Penta Unió Oktatási Centrum Zrt.
Az elektronikus számlázás alkalmazása Magyarországon napjainkban
Név: Bán Roland Szak: Forgalmi adó szak Konzulens: Domsa Ágnes
Tartalomjegyzék
BEVEZETÉS
4
1. AZ ÁLTALÁNOS FORGALMI ADÓ ÉS A SZÁMLÁZÁSI KÖTELEZETTSÉG
5
1.1 A számla fogalma és számlakibocsátási kötelezettség
7
1.2 A számlakibocsátásra irányadó szabályok
10
1.3 A számla adattartalma
11
1.4 Egyéb bizonylatok az Áfatörvényben
13
1.5 A számlák megjelenési formájuk szerint
14
2. ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS AZ EURÓPAI UNIÓBAN
16
2.1 Szakértői csoport előkészítő tevékenysége
16
2.2 Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában
17
2.3 Többoldalú Európai Fórum
19
2.4 2010/45/EU számlázási irányelv
20
2.5 Elektronikus számlázás számokban
21
3. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ALAPJAI
25
3.1 Az elektronikus számla kibocsátási formái 3.1.1 PKI alapú számla – elektronikus aláírás 3.1.2 EDI számla
26 27 30
3.2. Az elektronikus számla továbbítása
31
3.3 Archiválási szolgáltatók és archiválás 3.3.1 Archiválásra vonatkozó rendelkezések 3.3.2 Saját megőrzés vs archiválási szolgáltató
32 32 33
3. 4 Digitalizációhoz kapcsolódó speciális szabályok 3.4.1 Papíralapú bizonylatok elektromos megőrzése 3.4.2 Elektronikus másodpéldány
35 35 37
4. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS BEVEZETÉSÉNEK GYAKORLATI SZEMPONTJAI
2
38
4. 1 A vállalati folyamatok felmérése
38
4.2 Elektronikus számlázási technika kiválasztása
42
4.3 Elektronikus számla kontírozása
43
4.4 Felelősségi kérdések
44
4.5 Elektronikus számlázási rendszerek bejelentése
45
4.6. Adóellenőrzési szempontok
46
5. ÖSSZEFOGLALÓ
48
IRODALOMJEGYZÉK
50
1.
53
SZ. MELLÉKLET
3
Bevezetés Az információs társadalom sokféle és számos kihívást illetve lehetőséget fogalmaz meg, amit a gazdasági életben és a politikai környezetben lezajlott modern információs és kommunikációs technológiai fejlődés hívott életre. Legfontosabb elemeiként megemlíthetjük a multimédiát, a digitálisan tárolt adatokat, szövegeket, hangokat, a telekommunikációs rendszereket, a személyi számítógépeket és persze az internetet. A technológia rohamos fejlődése, a globalizációs tendenciákkal együtt hatva természetszerűleg jelentős hatással van a gazdasági életre, új kihívások elé állítva a gazdasági szereplőket. A gazdasági tranzakciók száma gyorsuló ütemben növekszik, a tranzakciók átfutási ideje is folyamatosan gyorsul, széles körű határon átnyúló gazdasági aktivitás figyelhető meg Európában és az egész világon.
A globális nagyvállalatok adminisztrációs tevékenységeik azon részét, amely jellemzően adat feldolgozáshoz kapcsolódnak (data process) külsős vállalatoknak szervezik ki (outsourcing), míg a hozzáadott értéket is képviselő területekre belső szolgáltató központokat hoznak létre (centralization). Céljuk a működési, tranzakciós költségek csökkentése, a folyamatok egységesítése. Ez a cél természetesen nem csak a nagyvállalatok, hanem a helyi szinten működő kis - és középvállalkozások számára is megfogalmazódik. Ebben a környezetben az elektronikus számlák alkalmazásának lehetősége számos problémára adhat megfelelő választ. Ha egy vállalat képes megfogalmazni a gazdasági folyamataihoz szükséges igényeit, ha képes kiválasztani a számára legmegfelelőbb technológiát és kellő időt fordít a tervezés és a bevezetés során a tesztelési időszakra, akkor garantált a siker. Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó joganyag szerteágazó, mind uniós, mind hazai jogszabályok vonatkoznak rá, a gyakorlatban nehéz eligazodni rajtuk. Magyarországon az adózási és számviteli bizonylatok megőrzési ideje hosszú (5-8 év), az adózók gazdasági tranzakcióinak száma folyamatosan növekszik, így óriási mennyiségű dokumentum keletkezik évről évre, amelynek papíralapú megőrzése nehézkes és költséges. Gyakran külön épület szükséges irattárak kialakítására, külön személyzet az irattár kezelésére és nyilvántartás vezetésére. Az elektronikus számlázáshoz speciális adóellenőrzési elvek, irányok kapcsolódnak, amelyek számos veszélyt, adókockázatot jelenthetnek, ha a vonatkozó jogszabályokat nem vagy nem megfelelően alkalmazzuk.
4
Dolgozatomban arra vállalkozok, hogy számba vegyem és bemutassam az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó európai joganyagot, összevetve illetve mellé állítva a vonatkozó magyar szabályozást, bemutatva a lehetséges e-számlázási technikákat, az e-számla kiállításától, befogadásán, feldolgozásán, archiválásán keresztül az ellenőrzéséig, rámutatva a kritikus pontokra, az esetleges szabályozási problémákra.
1. Az általános forgalmi adó és a számlázási kötelezettség
Az áfa kötelezettség és áfa levonási jog alapbizonylata alapvetően a számla. Amikor meg akarjuk érteni a számla kiállítási kötelezettséget, a számla fogalmát, akkor a magyar áfa törvényt teljes egészében kell vizsgálnunk, szem előtt tartva az EU joganyagokat és az Európai Bíróság ítéleteit. A dolgozatom ezen fejezetében igyekszem kiemelni a vonatkozó rendelkezéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy eljussunk az elektronikus számla fogalmának, előnyeinek és kockázatainak megértéséhez.
Általános alapelv az Európai Unióban, hogy a tagállamok az újonnan létrehozott jogi eszközöket integrálják saját jogrendszerükbe, elfogadják azok alkalmazandóságát. Az irányelvben rögzített szabályokat nemzeti jogi aktus keretében ratifikálják az egyes tagállamok saját szabályozásuk szerint.
Az általános forgalmi adó (továbbiakban az áfa) olyan többfázisú nettó forgalmi adó, amelyet a vállalkozók a termelés, forgalmazás minden szakaszában kötelesek megfizetni és az adó terhét a végső felhasználó, a fogyasztó viseli. [szerk. Faluvégi Lajos, Kállai Lajos, 1987.] Az 1960-as évektől beszélhetünk hozzáadott-érték adóról, amely az 1977. május 17-i 77/388/EGK tanácsi irányelvben öltött testet. Magyarországon 1988-ban vezették be az áfa-t és azóta stabil bevételi forrást jelent a magyar költségvetésnek. Bevezetése óta folyamatosan megvalósult az Európai Unióban alkalmazott hozzáadott-érték típusú adóval való harmonizálása. A „régi” áfa törvény (1992. évi LXXIV. törvény) folyamatos módosítása miatt, egyre nehezebben volt biztosított az adózók jogkövető magatartása, illetve a megfelelő hatósági jogalkalmazás, továbbá a Tanács 2006/112/EK irányelvének (a közös hozzáadottérték adó rendszerről; a továbbiakban: HÉA-irányelv) 2007. január 1-jével való hatályba
5
lépésével szükségessé vált egy új áfa törvény megalkotása. [Sztanó Imréné dr., Kis Tünde, 2013.]
A számlázással kapcsolatos legjelentősebb rendelkezéseket a 2008. január 1-jétől hatályos 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfatörvény) tartalmazza, amelyet kiegészítenek különböző rendeletek, amelyeket e törvény felhatalmazása alapján adtak ki. Az elmúlt években sokat változott a jogszabályi környezet, így a következő táblázatban gyűjtöttem össze a dolgozatom szempontjából releváns joganyagokat. 1. táblázat: Jogszabályi környezet
Eu joganyag 1. 2.
2006/112/EK irányelv a közös hozzáadottértékadó-rendszerről 2010/45/EU „számlázási” irányelv
Magyar joganyag 2007. évi CXXVII. tv az általános forgalmi adóról 46/2007. (XII.29) PM rendelet1
Tartalom Számla kibocsátási kötelezettség, számla tartalmi elemei, megjelenési formái az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet módosításáról a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről
3.
24/1995. (XI.) PM rendelet2
4.
47/2007. (XII.29) PM rendelet3
5.
23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet
6.
48/2013. (XI.15.) NGM rendelet
7.
49/2013. (XI.15.) NGM rendelet
8.
114/2007. (XII.29) GKM rendelet
a digitális archiválás szabályairól
9.
13/2005. (X.27.) IHM rendelet
a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól
10.
1999/93/EK irányelv az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről
2001. évi XXXV. tv az elektronikus aláírásról
11.
3/2005. (III. 18.) IHM rendelet
12.
2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről APEH közlemény az elektronikus számlázásról
13. 14.
2000. évi C. tv a számvitelről
15.
2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
16.
2004. évi XXXIV. törvény
1
az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről
az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről Elektronikus számlák kezelése összhangban a számviteli renddel, Bizonylatok megőrzési ideje, kontírozás Számla átadásával, kibocsátásával kapcsolatos szabályok (pl. pénztartozás határideje) a kisés középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról
2014. július 1-től a rendelkezései nagy része a 23/2014. (VI.30.) NGM rendeletben 2014. július 1-től a rendelkezései a 23/2014. (VI. 30.), a 48/2013. (XI.15.) és a 49/2013. (XI.15.) NGM rendeletben 3 Hatályon kívül helyezve 2
6
1.1 A számla fogalma és számlakibocsátási kötelezettség
A számla minden olyan okirat, amely teljesíti a magyar Áfatörvény X. fejezetében meghatározott követelményeket: számlakibocsátási kötelezettség, számla adattartalma, számla megjelenési formája.
Számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja és kielégíti az Áfatörvény 170. § -ában meghatározott minimális adattartalmat.
A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számlának kell tekinteni, minden olyan okiratot, amely a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását tanúsítja és kielégíti azon tagállam számlára vonatkozó előírásait, ahol nyilvántartásba vették, és amely összhangban van a HÉA irányelv 226-231. és 238-240. cikkével.
A fenti szabályozási technika teljes mértékben megfelel a HÉA-irányelv szerintivel, itt a XI. CÍM (Az adóalanyok és egyes nem adóalanyok kötelezettségei), 3. Fejezete (217-240. cikk) tartalmazza a vonatkozó rendelkezéseket.
A számlakibocsátási kötelezettség kettős tartalmú: egyrészt jelenti a számla előállítását, másrészt a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő részére történő átadását. Ez azt jelenti, hogy ha a számlát nem adjuk át a jogosultnak, az nem minősül kibocsátottnak.
Az áfa törvény adóalanya a következő esetekben köteles gondoskodni számla kibocsátásáról: 1) a
belföldön
és
ellenérték
fejében
teljesített
termékértékesítéséről,
szolgáltatásnyújtásáról (igénybevevő részére, aki nem azonos az adóalannyal) adóalany, nem adóalany jogi személy felé (ügylet nem adómentes annak közérdekű, vagy speciális jellegére tekintettel), 2) egyes
ingyenesen
teljesített
termékátadások,
szolgáltatások
(Áfatörvény
alkalmazásában ellenérték fejében teljesítettnek minősülnek), 3) az adóalany részére egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet (az előleg fizetése nem Közösségen belüli termékértékesítés ellenértékébe számít bele),
7
4) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg eléri vagy meghaladja a 900 000 forintot, 5) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg nem éri el a 900 000 forintot és kéri a számla kibocsátását, 6) az
áfaval
számított
900 000
forint
értékhatár
alatti
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását kéri, 7) nem
adóalany
(nem
jogi
személy)
részére
teljesített
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás, amelynek ellenértékét nem fizetik meg a teljesítésig, illetve nem készpénzzel, vagy készpénz-helyettesítő eszközzel, pénzhelyettesítő eszközzel térítik meg, 8) Közösségen belüli termékértékesítés, 9) új közlekedési eszköz Közösségen belüli értékesítése, 10) távolsági értékesítés, 11) sorozat jelleggel történő ingatlanértékesítés, 12) Közösség
területén,
másik
tagállamban
teljesített
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás (ha az adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van és a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett), 13) harmadik
államban
teljesített
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás
(ha
az
adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van).
