BIJZONDER BESTEK DIENSTEN

BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR

DIENSTEN MET ALS VOORWERP

“OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET HET DOEL DE ONDERNEMINGEN TE BEGELEIDEN BIJ DE UITVOERING VAN EEN FIETSACTIEPLAN”-2014B0834

VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur

Brussels Instituut voor Milieubeheer Ontwerper Brussels Instituut voor Milieubeheer, Loïk Dal Molin Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel

BRUSSELS INSTITUUT VOOR MILIEUBEHEER

Ref.: 2014B0834

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT.................................................................................................. 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 5 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 5 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 5 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 8 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 8 I.9 VERBINTENISTERMIJN................................................................................................................. 9 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 9 I.11 PRIJSHERZIENINGEN................................................................................................................10 I.12 VARIANTEN ...........................................................................................................................10 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ...............................................................................................................10 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ....................................................................................... 11 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ...............................................................................................................11 II.2 VERZEKERINGEN .....................................................................................................................11 II.3 BORGTOCHT ..........................................................................................................................12 II.4 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN .............................................................................................12 II.5 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................12 II.6 WAARBORGTERMIJN ................................................................................................................13 II.7 OPLEVERING ..........................................................................................................................13 II.8 BEGELEIDINGSCOMITÉ (BC) ......................................................................................................13 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................................... 14 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 22 BIJLAGE D: INVENTARIS .................................................................................................... 27

Blz. 2


Ref.: 2014B0834

Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Brussels Instituut voor Milieubeheer Adres: Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Loïk Dal Molin Telefoon: 027757877 E-mail: [email protected] Ontwerper Naam: Brussels Instituut voor Milieubeheer Adres: Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Loïk Dal Molin Telefoon: 027757877 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen Gebruik van de resultaten In toepassing van het artikel 19 §ste van het KB van 14/01/2013, de huidige opdracht betreft immers het ontwerp van de modellen. Dit ontwerp brengt auteursrechten tot stand in hoofde van de aannemer. De overdracht van deze rechten is noodzakelijk om later eventuele aanpassingen te kunnen doorvoeren. In overeenstemming met de bepalingen van artikel 3, § 3 van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, worden de met de auteursrechten verbonden vermogensrechten en ieder recht betreffende de opgemaakte documenten, de prestaties van studies en de resultaten van die studies in uitvoering van deze opdracht en de gegevens die de uitvoering van de prestaties mogelijk hebben gemaakt, overgedragen aan de bouwheer. Dit betreft een definitieve en exclusieve overdracht die in de hele wereld toepasbaar is en die betrekking heeft op alle exploitatiewijzen (reproductie, communicatie via diverse kanalen zoals internet, tentoonstelling, publicatie, tentoonstelling van het stadsproject), met inbegrip van die welke niet in dit bijzonder bestek worden genoemd. Deze bepaling is ook van toepassing op de volgende documenten: – alle tussentijdse documenten; – alle werkdocumenten; – alle documenten die tijdens de uitvoering van de opdracht worden bijeengebracht; – alle voorgestelde plannen; – alle gemaakte illustraties; – alle gemaakte PowerPoint-presentaties; – het eindrapport en zijn eventuele bijlagen. De opdrachtnemer erkent dat hij werken creëert als gevolg van een bestelling door de bouwheer, in het kader van deze opdracht, en dat hij de vermogensrechten overdraagt in overeenstemming met de Blz. 3


Ref.: 2014B0834

voornoemde bepalingen, zonder dat hij daarvoor een andere vorm van vergoeding krijgt dan die welke hij ontvangt via de prijs voor de opdracht. De in dit kader voorziene vergoeding dekt de overdracht van de vermogensrechten zoals hierboven bepaald.

Blz. 4


Ref.: 2014B0834

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET HET DOEL DE ONDERNEMINGEN TE BEGELEIDEN BIJ DE UITVOERING VAN EEN FIETSACTIEPLAN. Plaats van dienstverlening: Brussels Gewest De opdracht kan 2 keer verlengd worden.

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Brussels Instituut voor Milieubeheer Havenlaan 86C/3000 1000 Brussel

I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, § 2, 1° d van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarbij de prijsvaststelling gebeurt volgens meerdere soorten bedoeld in de punten 4° tot 6° van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf Blz. 5


Ref.: 2014B0834

opvragen. De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een attest toe dat aangeeft dat ze overeenkomstig de wettelijke bepalingen betreffende de sociale zekerheid in het land waarin ze zijn ingeschreven handelen * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een attest toe dat aangeeft dat ze overeenkomstig de wettelijke bepalingen betreffende de professionele fiscale wetgeving in het land waarin ze zijn ingeschreven handelen. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. * Een attest overgemaakt door het RSVZ waaruit blijkt dat de kandidaat of inschrijver voldaan heeft aan de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid van de zelfstandigen. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) / Minimumeisen: / Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * * De omschrijving van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven. Minimum 70% van het totale bedrag van de offerte moet rechtstreeks door de inschrijver worden gepresteerd. Bijgevolg mag maximum 30% van het totale bedrag van de offerte in onderaanneming worden gegeven. * Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. De inschrijver moet minstens 3 contracten/overheidsopdrachten voor een minimaal bedrag van € 50.000 excl. btw in verband met fietsen hebben uitgevoerd. * Een verklaring welke de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener voor het verlenen van de opdracht beschikt. De inschrijver moet een minimale vloot, die hij in eigendom heeft of huurt, beschikbaar stellen van: 17 elektrische fietsen 10 vouwfietsen 10 klassieke fietsen 1 bakfiets

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Frans en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Blz. 6


Ref.: 2014B0834

Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.

