Lampiran 3.1. Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Nomor : P.5/VI-BPPHH/2014 Tanggal : 14 Juli 2014 Tentang : Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu PEDOMAN PELAKSANAAN PENILAIAN KINERJA PENGELOLAAN HUTAN PRODUKSI LESTARI A. RUANG LINGKUP 1. Pedoman ini mencakup pelaksanaan penilaian kinerja PHPL di IUPHHKHA/HT/RE dan Pemegang Hak Pengelolaan. 2. Pelaksanaan penilaian kinerja PHPL di IUPHHK-HA/HT/RE dan Pemegang Hak Pengelolaan menggunakan Standar Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari. 3. Standar Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari terdiri dari Kriteria dan Indikator Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu. 4. Penilaian dilakukan terhadap dokumen dalam rentang waktu 5 (lima) tahun terakhir dan verifikasi lapangan. B. ACUAN 1. Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2010 tentang Perusahaan Umum (Perum) Kehutanan Negara. 2. Peraturan Menteri Nomor P.43/Menhut-II/2014 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak. 3. Keputusan Menteri BUMN Nomor SK-10/MBU/2014 tentang Pemberhentian, Perubahan Nomenklatur Jabatan dan Pengangkatan Anggota Direksi Perusahaan Umum (Perum) Kehutanan Negara. 4. SNI ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian Persyaratan Untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa. 5. SNI ISO/IEC 19011:2012 Panduan Audit Sistem Manajemen. C. PENGERTIAN 1. Lembaga Penilai dan Verifikasi Independen yang selanjutnya disebut LP&VI adalah perusahaan berbadan hukum Indonesia yang diakreditasi untuk melaksanakan penilaian kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan/atau verifikasi legalitas kayu. 2. Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari yang selanjutnya disebut LPPHPL adalah LP&VI yang melakukan penilaian kinerja pengelolaan hutan produksi lestari (PHPL). 3. Pemantau Independen yang selanjutnya disebut sebagai PI adalah masyarakat madani baik perorangan atau lembaga yang berbadan hukum Indonesia, yang menjalankan fungsi pemantauan terkait dengan pelayanan publik di bidang kehutanan seperti penerbitan S-PHPL atau SLK. 4. Pengambil Keputusan adalah personel tetap pada LPPHPL yang memenuhi persyaratan dan ditetapkan sebagai pengambil keputusan Penilaian Kinerja PHPL dan VLK. 5. Pemegang Izin adalah Pemegang IUPHHK-HA, IUPHHK-HT dan IUPHHKRE dan Hak Pengelolaan. L.3.1 - 1
6. IUPHHK-HA adalah izin usaha yang diberikan untuk memanfaatkan hasil hutan berupa kayu dalam hutan alam pada hutan produksi melalui kegiatan pemanenan atau penebangan, pengayaan, pemeliharaan, dan pemasaran. 7. IUPHHK-HT adalah izin usaha untuk membangun hutan tanaman pada hutan produksi yang dibangun oleh kelompok industri untuk meningkatkan potensi dan kualitas hutan produksi dalam rangka memenuhi kebutuhan bahan baku industri. 8. IUPHHK-RE adalah izin usaha untuk membangun kawasan dalam hutan alam pada hutan produksi yang memiliki ekosistem penting sehingga dapat dipertahankan fungsi dan keterwakilannya melalui kegiatan pemeliharaan, perlindungan dan pemulihan ekosistem hutan termasuk penanaman, pengayaan, penjarangan, penangkaran satwa, pelepasliaran flora dan fauna untuk mengembalikan unsur hayati (flora dan fauna) serta unsur non hayati (tanah, iklim dan topografi) pada suatu kawasan kepada jenis yang asli, sehingga tercapai keseimbangan hayati dan ekosistemnya. 9. Pemegang Hak Pengelolaan adalah badan usaha milik negara bidang kehutanan yang mendapat pelimpahan penyelenggaraan pengelolaan hutan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 10. Unit Kelestarian Hutan adalah unit terkecil dalam pengelolaan hutan berdasarkan Rencana Kerja Usaha Pemanfaatan Hasil Hutan Kayu (RKUPHHK) untuk IUPHHK atau Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH) untuk hak pengelolaan, yang menjamin terselenggaranya kegiatankegiatan pemanfaatan hasil hutan kayu dalam suatu siklus daur kayu yang dimanfaatkan atau tanaman pokok. 11. Auditee adalah Pemegang Izin atau Pemegang Hak Pengelolaan yang dinilai. 12. Sertifikat Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (S-PHPL) adalah surat keterangan yang diberikan kepada Pemegang Izin atau Pemegang Hak Pengelolaan yang menjelaskan keberhasilan pengelolaan hutan lestari. 13. Auditor adalah personel yang memenuhi persyaratan dan kemampuan sebagai auditor dan ditugaskan oleh LPPHPL untuk melaksanakan Penilaian Kinerja PHPL. 14. Lead Auditor adalah personel yang memenuhi persyaratan dan kemampuan sebagai lead auditor dan ditugaskan oleh LPPHPL untuk memimpin pelaksanaan penilaian kinerja PHPL. 15. Kriteria adalah ukuran yang menjadi dasar penilaian. 16. Indikator adalah suatu atribut kuantitatif dan/atau kualitatif dan/atau diskriptik pada standar penilaian kinerja PHPL yang apabila diukur atau dipantau secara periodik menunjukkan arah perubahan. 17. Verifier adalah perangkat yang berfungsi untuk menera status indikator pada standar penilaian kinerja PHPL. 18. Metode verifikasi adalah tata cara dalam mengoperasikan verifier. 19. Instrumen verifikasi adalah alat dan material yang diperlukan dalam mengoperasikan verifier. 20. Kematangan verifier adalah nilai pencapaian kinerja sebuah verifier.
