agendapunt 3.a.3 1121025
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VOORLOPIG INVESTERINGSPLAN, ONTWERPKREDIET EN CONCEPT PROGRAMMA VAN EISEN PROJECT HUISVESTING Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming Bijlagen Zaaknummer
Haersma Buma, M.A.P. van 18 maart 2014 Besluitvormend 8 35698
Gremia
Datum
D&H cie BOB
18-03-2014 08-04-2014
Aard
Advies/ besluit Gewijzigd akkoord -
Parafering Geparafeerd -
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 18-03-2014 1. Kennis te nemen van het concept Programma van Eisen, versie 7 maart 2014 en deze ter kennisname als bijlage toe te voegen aan het VV-voorstel; 2. Ten behoeve van de verdere uitwerking van het concept Programma van Eisen en het ontwerp de volgende richtinggevende uitspraken te bevestigen: a. Te streven naar een bij de tijds, toekomstbestendig, kwalitatieve en adequate huisvesting voor bestuur, medewerkers en bezoekers. b. Het bedrijfsrestaurant bevindt zich op de begane grond; c. De fractiekamers bevinden zich in een afsluitbaar gedeelte van het pand en kunnen overdag als werk- of overlegplek gebruikt worden; d. Er wordt een optimaal milieurendement nagestreefd binnen het verbouwingsscenario, waarvoor gekozen wordt, waarbij aansluiting gezocht wordt bij het door de Verenigde Vergadering vastgestelde duurzaamheidsbeleid . e. Met de gemeente Delft te overleggen of het mogelijk is dat Delfland de optie om de Oude Delft 169 te Delft te verwerven, behoudt indien daartoe aanleiding is. 3. De voorkeur uit te spreken voor scenario B (normaal) met duurzaamheidselementen uit scenario C (maximaal). 4. De Verenigde Vergadering te verzoeken een ontwerpkrediet voor het project Herhuisvesting ter hoogte van € 2.600.000 beschikbaar te stellen. 5. Een stuurgroep voor het project Huisvesting in te stellen: a. waarin de dijkgraaf, hoogheemraden Bom-Lemstra en Wiegman en de secretaris-directeur zitting hebben; b. die de besluitvorming en de informatiestromen aan het bestuur over het project Herhuisvesting voorbereiden. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 18-03-2014
Voorlopig investeringsplan, ontwerpkrediet en concept Programma van Eisen project Huisvesting 1.
Probleemstelling - context
Op 29 november 2012 heeft de Verenigde Vergadering ingestemd met de voorkeur van het college om de organisatie te huisvesten op twee locaties: het Gemeenlandshuis met uitbreiding, waarbij de huisvesting met name geconcentreerd zou worden langs en rond de Oude Delft en in Vlaardingen. Vanuit dit vertrekpunt is Huisvestingsstrategie Delfland 2020 (verder aangeduid als: huisvestingsstrategie) verder uitgewerkt. In de tussenliggende periode is nader onderzoek uitgevoerd naar eventuele uitbreidingslocaties. In eerste instantie is Nusantara verkend. Toen deze locatie niet verworven kon worden, bood de mogelijkheid tot verwerving van het pand aan de Oude Delft 169 te Delft (verder: Gemeentearchief) zich aan. De flexnorm is nader onderzocht in relatie tot de Delflandse manier van Werken en de fysieke mogelijkheden van de Delflandse panden. Het Programma van Eisen en de benodigde investeringen zijn uitgewerkt. In het Programma van Eisen (bijlage 1) wordt omschreven hoe Delfland de kantoorpanden aan de Phoenixstraat in Delft en de twee gebouwen in Vlaardingen in de nabije toekomst wil gaan gebruiken. In het Gemeenlandshuis zijn om diverse redenen groot onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk. Ook is de klimaatbeheersing aan vervanging toe. Beide zaken worden nader toegelicht in bijlage 2. Er zijn drie verbouwingsscenario’s voor de huisvesting tot stand gekomen: A, B en C. Naast de fysieke verschillen in de mate van verbouwen en aanpassen tussen de scenario’s, is er ook verschil in de gevoelswaarde tussen de scenario’s. Deze scenario’s worden verder uitgewerkt in bijlage 2 (tekstueel) en bijlage 3 (financieel). Op basis van het gekozen scenario en een aantal richtinggevende uitspraken over de locatie van het bedrijfsrestaurant en de fractiekamers, de eventuele aankoop van het Gemeentearchief en de huisvesting muskusrattenbeheer kan het Programma van Eisen, het ontwerp voor de verbouwing en het investeringsplan verder vormgegeven worden. 2.
Beoogd effect
Doel van het project huisvesting is een toekomstvaste huisvesting die in financieel opzicht gezond is, een stimulans voor de onderlinge samenwerking is en bijdraagt aan een inspirerende werkomgeving1. Daarnaast is de huisvestingsstrategie erop gericht om tot twee locaties te komen2. 3.
