opdracht, alsook de gegevens die de uitvoering van de verrichtingen mogelijk maakten, aan de Aanbestedende overheid overgedragen. Zowel voor de inschrijvers als de opdrachtnemers gaat het om een definitieve en exclusieve overdracht die voor de hele wereld geldt en betrekking heeft op alle aanwendingsmethodes (reproductie, communicatie via uiteenlopende kanalen zoals het Internet, tentoonstelling, publicatie, enz.) met inbegrip van deze die niet in onderhavig bijzonder bestek worden vermeld. De opdrachtnemer erkent dat hij werken tot stand brengt ingevolge een door de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht geplaatste bestelling en dat hij zijn rechten overdraagt overeenkomstig de hiervóór uiteengezette bepalingen zonder daarbij een andere vorm van vergoeding te ontvangen dan de prijs van de opdracht. Deze overdracht van rechten heeft betrekking op alle in het kader van de opdracht verwezenlijkte documenten.

Artikel 19 §2 – Intellectuele eigendomsrechten - Aankoopprijs en vergoedingen De dienstverlener zal in geen geval aanspraak kunnen maken op een bijzondere vergoeding, op een schadevergoeding of op eender welke schadeloosstelling uit hoofde van het gebruik, voor de uitvoering van onderhavige opdracht, van patenten, licenties, auteursrechten en dergelijke, omdat wordt verondersteld dat hij, bij de opmaak van zijn offerte, rekening heeft gehouden met de kosten voortvloeiend uit dit gebruik. Samengevat: alle patentrechten, licenties, royalty’s, auteursrechten, enz. zijn ten laste van de dienstverlener, die alleen verantwoordelijk blijft voor alle aanspraken die in dit verband zouden kunnen worden gemaakt. 14



Gulledelle


Als een derde de aanbestedende overheid zou dagvaarden wegens een overtreding van één van deze rechten, zal de dienstverlener zich derhalve ertoe verbinden om op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid in het geding tussen te komen.

Artikel 25 en 26 – Borgtocht Een borgtocht van 5% van het oorspronkelijke honorariumbedrag afgerond naar het hoger tiental, excl. BTW en berekend op basis van het budget van de werken, is vereist. Het bewijs van borgtochtstelling wordt binnen de 30 dagen aan de aanbestedende overheid bezorgd.

Artikel 27 – Bewijs van borgtocht Na afloop van de dertig kalenderdagen die volgen op het sluiten van de opdracht moet de dienstverlener het bewijs van de borgtochtstelling leveren. Het bewijs van de borgtochtstelling wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval van de borgtocht: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Artikel 29 – Verzuim van borgstelling Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de termijn van dertig kalenderdagen na het sluiten van de opdracht of als het bewijs van borgtochtstelling hem niet wordt geleverd, kan de aanbestedende overheid de opdracht eenvoudigweg verbreken of andere ambtshalve maatregelen toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit en kan deze geen aanleiding geven tot welke schadevergoeding dan ook ten gunste van de dienstverlener. Deze straffen kunnen pas toegepast worden als de aanbestedende overheid een aangetekende brief heeft toegestuurd houdende een ingebrekestelling en als proces-verbaal geldend overeenkomstig artikel 44§2 waarin de dienstverlener een laatste termijn van 15 kalenderdagen ingaand vanaf de verzendingsdatum van de aangetekende brief wordt toegewezen om het bewijs van de borgtochtstelling te leveren. Als de dienstverlener na ingebrekestelling per aangetekende brief het bewijs van borgtochtstelling niet levert binnen de laatste termijn van vijftien dagen die ingaat na de verzendingsdatum van de aangetekende brief, kan de aanbestedende overheid ofwel de opdracht eenvoudigweg verbreken of de andere ambtshalve maatregelen toepassen of de borgtocht ambtshalve samenstellen via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

15


Gulledelle




Artikel 30 – Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Wanneer de opdrachtnemer in gebreke blijft bij de uitvoering zoals vermeld in artikel 44, § 1, houdt de aanbestedende overheid van de borgtocht ambtshalve de sommen af die haar toekomen, met inachtneming van de in artikel 44 § 2 bepaalde voorwaarden.