yang
menggambarkan
tingkat
21. Kematangan indikator adalah hasil transformasi kematangan dari sekumpulan verifier yang menggambarkan tingkat pencapaian kinerja indikator yang diukur. L.3.1 - 2
22. Observasi adalah kegiatan pengamatan yang dilakukan oleh personil Kementerian Kehutanan pada saat auditor melakukan penilaian tanpa melakukan intervensi terhadap pelaksanaan penilaian. 23. Daftar Penunjang Lembaga Sertifikasi yang selanjutnya disebut sebagai DPLS adalah persyaratan-persyaratan dan aturan/prosedur yang ditetapkan oleh KAN dan harus dipenuhi oleh LPPHPL yang akan diakreditasi. 24. Transfer Sertifikasi adalah pemindahan suatu sertifikasi sistem manajemen PHPL dan VLK yang masih berlaku dari LPPHPL terakreditasi (selanjutnya disebut sebagai “LPPHPL terakreditasi penerbit”), kepada LPPHPL terakreditasi lain (selanjutnya disebut sebagai “LPPHPL terakreditasi penerima”) untuk tujuan keberlanjutan sertifikasi, dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh Menteri Kehutanan sesuai lingkup akreditasinya. 25. Direktur adalah Direktur Bina Usaha Hutan Alam untuk Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari pada Izin Usaha Pemanfaatan Hasil Hutan Kayu dalam Hutan Alam (IUPHHK-HA), Direktur Bina Usaha Hutan Tanaman untuk Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari pada Izin Usaha Pemanfaatan Hasil Hutan Kayu dalam Hutan Tanaman (IUPHHK-HT) dan Pemegang Hak Pengelolaan dan Direktur Bina Rencana Pemanfaatan dan Usaha Kawasan untuk Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari pada Izin Usaha Pemanfaatan Hasil Hutan Kayu Restorasi Ekosistem (IUPHHK-RE). 26. Dinas Provinsi adalah Dinas yang diserahi tugas dan tanggungjawab di bidang kehutanan di provinsi. 27. Dinas Kabupaten/Kota adalah Dinas yang diserahi tugas dan tanggung jawab di bidang kehutanan di kabupaten/kota. 28. Balai adalah unit pelaksana teknis Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan. 29. Satuan Kerja Perangkat Daerah dan selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat pemerintah daerah provinsi maupun kabupaten/kota di Indonesia. D. KEGIATAN PENILAIAN 1. PERMOHONAN PENILAIAN a.
Pemegang izin atau pemegang hak pengelolaan mengajukan permohonan penilaian kinerja PHPL secara tertulis kepada LPPHPL dengan tembusan kepada Direktur, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota.
b. LPPHPL menindaklanjuti dengan meminta kelengkapan data/ dokumen sebagaimana tercantum di dalam DPLS dan data/dokumen terkait. c.
Dalam hal pemegang hak pengelolaan mengajukan permohonan penilaian kinerja PHPL secara multilokasi (multisite), maka LPPHPL menindaklanjutinya dengan meminta hasil internal audit secara keseluruhan (100%).
d. LPPHPL melakukan kajian terhadap data/dokumen yang disampaikan oleh Auditee. Dalam hal Auditee tidak memenuhi persyaratan minimal sebagaimana dimaksud pada huruf b di atas, maka Auditee diminta melengkapi persyaratan dimaksud. Dalam hal L.3.1 - 3
Auditee memenuhi persyaratan, maka proses penilaian kinerja PHPL dapat dilanjutkan. e.
LPPHPL menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan Auditee.