Kernboodschap
Delfland heeft zich in de Huisvestingsstrategie Delfland 2020 voorgenomen het aantal kantoorlocaties te verminderen van vijf naar twee. Aan de Verenigde Vergadering worden de keuzes om hiertoe te komen voorgelegd. Op basis van de keuze van de Verenigde Vergadering worden het Programma van Eisen en het ontwerp voor de verbouwing met bijbehorende investeringsplan en krediet verder uitgewerkt.
1 2
Pagina 3 van de Huisvestingsstrategie Delfland 2020 Pagina 5 van de Huisvestingsstrategie Delfland 2020
4.
Historie - eerdere besluitvorming
Project E-dienstverlening (VV 4 februari 2010) Op 4 februari 2010 is het strategisch informatieplan door de Verenigde Vergadering vastgesteld. Uit dit plan is het project E-dienstverlening voortgekomen. In het kader van dit project wordt momenteel gewerkt aan de opzet van een Klant Contact Centrum en wordt bij de huisvesting betrokken. Beleidskader duurzaamheid (VV 28 oktober 2010) De Verenigde Vergadering heeft op 28 oktober 2010 de notitie Duurzaam Delfland, Beleidskader voor verduurzaming van de kerntaken van Hoogheemraadschap van Delfland vastgesteld. De uitgangspunten die van belang zijn voor het project huisvesting worden nader toegelicht onder het kopje duurzaamheid. Motie Licht en Spaarzaamheid (VV 15 december 2011) In de VV-vergadering van 15 december 2011 is de motie Licht en Spaarzaamheid aangenomen, waarin het college opgeroepen werd gloeilampen te vervangen door spaarlampen. In de scenario’s is bij de verlichting rekening gehouden met deze motie. Kadernota 2013 (VV 28 juni 2012) Bij de Kadernota 2013 is geconstateerd dat een besparing gerealiseerd zou kunnen worden in het kader van de huisvesting. Dit hield verband met het aantal locaties (werkplekken) in relatie tot de krimpende formatie als gevolg van de bezuinigingstaakstelling3. Huisvestingsstrategie Delfland 2020 (VV 29 november 2012) Op 29 november 2012 heeft de Verenigde Vergadering ingestemd met de voorkeur van het college om de organisatie te huisvesten op twee locaties: het Gemeenlandshuis met uitbreiding, waarbij de huisvesting met name geconcentreerd zou worden langs en rond de Oude Delft en in Vlaardingen. In de huisvestingsstrategie zijn uitgangspunten en bestuurlijke kaders opgenomen die leidend zijn voor de verdere uitwerking. In bijlage 2 staat een uitgebreidere toelichting. De stap van Nusantara naar Gemeentearchief (medio 2013) Medio 2013 is de Verenigde Vergadering geïnformeerd over het vervallen van de mogelijke uitbreidingsoptie Nusantara. Vervolgens is met de gemeente Delft op 26 september 2013 een intentieovereenkomst over de verkenning van eventuele aankoop van Delfland en verkoop door de gemeente Delft van het gemeentearchief gesloten. Huisvesting Muskusrattenbeheer (D&H 1 oktober 2013) De medewerkers van het Muskusrattenbeheer zijn tot 1 januari 2017 gehuisvest in het pand aan de Zwethpad 1 in Schipluiden. In de tussenliggende periode wordt de huisvesting van het Muskusrattenbeheer binnen het strategisch huisvestingsplan van Delfland heroverwogen 4. Motie Gastvrijheid (VV 19 december 2013) De Verenigde Vergadering nam op 19 december 2013 de motie Gastvrijheid aan. Deze motie houdt onder meer in het bezoek van belangstellenden aan VV- en commissievergaderingen sterk te bevorderen door arrangementen aan te bieden, de fysieke toegankelijkheid te verbeteren en aankondigingen via sociale media te intensiveren. In de scenario’s wordt rekening gehouden met deze motie. 5.
Regelgeving en Beleid
Het voorliggende investeringsvoorstel vloeit voort uit de Huisvestingstrategie Delfland 2020. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met het beleidskader Duurzaamheid. Daarnaast doet het investeringsplan recht aan de afspraken die in de CAO voor de Waterschappen 20122013 over tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn gemaakt.
3 4
Pagina 23 van de Kadernota 2013 Besluit D&H 1 oktober 2013
2
6.