A fenti számlaadási kötelezettség nem vonatkozik azokra az esetekre, amikor a termékértékesítés,
szolgáltatás-nyújtója
nem
minősül
alkalmazásában vagy más jogszabályi hely zárja azt ki: 1) közhatalmi tevékenység (Áfatörvény 7.§), 2) kártérítés-fizetési kötelezettség,
8
adóalanynak
az
áfatörvény
3) készpénz-helyettesítő fizetési eszköz/pénzhelyettesítő eszköz értékesítése4, 4) bíróság által megítélt perköltség, 5) közcélú adomány nyújtása (termék, szolgáltatás), 6) áruminta és kis értékű termék ingyenes átengedése, 7) apport, átalakulás, jogutód nélküli megszűnés, üzletág átruházás, stb. jogszabályban meghatározott eseteiben (Áfatörvény 17-18.§), 8) egyes ingyenes ügyletek (pl. nem szolgál vállalkozás idegen célokat), 9) az
áfaval
számított
900 000
forint
értékhatár
alatti
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását nem kéri (van nyugtaadási kötelezettség), 10) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg nem éri el a 900 000 forintot és nem kéri a számla kibocsátását (nincs nyugta adási kötelezettség sem), 11) adómentes Közösségen belüli termékértékesítés ellenértékébe beszámított előleg, 12) az adóalany olyan termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása, amely a tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel adómentes (ebben az esetben számviteli bizonylatot kell kiállítani az ügyletről). [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán (2015)]
A számlaadási kötelezettséget a kötelezett adóalany maga vagy az általa választott és meghatalmazott is teljesítheti. Meghatalmazás esetén előzetesen és írásban meg kell állapodni a számlakibocsátás feltételeiről és módjáról, a felelősség a kötelezettségek teljesítéséért ekkor egyetemleges. Az Áfatörvény megengedi, hogy akár a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője állítsa ki az ügyletről a számlát (önszámlázás). Az Áfatörvény a megbízásra és meghatalmazásra mögöttes jogszabályként a Ptk. rendelkezéseit írja elő. A HÉA-irányelv 222. cikke feljogosítja a tagállamokat, hogy számlakibocsátási határidőket állapítsanak meg a területükön termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást végző adóalanyok számára. Az Áfatörvény 163. § határozza meg a főszabályt a számla kiállítási határidejeként: a kötelezett adóalany a számlát az ügylet teljesítéséig, előleg fizetése esetében a fizetendő adó
4
pénzhelyettesítő eszköz: utalvány, egyéb fizetési megbízás vagy ígérvény - ide nem értve a pénzt és a készpénz-helyettesítő fizetési eszközt -, ha azzal a kötelezett pénztartozást térít meg, feltéve, hogy annak jogosult általi elfogadásával a jogosult eredeti pénzkövetelése a kötelezettel szemben megszűnik [Áfatörvény, 259.§, 15.]
9
megállapításáig (azaz az előleg kézhezvételéig, jóváírásáig), de legfeljebb az Áfatörvény által meghatározott ésszerű időn belül köteles kibocsátani.
A számlát haladéktalanul ki kell állítani: 1) a teljesítési időpontig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő fizetés esetén, 2) az olyan előlegről, amelyet készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel teljesítettek. A számlát a teljesítéstől/előleg jóváírásától számított 15 napon belül ki kell állítani: 1) olyan termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében, amikor a számlának áthárított adót kellene tartalmaznia és az ellenértéket nem készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg, 2) az olyan előleg esetében, amikor a számlának áthárított adót kellene tartalmaznia és az ellenértéket nem készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg. A számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kiállítani: 1) Közösségen belüli adómentes értékesítés, 2) az Áfatörvény 37.§ (1) bekezdése szerinti más tagállamban teljesülő szolgáltatás esetén, ha a szolgáltatást igénybevevő az adófizetésre kötelezett. [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán, (2015)] 1.2 A számlakibocsátásra irányadó szabályok A vállalkozások számlázási kötelezettségeivel kapcsolatos jogbiztonsága érdekében egyértelműen meg kell határozni, hogy melyik tagállam számlázási szabályait kell alkalmazni. [2010/45/EU Irányelv, (2010), (5)] 2013. január 1-től lépett hatályba az Áfatörvény 158/A.§-a, amely hivatott meghatározni, hogy az egyes ügyletek esetében, milyen számlázási szabályokat kell alkalmazni (a 2010/45/EU „számlázási” irányelv átültetésre vonatkozó rendelkezése alapján).
A főszabály: A számlára vonatkozó kötelezettségekre - a (2) bekezdésben foglalt eltéréssel annak a tagállamnak a szabályait kell alkalmazni, ahol azt a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, amelyre a számla vonatkozik, teljesítik. [Áfatörvény, 158/A.§ (1)] Azaz a magyar Áfatörvényt kell alkalmazni, ha a teljesítési hely Magyarországon van. 10
A fentiekkel ellentétben (különös szabály), annak a tagállamnak a számlázási szabályait kell alkalmazni, amelyben a terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany gazdasági tevékenységének székhelye, vagy a teljesítéssel legközvetlenebbül érintett telephelye van, ezek hiányában, ahol állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye van, ha 1) nem telepedett le a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás teljesítési helye szerinti tagállamban vagy az ezen tagállamban lévő telephelye a 137.§ szerint nem érintett az ügyletben és 2) az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett, és 3) a számlát a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője bocsátja ki.
A következő két esetben, annak ellenére a magyar Áfatörvényt kell alkalmazni, hogy a teljesítési hely belföldön kívülre esik: 1) az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van, és az ügylet teljesítési helye a Közösség területén kívülre esik, 2) az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van és az ügylet teljesítési helye a Közösség másik tagállamában van és az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett és a számlaadási kötelezettséget nem a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője teljesíti. [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán, (2015)]
Fontos megemlíteni, hogy a 158/A.§ nem érinti a számla megőrzésére vonatkozó szabályokat.
1.3 A számla adattartalma
A számla adattartalmát az Áfatörvény, adóigazgatási azonosításra alkalmasságát pedig a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet
11
határozzák meg. Dolgozatom terjedelmén túlmutatna az egyes tartalmi elemek részletes bemutatása, így a következő táblázatban foglaltam össze azokat, feltüntetve a vonatkozó jogszabályi helyet, mind az Áfatörvény, mind a HÉA-irányelv tekintetében. 2. táblázat: A számla kötelező tartalmi elemei
1.
HÉA irányelv 226. cikk, 1.
Áfatörvé ny 169. §, a)
2.
226. cikk, 2.
169. §, b)
A számla sorszáma
3.
226. cikk, 3.
169. §, c)
Értékesítő adószáma
4.
226. cikk, 5.
169. §, e)
5.
226. cikk, 15.
169. §, r)
Értékesítő teljes neve és címe A pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma
Adattartalom
Feltétel, magyarázat
A számla kibocsátásának dátuma a számlát kétséget kizáróan azonosítja, egy vagy több számsorból álló sorszám amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette
6.
226. cikk, 4.
169. §, da) és db)
Vevő adószáma
7.
227. cikk alapján opció a tagállamok számára
169. §, dc)
Vevő adószámának vagy csoportos adóalanyiság esetén csoport azonosító számának első 8 számjegye
8.
226. cikk, 5.
169. §, e)
9.
226. cikk, 6.
169. §, f)
10.
226. cikk, 6.
169. §, f)
11.
226. cikk, 7.
169. §, g)
12.
226. cikk, 8.
169. §, i)
Vevő teljes neve és címe Értékesített termék, nyújtott szolgáltatás megnevezése Értékesített termék, nyújtott szolgáltatás mennyisége A teljesítés napja, ha eltér a számla kibocsátásának keltétől Adó alapja
13.
226. cikk, 8.
169. §, i)
Egységár
14. 15. 16. 17.
226. cikk, 8. 226. cikk, 9. 226. cikk, 10. 230. cikk
169. §, i) 169. §, j) 169. §, k) 172. §
18.
226. cikk, 11.
169. §, m)
19.
226. cikk, 12.
169. §, o)
Árengedmény Adó mérték Áthárított (fizetendő) adó Áthárított adó forintban Adómentesség esetében jogszabályi (vagy HÉA-irányelvi) hivatkozás vagy más egyértelmű utalás Új közlekedési eszközre vonatkozó adatok
20.
169. §, l)
„Önszámlázás” kifejezés „Fordított adózás” kifejezés
21.
226. cikk, 11.
169. §, n)
22.
226. cikk, 13.
169. §, p)
23.
226. cikk, 14.
169. §, q)
24.
66. cikk alapján opció a tagállamok számára
169. §, q)
pénzügyi képviselő alkalmazása esetében amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a termék adómentes Közösségen belüli értékesítését részére teljesítették (belföldi fordított adózás, nemzetközi fordított adózás és Közösségen belüli termékértékesítés) amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását teljesítették, és az áthárított adó az 1 millió forintot eléri vagy meghaladja és a termék értékesítője, szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal belföldön letelepedett (ennek hiányában lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön) vtsz. és SZJ szám alkalmazható, de nem kötelező amennyiben természetes mértékegységben kifejezhető vagy az előleg átvételének, jóváírásának napja az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha természetes mértékegységben kifejezhető amennyiben az egységár nem tartalmazza 5%, 18% vagy 27% kivéve, ha annak feltüntetését az Áfatörvény kizárja devizás számla esetében a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól
ha a termékbeszerző,vagy szolgáltatásnyújtó állítja ki a számlát ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett
„Különbözet szerinti szabályozás utazási irodák” kifejezés „Különbözet szerinti szabályozás használt cikkek” vagy „különbözet szerinti szabályozás - műalkotások” vagy „különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek” „Pénzforgalmi elszámolás” kifejezés
12
XV. fejezet szerinti különös szabályozás miatt
XVI. fejezet szerinti különös szabályozás miatt
XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályozás miatt
A számlán természetesen feltüntethetőek egyéb adatok is, de az Áfatörvény szerint meghatározottak kötelezőek. A számlát nem kell aláírni, az anélkül is érvényes. Az Áfatörvény 177. § -a alapján más törvények is megállapíthatnak adattartalomra vonatkozó szabályokat5, de ezek be nem tartása nem érinti az adózó áfa levonási jogát (egyéb feltételek teljesülése esetén).
1.4 Egyéb bizonylatok az Áfatörvényben A fentebb részletezett „általános” számlázásra vonatkozó szabályokon túl, meg kell említeni olyan „speciális” bizonylatokat, amelyek szabályozása eltérő, és jellemzően a HÉA irányelv opcionális jelleggel engedi használni az egyes tagországok szabályrendszerében és gyakorlatában: gyűjtőszámla, egyszerűsített adattartalmú számla és a nyugta.
Az Áfatörvény 164. §-a alapján a számla kibocsátására vonatkozó rendelkezésektől eltérően az adóalany gyűjtőszámlát is kiállíthat, ha ugyanannak a személynek, szervezetnek több jogalapot teremtő ügyletet teljesít a teljesítés napján egyidejűleg vagy az adott naptári hónapban (illetve a rá vonatkozó adó-megállapítási időszakban).
A HÉA-irányel 228. cikk értelmében azok a tagállamok, amelynek területén a terméket értékesítik vagy a szolgáltatást nyújtják engedélyezhetik a 2. táblázatban szereplő egyes adatok elhagyását számlának minősülő dokumentumokról. A következő esetekben az adózó számlakibocsátási kötelezettségének egyszerűsített számla kiállításával is eleget tehet: 1) előleg esetében (adatokat forintban fel kell tüntetni), 2) az ellenértéket a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője a teljesítésig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti (adatokat forintban fel kell tüntetni), 3) az ügylet teljesítési helye a Közösség másik tagállamában van és az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van és az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett,
5
például a 343/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján környezetvédelmi termékdíjra vonatkozó különböző számla záradékok
13
4) harmadik
államban
teljesített
termékértékesítés,
szolgáltatásnyújtás
(ha
az
adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van), 5) a számla adóval növelt végösszege nem haladja meg a 100 EUR-nak megfelelő pénzösszeget (és az ügylet nem adómentes Közösségen belüli termékértékesítés, nem távolsági értékesítés).
Nyugtakibocsátási kötelezettség terheli az adózót, ha azért mentesül a számla adási kötelezettség alól, mert az áfaval számított 900 000 forint értékhatár alatti termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére történik, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását nem kéri. Nyugta helyett természetesen számlát is kiállíthat az adózó az adott ügyletről. A nyugtát kizárólag magyar nyelven, papír alapon vagy 2014. július 1-től elektronikus formában is ki lehet állítani. Amennyiben az adóalany jogszabályi kötelezettség vagy önkéntes döntése alapján nyugtaadási kötelezettségének pénztárgép alkalmazásával tesz eleget, az Áfatörvény rendelkezései mellett a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendeletben foglaltakat is figyelembe kell venni. 2015. január 1-től főszabály szerint csak online adatkapcsolatra képes pénztárgép alkalmazható a nyugtaadási kötelezettség teljesítésére. Az Áfatörvény előírása alapján mentesül a nyugtaadási kötelezettség alól az adóalany, ha sajtóterméket értékesít, (a szerencsejáték szervezéséről szóló törvény hatálya alá tartozó) szerencsejáték szolgáltatást nyújt vagy kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés útján teljesíti termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását.
1.5 A számlák megjelenési formájuk szerint
A HÉA-irányelv 218. cikke szerint: „Ezen irányelv alkalmazásában a tagállamok elfogadják a papír vagy elektronikus formában létező dokumentumokat vagy üzeneteket számlaként, ha azok megfelelnek az e fejezetben meghatározott feltételeknek.” A számlák megjelenési
14
formájuk szerint lehetnek papíralapúak vagy elektronikus úton kibocsátottak. A papír alapú számlát nyomtatvánnyal, számlázó programmal6 vagy pénztárgéppel lehet előállítani. Az elektronikus számlázás kérdései a következő fejezetekben kerülnek részletes kifejtésre.
