Aan de directie van de Veiligheidsregio Flevoland Aan het bestuur van de Veiligheidsregio Flevoland
Lelystad
: 27 augustus 2008
Onderwerp : Voortgangsrapportage regionalisering brandweer Nummer
:
Van Steller Paraaf hoofd afdeling
: Brandweer Flevoland : G. Spruit Paraaf Beheer: (financiële beoordeling)
Paraaf portefeuillehouder:
VOORGESTELD BESLUIT: 1. Kennis te nemen van de voortgangsrapportage regionalisering Brandweer Flevoland. 2. In te stemmen met het organogram Brandweer Flevoland uitgewerkt op basis van een indeling in twee districten conform de contouren van de politiedistricten Flevoland.
1
Toelichting op het voorstel Organisatieontwikkeling Brandweer Flevoland De organisatieontwikkeling vordert gestaag. Op basis van de richtinggevende uitspraak van het bestuur in de vergadering van 25 juni 2008 is een nieuw organisatiemodel op hoofdlijnen uitgewerkt. Het organogram met sturing en inrichting van de organisatie treft u hierbij aan. In deze uitwerking komen er twee districten, welke de contouren volgen van de politiedistricten binnen Flevoland. Het aantal postcommandanten is zo beperkt als mogelijk gehouden met als uitgangspunt dat het makkelijker is taken te herverdelen als gevolg van bijplaatsen van personeel dan herverdelen als gevolg van een te beperkt takenpakket. U wordt verzocht met onderstaand model in te stemmen, waarna verdere uitwerking ter hand wordt genomen. Voor de toelichting voor dit organogram wil ik u verwijzen naar pagina 5.
ORGANOGRAM BRANDWEER FLEVOLAND
Veiligheidsbestuur VRF
Regionaal Commando
Bedrijfsvoering
Crisisbeheersing & Operationele Informatievoorziening
Crisisbeheersing
Operationele Informatievoorziening
Advisering, Beleid, Communicatie & Kwaliteitszorg
District Zuid Opleiden, Oefenen, & Nazorg
VeiligheidsBureau
OndernemingsRaad BRF
District Noord
Procedures & Planvorming
Post Almere Stad
Post Almere Buiten
Posten Zeewolde & Almere Haven
Materieel & Logistiek
Post Lelystad
Posten Dronten, Swifterbant & Biddinghuizen
Risicobeheersing
Beleid, Kwaliteit & Evaluatie Repressie Posten Urk, Creil & Nagele
Posten Emmeloord, Rutten, Ens & Marknesse
Kenniscentrum Risicobeheersin g
Dienstverlening Risicobeheersin g
Publiek
Bedrijven Gemeenten
Toelichting voortgangsrapportage regionalisering brandweer
2
Huisvesting personeel Uitgangspunt bij dit model is dat al het personeel gehuisvest wordt op de huidige brandweerkazernes en de huidge locatie van het veiligheidsbureau. In de planning wordt nu uitgegaan van vertrek uit de locatie Noorderwagenplein in Lelystad per 1 december 2008. De directeur GGD is hierover geïnformeerd. De datum is zo gekozen dat de GGD in de gelegenheid is om (een deel van) de huur van het kantoorpand Noorderwagenplein op de begane grond op te zeggen per 1 januari 2009 en personeel te verhuizen naar de huidige ruimten van de brandweer. Het personeel van het huidige regionale bureau zal huisvesting vinden in de kazernes Almere, Lelystad, Dronten en Emmeloord. Een huisvestingsplan is in uitvoering genomen, maar dit is afhankelijk van de uiteindelijke inrichting van Brandweer Flevoland. Met de uitplaatsing van het personeel aan het Noorderwagenplein is rekening gehouden en met beperkte verbouwingen en kosten zijn de huidige kazernes hiervoor geschikt te maken. Salarisadministratie en ICT Met diverse marktpartijen zijn gesprekken gevoerd over salarisadministratie en ICT voorzieningen. Mede op basis hiervan is een duidelijke voorkeur ontstaan voor het uitbesteden van deze taakvelden. Dit betekent voor de personele invulling van de afdeling bedrijfsvoering een aanzienlijke personele reductie. Op basis van de eerste indicaties is de financiële ruimte welke ontstaat als gevolg van deze personele reductie toereikend om deze takenpakketten extern te laten uitvoeren, waarbij de kwetsbaarheid van de organisatie bij deze taakvelden sterk gereduceerd wordt. Het lijkt haalbaar om dit per 1 januari 2009 gerealiseerd te hebben. Slechts bij het gebruik van applicaties van het geautomatiseerde systeem is de planning erg krap. Aan de directeur GGD is het verzoek gedaan om de SLA op dit gebied eventueel ook na 1 januari 2009 door te laten lopen. Hij heeft hier inmiddels positief op gereageerd, waardoor we een achterdeur hebben als de planning niet gehaald kan worden. Rechtspositie en sociaal statuut Op basis van de vergelijkingen van de verschillende rechtsposities kan de conclusie getrokken worden dat het verstandig is om in