2. PERENCANAAN PENILAIAN a. Persiapan 1) Perekrutan dan mobilisasi Tim Audit a) LPPHPL menetapkan Auditor, dan tenaga ahli (apabila diperlukan) sesuai dengan persyaratan dan kompetensinya. b) LPPHPL menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan Auditor dan tenaga ahli, memastikan kemampuan, menyiapkan protokol kerja internal tim, dan menyelesaikan asuransi jaminan keselamatan Tim Audit. c) LPPHPL menjamin bahwa Auditor dan tenaga ahli berada pada tempat dan waktu sesuai dengan jadwal kerja. 2) Logistik a) LPPHPL menyiapkan pendanaan dalam jumlah yang mencukupi kebutuhan pelaksanaan kerja Auditor dan tenaga ahli serta tersedia pada waktunya. b) LPPHPL menyediakan kebutuhan administrasi dan peralatan kerja untuk kelancaran kerja Auditor dan tenaga ahli. b. Rencana Audit 1) LPPHPL menetapkan rencana audit yang menjamin pelaksanaan audit dapat memenuhi persyaratan SNI ISO 19011 : 2012. 2) LPPHPL menyampaikan pemberitahuan kepada Direktur untuk diterbitkan surat pemberitahuan audit kinerja PHPL kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota setempat, dan/atau SKPD terkait selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit kinerja PHPL. Surat permohonan pemberitahuan dilengkapi dengan daftar nama dan waktu pelaksanaan audit kinerja PHPL. 3) Berdasarkan butir 2) Direktur menerbitkan surat pemberitahuan pelaksanaan audit kinerja PHPL kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota dan/atau SKPD terkait untuk diberikan pelayanan serta dipantau secara administrasi. Surat pemberitahuan mencantumkan antara lain rencana waktu pelaksanaan audit kinerja PHPL dan nama-nama auditor LPPHPL, diterbitkan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak diterima. 4) Dalam hal terdapat perubahan rencana audit kinerja PHPL sebagaimana dimaksud butir 2), pihak LPPHPL wajib menyampaikan perubahan rencana dan Direktur menerbitkan surat revisi terhadap perubahan rencana dimaksud. 5) Dalam hal Direktur tidak menerbitkan surat pemberitahuan, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota tidak memberikan pelayanan. 6) Apabila Direktur tidak menerbitkan surat pemberitahuan dimaksud butir 5), Direktur dapat menerbitkan surat kepada LPPHPL yang menjelaskan alasan tidak diterbitkannya surat pemberitahuan. L.3.1 - 4
3. PELAKSANAAN PENILAIAN a. Audit Tahap I Tim Audit melaksanakan audit tahap I sesuai dengan rencana audit yang telah ditetapkan, meliputi kegiatan berikut: 1) Melakukan verifikasi dokumen. 2) Mempelajari kondisi lapangan auditee. 3) Melakukan diskusi dengan auditee untuk menentukan kesiapan audit tahap II. 4) Mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHPL, antara lain berkonsultasi dengan Direktur untuk memperoleh informasi penting misalnya surat peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditee. 5) Menentukan metodologi penilaian. 6) Mengkaji alokasi sumber daya untuk pelaksanaan audit tahap II dan persetujuan auditee mengenai rincian audit tahap II. b. Audit Tahap II 1) Koordinasi Dengan Instansi Kehutanan a) Tim Audit berkoordinasi dengan Dinas Provinsi dan Balai serta Balai Pemantapan Kawasan Hutan setempat sebelum dan sesudah penilaian lapangan. Sebelum penilaian lapangan, tim menyampaikan rencana pelaksanaan penilaian dan meminta informasi tambahan terkait dengan kondisi auditee yang akan dinilai. Setelah selesai pelaksanaan penilaian lapangan, tim melaporkan bahwa penilaian lapangan telah selesai dan menyampaikan kebutuhan informasi yang kurang lengkap. b) Kepala Balai melakukan pengecekan kesesuaian Tim Audit LPPHPL dengan yang tercantum dalam surat pengantar Direktur, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila tidak sesuai. c) Dalam hal Balai dan Balai Pemantapan Kawasan Hutan tidak berkedudukan di provinsi tempat pelaksanaan penilaian kinerja, koordinasi dilakukan dengan Dinas Provinsi. d) Biaya koordinasi tidak dibebankan kepada LPPHPL. 2) Konsultasi Publik Untuk menampung aspirasi, saran dan masukan terkait kegiatan operasional auditee, LPPHPL wajib melakukan konsultasi publik sebagai berikut: a) LPPHPL mengumumkan rencana penilaian selambatlambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum pelaksanaan, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id), di desa/ kelurahan lokasi auditee dan/atau media massa, serta menyampaikan surat pemberitahuan kepada PI tentang rencana penilaian, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, Tim Audit, disertai dengan informasi profil singkat auditee. b) LPPHPL mengumumkan rencana pelaksanaan verifikasi di website LPPHPL dan di website http://silk.dephut.go.id selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan verifikasi.