Financiën
Onderzoekskrediet In het kader van de uitwerking van de huisvestingsstrategie zijn voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. Hiervoor is een onderzoekkrediet ter hoogte van € 567.450 door de secretaris-directeur beschikbaar gesteld5. Het uitgegeven deel van het onderzoekskrediet afgerond ad €300.0006 is opgenomen in het voorlopig investeringsplan en het ontwerpkrediet. Het onderzoekskrediet zal worden teruggeboekt naar het algemeen onderzoekskrediet. Voorlopig investeringsplan Op basis van het uitgangspunten en de bestuurlijke kaders van de huisvestingsstrategie is een concept Programma van Eisen en een voorlopig investeringsplan uitgewerkt. Conform de nota Investerings- en activabeleid wordt voor onvoorzien, onderdeel van het investeringsplan, gebruik gemaakt van het centraal krediet project onvoorzien. De secretarisdirecteur beslist over de kosten die in het kader van het project Herhuisvesting ten laste van onvoorzien mogen worden gebracht. Ook de kosten van nazorg worden separaat inzichtelijk gemaakt. Afhankelijk van de keuze voor het verbouwingsniveau zien de bedragen op hoofdlijnen er als volgt uit: Gemeenlandshuis en Vlaardingen Afwerkingsniveau Scenario A Scenario B Scenario C
(Bedragen incl. BTW) Voorlopig Investeringsplan Onvoorzien € 12.049.000 € 1.204.900 € 17.704.000 € 1.770.400 € 28.137.000 € 2.813.700
NB: 1. Voor Gemeenlandshuis en Vlaardingen wordt uitgegaan van vergelijkbaar afwerkingniveau. 2. In het investeringsplan is rekening gehouden met inrichtingskosten, waarbij de Delflandse Manier van Werken uitgangspunt is. Overige kosten ten behoeve van de Delflandse Manier van Werken, zoals ICT, zijn hierin niet begrepen. 3. In het scenario Maximaal is rekening gehouden met de verbouwingskosten van archief in het Gemeenlandshuis tot werkplekken in verband met de verplaatsing van het archief binnen het Gemeenlandshuis of naar het pand Oude Delft 169. 4. In alle scenario’s worden bestaande voorzieningen vervangen. Wanneer een bestaande voorziening niet volledig is afgeschreven en deze voorziening wordt in het kader van dit project vervangen, wordt het actief volledig afgewaardeerd. De afwaardering zal het jaarrekeningresultaat eenmalig nadelig beïnvloeden. Deze afwaardering is globaal berekend per scenario voor 2016, de verwachte opleverdatum: - Scenario A: € 600.000 - Scenario B: € 1.300.000 - Scenario C: € 1.300.000 De hoogte van de inhaalafschrijvingen is mede afhankelijk van de projectplanning. 5. De kosten onvoorzien in deze fase, de voorbereiding, worden geraamd op 10 procent van de investeringsraming.
5 6
VV 20 juni 2013, agendapunt 06.07 Peildatum 10 maart 2014: € 299.285
3
Oude Delft 169 (Gemeentearchief) Afwerkingsniveau Alle scenario’s inclusief overheveling Delflands archief Alle scenario’s exclusief overheveling Delflands archief
(Bedragen incl. BTW) Voorlopig Investeringsplan Onvoorzien € 5.354.250 € 535.425 € 6.134.700 € 613.470
NB - De kosten onvoorzien in deze fase, de voorbereiding, worden geraamd op 10 procent van de investeringsraming. - De verbouwing exclusief overheveling van het Delflandse archief naar het gemeentearchief valt duurder uit. De ruimte waar het Delftse archief nu is gesitueerd, zal in deze optie worden verbouwd van archiefruimte naar een ruimte geschikt voor werkplekken. Maatregelen ten behoeve van de archiefruimte worden in deze situatie gesloopt. Bij overheveling van Delflandse archief naar het gemeentearchief kan gebruikt gemaakt worden van de bestaande archiefruimte. Omdat de archiefruimte in het gemeentearchief niet voldoet aan de wettelijke eisen, zijn werkzaamheden op dit terrein noodzakelijk. Overige opmerkingen Wanneer de verbouwing gefaseerd plaats zal vinden, zullen de kosten van de verbouwing stijgen. Voor meer gedetailleerd financieel overzicht wordt verwezen naar bijlage 3. Bijlage 2 voorziet in uitleg van bijlage 3. Terugverdienperiode De terugverdienperiode van de investering hangt af van het gekozen scenario. Per scenario kan het volgende beeld worden geschetst: Gemeenlandshuis en Vlaardingen Afwerkingsniveau
Exploitatievoordeel
Scenario A
Voorlopig Investeringsplan € 12.049.000
Scenario B
€ 17.704.000
€ 414.849
Scenario C
€ 28.137.000
€ 635.069
-
€ 221.611
(Bedragen incl BTW) Terugverdienperiode Gemeenlandshuis 16 jaar Vlaardingen 19 jaar Gemeenlandshuis 34 jaar Vlaardingen 43 jaar Wordt niet terug verdiend
Toelichting 1. Het exploitatievoordeel is berekend op basis van: - het vervallen van de kosten voor de locaties Delftechpark (kosten zoals huur, gas, water, elektriciteit) en Kijkduin (kosten zoals gas, water, elektriciteit); - toenemende exploitatiekosten als gevolg van de investeringen in het Gemeenlandshuis en Vlaardingen (kosten zoals kapitaalslasten en het verschil in exploitatiekosten als gevolg van de investering ten opzichte van de begroting. Bij het laatste kan gedacht worden aan kosten voor energie- en water, onderhoud, verzekering en administratief beheer). 2. De afschrijvingen zijn in deze fase globaal geraamd en nog niet gespecificeerd naar soort investering. De investering in totaliteit bestaat uit verschillende componenten. Ter verduidelijking: investeringen die gedaan worden ten behoeve van het gebouw zelf zoals het dak en de gevel kennen een langere afschrijvingsduur dan de vervanging van installaties. Dit zal naar verwachting het exploitatievoordeel negatief beïnvloeden. 3. In de scenario’s A en B nemen de kosten voor huisvesting ten opzichte van de begroting jaarlijks af. Voor het scenario C geldt dat de kosten ten opzichte van de begroting met € 221.611 toenemen. 4. De opbrengsten van de verkoop van de locatie Kijkduin zijn niet betrokken in de terugverdienperiode.
