BIJZONDER BESTEK DIENSTEN TRAJECTBEGELEIDING, ADVIES EN KWALITEITSCONTROLE BIJ HET PROJECT "COMMISSARIAAT DRIE HOFSTEDEN" OPEN OFFERTEAANVRAAG

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR

DIENSTEN MET ALS VOORWERP

“TRAJECTBEGELEIDING, ADVIES EN KWALITEITSCONTROLE BIJ HET PROJECT "COMMISSARIAAT DRIE HOFSTEDEN" ”

OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur

Politiezone VLAS Ontwerper Directie: Staf - Dienst: Beleid, Frank Maes Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk (Marke)

Blz. 1

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .................................................................................................. 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 7 I.9 VERBINTENISTERMIJN ................................................................................................................. 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN ................................................................................................................. 8 I.12 VARIANTEN ............................................................................................................................ 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE................................................................................................................. 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ......................................................................................... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ................................................................................................................ 9 II.2 VERZEKERINGEN ...................................................................................................................... 9 II.3 BORGTOCHT ........................................................................................................................... 9 II.4 LOOPTIJD............................................................................................................................... 9 II.5 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................10 II.6 WAARBORGTERMIJN ................................................................................................................10 II.7 OPLEVERING ..........................................................................................................................10 I. TECHNISCHE BEPALINGEN ............................................................................................. 11 I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................................................................11 I.2 ALGEMEEN KADER VAN DE OPDRACHT.............................................................................................11 I.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .................................................................................................11 I.3.1 De optimaliseringsfase ...................................................................................................12 I.3.2 De aanbestedingsfase ....................................................................................................12 I.3.3 De uitvoeringsfase .........................................................................................................12 I.3.4 De definitieve opleveringsfase ........................................................................................13 I.3.5 Optie .............................................................................................................................13 I.3.6 Communicatie ................................................................................................................13 I.4 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................13 I.5 VERPLICHTINGEN VAN DE TRAJECTBEGELEIDER .................................................................................13 I.6 VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVER .....................................................................................13 I.7 PUBLICITEIT OF PUBLIEKE VERKLARINGEN .......................................................................................14 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER ....................................................................................... 15 BIJLAGE B: VERKLARING OP EER ....................................................................................... 17 BIJLAGE C: INVENTARIS .................................................................................................... 19

Blz. 2

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

Ontwerper Naam: Directie: Staf - Dienst: Beleid Adres: Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk (Marke) Contactpersoon: CP Frank Maes Telefoon: 056 271 142 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen

Blz. 3

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Trajectbegeleiding, advisering en kwaliteitscontrole bij het project "Commissariaat Drie Hofsteden" . Toelichting: De politiezone Vlas is een meergemeentelijke zone (Kortrijk-Kuurne-Lendelede) met ongeveer 300 medewerkers. Momenteel zijn de directies/diensten van de politiezone verspreid over drie commissariaten in Kortrijk en twee lokale politieposten in Kuurne en Lendelede. Medio 2018 worden alle directies/diensten gecentraliseerd in één gebouw, het "Commissariaat Drie Hofsteden". In die tijdspanne leggen wij twee veranderingstrajecten af: 1. De interne werking van de PZ Vlas wordt geoptimaliseerd door het afstemmen van de processen en de organisatie op nieuwe verwachtingen, inzichten en (technische) middelen. 2. Een schoolgebouw (Hogeschool Howest, Renaat De Rudderelaan 3, 8500 Kortrijk) wordt aangepast en gerenoveerd aan die werking. De politiezone Vlas wenst een samenwerking aan te gaan met een dienstverlener die beide veranderingstrajecten begeleidt. (meer info in deel III, technische bepalingen) Plaats van dienstverlening: PZ Vlas, Oude-Vestingsstraat 2A, 8500 Kortrijk

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Politiezone VLAS Oude-Vestingsstraat 2A 8500 Kortrijk

I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.

I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarbij de prijsvaststelling gebeurt volgens meerdere soorten bedoeld in de punten 4° tot 6° van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.

