GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
DIENSTEN MET ALS VOORWERP
“CONCESSIE DE KRONKEL - UITBATING CAFETARIA” OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur
Gemeente Huldenberg Ontwerper Dienst Sport&Gezondheid, Bert Remmerie Gemeenteplein 1 te 3040 Huldenberg
Blz. 1
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT.................................................................................................. 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 5 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 5 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 6 I.9 VERBINTENISTERMIJN................................................................................................................. 6 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 6 I.11 PRIJSHERZIENINGEN................................................................................................................. 7 I.12 VARIANTEN ............................................................................................................................ 7 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ................................................................................................................ 7 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ......................................................................................... 8 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ................................................................................................................ 8 II.2 VERZEKERINGEN ...................................................................................................................... 8 II.3 BORGTOCHT ........................................................................................................................... 8 II.4 LOOPTIJD .............................................................................................................................. 8 II.5 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................. 9 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................................... 10 III.1 CONCESSIE DE KRONKEL - UITBATING CAFETARIA DE KRONKEL ..........................................................10 III.1.1 Voorwerp en beschrijving van de goederen ...................................................................10 III.1.2 Staat van de goederen ................................................................................................10 III.1.3 Bestemming ................................................................................................................10 III.1.4 Leveren van dranken ...................................................................................................11 III.1.5 Openen en sluiten .......................................................................................................11 III.1.6 Toezicht op het gebruik van polyvalente zaal De Kronkel ...............................................11 III.1.7 Kosten cafetaria De Kronkel .........................................................................................11 III.1.8 Inrichting ....................................................................................................................11 III.1.9 Onderhoud en Herstellingen.........................................................................................12 III.1.10 Verzekeringen ...........................................................................................................13 III.1.11 Overdracht van de concessie ......................................................................................14 III.1.12 Uitbating ...................................................................................................................14 III.1.13 Toezicht en controle ..................................................................................................15 III.1.14 Vroegtijdige beëindiging ............................................................................................15 III.1.15 Registratie ................................................................................................................16 III.1.16 Geschillen .................................................................................................................16 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 17 BIJLAGE B : BANKVERKLARING ......................................................................................... 20 BIJLAGE C : INVENTARIS ................................................................................................... 21 BIJLAGE D : UITGEWERKTE VISIE ..................................................................................... 22
Blz. 2
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Ontwerper Naam: Dienst Sport&Gezondheid Adres: Gemeenteplein 1 te 3040 Huldenberg Contactpersoon: De heer Bert Remmerie Telefoon: 02 686 61 64 Fax: 02 686 61 76 E-mail:
[email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht.
Blz. 3
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: concessie De Kronkel - uitbating cafetaria. Plaats van dienstverlening alle percelen: De Kronkel, Gemeenteplein 2, 3040 Huldenberg Toelichting: uitbaten van de cafetaria; levering van bier en frisdranken in zaal De Kronkel; openen en sluiten van zaal De Kronkel; toezicht op het gebruik van De Kronkel.
I.2 Identiteit van de opdrachtgever Gemeente Huldenberg Gemeenteplein 1 3040 Huldenberg
I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.
Blz. 4
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs.
I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken Uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver: niet veroordeeld is geweest voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; geen aangifte van faillissement heeft gedaan of geen procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011.
I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.
Blz. 5
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het besteknummer (CDK2014) of het opdrachtvoorwerp en de perceelnummers. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: Gemeente Huldenberg Dienst Sport&Gezondheid De heer Bert Remmerie Gemeenteplein 1 3040 Huldenberg De drager overhandigt de offerte aan het secretariaat van de gemeente Huldenberg. De uiterste datum voor het indienen van de offertes is dinsdag 22 juli 2014 om 09.00 uur Offertes die laattijdig toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden.
I.8 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes.