Artikel 33 en 158 AAV – Vrijgave van de borgtocht Op verzoek van de dienstverlener wordt de borgtocht in één keer vrijgegeven aan het einde van de opdracht zoals bedoeld door artikel 156 van onderhavig bijzonder bestek. In elk geval stuurt de dienstverlener de aanvraag tot vrijgave van de borgtocht aan de aanbestedende overheid toe.

Artikel 35 – Door de aanbestedende overheid opgestelde documenten De inschrijver vindt als bijlage bij onderhavig bestek een lijst met projecten voor potentiële renovatie/nieuwbouw (bijlage nr. 6) of types en het maximumaantal projecten die in het kader van onderhavige opdracht in aanmerking komen om op het vlak van energie verbeterd te worden. De lijst dateert van 2012 en wordt ter informatie meegedeeld om een idee te geven van de aard van de projecten, het aantal, de omvang , het gebouwtype, enz… Voor een beter inzicht in het patrimoniumtype, raden wij u ook aan de « cartografie en gegevens » op onze website www.bghm.irisnet.be te raadplegen.

Artikel 45 – Actiemiddelen ten opzichte van de dienstverleners die in gebreke blijven Alle tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht worden volgens de in artikel 44§2 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden bepaalde procedure vastgesteld. Onderhavig bestek bepaalt straffen wanneer de in deel 3 paragraaf 5 van onderhavig bestek bepaalde Service Level Agreements (SLA’s) niet worden nageleefd. . De eerste tekortkoming op de SLA’s kan aanleiding geven tot een specifieke straf van 100 EUR. In geval van recidive wordt het basisbedrag met twee vermenigvuldigd, bij de tweede recidive met drie, enz..., met (n + 1) bij de n-de keer recidive. Onderhavig bestek bepaalt bovendien straffen in geval het neutraliteitsbeginsel (cf. bijlage nr. 4) en de regels op de overheidsopdrachten niet worden nageleefd. De eerste tekortkoming op het neutraliteitsbeginsel kan aanleiding geven tot een specifieke straf van 500 EUR. In geval van recidive wordt het basisbedrag met twee vermenigvuldigd, bij de tweede recidive met drie, enz..., met (n + 1) bij de n-de keer recidive. Onderhavig bestek bepaalt ook straffen in geval de richtlijnen van het Opvolgingscomité (cf. onderstaand artikel 156) niet worden nageleefd. De eerste tekortkoming kan aanleiding geven tot een specifieke straf van 100 EUR. In geval van recidive wordt het basisbedrag met twee vermenigvuldigd, bij de tweede recidive met drie, enz..., met (n + 1) bij de n-de keer recidive. 16



Gulledelle


Artikel 53 – Rechtsmacht Alle rechtsvorderingen van de opdrachtnemer moeten voorafgegaan worden door een aangifte en een overeenkomstig artikel 53 schriftelijk gestelde aanvraag. Enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel zijn bevoegd om kennis te nemen van de geschillen over onderhavige opdracht.

Artikel 72, §1 AAV – Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener is volledig aansprakelijk voor de fouten of gebreken in de verwezenlijkte diensten. De dienstverlener moet van bij de aanvang van de opdracht een verzekering sluiten om zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen te dekken en een verzekering om zijn beroepsrisico’s te dekken. Het bewijs dat die verzekeringen werden gesloten, wordt vóór de aanvang van de opdracht aan de Aanbestedende overheid geleverd.