Blz. 4

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) * Attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen. * Een verklaring op erewoord dat de inschrijver : - niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - in orde is met de betaling van belastingen - zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) * Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's. * Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) * Een lijst met de namen en de beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht. * Technische bekwaamheid - Referenties Minimumeisen: Een lijst van drie referenties die gelijkaardig zijn met de in deel III beschreven opdracht, uitgevoerd tijdens de laatste 7 jaar, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten werden uitgevoerd voor een project met een minimum bouw-, renovatie- of aanpassingskost van 4.000.000 euro (excl. BTW). * Het aantonen van ervaring in het bouwmanagement van DBM-projecten.

Blz. 5

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting en het besteknummer (2015/01) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: Politiezone VLAS Directie: Staf - Dienst: Beleid CP Frank Maes Oude-Vestingsstraat 2A 8500 Kortrijk De drager overhandigt de offerte tijdens de kantooruren aan CP Frank Maes, Commissariaat Ter Doenaert, Baliestraat 3, 8510 Kortrijk (Marke) of geeft die bij zijn afwezigheid af op het Stafsecretariaat, gelegen op hetzelfde adres. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

Blz. 6

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Commissariaat Ter Doenaert (zaal Porthos), Baliestraat 3, 8510 Kortrijk (Marke) Datum: 14 augustus 2015 om 14.00 uur

I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. 1

Beschrijving

Gewicht

Visie, methode en plan van aanpak

40

De inschrijver geeft inzicht in de aanpak en verloop van de samenwerking voor de uitvoering van de vier fasen van deze opdracht. (zie punt III.3) Aandachtspunten daarbij zijn: 1. de organisatie van het contact, overlegmomenten en de inbreng van de stuurgroep en de eventueel nodige derden; 2. het betrekken van de medewerkers van de PZ Vlas teneinde hun ideeën om te zetten in toepasbare concepten; 3. de wijze van het verzamelen en analyseren van de nodige informatie; 4. een stappenplan met een gedetailleerde en realistische timing voor het doorlopen van de verschillende fasen van deze opdracht met aanduiding van de verwachte inbreng van de opdrachtgever en van de (deel)resultaten van de trajectbegeleider; 5. het voorstel is geen theoretisch model maar is helder geformuleerd en onmiddellijk bruikbaar. De PZ Vlas wil de dienstverlening laten aanvangen op 15 september 2015. Daaraan kunnen voldoen is een pluspunt. 2

Expertise en ervaring

40

De inschrijver deelt mee welke teamleden zullen instaan voor de uitvoering van de opdracht. Daarbij verschaft hij inzicht in hun kwalificaties, expertise en verwezenlijkingen. Hij toont ook aan hoe hij in hun vervanging kan voorzien. De ervaring wordt ook beoordeeld op de inhoud van de referenties die de inschrijver opgeeft. (zie punt I.5) Referenties bij (lokale) overheden en bij politiezones in het bijzonder zijn een pluspunt. 3

Prijs

20

De prijssetting door de inschrijver bevat twee luiken: Luik 1: De inschrijver geeft een dagprijs op voor diensten verleend door 1. een senior adviseur, 2. een junior adviseur en 3. een administratief/ondersteunend medewerker. Luik 2: De inschrijver geeft anderzijds een verwacht budgetgebruik op volgens de verschillende fases van de opdracht. De inschrijver verzamelt die gegevens in één overzichtelijke tabel met per fase, het verwacht aantal dagen inzet van de senior adviseur, de junior adviseur en de administratief/ondersteunende medewerker met hun prijs Blz. 7

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

overeenkomstig luik 1. Weging: Beide luiken worden beoordeeld op 10 punten, volgens de regel van drie. De meest voordelige regelmatige offerte krijgt het maximum van de punten. Voor de volgende in de rangschikking wordt de volgende formule toegepast: aantal punten = (2 - (opgegeven prijs / voordeligste prijs)) maal 10. De punten behaald op beide luiken worden opgeteld. Totaal gewicht gunningscriteria:

100

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.