I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: concessie De Kronkel - uitbating cafetaria De Kronkel 1
Prijs
100 50
Regel van drie; score offerte = (prijs offerte /prijs hoogste offerte) * gewicht van het criterium prijs Dit is de concessievergoeding op jaarbasis. 2
Concessionaris doet zelf de uitbating
10
Indien de concessionaris de uitbating niet zelf zal doen maar hiervoor een uitbater/gerant aan zal stellen, krijgt deze geen punten op dit criterium. 3
uitgewerkte visie - de waarde van het voorgestelde dienstenpakket en van het organisatiemodel gestaafd door een gedetailleerde uitwerking van het dossier alsmede de garanties voor de continuïteit van de dienstverlening Blz. 6
20
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Een uitgewerkte visie op de uitbating van de cafetaria volgens de wensen van de concessie : - prognose van de te verwachten omzet - personeelbezetting - organisatie van openen, sluiten en toezicht op polyvalente zaal De Kronkel - openingsuren - aanbod & prijzen - bijzondere meerwaarde door de kandidaat Hoogst gewaardeerde krijgt maximale punten, tweede en volgende telkens 4 punten minder. 4
investering
20
Regel van drie; Score offerte = ( prijs offerte /prijs hoogste offerte) * gewicht van het criterium prijs Kostprijs investering nieuw duurzaam meubilair Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.
I.11 Prijsherzieningen De prijsherziening van de concessievergoeding wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = herzieningscoëfficiënt (k) * herzienbaar gedeelte k = gi/GI GI = gezondheidsindex op de dag van de opening van de offertes. gi = dezelfde index op de aanvangsdatum van de maandelijkse periode van het voorschot.
I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.
I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver voorbehoudloos akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om hetzij de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver. Het College van Burgemeester en Schepenen houdt zich het recht voor geen gevolg te geven aan huidige prijsvraag.
Blz. 7
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Bert Remmerie Adres: Dienst Sport&Gezondheid, Gemeenteplein 1 te 3040 Huldenberg Telefoon: 02 686 61 64 Fax: 02 686 61 76 E-mail:
[email protected]
II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: een forfaitaire borgtocht van € 5.000,00. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht.
II.4 Looptijd Voorziene begindatum van de diensten: 1 september 2014 – de maand augustus 2014 kan als inwerkmaand gebruikt na onderling akkoord. Voorziene einddatum van de diensten: 31 augustus 2023*
Blz. 8
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
* Twee stilzwijgende verlengingen voor telkens een periode van 9 jaar kunnen door de concessieverlener worden toegestaan.
II.5 Betalingstermijn De concessionaris dient maandelijks vóór de vijfde dag van de maand de concessievergoeding te storten op rekeningnummer BE63 0910 0015 3108 van de gemeente Huldenberg. In geval van niet betaling – te rekenen vanaf de negende dag na de vervaldag – wordt de wettelijke interest aangerekend op het verschuldigde bedrag tot op de dag van de vereffening.
Blz. 9
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
III. Technische bepalingen III.1 concessie De Kronkel - uitbating cafetaria De Kronkel Toelichting: uitbaten van de cafetaria; levering van dranken in zaal De Kronkel;openen en sluiten van zaal De Kronkel; toezicht op het gebruik van De Kronkel.
III.1.1 Voorwerp en beschrijving van de goederen Artikel 1 De gemeente geeft volgende cafetaria in concessie aan de concessionaris die de ononderbroken exploitatie ervan als cafetaria zal verzekeren : Cafetaria De Kronkel, Gemeenteplein 2, 3040 Huldenberg. Volgende ruimtes worden in concessie gegeven :
-
de verbruikzaal: opp. 17x7m + 4x7m afsluitbaar door schuifwand; bar van 9m, 3 flessenfrigo’s, 4 tapkranen; rekken voor glazen met partij glazen; 62 stoelen, 11 barkrukken, 16 tafels, 3 ronde tafels, 4 statafels de keuken: opp. 3x4,75m met gasfornuis, 2 lage kasten, werktafel en wastafel alle in Inox en 1 frigo; de berging: opp. 9x2m met toilet voor personeel; waterontharder; toegang tot de frigo’s het terras: opp. >20m² (doorgang vrijwaren voor diensten, voetgangers en fietsers) met speeltoestel.