Blz. 7


Ref.: 2014B0834

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het besteknummer (2014B0834) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De offerte wordt geadresseerd aan: Brussels Instituut voor Milieubeheer Afdeling Vergunningen en partnerschappen De heer Loïk Dal Molin Havenlaan 86C/3000 1000 Brussel De drager overhandigt de offerte aan de heer Loïk Dal Molin of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken ten laatste op 3 maart 2015 om 11.00 uur, hetzij bij gewone of aangetekende zending, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. De inschrijver voegt bij zijn offerte: het gedeelte van de opdracht dat hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en de onderaannemers die hij voorstelt. het offerteformulier, volledig ingevuld, vergezeld van de inventaris die erop betrekking heeft, dit alles gedateerd en ondertekend; een kopie van het volledige dossier van de offerte waarop duidelijk is vermeld “kopie”, evenals een kopie op elektronische gegevensdrager (cd of usb-stick); de inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de kopieën; een tabel met de namen van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht (wier curriculum vitae hoger wordt gevraagd als documenten voor kwalitatieve selectie), met vermelding van hun taalkundige competenties voor de uitvoering van de opdracht: Nederlands of Frans of tweetalig Nederlands en Frans, en de aanwijzing van een verantwoordelijke (contactpersoon) voor de hele duur van de opdracht; een nota die zijn voorstel van methode voor begeleiding van de ondernemingen beschrijft, en een technische beschrijving van de fietsen die ter beschikking zullen worden gesteld van de ondernemingen. Alle bewijzen en nota’s die verplicht bij de onderhavige offerte moeten worden gevoegd, moeten genummerd, gedateerd en ondertekend zijn door de dienstverlener. Aan de dienstverleners wordt ook gevraagd een duidelijke scheiding aan te brengen (met behulp van tabbladen in gekleurd karton) tussen de documenten in de bijlagen, zodat het dossier gemakkelijk geraadpleegd kan worden.

Toesturen van de offertes per mail De inschrijver mag ook zijn offerte per e-mail met een beeld van de ondertekende offerte naar het adres [email protected] sturen

I.8 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes.

Blz. 8


Ref.: 2014B0834

I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:

Nr. 1

Beschrijving

Gewicht

Prijs

40

Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2

de kwaliteit van het project van de voorgestelde opdrachten en de methode

40

De offertes worden beoordeeld op basis van de methodologische nota van de inschrijver, die een nauwkeurige beschrijving biedt van: - de planning van de opdracht: het vermogen om de opdracht aan te vangen binnen de kortst mogelijke termijn (in voorkomend geval, de oproep tot kandidaatstelling beschreven in punt 5.1 in Deel 2 van het bestek) na de gunning van de opdracht; - aantal uren voorzien voor de begeleiding van de onderneming; - aantal uren voorzien voor de bewustmaking en in netwerk brengen van de mobiliteitscoördinatoren; - aantal uren voorzien voor de communicatie, met name het beheer van het internetplatform ; - aantal georganiseerde begeleidingscomités en aantal uren dat daaraan wordt besteed; - aantal uren voorzien voor de algemene evaluatie van de opdracht; - coherentie met de andere acties voor de promotie van het fietsgebruik in het Brussels Gewest. 3

het aantal en de kwaliteit van de fietsen en de toebehoren die ter beschikking 20 zullen worden gesteld

De elektrische fietsen bovenop de 17 eenheden, die door de inschrijvers worden aangeboden, zullen bij de beoordeling veel zwaarder doorwegen dan de andere fietstypes. De technische waarde van de fietsen zal geanalyseerd worden op basis van de gedetailleerde technische fiches van de verschillende fietsmodellen, die verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd. Doorslaggevende criteria - Vouwfietsen: compactheid van de vouwfiets (in liter), gebruikscomfort op de weg (voor korte en lange afstand) uitgedrukt door de variabiliteit van de omwenteling (omwenteling minder dan 2,75 meter voor de kleinste snelheidsverhouding en onwenteling meer dan 6,5 meter voor de hoogste snelheidsverhouding). - Elektrische fietsen: Evenwicht naargelang van de positie van de motor (plaatsing vooraan = weinig aangepast aan het reliëf; plaatsing achteraan = middelmatig; plaatsing ter hoogte van de trapas = optimaal in termen van evenwicht en reactiviteit) - Stadsfietsen: gewicht van de fiets (voorkeur aan lichtgewicht) - Bakfietsen: twee wielen, laadvermogen (excl. fietser) van minimum 100 kg, minimale afmetingen Toebehoren voor elke ter beschikking gestelde fiets: afneembare fietstas, waterdicht of met bescherming tegen de regen aangepast aan de fiets (minimale capaciteit van 19 liter), hangslot dat op het kader kan worden bevestigd en de gebruiker de mogelijkheid biedt om

Blz. 9


Ref.: 2014B0834

de fiets vast te maken aan een vast voorwerp, gehomologeerde helm (EN 1078 of 1080 norm), hesje, fietsspelden - Te verstrekken op verzoek: gehomologeerd kinderstoeltje (EN 14344 norm), kinderaanhanger speciaal ontworpen voor het vervoer van passagiers en uitgerust met reflectoren (waarvan de breedte niet meer mag bedragen dan 1 meter en de lengte van het geheel – fiets en aanhanger – niet meer mag bedragen dan 2,50 meter), Villoabonnementen! - Verzekering van de fietsen tegen diefstal: voorzien door de opdrachtnemer. Totaal gewicht gunningscriteria:

100

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.