6
Számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is [3/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 2. §, 2, pont]
15
2. Elektronikus számlázás az Európai Unióban Az Európai Unió viszonylag hamar felismerte az információs társadalom jelentőségét és a technológia nyújtotta lehetőségeket. Az Európai Bizottság 2006-ban elindított széles körű innovációs stratégiájának célja az egyre erősödő gazdasági globalizáció kihívásaira adott lehetséges válaszok megfogalmazása, a versenyképesség fokozása a hatékonyság és a kiszámíthatóság erősítésével.
Az elektronikus számlázás számos előnnyel rendelkezik a papír alapú számlákhoz képest. Gazdasági előnyként megemlíthetjük a fizetési határidő rövidülését, a hibák számának csökkenését, a nyomtatási és posta költségek csökkenését, a számlák teljesen integrált feldolgozását, a gazdasági szereplő közötti teljes folyamatautomatizálást és integrációt (a rendelési igény megfogalmazásától a fizetésig) amelyek mint a költségek csökkentésének irányába mutatnak. A fogyasztók számára az e-business és e-számlázás elterjedése kényelmi szempontból jelentős, bár itt meg kell említeni, hogy figyelmet kell fordítani arra is, hogy az internet-hozzáféréssel nem rendelkező fogyasztók se kerülhessenek hátrányba. 2010-es becslések szerint a papírfogyasztás és a szállítással kapcsolatos energiaköltségek csökkenése révén a pozitív környezeti hatás évente 1 millió tonna széndioxid- kibocsátás csökkenése, a HÉA-szabályok egységesítése révén középtávon közel 18 milliárd EUR adminisztratív költségcsökkenést jelenthet a vállalatok számára. [Európai Bizottság, 2010]
2.1 Szakértői csoport előkészítő tevékenysége A Bizottság úgy gondolta, hogy egy elterjedt, egyszerű e-számlázás és a SEPA (Single Euro Payment Area) kiegészítenék egymást és nagy hasznot hozhatnának mind a vállalatoknak, mind a pénzügyi szolgáltatóknak.
Már 2006-ban az érdekelt felek egy csoportja megalakította az e-számlázási ágazati munkacsoportot, amelyet a Bizottság szolgálatai irányítottak. 2007-ben adták át jelentésüket, amelyben javaslatokat dolgoztak ki az e-számlázási program irányítási rendszerére, a jövőben elvégzendő feladatokra.
A Bizottság 2007/717/EK számú határozata hozta létre az elektronikus számlázással foglalkozó szakértői csoportot 2007-ben. A csoport feladata volt a Bizottság munkájának 16
segítése, elsősorban az e-számlázási keret megalkotását célzó egyezményes stratégia kialakításában. A csoportnak 2009 végéig kellett a feladatait befejeznie, amely a következő konkrét terültekre koncentrált: szabályozási keret hiányosságainak feltárása közösségi és tagállami szinten, üzleti követelmények megállapítása, e-számlázási elemek meghatározása: a számla és a beszerzési és fizetési folyamat közötti kapcsolat, hitelesítés, hozzáadottérték-adó, integritás, archiválás és tárolás, javaslattétel a szabványügyi szervezetekre ruházandó feladatokra, javaslattétel az európai e-számlázási keretre.
A fenti feladatok mellett az egyes eredményeiket és megállapításaikat a kulcsfontosságú érdekelt felekkel is meg kellett erősíttetnie. Az elvégzett munkáról egy félidős és egy végleges jelentésben kellett számot adni.
A jelentések mindenki számára elérhetőek és nyilvánosak, a szakértői csoport munkájának eredményeként született meg Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában című bizottsági közlemény 2010. decemberében.
2.2 Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában
A közlemény az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottságnak és a Régiók Bizottságának lett címezve, megfogalmazta azon főbb prioritásokat, amelyek mentén az elektronikus számlázás elterjedése hozzájárul az Európa 2020 stratégia azon fő célkitűzésének, hogy egy versenyképes szociális piacgazdaság jöjjön létre a 21. századra. Az európai digitális menetrend elnevezésű kezdeményezés részeként a Bizottság célja, hogy az e-számlázás 2020-ig a fő számlázási móddá válik Európában.
A stratégia alkotást megelőzően a közlemény számba veszi azokat a korlátokat, amelyek akadályozzák az e-számlázás elterjedését: 1) vonatkozó szabályozás országonkénti eltérései, 2) a fogyasztók, vállalatok nincsenek tisztában az e-számlázás előnyeivel, 3) túl komplex, költséges a bevezetés és alkalmazása, 4) a kis- és középvállalkozások szinte egyáltalán nem alkalmazzák. 17
A Bizottság kialakította stratégiáját és megfogalmazta azokat a prioritásokat, amelyek mentén támogatni kívánja az e-számlázás elterjedését a tagállamokban: 1) egységes jogi környezet kialakítása, 2) tömeges piaci elterjedés előmozdítása a kis-és középvállalatok révén, 3) a lehető legnagyobb lefedettséget biztosító környezet kialakítása, 4) az e-számlázás nemzeti szintű előmozdítása, 5) szabványos e-számlázási adatmodell előmozdítása. A jogi környezet az egyes tagállamokban különböző követelményeket határozott meg az elektronikus számlákra vonatkozólag, amely a szabályozás széttagolódásához vezetett. Ez nehézségeket okozott a gazdasági szereplők számára, főleg a határokon átnyúló tevékenységet folytató vállalatoknak. A Tanács 2010. július 13-án elfogadta a 2006/112/EK irányelv módosításáról szóló 2010/45/EU („számlázási”) irányelvet, amelyet a tagállamoknak 2013. január 1-ig kellett átültetni saját jogrendszerünkbe. Ez biztosította, hogy a tagállami HÉAszabályozás egyenlően kezelje a papíralapú és elektronikus számlákat, valamint azt, hogy ne alkalmazhassanak speciális előírásokat.
A HÉA szabályokon túlmenően más, az elektronikus számlázásra vonatkozó szabályok is további akadályokat jelenthetnek az e-számlázás elterjedésében: számviteli, könyvvizsgálati, vámigazgatási, a személyes adatok védelmére, elektronikus aláírásra vonatkozó szabályok.
Az e-számlázási megoldások átjárhatósága (interoperabilitás) fontos követelmény és elérendő célként került megfogalmazására, amelyet az egységes szabályozási környezet, egységes szabványok alkalmazása segít elő, hiszen az átjárhatóság hiánya miatt, különösen a kis- és középvállalatoknak több rendszerbe kell beruházniuk, ami szükségszerűen tovább akadályozza a tömeges elterjedést. Egyetlen szabvány sem vált egyeduralkodóvá az eszámlázásra vonatkozólag, ami szintén hozzájárult a piac széttagoltságához.
A közlemény kihangsúlyozza, hogy az európai vállalatok 99%-át kitevő kis- és középvállalatok nélkül elképzelhetetlen az e-számlázás elterjesztése. Az EU elkötelezte magát a „gondolkozz előbb kicsiben” elv mellett, ami azt jelenti, hogy egyszerű, olcsó, megbízható megoldásokat kell támogatni az e-számlázás piacán.
18
A Bizottság szerint további szervezeti és technikai intézkedések szükségesek egy olyan környezet kialakítása érdekében, amelyben a lehető legnagyobb számú kereskedelmi partner képes a számláik cseréjére, ahol egyértelműen meghatározott az e-számlázásban részt vevők szerepe és felelőssége.
Tagállami szinten is támogatni szükséges az e-számlázás elterjesztését nemzeti, kereskedelmi, adózási és közbeszerzési gyakorlatuk által: saját nemzeti e-számlázási stratégia kialakítása, az e-számla elterjedtségének figyelemmel kísérése, többoldalú nemzeti fórumok szervezése, kezdeményezések koordinációja.
Az egyik legfőbb akadály az e-számlákban szereplő információs elemeket leíró egységes és egyértelmű szemantikai adatmodell hiánya. A Bizottság ajánlásként meghatározott egy adatmodellt (UN/CEFACT Cross-Industry Invoice – CIIv2), hangsúlyozva, hogy a piacra kell bízni, hogy az adatmodellt hogyan igazítják speciális üzleti igényeikhez illetve, bátorítják őket, hogy ezen adatmodellnek megfelelő megoldásokat dolgozzanak ki és törekedjenek ezen modellhez való konvergenciához. [Európai Bizottság, 2010]
2.3 Többoldalú Európai Fórum A Bizottság 2010/C 326/07 számú határozatával létrehozott egy 63 tagból álló az elektronikus számlázással foglalkozó többoldalú európai fórumot, amelynek tagjai a nemzeti fórumok delegáltjaiból, a vonatkozó felhasználói közösségek európai szervezeteinek, a CEN7-nek, az Európai Központi Banknak és az adatvédelmi munkacsoportnak a képviselőiből állnak.
A Fórum feladatát a Bizottság a következőkben határozta meg: 1) az e-számlázási piac fejlődésének és az e-számlázás elterjedésének figyelemmel kísérése, 2) Bizottság szakértői támogatása, 3) az interoperábilis e-számlázási megoldások támogatása, 4) határon átnyúló ügyletek során felmerült problémák feltárása, megoldásokra javaslat tétel, 5) e-számlázás szabványos adatmodelljének elfogadásához vezető munka támogatása.
7
Európai Szabványügyi Bizottság
19
A Fórum számos találkozót tartott 2011 és 2012 között és nagyban hozzájárult az e-számlázás elterjedésének fokozásához mind tagállami, mind EU szinten.
2.4 2010/45/EU számlázási irányelv A Tanács 2006/112/EK irányelve (2006. november 28.) a közös hozzáadottértékadórendszeréről (HÉA irányelv) tartalmazza a számlázásra vonatkozó közösségi szabályokat. Az Irányelv 3. fejezetének 5. szakasza szabályozza a számla elektronikus úton való továbbításának módját és lehetőségét. Az idő múlásával a számlázásra vonatkozó szabályok egyszerűsítése, korszerűsítése, tagállamok közötti harmonizációja vált szükségessé. Ennek megvalósítása azonban csak tagállami szabályozás révén valósulhatott meg, melyre a Tanács 2010/45/EU irányelve (2010. július 13.) alapján került sor.
Az elektonikusan küldött, rendelkezésre bocsátott számlák esetén a legfontosabb feltétel az eredet hitelességének és a tartalom sértetlenségének biztosítása. Ezen elvárásoknak való megfelelés lehetséges technikai megoldásai a későbbiekben, a 3.1. fejezetben kerülnek majd bemutatásra. A 234. cikk értelmében a tagállamok az Irányelv által megfogalmazott biztonsági előírásokon túl további követelményeket, feltételeket nem írhatnak elő azokra a rendszerekre, amelyek a számlák elektronikus úton történő továbbítását, illetve rendelkezésre bocsátását szolgálják.
A Tanács 2010. július 13-i 2010/45/EU irányelve módosító, egyszerűsítő, harmonizációs előírásai közül az alábbiak kapcsolódnak az elektronikus számlázáshoz: a számlabefogadó engedélyének szükségessége elektronikus számla kiállítása esetén (232. cikk) papíralapú és elektronikus számla esetén egyaránt szükséges a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát biztosítani a számla kibocsátásától a megőrzési idő végéig, ennek megvalósítási formája azonban az adóalany választásától függ (233. cikk) a HÉA irányelv elektronikus számla továbbítására, illetve rendelkezésre bocsátásra vonatkozó követelményeken túli, további feltételek meghatározásának lehetősége speciális esetekben (235. cikk) foglalthoz hasonló hatályú, kölcsönös segítségnyújtási jogi eszköz (235. cikk)
20
több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteg esetén a különböző számlák azonos adatait elegendő egyszer feltűntetni, ha minden számla esetén a teljes információ hozzáférhető (236. cikk) legkésőbb 2016. december 31. független tanulmány alapján jelentés készül a számlázási szabályok változásának hatásairól (adminisztratív terhek csökkenése) és javaslat tétel a szükséges módosításokra (237. cikk) ellenőrzés során az illetékes hatóságnak a számlák online hozzáférés biztosításával, illetve elektronikus megőrzése esetén joga van ezen számlákhoz elektronikusan hozzáférni, azokat letölteni, felhasználni (249. cikk)
2.5 Elektronikus számlázás számokban
A Bruno Koch által készített, 2014. évi E-invoicing-E-Billing, Key stakeholders as Game changers című tanulmány számokkal mérhető formában mutatja be az e-számlázás hatását, a legfőbb változásokat, a folyamatok átalakulását a gazdasági élet különböző szereplői között. A tanulmány szerint az elektronikus és automatikus számlázás használata a normál papír alapú számlázási folyamatokhoz képes 60-80%-os megtakarítást eredményezhet. Az átállásnak vannak bizonyos költségei, ezek azonban a tapasztalatok alapján 0,5-1,5 év alatt megtérülnek. 3. táblázat: Az elektronikus számlák mennyiségének alakulása
Számla befogató
Éves számla mennyiség minimális becsült mennyisége
Az elekronikus számlák becsülr aránya a 2014. évi teljes számlamennyiségen belül Világ szinten
Világ szinten
Európában
Fogyasztó
330 milliárd
18 milliárd
Vállalkozás & Állam
170 milliárd
17 milliárd
több, mint 8 %
Európában 14% 24%
Az elektronikus számlák éves becsült növekedése Világ szinten 20%
Európában 15% 22%
Forrás: [Bruno Koch, 2014]
Éves szinten a kibocsátott számlák becsült mennyisége 2014-ben 500 milliárd, melyből 40 milliárd elektronikus formátumú. Ebből Latin Amerikában keletkezett 26 milliárd, ÉszakAmerikában 7 milliárd, míg Európában 6 milliárd.