L.3.1 - 5
c) Tim Audit mengadakan konsultasi publik dengan masyarakat yang secara langsung terkena dampak kegiatan auditee dan pihak terkait lainnya termasuk di dalamnya Dinas Kabupaten/ Kota dan PI, sekurang-kurangnya sebanyak 1 (satu) kali. d) Tim Audit wajib mendokumentasikan kegiatan konsultasi publik dalam bentuk berita acara dan disertai daftar kehadiran peserta. e) Dinas Kabupaten/Kota memantau konsultasi publik, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila LPPHPL tidak melakukan konsultasi publik. 3) Pertemuan Pembukaan a) Pertemuan Pembukaan adalah pertemuan antara Tim Audit dengan auditee yang bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur penilaian, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif. b) Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh auditee. c) Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan. 4) Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan a) Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditee, dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang ditetapkan pada ketentuan ini. b) Observasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menguji kebenaran data melalui pengamatan, pencatatan, uji petik, dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan. c) Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 21 (dua puluh satu) hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan. 5) Pertemuan Penutupan a) Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara Tim Audit dengan auditee untuk memaparkan hasil penilaian dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan. b) Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan. 6) Observasi Kegiatan Penilaian Kinerja a) Dalam hal penilaian kinerja periode terakhir atau untuk persyaratan perpanjangan izin, atau yang dibiayai dengan anggaran pemerintah, maka Direktur dapat melaksanakan observasi kegiatan penilaian kinerja PHPL oleh LPPHPL. b) Observasi dilakukan oleh personel yang ditetapkan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) Direktur yang dimasukkan dalam Tim Audit LPPHPL dengan status sebagai observer. L.3.1 - 6
c) Personel pelaksana observasi membuat dan menyampaikan laporan kepada Direktur. d) Dalam hal hasil observasi dapat menjadi bahan keluhan atas kinerja LPPHPL, Direktur menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPPHPL untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN. e) Direktur tidak dapat memberikan pelayanan kepada LPPHPL tersebut butir d) sampai dengan ada keputusan oleh KAN atas keluhan dimaksud. f)
Biaya pelaksanaan observasi lapangan dibebankan kepada anggaran Kementerian Kehutanan.
4. TATA CARA PELAKSANAAN PENILAIAN Tata cara pelaksanaan audit di lapangan mengacu kepada standar SNI ISO 19011:2012 dan standar penilaian kinerja PHPL. a. Bobot Verifier Bobot verifier ditentukan berdasarkan tingkat kedekatan verifier tersebut terhadap pencapaian kinerja indikator. 1) Berdasarkan tingkat kedekatannya, status verifier dikelompokkan menjadi verifier dominan (utama) dan verifier co-dominan (penunjang). 2) Verifier dominan memiliki bobot nilai 2 (dua) dan co-dominan memiliki bobot nilai 1 (satu). b. Penentuan Nilai Kematangan/Bobot Indikator Nilai kematangan/bobot indikator merupakan gambaran menyeluruh dari tingkat kematangan verifier penyusun indikator. Gradasi nilai kematangan/bobot indikator ditetapkan menjadi 3 (tiga) skala, yaitu : 1) Nilai kematangan/bobot indikator Baik.
3
(tiga)
untuk
pencapaian
kinerja
2) Nilai kematangan/bobot indikator Sedang.
2
(dua)
untuk
pencapaian
kinerja
3) Nilai kematangan/bobot indikator Buruk.
1
(satu)
untuk
pencapaian
kinerja
Selang (range) gradasi nilai kematangan/bobot indikator ditetapkan sebagai berikut : 1) Baik apabila total nilai verifier yang dicapai > 80 % dari
kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, tanpa ada verifier dominan yang bernilai buruk. 2) Sedang, apabila total nilai verifier yang dicapai antara 60 % s/d
80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, tanpa ada verifier Dominan yang bernilai buruk. 3) Buruk, apabila total nilai verifier yang dicapai < 60 % dari
kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, dan/atau terdapat verifier Dominan yang bernilai buruk.
Contoh perhitungan nilai kematangan/bobot indikator :
L.3.1 - 7
Kriteria
Indikator
Verifier
Bobot Verifier
1.1
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5
CD (1) D (2) CD(1) CD (1) CD (1)
1. Prasyarat
Nilai Aktual Verifier 3 2 3 3 3
Jumlah
Nilai Tertimbang Verifier 3 4 3 3 3
Nilai Maksimal Verifier 3 6 3 3 3
16
18
Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa untuk indikator 1.1 : 1) Total nilai maksimal indikator yang dapat dicapai adalah 18, yang merupakan jumlah dari perkalian antara bobot tiap-tiap verifier dengan kemungkinan nilai maksimal verifier yang bersangkutan (nilai maksimal 3). 2) Total nilai indikator aktual yang diperoleh adalah 16, yang merupakan jumlah dari perkalian antara bobot tiap-tiap verifier dengan nilai aktual verifier yang bersangkutan. 3) Nilai kematangan/bobot indikator adalah 16/18 x 100% = 89 %, sehingga kinerja indikator dimaksud adalah Baik. 5. PENENTUAN NILAI AKHIR KINERJA a. Nilai akhir kinerja PHPL diberikan dengan predikat “BURUK”, “SEDANG” atau “BAIK”, dengan pedoman sebagai berikut : 1) Predikat “BAIK” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai > 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, dengan catatan tidak terdapat verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi LK. 2) Predikat “SEDANG” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai antara 60 % s/d 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, dengan catatan tidak terdapat verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi LK. 3) Predikat “BURUK” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai < 60% dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai dan/atau tidak memenuhi standar verifikasi LK, dan/atau terdapat verifier dominan yang bernilai buruk. b. Contoh perhitungan nilai akhir kinerja : Indikator
Nilai Kinerja Indikator
Nilai Kematangan/ Bobot Indikator
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3
Baik Sedang Baik Baik Baik Baik Baik Baik Buruk Baik Sedang Baik Sedang Sedang
3 2 3 3 3 3 3 3 1 3 2 3 2 2
L.3.1 - 8
Nilai Kinerja Maksimal Indikator 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Indikator
Nilai Kinerja Indikator
3.4 3.5 3.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Baik Baik Baik Baik Sedang Baik Baik Sedang
Jumlah
Nilai Kematangan/ Bobot Indikator
Nilai Kinerja Maksimal Indikator
3 3 3 3 2 3 3 2 58
3 3 3 3 3 3 3 3 66
Berdasarkan perhitungan di atas, terlihat bahwa : 1) Total nilai kinerja seluruh indikator adalah 58 atau 58/66 x 100 % = 89 %, dan apabila tidak terdapat verifier dominan yang bernilai buruk, dan pemenuhan terhadap standar verifikasi LK adalah “Memenuhi”, maka nilai akhir kinerja PHPL adalah “BAIK”. 2) Dalam hal terdapat verifier dominan yang bernilai buruk dan/atau pemenuhan terhadap standar verifikasi LK adalah “Tidak Memenuhi”, maka nilai akhir kinerja PHPL adalah “BURUK”. E. PELAPORAN 1. Laporan hasil penilaian kinerja PHPL disusun oleh Tim Audit, memuat informasi lengkap dan disajikan secara jelas dan berurutan, mengacu pada pedoman pelaporan sebagaimana ketentuan, dan disampaikan kepada LPPHPL sebagai bahan pengambilan keputusan penerbitan SPHPL. 2. Laporan hasil keputusan akhir penilaian kinerja PHPL disajikan dalam bentuk buku dan soft copy dalam CD, disampaikan kepada auditee dan Kementerian Kehutanan melalui Direktur Jenderal sebagai bahan pembinaan lebih lanjut. 3. Apabila hasil audit kinerja dinyatakan “BURUK”, LPPHPL menyampaikan hasil audit kinerja secara khusus mengenai verifier yang “BURUK” disertai dengan fakta yang ditemukan di lapangan kepada Direktur Jenderal dalam bentuk buku dan soft copy dalam CD sebagai bahan evaluasi kinerja dan pembinaan kepada Auditee. 4. Penyampaian data dan dokumen auditee yang belum lengkap selambatlambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan. 5. Pembuatan laporan, pengambilan keputusan dan penyampaian hasil keputusan penilaian selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan. F. PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang berstatus personel tetap LPPHPL berdasarkan laporan Tim Audit. Dalam hal diperlukan, Pengambil Keputusan dapat didampingi personil yang memahami substansi verifikasi, yang bukan berasal dari Tim Audit yang bersangkutan. 2. Auditee dinyatakan “LULUS” apabila nilai akhir kinerja sekurangkurangnya berpredikat “SEDANG”. L.3.1 - 9
3. LPPHPL menerbitkan S-PHPL bagi auditee yang dinyatakan “LULUS” sekaligus membuat kontrak sub lisensi dengan auditee mengenai Penggunaan Tanda V-Legal. 4. Dalam hal auditee dinyatakan “TIDAK LULUS”, LPPHPL menyampaikan laporan hasil keputusan kepada auditee untuk memberi kesempatan kepada auditee mengajukan banding atas hasil keputusan dimaksud. 5. Auditee diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan penilaian selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak penyampaian hasil keputusan penilaian. 6. Dalam hal terdapat banding, penyelesaian dan keputusan banding dilaksanakan selambat-lambatnya 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya banding, dan hasil keputusan penilaian diumumkan selambat-lambatnya 76 (tujuh puluh enam) hari kalender terhitung sejak pertemuan pembukaan (entry meeting) penilaian dan observasi lapangan. 7. Dalam hal tidak terdapat banding, hasil keputusan penilaian diumumkan selambat-lambatnya 42 (empat puluh dua) hari kalender sejak pertemuan pembukaan pelaksanaan penilaian dan observasi lapangan. 8. Pengumuman hasil keputusan penilaian disertai dengan resume hasil penilaian dilakukan melalui website LPPHPL dan website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan www.silk.dephut.go.id). G. PENERBITAN SERTIFIKAT 1. S-PHPL diberikan kepada auditee yang memiliki nilai akhir kinerja dengan predikat “SEDANG” atau “BAIK”, dengan masa berlaku selama 5 (lima) tahun. 