I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.

I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen.

Blz. 10


Ref.: 2014B0834

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Loïk Dal Molin Adres: Brussels Instituut voor Milieubeheer, Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Telefoon: 027757877 E-mail: [email protected] Het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Naam: de heer Xavier Nuyens Adres: Brussels Instituut voor Milieubeheer, Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Telefoon: +32 27757657 E-mail: [email protected]

II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.

Blz. 11


Ref.: 2014B0834

II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht. De borgtocht die voor de oorspronkelijke opdracht werd gesteld wordt van rechtswege overgedragen op de verlengde opdracht.

II.4 Looptijd en uitvoeringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 12 maanden De opdracht kan 2 keer verlengd worden. Na de laatste verlenging zal in ieder geval geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van dit contract. Indien de opdracht niet wordt verlengd kan de dienstverlener hiervoor geen schadevergoeding eisen.

II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Gezien de termijn van deze opdracht zal de inschrijver een kwartaalfactuur kunnen indienen op basis van de effectief uitgevoerde prestaties. Elke betaling is ondergeschikt aan de verplichting, voor de opdrachtnemer, om een gedateerde en ondertekende verklaring van schuldvordering voor te leggen, gestaafd door een gedetailleerde staat van de prestaties die de gevraagde betaling rechtvaardigt. De opdrachtnemer richt de verklaringen van schuldvordering aan het Brussels Instituut voor Milieubeheer, Departement Parkeren en Verplaatsingen, Havenlaan 86/3000, 1000 Brussel. Betalingsmodaliteiten: - de betaling gebeurt naar verhouding van de effectief uitgevoerde prestaties en op het einde van de begeleidingsopdracht; - de storting zal gebeuren na goedkeuring door het BIM van de ontvangen gedetailleerde staat: onder gedetailleerde staat van de prestaties moet worden verstaan een verslag per begeleidingsopdracht Blz. 12


Ref.: 2014B0834

zoals gespecificeerd in de technische bepalingen (deel 2) van het onderhavige bestek (zie lager). De facturen worden opgesteld in twee exemplaren en moeten worden gericht aan: Brussels Instituut voor Milieubeheer (BIM) Departement Boekhouding Havenlaan 86c/3000 1000 Brussel

II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing.

II.7 Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

II.8 Begeleidingscomité (BC) Het BC van het project zal minstens bestaan uit een vertegenwoordiger van de opdrachtnemer, Leefmilieu Brussel - BIM, alsook van het kabinet van de Minister van Leefmilieu. Andere leden kunnen worden toegevoegd. In de loop van het project vinden minimum 4 vergaderingen van het BC plaats, bovenop de begin- en eindvergaderingen. De taak van het BC bestaat erin de uitvoering en planning van de prestaties op te volgen, alsook de voorbereiding van de workshops. Elke suggestie van de opdrachtnemer en van het begeleidingscomité wordt in overweging genomen, beoordeeld en, indien mogelijk, opgenomen in het project. De opdrachtnemer verzorgt het secretariaat van het BC (uitnodiging voor vergaderingen, verslagen, …).

Blz. 13


Ref.: 2014B0834

III. Technische bepalingen 1. Context van de opdracht In het kader van de beleidsverklaring 2014-2019, het IRIS 2-plan, het Fietsplan 2010-2015 en het Lucht-klimaatplan1 2002-2010 heeft het Brussels Gewest zich ertoe verbonden de hinder veroorzaakt door het autoverkeer te verminderen door alternatieven voor de auto, waaronder de fiets, te begunstigen. Daarnaast heeft de Brusselse Hoofdstedelijke Regering in mei 2009 de ordonnantie Bedrijfsvervoerplannen (BVP) goedgekeurd, waarvan het deel over de ondernemingen een wijziging beoogt van de verplaatsingsgewoonten van de werknemers en de bezoekers van de onderneming, met inbegrip van de leveringen, ten voordele van verplaatsingswijzen die aansluiten bij een duurzaam mobiliteitsbeheer en die milieuvriendelijk zijn. Concreet betekent dit dat een onderneming bij het opstellen van haar bedrijfsvervoerplan (BVP) een langetermijnstrategie moet opstellen door geleidelijk een aantal maatregelen in te voeren die gericht zijn op een goed evenwicht tussen het algemeen mobiliteitsbelang, de kwaliteit van het leefmilieu, waaronder de kwaliteit van de lucht, en de sociaal-economische belangen van de ondernemingen. Sommige maatregelen van het actieplan van de bedrijven beogen in het bijzonder de ontwikkeling van het fietsgebruik voor woon-werkverkeer als hoofdvervoerswijze of voor het voor- of natraject, en voor dienstverplaatsingen. Op dit moment stellen we vast dat, wat de actieplannen betreft, tal van ondernemingen genoegen nemen met de toepassing van de wettelijke maatregelen. Indien ze verder gaan, lijkt de benadering doorgaans beperkt, wat de fiets betreft, en biedt de onderneming geen geheel van bijkomende maatregelen aan voor deze vervoerswijze. Bijvoorbeeld: sommige bedrijven bieden hun werknemers een conforme fietsenstalling, maar ze treffen geen andere maatregelen om het gebruik ervan aan te moedigen. Het aandeel van de fiets als hoofdvervoerswijze in de woon-werkverplaatsingen naar de Brusselse ondernemingen blijft overigens laag: 2,5% van alle verplaatsingen tussen woon- en werkplaats en 4,1% van de verplaatsingen van de Brusselse werknemers.2

Daarom wil het Gewest de ondernemingen begeleiden die moeilijkheden ondervinden bij de uitvoering van een performant en duurzaam fietsbeleid. Het doel is het voortbestaan van de acties te garanderen door de ondernemingen te helpen maatregelen in te voeren die de fiets begunstigen in een beter gestructureerd kader. Deze actie zal de andere acties die door of in het Gewest worden opgezet, ook gebruiken en opnemen (Bike Experience, Biker2Biker, Bike to Work, …).