21
Az elektronikus számlázásra való átállásnak három kulcsszereplője van a tanulmány szerint: 1) Állami szféra: A teljes számla mennyiség 10%-a ehhez a piaci szereplőhöz kapcsolódik. Így ennek a területnek fontos szerepe lenne az elektronikus számlázás elterjedésében, habár ezen a területen gyakran késlekednek a nagy megtakarítási lehetőség ellenére. Ennek a tendenciának meg kellene változnia az elkövetkező években. 2) Kis- és középvállalkozások: Elsősorban a nagyvállalatoknál és az állami szektorban bekövetkezett váltás, másodsorban a vevői igényekhez való alkalmazkodás miatt a kis- és középvállalkozások millióinak kell átállnia az elektronikus számlázásra. Ehhez azonban egyszerű, okos és nem túl költséges megoldásra van szükségük. 3) A „megoldás” szolgáltatók: Az elmúlt tíz évben ők voltak a terület piacformálói és jelentős szerepük lesz a következő években is.
Az éves kibocsátott számla mennyiség folyamatosan növekszik, átlagosan 2-3%-kal évente. Európában az éves mennyiség meghaladta a 34 milliárdot és 2015-ben várhatóan el fogja érni a 35 milliárd darabot. A növekedés okai elsősorban a következők: 1) népesség növekedése, 2) gyakoribb számlázás a. a működő tőke javítása érdekében a vállalatok saját döntése alapján, b. néhány országban (elsősorban az Európai Unióban) a jogi szabályozás miatt, c. az elektronikus számlázás alacsonyabb költsége miatt.
4. táblázat: A kibocsátott számlák megoszlása iparáganként (kibocsátói oldaláról) Közmű Kiskeres Telekomm Egészség Hitelkártya Logisztika Biztosítás szolgáltató kedelem unikáció ügy
Média
Állam
Egyéb
Összesen
Vállalatok számára
2%
6%
1%
1%
6%
2%
7%
3%
2%
17%
47%
Fogyasztók számára Összesen:
2%
0%
9%
3%
0%
5%
0%
3%
7%
24%
4%
6%
10%
4%
6%
7%
7%
6%
9%
41%
53% 100%
Forrás: [Bruno Koch, 2014]
A kibocsátott számlák iparágankénti megoszlását a 4. sz. táblázat tartalmazza. Ez alapján látható, hogy a számlák körülbelül fele a fogyasztók számára van kiállítva. A legnagyobb részt, a teljes mennyiség megközelítőleg 10%-át a telekommunikációhoz kapcsolódó számlák jelentik.
22
5. táblázat: Az európai piacon belüli arány B2B8/B2G9/G2B10 tranzakciók esetén
B2B/B2G/G2B
2009
2010
2011
2012
2013 (várható)
2014 (várható)
Elektronikus számlák aránya
8%
10%
13%
15%
20%
24%
Forrás: [Bruno Koch, 2014]
Az E-számlázás Európában 15 éves múltra tekint vissza. Az ÁFA szabályozás 2000 óta engedi használni üzleti vállalakozások között az északi országokban, 2001-től Svájcban, 2004-től pedig az Európai Unió tagállamaiban. Az elektronikus számlák aránya 2014-ben az Észak-Európai országokban 40% felett, Nyugat Európában 15-40% között, míg Közép- és Kelet-Európában 15% alatt volt. 6. táblázat: Az európai piacon belüli arány B2C11 tranzakciók esetén
B2C
2009
2010
2011
2012
2013 (várható)
2014 (várható)
Elektronikus számlák aránya
5%
7%
9%
11%
13%
14%
Forrás: [Bruno Koch, 2014]
Az e-számlázás nem igazán kedvelt és elterjedt technológia Európában a B2C üzleti kapcsolatok esetén, aránya elmarad a B2B kapcsolatoknál tapasztalt növekedési tendenciához képest. Ennek egyik fő oka, hogy a fizetési lehetőségek nemzetközi viszonylatban elég kedvezőek Európában, a csoportos befizetési megbízás, az inkasszó és az elektronikus átutalás kedvelt fizetési formák. Emellett vannak kezdeményezések, hogy a háztartások kevesebb számlát kapjanak. Magyarországon az elektronikus számlázás aránya viszonylag alacsony az Európai átlaghoz képest. Az ország helyzetének értékelése során azonban figyelembe kell venni, hogy a technológiai fejlődés nálunk később indult, mint a Nyugat- illetve Észak-Európai országokban. Ha szomszédos országokkal hasonlítjuk össze Magyarország helyzetét, akkor a kép sokkal kedvezőbb, Ausztria kivételével minden országot megelőzünk. Nagy negatívum a fogyasztói magatartás, mely tartózkodik az elektronikus számlák befogadásától. Ennek legfőbb oka az információhiány, amely várhatóan kedvezően alakul majd a jövőben.
8
B2B (business to business): Üzleti vállalkozások közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom B2G (business to government): Üzleti vállalkozások és az állami szféra közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 10 G2B (government to business): Az állami szféra és üzleti vállalkozások közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 11 B2C (business to consumer): Üzleti vállalkozások és a fogyasztók közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 9
23
7. táblázat: E számla fogadása és kibocsátása Magyarországon
e-számla fogadása és kibocsátása Magyarországon Év 2007 2008 2009 2010 2011 2013
(a 10 munkaválalónál többet foglalkoztató vállalatok %-ában) e-számla kibocsátása és e-számla kibocsátásáa és fogadása fogadása standard strukturában 4 5 6 8 4 26 Forrás: [Eurostat, Enterprises sending and/or receiving e-invoices]
24
3. Az elektronikus számlázás alapjai Magyarországon 2004-től van jogszabályi lehetőség elektronikus számla kiállítására. A szabályozásban 2013. január 1-től történt jelentős változás, amikor a 45/2010/EU tanácsi irányelv rendelkezéseit át kellett ültetni jogrendszerünkbe. 2014. július 1-jén lépett hatályba a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet, amely a számlázási rendszerek szabályozásán keresztül érinti témánkat.
Az Áfatörvény 259. § 5. pontja szerint az elektronikus számla a „törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be”. A 186/A. § fogalmazza meg azt a három számlázásra vonatkozó alapelvet, amelyet az elektronikus számlának is ki kell elégítenie: 1) az eredet hitelessége, 2) adattartalom sérthetetlensége, 3) olvashatóság elve.
Az eredet hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, vagy meghatalmazottja (szigorú számadású bizonylat és nyilvántartás vezetése a kiállított számlákról). A befogadónak viszont azt kell tudnia bizonyítani, hogy a számla az értékesítőtől származik. A tartalom sértetlensége azt jelenti, hogy a számlának meg kell egyeznie az eredetivel kibocsátottal, arra utólag semmiféle változást, módosítást nem vezethetnek fel. [APEH, 2009] Az olvashatóság elve alapján a számla összes adattartalmának olvashatónak és értelmezhetőnek kell lennie az emberi szem számára.
25
1. ábra : Az elektronikus számlázás folyamatábrája
Forrás: [Stratis, Az elektronikus számlázás projekt keretében lebonyolított egyeztetések összegzése]
3.1 Az elektronikus számla kibocsátási formái Az Áfatörvény példálózó jelleggel említi meg a minősített elektronikus aláírással ellátott és az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) létrehozott számlát, amelyek teljesíthetik a hármas alapelvet. Ez azt jelenti, hogy más rendszerek is alkalmasak lehetnek a fenti követelmények kielégítésére, de a szabályozás már nem kizárólagosan határozza meg azokat (2013-ig elektronikus számlát kizárólag legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy EDI rendszerben lehetett kiállítani). A fenti három elv rendező elvként 26
fogható fel és minden rendszer, eljárás, amely képes kielégíteni az általa megfogalmazott követelményeket, képes elektronikus számla előállítására. A gyakorlatban az EDI számlák és az elektronikus aláírással ellátott számlák terjedtek el.
3.1.1 PKI alapú számla – elektronikus aláírás
A PKI alapú számlák esetében kiemelt jelentősége van az elektronikus aláírásnak. Egy elektronikus számlához kizárólag egy elektronikus aláírás tartozhat és fordítva. Ha az elektronikus számlán bármilyen módosítást hajtanak végre, akkor az aláírás elveszíti hitelességét, mivel nem rendelhető a számlához. Az elektronikus aláírás úgy jön létre, hogy a számlakibocsátásra kötelezett beszerzi az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványt és a titkosító kulcsát. Technikailag arról van szó, hogy ha egy dokumentumot ellátnak elektronikus aláírással, akkor a dokumentumból egy algoritmus egy elektronikus ellenőrző számot képez12 (hash kód), amelyet saját titkosító kulcsával kódol. A befogadó ezt a számsort tudja visszafejteni, a számlakibocsátó nyilvános kulcsával. A kódolás biztonsága az, amely biztosítja a számla hitelességét és tartalmának megváltoztathatatlanságát. [dr. Farkas Alexandra–Czöndör Szabolcs, 2015]
Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) szabályozza az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást végzők, igénybevevők jogait és kötelezettségeit, illetve a technikai kereteket. E törvény felhatalmazása alapján a 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet fogalmazza meg az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó
részletes
követelményeket
(regisztráció,
felelősségbiztosítás,
tevékenység
befejezése, minősített szolgáltatóra vonatkozó követelmények, stb.). Az Eat. a minősített elektronikus aláíráson túl13, a fokozott biztonságú elektronikus aláírást14 definiálja, így mindkettő alkalmazható számlák elektronikus aláírására. Az elektronikus aláírással kapcsolatban jellemzően a következő szolgáltatások nyújthatók: 1) elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltatás 12
Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 6. pont] 13 Minősített elektronikus aláírás: olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 17. pont] 14 Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett - módosítás érzékelhető. [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 15. pont]
27
2) időbélyegzés, 3) aláírás-létrehozó eszközön az aláírás-létrehozó adat elhelyezése, 4) elektronikus archiválás szolgáltatás. A hitelesítési szolgáltatás és szolgáltató15 szerepe kulcsfontosságú, hiszen ő azonosítja az igénylőt, kibocsátja a tanúsítványt, nyilvántartásokat vezet, nyilvántartja a tanúsítvánnyal kapcsolatos változások adatait és nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz kapcsolódó szabályzatokat, ellenőrző adatokat, a tanúsítványok állapotára vonatkozó információkat. A szolgáltató lehet minősített is, amennyiben a szolgáltatók nyilvántartásában valamely szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltatóként szerepel (jelenleg hét szervezetet tartalmaz a nyilvántartás). Külföldi székhelyű vagy lakhelyű hitelesítés-szolgáltató is nyújthat szolgáltatásokat, amennyiben nemzetközi szerződés így rendelkezik, vagy belföldi székhelyű hitelesítő-szolgáltató felelősséget vállal a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványokért, vagy a külföldi székhelye, illetve lakóhelye az Európai Unió valamely tagállamában van. A szolgáltatóknak tevékenységük megkezdése előtt (30 nappal) bejelentési kötelezettségük van a felügyelő hatóságoknak. A Nemzeti Média – és Hírközlési Hatóság nyilvántartásba veszi a belföldi lakóhelyű, illetve belföldi tartózkodási hellyel, székhellyel, telephellyel rendelkező elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtókat, az elektronikus aláírási termékek megfelelőségét tanúsító belföldi szervezeteket és a Magyarországon tanúsított elektronikus aláírási termékeket, valamint nyilvántartást vezet az elektronikus aláírás szolgáltatási szakértőkről. [2001. évi XXXV. törvény] A törvény alapja az Európai Parlament és a Tanács 1999/93/EK irányelve, amelyet a 910/2014/EU rendelet vált 2016. július 1-jén.