2. Dalam hal hasil penilaian berpredikat “Buruk” berada pada kriteria Prasayarat, kriteria Produksi, kriteria Ekologi dan kriteria Sosial, tetapi memenuhi legalitas kayu, LPPHPL menerbitkan Sertifikat Legalitas Kayu (S-LK). 3. Penerbitan S-LK sebagaimana dimaksud angka 2 dapat dilakukan apabila LPPHPL telah terakreditasi dan ditetapkan sebagai LVLK. 4. Dalam hal hasil penilaian berpredikat "BURUK" auditee diberikan kesempatan memperbaiki kinerja PHPL sampai auditee mengajukan permohonan untuk dinilai kembali oleh LPPHPL. 5. Dalam hal diterbitkannya S-PHPL setelah dilakukan penilaian PHPL, maka S-LK yang telah diterima sebelumnya dinyatakan tidak berlaku. 6. Dalam hal sisa umur IUPHHK yang dinilai kurang dari 5 tahun maka masa berlaku S-PHPL sampai dengan berakhirnya SK IUPHHK. 7. S-PHPL sekurang-kurangnya berisi nama auditee, lokasi, nomor izin, nama LPPHPL berikut logonya, logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta referensi standar penilaian kinerja PHPL dan ditandatangani oleh petugas LPPHPL yang terdaftar pada KAN. 8. Dalam hal Auditee memiliki areal kerja lebih dari satu unit kelestarian, diterbitkan 1 (satu) S-PHPL dengan persyaratan setiap unit kelestarian sekurang-kurangnya memiliki nilai predikat “SEDANG”. 9. Untuk hak pengelolaan, penilaian kinerja PHPL dilakukan terhadap masing-masing Divisi Regional dengan KPH sebagai unit sampling. SPHPL diterbitkan dengan persyaratan setiap KPH yang dinilai sekurangkurangnya memiliki nilai predikat “SEDANG”. 10. Untuk hak pengelolaan, jumlah unit sampling dalam setiap Divisi Regional sebanyak minimal √ (akar dua) dari jumlah KPH dalam wilayah Divisi Regional. L.3.1 - 10
11. Dalam hal S-PHPL yang diterbitkan merupakan perubahan dari sertifikat yang telah ada sebagai akibat adanya perubahan ruang lingkup sertifikasi, perubahan logo LPPHPL, perubahan alamat LPPHPL, atau perubahan lain yang menyangkut perubahan administrasi LPPHPL maupun auditee, maka perlu dibedakan antara sertifikat hasil perubahan dengan sertifikat yang sudah tidak berlaku. 12. LPPHPL mempublikasikan setiap penerbitan, perubahan, pembekuandan pencabutan S-PHPL di website LPPHPL dan website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan silk.dephut.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah penetapan keputusan. 13. Publikasi penerbitan S-PHPL dilengkapi resume hasil audit, yang memuat informasi mengenai identitas LPPHPL, identitas auditee dan hasil penilaian yang merupakan ringkasan justifikasi setiap indikator, mengacu pada pedoman pelaporan sebagaimana ketentuan. H. PENILIKAN 1. LPPHPL harus memiliki prosedur penilikan dengan berpedoman SNI ISO/IEC 17065:2012 dan SNI ISO 19011:2012, dengan ketentuan sekurang-kurangnya sebagai berikut: a. Penilikan dilakukan berdasarkan standar penilaian kinerja PHPL dengan fokus kepada indikator-indikator yang harus diperbaiki sesuai Corrective Action Requests (CARs) pada saat penilaian awal dan/atau penilikan sebelumnya. b. Pelaksanaan penilikan diketahui oleh auditee. c. Rencana kerja penilikan harus diuraikan secara jelas, meliputi indikator, metode penilaian, dan waktu pelaksanaan. d. Penilikan dilakukan melalui proses penilaian lapangan. e. Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan (termasuk perubahan predikat kinerja), pembekuan atau pencabutan S-PHPL. f.
Hasil penilikan dibuat dalam bentuk laporan tertulis kepada auditee dan dalam bentuk resume yang dipublikasikan.
2. Penilikan dilakukan kepada pemegang S-PHPL pengelolaannya masih berlaku atau belum berakhir.
yang
izinnya/hak
3. Penilikan dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali selama masa berlaku SPHPL dan dilakukan selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sejak terbitnya S-PHPL. 4. Dalam hal akan melaksanakan penilikan, LPPHPL wajib memberitahukan rencana penilikan tersebut kepada Direktur. Surat pemberitahuan dilengkapi dengan daftar nama dan waktu pelaksanaan penilikan. 5. Berdasarkan pemberitahuan LPPHPL, Direktur menerbitkan surat pemberitahuan pelaksanaan penilikan kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota dan/atau SKPD terkait. 6. Balai atau Dinas Provinsi memantau kelengkapan secara administrasi daftar nama auditor, dan waktu pelaksanaan penilikan. 7. LPPHPL mempublikasikan rencana penilikan di website LPPHPL, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan www.silk.dephut.go.id) paling lambat 7 hari kalender sebelum pelaksanaan. 8. Penilikan beserta pengambilan keputusan dilaksanakan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender. LPPHPL mempublikasikan keputusan dan resume hasil penilikan di website LPPHPL, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan L.3.1 - 11
www.silk.dephut.go.id) selambat-lambatnya setelah pengambilan keputusan. I.