1 2

Goedgekeurd door de Regering in eerste lezing op 26 september 2013. Cijfers uit de bedrijfsvervoerplannen van 2011. Blz. 14


Ref.: 2014B0834

In 2014 heeft de eerste editie van ‘The Bike Project’ aan tien ondernemingen de mogelijkheid geboden om gedurende 8 maanden individueel te worden ondersteund door een expert om een proactief fietsbeleid te definiëren en uit te voeren. Bovendien worden twee bijkomende ondernemingen begeleid bij de voorbereiding van de verhuizing van hun hoofdsite om te anticiperen op de maatregelen en infrastructuren voor de fietsers die moeten worden voorzien in het vooruitzicht van de verandering die hen te wachten staat. Die 2 ondernemingen zullen, net zoals de andere, kunnen genieten van de terbeschikkingstelling van fietsen voor hun personeelsleden, maar alleen in 2015, zodra de verhuizing voltooid is. De afronding van begeleiding van die twee ondernemingen behoort tot de taak van de opdrachtnemer van de eerste editie van The Bike Project, en zal bijgevolg geen deel meer uitmaken van de opdracht van de opdrachtnemer van de editie 2015. Voor de eerste editie van ‘The Bike Project’ werd een internetplatform ontwikkeld om de informatie over te maken aan de mobiliteitscoördinatoren van de geselecteerde ondernemingen. Op die manier blijven de mobiliteitscoördinatoren op de hoogte van de laatste ontwikkelingen van het project, worden ze bewust gemaakt van bepaalde thema’s (bv. fietsenstalling, week van de mobiliteit, …) en krijgen ze gemakkelijker toegang tot de verschillende tools van het project. Het beheer van dat platform alsook de reeds ontwikkelde communicatietools worden toevertrouwd aan de opdrachtnemer van de nieuwe editie van het project, die ook zal instaan voor de aanpassingen daarvan om de vooropgestelde doeleinden te bereiken. Momenteel is het platform alleen toegankelijk voor de geselecteerde ondernemingen, maar er wordt overwogen om een deel daarvan zonder toegangscodes toegankelijk te maken voor het publiek.

2. Doelstellingen Van de fiets een vervoermiddel maken dat wordt erkend en ondersteund door de ondernemingen. Hiervoor moet het gebruik van de fiets worden ontwikkeld voor zowel voor woonwerkverplaatsingen, beroepsmatige verplaatsingen, leveringen en bezoekers. Concreet is het doel van deze opdracht om jaarlijks minimum tien ondernemingen individueel te begeleiden bij het in kaart brengen van hun fietspotentieel en om een set maatregelen uit te werken die kaderen in een actieplan. Hierbij wordt rekening gehouden met de specifieke eigenschappen van ieder bedrijf, en worden verschillende types fietsen ter beschikking gesteld om dit vervoermiddel te testen. Op het einde van de opdracht moeten de kortetermijnmaatregelen geïmplementeerd zijn, en moet een aanvang zijn genomen met de maatregelen op middellange en lange termijn.

3. Doelgroep Via deze opdracht wil het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het gebruik van de fiets promoten in ondernemingen die verplicht zijn een BVP in te voeren, en dit op duurzame wijze. In het bijzonder wordt gemikt op ondernemingen met een aanzienlijk potentieel voor de ontwikkeling van hun fietsaandeel (aantal werknemers in een straal van maximum 10 kilometer, volwaardige fietsinfrastructuur in de nabijheid, …).

4. Duur van de begeleiding

Blz. 15


Ref.: 2014B0834

De begeleiding van elke onderneming duurt 8 kalendermaanden. Voor de ondernemingen die aan het verhuizen zijn of die een verhuizing op korte termijn hebben gepland, wordt dezelfde begeleiding voorzien. Die begeleiding zal evenwel in de tijd gespreid worden naargelang van de behoeften, met name om de fietsen op hun nieuwe activiteitensite ter beschikking te kunnen stellen.

5. Beschrijving van de opdracht 5.1. Oproep tot kandidaatstelling en selectie van de ondernemingen uit de doelgroep De oproep tot kandidaatstelling wordt gedaan door Leefmilieu Brussel – BIM via de database van de Brusselse ondernemingen die verplicht zijn een BVP in te dienen. De opdrachtnemer 3 plaatst een formulier van kandidaatstelling online (cf. model opgenomen in de bijlagen) via het bestaande internetplatform. De opdrachtnemer kan aanpassingen aan dat formulier voorstellen. Na de oproep tot kandidaatstelling worden de ondernemingen door het begeleidingscomité geselecteerd op basis van de door de opdrachtnemer voorbereide kandidaatsdossiers. Brussel Leefmilieu stelt de relevante informatie over de kandidaatondernemingen ter beschikking van de opdrachtnemer, en geeft advies over de verschillende dossiers. De kandidaten worden door het begeleidingscomité geselecteerd. De opdrachtnemer neemt contact op met de geselecteerde kandidaten om het project te starten, en om hen een charter (cf. model opgenomen in de bijlagen) te laten ondertekenen dat de rollen van de verschillende betrokkenen bij het project definieert. Dit charter zal worden aangevuld met het actieplan dat wordt opgesteld na de diagnose. De kandidaten die niet in aanmerking worden genomen, worden hiervan op de hoogte gebracht door de opdrachtnemer, en ontvangen een beknopt voorstel met maatregelen die ze kunnen invoeren om het fietsgebruik in hun onderneming te promoten.