Artikel 147 – Uitvoeringstermijn Er wordt bepaald dat de opdracht wordt gesloten aan de hand van de betekening aan de opdrachtnemer dat zijn offerte is goedgekeurd. De uitvoeringstermijn wordt in kalendermaanden gesteld. De dienstverlener moet operationeel zijn bij het bevel om de opdracht te beginnen, uiterlijk 1 maand na de betekening. Onderhavige opdracht wordt voor een duur van 15 maanden gesloten. Onderhavige opdracht kan worden verlengd middels onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij beslissing van de Aanbestedende overheid zonder herziening van de kosten overeenkomstig de voorwaarden bepaald in artikel 26 §1,2°,b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Artikel 150 en 160 – Nazicht van diensten en betalingen De prijs van de opdracht wordt betaald naargelang de vordering van deze opdracht. De opdrachtnemer dient maandelijks of uiterlijk tijdens het driemaandelijks Opvolgingscomité facturen in voor de geleverde diensten. De facturen moeten gedateerd, ondertekend en gestaafd worden met een gedetailleerde lijst van de prestaties ter rechtvaardiging van de gevraagde betaling. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de gedetailleerde opgaven van de prestaties om na te gaan of de diensten die het voorwerp van de opdracht zijn, de in het document van de opdracht bepaalde voorwaarden naleven. Na afloop van de termijn van 30 dagen wordt de goedkeuring of afkeuring van de geleverde diensten aan de opdrachtnemer betekend. Bij goedkeuring dient de dienstverlener bij de aanbestedende overheid een schuldvordering in. De schuldvorderingen moeten gedateerd en ondertekend zijn, moeten de BTW vermelden en tot slot ook de vermelding (voluit in letters) "Voor echt verklaard voor de som van XXX euro" dragen. 17


Gulledelle


Datum 24/10/2013


Pagina 18

De schuldvorderingen moeten worden toegestuurd aan: De BGHM, Jourdanstraat 45/55, 1060 Brussel met vermelding « VAMOS-project » En dit met duidelijke vermelding van de referenties van de overeenkomst, namelijk: Voor perceel 1 : « VAMOS ontwerp » Voor perceel 2 : « VAMOS productie » De betalingstermijn beloopt dan 30 dagen vanaf de ontvangst van de schuldvordering.

Artikels 156 – Opleveringen De oplevering van de opdracht bestaat erin dat de aanbestedende overheid nagaat of de door de opdrachtnemer uitgevoerde prestaties overeenstemmen met de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. Voor deze opdracht wordt een Opvolgingscomité (Oc) opgericht. Dat comité heeft beslissingsrecht en is als volgt samengesteld: •

Minimum twee vertegenwoordigers van de BGHM

•

Een externe expert

•

De opdrachtnemer die de uitvoerende partij vertegenwoordigt Het Oc kan ook prestatieverleners op de opvolgingsvergaderingen uitnodigen wier aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht voor het goede verloop van de opdracht. Die personen hebben evenwel geen enkel beslissingsrecht.

Het Oc wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. Hij zorgt voor de administratieve coördinatie van de opdracht en gaat de goede uitvoering na overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het Oc is ertoe gemachtigd de te vervullen opdrachten te preciseren of opnieuw te definiëren. De beslissingen worden bij voorkeur bij consensus genomen. De dienstverlener moet de richtlijnen naleven die het Opvolgingscomité hem in het kader van de uitvoering van onderhavige opdracht verstrekt. De niet-naleving van die richtlijnen wordt beschouwd als een inbreuk op de bepalingen van onderhavig bestek (cf. artikel 45 van onderhavig BB). De begunstigde verbindt er zich toe zich aan iedere controle van de administratie te onderwerpen. Die controle kan bestaan uit een bezoek ter plaatse of een vraag naar aanvullende informatie. Het comité komt zoveel maal in vergadering bijeen als voor de goede uitvoering van de opdracht vereist is. Er wordt bepaald dat het Opvolgingscomité minimum om de 3 maanden bijeenkomt. Het comité voert tussentijdse evaluaties uit van de verwezenlijkte werken. Het Oc komt in vergadering bijeen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 18



Gulledelle


Tijdens de eerste vergadering van het Oc wordt de door de opdrachtnemer/dienstverlener te volgen methodologie bepaald. Vóór elke vergadering van het Oc stuurt de opdrachtnemer per e-mail naar alle leden van het comité ten minste 5 werkdagen vóór de datum van de vergadering zijn punten die op de agenda moeten worden geplaatst en de documenten die door het opvolgingscomité moeten worden goedgekeurd. De opdrachtnemer stelt de notulen van alle vergaderingen van het Oc op en stuurt binnen de 5 werkdagen die volgen op de vergadering een ontwerp van notulen per e-mail aan alle leden van het comité toe. In dat verband ziet de opdrachtnemer er ook op toe dat in voorkomend geval alle in de loop van de vergadering voorgelegde documenten via e-mail worden toegestuurd. Behoudens andersluidende vermelding en bij ontstentenis van opmerkingen, worden de notulen 10 kalenderdagen na de vergadering als goedgekeurd beschouwd. Alle briefwisseling inzake dit project dient de onderstaande logo’s te dragen :