4
5. Het voorlopig investeringsplan van het gekozen scenario wordt op basis van het Programma van Eisen en het ontwerp uitgewerkt. In deze fase zal er meer zekerheid bestaan rondom de kosten van de investering. Gemeenlandshuis met uitbreiding gemeentearchief en Vlaardingen zonder overheveling van het Delflandse archief naar het pand Oude Delft 169 (Bedragen incl BTW) Afwerkingsniveau Voorlopig ExploitatieTerugverdienperiode Investeringsplan voordeel Scenario A € 18.184.000 - € 6.527 Wordt niet terugverdiend Scenario B € 23.838.000 -€ 226.747 Wordt niet terugverdiend Scenario C € 34.272.000 -€ 863.207 Wordt niet terugverdiend Toelichting 1. Het exploitatievoordeel is berekend op basis van: - het vervallen van de kosten voor de locaties Delftechpark (kosten zoals huur, gas, water, elektriciteit) en Kijkduin kosten zoals gas, water, elektriciteit); - toenemende exploitatiekosten als gevolg van de investeringen in het Gemeenlandshuis en Vlaardingen (kosten zoals kapitaalslasten en het verschil in exploitatiekosten als gevolg van de investering ten opzichte van de begroting. Bij het laatste kan gedacht worden aan kosten voor energie- en water, onderhoud, verzekering en administratief beheer). - toenemende exploitatiekosten voor de locatie Oude Delft 169 (kosten zoals kapitaalslasten, gas, water en elektriciteit) 2. De afschrijvingen zijn in deze fase globaal geraamd en nog niet gespecificeerd naar soort investering. De investering in totaliteit bestaat uit verschillende componenten. Ter verduidelijking: investeringen die gedaan worden ten behoeve van het gebouw zelf zoals het dak en de gevel kennen een langere afschrijvingsduur dan de vervanging van installaties. Dit zal naar verwachting het exploitatievoordeel negatief beïnvloeden. 3. Bij alle scenario’s met uitbreiding van het gemeentearchief zullen de kosten voor huisvesting ten opzichte van de begroting jaarlijks toenemen. De investering zal niet worden terugverdiend. 4. De opbrengsten van de verkoop van de locatie Kijkduin zijn niet betrokken in de terugverdienperiode. 5. Het voorlopig investeringsplan van het gekozen scenario wordt op basis van het Programma van Eisen en het ontwerp uitgewerkt. In deze fase zal er meer zekerheid bestaan rondom de kosten van de investering. N.B.: wanneer de verbouwing gefaseerd plaats zal vinden, zullen de kosten van de verbouwing stijgen. Ontwerpkrediet De Verenigde Vergadering wordt verzocht een ontwerpkrediet ter hoogte van € 2.600.000 inclusief BTW beschikbaar te stellen. Uit het ontwerpkrediet zullen de kosten voor verdere uitwerking van het Programma van Eisen, het ontwerp voor de verbouwing, de voorbereiding van aanbesteding en het onderzoekskrediet betaald worden. De onvoorziene kosten zijn in het ontwerpkrediet geraamd op € 260.000 inclusief BTW. In bijlage 4 wordt een nadere financiële onderbouwing gegeven. Reservering in de programmabegroting 2014 en meerjarenraming 2014-2018 In de Programmabegroting 2014 en meerjarenraming 2014-20187 zijn de volgende bedragen per jaarschijf opgenomen: - 2014: € 4.400.000, waarbij € 1.200.000 miljoen is doorgeschoven vanuit 2013. - 2015: € 5.400.000 - 2016: € 700.000 7
Pagina 14 van de programmabegroting 2014 en meerjarenraming 2014-2018
5
In de programmabegroting is opgenomen dat de bedragen voor 2014 en verder onder voorbehoud van de aanpassing in de uitwerking van de huisvestingsstrategie zijn. Dekking van het investeringsplan Afhankelijk van de keuze voor een scenario zal de programmabegroting aangepast worden. Dit wordt betrokken bij de eerstvolgende bestuursrapportage 2014 en kadernota 2015. Afwijking van de SSK-raming Voor dit grote project is niet de Normaalsystematiek Kostenraming (SSK) gebruikt, maar een kostenraming conform NEN 2699 investering en exploitatie onroerende zaken. Dit is een standaard raming is voor omvangrijke verbouwingsprojecten. Europese aanbesteding De verbouwing van het Gemeenlandshuis, de gebouwen bij locatie Vlaardingen en mogelijk het gemeentearchief worden Europees aanbesteed. 7.