5.2. Werkmethode met de ondernemingen Het hierna voorgestelde stramien voor de uitvoering van de opdracht vormt de basis van de procedure die door de inschrijver moet worden gevolgd. De inschrijver wordt evenwel aangemoedigd om aan dat stramien alle methodologische wijzigingen aan te brengen die hij nodig acht voor de optimale uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer let erop om gedurende de hele opdracht nauw samen te werken met de mobiliteitscoördinator van de onderneming. a.

Diagnose van de situatie en definitie van het actieplan

Identificatie van het fietspotentieel: de opdrachtnemer mag zich niet toespitsen op slechts één type van verplaatsing (bv. woon-werkverkeer), maar stelt een 360°-analyse voor die alle types van verplaatsingen omvat (woon-werk, inclusief vervoer van kinderen en niet beroepsmatige verplaatsingen over de middag (boodschappen, lunch), beroepsmatige verplaatsingen, bezoekers, leveringen, multimodale). Stand van zaken: de opdrachtnemer brengt alle maatregelen die de onderneming al heeft getroffen in kaart en beoordeelt ze. Hij analyseert ook de bestaande infrastructuren binnen de onderneming en in de onmiddellijke omgeving ervan.

3

Dat wil zeggen, de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. Blz. 16


Ref.: 2014B0834

Opstelling van een actieplan: de opdrachtnemer helpt de onderneming een streefdoel te bepalen in termen van aansporing tot fietsgebruik. Op basis van deze doelstelling stellen de opdrachtnemer en de onderneming een actieplan op. Dit actieplan omvat concrete maatregelen, die meetbaar en realistisch zijn (bv. bike coaching, registratie van de fietsverplaatsingen, opleidingen ‘fietsen in het verkeer’, betere fietsenstallingen). Een hiërarchie van de maatregelen moet worden opgesteld naargelang van de beschikbare middelen en hun impact. -

Het charter van de onderneming (cf. model in bijlage) wordt aangevuld met het actieplan.

a. Begeleiding voor de uitvoering van het actieplan De opdrachtnemer ondersteunt de ondernemingen bij de uitvoering van hun actieplan. Hiervoor ontwikkelt hij de tools die hij nodig acht voor deze begeleiding: internetplatform voor hulp en technische ondersteuning, communicatiemiddelen, boordtabellen van de actieplannen, samenstelling van een projectteam in de onderneming, enz. De opdrachtnemer kan ook andere tools ontwikkelen die hij nuttig acht voor de uitvoering van de opdracht. Hij bezoekt de gevolgde ondernemingen regelmatig, en organiseert er een aantal acties om mensen in het zadel te krijgen. Het doel is de werknemers zo veel mogelijk tot fietsgebruik op lange termijn aan te sporen. De opdrachtnemer let er ook op om: 

de bestaande tools op het vlak van het fietsgebruik te valoriseren, en meer in het bijzonder diegene die worden ondersteund door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (met name Bike Experience, Biker2biker en Naar het werk zonder auto).



de ondernemingen te informeren over de hulp die het Gewest biedt op het vlak van financiering en fiscale voordelen voor een mobiliteitsvriendelijk beleid, en die te begeleiden bij de nodige stappen.

De opdrachtnemer let erop dat de geselecteerde ondernemingen het gebruik van de fiets door de werknemers effectief opvolgen (woon-werk, inclusief vervoer van kinderen en niet beroepsmatige verplaatsingen over de middag (boodschappen, lunch), beroepsmatige verplaatsingen, bezoekers, leveringen, multimodale). Indien die nog niet bestaat, moet die specifieke en versterkte follow-up door de onderneming worden verzekerd zodra de begeleiding start. Die gebeurt via de beschikbare of nog te ontwikkelen meest betrouwbare middelen (fietsvergoedingen, mobiliteitsenquête, telling in de fietsenstalling, vragenlijst aan de bezoekers, enquête bij de departementen die gebruik maken van de leveringsdiensten…). Aan het einde van de begeleiding voert de opdrachtnemer een analyse uit om de redenen te verklaren van de evolutie van het fietsgebruik in de onderneming en van de meest relevante middelen om dat fietsgebruik nog meer te ontwikkelen in de toekomst. In de loop van de begeleidingsopdracht bezorgt de opdrachtnemer een verslag van de followup aan Leefmilieu Brussel. b. Evaluatie van het actieplan in de onderneming Gedurende het hele project evalueert de opdrachtnemer het werk dat werd verricht binnen de onderneming, en dit op basis van de doelstellingen die de mobiliteitscoördinator samen met de opdrachtnemer heeft vastgelegd. Op het einde van het project moet de opdrachtnemer nagaan of de onderneming de nodige autonomie heeft verworven om haar fietsbeleid voort te zetten, door samen met de onderneming een actieplan op te stellen voor het komende jaar. De opdrachtnemer meet de impact van het actieplan, in het bijzonder in termen van: Blz. 17


Ref.: 2014B0834

-

de evolutie van het modale aandeel (op basis van enquêtes of van de cijfers die beschikbaar zijn binnen de onderneming vóór en na de begeleiding);