Az elektronikus aláírás megjelenhet külön állományként, de jellemzőbb, hogy magába a dokumentumba ágyazva jelenik meg. A dokumentum aláírásának ellenőrzését, az elektronikus számlát megjelenítő program végzi. Az aláíró egyértelmű azonosítását a tanúsítvány teszi lehetővé, amely megmutatja az aláírás birtokosának nevét, a hitelesítésszolgáltatót, az aláírás érvényességi idejét, a tanúsítványminősítését, a tanúsítvány felhasználásának esetleges korlátait, más személy (szervezet) képviseletére jogosító elektronikus aláírás tanúsítványa esetén a tanúsítvány e minősége és a képviselt személy (szervezet) adatai. Az ellenőrzésre a dokumentum megnyitásakor automatikusan sor kerül, de 15
Szolgáltató: elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet. [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 28. pont]
28
előfordulhat, hogy manuálisan kell elvégezni. Egy elektronikus aláíráshoz, egy tulajdonosi tanúsítvány tartozik. Az elektronikus aláírást érvényességi idején belül vissza lehet vonni vagy fel lehet függeszteni, amelyet a szolgáltatók hozzáférhető módon, honlapjukon nyilvántartanak. A tanúsítványban ezek az adatok nem jelennek meg, így ha gyanú merülne fel az adott aláírással kapcsolatban érdemes a listákat ellenőrizni. [dr. Farkas Alexandra– Czöndör Szabolcs, 2015]
Az APEH 2005-ös közleménye még meghatározta azokat a formátumokat, amelyeket elfogad (.txt formátum, print fájl formátum, .xml fáljformátum), a 3.számú mellékletében egy ajánlott .xml struktúrát is, mára gyakorlatilag minden dokumentum elektronikus számlává konvertálható, ha el van látva a törvény szerinti elektronikus aláírással. A gyakorlatban jellemzően a pdf és .xml struktúra elterjedt, mivel az .xml könnyen feldolgozható automatikusan a befogadói oldalon, a pdf pedig jobban átlátható és a mai technológiák mellett, mint például a karakterfelismerő programok (OCR - optical character recognition) hasonló módon automatikusan feldolgozható. A szolgáltatók nyújthatnak ún. időbélyegzés16 szolgáltatást, amely szintén egy elektronikus aláírás, amelyet a hitelesítő szolgáltató készít és amely egy nagy pontosságú időpontot tartalmaz. Ebben az esetben a számla két elektronikus aláírással van ellátva: egyet a kiállító, egyet a szolgáltató rendel a számlához. A szolgáltató nem az adattartalmat igazolja le, nem is látja, mit lát el aláírással, kizárólag azt a tényt, hogy az aláírás pillanatában létezett az a kibocsátó által készített elektronikus aláírás (az kerül megküldésre). A jogszabályok semmilyen jogot vagy kötelezettséget nem fogalmaznak meg az időbélyeggel kapcsolatban, mivel az elektronikus aláírás és időbélyeg eltérő időpontot is mutat: az elektronikus aláírás a kibocsátó egy számítógépének az aktuális rendszerideje. [dr. Farkas Alexandra–Czöndör Szabolcs, 2015]
Az elektronikus aláírással létrehozott elektronikus számla esetében tehát egy háromszereplős modellről beszélünk: számla kibocsátó, hitelesítő-szolgáltató, számla befogadó. Az Áfatörvény 175.§ (3), b) pontja szerint a számlabefogadó beleegyezése szükséges elektronikus számla alkalmazására, de nem köti ki, hogy ezen belegyezést, milyen formában
16
Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 16. pont]
29
(írásban, szóban, ráutaló magatartással) kell megtenni, kivéve, ha jogszabály eltérően nem rendelkezik.17 A számla kiállítónak és a hitelesítő-szolgáltató között szerződés szükséges, anélkül nem valósulhat meg az elektronikus aláírás.
3.1.2 EDI számla
Az elektronikus számla az elektronikus adatcsererendszerben is előállítható.
Az EDI
rendszert sok vállalat használja dokumentumok egymás közötti küldésére és számlázására. Az 1994/820/EK bizottsági ajánlás és a 3/2014. (VI. 30.) NGM alapján „az elektronikus adatcsere kereskedelmi és ügyviteli adatok továbbítása egy számítógéptől egy másik számítógéphez, egy EDI üzenet szerkezetét meghatározó egyeztetett formátumban”. Egy jellemzően kétszereplős modell, amelyben a szereplőknek előzetesen, írásban kell megállapodni az EDI számlázásról a 3/2014. (VI. 30.) NGM rendelet értelmében. A rendelet 1. számú melléklete egy mintaszerződést is felajánl a megállapodási kötelezettség teljesítésére. Az EDI üzenetek biztonságosak, mivel az adatokat zárt rendszerben továbbítják, illetve az EDI szabványok és eljárások garantálják az adatok sérthetetlenségét és eredetét.
Az EDI-üzenet megérkezését és dekódolását követően a címzett visszaigazolást küld a feladónak. Az EDI üzenetben strukturált adatok szerepelnek, amelyek tartalmaznak, minden információt, amit a törvény előír a számla kötelező tartalmi elemeiként. Ez a strukturált adat teszi lehetővé az EDI számlák automatikus feldolgozását a befogadói oldalon. Természetesen az üzenet generálása, eljuttatása, a dekódolás, a visszaigazolás mind egy informatikai rendszer által vezérelt és ellenőrzött eljárás. Az üzenetszabványok nincsenek jogszabály által meghatározva, valamely szervezet szabványát szokták alkalmazni a vállalatok (EDIFACT, ODETTE, VDA, X12). Előfordulhat, hogy 2 vállalat teljesen más szabványt használ, ilyenkor válhat szükségessé a konverzió, amely során az számla adattartalma nem változhat. A konverziót javasolt megfelelően dokumentálni, hogy bárki számára átlátható legyen. [dr. Farkas Alexandra–Czöndör Szabolcs, 2015]
17
például a beszámolók nyilvánosságra hozataláról készült elektronikus számla
30
3.2. Az elektronikus számla továbbítása Informatikai szempontból az elektronikus számla, akkor áll elő, amikor ellátják elektronikus aláírással, adójogilag pedig a számlán szereplő dátumtól beszélhetünk számláról. Ahhoz, hogy a számla kibocsátott legyen, el kell juttatni a termék beszerzőjéhez vagy a szolgáltatás igénybevevőjéhez.
EDI számlázás esetében egyszerű a helyzet, hiszen a számla EDI-üzenet formájában egy zárt rendszeren keresztül érkezik a befogadóhoz, aki erről megerősítő üzenetet küld. A korábbi szabályozás alapján még havonta papír alapú összesítő nyilatkozatot is kellett küldeni a tárgyhóban kibocsátott számlákról, de ez 2013-tól már nem kötelező (bár javasolt). Az EDI üzenet informatikai ismeretek nélkül nehezen olvasható, ezért a modernebb számlázó rendszerek olvasható formátumban is képesek megjeleníteni. A zárt rendszert jellemzően a két üzleti partner alakítja ki, de a piacon elérhetőek olyan szolgáltatók, akik vállalják a rendszer kiépítését, üzemeltetését is. Harmadik fél bevonása esetén is a két üzleti partner köti az EDI szerződést.
PKI számlák esetében már sokkal árnyaltabb a helyzet. A legegyszerűbb módszer az e-mail formájában való továbbítás (csatolmány formájában vagy egy linkkel, ahonnan a számla letölthető), hiszen a bevezetés nem igényel jelentős fejlesztést, egy egyszerű alkalmazással is automatikusan előre meghatározott időpontokban elküldhető az adott helyen gyűjtött elkészült, de el nem küldött elektronikus számla. A kibocsátói oldalon hátrány lehet, hogy nem szerez tudomást a számla megérkezéséről, de ettől még a számla kibocsátottnak minősül. A befogadói oldalon előnyként lehet megemlíteni, hogy például egy előre létrehozott postafiókba irányítva az elektronikus számlákat, könnyen kezelhetőek és nyomon követhetőek a beérkező számlák. Ha linket használunk az e-mailben, akkor eljutunk egy másik módszerhez, a webszerverre való feltöltéshez, ahonnan a befogadó letöltheti az aktuális elkészült számláit, amiről például e-mailben értesül. Ebben az esetben van lehetőség olyan alkalmazás használatára, ami figyeli, hogy melyik vevő, melyik számláját töltötte le. A következő lehetőség az internetes portál kialakítása, amely felhasználó barátabb, bár kicsit költségesebb, ahol minden vevő saját felhasználó névvel és jelszóval rendelkezik és innen töltheti le számláit. Ebben az esetben további szolgáltatásokra is használható a portál, 31
jellemzően üzletpolitikai, marketing, kapcsolattartási célokra. A számlakibocsátó számla konszolidátorokat is megbízhat (pl.www.díjnet.hu ). A törvényi szabályozás lehetőséget ad arra is, hogy elektronikus számlát oly módon bocsássa ki a kötelezett, hogy azt egy harmadik fél hozza létre, tehát a kötelezett által elkészített számlát ő látja el elektronikus aláírással, ő archiválja, és továbbítja a vevő felé. Ez azt jelenti, hogy a klasszikus vevő-szállító kapcsolatba ilyenkor egy harmadik fél is belép. Az ilyen vállalkozásokat elektronikus számla konszolidátor vállalkozásoknak nevezik.
3.3 Archiválási szolgáltatók és archiválás A gazdasági társaságok kötelesek megőrizni a gazdasági tranzakciókhoz kapcsolódó, az azokat bizonyító dokumentumokat, így mind a bejövő, mind a kibocsátott számláikat. Az adózás rendjéről szóló törvény szerint az adózónak a bizonylatait - a nyilvántartás módjától függetlenül - az adó megállapításához való jog elévüléséig (ez általában az érintett bevallás évének utolsó napjától számított 5 év) kell az adóhatósághoz bejelentett helyen megőrizni. A számviteli törvény a fentinél hosszabb, 8 évig terjedő időtartamot határoz meg a nyilvántartások és az üzleti évről készített beszámoló, üzleti jelentés és az ezeket alátámasztó dokumentumok megőrzésére (olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon). Külön rendelkezik az elektronikus formában kiállított bizonylatokról: elektronikus formában kell őket megőrizni, úgy, hogy a bizonylat összes adata késedelme nélkül előhívható, folyamatosan olvasható legyen és utólag ne lehessen módosítható. Láttuk, hogy az adózási és számviteli bizonylatok tekintetében mennyi az előírt archiválási idő, most tekintsük át, milyen jogszabályi előírások vonatkoznak a dokumentumok megőrzésére és azok milyen módszereket kínálnak az adózók számára.
3.3.1 Archiválásra vonatkozó rendelkezések
Az elektronikus számlázási folyamat egyik kulcs kérdése a számla megőrzése, az erre vonatkozó szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII.29) GKM rendelet fogalmazza meg. A legfontosabb követelmény, hogy a kötelezett köteles a megőrzési idő lejártáig folyamatosan gondoskodni az elektronikus dokumentum megőrzéséről oly módon, hogy védje az elektronikus dokumentumot az utólagos törléstől, a megsemmisítéstől, a véletlen megsemmisüléstől és sérüléstől, a jogosulatlan hozzáféréstől, és az utólagos 32
módosítástól. A kötelezettnek biztosítania kell az őrzött dokumentum értelmezhetőségét (olvashatóságát). A rendelet a következő módszereket sorolja fel, amelyek teljesítik a fenti követelmények teljesülését: 1) az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum, amelyet időbélyegzővel látnak el, 2) zárt rendszer alkalmazásával, 3) elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével (akár időbélyeg elhelyezésével is biztosítható az utólagos módosítás lehetőségének kizárása). Az 1) pont esetében az időbélyeg elhelyezésére kötegelten is sor kerülhet, de akkor ezen dokumentumokat együttesen kell megőrizni és kezelni. Zárt rendszer alkalmazására akkor kerülhet sor, ha a dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és nem EDI rendszerben készült, továbbá amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a fenti követelményeknek.
A rendelet 4. § (1) bekezdése értelmében az archiválásra kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat, ha az elektronikus dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el.
3.3.2 Saját megőrzés vs archiválási szolgáltató
Az elektronikus számla megőrzési kötelezettsége mind a kibocsátói, mind a befogadói oldalon megjelenik, ezen kötelezettségüket külön-külön, de együttesen is teljesíthetik. Mindenesetre az archiválási technika és módszer kiválasztása során figyelemmel kell lenni a következő elvekre: 1) hosszú távú megőrzés, 2) előkereshetőség, 3) értelmezhetőség, 4) védelem, 5) hozzáférés, megfelelő eljárási rend biztosítása és betartása. [dr. Farkas Alexandra–Czöndör Szabolcs, 2015] 114/2007. (XII.29) GKM rendelet iránymutatást ad, azáltal, hogy megfogalmazza a követelményeket, de nem ad technikai eligazítást. A saját megőrzés esetén így elvileg akár 33
CD, DVD, pendrive, vagy egy számítógép merevlemeze is használható lenne megőrzésre, de nyilvánvaló, hogy ezen eszközök nem alkalmasak a hosszú távú megőrzésre, sem a védelem, sem a hozzáférés nem biztosított. A piacon kaphatók már olyan tárolóeszközök, amelyek alkalmasak lehetnek a hosszú távú megőrzésre (szalagos adathordozók, DAT-kazetták, külső merevlemezek). Ajánlott a másolatokat több példányban elkészíteni és eltérő helyen tárolni a fizikai megsemmisülés védelme érdekében (tűz, baleset). Az előkereshetőség szempontjából a legegyszerűbb megoldás, ha a file –név már tartalmazza a legfontosabb adatokat, mint például bizonylatszám, kiállítás dátuma, vevő vagy szállító adószám. Természetesen kialakítható vagy vásárolható külön archiválási vagy nyilvántartó rendszer is. Az archiválásra kötelezettnek ki kell alakítania és alkalmaznia kell belső archiválási szabályait, ami meghatározza, hogy milyen dokumentumot, milyen gyakorisággal, mennyi ideig és milyen formában archivál. Az eljárási rendnek összhangban kell lenni a vállalat üzletmenetével.