belangrijke mate de rechtspositie van Almere te volgen, met slechts voor de uitrukdienst aanvullende bepalingen en regelingen. Hoewel de rechtspositionele verschillen niet zo groot zijn, is de rechtspositie van Almere net iets uitgebreider en dat vereenvoudigt de inhoud van de persoonlijke overdrachtsdossiers. Voor wat betreft de rechtspositie van de vrijwilligers staat de VNG-regeling model met een uitbreiding voor kazernediensten, waarbij de vergoedingen tabel van Lelystad gevolgd kan worden. De beschrijving van een sociaal statuut nadert zijn voltooiing en dit kan in september met BOR en bonden besproken worden. De formatieberekeningen geven aan dat het aantal vacatures in de nieuwe organisatie tussen de 10 en 20 zal liggen, afhankelijk van welke taken zelf uitgevoerd worden en welke taken uitbesteed worden. Dit betekent dat volledig behoud van werkgelegenheid in het sociaal statuut kan worden geborgd. Bij deze onderwerpen worden niet al te veel lastigheden verwacht. Website Brandweer Flevoland De website van Brandweer Flevoland, gebaseerd op het landelijke model van de NVBR is sinds begin augustus online. Het adres is: www.brandweer.nl/flevoland of www.brandweerflevoland.nl. Toelichting organogram Het werkgebied van de Brandweer Flevoland dat overeenkomt met de Veiligheidregio Flevoland, wordt ingedeeld overeenkomstig de indeling die wordt gehanteerd door het politiekorps Flevoland. Dit betekent dat gewerkt gaat worden met een District Noord en een District Zuid. District Noord bestaat uit de gemeenten Dronten, Lelystad, Noordoostpolder en Urk. District Zuid wordt gevormd door de gemeenten Almere en Zeewolde. Deze indeling sluit tevens aan bij de operationele gebiedsindeling voor de HOvD-B. De indeling sluit echter niet aan bij de operationele indeling voor de OvD-B. De inzet
Toelichting voortgangsrapportage regionalisering brandweer
3
van de OvD-B is momenteel gespreid over 3 gebieden. Gelet op de norm opkomsttijden wordt vooralsnog geen wijziging aangebracht in deze indeling. De brandweer Flevoland kent maximaal 3 managementlagen: De Regionaal Commandant is integraal manager van de BRF. De Regionaal Commandant draagt zorg voor voldoende mandaten om de voortgang van de bedrijfsprocessen te borgen in de respectievelijke districten en/of afdelingen. De Districtcommandanten en de Hoofden Bedrijfsvoering, Crisisbeheersing en Risicobeheersing geven leiding aan hun districten en/of afdelingen. Zij maken deel uit van het MT BRF. Op een post/kazerne of een combinatie van posten wordt een Postcommandant benoemd. De postcommandant geeft leiding aan de post/kazerne en stuurt de beroepsploeg en/of één of meerdere vrijwillige eenheden op de betreffende post/kazerne aan. Vrijwillige eenheden kunnen uit één of meerdere ploegen bestaan, deze structuur kan per vrijwillige eenheid verschillen. De postcommandant coördineert en draagt zorg voor de uitvoering de werkzaamheden en/of taken op zijn post, evenals de werkzaamheden en/of taken van de aan hem toegewezen ploeg(en). Elke ploeg kent een ploegchef. De ploegchef ondersteunt de postcommandant bij de uitvoering van diens taken. De ploegchef coördineert de dagelijkse gang van zaken binnen zijn ploeg. De Regionaal Commandant voert periodiek bestuurlijk overleg met de bestuurders over beleidsaangelegenheden, regionale onderwerpen en lokale onderwerpen met een regionale impact. Dit gebeurt in Veiligheidsbestuur of in een bilateraal overleg. De districtcommandant voert periodiek overleg met de gemeentelijke portefeuillehouders binnen zijn district over onderwerpen die het lokale niveau niet overstijgen. Dit overleg kan deels worden opgedragen aan de postcommandanten. Er is geen sprake van vrijgestelde vervanging of waarneming. Bij afwezigheid wordt in collegiale waarneming voorzien. De vervanging van de Regionaal Commandant geschiedt zo nodig op aanwijzing door de Regionaal Commandant en is mede afhankelijk van het onderwerp. De Districtcommandant is verantwoordelijk voor de brandweerzorg en dienstverlening van het district binnen regionale kaders en legt verantwoording af aan de Regionaal Commandant. Onder verantwoordelijkheid van de Districtcommandanten en de Hoofden wordt vanuit het betreffende district of afdeling een bijdrage geleverd aan het jaarplan & begroting en het jaarverslag & jaarrekening van Brandweer Flevoland. Over de voortgang wordt gerapporteerd via maraps. Elke Districtcommandant is verantwoordelijk