-

het succes van de ingevoerde maatregelen (op basis van het deelnamepercentage aan de acties, van de beoordelingen en respons van de werknemers);

-

de autonomie van de onderneming om haar acties voort te zetten (op basis van de kwaliteit van het nieuwe actieplan, van de innovatie die daar wordt ontwikkeld en van het dynamisme en de wilskracht van de onderneming, op alle niveaus, om het gebruik van de fiets te promoten);

Ongeveer 6 maanden na het einde van de begeleiding wordt een follow-upvergadering aan de ondernemingen voorgesteld om de mobiliteitscoördinator te stimuleren om de acties ter bevordering van het fietsgebruik in zijn onderneming voort te zetten, om te antwoorden op specifieke vragen, om het nieuwe actieplan en de evolutie van het fietsgebruik te evalueren. Na die vergadering bezorgt de opdrachtnemer een analyse en een toekomstperspectief van de door de onderneming geboekte vooruitgang aan Leefmilieu Brussel. 5.3. Bewustmaking en in netwerk brengen van de mobiliteitscoördinatoren De opdrachtnemer zorgt voor een gezonde wedijver tussen de geselecteerde ondernemingen. Tijdens de hele duur van de begeleiding worden de mobiliteitscoördinatoren en een lid van de onderneming die betrokken is bij het project (of een leidinggevend persoon van de onderneming) samengebracht tijdens praktische workshops om hen te sensibiliseren voor de maatregelen die moeten worden genomen om het fietsgebruik in hun onderneming te promoten, en om de synergieën tussen de deelnemende ondernemingen te bevorderen (bv. voor de groepsaankoop van fietsen). Er dienen verschillende praktische en concrete activiteiten te worden voorzien, in het bijzonder door hen op de fiets te zetten en een ontmoeting te regelen met de mobiliteitscoördinatoren van voorbeeldondernemingen in dit domein. In dat perspectief worden drie workshops georganiseerd (bij de start, halfweg en aan het einde van de begeleiding), die volledig door de opdrachtnemer worden geleid (met inbegrip van de catering: koffie, thee, dranken, kwaliteitsvolle en biologische broodjes). De mobiliteitscoördinatoren van de ondernemingen die in aanmerking zijn gekomen voor een begeleiding tijdens de eerste editie van ‘The Bike Project’, moeten in het netwerk behouden blijven. De laatste ontwikkelingen die op het internetplatform worden geplaatst, blijven aan hen toegezonden worden (behalve indien ze uitdrukkelijk vragen om die niet meer te ontvangen). Elk van hen wordt uitgenodigd om deel te nemen aan minstens één van de workshops van de nieuwe editie van ‘The Bike Project’, waar ze kunnen getuigen van hun ervaring en van de vordering van hun acties om het gebruik van de fiets in hun onderneming te promoten. De opdrachtnemer moet het dynamisme van het netwerk van de mobiliteitscoördinatoren stimuleren door de uitwisseling van ervaringen en goed praktijken te bevorderen.

5.4. Terbeschikkingstelling van fietsen Binnen de verschillende mogelijke maatregelen die in de ondernemingen kunnen worden ingevoerd, wil Leefmilieu Brussel aan de werknemers de kans geven om te experimenteren met verschillende types van fietsen (klassieke fiets, elektrische fiets, vouwfiets en bakfiets) voor hun verschillende types van verplaatsingen (woon-werk, inclusief vervoer van kinderen, beroepsmatige verplaatsingen, bezoekers, leveringen, multimodale). Daarbij dient bijzondere nadruk te worden gelegd op, bijvoorbeeld, de dienstverplaatsingen wanneer er een reëel potentieel bestaat binnen de onderneming. De juiste toebehoren moeten ook worden aangeboden (hangsloten, fietstassen, helmen, kinderstoeltjes, …), en worden afgestemd op de noden.

Blz. 18


Ref.: 2014B0834

Naargelang van de vraag van de werknemers in de geselecteerde ondernemingen stelt de opdrachtnemer verschillende types van fietsen ter beschikking van de ondernemingen, over een voldoende lange periode (minimum 10 kalenderdagen, niet noodzakelijk achter elkaar, waarin een weekend kan vallen), om de werknemer de kans te geven een overtuigende test te maken voor zijn verplaatsingen. Na de testperiode moet de werknemer kunnen oordelen of een dergelijke fiets een geschikte vervoerswijze is voor zijn woon-werkverplaatsingen (met inbegrip van het vervoer van kinderen), beroepsverplaatsingen en leveringen.

