agendapunt 3.a.9 982686
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden PILOT DIGITAAL VERGADEREN Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming
Haersma Buma, M.A.P. van 10 januari 2012 Besluitvormend MID/DIV BBC/BST BDV/IA MID/ICT 1 25458
Bijlagen Zaaknummer Gremia
Datum
D&H
10-01-2012
Aard
Advies/ besluit Gewijzigd akkoord
Parafering Geparafeerd door: Wijngaart, P.I.M. van den Bosker, M.H.
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 10-01-2012 De pilot digitaal vergaderen uit te voeren, waarbij:
I.
aan de collegeleden op vrijwillige basis, de overige deelnemers van de collegevergadering en vier ondersteuners van het bestuursproces een tablet in bruikleen ter beschikking wordt gesteld; II. aan de deelnemers van de pilot geen papieren D&H-vergaderbundels meer ter beschikking worden gesteld; III. de invulling van de pilot zoals de keuze voor de tablet nader vorm gegeven wordt door de dijkgraaf en de secretaris IV. de aanvangsdatum vast te stellen op 15 maart 2012 of zoveel eerder als mogelijk V. de pilot in juni 2012 wordt geevalueerd.
Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 10-01-2012
Digitaal vergaderen
1.
Probleemstelling - context
In 2009 is een begin gemaakt met het terugdringen van de omvang van de papierstroom van D&H-vergaderbundels. Vanaf dat moment worden hamerstukken, stukken die geagendeerd worden onder agendapunten 4 (schriftelijke informatie) en 5 (ingekomen stukken) niet meer op papier aan D&H-leden ter beschikking gesteld. De stukken zijn via een besloten D&Hpagina op internet of op papier in de hoogheemradenkamer raadpleegbaar. Daarnaast wordt per bespreekpunt afgewogen of de bijlagen ter inzage worden gelegd of op papier aan de D&H-leden worden verstrekt. Sinds kort worden ook de PFO-afsprakenlijsten en de DMTverslagen digitaal verstrekt aan de D&H-leden via de besloten D&H-pagina op internet. Vanaf 17 augustus 2011 wordt de openbare D&H-bundel niet meer op papier verstrekt aan de DMTleden. Een mogelijke volgende stap is het digitaliseren van bestuurlijke vergaderbundels op een tablet. 2.
Beoogd effect
De doelen van het project zijn: - Vermindering van de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels - Beschikbaarheid van stukken die ter inzage worden gelegd voor D&H-leden - Snellere en verbeterde distributie van de vergaderbundels - Bijdrage leveren aan duurzaam werken binnen Delfland - Bijdrage leveren aan project Delfland optimaal digitaal in 2015 Deze doelen in worden in het vervolg van dit voorstel verder uitgewerkt. 3.
Kernboodschap
De pilot digitaal vergaderen beoogt de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels te verminderen. Dit draagt bij aan duurzaam werken binnen Delfland. Bijkomende voordelen zijn de beschikbaarheid van stukken die ter inzage worden gelegd voor de collegeleden en het realiseren van een snellere beschikbaarheid van de vergaderbundels voor de collegeleden. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
Niet van toepassing 5.
Regelgeving en Beleid
Bijdrage leveren aan project Delfland optimaal digitaal in 2015 Vanaf 2011 loopt het project Delfland optimaal digitaal in 2015. Doelstelling is zoveel als mogelijk digitaal te werken. Het project Digitaal vergaderen kan daaraan een bijdrage leveren 6.
Financiën
De kosten van de pilot zijn gedekt in de begroting Voor 2012 is eenmalig € 15.000,- beschikbaar. De kostenplaats is 50213, kostensoorten zijn 430920 / 430140 en BBP is 3120 (bloknummer 100085). Het bedrag wordt gebruikt voor de aanschaf van tablets, software, abonne-menten en onderhoudskosten. Mocht de pilot tot een positief resultaat leiden, kan besloten worden de tablet structureel en breder in te zetten door de tablet in bruikleen ter beschikking te stellen aan de VV en daarna het DMT. Het laatste zal
begeleid worden met een voorstel aan de VV om de kosten daarvan te dekken en in de begroting 2013 op te nemen. Mogelijke realisatie van een kostenbesparing op het gebied van bestuurlijke besluitvorming Digitaliseren van de papierstroom kan zorgen voor een kostenbesparing. Hierbij wordt gedacht aan de kosten voor papier, kopiëren, porto, en bezorgen, exclusief een eventuele besparing op personeelskosten. 7.
Duurzaamheid
Bijdrage leveren aan duurzaam werken binnen Delfland Gedigitaliseerde vergaderbundels verminderen papiergebruik. 8.