Alle (zowel voor intern als extern gebruik bestemde) documenten die door de dienstverlener/opdrachtnemer in het kader van zijn opdracht worden opgesteld, moeten voorafgaandelijk worden voorgesteld aan en ter beschikking gesteld worden van de BGHM alsook aan en van eventuele andere partijen die hun toestemming voor de verspreiding ervan geven. Bij afloop van de termijn van dertig dagen die volgen op de voor de voltooiing van de algeheelheid van de diensten bepaalde dag wordt naargelang het geval een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgemaakt.

19



Gulledelle


DERDE DEEL TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN Algemeen Het derde deel regelt de technische procedure die verband houdt met de uitvoering van de opdracht.

Artikel 2 – Voorwerp van de opdracht 2.1. Voorwerp van de opdracht

1. TERUGBLIK De Beheersovereenkomst 2010/2015 tussen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de voogdijmaatschappij van de sociale huisvesting, de BGHM (Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij) is gericht op zeer ambitieuze streefdoelen wat energiekwaliteit van de gebouwen betreft. Voor nieuwbouw geldt voortaan de « Passiefnorm » en voor zware renovaties wordt het « Lage-energiepeil » nagestreefd. De BGHM is steeds op zoek naar de beste energieoplossingen en het beste technisch-economische evenwicht voor alle projecten en verkreeg via het E.L.E.N.A.-programma (European Local Energy Assistance) een subsidie om aanvullende studies te financieren. De Instelling sloot een overeenkomst met de EIB en beschikt zodoende over een bijkomende enveloppe om de nodige hooggespecialiseerde expertise te financieren. De VAMOS-cel die hiertoe binnen de « Expertisepool » van de BGHM werd opgericht, beschikt over een projectverantwoordelijke en een technisch expert. Via onderhavige opdracht wordt er uitgekeken naar een externe aanvullende expertise die zal werken onder de verantwoordelijkheid van de VAMOS-projectverantwoordelijke.

2. VOORWERP Het specifieke doel van het VAMOS-programma is een « boost » te geven aan de investeringen die de verbetering van de energieprestatie en bovendien voor elk project de optimalisering van de investering nastreven. In het kader van deze offerteaanvraag stelt de dienstverlener zijn expertise ter zake ter beschikking en steunt daarbij de BGHM in haar voogdelijke rol, meer bepaald wat de volgende aspecten betreft : 1. 2. 3. 4.

De steun aan de sector om de energieprestatie van haar patrimonium te verbeteren De steun bij het zoeken naar energieoptimalisering van de investeringen De steun bij het opstarten en verwezenlijken van proefprojecten De steun bij de verwezenlijking van projecten voor Hernieuwbare energie en Warmtekrachtkoppeling

Ter informatie vindt u als bijlage 5 van onderhavig bestek een uittreksel uit het contract met de E.I.B. , namelijk bijlage 7 « Projectfiche ELENA ». De opdracht wordt in 2 percelen onderverdeeld - expert algemeen energieontwerp - expert hernieuwbare energie en warmtekrachtkoppeling 20



Gulledelle


Opmerking : één enkel ontwerp kan het voorwerp uitmaken van een interventie van de dienstverlener van Perceel 1 en van de interventie van de dienstverlener van Perceel 2. Aangezien de dienstverleners een globaal interventiedoel voor onze wijken en woninggebouwen moeten nastreven, dient er gezorgd te worden voor een gezonde samenwerking tussen de dienstverleners van beide percelen. Die samenwerking wordt gecoördineerd door de dienstverlener die door de VAMOS-celverantwoordelijke werd aangesteld (in principe de dienstverlener met de substantieelste opdracht).