De fietsenvloot die door de opdrachtnemer ter beschikking zal worden gesteld van de ondernemingen, moet minstens bestaan uit: - 17 elektrische fietsen - 10 vouwfietsen - 10 klassieke fietsen - 1 bakfiets Opdat deze maatregel succesvol zou zijn, stelt de inschrijver fietsen voor waarvan de kwaliteit en de prestaties beantwoorden aan de gunningscriteria (cf. deel 1: administratieve bepalingen). In zijn offerte vermeldt hij de merken en modellen van de fietsen en toebehoren die ter beschikking zullen worden gesteld, en voegt hij de gedetailleerde technische fiches van de verschillende fietsmodellen bij. Bovendien zorgt hij voor het onderhoud van de ter beschikking gestelde fietsen, alsook voor een pechverhelping daarvan binnen de 24u na melding van het probleem, van maandag tot vrijdag. Als de vraag naar een type van fiets het aanbod overtreft, worden de fietsen eerst ter beschikking gesteld van de werknemers van de onderneming op basis van hun nut (bv. elektrische fietsen worden eerst ter beschikking gesteld van de personen die het verst van de werkplaats wonen, waar het meest reliëf is, en die lichamelijke problemen ervaren bij het trappen). De opdrachtnemer zorgt voor een follow-up van het gebruik van de fietsen, en voert een tevredenheidsenquête bij de gebruikers uit. Bovendien stelt de opdrachtnemer in alle begeleide ondernemingen en aan alle personen die een leenfiets gebruiken het volgende voor: - een praktische vorming (instructies voor het gebruik van de fiets, hanteren van de fiets en begeleide fietstocht in de omgeving van de onderneming) en theoretische vorming (verkeersreglement voor de fietser en aandachtspunten inzake veiligheid) - fietsroutes (gepersonaliseerde woon-werkroute, tussen de verschillende sites van de onderneming, naar de belangrijkste bestemmingen van de dienstverplaatsingen…) en terbeschikkingstelling van de fietskaarten van het Brussels Gewest Naast de leenfietsen stelt de opdrachtnemer minstens 3 Villo-abonnementen ter beschikking!

5.5. Coherentie met andere acties in het Gewest Het actieplan moet steunen op specifieke maatregelen voor de fiets die worden georganiseerd of ondersteund door het Gewest, zoals ‘Bike To Work’ en ‘Bike Experience’ en ‘Biker 2 Biker’ in de ondernemingen.

Blz. 19


Ref.: 2014B0834

5.6. Gegevensdragers voor communicatie en tools bestemd voor de begeleiding van de ondernemingen De opdrachtnemer werkt in voortzetting van de editie 2014 van ‘The Bike Project’, met naleving van de naam, slogan en het voor deze editie goedgekeurde grafische charter. Hij neemt ook de tools en/of de gegevensdragers over die daarvoor werden ontwikkeld, met name: - internetplatform en alle documenten die op dat platform moeten worden gedownload…… - verbintenischarter (cf. model in bijlage) - strandvlaggen om te gebruiken tijdens evenementen (workshops, overhandiging van de leenfietsen, …) - boordtabel van de door de onderneming te nemen acties De opdrachtnemer brengt aan die documenten de wijzigingen en verbeteringen aan die hij nodig acht voor het volbrengen van zijn opdracht. Het internetplatform heeft tot doel de mobiliteitscoördinatoren te informeren, te sensibiliseren en in netwerk te brengen. Het moet hen ook aanzetten tot een gezonde wedijver. Het platform bestaat uit een presentatiepagina van het project, een lijst met de deelnemende ondernemingen, een lijst met de documenten die kunnen worden gedownload, waarvan sommige via een tool zijn gehost, een lijst met de nieuwigheden, waaronder foto’s in de vorm van een galerij, alsook een lijst met links. Op dit ogenblik is het www.thebikeproject.be platform alleen toegankelijk voor de mobiliteitscoördinatoren van de geselecteerde ondernemingen. Die toegang geschiedt via een login: ‘thebikeproject’ en een paswoord: ‘123’. Om het project evenwel meer kenbaarheid te geven bij de Brusselse ondernemingen, zal een deel van de website zonder toegangscode voor het publiek worden opengesteld. Het platform zal bijgevolg moeten worden aangepast en ook regelmatig worden bijgewerkt. De opdrachtnemer ontwikkelt daarop onder andere: - een publiek toegankelijk deel: om meer kenbaarheid te geven aan het project plaatst hij hier de ervaringen van sommige ondernemingen (schriftelijke of gefilmde interviews) in de kijker - het beperkt toegankelijke deel moet aan de deelnemers van de vorige edities de mogelijkheid bieden om de laatste ontwikkelingen van de lopende editie te volgen. De website wordt gehost op een server van OVH (OVH Shared Hosting Pro 2014). De opdrachtnemer is de contactpersoon voor de facturering van de hosting van de website, en staat bijgevolg in voor de betaling van de hosting. Leefmilieu Brussel neemt de domeinnaam voor zijn rekening, en zal de eindeigenaar zijn van de website en van de inhoud daarvan. Drupal is het gebruikte CMS voor het beheer van de website. Tijdens de hele duur van de opdracht biedt de opdrachtnemer een ‘helpdesk’ service (beperkte vragen) voor de ondernemingen van het lopende project alsook voor die van de vorige edities. De inschrijver doet in zijn offerte een voorstel betreffende de externe communicatie. Daarover zal beslist worden in het begeleidingscomité. Dat voorstel moet evenwel budgettair beperkt blijven, en mag maximum 5% van het totale bedrag van de offerte bedragen. 5.7. Verslag per onderneming