Duurzaamheid
Bij de verbouwing van het Gemeenlandshuis en de panden in Vlaardingen wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met duurzaamheid en toekomstbestendigheid van het pand. De maatregelen die in het kader van duurzaamheid worden genomen zijn afhankelijk van het scenario, daarbij geldt dat scenario A het minst duurzaam is en scenario C het meest duurzaam is. Ter verduidelijking: in scenario C wordt bijvoorbeeld regenwater voor hergebruik opgevangen en worden er waterbesparende voorzieningen en urinoirs zonder waterspoeling geplaatst. In scenario B vindt alleen het hergebruik van regenwater plaats en in scenario A gebeurt er niets op dit terrein (zie bijlage 3). Uitgangspunten Duurzaam Delfland De volgende uitgangspunten van Duurzaam Delfland zijn van belang voor het project huisvesting: Uitgangspunten: - De focus bij verduurzaming ligt op de kerntaken, schoon water en droge voeten, en de eigen bedrijfsvoering, waarbij als spelregel geldt dat die maatregelen worden doorgevoerd die de meeste milieuwinst behalen tegen aanvaardbare kosten. Maatregelen die binnen vijf jaar worden terugverdiend, worden altijd uitgevoerd. Maatregelen met een terugverdientijd tussen de vijf en tien jaar worden aan het bestuur voorgelegd en van maatregelen die een langere terugverdienperiode kennen, worden de risico’s in beeld gebracht. Als hoogheemraadschap worden wij bij de uitvoering van onze kerntaken dagelijks geconfronteerd met de gevolgen van klimaatverandering en vervuiling. Vanuit onze kerntaken vragen wij derden op dit vlak maatregelen te nemen. Het is voorstelbaar dat wij vanuit onze voorbeeldfunctie maatregelen op gebied van de verduurzaming van onze bedrijfsvoering nemen. - Slim investeren, wat wil zeggen investeringen zich terug moeten verdienen. Uitvoering: Energiezuinige en waterbesparende maatregelen zijn afhankelijk van het gekozen scenario. Daar waar kan zal binnen het kader van de gekozen scenario, de duurzaamheid van het pand worden verbeterd. Hierbij wordt gestreefd naar een optimaal rendement. In de verdere uitwerking van het Programma van Eisen wordt bezien hoe omgegaan zal worden met het scheiden van afval en het voorkomen van verontreinigingen. Er is een raming gemaakt van alle kosten van de investeringen, verdeeld over drie categorie. De mate van duurzaamheid neemt steeds een stap toe in de opvolgende scenario’s, waarbij scenario A het minst duurzaam is en C het meest duurzaam is. Voor het volledige investeringsplan zijn de terugverdientijden per scenario inzichtelijk gemaakt. De investeringen in duurzaamheid zijn niet afzonderlijk becijferd. Uitgangspunt: Blijven inzetten op duurzaam inkopen Uitvoering: Afhankelijk van het scenario dat gekozen wordt, wordt er in meer (scenario C) of mindere (scenario A) mate gewerkt met duurzame materialen.