3. DOELPUBLIEK Het doelpubliek van de uitvoerder van deze opdracht ziet er als volgt uit : 1. De dienst 'Patrimonium' van de BGHM(*) bestaande uit : • •

•

de cel 'Huisvestingsplan' die verantwoordelijk is voor de nieuwbouw de 'Expertisepool' die instaat voor strategische en operationele bijstand aan de OVM’s voor hun gedeeltelijke of zware renovatieprojecten van gebouwschillen en/of technische installaties de cel 'Voogdij en Inspectie' die belast is met de planning en de opvolging van de vierjaarlijkse investeringsprojecten van de OVM’s

2. De architecten en/of ingenieurs van de Technische diensten van de OVM’s (*) die verantwoordelijk zijn voor de verwezenlijking van de renovatieprojecten van gebouwschillen en/of technische installaties 3. De bij wijze van openbare dienstopdracht aangestelde Ontwerpers die belast zijn met de verwezenlijking van de projecten van de OVM’s.

(*) zie website www.bghm.irisnet.be 2.2. Inhoud van de opdracht

1. ORGANISATIE De uitvoerder van de opdracht (Perceel 1 en 2) is zowel mondeling als schriftelijk (voldoende) tweetalig Nederlands/Frans om zodoende te kunnen instaan voor een doeltreffende communicatie in het bijzonder tijdens vergaderingen en te kunnen zorgen voor een uitstekende redeactie van documenten zoals notulen van vergaderingen. Deze uitvoerder zal hoofdzakelijk werken aan duidelijk gedefinieerde projecten om er de energieaspecten van te analyseren en aanvullende en/of wijzigingen voor te stellen om er de energieprestatie van te verbeteren binnen de financiële beperking van de budgetten van de sector. Deze uitvoerder zal desgewenst ook antwoorden op de diverse vragen die worden doorgespeeld door de Front-Office (zie hierna). Hij zal bij zijn voorgestelde adviezen en oplossingen een volledige neutraliteit in acht nemen, los van alle handelsactiviteiten. Hij zal geen vooroordelen hebben over concurrerende technologieën, maar ervoor zorgen dat iedereen die erom vraagt zijn onder andere door de diverse verwezenlijkingen in het BHG en elders verrijkte objectieve expertise kan genieten. De functie van deze expert moet veeleer beschouwd worden als een Back-office-opdracht. Om voor de nodige doeltreffendheid te zorgen, wordt er bij de Expertisepool (meer bepaald in de VAMOS-cel) een Front-Office-lijn geïnstalleerd. Deze functie is intern voor de Pool en maakt bijgevolg geen deel uit van onderhavige opdracht. De Front-Office zal algemene en lopende vragen beantwoorden en zodoende een rol als filter spelen ten opzichte van de specialisten, 21


Gulledelle

Datum 24/10/2013


Pagina 22

namelijk de Back-office-experts. De Front-office zal de coördinatie sturen tussen de Back-Officeexpert(s) en de projectverantwoordelijken bij de Expertisepool en bij de OVM’s. De Front-office zorgt voor een strikte opvolging van de lopende dossiers en ziet toe op de naleving van de Service Level Agreements (SLA’s) meer bepaald deze dat op alle vragen binnen een aanvaardbare termijn wordt geantwoord. Alle dienstverleners nemen deel aan het coördinatieverloop en aan andere door de Front-Office georganiseerde initiatieven om zodoende mee te werken aan een heuse synergie om eventueel dubbel werk of gebrek aan samenhang te vermijden in de acties die de diverse betrokken partijen ondernemen.

2. TAKEN (PERCEEL 1 & 2) De opdracht van de dienstverlener bestaat uit de volgende taken:

1. De technische begeleiding bestaat in het verstrekken van samenhangende deskundige antwoorden op de vragen die door de eerste lijn worden doorgestuurd. Deze begeleiding moet worden opgevat als een volledig en materieoverschrijdend antwoord dat de vorm aanneemt van een mail of een per mail bevestigd telefoongesprek. Als verscheidene specialisten moeten optreden om dit doel te bereiken, moet er over de coördinatie overlegd worden om alleenstaande of tegengestelde antwoorden te vermijden.