I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.

I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan

Blz. 8

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: CP Frank Maes Adres: Directie: Staf - Dienst: Beleid, Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk (Marke) Telefoon: 056 271 142 E-mail: [email protected]

II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.

II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht.

II.4 Looptijd Voorziene begindatum van de diensten: 15 september 2015 Voorziene einddatum van de diensten: 1 juni 2018

Blz. 9

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing.

II.7 Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

Blz. 10

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

III. Technische bepalingen III.1 Aanbestedende overheid Voor deze opdracht is de PZ Vlas de aanbestedende overheid. Voor de ruime opdracht van het aanpassen en renoveren van het schoolgebouw kan de politiezone een andere instantie mandateren om als aanbestedende overheid op te treden. De opdrachtnemer heeft in dit geval geen recht op enige schadevergoeding.

III.2 Algemeen kader van de opdracht De PZ Vlas is een meergemeentelijke politiezone (Kortrijk-Kuurne-Lendelede) met ongeveer 300 medewerkers. Momenteel zijn de directies/diensten van de politiezone verspreid over drie commissariaten in Kortrijk en twee lokale politieposten in Kuurne en Lendelede. Medio 2018 worden alle directies/diensten gecentraliseerd in één commissariaat "3 Hofsteden". In die tijdspanne leggen wij twee veranderingstrajecten af: 1. De interne werking van de PZ Vlas wordt geoptimaliseerd door het afstemmen van de processen en de organisatie op nieuwe verwachtingen, inzichten en (technische) middelen. 2. Een schoolgebouw (Hogeschool Howest, Renaat De Rudderelaan 3, 8500 Kortrijk) wordt aangepast en gerenoveerd aan die werking. Beide trajecten lopen parallel maar hebben vanzelfsprekend raakpunten. De PZ Vlas wenst een samenwerking aan te gaan met een dienstverlener die beide veranderingstrajecten begeleidt, weliswaar met de focus op het aanpassen en renoveren van het schoolgebouw. Om die reden moet de dienstverlener ervaring hebben in meerdere disciplines van aanpassing- en renovatiewerken om gedurende de hierna beschreven fasen oordeelkundig advies en begeleiding te verstrekken. Die dienstverlener wordt verder de trajectbegeleider genoemd. De opdrachtgever vormde voor het aansturen en opvolgen van het traject een stuurgroep die als volgt werd samengesteld: 1. De voorzitter: de voorzitter van het politiecollege of de vervanger (burgemeester) 2. De vaste leden: a. De leden van het politiecollege; b. De korpschef c. De bijzondere rekenplichtige, verantwoordelijke werkgroep Budget d. De verantwoordelijke van de werkgroep Ontwerp en Technieken e. De verantwoordelijke van de werkgroep Functioneel – Operationeel f. De projectcoördinator

III.3 Beschrijving van de opdracht De opdracht omvat de bijstand van de trajectbegeleider voor het volledige traject, in principe vanaf de voorbereiding van de opdracht voor de aanpassing en de renovatie tot de definitieve oplevering van de aanpassings- en renovatiewerken. Blz. 11

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

Het volledige traject verloopt over vier fasen: 1. de optimaliseringsfase 2. de aanbestedingsfase 3. de uitvoeringsfase 4. de opleveringsfase

III.3.1 De optimaliseringsfase De centralisatie van alle directies en diensten in één commissariaat betekent een tastbare mijlpaal in de geschiedenis van de PZ Vlas. Voorafgaandelijk worden alle werkprocessen geanalyseerd en vervolgens aangepast aan nieuwe verwachtingen (kerntaken, eerste-lijn-dienstverlening vs. back-office ), voortschrijdende inzichten (HRM, diversiteit, het “anders werken”…) en gewijzigde middelen (capaciteit, technologie, CCTV, digitalisering, …). Daarbij is out-of-the-box-denken geboden. De organisatie (organogram, personeelsformatie en -bezetting) wordt vervolgens afgestemd op die optimalisering. De trajectbegeleider staat de korpschef en –leiding bij in dit intern veranderingstraject. Een deelresultaat is het visualiseren van de processen in workflow, looplijnen, lay-outs en volumes en dergelijke. Daaruit volgt een projectdefinitie en een programma van eisen teneinde het commissariaat “Drie Hofsteden” volledig af te stemmen op de werking van de politiezone. De optimaliseringsfase eindigt niet met dit deelresultaat. Ze loopt verder door met de implementatie van de optimalisatie, weliswaar parallel met de volgende fasen. De af te leveren producten zijn: 1. Een projectdefinitie 2. Een programma van eisen, afgesteld op de verwachtingen van de politiezone en het budget 3. Een lastenboek