Külső szolgáltatót is igénybe lehet venni az archiválási feladatok ellátására, de figyelembe kell venni, hogy minden hibáért, hiányosságért a kötelezett felel. Ezért fontos, hogy ha külső szolgáltatóval állapodik meg egy vállalat, akkor olyan szerződést kössön, amely pontosan meghatározza a felelősségi köröket és szankciókat és helytállást. A minősített archiválási szolgáltatók18 működését az Eat., valamint a 3/2005. (III. 8.) IHM rendelet szabályozza, a Nemzeti Média és Hírközlési Hatóság gyakorolja a felügyeleti jogot, a honlapján nyilvántartja a szolgáltatókat. Jelenleg két, érvényes minősített archiválási szolgáltató működik Magyarországon: Microsec Kft. és Nettlock Kft.. „A szolgáltató a szerződéskötést megelőzően köteles tájékoztatni a szolgáltatást igénylőt a szolgáltatás felhasználásának módjáról, biztonsági fokáról, szolgáltatási szabályzatáról, a szerződés feltételeiről, valamint az alkalmazandó adatvédelmi szabályokról (különösen az igénybe vevőn kívüli harmadik személyek hozzáférési lehetőségeiről)” [2001. évi XXXV. törvény, 16/D.§]. Az archiválási szolgáltató kártérítési felelősséggel tartozik, ha tevékenységével kárt okoz az érvényességi lánc vagy az általa őrzött elektronikus dokumentum sérülése vagy megsemmisülése miatt. Ha a szolgáltató befejezi tevékenységét, akkor erről legalább 60 nappal korábban köteles az igénybe vevőket és a Hatóságot értesíteni.
18
Archiválási szolgáltató: az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató. . [2001. évi XXXV. törvény, 2. § 22. pont]
34
A nem minősített szolgáltatóknak olyan feltételeknek kell megfelelni, mintha saját magunk őriznénk elektronikus dokumentumainkat.
3. 4 Digitalizációhoz kapcsolódó speciális szabályok
Az elektronikus számlázáson túl a papíralapú dokumentumok digitalizálása, számos előnyt rejt magában: archiválási költségek csökkente, a bizonylatok könnyebb belső felhasználása, kikereshetősége, dokumentumok feldolgozása. Így szükséges, hogy bemutassam a vonatkozó rendelkezéseket, hiszen ezek szerves részei a fentebb tárgyalt jogszabályi keretnek.
3.4.1 Papíralapú bizonylatok elektromos megőrzése
Az adóigazgatási eljárás során az irat eredeti példánya nem kérhető, ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, azaz, ha rendelkezünk elektronikusan előállított hiteles másolattal, akkor az megfelelő számukra. 2013. január 1-től az adózó, ha bizonylatait online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani. 19 A nem elektronikus formában kiállított (jellemzően papír alapú) bizonylat elektronikus másolatával szemben is a hármas követelményt fogalmazza meg a törvény.20
A 13/2005. (X.27.) IHM rendelet határozza meg a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait, amelynek célja az hogy, a papíralapú dokumentumokról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolat21 készülhessen. A rendelet hatálya kiterjed a következő dokumentumokra: 1) papíralapú közokiratra, 2) papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratokra, 3) papíralapú magánokiratról történő elektronikus másolatokra, 4) papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatokra.
19
2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről, A bizonylat megőrzése, 47-47/A. § 2000. évi C. törvény a számvitelről, A bizonylatok megőrzése, 169. § 21 elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest [13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, 2. §, e)] 20
35
Az elektronikus másolat készítés során számos követelménynek kell megfelelni, amelyet a rendelet az általános szabályok között határozz meg: 1) a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelése, 2) minden - az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhetőségének biztosítása (időbélyeg), 3) másolat képi vagy tartalmi megfelelése, 4) a másolat
hitelesítési
záradékkal
való
ellátása
(„Az
eredeti
papíralapú
dokumentummal egyező”), 5) metaadatok elhelyezése a másolaton: a papíralapú dokumentum megnevezése, a papíralapú dokumentum fizikai méretei, a másolatkészítő szervezet elnevezése, a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve, a másolatkészítő rendszer, a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma, másolatkészítés ideje, az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége. 6) elektronikus aláírás (legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás). Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás és időbélyegző, valamint a metadattok is, de ebben az esetben a dokumentumok csak együtt kezelhetőek. A rendelet számos szabályzat dokumentáció elkészítését és közzétételét is elrendeli: belső szabályzat a másolatkészítők köréről, másolatkészítő rendszer részletes dokumentációja, másolatkészítési rend.
2013
áprilisától
lehetőség
van
automatikus
másolatkészítésre
is,
amennyiben
a
másolatkészítés zárt rendszerben történik (hiba mentes működését auditálás igazolja), a rendszer megfelelő műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát és mintavételezésen alapuló minőségbiztosítást, és a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét. Ebben az esetben véletlenszerű mintavételezésen alapuló ellenőrzés is megfelelő a dokumentumonkénti tartalmi ellenőrzés helyett. Az eredeti dokumentum megőrzését viszont abban az esetben is addig biztosítani kell, amíg a másolat olvashatóságát (megnyithatóságát) a másolatkészítő vagy a másolatot felhasználó nem ellenőrizte és vissza nem igazolta. [13/2005. (X. 27.) IHM rendelet]
36
Fontos megemlíteni, hogy bár a rendelet a mintavételezési eljárást elegendőnek tarja, mégis szükséges az összes dokumentum olvashatóságát, megnyithatóságát biztosítani a jelenlegi jogszabályi környezet alapján. A rendelet által meghatározott metaadatokon túl érdemes további adatokat is tárolni, megkönnyítve ezzel a későbbi kikereshetőség, elemzések, ellenőrzések végrehajtását. Érdemes megfontolni, hogy a képi vagy tartalmi, illetve mindkét egyezőséget biztosítja-e a másolatot készítő, hiszen a tartalmi egyezőség esetén egy adatbázis áll rendelkezésünkre, amely jóval könnyebben kezelhető és alkalmazható más célokra is. [Czöndör Szabolcs, 2014]
3.4.2 Elektronikus másodpéldány
Eredetileg a 24/1995. (XI.) PM rendelet (a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról) szabályozta az elektronikus másodpéldány készítését, amelyet a 2014.07.01én megjelenő 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet hatályon kívül helyezett.
„A számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.” [23/2014. (VI.30.) NGM rendelet 17.§,(1) bekezdés] Az elektronikus másodpéldány formátumát, adatstruktúráját nem határozza meg, ezt az adózónak kell kialakítani. Az új rendelet már nem mondja ki direkt módon, hogy az elektronikus másodpéldány nem minősül elektronikus számlának, de nyilvánvaló, hogy elektronikus számláról csak abban az esetben beszélhetünk, hogyha az eredeti számla is teljesíti az elektronikus számlával szemben támasztott követelményeket. A másodpéldány megőrzésére legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást és időbélyegzőt vagy zárt rendszerszerű megőrzést ír elő a rendelet.
37
4. Az elektronikus számlázás bevezetésének gyakorlati szempontjai
A digitális forradalom lehetőségeket nyit a fejlődésre mind az új üzleti modellek, mind az új, egyszerűbb és hatékonyabb belső működés területén. A folyamatosan változó versenyben azok a vállalkozások lesznek sikeresek, amelyek képesek kihasználni a lehetőségeket a gyors fejlődésre. Számos ok felmerülhet, amely arra készteti a vállalatokat, hogy elgondolkozzanak az elektronikus számlázási folyamatok bevezetésén. A korábban említett gazdasági és környezetvédelmi előnyökön túl találkozhatunk még olyan tényezőkkel, amelyek tovább erősítik az elektronikus számlázás melletti elkötelezettséget: meghatározó szállítói vagy vevői elvárások, belső költségcsökkentési elvárások, folyamatok fejlesztése és automatizálása melletti elkötelezettség, minőség fejlesztése iránti elkötelezettség vagy akár állami elvárás formájában (a csalások és adóbevételek növelésének érdekében). Az elektronikus számlázás bevezetése, mint aktív feladat, látszólag a számla kiállítói pozícióban jelenik meg, de a számla befogadói oldalon is vannak lehetőségek, döntési pontok, amelyeket érdemes számba venni.
4. 1 A vállalati folyamatok felmérése Az elektronikus számlázás melletti teljes elkötelezettség előtt érdemes megvizsgálni néhány vállalaton belüli és kívüli tényezőt, amelyek hatással lehetnek a bevezetés sikerességére. Először is meg kell vizsgálni az iparágat, amelyben a vállalt tevékenykedik, hogy mennyire elterjedt az elektronikus számlázás, a befogadói oldal mennyire nyitott és képes elektronikus számla fogadására, hiszen ha átállítják a számlázási rendszereket, akkor abban leszünk érdekeltek, hogy minél nagyobb arányban állítsunk ki elektronikus számlát. Kérdőív általi felmérés, a vevők megkeresése jó lehetőség lehet a fogadói oldal szondáztatására. Fontos megvizsgálni a vevői kört olyan szempontból is, hogy milyen országban letelepedettek, hiszen ezen tény, illetve a értékesített termék vagy nyújtott szolgáltatás teljesítési helye alapján a számlára esetleg nem a hazai szabályok lesznek érvényesek (lásd kivételek).
Fel kell mérni a vállalat hazai és nemzetközi ügyleteit, azok komplexitását, a hozzájuk kötődő kimenő és bejövő számla mennyiséget. Ez első körben nem tűnik túl bonyolult feladatnak, de egy nagyobb nemzetközi vállalat esetében jelentős kihívás lehet.
38
A vállalat hosszú távú stratégiája is fontos tényező, hiszen egy új számlázási rendszer bevezetése esetén, azt előreláthatólag hosszú időn keresztül fogja alkalmazni, az egyes technikai megoldás során pedig célszerű minél elterjedtebb formátum használata, mert így a befogadói oldal nem kényszerül informatikai beruházásra, hogy képes legyen fogadni a számlákat.
Fontos biztosítani a menedzsment elkötelezettségét a bevezetés iránt, hiszen ez jelentős anyagi és humán erőforrást jelenthet, még külső szolgáltató igénybevétele esetén is. Egy bevezetés során egy közepes- vagy nagyvállalat esetében több szervezeti egységnek kell együttműködnie: pénzügy, IT, értékesítés, beszerzés, kommunikáció. A legtöbb vállalat projekt struktúrában kezd hozzá a feladat előkészítéséhez és végrehajtásához, amely biztosítja az egyes területek szakmai és humán hozzájárulását a sikeres és határidőre történő bevezetéshez. Emellett itt kell megemlíteni, hogy jelentős energiát kell fordítani a rendszer tesztelésére, mivel egy rosszul kialakított részlépés is okozhat olyan hibát, ami súlyos adókockázatot jelenthet, továbbá az ügyfelek és dolgozók képzésére és informálásra is gondolni kell.
Meg kell vizsgálni a számlázási rendszer elhelyezkedését az üzleti folyamatokban, és más rendszerekhez való viszonyát és adatforgalmát. Ez a szempont jellemzően olyan nagyvállalatok esetében merülhet fel, ahol nem integrált rendszert alkalmaznak a készletnyilvántartásra, a számlázásra, a könyvelésre és például a logisztikai szolgáltatások rendelésére. Ma már a legtöbb készlet nyilvántartási rendszer össze van kapcsolva a számlázási rendszerrel és ahogy kiszállításra kerül egy áru, automatikusan elkészül a számla. Az adatok, mint a vevő törzsállomány, ÁFA kulcs megjelenítése a számlán, megfelelő számlazáradék előre meghatározott relációk alapján kerül meghatározásra.
Fontos szempont, annak megvizsgálása, hogy mennyire alkalmas a jelenlegi üzleti folyamatunk az automatizmusok kialakításra, mert előfordulhat, hogy arra jutunk, hogy részleges vagy teljes újrastrukturálásra is szükség lehet az elektronikus számlázás bevezetése során (például egy EDI rendszer bevezetése során). A nagyvállalatoknál már elterjedt gyakorlat a folyamatokba épített belső önellenőrzés, amely folyamatosan biztosítja a hibák kiszűrését, így érdemes már olyan rendszert kialakítani, amely előre beépíti azokat az
39
automatizmusokat, amelyek naplózzák az egyes tranzakciókat, ellenőrizhetővé teszik rendszerünket akár a hatóságok és más külső illetve belső szereplők számára is.
A számlázás hármas alapelvének való megfelelés lehetőségét, az ehhez kapcsolódó munkaidő igényt és technikát mindenképpen definiálni kell. A befogadói oldalon biztosítani kell, hogy csak az értékesítőtől fogadjunk be számlát (eredet hitelessége elv) és azokat ilyen szempontból is ellenőrizni kell. Ennek időigénye és technikája az alkalmazott technikától függően különböző lehet. Kiállítói oldalon a szigorú számadású bizonylat alkalmazása és nyilvántartás vezetése szükséges, hogy megfeleljünk ebbéli kötelezettségünknek.
Érdemes a fejünkben tartani azt, hogy az elektronikus számlázást nem fogjuk teljes mértékben, minden ügyfelünkre kiterjeszteni, bármennyire is szeretnénk, hiszen a jelenlegi jogszabályi környezetben a befogadónak hozzá kell járulnia az elektronikus számla használatához. Bár meglehet próbálni a minél szélesebb alkalmazási kör elérését, mint az a szállító, aki az elektronikus számlázásának bevezetésekor, olyan tájékoztató levelet küldött ki ügyfeleinek, amelyben adminisztrációs díjat helyezett kilátásba, amennyiben nem fogadják elektronikus számláit. Tehát a rendszernek tudnia kell kezelni és szétválasztani, hogy kinek, milyen típusú számlát kell készíteni és küldenie. A vállalatok gyakran döntenek úgy, hogy csak az alap számlákat állítják ki elektronikus formában, és a helyesbítést már papíralapú számlákkal kezelik, a speciális tartalmi előírások miatt. Gyakori eljárás, hogy egy PKI alapú számlázást rendelnek hozzá egy már meglévő normál, papíralapú számlázási rendszerre, így a nyomtatást követően eldönthető, hogy melyik számlából lesz elektronikus számla és melyik az, amelyik postai úton kerül kiküldésre. Ez a pont magában hordozza a következő kérdést, vajon a meglévő számlázási vagy integrált könyvviteli rendszerünk alkalmas-e az elektronikus számlázásra vagy érdemes verziót váltani vagy új rendszert alkalmazni illetve megvizsgálni annak lehetőségét, hogy külső szolgáltatónak szervezzük ki a számla kiállítási és/vagy számla feldolgozási tevékenységünket. Számos szolgáltató nyújt teljes körű (akár felhő) szolgáltatást a bejövő számlák kezelésére: az iktatásától, a feldolgozásán át, az archiválásig.