2. De diepgaande begeleiding staat in voor een gepersonaliseerde bijstand via een

individuele begeleiding. In samenspraak met de expert ziet de verantwoordelijke van de Vamos-cel toe op de limieten van die diepgaande bijstand in functie van het verbeteringspotentieel en de omvang van het project. De Back-office-expert zal zich soms moeten verplaatsen, aanwezig zijn en zijn kennis delen tijdens diverse vergaderingen en moet hiervoor steeds overleg plegen met de Vamos-verantwoordelijke. Die taak bestaat hoofdzakelijk uit de volgende acties: 1. Begeleiden van een projectteam: in functie van de vraag moet de Back-officeexpert steun verlenen aan de projectverantwoordelijken voor de materies die op hem betrekking hebben 2. Verwezenlijken van energieaudits 3. Verwezenlijken van haalbaarheidsstudies: de te bestrijken behoeften kenmerken, de dimensionering van de installaties ramen, de technische behoeften betreffende invoeging, de installatie-, onderhouds en beheerskosten ramen, de financiële return berekenen 4. Herlezen van BB’s, projecten, offertes : naargelang de vraag staat de Back-officeexpert in voor een verhelderende nalezing van studies, BB’s of ontvangen offertes en verstrekt precieze aanbevelingen die in voorkomend geval zorgen voor een aanpassing van het BB, de ontvangen offerte, enz… 5. Opstellen en/of wijzigen van specifieke delen van BB’s die betrokken zijn door het voorstel ervan om het project energetisch te verbeteren 6. Bijstand verlenen bij de technisch-financiële beslissing 7. Bijstand verlenen bij de ontwikkeling van zelffinancieringsmechanismen of mechanismen van derde investeerders

3. Andere taken (perceel 1 en 2) 22



Gulledelle


1. Actieve medewerking aan het coördinatie- en coherentieverloop dat de VAMOS-cel invoert 2. Rapportering- en opvolgingsdocumenten opstellen onder andere op basis van voorafgaandelijk door VAMOS geleverde of goedgekeurde stramienen 3. Informatie voorstellen via Powerpointpresentatie

4. Specifiek voor perceel 2 1. Bevestiging van aangemerkte sites voor de ontwikkeling van belangrijke projecten betreffende warmtekrachtkoppeling en/of Hernieuwbare energie 2. Proefprojecten tot stand brengen voor de geselecteerde sites

3. ORGANISATIE VAN HET TEAM Om de coördinatie en de uitwisselingen tussen de dienstverleners en de BGHM te optimaliseren, stellen de geselecteerde inschrijvers in hun offerte één enkele projectleider aan en benoemen zij hem. Die projectleider is voor de BGHM de contactpersoon voor alle administratieve stappen (RvB, tussentijds verslag en eindverslag, facturatie,…). Naargelang de vordering van de uiteenlopende taken en de vraag van één of andere partij, kan die projectleider door één of verscheidene experts begeleid worden. De inschrijver specificeert in zijn offerte de taakverdeling tussen de diverse partijen die aan de opdracht deelnemen en vermeldt ook in welke mate zij in het kader van die taken betrokken zijn.

4. BEHEER VAN DE VRAGEN De inschrijver die een offerte indient voor perceel 1 of perceel 2 stelt een eigen platformoplossing voor inzake beheer van de vragen en contacten. Een traceerbaarheid van de vragen (staat, datum, voorwerp, aanvrager,…) moet worden gepland om de aanbestedende overheid in staat te stellen ze te volgen.

5. SERVICE LEVEL AGREEMENTS (SLA’S) Voorafgaande opmerking :

1. De Front Office maakt van deze opdracht geen deel uit. 2. De Back-office-expert respecteert de voor de tweede lijn specifieke SLA's die betrekking hebben op de antwoorden op de vragen (ongeacht de vorm) doorgestuurd door de Front-Office en ook de rechtstreekse contacten in het geval van projecten waarvoor de expert zijn opdracht reeds is begonnen. De BGHM volgt en controleert of de hierna vermelde SLA's worden nageleefd.