7
(tujuh)
hari
kalender
RE-SERTIFIKASI 1. Selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S-PHPL, Auditee mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada LPPHPL. 2. Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku S-PHPL.
J. AUDIT KHUSUS 1. Audit khusus dapat dilakukan untuk menindaklanjuti hal-hal sebagai berikut: a. Rekomendasi dari Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atau Banding terkait keluhan dari Pemantau Independen (PI) atas kinerja Auditee. b. Informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditee tidak memenuhi lagi persyaratan PHPL sesuai standar yang berlaku. 2. Sebelum dilaksanakan audit khusus, LPPHPL harus mengkonfirmasikan waktu pelaksanaan audit kepada Auditee selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan audit khusus. 3.
Audit khusus beserta pengambilan keputusan dilaksanakan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
4.
LPPHPL mempublikasikan keputusan dan resume hasil audit khusus di website LPPHPL, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan www.silk.dephut.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
K. PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN S-PHPL 1. Hal-hal yang menyebabkan S-PHPL dibekukan: a. Pemegang S-PHPL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur LPPHPL. b. Tindak lanjut hasil keputusan penilikan atau audit khusus. 2. Jangka waktu pembekuan S-PHPL adalah paling lama 6 (enam) bulan. 3. Hal-hal yang menyebabkan S-PHPL dicabut: a. Pemegang S-PHPL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan penetapan pembekuan sertifikat. b. Secara hukum terbukti melakukan pelanggaran antara lain melakukan penebangan di luar blok yang sudah ditentukan, pelanggaran Hak Azasi Manusia (HAM), membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal, dan/atau pembakaran hutan areal kerjanya. c. Pemegang S-PHPL kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut (termasuk pencabutan izin yang merupakan tindak lanjut dari tindak pidana korupsi terkait bidang perizinan). 4. LPPHPL menyampaikan pemberitahuan kepada Direktur dalam hal terjadi: a. Pemegang S-PHPL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur LPPHPL b. Pemegang S-PHPL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah berakhirnya masa pembekuan sertifikat. L.3.1 - 12
5. Penyampaian pemberitahuan dimaksud pada butir 4 disertai dengan penjelasan ketidaksediaan pemegang S-PHPL dilakukan penilikan. L. TRANSFER SERTIFIKASI 1. Sertifikat PHPL yang dapat ditransfer adalah sertifikat PHPL yang diterbitkan oleh LPPHPL yang diakreditasi KAN kepada LPPHPL lainnya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh Menteri Kehutanan sesuai dengan lingkup akreditasinya. Transfer sertifikat diperbolehkan dengan alasan : a. Permintaan pemegang S-PHPL; atau b. LPPHPL dicabut akreditasinya oleh KAN 2. Tata cara transfer sertifikat: a. Permintaan pemegang S-PHPL: 1) Transfer sertifikat permintaan pemegang S-PHPL dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat. 2) Dalam transfer sertifikat pemegang S-PHPL harus menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi. 3) Apabila di kemudian hari terbukti transfer sertifikat dilakukan berdasarkan persaingan tidak sehat atau tidak terjaga integritas dan kredibilitas sertifikasi, maka Direktur menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPPHPL penerima transfer sertifikat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN. 4) Transfer sertifikat diajukan oleh pemegang S-PHPL kepada LPPHPL yang dikehendaki atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota. 5) Berdasarkan surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 4) Personel yang kompeten dan berwenang pada LPPHPL penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personel yang berwenang pada LPPHPL penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikat. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-PHPL. 6) Alasan untuk tidak melakukan audit lapangan harus dijustifikasi dan didokumentasikan. Apabila LPPHPL penerima tidak mendapatkan informasi yang memadai dari LPPHPL penerbit sertifikat asal maka audit lapangan harus dilakukan oleh LPPHPL penerima. 7) Kajian harus didokumentasikan dan harus mencakup hal-hal sebagai berikut: a) Konfirmasi bahwa kegiatan Pemegang S-PHPL yang ditransfer sertifikatnya sesuai dengan lingkup akreditasi LPPHPL penerima. b) LPPHPL penerima sertifikat harus memastikan kepada LPPHPL penerbit bahwa pemindahan sertifikat tidak dilakukan karena adanya ketidaksesuaian ataupun hal lainnya seperti pembekuan dan pencabutan sertifikat yang dilakukan oleh LPPHPL penerbit sertifikat asal. Apabila alasannya pemindahan karena hal tersebut, maka LPPHPL penerima harus menolak permohonan pemindahan sertifikat yang diajukan. L.3.1 - 13
c)
Validitas sertifikasi dipindahkan.
dan
lingkup
sertifikasi
yang
akan
d)
Laporan audit awal atau sertifikasi ulang dan laporan pelaksanaan penilikan yang dilakukan dan apabila ada informasi ketidaksesuaian yang masih belum ditutup oleh LPPHPL sebelumnya. Hal ini juga harus mencakup catatan proses sertifikasi atau checklist yang tersedia. Apabila informasi tersebut tidak tersedia dan atau pelaksanaan penilikan telah melewati batas waktu yang ditentukan maka Auditee harus diperlakukan sebagai pemohon sertifikasi baru.
e)
Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
f)
Tahapan siklus sertifikasi.
g)
Informasi mengenai kepatuhan hukum Auditee.