voor de repressie in zijn verzorgingsgebied en de in zijn portefeuille toegewezen preparatietaak voor de gehele regio. Het betreft hier de regionale beleidsmatige en inhoudelijke ontwikkeling van de toegewezen preparatietaak. Ook de kennisfunctie behoort hiertoe. De uitvoering van de 1ste lijnspreparatie werkzaamheden vindt plaats op lokaal/post niveau. Met andere woorden er vindt niet noodzakelijkerwijs een concentratie van specifieke preparatietaken plaats. Om onder meer efficiency redenen kan een clustering van preparatiewerkzaamheden of uitbesteden van taken in de toekomst aan de orde zijn. De preparatietaken en nazorg worden in 4 eenheden gebundeld/ondergebracht op basis van het principe dat er sprake moet zijn van onderlinge afhankelijkheid: Opleiden, Oefenen en Nazorg Materieel en Logistiek Procedures en Planvorming Beleid, Kwaliteit en Evaluatie Repressie Nazorg is hierbij verdeeld naar 2 eenheden. Incidentevaluatie wordt toegedeeld aan Beleid, Kwaliteit en Evaluatie Repressie. De opvang van personeel en personen is ondergebracht bij Opleiden, Oefenen en Nazorg. Elke districtcommandant is portefeuillehouder voor twee van de hiervoor omschreven functiegebieden. De afdeling Risicobeheersing houdt zich bezig met de proactie en preventie taken van de regio en van de gemeenten die deze taken overdragen aan de regio. In ieder geval worden voorlichting en complexe adviseringsvraagstukken aan de regio overgedragen en geïntensiveerd. Binnen de afdeling
Toelichting voortgangsrapportage regionalisering brandweer
4
Risicobeheersing wordt een kenniscentrum ingericht om kennisbundeling en kennisontwikkeling te borgen en te bevorderen. Crisisbeheersing en Operationele Informatievoorziening worden onder de leiding van één Hoofd gebracht. Redenen hiervoor zijn de toenemende mate waarin deze aspecten multidisciplinair worden ontwikkeld en de raakvlakken tussen beide disciplines. De afdeling Crisisbeheersing en Operationele Informatievoorziening heeft een operationele relatie met het Veiligheidsbureau. De Regionaal Commandant is vanuit de Veiligheidsdirectie portefeuillehouder Veiligheidsbureau en stuurt dit bureau direct aan. Vanuit deze rol heeft de Regionaal Commandant de operationele aansturing gedelegeerd aan het Hoofd Crisisbeheersing en Operationele Informatievoorziening. Bedrijfsvoering wordt als “staf” gepositioneerd binnen de BRF. De processen van Bedrijfsvoering zijn ondersteunend en dienstverlenend aan het primaire brandweerproces. Uitgangspunt voor de inrichting van Bedrijfsvoering is dat waar mogelijk onderzocht wordt om (delen van) activiteiten/werkzaamheden uit te besteden. Onder Bedrijfsvoering worden de volgende functies gepositioneerd: Personeel en organisatie Financiën Control Salarisadministratie Managementassistentie en –ondersteuning Facilitair bedrijf Inkoop ICT Binnen het facilitair bedrijf worden de volgende werkzaamheden ondergebracht: huisvesting en gebouwenbeheer, schoonmaak, catering, receptie, telefonie, kantoormiddelen, werkplekmanagement. De post en archief functie wordt vormgegeven vanuit de functie managementassistentie en – ondersteuning. Vanuit deze functie wordt zowel de secretariële als management ondersteuning voor de Regionaal Commandant, de Districtcommandanten en de Hoofden uitgevoerd. De stafafdeling Advisering, Beleid, Communicatie en Kwaliteitzorg (ABC) wordt direct aangestuurd door de Regionaal Commandant. De stafafdeling geeft binnen de BRF breed vorm aan de functies: Advisering; Beleidinnovatie en -ontwikkeling; Communicatie; Kwaliteit; Juridische Zaken. ABC ondersteunt primair de Regionaal Commandant en het MT van de BRF.
Toelichting voortgangsrapportage regionalisering brandweer
5
EINDVERSIE ORGANOGRAM BRANDWEER FLEVOLAND
Veiligheidsbestuur VRF
Regionaal Commando
Advisering, Beleid, Communicatie & Kwaliteitszorg
Bedrijfsvoering
Crisisbeheersing & Operationele Informatievoorziening
Crisisbeheersing
District Zuid Opleiden, Oefenen, & Nazorg
VeiligheidsBureau
Operationele Informatievoorziening
OndernemingsRaad BRF
District Noord
Procedures & Planvorming
Post Almere Stad
Post Almere Buiten
Posten Zeewolde & Almere Haven
Materieel & Logistiek
Post Lelystad
Posten Dronten, Swifterbant & Biddinghuizen
Risicobeheersing
Beleid, Kwaliteit & Evaluatie Repressie
Posten Urk, Creil & Nagele
Posten Emmeloord, Rutten, Ens & Marknesse
Kenniscentrum Risicobeheersin g
Dienstverlening Risicobeheersin g Publiek
Bedrijven
Gemeenten