III.3.2 De aanbestedingsfase Tijdens de selectiefase adviseert en ondersteunt de trajectbegeleider de stuurgroep bij in het toewijzen van de opdracht voor het aanpassen en renoveren van het commissariaat “Drie Hofsteden”. Dit houdt in (niet limitatief): 1. Advies en begeleiding bij het aanbesteden van de opdracht (wettelijkheid, selectieleidraad, gunningsleidraad); 2. Advies bij de beoordeling van de kandidaturen en offertes, betreffende onder meer: a. Onderzoek van de kandidaten en inschrijvers; b. Invulling programma van eisen c. Plan van aanpak d. Projectbudget 3. Begeleiding bij het opmaken van het gunningsverslag, gunningsbrief en bevel tot aanvang van de werken.

III.3.3 De uitvoeringsfase Tijdens de uitvoeringsfase adviseert en ondersteunt de trajectbegeleider de stuurgroep bij de opvolging van de werken voor het aanpassen en renoveren van het commissariaat “Drie Hofsteden”. Deze fase vangt aan bij de betekening van het bevel tot aanvang van de werken en loopt tot en met de voorlopige oplevering. Dit houdt in (niet limitatief): 1. Controle op de uitvoering van het ontwerp; 2. Controle op de kwaliteit van de realisaties; Blz. 12

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

3. Controle op het budget 4. Opvolgen en bijsturen van de planning; 5. Begeleiding bij de voorlopige opleveringsprocedure.

III.3.4 De definitieve opleveringsfase De voorlopige oplevering gebeurt mogelijks met opmerkingen die een verder opvolging vergen tijdens de periode tussen de voorlopige en definitieve oplevering. De trajectbegeleider adviseert en ondersteunt de stuurgroep bij die opvolging.

III.3.5 Optie Voorafgaand aan de aanbestedingsfase kan de trajectbegeleider verzocht worden de stuurgroep te adviseren op het fiscaal, juridisch en financieel vlak met het oog op het drukken van de kosten voor de aanpassings- en renovatiewerken van het commissariaat “Drie Hofsteden”. Belangrijk: de inschrijver zal die optie apart begroten.

III.3.6 Communicatie De trajectbegeleider zal gedurende het volledig traject de stuurgroep en het politiecollege bijstaan bij de interne en externe communicatie.

III.4 Uitvoering van de opdracht De PZ Vlas kan rekenen op de ondersteuning van de stad Kortrijk waardoor het mogelijk is dat onderdelen van de opdracht niet moeten uitgevoerd worden. De trajectbegeleider heeft in dit geval geen recht op enige schadevergoeding.

III.5 Verplichtingen van de trajectbegeleider 1. De trajectbegeleider verbindt zich ertoe de opdracht uit te voeren in nauwe samenwerking met de projectcoördinator, stuurgroep en politiecollege en in goede coördinatie met elke opdrachtnemer die de aanpassings- en renovatiewerken uitvoert. 2. De trajectbegeleider zal binnen het kader van deze overeenkomst geen engagementen aangaan in naam van de opdrachtgever zonder de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming. 3. De opdracht van de trajectbegeleider dient in deze beschouwd te worden als een inspanningsverplichting waarbij hij zich engageert om zijn opdracht professioneel en onafhankelijk uit te voeren, echter zonder garantie op het eindresultaat. Hierbinnen draagt de trajectbegeleider de volledige verantwoordelijkheid voor de tekortkomingen van zijn diensten, voor zover deze het gevolg zijn van een bewezen gebrek aan zorgvuldigheid en/of deskundigheid. De trajectbegeleider zal, bij het vaststellen van dergelijke gebreken onmiddellijk en kosteloos, al het nodige doen om de gevraagde correcties aan te brengen. 4. De prestaties van de trajectbegeleider zijn beperkt tot de diensten zoals hierboven beschreven. Uitbreidingen van deze opdracht zullen geval per geval onderzocht worden en desgevallend afgesproken en schriftelijk vastgelegd worden.