8) Ketidaksesuaian yang masih ada, apabila memungkinkan harus ditutup oleh LPPHPL penerbit sertifikasi asal sebelum sertifikasi dipindahkan. Apabila tidak dapat maka LPPHPL sertifikasi penerima harus memastikan bahwa ketidaksesuaian tersebut dapat ditutup. 9) Apabila tidak ada ketidaksesuaian dan potensi masalah yang diidentifikasi dalam kajian sebelum transfer sertifikat dilakukan, LPPHPL penerima dapat menerbitkan sertifikat dengan mengikuti aturan keputusan sertifikasi normal. Program penilikan berikutnya harus mengacu pada jadwal penilikan seperti sertifikasi asalnya kecuali LPPHPL melakukan audit awal atau resertifikasi sesuai dengan hasil kajian yang dilakukannya. 10) Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian LPPHPL penerima harus : a) Melakukan penilaian dari awal terhadap Pemegang S-PHPL; atau b) Melakukan audit yang berkonsentrasi pada area masalah yang ada. 11) Keputusan LPPHPL penerima tergantung pada kondisi yang ada dan tingkat permasalahan yang ditemukan dan harus dijelaskan kepada Pemegang S-PHPL serta justifikasi keputusan yang diambil harus didokumentasikan dan rekaman dijaga oleh LPPHPL penerima. 12) Pemegang S-PHPL wajib melaporkan secara tertulis kepada Direktur dengan tembusan KAN mengenai transfer sertifikat disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan surat pernyataan dimaksud pada butir 4) serta copy surat perjanjian kontrak dengan LPPHPL penerima sertifikasi, selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja terhitung sejak tanggal surat perjanjian kontrak ditandatangani. 13) LPPHPL penerima mempublikasikan keputusan transfer sertifikat di website LPPHPL, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan www.silk.dephut.go.id) selambatlambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah LPPHPL penerima memutuskan menerima transfer sertifikat. 14) KAN akan melakukan pengecekan terhadap proses transfer SPHPL pada saat assessment ke LPPHPL penerima. b. LPPHPL Dicabut Akreditasinya L.3.1 - 14
1) LPPHPL yang dicabut akreditasinya berkewajiban untuk mentransfer S-PHPL yang telah diterbitkan kepada LPPHPL terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian Kehutanan sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPPHPL penerima sertifikasi dan Pemegang S-PHPL. 2) Personil yang kompeten dan berwenang pada LPPHPL penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPPHPL penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-PHPL. 3) Tata cara selanjutnya mengikuti ketentuan butir 2 huruf a angka 4) sampai dengan angka 14). 3. Sertifikat PHPL yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPPHPL lainnya. 4. Segala biaya yang menyertai transfer S-PHPL karena permintaan Pemegang S-PHPL dibebankan kepada Pemegang S-PHPL, sedangkan transfer S-PHPL karena pencabutan akreditasi LPPHPL dibebankan kepada LPPHPL yang dicabut akreditasinya. M. LAIN-LAIN 1. Pemegang S-PHPL harus melaporkan kepada LPPHPL, apabila terjadi : a. Perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan. b. Perubahan/pergantian struktur manajemen Pemegang S-PHPL. c. Perubahan lainnya yang mempengaruhi kinerja PHPL. 2. Dalam hal terdapat perubahan nama perusahaan dan/atau masukan/ rekomendasi dari PI dan/atau terjadi perubahan sebagaimana angka 1.a dan 1.c., LPPHPL wajib melakukan penilaian terhadap indikator yang terkait atau percepatan penilikan. 3. LPPHPL mempublikasikan rekapitulasi penerbitan S-PHPL, rekapitulasi keluhan serta tindak lanjutnya setiap 3 (tiga) bulan melalui website LPPHPL. 4. LPPHPL menyampaikan rekapitulasi penerbitan S-PHPL dan rekapitulasi keluhan kepada Direktur Jenderal setiap 3 (tiga) bulan, untuk selanjutnya dipublikasikan melalui website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan www.silk.dephut.go.id). 5. Dalam hal LPPHPL tidak melaksanakan butir 3 dan atau butir 4, Direktur tidak memberikan pelayanan kepada LPPHPL. DIREKTUR JENDERAL, ttd. BAMBANG HENDROYONO Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN KERJASAMA TEKNIK, ttd. IMAM SETIOHARGO L.3.1 - 15