De Kronkel ligt op een eiland tussen twee armen van de Ijse met aan de ene kant een ruime parking (80 plaatsen) en aan de andere kant de gemeentelijke basisschool Den Elzas. Het is een centrale plaats in de gemeente Huldenberg en een kruispunt voor wandel, fiets- en mountainbikeroutes. De sportzaal is van september tot en met mei druk bezet door diverse sportverenigingen; tijdens de maanden juni, juli en augustus is de bezettingsgraad lager van de sportzaal. Het onderhoud van de zaal, de kleedkamers, de inkom en de gedeelde toiletten wordt door de gemeente gedragen. Er is geen woongelegenheid voor de concessionaris en/of zijn uitbater/gerant in het in concessie gegeven goed voorzien.
III.1.2 Staat van de goederen Artikel 2 De concessionaris verklaart de in concessie gegeven gebouwen bezichtigd te hebben, ze goed te kennen en akkoord te gaan met de staat waarin ze zich bevinden. De concessionaris verbindt er zich toe deze goederen bij het einde van de overeenkomst in dezelfde staat of beter achter te laten met uitzondering van de normale slijtage waarvoor de concessionaris niet aansprakelijk is. Bij inwerkingtreding en bij het einde van deze overeenkomst zullen daarom in aanwezigheid van beide partijen, op tegensprekelijke wijze, een staat van bevinding en een inventaris opgemaakt worden. Bij het einde van de overeenkomst gebeurt dit nadat de concessionaris de plaatsen volledig heeft ontruimd en uiterlijk op de laatste dag van de concessieovereenkomst. Eventuele verborgen gebreken dienen binnen acht dagen na overname door de uitbater aan de gemeente gesignaleerd te worden.
III.1.3 Bestemming Artikel 3
Blz. 10
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Het goed wordt in concessie gegeven met het oog op het inrichten van een drankgelegenheid, verbonden aan sportzaal De Kronkel. De concessionaris verbindt er zich toe de hierna bepaalde bestemming van de goederen te eerbiedigen. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente mag geen wijziging van de bestemming van de in concessie gegeven goederen gebeuren.
III.1.4 Leveren van dranken Artikel 4 Bij elk door de gemeente goedgekeurd evenement in de polyvalente zaal De Kronkel waarbij de organisator de toelating heeft om dranken te verkopen in de zaal moet de organisator bieren, waters en frisdranken afnemen bij de concessionaris. Deze dranken verkoopt de concessionaris aan de organisator aan inkoopprijs. Tenslotte moet het mogelijk zijn dat de organisator kan afrekenen per fles in plaats van per begonnen bak voor de producten die de concessionaris in de cafetaria verkoopt.
III.1.5 Openen en sluiten Artikel 5 De concessionaris staat kosteloos in voor het openen en sluiten van de polyvalente zaal De Kronkel. Onder openen wordt verstaan: het openen van de zaal en de kleedkamers, uitschakelen van het inbraakalarm, de verlichting bedienen en de scheidingswanden plaatsen volgens de noden van de gebruiker en dit telkens per nieuwe gebruiker. Onder sluiten wordt verstaan: het nazien van alle installaties in de zaal en in de kleedkamers, alle installaties buiten werking stellen, alle lokalen afsluiten, vastgestelde schade melden aan de gemeente binnen de 24 uren, inschakelen van het inbraakalarm. Artikel 6 De gemeente heeft de bevoegdheid om de openingsuren van de polyvalente zaal De Kronkel vast te leggen en eventueel te wijzigen zonder dat de concessionaris enige schadeloosstelling of vermindering van de concessievergoeding kan laten gelden.
III.1.6 Toezicht op het gebruik van polyvalente zaal De Kronkel Artikel 7 De concessionaris staat kosteloos in voor het de controle en toezicht op het gebruik van polyvalente zaal De Kronkel. Dit houdt volgende taken in: Controle op het naleven en respecteren van de gereserveerde uren; Controle bij het plaatsen en terugzetten van het sportmateriaal; De gebruiker wijzen op de correcte naleving van het gebruikersreglement; Inbreuken op het niet naleven van deze afspraken, melden aan het gemeentebestuur.