6
Uitgangspunt: Integratie met innovatie Uitvoering: Scenario C kent de meest innovatieve maatregelen. Een goed voorbeeld daarvan is het opwekken van energie via het water uit de gracht aan de Oude Delft. In de collegevergadering van 18 maart 2014 is groen licht gegeven voor een onderzoek hiertoe. Naar verwachting zijn de resultaten eind 2014 bekend. Klimaatakkoord Unie van Waterschappen-Rijk In het klimaatakkoord dat is afgesloten tussen de Unie van Waterschappen en het Rijk is afgesproken om in een periode tussen 2005 en 2020 jaarlijks twee procent energie op de bedrijfsvoering te besparen. In 2020 moet Delfland voor 40 procent in de eigen energiebehoefte voorzien en in 2050 100 procent van de benodigde energie zelf opwekken. Het project huisvesting biedt een kans om te voldoen aan het klimaatakkoord. Door afstoting van de panden Delftechpark, Informaticalaan en Kijkduin wordt er een energiebesparing van circa € 131.800 gerealiseerd. Deze energiebesparing is betrokken bij de berekeningen van het exploitatievoordeel per scenario. Doordat er meer medewerkers in locaties Gemeenlandshuis en Vlaardingen werkzaam zullen zijn, neemt het energieverbruik op deze locaties toe. Door energiebesparende maatregelen aan te brengen, is de verwachting dat er bespaard zou kunnen worden op energiekosten. Per scenario kan hier in het algemeen over opmerkt worden: Scenario A: er zal er niet veel veranderen op gebied van duurzaamheid ten opzichte van de huidige situatie. De besparing per werkplek wordt vrijwel gecompenseerd door meer werkplekken in de gebouwen. Scenario B: de gebouwgebonden zaken, zoals isolatie van daken, vloeren en gevels worden conform bijlage 3 aangepakt. De duurzaamheid van het gebouw zal iets verbeteren, maar is niet uit te drukken in een percentage. Scenario C: hierin wordt gesproken over duurzame maatregelen, zoals warmte/koude winning uit oppervlaktewater. Dit vergt een investering. In de volgende fase zal onderzocht worden wat de energiebesparing zal zijn en in hoeveel jaar het terugverdiend wordt. Motie Licht en Spaarzaamheid Conform de motie Licht en Spaarzaamheid (VV, 15 december 2011) zijn ledverlichting en bewegingsensoren waar mogelijk en nodig doorgevoerd in het Gemeenlandshuis en Vlaardingen. 8.
Organisatorische en personele consequenties
Voor het huisvesten van medewerkers tijdens de verbouwing in het Gemeenlandshuis zijn de volgende opties mogelijk: tijdelijke huisvesting elders of gefaseerde verbouwing. De keuze hangt onder meer af van de veiligheid van en overlast voor bestuurders, medewerkers en bezoekers tijdens de verbouwing. Bij de afweging van wel of geen tijdelijke huisvesting zullen de kosten en de gevolgen voor de bedrijfsvoering worden afgezet tegen die van gefaseerde verbouwing. Een van de kansen van tijdelijke huisvesting is het dan al invoeren van de Delflandse Manier van Werken. De keuze wordt op een later moment ter besluitvorming voorgelegd. 9.
OR/GO
De Ondernemingsraad heeft - in verschillende fasen van het Huisvestingsproject adviesrecht. De Ondernemingsraad wordt door de WOR-bestuurder regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen op dit terrein. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Risico: Aanbesteding van de verbouwing valt hoger uit Maatregel: Het risico wordt zoveel mogelijk beperkt door gebruik te maken van ingehuurde deskundigheid op het gebied van aanbesteding.
7
Risico: Er wordt asbest in het pand aangetroffen. Maatregel: In 2007 is een inventarisatie naar asbest in Gemeenlandshuis uitgevoerd. In de inventarisatie is in kaart gebracht op welke plaatsen zich asbest bevindt en welke plaatsen tijdens de verbouwing nader onderzocht moeten worden. De laatste locaties konden bij de inventarisatie niet worden meegenomen omdat er water in stond. In bijlage 5 is de samenvatting van de inventarisatie opgenomen. Risico: Verbouwingskosten vallen hoger uit door onvoorziene omstandigheden en/of meerwerk. Maatregel: In het investeringsplan is een post onvoorzien opgenomen om dergelijke kosten op te vangen. Wanneer de post onvoorzien niet toereikend is én er is een keuzemogelijk ten aanzien van de meerkosten, dan zal deze keuze worden voorgelegd aan de Verenigde Vergadering conform de vigerende begrotingsregels. Risico: Verbouwing loopt vertraging op Maatregel: de projectplanning wordt afgestemd op de keuze tussen tijdelijke huisvesting bij de verbouwing en gefaseerde verbouwing. De projectleider is belast met het realiseren van de vastgestelde projectplanning. 11.