Sokan úgy gondolják, hogy az elektronikus számlázásban a befogadói oldal csak annyiban érintett, hogy eldöntse, hogy fogadja vagy elutasítsa az elektronikus számlát. A szállítói folyószámla (Accounts Payable) szoros kapcsolatban van a beszerzési és kifizetési 40
folyamatokkal, amiknek az egymásba kapcsolódása lefedi az igény felmerülésétől a szállító kifizetéséig terjedő szakaszt (Demand to Cash). Ennek a folyamatnak az automatizálása összekapcsolva az elektronikus számlázás fogadásával tényleges erőforrás megtakarítást jelenthet, hiszen az automatikus számlázási rendszerek mellett a szállítói számlák hagyományos kezelése jelentős emberi munkát igényel hagyományos módszerek mellett. A közép- és nagyvállalatoknál fontos célkitűzés az előzetes rendelés alapján való beszerzés (Purchase Order), ami jelentősen könnyíti a számla feldolgozását. A rendelések a beszerzők által letárgyalt kondíciókkal elkészülnek a könyvviteli rendszer beszerzési moduljában (ár, mennyiség, minőség, főkönyvi szám, költséghely stb.), amiben az igénylő lejelenti (bevételezi) a leszállított mennyiséget, és ez alapján a könyvelés egy szimpla hozzárendelést jelent a rendeléshez, ami már könnyen automatizálható, gyakorlatilag csak felügyeleti szerep jut a könyvelőknek. A számlák érkezhetnek elektronikus és papíralapon. Az elektronikus számlák esetében érdemes kialakítani egy belső szabályzatot és formalevelet, amivel az adott szállító elektronikus számláját elfogadjuk vagy visszautasítjuk. Amennyiben nem rendelkezünk elektronikus aláírást és időbélyegzőt lehetővé tevő eszközökkel, akkor javasolt, csak olyan elektronikus számla befogadása, amelyet elláttak érvényes elektronikus aláírással és időbélyegzővel, az archiválási előírások miatt, hiszen ilyenkor elektronikusan kell megőrizni a számlákat és egy esetleges adóellenőrzés során elektronikus formában kell bemutatni azokat. A belső szabályzatban pedig részletesen leírva az eljárást, ami alapján az elektronikus számlát a könyvelők le tudják ellenőrizni. A papíralapú számlák esetében is elgondolkodhatunk a digitalizálás lehetőségén, mivel a nem rendeléses számlákat vállalaton belül jóvá kell hagyatni, és egy elektronikus jóváhagyási rendszer használatakor eleve szkennelésre kerülnek a számlák (gyakran vonalkódos technika alkalmazása mellett). Innen már csak egy lépés az elektronikus aláírás és időbélyegző, amivel előállítottuk a digitális archiválásra kész szállítói számlákat. Ezt a folyamatot meg lehet támogatni olyan digitális olvasó szoftverekkel (OCR), amelyek az elektronikus számlából kiolvassák a könyveléshez szükséges adatokat (számla szám, érték, mennyiség, ÁFA kulcs, rendelés szám stb.). Emellett nem szabad elfelejtkezni arról sem, hogy a folyamatos és hosszú távú szerződések esetében érdemes lehet elgondolkodni az önszámlázás lehetőségén is, amit jellemzően nagy gyártó cégek alkalmaznak állandó beszállítói körükben. Ezzel is csökkentve a hibázás és kézi számla feldolgozás erőforrásigényét.
41
A megbízható ellenőrzési nyomvonal alkalmazása, gyakorlatilag azt jelenti, hogy a hármas számlázási alapelvnek (eredet hitelessége, adattartalom sérthetetlensége, olvashatóság) való megfelelés érdekében a felek bármilyen üzleti ellenőrzési eljárást meghatározhatnak. Az ellenőrzési nyomvonalnak megbízható kapcsolatot kell igazolnia a számla és az ügylet között. A folyamatok tervezésénél, az eljárás kialakításánál érdemes az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani és dokumentálni, akár a számviteli politika, akár a minőségbiztosítási rendszer részeként, meghatározva minden releváns lépést, a szereplőket, az előálló dokumentumokat, azok archiválását stb. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítását a gazdasági szereplő maga alakíthatja ki, arra nincs jogszabályi rendelkezés.
4.2 Elektronikus számlázási technika kiválasztása
A számlázási technika kiválasztása során tehát célszerű végig gondolni a fenti tényezőket. A PKI alapú számlázás választása esetén egy rugalmas rendszerhez juthatunk. Amennyiben már van egy számlázási programunk, akkor könnyen hozzárendelhetünk egy rendszert, amely biztosítja az elektronikus aláírással való ellátását a számlának, majd az időbélyegzést, vagy beszerezhető olyan számlázási rendszer, amely már eleve képes elektronikus számla előállítására. Ezt a típusú rendszert jellemzően olyan vállalatoknak érdemes választania, akiknek a vevőköre magánszemélyekből és kis-és középvállalatokból áll, mivel itt a számla képi megjelenítése fontos szempont. Az egyes vállalatok a könyvelési és egyéb ügyviteli rendszerek tekintetében eltérő képet mutatnak, gyakori a régi, már elavultnak mondható rendszer. Számukra is jó választás lehet a PKI alapú elektronikus számlázás a rugalmasságuk miatt: 1) egyszerű és viszonylag olcsó megoldás, 2) könnyen kiterjeszthető új vevőre, 3) nem kell szerződés a vállalat és vevő között, 4) PKI alapú számla, papír alapú számlával is javítható. Az EDI rendszer jóval drágább és jellemzően speciális üzleti kapcsolatban lévő vállalatok között, nagy mennyiségű számla esetében alkalmazzák, jellemzően megtartva a normál papíralapú vagy PKI alapú számlázási folyamatokat is. A rendszer bevezetése gyakran jár együtt alapvető folyamatok átszervezésével és jelentős tesztelést igényel, mivel ebben az esetben teljesen automatikussá válik mindkét oldalon a számla kiállítás és könyvelés illetve a 42
számla fogadása és könyvelése. Itt adat üzenetekről beszélünk, a megjelenítés nem fontos, informatikai képzettség nélkül nehezen olvashatóak az EDI számlák (bár vannak kisegítő alkalmazások, amelyek megjelenítik és olvashatóvá teszik azokat). Az is előfordulhat, hogy csak az alap gazdasági tevékenységre vezetik be az EDI számlázást, míg az egyéb számlázandó tételek másként kerülnek kiállításra. A bevezetése előtt a feleknek szerződést kell kötni, amelyben meghatároznak minden részéletet a számlázásra vonatkozóan. Összességében elmondható, hogy az EDI rendszer előnyeit a nagyvállalati struktúrában lehet a leginkább kihasználni. Általában elmondható, hogy a PKI és EDI számlázási rendszer nem átjárható, de nagyon jól kiegészíthetik egymást a vállalat számlázási folyamatainak megtervezése során
4.3 Elektronikus számla kontírozása A számviteli törvény 167. § (7) bekezdése szerint a gazdálkodó köteles a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás és a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása kötelezettségnek oly módon eleget tenni, hogy ezen adatokat, információkat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.
Elektronikus számla esetében több megoldás is rendelkezésre áll a kötelezettség teljesítésére. A legnyilvánvalóbb az elektronikus könyvviteli rendszer alkalmazása, amely lehetővé teszi az egyértelmű logikai kapcsolat kialakítását, ami azt jelenti, hogy a számla könyvelésekor rögzíteni kell egy olyan adatot, ami megteremti a kapcsolatot a számla és a főkönyvi könyvelés között. Ez jellemzően lehet a számla sorszáma vagy valamilyen belső iktató szám. Bejövő számlák esetében ezt az iktató számot gyakran kapcsolják össze egy vonalkód rendszerrel, ami könnyíti az iktatási és egyéb számla feldolgozási folyamatot. Természetesen a kontírozáskor gondolni kell arra is, hogy a könyvelési tételt alátámasztó dokumentum könnyen előkereshető legyen, tehát az archiválás során is alkalmazni kell a használt adatot (számlaszám, iktató szám stb.). Erre a célra természetesen beszerezhető külön alkalmazás (iktató program) is, a lényeg, hogy meglegyen a logikai kapcsolat a bizonylat és a könyvelési tétel között. 43
Elektronikus számla esetében is vannak különböző informatikai megoldások, amelyek lehetővé teszik a dokumentumhoz „fizikailag” kapcsolni a kontírozási információkat (csatolt, melléklet, beágyazott dokumentum), de ezek sok bonyodalommal járnak. Például, ha az elektronikus számla már el van látva elektronikus aláírással, akkor a melléklet csatolását követően újból elektronikusan alá kell írni.
4.4 Felelősségi kérdések Az elektronikus számlázás során a normál, papír alapú számlához képest további előírásoknak kell megfelelni a kiállítás, a kezelés és archiválás során, ezért fontos áttekinteni a számlakiállítói és befogadói oldal felelősségi kérdéseit is, különösen abban az esetben, amikor a teljes vagy részleges számlázási tevekénységet egy külső szolgáltatónak szervezzük ki.
A számlakiállítói felelősség esetében az adóhatóság kétféle szankciót alkalmazhat: 1) ÁFA megfizetése annak ellenére, hogy a valóságban nem történt teljesítés, 2) Mulasztási bírság, amennyiben a számla valamilyen formai hibában szenved. Minden számviteli bizonylatra igaz, hogy a bizonylat adattartalmáért a bizonylatot kiállító felel. Az Áfatörvény 55.§ szerint adófizetési kötelezettség keletkezik a kibocsátónál, ha a teljesítés hiányának ellenére számlakibocsátás történik, ez alól csak akkor mentesülhetünk, ha kétséget kizáróan bizonyítjuk, hogy teljesítés nem történt vagy teljesítés ugyan történt, de nem a számlakibocsátó teljesítette (egyben a téves számlát érvényteleníteni kell).
Egy beérkező számla befogadásakor a vállalkozásoknak kellő körültekintéssel kell eljárniuk. Számlabefogadói oldalon az a tény, hogy hibás számlát fogad be az adózó, ÁFA szempontból még nem szankcionálható, csak abban az esetben, ha az adólevonási jogát szeretné érvényesíteni. A fiktív számla22 befogadása esetében a gyakorlat szerint maximális adóbírság a jogkövetkezmény, ha tudott vagy kellő körültekintés mellett tudnia kellett arról, hogy adócsalásban vesz részt. A formai hibában szenvedő számlák esetében van lehetőség korrigálásra, az adóhatóság által nem állapítható meg azonnal a jogosulatlan adólevonás, lehetőséget kell biztosítani a befogadónak, hogy kísérelje meg a számla kijavíttatását, addig a tartalmi hiba esetében nincs lehetőségünk ilyen eljárásra. [7003/2002. (PK. 21.) PM irányelv]
22 fiktív számla: a számlakibocsátó nem adóalany vagy nincs a számla mögött valós gazdasági esemény vagy a gazdasági esemény nem a számlán szereplő felek között jött létre
44
Ebben a relációban tehát érdemes részletes belső szabályzatot vagy munkaleírást készíteni a számlát könyvelő illetve feldolgozó munkatársak számára, amely meghatározza azokat az eljárásokat, amelyek biztosítják a kockázat csökkentését és a hibás számlák kiszűrését.
4.5 Elektronikus számlázási rendszerek bejelentése A számlázó programmal,23 online számlázási rendszerrel szembeni követelményeket a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a következőekben határozza meg: 1) kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítása, 2) adóhatóság felé való bejelentése, 3) elkülönített sorszámtartomány biztosítása (külföldi-belföldi adószám alatti értékesítés esetén, azonos programból való számla és nyugta kiállítása esetén).
A számlázó programot használó adóalany 30 napon belül köteles az adóhatósághoz bejelenteni (SZAMLAZO nevű nyomtatványon) 1) a program nevét, azonosítóját, 2) fejlesztőjének nevét, és - ha van – adószámát, 3) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát, 4) beszerzésének, használata megkezdésének időpontját, 5) saját fejlesztésű program használata esetén a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját.
Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program fenti adatait és a használatból történő kivonásának időpontját bejelenteni a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz.
A online számlázó programot használó adóalany 30 napon belül köteles az adóhatósághoz bejelenteni (SZAMLAZO nevű nyomtatványon) 1) az online számlázó program nevét, azonosítóját, 2) az online szolgáltatást nyújtó nevét és adószámát, 3) az igénybevétel kezdő időpontját, 4) az igénybevétel befejezésének időpontját. 23 számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is [23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet, 2.§ 2. pont]
45
A fejlesztőként, forgalmazóként számlázási programot értékesítő adóalanyt is terheli nyilvántartási (program neve és azonosítója) kötelezettség, továbbá csak adóalanynak értékesíthet és a vevő részére köteles átadni a fejlesztő által készített magyar nyelvű felhasználói dokumentációt.