III.1.7 Kosten cafetaria De Kronkel Artikel 8 De kosten voor verbruik van elektriciteit, gas, water, telefoon, internet, TV,… voor cafetaria De Kronkel en de heffingen hierop vallen ten laste van de concessionaris. De belastingen, die normaal te laste van de eigenaar vallen, worden door de gemeente gedragen. Alle andere belastingen zijn ten laste van de concessionaris. Er wordt uitdrukkelijk bepaald dat de belasting op het openen van drankslijterijen ten laste van de concessionaris valt.
III.1.8 Inrichting Artikel 9 Nieuw meubilair De concessionaris is ertoe gehouden en verbind zich ertoe om binnen de eerste 24 maanden op eigen kosten en onder eigen verantwoordelijkheid, maar onder toezicht en met het akkoord van de gemeente, het meubilair van cafetaria De Kronkel te vervangen. Voorstellen van het nieuwe meubilair zullen vooraf voor goedkeuring aan de gemeente worden voorgelegd. Artikel 10 De concessionaris kan op eigen kosten en onder eigen verantwoordelijkheid, maar onder toezicht en met het akkoord van de gemeente, de inrichting/binnenafwerking vervangen. Plannen, tekeningen,
Blz. 11
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
beschrijvingen e.d. zullen vooraf voor goedkeuring aan de gemeente worden voorgelegd. Het is de concessionaris niet toegestaan infrastructuurwerken uit te voeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente. De inrichting van de horecazaak dient te voldoen aan de eisen van veiligheid en een vlotte bediening en in een vormgeving die past bij de bestemming van het in concessie gegeven goed. Voorts is de concessionaris ertoe gehouden de gemeente steeds de toegang te verlenen tot de werken. Artikel 11 Verantwoordelijkheid voor de uitgevoerde werken De gemeente kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor schade die zou kunnen voortkomen uit de door de concessionaris uitgevoerde werken, zelfs niet indien gemeente hiervoor de toelating of opdracht verleend zou hebben. De ondernomen werken door de concessionaris, gebeuren op risico van deze concessionaris. Artikel 12 Kosten die voortvloeien uit de werken Alle kosten die voortvloeien uit om het even welke verbouwing, aanpassing of uitbreiding van de in concessie gegeven goederen als uitvoering van om het even welke wettelijke, administratieve, beroepsmatige of andere voorschriften inzake hygiëne, openbare gezondheid, veiligheid of arbeidsveiligheid omwille van de aard van handel van de concessionaris, zijn ten laste van de concessionaris. Artikel 13 Toekomst van de werken bij het beëindigen van de overeenkomst en schadevergoeding Alle infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken, van welke aard dan ook, door de concessionaris of door derden aan het in concessie gegeven goed aangebracht, worden bij het einde van deze overeenkomst verworven door de gemeente in volle eigendom. De concessionaris kan hierbij geen enig recht op vergoeding of schadeloosstelling doen gelden. Niettemin is aan gemeente eveneens het recht voorbehouden om bij het einde van de overeenkomst het ongedaan maken van de aangebrachte veranderingen op kosten van de concessionaris te vorderen. De door de concessionaris ter aanvulling geleverde inboedel blijft te allen tijde eigendom van de concessionaris en moet voorafgaandelijk schriftelijk goedgekeurd worden door de gemeente. Artikel 14 Werken door de gemeente De gemeente behoudt zich het recht voor te allen tijde en op elk ogenblik de werken die zij nodig acht uit te voeren in het in concessie gegeven goed, zonder dat de concessionaris een schadevergoeding mag vorderen.