Organisatorische en personele consequenties
Werkprocessen kunnen wijzigen voor Team Bestuur Het gebruik van tablets kan er toe leiden dat de werkprocessen van Team Bestuur aangepast moeten worden. Welke processen precies geraakt zullen worden, wordt nog verder uitgewerkt. Tijdsbeslag ICT-Services en IGIS onbekend Het tijdsbeslag voor de teams ICT-services en IGIS dat verband houdt met werkzaamheden in het kader van het gebruik van tablets is in deze fase nog beperkt. Bij de evaluatie van de pilot worden bovenstaande punten betrokken. 9.
OR/GO
Niet van toepassing 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Als risico’s van het project kunnen worden onderscheiden: - de levertijd van de tablets: de start van het project is hiervan afhankelijk; - onvoldoende beveiliging van vertrouwelijke gegevens: op de vertrouwelijke agenda worden vertrouwelijke agendapunten geagendeerd. Om veiligheid van deze documenten te waarborgen worden afspraken met de externe leverancier over de beveiliging gemaakt. - Verlies van de tablets: de tablet worden in ieder geval beveiligd met een inlognaam en wachtwoord. De tablets moeten op afstand door ICT services op de fabrieksstandaarden teruggezet kunnen worden. Alle documenten worden daarmee van de tablet verwijderd. 11.
Communicatie (in- en extern)
Communicatie aan VV en de organisatie - Eerste kwartaal 2012: indien binnen D&H draagvlak is voor de pilot digitaal vergaderen, wordt de VV en de organisatie geïnformeerd over de pilot. - Oktober/november 2012: de VV wordt geïnformeerd over de evaluatie project digitaal vergaderen 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Niet van toepassing 13.
Bevoegd orgaan
Door goedkeuring van de begroting 2012 is door de VV geld beschikbaar gesteld voor de pilot digitaal vergaderen. Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering daarvan. Op grond daarvan kan het dagelijks bestuur een besluit nemen tot uitvoeren van de pilot digitaal vergaderen. Als het college kiest voor uitvoering van de pilot, wordt de nadere invulling, zoals de keuze van de tablet, voorgelegd aan de dijkgraaf en de secretaris.
2
14.
Toelichting
Vermindering van de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels Op dit moment komt het gemiddelde papierverbruik van de fysieke D&H-bundel neer op ongeveer 250 dubbelzijdig bedrukte pagina’s1 per bundel, waarbij documenten als een begroting en jaarrekening niet zijn meegerekend. In totaal wordt voor een gemiddelde bundel ongeveer 3.250 dubbelzijdig bedrukte pagina’s papier 2 gebruikt. Per jaar kan het alleen al voor de D&H-vergaderingen een besparing opleveren van ongeveer 65.000 (dubbelzijdig bedrukte) pagina’s papier. Beschikbaarheid van stukken die ter inzage worden gelegd voor D&H-leden Het gaat hier om de ter inzage liggende bijlagen, hamerstukken, stukken behorende bij agendapunt 4 (schriftelijke informatie), 5 (ingekomen stukken), PFO-afsprakenlijsten en het DMT-verslag tijdens hun voorbereiding van en tijdens de D&H-vergadering. Voorstellen en andere stukken, die ter bespreking worden aangemeld, worden nu, indien gewenst door de aanmelder, gekopieerd. Met de tablet hoeven deze stukken voor de D&H-vergadering niet meer gekopieerd te worden. Snellere en verbeterde distributie van de vergaderbundels De D&H-vergaderbundels worden op donderdag in de week voor de D&H-vergadering verspreid. Verspreiding gebeurt in beginsel fysiek indien een D&H-lid in het pand aanwezig is, via de postvakjes indien D&H-leden op donderdag of vrijdag aanwezig zijn of via de post. Indien verzending vlak voor een feestdag plaatsvindt, worden de vergaderbundels bezorgd. Een enkele keer is het voorgekomen dat de D&H-vergaderbundel niet tijdig bij een D&H-lid is bezorgd. Digitale verspreiding heeft als voordeel dat alle D&H-leden eerder de beschikking hebben over de vergaderbundel en Delfland is niet meer afhankelijk van een tijdige bezorging door TNT. 15.
Bijlagen
1. Startnotitie digitaal vergaderen
1
Bij uitsplitsing naar de openbare en vertrouwelijke D&H-vergaderbundel komt het neer op een gemiddelde van 400 enkelzijdig bedrukte pagina’s voor de openbare bundel en 100 enkelzijdig bedrukte pagina’s voor de vertrouwelijke bundel. Benadrukt wordt dat het een ruwe en zeer globale schatting is. 2 3.250 dubbelzijdige bedrukte pagina’s komt voort uit een optelsom van 13 openbare bundels, 13 vertrouwelijke bundels en de stukken die op papier ter inzage worden gelegd. Benadrukt wordt dat het een ruwe en zeer globale schatting is. 3
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Beleidsveld
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van …(datum van de VV-vergadering), kenmerk …(kenmerk van het voorliggend VV-voorstel; dit betreft een voorstel van D&H aan VV); gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) …(commissie noemen); overwegende dat: … (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: … artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: … Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren).
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