Az adóhivatal a számlázó program fenti bejelentési kötelezettségből származó adatokat felhasználhatja kockázatelemzéséhez és az ellenőrzési eljárásaiban is.
2016. január 1-től minden számlázó programnak rendelkezni kell egy olyan programba épített „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” nevű funkcióval, amellyel adatexport végezhető az adott időszakban kiállított számlákra, illetve meghatározott sorszámtartományra.
4.6. Adóellenőrzési szempontok
Az elektronikus számlázási rendszer kialakítás és tervezés során hasznos, ha tisztában vagyunk az adóellenőrzés során vizsgálandó szempontokkal, amelyek jó támpontot nyújthatnak a folyamatainkba épített ellenőrzési pontok kialakításában. Fontos leszögezni, hogy az adóhatósági ellenőrzések során, függetlenül a használt számlázási rendszertől, alapvetően a gazdasági események valódisága kerül ellenőrzésre. Az elektronikus számla az adatbekérést, az adatellenőrzés technikáját módosítja, sokkal nagyobb teret enged az adóellenőrnek, hogy átlássa az adózó gazdasági eseményeit, persze előfordulhatnak olyan ellenőrzések, amelyek kifejezetten a számlázó rendszerhez kapcsolódó kötelezettségeket vizsgál. A normál vizsgálattól az elektronikus számlázás specifikus pontokban tér el és nagyjából a következő pontokban lehet összefoglalni: 1) gazdasági környezet vizsgálata, 2) informatikai rendszer vizsgálata, 3) kockázatos pontok azonosítása, 4) számlázó program vizsgálata, 5) archiválás vizsgálata. Az informatikai rendszer vizsgálata során felmérik, hogy a vállalatirányítási rendszer (ERP) mennyire automatikus, mely adatok kerülnek a rendszerbe kézi bevitellel. 46
A manuális
feldolgozásban a kockázat a hibázásban rejlik, de elektronikusan (nem papír alapon) tudják ellenőrizni a feldolgozás minőségét. Az automatizmusok esetén a rendszerbe épített automata beviteleket, algoritmusokat, interfészeket, azok leiratait, a zártságot elemzik. A számlázó program esetében meg kell vizsgálni, hogy mikor került bevezetésre, mikortól kell elektronikus számlákat kérni, mikor és milyen változtatások voltak a rendszerben, milyen bevezetési nehézségek merültek fel a bevezetés, vagy verzió váltás során. Egyre gyakrabban fordul elő, hogy az adóellenőrzés során áttekintik a D2C teljes folyamatát: az igény felmerüléséből hogyan kerül a szállítói számla a könyveinkbe és utána kifizetésre. Továbbá megvizsgálják magát az elektronikus aláírás, az időbélyegző technológiáját, a szigorú számadású bizonylatok követelménynek való megfelelést, az elkülönített számlatartomány alkalmazásának
való
megfelelést
(nem
magyarországi
adószámról
történő
számla
kibocsátásakor, önszámlázás, számla és nyugta kiállítása azonos rendszerből) és természetesen nem maradhat el az elektronikus számla adattartalmának ellenőrzése sem. Az archiválás során az adatállomány az iratok megőrzésének helyszíne, a vonatkozó szerződések kerülnek átvilágításra. [Czöndör Szabolcs, 2012]
2014-től a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 12. § szerint „az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója próbajelleggel - bocsát ki számlát”. Az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalanynak biztosítania kell az adóhatóság számára az olvashatósághoz szükséges technikai eszközt, az eszköz használatához szükséges dokumentációt és a használatához szükséges felvilágosítást.
Az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 2. sz. melléklete határozza meg, hogy az adóhatóság ellenőrzés céljából az elektronikus számlát milyen formátumban fogadja el: 1) .csv fájlformátum, 2) bármilyen más, úgynevezett print fájl formátum, 3) .csv fájlformátum, 4) .dbf formátum, 5) .mdb formátum, 6) .xls fájlformátum, 7) .xml fájlformátum.
47
5. Összefoglaló Elkerülhetetlen, hogy előbb utóbb minden vállalat feltegye magának a kérdést, hogy nem lenne-e szerencsésebb áttérni az elektronikus számlázásra. Dolgozatomban igyekeztem összefoglalni a vonatkozó szabályokat, felvillantani azokat a kérdéseket, amelyek megválaszolása közelebb vihet az alapkérdés szakszerű eldöntésére.
Az első fejezetben bemutattam azokat a főbb szabályokat és követelményeket, amelyek alapján egy számviteli bizonylatot számlának tekinthetünk. Elsősorban a számlára fókuszáltam, az egyéb dokumentumokat röviden mutattam be, jelezve, ha van lehetőség elektronikus előállításra.
A második fejezetben az Európai Unió célkitűzéseit vettem számba, azokat az erőfeszítéseket, jogi és szakmai vitákat, több éves előkészítő tevékenységet, amely meghatározza a mai szabályozást. Az irányelveket át kell ültetnie a tagállamoknak és az itt bemutatott munka segítséget adhat a hazai jogszabályok értelmezéséhez, és megvilágíthatja a szabályozás főbb pontjait. Bemutattam a „számlázási irányelv” elektronikus számlázásra vonatkozó rendelkezéseit és statisztikai adatokon keresztül próbáltam kihangsúlyozni, hogy az elektronikus számlázás rohamosan fejlődik a világban és a magyar vállalatok nem tehetik meg, hogy figyelmen kívül hagyják ezt a potenciális fejlődési lehetőséget szolgáltatásaik, termék értékestésük során.
A
harmadik
fejezetben
megismerhettük
az
elektronikus
számlázással
kapcsolatos
alapfogalmakat és a releváns jogszabályi hátteret. Próbáltam közérthetően, az informatikai speciális nyelvezetet csak a szükséges mértékben alkalmazni. Az elektronikus számlázás elterjedésének talán egyik legnagyobb hátráltató tényezője volt az elmúlt években az információhiány. A kormány gyakorlatilag minden területet lefedett jogszabályokkal, de ezek összefüggéseinek megértése és gyakorlati alkalmazása még mindig nehézkes és bonyolult.
A negyedik fejezetben igyekeztem összegyűjteni azokat az alapvető szempontokat és kérdéseket, amelyek befolyásolhatják egy vállalat döntését az elektronikus számlázás bevezetéséről. Az elektronikus számla kiállítására, befogadására és megőrzésére vonatkozó szabályokat, amint láttuk, számos törvény és rendelet határozza meg, amelyek megértése, egységes alkalmazása nem mindig egyszerű feladat. Például elektronikus számlát már 48
elektronikus aláírással is előállíthatunk, de az időbélyegző alkalmazásának kötelezettségét az archiválásra vonatkozó szabályokban találhatjuk meg. Szükséges, hogy végiggondoljuk az elektronikus számlázás előnyeit és kockázatait, vállalatunk belső folyamatait, az erőforrás igényeket mielőtt eldöntjük, hogy mikor, milyen mértékben és mikortól kezdjük alkalmazni az elektronikus számlák befogadását vagy kibocsátását.
Az elektronikus számlázás bevezetése és alkalmazása piaci előnyt jelenthet egy vállalat számára, a befektetett energia és erőforrás rövid időn belül megtérül. Az Európai Unió a kisés középvállalatokon keresztül szeretné az elterjedését fokozni, amelynek stratégiáját Magyarország is átvette. Számos konferencia és számos tanulmány, ismertető készült hazai és európai szinten. A magyar közigazgatásban is egyre elterjedtebb az elektronikus számlázás, a hasonló fejlettségű országokkal hasonló szinten állunk az elterjedtség tekintetében és remélhetőleg a jövőben is tudjuk tartani a növekedési ütemet.
49
Irodalomjegyzék Cikkek: 1) Czöndör Szabolcs (2009), „Az elektronikus számla jogszabályi háttere és gyakorlata”, Adóvilág - 2009. március, XIII. Évfolyam 04. szám, 2-3. o. 2) Czöndör Szabolcs (2014), „Papíralapú bizonylatok elektronikus megőrzése”, Adóvilág - 2014. március, XVIII. Évfolyam 04. szám, 13-15. o. 3) Czöndör Szabolcs (2015), „Elektronikus számlázás Európában”, Áfa és Számlázás, VI. évfolyam, 2. szám, 3-7. o.
Könyvek: 1) Bruno Koch (2014), E-invoicing-E-Billing, International Market Overview & Forecast, Billentis 2) Bruno Koch (2014), E-invoicing-E-Billing, Key stakeholders as game changers, Billentis 3) dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán (2015), Nagy áfa Kézikönyv II., Vezinfo 4) Czöndör Szabolcs (2012), E-számlázás gyakorlata és ellenőrzése, Penta 5) szerk. Faluvégi Lajos, Kállai Lajos (1987), Adóreform és a költségvetési gazdálkodás, SALDO 6) dr. Farkas Alexandra–Czöndör Szabolcs (2015), Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban, Complex
Felhasznált jogszabályok, egyezmények, szerződések: 1) 2007. évi CXXVII. tv az általános forgalmi adóról 2) 46/2007. (XII.29) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről 3) 24/1995. (XI.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról
50
4) 47/2007. (XII.29) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet módosításáról 5) 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről 6) 48/2013. (XI.15.) NGM rendelet a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra
szolgáló
pénztárgépek
forgalmazásáról,
használatáról
és
szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról 7) 49/2013. (XI.15.) NGM rendelet a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra
szolgáló
taxaméterek
forgalmazásáról,
használatáról
és
szervizeléséről 8) 114/2007. (XII.29) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 9) 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 10) 2001. évi XXXV. tv az elektronikus aláírásról 11) 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről 12) 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről, A bizonylat megőrzése, 47-47/A. § 13) 2000. évi C. törvény a számvitelről, A bizonylatok megőrzése, 169. § 14) 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről 15) 2004. évi XXXIV. törvény a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról 16) 2007/717/EK számú (Bizottság) határozata az elektronikus számlázással (e-számlázás) foglalkozó szakértői csoport felállításáról (2007. október 31.) 17) Európai Bizottság, Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában, 2010 18) 2010/C 326/07 számú (Bizottság) határozata az elektronikus számlázással (eszámlázással) foglalkozó többoldalú európai fórum létrehozásáról (2010. november 2.) 19) TANÁCS
2006/112/EK
IRÁNYELVE
(2006.
november
28.)
a
közös
13.)
a
közös
hozzáadottértékadó-rendszerről 20) A
TANÁCS
2010/45/EU
IRÁNYELVE
(2010.
július
hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelvnek a számlázás szabályai tekintetében történő módosításáról 21) AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 1999/93/EK IRÁNYELVE (1999. december 13.) az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről 51
22) 7003/2002. (PK. 21.) PM irányelv
Internetes anyagok: 1) Adó Online, 2013, Új fejezet nyílik az elektronikus számlázásban http://ado.hu/rovatok/ado/uj-fejezet-nyilik-az-elektronikus-szamlazasban 2) Sztanó Imréné dr., Kis Tünde, 2013, Adózás, társadalombiztosítás, támogatás http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/0007_d6_1100_1101_1103_adozas_tb_scorm/2_1_ az_altalanos_forgalmi_ado_jellemzoi_hatalya_iYPW4PadOdoVSGMI.html
3) Apeh, 2005, Közlemény az elektronikus számlázásról http://www.nav.gov.hu/nav/archiv/adoinfo/afa/afa_eszamla.html 4) APEH, 2006, Elektronikus számla és ahhoz kapcsolódó dokumentumok http://www.nav.gov.hu/magan/print/nav/ado/afa/afa_elektr_szla.html 5) NAV, 2006, A számítógéppel kiállított számla vevő felé e-mailben történő továbbítása http://www.nav.gov.hu/nav/ado/afa/szgep_szla_emailen.html 6) APEH, 2009, Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről http://static.e-szigno.hu/docs/APEH_kozlemeny_az_E_szamlazasrol_2009.pdf 7) NAV, 2012, Tájékoztató a számla adattartalmára vonatkozó 2013. január 1-jétől hatályos áfa törvény szerinti szabályokról http://nav.gov.hu/nav/ado/afa080101_hatalyos/tajekoztato_a_szamla_adattartalmara.html
8) NAV, 2013, Egyszerűsített számla kibocsátásának lehetőségei http://nav.gov.hu/nav/ado/afa080101_hatalyos/egyszerusitett_szamla_20131221.html
9) NAV, 2015, A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai http://nav.gov.hu//data/cms359941/18._informacios_fuzet___A_szamla_nyugta_kiboc satasanak_alapveto_szabalyai.pdf 10) Nemzeti Média – és Hírközlési Hatóság, Elektronikus aláírás, elektronikus hirdetés http://nmhh.hu/tart/index/81/Eszolgaltatasok 11) Stratis, 2009, Az elektronikus számlázás projekt keretében lebonyolított egyeztetések összegzése http://ekk.gov.hu/hu/e_szamlazas/tanulmany
52
1. sz. melléklet
HALLGATÓI NYILATKOZAT
Alulírott hallgató kijelentem, hogy a szakdolgozat saját munkám eredménye, a felhasznált szakirodalmat és eszközöket azonosíthatóan közöltem.
Nyíregyháza, 2015.másjus. 20.
___________________________ BÁN ROLAND
53