Blz. 20


Ref.: 2014B0834

Na elke begeleiding bezorgt de opdrachtnemer het BIM een specifiek verslag voor de betrokken onderneming. Dit verslag omvat alle punten die hierboven zijn opgenomen (diagnose van de begintoestand, actieplan, gebruik van de ter beschikking gestelde fietsen, …), aangevuld met een synthese en een evaluatie van de opdracht in de onderneming. 5.8. Evaluatie van de algemene opdracht Op het einde van de opdracht stelt de opdrachtnemer een schema voor evaluatie van het project voor, alsook een lijst met aanbevelingen om de eventuele toekomstige edities te verbeteren. 6. Organisatie van de opdracht Begeleidingscomité (BC): het BC van het project zal minstens bestaan uit een vertegenwoordiger van de opdrachtnemer, van het BIM en van het kabinet van de Minister van Leefmilieu. Andere leden kunnen worden toegevoegd. In de loop van het project vinden minimum 4 vergaderingen van het BC plaats, bovenop de begin- en eindvergaderingen. De taak van het BC bestaat erin de uitvoering en de planning van de prestaties alsook de voorbereiding van de workshops op te volgen. Elke suggestie van de opdrachtnemer en van het begeleidingscomité wordt in overweging genomen, beoordeeld en, indien mogelijk, opgenomen in het project. De opdrachtnemer verzorgt het secretariaat van het BC (uitnodiging voor vergaderingen, verslagen, …). Taalgebruik: de opdrachtnemer begeleidt de ondernemingen in de taal of talen van hun keuze, namelijk het Nederlands, het Frans en/of het Engels, indien van toepassing. Activiteitenverslag: een ontwerp van activiteitenverslag wordt op het einde van de opdracht ter goedkeuring voorgelegd aan het BIM. De opmerkingen worden opgenomen in het definitieve verslag. Dit omvat in het bijzonder de evaluatie van de uitvoering van de actieplannen van de ondernemingen, alsook de evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering van het project. Coherentie van de informatie: De opdrachtnemer ziet erop toe dat de informatie die aan de ondernemingen wordt bezorgd, coherent is en overeenstemt met de informatie bezorgd door het BIM.

Blz. 21


Ref.: 2014B0834

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET HET DOEL DE ONDERNEMINGEN TE BEGELEIDEN BIJ DE UITVOERING VAN EEN FIETSACTIEPLAN” Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.

Algemene inlichtingen

Blz. 22


Ref.: 2014B0834

Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

Blz. 23


Ref.: 2014B0834

BIJLAGE B : Kandidaatstellingsformulier (in te vullen door de geïnteresseerde bedrijven)

Blz. 24


Ref.: 2014B0834

Blz. 25


Ref.: 2014B0834

BIJLAGE C : Charter voor de deelname aan het project (te ondertekenen door de betrokken partijen: het gekozen bedrijf en Leefmilieu Brussel)

Blz. 26


Ref.: 2014B0834

BIJLAGE D: INVENTARIS “OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET HET DOEL DE ONDERNEMINGEN TE BEGELEIDEN BIJ DE UITVOERING VAN EEN FIETSACTIEPLAN”

Nr. Beschrijving

Type

1

Behandeling van de oproep tot kandidaatstelling

GP

2

Begeleiding van een onderneming

VH

3

In netwerk brengen van de mobiliteitscoördinatoren

GP

Eenh.

Hoev.

EHP. in cijfers excl. btw

1 per onderneming

10 1

Terbeschikkingstelling van de fietsen 4

Terbeschikkingstelling van een elektrische fiets en toebehoren (dagen)

VH

per fiets/per dag

2000

5

Terbeschikkingstelling van een vouwfiets en toebehoren (dagen)

VH

per fiets/per dag

1500

6

Terbeschikkingstelling van een klassieke fiets en toebehoren (dagen)

VH

per fiets/per dag

800

7

Terbeschikkingstelling van een bakfiets en toebehoren (dagen)

VH

per fiets/per dag

150

8

Communicatie: ontwikkeling en gegevensdragers (pakket)

GP

1

9

Evaluatie van de algemene opdracht

GP

1 Totaal excl. btw :

Blz. 27

Totaal excl. btw


Ref.: 2014B0834

Nr. Beschrijving

Type

Eenh.

Hoev.

EHP. in cijfers excl. btw

Totaal excl. btw

Btw 21% : Totaal incl. btw :

De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening: Legende: Hier kan u één van volgende mogelijkheden invullen : o VH of V.H. : een vermoedelijkhe hoeveelheid post. Dit betekent dat de hoeveelheid van de post niet exact op voorhand kan vastgesteld worden in het bestek en dus enkel bij benadering opgegeven wordt. Tijdens de uitvoering kan deze hoeveelheid overschreden of onderschreden worden. Bij de eindafrekening maakt men steeds een afzonderlijke afrekening van alle VH – posten. o FH of F.H. : een forfaitaire hoeveelheid post. Dit betekent dat de hoeveelheid van de post wel exact is vastgesteld in het bestek en niet mag overschreden worden tijdens de uitvoering, behalve na goedkeuring van een verrekening. o TP / GP : een totale / globale prijs post. De hoeveelheid is 1, de totale prijs van de post wordt opgegeven. o VB : een "verplicht bedrag" post. Dit betekent dat dit bedrag op voorhand vastligt en in alle offertes hetzelfde zal zijn, bij voorbeeld voor proeven. o VS : een "voorbehouden som" post. Ook hier ligt het bedrag van tevoren vast en is hetzelfde in alle offertes, bvb. voor onvoorziene werken. Deze som zal typisch niet voor het exacte voorziene bedrag uitgevoerd worden. Niet hoofdlettergevoelig. Indien niet ingevuld, veronderstelt 3P dat het om een vermoedelijke hoeveelheid (VH) gaat. o PM : een pro memorie post. Dit is een lijn waarvoor je geen raming of hoeveelheid invult, maar die louter informatief wordt vermeld, bvb. om aan te geven welke elementen inbegrepen zijn in een bovenliggende post. Indien men een raming en hoeveelheid toevoegt zal deze post opgenomen worden in het overzicht van posten in de meetstaat, maar de prijs zal niet bijgeteld worden in de raming of offerte (en wordt niet getoond aan de inschrijver). Blz. 28


Ref.: 2014B0834

Blz. 29

BIJZONDER BESTEK DIENSTEN

Recommend Documents