De door de dienstverlener (s) na te leven SLA’s : 23



o

o

o

o

o

o

Gulledelle


Op de rechtstreekse of door de Front-office naar de dienstverlener doorgestuurde vragen per e-mail wordt met een voorgestelde oplossing binnen de 2 dagen (behalve tijdens het weekeinde en op feestdagen) gereageerd. Op vragen via e-mail die aanzienlijker werk en een langere termijn vergen, wordt binnen de 48 uur gereageerd na de datum van de vraag en hierbij wordt minimum voor het volgende gezorgd : Een bevestiging van goede ontvangst van de vraag In voorkomend geval een vraag naar bijkomende informatie Een maximumtermijn voorgesteld voor het definitieve antwoord in voorkomend geval na ontvangst van de bijkomende inlichtingen. Die voorgestelde definitieve termijn wordt bepaald in overleg met de projectverantwoordelijke van de VAMOS-cel Het voorstel van notulen van de vergaderingen van het Opvolgingscomité wordt binnen de 5 werkdagen na de vergadering toegestuurd, zoals beschreven in artikel 156 van deel II van onderhavig bestek. De in deel 3, paragraaf 6 gevraagde verslagen moeten binnen de volgende termijnen aan de verantwoordelijke van de VAMOS-cel worden bezorgd : Rapportering per werkopdracht (deel 3, paragraaf 6, A) : dagelijks bijgewerkte fiche Algemene rapportering (deel 3, paragraaf 6, B) ; Initieel verslag: 2 maanden + 10 werkdagen Tussentijds verslag : 5 werkdagen na de betrokken periode van 3 maanden Eindverslag: 12 dagen na de datum waarop de opdracht is afgesloten Streefdoelen met betrekking tot kwaliteit van de interventies. Voor belangrijke werkopdrachten voegt de dienstverlener bij zijn eindverslag het « attest van verstrekte diensten » als bijlage. De belangrijke werkopdrachten worden door het Opvolgingscomité bepaald. Streefdoelen betreffende de doeltreffendheid uitgedrukt aan de hand van onderstaande verhoudingen (alleen voor grote werkopdrachten) Rentabiliteit van het project = binnen het gemiddelde van de terugverdientijden van gelijkaardige in het BHG de afgelopen 3 jaar verwezenlijkte projecten en waarvan de terugverdientijden gekend zijn Doeltreffendheid van de dienstverlener = de verhouding ; kostprijs van de aanvullende investering / bedrag van des honoraria van de dienstverlener dat van het project in rekening wordt gebracht ; gemiddeld streefdoel, alle projecten samen = 20 Opmerking : voornoemde bedragen zijn altijd uitgedrukt in opgetelde eenheden om derwijze te zorgen voor een globaal in plaats van een projectgewijs inzicht

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor te controleren of deze SLA’s worden nageleefd.

6. RAPPORTERING De rapportering dient om de resultaten en de werking op het niveau van de dienstverlener en van de VAMOS-cel te evalueren en zal eventuele verbeteringen mogelijk maken om de doeltreffendheid ervan te verbeteren. 24



Gulledelle


De rapportering dient voor de VAMOS-verantwoordelijke ook als basis voor de redactie van de contractuele rapportering aan de EIB. A. Reporting op het niveau van elke « werkopdracht » Iedere vraag wordt als een werkopdracht beschouwd, gaande van een louter telefonische vraag tot een diepgaande uit te voeren studie. De inschrijver stelt een doeltreffend middel voor om de opvolging van de werkopdrachten mogelijk te maken en tegelijkertijd een doeltreffende en afdoende rapportering te bekomen die ook als basis voor de redactie van de rapportering aan de EIB zal worden gebruikt. In het geval van een assistentie bij een « belangrijk» project, moet een nota met de commentaar van de assistentieaanvrager over de mate van zijn tevredenheid bij het verslag worden gevoegd. Dat « getuigschrift van verstrekte diensten» maakt deel uit van de Service Level Agreements (cf. punt 5 van onderhavig deel) B. Rapportering op het niveau van de algemene werking Om het globale verloop van de opdracht te documenteren en hieraan zo nodig eventuele verbeteringen te kunnen aanbrengen, worden alle uitvoerders gevraagd verslagen voor te bereiden die aan de verantwoordelijke van de VAMOS-cel worden bezorgd. Er wordt voorzien in een initieel verslag, tussentijdse verslagen om de 3 maanden en een eindverslag ter afsluiting van de opdracht. Aan het begin van de opdracht komt de Aanbestedende overheid met de dienstverlener(s) een stramien overeen voor het initieel, het tussentijds en het eindverslag om zodoende een maximale doeltreffendheid te bereiken met betrekking tot het volledige VAMOS-project.

•

INITIEEL VERSLAG Het stramien van het initieel verslag wordt aan het begin van de opdracht bezorgd.