III.1.9 Onderhoud en Herstellingen Artikel 15 Herstellingen door de gemeente De gemeente verbindt er zich toe aan de geconcedeerde gebouwen te leveren, alsook de grote herstellingen te doen die nodig blijken, behalve deze die ten laste zijn van de concessionaris. Als grote herstellingen uit te voeren door gemeente worden uitsluitend beschouwd:
-
Dakwerken Afvoerbuizen buiten het gebouw, die beschouwd worden als behorende tot de uitbating Hoofdleidingen buiten het gebouw of tot aan de teller
De concessionaris is verplicht zonder schadevergoeding noch vermindering van de concessievergoeding de uitvoering van de grote herstellingswerken die noodzakelijk zouden blijken tijdens de duur van de overeenkomst te dulden, ongeacht de termijn die de uitvoering van deze werken in beslag zal nemen. Indien ten gevolge van die werken de exploitatie van de horecagelegenheid onmogelijk zou worden, dan zal de concessievergoeding worden verminderd in evenredigheid met de termijn gedurende dewelke de horecagelegenheid niet beschikbaar zou zijn én in evenredigheid met het niet beschikbare gedeelte ervan. De gemeente verbindt er zich eveneens toe Blz. 12
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
het uitzicht en inrichting van de geconcedeerde gebouwen niet te veranderen zonder de concessionaris vooraf te horen. Artikel 16 Meldingsplicht van schade De concessionaris is verplicht gemeente schriftelijk op de hoogte te brengen van elke schade aan de geconcedeerde gebouwen en van elke nodige grote herstelling en dit binnen 24 uur na de vaststelling. De concessionaris wordt aansprakelijk gesteld voor elke verergering van die schade die een gevolg is van een laattijdige of van het ontbreken van een kennisgeving, waardoor gemeente belet werd om tijdig de nodige herstellingswerken uit te voeren. Artikel 17 Herstellingen en onderhoud door de concessionaris De concessionaris is verplicht de geconcedeerde gebouwen en installaties die hem ter beschikking worden gesteld in goede staat te onderhouden en als een goede huisvader te gebruiken. Hij zal alle herstellingen op zijn kosten verrichten. Als herstellingen en onderhoud te zijnen laste worden beschouwd:
-
alle onderhoudsherstellingen de grote herstellingen die normaal ten laste vallen van de gemeente (cfr art 14) doch die genoodzaakt worden door de fout van de concessionaris of een derde waarvoor hij verantwoordelijk is. reiniging en schoonmaak van de in concessie gegeven onroerende goederen tijdige herstelling van de apparaten, toestellen en meubilair alle installaties, buizen, apparatuur, die beschadigd werden tijdens de concessie vervangen, behalve indien de beschadiging te wijten is aan ouderdom, slijtage of aan gebrek door de gemeente de gebroken ruiten vernieuwen de sloten en de sleutels onderhouden en desnoods vervangen volgens het sluitingsplan de elektrische installaties en schakelaars onderhouden het meubilair onderhouden en desnoods vernissen of hernieuwen de binnenschilderwerken het vocht- en watervrij houden
Als de concessionaris in gebreke blijft deze herstellingen en onderhoud uit te voeren, kan gemeente de herstelling/onderhoud bevelen, en indien nodig, laten uitvoeren op kosten van de concessionaris. Artikel 18 Verantwoordelijkheid van de gemeente voor schade, hinder, enz. De gemeente kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden, wat ook de oorzaak moge zijn, voor hinder, schade, afwijkingen, toevallige onderbrekingen, enz. die zich aan de gebouwen of aan technische installaties ten dienste van de gebouwen zouden kunnen voordoen. De concessionaris kan hiervoor geen schadevergoeding of vermindering van de concessievergoeding eisen. De gemeente verbindt zich er niettemin toe de nodige maatregelen te treffen om de problemen zo snel mogelijk te verhelpen.
III.1.10 Verzekeringen Artikel 19 Door de concessionaris aan te gane verzekeringen De concessionaris zal een verzekering afsluiten tegen de risico’s van brand, ontploffing en waterschade met betrekking tot de hem geconcedeerde lokalen en voor de volle waarde ervan. De polis moet zowel het gebruikersrisico als het verhaal van buren en derden dekken en zal dus ondermeer rekening moeten houden met de aansprakelijkheid voor schade die de concessionaris zou kunnen berokkenen aan de omliggende goederen, lokalen en gebouwen van De Kronkel die niet ter beschikking van de concessionaris zijn gesteld. De concessionaris of zijn gerant zullen voor zichzelf en hun personeelsleden een verzekering afsluiten tot dekking van alle risico’s inzake burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. Blz. 13
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Vermelde verzekeringen moeten uiterlijk worden aangegaan bij de inwerkingtreding van deze overeenkomst. De concessionaris verbindt er zich toe aan de gemeente binnen acht dagen na de inwerkingtreding van deze overeenkomst het bewijs voor te leggen dat hij deze verzekering heeft aangegaan. Op ieder verzoek van de gemeente moet hij de polis en de kwijtschriften kunnen voorleggen. Artikel 20 Voorzorgen te nemen door de concessionaris De concessionaris verbindt er zich toe op zijn kosten het gebouw met het nodige materiaal ter voorkoming en bestrijding van brand te voorzien alsook tegemoet te komen aan alle vereisten inzake hygiëne, milieu en andere verplichtingen die de overheid zou opleggen en dit in het kader van de normen en de vereisten die voorgeschreven zijn of die door om het even welke bevoegde administratieve instantie zouden voorgeschreven worden, eventueel ook door de verzekeraars van de concessionaris of van de gemeente. Artikel 21 Aansprakelijkheid De concessionaris alleen, ter volledige ontlasting van de gemeente, is verantwoordelijk voor elke schade veroorzaakt aan of in de geconcedeerde lokalen ter gelegenheid van de exploitatie. De gemeente is niet verantwoordelijk voor schade welke de concessionaris zou lijden door de schuld van verbruikers, of bezoekers, noch ten gevolge van diefstal, inbraak of enig andere reden. De gemeente is evenmin verantwoordelijk voor ongevallen of schade voortvloeiend uit de uitvoering van onderhavige overeenkomst, overkomen aan eenieder die in dienst of voor rekening, hetzij rechtstreeks of onrechtstreeks, van de concessionaris werkt. Alleen de concessionaris of diens aangestelde, met uitsluiting van de gemeente, is aansprakelijk voor zijn personeel.
III.1.11 Overdracht van de concessie Artikel 22 Behoudens voorafgaande en schriftelijke toestemming van de gemeente blijft overdracht van de concessie, zelfs ten dele, verboden. Bij toegestane overdracht wordt uitdrukkelijk bedongen dat alle bepalingen van de huidige overeenkomst van kracht moeten blijven.
III.1.12 Uitbating Artikel 23 Personeel Het is de concessionaris toegestaan een uitbater/gerant aan te stellen voor de gehele of gedeeltelijke uitbating om een vlotte bediening te kunnen verzekeren. In dit geval moet de gemeente zijn schriftelijke instemming betuigen met de persoon (personen), die door de concessionaris hiervoor wordt (en) voorgesteld. Deze instemming mag tijdens de duur van de concessie ingetrokken worden. Dit besluit zal aan de concessionaris bij aangetekend schrijven betekend worden. Hij zal binnen de maand een nieuwe gerant moeten voorstellen. Personen die geen voldoende waarborg bieden inzake goed zedelijk gedrag en eerbaarheid, of inzake voorkomen en omgang met het publiek, zullen door gemeente niet aanvaard worden. In dit kader kan de gemeente om de voorlegging van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag verzoeken. De concessionaris blijft evenwel steeds en uitsluitend verantwoordelijk tegenover de gemeente wat betreft het naleven van de verplichtingen voorzien en voortvloeiend uit deze overeenkomst. Het is de concessionaris of zijn gerant toegelaten het nodige personeel in dienst te nemen. De gemeente kan zich verzetten tegen de aanwerving of het verder in dienst houden van personeelsleden die niet Nederlandstalig zijn en die wegens onvoldoende vakbekwaamheid, hun houding jegens de bezoekers van het centrum, of andere gegronde redenen niet de vereiste waarborgen bieden. Artikel 24 Permanente uitbating Blz. 14
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
De concessionaris moet alleszins de voortdurende, ononderbroken en werkelijke uitbating van de cafetaria verzekeren. Artikel 25 Sluitingsperiode De exploitatie wordt verzekerd voor de ganse duur van het jaar. Indien de concessionaris dit wenst, heeft hij een sluitingsperiode van vier weken. De vastlegging van deze periode gebeurt eveneens na overleg met de gemeente. Er kan bovendien een sluiting voorzien worden op de wettelijke feestdagen. Deze sluitingsperiode ontslaat de concessionaris niet van de diensten zoals beschreven in artikels 5 en 7. Het openen en sluiten en het toezicht op het gebruik van polyvalente zaal De Kronkel moet ook tijdens de sluitingsperiode worden gewaarborgd. Artikel 26 Het plaatsen van automaten Het plaatsen van drank-, snoep-, en/of muziekautomaten buiten de cafetaria is verboden.
III.1.13 Toezicht en controle Artikel 27 Controlerecht De gemeente, of zijn afgevaardigde is steeds gerechtigd om zich in de geconcedeerde lokalen te begeven, ten einde er controle uit te oefenen op de stipte naleving van de bepalingen van deze concessie. De concessionaris en/of zijn aangestelde uitbater(s) dienen zich te allen tijde te schikken naar de richtlijnen van de afgevaardigde van de gemeente behoudens de mogelijkheid van de concessionaris, in geval van niet akkoord, om zich te wenden tot de gemeente. De concessionaris en/of zijn uitbater/gerant moet telefonisch bereikbaar zijn tijdens de openingsuren. Artikel 28 Waterontharder In de berging van cafetaria De Kronkel komt de hoofdleiding van het water binnen en daar staat de waterontharder voor zowel de cafetaria als de polyvalente zaal. De concessionaris en/of zijn aangestelde uitbater(s) staan in voor het tijdig aanvullen van het zout in de waterontharder. De materialen hiervoor worden door de gemeente voorzien. Artikel 29 Wettelijke verplichtingen De concessionaris is gehouden alle wettelijke verplichtingen na te komen die verbonden zijn aan de uitbating. Artikel 30 Rookverbod Er is een algemeen rookverbod in openbare accommodaties.
III.1.14 Vroegtijdige beëindiging Artikel 31 Vroegtijdige beëindiging vanwege de gemeente De gemeente heeft steeds het recht eenzijdig deze concessie te verbreken indien het openbaar belang dit zou eisen of indien de concessionaris in gebreke zou blijven de voorwaarden van deze concessie na te leven. De verbreking door de gemeente moet per aangetekende brief aan de concessionaris worden betekend. Indien de gemeente een fout vanwege de concessionaris vaststelt, dan is een ingebrekestelling noodzakelijk. Worden inzonderheid beschouwd als redenen tot verbreking van de overeenkomst:
niet-betaling van verschuldigde bedragen slecht onderhoud van de geconcedeerde onroerende goederen, materieel en roerende goederen faling/faillissement van de concessionaris of gerechtelijk akkoord door de concessionaris aangevraagd vervalsing in de boekhouding door de concessionaris nalatigheid in de uitbating door de concessionaris niet-naleving van de in de huidige overeenkomst gestipuleerde voorwaarden Blz. 15
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
niet afsluiten van de nodige verzekeringen grove nalatigheid veroordeling van de concessionaris tot een criminele of correctionele straf die de goede naam van de uitbating schaadt persoonlijke houding van de gerant of van de personeelsleden van de concessionaris die strijdig is met de openbare orde of de goede zeden onaangepaste uitrusting van de cafetaria waardevermindering of achteruitgang van de uitbating die aan nalatigheid, het verzuim of ernstige tekortkomingen van de concessionaris, diens aangestelde of personeel, te wijten is.
Indien de overeenkomst wordt ontbonden door de fout van de concessionaris is deze een schadeloosstelling verschuldigd, forfaitair vastgesteld op een bedrag dat overeenkomt met zes maanden vergoeding, vermeerderd met om het even welke kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien uit de ontbinding. Geen enkele vergoeding zal door de concessionaris of zijn rechthebbende kunnen worden geëist in geval de gemeente aan deze concessie een einde zou stellen indien de concessionaris in gebreke zou blijven de voorwaarden van deze concessie na te leven en in het bijzonder om reden van één van de hierboven vermelde inbreuken. Artikel 32 Vroegtijdige beëindiging wegens overlijden Ingeval van overlijden van de concessionaris neemt de concessie van rechtswege een einde. Artikel 33 Vergoeding wegens vroegtijdige beëindiging vanwege de gemeente Indien de gemeente de overeenkomst eenzijdig opzegt voor het verstrijken van de overeengekomen termijn, - omwille van niet-naleving van de overeenkomst vanwege de concessionaris, dan zal de gemeente geen schadevergoeding verschuldigd zijn aan de concessionaris. - omwille van bedongen redenen ten voordele van het algemeen belang, dan zal de gemeente geen schadevergoeding verschuldigd zijn aan de concessionaris. - omwille van redenen van het algemeen belang waartegen de concessionaris geen verhaal heeft, dan zal de gemeente de concessionaris een schadevergoeding uitkeren ten belopen van zes maanden concessievergoeding. - zonder redenen van algemeen belang, dan zal de gemeente de concessionaris een schadevergoeding verschuldigd zijn ten belopen van zes maanden concessievergoeding. Artikel 34 Vergoeding wegens vroegtijdige beëindiging in het geval van onderling overleg Indien beide partijen in onderling overleg de overeenkomst opzeggen voor het verstrijken van de overeengekomen termijn, zullen geen van beide partijen een schadevergoeding verschuldigd zijn.
III.1.15 Registratie Artikel 35 Registratieverplichting en kosten De concessionaris is ertoe gehouden onderhavige overeenkomst te laten registreren binnen de wettelijk gestelde termijn. Eventuele kosten van zegels en registratie van deze overeenkomst zijn ten laste van de concessionaris.
III.1.16 Geschillen Artikel 36 Geschillen naar aanleiding van de uitvoering van deze overeenkomst worden zo mogelijk in der minne geregeld met het schepencollege en bij ontstentenis worden zij voor beslechting aan de rechtbanken van het arrondissement Leuven onderworpen.
Blz. 16
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “CONCESSIE DE KRONKEL - ONDERHOUD DE KRONKEL EN UITBATING CAFETARIA ” Onderhandelingsprocedure met bekendmaking
Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: “concessie De Kronkel - uitbating cafetaria De Kronkel” tegen de som van: (in cijfers, concessievergoeding op jaarbasis) Blz. 17
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
............................................................................................................ (in letters, concessievergoeding op jaarbasis ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ (in cijfers, investering, exclusief btw) ............................................................................................................ (in letters, investering exclusief btw) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: * Uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of geen procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast. * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Daarnaast zal de aanbestedende overheid zich ervan verzekeren dat de inschrijver: - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011.
Blz. 18
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
Een lijst met de namen en de beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht. Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Uitbating De indiener plant om de uitbating zelf te doen / de uitbating over te laten aan een externe uitbater (1). Voorgestelde uitbater: ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver, Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 19
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
BIJLAGE B : BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: concessie De Kronkel - uitbating cafetaria (CDK2014) Hierbij bevestigen wij dat ................................................................................................................. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in ........................................ , op ....................................... . Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.
Blz. 20
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
BIJLAGE C : INVENTARIS “CONCESSIE DE KRONKEL - UITBATING CAFETARIA ”
Nr.
Beschrijving
1
concessievergoeding op jaarbasis
2
investeringsbedrag
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw%
Totaal excl. btw : Btw : Totaal perceel 2 incl. btw :
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................
Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:
Blz. 21
GEMEENTE HULDENBERG
Ref.: CDK2014
BIJLAGE D : UITGEWERKTE VISIE uitgewerkte visie op de uitbating van de cafetaria volgens de wensen van de concessie : - prognose van de te verwachten omzet - personeelbezetting - organisatie van openen, sluiten en toezicht op polyvalente zaal De Kronkel - openingsuren - aanbod & prijzen - bijzondere meerwaarde door de kandidaat
Blz. 22