Communicatie (in- en extern)
Het besluit van de Verenigde Vergadering wordt intern gecommuniceerd aan DMT, medewerkers en de Ondernemingsraad. Daarnaast zal de gemeente Delft geïnformeerd worden over het besluit met betrekking tot het gemeentearchief. 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
De planning van project Huisvesting ziet er als volgt uit: - VV 24 april 2014: besluit over voorlopig investeringsplan en ontwerpkrediet. Het concept Programma van Eisen wordt ter informatie meegezonden. Na besluit van de Verenigde Vergadering wordt het concept Programma van Eisen verder uitgewerkt en vastgesteld door de secretaris-directeur, na consultatie van de stuurgroep Huisvesting 8. Daarnaast wordt het voorlopig ontwerp gemaakt en wordt de Europese aanbesteding voorbereid. - VV 10 juli 2014: besluit over het uitvoeringskrediet op basis van het voorlopig ontwerp. Na besluit van de Verenigde Vergadering kan de Europese aanbesteding voor de verbouwing gestart worden. - Eind april 2015: Gunning van de opdracht aan een geselecteerde aannemer en mogelijk betrekken van de tijdelijke huisvesting9. Opgemerkt wordt dat in de maanden maart/april 2015 veel activiteiten plaatsvinden als direct gevolg van de waterschapsverkiezingen, waaronder het afscheid van oud bestuur, de installatie nieuw bestuur, de coalitieonderhandelingen, extra vergaderingen en informerende bijeenkomsten ten behoeve van het inwerkprogramma van de nieuwe bestuurders. - Begin mei 2015: start verbouwing. De planning van het project hangt af van de te nog maken keuzen, waaronder de keuze voor tijdelijke huisvesting of gefaseerde verbouwing. Bij de aanvraag van het uitvoeringskrediet wordt een nadere uitwerking van de planning inzichtelijk gemaakt. 13.
Bevoegd orgaan
De Verenigde Vergadering is het bevoegd orgaan voor vaststellen van het voorlopig investeringsplan en ontwerpkrediet op grond van artikel 99 Waterschapswet.
8
Op 18 maart 2014 heeft het college besloten tot het instellen van een stuurgroep Huisvesting. De dijkgraaf, hoogheemraden Bom-Lemstra en Wiegman en de secretaris-directeur zijn de leden van de stuurgroep. 9 De keuze tussen tijdelijke huisvesting en gefaseerd verbouwen zal later moment ter besluitvorming worden voorgelegd.
8
14.
Toelichting
Hieronder wordt een aantal bijzonderheden nader uitgewerkt: Fractiekamers De fractiekamers worden in een afsluitbaar gedeelte van het pand gelokaliseerd. Fractieleden krijgen een toegangspas die in de avonduren toegang geeft tot een beperkt gedeelte van het gebouw: het gedeelte waar de fractiekamers zich bevinden. De overige delen van het gebouw worden afgesloten. Dit heeft als voordeel dat er geen beveiliging aanwezig hoeft te zijn tijdens de avonduren op dagen dat er alleen fractievergaderingen worden gehouden. De locatie en de inrichting van de fractiekamers worden nader uitgewerkt in het ontwerp van herhuisvesting, waarbij als uitgangspunt geldt dat de fractiekamers overdag als werk- of overlegplek gebruikt kunnen worden. Bedrijfsrestaurant Het bedrijfsrestaurant bevindt zich nu op de zolder van het A-gebouw. Deze locatie draagt niet bij aan een optimaal gebruik van deze ruimte. Door het bedrijfsrestaurant meer centraal te huisvesten, kan de functionaliteit van het restaurant uitgebreid worden naar een overleg-, werkplek en wachtruimte. Aankoop gemeentearchief De argumenten voor en tegen aankoop van het gemeentearchief kunnen worden benoemd. -
Voor aankoop gemeentearchief: Het gemeentearchief is voor bezoekers van het archief beter bereikbaar dan ons eigen archief. In 2013 hebben 51 personen het Delflandse archief bezocht. Door steeds verdergaande digitalisering van documenten is de verwachting dat het aantal bezoekers voor archieven verder zal dalen. - Het gemeentearchief zou gebruikt kunnen worden als officiële ontvangstruimte voor bezoekers voor bijvoorbeeld bestuursleden. Archiefmedewerkers van het archief kunnen mogelijk voor de ontvangst van deze bezoekers verzorgen. Afhankelijk van de locatie van het bedrijfsrestaurant is het niet ondenkbaar dat deze bezoekers geen gebruik meer kunnen maken van het bedrijfsrestaurant als wachtruimte. Dit hangt samen met de uiteindelijke keuze voor de locatie van het bedrijfsrestaurant. - In het gemeentearchief kunnen de fractiekamers gerealiseerd worden. In het Gemeenlandshuis is met een aantal aanpassingen eveneens een afsluitbaar gedeelte voor de fractiekamers te realiseren. Tegen aankoop gemeentearchief: - Berekeningen van de benodigde ruimte voor het huisvesten van medewerkers, waarbij de Delflandse Manier van Werken uitgangspunt is, tonen aan dat er op de eigen locaties, Gemeenlandshuis en Vlaardingen, voldoende ruimte beschikbaar is (bijlage 6). - Het archief in het