•

TUSSENTIJDS VERSLAG Het tussentijds verslag vermeldt de vooruitgang van de diverse taken (werkopdrachten), maar bij wijze van informatie moet dat verslag onder andere het volgende omvatten:

•

een detail van het verbruik van het budget en van de aangewende tijd in functie van de diverse handelingen per project een statistische samenvatting (aantal contacten, vragen, type vragen, ...) voor de betrokken periode en de evolutie ervan sinds het begin van de opdracht een stand van zaken van de begeleiding en andere taken van de opdracht (gevonden oplossingen, remmen, hindernissen,...conclusies) een samenvatting van de feedback vanuit het veld voorgestelde en ondernomen proactieve acties een detail van de facturatie voor de betrokken periode

EINDVERSLAG Het eindverslag zal onder andere het volgende omvatten:

25


Gulledelle

Pagina


Datum 24/10/2013


26

een detail van het verbruik van het budget en de aangewende tijd in functie van de diverse taken een stand van zaken voor elke taak van de opdracht een statistisch deel op basis van de aan de dienstverleners voor de volledigheid van de opdracht meegedeelde inlichtingen een analyse van de hindernissen die tijdens de opdracht opdoken en van de oplossingsvoorstellen alle in de loop van de opdracht opgestelde documenten (verslagen, evaluaties, begeleidingsdagboek, haalbaarheidstudies, audits,....). Die documenten worden als bijlage bij het eindverslag gevoegd

Een exemplaar van het eindverslag (draftversie) wordt 10 werkdagen vóór het einde van de opdracht bezorgd. De BGHM bezorgt vóór het einde van de opdracht de opmerkingen en/of de commentaren. Uiterlijk 12 werkdagen vóór het einde van de opdracht bezorgt de dienstverlener de definitieve en volledige versie van het eindverslag, inclusief de bijlagen, op papier (2 exemplaren) en elektronisch.

2.3 – Omvang van de opdracht

Er wordt verwacht dat deze opdracht 15 maanden duurt. De prijs ervan wordt op 424.800 euro geraamd. Onderhavige opdracht kan worden verlengd middelen onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (cf. art. 23 in deel I van onderhavig bestek). Als het bedrag van de opdracht evenwel niet wordt bereikt, wordt geen enkele schadevergoeding aan de uitvoerder van de opdracht toegekend.

2.4

- BIJLAGEN DOCUMENTEN » Bijlagen bij onderhavig BB nr. bijlage

Bijlage nr. 4

Bijlage nr. 1

bij onderhavig bestek en door de inschrijver « IN TE DIENEN

Door de inschrijver in zijn offerte in te dienen DOCUMENTEN met de in acht te nemen nummering en volgorde Beknopte beschrijving

Nr. en volgorde van de documenten

Studiegetuigschriften + C.V. ‘s Naleving art 61 (strafregister) Naleving art 62 (sociale zekerheid) Naleving art 63 (fiscale verplichtingen) Neutraliteitsovereenkomst Lijst met de verstrekte diensten Ontwerpervaring Methodologische aanpak Nota over de toepassing Inschrijvingsformulier

DOCUMENT NR.1 DOCUMENT NR.2 DOCUMENT NR.3 DOCUMENT NR.4 DOCUMENT DOCUMENT DOCUMENT DOCUMENT DOCUMENT DOCUMENT

NR.5 NR.6 NR.7 NR.8 NR.9 NR.10 26


Gulledelle



Bijlage nr. 2 Bijlage nr. 3 Bijlage nr. 5 Bijlage nr. 6

Prijslijst Verbintenisbrief Bevoegdheid ondertekenaar(s) Tijdelijke vereniging Uittreksel E.I.B.-contract (bijlage 7) Lijst renovatie/nieuwbouwprojecten


DOCUMENT NR.11 DOCUMENT NR.12 DOCUMENT NR.13 DOCUMENT NR.14 (facultatief) Ter informatie Ter informatie

27

Bijlagen 1 t/m 6 van onderhavig bestek zijn afzonderlijke documenten.

28

«PROGRAMMA V.A.M.O.S.» BIJZONDER BESTEK Met het oog op de aanwijzing van één of verscheidene EUROPESE OPEN OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents