agendapunt 3.b.5 1155312
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ACCOUNTANTSVERSLAG FRACTIEKOSTEN 2013 Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming Bijlagen Zaaknummer
Haersma Buma, M.A.P. van 30 september 2014 Besluitvormend CTL/MCTL 1 37694
Gremia
Datum
Aard
D&H
30-09-2014
H
Advies/ besluit Conform
Parafering Geparafeerd door: Bosker, M.H.
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 30-09-2014 I.
Kennis te nemen van de inhoud van het adviesrapport fractiekosten 2013 van Deloitte d.d. 27 juni 2014, inclusief de daarin verwerkte verslagen van de fractie uitgaven; II. De fractie uitgaven vast te stellen zoals vermeld op pagina 5 van het rapport benoemd onder 1; III. Het rapport benoemd onder 1 te agenderen voor het voorzittersconvent en vervolgens ter kennisname aan te bieden aan de Verenigde Vergadering.
Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 30-09-2014
Accountantsverslag fractiekosten 2013 – vaststelling fractiebedragen 1.
Probleemstelling - context
Fracties uit de Verenigde Vergadering kunnen op grond van het bepaalde in de Verordening fractievergoeding Delfland (hierna Verordening) een beroep doen op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Verordening is de accountant van Delfland belast met de controle van de uitgaven. 2.
Beoogd effect
Kennis te nemen van de rapportage en (alle) uitgaven te sanctioneren. 3.
Kernboodschap
Fracties uit de Verenigde Vergadering kunnen op grond van het bepaalde in de Verordening fractievergoeding Delfland een beroep doen op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
Een accountantscontrole vindt jaarlijks plaats. 5.
Regelgeving en Beleid
Verordening fractievergoeding Delfland (DMS-kenmerk 720737, VV 23 april 2009). 6.
Financiën
Niet van toepassing. 7.
Duurzaamheid
Niet van toepassing. 8.
Organisatorische en personele consequenties
Niet van toepassing. 9.
OR/GO
Niet van toepassing. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Niet van toepassing. 11.
Communicatie (in- en extern)
Niet van toepassing.
12. 1. 2. 13.
Bekendmaking en vervolgprocedure Na besluitvorming het adviesrapport agenderen voor het voorzittersconvent. Het adviesrapport ter kennisname aan te bieden aan de Verenigde Vergadering. Bevoegd orgaan
D&H stelt op grond van artikel 7, lid 4, sub a en d van de Verordening de bedragen vast. 14.
Toelichting
Ingevolge artikel 3 van de Verordening wordt de verstrekte bijdrage besteed om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties te versterken. Voor de besteding van de bijdragen dienen concrete bewijsstukken te worden overlegd. Van het overleggen van betalingsbewijzen zijn uitgezonderd kosten in verband met parkeren, alsmede reiskosten openbaar vervoer, in beide gevallen voor zover daarvoor geen betalingsbewijzen worden verstrekt. Door de fracties is er totaal € 74,64 (1,29 procent van de totale uitgaven) uitgegeven waarvoor geen bewijsstukken zijn overlegd dan wel anderszins niet wordt voldaan aan het gestelde in artikel 3 van de Verordening. De onderverdeling van dat bedrag is als volgt: Door een fractie is € 2,50 aan bureaukosten uitgegeven zonder onderliggend bewijsstuk. Door een fractie is € 20,19 uitgegeven met onderliggend bewijsstuk ten behoeve van een huwelijksjubileum van een lid van de Verenigde vergadering. Door een fractie is € 16,95 uitgegeven met onderliggend bewijsstuk ten behoeve van een huwelijksjubileum van een lid van de Verenigde vergadering. Door een fractie is € 35,00 uitgegeven met onderliggend bewijsstuk ten behoeve van twee boeketten bloemen voor fractieleden als eindejaarsattentie. Van het vormen van een reserve als bedoeld in artikel 7, lid 4, sub b en c van de Verordening is geen sprake. Gezien de omvang en de aard van de bovengenoemde uitgaven wordt u voorgesteld deze uitgaven te sanctioneren en van terugvordering van de bedragen af te zien. Op bladzijde 6 van het rapport staat vermeld dat de inhoud van het rapport uitsluitend bestemd is voor het dagelijks en het algemeen bestuur van Delfland. Reeds in 2013 is aan Deloitte doorgegeven dat het rapport openbare informatie bevat. De controller van Delfland heeft Deloitte naar aanleiding van de voorliggende rapportage hiervan nogmaals in kennis gesteld. 15.
Bijlagen
Advies rapport bevindingen inzake onderzoek fractiekosten 2013, Deloitte 27 juni 2014.
2
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Beleidsveld
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van …(datum collegevergadering), kenmerk …(BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) …(commissie noemen); overwegende dat: … (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: … artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: … Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren).
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
3