III.6 Verplichtingen van de opdrachtgever 1. De opdrachtgever sluit de nodige overeenkomsten af. Hij ondertekent alle administratieve documenten m.b.t. het document.

Blz. 13

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

2. De opdrachtgever bezorgt de trajectbegeleider alle documenten en informatie die hij nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht.

III.7 Publiciteit of publieke verklaringen De trajectbegeleider is niet gerechtigd enige publiciteit te voeren of publieke verklaringen af te leggen m.b.t. deze opdracht zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.

Blz. 14

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “TRAJECTBEGELEIDING, ADVISERING EN KWALITEITSCONTROLE BIJ HET PROJECT "COMMISSARIAAT DRIE HOFSTEDEN" ” Open offerteaanvraag

Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Het totale offertebedrag moet zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ______________ tegen de som van: Blz. 15

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

(in cijfers, inclusief btw) ................................................................................................................................................... (in letters, inclusief btw) ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

Blz. 16

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

BIJLAGE B: VERKLARING OP EER I. AANBESTEDENDE OVERHEID Politiezone VLAS Oude-Vestingsstraat 2A 8500 Kortrijk II. IDENTIFICATIE OPDRACHT De opdracht heeft als voorwerp: "Trajectbegeleiding, advisering en kwaliteitscontrole bij het project "Commissariaat Drie Hofsteden" " Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):

Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

Ik verklaar/Wij verklaren op eer dat wij ons niet bevinden in een uitsluitingssituatie zoals voorzien in artikel 61, § 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Ik verbind mij/Wij verbinden ons om, op vraag van de aanbestedende overheid, de noodzakelijke documenten en bewijzen te bezorgen.

Blz. 17

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

Opgesteld te ...................................................................................................................................... Op ................................................................................................................................................ Handtekening(en)

Blz. 18

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

BIJLAGE C: INVENTARIS (beide luiken verplicht in te vullen) “TRAJECTBEGELEIDING, ADVISERING EN KWALITEITSCONTROLE BIJ HET PROJECT "COMMISSARIAAT DRIE HOFSTEDEN" ”

LUIK 1 Nr.

Beschrijving

Type Eenh.

Hoev.

1

Dagprijs (8 uur op plaats van het werk) van de Senior Adviseur

VH

Dag

1

2

Dagprijs (8 uur op plaats van het werk) van de Junior Adviseur

VH

Dag

1

3

Dagprijs (8 uur op plaats van het werk) van administratief/ondersteunende medewerker

VH

Dag

1

Eenheidsprijs in cijfers - excl. btw Totaal excl. btw

Btw%

Eenheidsprijs in cijfers - excl. btw Totaal excl. btw

Btw%

LUIK 2 Nr.

Beschrijving

Type Eenh.

1

Trajectbegeleiding bij de optimaliseringsfase

GP

2

Trajectbegeleiding bij de aanbestedingsfase

GP

3

Trajectbegeleiding bij de uitvoeringsfase

GP

4

Trajectbegeleiding bij de opleveringsfase

GP

5

Optie voor fiscaal, juridisch en financieel advies

GP

Hoev.

Totaal excl. btw : Btw 21 % : Totaal incl. btw :

De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Blz. 19

POLITIEZONE VLAS

PROVINCIE WEST-VLAANDEREN

Ref.: 2015/01

Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

Blz. 20