gemeentearchief (de bunker) voldoet niet aan de wettelijke eisen en is te groot voor het Delflands archief. Het archief in het Gemeenlandshuis voldoet aan de wettelijke eisen. In 2013 is er een inspectie van het Delflandse archief uitgevoerd. De punten die uit het rapport van de Provinciale Archiefinspectie (bijlage 7) naar voren kwam, zijn opgelost. Op 20 maart 2014 komt de inspecteur langs voor de eindinspectie. De ruimte in het Delflandse archief is voldoende. Overheveling van het archief van het Gemeenlandshuis naar de Oude Delft 169 betekent aanpassing van de bunker zodat deze voldoet aan de wettelijke eisen en verbouwing van ons eigen archief in een ruimte met werkplekken. Huisvesting muskusrattenbeheer In het vervolg van de uitwerking van het Programma van Eisen en het ontwerp wordt huisvesting van de muskusrattenbeheerders betrokken. Nieuwbouw of verwerving van een moderner bestaand pand voor de gehele organisatie Op pagina 1 van de Huisvestingsstrategie staat: “Belangrijke conclusie ... dat het College het belang van het Gemeenlandshuis bestuurlijk heeft onderkend en dat hierdoor nieuwbouw geen optie is”. Verkoop van het Gemeenlandshuis en de panden in Vlaardingen tegen aanvaardbare opbrengsten, is niet waarschijnlijk. Het Gemeenlandshuis is een monumentaal
9
pand op een A-locatie in de gemeente Delft. De locatie is aantrekkelijk voor bestuurders, medewerkers en bezoekers omdat het dicht bij het openbaar vervoer en in de binnenstad van Delft is gesitueerd. De panden in Vlaardingen zich bevinden naast de zuivering De Grootte Lucht. De zuivering maakt het niet aantrekkelijk voor kopers om de panden te verwerven. Delfland heeft als overheidsorganisatie een maatschappelijke verantwoordelijkheid om leegstand zoveel mogelijk te voorkomen. De mogelijkheid om de panden in Vlaardingen af te breken en de gehele organisatie onder te brengen in het Gemeenlandshuis, wordt niet als reële optie beschouwd. Dit leidt tot kapitaalvernietiging. Voorkeur college Het college heeft een voorkeur voor scenario B met duurzaamheidelementen uit scenario C. 15. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Bijlagen
Concept Programma van Eisen, versie 7 maart 2014 (vertrouwelijk) Scenario’s toekomstige huisvesting, versie 14 maart 2014 (vertrouwelijk) Financiële matrix scenario’s huisvesting, versie 14 maart 2014 (vertrouwelijk) Raming Ontwerpkrediet (vertrouwelijk) Samenvatting inventarisatie asbest (vertrouwelijk) Concept indeling Delft / Vlaardingen Inspectierapport archief Gemeenlandshuis (vertrouwelijk) Taxatierapport Oude Delft 169 (vertrouwelijk)
10
Voorlopig investeringsplan, ontwerpkrediet en concept Programma van Eisen project Huisvesting
Kenmerk VV
:
1121025
Vergaderdatum
:
24 april 2014
Beleidsveld
:
Programma Organisatie
Agendapunt
:
04.B.02
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 18 maart 2014, kenmerk 1121025; gelezen het positieve/negatieve advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering; overwegende dat: - het uitgangspunt van de huisvestingstrategie is het aantal locaties terug te brengen tot twee waarbij het Gemeenlandshuis te Delft hoofdzetel van Delfland is; - zoveel mogelijk wordt voldaan het beleidskader Duurzaamheid - voldaan wordt aan de afspraken die gemaakt zijn in de CAO voor de waterschappen 20122013 Gelet op: artikel 77 jo. 99 van de Waterschapswet Besluit: 1. Kennis te nemen van het concept Programma van Eisen, versie 7 maart 2014; 2. Ten behoeve van de verdere uitwerking van het concept Programma van Eisen en het ontwerp de volgende richtinggevende uitspraken te bevestigen: a. Te streven naar een bij de tijds, toekomstbestendig, kwalitatieve en adequate huisvesting voor bestuur, medewerkers en bezoekers. b. Het bedrijfsrestaurant bevindt zich op de begane grond; c. De fractiekamers bevinden zich in een afsluitbaar gedeelte van het pand en kunnen overdag als werk- of overlegplek gebruikt worden; d. Er wordt een optimaal milieurendement nagestreefd binnen het verbouwingsscenario, waarvoor gekozen wordt, waarbij aansluiting gezocht wordt bij het door de Verenigde Vergadering vastgestelde duurzaamheidsbeleid . e. Met de gemeente Delft te overleggen om de optie op Oude Delft/gemeente archief te verlengen tot eind 2014. 3. Te kiezen voor scenario B met duurzaamheidselementen uit scenario C. 4. Een ontwerpkrediet voor het project Huisvesting ter hoogte van € 2.600.000 beschikbaar te stellen. 5. In afwijking van het Investeringen- en Activabeleid Delfland het uitvoeringskrediet voor het project Huisvesting te onderbouwen met het voorlopig ontwerp en het vastgestelde Programma van Eisen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 april 2014 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
